BUAK-Verwaltung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN. Allgemeines
Arbeiter und gewerbliche Lehrlinge, die in Baubetrieben tätig sind, unterliegen nicht dem Urlaubsgesetz. Das Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz (BUAG) regelt den Erwerb und Verbrauch eines Urlaubs für jene Dienstnehmer, die in Betrieben des § 2 BUAK beschäftigt sind.
Die BUAK-Verwaltung im NTCS LOHN ermöglicht Ihnen die spezielle Urlaubsverwaltung für diese Dienstnehmer und das Erstellen und Importieren sämtlicher BUAK-Meldungen.
Wenn ein BUAK-Dienstnehmer Urlaub konsumiert, sind zwei Varianten bzgl. der Auszahlung des Urlaubsentgeltes möglich.
Variante 1: Die BUAK überweist das Geld an den Dienstgeber bzw. an ein vom Dienstgeber eingerichtetes Treuhandkonto. Im Folgenden wird diese Variante "Treuhandkonto" genannt.
Variante 1: Die BUAK überweist das Geld an den Dienstgeber bzw. an ein vom Dienstgeber eingerichtetes Treuhandkonto. Im Folgenden wird diese Variante "Treuhandkonto" genannt.
Variante 2: Die BUAK überweist das Geld direkt an den Dienstnehmer. Der Dienstgeber muss die Zahlung jedoch in der Lohnverrechnung berücksichtigen. Im Folgenden wird diese Variante "Direktverrechnung" genannt.
Beide Abrechnungsvarianten sind im BMD NTCS einstell- und abrechenbar.
Lizenz
Zur Verwendung der BUAK-Datendrehscheibe in Bezug auf die Urlaubsverwaltung, insbesondere bei der Variante Treuhandkonto, der monatlichen Meldungen und der Schlechtwetterverwaltung, ist das Lizenzpaket 241 "Lohnverrechnung Erg. BUAK Verwaltung" notwendig. Die entsprechenden Lohnarten können auch ohne das genannte Lizenzpaket verwendet und abgerechnet werden.
Aufbau des Dokuments
Im Kapitel Stammdaten werden sämtliche erforderliche Stammdaten (Kollektivvertrag, Lohnfirma, Dienstnehmer und Lohnarten) thematisiert, ohne die das BUAK-Ergänzungslizenzpaket nicht sinnvoll eingesetzt werden kann.
Um die korrekte Parametierung geht es im Kapitel Parametereinstellungen.
Die Urlaubsverwaltung ist bei BUAK-Dienstnehmern im Vergleich zu anderen Dienstnehmern grundlegend anders. Auf die Besonderheiten der Urlaubsverwaltung für BUAK-Dienstnehmer wird in Kapitel Urlaubsverwaltung eingegangen.
Im Kapitel BUAK-Datendrehscheibe wird deren Aufbau behandelt und wie Meldungen für das BUAK-Portal erstellt bzw. vom BUAK-Portal erhaltene Daten in das Programm importiert werden können.
Wie das Urlaubsentgelt in den Varianten Treuhandkonto und Direktverrechnung korrekt abgerechnet wird, kann den Praxisbeispielen in den entsprechenden Kapiteln entnommen werden.
Nicht nur, aber häufig bei BUAK-Betrieben soll die Kommunalsteuer automatisch auf mehrere Gemeinden aufgeteilt werden. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Automatische Gemeindeverteilung nach Baustellen.
Im Kapitel Pfändung und BUAK wird für Treuhandkonto und Dirketverrechnung separat die Vorgehensweise beschrieben.
Den Abschluss bildet das Kapitel Besonderheiten, in dem einige kleinere Themen im Zusammenhang mit BUAK-Dienstnehmern oder BUAK-Betrieben behandelt werden.
Stammdaten
Kollektivvertrag
Im jeweiligen Kollektivvertrag müssen der Monatsteiler sowie eine Lohn-/Gehaltstabelle angelegt sein, da der KV-Lohn an die BUAK gemeldet werden muss. Im Generalkollektivvertrag sind eine Berechnung für die BUAK-WR (Weihnachtsremuneration) sowie eine Berechnung für den BUAK-Überstundenzuschlagssatz vorbereitet, die in den tatsächlich verwendeten Kollektivvertrag kopiert werden können.
Lohn-/Gehaltstabelle
Eine Lohn-/Gehaltstabelle im Kollektivvertrag kann jährlich mit den neuen Werten überarbeitet werden. Zudem besteht die Möglichkeit, die jeweils aktuellste Lohn-/Gehaltstabelle über die HGKV-Datenbank zu beziehen.
An die BUAK können aufgrund des Satzaufbaus der BUAK-Meldungen nur Stundensätze mit jeweils zwei Vor- und Nachkommastellen übermittelt werden. Sind in der Lohn-/Gehaltstabelle Werte mit mehr als zwei Vorkommastellen enthalten, so werden diese Werte für sämtliche BUAK-Meldungen als Monatslöhne interpretiert und durch den Monatsteiler, der ebenfalls im Kollektivvertrag hinterlegt ist, dividiert.
Berechnungen – BUAK-WR (Weihnachtsremuneration)
Im Generalkollektivvertrag wird eine Kopiervorlage für die BUAK-WR (Weihnachtsremuneration) unter der Nummer 100004 zur Verfügung gestellt. Üblicherweise verwendet man für die Weihnachtsremuneration die Lohnart 5010. In den einzelnen verwendeten Kollektivverträgen wird eine Berechnung in den meisten Fällen ebenfalls mit der Nummer 5010 hinterlegt. Die Lohnart 5010 greift auf die Berechnung mit der Nummer 5010 zu. Beachten Sie, dass es auch für Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration eine allgemeine Berechnung als Kopiervorlage gibt, die Sie bequem in Ihren KV kopieren und anschließend individuell adaptieren können.
Ebenso kann auch die Berechnung 100004 vom Generalkollektivvertrag auf den BUAK-Kollektivvertrag und die jeweilige Berechnungsnummer kopiert und adaptiert werden.
Achtung!
 | Beachten Sie, dass im Auslieferungsstandard lediglich Kopiervorlagen zur Verfügung stehen, die kontrolliert und angepasst werden müssen. |
Zur Berechnung der BUAK-WR werden beispielsweise die Anwesenheitsstunden in einem Beobachtungszeitraum (Kalenderjahr) gebraucht. Um die Anwesenheitsstunden zu ermitteln, können beispielsweise individuelle Lohnarten verwendet werden.
Ebenso ist die Frage zu klären, wie die Anwesenheitsstunden im Dezember schon bei der Abrechnung der Weihnachtsremuneration abgedeckt werden. Hierfür könnte man mit individuellen Hilfslohnarten arbeiten oder für alle BUAK-Arbeiter eine Korrektur der Weihnachtsremuneration im Dezember vornehmen. Diese Fragestellungen sind immer individuell zu klären und können nicht pauschal beantwortet werden.
Für die Variante "Direkverrechnung ohne NLZ-Verwaltung" sind in Kapitel 5.2.1.1. Besonderheit WR-Berechung wichtige Anpassungen beschrieben.
Berechnungen – BUAK-Überstundenzuschlagssatz
Im Generalkollektivvertrag wird eine Kopiervorlage für den BUAK-Überstundenzuschlagssatz unter der Nummer 100202 zur Verfügung gestellt. Im BUAK-Überstundenzuschlagssatz müssen der um einen im Kollektivvertrag festgeschriebenen Prozentsatz aufgewertete KV-Lohn und der KV-Lohn zuzüglich einer etwaig gewährten Überzahlung gegenübergestellt werden.
Üblicherweise greifen Überstundenzuschlagslohnarten auf Fixwerte anderer Lohnarten wie beispielsweise den Grundbezug oder Fixprovisionen zu. Bei BUAK-Kollektivverträgen sollten die Überstundenzuschlagslohnarten KV-spezifisch angelegt und adapiert werden.
Die beispielhafte Berechnung für den BUAK-Überstundenzuschlagssatz kann vom Generalkollektivvertrag auf den BUAK-Kollektivvertrag auf eine Berechnungsnummer kopiert und adapiert werden. Die Berechnungsnummer ist danach auf der KV-spezifischen Lohnart zu hinterlegen.
Achtung!
| Beachten Sie, dass im Auslieferungsstandard lediglich Kopiervorlagen zur Verfügung stehen, die kontrolliert und angepasst werden müssen. |
Lohnfirma
In der Lohnfirma sind für BUAK-Betriebe insbesondere die folgenden drei Felder am Reiter "Lohnfirma - Lohndaten" relevant.
| BUAK-BKZ | BUAK-Betriebskennziffer Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf dieses Symbol  gelangen Sie in das BUAK-BKZ-Anlagefenster. Die Anlage kann aber auch am Reiter BUAK-BKZ im Detail-Bereich des Firmenstamms durchgeführt werden. Eine Lohnfirma kann mehrere Betriebskennziffern haben, wenn sie beispielsweise in mehreren Gewerben tätig ist. Die zuerst erfasste Betriebskennziffer ist standardmäßig die Haupt-BKZ, d. h., diese Betriebskennziffer wird bei Neuanlage eines BUAK-Dienstnehmers vorgeschlagen. Auch nachträglich ist es möglich, eine andere Haupt-BKZ festzulegen. Es wird empfohlen, jene Betriebskennziffer zur Haupt-BKZ zu machen, der die meisten BUAK-Dienstnehmer zugehören. |
| BUAK-Baustelle | Hier ist der Kostentyp zu selektieren, unter dem Baustellen verwaltet werden. Die Baustelle ist insbesondere bei Schlechtwettermeldungen und der automatischen Gemeindeverteilung nach Baustellen eine Pflichtangabe. Empfohlen wird die Einstellung "Kostenträger", aber auch alle anderen Kostentypen sind möglich. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
 |
Bei Direktverrechnung ist hier "Ja" zu wählen. Die Ausprägung "Nein" bedeutet Treuhandkonto. Dieses Feld hat derzeit keinen Einfluss auf die Abrechnung in der Bruttoerfassung, aber sehr wohl Einfluss auf die Erstellung der BUAK-Meldungen für die BUAK-Datendrehscheibe. |
Im Programm "Lohnfirmen" kann in der Detailansicht ein Reiter "BUAK-BKZ" angezeigt werden, um schnell einen Überblick über die in einer Lohnfirma hinterlegten Betriebskennziffern zu bekommen und diese zu verwalten.
DN-Vorschlag
Bei BUAK-Betrieben ist zu überlegen, ob DN-Vorschläge bei Neuanlage eines Dienstnehmers nützlich sind. Im DN-Vorschlag kann beispielsweise hinterlegt werden, dass bei Neuanlage eines Arbeiters "BUAK-zugehörig" mit "ja" initialisiert wird. Auf diese Weise können Sie die Neuanlage eines Dienstnehmers durch geeignete Vorschlagswerte schneller realisieren. Ebenso können eine alternative Tarifgruppen oder gesetzliche Grundlagen für Arbeiter bzw. einen bestimmten Kollektivvertrag hinterlegt oder das Feld "Gemeindeverteilung automatisch erstellen" gesetzt werden.
Kostenstamm
Sofern Sie auch die BMD KORE bzw. das KORE Ergänzungsmodul im Einsatz haben, werden auf diesem Reiter alle angelegten Kostentypen der im Lohnfirmenstamm hinterlegten KORE (LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter Lohnfirma - CRM Daten → Feld "Aktuelle KORE") angezeigt. Neben Kostenstellen können auch Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche angelegt und ausgewertet werden. Detaillierte Informationen zur Anlage von Kostentypen erhalten Sie in der Hilfe zu den Kostenstammdaten.
Über die Combobox auf der rechten Seite können Sie auswählen, welcher Kostentyp angezeigt werden soll:
- Alle
- Kostenstellen
- Kostenträger
Über die folgenden Felder kann die für den Kostentyp gewünschte Kommunalsteuergemeinde für die automatische Gemeindeverteilung nach Baustellen hinterlegt werden.
