Übernahme der Lohnverrechnung aus BMD 5.5

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte Lohn.

 

 

Die folgende Tabelle stellt wesentliche Begriffe aus BMD 5.5 und NTCS gegenüber.

 

Erklärung:

Der "Klient" aus BMD 5.5 wird in der NTCS beispielsweise als "Firma" geführt und die "Person" als "Mitarbeiter". Die Funktion der BMD 5.5 "Unternummer" übernimmt in der NTCS das "Dienstverhältnis".

Der Datenbestand in der NTCS stellt das Pendant zur Lohndatei in BMD 5.5 dar (weitere Informationen dazu im Kapitel Hinterlegung Datenbestand Erste Schritt Lohn). Anders als in BMD 5.5, wo bei jeder Jahresumstellung eine neue Lohndatei angelegt und jedes Lohnjahr unabhängig voneinander verwaltet wird, existiert in der NTCS nur mehr ein Datenbestand, in dem alle Lohnjahre enthalten sind. Wird in der NTCS eine Jahresumstellung durchgeführt, wird kein neuer Datenbestand angelegt!

 

Achtung! 

Klienten aus unterschiedlichen Lohndateien können im Zuge der Übernahme nicht in einen gemeinsamen Datenbestand übernommen werden!   Erfolgt in BMD 5.5 die Abrechnung der Klienten in unterschiedlichen Lohndateien (z. B. LV2019 und LV2019a), bleibt das auch in der NTCS so. Demzufolge wird die Lohndatei LV2019 beispielsweise auf Datenbestand 1 übernommen und die Lohndatei LV2019a auf Datenbestand 2 (siehe Abbildung). Dies gilt natürlich auch für das Folgejahr.     Eine gewünschte Zusammenlegung muss vor der Übernahme noch in BMD 5.5 erfolgen, allerdings ist das auch nur mit Jahresbeginn möglich, und auch dabei sind einige Punkte zu beachten. Für Hilfestellung setzen Sie sich bitte mit BMD in Verbindung.

Ein weiterer Unterschied zu BMD 5.5 besteht in der Eindeutigkeit der Firmennummer.

 

In BMD 5.5 wird jede Lohndatei separat verwaltet, wodurch in jeder Lohndatei (z. B. LV2019 und LV2019a) ein eigener Nummernkreis für die Anlage der Klienten zur Verfügung steht. Das bedeutet, dass die Klientennummer 1 sowohl in der Lohndatei LV2019 als auch in der Lohndatei LV2019a - mit jeweils unterschiedlichen Firmenstammdaten - vergeben werden kann.

 

In der NTCS hingegen wird der Firmenstamm (auch der Mitarbeiterstamm) zentral verwaltet. Alle Pakete (CRM, LOHN, FIBU, KORE ...) greifen auf die gleichen Firmenstammdaten zu, weshalb die Firmennummer datenbankweit eindeutig ist und auch bei unterschiedlichen Datenbeständen nur einmal vergeben werden kann. 

 

Ein weiterer wichtiger Unterschied zwischen BMD 5.5 und NTCS ist die Verwendung von Unternummern und Dienstverhältnissen. In BMD 5.5 beginnt jede Lohndatei nach der Jahresumstellung wieder bei der Unternummer 0 zu zählen. Außerdem werden Unternummern nur dann vergeben, wenn die alte Beschäftigung beendet wurde und eine neue begonnen hat, oder wenn ein Arbeiter zu einem Angestellten wurde. Insbesondere bei Wechsel im Zusammenhang mit ruhenden Dienstverhältnissen bzw. Wochenmodellwechsel wurde keine Unternummer in BMD 5.5 angelegt. Weitere Informationen zur BMD 5.5 Unternummernanlage entnehmen Sie der BMD 5.5 Dokumentation LV038. In BMD NTCS werden Dienstverhältnisse insbesondere bei Wiedereintritten, parallelen Beschäftigungen, Wechsel des Wochenmodells, Wechsel der Teilzeitvereinbarung (Stichwörter Altersteilzeit), Wechsel der Tarifgruppe, Wechsel in Zusammenhang mit ruhenden Dienstverhältnissen angelegt.

Tendenziell werden in der NTCS deutlich mehr Dienstverhältnisse angelegt als in BMD 5.5 Unternummern. Dienstverhältnisse bilden zum Teil die Historie des Mitarbeiters ab und sind auch nach Jahresumstellungen ersichtlich.

Um eine reibungslose Umstellung der Lohnverrechnung zu gewährleisten, sind die folgenden Kapitel UNBEDINGT zu kontrollieren und zu beachten.  

Fehlerhafte oder unsachgemäße Übernahmen verhindern ein problemloses Arbeiten in der NTCS und sind meist mit großem Nachbearbeitungsaufwand verbunden.

Beachten Sie die Ausführungen in der Vorbereitungscheckliste, um sich optimal auf den Analyse- bzw. den Umstellungstermin vorzubereiten.

Jene BMD User, welche die Daten übernehmen, müssen in beiden Systemen die Rechte haben, Daten aus dem BMD 5.5 LOHN in das NTCS-System zu übernehmen.

Bitte klären Sie vor der Übernahme das Berechtigungssystem innerhalb Ihrer Firma ab. Nach der Datenübernahme sind im ersten Moment alle Dienstnehmer für jeden BMD-User in Ihrem Unternehmen, der in NTCS einsteigen kann, sichtbar! Ein Berechtigungskonzept sollte vor der Übernahme stehen, damit dieses nach der Übernahme rasch umgesetzt werden kann. Bestehende Berechtigungen aus dem BMD 5.5 Lohn werden nicht mitübernommen.

Während der Datenübernahme ist sicherzustellen, dass kein BMD-Anwender in der zu übernehmenden Lohndatei arbeitet. Die Lohndatei ist zu sichern (Programm LVSICH). Bestehen bereits Daten aus anderen Paketen im NTCS Lohn (Dienstreise, Personalinformation ...), empfehlen wir eine Sicherung der NTCS-Datenbank vor der Übernahme.

Ist es organisatorisch möglich, sollte während der Übernahme weder in NTCS noch in BMD 5.5 mit einem anderen User gearbeitet werden!

 

Achtung! 

Achten Sie darauf, dass beide Systeme zum Zeitpunkt der Datenübernahme das aktuellste WebUpdate eingespielt haben.

Im Normalfall kann - wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, die Lohnverrechnung auch während des Jahres umgestellt werden. Sollten jedoch Punkte aus dem Kontrollprogramm LVNTCS auftauchen, die eine unterjährige Übernahme ausschließen, dann ist eine Umstellung während des Jahres nicht oder nur bedingt möglich und kann sodann erst mit Jahresbeginn im Folgejahr (Jänner) durchgeführt werden.  

Hinweis 

Beachten Sie bei der Terminisierung der Lohnumstellung, dass es gegebenenfalls effizienter sein kann, andere Pakete vorab auf NTCS hochzuziehen.

Achtung! 

Zur Terminkoordination beachten Sie, dass für die Übernahme der Firmen mit Abrechnungen alle Mitarbeiter endverspeichert sein müssen! Es darf kein begonnener Abrechnungsmonat existieren (Abrechnungsstatus 0, L, A).  Es ist sicherzustellen, dass alle ELDA-Meldungen zum Zeitpunkt der Übernahme in BMD 5.5 gesendet worden sind. Es darf im BMD 5.5 keine sendefähigen ELDA-Meldungen der zu übernehmenden Firma geben!

Ausgetretene Mitarbeiter: Überlegen Sie sich im Vorfeld, ob bereits in Vorjahren ausgetretene Mitarbeiter mitübernommen werden sollen. Werden diese nicht aktiv ausgeschlossen, werden auch ausgetretene Mitarbeiter in die NTCS übernommen. Im Programm LOG006 steht dafür der Programmpunkt "8 – Ausg. DN f. Übernahme NTCS sperren" zur Verfügung. 

Hinweis 

Die Dauer der Übernahme ist abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.

