UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
 
A_TREE1.bmp LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen
 
Die Lohnfirmenverwaltung dient zur Anlage von Lohnfirmen und der dazugehörigen Körperschaften wie Finanzamt, Gesundheitskassen und Gemeinde. Neben den eigentlichen Firmendaten (Name, Adresse etc.) werden auch weitere wichtige Informationen hinterlegt, z. B. Arbeitsstätte, Betriebsrats- und Gewerkschaftsberechnungen, Vorschlagswerte für die Neuanlage von Dienstnehmern etc.
 
Das Fenster "Lohnfirmen" teilt sich dabei in zwei Bereiche. Im oberen Bereich befinden sich die Firmen und im unteren die dazugehörigen Details.
 
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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Lohnfirmen

Der Bereich "Lohnfirmen" verfügt über eine Combobox, mit der die Anzeige beeinflusst werden kann. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
  • Lohnfirmen: Zeigt sämtliche Lohnfirmen des Datenbestandes unter Berücksichtigung von Datenbesitzergruppen an. Beachten Sie für die unterschiedliche Farbwahl das Kapitel Darstellungsvariante in der Listübersicht.

  • Noch keine Lohnfirma: Zeigt sämtliche Firmen, die noch keinem Datenbestand zugeordnet sind. Bei dieser Ausprägung werden alle Detail-Reiter im Programm "Lohnfirmen" gesperrt und können nicht bearbeitet werden. Diese Firmen können durch eine Neuanlage – in der Combobox-Ausprägung "Lohnfirmen" stehend – zur Lohnfirma (selbe Firmennummer wählen, die diese Firma bereits im CRM hat) gemacht werden.
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Der Lohnfirmenstamm verfügt über viele Felder, die in einem eigene Dokument zusammengefasst sind.

Feldauswahl.png  Felder Lohnfirma

Reiter

Wird eine Lohnfirma im oberen Bereich markiert, dann können im unteren Bereich über mehrere Reiter firmenspezifische Details zur Lohnfirma definiert werden. 

Anlage der Gesundheitskasse(n).
Anlage des Betriebsstätten-Finanzamtes und etwaiger weiterer DZ-Finanzämter.
Anlage der Gemeinde(n).
Anlage der Arbeitsstätte(n).
Anlage und Verwaltung der Betriebsratsstammdaten und der Betriebsratsumlage.
Möglichkeit zur Hinterlegung von Gewerkschaft und Gewerkschaftsberechnung.
Möglichkeit zur Anlage neuer Wochenmodelle. Hier werden auch alle Modelle, die in der Lohnverrechnung (NTCS) oder in der Zeiterfassung bisher angelegt wurden, angezeigt.
Dieser Reiter zeigt alle angelegten Kostentypen (Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen ...) der hinterlegten Kostenrechnung. Zusätzlich besteht aber auch die Möglichkeit zur Neuanlage.
An dieser Stelle können Abrechnungskreise definiert werden, um Abrechnungen und Auswertungen getrennt durchführen bzw. erstellen zu können.
An dieser Stelle können FIBU-Kreise definiert werden, um in weiterer Folge einen eigenen Buchungsbeleg je FIBU-Kreis erstellen zu können.
Hier können Vorschlagswerte je Firma, KV oder ANG/ARB definiert werden, die bei der Neuanlage von Dienstnehmern automatisch vorgeschlagen werden.
Definition von Vorschlagswerten für die Schnittberechnung.
Durch die Anlage "diverser Körperschaften" besteht die Möglichkeit, Überweisungen auch an Einrichtungen außerhalb der üblichen Körperschaften wie ÖGK, Finanzamt und Gemeinde durchzuführen (z. B. Überweisungen an Banken oder Versicherungen im Zuge der Bezugsumwandlung oder eines Urlaubsfonds).
Dieser Reiter ermöglicht die Erfassung von Fixbeträgen oder Fixsätzen je Firma (z. B. firmenspezifische Zulagensätze). → Feldauswahl.png Felder Fixwerte
Möglichkeit zur Anlage von Terminen für die Aktivierung bestimmter Lohnarten.
Anlage von unterschiedlichen Hinweisen, die bei allen Dienstnehmern zu bestimmten Zeitpunkten in der Bruttoerfassung, am Lohnset oder auf der Hinweisliste angedruckt bzw. ausgeworfen werden sollen.
In diesem Reiter können sämtliche Meldungen wie An- und Abmeldungen, Änderungsmeldungen, mBGMs, L16 usw. an die ÖGK übermittelt werden.
GläubigerDieser Reiter zeigt nicht nur sämtliche Gläubiger, die bei den Dienstnehmern einer Lohnfirma angelegt wurden, sondern ermöglicht auch die Anlage neuer Gläubiger.
Hier werden alle für die Lohnfirma relevanten Rechtsvertreter angezeigt. Zusätzlich besteht aber auch die Möglichkeit zur Neuanlage.
Verwalter
Hier werden alle für die Lohnfirma relevanten Verwalter bei Exekutionen angezeigt. Zusätzlich besteht aber auch die Möglichkeit zur Neuanlage.
Liefert eine übersichtliche Darstellung der firmenbezogenen Einstellungen aller Auswertungsprogramme.
Auf diesem Reiter können Krankenstandsbescheinigungen downgeloadet und in die Nichtleistungszeitenverwaltung des jeweiligen Dienstenehmers übernommen werden. 
Änderungsprotokoll abrechnungsrelevanter Dienstnehmerfelder
Hier sind sämtliche Änderungen aller abrechnungsrelevanten Dienstnehmerfelder aufgelistet.
Auf diesem Reiter können Pensionskassen zu einer Lohnfirma erfasst werden.
BUAK-BKZ
Dieser Reiter ist insbesondere für BUAK-Betriebe wichtig, denn hier werden sämtliche BUAK-Betriebskennziffern einer Lohnfirma hinterlegt. → Thema BUAK-Verwaltung
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