| KommSt-Gemeinde Verwendung | Besonderheit Lohnverrechnung Dauert in der Baubranche eine Baustelle länger als 6 Monate, ist die Kommunalsteuer ab dem 7. Monat an jene Gemeinde abzuführen, in welcher die Baustelle liegt. Ist im Vorhinein schon absehbar, dass die Baustelle länger als 6 Monate dauert, dann ist die Kommunalsteuer ab dem 1. Monat schon an die Baustellengemeinde abzuführen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
|
| KommSt-Gemeinde-Firma | Besonderheit Lohnverrechnung In diesem Feld wird die Firmennummer eingegeben, in der die Kommunalsteuer-Gemeinde für die automatische Gemeindeverteilung nach Baustellen angelegt ist. |
Besonderheit Lohnverrechnung In diesem Feld ist die Nummer der Kommunalsteuer-Gemeinde einzutragen, an welche die Kommunalsteuer bei automatischer Gemeindeverteilung nach Baustellen abgeführt werden muss. Dauert in der Baubranche eine Baustelle länger als 6 Monate, ist die Kommunalsteuer ab dem 7. Monat an jene Gemeinde abzuführen, in welcher die Baustelle liegt. Ist im Vorhinein schon absehbar, dass die Baustelle länger als 6 Monate dauert, dann ist die Kommunalsteuer ab dem 1. Monat schon an die Baustellengemeinde abzuführen. Beachtenswert in diesem Zusammenhang ist die Einstellung im Feld KommSt-Gemeinde-Verwendung. Existiert die hinterlegte Gemeinde auf der Firma nicht oder nicht mehr, dann wird auf die Gemeinde zurückgefallen, die beim Dienstnehmer hinterlegt ist. Mit F8  kann auch eine prozentuelle Aufteilung auf mehrere Gemeinden hinterlegt werden. |
Zur Automatisierung von Schlechtwettermeldungen sollten folgende Felder bei allen Baustellen hinterlegt sein:
Besonderheit Lohnverrechnung Dieses Feld ist für den Schlechtwetterantrag relevant. Liegt eine Baustelle über 1500 m Seehöhe, muss dieses Feld auf "Ja" gesetzt werden. | |
| Straße (ohne Hausnummer) | Dieses Feld ist in der Lohnverrechnung für den Schlechtwetterantrag und in der Bilanz für die Steuererklärung (E1a, E1b, K2a, K2b, E6b) bei dort hinterlegtem Kostentyp/hinterlegter Kostennummer relevant. |
Dieses Feld ist in der Lohnverrechnung für den Schlechtwetterantrag und in der Bilanz für die Steuererklärung (E1a, E1b, K2a, K2b, E6b), bei dort hinterlegtem Kostentyp und Kostennummer, relevant. | |
Dieses Feld ist in der Lohnverrechnung für den Schlechtwetterantrag und in der Bilanz für die Steuererklärung (E1a, E1b, K2a, K2b, E6b), bei dort hinterlegtem Kostentyp und Kostennummer, relevant. | |
Um diese Ortsbezeichnung zu ändern, wählen Sie bitte das Land und die richtige Postleitzahl. Ein Import des Orts ist auch nur bei zusätzlicher Angabe von Land und Postleitzahl möglich. | |
Dieses Feld ist in der Lohnverrechnung für den Schlechtwetterantrag relevant. Die Landnummer wird für die Kontierung in der FIBU bei der Abrechnung von Diäten und Reisespesen verwendet, die in der Lohnverrechnung hinterlegt wird. In diesem Feld kann sowohl die Landnummer (z. B. 1 = Österreich, 2 = Deutschland), der Land ISO-Code (z. B. AT = Österreich, DE = Deutschland) als auch der Land ISO-Code A3 (z. B. AUT = Österreich, DEU = Deutschland) erfasst werden. Für den Import muss die Landnummer verwendet werden. |
Dienstnehmer
Reiter "BUAK/PK/Insolvenz"
Im Programm "Dienstnehmer" sind am Reiter "BUAK/PK/Insolvenz" folgende fünf relevanten Felder für BUAK-Dienstnehmer zu befüllen.
| Zugehörigkeit | In diesem Feld wird definiert, ob der Dienstnehmer der BUAK angehört und ob die Abrechnung mit Treuhandkonto oder per Direktverrechnung erfolgt. Vor 2022 war das Feld eine einfache Checkbox (Ja/Nein-Feld). Mit der Jahresumstellung auf das Jahr 2022 wird dieses Feld abhängig vom Feld BUAK Direktverrechnung in der Lohnfirma initialisiert. Die Unterscheidung in Treuhandkonto oder Direktverrechnung ist insbesondere für die korrekte Berechnung der Pfändung ausschlaggebend. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
 Beachten Sie, dass bei BUAK-zugehörigen Dienstnehmern keine Schwerarbeitsmeldungen erstellt werden, da diese von der BUAK durchgeführt werden. |
| Betriebskennzeichen | Hier ist das BUAK-Betriebskennzeichen auszuwählen, unter dem der Dienstnehmer bei der BUAK geführt wird. Die Betriebskennziffern werden im Lohnfirmenstamm unter dem Reiter "BUAK-BKZ" definiert.  |
Hier ist das BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen einzugeben, unter dem der Dienstnehmer bei der BUAK geführt wird. Dabei handelt es sich um eine 10-stellige, eindeutige Identifikationsnummer des Dienstnehmers im System der BUAK. Das Arbeitnehmerkennzeichen steht auf sämtlichen Meldungen von der und an die BUAK und ist für die reibungslose Zuordnung unerlässlich. Es erfolgt keine Prüfung, ob es sich bei der Eingabe um ein gültiges BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen handelt. Die Vergabe des Arbeitnehmerkennzeichens erfolgt bei der erstmaligen Meldung eines Dienstnehmers durch die BUAK. Die ersten beiden Stellen des Arbeitnehmerkennzeichens werden aus dem Namen des Dienstnehmers vergeben, danach folgt das Geburtsdatum im Format JJMMTT und die letzten beiden Stellen sind Prüfziffern. Das Arbeitnehmerkennzeichen bleibt auch bei eventuellen späteren Änderungen des Geburtsdatums oder bei Namensänderungen erhalten. Bei einer Eintrittsmeldung ist die Meldung der aktuell gültigen Sozialversicherungsnummer zwingend notwendig. Bei allen darauffolgenden Meldungen ist die alleinige Meldung der 10-stelligen Sozialversicherungsnummer nicht ausreichend. Es sind immer Arbeitnehmerkennzeichen und Sozialversicherungsnummer in den BUAK-Meldungen anzuführen. Wenn bei Neuanlage eines Dienstnehmers das BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen nicht bekannt ist, kann das Feld frei gelassen werden. Beim Einspielen der Rückmeldedatei von der BUAK wird das Feld mit dem von der BUAK vergebenen BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen automatisch befüllt. | |
In diesem Feld kann entschieden werden, ob es sich um einen Regie- oder Akkord-Mitarbeiter handelt. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
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Für einen BUAK-zugehörigen Dienstnehmer ist hier der BUAK-Berufsschlüssel auszuwählen. Folgende BUAK-Berufsschlüssel stehen zur Verfügung.
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KV-Einstufung
Für einen reibungslosen Ablauf sollte der Dienstnehmer einem Kollektivvertrag zugeordnet sein sowie die Verwendungsgruppe und das Beschäftigungsjahr hinterlegt werden, sodass eine korrekte KV-Einstufung erfolgen kann.
Wochenmodell bzw. Schicht-/Dienstplan
Damit die Urlaubsverwaltung genutzt und korrekte Urlaubseinreichungen erstellt werden können, ist beim Dienstnehmer ein Wochenmodell zu hinterlegen. Gegebenenfalls kann auch ein Schicht- oder Dienstplan hinterlegt werden, wenn der Dienstnehmer z. B. immer abwechselnd eine lange und eine kurze Woche arbeitet. Beachten Sie auch unsere FAQ Wie bilde ich den BUAK-Kalender am besten ab?
BUAK-Kalender
Der BUAK-Kalender (lange-kurze-Woche) wird im Programm am besten als Schicht-/Dienstplan umgesetzt. Dafür bedarf es passender Tagesmodelle, entsprechend dem Standard der BMD Wochenmodelle. Das übliche Tagesmodel für einen "kurzen" Freitag ist entweder bereits angelegt oder kann hier für einen Import heruntergeladen werden.
BUAK-Kalender ab dem Kalenderjahr 2024 in der Umsetzung als Schicht-/Dienstplan stehen ebenso auf dieser Seite zum Download und nachfolgenden Import im Programm bereit.
Schicht-/Dienstplan
| Name | Download-Datei | Standard | Anmerkung |
| BUAK-Kalender 2024 bis 2026 lange-kurze-Woche als Schicht-/Dienstplan | Der Import erfolgt im Paket ZEIT → Stammdaten → Import und Export. Der BUAK-Kalender ist für die Jahre 2024 bis 2026 befüllt. Achtung: Dieser BUAK-Kalender wird fix immer auf ein Schichtmodell mit der Nummer 1 importiert. Diese Nummer kann beim Import nicht abgeändert werden. Alle Tagesmodelle des Schichtmodells mit der Nummer 1 ab 1.1.2024 werden dadurch überschrieben. Wenn das Schichtmodell 1 bereits anderweitig in Verwendung ist und nicht dem offiziellen BUAK-Kalender enspricht darf dieses Importfile nicht verwendet werden, ansonsten werden Daten zerstört und manuelle Korrekturen sind notwendig. |
Tagesmodelle
| Name | Download-Datei | Standard | Anmerkung |
Tagesmodell Freitag kurze Woche BUAK | Der Import erfolgt im Paket ZEIT → Stammdaten → Tagesmodelle → Menü "Extras" → Tagesmodell importieren. |
Hinweis
 | Eine Besonderheit gilt es zu beachten: Der Freitag in der kurzen Woche ist zwar grundsätzlich arbeitsfrei, muss allerdings gegenüber der BUAK als Urlaubstag gemeldet werden. Dazu muss für den Freitag in der kurzen Woche ein korrektes Tagesmodell verwendet werden. Dieses Tagesmodell erfordert folgende Einstellungen:
 Das Feld "Urlaub-Verwaltung" benötigt das Paket LOHN, damit in der BUAK-Urlaubsverwaltung dieser Freitag als Urlaubstag berücksichtigt wird. Das Feld "BUAK-Urlaubstag" wird im Paket ZEIT benötigt, damit dieser Freitag als Urlaubstag an den LOHN übergeben wird. Auch wenn aktuell nur der LOHN im Einsatz ist, sollten beide Felder gesetzt werden, damit bei einer möglichen späteren Einführung der Zeiterfassung die Logik weiterhin funktioniert. |
Reiter "Versicherung"
Am Reiter "Versicherung" ist die gesetzliche Grundlage "Bauarbeiter Urlaubs- und Abfertigungsgesetz (BUAG)" zu hinterlegen.
In vielen Fällen ist eine von "B001 - Arbeiter" abweichende Tarifgruppe zu wählen, sofern Anspruch auf Schlechtwetterentschädigung besteht oder ein Nachtschwerarbeitsbeitrag anfällt. Dies ist unter Umständen auch bei Lehrlingen zur berücksichtigen.
Dienstnehmer-Stammdaten für automatische Gemeindeverteilung nach Baustellen
Soll eine automatische Gemeindeverteilung nach Baustellen eingerichtet werden, dann muss das Feld "Gemeindeverteilung automatisch erstellen" auf "Ja" gesetzt sein.
| Gemeindeverteilung automatisch erstellen | Soll die Gemeindeverteilung automatisch abhängig von der Kostenverteilung erstellt werden, dann ist dieses Feld mit "Ja" zu befüllen. |
Falls die automatische Gemeindeverteilung nach Baustellen keine Kommunalsteuer-Gemeinde ermitteln kann, wird die Kommunalsteuer auf die im Feld Gemeinde Lfd-Nr hinterlegte Gemeinde abgeführt.
Lohnarten
Für die Abrechnung des Urlaubsentgelts werden abhängig von der Abrechnungsvariante spezielle Lohnarten benötigt. Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht über die benötigten Lohnarten und deren Einstellungen.
Variante 1 – Treuhandkonto
Für diese Form der Abrechnung des Urlaubsentgelts bei BUAK-Dienstnehmern werden normalerweise drei Lohnarten benötigt. Die erste Lohnart ist lediglich eine Eingabelohnart ("2405 Bau Urlaub Eingabe"). Über diese Eingabelohnart wird das Urlaubsentgelt erfasst und auf die beiden nachfolgenden Lohnarten "2406 Bau Urlaub SZ" und "2407 Bau Urlaub Lohn" aufgeteilt. Nur die beiden Folgelohnarten "2406 Bau Urlaub SZ" und "2407 Bau Urlaub Lohn" haben entsprechende Einstellungen hinsichtlich der SV- und LSt-Behandlung und werden in der Buchhaltung verbucht.
Variante 2 – Direktverrechnung
Überweist die BUAK dem Dienstnehmer das Entgelt direkt, sind eine Reihe von Lohnarten für die Erfassung in der Lohnverrechnung notwendig. Auch hier kann eine Eingabelohnart "2410 Bau Urlaub Direkt Eingabe" genutzt werden, um das eingegebene Entgelt automatisch auf die beiden nachfolgenden Lohnarten "2411 Bau Urlaub Direkt Lohn" und" 2412 Bau Urlaub SZ Direkt" aufzuteilen.
Zusätzlich wird eine Reihe anderer Lohnarten benötigt, um die Lohnsteuerbemessungsgrundlage zu korrigieren (7830 bzw. 7831) und die Lohnnebenkosten korrekt abzurechnen (7832 bis 7839). Die Lohnarten 2415 und 7480 bis 7483 werden nur dann benötigt, falls BUAK-Direktverrechnung und eine Konjunkturstatistik (Programm Konjunkturstatistik drucken) zusammenfallen. Diese Fälle sind selten, kommen jedoch vor.
Hinweis
| Zu beachten ist, dass die Korrekturlohnarten "7830 BUAK-Direktv. Bmg LSt lfd Korrektur" und "7831 BUAK-Direktv. Bmg LSt SZ Korrektur" mit einem negativen Betrag erfasst und idealerweise auf dieselben FIBU-Konten verbucht werden wie die Lohnarten "2411 Bau Urlaub Direkt Lohn" und "2412 Bau Urlaub Direkt SZ", sodass der Aufwand auf diesen Buchhaltungskonten reduziert wird. |
Ende Lehrzeit in BUAK-Betrieben
Um die Vorteile der Lehrlingsautomatik zu nutzen, gelten die gleichen Voraussetzungen wie für Lehrlinge in Nicht-BUAK-Betrieben. Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe Lehrlingsabrechnung.
Prinzipiell muss unterschieden werden, ob die Lehrzeit vor Ablauf der geplanten Lehrzeit mit einer Lehrabschlussprüfung oder durch Zeitablauf endet.
