Reisekostenabrechnung - Anwendung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN. Grundlegende Informationen zur Inbetriebnahme der Dienstreiseprogramme finden Sie unter Reisekostenabrechnung - Inbetriebnahme.Allgemeines
Über das Lizenzpaket "NTCS Reisekostenabrechnung" (Lizenzpaket 209 bzw. Paketnummer 10209, Name "nsreiko") kann die Abrechnung von Inlands- und Auslandsdienstreisen (Abrechnung von Spesen, Tag-, Nacht- und KM-Geldern) unter der Berücksichtigung verschiedenster Kollektivvertragsanforderungen auf einfache Weise durchgeführt und mithilfe von unterschiedlichen Auswertungen jederzeit nachvollzogen werden.
Genehmigungsprozesse können individuell definiert werden.
Zusätzlich zur Überleitung der entsprechenden Lohnarten in die NTCS Bruttoerfassung ist auch der CSV-Export für andere Lohnverrechnungsprogramme möglich.
Die Dienstreiseerfassung über die BMD Com bzw. das BMD Web ist jeweils über zusätzliche Lizenzpakete erweiterbar.
Zielgruppe des Dokuments
Dieses Dokument wendet sich an die Endanwender der Dienstreiseprogramme. Dazu zählen:
- Mitarbeiter, welche ihre eigene Dienstreise erfassen,
- Vorgesetzte, welche die Dienstreisen ihrer Mitarbeiter genehmigen oder
- Lohnverrechner, welche die Dienstreisen kontrollieren und in den LOHN überleiten.
Inhalt des Dokuments
Inhaltlich liegt der Fokus in diesem Dokument auf der Anwendung der Dienstreiseprogramme. Welche Stammdaten und Parametrierung für die Inbetriebnahme dieses Lizenzpakets erforderlich sind, erfahren Sie im Dokument Reisekostenabrechnung - Inbetriebnahme. Generelle Informationen zum Genehmigungsverfahren finden Sie im Dokument Reisekostenabrechnung - Genehmigungsverfahren.
In diesem Dokument wird der übliche Ablauf dargestellt, wobei je nach individuellem Prozess einzelne Schritte wegfallen können. Insofern können einzelne für Sie nicht relevante Kapitel bei der Lektüre dieser Dokumentation übersprungen werden.
Optional beginnt es bei der Anlage eines Reiseantrags einer geplanten Dienstreise (Kapitel 2 Reiseantrag) oder bei der Erfassung einer bereits durchgeführten Dienstreise (Kapitel 3 Erfassung von Dienstreisen).
Bei Verwendung von Sammelspesen sind die Spesen zu verteilen (Kapitel 4 Spesen verteilen).
Danach wird die vorgelegte Dienstreise genehmigt (Kapitel 5 Genehmigung von Dienstreisen) und zur Abrechnung in den LOHN übergeleitet (Kapitel 6 Überleitung in Lohnverrechnung).
Den Abschluss bildet Kapitel 7 Auswertungen mit einigen üblichen Auswertungen.
Reiseantrag
Einen Reiseantrag erstellen
Müssen Dienstreisen vor deren Antritt genehmigt werden, kann das Ansuchen mittels Reiseantrag abgewickelt werden. Der Reiseantrag wird über das Programm LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen erfassen eingegeben.
Im Unterschied zu einer Reise hat der Reiseantrag im Feld "Reiseantrag" eine Kennzeichnung. Im nachfolgenden Bild sieht man in der ersten Datenzeile einen Reiseantrag für eine geplante (in der Zukunft liegende) Dienstreise und in der zweiten Datenzeile eine tatsächlich stattgefundene vergangene Reise.
Ein Reiseantrag muss als "Vorgelegt/Fertig" gekennzeichnet werden, damit er zur Genehmigung vorgelegt wird. Bis dahin kann er beliebig oft bearbeitet werden.
Den Reiseantrag vorlegen
Damit ein Reiseantrag zur Genehmigung freigegeben wird, muss er als "Fertig" gemeldet werden. Dies passiert über die Funktion "Fertig".
Dadurch ändert sich der Reisestatus des Reiseantrags auf "Vorgelegt/Fertig" und der Genehmiger muss in weiterer Folge den Reiseantrag genehmigen. Erst ab dem Reisestatus "Vorgelegt/Fertig" erscheint der Reiseantrag im Genehmigungsfenster des Genehmigers. Der weitere Genehmigungsablauf funktioniert wie in Kapitel 5 beschrieben. Informationen zum Reisestatus finden Sie in Kapitel 3.4 Reisestatus.
Falls kein Genehmigungsverfahren installiert ist, wird der Reisestatus gleich auf "Genehmigt" gesetzt.
Umwandlung des Reiseantrags in eine Reise
Nachdem der Reiseantrag genehmigt worden ist, wird die Reise in den meisten Fällen durchgeführt werden. Das heißt, der Dienstnehmer unternimmt die Reise, sammelt Belege zur Spesenabrechnung und notiert die tatsächlich gefahrenen Kilometer. Der Reiseantrag muss zur Weiterverarbeitung in eine Reise umgewandelt werden. Dafür stehen zwei Vorgehensweisen zur Verfügung:
- Automatisch über den Parameter Antrag nach Genehmigung in Reise umwandeln (empfohlene Vorgehensweise)
- Manuell über die Funktion Reiseantrag => Reise im Menü "Funktionen" des Programms LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen erfassen
Das Kennzeichen im Feld "Reiseantrag" wird entfernt und der Reisestatus der Reise auf "offen" geändert.
Die Werte aus dem Reiseantrag (Reisebeginn und -ende, Taggeld frei und pflichtig, Nächtigungsgeld frei und pflichtig, Kilometergeld und Spesen) werden in separaten Datenbankfeldern gespeichert. Dies ermöglicht später im Programm LOHN → Dienstreisen → Auswertungen → Dienstreisen ansehen einen Vergleich der beantragten und der tatsächlichen Kosten je Reise. Bei der geschilderten Vorgehensweise besteht eine Verbindung des ursprünglichen Reiseantrags zu einer tatsächlich angetretenen Dienstreise.
Auf der Reise (keine Kennzeichnung im Feld "Reiseantrag") werden nun die tatsächlichen Daten der Dienstreise erfasst. Vermutlich sind die Uhrzeiten, Spesen, tatsächlich gefahrenen Kilometer etc. zu überarbeiten. Diese Bearbeitung der Reise sowie deren Genehmigung passiert wie in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben.
Eintrag im Terminkalender
Wird der Terminkalender von NTCS benutzt, dann bestehen zwei Möglichkeiten, die geplante Reise in den Terminkalender des Mitarbeiters einzutragen:
- Automatisch über den Parameter Automatische Terminanlage
- Manuell über die Funktion "In Terminkalender eintragen"
Sobald ein Termin für eine Reise erzeugt worden ist (automatisch oder manuell), wird bei erneuter Änderung der Reise der Termin aktualisiert.
Soll der Termin einer Reise wieder gelöscht werden, kann das über die Funktion "Aus Terminkalender austragen" vorgenommen werden. Wird eine Reise gelöscht, so werden auch die erzeugten Termine gelöscht.
Terminanlage über Parameter
In den Dienstreiseparametern gibt es in der Gruppe "Überleitung in PLE/CRM" die Parameter Automatische Terminanlage und Terminkennzeichen. Steht der Parameter "Automatische Terminanlage" auf "Ja, bei Genehmigung eines Reiseantrages", so wird im Zuge der Genehmigung automatisch ein Termin mit dem hinterlegten Terminkennzeichen im Kalender des jeweiligen Mitarbeiters eingetragen.
Terminanlage über Funktion
Im Programm Dienstreisen erfassen gibt es im Menü "Extras" die Funktion "In Terminkalender eintragen" bzw. "Aus Terminkalender austragen".
Mit der Funktion "In Terminkalender eintragen" wird für die markierte Reise ein Termin im Kalender des Mitarbeiters erzeugt. Das Terminkennzeichen ist im Parameter Terminkennzeichen zu hinterlegen.
Grundlegende Information zum Reiseantrag
Die in einem Reiseantrag erfassten Daten sind als Schätzungen zu verstehen. Die tatsächliche Dienstreise kann beispielsweise aufgrund von Verkehrsbehinderungen deutlich länger als angenommen dauern oder es fallen aufgrund von Preissteigerungen höhere Spesen an. Ebenso kann es vorkommen, dass eine Dienstreise zu einem genehmigten Reiseantrag nie stattgefunden hat, weil beispielsweise der Termin abgesagt wurde.
Hinweis
 | Reiseanträge, d. h. Datensätze, in denen das Feld "Reiseantrag" auf "Ja" gesetzt ist, werden weder in die Projektleistungserfassung noch in die Lohnverrechnung übergeleitet. Erst wenn
werden die Kosten in die PLE übergeben bzw. mit dem Programm Überleitung Lohn in die Lohnverrechnung übergeleitet. Dadurch ist eine versehentliche Abrechnung eines Reiseantrags in der Lohnverrechnung durch den Programmablauf ausgeschlossen. |
Erfassung von Dienstreisen
Die Eingabe der Dienstreisen und die Berechnung der Tag- und Nächtigungsgelder erfolgen im Programm LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen erfassen.
Im Fensterbereich "Einstiegsfelder" sind die Firma und der Dienstnehmer festzulegen. Über das Eingabefeld "Von Datum" kann man filtern, ab welchem Datum die Dienstreisen angezeigt werden sollen, sodass nur Dienstreisen aus jüngster Vergangenheit angezeigt werden.
