Abrechnungen importieren
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Allgemeines
Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten, dem Programm mitzuteilen, welche Lohnarten bei den Dienstnehmern abgerechnet werden sollen. Der gängige Weg ist, die Lohnarten in der Bruttoerfassung einzugeben. Statt dieser Eingabe können die Lohnarten (genauso wie Urlaube, Krankenstände ...) aber auch importiert werden (z. B. aus einer Fremdsoftware oder von einer im Excel erstellten Liste).
Das Programm Abrechnungen importieren (Aufruf erfolgt über das Menü Weitere Funktionen → Import und Export) ermöglicht Ihnen den Import von Abrechnungen und Nichtleistungszeiten im CSV-Format. Um einen fehlerfreien Import zu gewährleisten, müssen diese Erfassungssätze einem bestimmten Aufbau entsprechen, der je nach gewählter Schnittstelle in der Importvorschau angezeigt wird.
Einstiegsfelder
Bevor der Import gestartet werden kann, müssen folgende Eingaben getätigt werden:
| Firma | Eingabe der Firma, für die der Import durchgeführt werden soll. Bleibt dieses Feld leer, werden alle in der Datei enthaltenen Datensätze importiert. Wird eine Firma ausgewählt, werden nur die Datensätze mit der entsprechenden Firmennummer importiert. | ||
| Schnittstelle | Auswahl der Importschnittstelle, die den benötigten Satzaufbau (wird in der Importvorschau angezeigt) enthält. Hinweis
 Über das blaue Fragezeichen (zu finden in der mittleren Buttonbar) öffnet sich eine Exceldatei, die alle verfügbaren Importfelder (inklusive der Feldnamen und der entsprechenden Ausprägungen (wo eindeutig)) des Programms enthält. | ||
Importdatei/Importverzeichnis | Auswahl der Importdatei bzw. des Importverzeichnisses, in dem die Datei(en) liegt (liegen). Folgende Eingabevarianten sind möglich:
Wichtig: Die Datei muss nicht zwingend im CSV-Format gespeichert werden. Ab der Version 16.46. ist auch der Import von .XLS-, .XLSX bzw. .XML-Dateien möglich.  Der Import von XLS- und XLSX-Dateien kann durch die Verwendung eckiger Klammern, eines Rufzeichens und des Namens des Tabellenblatts auf ein bestimmtes Tabellenblatt innerhalb der Importdatei eingeschränkt werden. Beispiel: C:\Temp\Import.xlsx[!Tabelle2] Wichtig: Das Verzeichnis bzw. der Pfad darf kein Komma (keinen Beistrich) beinhalten, da das Komma als Trennzeichen zur Auswahl mehrerer Dateien bzw. Verzeichnisse genutzt wird. Werden mehrere Dateien oder wird ein Ordner (ein Verzeichnis) ausgewählt, erscheint im Bereich "Vorschau" eine Combobox, mit der eine beliebige Datei selektiert und in der Vorschau angezeigt werden kann. Importiert werden alle Dateien, die den Einstellungen in diesem Feld entsprechen. Das heißt, die angesprochene Combobox ist nicht als Auswahl für den Import, sondern als Auswahl für die Anzeige in der Vorschau zu verstehen. Alle Dateien werden nach dem Dateinamen aufsteigend sortiert importiert. Die Reihenfolge in der Combobox entspricht der Reihenfolge, wie die Dateien importiert werden. Falls sichergestellt werden muss, dass die korrekte Reihenfolge, in der die Dateien importiert werden, eingehalten wird, muss die Dateibezeichnung mit einem Timestamp mit folgendem Aufbau beginnen: <YYYYMMDDHHmmss> Hinweis
|
Import von .XLS/.XLSX/.XML-Dateien
Ab sofort ist es mit den HRS-CSV-Importern möglich, sowohl "echte" Excel-Dateien als auch (von NTCS) erzeugte XML-Dateien zu importieren.
Dabei werden folgende Schritte im Hintergrund automatisch ausgeführt:
Bei Eingabe einer Excel-Datei:
Dabei werden folgende Schritte im Hintergrund automatisch ausgeführt:
Bei Eingabe einer Excel-Datei:
- Es wird eine lokale Kopie im BMDTemp-Verzeichnis erstellt.
- Die Daten der XLS-Datei werden mittels OLE-Automation eingelesen.
- Die Daten werden in eine neue CSV-Datei gespeichert (ebenfalls im BMDTemp-Verzeichnis).
- Als Trennzeichen wird in der neuen CSV-Datei nicht ";" verwendet, sondern ein normalerweise nicht verwendetes Zeichen (Zeichencode 251 => "¹") - dadurch wird ermöglicht, dass im Excel in einer Zelle ";" verwendet werden kann, ohne dass beim Import die Spalten verschoben werden.
- Importer arbeitet ab diesem Zeitpunkt mit der neu erstellten CSV-Datei.
Vorteil: Importdateien werden meist über Excel erzeugt bzw. bearbeitet. Bisher mussten die Daten immer über "Speichern unter" im CSV-Format gespeichert werden.
Bei Eingabe einer XML-Datei:
Bei Eingabe einer XML-Datei:
- Es wird eine lokale Kopie im BMDTemp-Verzeichnis erstellt.
- Die Daten der XML-Datei werden ausgelesen.
- Die Daten werden in eine neue CSV-Datei gespeichert (ebenfalls im BMDTemp-Verzeichnis).
- In der neuen CSV-Datei wird als Header der NTCS-ConstId-Header verwendet.
Vorteil: Durch dieses NTCS-ConstId-Header-Format entsteht der Vorteil, dass die Spalten automatisch erkannt werden können.
Importvorschau
In der Importvorschau sehen Sie den Satzaufbau der ausgewählten Importschnittstelle und den Inhalt der zu importierenden Datei.
Über die 
Feldauswahl können auch zusätzliche Felder hinzugefügt bzw. entfernt werden. Soll die bestehende Schnittstelle nicht verändert werden, muss eine neue Schnittstelle angelegt werden.
Feldauswahl können auch zusätzliche Felder hinzugefügt bzw. entfernt werden. Soll die bestehende Schnittstelle nicht verändert werden, muss eine neue Schnittstelle angelegt werden.Wie bereits erwähnt, ist auch der Inhalt der Datei sichtbar, sobald eine Importdatei ausgewählt wird.
Funktionen zur Schnittstellendefinition
Folgende Funktionen stehen in der Importvorschau zur Verfügung:
 Doku-Zeile definieren | Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über eine Doku-Zeile verfügt. Mit dieser Funktion kann die Doku-Zeile für die markierte Spalte hinterlegt werden. |
 fixe Spaltenlänge | Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über fixe Spaltenlängen verfügt. Mit dieser Funktion kann die Spaltenlänge für die markierte Spalte hinterlegt werden. |
 Makro nach Lesen | Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt nach dem Lesen der Importdatei ausgeführt. Ist ein Makro hinterlegt, dann ändert sich das Icon in  . |
 Makro vor Schreiben | Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt vor dem Schreiben der Importdatei aufgeführt. Ist ein Makro hinterlegt, dann ändert sich das Icon in  . |
Datensätze vom Import ausschließen
Es gibt in allen HRS-CSV-Importprogrammen die Möglichkeit, bestimmte Datensätze vom Programm auszuschließen.