Von großer Bedeutung sind die Einstellungen im jeweiligen Kollektivvertrag auf dem Reiter "L-/G-Tabelle". Um eine reibungslose Umstellung des Lehrlings zu gewährleisten sind folgende Felder der Lehrlingsautomatik entscheidend:
- Aktion bei Lehrzeitüberschreitung
- KV-Unternummer nach Lehrzeit (Arb/Ang)
- Verwendungsgruppe nach Lehrzeit (Arb/Ang)
- Beschäftigungsjahr nach Lehrzeit (Arb/Ang)
- KV-Unternummer nach Lehrzeit (Hilfsarbeiter)
- Verwendungsgruppe nach Lehrzeit (Hilfsarbeiter)
- Beschäftigungsjahr nach Lehrzeit (Hilfsarbeiter)
| Aktion bei Lehrzeitüberschreitung | Bei Ablauf der Lehrzeit ist der frühere Lehrling als Arbeiter bzw. Angestellter zu führen. In diesem Feld muss definiert werden, ob bei Ablauf der Lehrzeit eine Einstufung als Hilfsarbeiter oder als Arbeiter/Angestellter durchgeführt werden soll. Je nach Auswahl wird der frühere Lehrling anhand der folgenden Felder eingestuft:
bzw.
 |
Die Kollektivvertragsunternummer nach der Lehrzeit bei der Ausprägung "zu Arbeiter/Angestellter machen" im Feld Aktion bei Lehrzeitüberschreitung. Die Angabe ist für die automatische Einstufung von Lehrlingen nach der Lehrzeit in folgenden zwei Situationen von Bedeutung:
| |
Die Verwendungsgruppe nach der Lehrzeit bei der Ausprägung "zu Arbeiter/Angestellter machen" im Feld Aktion bei Lehrzeitüberschreitung. Die Angabe ist für die automatische Einstufung von Lehrlingen nach der Lehrzeit in folgenden zwei Situationen von Bedeutung:
| |
Das Beschäftigungsjahr nach der Lehrzeit bei der Ausprägung "zu Arbeiter/Angestellter machen" im Feld Aktion bei Lehrzeitüberschreitung. Die Angabe ist für die automatische Einstufung von Lehrlingen nach der Lehrzeit in folgenden zwei Situationen von Bedeutung:
| |
Nach Ablauf der Lehrzeit wird der frühere Lehrling in diese KV-Unternummer eingestuft, wenn im Feld Aktion bei Lehrzeitüberschreitung die Ausprägung "zu Hilfsarbeiter machen" gewählt wurde. | |
Nach Ablauf der Lehrzeit wird der frühere Lehrling in diese Verwendungsgruppe eingestuft, wenn im Feld Aktion bei Lehrzeitüberschreitung die Ausprägung "zu Hilfsarbeiter machen" gewählt wurde. | |
Nach Ablauf der Lehrzeit wird der frühere Lehrling in dieses Beschäftigungsjahr eingestuft, wenn im Feld Aktion bei Lehrzeitüberschreitung die Ausprägung "zu Hilfsarbeiter machen" gewählt wurde. |
Ende Lehrzeit durch absolvierte Lehrabschlussprüfung
Ist die Lehrzeit beendet, weil der Lehrling die Lehrabschlussprüfung (LAP) erfolgreich abgelegt hat, dann endet die Lehrzeit mit dem auf die Prüfung folgenden Sonntag. Mit dem darauffolgenden Montag ist der frühere Lehrling als Angestellter bzw. Arbeiter abzurechnen. In derartigen Fällen ist im Dienstnehmerstamm unter Funktionen → Dienstverhältnis ändern die Funktion Lehrzeitende zu verwenden, sodass unter anderem folgende Vorgänge automatisch durchgeführt werden:
- Anlage eines neuen Dienstverhältnisses
- Änderung der Tarifgruppe
- Erstellung der ELDA-Änderungsmeldung
- KV-Einstufung als Arbeiter bzw. Angestellter entsprechend den im Kollektivvertrag hinterlegten Feldern zur Lehrlingsautomatik
- Erstellung der BUAK-Meldungen "Lehrzeitende", "neuer KV-Lohn" und "neuer Berufschlüssel"
Beispiel
 | Es werden bei der Umstellung zusätzlich zur Änderungsmeldung für die ÖGK auch Meldungen für die Übermittlung an die BUAK erstellt. Die BUAK-Meldung "Lehrzeitende" erfolgt auf dem Lehrlingsdienstverhältnis.  Die BUAK-Meldungen "neuer KV-Lohn" und "neuer Berufsschlüssel" erfolgen auf dem neuen Dienstverhältnis.  |
Hinweis
| Wenn die Meldung "Lehrling in Behaltefrist" benötigt wird, kann diese nur manuell in der BUAK-Datendrehscheibe unter dem Kennzeichen "neuer Berufschlüssel" erstellt werden.  |
Ende der Lehrzeit durch Zeitablauf
Die Lehrzeit ist zu Ende, wenn das Datum "Lehrzeit bis" am Reiter "Versicherung" im Dienstnehmerstamm erreicht ist.
Erfolgt das Ende der Lehrzeit durch Zeitablauf ohne LAP (Lehrabschlussprüfung), wird anhand der Lehrlingsautomatik ein neues Dienstverhältnis erzeugt. Nur mit erfolgreich abgeschlossener Lehrabschlussprüfung kann im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Funktionen → Dienstverhältnis ändern die Funktion Lehrzeitende verwendet werden.
Mit der Lehrlingsautomatik wird geregelt, welche Einstufung im neuen Dienstverhältnis am Reiter "Kollektivvertrag" für den ehemaligen Lehrling in diesem Fall automatisch getroffen wird. Die konkreten Einstellungen werden unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter "L-/G-Tabelle im Feld Aktion bei Lehrzeitüberschreitung festgelegt. Die Entscheidung liegt beim Anwender.
Die Wahl der Tarifgruppe für das neue Dienstverhältnis nach der Lehre wird im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Versicherung" mit dem Feld Tarifgruppe nach Lehrzeit festgelegt.
Wie schon bei der Funktion "Lehrzeit Ende" weden auch hier folgende Vorgänge automatisch durchgeführt, wenn die Lehrlingsautomatik aktiv ist:
- Anlage eines neuen Dienstverhältnisses
- Änderung der Tarifgruppe
- Erstellung der ELDA-Änderungsmeldung
- KV-Einstufung als Arbeiter bzw. Angestellter entsprechend den im Kollektivvertrag hinterlegten Feldern zur Lehrlingsautomatik
- Erstellung der BUAK-Meldungen "Lehrzeitende", "neuer KV-Lohn" und "neuer Berufschlüssel"
Hinweis
| Wenn die Meldung "Lehrling in Behaltefrist" benötigt wird, kann diese nur manuell in der BUAK-Datendrehscheibe unter dem Kennzeichen "neuer Berufschlüssel" erstellt werden.  |
Parametereinstellungen
Nichtleistungszeiten
Insbesondere bei der Verwendung der Abrechnungsvariante "1 - Treuhandkonto" empfiehlt es sich, die Eingabelohnart "2405 Bau Urlaub Eingabe" in den Nichtleistungszeiten-Parametern zu hinterlegen und den Parameter "Importpuffer befüllen" auf "1 - Ja" zu stellen. So werden die entsprechenden Lohnarten automatisch in den Importpuffer gestellt, sobald ein Urlaub erfasst bzw. durch eine Rückmeldung der BUAK erzeugt wird. Vom Importpuffer gelangen die Lohnarten in die Bruttoerfassung.
LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Reiter "Firmenbezogene Einstellungen" → Nichtleistungszeiten → BUAK-Urlaub
Geben Sie hier die Eingabelohnart bei einer BUAK-Abrechnung mit Treuhandkonto ein. | |
Geben Sie hier die Eingabelohnart für einen BUAK-Auslandsurlaub bei einer BUAK-Abrechnung mit Treuhandkonto ein. Ein BUAK-Auslandsurlaub hat in der Urlaubsverwaltung im Feld Kennzeichen die Ausprägung "Auslandsurlaub". | |
Geben Sie an, ob der Importpuffer mit den hinterlegten Lohnarten befüllt werden soll oder nicht, sofern ein BUAK-Urlaub erfasst wurde. 0 - Nein 1 - Ja |
Hinweis
| Bei Verwendung der Abrechnungsvariante "2 - Direktverrechnung" sind noch eine Reihe anderer Lohnarten manuell zu erfassen, die nicht an eine Eingabelohnart gekoppelt sind. Insofern muss der Anwender in jedem Fall eine Bearbeitung in der Bruttoerfassung manuell vornehmen, sodass der oben angesprochene Parameter zwar auch für die Direktverrechnung eine Arbeitserleichterung bringt aber nicht in dem Ausmaß wie für die Abrechnungsvariante "1 - Treuhandkonto". |
BUAK-Datendrehscheibe
In den LOHN Parametern zur BUAK-Datendrehscheibe sind Einstellungen für den Import und die Erstellung von XML-Dateien von und an die BUAK vorzunehmen.
LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Reiter "Allgemein" → BUAK-Datendrehscheibe → Allgemein
LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → BUAK-Datendrehscheibe
In dieses Verzeichnis werden BUAK-Sendedateien geschrieben. | |
Der Datensender ist jene Firma, die die Sendedateien im BUAK-Portal hochlädt. Hier ist zu selektieren, ob die Firma selbst als Datensender auftritt oder die Firma des Steuerberaters. Das Hauptbetriebskennzeichen des Datensenders wird beim Erstellen einer BUAK-Meldung an den Dateinamen angehängt. 1 - Firma: Es wird das Hauptbetriebskennzeichen der Firma verwendet. 2 - Steuerberater: Es wird die ELDA-Datensenderfirma und aus dieser das Hauptbetriebskennzeichen ermittelt. Da bei einem Steuerberater meistens die eigene Firma (Firma der Kanzlei) als ELDA-Datensenderfirma hinterlegt ist und diese kein BUAK-Betriebskennzeichen hinterlegt hat, endet der Dateiname der erstellten BUAK-Meldungen bei dieser Einstellung meistens mit dem Erstelldatum, einem Unterstrich und der Dateiendung ".xml". Insbesondere wenn das Verzeichnis für Sendedateien für alle Firmen gleich ist, besteht die Gefahr, dass die BUAK-Meldedatei versehentlich von einem anderen Benutzer überschrieben wird, weil sich die Dateinamen nicht unterscheiden. Die Einstellung "Steuerberater" ist dann zu empfehlen, wenn ein Benutzer der Kanzlei alle Firmen in einem Arbeitsschritt bearbeitet oder wenn unterschiedliche Verzeichnisse für Sendedateien genutzt werden. Im Parameter Verzeichnis für Sendedatei kann beispielsweise mit dem Platzhalter "BMD-User-ID" gearbeitet werden. Wird ein gemeinsames Verzeichnis für Sendedateien genutzt und jeder Benutzer der Kanzlei erstellt die BUAK-Meldungen für seine Klienten, wird die Ausprägung "Firma" in diesem Parameter empfohlen. | |
Dieses Verzeichnis wird beim Importieren von BUAK-Rückmeldungen vorgeschlagen. | |
BUAK-Rückmeldungen können nach dem Import umbenannt werden, sodass ein versehentlich nochmaliger Import vermieden werden kann. 0 - Nein 1 - Ja |
Urlaubsverwaltung
Bei BUAK-Dienstnehmern wird der Urlaubsanspruch nicht abhängig vom Urlaubsbeginn- bzw. Eintrittsdatum neu erzeugt. Stattdessen ermittelt sich der Urlaubsanspruch nach Anwartschaftszeiträumen innerhalb des Kalenderjahres. Bei einem Wechsel des Arbeitgebers wird der Resturlaub des alten Dienstverhältnisses einfach ins nächste BUAG-Arbeitsverhältnis mitgenommen.
Die Oberfläche der BUAK-Urlaubsverwaltung sieht etwas anders aus als die übliche Ansicht der Urlaubsverwaltung. Schon auf den ersten Blick erkennt man, ob die BUAK-Urlaubsverwaltung verwendet wird, da im oberen Bereich die für BUAK-Dienstnehmer üblichen Zuschlagsverrechnungsdaten und unten rechts die monatlichen Meldungen angezeigt werden können.
Diese Oberfläche wird bei allen Dienstnehmern genutzt, die das Feld "BUAK-Zugehörigkeit" auf "Ja" und das Feld "Arbeitsverhältnis" auf "Arbeiter" eingestellt haben. Damit für einen BUAK-Dienstnehmer Urlaube bzw. Einreichungen für das Urlaubsentgelt erfasst werden können, müssen im ersten Schritt die Zuschlagsverrechnungsdaten importiert werden. Dies betrifft sowohl Neu- als auch Wiedereintritte und wird in den nächsten Kapiteln. Direkt im Anschluss wird die BUAK-Urlaubsverwaltung thematisiert.
Achtung!
| Die Varianten "Treuhandkonto" und "Direktverrechnung" unterscheiden sich in der Handhabung der Urlaubsverwaltung. Bei der Einreichung in Bezug auf das Urlaubsentgelt gibt es aufgrund von Vorgaben seitens der BUAK ebenfalls unterschiedliche Vorgehensweisen. |
Variante 1 – Treuhandkonto
Zuschlagsverrechnungsdaten
Damit Urlaube verwaltet oder Einreichungen für das Urlaubsentgelt erstellt werden können, müssen zuerst Zuschlagsverrechnungsdaten importiert werden, da bekannt gegeben werden muss, wie viel offenen Urlaub usw. der Dienstnehmer hat.
LOHN → BUAK → BUAK Datendrehscheibe → Funktion "Rückmeldung importieren"
Die Zuschlagsverrechnungsdaten werden im BUAK-Portal zum Download bereitgestellt oder per E-Mail von der BUAK übermittelt und sollten monatlich eingespielt werden. Das Dateiformat wird als XML-Datei von der BUAK angeliefert und ist über die BUAK-Datendrehscheibe mit der Funktion "Rückmeldung importieren" in die Lohnverrechnung einzuspielen.
Die Zuschlagsverrechnungsdaten können in der BUAK-Datendrehscheibe mit der Funktion "ZV-Übersicht" oder in der Urlaubsverwaltung im Übersichtsbereich angesehen werden. Die Funktion "ZV-Übersicht" bietet den Vorteil, dass hier alle BUAK-Dienstnehmer der jeweiligen Firma in jeweils einer eigenen Zeile übersichtlich dargestellt sind. Wohingegen die Ansicht in der Nichtleistungszeitenverwaltung für Urlaub den Vorteil hat, dass sämtliche Zuschlagsverrechnungsdaten des relevanten Dienstnehmers, bereits erfasste Urlaube, Einreichungen um Urlaub und sogar monatliche Meldungen auf einen Blick ersichtlich sind.