Im Bereich "Dienstreisen" steht eine Combobox zur Verfügung, mit der nach allen oder nach "noch nicht übernommenen Reisen" gefiltert werden kann.
Abhängig von einer Parametereinstellung passiert die Dienstreisenerfassung
- in einem eigenen Fenster,
- unterhalb der Liste oder
- in der Liste.
Dabei handelt es sich lediglich um eine optische Einstellung. In allen Ansichten stehen dieselben Funktionen zur Verfügung.
Im Bereich "Dienstreisen" werden alle bereits erfassten Reisen und Reiseanträge aufgelistet. Neben dem Reisestatus, welcher Auskunft über den Bearbeitungszustand der jeweiligen Dienstreise gibt, können der Reisezeitraum, der Reisezweck, die errechneten Tag- und Nächtigungsgelder, Spesen, Kilometergeld und viele weitere Felder über die Feldauswahl 
eingeblendet werden.
eingeblendet werden. Felder zur Dienstreiseerfassung
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick aller möglichen Eingabefelder, wobei die Standardfeldauswahl nur die am häufigsten verwendeten Felder enthält. Über die Feldauswahl kann der Erfassungsbereich natürlich jederzeit auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.
kann der Erfassungsbereich natürlich jederzeit auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Abfahrtsort | In diesem Feld kann optional der Abfahrtsort hinterlegt werden. | ||||||||
Abteilung | Eingabe der KORE-Abteilung, auf die die Dienstreise gebucht werden soll. Hinweis
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abweichende Diätenstufe | Soll bei der jeweiligen Dienstreise für die Berechnung der Tag- und Nächtigungsgelder eine Diätenstufe, die von der im Programm Dienstnehmer hinterlegten abweicht, herangezogen werden, muss dies in diesem Feld angegeben werden. | ||||||||
abweichende Diätentabelle | Soll bei der jeweiligen Dienstreise für die Berechnung der Tag- und Nächtigungsgelder eine Diätenstufe einer Diätentabelle herangezogen werden, die von der im Programm Dienstnehmer hinterlegten abweicht, muss dies in diesem Feld angegeben werden. | ||||||||
Ankunftsort | In diesem Feld kann optional der Ankunftsort hinterlegt werden. | ||||||||
Arbeitsessen | Arbeitsessen können entweder direkt über die Combobox (mit allen möglichen Kombinationen aus Frühstück, Mittagessen und Abendessen) oder über die Funktionstaste F8 bzw. mit einem Mausklick auf  je Tag erfasst werden. Werden die Arbeitsessen bei einer mehrtägigen Dienstreise über das Pulldown-Menü erfasst, so wird die Auswahl logisch den einzelnen Tagen zugeteilt. Dabei wird mit folgender Logik gearbeitet: Frühstück (z. B. F, FM, FA, FMA) Es wird an jedem Tag ein Frühstück erzeugt, an welchem die Reise zwischen 00:00 und 11:00 Uhr stattfindet. Am Reisebeginn-Tag wird kein Frühstück erzeugt. Beispiel
Mittagessen (z. B. M, FM, MA, FMA) Es wird an jedem Tag ein Mittagessen erzeugt, an welchem die Reise zwischen 11:00 und 14:00 Uhr stattfindet. Beispiel
Abendessen (z. B. A, FA, MA, FMA) Es wird an jedem Tag ein Abendessen erzeugt, an welchem die Reise zwischen 17:00 und 24:00 Uhr stattfindet. Am Reiseende-Tag wird KEIN Abendessen erzeugt (Ausnahme: Reiseende liegt zwischen 21:00 Uhr und 24:00 Uhr). Beispiel
Bei eintägigen Dienstreisen sind diese Grenzen irrelevant. Hier werden immer Arbeitsessen erzeugt, auch wenn beispielsweise bei einer Reise von 15:00 bis 22:00 Uhr ein Frühstück erfasst wird. Mit der Funktionstaste F8 öffnet sich ein Fenster, in dem eine weitere Bearbeitung im Detail vorgenommen werden kann. Beispiel
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Auftragsnummer | Auftragsnummer | ||||||||
Auslandsaufenthalt | Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf
gelangen Sie zur Anlage des Auslandsaufenthalts.Dabei werden Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende des Auslandsaufenthalts bzw. der unterschiedlichen Grenzübertritte abgefragt.
Beispiel
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Auslandstägigkeit (beg.) | Im Fall einer begünstigten Auslandstätigkeit wählen Sie hier die zutreffende Ausprägung. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
 Hinweis
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Beginndatum | In diesem Feld ist das Beginndatum der Dienstreise im Format TT.MM.JJJJ einzugeben. Es kann aber auch nur der Tag eingegeben werden. Die Eingabe wird dann um den laufenden Monat und das laufende Jahr (aus den Lohn-Basiseinstellungen) ergänzt. Beispiel
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Beginnzeit | Hinterlegen Sie hier die Beginnzeit der Dienstreise. Durch die Definition von Beginn- und Endzeit wird automatisch die Reisedauer ermittelt. Hinweis
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Dimension | Eingabe der Dimension, auf die die Dienstreise gebucht werden soll. Hinweis
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Dokumente | Dokumentenzuordnung | ||||||||
Endedatum | In diesem Feld ist das Endedatum der Dienstreise im Format TT.MM.JJJJ einzugeben. Es kann aber auch nur der Tag eingegeben werden. Die Eingabe wird dann um den laufenden Monat und das laufende Jahr (aus den Lohn-Basiseinstellungen) ergänzt. Beispiel
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Endezeit | Hinterlegen Sie hier die Endezeit der Dienstreise. Durch die Definition von Beginn- und Endezeit wird automatisch die Reisedauer ermittelt. Hinweis
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Entfernung | Über dieses Feld können Sie steuern, ob der Tatbestand der "kleinen Dienstreise" oder der "großen Dienstreise" zur Anwendung kommt.
Bei einer Entfernung bis zu 120 Kilometer wird das Feld "Legaldefinition" automatisch auf "kleine Dienstreise" gestellt und bei einer Entfernung > 120 Kilometer auf "große Dienstreise". | ||||||||
Fahrzeug | In diesem Feld kann ein Fahrzeug aus den Ressourcen zugeteilt werden. | ||||||||
Freifeld 01 | Alphanumerisches Freifeld - Bietet die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen. | ||||||||
Freifeld 02 | Alphanumerisches Freifeld - Bietet die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen. | ||||||||
Freifeld 03 | Alphanumerisches Freifeld - Bietet die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen. | ||||||||
Freifeld 04 | Alphanumerisches Freifeld - Bietet die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen. | ||||||||
Freifeld 05 | Alphanumerisches Freifeld - Bietet die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen. | ||||||||
Freifeld 06 | Alphanumerisches Freifeld - Bietet die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen. | ||||||||
Freifeld 07 | Datums-Freifeld - Wenn gewünscht kann ein zusätzliches (Info)-Datum erfasst werden. (Hat keine Auswirkung auf die Berechnung der tatsächlichen Reisezeit.) | ||||||||
Freifeld 08 | Datums-Freifeld - Wenn gewünscht kann ein zusätzliches (Info)-Datum erfasst werden. (Hat keine Auswirkung auf die Berechnung der tatsächlichen Reisezeit.) | ||||||||
Freifeld 09 | Datums-Freifeld - Wenn gewünscht kann ein zusätzliches (Info)-Datum erfasst werden. (Hat keine Auswirkung auf die Berechnung der tatsächlichen Reisezeit.) | ||||||||
Freifeld 10 | Numerisches Freifeld - Bietet die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen. | ||||||||
Freifeld 11 | Numerisches Freifeld - Bietet die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen. | ||||||||
Freifeld 12 | Numerisches Freifeld - Bietet die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen. | ||||||||
Geschäftsbereich | Eingabe des Geschäftsbereichs, auf den die Dienstreise gebucht werden soll. Hinweis
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im Nahbereich | Handelt es sich um eine Dienstreise im Nahbereich (tägliche Rückkehr ist zumutbar) und wird dieses Feld auf "ja" gestellt, wird das Feld "Legaldefinition" auf "kleine Dienstreise" gestellt. | ||||||||
Kilometer | Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf gelangen Sie zur Erfassung des Kilometergeldes.Wird in der Parametersteuerung in den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen eine Standardlohnart hinterlegt, kann bei der Erfassung im Eingabefeld direkt ein Wert eingegeben werden, ohne in das Erfassungsfenster einsteigen zu müssen. Der Wert wird dann automatisch auf der Standardlohnart ausgewiesen. Beispiel
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Kilometer (Fahrtenbuch) | Wird in den Feldern "KM-Stand Abfahrt" und "KM-Stand Ankunft" der jeweilige Kilometerstand erfasst, werden die gefahrenen Kilometer automatisch berechnet und in diesem Feld angezeigt.
