HGKV im NTCS LOHN
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Allgemeines
Durch eine Kooperation mit der Firma HG-Datenbanken GmbH können an die 900 datenbanktauglich aufbereitete Kollektivverträge in den BMD NTCS LOHN übernommen werden.
Neben dem KV-Text, aus dem Informationen zu den Bereichen Arbeitszeit, Zulagen, Sonderzahlungen, Reisevergütung usw. hervorgehen, werden auch der Monats- und Überstundenteiler, die Lohn- und Gehaltstabelle sowie die letzten Änderungen zum jeweiligen KV importiert.
Die benötigten Kollektivverträge können im BMD NTCS LOHN von HGKV abonniert, in einem weiteren Schritt angelegt und bei Bedarf (z. B. neue Lohn- und Gehaltstabelle) aktualisiert werden.
Hinweis
 | Für den HGKV-Update-Service benötigen Sie das Lizenzpaket "HG-KV Datenbank Schnittstelle" (Paketnummer 10435, Name nslohnhgkv). Um dieses zu erwerben, wenden Sie sich bitte an unsere Verkaufsabteilung (verkauf@bmd.at). |
Relevante Parametereinstellungen
Bevor die KV-Daten in die BMD Software importiert werden können, muss in den Parametern unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Kollektivverträge → KV Update der verwendete Update-Service einschließlich der Zugangsdaten hinterlegt werden.
Hinterlegen Sie hier den verwendeten KV-Update-Service. 1 - Nein: Es wird kein Update-Service verwendet. 3 - HG-Datenbank (REST): Der Datenaustausch mit HG-Datenbanken erfolgt via REST. Eine detaillierte Beschreibung zum KV-Update-Service via HGKV finden Sie in folgendem Themendokument: HGKV im NTCS LOHN | |
Hinterlegen Sie hier den Benutzernamen für den KV-Update-Service. | |
Hinterlegen Sie hier das Passwort für den KV-Update-Service. | |
Hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse, auf die eine Benachrichtigung erfolgen soll, sofern durch das KV-Update-Service Änderungen am Kollektivvertrag im NTCS LOHN vorgenommen wurden. |
KV kostenpflichtig abonnieren
Wurden die Zugangsdaten hinterlegt, können die benötigten Kollektivverträge von HGKV über Funktionen → KV-Service → KV kostenpflichtig abonnieren bestellt werden.
Es öffnet sich ein Fenster mit einer Liste aller verfügbaren, noch nicht abonnierten HGKV-Kollektivverträge. In der Spalte "Region" wird angezeigt, für welches Bundesland der Kollektivvertrag gültig ist.
Beispiel
 | Noch nicht abonnierte Kollektivverträge für Rechtsanwälte:  |
Mit den Pfeiltasten können die Kollektivverträge, die abonniert werden sollen, ausgewählt werden.
Hinweis
| Die Nummer in der Spalte "KVNr" entspricht der Nummer bei HGKV-Datenbanken. Das heißt, die abonnierten Kollektivverträge können auch jederzeit auf der Website von HGKV unter der jeweiligen Nummer eingesehen werden. |
Werden die ausgewählten KVs übernommen, öffnet sich ein Fenster mit einem Hinweis auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen von BMD und HGKV-Datenbanken.
Über die Schaltfläche "kostenpflichtig bestellen" wird der Bestellvorgang ausgelöst.
Nach erfolgreicher Abwicklung stehen die Kollektivverträge für die Anlage über die Funktion Neuanlage mit KV-Service zur Verfügung.
Hinweis
| Sobald die BMD Schnittstelle zur HGKV-Datenbank genutzt wird, sollten Kollektivverträge nur noch von BMD aus abonniert werden und nicht mehr direkt auf der HGKV-Homepage. |
Neuanlage mit KV-Service
Für die Neuanlage starten Sie unter Funktionen → KV-Service die Funktion Neuanlage mit KV-Service.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie festlegen, welcher HGKV auf welche BMD KV-Nummer importiert werden soll. Die Nummer darf jedoch nicht belegt sein (siehe Mit KV-Service verknüpfen). Ist das der Fall, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Im Feld "Stichtag" wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, d. h., es wird die aktuellste Lohn- und Gehaltstabelle übernommen. Wollen Sie auch Tabellen von vergangenen Perioden importieren, kann das über die Funktion Aktuellen KV updaten mit KV-Service durchgeführt werden.
