Nichtleistungszeiten importieren

 Grundlegende Informationen zu diesem Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

 

LOHN → Weitere Funktionen → Import und Export → Nichtleistungszeiten importieren

 

Das Programm "Nichtleistungszeiten importieren" ermöglicht Ihnen den Import von Nichtleistungszeiten (Urlauben, Krankenständen, Gutstunden, Diverse Nichtleistungszeiten ...) im CSV-Format. Um einen fehlerfreien Import zu gewährleisten, müssen diese Erfassungssätze einem bestimmten Aufbau entsprechen, der je nach gewählter Schnittstelle in der Importvorschau angezeigt wird.

Ab sofort ist es mit den HRS-CSV-Importern möglich, sowohl "echte" Excel-Dateien als auch (von NTCS) erzeugte XML-Dateien zu importieren.

Dabei werden folgende Schritte im Hintergrund automatisch ausgeführt:

Bei Eingabe einer Excel-Datei:

Vorteil: Importdateien werden meist über Excel erzeugt bzw. bearbeitet. Bisher mussten die Daten immer über "Speichern unter" im CSV-Format gespeichert werden.

Bei Eingabe einer XML-Datei:

Vorteil: Durch dieses NTCS-ConstId-Header-Format entsteht der Vorteil, dass die Spalten automatisch erkannt werden können.

In der Importvorschau sehen Sie den Satzaufbau der ausgewählten Importschnittstelle und den Inhalt der zu importierenden Datei. 

 

Über die  Feldauswahl können auch zusätzliche Felder hinzugefügt bzw. entfernt werden. Soll die bestehende Schnittstelle nicht verändert werden, muss eine neue Schnittstelle angelegt werden.

 

Wie bereits erwähnt, ist auch der Inhalt der Datei sichtbar, sobald eine Importdatei ausgewählt wird.        

 

Folgende Funktionen stehen in der Importvorschau zur Verfügung:

 

Es gibt in allen HRS-CSV-Importprogrammen die Möglichkeit, bestimmte Datensätze vom Programm auszuschließen. 

Durch einen Mausklick auf das rote x  deaktivieren bzw. auf das grüne Häkchen  aktivieren Sie einen Datensatz und wechseln auf den nächsten. Dabei werden deaktivierte Datensätze kursiv, durchgestrichen und grau dargestellt (siehe Beispiel). 

 

Hinweis

Beispiel 

Diese Abbildung zeigt drei für den Import ausgeschlossene Datensätze.

Im Paket LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Import → Dienstnehmer, Abrechnungen bzw. Nichtleistungszeiten importieren finden Sie unter anderem den Parameter "Importdatei umbenennen".

Ist dieser Parameter auf "Ja" gestellt und wird eine Datei importiert, in der Fehler auftreten, so werden diese Fehler gesammelt und nach dem Import in eine eigene Datei exportiert. Ist der Parameter auf "Nein" gestellt, werden etwaige Fehler nicht in einer eigenen Datei exportiert. Der Name dieser Datei setzt sich dabei wie folgt zusammen:

~<Dateiname Original ohne Endung>_err.<Endung Original>

Beispiel 

C:\Test.csv wird zu C:\~Test_err.csv Existiert diese bereits, dann wird sie zu C:\~Test_err1.csv

Beim Import von echten Excel-Dateien (.XLSX) sieht die Vorgehensweise etwas anders aus. Da die Daten zuerst in eine CSV-Datei umgewandelt werden müssen, um sie importieren zu können, wird im Fehlerfall keine eigene XLSX-Datei erstellt. Die fehlerhaften Datensätze werden stattdessen im CSV-Format gespeichert.

Beispiel 

C:\Test.xlsx wird zu C:\~Test_err.csv

Vor einem erneuten Import müssen die Fehler in der Err-Datei behoben und die Datei umbenannt werden. Die Tilde ~ am Anfangs des Dateinamens verhindert den versehentlichen Import.