Hinweis
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Km-Geld 0 Beif. | KM-Geld mit 0 Beifahrern: Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "KM-Geld-Lohnart (0 Beif.)" bis "KM-Geld-Lohnart (4 Beif.)" Lohnarten hinterlegt, können die gefahrenen Kilometer einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Km-Geld 1 Beif. | KM-Geld mit 1 Beifahrer: Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "KM-Geld-Lohnart (0 Beif.)" bis "KM-Geld-Lohnart (4 Beif.)" Lohnarten hinterlegt, können die gefahrenen Kilometer einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Km-Geld 2 Beif. | KM-Geld mit 2 Beifahrern: Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "KM-Geld-Lohnart (0 Beif.)" bis "KM-Geld-Lohnart (4 Beif.)" Lohnarten hinterlegt, können die gefahrenen Kilometer einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Km-Geld 3 Beif. | KM-Geld mit 3 Beifahrern: Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "KM-Geld-Lohnart (0 Beif.)" bis "KM-Geld-Lohnart (4 Beif.)" Lohnarten hinterlegt, können die gefahrenen Kilometer einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Km-Geld 4 Beif. | KM-Geld mit 4 Beifahrern: Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "KM-Geld-Lohnart (0 Beif.)" bis "KM-Geld-Lohnart (4 Beif.)" Lohnarten hinterlegt, können die gefahrenen Kilometer einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
KM-Stand Abfahrt | Eingabe des KM-Standes vor der Abfahrt
Wird in den Feldern "KM-Stand Abfahrt" und "KM-Stand Ankunft" der jeweilige Kilometerstand erfasst, werden die gefahrenen Kilometer automatisch berechnet und im Feld "Kilometer (Fahrtenbuch)" angezeigt. | ||||||||
KM-Stand Ankunft | Eingabe des KM-Standes bei der Ankunft Wird in den Feldern "KM-Stand Abfahrt" und "KM-Stand Ankunft" der jeweilige Kilometerstand erfasst, werden die gefahrenen Kilometer automatisch berechnet und im Feld "Kilometer (Fahrtenbuch)" angezeigt. | ||||||||
Kostenstelle | Hier kann die Kostenstelle hinterlegt werden, auf die die Dienstreise gebucht werden soll. Hinweis
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Kostenträger | Hier kann der Kostenträger hinterlegt werden, auf den die Dienstreise gebucht werden soll. Hinweis
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Kunden-Nr. | Kundennummer | ||||||||
Legaldefinition | Dieses Feld steuert die Anwendung der Legaldefinition. Die Legaldefinition kommt dann zum Einsatz, wenn für Dienstreisen im Nahbereich oder Fernbereich keine lohngestaltenden Vorschriften vorhanden sind. Ist das der Fall und soll für die Berechnung der Reisekosten die Legaldefinition herangezogen werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. Die Berechnung der Legaldefinition wird jedoch nur bei jenen Dienstreisen durchgeführt, bei denen in der Dienstreiseerfassung der Zielort erfasst worden ist. Ob eine "kleine" oder eine "große" Dienstreise behandelt werden soll, wird über das Feld Legaldefinition im Zuge der Erfassung gesteuert. "Kleine" Dienstreise
"Große" Dienstreise
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Lohnart1 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 5" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden. Beispiel
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Lohnart11 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart12 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart13 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart14 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart15 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart16 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart17 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart18 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart19 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart2 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart20 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart3 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart4 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnart9 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Lohnart 1" bis "Lohnart 20" Lohnarten (z. B. Reisevorschuss, Reiseentgelt, Lenkentgelt ...) hinterlegt, können diese im Zuge der Reiseerfassung miterfasst werden (Beispiel siehe Feld "Lohnart 1"). | ||||||||
Lohnarten | In diesem Feld können zusätzliche Lohnarten, die mit der Dienstreise in Zusammenhang stehen (z. B. ein Reisevorschuss), erfasst werden. Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf gelangen Sie zur Erfassung der Lohnarten.Wird in der Parametersteuerung in den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen eine Standardlohnart hinterlegt, kann bei der Erfassung im Eingabefeld direkt ein Wert eingegeben werden, ohne in das Erfassungsfenster einsteigen zu müssen. Der Wert wird dann automatisch auf der hier hinterlegten Lohnart ausgewiesen. Beispiel
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Notiz | An dieser Stelle können beliebige Notizen zur Dienstreise festgehalten werden. | ||||||||
Nächtigung (pauschal) | Hier wird festgelegt, ob im Fall einer Nächtigung der im KV-Stamm hinterlegte Nächtigungssatz in Abzug gebracht werden soll. | ||||||||
Projekt | Projektnummer | ||||||||
Reisebeginn | Start der Dienstreise. Datum und Uhrzeit werden im Format TT.MM.JJJJ HH:MM angezeigt. Hinweis
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Reiseende | Ende der Dienstreise. Datum und Uhrzeit werden im Format TT.MM.JJJJ HH:MM angezeigt. Hinweis
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Reisenummer | Reisenummer | ||||||||
Reisezweck | Die Erfassung des Reisezwecks ermöglicht eine einfache Identifikation der Dienstreise. Mit der Funktionstaste F4 bzw. einem Mausklick auf  gelangen Sie in das Reisezweck-Anlagefenster. Werden dort Reisezwecke angelegt, stehen sie auch für alle weiteren Dienstreisen zur Auswahl. Beispiel
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Spesen | Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf gelangen Sie zur Erfassung der Spesen.Wird in der Parametersteuerung in den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen eine Standardspesenart hinterlegt, kann bei der Erfassung im Eingabefeld direkt ein Wert eingegeben werden, ohne in das Erfassungsfenster einsteigen zu müssen. Der Wert wird dann automatisch auf der Standardspesenart ausgewiesen. Beispiel
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Spesenart1 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. Beispiel
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Spesenart10 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart11 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart12 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart13 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart14 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart15 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart16 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart17 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart18 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart19 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart2 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart20 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart3 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart4 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart5 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart6 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart7 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart8 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Spesenart9 | Wurden in der Parametersteuerung (LOHN Parameter → Firmenbezogene oder Allgemeine Einstellungen → Dienstreisen erfassen → Erfassung) in den Feldern "Spesenart 1" bis "Spesenart 20" Spesenarten hinterlegt, können die unterschiedlichen Aufwendungen einfach in den entsprechenden Feldern erfasst werden. | ||||||||
Taggeld kürzen um | Prozentsatz, um den das Taggeld gekürzt werden soll. | ||||||||
Taggeld rechnen | Mit diesem Feld können Sie steuern, ob bei der jeweiligen Dienstreise die Berechnung der Taggelder erfolgen soll oder nicht. Steht dieses Feld auf "nein", werden keine Taggelder berechnet bzw. ausbezahlt. | ||||||||
Taggeld voll pflichtig | Soll aus einem bestimmten Grund das Taggeld einer Dienstreise voll pflichtig gerechnet werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. | ||||||||
Text | An dieser Stelle können beliebige Informationen zur Dienstreise erfasst werden. Der RTF-Text wird auf der Reise gespeichert, kann aber nicht weiter ausgewertet werden. | ||||||||
Zielort(e) | Hier muss der Zielort hinterlegt werden, wenn die Legaldefinition zur Anwendung kommen soll. Bleibt dieses Feld leer, wird die Legaldefinition bei der Berechnung nicht berücksichtigt. |
Hinweis
| Bei Verwendung einer Firmengruppe ist darauf zu achten, dass die richtige Firma in der Spalte "DV-Firma" ersichtlich ist. |
Funktionen zur Dienstreiseerfassung
Häufig müssen zusätzliche Daten zu einer Dienstreise erfasst werden, damit die Tag- und Nächtigungsgelder korrekt ermittelt werden können. Beispielsweise muss bei einer Auslandsreise der Zeitpunkt des Grenzübertrittes erfasst werden. Um diese Details zu erfassen, wird jeweils eine Funktion angeboten, die ein Erfassungsfenster öffnet.
Diese Funktionen können entweder im Erfassungsfenster der gerade bearbeiteten Dienstreise oder auf die derzeit in der Liste markierte Dienstreise angewandt werden.
Im Menü "Drucken" findet man einige Funktionen, mit denen die Daten bereits erfasster Dienstreisen gedruckt und nachvollzogen werden können.
