Abrechnungen importieren
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
Lohnverrechnung → Weitere Funktionen → Import und Export → Abrechnungen importierenMit diesem Programm können Lohnarten und Nichtleistungszeiten für die monatliche Abrechnung der Dienstnehmer importiert werden.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
| Firma | Eingabe der Firma, für die der Import durchgeführt werden soll. Bleibt dieses Feld leer, werden alle in der Datei enthaltenen Datensätze importiert. Wird eine Firma ausgewählt, werden nur die Datensätze mit der entsprechenden Firmennummer importiert. | ||
| Schnittstelle | Auswahl der Importschnittstelle, die den benötigten Satzaufbau (wird in der Importvorschau angezeigt) enthält. Hinweis
 Über das blaue Fragezeichen (zu finden in der mittleren Buttonbar) öffnet sich eine Exceldatei, die alle verfügbaren Importfelder (inklusive der Feldnamen und der entsprechenden Ausprägungen (wo eindeutig)) des Programms enthält. | ||
Importdatei/Importverzeichnis | Auswahl der Importdatei bzw. des Importverzeichnisses, in dem die Datei(en) liegt (liegen). Folgende Eingabevarianten sind möglich:
Wichtig: Die Datei muss nicht zwingend im CSV-Format gespeichert werden. Ab der Version 16.46. ist auch der Import von .XLS-, .XLSX bzw. .XML-Dateien möglich.  Der Import von XLS- und XLSX-Dateien kann durch die Verwendung eckiger Klammern, eines Rufzeichens und des Namens des Tabellenblatts auf ein bestimmtes Tabellenblatt innerhalb der Importdatei eingeschränkt werden. Beispiel: C:\Temp\Import.xlsx[!Tabelle2] Wichtig: Das Verzeichnis bzw. der Pfad darf kein Komma (keinen Beistrich) beinhalten, da das Komma als Trennzeichen zur Auswahl mehrerer Dateien bzw. Verzeichnisse genutzt wird. Werden mehrere Dateien oder wird ein Ordner (ein Verzeichnis) ausgewählt, erscheint im Bereich "Vorschau" eine Combobox, mit der eine beliebige Datei selektiert und in der Vorschau angezeigt werden kann. Importiert werden alle Dateien, die den Einstellungen in diesem Feld entsprechen. Das heißt, die angesprochene Combobox ist nicht als Auswahl für den Import, sondern als Auswahl für die Anzeige in der Vorschau zu verstehen. Alle Dateien werden nach dem Dateinamen aufsteigend sortiert importiert. Die Reihenfolge in der Combobox entspricht der Reihenfolge, wie die Dateien importiert werden. Falls sichergestellt werden muss, dass die korrekte Reihenfolge, in der die Dateien importiert werden, eingehalten wird, muss die Dateibezeichnung mit einem Timestamp mit folgendem Aufbau beginnen: <YYYYMMDDHHmmss> Hinweis
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Vorschau
In der Importvorschau sehen Sie den Satzaufbau der ausgewählten Importschnittstelle und den Inhalt der zu importierenden Datei.
Über die 
Feldauswahl können auch zusätzliche Felder hinzugefügt bzw. entfernt werden. Soll die bestehende Schnittstelle nicht verändert werden, muss eine neue Schnittstelle angelegt werden.
Feldauswahl können auch zusätzliche Felder hinzugefügt bzw. entfernt werden. Soll die bestehende Schnittstelle nicht verändert werden, muss eine neue Schnittstelle angelegt werden.Wie bereits erwähnt, ist auch der Inhalt der Datei sichtbar, sobald eine Importdatei ausgewählt wird.
Folgende Funktionen stehen in der Importvorschau zur Verfügung:
 Doku-Zeile definieren | Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über eine Doku-Zeile verfügt. Mit dieser Funktion kann die Doku-Zeile für die markierte Spalte hinterlegt werden. |
 fixe Spaltenlänge | Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über fixe Spaltenlängen verfügt. Mit dieser Funktion kann die Spaltenlänge für die markierte Spalte hinterlegt werden. |
 Makro nach Lesen | Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt nach dem Lesen der Importdatei ausgeführt. Ist ein Makro hinterlegt, dann ändert sich das Icon in  . |
 Makro vor Schreiben | Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt vor dem Schreiben der Importdatei aufgeführt. Ist ein Makro hinterlegt, dann ändert sich das Icon in  . |
Datensätze vom Import ausschließen
Es gibt in allen HRS-CSV-Importprogrammen die Möglichkeit, bestimmte Datensätze vom Programm auszuschließen.