Achtung!
 | Bitte beachten Sie, ab wann die neue KV-Tabelle gilt. Ist das aktuelle Tagesdatum (Vorschlag beim Stichtag) nach dem Datum, ab dem die neue Tabelle gelten soll, so kann das aktuelle Tagesdatum als Stichtag gewählt werden. Ist das aktuelle Tagesdatum aber vor dem Datum, ab dem die neue Tabelle gelten soll, so ist der Stichtag auf diesen Tag zu setzen, ab dem die neue Tabelle tatsächlich gilt. |
Beispiel
| Heute ist der 10.06. Meine Tabelle gilt ab 01.05. Stichtag = 10.06. Heute ist der 10.06. Meine Tabelle gilt ab 01.07. Stichtag = 01.07. |
Zuordnung der Verwendungsgruppen
Wenn Sie die oben angeführten Eingaben mit "Übernehmen" bestätigen, öffnet sich ein Fenster, in dem die Verwendungsgruppen aus HGKV den Spalten in der Lohn- und Gehaltstabelle zugeordnet werden müssen.
Achtung!
| Der folgende Schritt sollte gut überlegt werden, da nach erfolgter Zuordnung keine Änderung mehr möglich ist - d. h., eine zu einer Unternummer und Spalte zugeordnete Verwendungsgruppe kann auch durch ein Update nicht mehr verändert werden. Aus diesem Grund empfehlen wir dringend, für die erstmalige Zuordnung der Verwendungsgruppen einen Blick in die HGKV-Datenbank zu werfen. Mit Ihren BMD Zugangsdaten für die HGKV-Schnittstelle (BMDxxxxxx und Passwort) können Sie auch auf https://db.hgkv.at/ in die KV-Datenbank einsteigen und haben dort einen besseren Überblick über die von Ihnen bereits in NTCS abonnierten KVs, zumal die Kollektivverträge noch nicht in NTCS angelegt sind.  |
Im folgenden Fenster erhält man eine Übersicht aktueller sowie nicht mehr gültiger Verwendungsgruppen.
In der Spalte "Verwendungsgruppe (HGKV)" werden alle Verwendungsgruppen aus dem HGKV-Datenbanken-KV angezeigt. Die Bezeichnungen werden in die Spalte "Verwendungsgruppe (BMD)" und in weiterer Folge in die Lohn-/Gehaltstabelle übernommen und können an dieser Stelle auch beliebig abgeändert werden. Über die Spalte "Gültig bis (HGKV)" wird ersichtlich, bis wann der jeweilige Datensatz Gültigkeit hat.
In der Spalte "Übernehmen" können Sie entscheiden, welche Verwendungsgruppen in die BMD Software übernommen werden sollen (siehe Funktionen "alle selektieren" bzw. "alle deselektieren" in der Menüleiste). Benötigen Sie beispielsweise nur die Verwendungsgruppen der neuen Gehaltsordnung ab 01.01.2017, können bei allen anderen Verwendungsgruppen die Häkchen für "Übernehmen" entfernt werden. Ein eventueller Import zu einem späteren Zeitpunkt ist jederzeit möglich (siehe Aktuellen KV updaten mit KV-Service).
Sollen die Verwendungsgruppen auf mehrere Unternummern aufgeteilt werden (z. B. eigene Unternummer für Lehrlinge oder eigene Unternummer je Kategorie), müssen Sie in der Spalte "Unter-Nr" die gewünschte Unternummer auswählen (siehe Beispiel zur Verwendungsgruppenzuordnung).
Hinweis
| Nicht mehr gültige Verwendungsgruppen sind grau markiert. Mittels Mouseover auf das Feld mit dem Kalendersymbol  wird angezeigt, dass die Verwendungsgruppe zum gewählten Stichtag nicht mehr gültig ist. |
In der Spalte "Spalte" muss letztendlich die Spaltennummer eingegeben werden, unter der die Verwendungsgruppe in der Lohn- und Gehaltstabelle von BMD geführt werden soll.
Die Spaltenanzahl ist pro Unternummer auf 90 begrenzt. Das bedeutet, dass keine Eingabe > 90 erlaubt ist.
Es wird folgende Meldung ausgegeben:
"Bitte geben Sie einen gültigen Wert ein! (Bereich: 1 - 90)"
Hat der gewünschte Kollektivvertrag mehr als 90 Verwendungsgruppen, so muss eine Aufteilung auf mehrere Unternummern erfolgen. Dies erhöht auch die Les- und Wartbarkeit.