Im Menü "Extras" stehen einige Funktionen bereit, die seltener genutzt werden.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Mit dieser Funktion können Arbeitsessen pro Tag erfasst werden. | |||
 Auslandsaufenthalt | An dieser Stelle gelangen Sie in das Erfassungsfenster für den Auslandsaufenthalt einer Auslandsdienstreise. | ||
 Nächtigung | Hier kann pro Tag festgelegt werden, ob der im Kollektivvertrag hinterlegte Nächtigungssatz in Abzug gebracht werden soll. | ||
 KM-Geld | Diese Funktion öffnet das Erfassungsfenster für das Kilometergeld. Es zeigt, aus welcher Menge und welchem Satz sich das angeführte Kilometergeld zusammensetzt. | ||
 Spesen | Diese Funktion ermöglicht die Erfassung unterschiedlicher Spesenarten. | ||
 Lohnarten | In diesem Fenster können zusätzliche Lohnarten (z. B. ein Reisevorschuss) erfasst werden. | ||
 Kostenaufteilung | Über diese Funktion können die Kosten einer Reise auf Kunden-Nr., Projekt-Nr., Auftrags-Nr., Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche aufgeteilt werden. | ||
 Detail | Im Detailfenster sehen Sie je Dienstreise, welche Diätensätze sich ergeben und welche Arbeitsessen erfasst worden sind. Außerdem besteht die Möglichkeit zur manuellen Übersteuerung der errechneten Tag- und Nächtigungsgelder. | ||
 Kopieren | Mit dieser Funktion kann eine Dienstreise mit den erfassten Spesen, Lohnarten, KM-Geldern etc. auf einen anderen Mitarbeiter bzw. auf ein neues Reisedatum kopiert werden. | ||
 Reiseantrag => Reise | Mit dieser Funktion kann ein genehmigter Reiseantrag in eine Reise umgewandelt werden. | ||
 DMS | An dieser Stelle wird die Zuteilung von Dokumenten aus dem Archiv ermöglicht. Hinweis
|
 Berechnungsjournal | Mithilfe dieser Funktion kann die genaue Berechnung der Diätensätze nachvollzogen werden. Das Berechnungsjournal enthält den Reisezeitraum, den geltenden Kollektivvertrag, die Aliquotierungsregel, die Diätenstufen sowie die Berechnung des Taggeldes und die Aufteilung auf die entsprechenden Lohnarten. |
| Aktuelle Dienstreise drucken | Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken, druckt jedoch nur die aktuell markierte Dienstreise. |
| Sichtbare Reisen drucken | Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken und druckt alle sichtbaren Reisen. |
| Dienstreisen drucken | Diese Funktion öffnet das Programm Dienstreisen drucken; hier können individuelle Einstellungen getroffen werden. |
 In Terminkalender eintragen | Erzeugt für die markierte Reise einen Termin im Kalender des Mitarbeiters. Diese Funktion wird oft in Verbindung mit Reiseanträgen verwendet. | ||
 Aus Terminkalender austragen | Löscht den Termin aus dem Kalender des Mitarbeiters. | ||
 Genehmigungshistorie | In der Genehmigungshistorie sehen Sie, welcher User die jeweilige Dienstreise zu welchem Zeitpunkt genehmigt hat. | ||
 Dienstnehmervorschlag | Wird dieser Schalter auf "Ja" gesetzt (angehakt), wird im Feld "Dienstnehmer" automatisch jener Dienstnehmer vorgeschlagen, der im Programm eingeloggt ist. Dazu muss natürlich im Dienstnehmerstamm bei jedem Dienstnehmer die entsprechende User-ID hinterlegt sein. Hinweis
| ||
 Reisestatus zurücksetzen | Setzt den Reisestatus wieder auf "Offen". |
Die Reise vorlegen
Damit eine Reise zur Genehmigung freigegeben wird, muss sie als "Fertig" gemeldet werden. Dies passiert über die Funktion "Fertig".
Dadurch ändert sich der Reisestatus der Reise auf "Vorgelegt/Fertig" und der Genehmiger muss in weiterer Folge die Reise genehmigen. Erst ab dem Reisestatus "Vorgelegt/Fertig" erscheint die Reise im Genehmigungsfenster des Genehmigers. Der weitere Genehmigungsablauf funktioniert wie im Kapitel 5 beschrieben.
Falls kein Genehmigungsverfahren installiert ist, wird der Reisestatus gleich auf "Genehmigt" gesetzt.
Reisestatus
Der Reisestatus zeigt, in welchem Bearbeitungszustand sich die jeweilige Reise (analog der Reiseantrag) gerade befindet. Folgende Ausprägungen sind möglich:
- Offen: Die Reise wurde erfasst.
- Vorgelegt/Fertig: Die Reise wurde als "fertig" gekennzeichnet.
- Genehmigt: Die Reise wurde genehmigt.
- Übergeleitet: Die Reise wurde in den LOHN übergeleitet.
- Storniert: Damit werden Reisen gekennzeichnet, die bereits in die BMD 5.5 Lohnverrechnung übergeleitet und danach in der NTCS gelöscht worden sind. Wird eine als "Storniert" gekennzeichnete Dienstreise übergeleitet, dann wird der Status auf "Storniert+Übergeleitet" verändert.
- Storniert+Übergeleitet: Damit werden Reisen gekennzeichnet, die bereits in die BMD 5.5 Lohnverrechnung übergeleitet, danach in der NTCS gelöscht und anschließend nochmals übergeleitet worden sind.
- Abgelehnt: Die Reise wurde beim Genehmigungsverfahren bzw. -workflow abgelehnt.
Der Reisestatus kann mit der Funktion "Reisestatus zurücksetzen" auf "Offen" zurückgesetzt werden.
Wird eine Reise mit einem höheren Reisestatus als "Offen" nachträglich noch einmal bearbeitet, dann erhält sie dadurch automatisch wieder den Reisestatus "Offen" und muss danach wieder "Fertig" gemeldet werden und den Genehmigungsprozess durchlaufen.
Spesen verteilen
Sind die Spesen in der Dienstreiseerfassung auf einer Sammelspesenart eingegeben worden, müssen sie vor der Überleitung der Reise in den LOHN auf konkrete Spesenarten aufgeteilt werden. Dies erfolgt über das Programm LOHN → Dienstreise → Spesen verteilen.
Über die Einstiegsfelder erfolgt die Filterung auf die gewünschte Firma, einen bestimmten Dienstnehmer oder einen konkreten Zeitraum. Bleibt das Feld "Dienstnehmer" beispielsweise leer, werden die erfassten Sammelspesen aller Dienstnehmer ab einem bestimmten Datum angezeigt.
Im Bereich "Sammelspesen" findet man nur noch jene Reisen, auf denen Sammelspesen erfasst worden sind. Der Reisestatus ist für die Spesenaufteilung nicht relevant. Über die Combobox in diesem Bereich besteht eine Filtermöglichkeit nach:
- Reisen mit noch nicht aufgeteilten Spesen
- Reisen mit bereits komplett aufgeteilten Spesen
- Alle Reisen mit erfassten Sammelspesen
Im Bereich "Aufgeteilte Spesen" wird die Aufteilung auf die konkreten Spesenarten aufgelistet bzw. erfasst und bearbeitet.
Alternativ steht zur Spesenaufteilung direkt im Bereich "Aufgeteilte Spesen" auch die Funktion "Spesen aufteilen" zur Verfügung.
Sowohl im Fenster unter dem Menü "Funktionen" als auch im Bereich "Aufgeteilte Spesen" findet man Funktionen zum DMS (Dokumentenmanagementsystem). Bei Verwendung des Dokumentenmanagementsystems können auf der Reise und auch auf den erfassten aufgeteilten Spesen Dokumente wie z. B. ein Rechnungsbeleg archiviert werden. Dies erleichtert in weiterer Folge die Weiterverarbeitung in der FIBU.
Das Programm Spesen verteilen wird nur dann verwendet, wenn bei der Erfassung der Reise der Betrag auf eine Sammelspesenart erfasst wird und die genaue Aufteilung meist von einem anderen Benutzer vorgenommen wird.
Die Aufteilung der Spesen kann prinzipiell vor oder nach der Genehmigung der Dienstreise erfolgen.
Sie muss aber zwingend vor der Überleitung in die Lohnverrechnung erfolgen, da ansonsten nicht die korrekten Beträge und Lohnarten angesprochen werden würden.
Genehmigung von Dienstreisen
Wird eine Reise oder ein Reiseantrag bei aktiviertem Genehmigungsverfahren "Fertig" gemeldet, dann wird die Reise bzw. der Reiseantrag dem Genehmiger im Programm LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen genehmigen vorgelegt. Das heißt, nur vorgelegte Reisen bzw. Reiseanträge können vom Genehmiger überhaupt eingesehen und genehmigt werden.
Die Ermittlung des oder der Genehmiger erfolgt abhängig von der Parametrierung. Weitere Informationen zu den Möglichkeiten, wie das Genehmigungsverfahren gestaltet werden kann, sind der weiterführenden Dokumentation Reisekostenabrechnung - Genehmigungsverfahren zu entnehmen. Bei allen Einstellungsvarianten des Genehmigungsverfahrens ist die Handhabung des Programms Dienstreisen genehmigen identisch.
Das Fenster gliedert sich in zwei Bereiche. Im Bereich "Einstiegsfelder" ist die Firma zu erfassen. Es kann nach einem bestimmten Dienstnehmer oder nach Reisen ab einem bestimmten Datum gefiltert werden. Beide Felder können auch leer bleiben.
Im Bereich "Dienstreisen genehmigen" steht direkt unterhalb der Bereichsüberschrift, mit welchem Genehmiger man aktuell eingeloggt ist.
Grundvoraussetzung für das Genehmigungsverfahren ist, dass jeder Genehmiger jene User-ID im Mitarbeiterstamm auf seinem Mitarbeiter hinterlegt hat, mit der sich der jeweilige Genehmiger einloggt.
In unserem Beispiel soll die Mitarbeiterin Karoline Binder-Grau die Reisen des Mitarbeiters Schrenk genehmigen. Nur wenn man sich mit der User-ID, die beim Mitarbeiter von Frau Binder-Grau hinterlegt ist, im Programm anmeldet, werden die Dienstreisen von Herrn Schrenk zur Genehmigung angezeigt. Möglicherweise gibt es in der Firma auch noch viele andere Personen, die für das Programm "Dienstreisen genehmigen" berechtigt sind. Die Dienstreisen von Herrn Schrenk kann nur der Genehmiger bzw. können nur die Genehmiger einsehen und letztlich genehmigen, die abhängig von der Parametrierung dafür vorgesehen sind.
Falls neben "Angemeldet als:" ein unerwarteter Mitarbeitername bzw. lediglich ein Benutzername steht, dann ist die User-ID bei einem "falschen" Mitarbeiter bzw. noch bei keinem Mitarbeiter hinterlegt.