A_Empty.bmp Auszahlende Bank
Damit bei der Anlage der Insolvenzdaten die auszahlende Bank bei den Körperschaften und den Dienstnehmern gleich auf eine andere auszahlende Bank gewechselt werden kann, steht mit dieser Funktion eine Zuordnung zur Verfügung. Die Zuordnung der auszahlenden Bank muss vor den anderen Funktionen zur Stammdaten- und Dienstverhältnisanlage hinterlegt sein. 
A_Empty.bmp Insolvenzstammdaten anlegenMit dieser Funktion werden Firmenstammdaten wie z. B. Diverse Stammdaten (Abrechnungskreis, FIBU-Kreis ...), Betriebsrat, Gesundheitskasse, Gemeinde, Pensionskasse für die Insolvenzabrechnung angelegt bzw. kopiert.
A_Empty.bmp Insolvenz-Zuordnungen ansehenIn dieser Funktion werden die Zuordnungen der Firmenstammdaten für die Masseforderungsdienstverhältnisse vorgenommen.
A_Empty.bmp Dienstverhältnisse für Masseforderung anlegenMit dieser Funktion wird nach dem Beginn der Masseforderung gefragt und für die Dienstnehmer wird ab diesem Datum ein neues Dienstverhältnis zur Abrechnung der Masseforderung angelegt. Falls zum eingegebenen Datum im Feld "Beginn Masseforderung" bereits ein Dienstverhältnis zur Masseforderung existiert, wird kein zweites Dienstverhältnis angelegt. Die Funktion wird für die gesamte Lohnfirma ausgeführt.
A_Empty.bmp Dienstnehmer "Ausbezahlt bis Datum" festlegenMit dieser Funktion kann das "Ausbezahlt bis Datum" für einzelne oder mehrere Dienstnehmer festgelegt werden. Eine Mehrfachauswahl der Dienstnehmer ist möglich.  
A_Empty.bmp Betriebs-/TeilschließungMit dieser Funktion können im Falle einer Betriebs- oder Teilschließung Austritte für einen oder mehrere Dienstnehmer erfasst werden.
Falls es zu einer Betriebsfortführung kommt, dann kann mit dieser Funktion deren Datum erfasst werden. Die Funktion wird für die gesamte Lohnfirma ausgeführt und berücksichtigt nur Dienstverhältnisse mit Masseforderung.
Extras → Insolvenz
Zur Abrechnung einer Insolvenz werden unter der Lizenz 520 "Lohn Erg. Insolvenzabrechnung" folgende Funktionen zur Verfügung gestellt.