Beispiel
| Dieses Beispiel zeigt eine mögliche Verwendungsgruppenzuordnung für den KV "Handel Arbeiter". Aktuell gültige Datensätze werden hier in der Unternummer 1 geführt und weisen in der Spalte "Übernehmen" ein Häkchen aus. Die Verwendungsgruppen für den Wein- u. Spirituosengroßhandel werden nicht benötigt. Die kursiv angezeigten Datensätze werden aufgrund des fehlenden Häkchens in der Spalte "Übernehmen" nicht übernommen. Ist die Spalte "Gültig bis (HGKV)" mit einem Wert befüllt, werden diese Datensätze grau dargestellt. Zu Kontrollzwecken kann das Häkchen in der Spalte "Übernehmem" gesetzt bleiben, sollte aber auf einer separaten Unternummer geführt werden.  |
Hinweis
| Natürlich können die Verwendungsgruppen auch auf eine einzige Unternummer übernommen werden. Die Variante mit mehreren Unternummern kann aufgrund besserer Lesbarkeit gewählt werden. |
Klicken Sie auf "Übernehmen", startet der Importvorgang. Nachdem die Anlage abgeschlossen ist, stehen die importierten Daten auf den Reitern Lohn- und Gehaltstabelle, HGKV Text, Letzte Änderungen HGKV und HGKV Zulagen Text zur Verfügung.
In manchen Fällen werden für bestimmte Kollektivverträge keine Werte für Monats- sowie Überstundenteiler mitangeliefert. Ist dies der Fall, dann wird nach der HGKV-Zuordnung folgende Meldung ausgegeben:
"Kollektivvertrag XX liefert keinen Monatsteiler! Bitte setzen Sie diesen Wert händisch."
Hinweis
| Ob ein KV einem HGKV zugeordnet ist (bzw. einmal zugeordnet war), erkennt man an der Spalte "Zusatzbezeichnung" in der Listübersicht der Kollektivverträge. Im Zuge einer Neuanlage wird diese Spalte automatisch befüllt.  |
Duplikate
Haben Datensätze die identische Unternummer bzw. Spaltennummer, dann werden diese als Duplikate in der Farbe Rot markiert.
Mit der Funktion "Bearbeiten (F6)" oder über den entsprechenden Button mit dem Bleistiftsymbol 
können die Spalten "Unter-Nr" und "Spalte" ohne weiteres nachbearbeitet und es kann eine andere Nummerierung vergeben werden.
können die Spalten "Unter-Nr" und "Spalte" ohne weiteres nachbearbeitet und es kann eine andere Nummerierung vergeben werden.Über die Combobox im rechten oberen Fensterbereich kann selektiert werden, welche Datensätze ersichtlich sein sollen.
Es wird zwischen folgenden Ausprägungen unterschieden:
- Alle
- Duplikate
- Bereits übernommen
Lohn- und Gehaltstabelle
Detaillierte Informationen zur Lohn- und Gehaltstabelle bzw. zu weiteren Anwendungen und Funktionen, finden Sie im Hilfethema Lohn- und Gehaltserhöhungen.
Hinweis
| Sind im Zuge der Spaltenzuordnung mehrere Unternummern angelegt worden, können diese über die Funktion "Bearbeiten" entsprechend umbenannt werden:  →  Außerdem können die Spalten- und Zeilenbezeichnungen der Lohn- und Gehaltstabelle auch noch an dieser Stelle über die Funktion "Beschriftung" oder mit einem Mausklick in die Spalten- bzw. Zeilenüberschrift beliebig angepasst werden.   |
Wird über den KV-Service HGKV ein Verwendungsgruppensprung wie im IT-KV angeliefert, dann wird dieser bei der Aktualisierung des KVs angelegt, sodass weniger manuelle Anpassungen notwendig sind.
Auf diesem Reiter kann der gesamte KV nach Kapitel unterteilt eingesehen werden. Unter Ansicht → Historisch anzeigen kann festgelegt werden, ob auch ein in der Vergangenheit gültiger Kollektivvertragstext (durchgestrichen dargestellt) angezeigt werden soll.
Hier werden die Änderungen, die durch HGKV am Kollektivvertrag vorgenommen worden sind, chronologisch gereiht ausgewiesen.
HGKV Zulagen Text
Auf diesem Reiter werden sämtliche Zulagen, Zuschläge, Kilometer-, Tag- und Nächtigungsgelder des KVs angeführt. Unter Ansicht → Historisch anzeigen kann festgelegt werden, ob auch in der Vergangenheit gültige Zulagentexte (durchgestrichen dargestellt) angezeigt werden sollen.
Trennung von Stunden- und Monatslöhner
Viele Kollektivverträge weisen in ihren Lohn- und Gehaltstabellen sowohl Stunden- als auch Monatslöhner aus (z. B. KV Handel Arbeiter, Güterbeförderung Arbeiter usw.).
