Im KV-Stamm muss die "alte" L/G-Tabelle kopiert werden, wobei auch automatisch ein neues "Gültig ab"-Datum gesetzt wird. Mit diesem Schritt findet allerdings noch KEINE KV-Erhöhung statt.
Um die tatsächliche Erhöhung vorzunehmen, muss am Reiter "Erhöhungsregeln" mit F5 "Neu" eine neue Regel erfasst und schließlich angewendet werden.

Weitere Informationen:

Lohn-/Gehaltserhöhung mit KV-Tabelle (Lernvideo)

Lohn- und Gehaltserhöhungen

1.1.2. Worauf muss ich beim Einfügen bzw. Löschen von Zellen in der Lohn-/Gehaltstabelle achten?

Beim Einfügen bzw. Löschen von Zellen in Lohn-/Gehaltstabellen, denen bereits Dienstnehmer zuordnet sind, ist besonderes Augenmerk geboten! Durch das Einfügen bzw. Löschen von Zellen wird die KV-Einstufung der Dienstnehmer nicht beeinflusst. Insofern können hier Fehler passieren, wenn man eine Zelle nachträglich einfügt, die in der vorherigen Lohn-/Gehaltstabelle nicht vorhanden war.

1.1.3. Ich habe für Zulagen Fixwerte im KV hinterlegt, wie kann ich diese ab einem bestimmten Monat erhöhen?

Im Kollektivvertragsstamm am Reiter "Fixwerte" kann man mit F5 "Neu" einen neuen Fixwert mit einem entsprechendem Gültigkeitsdatum erfassen.

Weitere Informationen:

Fixwerte

Kollektivverträge - Fixwerte

Seitenanfang

1.2. HGKV

1.2.1. Wie erfahre ich, ob HGKV ein neues Update für meinen KV zur Verfügung hat?

Auf der HGKV-Homepage kann man eine E-Mail-Adresse für automatische Benachrichtigungen hinterlegen. Somit werden Sie automatisch benachrichtigt, wenn durch HGKV Änderungen an den von Ihnen abonnierten Kollektivverträgen vorgenommen worden sind und zum Download bereitstehen. Es empfiehlt sich, nach Erhalt dieser Benachrichtigungsmail von HGKV, den jeweiligen Kollektivvertrag zu aktualisieren.

Weitere Informationen: HGKV im NTCS LOHN

1.2.2. Auf welche Punkte muss ich nach einem HGKV-Update achten?

Kontrollieren Sie die aus dem HGKV-Webservice importierten Daten.
Beim Einfügen bzw. Löschen von Zellen in Lohn-/Gehaltstabellen, denen bereits Dienstnehmer zuordnet sind, ist besonderes Augenmerk geboten! Durch das Einfügen bzw. Löschen von Zellen wird die KV-Einstufung der Dienstnehmer nicht beeinflusst. Insofern können hier Fehler passieren, wenn man eine Zelle nachträglich einfügt, die in der vorherigen Lohn-/Gehaltstabelle nicht vorhanden war.

Weitere Informationen: HGKV im NTCS LOHN

1.2.3. Welche KV-Stammdaten muss ich bei der Verwendung von HGKV manuell pflegen?

Trotz Verwendung der HGKV-Schnittstelle für den NTCS LOHN sind manuelle Anpassungen am Kollektivvertragsstamm notwendig.

Monats- und Überstundenteiler
Bei manchen Kollektivverträgen sind Monats- und/oder Überstundenteiler nicht klar definiert und werden aus diesem Grund nicht über die HGKV-Schnittstelle angeboten. Die entsprechenden Felder können somit nicht automatisch befüllt werden.
Stufen anstelle von Beschäftigungsjahren
Bei Kollektivverträgen, in denen keine Beschäftigungsjahre, sondern Stufen mit einer Verweildauer definiert sind, muss immer nachgearbeitet werden. Dafür sind die Funktionen "Zelle einfügen" und "Zelle löschen" sehr nützlich. Zur besseren Übersicht sollten Beschriftungen nicht nur für die Verwendungsgruppen, sondern auch für die Zeilen des Kollektivvertrags eingefügt werden (Funktion "Beschriftung").
Tätigkeitsfamilien mit mehreren Verwendungsgruppen
In manchen Kollektivverträgen sind Stufen, die letztlich von der Dienstzeit abhängen, nicht in Zeilen innerhalb einer Verwendungsgruppe abgebildet, sondern werden als separate Verwendungsgruppen in der HGKV-Schnittstelle angeliefert (sogenannter Rösselsprung). Ein bekanntes Beispiel ist der KV "Datenverarbeitung und Informationstechnik" (auch als IT-KV bekannt).