BUAK-Zuschlagsverrechnungsdaten
LOHN → BUAK → BUAK-Datendrehscheibe → Funktion → "ZV-Übersicht"
Nichtleistungszeitenverwaltung - Urlaub
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Nichtleistungszeiten"
Urlaube verwalten
Das Fenster der Urlaubsverwaltung für BUAK-Dienstnehmer ist viergeteilt.
Ganz oben befinden sich die Einstiegsfelder. Standardmäßig wird hier die Firmen- und Dienstnehmernummer angezeigt.
Direkt darunter befindet sich der Bereich NLZ-Information. Hier werden jene Daten des Dienstnehmers angezeigt, die für die Urlaubsverwaltung von Bedeutung sind.
Ganz unten teilt sich das Fenster in Bereiche für die Urlaubserfassung (links) und die monatlichen Meldungen (rechts) auf. Bei Bedarf lassen sich rechts ebenfalls Details einblenden.
Wird ein Urlaubszeitraum erfasst, wird geprüft, ob Urlaubstage mit dem Kennzeichen "offen verrechnet" seitens der BUAK existieren. Dies sind Tage, für die von der BUAK bereits eine Verrechnung an das Treuhandkonto direkt erfolgt ist, die aber vom Dienstnehmer noch nicht konsumiert worden sind.
Wenn "offen verrechnet"-Tage vorhanden sind, werden diese zuerst verbraucht, bevor eine neue Einreichung um Urlaubsentgelt erstellt wird.
Wird ein Urlaubszeitraum erfasst, der sämtliche "offen verrechnet"-Tage verbraucht und es zusätzlich noch "offen nicht verrechnet"-Tage bedarf, werden zwei Datensätze angelegt.
Für die Tage, die bereits durch die "offen verrechnet"-Tage abgedeckt sind, wird ein Datensatz mit dem Kennzeichen "Urlaub" angelegt. Dieser Datensatz enthält auch den entsprechenden BUAK-Betrag, der von der BUAK bereits verrechnet worden ist.
Für die Tage des Urlaubszeitraums, die durch die "offen verrechnet"-Tage nicht abgedeckt werden konnten, wird ein Datensatz mit dem Kennzeichen "Einreichung (Offen)" angelegt. Die entsprechenden Urlaubseinreichungsmeldungen werden in der BUAK-Datendrehscheibe erstellt und sind hier zu finden: LOHN → BUAK → BUAK-Datendrehscheibe
Wurde eine Urlaubseinreichung in der BUAK-Datendrehscheibe erstellt, muss diese anschließend im BUAK-Portal hochgeladen werden.
Das Kennzeichen des Datensatzes ändert sich automatisch auf "Einreichung (Erstellt)". Somit erkennen Sie sofort, für welche Zeiträume noch eine Einreichung erstellt und im BUAK-Portal hochgeladen werden muss und für welche dies bereits erfolgt ist.
Der nachfolgende Screenshot zeigt, dass Urlaub für den Zeitraum 10.1.–13.1. abgerechnet werden kann.
Für 14.01.–15.01. musste eine Einreichung um Urlaubsgeld erfolgen, weil keine "offen verrechnet"-Tage mehr vorhanden waren.
Diese Einreichung um Urlaubsentgelt wurde in der BUAK-Datendrehscheibe erstellt und muss vom Anwender, wie bereits zuvor erwähnt, im BUAK-Portal manuell hochgeladen werden.
Für den 20.01. ist eine Einreichung um Urlaubsentgelt in der BUAK-Datendrehscheibe erst zu erstellen.
Variante 2 – Direktverrechnung
Bei der Variante "Direktverrechnung" gibt es eine Besonderheit in Bezug auf das Urlaubsentgelt.
Die Einreichung kann nur dann verarbeitet werden, wenn sie direkt im BUAK Portal erstellt wird. Aus diesem Grund werden seitens BUAK keine Einreichungen für Direktverrechner aus Lohnverrechnungsprogrammen verarbeitet. Somit wird auch keine zugehörige Urlaubsrückmeldungen für einen Import in die NTCS zur Verfügung gestellt.
Auf Basis der Einreichungen direkt im BUAK-Portal stellt die BUAK in weiterer Folge die Werte für die monatliche Abrechnung im PDF-Format zur Verfügung.
Um den Urlaub auch bei der Direktverrechnung möglichst komfortabel abzuwickeln, gibt es zwei Möglichkeiten. Beide werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.
Zuschlagsverrechnungsdaten ohne NLZ-Verwaltung
Voraussetzung für diese Option ist, dass Sie mit der Ansicht von offenen Urlauben und Ansprüchen im BUAK-Portal gut zurechtkommen und auf den Komfort der NLZ-Verwaltung in der NTCS vorerst bewusst verzichten.
Da weder eine Urlaubseinreichung noch eine Rückmeldung seitens BUAK ermöglicht wird, kann auf die Nichtleistungszeitenverwaltung in der NTCS verzichtet werden, solange in Form der Direktverrechnung abgerechnet wird.
Erfolgt eine Umstellung auf die Variante "Treuhandkonto", können die Werte der aktuellen Zuschlagsverrechnungsdaten importiert werden und die NLZ-Verwaltung läuft ab diesem Zeitpunkt über die NTCS (siehe Kapitel 5.1. Variante 1 - Treuhandkonto).
Achtung!
| Bei der Variante "Direktverrechnung" ist ebenfalls eine Urlaubsmeldung in Form einer monatlichen Meldung erforderlich. Wie dies programmseitig ohne NLZ-Verwaltung abzubilden ist, wird im Kapitel 5.2.3. Urlaube ohne NLZ-Verwaltung genauer erläutert. |
Hinweis
| Ob Sie die aktuellen Zuschlagsverrechnungsdaten dennoch importieren, liegt im eigenen Ermessen. Dies ist nur dann notwendig, wenn die NLZ-Verwaltung in der NTCS gewünscht ist, um aktuelle Urlaubs Ansprüche für diverse Auswertungen zur Verfügung zu haben. |
Die BUAK-Lizenz für Direktverrechner ermöglicht, neben der Verwaltung des BUAK-Urlaubes, die Nutzung der BUAK-Datendrehscheibe, z. B. für die monatlichen Meldungen und die Schlechtwetterverwaltung in der NTCS.
Besonderheit WR-Berechnung
Des Weiteren ist bei der Variante ohne NLZ-Verwaltung zu beachten, dass die von BMD ausgelieferte Standardberechnung für die WR "100004 - Beispiel BUAK WR Baugewerbe und Bauindustrie" (LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter "Berechnungen") eine Anpassung benötigt, wenn diese zur Anwendung kommen soll. Da normalerweise die Urlaubsstunden aus der NLZ-Verwaltung in die Berechnung einfließen, muss hier eine Erweiterung der Berechnung erfolgen.
Dabei stellt man zunächst sicher, dass in der Lohnartenschablone bei der Eingabelohnart 2410 "Bau Urlaub Direkt Eingabe" die Lohnart 2415 "Bau Urlaub Direkt (Stundenanzahl)" vorhanden ist.
Unter LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Lohnartenschablonen → Schablonen Nr. 3 "BUAK Direkteingabe" kann dies überprüft werden.
Ist die Lohnart 2415 "Bau Urlaub Direkt (Stundenanzahl)" noch nicht vorhanden, kann sie über das Plus-Symbol hinzugefügt werden.
Hinweis
| Bei der folgenden Beschreibung handelt es sich lediglich um einen Vorschlag seitens BMD. Im Einzelfall bzw. je nach Bedarf kann eine andere Einstellung der Lohnart in der Berechnung erforderlich sein. Benötigen Sie dabei Unterstützung, dann vereinbaren Sie bitte einen kostenpflichtigen Fernwartungstermin über unsere Terminverwaltung. |
Der Einstieg zur Berechnung erfolgt unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter "Berechnungen". Im Generalkollektivvertrag befindet sich unsere Standardberechnung "100004 - Beispiel BUAK WR Baugewerbe und Bauindustrie". Je nach Bedarf können die Änderungen direkt in der Standardberechnung vorgenommen werden. Alternativ besteht unter Funktionen → Berechnungen kopieren die Möglichkeit, eine Kopie auf den kundeneigenen Bau-Kollektivvertrag vorzunehmen. Hier kann z. B. als Berechnungsnummer die Lohnartennummer der Weihnachtsremuneration herangezogen werden.
Anschließend ist die Lohnart 2415 "Bau Urlaub Direkt (Stundenanzahl)" noch in die WR-Berechnung einzupflegen. Nach dem Einstieg in die Berechnung unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge wird die Lohnart 2415 "Bau Urlaub Direkt (Stundenanzahl)" in der Zeile Urlaub ergänzt.
Mit einem Mausklick auf den Wert, welcher hinter dem Symbol "=" steht öffnet sich ein Fenster. Hier ist die Funktion " + Hinzufügen: Berechnung" zu wählen.
Die Zeile wird um ein "+ F10" erweitert. Mit einem weiteren Mausklick auf das entstandene rote "F10" öffnet sich erneut ein Fenster, in dem die Ausprägung "Funktion..." zu Anwendung kommt.
Im Ordner "Lohn" ist die Funktion "Lohnart" zu wählen und das folgende Fenster "Funktionsparameter-Werte setzen" muss in diesem Beispiel folgende Ausprägungen ausweisen:
- Lohnarten: 2415 "Bau Urlaub Direkt (Stundenanzahl)"
- Wertigkeit: Menge
- Anzahl Monate: 12
- Summe/Durchschnitt: Summe
- Grenze: Ja - Kalenderjahrbeginn
Nun werden in der Zeile Urlaub mögliche Nichtleistungszeiten und die Lohnart 2415 addiert.
Im letzten Schritt wird die Berechnungsnummer bei der Lohnart 5010 "Weihnachtsremuneration" unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Reiter "Name,Bruttoerfassung" im Feld "Berechnungsnummer Betrag" hinterlegt.
Wird die Lohnart 2415 "Bau Urlaub Direkt (Stundenanzahl)“ nun über die Bruttoerfassung mit der Anzahl der Urlaubsstunden abgerechnet, dann können die Stunden in der Berechnung auch berücksichtigt werden.
Achtung!
| Wie bereits zuvor erwähnt, handelt es sich bei dem Einpflegen der Lohnart 2415 "Bau Urlaub Direkt (Stundenanzahl)" in die Berechnung lediglich um eine Veranschaulichung zur Automatisierung der WR-Berechnung für BUAK-Direktverrechner. |
Wenn zu einem späteren Zeitpunkt auf die Variante "Treuhandkonto" umgestellt wird, kommt automatisch die Nichtleistungszeitenverwaltung in Verwendung. Dann darf die Lohnart 2415 "Bau Urlaub Direkt (Stundenanzahl)" nicht mehr abgerechnet werden, um doppelte Mengen bei den Urlaubsstunden in der WR-Berechnung zu vermeiden.
Hinweis
| Ist eine Umstellung von Direktverrechnung auf Treuhandkonto erwünscht, erfordert dies diverse Anpassungen im Programm. Gerne unterstützen wir Sie dabei im Zuge eines kostenpflichtigen Fernwartungstermins. |
Zuschlagsverrechnungsdaten mit NLZ-Verwaltung
Möchte man den Urlaubsanspruch auch in der Variante "Direktverrechnung" komfortabel in den Nichtleistungszeiten der NTCS verwalten, kann ähnlich wie bei der Variante "Treuhandkonto" vorgegangen werden.
Auch hier ist es wichtig, dass zu Beginn die aktuellen Zuschlagsverrechnungsdaten importiert werden. Dies dient zur Ermittlung des offenen Urlaubsanspruchs der Dienstnehmer. In der Urlaubsverwaltung sind einige zusätzliche Schritte nötig, die in Kapitel 5.2.4. Urlaube mit NLZ-Verwaltung beschrieben werden und mit einem gewissen Mehraufwand verbunden sind.
Urlaube ohne NLZ-Verwaltung
Wird auf die NLZ-Verwaltung in der NTCS vorerst verzichtet und alles über das BUAK-Portal verwaltet, ist lediglich eine Urlaubsmeldung als Teil der monatlichen Meldung in der NTCS zu erstellen. Dies erfolgt über die BUAK-Datendrehscheibe unter LOHN → BUAK → BUAK-Datendrehscheibe → Funktion "Monatliche Meldung".
Mit einem Doppelklich auf die Firma kann beim betreffenden Dienstnehmer im rechten Fensterbereich eine monatliche Meldung erstellt werden.
Mit einem Rechtsklick und "Neu (F5)" oder über die Funktion "Neu (F5)" wird eine neuer Datensatz angelegt. Hier kann im Feld "Kennzeichen" zwischen diversen Ausprägungen gewählt werden.
Mit diesem Feld werden die Meldearten der BUAK unterschieden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
 |
Hinweis
| In der NTCS ist es jederzeit möglich, zwischen den Optionen mit NLZ-Verwaltung und ohne NLZ-Verwaltung zu wechseln oder aber auch auf die Variante "Treuhandkonto" umzustellen, wenn dies gewünscht ist. |
Urlaube mit NLZ-Verwaltung
Das Fenster der Urlaubsverwaltung für BUAK-Dienstnehmer ist viergeteilt.
Ganz oben befinden sich die Einstiegsfelder. Standardmäßig wird hier die Firmen- und Dienstnehmernummer angezeigt.
Direkt darunter befindet sich der Bereich NLZ-Information. Hier werden jene Daten des Dienstnehmers angezeigt, die für die Urlaubsverwaltung von Bedeutung sind.