In der Combobox rechts kann nach offenen Reisen bzw. Reiseanträgen, für welche die Genehmigung noch aussteht, oder allen Reisen gefiltert werden.
Neben den allgemeinen Reisedaten sind in diesem Programmpunkt vor allem die Felder Genehmigungsstatus und Reisestatus von Bedeutung.
Der Reisestatus zeigt, in welchem Bearbeitungszustand sich die jeweilige Reise bzw. der Reiseantrag gerade befindet. Folgende Ausprägungen sind möglich:
- Offen (Die Reise wurde erfasst.)
- Vorgelegt/Fertig (Die Reise wurde als "fertig" gekennzeichnet.)
- Genehmigt (Die Reise wurde genehmigt.)
- Übergeleitet (Die Reise wurde in den LOHN übergeleitet.)
- Storniert (Die Reise wurde in den LOHN übergeleitet und anschließend in der NTCS gelöscht.)
- Storniert + Übergeleitet (Eine Reise mit dem Status "Storniert" wurde in den LOHN übergeleitet.)
- Abgelehnt (Die Reise wurde abgelehnt.)
Der Genehmigungsstatus gibt darüber Auskunft, ob eine Dienstreise
- noch nicht genehmigt
, - genehmigt
oder - abgelehnt
worden ist.
Noch nicht genehmigte oder gar abgelehnte Dienstreisen können nicht über das Programm Dienstreisen in Lohnverrechnung überleiten zur Abrechnung gebracht werden. Insofern ist eine versehentliche Abrechnung noch nicht genehmigter oder abgelehnter Dienstreisen vom Programm ausgeschlossen.
Funktionen des Fensters
Zusätzlich zu den Hauptfunktionen "Genehmigen" und "Ablehnen" verfügt das Fenster auch über jene Funktionen, mit denen Details zu einer Reise erfasst und bearbeitet werden können, wie beispielsweise Arbeitsessen, Auslandsaufenthalt und viele mehr. Darüber hinaus können Ausdrucke zu Dienstreisen erstellt werden. Im Menü "Extras" findet man einige zusätzliche Funktionen zur Genehmigungshistorie, einer Genehmigungsübersicht bzw. Spesenübersicht.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Genehmigen | Mit dieser Funktion können entweder einzelne, alle oder ausgewählte Dienstreisen genehmigt werden. Der Reisestatus wird von "Vorgelegt/Fertig" auf "Genehmigt" und der Genehmigungsstatus auf "genehmigt" umgestellt.Folgende Tastenkombinationen sind möglich:
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 Ablehnen | Wird eine Dienstreise abgelehnt, muss eine Notiz mit der Begründung, warum die Reise abgelehnt worden ist, hinterlegt werden.  Hinweis
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Bei Betätigung dieser Funktion wird ein Detailfenster der markierten Dienstreise geöffnet, in dem festgestellt werden kann, welche Arbeitsessen pro Tag erfasst worden sind. Sind die Eingaben nicht korrekt, kann an dieser Stelle auch eine Korrektur vorgenommen werden. | |||
An dieser Stelle gelangen Sie in das Erfassungsfenster für Auslandsdienstreisen. Sie sehen, wie lange der Auslandsaufenthalt gedauert hat und welche Länder bereist worden sind. | |||
Hier können Sie feststellen, ob im Fall einer Nächtigung der im Kollektivvertrag hinterlegte Nächtigungssatz in Abzug gebracht worden ist. | |||
Diese Funktion öffnet das Erfassungsfenster für das Kilometergeld. Es zeigt, aus welcher Menge und welchem Satz sich das angeführte Kilometergeld zusammensetzt. | |||
Diese Funktion liefert eine Übersicht der erfassten Spesen. | |||
Sind zusätzliche Lohnarten wie beispielsweise ein Reisevorschuss oder eine Reisezeitvergütung miterfasst worden, kann das über diese Funktion festgestellt werden. | |||
Mit dieser Funktion können Diäten, KM-Gelder, Lohnarten und/oder Spesen individuell nach Kostentypen (Kostenstelle, Kostenträger, KORE-Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich) aufgeteilt werden. | |||
Im Detailfenster sehen Sie je Dienstreise, welche Diätensätze sich ergeben und welche Arbeitsessen erfasst worden sind. | |||
An dieser Stelle wird die Zuteilung von Dokumenten aus dem Archiv ermöglicht. Hinweis
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:  Für detaillierte Informationen zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) siehe: NTCS DMS |
| Berechnungsjournal | Mithilfe dieser Funktion kann die genaue Berechnung der Diätensätze nachvollzogen werden. Das Berechnungsjournal enthält den Reisezeitraum, den geltenden Kollektivvertrag, die Aliquotierungsregel, die Diätenstufe sowie die Berechnung des Taggeldes und die Aufteilung auf die entsprechenden Lohnarten. |
Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken, druckt jedoch nur die aktuell markierte Dienstreise. | |
Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken und druckt alle in der Übersicht angezeigten Reisen. | |
Diese Funktion öffnet das Programm Dienstreisen drucken; hier können individuelle Einstellungen getroffen werden. |
 Genehmigung/Ablehnung zurücknehmen | Mit dieser Funktion können bereits erteilte Genehmigungen oder Ablehnungen zurückgenommen werden. |
| Genehmigungshistorie | In der Genehmigungshistorie sehen Sie, welcher User die jeweilige Dienstreise zu welchem Zeitpunkt genehmigt bzw. abgelehnt hat. |
| Genehmigungsübersicht | Diese Funktion liefert eine Genehmigungsübersicht aller Dienstreisen (ab einem ausgewählten Stichtag) für alle oder einzelne Mitarbeiter. |
| Spesenübersicht | Dieses Übersichtsfenster zeigt die Spesen der gerade sichtbaren Dienstreisen. |
Genehmigungshistorie
Im Programm "Dienstreisen genehmigen" kann über das Menü "Extras" die Genehmigungshistorie aufgerufen werden.
Dort kann festgestellt werden, wer die ausgewählte Reise zu welchem Zeitpunkt genehmigt oder abgelehnt hat. Zusätzlich sehen Sie, wer die Reise wann erfasst hat und ob die Reise mehrere Genehmigungsvorgänge durchlaufen hat.
Die Genehmigungshistorie ist besonders dann nützlich, wenn eine Mehrfachgenehmigung parametriert worden ist oder wenn eine Dienstreise zuerst abgelehnt und später in korrigierter Form erneut vorgelegt worden ist.
Genehmigungsübersicht
Wie die Genehmigungshistorie kann auch die Genehmigungsübersicht über das Menü "Extras" aufgerufen werden. In diesem Programm sehen Sie, welche Dienstreisen wann und von wem genehmigt oder abgelehnt worden sind. Offene bzw. fertige Dienstreisen scheinen in dieser Übersicht nicht auf.
Das Fenster verfügt über Einstiegsfelder zur Filterung.
Genehmigungsaufgabe
Die Genehmigung der Dienstreise muss nicht zwingend im Programm Dienstreisen genehmigen erfolgen, sondern kann abhängig von einer Parametereinstellung auch in den Aufgaben passieren. Ist der Parameter Aufgabe erstellen auf "Ja" gesetzt worden, erhält der Genehmiger zusätzlich einen Eintrag zur Genehmigung der Reisen im Programm CRM → CRM → Aufgaben.
Wichtig bei der Genehmigungsverwaltung mit Aufgaben ist, dass der Parameter Eigene Firma unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemein korrekt gesetzt ist.
Bei Ausführung der Aufgabe öffnet sich das Programm Dienstreisen genehmigen, in dem die jeweilige Dienstreise genehmigt oder abgelehnt werden kann. Für jede Reise wird eine Aufgabe erstellt. Über die Aufgaben ist jede Aufgabe separat auszuführen.
Sollen alle oder mehrere Reisen in einem Arbeitsschritt genehmigt werden, muss das Programm Dienstreisen genehmigen manuell gestartet werden.
Falls die Genehmigungsaufgabe einer Dienstreise nicht ausgeführt werden kann, kommen mehrere Ursachen in Frage:
- Die Funktion "Ausführen" ist grau. Das deutet darauf hin, dass der Benutzer keine Berechtigung für diese Funktion hat.
- Die Funktion "Ausführen" ist nicht grau, aber es passiert nichts. Das deutet darauf hin, dass der Genehmiger mit seinem Benutzer keine oder falsche Daten im Programm Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt hat.
Falls die Genehmigungsaufgabe zwar im Programm Dienstreisen genehmigen für den Genehmiger vorhanden ist, aber keine CRM Aufgabe angelegt worden ist, liegt es an einer fehlerhaften Einstellung im Parameter Aufgabe erstellen.
Falls die Dienstreise auch nicht im Programm Dienstreisen genehmigen für den vermeintlichen Genehmiger vorliegt, dann sind die Einstellungen im Dienstnehmerstamm am Reiter "Allgemein/CRM" sowie relevante Parameter zu kontrollieren.
Es kann auch schlicht daran liegen, dass die Dienstreise zu einem Zeitpunkt zur Genehmigung vorgelegt worden ist, als noch ein anderer Vorgesetzter (Felder "Abteilungsleiter" oder "Geschäftsführer") beim Mitarbeiter hinterlegt gewesen ist und deshalb die Reise einem anderen Benutzer zu Genehmigung vorgelegt wurde.