Weitere Informationen: HGKV im NTCS LOHN

1.2.4. Wie richte ich einen Toolsstapel für die HGKV-Aktualisierung ein?

Über einen Toolsstapel ist eine automatisierte Aktualisierung des HGKVs möglich. Aber sobald manuelle Änderungen am Kollektivvertrag durchgeführt worden sind (z. B. Einfügen einer Zelle) sollte auf einen Toolsstapel zur Aktualisierung des KVs verzichtet werden. Jede Aktualisierung spielt die Daten wieder neu ein und manuelle Anpassungen werden dadurch wieder überschrieben. In diesen Fällen wird empfohlen, die HGKV-Aktualisierung bewusst mit einem manuellen Schritt zu starten.

Weitere Informationen: HGKV im NTCS LOHN

Achtung!

Es werden nur die bestehenden und mit HGKV verknüpften Verwendungsgruppen aktualisiert. Es werden aber keine neuen Verwendungsgruppen in die L/G-Tabelle eingefügt.

Mit der Aktualisierung wird lediglich die L/G-Tabelle im Kollektivvertrag verändert. Die Fixwerte bei den Dienstnehmern bleiben unberührt. Eine im Kollektivvertrag definierte Erhöhungsregel muss angewandt werden.

1.2.5. Wie kann ich den HGKV in BMD NTCS nutzen?

Die Anbindung an HGKV erfordert eine eigene Lizenz, die über den Verkauf erworben werden kann. Die erforderlichen Zugangsdaten zu HGKV werden Ihnen vom BMD Verkauf per E-Mail bereitgestellt und können in den Parametern im Programm Kollektivverträge hinterlegt werden.

1.2.6. Warum ist der KV-Text nicht im Kollektivvertrag ersichtlich?

Stellen Sie sicher, dass der Reiter "KV-Text" eingeblendet ist. Oftmals wird dieser mit dem Reiter "Text" verwechselt.

Weitere Informationen: HGKV im NTCS LOHN

1.2.7. Was besagt die Hinweismeldung "Fehlerhafte Kommunikation, prüfen Sie die Proxy-Einstellungen!" beim Update eines Kollektivvertrags über HGKV?

In diesem Fall konnte keine Verbindung zum HGKV-Server hergestellt werden. Grund dafür sind fehlerhafte Proxy-Einstellungen. Diese können über TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Internet → Proxyport kontrolliert und verändert werden. Der Proxyport ist für die Verbindung ins Internet essenziell.

Veranlassen Sie entsprechende Änderungen durch Ihren Systemadministrator bzw. hinterlegen Sie nur nach Rücksprache mit Ihrem Systemadministrator einen anderen Proxyport.

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1.2.8. Kann eine Lohn-/Gehaltstabelle exportiert werden?

Unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter "Lohn- und Gehaltstabelle" finden Sie unter Weitere Funktionen → Extras die Funktion "Exportieren".

Unter "Allgemeine Export-Einstellungen" können folgende Einstellungen getroffen werden:

Dateiformat und -name
Öffnen der Datei und des Verzeichnisses
Export der Spaltenüberschriften

Die Exportdatei wird im CSV-Format erstellt.

Achtung!

Individuelle Spaltenüberschriften werden nicht exportiert.

1.3. Diätentabelle

1.3.1. Wann wird die Diätentabelle automatisch erhöht?

Wenn zum aktuellen Zeitpunkt bereits eine Diätentabelle existiert, dann wird diese bei der Jahresumstellung automatisch mit dem "Gültig ab"-Datum 01/20XX angelegt. Der freie Anteil wird im maximalen Ausmaß des gesetzlichen Anspruchs und im Verhältnis zum pflichtigen Anteil angehoben.