Weitere Parameter für den Import von Dienstnehmern sind im Kapitel Relevante LOHN Parameter beschrieben.

Eine detaillierte Beschreibung zur Anlage von Schnittstellen, Doku-Zeilen und Feldwertreferenzierungen finden Sie in den Themendokumenten Dienstnehmer importieren und Abrechnungen importieren im Kapitel Schnittstelle definieren.

Die folgenden Felder werden für den Import von NLZ benötigt:

Hinweis 

Bei diesem Importprogramm muss nicht zwingend die DV-Nr. bzw. das Dienstverhältnis über das Feld "DVNrStichtag" angegeben werden. Gerade bei Importen aus Fremdsystemen ist die Dienstverhältnisnummer nicht bekannt. Aus diesem Grund gilt folgende Logik: Falls beim Import eine DV-Nr. (Dienstverhältnisnummer) angeliefert wurde und auf dieses Dienstverhältnis importiert werden kann, dann wird es verwendet. Falls beim Import ein DVNrStichtag angeliefert wurde, dann wird über diesen Stichtag eine Dienstverhältnisnummer ermittelt. Falls auf das somit ermittelte Dienstverhältnis importiert werden kann, dann wird dieses Dienstverhältnis verwendet. Wenn die über den Import angelieferte DV-Nr. oder das durch das Feld "DVNrStichtag" ermittelte Dienstverhältnis für den Import nicht zur Verfügung steht oder wenn kein DV über den Import explizit angegeben wurde, dann wird ein aktives Dienstverhältnis (Feld Ruhendstatus = Nicht ruhend) mit der Ausprägung "Nein" im Feld Auszahlung ohne Beschäftigung verwendet. Falls auch hier mehrere Dienstverhältnisse existieren, dann wird das erste auf diese Weise ermittelte für Dienstverhältnis verwendet. Sofern die DV-Zuordnung beim Import nicht zweifelsfrei ist, erfolgt ein Eintrag ins Logfile. Durch diese Programmlogik kann der Import in den meisten Fällen auf das korrekte Dienstverhältnis durchgeführt werden. In der Praxis kommen jedoch auch Ausnahmen vor. Beachten Sie deshalb das Logfile des Imports und kontrollieren Sie die importieren Daten im Rahmen der Bearbeitung in der Bruttoerfassung.

Datumsfelder können in folgenden Formaten angeliefert werden:

Zusätzlich gibt es in der Schnittstelle das Feld "Datumsformat in Importdatei", in dem das angelieferte Datumsformat definiert werden kann.

 

 

Das Verarbeitungskennzeichen gibt an, was mit dem angelieferten Datensatz passieren soll. 

Falls im angegebenen Zeitraum bereits ein anderer Eintrag des gleichen Typs existiert, dann wird kein Import durchgeführt. Dabei genügt bereits eine Überschneidung von einem Kalendertag.

 

Es wird versucht, die angegebene Nichtleistungszeit zu löschen. Zu diesem Zweck müssen aber der Zeitraum der importierten Nichtleistungszeit und der vorhandenen Nichtleistungszeit genau übereinstimmen.

 

Bei dieser Verbuchungsart wird zuerst geprüft, ob im Zeitraum dieses Nichtleistungstyps bereits ein oder mehrere Sätze existieren. Ist das der Fall, werden diese Sätze automatisch vom Programm gelöscht. Daraufhin wird der Importsatz ganz normal geschrieben.

 

 

 

Bei dieser Art wird versucht, die zu importierende Nichtleistungszeit mit einer bereits bestehenden Nichtleistungszeit "zusammenzuhängen". Das bedeutet Folgendes:

Ausgehend vom "Von-Datum" der Nichtleistungszeiten wird eine davor liegende Nichtleistung gesucht. Wird ein dementsprechnder Datensatz gefunden, wird die bestehende Nichtleistungszeit um den Zeitraum der importierten Nichtleistungszeit verlängert. Das Programm geht dabei vor wie unter "Neu anlegen/Ändern" beschrieben (bestehende Nichtzeistungszeit löschen; neue Nichtleistungszeit schreiben).