Durch einen Mausklick auf das rote x 
deaktivieren bzw. auf das grüne Häkchen 
aktivieren Sie einen Datensatz und wechseln auf den nächsten. Dabei werden deaktivierte Datensätze kursiv, durchgestrichen und grau dargestellt (siehe Beispiel).
deaktivieren bzw. auf das grüne Häkchen aktivieren Sie einen Datensatz und wechseln auf den nächsten. Dabei werden deaktivierte Datensätze kursiv, durchgestrichen und grau dargestellt (siehe Beispiel). Hinweis
 | Die Information der gesperrten Datensätze bleibt jedoch nur temporär erhalten – d. h., solange das Programm geöffnet ist. Wird das Programm geschlossen und erneut geöffnet, sind wieder alle Datensätze aktiv gestellt. |
Beispiel
 | Diese Abbildung zeigt die Darstellung deaktivierter Datensätze:  |
Mögliche Importfelder
Feldname | Feldbezeichnung | Datentyp | Hinweis | ||
BRE_MONAT | Monat | N (2) | Pflichtfeld; Monat, für den die Abrechnungen importiert werden sollen. Hinweis
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BRE_FIRMENNR | Firma | N (10) | Pflichtfeld | ||
BRE_MITARBEITERID | Mitarbeiter | A (16) | Pflichtfeld Führende Nullen werden ignoriert. | ||
BRE_DIENSTVLFDNR | DV-Nr | N (4) | Wird keine DV-Nummer und kein DVNrStichtag angegeben, wird automatisch auf das Haupt-Dienstverhältnis importiert. | ||
HRS_DVNR_STICHTAG | DVNrStichtag | Datum | Eingabeformat: TT.MM.JJJJ Wird keine DV-Nummer angegeben, so wird über dieses Feld das an diesem Tag gültige aktive Dienstverhältnis ermittelt. | ||
BRE_LOHNARTNR | Lohnarten-Nr | A (0) | Lohnartennummer Lohnarten, die das Feld Bruttoerfassung am Reiter "Divers" oder das Feld Aktiv am Reiter "Name, Bruttoerfassung" auf die Ausprägung "Nein" eingestellt haben, oder Systemlohnarten ab dem Nummernbereich 8000 können nicht importiert werden. Führende Nullen werden ignoriert. | ||
BRE_MENGE | Menge | N (24,9) | Je nach Lohnartensteuerung müssen entweder die Menge, der Satz, die Tage und/oder der Betrag angeliefert werden. Die Menge ist als Dezimalzahl anzugeben. Falls die Menge einer Stundenanzahl entspricht, ist darauf zu achten, dass die Angabe in Industriezeit erfolgt (Beispiel: 0,5 Stunden statt 30 Minuten). Falls die Daten nicht im erwarteten Format angeliefert werden können, muss eine Umwandlung in einem Makro zur Schnittstelle erfolgen. Beim Import von Nichtleistungszeiten wird die Information vom Importfeld "Menge" in die Spalte "Bezahlt" der Nichtleistungszeit geschrieben. Hinweis
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BRE_SATZ | Satz | N (24,9) | Je nach Lohnartensteuerung müssen entweder die Menge, der Satz, die Tage und/oder der Betrag angeliefert werden. | ||
BRE_BETRAG | Betrag | N (24,9) | Je nach Lohnartensteuerung müssen entweder die Menge, der Satz, die Tage und/oder der Betrag angeliefert werden. Hinweis
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BRE_TAGE | Tage | N (24,9) | Je nach Lohnartensteuerung müssen entweder die Menge, der Satz, die Tage und/oder der Betrag angeliefert werden. | ||