A_Toolsstart.bmp Abgleich FirmengruppenWird im CRM Firmenstamm erst im Nachhinein eine Firmengruppe angelegt, muss im Lohnfirmenstamm die Funktion "Abgleich Firmengruppe" ausgeführt werden. Durch den Abgleich Firmengruppe wird die Lohnfirma selbst mit dem Datenbestand versehen. Diese Funktion ist Voraussetzung, um in weiterer Folge firmengruppenübergreifende Auswertungen durchführen oder Lohndaten exportieren bzw. Testdaten kopieren zu können. 
A_Information.bmp FirmeninformationÖffnet ein kleines Fenster mit den Firmeninformationen.
Extras

Extras Arbeitsstätte
A_TRUE.bmp Hauptarbeitsstätte
Definition der Hauptarbeitsstätte, die bei der Neuanlage von Dienstnehmern automatisch vorgeschlagen werden soll.
A_SHOW.bmp Filialen = Arbeitsstätten
Diese Funktion legt für alle existierenden Filialen eine Arbeitsstätte an.
A_SHOW.bmp Firma = Arbeitsstätte
Diese Funktion legt eine Arbeitsstätte mit der Firmenadresse an.
 
Extras Wochenmodelle
1118667365000001000_0.png Wochenmodell kopieren
Mit dieser Funktion kann ein Wochenmodell kopiert in dieselbe Lohnfirma werden.
1118667365000001000_1.png Wochenmodelle importieren
Mit dieser Funktion können Wochenmodelle von einer anderen Firma importiert werden.
1118667365000001000_2.png Export Textdatei - Wochenmodelle
Diese Funktion exportiert alle Wochenmodelle einer Lohnfirma in eine Textdatei.
1118667365000001000_3.png Import Textdatei - Wochenmodelle
Diese Funktion importiert Wochenmodelle aus einer Textdatei in die markierte Lohnfirma.

T_SYMBOLS_DETAIL.bmp A+E-Wochengeld mit neuem Arbeitsverdienst erstellen
Diese Funktion kopiert gesendete oder zu sendende A+E-Wochengeldmeldungen, die das aktuelle Jahr betreffen, und ermittelt allein die Felder Arbeitsverdienst bei Dienstnehmerinnen (netto) bzw. Arbeitsverdienst freie Dienstnehmerinnen (brutto) neu. Alle anderen Felder werden von der ursprünglichen Meldung kopiert. Im Bedarfsfall wird eine Stornomeldung erstellt.

Aufgrund der rückwirkenden Lohnsteuertarifsenkung im Jahr 2020 wurde diese Funktion geschaffen, mit der die A+E-Bestätigung Wochengeld im Falle eines geänderten Arbeitsverdienstes für eine selektierte Firma neu erstellt werden können. Für die Neuerstellung der A+E-Wochengeld müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Der Zeitraum für den Arbeitsverdienst reicht in das Jahr 2020 oder liegt im Jahr 2020.
Für normale Mitarbeiter gilt: Der neue Netto-Arbeitsverdienst ist ungleich dem Netto-Arbeitsverdienst von der bereits gesendeten A+E-Wochengeld.
Für freie Mitarbeiter wird keine Betragsprüfung vorgenommen.
Bei Ablauf der Neuerstellung werden zwei Fälle unterschieden:
Wurde bereits eine A+E-Wochengeld gesendet, so wird automatisch eine Storno- und eine neue A+E-Wochengeld erzeugt.
Wurde noch keine A+E-Wochengeld übermittelt, so wird diese gelöscht und eine neue A+E-Wochengeld erstellt.
Bei der Neuerstellung der A+E-Wochengeld wird nur der Arbeitsverdienst neu ermittelt. Alle anderen Daten bleiben unverändert. Die Funktion schließt mit einer kurzen Zusammenfassung ab.

Eine neue A+E-Wochengeld wird erstellt, falls ein anderer als der gesendete Netto-Arbeitsverdienst ermittelt wird. Dieser kann höher oder niedriger sein, als der bereits gesendete. Aus diesem Grund sind alle mit dieser Funktion neu erstellten A+E-Wochengeld manuell zu kontrollieren. Gerade bei A+E-Wochengeld für Personen in Kurzarbeit wurde möglicherweise ein höheres Netto manuell erfasst und gesendet, als jenes, was durch die Funktion ermittelt wird. Damit Sie diese Fälle leichter kontrollieren können, wurden zwei Felder in der Detail-Listansicht von A+E-Wochengeldmeldungen in der ELDA-Datendrehscheibe implementiert. Blenden Sie sich die folgenden Felder in der Listansicht über die Feldauswahl ein:
Arbeitsverdienst für Dienstnehmerinnen (netto)
Arbeitsverdienst für freie Dienstnehmerinnen (brutto)
Da durch die Funktion ein Storno-Datensatz und eine neue Meldung generiert wird, stehen üblicherweise die Datensätze direkt untereinander, die zu kontrollieren sind. Natürlich können Sie noch manuelle Änderungen vornehmen.