Sind bereits Mitarbeiterstammdaten in der NTCS Datenbank vorhanden, dann müssen die Mitarbeiternummern in BMD 5.5 und NTCS identisch sein. Dies gilt für alle zu übernehmenden Mitarbeiter (auch bereits ausgetretene).

Achtung! 

Dieser Sachverhalt wird weder durch das BMD 5.5-Programm LVNTCS noch durch einen Kontrollmechanismus in NTCS abgedeckt. Bitte prüfen Sie diesen Sachverhalt sorgfältig und vergleichen Sie z. B. auch Austritte des laufenden Lohnjahres, da ansonsten durch die Übernahme die bereits bestehenden Mitarbeiterdaten in der NTCS mit den Daten aus dem 5.5 Lohn überschrieben werden!

Es ist sicherzustellen, dass alle ELDA-Meldungen zum Zeitpunkt der Übernahme in BMD 5.5 gesendet worden sind. Es darf im BMD 5.5 keine sendefähigen ELDA-Meldungen der zu übernehmenden Firma geben!

Achtung! 

Alle mBGMs der übernommenen Firma müssen nach der Umstellung in BMD 5.5 storniert und im NTCS LOHN neu versendet werden! Ausnahme Vorschreibebetriebe: Hier ist kein Storno aus BMD 5.5 erforderlich. Die neue mBGM aus dem NTCS LOHN ersetzt automatisch die gesendete mBGM aus BMD 5.5.

Wurden Krankheiten bzw. Unfälle in BMD 5.5 erfasst, müssen die AUVA-Rückerstattungsanträge auch in BMD 5.5 erzeugt und gesendet werden. Es können keine AUVA-Rückerstattungsanträge für Krankheiten und Unfälle, die aus BMD 5.5 in NTCS übernommen wurden, in NTCS erzeugt werden.  

Bei ELDA-Clearingmeldung wird anhand der Referenznummer unterschieden, ob die Daten im BMD 5.5 oder NTCS LOHN eingelesen werden sollen. Gerade im Zuge der Umstellung kann es passieren, dass seitens der ELDA eine Clearingmeldung zu einer aus BMD 5.5 gesendeten Meldung zeitlich nach der Umstellung bereitgestellt oder eingelesen wird. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, bis zu einen Monat nach der Umstellung regelmäßig auch noch das ELDA-Clearing der BMD 5.5 zu kontrollieren oder WEBEKU zu nutzen.

Eine von ELDA zur Verfügung gestellte Datei zur Krankenstandsbescheinigung beinhaltet in der Regel Krankenstandsbescheinigungen von mehreren Firmen und/oder Mitarbeitern. Die Zuordnung zu den Mitarbeitern erfolgt über die Beitragskontonummer der Firma und die SV-Nummer des Mitarbeiters. Zu beachten ist, dass BMD 5.5 die von ELDA erhaltene Krankenstandsbescheinigungsdatei nach dem Einlesen umbenennt. Somit kann sie von NTCS nicht mehr verarbeitet werden.

Hinweis 

Für den Zeitraum, in dem noch nicht alle Klienten auf NTCS umgestellt wurden, wird empfohlen, die Krankenstandsbescheinigungen zuerst in BMD NTCS einzulesen und erst danach in BMD 5.5, da letzteres die Datei umbenennt.

Folgende lohnrelevante CRM Standards sollten vor der Übernahme importiert werden:

Deshalb sollten Sie vor der Übernahme überprüfen, ob diese im Paket CRM bereits angelegt worden sind. Normalerweise sind die Daten zum Zeitpunkt der Lohneinführung bereits vorhanden, zumal bereits andere Pakete im Einsatz sind. Ist dies nicht der Fall, können sie im Paket Lohn → Spezial → Übernahme aus BMD 5.5 → Lohnverrechnung aus BMD 5.5 übernehmen → Extras → Übernahme Globale Daten → CRM-Standards importieren importiert werden. Kontrollieren Sie im Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → BMD-Standards die Einstellungen zur Aktualisierung der Parameter. 

Bei allen CRM-Standards, die die Ausprägung "1 - Automatisch aktualisieren ohne Änderungsmöglichkeit" eingestellt haben, können Sie bedenkenlos die CRM-Standards importieren. Ist eine andere Ausprägung hinterlegt, können Ihre Daten vom aktuellen BMD-Standard abweichen. Entscheiden Sie selbst, ob eine Aktualisierung mit dem BMD-Standard gewünscht ist oder nicht.

Wurden in BMD 5.5 neue Religionen angelegt, dann müssen diese vor der Übernahme auch in NTCS existieren. Sie finden die Religionen in BMD 5.5 über den Programmaufruf F9 im Programm "religion" Menüpunkt "1 - Erfassen Religionen". Mit F4 können Sie alle erfassten Religionen sehen. Religionen werden in der BMD 5.5 Lohndatei unabhängig auf der BMD 5.5-Installation verwaltet.

 

Damit Sie diese Religionen mit denen in NTCS abstimmen können, steigen Sie bitte in NTCS CRM → Stammdaten → Diverse Stammdaten → Religionen ein. Auch hier ist eine Liste aller Religionen sichtbar.

Die fehlenden Religionen können Sie mit F5 neu anlegen. Sollten für bestehende oder neue Religonen die Nummern zwischen NTCS und BMD 5.5 abweichen, können diese über das Feld "Nr in BMD 5.5" referenziert werden. Falls dieses Feld in Ihrer Feldauswahl nicht sichtbar ist, dann blenden Sie es bitte ein.

 

Aus Performancegründen soll der Parameter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Berechtigungen für Mitarbeiterdaten → Automatisches Update direkt vor der Datenübernahme auf "Nein" gestellt werden. Im Anschluss an den durchgeführten Import ist diese Einstellung unbedingt wieder zu aktivieren und im Menü "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten" die Funktion Berechtigung aus Mitarbeiterstamm erzeugen noch einmal zu starten.

Firmen, die zu einer Firmengruppe (= Konzern) gehören, müssen im Paket CRM vor der Datenübernahme in dieser Struktur angelegt werden. Das heißt, wenn noch keine Firmengruppe (Konzern) vorhanden ist, muss diese anlegt werden, und die jeweiligen NTCS-Firmen, die zu diesem Konzern gehören, sind ebenfalls manuell anzulegen. Das Gerüst einer Firmengruppe kann mit dem "Übernahmeprogramm für BMD 5.5" nicht erstellt werden, jedoch die Zuteilung der Mitarbeiter in so ein Gerüst sehr wohl.

Nutzen Sie die FIBU, KORE bzw. ANBU (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung) noch in BMD 5.5, sollten diese vor der Lohnumstellung auf NTCS umgestellt werden. Eine Beschreibung dazu finden Sie im Programm PR07NTCS. Nehmen Sie für eine Umstellung Kontakt mit dem FIBU Support auf, um die Umstellung zu besprechen. Noch vor der Übernahme der FIBU/ANBU/KORE aus BMD 5.5 in die NTCS muss eine BMD 5.5 WWS (Warenwirtschaft) in die NTCS übernommen werden.

Ist eine Umstellung von FIBU, KORE bzw. ANBU vor dem Lohn organisatorisch nicht möglich und werden diese Pakete nach der Lohnumstellung weiter in BMD 5.5 genutzt, sind folgende Punkte zu beachten.

 Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

 

Bitte beachten Sie folgende Darstellung:

*Fiktive FIBU/KORE
Eine fiktive FIBU (FIBU-Jahr 2200) wird in der NTCS FIBU angelegt (ggf. unterstützt Sie der FIBU-Support). In dieser FIBU wird nicht gebucht, hier werden nur die für den Buchungsbeleg notwendigen Konten verwaltet. Die Anlage kann über den Standardkontenplan erfolgen bzw. können natürlich auch manuell Konten angelegt werden. Diese sind für eine korrekte Übergabe des Buchungsbeleges aus dem NTCS LOHN in die 5.5 FIBU notwendig. Eine fiktive KORE (KORE-Jahr 2200) wird benötigt, um bei den Dienstnehmern die gewünschten Kostendaten für die Abrechnung und für den Buchungsbeleg hinterlegen zu können.