Der unterer Fensterbereich teilt sich in zwei Rubriken auf – die Urlaubserfassung (links) und die monatlichen Meldungen (rechts). Bei Bedarf lassen sich rechts ebenfalls Details einblenden.
Wird ein Urlaubszeitraum erfasst, wird geprüft, ob "offen verrechnet"-Urlaubstage seitens der BUAK existieren. Dies sind Tage, für die seitens der BUAK eine Verrechnung direkt an den Dienstnehmer bereits erfolgt ist, die aber vom Dienstnehmer nicht konsumiert worden sind. Wenn "offen verrechnet"-Urlaubstage vorhanden sind, werden diese zuerst verbraucht, bevor eine neue Einreichung um Urlaubsentgelt entsteht.
Wird ein Urlaubszeitraum erfasst, der sämtliche "offen verrechnet"-Tage verbraucht und zusätzlich noch "offen nicht verrechnet"-Tage bedarf, werden zwei Datensätze angelegt.
Für die Tage, die bereits durch die "offen verrechnet"-Tage abgedeckt sind, wird ein Datensatz mit dem Kennzeichen "Urlaub" angelegt. Dieser Datensatz enthält auch den entsprechenden BUAK-Betrag, der von der BUAK bereits verrechnet worden ist.
Für die Tage des Urlaubszeitraums, die durch die "offen verrechnet"-Tage nicht abgedeckt werden konnten, wird ein Datensatz mit dem Kennzeichen "Einreichung (Offen)" angelegt.
Beispiel
| Für den Dienstnehmer mit der Nr. 1 erfolgt eine Einreichung um Urlaubsentgelt für folgenden Zeitraum: 02.01.2025–10.01.2025 Folgender Urlaubsanspruch besteht: laufende Periode offen (nicht verrechnet): 10 Tage Restanspruch (nicht verrechnet): 3 Tage laufende Periode offen (verrechnet): 1 Tag Die Einreichung erfolgt über LOHN → BUAK → BUAK-Datendrehscheibe → Reiter "Einreichung um Urlaubsentgelt"  Nach "Speichern und schließen" wird folgende Meldung ausgegeben: "Es ist noch 1 Tag bereits verrechneter Urlaubsanspruch vorhanden. Die Einreichung wird daher aufgeteilt in Urlaub TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJJJ (x Tage) und Einreichung um Urlaubsentgelt (TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJJJ (x Tage)"  Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Nichtleistungszeiten" wird nun die Einreichung ersichltich.  Es entstehen nun in der BUAK-Datendrehscheibe ein bzw. mehrere Datensätze für die Urlaubsmeldung, dies erfolgt je Einreichung bzw. Urlaub.  |
Achtung!
| Für die "offen nicht verrechnet"-Tage entsteht durch die Erfassung in den Nichtleistungszeiten in Folge zwar eine Urlaubseinreichung in der BUAK-Datendrehscheibe, aber die BUAK kann sie bei der Direktverrechnung weder verarbeiten, noch eine Rückmeldung dazu zur Verfügung stellen (siehe Kapitel 5.2. Variante 2 - Direktverrechnung). |
Wird versehentlich eine Urlaubseinreichung für einen Direktverrechner aus der NTCS an die BUAK übermittelt, erhält man im BUAK-Portal folgende Fehlermeldung:
"Dieser Datenbestand ist fehlerfrei.
ACHTUNG!
Folgende Betriebe werden aufgrund Direktauszahlung nicht verarbeitet:
<Firmen>"
Da die Urlaubseinreichung richtigerweise direkt über das BUAK-Portal erfolgen muss und nicht über die NTCS, sind weitere Schritte nötig.
Der Datensatz mit dem Kennzeichen "Einreichung (Offen)" muss in der NTCS wie folgt bearbeitet und mit dem Betrag befüllt werden.
Dazu einen Rechtsklick auf den Datensatz vornehmen, die Funktion "Einreichung zu Urlaub (manuell)" wählen und den entsprechenden Entgeltbetrag erfassen.
Hinweis
| Die entsprechenden Werte für die monatliche Abrechnung werden seitens der BUAK bereitgestellt. |
Somit wird der Zeitraum nun als konsumierter Urlaub erkannt und die offene Urlaubseinreichung in der BUAK-Datendrehscheibe in eine rückgemeldete Zeile umgewandelt.
Hinweis
| Falls die Firma nicht ersichtlich ist, stellen sie die Combobox auf die Ausprägung "Alle" um.  |
Wie das Urlaubsentgelt programmseitig abzurechnen ist, wird in Kapitel 7. Urlaubsentgelt abrechnen beschrieben.
Wie aus der BUAK-NLZ-Verwaltung die entsprechenden Lohnarten automatisch in den Importpuffer gestellt werden, lesen Sie in Kapitel 4. Parametereinstellungen.
BUAK-Datendrehscheibe
In der BUAK-Datendrehscheibe können sowohl Zuschlagsdaten importiert werden, als auch monatliche Meldungen an die BUAK erstellt werden.
Für die Variante "Treuhandkonto" können ebenfalls Einreichungen um Urlaubsentgelt erstellt und die zugehörigen Rückmeldungen von der BUAK importiert werden.
In beiden Richtungen erfolgt der Datenaustausch mittels XML-Dateien. Ein direkter Datenaustausch mit automatischem Login im BUAK-Portal ist aus technischen Gründen nicht möglich.
Rückmeldungen importieren für die Variante "Treuhandkonto"
Die BUAK stellt sowohl für die Variante "Treuhandkonto"" als auch für die Variante Direktverrechnung" monatlich sogenannte Zuschlagsverrechnungsdaten in Form einer XML-Datei im BUAK-Portal zum Download zur Verfügung oder versendet diese Datei im Anhang einer E-Mail. Diese Zuschlagsverrechnungsdaten enthalten im Wesentlichen den bei der BUAK verwalteten Urlaubsanspruch, die Anwartschaftswochen und Beträge für das Urlaubsentgelt. Die NLZ-Information wird durch den Import der Zuschlagsverrechnungsdaten aktualisiert.
Ist bei der Variante "Treuhandkonto" eine Einreichung um Urlaubsentgelt vorgenommen worden, erhalten Sie dazu ebenso eine Rückmeldung seitens der BUAK in Form einer XML-Datei. Diese beinhaltet insbesondere den Betrag, der für den eingereichten Urlaub auf das Treuhandkonto überwiesen worden ist. Die Einreichung wird in der Urlaubsverwaltung in einen Urlaub mit dem entsprechenden BUAK-Betrag umgewandelt.
Beide Arten von BUAK-Rückmeldungen können mit der Funktion Rückmeldung importieren in der BUAK-Datendrehscheibe importiert werden. Die Funktion öffnet ein kleines Fenster, in dem das Verzeichnis der Importdateien eingegeben werden kann. Als Standard wird das im BUAK-Parameter Verzeichnis für BUAK-Rückmeldungen hinterlegte Verzeichnis vorgeschlagen.
Im Feld "Dateiname" kann der Dateiname einer bestimmten Importdatei hinterlegt werden. Standardmäßig wird *.xml vorgeschlagen, sodass alle XML-Dateien im angegebenen Verzeichnis importiert werden.
Mit F4 im Feld "Dateiname" stehend öffnet sich eine Dateiauswahl, wo beliebig viele Importdateien des gewählten Verzeichnisses aufgelistet sind und für den Import ausgewählt werden können.
Beim Import von Rückmeldungen werden die SV-Nummer und die BUAK-Arbeiterkennziffer der Importdatei mit den entsprechenden Daten in der Lohnverrechnung verglichen. Werden BUAK-Meldungen mit einer SV-Nummer bzw. einer BUAK-Arbeiterkennziffer angeliefert, die zu keinem Dienstnehmer passen, so kann der Import dieser Meldung nicht vorgenommen werden und ein entsprechender Eintrag wird ins Fehlerprotokoll geschrieben.
Einreichungen um Urlaubsentgelt für die Variante "Treuhandkonto"
Zeiträume für Urlaube werden in der Urlaubsverwaltung erfasst. Stehen keine offenen aber verrechneten Tage mehr zur Verfügung, muss eine Einreichung um Urlaubsentgelt erstellt werden. Ein entsprechender Datensatz wird durch die Erfassung in der Urlaubsverwaltung in die BUAK-Datendrehscheibe gestellt. Am Reiter "Einreichung um Urlaubsentgelt" sehen Sie eine Übersicht der BUAK-Firmen.
Mit einem Doppelklick auf eine Firma oder über die Funktion "Detail" gelangen Sie zur Detailansicht, wo jeder Dienstnehmer mit seinen konkreten Einreichungen um Urlaubsentgelt aufgelistet ist. In der Spalte Status ist erkennbar, ob die Einreichung um Urlaubsentgelt noch offen, erstellt oder rückgemeldet ist.
Offen bedeutet, eine entsprechende Meldung muss erst erstellt und im BUAK-Portal hochgeladen werden.
Erstellt bedeutet, dass die Meldung bereits mit unserem Programm erstellt wurde. Der Anwender sollte diese Meldung im BUAK-Portal hochgeladen haben.
Rückgemeldet bedeutet, dass eine Rückmeldung zur Urlaubseinreichung seitens der BUAK bereits in das System importiert wurde.
In Ausnahmesituationen kann ein Status mit der Funktion "Status ändern" verändert werden.
Im Reiter "Einreichung um Urlaubsentgelt" werden zwei Funktionen bereitgestellt: "Alle erstellen" bzw. "Selektierte erstellen". Mit "Alle erstellen" werden Urlaubseinreich-Meldungen für alle Firmen als XML-Datei im BUAK-Sendeverzeichnis erstellt. Die Funktion "Selektierte erstellen" bezieht sich nur auf die gerade markierten Firmen. Eine Mehrfachselektion ist mit der Taste Strg möglich.
Hinweis
| Beachten Sie bitte, dass die BUAK-Datendrehscheibe die Einreichungen um Urlaubsentgelt in Form einer XML-Datei nur erstellt. Der Anwender muss diese XML-Dateien im BUAK-Portal manuell hochladen. |
Achtung!
| Bei der Variante "Direktverrechnung" kann die Einreichung nur dann verarbeitet werden, wenn sie direkt im BUAK-Portal erstellt wird. Aus diesem Grund werden seitens BUAK keine Einreichungen für Direktverrechner aus Lohnverrechnungsprogrammen verarbeitet. Somit wird auch keine zugehörige Urlaubsrückmeldungen für einen Import in die NTCS zur Verfügung gestellt. |
Monatlichen Meldungen
An die BUAK müssen sowohl für die Variante "Treuhandkonto" als auch für die Variante "Direktverrechnung" monatlich Meldungen vorgenommen werden. Das sind beispielsweise Eintritte, Lehrzeiten, Änderungen des KV-Lohns, Regiemeldungen, Urlaubsmeldungen usw. Viele dieser monatlichen Meldungen werden vom Programm automatisch durch Verwendung der entsprechenden Funktionen für die BUAK-Datendrehscheibe vorbereitet. Bei Bedarf können jedoch alle Arten von monatlichen BUAK-Meldungen erzeugt werden.
Im Reiter "Monatliche Meldungen" ist eine Übersicht über alle BUAK-Firmen zu finden, für die es monatliche Meldungen gibt. Über die Funktion "Detail" oder mit einem Doppelklick auf die entsprechende Firma gelangen Sie in die Detailansicht Monatliche Zuschlagsverrechnungsmeldungen, in der jeder Dienstnehmer mit seinen monatlichen BUAK-Meldungen aufgeführt ist.
Dieses Fenster teilt sich in einen linken und einen rechten Bereich. Links sind alle BUAK-Dienstnehmer/innen der gewählten Firma aufgelistet und rechts erscheint übersichtlich dessen monatlichen Meldungen. Diese können mit der F5 angelegt, mit F6 bearbeitet oder mit F7 gelöscht werden.
Im Reiter "Monatliche Meldungen" werden zwei Funktionen bereitgestellt: "Alle erstellen" bzw. "Selektierte erstellen". Mit "Alle erstellen" werden die monatlichen BUAK-Meldungen für alle Firmen als XML-Datei im BUAK-Sendeverzeichnis erstellt. Die Funktion "Selektierte erstellen" bezieht sich nur auf die gerade markierten Firmen. Eine Mehrfachselektion ist mit der Taste Strg möglich.
Hinweis
| Bitte beachten Sie, dass die BUAK-Datendrehscheibe die monatlichen Meldungen in Form einer XML-Datei nur erstellt. Der Anwender muss diese XML-Dateien im BUAK-Portal manuell hochladen. |
Austritte melden
Austritte müssen unverzüglich der BUAK gemeldet werden. Wird die Funktion "Austritt" in der Bruttoerfassung oder im Programm "Dienstnehmer" für einen BUAK-Dienstnehmer ausgeführt, so erfolgt automatisch die Anlage einer entsprechenden Austrittsmeldung in der BUAK-Datendrehscheibe.
Am Reiter "Austritte melden" sind alle BUAK-Firmen aufgelistet. Mit der Funktion "Detail" oder durch einen Doppelklick auf die jeweilige Firma gelangen Sie in die Detailansicht, die sich in zwei Bereiche gliedert:
Links werden jene BUAK-Dienstnehmer angezeigt, für die eine Austrittsmeldung existiert und rechts die konkreten Werte. Austrittsmeldungen können bei Bedarf mit F5 neu angelegt, mit F6 bearbeitet oder mit F7 gelöscht werden. Dies sollte aber nur in Ausnahmesituationen gemacht werden, denn die entsprechenden Austrittsmeldungen werden automatisch angelegt, sofern die Austrittsfunktion in der Bruttoerfassung oder dem Programm "Dienstnehmer" verwendet wird. Bei Unsicherheit nehmen Sie bitte Kontakt mit dem NTCS LOHN Support auf.