Beispiel

Ausgangslage: Jahr 2026

Für das Jahr 2026 gibt es eine Diätentabelle mit dem Gültig-ab-Datum 01/2026. Mit der Jahresumstellung wird automatisch eine neue Diätentabelle mit dem Gültig-ab-Datum 01/2027 mit den gesetzlichen Werten für das Jahr 2027 angelegt.

1.3.2. Was ist zu tun, wenn mein KV höhere Werte als die gesetzlich freien vorschreibt?

Mit dem Jahreswechsel wird eine neue Diätentabelle mit einem Gültig-ab-Datum angelegt. Die Werte der Spalte "frei" werden nach Gesetz automatisch angepasst. Die Werte der Spalte "DN" bleiben so wie jene des Vorjahres.

Hier sind die Werte auf Basis der Vorgaben der jeweiligen kollektivvertraglichen Abschlüsse zu adaptieren. Dies kann auch unterjährig möglich sein, deswegen empfehlen wir Ihnen die Funktion Diätentabelle kopieren. Anhand des neuen Gültig-ab-Datums wird festgelegt, ab welchem Monat die von Ihnen adaptierten DN-Anteile ihre Anwendung finden.

Gesetzeswerte 2025

1.3.3. Wird eine neue Diätentabelle mit der Jahresumstellung angelegt?

Für das neue Lohnjahr wird eine Diätentabelle automatisch mit der Jahresumstellung angelegt. Anzumerken ist, dass die Werte bei Bedarf manuell – je nach Kollektivvertrag – anzupassen sind.

1.3.4. Wie kann ich eine Diätentabelle mit einem neuen "Gültig ab"-Datum vor dem Jahreswechsel manuell anlegen?

Unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter Diätentabelle kann über die Funktion Diätentabelle kopieren eine Kopie der bestehenden Diätentabelle für das neue Jahr erstellt werden. Achten Sie dabei besonders auf das Gültig-ab-Datum!

Weiters bietet die Funktion Diätenstufe laden (Standard) die Möglichkeit, den Tagsatz, den Nachtsatz sowie den Satz je Stunde manuell anzupassen. Der freie Anteil wird automatisch im maximalen Ausmaß des gesetzlichen Anspruchs und im Verhältnis zum pflichtigen Anteil angehoben.

1.3.5. Was muss ich beachten, wenn eine Dienstreise über den Jahreswechsel dauert?

Bevor Sie eine Dienstreise über den Jahreswechsel anlegen, empfiehlt es sich, in der aktuellen Diätentabelle (z. B. 2026) im Kollektivvertragsstamm die Funktion Diätentabelle kopieren auszuführen, um für das Folgejahr (z. B. 2027) eine neue Diätentabelle zur Verfügung zu haben. Achten Sie dabei besonders auf das Gültig-ab-Datum!

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1.4. Dienstreise

1.4.1. Erfolgt die Neuanlage des Gesetzeswerts für den Abzug des Arbeitsessen automatisch?

Ja. Der Abzug für das Arbeitsessen erfolgt auf Basis der Richtlinien der Reisegebührenverordnung und beträgt ab dem Jahr 2025 je Arbeitsessen 15,00 €.

1.4.2. Welcher Betrag wird je Arbeitsessen abgezogen, wenn ich weiterhin Diäten mit einem maximalen Tagsatz von 30,00 € abrechne?

Es werden je Arbeitsessen 15,00 € veranschlagt, allerdings im maximalen Ausmaß des täglichen Anspruchs auf Diäten.

1.4.3. Was muss ich bedenken, wenn sich der Fixwert des KM-Geldes ändert?

Das KM-Geld wird im Generalkollektivvertrag am Reiter Fixwerte geführt. Ändert sich der Fixwert für alle Kollektivverträge, dann kann mit einem neuen "Gültig ab"-Datum im Generalkollektivvertrag ein neuer Datensatz erstellt werden. Ändert sich der Fixwert nur für einen Kollektivvertrag, dann nehmen Sie die Neuanlage, wie zuvor beschrieben, lediglich in diesem KV vor.