Überleitung in Lohnverrechnung
Nachdem die Dienstreisen genehmigt worden sind, können sie im Programm LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen in Lohnverrechnung überleiten in den Importpuffer der Bruttoerfassung (NTCS LOHN) übergeleitet werden. Wird ein anderes Programm zur Lohnverrechnung genutzt, dann kann eine Importdatei erstellt werden.
Welche Lohnarten angesprochen werden sollen, ist in den Parametern Überleitung LOHN zu hinterlegen.
Im Bereich "Einstiegsfelder" kann nach Reisen zu einer Firma, einem Dienstnehmer bzw. einem Zeitraum gefiltert werden. Bleibt das Feld "Dienstnehmer" leer, werden die Dienstreisen aller Dienstnehmer aufgelistet.
Im Bereich "Dienstreise in Lohnverrechnung überleiten" werden die Daten der Reisen angezeigt. Rechts steht eine Combobox zur Filterung zur Verfügung:
Aktuelle Reisen | Es werden alle aktuellen Reisen angezeigt. Das heißt, Reisen mit dem Reisestatus "Abgelehnt" und "Übergeleitet" sind hier nicht enthalten. |
Alle Reisen | Hier werden ausnahmslos alle Reisen des festgelegten Zeitraums angezeigt. |
Überleitbare Reisen | Es werden nur jene Reisen angezeigt, die über den Status "Genehmigt" verfügen und für die Überleitung bereit sind (d. h. kein rotes Rufzeichen neben der Personalnummer). |
Bereits übergeleitete Reisen | Angezeigt werden jene Reisen, die bereits in den LOHN übergeleitet worden sind (Status = "Übergeleitet"). |
Achtung!
 | Es können nur Reisen mit dem Status "Genehmigt" in die Lohnverrechnung übergeleitet werden. Reisen, die noch nicht fertig bzw. genehmigt sind oder bereits abgelehnt worden sind, werden mit einem roten Rufzeichen  , das neben der Personalnummer aufscheint, gekennzeichnet.Unvollständig erfasste Reisen werden ebenso durch ein rotes Rufzeichen gekennzeichnet. Ein Beispiel dafür ist die fehlende Aufteilung auf die entsprechenden Spesenarten bei Verwendung einer Sammelspesenart. Reisen, die mit einem roten Rufzeichen gekennzeichnet sind, können nicht in die Lohnverrechnung übernommen werden. Dadurch ist eine versehentliche Überleitung unvollständiger oder nicht genehmigter Reisen in die Lohnverrechnung programmseitig ausgeschlossen. |
Beispiel
 | In diesem Beispiel werden mehrere Dienstreisen angezeigt. Einige davon sind mit einem roten Rufzeichen neben der Personalnummer versehen. Der Mouseover, wenn man den Mauszeiger langsam über das Icon bewegt, gibt den jeweiligen Grund an. Die erste Dienstreise ist beispielsweise noch nicht zur Überleitung in die Lohnverrechnung bereit, weil sie noch als "Offen" gekennzeichnet ist. Sie wurde noch nicht "Fertig" gemeldet und hat den Genehmigungsprozess noch nicht durchlaufen. Die dritte Dienstreise ist nur "Fertig" gemeldet bzw. zur Genehmigung vorgelegt, aber die Genehmigung ist noch nicht erteilt. Beide Fälle können durch Beachtung des Feldes "Reisestatus" nachvollzogen werden. Die drittletzte Dienstreise hat zwar einen gültigen Reisestatus, aber die auf der Sammelspesenart erfassten Spesen sind noch nicht vollständig aufgeteilt. Auch das ist im Mouseover zu sehen, wenn man den Mauszeiger langsam über das Icon der jeweiligen Reise bewegt, oder man beachtet das Feld "Spesen verteilt". |
Funktionen des Fensters
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Alle Reisen überleiten | Mit dieser Funktion werden alle "genehmigten" Reisen je nach hinterlegter Überleitungsvariante entweder direkt in das jeweilige Programm importiert oder in eine CSV-Datei exportiert. |
| Markierte Reisen überleiten | Hier werden nur die markierten und "genehmigten" Reisen entweder direkt in das jeweilige Programm importiert oder im CSV-Format exportiert. Folgende Tastenkombinationen sind dabei möglich:
|
 Spesen verteilen | Über den Spesenverteiler kann die Aufteilung der Sammelspesenart durchgeführt werden. |
 Reise(n) fertigstellen | Mit dieser Funktion können eine oder mehrere "offene" Reisen auf den Status "Vorgelegt/Fertig" bzw. "Genehmigt" (wenn kein Genehmigungsverfahren verwendet wird) gestellt werden. |
| Genehmigung erteilen | Mit dieser Funktion können entweder einzelne, alle oder ausgewählte Dienstreisen genehmigt werden. Anschließend wird der Reisestatus von "Vorgelegt/Fertig" oder "Offen" auf "Genehmigt" umgestellt. Folgende Tastenkombinationen sind dabei möglich:
|
 Importpuffer ansehen | Im Importpuffer können die Lohnarten angesehen werden, die anschließend in der Bruttoerfassung aktiviert werden. |
 Arbeitsessen | Zeigt an, wenn Arbeitsessen zur markierten Reise erfasst worden sind. |
| Auslandsaufenthalt | Im Fall einer Auslandsdienstreise können über diese Funktion die Grenzübertritte abgerufen werden. |
| Nächtigung | Zeigt an, wenn bei einer Dienstreise der im Kollektivvertrag hinterlegte Nächtigungssatz in Abzug gebracht worden ist. |
| KM-Geld | Öffnet ein Fenster mit dem zur markierten Reise erfassten Kilometergeld. |
| Spesen | Öffnet ein Fenster mit den zur markierten Reise erfassten Spesen. |
| Lohnarten | Zeigt an, wenn zusätzliche Lohnarten (z. B. ein Reisevorschuss) erfasst worden sind. |
| Kostenaufteilung | Öffnet ein Fenster, mit dem die Reisekosten entweder prozentuell oder wertmäßig aufgeteilt werden können. |
| Detail | Im Detailfenster sehen Sie je Dienstreise, welche Tag- und Nächtigungsgelder und welche Arbeitsessen errechnet bzw. erfasst worden sind. |
| DMS | An dieser Stelle wird die Zuteilung von Dokumenten aus dem Archiv ermöglicht. |
| Berechnungsjournal | Mithilfe dieser Funktion kann die genaue Berechnung der Diätensätze nachvollzogen werden. Das Berechnungsjournal enthält den Reisezeitraum, den geltenden Kollektivvertrag, die Aliquotierungsregel, die Diätenstufe sowie die Berechnung des Taggeldes und die Aufteilung auf die entsprechenden Lohnarten. |
Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken, druckt jedoch nur die aktuell markierte Dienstreise. | |
Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken und druckt alle in der Übersicht angezeigten Reisen. | |
Diese Funktion öffnet das Programm Dienstreisen drucken; hier können individuelle Einstellungen getroffen werden. |
 Überleitungs-Jahr/Monat initialisieren | Wird diese Funktion gestartet, werden der Überleitungsmonat und das Überleitungsjahr der markierten Reisen zurückgesetzt. Zusätzlich wird der Reisestatus von "Übergeleitet" auf "Genehmigt" oder von "Storniert+Übergeleitet" auf "Storniert" gesetzt. Diese Funktion wird beispielsweise benötigt, wenn Reisen in einen falschen Monat übergeleitet worden sind. |
| Genehmigungshistorie | In der Genehmigungshistorie sehen Sie, welcher User die jeweilige Dienstreise zu welchem Zeitpunkt genehmigt bzw. abgelehnt hat. |
| Reisestatus zurücksetzen | Setzt den Reisestatus auf "Offen" zurück. |
Überleitung in NTCS LOHN
Werden die Reisekosten in die Bruttoerfassung des NTCS LOHN auf derselben Datenbank übergeleitet, ist der Parameter Überleitung auf die Ausprägung "4 - NTCS -Lohn" gestellt worden. Die Überleitung passiert durch das Schreiben entsprechender Datensätze in den Importpuffer der Bruttoerfassung. Bei der Lohnartenaktivierung in der Bruttoerfassung wird der Importpuffer entleert und Daten werden in die Bruttoerfassung geschrieben. Bei dieser Form der Überleitung wird keine Zwischendatei erstellt.
Der Importpuffer kann über die Funktion Importpuffer ansehen in der Bruttoerfassung eingesehen werden. Die Quelle bzw. das Quellkennzeichen ist bei jedem Eintrag im Importpuffer gekennzeichnet, sodass Sie nachvollziehen können, ob dieser Datensatz durch eine Überleitung der Dienstreise in die Lohnverrechnung oder durch andere möglicherweise manuelle Eingaben angelegt worden ist.
Überleitung in BMD 5.5 oder ein anderes Programm bzw. eine andere Datenbank
Ist der Parameter Überleitung auf eine der folgenden Ausprägungen gestellt worden, dann erfolgt die Überleitung in Form einer Zwischendatei, die im Lohnverrechnungsprogramm einzuspielen ist. Je nach gewählter Variante
- werden die Diätensätze entweder im NTCS Dienstreiseprogramm oder erst nach der Überleitung in die BMD 5.5 Lohnverrechnung berechnet UND
- der Satzaufbau unterscheidet sich.