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.Im Reiter "Austritte melden" werden zwei Funktionen bereitgestellt: "Alle erstellen" bzw. "Selektierte erstellen". Mit "Alle erstellen" werden die BUAK-Austrittsmeldungen für alle Firmen als XML-Datei im BUAK-Sendeverzeichnis erstellt. Die Funktion "Selektierte erstellen" bezieht sich nur auf die gerade markierten Firmen. Eine Mehrfachselektion ist mit der Taste Strg möglich.
Hinweis
| Bitte beachten Sie, dass die BUAK-Datendrehscheibe die Austrittsmeldungen in Form einer XML-Datei nur erstellt. Der Anwender muss diese XML-Dateien im BUAK-Portal manuell hochladen. |
Hinweis
| Beachten Sie das Kapitel Austrittsmeldung Zeitablauf mit 6 Monatsprüfung für Austritte mit dem Abmeldegrund Zeitablauf. |
Urlaubsentgelt abrechnen
Im Folgenden wird die Abrechnung des Urlaubsentgelts für die Varianten "1 - Treuhandkonto" und "2 - Direktverrechnung" anhand von Beispielen erläutert. Klären Sie bitte im Vorhinein ab, ob die Zahlungen der BUAK auf ein Treuhandkonto oder direkt an den Dienstnehmer erfolgen.
Variante 1 – Treuhandkonto
Wenn der Dienstnehmer das Entgelt für den konsumierten Urlaub vom Arbeitgeber ausbezahlt bekommt (Treuhandkonto), folgt die Abrechnung üblicherweise diesem Ablauf:
- Urlaubseinreichung in der NTCS erstellen und Übermittlung an die BUAK durch Hochladen im BUAK-Portal (5.1.2. Urlaube verwalten und 6.2. Einreichungen um Urlaubsentgelt für die Variente Treuhandkonto)
- Importdatei von der BUAK retourspielen (6.1. Rückmeldungen importieren für die Variante "Treuhandkonto")
- Abrechnung in der Bruttoerfassung (dieses Kapitel)
Es wurden drei Urlaubstage eingereicht und an die BUAK übermittelt. Die Rückmeldung der BUAK wurde über die BUAK-Datendrehscheibe importiert, wodurch sich die Einreichung in einen Urlaub mit dem importieren BUAK-Betrag umgewandelt hat. Sofern die Lohnart für BUAK-Urlaub in den Parametern zur Nichtleistungszeitenverwaltung hinterlegt ist (Kapitel 4.1.), wird die Eingabelohnart in den Importpuffer geschrieben, von wo aus sie in die Bruttoerfassung entleert werden kann. Die Standard-Eingabelohnart "2405 Bau Urlaub Eingabe" hat eine Koppelung hinterlegt, wodurch die beiden Lohnarten 2406 "Bau Urlaub SZ" und 2407 "Bau Urlaub Lohn" erzeugt werden. Mit der Lohnart 1300 werden in diesem Beispiel die tatsächlich geleisteten Stunden abgerechnet.
Die Aufteilung in die beiden Lohnarten 2406 "Bau Urlaub SZ" und 2407 "Bau Urlaub Lohn" ist wichtig, denn im von BUAK bereitgestellten Betrag ist sowohl der laufende Bezug als auch der Urlaubszuschuss für die konsumierten Urlaubstage enthalten.
Variante 2 – Direktverrechnung
Wenn der Dienstnehmer das Entgelt für den konsumierten Urlaub direkt von der BUAK erhält, muss der Dienstgeber dieses Entgelt inklusive der entstehenden Lohnnebenkosten trotzdem in der Bruttoerfassung abrechnen. Normalerweise folgt die Abrechnung folgendem Ablauf:
- Urlaubserfassung und Übermittlung an die BUAK direkt über das BUAK-Portal (5.2.3. Urlaube ohne NLZ-Verwaltung und 5.2.4. Urlaube mit NLZ-Verwaltung)
- BUAK Brutto-Netto Berechnung (dieses Kapitel)
- Abrechnung in der Bruttoerfassung (dieses Kapitel)
Es wurden vier Urlaubstage eingereicht und an die BUAK übermittelt. Die BUAK berechnet aufgrund des gemeldeten Urlaubs das Urlaubsentgelt (Brutto und Netto) und überweist das Netto direkt an den Dienstnehmer. Die ermittelte Lohnsteuer wird an das zuständige Finanzamt übermittelt. Der Dienstnehmer- und der Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung werden an die Gebietskrankenkasse abgeführt. Die Lohnnebenkosen (DB, DZ, Kommunalsteuer, U-Bahnabgabe) werden an die Körperschaften übermittelt.
Obwohl die BUAK die Abgaben selbstständig abführt, muss das an den Dienstnehmer ausbezahlte Entgelt in der Bruttoerfassung berücksichtigt werden. Dazu erhält der Dienstgeber eine Arbeitgeberinformation in der die verrechneten Beträge enthalten sind. Diese könnte folgendermaßen aussehen:
In der Bruttoerfassung wird die Abrechnung des Dienstnehmers unter Berücksichtigung des von der BUAK ausbezahlten Urlaubsentgelts bzw. Urlaubszuschusses eingegeben. Es wird empfohlen, die Lohnartenschablone für BUAK-Direktverrechnung unter der Lohnart 2410 "Bau Urlaub Direkt (Eingabe)" zu verwenden. Die Abrechnung des Dienstnehmers sieht wie folgt aus:
Die von der BUAK erhaltene Abrechnung ist mit folgenden Lohnarten in der Bruttoerfassung einzugeben:
Hinweis
| Der Wert der Lohnarten 7830 "BUAK-Direktv. Bmg LSt lfd" und 7831 "BUAK-Direktv. Bmg LSt SZ" ist die Differenz des Bruttobetrages (Lohnarten 2411 bzw. 2412) und des entsprechenden SV-Anteils des Dienstnehmers (Lohnarten 7832 bzw. 7833). Die Lohnarten 7830 und 7831 sind immer negativ!
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Automatische Gemeindeverteilung nach Baustellen
Bei der automatischen Gemeindeverteilung nach Baustellen geht es darum, die Kommunalsteuer auf mehrere Gemeinden aufzuteilen, auf denen die Dienstnehmer tatsächlich gearbeitet haben.
Voraussetzung für die automatische Gemeindeverteilung nach Baustellen ist, dass sämtliche Baustellen unter jenem Kostentyp angelegt sind, welcher im Feld BUAK Baustelle hinterlegt ist. Meistens ist dort die Ausprägung "Kostenträger" eingestellt. Das heißt, dass dann sämtliche Baustellen als Kostenträger angelegt werden müssen. Prinzipiell kann die automatische Gemeindeverteilung (nach Baustellen) auch dann verwendet werden, wenn es sich um keinen BUAK-Betrieb handelt. Allerdings muss der jeweilige Kostentyp, der Baustellen repräsentieren soll, im Feld BUAK Baustelle definiert sein. Es ist nur ein Kostentyp wählbar, weshalb es zu keiner Mischung der Kostentypen kommen kann.
Die jeweilige Kommunalsteuer-Gemeinde ist am jeweiligen Kostentyp der Baustelle über die folgenden Felder zu definieren:
Beim Dienstnehmer ist das Feld Gemeindeverteilung automatisch erstellen mit "Ja" zu befüllen. Vermutlich ist eine automatische Gemeindeverteilung bei allen Arbeitern oder Dienstnehmern des BUAK-Kollektivvertrages erwünscht, weshalb die Hinterlegung als DN-Vorschlag in der Lohnfirma empfohlen wird.
Auf sämtliche genannte Stammdatenfelder wird im Kapitel Stammdaten im Detail eingegangen.
Üblicherweise werden die anzurechnenden Stunden inklusive der Kosteninformationen importiert (Programm Abrechnungen importieren) oder manuell erfasst. Über die Abrechnung auf den Kostentypen, die Baustellen repräsentieren, wird eine Gemeindeverteilung vorgenommen. Die automatisch ermittelte Gemeindeverteilung ist nach der Abrechnung im Programm Bruttoerfassung über die Funktion Divers → Gemeindeverteilung oder über das Programm Abrechnungen ansehen einsehbar.
Bei der Verwendung einer automatischen Gemeindeverteilung nach Baustellen werden monatlich meistens mehrere Gemeinden angesprochen. Zur besseren Übersicht der Zahlungen an die einzelnen Gemeinden wird das Programm Auszahlungen ansehen empfohlen.
Bei Verwendung einer Kostenverteilung, einer Gemeindeverteilung oder automatischen Gemeindeverteilung nach Baustellen kann es zu geringfügigen Differenzen beim Vergleich der Auswertungen Auszahlungsjournal und Buchungsbeleg kommen.
Beim Auszahlungsjournal wird die Bemessungsgrundlage für die ganze Firma mit dem jeweiligen Prozentsatz für die Lohnnebenkosten multipliziert und dann entsprechend der Kosten- oder Gemeindeverteilung aufgeteilt.
Beim Buchungsbeleg wird die Bemessungsgrundlage entsprechend der Kontoreferenzierung pro Kostentyp, Gemeinde, ÖGK etc. ermittelt und mit dem jeweiligen Prozentsatz für die Lohnnebenkosten multipliziert.
Pfändung und BUAK
Treuhandkonto
Bei Pfändungen werden in einem Monat mit einer "Sonderzahlung" (im Sinne der Pfändung nur Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration) die Sonderzahlungsgrundbeträge berücksichtigt. Bei "Nicht-BUAK"-Mitarbeitern passiert das in der Regel im Juni und im November.
Bei BUAK-Treuhandkonto gibt es aber nun die Besonderheit, dass der Urlaubszuschuss von der BUAK häufig in kleinen Teilbeträgen über das Jahr verteilt abgerechnet wird. Das pfändungsrelevante Sonderzahlungs-Netto ist in diesen Fällen häufig niedriger als der Grundbetrag. Der generelle Vorgang vom Programm, wenn der Grundbetrag bei den Sonderzahlungen nicht erreicht ist, ist der, dass der Unterhaltsgrundbetrag mit dem ungerundeten Netto gedeckelt wird. Da der Unterhaltsgrundbetrag 75 % des Allgemeinen Grundbetrags beträgt, wird dieser folglich hochgerechnet.
Beispiel
| Jahr 2026 Im Beispiel unten beträgt das ungerundete Netto € 400,35. Der Unterhaltsgrundbetrag beträgt ebenso € 400,35, der allgemeine Grundbetrag beträgt 400,35 / 75 % = 533,80. |
Die Sonderzahlungsgrundbeträge, die nun noch "offen" sind, werden in Folgemonate "mitgenommen". Wenn nun aber keine Unterhaltsforderungen vorhanden sind, sondern "normale" Pfändungen, dann wird ein höherer Grundbetrag angesetzt als "nötig" und die Differenz geht "verloren", in unserem Beispiel 533,80 – 400,35 = 133,30.
Dies kann dazu führen, dass im betreffenden Jahr lediglich 75 % der möglichen Sonderzahlungsgrundbeträge ausgeschöpft werden.
Um die vollen Sonderzahlungsgrundbeträge auszuschöpfen, kann die Programmfunktion "Sonderzahlungsteilzahlungen" verwendet werden. Dann werden die Sonderzahlungsgrundbeträge im Verhältnis einer Teilzahlung im jeweiligen Monat zum erfassten Gesamt-Brutto ermittelt. Wenn das Brutto der abgerechneten Sonderzahlungen das "SZ-Jahresbrutto" erreicht, sind die Grundbeträge vollständig ausgeschöpft. Damit Sie die geschilderte Programmfunktion anwenden, erhalten Sie einen Hinweis, wenn Sie bei einem BUAK-Dienstnehmer mit "Treuhandkonto" eine Pfändung anlegen.
Bei BUAK-Treuhand besteht das Problem, dass nicht vorausgesehen werden kann, wie hoch die Summe aller Urlaubszuschüsse von der BUAK sein werden. Man kann zunächst also nur eine Annahme treffen, um sich anzunähern. Hier gibt es keine genaue Vorgabe. Eine Möglichkeit könnte sein, den Stundesatz x Monatsteiler x 2 zu rechnen (z. B. 16,52 x 169,5 x 2 = rund 5.600,00).
In diesem Beispiel wird von einem SZ-Jahresbrutto in der Höhe von € 5.600,00 ausgegangen, im aktuellen Monat wurden € 500,00 an SZ abgerechnet. Der Grundbetrag ermittelt sich nun wie folgt:
2.616,00 (SZ-Grundbetrag für 2026 = 1.308,00 x 2) / 5.600,00 x 500 = 233,57
Sobald die Sonderzahlungen in Summe den Wert von € 5.600,00 erreicht haben, sind die Sonderzahlungsgrundbeträge voll ausgeschöpft. Wenn die Sonderzahlungen höher werden, ist das kein Problem – mehr als die gesetzlich möglichen Grundbeträge werden nie angewendet. Sollte der Wert nicht erreicht werden, dann würden die Grundbeträge aber nicht voll ausgeschöpft werden. Daher sollte spätestens im Dezember oder idealerweise im November im Zuge der Auszahlung der Weihnachtsremuneration dieses "SZ-Jahresbrutto" aktualisiert werden.
Das geht recht komfortabel mit einem Klick des Aktualisierungsbuttons im Feld "SZ-Jahresbrutto".
Wird diese Funktion gestartet, wird das Gesamt-Brutto aller pfändungsrelevanten Sonderzahlungen ermittelt und eingetragen. In Folge werden die Sonderzahlungsgrundbeträge im höchstmöglichen Ausmaß ausgeschöpft.