 

Hinweis 

Beim Zusammenhängen sollte Folgendes beachtet werden: Zwischen der bestehenden Nichtleistungszeit und der importierten Nichtleistungszeit dürfen prinzipiell nicht mehr als 3 Kalendertage liegen. Es wird geprüft, ob die Kalendertage, die dazwischen liegen, Arbeitstage sind oder nicht. Wenn es keine Arbeitstage sind, dann kann die Nichtleistungszeit problemlos verlängert werden.  Liegen zwischen den Nichtleistungszeiten Arbeitstage, dann erfolgt kein Aneinanderhängen von Nichtleistungszeiten. Werden keine Nichtleistungszeiten zum Verlängern gefunden, wird wie beim "Neu anlegen/Ändern" vorgegangen.

 

Dieses Verarbeitungskennzeichen kann nur für eine Reständerung in der Urlaubs-, Krank- und Gutstundenverwaltung eingesetzt werden, wobei immer der neue Gesamtrest angeliefert werden muss. Die Reständerung (Differenz auf den gewünschten Gesamtrest) wird vom Programm automatisch berechnet.

In der Urlaubsverwaltung wird ein Datensatz mit dem angelieferten Stichtag erzeugt, in dem eine Differenz addiert bzw. subtrahiert wird, sodass der gewünschte Resturlaub erreicht wird.

Achtung! 

Zu beachten ist, dass diese Differenz ausschließlich zum angelieferten Stichtag eingetragen wird und somit als Verbrauch im jeweiligen Urlaubsjahr zählt. Dies hat zur Konsequenz, dass der aliquote Urlaub in Urlaubsjahr des Imports ggf. falsch ausgewiesen wird, wenn die Reständerung einen alten Urlaub beinhaltet. Aus diesem Grund können Sie im Zuge einer Reständerung von Urlauben auch den alten Urlaub vom alten Urlaubsjahr im Feld Wert 2 Verwaltung importieren.

Reständerungen von Gutstunden werden analog zum ersten Beispiel Reständerung in der Urlaubsverwaltung durchgeführt. Im Zuge des Imports wird eine Reständerungszeile in der Gutstundenverwaltung mit dem angelieferten Stichtag erzeugt. In dieser Zeile wird jene Differenz ausgewiesen, die addiert bzw. subtrahiert werden muss, damit der gewünschte Gutstundenrest erreicht wird.

Hinweis 

Beim Import von Gutstunden oder Diversen NLZ muss im Feld "Gutstd./Div.NLZ" immer die Nummer des Gutstundentopfes bzw. der Diversen NLZ angegeben sein. Diese Nummer kann im Paket LOHN → Stammdaten → Diverse Stammdaten → Gutstunden/Diverse NLZ abgelesen werden.

Hinweis 

Eine Reständerung wegen Übernahme ist insbesondere bei einem Wechsel im Konzern oder einer Übernahme von Dienstnehmern mit allen Rechten und Pflichten zu verwenden.

 

Achtung! 

Der Wechsel der Einheit im Feld Urlaub-Einheit ist manuell im Dienstnehmerstamm und den historischen Daten durchzuführen. Kontrollieren Sie außerdem den DN-Vorschlag im Lohnfirmenstamm, sodass neu angelegte Mitarbeiter gleich mit der gewünschten Urlaubseinheit angelegt wird.

 

Achtung! 

Nichtleistungszeiten, die tageweise eingegeben werden, müssen immer in der chronologisch richtigen Reihenfolge angeliefert werden! Der tageweisem Import muss verwendet werden, wenn beispielsweise nur ein halber Urlaubstag abgezogen werden soll.