Durch einen Mausklick auf das rote x 
deaktivieren bzw. auf das grüne Häkchen 
aktivieren Sie einen Datensatz und wechseln auf den nächsten. Dabei werden deaktivierte Datensätze kursiv, durchgestrichen und grau dargestellt (siehe Beispiel).
deaktivieren bzw. auf das grüne Häkchen aktivieren Sie einen Datensatz und wechseln auf den nächsten. Dabei werden deaktivierte Datensätze kursiv, durchgestrichen und grau dargestellt (siehe Beispiel). Hinweis
 | Die Information der gesperrten Datensätze bleibt jedoch nur temporär erhalten – d. h., solange das Programm geöffnet ist. Wird das Programm geschlossen und erneut geöffnet, sind wieder alle Datensätze aktiv gestellt. |
Beispiel
 | Diese Abbildung zeigt die Darstellung deaktivierter Datensätze:  |
Fehler beim Import
Im Paket LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Import → Dienstnehmer, Abrechnungen bzw. Nichtleistungszeiten importieren finden Sie unter anderem den Parameter "Importdatei umbenennen".
Soll die Importdatei nach erfolgtem Import umbenannt werden, muss dieser Parameter auf "Ja" gestellt werden. In diesem Fall werden Datensätze, die nicht importiert werden konnten, in eine Datei eigene Err-Datei zusammengefasst. Heißt die Importdatei beispielsweise C:\Test.csv, dann heißt die Err-Datei C:\~Test_err.csv. Die Tilde am Anfang des Dateinamens verhindert, dass die "fehlerhaften" Datensätze immer und immer wieder importiert werden. Die Err-Datei ist zu korrigieren und umzubenennen. Der Dateiname darf keine Tilde enthalten. Danach kann der Import erneut gestartet werden. 0 - Nein 1 - Ja |
Ist dieser Parameter auf "Ja" gestellt und wird eine Datei importiert, in der Fehler auftreten, so werden diese Fehler gesammelt und nach dem Import in eine eigene Datei exportiert. Ist der Parameter auf "Nein" gestellt, werden etwaige Fehler nicht in einer eigenen Datei exportiert. Der Name dieser Datei setzt sich dabei wie folgt zusammen:
~<Dateiname Original ohne Endung>_err.<Endung Original>
Beispiel
| C:\Test.csv wird zu C:\~Test_err.csv Existiert diese bereits, dann wird sie zu C:\~Test_err1.csv |
Beim Import von echten Excel-Dateien (.XLSX) sieht die Vorgehensweise etwas anders aus. Da die Daten zuerst in eine CSV-Datei umgewandelt werden müssen, um sie importieren zu können, wird im Fehlerfall keine eigene XLSX-Datei erstellt. Die fehlerhaften Datensätze werden stattdessen im CSV-Format gespeichert.
Beispiel
| C:\Test.xlsx wird zu C:\~Test_err.csv |
Vor einem erneuten Import müssen die Fehler in der Err-Datei behoben und die Datei umbenannt werden. Die Tilde ~ am Anfangs des Dateinamens verhindert den versehentlichen Import.
Weitere Parameter für den Import von Dienstnehmern sind im Kapitel Relevante LOHN Parameter beschrieben.
Schnittstelle definieren
Beispiel
| Die zu importierenden Daten werden in der CSV-Datei wie folgt angeliefert: |
Monat; DV-Firma; MA-Nr.; DV-Nr.; Lohnarten-Nr.; Menge; Satz; Betrag; Kostenstelle; Kostenträger;
Angepasste Schnittstelle:
Werden die Daten in einer anderen Reihenfolge angeliefert, kann diese auch in der Schnittstelle auf einfache Weise geändert werden.
Monat; DV-Firma; MA-Nr.; DV-Nr.; Kostenstelle; Kostenträger; Lohnart; Menge; Satz; Betrag;
Angepasste Schnittstelle:
Neben der Reihenfolge können Sie natürlich auch festlegen, welche Felder importiert werden sollen.
Anlage einer neuen Schnittstelle
Nachdem die Anlage beendet und die Schnittstelle übernommen wurde, können die gewünschten Felder über die Feldauswahl ausgewählt werden. Dabei werden als Anfangswert immer die Felder aus der Standardschnittstelle vorgeschlagen:
Feldauswahl ausgewählt werden. Dabei werden als Anfangswert immer die Felder aus der Standardschnittstelle vorgeschlagen: 
Im Kapitel Mögliche Importfelder finden Sie eine Liste der Felder, die für den Import zur Verfügung stehen.
Schnittstelle exportieren/importieren
Schnittstellen können im Fenster Importschnittstellen über das Menü Extras auch exportiert und/oder importiert werden. Dabei werden auch hinterlegte Dokuzeilen und Feldwertreferenzierungen berücksichtigt.
Import mit Doku-Zeile
Beispiel
| Importdatei mit Doku-Zeile  |
Darin liegt ein großer Vorteil. Die Felder müssen nämlich in keiner strikten Reihenfolge angeliefert werden, da die Feld-Zuordnung über das mitgelieferte Kürzel in der Doku-Zeile erfolgt. Außerdem müssen nur die Felder, die importiert werden sollen, in der Datei angegeben werden, was bedeutet, dass nicht immer alle bzw. die gleichen Felder angeliefert werden müssen.
Damit ein Import mit Doku-Zeile erfolgen kann, muss aber zuerst eine Doku-Zeile mit dem entsprechenden Kürzel angelegt werden.
Doku-Zeile anlegen
Im linken Fensterbereich können beliebig viele Doku-Zeilen angelegt werden. Im rechten Bereich erfolgt die Werte-Zuteilung. Hier legen Sie fest, durch welches Kürzel bzw. durch welchen Wert die einzelnen Felder in der Doku-Zeile angegeben werden.
Hinweis
| Jedem Feld, das importiert werden soll, muss an dieser Stelle ein entsprechender Wert bzw. ein Kürzel zugeteilt werden. |
Natürlich kann auch die Feldbezeichnung als Wert herangezogen werden (z. B. Feldnr = Beitragsgruppe, Wert = Beitragsgruppe oder Feldnr = Nachname, Wert = Nachname). Wichtig ist nur, dass die Spaltenüberschriften in der Importdatei mit den hier festgelegten Werten übereinstimmen. Ist das nicht der Fall, erfolgt keine Zuordnung und somit auch kein Import des Feldes.