 

*Doppelwartung
Doppelwartung bedeutet, dass alle Neuanlagen bzw. Änderungen von Konten/Kostenstellen/Kostenträgern etc. sowohl in der NTCS als auch in 5.5. (im Zielsystem) für den Buchungsbeleg gewartet werden müssen. Die Systeme werden nicht synchronisiert.

Hinweis 

Ist eine NTCS KORE bereits im Einsatz, stellen Sie sicher, dass im Programm LV034 keine unerwünschten Kosteninformationen vorhanden sind, wodurch bestehende Kosteninformationen in NTCS überschrieben oder ergänzend angelegt werden könnten.

Wenn Sie in Ihrer BMD 5.5 Lohnverrechnung den Standardkontenrahmen "RLGBMD" verwenden, müssen Sie vor der Umstellung prüfen, ob der 4-stellige oder der 5-stellige Kontenplan verwendet wird. In der NTCS gibt es standardmäßig die Firma 100 = Standardkontenrahmen "RLGBMD". Hier gibt es ebenfalls die Zuteilung des 4-stelligen oder des 5-stelligen Kontenplans. In dieser Firma 100 muss genau diese Einstellung kontrolliert und vor der Übernahme ggf. geändert werden, damit bei Übernahme der Lohnarten die Kontierungen erkannt werden.

Wenn Sie die Kontonummern in Ihrem Standardkontenrahmen von BMD 5.5 abgeändert oder neue dazu angelegt haben, werden Sie bei der Umstellung direkt gefragt, ob Sie diesen Standardkontenrahmen mit übernehmen wollen oder nicht. Falls Sie dazu Fragen haben, dann setzen Sie sich bitte mit Ihrem Schulenden oder mit BMD in Verbindung. Sollten Sie – was wir empfehlen, die NTCS FIBU in Verwendung haben, die im NTCS Firmenstamm hinterlegt ist, dann ist diese Prüfung natürlich obsolet.

Verwenden Sie ein oder mehrere LOHN Ergänzungspakete, wie z.B. BUAK, Pfändung, Reisekosten (Dienstreisemodul) oder HGKV, ist sicherzustellen, dass vor der Datenübernahme diese Pakete im NTCS LOHN lizenziert sind.

NTCS Dienstreisemodul: Verwenden Sie bereits das NTCS Dienstreisemodul, erkundigen Sie sich bei Ihrem LOHN Trainer hinsichtlich der Übernahme auf einen neuen oder den bestehenden Datenbestand.

HGKV: Falls Sie Interesse an einem KV-Service (z. B. HGKV) haben, dann setzen Sie sich bitte mit unserem Verkauf in Verbindung. Die Verknüpfung der bestehenden Kollektivverträge mit dem KV-Service erfolgt nach der Lohnumstellung.

Bevor das Programm Übernahme Lohnverrechnung aus BMD 5.5 gestartet werden kann, müssen in BMD 5.5 noch einige Prüfprogramme und notwendige Korrekturen durchgeführt werden.

 

Das Programm LCHECK ist in BMD 5.5 durchzuführen, um zu prüfen, ob abrechnungsrelevante Fehler existieren. Es wird empfohlen, das Programm jeden Monat vor der Endverspeicherung durchzuführen, um etwaige Probleme zeitnah identifizieren und beheben zu können.

Um Abrechnungsdifferenzen nach der Übernahme zu vermeiden, verwenden Sie hier jedenfalls den allgemeinen Parameter "TOTAL", da diese Prüfung auch die Summen der Körperschaften miteinschließt.

Im Programm LV019L kann im Programmpunkt "4 - Sinnlose KV-/Klientensp. Lohnarten" eine Liste erstellt werden, um festzustellen, ob es Lohnarten gibt, die klienten- oder KV-bezogen angelegt wurden und für die Abrechnung keinen Sinn ergeben. Diese Lohnarten könnten somit bereits vor der Übernahme gelöscht werden und damit Datenmüll im NTCS LOHN vermieden werden.

Das Prüfprogramm LVNTCS stellt das Herzstück der Übernahmeprüfung dar. Die Prüfungen werden laufend erweitert und aktualisiert.

Das Programm gliedert sich in folgende Programmpunkte:

Einige der Meldungen des Prüfprogramms sind erst für die tatsächliche Umstellung relevant. Viele Punkte können aber bereits im Vorfeld bereinigt werden, wodurch die tatsächliche Umstellung in weiterer Folge schneller und problemlos erfolgt.  

 

Hinweis 

Das Programm "NTCS-Übernahmeprüfung" kann über das Programm "LV001" (Stapel‐Programm‐Zuordnung) einem Stapel zugeordnet werden. Wir empfehlen dies, da es sein kann, dass zwar im Jänner beim Start des LVNTCS noch kein Prüfcode angeschlagen ist, aber durch die Abrechnung weiterer Monate Rückmeldungen im Prüfprogramm auftauchen. Durch die Integration in den Stapel erhalten Sie diese Information automatisch, zeitnah und monatlich.

Achtung! 

Für jede Programmrückmeldung wird (am rechten Ende jeder Zeile) eine Prüfcode angeführt. Anhand der Prüfcodenummer kann in der 1 - Checkliste Datenübernahme BMD55/NTCS eine genauere Beschreibung bzw. ein Lösungsvorschlag für den jeweiligen Sachverhalt nachgelesen werden. Die Kategorie gibt Aufschluss über die Auswirkung des Fehlers:

Hinweis 

Im Programm LVNTCS unter Programmpunkt "3 - Firmenspezifische Daten prüfen" wird unter anderem geprüft, ob alle Mitarbeiter endverspeichert sind. Wird ein Mitarbeiter gefunden, der nicht endvespeichert ist, dann erscheint im Programm "LVNTCS" der Prüfcode "914 N" mit folgender Meldung: "Mindestens 1 DN ist nicht endverspeichert (LV200) -> Klient kann nicht in NTCS übernommen werden!!!" Dieser Prüfcode wird auch in der firmenbezogenen Checkliste vor der Übernahme angezeigt.

Sie finden das Programm im Programmpunkt Spezial → Export/Import → Übernahme aus BMD 5.5 → Lohnverrechnung aus BMD 5.5 übernehmen

 

Hinweis 

Auf der Version "stable" kommt beim Einstieg in das Programm Übernahme Lohnverrechnung aus BMD 5.5 folgender Hinweis, dass neue Programmteile/Verbesserungen ausschließlich auf der Version "latest" zur Verfügung stehen. Dieser Hinweis dient nur zur Information. Sie können natürlich die Übernahme auch mit der Version "stable" durchführen. Verbesserungen unter anderem am Übernahmeprozess werden jedoch nur mit der Version "latest" bereitgestellt. Wollen Sie diese auch zur Verfügung haben, sollten Sie auf die Version "latest" umstellen.

Im ersten Schritt der Übernahme erfolgt der Einstieg und die Bearbeitung der Checkliste zur Übernahmevorbereitung. Diese Checkliste muss zur Gänze abgearbeitet worden sein (Fortschritt 100,0 %), um mit dem nächsten Schritt fortzufahren. Die Checkliste wird mit einem Klick auf das Symbol  geöffnet.

 

Die Einträge der Checkliste für die Übernahmevorbereitung sind standardmäßig vorgegeben und gewissenhaft abzuarbeiten. Einige Punkte davon müssen nur einmal für die gesamte Datenbank festgelegt werden oder sind als Information zu verstehen. Der Status eines Checklisteneintrags kann mit den Funktionen "Offen", "In Arbeit", "Erledigt" und "Nicht notwendig", die über die rechte Maustaste aufgerufen werden, gesetzt werden. 

Diese Checkliste muss zu 100 % abgearbeitet sein, sodass mit dem Schritt 2 fortgefahren werden kann.

 

In diesem Schritt wird die BMD 5.5 Lohndatei ausgewählt, die in den nächsten Schritten in den NTCS LOHN übernommen werden soll.