 

Hinweis 

Eine passwortgeschützte Datei kann nicht importiert werden und die Vorschau wird nicht angezeigt, weil es sich um geschützte Daten handelt. Die Meldung "Fehler beim Öffnen der Datei "..." Invalid password to open or create a file" wird angezeigt.

Folgende Einstellungen können in den LOHN Parametern für den Abrechnungsimport getroffen werden: 

 

Um zu vermeiden, dass Ihnen Ihre Klienten manuell erstellte Importdateien mit unterschiedlichem Satzaufbau zur weiteren Verarbeitung übergeben, können Sie Ihren Kunden eine bezüglich Ihrer Schnittstelle optimierte Musterdatei zur Verfügung stellen. Dabei kann eine leere Doku-Zeile (mit Berücksichtigung von Datenbankfeldnamen) oder eine Doku-Zeile mit sprechenden Überschriften verwendet werden, sodass die Schnittstelle dennoch möglichst flexibel bleibt.

Wird ein Vorsystem von mehreren Klienten genutzt, dann können bestimmte Gemeinsamkeiten in den angelieferten Dateien erkannt werden. Oftmals können dieselben Feldwertreferenzierungen genutzt werden, weil z. B. das NLZ-Kennzeichen immer auf die gleiche Art umgewandelt wird. Sind dennoch kundenspezifische Individualisierungen notwendig, so kann eine bereits fertige Schnittstelle exportiert und unter einem anderen Namen importiert werden. Auf diese Weise erhalten Sie eine Kopie der Schnittstelle, die anschließend angepasst werden kann.

Jedes CSV-Importprogramm verfügt über Parameter. Damit können Sie firmenspezifische Schnittstellen oder den Pfad zur und den Namen der Importdatei hinterlegen. Auch Platzhalter im Pfad und Dateinamen sind möglich, weshalb ein strukturiertes Ordnersystem, in dem die Importdateien Ihrer Kunden monatlich nach immer gleichem Schema abgelegt werden, verwendet werden kann.

Üblicherweise werden Abrechnungen oder Nichtleistungszeiten vor der Lohnartenaktivierung importiert. Sind alle nötigen Parameter in den Importprogrammen hinterlegt und die Dateien im Ordnersystem nach dem definierten Schema abgelegt, dann kann der Import auch über einen Monatsbeginnstapel erfolgen. Die Aufnahme in einen Monatswechselstapel ist möglich. Auch der automatisierte Import über einen Toolsstapel oder über eine Batch-Datei mit Kommandozeile ist möglich.

Neben den hier vorgestellten Einstellungsmöglichkeiten zur Schnittstellendefinition können auch Makros zur Individualisierung definiert werden.

Außerdem können auch Dateien im Format XLS, XLSX oder TXT importiert werden.

Die Verwendung von Importprogrammen ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn Sie einmalig sehr viele oder regelmäßig Daten nach immer gleichem Aufbau verarbeiten müssen und eine direkte Überleitung nicht in Frage kommt. Werden beispielsweise NTCS ZEIT oder Dienstreisen in derselben Datenbank für dieselben Mitarbeitern verwendet, die im NTCS LOHN abgerechnet werden, dann kann rein technisch gesehen zwar ein Import per CSV-Datei erfolgen. In diesen Fällen ist eine direkte Überleitung wesentlich effizienter, sicherer und deshalb empfehlenswert.

Wird vom Klienten die BMD Com verwendet, dann sollte die Verwendung der BMD Com-Funktionen zur Vorerfassung in Betracht gezogen werden. Kann die Importdatei aus einem Vorsystem exportiert werden, dann ist die Variante des Imports zur präferieren. Die CSV-Importprogramme Abrechnungen importieren, Nichtleistungszeiten importieren und Dienstreisen importieren sind im Paket LOHN in der Basis-Lizenz "BMD NTCS Lohnverrechnung" enthalten.