Nachdem die Doku-Zeile angelegt wurde, muss sie bei der entsprechenden Schnittstelle hinterlegt werden. Zusätzlich muss das Feld "Erste Zeile ignorieren" auf "Ja" gestellt werden, da diese ja nicht importiert werden soll.
Hinweis
| Ist in einer Schnittstelle das Feld "Doku-Zeilen verwenden" aktiviert, so wird die Feldauswahl im Importfenster gesperrt ("speichern", "laden" und "ändern" ist gesperrt, "ansehen" ist möglich). |
Feldwertreferenzierung
Beispiel
| Die Datei für den Import der Abrechnungen stammt aus einem Fremdsystem, in welchem die Lohnarten im Vergleich zu BMD auf anderen Nummern geführt werden.
|
Um einen Import zu ermöglichen, muss eine Lohnarten-Referenztabelle angelegt werden.
Referenztabelle anlegen
Im linken Fensterbereich können beliebig viele Referenztabellen angelegt werden. Im rechten Bereich geben Sie an, durch welche BMD Ausprägung der Feldwert in der Importdatei ersetzt werden soll.
Feld-Nr. | BMD NTCS Feld, für das eine Feldwertreferenzierung angelegt wird. Abhängig vom Import- bzw. Exportprogramm stehen unterschiedliche Felder zur Verfügung, für die eine Referenzzuordnung definiert werden kann. |
Wert | Externer Feldwert aus der Importdatei, der auf den Wert im Feld Ändern auf referenziert werden soll. |
Ändern auf | Ausprägung in BMD NTCS, auf die der externe Feld-Wert (Feld Wert) geändert werden soll. |
Nachdem die Referenztabelle angelegt wurde, muss sie bei der entsprechenden Schnittstelle hinterlegt werden.
Mögliche Importfelder
Die folgenden Felder können in die Bruttoerfassung importiert werden.
Feldname | Feldbezeichnung | Datentyp | Hinweis | ||
BRE_MONAT | Monat | N (2) | Pflichtfeld; Monat, für den die Abrechnungen importiert werden sollen. Hinweis
| ||
BRE_FIRMENNR | Firma | N (10) | Pflichtfeld | ||
BRE_MITARBEITERID | Mitarbeiter | A (16) | Pflichtfeld Führende Nullen werden ignoriert. | ||
BRE_DIENSTVLFDNR | DV-Nr | N (4) | Wird keine DV-Nummer und kein DVNrStichtag angegeben, wird automatisch auf das Haupt-Dienstverhältnis importiert. | ||
HRS_DVNR_STICHTAG | DVNrStichtag | Datum | Eingabeformat: TT.MM.JJJJ Wird keine DV-Nummer angegeben, so wird über dieses Feld das an diesem Tag gültige aktive Dienstverhältnis ermittelt. | ||
BRE_LOHNARTNR | Lohnarten-Nr | A (0) | Lohnartennummer Lohnarten, die das Feld Bruttoerfassung am Reiter "Divers" oder das Feld Aktiv am Reiter "Name, Bruttoerfassung" auf die Ausprägung "Nein" eingestellt haben, oder Systemlohnarten ab dem Nummernbereich 8000 können nicht importiert werden. Führende Nullen werden ignoriert. | ||
BRE_MENGE | Menge | N (24,9) | Je nach Lohnartensteuerung müssen entweder die Menge, der Satz, die Tage und/oder der Betrag angeliefert werden. Die Menge ist als Dezimalzahl anzugeben. Falls die Menge einer Stundenanzahl entspricht, ist darauf zu achten, dass die Angabe in Industriezeit erfolgt (Beispiel: 0,5 Stunden statt 30 Minuten). Falls die Daten nicht im erwarteten Format angeliefert werden können, muss eine Umwandlung in einem Makro zur Schnittstelle erfolgen. Beim Import von Nichtleistungszeiten wird die Information vom Importfeld "Menge" in die Spalte "Bezahlt" der Nichtleistungszeit geschrieben. Hinweis
| ||
BRE_SATZ | Satz | N (24,9) | Je nach Lohnartensteuerung müssen entweder die Menge, der Satz, die Tage und/oder der Betrag angeliefert werden. | ||
BRE_BETRAG | Betrag | N (24,9) | Je nach Lohnartensteuerung müssen entweder die Menge, der Satz, die Tage und/oder der Betrag angeliefert werden. Hinweis
| ||
BRE_TAGE | Tage | N (24,9) | Je nach Lohnartensteuerung müssen entweder die Menge, der Satz, die Tage und/oder der Betrag angeliefert werden. | ||
| ERX_MITSTAMM_NEU | Stammdatenfeld Wert | A (255) | Wird eine Stammdatenänderungslohnart importiert (Lohnartensteuerung: Feld "Eingabe Stammdatenfeld" <> Nein), muss in diesem Feld die entsprechende Ausprägung angeliefert werden (siehe Import Stammdatenlohnart). | ||
ERX_EINFRIEREN | Status | N (1) | Lohnart einfrieren (damit der angelieferte Wert durch eine eventuelle Neuberechnung oder Änderung nicht überschrieben wird). 0 - kein Schutz 1 - vor Neuberechnung schützen 2 - vor Änderungen schützen | ||
BRE_KOSTENSTELLE | Kostenstelle | A (20) | Kostenstelle Hinweis
| ||
BRE_KOSTENTRAEGER | Kostenträger | A (20) | Kostenträger Hinweis
| ||
BRE_ABTEILUNG | Abteilung | A (20) | KORE-Abteilung | ||
BRE_DIMENSION | Dimension | A (20) | Dimension | ||
BRE_GESCHAEFTSBEREICH | Geschäftsbereich | A (20) | Geschäftsbereich | ||
ERX_LOHNARTENBEZ | Bezeichnung | A (70) | Übersteuert die Lohnartenbezeichnung | ||
BRE_MONAT_AUFROLL | Aufrollmonat | N (2) | Wenn eine Lohnart aufgerollt werden soll. Hinweis
| ||
NLZ_KZ_CD | NLZ-Kennzeichen | Hier gibt es zwei unterschiedliche Varianten → Details siehe NLZ-Kennzeichen Führende Nullen werden ignoriert. | |||
NLZ_VON_CD | NLZ Von-Datum | Datum | Eingabeformat: TT.MM.JJJJ | ||
NLZ_BIS_CD | NLZ Bis-Datum | Datum | Eingabeformat: TT.MM.JJJJ Die NLZ-Arten "Krank" bzw. "Unfall" können auch ohne NLZ-Bis-Datum angeliefert werden und werden in diesen Fällen als eine noch offene laufende NLZ angesehen. | ||
NLZ_VERBRAUCH_CD | NLZ Verbrauch | Anzahl der Tage oder Stunden, die in der Verwaltung abgezogen oder hinzugefügt werden sollen. Beim Import von Nichtleistungszeiten wird die Information vom Importfeld "NLZ Verbrauch" in die Spalte "Verwaltung" der Nichtleistungszeit geschrieben. Hinweis
| |||
BRE_ZUSATZ_BETRAG | Zusatzbetrag | N (24,9) | Gesetzliche Abfertigung: 0 = 6 % Lohnsteuer - 2 = keine Lohnsteuer > 0 = beliebige Lohnsteuer | ||
BRE_FREIFELDNK01 | Freifeld 01 | N (24,9) | Numerisches Freifeld mit Nachkommastellen | ||
BRE_FREIFELDNK02 | Freifeld 02 | N (24,9) | Numerisches Freifeld mit Nachkommastellen | ||
ERX_FREIFELDA01_255 | Freifeld 03 | A (255) | Alphanumerisches Freifeld | ||
ERX_FREIFELDA02_255 | Freifeld 04 | A (255) | Alphanumerisches Freifeld | ||
BRE_FREIFELDN5_10 | Freifeld 05 | N (10) | Numerisches Freifeld ohne Nachkommastellen | ||
BRE_FREIFELDN6_10 | Freifeld 06 | N (10) | Numerisches Freifeld ohne Nachkommastellen | ||
ABM_DIVNLZID | Diverse NLZ | N (19) | |||
BRE_LOHNJAHR | Jahr | N (4) | Lohnjahr, falls abweichend zum Lohn-Basiseinstellungsjahr |
Hinweis
| Datumsfelder können in folgenden Formaten angeliefert werden:
Zusätzlich gibt es in der Schnittstelle das Feld "Datumsformat in Importdatei" in dem das angelieferte Datumsformat (sollte es hier nicht dabei sein) definiert werden kann. |
Beispiel
| Import von Abrechnungen in Monat 3 inkl. Aufrollung in Monat 2  |
Musterdatei
In der folgenden Musterdatei werden einige Datensätze exemplarisch dargestellt. Welche Felder generell importiert werden können, ist dem Kapitel 3. Mögliche Importfelder (Themendokument Abrechnungen importieren) zu entnehmen. Diese Musterdatei ist optimiert für die Schnittstelle "BMD 5.5-Schnittstelle (LV060)".