In diesem Schritt wird die BMD 5.5 Lohndatei vor der Übernahme geprüft. Die im 2. Schritt gewählte Lohndatei wird in diesem Schritt nur angezeigt, kann jedoch in diesem Schritt nicht verändert werden.

Dieser Schritt gliedert sich in den Schritt 3.1 "globale Daten prüfen" und den Schritt 3.2 "firmenbezogene Daten prüfen" auf. Beide Schritte rufen das BMD 5.5 Programm LVNTCS mit den entsprechenden Programmpunkten auf. In den Checklisten werden aus LVNTCS bekannten Prüfcodes angezeigt.

 

Die Checkliste wird mit einem Klick auf das Symbol  geöffnet.

Die Einträge der Checkliste von Schritt 3.1 "globale Daten prüfen" entstammen zum Teil dem BMD 5.5 Programm LVNTCS - Programmpunkt "2 - Globale Daten prüfen" und sind zum anderen Teil standardmäßig vorgegeben. Der Status eines Checklisteneintrags kann mit den Funktionen "Offen", "In Arbeit", "Erledigt" und "Nicht notwendig", die über die rechte Maustaste aufgerufen werden, gesetzt werden. 

Sofern die Checklisteneinträge aus dem BMD 5.5 Programm LVNTCS stammen und noch nicht erledigt sind, steht oben rechts der Link "Starten" zur Verfügung, mit dem Sie direkt zur Beschreibung dieses Prüfcodes gelangen, sodass er zielgerichtet und schnell gelöst werden kann.

Die in dieser Checkliste angezeigen LVNTCS-Prüfcodes sind vor der Übernahme der globalen Daten in BMD 5.5 zu lösen.

Alle Punkte der Checkliste zur Prüfung der globalen Daten im Schritt 3.1 müssen erledigt sein, um mit dem nächsten Punkt fortzufahren.

 

Der Schritt 3.2 "firmenbezogene Daten prüfen" wird als Liste dargestellt, in der jeder BMD 5.5 Klient in einer eigenen Zeile angezeigt wird. Jeder BMD 5.5 Klient verfügt über eine Checkliste vor der Übernahme, die durch Doppelklick auf das Checklisten-Icon geöffnet werden kann. Unten findet man eine Übersicht, für wie viele Klienten die Checkliste vor der Übernahme komplett abgearbeitet worden ist und somit eine Übernahme möglich ist.

Selbst wenn noch nicht alle Punkte der Checkliste zur Prüfung der firmenbezogenen Daten im Schritt 3.1 erledigt sind, kann mit dem nächsten Schritt fortgefahren werden. Die Checklisten aus Schritt 3.2 müssen spätestens vor der Übernahme der Firmen im Schritt 6 komplett abgearbeitet sein.

Ob eine Checkliste noch offene Punkte enthält oder komplett abgearbeitet ist, erkennt man am Icon:

Folgende Funktionen stehen über das Kontextmenü im Schritt 3.2 zur Verfügung:

 

In diesem Schritt wird ein neuer Datenbestand angelegt, und zwar mit der Nummer, die in BMD 5.5 in der Firmenstammverwaltung (LV040) → Punkt 7 - Globale Steuerung → Schirm 1 - Einstellungen →  Feld 11 - Datenbestand (NTCS) hinterlegt ist. Die Nummer dieses Datenbestandes wird textuell in der ersten Zeile im rot markierten Bereich im nächsten Bild angeführt.

In den Checkboxen kann gewählt bzw. abgewählt werden, was genau übernommen werden soll:

 

Lohnarten übernehmen: Es werden die BMD 5.5 Lohnarten in den Lohnartenstamm des NTCS Datenbestands übernommen. Zusätzlich wird die Abrechnung übernommen. Mit eigenen nachgelagerten Funktionen können auch Berechnungen und Auswertungen übernommen werden. Ist dieses Feld abgewählt, dann werden keine Abrechnungsdaten übernommen. Ist dieses Feld auf "Ja" gesetzt, können Fixwerte jedoch nicht auf die NTCS Standardlohnarten referenziert werden.

 

Fixwerte übernehmen: Es werden die BMD 5.5 Fixwertpositionen auf die entsprechenden Lohnarten in den NTCS Datenbestand übernommen. Sofern die Lohnarten übernommen werden, wird der Fixwert auf die aus BMD 5.5 übernommenen Lohnarten gelegt. Ist das Feld "Lohnarten übernehmen" abgewählt worden, können mit der F8-Funktion  die BMD 5.5 Fixwertpositionen auf die NTCS Standardlohnarten referenziert werden (Fixwerte referenzieren).

 

Kollektivvertrag übernehmen: Es werden die BMD 5.5 Kollektivverträge im Programm "Kollektivvertrag" im NTCS Datenbestand übernommen. Ist das Modul Dienstreise in NTCS bereits im Einsatz, dann ist individuell abzuklären, ob die Kollektivverträge aus BMD 5.5 übernommen werden sollen oder nicht. Die Entscheidung ist davon abhängig, welche Daten genauer gepflegt worden sind.

 

<FIBU> als Standard übernehmen: Übernimmt den in der BMD 5.5 Lohndatei hinterlegten Standardkontorahmen als Standardkontorahmen in den NTCS Datenbestand.

Berechnungen übernehmen: Falls Berechnungen insbesondere für Lohnarten und Rückstellungen aus BMD 5.5 in den NTCS LOHN übernommen werden sollen, dann ist dieses Feld anzuhaken. Die Entscheidung bezieht sich auf alle Berechnungen der Lohndatei. Ist dieses Feld angehakt, wird die Funktion LV040K: Berechnungen aus BMD 5.5 übernehmen automatisch ausgeführt. 

Formulare übernehmen: Falls Formulare aus dem BMD 5.5 Programm LV050 insbesondere in den NTCS LOHN als Standardbrief Lohn übernommen werden sollen, dann ist dieses Feld anzuhaken. Die Entscheidung bezieht sich auf alle Formulare der Lohndatei. Eine Übernahme der Formulare ist nur dann empfehlenswert, wenn das Modul Standardbrief Lohn in NTCS verwendet wird. Ist dieses Feld angehakt, wird die Funktion LV050: Formulare aus BMD 5.5 übernehmen automatisch ausgeführt.

LV900A-Auswertungen übernehmen: Falls Auswertungen des Programms LV900A aus BMD 5.5 in den NTCS LOHN Auswertungsdesigner übernommen werden sollen, dann ist dieses Feld anzuhaken. Die Entscheidung bezieht sich auf alle LV900A-Auswertungen. Ist dieses Feld angehakt, wird die Funktion LV900A: Auswertungen aus BMD 5.5 übernehmen automatisch ausgeführt.

LV900B-Auswertungen übernehmen: Falls Auswertungen des Programms LV900B aus BMD 5.5 in den NTCS LOHN Auswertungsdesigner übernommen werden sollen, dann ist dieses Feld anzuhaken. Die Entscheidung bezieht sich auf alle LV900B-Auswertungen. Ist dieses Feld angehakt, wird die Funktion LV900B: Auswertungen aus BMD 5.5 übernehmen automatisch ausgeführt.

 

Achtung! 

Falls insbesondere bei Berechnungen, Formularen oder Auswertungen Warnungen oder gar Fehler auftreten, dann wird dies in einem auch noch im Nachhinein einsehbaren Protokoll vermerkt (Menü Tools - Administration - Protokolle - Logdateien). Die relevanten Logdateien lauten: HRS_IMPORT_BERECHNUNGEN5X.LOG HRS_IMPORT_FORMULARE5X.LOG HRS_IMPORT_AWD_LV900A5X.LOG HRS_IMPORT_AWD_LV900B5X.LOG Alle übernommenen Berechnungen, Formulare und Auswertungen sind vor dem Echteinsatz auf Richtigkeit zu überprüfen!

Zum Abschluss der globalen Übernahme erscheint im Idealfall die Meldung "Übernahme erfolgreich abgeschlossen!" und mit dem nächsten Schritt kann fortgesetzt werden.