1 - BMD 5.5 Lohn (LV060 → LV580) | Für die zu übernehmenden Reisen wird eine Importdatei erzeugt, die Sie in einem zweiten Schritt mit dem Programm LV060 in die Diätenverwaltung LV580 importieren können. |
2 - BMD 5.5 Lohn (LV580) | Die zu übernehmenden Reisen werden automatisch in die Diätenverwaltung LV580 übergeleitet. |
3 - BMD 5.5 Lohn (LV060 → LV068) | Für die zu übernehmenden Reisen wird eine Importdatei erzeugt, die Sie in einem zweiten Schritt mit dem Programm LV060 in die Bruttoerfassung LV068 importieren können. |
Für diese Überleitungsvarianten muss in den Parametern ein Exportverzeichnis für die Erstellung der Datei hinterlegt werden. Darüber hinaus wird in den Parametern festgelegt, ob die Dateierstellung überschreibend oder hinzufügend erfolgen soll.
Der Exportpfad wird NICHT direkt bei der Überleitung, d. h. bei der Erstellung der Datei, gewählt, sondern bei der Inbetriebnahme parametriert (Parameter Exportverzeichnis für BMD 5.5-Import). Der ausführende Benutzer muss Schreibzugriff auf das Exportverzeichnis haben.
Soll die Exportdatei in eine andere Datenbank mit NTCS Lohnverrechnung importiert werden, dann ist die Ausprägung "3 - BMD 5.5 Lohn (LV060 → LV068)" zu wählen. Importiert wird die entstandene Datei auf der anderen Datenbank (beispielsweise des Steuerberaters) über das Programm Abrechnungen importieren.
Wird die Exportdatei in BMD 5.5 Lohn importiert, dann erfolgt der Import je nach gewählter Ausprägung im BMD 5.5 Programm LV060 oder LV580.
Soll die Exportdatei in ein anderes Lohnverrechnungsprogramm als BMD importiert werden, dann ist die Ausprägung "3 - BMD 5.5 Lohn (LV060 → LV068)" zu verwenden. Die Datei muss möglicherweise vor dem Import im Fremdprogramm bearbeitet werden.
Wird die Lohnverrechnung auf einer anderen Umgebung geführt, als die Dienstreisen erfasst werden (beispielsweise in BMD 5.5 oder einer anderen NTCS Datenbank oder einem anderen Programm), dann sind abweichende Mitarbeiter- und/oder Firmennummern möglich.
Beispielsweise nimmt ein Wirtschaftskunde die Dienstreiseerfassung vor, die Lohnverrechnung wird jedoch von einem Steuerberater durchgeführt. Der Wirtschaftskunde führt seine Firmen üblicherweise mit niedrigen Firmennummern (1, 2, 3 usw.). Beim Steuerberater hat die Firma meistens eine Nummer im 200000er-Bereich. In Einzelfällen kommt es auch vor, dass die Mitarbeiternummern unterschiedlich lauten.
In diesen Fällen helfen die folgenden Felder, denn ihre Einträge werden beim Export der Dienstreisen per CSV-Datei (Parameter Überleitung) mit den folgenden Ausprägungen als Firmen- bzw. Mitarbeiternummern exportiert, sodass die Daten unmittelbar im Zielsystem importiert werden können.
- 1 - BMD 5.5 LOHN (LV060 → LV580)
- 2 - BMD 5.5 LOHN (LV580)
- 3 - Abrechnungsimport in NTCS LOHN oder BMD 5.5 LOHN
Beide Felder können sowohl über das Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer als auch über das Programm CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter nachbearbeitet werden.
Hier ist die Lohnklientennummer zu hinterlegen, welche dieser Firma im BMD 5.5 LOHN entspricht. Besonderheiten dieses Feldes im LOHN
|
Originalnummer bzw. Personalnummer aus BMD 5.5 (z. B. Klientennummer aus INFO01 oder Kundennummer aus PR01 - siehe Kontonummer in BMD 5.5) Besonderheiten im LOHN Bei der Überleitung der Dienstreise in den Lohn per CSV-Datei wird die Nummer in BMD 5.5 aus diesem Feld als Personalnummer verwendet. Beispielsweise hat der Mitarbeiter in der Umgebung, mit der die NTCS Dienstreisen erfasst werden, die Nummer 100. Die Lohnverrechnung wird vom Steuerberater auf einer anderen Umgebung geführt und dort hat der Mitarbeiter die Nummer 134. Beim Export der Dienstreisedaten in eine CSV-Datei wird die Personalnummer 134 exportiert, sodass diese Daten in die Lohnverrechnung des Steuerberaters importiert werden kann. Besonderheiten ZEIT Bei Verwendung des Programms ZEIT für Lohnverrechnung exportieren wird die "Nummer in BMD 5.5" (welche die im externen Lohnsystem vergebene Dienstnehmernummer ist) aus diesem Feld als Personalnummer für den Export verwendet. Beispiel Der Mitarbeiter hat in der Zeiterfassung die Personalnummer 100. Die Lohnverrechnung wird vom Steuerberater extern auf einer anderen Systemumgebung geführt und dort hat der Mitarbeiter die Personalnummer 134. Ist nun im Feld "Nummer in BMD 5.5" die Nr. 134 hinterlegt, so wird nur beim Export der Zeitdaten in die CSV-Datei die Personalnummer 134 exportiert, sodass diese Daten in die Lohnverrechnung des Steuerberaters importiert werden können. In der Zeiterfassung intern bleibt die Mitarbeiternummer jedoch 100. |
Allgemeines zur Überleitung
Durch Betätigung der Funktion "Alle Reisen überleiten" bzw. "Markierte Reisen überleiten" öffnet sich ein Fenster, in dem das Überleitungsjahr und der Überleitungsmonat angegeben werden müssen. Die in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegten Daten werden vorgeschlagen.
Falls eine Exportdatei erstellt wird, erhalten Sie eine Meldung mit Informationen zur erstellten Datei. Der Dateiname entspricht der Syntax <Firmennummer>_<2-stelliger Überleitungsmonat>.csv.
Der Reisestatus wird auf "Übergeleitet" gestellt und in den Spalten "Überleitungs-Jahr" und "Überleitungs-Monat" werden die entsprechenden Werte eingetragen.
Auswertungen
Die unterschiedlichen Auswertungsprogramme ermöglichen eine rasche Ausgabe der aktuellen Diätenabrechnung und liefern sämtliche Informationen zu den erfassten Dienstreisen.
Berechnungsjournal
Das Berechnungsjournal kann über die folgenden Programme auf jeweils einer Dienstreise stehend über das Menü "Ausdruck" → Berechnungsjournal aufgerufen werden:
- LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen erfassen
- LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen genehmigen
- LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen in Lohnverrechnung überleiten
Im Berechnungsjournal sind sämtliche für die konkrete Dienstreise erfassten Daten und Berechnungsschritte übersichtlich dargestellt, wodurch ein Vergleich zur manuellen Berechnung ermöglicht wird.
Das Berechnungsjournal kann zu einer Dienstreise aufgerufen werden, wenn die Bewertung der Dienstreise mit NTCS LOHN erfolgt, d. h. wenn im Parameter "Überleitung" eine der folgenden Ausprägungen hinterlegt ist:
- 4 - NTCS Lohn oder
- 3 - BMD 5.5 (LV060 -> LV068)
In allen anderen Fällen erscheint eine Programmmeldung, dass das Berechnungsjournal nicht zur Verfügung steht.
Dienstreisen drucken
Das Programm "Dienstreisen drucken" wird entweder über LOHN → Dienstreisen → Auswertungen → Dienstreisen drucken oder über die folgenden Programme jeweils entweder über das Menü "Ausdruck" → Aktuelle Dienstreise drucken oder über das Menü "Ausdruck" → Sichtbare Dienstreisen drucken oder über das Menü "Ausdruck" → Dienstreisen drucken geöffnet:
- LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen erfassen
- LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen genehmigen
- LOHN → Dienstreisen → Dienstreisen in Lohnverrechnung überleiten
- LOHN → Dienstreisen → Auswertungen → Dienstreisen ansehen
Je nachdem wie der Programmaufruf erfolgt, wird auf eine konkrete Dienstreise oder aktuell sichtbare Dienstreisen (Filterung beachten) oder überhaupt nicht eingeschränkt.
Welche Daten am Ausdruck zu sehen sind, hängt vor allem von der Parametrierung des Programms Dienstreisen drucken ab.
Reiseauswertungen
Im Programm LOHN → Dienstreisen → Auswertungen → Reiseauswertungen sind die wichtigsten Informationen zur Reisekostenabrechnung kompakt zusammengefasst. Die Ansicht gliedert sich in vier Bereiche, wobei von der Gesamtübersicht immer weiter ins Detail verzweigt wird.
Funktionen des Fensters
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Lohnartenübersicht | Diese Funktion öffnet ein Fenster mit einer Übersicht über die in der Dienstreiseerfassung erfassten Lohnarten. |
| Spesenübersicht | Diese Funktion öffnet ein Fenster mit einer Übersicht über die erfassten Spesenarten. |
| Lohnarten in Summe einrechnen | Mithilfe dieser Funktion kann festgelegt werden, ob die direkt auf Dienstreisen erfassten Lohnarten in die Summe eingerechnet werden sollen. |
Diagramm anzeigen | Legen Sie hier fest, ob eine grafische Aufbereitung erfolgen soll. |
Reihen | Diese Funktion öffnet folgendes Fenster:  |
Ausgaben vergleichen | Über diese Funktion entscheiden Sie, ob die Reise-Ausgaben im Diagramm verglichen werden sollen. |
Tabelle einfärben | Hier können Sie festlegen, ob die Tabelle, die als Diagrammquelle festgelegt worden ist, farblich hervorgehoben werden soll. |
Diagrammquelle auswählen | Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
|
Dienstreisen ansehen
Im Programm LOHN → Dienstreisen → Auswertungen → Dienstreisen ansehen erhalten Sie eine Übersicht aller für einen bestimmten Zeitraum erfassten Dienstreisen.
