Dienstreisen erfassen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
Lohnverrechnung → Dienstreisen → Dienstreisen erfassenIn diesem Programm wird die monatliche Reisekostenerfassung durchgeführt. Dabei können sowohl Inlands- als auch Auslandsdienstreisen erfasst und automatisch verarbeitet werden.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Bevor mit der Erfassung begonnen werden kann, müssen im Einstiegsbereich die Firma und der Mitarbeiter festgelegt werden.
Firma | Auswahl der Firma |
Mitarbeiter | Auswahl des Mitarbeiters |
Von Datum | Über das Eingabefeld "Von Datum" können Sie steuern, ab wann die Dienstreisen angezeigt werden sollen. |
Dienstreisen
In diesem Bereich werden die bereits erfassten Reisen aufgelistet. Neben dem Reisestatus, der Auskunft über den Bearbeitungszustand der jeweiligen Dienstreise gibt, werden Reisezeitraum, Reisezweck, errechnete Tag- und Nächtigungsgelder, Spesen, Kilometergelder usw. angezeigt.
Die Feldauswahl kann individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
Reisebeginn | Start der Dienstreise. Datum und Uhrzeit werden im Format TT.MM.JJJJ HH:MM angezeigt. Hinweis
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Reiseende | Ende der Dienstreise. Datum und Uhrzeit werden im Format TT.MM.JJJJ HH:MM angezeigt. Hinweis
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Reisezweck | Die Erfassung des Reisezwecks ermöglicht eine einfache Identifikation der Dienstreise. Mit der Funktionstaste F4 bzw. einem Mausklick auf  gelangen Sie in das Reisezweck-Anlagefenster. Werden dort Reisezwecke angelegt, stehen sie auch für alle weiteren Dienstreisen zur Auswahl. Beispiel
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Tag frei | Taggeld frei | ||
Tag pfl. | Taggeld pflichtig | ||
Nacht frei | Nächtigungsgeld frei | ||
Nacht pfl. | Nächtigungsgeld pflichtig | ||
Spesen | Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf  gelangen Sie zur Erfassung der Spesen.Wird in der Parametersteuerung in den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen eine Standardspesenart hinterlegt, kann bei der Erfassung im Eingabefeld direkt ein Wert eingegeben werden, ohne in das Erfassungsfenster einsteigen zu müssen. Der Wert wird dann automatisch auf der Standardspesenart ausgewiesen. Beispiel
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Kilometergeld | Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf gelangen Sie zur Erfassung des Kilometergeldes.Wird in der Parametersteuerung in den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen eine Standardlohnart hinterlegt, kann bei der Erfassung im Eingabefeld direkt ein Wert eingegeben werden, ohne in das Erfassungsfenster einsteigen zu müssen. Der Wert wird dann automatisch auf der Standardlohnart ausgewiesen. Beispiel
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Kst | Hier kann die Kostenstelle hinterlegt werden, auf die die Dienstreise gebucht werden soll. Hinweis
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Ktr | Hier kann der Kostenträger hinterlegt werden, auf den die Dienstreise gebucht werden soll. Hinweis
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Reisestatus | Der Reisestatus zeigt, in welchem Bearbeitungszustand sich die jeweilige Reise gerade befindet. Folgende Ausprägungen sind möglich:
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Mit der Funktionstaste F5 oder Neu 
führt man die Neuanlage von Reisen aus. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet, wo Eingabefelder angezeigt werden, die zur Erfassung einer Dienstreise relevant sind.
führt man die Neuanlage von Reisen aus. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet, wo Eingabefelder angezeigt werden, die zur Erfassung einer Dienstreise relevant sind.Dabei sind folgende Felder zu berücksichtigen:
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Mit dieser Funktion können Arbeitsessen pro Tag erfasst werden. | |||
 Auslandsaufenthalt | An dieser Stelle gelangen Sie in das Erfassungsfenster für den Auslandsaufenthalt einer Auslandsdienstreise. | ||
 Nächtigung | Hier kann pro Tag festgelegt werden, ob der im Kollektivvertrag hinterlegte Nächtigungssatz in Abzug gebracht werden soll. | ||
 KM-Geld | Diese Funktion öffnet das Erfassungsfenster für das Kilometergeld. Es zeigt, aus welcher Menge und welchem Satz sich das angeführte Kilometergeld zusammensetzt. | ||
 Spesen | Diese Funktion ermöglicht die Erfassung unterschiedlicher Spesenarten. | ||
 Lohnarten | In diesem Fenster können zusätzliche Lohnarten (z. B. ein Reisevorschuss) erfasst werden. | ||
 Kostenaufteilung | Über diese Funktion können die Kosten einer Reise auf Kunden-Nr., Projekt-Nr., Auftrags-Nr., Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche aufgeteilt werden. | ||
 Detail | Im Detailfenster sehen Sie je Dienstreise, welche Diätensätze sich ergeben und welche Arbeitsessen erfasst worden sind. Außerdem besteht die Möglichkeit zur manuellen Übersteuerung der errechneten Tag- und Nächtigungsgelder. | ||
 Kopieren | Mit dieser Funktion kann eine Dienstreise mit den erfassten Spesen, Lohnarten, KM-Geldern etc. auf einen anderen Mitarbeiter bzw. auf ein neues Reisedatum kopiert werden. | ||
 Reiseantrag => Reise | Mit dieser Funktion kann ein genehmigter Reiseantrag in eine Reise umgewandelt werden. | ||
 DMS | An dieser Stelle wird die Zuteilung von Dokumenten aus dem Archiv ermöglicht. Hinweis
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 Berechnungsjournal | Mithilfe dieser Funktion kann die genaue Berechnung der Diätensätze nachvollzogen werden. Das Berechnungsjournal enthält den Reisezeitraum, den geltenden Kollektivvertrag, die Aliquotierungsregel, die Diätenstufen sowie die Berechnung des Taggeldes und die Aufteilung auf die entsprechenden Lohnarten. |
| Aktuelle Dienstreise drucken | Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken, druckt jedoch nur die aktuell markierte Dienstreise. |
| Sichtbare Reisen drucken | Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken und druckt alle sichtbaren Reisen. |
| Dienstreisen drucken | Diese Funktion öffnet das Programm Dienstreisen drucken; hier können individuelle Einstellungen getroffen werden. |
 In Terminkalender eintragen | Erzeugt für die markierte Reise einen Termin im Kalender des Mitarbeiters. Diese Funktion wird oft in Verbindung mit Reiseanträgen verwendet. | ||
 Aus Terminkalender austragen | Löscht den Termin aus dem Kalender des Mitarbeiters. | ||
 Genehmigungshistorie | In der Genehmigungshistorie sehen Sie, welcher User die jeweilige Dienstreise zu welchem Zeitpunkt genehmigt hat. | ||
 Dienstnehmervorschlag | Wird dieser Schalter auf "Ja" gesetzt (angehakt), wird im Feld "Dienstnehmer" automatisch jener Dienstnehmer vorgeschlagen, der im Programm eingeloggt ist. Dazu muss natürlich im Dienstnehmerstamm bei jedem Dienstnehmer die entsprechende User-ID hinterlegt sein. Hinweis
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 Reisestatus zurücksetzen | Setzt den Reisestatus wieder auf "Offen". |