 

Achtung! 

Wird die Übernahme der globalen Daten zu einem späteren Zeitpunkt erneut gestartet, erscheint folgende Abfrage. Es kann dabei gewählt werden, ob nur fehlende Daten geschrieben werden sollen oder alle Daten überschrieben werden sollen. Wird dieser Abfrage mit "Ja (alle)" ausgefüht, dann werden alle Parameter, Lohnarten, Kollektivverträge, Berechnungen etc. neu geladen und alle bestehenden globalen NTCS Daten werden mit den globalen BMD 5.5 Daten überschrieben. Diese Option ist dann sinnvoll, wenn der Datenbestand im Zuge der Übernahme neu angelegt worden ist und tatsächlich alle Daten überschrieben werden sollen. Wird diese Abfrage mit "Ja (nur fehlende)" ausgeführt, dann werden nur fehlende globale Daten (Lohnarten, Kollektivverträge, Berechnungen, Parameter etc.) ergänzt. Diese Option ist dann sinnvoll, wenn der Datenbestand bereits vor der Übernahme existiert hat oder sich die Übernahme über einen sehr langen Zeitraum erstreckt und um fehlende Daten ergänzt werden soll. Diese Option behandelt nur fehlende Daten, jedoch keine Änderungen, die nach der ersten Übernahme der globalen Daten in BMD 5.5 vorgenommen worden sind.

Achtung! 

Falls die Übernahme der Firmen nicht zu einem Zeitpunkt, sondern - wie bei Steuerberatern üblich - über einen längeren Zeitraum erfolgt, dann müssen alle globalen Stammdaten (Kollektivverträge, Lohnarten, Lohn- und Gehaltstabellen, Diäteneinstellungen usw.) nach der ersten Übernahme in NTCS sowohl in BMD 5.5 als auch im NTCS Datenbestand parallel und ident gewartet werden. Keinesfalls darf eine Änderungen an den Einstellungen nur in einem System gemacht werden, falls zu einem späteren Zeitpunkt eine erneute Übernahme der globalen Daten aus der BMD 5.5 Lohndatei in den NTCS Datenbestand erfolgen soll.

Hinweis 

Es müssen nicht alle Punkte der Checkliste im Schritt 5 erledigt sein, um mit dem nächsten Punkt fortzufahren. Es wird jedoch dringend empfohlen, alle Punkte der Checkliste vor dem Echteinsatz im nächsten Abrechnungsmonat zu bearbeiten.

In diesem Schritt werden die BMD 5.5 Klienten zur Übernahme ausgewählt. Der Pfad zur Lohndatei wird für Kontrollzwecke oben angezeigt. Die Liste enthält BMD 5.5 Klienten der Lohndatei, die in den NTCS LOHN übernommen werden können.

Spätestens in diesem Schritt ist die Checkliste vor Übernahme, die auch im Schritt 3.2 dieses Assistenten angezeigt worden ist, komplett abzuarbeiten. Ob eine Checkliste noch offene Punkte enthält oder komplett abgearbeitet ist, erkennen Sie am Icon:

Für jede Datenzeile können folgende Felder individuell befüllt werden:

BMD 5.5 Klienten-Nr	BMD 5.5 Firmennummer (Klientennummer)
NTCS-Firma	NTCS Lohnfirmennummer
Checkliste vor Übern.	Über dieses Feld kann die Checkliste vor der Firmenübernahme angesehen und abgearbeitet werden. Diese Checkliste enthält jene Punkte, die vor der Übernahme der Lohnfirma abgearbeitet werden müssen, damit im Anschluss die Übernahme erfolgen kann.
Checkliste nach Übern.	Über dieses Feld kann die Checkliste nach der Firmenübernahme angesehen und abgearbeitet werden. Diese Checkliste enthält jene Punkte, die nach der Übernahme der Lohnfirma abzuarbeiten sind.
Aus BMD 5.5 übernommen	Kennzeichen, ob der BMD 5.5 Klient bereits in den NTCS LOHN übernommen worden ist. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: Ja Nein
Hinweis	In diesem Feld werden programmtechnische Hinweise zur Firma in Bezug auf die Übernahme der Lohnverrechnung aus BMD 5.5 angeführt. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: existiert bereits wird angelegt
Standardwochenmodelle zuordnen	Sollen die Standardwochenmodelle in den übernommenen Lohnfirmen erzeugt und den Dienstnehmer zugeordnet werden? Dieses Feld ist insbesondere dann anzuhaken, wenn im Zuge der Übernahme auf die NTCS Standardwochenmodelle gewechselt werden soll. Die Zuordnung eines BMD 5.5 Arbeitszeitmodells auf ein NTCS Wochenmodell erfolgt im Programm LOHN → Spezial → Export/Import → Übernahme aus BMD 5.5 → Lohnverrechnung aus BMD 5.5 übernehmen durch die Funktion "Zuordnung Arbeitszeitmodell - Wochenmodell". Sind bereits Wochenmodelle auf der NTCS Zielfirma vorhanden, werden die Wochenmodelle von der Lohnvorschlagsfirma nicht kopiert. Zusätzlich wird in diesem Fall ein entsprechender Logeintrag im Importlog geschrieben. Somit wird sichergestellt, das keine Wochenmodelle verändert werden, falls in der NTCS Firma vor der Übernahme bereits welche vorhanden sind.
Standardschnitte erzeugen	Sollen die Schnitttöpfe der Lohn-Vorschlagswertefirma des Datenbestandes in den übernommenen Lohnfirmen und auf den übernommenen Dienstnehmer erzeugt werden? Dieses Feld ist insbesondere dann anzuhaken, wenn nach der Übernahme auf die 4-stelligen NTCS Lohnarten und die NTCS Schnitttöpfe umgestellt werden soll. Nach der Übernahme ist zur Befüllung der NTCS Schnitttöpfe die Funktion Schnittbasiswerte neu berechnen im Programm LOHN → Stammdaten → Schnittzuordnung auszuführen.

 

 

Bei bereits vorhandenen NTCS Firmen wird versucht, die Zuordnung aufgrund der Übereinstimmung der Steuernummern zu initialisieren. Natürlich kann der Anwender die BMD 5.5 Klienten-/NTCS Firmenzuordnung manuell überschreiben.

Die Zuordnung der NTCS Firma kann mit einem Doppelklick oder mit der Funktionstaste F6 geändert werden. Um die Firmen zu übernehmen, markieren Sie die gewünschten Firmen (eine Mehrfachselektion ist mit der STRG-Taste möglich, STRG + A = alle Datensätze markieren) und klicken anschließend auf "Übernehmen".

Hinweis 

Kontrollieren Sie die BMD 5.5 Klienten-/NTCS Firmenzuordnung bitte sorgfältig.

Achtung! 

Wird eine Firma, die in der NTCS bereits existiert, erneut übernommen, werden alle vorhandenen Daten (Firmenstamm-, Mitarbeiterstamm- sowie Abrechnungsdaten) überschrieben!

Hinweis 

Im Programm LVNTCS unter Programmpunkt "3 - Firmenspezifische Daten prüfen" wird unter anderem geprüft, ob alle Mitarbeiter endverspeichert sind. Wird ein Mitarbeiter gefunden, der nicht endvespeichert ist, dann erscheint im Programm "LVNTCS" der Prüfcode "914 N" mit folgender Meldung: "Mindestens 1 DN ist nicht endverspeichert (LV200) -> Klient kann nicht in NTCS übernommen werden!!!" Dieser Prüfcode wird auch in der firmenbezogenen Checkliste vor der Übernahme angezeigt.

Folgende Funktionen stehen über das Kontextmenü im Schritt 6 zur Verfügung:

 

Bei der Übernahme der Wochenmodelle in eine Firmengruppe/einen Konzern wird immer die nächste freie Nummer zur Ermittlung einer noch freien Nummer für ein Wochenmodell bzw. Tagesmodell verwendet. Dadurch ist eine fehlerhafte Zuordnung der Wochen- oder Tagesmodelle so gut wie ausgeschlossen. Die Wochenmodelle bzw. Tagesmodelle haben dadurch jedoch nicht in jedem Fall dieselbe Nummer wie die Arbeitszeit- oder Tagesmodelle in BMD 5.5.