Sollte in diesem Monat keine Sonderzahlung vorhanden sein, ist im Anschluss eine Scheinaufrollung durchzuführen. Daher ist es grundsätzlich ratsam, das im November zu starten. Wenn aufgrund zu geringer Bezüge die Sonderzahlungsgrundbeträge nicht voll ausgeschöpft werden können und im Dezember noch einmal BUAK-Urlaub abgerechnet wird, kann die Funktion im Dezember noch einmal gestartet werden.
Hinweis
| Dieser Aktualisierungsbutton steht aktuell nur zur Verfügung, wenn der Dienstnehmer im Dienstnehmerstamm bei der BUAK-Zugehörigkeit "Treuhandkonto" eingetragen hat. |
Sollte das übersehen werden, kommt im Monat Dezember in der Abrechnungskontrolle ein entsprechender Hinweis:
Steigen Sie in der Bruttoerfassung in die Pfändung ein und starten Sie im Feld "SZ Jahresbrutto" die Aktualisierungsfunktion (oder geben Sie den Wert lt. Abrechnungskontrolle ein). Führen Sie eine Scheinaufrollung durch und rechnen Sie erneut ab.
Beim Austritt ist dieser Vorgang nicht notwendig, da das Feld "Bei Austritt verbleibende SZ-Grundbeträge rechnen" standardmäßig auf "Ja" steht und dadurch im Austrittsmonat alle "offenen" Grundbeträge berücksichtigt werden.
Direktverrechnung
Bei Pfändungen im Zusammenhang mit BUAK-Direktverrechnung besteht die Problematik, dass die BUAK das Urlaubsentgelt pfändet. Die BUAK führt den Pfändungsbetrag aber nur in Summe an, ohne jegliche Information, wie sich der darin enthaltene laufende Betrag und der Anteil an der Sonderzahlung berechnet. Es ist in daher unklar, wie der Dienstgeber die verbleibenden laufenden Bezüge pfänden soll.
Hinweis
| Nach Anfrage seitens BMD teilte die BUAK mit, dass aktuell kein auf Urlaubsentgelt und Urlaubszuschuss gesplitteter Ausdruck geplant ist. Das Thema wird aber in Evidenz gehalten. Bei häufigen Anfragen könnte es zu eines diesbezüglichen Änderung kommen. |
Um diese Fälle korrekt abbilden zu können, gibt es ihm Paket LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Reiter "Pflichtigkeit" im Feld Pfändung die Ausprägung "Erhöhungs-/Herabsetzungsbetrag lfd". Damit kann der pfändbare Betrag direkt beeinflusst werden.
Die Lohnarten, mit denen das laufende Urlaubsentgelt der BUAK erfasst wird, (im BMD Standard z. B. die Lohnart 2411 "Bau Urlaub Direkt Lohn"), sind als "pfändbar" in ihrer Pflichtigkeit gekennzeichnet. Dadurch wird in der Pfändungsverwaltung der pfändbare Betrag vom gesamten Entgelt ermittelt. Danach wird mit der Lohnart 7482 "BUAK Direktv. Pfändung lfd", mit der oben gezeigten Pflichtigkeit, der von der BUAK gepfändete lfd. Anteil abgezogen.
Man findet die Lohnart im BMD Standard in neueren Datenbeständen.
Die Lohnart 7482 "BUAK Direktv. Pfändung lfd" ist in der Lohnartenschablone für die Eingabe der Direktverrechnungslohnarten im BMD Standard enthalten.
(LOHN → Stammdaten → weitere Stammdaten → Lohnartenschablonen)
Hinweis
| Bitte prüfen Sie bei älteren Datenbeständen die Einstellungen der Pflichtigkeiten bei den oben erwähnten Lohnarten sowie die Lohnartenschablone für die BUAK-Direkteingabe. |
Der Betrag, der auf der Lohnart 7482 "BUAK Direktv. Pfändung lfd" erfasst werden soll, lässt sich mit folgender Formel abschätzen, da eine genaue Ermittlung aufgrund von fehlenden Informationen seitens der BUAK nicht möglich ist:
Wert der Pfändung der BUAK / Gesamtnetto lt. BUAK (d. h. Urlaubsentgelt und Urlaubszuschuss) * Urlaubsentgelt lfd. lt. BUAK = Lohnart 7482 "BUAK Direktv. Pfändung lfd"
Seitens BUAK wird keine Aufschlüsselung zur Verfügung gestellt, wie sich der laufende Anteil des Pfändungsbetrages und der Anteil an Sonderzahlungen zusammensetzen.
Achtung!
| BMD übernimmt für dieses Berechnungsverfahren keinerlei Haftung. Informieren Sie sich bitte im Zweifelsfall an passenderer Stelle über die Richtigkeit Ihrer Berechnung. |
Beispiel
| Im Folgenden wird gezeigt, wie man eine Lohnpfändung von der BUAK in der laufenden Abrechnung im LOHN berücksichtigen kann. Gegeben ist folgende BUAK-Zuschlagsverrechnungsliste von einem Mitarbeiter mit einer Lohnpfändung:  Im Paket LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung wird mit der Funktion "Erfassen" (F5) die Eingabelohnart 2410 "Bau Urlaub Direkt (Eingabe)" eingegeben. Dadurch öffnet sich die Lohnartenschablone für die BUAK Direkteingabe. Nach Erfassung der oberen Angaben und Berechnung des lfd. Anteils der Pfändung an den € 420,07 werden die Lohnarten für die Pfändung über Lohnartenaktivierung in der Bruttoerfassung erzeugt oder indem man unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Pfändung einsteigt. Es zeigt sich nun folgende Abrechnung:  Die Lohnart 7482 "BUAK Direktv. Pfändung lfd" beinhaltet den laufenden Anteil des von der BUAK gepfändeten Betrages. Mithilfe der weiter oben erwähnten Formel lässt sich der laufende Anteil wie folgt abschätzen, da eine genaue Ermittlung aufgrund von fehlenden Informationen seitens der BUAK nicht möglich ist: 420,07 / 1705,67 * 803,36 = 197,85 Durch die Einstellung der Lohnart mit der Pflichtigkeit "Erhöhungs-/Herabsetzungsbetrag" wird der pfändungsfreie Anteil der laufenden Bezüge erhöht, sodass sich der pfändbare Betrag verringert. Die Herleitung des pfändbaren Betrages kann nachverfolgt werden unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Pfändungen → Reiter "Pfändbarer Betrag":  Das Existenzminimum wird von € 1.761,60 auf € 1.959,45 durch die LA 7482 "BUAK Direktv. Pfändung lfd" hinaufgesetzt. Somit wird weniger gepfändet und dadurch dem Umstand Rechnung getragen, dass bereits ein laufender Anteil von der BUAK gepfändet worden ist. |
Hinweis
| Die von der BUAK gepfändeten Beträge werden nicht in der Berechnung der Restschuld der betreffenden Pfändung berücksichtigt. Sie können die Restschuld bei Bedarf im Pfändungsstsamm am Reiter "Forderungswerte" anpassen. |
Hinweis
| Zusätzlich wird noch eine Besonderheit hinsichtlich Pfändung der "zweiten" Sonderzahlung (Weihnachtsremuneration) vorgenommen. |
Wenn ein Dienstnehmer austritt, dann dürfen bei Austritt "die verbleibenden Grundbeträge" gerechnet werden. Da bei BUAK-Mitarbeitern im System kein Urlaubszuschuss abgerechnet wird, würden grundsätzlich für die Weihnachtsremuneration zwei Grundbeträge verwendet werden. Das passiert aber nicht, wenn im Programm "Dienstnehmer" das Feld "BUAK-Zugehörigkeit" auf "Direktverrechnung" steht.
Achten Sie darauf, dass die Lohnart 2411 "Bau Urlaub Direkt Lohn" in der Pflichtigkeit "Pfändung" die Ausprägung "Laufender Bezug" hinterlegt hat.
Besonderheiten
Austrittsmeldung Zeitablauf mit 6 Monatsprüfung
Bei einem Austritt eines BUAK-Dienstnehmers muss an die BUAK eine Austrittsmeldung erfolgen. Beim Abmeldegrund "Zeitablauf" unterscheidet die BUAK allerdings weiter in "Fristabläufe bei Befristungen von längstens 6 Monaten" und "Fristablauf bei Befristungen von mehr als 6 Monaten".
Wird ein Austritt mit dem Abmeldegrund Zeitablauf erfasst, dann erfolgt im Hintergrund eine Prüfung der Dienstzeit, ob diese kürzer oder länger als 6 Monate gedauert hat, sodass die entsprechend korrekte BUAK-Austrittsmeldung erstellt werden kann. Nichtsdestotrotz wird eine Kontrolle der automatisch erstellen Meldungen an die BUAK empfohlen, da aufgrund von versehentlichen Fehleingaben möglicherweise falsche Vorschläge vom Programm gemacht werden.
ALV-Staffelung bzw. Jahreslohnzettel bei BUAK-Dienstnehmern mit Sonderzahlungen
Wenn es bei BUAK-Dienstnehmern beim Senden der Jahreslohnzettel (L16, Lohnzettel Finanz) zu folgender ELDA-Rückmeldung kommt, dann liegt es mit hoher Wahrscheinlichkeit daran, dass die BUAK mit einem anderen ALV-Prozentsatz rechnet als das Programm.
Status *P*/Fehler 5804: Betrag in KZ 226 ist größer als BEZUEGE MIT FESTEN SAETZEN
Die BUAK-Lohnarten sind korrekt entsprechend den Standardeinstellungen angelegt und erfasst. Die ELDA erwartet einen Lohnzettel, auf dem die KZ 226 kleiner-gleich ist als der Betrag bei "Steuerfr. bzw. mit festen Sätzen verst. Bezüge gemäß §67 Abs. 3 bis 8". Wie im vorliegenden Fall bei korrekter Abrechnung der BUAK-Lohnarten ist die KZ 226 jedoch höher.
Status *P*/Fehler 5804: Betrag in KZ 226 ist größer als BEZUEGE MIT FESTEN SAETZEN
Die BUAK-Lohnarten sind korrekt entsprechend den Standardeinstellungen angelegt und erfasst. Die ELDA erwartet einen Lohnzettel, auf dem die KZ 226 kleiner-gleich ist als der Betrag bei "Steuerfr. bzw. mit festen Sätzen verst. Bezüge gemäß §67 Abs. 3 bis 8". Wie im vorliegenden Fall bei korrekter Abrechnung der BUAK-Lohnarten ist die KZ 226 jedoch höher.
Beispiel
| Der BUAK-Dienstnehmer bekommt € 678,03 Urlaubszuschuss von der BUAK und diese rechnet mit einem SV-Prozentsatz von 14,82 % (Stand 2018). Somit wird der Anwender logischerweise € 100,50 in der Lohnart 7831 BUAK-Direktv. Bmg LSt SZ Korrektur erfassen.  Zusätzlich wird im vorliegenden Beispiel eine Weihnachtsremuneration in Höhe von € 1.015,42 abgerechnet. Insgesamt kommt das Programm auf einen SV-Prozentsatz von 15,82 % (Stand 2018) in Berücksichtigung der ALV-Staffelung. Dieser Prozentsatz ist auch korrekt und muss verwendet werden. Die BUAK hat jedoch bei der Urlaubsbewertung keine Kenntnis über die Weihnachtsremuneration und den daraus resultierenden Umstand, dass ein zu geringer ALV-Prozentsatz seitens der BUAK verwendet wurde.  Die Ursache dafür ist die Differenz zwischen der Programm-Berechnung und der der BUAK-Berechnung hinsichtlich der ALV- Staffelung, wobei beide Sichtweisen korrekt sind! Das Programm rechnet immer mit dem gesamten SV-Prozentsatz und reduziert dann um die ALV-Rückverrechnung. Die BUAK rechnet aber mit dem um die ALV verminderten Prozentsatz. Als Konsequenz entstehen Rundungsdifferenzen. Um dies auszugleichen, muss man die LOA 7831 in diesem Fall auf € 107,26 anpassen. Der Lohnzettel wird danach korrekt befüllt. Korrekter Lohnzettel:  Dieses Problem tritt häufig bei BUAK-Dienstnehmern auf, die im selben Monat Urlaubsgeld von der BUAK und Weihnachtsremuneration (z. B. wegen Austritt) bekommen und eine so geringe Sonderzahlung haben, dass die ALV-Staffelung berücksichtigt werden muss. |
BUAK-Meldungen wegen COVID-19-Kurzarbeit
Anlässlich der COVID-19-Pandemie wurde die BUAK-Corona-Novelle erlassen. Damit wurden insbesondere zwei neue Meldearten eingeführt: COVID-19-Kurzarbeit und COVID-19-Kurzarbeit vorzeitiges Ende (vor 30.6.2020), welche manuell in der BUAK-Datendrehscheibe am Reiter "Monatliche Meldung" erstellt werden können. Weitere Informationen entnehmen Sie der FAQ Sind die BUAK-Meldearten "Kurzarbeit" bzw. "vorzeitiges Ende Kurzarbeit" im Programm umgesetzt?
Konjunkturstatistik für BUAK-Betriebe
Die Konjunkturstatistik verwendet einige Berechnungen zur Ermittlung der Beträge und Stunden. Kontrollieren Sie die Berechnungen der Konjunkturstatistik! Achten Sie sowohl bei Direktverrechnung als auch bei Treuhandkonto darauf, dass die Urlaubsstunden in die Berechnung der Ausfallsstunden einfließt.
Nutzen Sie bei Direktverrechnung die Lohnart 2415 zur Erfassung der Urlaub-Stundenanzahl und die Lohnarten 7480 bis 7483, die in die Berechnung des Netto-Verdienstes einfließen.