Stammdatenlohnarten importieren
Über den Abrechnungsimport können mithilfe eigens definierter Lohnarten auch bestimmte Stammdaten wie SV-, LSt- und Kalendertage, KV-Nr., Verwendungsgruppe, Monatsteiler, Überstundenteiler usw. angeliefert werden.
Die folgenden Stammdatenfelder können derzeit über eine Lohnart beeinflusst werden:
0 - Nein
1 - LSt-Tage
2 - SV-Tage
3 - Kalendertage
4 - BV-Tage
10 - Ausl-Tage Montage
11 - Ausl-Tage Mont. mit DBA-BefrM
12 - Ausl-Tage Mont. mit DBA-AnreM
13 - Ausl-Tage DBA-BefrM
15 - Ausl-Tage DBA-AnreM
14 - Ausl-Tage Entwicklungshilfe
20 - U-Bahn Wochen
30 - KV-Nummer
33 - KV-Unternummer
31 - Verwendungsgruppe
32 - Beschäftigungsjahr
41 - Teilzeit-Prozentsatz
50 - Monatsteiler
51 - Überstundenteiler
60 - Stammkostenstelle
70 - Nachtarbeiter
71 - ALV-Staffelung: ist nur bis zur Lohnart 2019 importierbar
72 - Aliq. Pendlerpauschale
73 - J/6-Neuber. bei Aufroll.
74 - Öffi-/Jobticket/Werkverkehr
Beispiel
| Bei der Anlage einer Stammdatenlohnart für den Import des Monatsteilers müssen folgende Felder berücksichtigt werden:    |
Hinweis
| Wird bei einer Stammdatenlohnart eine Einstellung vorgenommen die nicht erlaubt ist, erhalten Sie bei der Eingabe in der Bruttoerfassung eine entsprechende Meldung: "Falsche Einstellungen der Mitarbeiteränderungslohnart:"  In diesem Beispiel wurde das Feld "Eingabe Menge" auf "Ja" gestellt. |
Der gewünschte Wert muss im Feld "Stammdatenfeld Wert" angeliefert werden.
Nichtleistungszeiten importieren (NLZ-Kennzeichen)
Hinweis
| Für den Import von Nichtleistungszeiten sollte grundsätzlich das Programm Nichtleistungszeiten importieren verwendet werden. Die Importmöglichkeit für Nichtleistungszeiten wird an dieser Stelle nur als Übergangslösung für BMD 5.5 Umsteller bzw. BMD ZEIT Kunden zur Verfügung gestellt. |
Sollen Urlaube und Krankenstände importiert werden, muss in der Importdatei neben dem Datum das Nichtleistungskennzeichen (NLZ-Kennzeichen) angeliefert werden. Das kann entweder numerisch oder alphanumerisch erfolgen.
Variante A
Bei dieser Variante wird eine dreistellige Zahl importiert, wobei die Einer- und Zehnerstelle den Typ der Nichtleistungszeit darstellen und die Hunderterstelle die Art der Verbuchung angibt. Die Kombination aus Nichtleistungstyp und Verbuchungsart ergeben das Nichtleistungs-Kennzeichen.
Nichtleistungstypen
01 | → | Urlaub |
02 | → | Krank |
03 | → | Unfall |
04 | → | Arzt |
05 | → | Pflegeurlaub |
06 | → | Diverse Nichtleistungszeit: Im Feld "ABM_DIVNLZID" muss die Div. NLZ-Art angegeben sein. Siehe Lohn → Stammdaten → Diverse Stammdaten → Gutstunden/Diverse NLZ. Als Rückfallsebene wird der Parameter Diverse NLZ-Nr im Programm "Abrechnungen importieren" verwendet. |
07 | → | Gutstunden 1 (fix zugeteilt) |
08 | → | Gutstunden 2 (fix zugeteilt) |
09 | → | Schlechtwetter: nur bei SW-pflichtigen Dienstnehmern unter Angabe der Baustelle beim jeweiligen Kostentyp (meist Kostenträger) |
10 | → | Diese Ausprägung steht nicht mehr zur Verfügung. |
11 | → | Gutstunden 3 (fix zugeteilt) |
12 | → | Gutstunden 4 (fix zugeteilt) |
13 | → | Gutstunden 5 (fix zugeteilt) |
14 | → | Freizeitunfall |
15 | → | pers. Feiertag |
16 | → | pers. Feiertag gearbeitet |
21 | → | Schwerarbeit: Schicht- oder Wechseldienst |
22 | → | Schwerarbeit: regelmäßige Hitze oder Kälte |
24 | → | Schwerarbeit: schwere körperliche Arbeit |
25 | → | Schwerarbeit: berufsbedingte Pflege |
26 | → | Schwerarbeit: Anspruch auf Pflegegeld (mind. Stufe 3) |
Verbuchungsarten
0 | → | Neu anlegen |
1 | → | Löschen |
2 | → | Neu anlegen/ändern |
3 | → | Neu anlegen/zusammenhängen |
4 | → | Reständerung |
Beispiel
| Nichtleistungs-Kennzeichen 001 = Urlaub neu anlegen 101 = Urlaub löschen 302 = Krankheit neu anlegen/zusammenhängen 407 = Reständerung für Gutstundentopf 1 |
Verbuchungsarten
0 – Neu anlegen
Falls im angegebenen Zeitraum bereits ein anderer Eintrag des gleichen Typs existiert, dann wird kein Import durchgeführt. Dabei genügt bereits eine Überschneidung von einem Kalendertag.