In den Einstiegsfeldern können die Firma, die Dienstnehmer mit Mehrfachauswahl sowie der Zeitraum ausgewählt werden.
Die Combobox im Bereich "Dienstreisen ansehen" regelt die Darstellung der einzelnen Reisen:
- Eine Zeile pro Reise: Es wird eine Liste aller Reisen angezeigt, wobei pro Zeile eine Reise dargestellt wird.
- Reisen detailliert: Hiermit wird eine Liste aller Reisen angezeigt, wobei jede Reise gesplittet (je nachdem, ob 24-Stunden-Regelung oder Kalendertagsregelung) dargestellt wird.
Über das Menü "Funktionen" stehen sämtliche Reisedetails zum Abruf bereit. Darüber hinaus können über die Feldauswahl zusätzliche Felder ein- und ausgeblendet werden (z. B. zum Kostenvergleich mit den Reiseanträgen).
Hinweis
| In der Reiseübersicht können Reisedetails wie Spesen, Arbeitsessen, Lohnarten usw. angesehen, jedoch nicht bearbeitet werden. |
Funktionen des Fensters
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Spesenübersicht | Liefert eine Übersicht der erfassten Spesenarten aller in der Reiseübersicht aufgelisteten Dienstnehmer. |
| Arbeitsessen | Zeigt an, wenn Arbeitsessen zur markierten Reise erfasst worden sind. |
| Auslandsaufenthalt | Im Fall einer Auslandsdienstreise können über diese Funktion die Grenzübertritte abgerufen werden. |
| Nächtigungsgeld | Zeigt an, wenn bei einer Dienstreise der im Kollektivvertrag hinterlegte Nächtigungssatz in Abzug gebracht worden ist. |
| KM-Geld | Öffnet ein Fenster mit dem zur markierten Reise erfassten Kilometergeld. |
Öffnet ein Fenster mit den zur markierten Reise erfassten Spesen. | |
| Lohnarten | Zeigt an, wenn zusätzliche Lohnarten (z. B. ein Reisevorschuss) erfasst worden sind. |
| Kostenaufteilung | Öffnet ein Fenster, mit dem die Reisekosten entweder prozentuell oder wertmäßig aufgeteilt werden können. |
| Detail | Im Detailfenster sehen Sie je Dienstreise, welche Tag- und Nächtigungsgelder und welche Arbeitsessen errechnet bzw. erfasst worden sind. |
| DMS | An dieser Stelle wird die Zuteilung von Dokumenten aus dem Archiv ermöglicht. |
Diese Funktion öffnet das Programm Dienstreisen drucken; hier können individuelle Einstellungen getroffen werden. | |
Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken, druckt jedoch nur die aktuell markierte Dienstreise. | |
Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken und druckt alle sichtbaren Reisen. | |
| Berechnungsjournal drucken | Mithilfe dieser Funktion kann die genaue Berechnung der Diätensätze nachvollzogen werden. Das Berechnungsjournal enthält den Reisezeitraum, den geltenden Kollektivvertrag, die Aliquotierungsregel, die Diätenstufen sowie die Berechnung des Taggeldes und die Aufteilung auf die entsprechenden Lohnarten. |
In der Genehmigungshistorie sehen Sie, welcher User die jeweilige Dienstreise zu welchem Zeitpunkt genehmigt hat. | |
 Reisenummern neu vergeben | Die Reisenummern aller Reisen der selektierten Firma werden mit dieser Funktion neu vergeben. Diese Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden. |
 Reisen neu berechnen | Dieser Funktion löst eine Neuberechnung der in der Reiseübersicht durch die aktuelle Filterung angezeigten Reisen aus. Dieser Vorgang kann abhängig von der Anzahl der Dienstreisen einige Zeit in Anspruch nehmen. |
Dienstreise mit Zeiterfassung vergleichen
Das Programm LOHN → Dienstreisen → Auswertungen → Dienstreise mit Zeiterfassung vergleichen ermöglicht einen Vergleich zwischen den erfassten Dienstreisen in der Dienstreiseerfassung und den in der Zeiterfassung durchgeführten Zeitbuchungen.
Im Bereich "Einstiegsfelder" können wieder die Firma, Dienstnehmer mit Mehrfachselektion und der Zeitraum für die/den der Vergleich durchgeführt werden soll, festgelegt werden.
In der Combobox auf der rechten Seite kann zwischen folgenden Ansichten gewählt werden:
Alle Reisen (gesplittet je Tag) | Bei mehrtägigen Dienstreisen wird eine eigene Zeile je Tag angezeigt. |
Alle Reisen | Mehrtägige Dienstreisen werden in einer Zeile dargestellt. |
Reisen mit fehlenden Zeitbuchungen (gesplittet je Tag) | Es werden nur jene Dienstreisen angezeigt, bei denen keine Abwesenheitsbuchungen vorhanden sind. Bei mehrtägigen Dienstreisen wird wieder eine eigene Zeile je Tag angezeigt. |
Reisen mit fehlenden Zeitbuchungen | Wie Ausprägung 3: Mehrtägige Dienstreisen werden in einer Zeile dargestellt. |
Grundsätzlich werden hier die Reisezeiten aus der Dienstreiseerfassung angezeigt und mit den Zeitbuchungen aus der Zeiterfassung verglichen. Genauer gesagt, es wird überprüft, ob für die erfasste Dienstreise auch eine passende Buchung der Dienstfahrt vorhanden ist. Ist keine Abwesenheitsbuchung vorhanden, fehlen bestimmte Zeiten oder ist eine andere Buchungsart gebucht worden, wird dies in der Spalte "Buchungsart-Bez." ausgewiesen. Dienstreisen, bei denen keine Abwesenheitsbuchungen vorhanden sind, werden zudem in roter Farbe dargestellt. Grün werden all jene Datensätze angezeigt, bei denen der automatische Vergleich erfolgreich gewesen ist.
Beispiel
|  Mitarbeiter Schmid Rainer: Dienstreise am 03.08.2012 von 07:00 bis 17:00 Uhr → vorhandene Zeitbuchungen von 08:00 bis 17:00 Uhr → keine Buchung von 07:00 bis 08:00 Uhr → Kontrolle! Mitarbeiter Egger Klaus: Dienstreise am 05.08.2012 von 07:00 bis 17:00 Uhr → keine Zeitbuchung vorhanden → Kontrolle! Mitarbeiter Egger Klaus: Dienstreise am 10.08.2012 von 07:00 bis 15:00 Uhr → falsche Buchungsart → Kontrolle! |
Hinweis
| Spesen, Arbeitsessen, Lohnarten usw. können in diesem Programm zwar angesehen, jedoch nicht bearbeitet werden. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Diese Funktion verzweigt in die Zeiterfassung, wo Sie die Zeitbuchung zur markierten Dienstreise kontrollieren können. | |
 Spesenübersicht | Liefert eine Übersicht über die erfassten Spesenarten aller in der Reiseübersicht aufgelisteten Mitarbeiter. |
Zeigt an, wenn Arbeitsessen zur markierten Reise erfasst worden sind. | |
Im Fall einer Auslandsdienstreise können über diese Funktion die Grenzübertritte abgerufen werden. | |
Öffnet ein Fenster mit dem zur markierten Reise erfassten Kilometergeld. | |
Zeigt an, wenn zusätzliche Lohnarten (z. B. ein Reisevorschuss) erfasst worden sind. | |
Im Detailfenster sehen Sie je Dienstreise, welche Tag- und Nächtigungsgelder und welche Arbeitsessen errechnet bzw. erfasst worden sind. | |
Öffnet ein Fenster mit den zur markierten Reise erfassten Spesen. | |
Zeigt an, wenn bei einer Dienstreise der im Kollektivvertrag hinterlegte Nächtigungssatz in Abzug gebracht worden ist. | |
Öffnet ein Fenster, mit dem die Reisekosten entweder prozentuell oder wertmäßig aufgeteilt werden können. | |
| DMS | An dieser Stelle wird die Zuteilung von Dokumenten aus dem Archiv ermöglicht. |
| Dienstreisen drucken | Diese Funktion öffnet das Programm Dienstreisen drucken; hier können individuelle Einstellungen getroffen werden. |
| Aktuelle Dienstreise drucken | Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken, druckt jedoch nur die aktuell markierte Dienstreise. |
| Sichtbare Reisen drucken | Diese Funktion verzweigt in das Programm Dienstreisen drucken und druckt alle sichtbaren Reisen. |
| Dienstnehmervorschlag | Wird diese Funktion aufgerufen, wird im Feld "Mitarbeiter" automatisch jener Mitarbeiter, der im Programm eingeloggt ist, vorgeschlagen. |
| Genehmigungshistorie | In der Genehmigungshistorie sehen Sie, welcher User die jeweilige Dienstreise zu welchem Zeitpunkt genehmigt hat. |
| Reisenummern neu vergeben | Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Reisenummern neu vergeben. |
| Reisen neu berechnen | Berechnet die Reisen neu. |
 | Siehe auch: |