Aus verwaltungstechnischen Gründen ist das in BMD nicht möglich. Aufgrund der zu hinterlegenden Referenzlohnart - je KV kann nur eine Lohnart (Stunden- oder Monatslohn) hinterlegt werden - müssen Stunden- und Monatslöhner getrennt, auf zwei unterschiedlichen KVs angelegt werden. Wird ein Kollektivvertrag mit Stunden- und Monatslöhnern aus der HG-Datenbank importiert, muss das in zwei Etappen passieren (siehe Beispiel).
Beispiel
| Der KV "Handel Arbeiter" enthält Stunden- und Monatslöhner. Der Import muss auf zwei unterschiedliche KV-Nummern durchgeführt werden. Im ersten Schritt wird der HGKV auf eine freie KV-Nummer importiert, in unserem Beispiel auf Nummer 5.  Im Zuordnungsfenster bei der Bezeichnung des HGKV ist erkennbar, dass Stunden- und Monatslöhner enthalten sind:  Auf KV 5 sollen nur die Monatslöhne importiert werden. Daher werden die Verwendungsgruppen mit der Bezeichnung "Stundenlohn" auf "nicht übernehmen" gesetzt. Auch die Spaltenzuordnung muss überarbeitet werden.  Im zweiten Schritt wird derselbe HGKV auf eine weitere freie KV-Nummer importiert, in unserem Beispiel auf Nummer 15.  Hier sollen nur die Verwendungsgruppen mit der Bezeichnung "Stundenlohn" angelegt werden. Daher werden die Verwendungsgruppen mit der Bezeichnung "Monatslöhne" auf "nicht übernehmen" gestellt. Auch in diesem Schritt muss die Spaltenzuordnung wieder überarbeitet werden.  Nach erfolgter Übernahme stehen zwei Kollektivverträge zur Verfügung:  Hinweis
|
Verknüpfung mit KV-Service
Sind die Kollektivverträge mit den Lohn- und Gehaltstabellen in BMD bereits angelegt (Lizenz für HGKV wurde erst zu einem späteren Zeitpunkt erworben), können sie, um zukünftige Updates zu ermöglichen, mit Kollektivverträgen aus HGKV verknüpft werden. Dies erfolgt unter Funktionen → KV-Service → Mit KV-Service verknüpfen.
Beispiel
| Der KV "Bauhilfsgewerbe" ist in BMD unter der Nr. 6 angelegt. Es existieren zwei Unternummern (1 = Standard, 2 = Lehrlinge) mit Lohn- und Gehaltstabelle.   Der Kollektivvertrag soll nun mit der HGKV-Nr. 686 verknüpft werden.  Wird die Funktion mit "Übernehmen" bestätigt, wird die Verknüpfung hergestellt. Im Feld "Zusatzbezeichnung" bzw. "HGKV-Nr." ist erkennbar, mit welchem HGKV der BMD KV in Verbindung steht.  |
Aktuellen KV updaten mit KV-Service
Damit auch die Lohn- und Gehaltstabellen, der KV-Text sowie der KV-Zulagen-Text abgeglichen werden, muss unter Funktionen → KV-Service die Funktion Aktuellen KV updaten mit KV-Service gestartet werden.
Beispiel
| Mit "Übernehmen" wird der Updatevorgang für KV "6 - Bauhilfsgewerbe" gestartet:  Nach der Abfrage des Stichtags öffnet sich das Spaltenzuordnungsfenster, in dem jede Verwendungsgruppe aus HGKV (bzw. jede, die übernommen werden soll) einer Spalte in der bestehenden Lohn- und Gehaltstabelle zugeteilt werden muss. Achtung!
 Im Bearbeiten-Modus im Feld "Spalte" kann die Funktionstaste F4 (blaues Dreieck) betätigt werden. Es öffnet sich dann ein Suchfenster, in dem die entsprechende Verwendungsgruppe aus der ursprünglichen Lohn- und Gehaltstabelle ausgewählt werden kann.  Achtung!
Da die Lehrlinge auf einer eigenen Unternummer geführt werden, muss die Zuordnung entsprechend angepasst werden.  |
Hinweis
| Die Beschriftung der Zeilen und Spalten in der Lohn- und Gehaltstabelle wird im Zuge einer Verknüpfung beim erstmaligen Update durch die von HGKV ersetzt. Werden die Beschriftungen nach dem ersten Update geändert, bleiben sie auch bei zukünftigen Updates bestehen. |
Aktuellen KV updaten mit KV-Service
Soll die Lohn- und Gehaltstabelle aufgrund der jährlichen KV-Erhöhung mit den Daten von HGKV upgedatet werden, kann das über die Funktion Aktuellen KV updaten mit KV-Service im Menü Funktionen → KV-Service durchgeführt werden.