1 – Löschen
Es wird versucht, die angegebene Nichtleistungszeit zu löschen. Zu diesem Zweck müssen aber der Zeitraum der importierten Nichtleistungszeit und der vorhandenen Nichtleistungszeit genau übereinstimmen.
2 – Neu anlegen/ändern
Bei dieser Verbuchungsart wird zuerst geprüft, ob im Zeitraum dieses Nichtleistungstyps bereits ein oder mehrere Sätze existieren. Ist das der Fall, werden diese Sätze automatisch vom Programm gelöscht. Daraufhin wird der Importsatz ganz normal geschrieben.
Beispiel
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Bestehende Krankheit: 01.04. bis 10.04
Importierte Krankheit: 03.04. bis 10.04
Die bestehende Krankheit vom 01.04. bis 10.04. wird gelöscht und die neue Krankheit vom 03.04. bis zum 10.04. wird in die Krankenverwaltung geschrieben. |
Beispiel
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Bestehende Urlaube: 01.04. bis 10.04. und 14.04. bis 20.04.
Importierte Urlaube: 09.04. bis 17.04.
Die bestehenden Urlaube werden gelöscht, da sich der neue Urlaub mit den beiden bestehenden überschneidet. Daraufhin wird der neue Urlaub in die Urlaubskartei geschrieben. |
3 – Neu anlegen/Zusammenhängen
Bei dieser Art wird versucht, die zu importierende Nichtleistungszeit mit einer bereits bestehenden Nichtleistungszeit "zusammenzuhängen". Das bedeutet Folgendes:
Ausgehend vom "Von-Datum" der Nichtleistungszeiten wird eine davor liegende Nichtleistung gesucht. Wird ein dementsprechnder Datensatz gefunden, wird die bestehende Nichtleistungszeit um den Zeitraum der importierten Nichtleistungszeit verlängert. Das Programm geht dabei vor wie unter "Neu anlegen/Ändern" beschrieben (bestehende Nichtzeistungszeit löschen; neue Nichtleistungszeit schreiben).
Hinweis
| Beim Zusammenhängen sollte Folgendes beachtet werden:
|
Beispiel
| 5-Tage-Woche (Mo–Fr) bestehende Krankheit: 03.05.–07.05. (Mo–Fr) importierte Krankheit: 10.05.–14.05. (Mo–Fr) Zwischen den beiden Krankheiten liegen nicht mehr als 3 Kalendertage. Außerdem sind die Tage, die dazwischenliegen, keine Arbeitstage (SA und SO). Darum können die Krankheiten zusammengehängt werden. Die alte Krankheit (03.05. - 07.05) wird gelöscht und es wird eine neue Krankheit vom 03.05. - 14.05. generiert. |
Beispiel
| 5-Tage-Woche (Mo–Fr) bestehende Krankheit: 03.05.–03.05. (Mo) importierte Krankheit: 05.05.–07.05. (Mi–Fr) Die Krankheiten werden nicht zusammengehängt, weil der Tag, der zwischen beiden Sätzen liegt, ein Arbeitstag ist. Darum wird davon ausgegangen, dass es sich um zwei verschiedene Krankheiten handelt. |
4 – Reständerung
Bei dieser Verbuchungsart erfolgt eine Reständerung z. B. des Gutstundentopfes. Beachtenswert ist allerdings, dass beim Import mit dem Programm "Abrechnungen importieren" keine Angabe zum Urlaubsstand aus dem alten Urlaubsjahr erfolgen kann, weshalb der aliquote Urlaub nur ungenau ermittelt werden kann. Ebenso können keine Angaben zu den unterschiedlichen Krankansprüchen gemacht werden. Aus diesem Grund ist die Reständerung mit diesem Kennzeichen über das Programm "Abrechnungen importieren" nur für Gutstundentöpfe zu empfehlen.
Für Reständerungen der Urlaubs- bzw. Krankverwaltung wird der Import über das dafür optimal ausgelegte Programm Nichtleistungszeiten importieren unter LOHN → Weitere Funktionen → Import und Export oder bei Einzelfällen die manuelle Reständerung über die Nichtleistungszeitenverwaltung empfohlen.
Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass in den meisten Fällen mit der Verbuchungsart "Neu anlegen/zusammenhängen" gearbeitet werden kann.
Achtung!
 | Nichtleistungszeiten, die tageweise eingegeben werden, müssen immer in der chronologisch richtigen Reihenfolge angeliefert werden! Der tageweisem Import muss verwendet werden, wenn beispielsweise nur ein halber Urlaubstag abgezogen werden soll. |
Beispiel
| Importbeispiel Variante A Urlaub und Krank werden chronologisch mit der Verbuchungsart "3 - Neu anlegen/zusammenhängen" angeliefert.  |
Variante B
Die Nichtleistungszeiten können auch über ein alphanumerisches Zeichen angeliefert werden. In diesem Fall kann die Verbuchungsart jedoch nicht beeinflusst werden. Hier wird fix "3 - Neu anlegen/zusammenhängen" angenommen, d. h., der Nichtleistungstyp ist gleichzeitig das Nichtleistungs-Kennzeichen.
Hinweis
| Die Variante B steht nicht für alle NLZ-Arten zur Verfügung, weshalb ausdrücklich die Variante A empfohlen wird. Wollen Sie selbstständig weitere NLZ-Arten referenzieren, steht der Weg über eine individuelle Feldwertreferenzierung der Schnittstelle offen. |
Nichtleistungstypen
U | → | Urlaub |
K | → | Krank |
AU | → | Unfall |
P | → | Pflegeurlaub |
FU | → | Freizeitunfall |
Beispiel
| Importbeispiel Variante B Urlaub und Krank werden chronologisch mit den Nichtleistungstypen U und K angeliefert.  |
Menge und Verbrauch bei Nichtleistungszeiten
Beim Import von Nichtleistungszeiten spielen die Wochenmodelle der Dienstnehmer eine große Rolle. Wenn z. B. ein Urlaub mit Datum 28. Juli importiert wird, dann entscheidet grundsätzlich das Wochenmodell des Dienstnehmers, wie viele Tage (oder) Stunden in der Urlaubsverwaltung abgezogen werden (z. B. 1 Tag) bzw. wie viel Urlaubsentgelt (z. B. 8 Stunden) ausbezahlt wird.