| ERX_MITSTAMM_NEU | Stammdatenfeld Wert | A (255) | Wird eine Stammdatenänderungslohnart importiert (Lohnartensteuerung: Feld "Eingabe Stammdatenfeld" <> Nein), muss in diesem Feld die entsprechende Ausprägung angeliefert werden (siehe Import Stammdatenlohnart). | ||
ERX_EINFRIEREN | Status | N (1) | Lohnart einfrieren (damit der angelieferte Wert durch eine eventuelle Neuberechnung oder Änderung nicht überschrieben wird). 0 - kein Schutz 1 - vor Neuberechnung schützen 2 - vor Änderungen schützen | ||
BRE_KOSTENSTELLE | Kostenstelle | A (20) | Kostenstelle Hinweis
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BRE_KOSTENTRAEGER | Kostenträger | A (20) | Kostenträger Hinweis
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BRE_ABTEILUNG | Abteilung | A (20) | KORE-Abteilung | ||
BRE_DIMENSION | Dimension | A (20) | Dimension | ||
BRE_GESCHAEFTSBEREICH | Geschäftsbereich | A (20) | Geschäftsbereich | ||
ERX_LOHNARTENBEZ | Bezeichnung | A (70) | Übersteuert die Lohnartenbezeichnung | ||
BRE_MONAT_AUFROLL | Aufrollmonat | N (2) | Wenn eine Lohnart aufgerollt werden soll. Hinweis
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NLZ_KZ_CD | NLZ-Kennzeichen | Hier gibt es zwei unterschiedliche Varianten → Details siehe NLZ-Kennzeichen Führende Nullen werden ignoriert. | |||
NLZ_VON_CD | NLZ Von-Datum | Datum | Eingabeformat: TT.MM.JJJJ | ||
NLZ_BIS_CD | NLZ Bis-Datum | Datum | Eingabeformat: TT.MM.JJJJ Die NLZ-Arten "Krank" bzw. "Unfall" können auch ohne NLZ-Bis-Datum angeliefert werden und werden in diesen Fällen als eine noch offene laufende NLZ angesehen. | ||
NLZ_VERBRAUCH_CD | NLZ Verbrauch | Anzahl der Tage oder Stunden, die in der Verwaltung abgezogen oder hinzugefügt werden sollen. Beim Import von Nichtleistungszeiten wird die Information vom Importfeld "NLZ Verbrauch" in die Spalte "Verwaltung" der Nichtleistungszeit geschrieben. Hinweis
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BRE_ZUSATZ_BETRAG | Zusatzbetrag | N (24,9) | Gesetzliche Abfertigung: 0 = 6 % Lohnsteuer - 2 = keine Lohnsteuer > 0 = beliebige Lohnsteuer | ||
BRE_FREIFELDNK01 | Freifeld 01 | N (24,9) | Numerisches Freifeld mit Nachkommastellen | ||
BRE_FREIFELDNK02 | Freifeld 02 | N (24,9) | Numerisches Freifeld mit Nachkommastellen | ||
ERX_FREIFELDA01_255 | Freifeld 03 | A (255) | Alphanumerisches Freifeld | ||
ERX_FREIFELDA02_255 | Freifeld 04 | A (255) | Alphanumerisches Freifeld | ||
BRE_FREIFELDN5_10 | Freifeld 05 | N (10) | Numerisches Freifeld ohne Nachkommastellen | ||
BRE_FREIFELDN6_10 | Freifeld 06 | N (10) | Numerisches Freifeld ohne Nachkommastellen | ||
ABM_DIVNLZID | Diverse NLZ | N (19) | |||
BRE_LOHNJAHR | Jahr | N (4) | Lohnjahr, falls abweichend zum Lohn-Basiseinstellungsjahr |
Beispiel
| Import von Abrechnungen in Monat 3 inkl. Aufrollung in Monat 2  |
In der folgenden Musterdatei werden einige Datensätze exemplarisch dargestellt. Welche Felder generell importiert werden können, ist dem Kapitel 3. Mögliche Importfelder (Themendokument Abrechnungen importieren) zu entnehmen. Diese Musterdatei ist optimiert für die Schnittstelle "BMD 5.5-Schnittstelle (LV060)".