Beispiel
| Der KV Handel Angestellte (W, T, ST, O, N, K, B) soll mit den aktuellen Daten von HGKV abgeglichen werden. Beim Start der Funktion öffnet sich das Fenster mit der Abfrage zum Stichtag, wobei das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen wird.  Achtung!
Hinweis
In einem weiteren Schritt öffnet sich das Fenster mit der Spaltenzuordnung. Eine Zuordnung kann jedoch nur mehr für Verwendungsgruppen, die noch nicht übernommen wurden, vorgenommen werden. In diesem Beispiel sind das jene für den Fotohandel. Alle anderen werden entsprechend der Neuanlagenzuordnung upgedatet.  |
Alle KVs updaten mit KV-Service
Sollen alle verknüpften Kollektivverträge, die im Listfenster angezeigt werden, mit den aktuellen KV-Werten versorgt werden, kann die Funktion alle KVs updaten mit KV-Service gestartet werden. Die Auswahl kann über den Menüpunkt Ansicht auf aktive bzw. inaktive KVs oder über das Setzen eines Filters eingeschränkt werden.
Achtung!
| Sobald diese Funktion gedrückt wird, startet das Update SOFORT. Es kommt kein zusätzliches Bestätigungsfenster. Es wird kein Stichtag abgefragt. Es öffnet sich auch kein Zuordnungsfenster, um eventuelle Spaltenzuordnungen vorzunehmen. |
Hinweis
| Die Aktualisierung der Kollektivverträge über das HGKV-Webservice ist auch automatisch über die Ausführung eines Toolsstapels möglich. Eine genaue Anleitung zur Anlage wird im Kapitel Toolsstapel - Automatische Aktualisierung der HGKVs bereitgestellt. |
Hinweis
| Mit der HGKV-Lizenz und den Login-Daten kann man sich jederzeit auf der Website von HGKV einloggen und benötigte Informationen zum KV einholen. Außerdem kann eine E-Mail-Adresse für automatische Benachrichtigungen hinterlegt werden. Sobald eine Änderung an den abonnierten KVs vorgenommen wird und zum Download bereitsteht, erhält man eine Benachrichtigungs-E-Mail von HGKV. Nach dieser Benachrichtigung empfiehlt es sich, den jeweiligen Kollektivvertrag über die entsprechende Funktion upzudaten. |
Zusammenfassung der Änderungen
Nach jedem Update eines Kollektivvertrages über den Webservice HGKV werden alle Updateinformationen gesammelt in einem Fenster auf der Oberfläche ausgegeben.
Somit erhalten Sie einen Überblick, in welchen der von Ihnen aktualisierten Kollektivverträge Änderungen vorgenommen worden sind.
Somit erhalten Sie einen Überblick, in welchen der von Ihnen aktualisierten Kollektivverträge Änderungen vorgenommen worden sind.
Am Reiter Letzte Änderungen HGKV finden Sie die von HGKV zur Verfügung gestellten Änderungen am Kollektivvertrag. Dabei handelt es sich um einen über den Webservice zur Verfügung gestellten Text und nicht um ein Protokoll der Änderungen im Programm.
Am Reiter HGKV Zulagen Text finden Sie im KV definierte Zulagen. Diese Zulagen können in Ihrem System mithilfe von Fixwerten, Berechnungen, Faktorentabellen etc. umgesetzt worden sein und sind dementsprechend zu warten. Der Inhalt des Reiters "HGKV Zulagen Text" kann historisch angezeigt werden – das heißt, nicht mehr gültige Textpassagen werden nicht entfernt, sondern durchgestrichen dargestellt.
Den vollständigen Text des Kollektivvertrags sehen Sie am Reiter HGKV Text. Auch die Inhalte dieses Reiters können historisch angezeigt werden, sodass nicht mehr gültige Textpassagen durchgestrichen dargestellt werden. Der Reiter verfügt außerdem über eine Volltextsuche, sodass der Kollektivvertrag nach beliebigen Stichworten durchsucht werden kann.
Es wird empfohlen, nach dem Update eines Kollektivvertrages die Zusammenfassung bzw. die genannten Reiter aufmerksam zu lesen und zu interpretieren, was dies für Ihre Kollektivvertragseinstellungen bedeutet. Unter Umständen betreffen die KV-Änderungen Formulierungen für Sonderzahlungsberechnungen, Überstundenzahlungen etc., die manuell umzusetzen sind.