Falls Sie die mit der Funktion erstellte Storno- und die neue A+E-Wochengeldmeldung nicht senden wollen, dann löschen Sie beide Datensätze mit F7.

Für Dienstnehmer, die sich bereits aktuell in einem ruhenden Dienstverhältnis befinden, erfolgt eine Neuberechnung des Netto-Arbeitsverdienstes der A+E-Wochengeld. Vom Anwender ist nun zu entscheiden, ob bei den ruhenden Dienstnehmer auch eine Aufrollung der Lohnsteuertarifsenkung durchgeführt werden soll. Ist diese gewünscht, so muss am letzten aktiven Dienstverhältnis eine Aufrollung bzw. eine Scheinaufrollung durchgeführt werden.

Diese Funktion wurde für die unterjährige und rückwirkende Lohnsteuertarifsenkung im Jahr 2020 implementiert, kann aber auch in ähnlichen zukünftigen Fällen verwendet werden.
A_Delete.bmp Sperrsätze löschenMit dieser Funktion können Sperrsätze gelöscht werden, damit ein anderer Benutzer nicht beim Sendevorgang gesperrt ist.
Extras ELDA

1118667365000001000_8.png Haupt-BKZDefinition der Haupt-Betriebskennziffer, die bei der Neuanlage von BUAK-Mitarbeitern automatisch vorgeschlagen werden soll.
Extras BUAK-BKZ
 
A_Copy.bmp Schnittvorschlag kopieren auf FirmaMit dieser Funktion können Schnittvorschlagswerte von der markierten Firma auf eine oder mehrere andere Firmen übertragen werden. Ob bestehende Datensätze geändert werden sollen, kann gewählt werden.
A_Copy.bmp Schnittvorschlag kopieren auf MitarbeiterMit dieser Funktion können Schnittvorschlagswerte von der markierten Firma auf die Dienstnehmer dieser oder einer anderen Firma kopiert werden. Die zu kopierenden Schnitttöpfe können gewählt werden. Ebenso zur Auswahl steht, ob bestehende Datensätze geändert werden sollen oder nicht.
Funktionen Schnittvorschlag
 
Funktionen ELDA
1118667365000001000_9.png An-/Abmeldung für fallweise Beschäftigte erstellen
Mit dieser Funktion können kumulierte An-/Abmeldungen für fallweise Beschäftigte erstellt werden. Voraussetzungen dafür sind, dass die Tage, an denen der Dienstnehmer fallweise beschäftigt ist, korrekt gewartet und abgerechnet ist.
1118667365000001000_5.png An-/Abmeldung für Erwachsenenbildung erstellen
Erstellt An- bzw. Abmeldungen für Dienstnehmer, die in der Erwachsenenbildung tätig sind. Bei in der Erwachsenenbildung tätigen Personen dürfen diese Versichertenmeldungen halbjährlich übermittelt werden.
A_POST_OUT.bmp Alle Senden
Mit dieser Funktion können alle sendefähigen Datensätze der aktuellen Ansicht an die GKK übermittelt werden.
A_POST_OUT.bmp Markierte Senden
Die Funktion "Markierte Senden" übermittelt ausschließlich markierte Datensätze.

Folgende Tastenkombinationen sind dabei möglich:

"Shift" + linke Maustaste → Es können mehrere Datensätze markiert werden.
"Strg" + linke Maustaste → Datensätze können gezielt ausgewählt werden.
A_COMPARE.bmp Status ändern
Diese Funktion ermöglicht eine Änderung des aktuellen Status (z. B. von "sendefähig" auf "nicht senden")
 
Funktionen Krankenstandsbescheinigung
A_DATABOX.bmp Status ändern
Mit dieser Funktion können Sie den Status einer bereits gesehenen, gedruckten oder übergeleiteten Krankenstandsbescheinigung wieder ändern.
A_DATABOX.bmp Daten aus ELDA-Verzeichnis auslesen
Beim Start dieser Funktion werden alle KSB-Meldungen, die bereits heruntergeladen wurden und sich im "gkkdfu/empfange"-Verzeichnis befinden, in das Übersichtsfenster geladen.

Hinweis 
Hinweis.png
Diese Funktion braucht nur beim erstmaligen Einstieg in das Programm gestartet werden. Im laufenden Betrieb werden die Meldungen über die Funktion "Daten downloaden" importiert.
A_DATABOX.bmp Daten downloaden
Beim Start dieser Funktion werden alle aktuellen Krankenstandsbescheingiungen über das ELDA-Datensammelsystem abgerufen und importiert.