Diese Regelung kann aber übersteuert werden: Wenn beispielsweise ein Tag Urlaub (28. Juli) importiert wird und im Feld "Menge" steht ein Wert (z. B. 4,5) so werden anstatt der 8 Stunden des Wochenmodells 4,5 Stunden auf der Lohnart "Urlaubsentgelt" ausbezahlt.
Wenn das Feld "NLZ-Verbrauch" den Wert 0 hat, dann wird normal auf das Wochenmodell zurückgegriffen und beispielsweise 1 Tag in der Urlaubsverwaltung abgezogen. Hat dieses Feld beispielsweise den Wert 0,5 wird in der Urlaubsverwaltung ein halber Tag abgezogen.
Beispiel
| Importbeispiel mit abweichender Menge bzw. Verbrauch Am 06.03. und am 13.03. wird jeweils nur ein halber Urlaubstag in der Urlaubsverwaltung abgezogen und auch ausbezahlt.  |
Achtung!
| Beim Nichtleistungszeitenimport von Urlauben für BUAK-Dienstnehmern bleibt das Feld "Menge" unberücksichtigt. Es werden stets die Stunden aus dem hinterlegten Wochenmodell herangezogen. |
Lohnarten importieren
Lohnarten können nur dann importiert werden, wenn Sie im Lohnartenstamm am Reiter "Divers" das Feld (Sichtbar in) Bruttoerfassung auf "Ja" gestellt haben. Die Lohnartenbewertung passiert gleich wie in der Bruttoerfassung. Natürlich können Menge, Satz, Betrag nur dann importiert werden, wenn die Eingabe Menge, Eingabe Satz bzw. Eingabe Betrag erlaubt ist. Addierende Lohnarten werden auch beim Abrechnungsimport addiert.
Beispiel
| Bei einer Lohnart mit Eingabe Menge = Nein (beispielsweise 1000 Gehalt) kann logischerweise keine Menge importiert werden. |
Kostentypen
Generell müssen Kostentypen, die importiert werden sollen, in der KORE der jeweiligen Firma angelegt sein.
Beispiel
| Die Lohnart 1300 "Stundenlohn" soll mit der Menge 100 auf die Kostenstelle 1 und mit der Menge 60 auf die Kostenstelle 2 importiert werden. Die Kostenstellen 1 und 2 müssen in der aktuellen Kore der Firma existieren. |
Eine Ausnahme von dieser Regel bilden die Kostenstellen 0 und der Kostenträger 0. In einigen Fremdprogrammen wird die Kostenstelle bzw. der Kostenträger 0 oder eine Folge von Nullen angeliefert, was als keine Kostenstelle bzw. kein Kostenträger interpretiert werden soll. Das Programm nimmt automatisch nur bei den Feldern "Kostenstelle" und "Kostenträger" eine Feldwertreferenzierung vor, sodass es für den Anwender nicht notwendig ist, eine eigene Feldwertreferenzierung dafür anzulegen.
Beispiel
| Eine Lohnart soll auf keine Kostenstelle importiert werden. Das Vorsystem liefert im Feld "Kostenstelle" immer eine Folge von 6 Nullen an, was als keine Kostenstelle zu interpretieren ist. Der Abrechnungsimport interpretiert die Nullenfolge als keine Kostenstelle und das Feld bleibt in der Vorschau leer und der Import läuft durch. Analoges gilt natürlich auch für Kostenträger. |
Passwortgeschützte Importdatei
Hinweis
| Eine passwortgeschützte Datei kann nicht importiert werden und die Vorschau wird nicht angezeigt, weil es sich um geschützte Daten handelt. Die Meldung "Fehler beim Öffnen der Datei "..." Invalid password to open or create a file" wird angezeigt.  |
Relevante LOHN Parameter
Folgende Einstellungen können in den LOHN Parametern für den Abrechnungsimport getroffen werden:
An dieser Stelle kann das Importverzeichnis bzw. die Importdatei bereits fix hinterlegt werden. Folgende Eingabevarianten sind möglich:
Wichtig: Die Datei muss nicht zwingend im CSV-Format gespeichert werden. Ab der Version 16.46. ist auch der Import von XLS- bzw. XLSX-Dateien möglich. Der Import von XLS- und XLSX-Dateien kann durch die Verwendung eckiger Klammern, eines Rufzeichens und des Namens des Tabellenblatts auf ein bestimmtes Tabellenblatt innerhalb der Importdatei eingeschränkt werden. Beispiel: C:\Temp\Import.xlsx[!Tabelle2] Wichtig: Das Verzeichnis bzw. der Pfad darf kein Komma (keinen Beistrich) beinhalten, da das Komma als Trennzeichen zur Auswahl mehrerer Dateien bzw. Verzeichnisse genutzt wird. | |
Über diesen Parameter kann die benötigte Import-Schnittstelle fix hinterlegt werden. | |
Soll die Importdatei nach erfolgtem Import umbenannt werden, muss dieser Parameter auf "Ja" gestellt werden. In diesem Fall werden Datensätze, die nicht importiert werden konnten, in eine Datei eigene Err-Datei zusammengefasst. Heißt die Importdatei beispielsweise C:\Test.csv, dann heißt die Err-Datei C:\~Test_err.csv. Die Tilde am Anfang des Dateinamens verhindert, dass die "fehlerhaften" Datensätze immer und immer wieder importiert werden. Die Err-Datei ist zu korrigieren und umzubenennen. Der Dateiname darf keine Tilde enthalten. Danach kann der Import erneut gestartet werden. 0 - Nein 1 - Ja | |
Hier können Sie festlegen, für welche Dienstnehmer Daten importiert werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - alle: Mit dieser Einstellung werden alle Importdatensätze versucht zu importieren – unabhängig vom Abrechnungsstatus des Dienstnehmers und unabhängig von Zuständen in anderen Auswertungsprogrammen. Der Dienstnehmer darf im Importmonat jedoch noch nicht endverspeichert sein, d. h., er darf im Importmonat nicht den Abrechnungsstatus F haben. 1 - alle nicht abgerechneten Mitarbeiter: Mit dieser Einstellung werden alle Importdatensätze versucht zu importieren, solange der Dienstnehmer im Importmonat noch den Abrechnungsstatus . oder 0 hat. Ist der Dienstnehmer als abgerechnet gekennzeichnet, hat er den Abrechnungsstatus L. Bei dieser Parametereinstellung erfolgt beim Abrechnungsstatus L kein Import des Datensatzes. Der Dienstnehmer darf im Importmonat auch noch nicht endverspeichert sein. 2 - alle nicht überwiesenen Mitarbeiter: Bei dieser Einstellung erfolgt kein Import, wenn der Zustand des Dienstnehmers bzw. Dienstverhältnisses im Programm "Dienstnehmer überweisen" bereits auf "Ja" gesetzt ist. Falls das Dienstverhältnis bereits endverspeichert ist und somit den Abrechnungsstatus F hat, erfolgt auch kein Import. | |