 

Bei der Übernahme der Lohnverrechnung aus BMD 5.5 muss der letzte Abrechnungsmonat in der BMD 5.5 endverspeichert sein. Mit dem Monatsersten des darauffolgenden Monats wird immer bei jedem übernommenen Mitarbeiter ein neuer historischer Datensatz mit den übernommen Werten angelegt. Dadurch wird sichergestellt, dass die zukünftige Abrechnung im NTCS LOHN reibungslos verläuft. 

Frühere historische Daten werden durch die Übernahme der Lohnverrechnung aus der BMD 5.5 nicht überschrieben. Sollten frühere historische Datensätze falsch sein, dann sind sie manuell zu ändern. Für die übernommene Lohnverrechnung haben Sie jedoch so gut wie keine Auswirkung, außer etwaige bereits ausgeführte Automatismen (z. B. Anlage eines neuen Urlaubsanspruchs) würden erneut ausgelöst werden.

 

In die Urlaubsverwaltung wird im Zuge der Übernahme eine Zeile mit dem Verbrauchskennzeichen "Reständerung" und der Anmerkung "Korrektur 5.5 <-> NTCS" immer mit dem Datum des jeweiligen Eintrittsdatums der Beschäftigung eingefügt.

In der BMD 5.5 wurden Datensätze in der Urlaubsverwaltung im Rahmen der Jahresumstellung (LUMST) auf ein neues Lohnjahr nicht übernommen, wenn sie zu sehr in der Vergangenheit gelegen sind (ältere Sätze als ca. 3 Jahre). Das heißt, die konkreten historischen Urlaubsverbräuche bzw. die Entwicklung des Urlaubs lückenlos ab dem Eintritt liegt in der BMD 5.5 nicht vor. Die BMD 5.5 arbeitet mit einem gespeicherten immer korrekten Urlaubsrest im Hintergrund.

Dieser Urlaubsrest wird in den NTCS LOHN übernommen, sodass letztlich die Resturlaube in beiden Systemen übereinstimmen. Alle, in den BMD 5.5 Daten vorhandenen Verbräuche werden ebenso übernommen. Um eine lückenlose Urlaubshistorie seit dem Beschäftigungsbeginn zu erzielen, ist ein Korrektursatz notwendig, der im Rahmen der Übernahme von der NTCS berechnet wird. Dieser Korrektursatz wird mit dem Verbrauchskennzeichen "Reständerung" und der Anmerkung "Korrektur 5.5 <-> NTCS" gekennzeichnet.

Nach der Übernahme der Firma aus der BMD 5.5 wird die "firmenbezogene Checkliste nach der Übernahme" geschrieben. Darin sind Punkte aufgeführt, die in NTCS nach der Übernahme auf Firmen- und/oder Mitarbeiterebene und jedenfalls vor der ersten Abrechnung in NTCS behoben werden müssen. Sie können die Checkliste nach der Übernahme im Schritt 6 des Übernahmeassistenten oder im Programm "Lohnfirma" einsehen und abarbeiten. Ob eine Checkliste noch offene Punkte enthält oder komplett abgearbeitet ist, erkennt man am Icon:

 

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

 

 

Hinweis 

Die Zuordnung der BMD 5.5-Unternummer zur NTCS-Dienstverhältnisnummer erfolgt normalerweise automatisch im Zuge der Übernahme. Kann eine Unternummer keinem Dienstverhältnis eindeutig zugeordnet werden, öffnet sich dieses Fenster, in dem die Zuordnung manuell vorgenommen werden muss.

 

Hinweis 

Sind Sie mit der Zuordnung fertig, muss das Fenster wieder geschlossen werden. Es erscheint eine Abfrage, ob die Daten in BMD 5.5 geschrieben werden sollen. Wird die Meldung mit "Ja" bestätigt, wird die Dienstverhältnis-Nummer aus der NTCS in den BMD 5.5 Personalstamm (Schirm f - "Divers II" → Feld "NTCS-Dienstverhältnisnr.") übernommen. Wird diese Abfrage mit "Nein" beantwortet, werden die in diesem Fenster vorgenommenen manuellen Zuordnungen verworfen.

Hinweis 

Wird das Fenster geschlossen, bevor alle Dienstverhältnisse zugeordnet wurden bzw. festgelegt wurde, was damit passieren soll, erscheint eine Meldung, und die Übernahme wird abgebrochen.

Sind die Mitarbeiterstammdaten schon in der NTCS vorhanden, z. B. wegen der Zeiterfassung oder des Personalinformationssystems, können die Einträge ausgewählter Felder vor der Übernahme der Firmendaten auf Unterschiede zwischen NTCS und BMD 5.5 geprüft werden. Der Vergleich soll verhindern, dass Einträge, die nicht in BMD 5.5 sondern in der NTCS gewartet wurden (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), bei der Übernahme überschrieben werden. 

 

 

In oberen Bereich des Fensters werden alle Felder, die verglichen werden können, aufgelistet. Wurden Differenzen festgestellt, wird das entsprechende Mitarbeiterstammfeld in roter Farbe dargestellt. In der Spalte "Unterschied" wird die Anzahl der abweichenden Einträge angezeigt.

 

Markiert man die Zeile, in der ein Unterschied festgestellt wurde, erscheint eine Liste der Mitarbeiter mit den Vergleichswerten zwischen NTCS und BMD 5.5.

 

Achtung! 

Der Vergleich der Stammdatenfelder bzw. die Übernahme bestimmter Einträge in BMD 5.5 muss unbedingt vor "Schritt 6 - BMD 5.5 Firmen auswählen und übernehmen" durchgeführt werden, da vorhandene Einträge in der NTCS sonst überschrieben werden würden.   Soll die Übernahme bestimmter Felder aus BMD 5.5 generell verhindert werden, müssen in einem gesonderten Schritt Feldsperren erfasst werden.

 

Über Feldsperren können Sie festlegen, dass bestimmte Felder bei der Übernahme aus BMD 5.5 nicht in die NTCS übernommen werden sollen. Diese Funktion wird nur dann benötigt, wenn die Dienstnehmerstammdaten bereits in der NTCS existieren und dort auch gewartet wurden.

 

 

Achtung! 

Die gewünschten Feldsperren müssen unbedingt vor "Schritt 2 - Übernahme der Firmen" hinterlegt werden, da die NTCS-Werte sonst überschrieben werden.

Folgende Felder können für die Übernahme in die NTCS gesperrt werden:

 

 

Im Bereich "Ausgewählte Felder" werden jene Felder angezeigt, die für die Übernahme aus BMD 5.5 gesperrt wurden.

 

Hinweis 

Mit der Funktion Vergleich Dienstnehmer BMD 5.5/NTCS können die Einträge der oben angeführten Felder vor der Übernahme der Firmen auf Differenzen geprüft werden.

Auf durch Feldsperren geschützte Felder passiert durch die Übernahme kein Update. Werden im Zuge der Übernahme Mitarbeiter neu angelegt, werden auch die Felder mit hinterlegter Feldsperre befüllt. Dadurch ist sichergestellt, dass gesperrte Felder bestehender CRM Mitarbeiter nicht überschieben werden und die neu angelegten Dienstnehmer mit allen Daten aus BMD 5.5 übernommen werden.  

 

Werden Differenzen in der Abrechnung oder bei den Körperschaften bzw. Ortsnamen festgestellt, werden diese am jeweiligen Reiter angezeigt. Wurden die Daten ohne Differenzen übernommen, bleibt das Kontrollfenster leer. 

Achtung! 