Hinweis
| Das Importprogramm ist natürlich auch stapelfähig und kann in einen oder mehrere Lohnstapel aufgenommen werden (siehe Lohnstapelverwaltung). Der Import funktioniert jedoch nur, wenn im Stapelprogramm eine bestimmte Firma ausgewählt und die jeweilige Importdatei in den Lohnparametern hinterlegt worden ist. |
Hinweis
| Eine passwortgeschützte Datei kann nicht importiert werden und die Vorschau wird nicht angezeigt, weil es sich um geschützte Daten handelt. Die Meldung "Fehler beim Öffnen der Datei "..." Invalid password to open or create a file" wird angezeigt.  |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Makro nach Lesen | Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt nach dem Lesen der Importdatei ausgeführt. |
 Makro vor Schreiben | Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt vor dem Schreiben der Importdatei aufgeführt. |
 Logdatei ansehen | Die Logdatei des Importprogramms kann auch nachträglich angesehen und kontrolliert werden. |
 Doku-Zeile definieren | Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über eine Doku-Zeile verfügt. Mit dieser Funktion kann die Doku-Zeile für die markierte Spalte hinterlegt werden. |
 fixe Spaltenlänge | Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über fixe Spaltenlängen verfügt. Mit dieser Funktion kann die Spaltenlänge für die markierte Spalte hinterlegt werden. |
 Datensatz für Import sperren | Mit dieser Funktion können Datensätze deaktiviert werden. Die Zeile wird dann kursiv, durchgestrichen und grau dargestellt. |
 Datensatz für Import aktivieren | Mit dieser Funktion können Datensätze wieder aktiviert werden. |
Platzhalter: Werte in Spalten anzeigen | Bei Platzhalter-Spalten werden die Werte der Importdatei in der Importvorschau angezeigt. |
Vorschau: Alle Importdatensätze anzeigen | Zeigt alle Importdatensätze in der Importvorschau an. Bei sehr umfangreichen Importdateien bedeutet dies Performance-Einbußen. |
Vorschau: Doku-Zeile in Vorschau anzeigen | Bei Verwendung einer Doku-Zeile wird diese in der Importvorschau angezeigt. |
Vorschau: Kennzeichen als Text anzeigen | Zeigt den "sprechenden" Text bei Kennzeichen an und nicht den Wert, welcher importiert wird. |
Vorschau: Makro in Vorschau berücksichtigen | Makros werden zur Ermittlung der Importdatensätze in der Vorschau berücksichtigt. |
Relevante LOHN Parameter
Folgende Einstellungen können in den LOHN Parametern für den Abrechnungsimport getroffen werden:
An dieser Stelle kann das Importverzeichnis bzw. die Importdatei bereits fix hinterlegt werden. Folgende Eingabevarianten sind möglich:
Wichtig: Die Datei muss nicht zwingend im CSV-Format gespeichert werden. Ab der Version 16.46. ist auch der Import von XLS- bzw. XLSX-Dateien möglich. Der Import von XLS- und XLSX-Dateien kann durch die Verwendung eckiger Klammern, eines Rufzeichens und des Namens des Tabellenblatts auf ein bestimmtes Tabellenblatt innerhalb der Importdatei eingeschränkt werden. Beispiel: C:\Temp\Import.xlsx[!Tabelle2] Wichtig: Das Verzeichnis bzw. der Pfad darf kein Komma (keinen Beistrich) beinhalten, da das Komma als Trennzeichen zur Auswahl mehrerer Dateien bzw. Verzeichnisse genutzt wird. | |
Über diesen Parameter kann die benötigte Import-Schnittstelle fix hinterlegt werden. | |
Soll die Importdatei nach erfolgtem Import umbenannt werden, muss dieser Parameter auf "Ja" gestellt werden. In diesem Fall werden Datensätze, die nicht importiert werden konnten, in eine Datei eigene Err-Datei zusammengefasst. Heißt die Importdatei beispielsweise C:\Test.csv, dann heißt die Err-Datei C:\~Test_err.csv. Die Tilde am Anfang des Dateinamens verhindert, dass die "fehlerhaften" Datensätze immer und immer wieder importiert werden. Die Err-Datei ist zu korrigieren und umzubenennen. Der Dateiname darf keine Tilde enthalten. Danach kann der Import erneut gestartet werden. 0 - Nein 1 - Ja | |