KV kündigen/stornieren
Wird ein Kollektivvertrag nicht mehr benötigt und soll dieser bei HGKV-Datenbanken gekündigt bzw. storniert werden, kann dies über die Funktion KV kündigen/stornieren abgewickelt werden.
Beim Start der Funktion öffnet sich ein Fenster, in dem auf der linken Seite alle verfügbaren, bereits abonnierten KVs aufgelistet werden. Über die Pfeiltasten kann der Kollektivvertrag, der storniert werden soll, ausgewählt werden. Die zu stornierenden KVs sind auf der rechten Seite aufgelistet.
Durch einen Mausklick auf "Übernehmen" wird der Kündigungsvorgang eingeleitet.
Manuelle Datenpflege bei HGKV
Trotz Verwendung der HGKV-Schnittstelle sind in manchen Fällen manuelle Arbeiten im KV-Stamm notwendig. Die wichtigsten werden in den nächsten Kapiteln beschrieben.
Monats- und Überstundenteiler
In manchen Kollektivverträgen sind Monats- und Überstundenteiler nicht klar definiert und werden daher nicht über die HGKV-Schnittstelle angeboten. Wird so ein KV über den KV-Service angelegt oder upgedatet, werden die entsprechenden Felder im KV-Stamm nicht befüllt. Stattdessen erscheint folgende Meldung:
"Kollektivvertrag XX liefer keinen Monatsteiler/Überstundenteiler! Bitte setzen Sie diesen Wert händisch."
In diesem Fall müssen der Monats- und Überstundensteiler manuell eingetragen werden.
"Zelle einfügen" und "Zelle löschen"
Sind im Kollektivvertrag keine Beschäftigungsjahre, sondern Stufen mit einer Verweildauer definiert, muss nach dem Import bzw. der Aktualisierung manuell nachgearbeitet werden.
Das heißt, es ist möglich, dass die Werte einer Lohn- und Gehaltstabelle direkt untereinander angeliefert werden, obwohl die Gehaltserhöhung nur alle 2 Jahre sein soll.
Beispiel
| Die Lohn- und Gehaltstabelle könnte z. B. wie folgt angeliefert werden. Vor der Anpassung:  |
Achtung!
| In der NTCS ist es nicht möglich, aufgrund der Beschriftung der Beschäftigungsjahre die korrekten Beschäftigungsjahrsprünge zu generieren. Wenn ein Beschäftigungsjahrsprung nur alle 2 Jahre stattfinden soll, so sind die Beschäftigungsjahre ohne Sprung leer zu lassen. |
Leere Zeilen bzw. zu viele generierte Zeilen können über die Funktion "Zelle einfügen" bzw. "Zelle löschen" generiert oder gelöscht werden.
Die Funktion wird mit der rechten Maus aufgerufen. Eine Zelle wird immer über der markieren Zelle eingefügt.
Hinweis
| Zur besseren Übersicht sollte über die Funktion "Beschriftung" neben der Verwendungsgruppenbezeichnung (Reiter "Spaltenüberschriften") auch die Bezeichnung der Zeilen (Reiter "Zeilenüberschriften") angepasst werden. |
Erfolgten manuelle Anpassungen an einer Lohn- und Gehaltstabelle, so müssen bei jeder neuen Lohn- und Gehaltstabelle (neues "Gültig ab"-Datum) diese manuellen Änderungen immer wieder aufs Neue manuell durchgeführt und inhaltlich kontrolliert werden.
Beispiel
| Nach der Anpassung:  |
Stufe 0
In manchen Kollektivverträgen ist in der Lohn-/Gehaltstabelle die Stufe 0 definiert. Da in der Lohn- und Gehaltstabelle kein Beschäftigungsjahr 0 vorgesehen ist, kann die Stufe 0 nicht automatisch übernommen werden.
Beispiel
| Auszug aus dem Kollektivvertrag "Seilbahnen" (Quelle: HGKV):  |
Wird ein derartiger KV über den KV-Service angelegt oder upgedatet, erscheint folgender Hinweis:
"HGKV neues Schema mit Eintritt TT.MM.JJJJ: XXXX: ungültige Zeile 0 angeliefert!"
Kontrolliert man die Lohn- und Gehaltstabelle, kann man sehen, dass die Werte von Stufe 0 nicht übernommen worden sind.
Mit den Funktionen "Zelle einfügen" und "Bearbeiten" können die Werte der Stufe 0 für jede Verwendungsgruppe hinzugefügt werden. Auch hier werden die Anpassungen bei jeder neuen Lohn- und Gehaltstabelle (neues "Gültig ab"-Datum) benötigt und müssen immer manuell durchgeführt und inhaltlich kontrolliert werden.