Nachdem die Übernahme der Firmen durchgeführt wurde, muss das Programm Kontrolle Abrechnung 5.5/NTCS gestartet werden. Werden an dieser Stelle Abrechnungsdifferenzen ausgewiesen, wenden Sie sich bitte an den BMD LOHN Support. Bevor die Differenzen nicht geklärt wurden, darf auf keinen Fall mit der Abrechnung in der NTCS begonnen werden!  Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

 

   Felder Reiter "Abrechnung Mitarbeiter"

Stimmen die Abgaben an die Körperschaften nicht überein, werden die Abweichungen an dieser Stelle angezeigt. Ein Grund für Differenzen bei den Körperschaften könnte sein, dass das BMD 5.5 Programm LV118 für einzelne Monate nicht durchgelaufen ist.

   Felder Reiter "Körperschaften"

 

 

 

Über die Combobox auf der rechten Seite kann die Liste auf die gewünschte Meldungsausprägung eingeschränkt werden. 

Wie bereits erwähnt, kann das Protokoll erst aufgerufen werden, wenn die Übernahme bereits durchgeführt wurde. Es besteht nun die Möglichkeit, die korrekte PLZ einzutragen. Die Änderungen werden dann in den Mitarbeiterstamm übernommen.

Verwenden Sie das Programm "Lohndaten Monitor", welches Prüfungen auf die bisherigen NTCS Daten durchführt. Beheben Sie gefundene Fehler, auf die Sie durch die Prüfungen den Lohndaten Monitor aufmerksam gemacht werden.

Stornieren Sie nach der Übernahme alle mBGMs aus BMD 5.5. Im Zuge der Übernahme werden neue mBGMs im NTCS LOHN erzeugt und in die ELDA-Datendrehscheibe gestellt. Senden Sie nach der Stornierung der BMD 5.5 mBGMs alle "neuen" mBGMs aus NTCS. Sie vermeiden dadurch erheblichen Mehraufwand in Bezug auf die Verwaltung der Referenznummern der mBGMs im Falle einer Aufrollung in einen aus BMD 5.5 übernommen Monat.

Die Umstellung auf die 4-stelligen NTCS Standard-Lohnarten bietet einige Vorteile, ist jedoch auch mit einem gewissen Mehraufwand verbunden. Die Umstellung auf die 4-stelligen NTCS Standard-Lohnarten kann sowohl direkt nach der Übernahme der Lohnverrechnung in die NTCS als auch zu einem späteren Zeitpunkt (beispielsweise nach der Jahresumstellung) erfolgen.

Weitere Informationen finden Sie im Dokument Umstellung von 3- auf 4-stellige Lohnarten.

Mit diesem Programm kann im Anschluss an eine erfolgte Übernahme einer BMD 5.5-Firma in den NTCS LOHN auch die Umstellung des Lohnportals erfolgen. Es nimmt notwendige Änderungen an der Dokumentenablage für das Lohnportal vor, sodass bereits aus BMD 5.5 den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellte Lohnsets und L16 auch noch nach der Umstellung auf den NTCS LOHN abgerufen werden können.

 

Nach erfolgter Übernahme der Lohnverrechnung aus BMD 5.5 wird ein zusätzlicher Termin zur Neuparametrierung der BMD Com im Paket LOHN empfohlen. Die BMD Com bietet in Zusammenarbeit mit dem NTCS LOHN wesentlich mehr Funktionen im Bereich der Lohnverrechnung. Nutzen Sie einen Schulungstermin, um sich zu informieren und die Einstellungen des Systems optimal auf die neuen Gegebenheiten anzupassen. Zur Terminvereinbarung wenden Sie sich an termin@bmd.at.

Es müssen folgende Fälle unterschieden werden:

Das Feld "Ende Beschäftigung" im NTCS LOHN wird automatisch gesetzt.

In BMD 5.5 sind die Felder "Ende Beschäftigungsverhältnis", "Austritt" und "Ende Entgelt" befüllt.

Das Austrittsdatum und das Ende FDV unter "Zeiten/Historie" sind gleich und müssen geändert werden. In diesem Fall auf den 02.03.2024.

Direkt nach der Übernahme in den NTCS LOHN fehlen das Brutto und das Netto zwischen "Ende Beschäftigung" und "Ende Entgelt".

In diesem Fall wurde in BMD 5.5 lediglich die Lohnart 950 erfasst und ...

 
... im Personalstamm ist normaler Austritt gesetzt.



Austrittsdatum und Ende FDV sind gleich:



NACH der Übernahme in den NTCS LOHN stimmen die Felder "Ende", "Ende Beschäftigung" und "Ende Entgelt":



Es bestehen keine Differenzen beim Brutto bzw. Netto.


 

Die Übernahme in den NTCS LOHN geschieht zu einem Zeitpunkt, an dem die Lohnart 940 in BMD 5.5 bereits erfasst, die Lohnart 950 jedoch noch nicht erfasst worden ist.



Im Personalstamm ist KEnde gesetzt, ohne Austritte:



Es besteht noch kein Austrittsdatum bzw. FDV unter "Zeiten/Historie":



Nach der Übernahme in den NTCS LOHN sind die Felder "Ende", "Ende Beschäftigung" und "Ende Entgelt" nicht befüllt.



Der Austritt muss im NTCS LOHN eingegeben werden. 

 

Im BMD 5.5 konnte man die Semisystemlohnarten 913, 914, 917 und 918 nutzen, um die Nichtleitstungsarten Urlaub, Arzt, Pflegeurlaub bzw. Diverse Nichtleistungszeiten allein mit Eingabe einer Menge zu beeinflussen. Zusammengefasst war der Ablauf im BMD 5.5 folgender:

Im NTCS Lohn werden derartige Semisystemlohnarten nicht mehr angeboten. Dem Anwender stehen 3 Alternativen offen, wie diese Nichtleistungsarten im NTCS Lohn importiert werden können. Unsere Empfehlung ist, dass Sie sich schon vor der Umstellung für eine Lösungsvariante entscheiden und diese nach der Umstellung selbstständig oder in Absprache mit dem Schulenden umsetzen. 

Es wird in der Importschnittstelle eine Feldwertreferenzierung der Lohnarten 913, 914, 917 bzw. 918 auf die im NTCS Lohn verwendeten Anwender-NLZ-Lohnarten vorgenommen. Beispielsweise referenziert dann die Lohnart 913 "Urlaub Eingabe" auf die Lohnart 2300 "Urlaub Entgelt Tage". Die Ziellohnart, in diesem Beispiel 2300, löst eine Koppelung auf die notwendigen Schnitt- und Korrekturlohnarten aus. Es erfolgt keine Reständerung in der NLZ-Verwaltung und kein Verbrauchseintrag. Insofern kann der Rest nicht am Lohnset angedruckt und auch keine Auswertung über die NLZ-Zeiträume durchgeführt werden.

Es wird unten angeführtes Makro nach Lesen hinterlegt, das bei den angelieferten Lohnarten 913, 914, 917 bzw. 918 einen Urlaubseintrag per Monatsletztem mit der jeweiligen Menge vornimmt. Damit erhalten Sie beispielsweise am 31.03.2020 einen Urlaubsverbrauchseintrag von 50 Einheiten. Dadurch wird der Urlaubsrest automatisch reduziert. In den Parametern der NLZ-Verwaltung sind die gewünschten Lohnarten zu hinterlegen, die bei der jeweiligen Nichtleistungsart abgerechnet werden. Vorteil ist hier, dass der Urlaubsrest wegen des Verbrauchseintrags immer korrigiert wird und für die UEL (Urlaubsersatzleistung) oder den Andruck am Lohnset verwendet werden kann. Diese Lösungsvariante funktioniert selbst bei fehlendem Wochenmodell. Dieser Lösungsvorschlag entspricht am ehesten dem gewohnten Verhalten von BMD 5.5 mit diesen NLZ-Eingabelohnarten. Unterschied ist allerdings, dass im NTCS Lohn ein Verbrauchseintrag zwingend über das Makro generiert werden muss. Für die Nichtleistungsarten Urlaub, Arzt und Diverse NLZ wird ein Verbrauch per Monatsletztem generiert. Für die Nichtleistungsart Pflegeurlaub wird der Vorletzte des Monats herangezogen, damit es zwischen Urlaub und Pflegeurlaub zu keinen Überschneidungen kommt.  Manuelle Eingriffe sind notwendig, wenn der Mitarbeiter bereits vor dem Importdatum ausgetreten ist. Sie werden in einem Logeintrag im Importprogramm darauf hingewiesen. Nachteil ist hier, dass zwar eine Pseudo-NLZ-Verwaltung vorliegt, aber nicht die korrekten Verbräuche mit den jeweiligen Von-/Bis-Zeiten ermitteln werden können.