Hier können Sie festlegen, für welche Dienstnehmer Daten importiert werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - alle: Mit dieser Einstellung werden alle Importdatensätze versucht zu importieren – unabhängig vom Abrechnungsstatus des Dienstnehmers und unabhängig von Zuständen in anderen Auswertungsprogrammen. Der Dienstnehmer darf im Importmonat jedoch noch nicht endverspeichert sein, d. h., er darf im Importmonat nicht den Abrechnungsstatus F haben. 1 - alle nicht abgerechneten Mitarbeiter: Mit dieser Einstellung werden alle Importdatensätze versucht zu importieren, solange der Dienstnehmer im Importmonat noch den Abrechnungsstatus . oder 0 hat. Ist der Dienstnehmer als abgerechnet gekennzeichnet, hat er den Abrechnungsstatus L. Bei dieser Parametereinstellung erfolgt beim Abrechnungsstatus L kein Import des Datensatzes. Der Dienstnehmer darf im Importmonat auch noch nicht endverspeichert sein. 2 - alle nicht überwiesenen Mitarbeiter: Bei dieser Einstellung erfolgt kein Import, wenn der Zustand des Dienstnehmers bzw. Dienstverhältnisses im Programm "Dienstnehmer überweisen" bereits auf "Ja" gesetzt ist. Falls das Dienstverhältnis bereits endverspeichert ist und somit den Abrechnungsstatus F hat, erfolgt auch kein Import. | |
Diverse NLZ-Arten werden mit dem NLZ-Kennzeichen 6 importiert. Hier können Sie jene Diverse NLZ-Art auswählen, die für den Import von sämtlichen Diversen NLZs verwendet werden soll. Möchten Sie stattdessen unterschiedliche Diverse NLZ-Arten (Sterbefall, Hochzeit ...) importieren, müssen diese Diverse NLZ-Arten in der Importdatei angeliefert werden und die entsprechende Spalte "Diverse NLZ" ist in der Schnittstelle zu verwenden. Diverse NLZ-Arten werden im Paket Lohn unter Stammdaten → Diverse Stammdaten → Gutstunden/Diverse NLZ angelegt und verwaltet. | |
Hier wird festgelegt, ob die zu importierenden Nichtleistungszeiten mit bereits existierenden Nichtleistungszeiten gleicher Art entsprechend dem Wochenmodell zusammengehängt werden sollen oder nicht. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - Von Wochenmodell abhängig 2 - nur angrenzende NLZ Beispiel: Eine Krankheit ist vom 1. bis 10. eines Monats erfasst. Eine weitere Krankheit soll vom 13. bis 15. desselben Monats importiert werden. 1 - Von Wochenmodell abhängig: Diese Einstellung prüft, ob eine Sollarbeitszeit entsprechend dem Wochenmodell (bzw. Tagesmodell) für die dazwischenliegenden Tage (11 - 12) vorliegt. Ist dies der Fall, werden die Nichtleistungszeiten vom 1. bis 10. und 13. bis 15. nicht zusammengehängt, andernfalls schon. 2 - nur angrenzende NLZ: Diese Einstellung hängt nur direkt aneinander angrenzende Nichtleistungszeiten gleichen Typs immer zusammen. Die Krankheiten vom 1. bis 10. und 13. bis 15. werden nicht zusammengehängt. | |
Mit diesem Parameter wird geregelt, ob beim Import von Zeiträumen die Werte für "Verwaltung" und "Bezahlt" ermittelt oder importiert werden. Wichtig: Dieser Parameter hat für den Import von Nichtleistungszeiten der NLZ-Arten Krank, Arbeitsunfall und Freizeitunfall keine Bedeutung. Bei einem tageweisen Import, das heißt jeder Tag der Nichtleistungszeit wird in einem eigenen Datensatz angeliefert, kann die Einstellung dieses Parameters immer übersteuert werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - ignorieren: Mit dieser Einstellung ist das Programmverhalten wie bisher. Beim Import von Zeiträumen werden die Werte für "Verwaltung" und "Bezahlt" anhand des beim Dienstnehmer hinterlegten Wochenmodells ermittelt. Eventuell in der Importdatei angelieferte Werte werden ignoriert. 1 - berücksichtigen: Hier werden die beim Import angelieferten Werte bei Zeiträumen berücksichtigt, d. h. für Verwaltung und Bezahlt herangezogen. Beim Import von Nichtleistungszeiten über das Programm "Abrechnungen importieren" wird die Information vom Importfeld "Menge" in die Spalte "Bezahlt" der Nichtleistungszeit geschrieben. Das Importfeld "NLZ Verbrauch" korrespondiert mit der Spalte "Verwaltung" in der Nichtleistungszeitenverwaltung. Zuerst wird die NLZ wie bisher importiert und die einzelnen Tage werden aufgrund des Wochenmodells bewertet. Danach wird festgestellt, ob es zwischen den ermittelten und den angelieferten Werten Differenzen gibt. Die Differenz wird auf den ersten Tag der NLZ addiert, sodass die Summe der Verwaltung/Bezahlt-Werte den importieren Werten entspricht. Diese Ausprägung greift bei allen Nichtleistungszeit-Arten außer Krank, Arbeitsunfall und Freizeitunfall. Sollen auch hier die über den Import in den Felder "Verwaltung" und "Bezahlt" angelieferten Tage und Stunden berücksichtigt werden, dann muss ein tageweiser Import erfolgen. |