Achtung!
| Werden in einer Lohn-/Gehaltstabelle eines KVs, der bereits Dienstnehmer zugeteilt ist, neue Zellen hinzugefügt oder vorhandene gelöscht, ist besonderes Augenmerk geboten! Durch das Einfügen bzw. Löschen von Zellen wird die KV-Einstufung der Dienstnehmer im Stamm NICHT angepasst, weshalb hier Fehler passieren können. Sind der Lohn-/Gehaltstabelle bereits Dienstnehmer zugeteilt und wurde, wie im Bespiel oben, die Stufe 0 nachträglich hinzugefügt, müssen die KV-Einstufungen im Dienstnehmerstamm (Reiter "Kollektivvertrag") kontrolliert und ggf. richtiggestellt werden. Ein Dienstnehmer, der vor der Einschiebung beispielsweise in Verwendungsgruppe 2 und Beschäftigungsjahr 1 mit einem Wert von € 2.325,00 eingestuft war, müsste jetzt manuell, um in Stufe 1 zu bleiben, in das Beschäftigungsjahr 2 eingestuft werden. |
Tätigkeitsfamilien mit mehreren Verwendungsgruppen
In manchen Kollektivverträgen sind Stufen, die letztlich von der Dienstzeit abhängen, nicht in Zeilen innerhalb einer Verwendungsgruppe abgebildet, sondern werden als separate Verwendungsgruppen in der HGKV-Schnittstelle angeliefert. Ein Beispiel ist der KV "Datenverarbeitung und Informationstechnik" (auch als "IT-KV" bekannt).
Beispiel
| Auszug aus dem KV "Datenverarbeitung und Informationstechnik" (Quelle: HGKV)  Die Verwendungsgruppe "Zentrale Tätigkeit" ist beispielsweise in die "Einstiegsstufe", "Regelstufe" und "Erfahrungsstufe" unterteilt. In diese Stufen steigt der Dienstnehmer nach einer bestimmten (Maximal-) Anzahl an Dienstjahren auf. Dargestellt wird dies jedoch nicht in einer Spalte mit drei Stufen, sondern in drei Spalten mit jeweils einer Zeile. |
Nach der Neuanlage über die HGKV-Schnittstelle sieht die Lohn- und Gehaltstabelle wie folgt aus:
Zu beachten ist in diesem KV, dass der Dienstnehmer nach "maximal 3 Jahren" innerhalb seiner Tätigkeitsfamilie von der Einstiegsstufe in die Regelstufe vorzureihen ist. Der Sprung kann daher auch schon früher passieren bzw. individuell verhandelt werden. Beinhaltet ein KV derartige Formulierungen, ist bei den Dienstnehmern eine manuelle, individuelle KV-Vorrückung vorzunehmen.
Aufgrund des Verwendungsgruppensprungs (gelb markiert in der Lohn- und Gehaltstabelle) wird der Dienstnehmer spätestens in diesem Beschäftigungsjahr automatisch in die nächste Verwendungsgruppe vorgereiht. Der Verwendungsgruppensprung wird direkt beim HGKV-Update miteingespielt und muss nicht manuell angelegt werden.
Hinweis
| Sollte ein KV einen Verwendungsgruppensprung vorsehen, aber wurden beim Update mit der HGKV-Datenbank die Verwendungsgruppensprünge nicht eingespielt, so sind diese manuell selbst anzulegen. Bitte beachten Sie für die Anlage eines Verwendungsgruppensprungs unsere Onlinehilfe Verwendungsgruppensprung. |
Zulagen
Kollektivvertraglich definierte Zulagen können aufgrund der unterschiedlichen Herleitung und Einsatzgebiete nicht automatisch angelegt werden. Manche müssen als Fixwert hinterlegt, andere über Berechnungen und Faktorentabellen gelöst werden. Aus diesem Grund kann keine automatische Anlage bzw. Verknüpfung zu einer Lohnart erfolgen.
Zur Unterstützung gibt es den Reiter HGKV Zulagen Text, wo der KV-Text in Bezug auf die darin definierten Zulagen nachgelesen werden kann.
Toolsstapel – automatische Aktualisierung der HGKVs
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie ein Toolsstapel zur automatischen Aktualisierung der Kollektivverträge, die mit HGKV verknüpft sind, angelegt wird. Allgemeine Informationen zum Thema Stapelschritte im Paket Lohnverrechnung finden Sie im gleichnamigen Dokument.