Tipps:

Das Makro als Kopiervorlage:

//$WIZARD
//$ MCU_BRE_LOHNARTNR===LA-Nr
//$ MCU_BRE_LOHNARTNR===LA-Nr
//$ MCU_BRE_LOHNARTNR===LA-Nr
//$ MCU_BRE_LOHNARTNR===LA-Nr
//$ VAR_931371051972558===Importmonat
//$ MCA_BRE_MONAT===Monat
//$ VAR_225421051973795===Importjahr
//$ MCU_LEN_MACRO_JAHR===Basiseinstellungsjahr
//$ VAR_742661051978770===NLZ-Von
//$ LASTDAY===LastDayOfMonth
//$ VAR_539341051982018===NLZ-Bis
//$ VAR_591191051994650===NLZ-Verbrauch
//$ MCA_BRE_MENGE===Menge
//$ MCU_BRE_LOHNARTNR===LA-Nr
//$ VAR_387181051904506===NLZ-Art
//$ MCU_BRE_LOHNARTNR===LA-Nr
//$ VAR_387181051904506===NLZ-Art
//$ MCU_BRE_LOHNARTNR===LA-Nr
//$ VAR_387181051904506===NLZ-Art
//$ VAR_742661051978770===NLZ-Von
//$ INCDAY===IncDay
//$ VAR_742661051978770===NLZ-Von
//$ FORMATDATE===FormatDate
//$ VAR_539341051982018===NLZ-Bis
//$ MCU_BRE_LOHNARTNR===LA-Nr
//$ VAR_387181051904506===NLZ-Art
//$ VAR_317091052013043===MCU_NLZ_KZ_CD
//$ VAR_507031052020039===MCU_NLZ_VON_CD
//$ VAR_960221052026856===MCU_NLZ_BIS_CD
//$ VAR_438051052029847===MCU_NLZ_VERBRAUCH_CD
//$ VAR_642481052033843===MCU_BRE_LOHNARTNR
//$ SETDBVALUE===SetDBValue
//$ SETDBVALUE===SetDBValue
//$ SETDBVALUE===SetDBValue
//$ SETDBVALUE===SetDBValue
//$ SETDBVALUE===SetDBValue
// ==============================================
// Erstelldatum : 12.03.2020 11:33:14
// Ersteller : BMD
// Beschreibung : Makro nach Lesen
// Dieses Makro wird ausgeführt, sobald eine Datenzeile aus der Importdatei eingelesen wird.
// Der jeweilige Datensatz wird nur dann in der Vorschau angezeigt, wenn das Endergebnis "1" bzw. True ist.
// ==============================================
Result := 1;
if ( MCU_BRE_LOHNARTNR = 913 ) or ( MCU_BRE_LOHNARTNR = 914 ) or ( MCU_BRE_LOHNARTNR = 917 ) or ( MCU_BRE_LOHNARTNR = 918 ) then begin
  // Allgemeiner Teil für NLZ - Eingaben
  // Ermittlung der Feldwerte.
  VAR_931371051972558 := MCA_BRE_MONAT;
  VAR_225421051973795 := MCU_LEN_MACRO_JAHR;
  VAR_742661051978770 := BMD_LASTDAY(VAR_931371051972558,VAR_225421051973795);
  VAR_539341051982018 := VAR_742661051978770;
  VAR_591191051994650 := MCA_BRE_MENGE;

  if ( MCU_BRE_LOHNARTNR = 913 ) then begin
    // Urlaub Eingabe
    VAR_387181051904506 := 1;
  end else begin
    if ( MCU_BRE_LOHNARTNR = 914 ) then begin
      // Arzt Eingabe
      VAR_387181051904506 := 4;
    end else begin
      if ( MCU_BRE_LOHNARTNR = 917 ) then begin
        // Pflegeurlaub Eingabe
        // Der Verbrauch des Pflegeurlaubs wird am Vorletzten des Monats importiert, damit keine Überschneidung mit dem Urlaub passiert. Der Urlaubsverbrauch wird für Monatsletztem importiert.
        VAR_387181051904506 := 5;
        VAR_742661051978770 := BMD_INCDAY(VAR_742661051978770,'-1');
        VAR_742661051978770 := BMD_FORMATDATE(VAR_742661051978770,'DD.MM.YYYY HH:NN','DD.MM.YYYY');
        VAR_539341051982018 := VAR_742661051978770;
      end else begin
        if ( MCU_BRE_LOHNARTNR = 918 ) then begin
          // Div. NLZ Eingabe
          VAR_387181051904506 := 6;
        end;
      end;
    end;
  end;

  // Ermittlung der Feldnamen.
  VAR_317091052013043 := 'MCU_NLZ_KZ_CD';
  VAR_507031052020039 := 'MCU_NLZ_VON_CD';
  VAR_960221052026856 := 'MCU_NLZ_BIS_CD';
  VAR_438051052029847 := 'MCU_NLZ_VERBRAUCH_CD';
  VAR_642481052033843 := 'MCU_BRE_LOHNARTNR';

  // Schreiben der Feldwerte in die Importfelder.
  BMD_SETDBVALUE(VAR_317091052013043,VAR_387181051904506);
  BMD_SETDBVALUE(VAR_507031052020039,VAR_742661051978770);
  BMD_SETDBVALUE(VAR_960221052026856,VAR_539341051982018);
  BMD_SETDBVALUE(VAR_438051052029847,VAR_591191051994650);
  BMD_SETDBVALUE(VAR_642481052033843,'');
end;

Das Programm, woraus die Importdatei generiert wird, kann von Ihnen oder Ihrem Kunden angepasst werden, sodass alle Nichtleistungszeitarten jeweils mit einem Von- und Bis-Datum angeliefert werden können. Vorteil hier ist, dass Sie die NLZ-Verwaltung an jedem Tag abfragen können und den richtigen Rest erhalten. Abfragen, die auf den Zeitraum der NLZ abzielen sind möglich. Abhängig vom Wochenmodell kann der Verbrauch automatisch ermittelt werden. Ein Argument für diese Lösung ist, dass auch Steuerberater für die Krank- bzw. Unfall-Verwaltung Wochenmodelle führen müssen und für deren Verwaltung ebenso Von- bzw. Bis-Daten angeliefert werden müssen, zumal diese Daten für div. ELDA-Meldungen wie beispielsweise die A+E-Krankengeld notwendig sind. Wird die eigene Firma abgerechnet, dann sind die Daten aus dem Zeiterfassungsprogramm in der Regel exportierbar. Alle NTCS Lohn-Importschnittstellen können sehr individuell Ihren Vorgaben und Wünschen entsprechend angepasst werden.

Weitere Informationen:

Im NTCS Lohn kann die Lohnart 913 usw. nicht manuell in der Bruttoerfassung eingegeben werden, denn die Lohnarten gibt es im NTCS Lohn nicht. Es gibt auch keine Einstellungsmöglichkeit um Lohnarten manuell anzulegen, die eine Reständerung in der NLZ-Verwaltung auslösen.  Eine Reständerung in der NLZ-Verwaltung kann nicht über eine Lohnart erfasst werden. Reständerungen in der  NLZ-Verwaltung können direkt in der NLZ-Verwaltung mit der Funtion Reständerung ausgelöst werden. Daraus entsteht ein manueller Arbeitsaufwand. Überdenken Sie, ob die NLZ-Verwaltung künftig im NTCS geführt werden soll, was natürlich mehrere Vorteile mit sich bringt, oder ob auf einen monatlichen Import umgestellt wird.