Diverse NLZ-Arten werden mit dem NLZ-Kennzeichen 6 importiert. Hier können Sie jene Diverse NLZ-Art auswählen, die für den Import von sämtlichen Diversen NLZs verwendet werden soll. Möchten Sie stattdessen unterschiedliche Diverse NLZ-Arten (Sterbefall, Hochzeit ...) importieren, müssen diese Diverse NLZ-Arten in der Importdatei angeliefert werden und die entsprechende Spalte "Diverse NLZ" ist in der Schnittstelle zu verwenden. Diverse NLZ-Arten werden im Paket Lohn unter Stammdaten → Diverse Stammdaten → Gutstunden/Diverse NLZ angelegt und verwaltet. | |
Hier wird festgelegt, ob die zu importierenden Nichtleistungszeiten mit bereits existierenden Nichtleistungszeiten gleicher Art entsprechend dem Wochenmodell zusammengehängt werden sollen oder nicht. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - Von Wochenmodell abhängig 2 - nur angrenzende NLZ Beispiel: Eine Krankheit ist vom 1. bis 10. eines Monats erfasst. Eine weitere Krankheit soll vom 13. bis 15. desselben Monats importiert werden. 1 - Von Wochenmodell abhängig: Diese Einstellung prüft, ob eine Sollarbeitszeit entsprechend dem Wochenmodell (bzw. Tagesmodell) für die dazwischenliegenden Tage (11 - 12) vorliegt. Ist dies der Fall, werden die Nichtleistungszeiten vom 1. bis 10. und 13. bis 15. nicht zusammengehängt, andernfalls schon. 2 - nur angrenzende NLZ: Diese Einstellung hängt nur direkt aneinander angrenzende Nichtleistungszeiten gleichen Typs immer zusammen. Die Krankheiten vom 1. bis 10. und 13. bis 15. werden nicht zusammengehängt. | |
Mit diesem Parameter wird geregelt, ob beim Import von Zeiträumen die Werte für "Verwaltung" und "Bezahlt" ermittelt oder importiert werden. Wichtig: Dieser Parameter hat für den Import von Nichtleistungszeiten der NLZ-Arten Krank, Arbeitsunfall und Freizeitunfall keine Bedeutung. Bei einem tageweisen Import, das heißt jeder Tag der Nichtleistungszeit wird in einem eigenen Datensatz angeliefert, kann die Einstellung dieses Parameters immer übersteuert werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - ignorieren: Mit dieser Einstellung ist das Programmverhalten wie bisher. Beim Import von Zeiträumen werden die Werte für "Verwaltung" und "Bezahlt" anhand des beim Dienstnehmer hinterlegten Wochenmodells ermittelt. Eventuell in der Importdatei angelieferte Werte werden ignoriert. 1 - berücksichtigen: Hier werden die beim Import angelieferten Werte bei Zeiträumen berücksichtigt, d. h. für Verwaltung und Bezahlt herangezogen. Beim Import von Nichtleistungszeiten über das Programm "Abrechnungen importieren" wird die Information vom Importfeld "Menge" in die Spalte "Bezahlt" der Nichtleistungszeit geschrieben. Das Importfeld "NLZ Verbrauch" korrespondiert mit der Spalte "Verwaltung" in der Nichtleistungszeitenverwaltung. Zuerst wird die NLZ wie bisher importiert und die einzelnen Tage werden aufgrund des Wochenmodells bewertet. Danach wird festgestellt, ob es zwischen den ermittelten und den angelieferten Werten Differenzen gibt. Die Differenz wird auf den ersten Tag der NLZ addiert, sodass die Summe der Verwaltung/Bezahlt-Werte den importieren Werten entspricht. Diese Ausprägung greift bei allen Nichtleistungszeit-Arten außer Krank, Arbeitsunfall und Freizeitunfall. Sollen auch hier die über den Import in den Felder "Verwaltung" und "Bezahlt" angelieferten Tage und Stunden berücksichtigt werden, dann muss ein tageweiser Import erfolgen. |
Automatisierungsmöglichkeiten bei CSV-Importen im LOHN
Um zu vermeiden, dass Ihnen Ihre Klienten manuell erstellte Importdateien mit unterschiedlichem Satzaufbau zur weiteren Verarbeitung übergeben, können Sie Ihren Kunden eine bezüglich Ihrer Schnittstelle optimierte Musterdatei zur Verfügung stellen. Dabei kann eine leere Doku-Zeile (mit Berücksichtigung von Datenbankfeldnamen) oder eine Doku-Zeile mit sprechenden Überschriften verwendet werden, sodass die Schnittstelle dennoch möglichst flexibel bleibt.
Wird ein Vorsystem von mehreren Klienten genutzt, dann können bestimmte Gemeinsamkeiten in den angelieferten Dateien erkannt werden. Oftmals können dieselben Feldwertreferenzierungen genutzt werden, weil z. B. das NLZ-Kennzeichen immer auf die gleiche Art umgewandelt wird. Sind dennoch kundenspezifische Individualisierungen notwendig, so kann eine bereits fertige Schnittstelle exportiert und unter einem anderen Namen importiert werden. Auf diese Weise erhalten Sie eine Kopie der Schnittstelle, die anschließend angepasst werden kann.
Jedes CSV-Importprogramm verfügt über Parameter. Damit können Sie firmenspezifische Schnittstellen oder den Pfad zur und den Namen der Importdatei hinterlegen. Auch Platzhalter im Pfad und Dateinamen sind möglich, weshalb ein strukturiertes Ordnersystem, in dem die Importdateien Ihrer Kunden monatlich nach immer gleichem Schema abgelegt werden, verwendet werden kann.
Üblicherweise werden Abrechnungen oder Nichtleistungszeiten vor der Lohnartenaktivierung importiert. Sind alle nötigen Parameter in den Importprogrammen hinterlegt und die Dateien im Ordnersystem nach dem definierten Schema abgelegt, dann kann der Import auch über einen Monatsbeginnstapel erfolgen. Die Aufnahme in einen Monatswechselstapel ist möglich. Auch der automatisierte Import über einen Toolsstapel oder über eine Batch-Datei mit Kommandozeile ist möglich.
Neben den hier vorgestellten Einstellungsmöglichkeiten zur Schnittstellendefinition können auch Makros zur Individualisierung definiert werden.
Außerdem können auch Dateien im Format XLS, XLSX oder TXT importiert werden.
Die Verwendung von Importprogrammen ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn Sie einmalig sehr viele oder regelmäßig Daten nach immer gleichem Aufbau verarbeiten müssen und eine direkte Überleitung nicht in Frage kommt. Werden beispielsweise NTCS ZEIT oder Dienstreisen in derselben Datenbank für dieselben Mitarbeitern verwendet, die im NTCS LOHN abgerechnet werden, dann kann rein technisch gesehen zwar ein Import per CSV-Datei erfolgen. In diesen Fällen ist eine direkte Überleitung wesentlich effizienter, sicherer und deshalb empfehlenswert.