Achtung!
| Soll die Konjunkturstatistik für BUAK-Dienstnehmer/innen erstellt werden, dann ist darauf zu achten, dass die Urlaube, deren Stunden als Ausfallsstunden auf der Konjunkturstatistik ausgewiesen werden müssen, nicht mehr eingereicht, sondern bereits in echte Urlaube umgewandelt sein müssen. Das heißt, dass die BUAK-Rückmeldung nach einer BUAK-Urlaubseinreichung bereits eingespielt worden sein muss. Für lediglich eingereichte BUAK-Urlaube werden keine Stunden aus der NLZ-Verwaltung ermittelt. Üblicherweise wird die Konjunkturstatistik für einen Monat erst dann erstellt, wenn die Rückmeldungen nach BUAK-Urlaubseinreichungen schon lange importiert und abgerechnet wurden. |
BUAK-Dienstnehmer ist ein Grenzgänger
Wenn ein BUAK-zugehöriger Dienstnehmer Grenzgänger ist, dann ist der BUAK-Urlaub in Österreich lohnsteuerpflichtig. In diesen Fällen ist im Feld Lohnsteuer Berechnung am Reiter "Finanzamt" im Programm "Dienstnehmer" auf die Ausprägung "Normale Lohnsteuer" zu stellen und die Auslandstage müssen in der Bruttoerfassung hinterlegt werden. Weitere Informationen zur Abrechnung von Auslandtätigkeiten finden Sie im gleichnamigen Themendokument.
Die Ausprägung "Keine Lohnsteuer wegen DBA" ist in diesen Fällen explizit nicht zu verwenden.
Korrekte mBGM bei Dienstverhältnissen ohne Lohnarten
Insbesondere bei Arbeitskräfteüberlassern (AKÜ) und BUAK-Dienstnehmern jeweils mit Stundenlohn, kommt es immer wieder zu Fällen, in denen auf einzelnen Dienstverhältnissen keine auszahlende Lohnart erfasst wird, da beispielsweise am Wochenende kein Stundenlohn abgerechnet wird. Diese Zeiten müssen auf der mBGM jedoch angeführt werden und fehlen, wenn ein Dienstverhältnis ohne Lohnart abgerechnet wird. Die Lösung liefert die Semisystemlohnart 7611 mBGM erzeugen, die auf jenem Dienstverhältnis erfasst wird, das zwar keine Auszahlungslohnart enthält, aber hinsichtlich des Zeitraums berücksichtigt werden muss.
Beispiel
| Es bestehen die Dienstverhältnisse 1 und 2. Das Dienstverhältnis 1 endet am 2.10., in diesem Beispiel fällt der Tag auf einen Sonntag. Am 3.10., also einem Montag, beginnt das Dienstverhältnis 2. Da der Dienstnehmer am Samstag und Sonntag nicht gearbeitet hat, wird man am Dienstverhältnis 1 weder einen Stundenlohn noch eine andere auszahlende Lohnart erfassen. Am Dienstverhältnis 2 wird wie gewohnt der Stundenlohn für die geleisteten Stunden ab 3.10. erfasst. Wird nun eine mBGM erstellt, dann umfasst sie zwar die korrekten Beträge, aber nicht den korrekten Zeitraum, weil sie für den Zeitraum vom 3. bis 31.10 erstellt wird. Auf die Übermittlung einer solchen mBGM folgt ein Clearingfall. Wird auf dem Dienstverhältnis 1 die Lohnart "7611 mBGM erzeugen" erfasst, dann ändert das nichts an den Beträgen der mBGM. Allerdings umfasst die mBGM dann auch den durch das Dienstverhältnis 1 abgedeckten Zeitraum. In diesem Beispiel wird die mBGM korrekt für den Zeitraum vom 1. bis 31.10 erstellt, kann übermittelt werden und löst keinen Clearingfall aus. |
BUAK und Vergleichszahlung
Treffen BUAK und eine Vergleichszahlung aufeinander, dann sind bis zu € 7.500,00 mit 6 % zu versteuern, sofern BV-Pflicht besteht. Da bei einem BUAK-Dienstnehmer das Feld "Betriebliche Vorsorge" immer auf "Nein" steht, weil die BUAK die BV-Beiträge entrichtet und nicht der Dienstgeber, hat es bislang keine Einstellungsmöglichkeit dafür gegeben.
Ab 2023 wird bei einem BUAK-Dienstnehmer im Falle einer Vergleichszahlung immer von einer BV-Pflicht ausgegangen. Das sind gewiss die meisten Fälle. Sollte ein Altfall auftreten, das heißt ein BUAK-Dienstnehmer mit Vergleichszahlung und KEINER BV-Pflicht (also immer noch Abfertigung), dann muss dies unter Zuhilfenahme einer zusätzlichen Lohnart gelöst werden.
Ab 2023 wird bei einem BUAK-Dienstnehmer im Falle einer Vergleichszahlung immer von einer BV-Pflicht ausgegangen. Das sind gewiss die meisten Fälle. Sollte ein Altfall auftreten, das heißt ein BUAK-Dienstnehmer mit Vergleichszahlung und KEINER BV-Pflicht (also immer noch Abfertigung), dann muss dies unter Zuhilfenahme einer zusätzlichen Lohnart gelöst werden.
BUAK-Direktverrechnung und NeuFöG
Bei der BUAK-Direktverrechnung werden Arbeitgeberabgaben wie beispielsweise DB und DZ von der BUAK an die Behörde gemeldet und bezahlt. Die von der BUAK direkt abgerechneten Beträge müssen in der Lohnverrechnung berücksichtigt werden.
Darf das NeuFöG angewendet werden, dann sind die Dienstnehmer unter Umständen DB- und DZ-befreit. Im Programm "Dienstnehmer" ist am Reiter "Finanzamt" das Feld "NeuFöG" angehakt.
Der Arbeitgeber erhält von der BUAK die Arbeitgeberinformation mit den verrechneten Beiträgen. Diese sind über die BUAK-Lohnartenschablone zu erfassen, die über die Lohnart 2410 geöffnet wird. Dies gilt auch für den DB- und DZ-Beitrag. Durch die Einstellung im Feld "NeuFöG" wird in der BMD Abrechnung kein DB und DZ berechnet, dennoch müssen die durch die BUAK bereits verrechneten Abgaben aufscheinen und übertragen werden, da andernfalls zu viele Abgaben bezahlt werden. Die Erfassung der Beiträge über die Lohnartenschablone reduziert die vom Programm berechneten Abgaben.
Ist die Verrechnung der BUAK generell nicht korrekt, dann sollte der Arbeitgeber mit der BUAK Kontakt aufnehmen und die Berücksichtigung des NeuFöG bzw. die Berichtigung der verrechneten Beiträge einfordern.
Darstellung der Jahressummen am Lohnset
Ein BUAK-Mitarbeiter hat anstelle eines Jahressechstels ein Jahreszwölftel. Bei BUAK-Mitarbeitern wird das Wort "Jahressechstel" in den Jahressummen durch "Jahreszwöftel" ersetzt. Ein Jahressechstel- bzw. Jahreszwölftelüberhang heißt allgemeingültig "Überhang § 67 (1,2) EStG".
BUAK-Dienstnehmer mit Monatslohn
Sind BUAK-Dienstnehmer mit Monatslohn abzurechnen, ist die Einkürzung von den Urlaubs- sowie Schlechtwetterlohnarten in der Bruttoerfassung unerlässlich.
Die Abrechnung über die Bruttoerfassung ist für Stundenlöhner ausgelegt, auf Basis dessen sind bei Montslöhnern eigene Korrekturlohnarten notwendig. Somit muss im Falle von Urlaub oder Schlechtwetter der Monatslohn entsprechend eingekürzt werden.
Bei einer Direktverrechnung, sind die Urlaubsstunden anhand einer Berechnung zu ermitteln.
Hinweis
| Wird die Urlaubsverwaltung nur über das BUAK-Portal und nicht über BMD NTCS verwaltet, kann das o. a. Makro keinen Wert ausgeben. |
Als Kopiervorlage können Sie die Standardlohnart "2312 – Urlaub Korrektur Std." verwenden. Kopieren Sie die Lohnart auf eine beliebige Nummer, im Idealfall in die Nähe der Bau-Urlaubslohnarten, z. B. 2411. In der neuen Lohnart sind die Felder "Bezeichnung" z. B. auf "Bau Urlaub Korrektur Monatslohn" und "Eingabe Menge" auf "Ja, Wert aus Berechnungsgenerator" anzupassen sowie die Berechnungsnummer zu hinterlegen.
Im Anschluss daran müssen für beide Abrechnungsvarianten – Direkt- sowie Treuhand-Verrechnung – firmenbezogene Einstellungen für die Standardlohnarten "2405 – Bau Urlaub (Eingabe)" und "2411 – Bau Urlaub Direkt Lohn" getroffen werden. Fügen Sie am Reiter "Koppelung" unter "Koppelung vorhanden" die neue Lohnart ("Bau Urlaub Korrektur Monatslohn") hinzu. Es können die Standardeinstellungen der Koppelung beibehalten werden. Alternativ ist es möglich, die Koppelung auch global anzulegen und mit einer Bedingung zu versehen.
Die folgende Bedingung (siehe nachfolgender Screenshot) ermittelt anhand eines Makros, ob die entsprechende Lohnart generiert werden soll oder nicht. Über das Makro wird abgefragt, welche Wertigkeit der Grundbezug 1 im Fixwertspeicher des Dienstnehmers hinterlegt hat (Betrag/Satz). Im Falle einer Betragslohnart (= Monatslohn) liefert die Berechnung den Wert 1 aus und aktiviert somit die Kopplung auf die neu angelegte Lohnart.
Für die Abrechnung von Schlechtwetter kann als Vorlage die Lohnart "2312 – Urlaub Korrektur Std." kopiert werden. Es empfiehlt sich, die Lohnart in die Nähe der Schlechtwetterlohnarten (z. B. 2403) zu platzieren. Passen Sie die Bezeichnung dementsprechend an, z. B. "Schlechtwetter Korrektur Monatslohn".
Identisch zur Urlaubslohnart ist auch beim Schlechtwetter die Standardlohnart "2400 – Schlechtwetter Bau (Eingabe)" firmenbezogen anzulegen. Fügen Sie am Reiter "Koppelung" unter "Koppelung vorhanden" die neue Lohnart hinzu. Es besteht die Möglichkeit, die Standardeinstellungen der Koppelung beizubehalten. Alternativ kann man die Koppelung auch global anlegen und mit einer Bedingung versehen, wie zuvor beschrieben.
Wechsel vom BUAK-Mitarbeiter zum Angestelltenverhältnis
Um einen Wechsel vom BUAK-Mitarbeiter zum Angestellten vorzunehmen, kann die Funktion "Änderung Tarifgruppe" verwendet werden. Eine Änderung der Tarifgruppe bedarf keines Ist-Austritts bzw. Ist-Eintritts im Programm.
Da die Nichtleistungszeitenansprüche mit der Ausführung der Funktion mitübernommen werden, kann dies z. B. zu falschen Informationen beim Urlaubsanspruch führen. Um dies zu vermeiden, ist eine Änderung der Beschäftigungsnummer des neuen Angestelltenverhältnisses am Reiter "Dienstverhältnisse" im Dienstnehmerstamm essenziell. Die neue Beschäftigungsnummer grenzt die Dienstverhältnisse voneinander ab, wobei die Ansprüche auf Basis der erfassten historischen Daten berechnet werden.
Hinweis
| Sind der zuvor erworbene Urlaubsanspruch und ggf. Vordienstzeiten anzurechnen, muss in der NLZ-Verwaltung eine Reständerung sowie in den Vordienstzeiten eine Nacherfassung manuell durchgeführt werden. Kontrollieren Sie etwaige Stammdatenfelder wie Wochenmodell, BV-Pflicht, KV-Einstufungen etc. |
Hinweis
| Bezüglich der BV-Pflicht des Dienstnehmers beim Wechsel vom BUAK-Dienstnehmer zum Angestellten gilt: Die BV-Pflicht beginnt mit dem 1. Tag des Angestelltendienstverhältnisses, da hier die Regelung "eine Beschäftigung innerhalb der letzten 12 Monate beim gleichen Dienstgeber" zutrifft. |
Erfolgt der Wechsel umgekehrt, sprich vom Angestelltenverhältnis zum BUAK-Dienstnehmer, dann sollte ebenfalls mit der Funktion "Änderung Tarifgruppe" gearbeitet werden.
Da der Erwerb des Urlaubsanspruchs nach dem Wechsel über das BUAK-Portal verwaltet wird, sollte zuvor geklärt werden, was mit dem offenem Urlaub des Angestelltendienstverhältnisses geschehen soll.
BUAK-Dienstnehmer und Schwerarbeitsmeldungen
Bei BUAK-Dienstnehmern werden keine Schwerarbeitsmeldungen erstellt. Bei Tätigkeiten, für die Zuschläge zum Sachbereich Urlaub der BUAK (Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse) nach den §§ 21 und 21a des BUAG (Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz) zu entrichten sind, werden die Meldungen von der BUAK durchgeführt.
Austritt des BUAK-Dienstnehmers wegen Inanspruchnahme Überbrückungsgeld
Kann ein BUAK-Dienstnehmer nicht bis zum Bezug einer Leistung nach dem ASVG in Beschäftigung bleiben, kann für die Überbrückung bis zum Pensionsantritt Überbrückungsgeld bezogen werden. Dieses wird nahtlos dem Bezug einer Pensionsleistung vorgelagert.
Die Prüfung, ob die Voraussetzungen für den Bezug des Überbrückungsgeldes gegeben sind, obliegt dem Anwender.
Kann ein Dienstnehmer bei Austritt ein Überbrückungsgeld in Anspruch nehmen, so ist das Feld "Überbrückungsgeld" auf "Ja" zu stellen.
Bei Ausführen der Funktion "Austritt" sorgt diese Einstellung nun dafür, dass die erforderliche Austrittsmeldung mit dem Austrittsgrund "Beendigung wegen Inanspruchnahme Überbrückungsgeld" automatisch in die BUAK Datendrehscheibe geschrieben wird.