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A_DOCUMENT_ACTIVE.bmp Als Gesehen kennzeichnen
Markiert einen oder mehrere Datensätze als "gesehen".
A_PRINT.bmp Drucken
Druckt ein Datenblatt oder eine Bildschirmliste der markierten Datensätze und stellt deren Status auf "gedruckt".
A_ASSIGN_DOCUMENT.bmp In NLZ überleiten
Ermöglicht die Überleitung der markierten Krankenstände und Arbeitsunfälle in die Krankenstandsverwaltung der Dienstnehmer.

Hinweis 
Hinweis.png
Wird ein Krankenstand ohne Ende-Datum übernommen, wird als "Bis-Datum" immer der Monatsletzte eingetragen.
A_DOCUMENT_EDIT.bmp Fehlerhafte Daten zuordnen
Kann eine Krankenstandsbescheinigung aufgrund eines Fehlers nicht zugeordnet werden (siehe Status), kann die Zuteilung zum entsprechenden Dienstnehmer oder zur entsprechenden Firma über diese Funktion manuell vorgenommen werden.

Beispiel 
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Mögliche Fehlermeldungen:

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1118667365000001000_4.png ÜbersetzungenMit dieser Funktion können Übersetzungen zu Kostentyp-Bezeichnungen hinterlegt werden. →  Übersetzungs-Verwaltung
Funktionen Kostenstamm (als Schaltfläche)
 
1118667365000001000_7.png Firmenbezogene Einstellungen ansehen/ändernMit dieser Funktion gelangen Sie zu den firmenbezogenen Einstellung der aktuell markierten Auswertung.
Funktionen Auswertungen
  
Achtung! 
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Damit die Daten im Kunden- und Firmenstamm stets identisch sind, kann ein Update vom Kunden in die Firma eingerichtet werden. Das Update erfolgt nur in die Richtung vom Kunden zur Firma und immer auf das aktuelle Firmenjahr, jedoch nicht von der Firma zum Kunden.

Für einen Steuerberater ist die Pflege des Kundenstamms von enormer Bedeutung, um doppelte Wartung zu vermeiden. Ändert man beispielsweise die Adresse des Kunden, wird die Information auf die Firma durchgeschrieben.

In diesem Zusammenhang ist darauf zu achten, dass das Firmenjahr stets gleich oder größer dem aktuellen Lohnjahr ist, damit keine Daten der Lohnfirma überschrieben werden.

Beispiel:
Für einen Kunden wird die Lohnverrechnung ab 2023 geführt. Das heißt, das aktuelle Lohnjahr ist jedenfalls 2023. Direkt auf der Lohnfirma wurden die Bankdaten des Finanzamts eingetragen. In den Vorjahren waren die Bankdaten des Finanzamts noch nicht relevant. Aus irgendeinem Grund wird das Feld "Firmenjahr" auf ein Jahr vor 2023 umgestellt. Nun wird eine Änderung am Kunden vorgenommen. Diese Änderung bewirkt das Durchschreiben der Kundendaten auf die Firma. Die Bankdaten des Finanzamts werden leer überschrieben, das heißt, es sieht so aus, als ob sie gelöscht worden sind.

Weitere Informationen zum Update von Person auf Firma erhalten Sie in der gleichnamigen Dokumentation.

Hinweis
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Alle Firmen innerhalb einer Firmengruppe müssen denselben LOHN Datenbestand verwenden.
Es ist nicht möglich, die Firmen einer Firmengruppe auf unterschiedlichen Datenbeständen anzulegen.

Achtung! 
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Es ist nicht möglich, im Nachhinein ein altes Lohnjahr einzufügen. Wenn beispielsweise der Datenbestand im Jahr 2024 angelegt worden ist, dann kann im Nachhinein nicht noch das Lohnjahr 2023 eingefügt werden.

Analoges gilt auch für Lohnfirmen. Ist eine Lohnfirma im Jahr 2024 erstmalig angelegt worden, dann kann für sie im Nachhinein weder das Lohnjahr 2023 angelegt, noch abgerechnet werden. Dies ist technisch nicht möglich und auch nicht notwendig. Die Abrechnung des Vorjahres erfolgte damals in einer anderen Umgebung und ist ggf. dort im Rahmen einer Nach- bzw. Vergleichszahlung zur Berücksichtigung der SV (Anspruchsprinzip) zu ändern. Für die Lohnsteuer gilt das Zuflussprinzip. Sie wird im Allgemeinen im aktuellen Abrechnungsmonat des aktuellen Lohnjahres berücksichtigt.


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