Achtung!
| Sind manuelle Änderungen in der Lohn-/Gehaltstabelle durchgeführt worden, indem beispielsweise wie oben beschrieben Zellen eingefügt worden sind, sollte auf einen Toolsstapel zur Aktualisierung der KVs verzichtet werden. Jedes Update spielt die Daten wieder neu ein und überschreibt manuelle Anpassungen mit den ursprünglichen Werten. |
Achtung!
| Sofern Sie den HGKV-Service zum Update der für Sie relevanten Kollektivverträge nutzen, wird dringend empfohlen, sich für den Newsletter bei HGKV-Service anzumelden (https://www.hgkv.at/). Dadurch erhalten Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Änderungen an Kollektivverträgen seitens HGKV vorgenommen werden. |
Stapeldefinition
Der Einstieg erfolgt unter TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition.
Es wird empfohlen, einen neuen Stapel mit der entsprechenden Funktion anzulegen, dessen Ausführung eigens geplant werden kann.
Mit der Funktion "Neu" kann eine neue Stapelnummer vergeben werden.
Hier sind mindestens eine Firma, eine Stapelnummer und eine entsprechende Bezeichnung zu hinterlegen. Im Feld "Notiz" kann vermerkt werden, wer den Stapel zu welchem Zweck angelegt hat.
Klickt man auf "Speichern und Schließen" öffnet sich automatisch das Fenster "Stapelschritte", wo wieder eine Bezeichnung und die Funktion MCS_MDKOLLEKTIVVERTRAGMGR_UPDATEHGKV (F4 - Suchen) hinterlegt werden muss.
Als Parameter wird für diese Funktion die Datenbestandsnummer abgefragt.
Bestätigt man die Eingabe mit "Ok", ist die Stapeldefinition abgeschlossen.
Hinweis
| Sollen mit diesem Stapel noch weitere Funktionen ausgeführt werden, können im rechten oberen Bereich am Reiter "Stapelschritte" durchaus mehrere Stapelschritte eingerichtet werden. |
Geplante Ausführung
Nach der Anlage des Stapels muss noch definiert werden, zu welchem Zeitpunkt er ausgeführt werden soll.
Dies erfolgt unter TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Geplante Ausführung.
Mit der Funktion "Neu" kann eine neue Ausführung geplant werden. Dabei sind folgende Felder besonders hervorzuheben:
| Stapel | In diesem Feld kann die Stapelnummer des zuvor angelegten Stapels ausgewählt werden. |
| Ausführender BMDUser | Hier wird der BMD User hinterlegt, der den Stapel ausführen soll und über alle notwendigen Rechte verfügt. Im Idealfall wird ein eigener BMD Stapeluser angelegt und kein User eines operativen Anwenders verwendet. Dies ermöglicht eine bessere Nachvollziehbarkeit der Stapelausführung. |
Systembenutzer | Der Systembenutzer wird dazu benötigt, die Stapelausführung in den Windows Scheduler zu übertragen, wo der Stapel letztlich ausgeführt wird. Dazu sind entsprechende Rechte erforderlich, die im Kapitel Voraussetzungen für Systemuser beschrieben werden. |
Aktiv | Der Stapel wird damit aktiv gesetzt. |
Natürlich sind auch die anderen Felder relevant. Beispielsweise kann man sich im Fehlerfall eine automatische E-Mail oder SMS senden lassen, sodass man sehr bald bemerkt, wenn ein Stapel nicht durchgeführt werden konnte.
Im rechten Teil des Fensters findet man die Intervallbeschreibung. Hier kann festgelegt werden, wie oft und zu welchem Zeitpunkt der Stapel ausgeführt werden soll. Man sollte darauf achten, dass zu dieser Zeit keine anderen längeren Dienste (Virenscanner, DB-Update, DB-Sicherung ...) laufen, die sich gegenseitig blockieren könnten.
Weitere Details zur generellen Stapelanlage und Ausführung findet man im Themendokument Stapelverwaltung vom Paket TOOLS. Allgemeine Informationen zum Thema Stapelschritte im Paket Lohnverrechnung finden Sie im gleichnamigen Dokument.
Achtung!
| Aktualisiert werden nur die bestehenden und mit HGKV verknüpften Verwendungsgruppen. Es werden keine neuen Verwendungsgruppen in die L/G-Tabelle eingefügt. Mit der Aktualisierung wird lediglich die L/G-Tabelle im Kollektivvertrag verändert. Die Fixwerte bei den Dienstnehmern bleiben unberührt. Eine im Kollektivvertrag definierte Erhöhungsregel muss angewandt werden. |