Wird vom Klienten die BMD Com verwendet, dann sollte die Verwendung der BMD Com-Funktionen zur Vorerfassung in Betracht gezogen werden. Kann die Importdatei aus einem Vorsystem exportiert werden, dann ist die Variante des Imports zur präferieren. Die CSV-Importprogramme Abrechnungen importieren, Nichtleistungszeiten importieren und Dienstreisen importieren sind im Paket LOHN in der Basis-Lizenz "BMD NTCS Lohnverrechnung" enthalten.
Wird ein Vorsystem von mehreren Klienten genutzt, dann können bestimmte Gemeinsamkeiten in den angelieferten Dateien erkannt werden. Oftmals können dieselben Feldwertreferenzierungen genutzt werden, weil z. B. das NLZ-Kennzeichen immer auf die gleiche Art umgewandelt wird. Sind dennoch kundenspezifische Individualisierungen notwendig, so kann eine bereits fertige Schnittstelle exportiert und unter einem anderen Namen importiert werden. Auf diese Weise erhalten Sie eine Kopie der Schnittstelle, die anschließend angepasst werden kann.
Jedes CSV-Importprogramm verfügt über Parameter. Damit können Sie firmenspezifische Schnittstellen oder den Pfad zur und den Namen der Importdatei hinterlegen. Auch Platzhalter im Pfad und Dateinamen sind möglich, weshalb ein strukturiertes Ordnersystem, in dem die Importdateien Ihrer Kunden monatlich nach immer gleichem Schema abgelegt werden, verwendet werden kann.
Üblicherweise werden Abrechnungen oder Nichtleistungszeiten vor der Lohnartenaktivierung importiert. Sind alle nötigen Parameter in den Importprogrammen hinterlegt und die Dateien im Ordnersystem nach dem definierten Schema abgelegt, dann kann der Import auch über einen Monatsbeginnstapel erfolgen. Die Aufnahme in einen Monatswechselstapel ist möglich. Auch der automatisierte Import über einen Toolsstapel oder über eine Batch-Datei mit Kommandozeile ist möglich.
Neben den hier vorgestellten Einstellungsmöglichkeiten zur Schnittstellendefinition können auch Makros zur Individualisierung definiert werden.
Außerdem können auch Dateien im Format XLS, XLSX oder TXT importiert werden.
Die Verwendung von Importprogrammen ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn Sie einmalig sehr viele oder regelmäßig Daten nach immer gleichem Aufbau verarbeiten müssen und eine direkte Überleitung nicht in Frage kommt. Werden beispielsweise NTCS ZEIT oder Dienstreisen in derselben Datenbank für dieselben Mitarbeitern verwendet, die im NTCS LOHN abgerechnet werden, dann kann rein technisch gesehen zwar ein Import per CSV-Datei erfolgen. In diesen Fällen ist eine direkte Überleitung wesentlich effizienter, sicherer und deshalb empfehlenswert.
Wird vom Klienten die BMD Com verwendet, dann sollte die Verwendung der BMD Com-Funktionen zur Vorerfassung in Betracht gezogen werden. Kann die Importdatei aus einem Vorsystem exportiert werden, dann ist die Variante des Imports zur präferieren. Die CSV-Importprogramme Abrechnungen importieren, Nichtleistungszeiten importieren und Dienstreisen importieren sind im Paket LOHN in der Basis-Lizenz "BMD NTCS Lohnverrechnung" enthalten.
Besonderheiten
NLZ-Import mit Menge bzw. NLZ-Verbrauch Null
Im BMD 5.5 konnte man mit dem Programm LV060 Nichtleistungszeiten importieren. Lieferte man in den Spalten "Menge" bzw. "NLZ Verbrauch" den Wert 0 an, dann wurde auf die Sollstunden des Arbeitszeitmodells geachtet.
Im NTCS Lohn können mit dem Programm "Abrechnungen importieren" und der Standardschnittstelle "BMD5.5-Schnittstelle (LV060)" ebenso Nichtleistungszeiten importiert werden. Allerdings wird dabei ein in den Spalten "Menge" und "NLZ Verbrauch" angelieferter Wert 0 als Zahl 0 interpretiert und somit importiert. Es erfolgt kein Rückfall auf die Sollstunden laut Wochenmodell, solange in den Spalten eine Null angeliefert wird.
Auf die Sollstunden des Wochenmodells wird dann zurückgefallen, wenn die Spalten "Menge" bzw. "NLZ Verbrauch" leer sind oder auf eine leere Ausprägung referenziert werden.
Alternative 1: Feldwertreferenzierung in der Schnittstelle
Steigen Sie in der Schnittstelle stehend in die Feldwertreferenzierungen ein. Wählen Sie die verwendete Feldwertreferenzierung oder definieren Sie eine eigene. Referenzieren Sie die Spalten "Menge" und "NLZ Verbrauch" bei Anlieferung des Werts 0 auf " " um.
Alternative 2: Anpassung der Importdatei bzw. des Vorsystems
Natürlich können Sie auch die Importdatei anpassen und in einem Tabellenkalkulationsprogramm den Wert 0 in den besagten Spalten entfernen. Auch die Anpassung des Vorsystems kann in Erwägung gezogen werden, sodass der Wert 0 gar nicht in die Importdatei geschrieben wird.
Im NTCS Lohn können mit dem Programm "Abrechnungen importieren" und der Standardschnittstelle "BMD5.5-Schnittstelle (LV060)" ebenso Nichtleistungszeiten importiert werden. Allerdings wird dabei ein in den Spalten "Menge" und "NLZ Verbrauch" angelieferter Wert 0 als Zahl 0 interpretiert und somit importiert. Es erfolgt kein Rückfall auf die Sollstunden laut Wochenmodell, solange in den Spalten eine Null angeliefert wird.
Auf die Sollstunden des Wochenmodells wird dann zurückgefallen, wenn die Spalten "Menge" bzw. "NLZ Verbrauch" leer sind oder auf eine leere Ausprägung referenziert werden.
Alternative 1: Feldwertreferenzierung in der Schnittstelle
Steigen Sie in der Schnittstelle stehend in die Feldwertreferenzierungen ein. Wählen Sie die verwendete Feldwertreferenzierung oder definieren Sie eine eigene. Referenzieren Sie die Spalten "Menge" und "NLZ Verbrauch" bei Anlieferung des Werts 0 auf " " um.
Alternative 2: Anpassung der Importdatei bzw. des Vorsystems
Natürlich können Sie auch die Importdatei anpassen und in einem Tabellenkalkulationsprogramm den Wert 0 in den besagten Spalten entfernen. Auch die Anpassung des Vorsystems kann in Erwägung gezogen werden, sodass der Wert 0 gar nicht in die Importdatei geschrieben wird.