Somit besteht die Möglichkeit, dass unterschiedliche KM-Geld-Sätze in den Kollektivverträgen herangezogen werden!

Kilometergeld ab 2025

1.4.4. Welcher Wert des KM-Geldes wird herangezogen, wenn ich eine Dienstreise in den LOHN überleite?

Bei der Überleitung einer Dienstreise wird in erster Linie auf den überleitenden Monat geachtet. Hier wird der hinterlegte Wert in Bezug auf das "Gültig ab"-Datum aus dem Fixwert des jeweiligen Kollektivvertrags herangezogen. Ist im jeweiligen Kollektivvertrag kein Fixwert für das KM-Geld hinterlegt, so wird der Wert aus dem General-KV genommen. Im Bedarfsfall ist eine manuelle Übersteuerung der Werte unerlässlich.

1.4.5. Eine Dienstreise geht über den Jahreswechsel, welche Diätensätze bzw. welches KM-Geld müssen für die Abrechnung herangezogen werden?

Bitte klären Sie ab, wie dies rechtlich handzuhaben ist, wenn eine Reise über den Jahreswechsel andauert. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie in der Bruttoerfassung die Sätze manuell anpassen müssen.

1.4.6. Warum weichen die Werte zwischen Bruttoerfassung und "Berechnungsjournal drucken" beim KM-Geld voneinander ab?

Im Falle einer Dienstreise über den Jahreswechsel muss darauf geachtet werden, wann die Dienstreise übergeleitet wird.

Beispiel

Bei der Überleitung in den Jänner 2027 wird in der Bruttoerfassung das KM-Geld der gesamten Reise mit den Werten von 2027 bewertet. Da die Reise im Jahr 2026 begonnen hat, zieht im Berechnungsjournal der Wert des KM-Geldes aus dem Lohnjahr 2026.

1.4.7. Erhöht sich nach der Jahresumstellung mein KM-Geld im Generalkollektivvertrag automatisch?

Nein. Das erhöhte KM-Geld muss manuell mit einem neuen "Gültig ab"-Datum angelegt werden. Die Wertanpassung hat auf Basis des jeweiligen Kollektivvertragsabschlusses zu erfolgen.

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1.5. Allgemein

1.5.1. Was ist der Generalkollektivvertrag bzw. General-KV?

Der Generalkollektivvertrag hat im Programm Kollektivverträge die fixe Nummer 9999 und wird mit der Anlage des Datenbestandes angelegt. Er dient als Rückfallebene immer dann, wenn

im Kollektivvertrag, der dem Dienstnehmer zugeordnet ist, nichts Spezielles definiert ist oder
der Dienstnehmer keinen Kollektivvertrag hinterlegt hat.

Im Generalkollektivvertrag sind bereits einige Daten besonders auf den Reitern Berechnungen, Fixwerte, Faktorentabelle und Dienstzeit - Anrechnung angelegt.

Achtung!

Berechnungen des Generalkollektivvertrag werden nicht über WebUpdates gewartet!

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1.5.2. Wie erfolgt die Zuordnung eines Dienstnehmers zu einem anderen Kollektivvertrag während des Jahres?

Legen Sie dazu ein neues technisches Dienstverhältnis an: LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Funktionen "Dienstverhältnis ändern → Änderung Tarifgruppe

Ändert sich die Tarifgruppe nicht, übernehme Sie bitte jene Tarifgruppe, die dem Dienstnehmer zuvor zugeordnet war.

Hinweis

Bitte achten Sie darauf, dass der neu zugeordnete Kollektivvertrag im aktuellen Lohnjahr gilt. Überprüfen Sie ggf. auch das "Gültig ab"-Datum des Kollektivvertrags (LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge).

Im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Kollektivvertrag" → Feld "Kollektivvertrag" ist der bestehende Kollektivvertrag durch den jetzt gültigen Kollektivvertrag zu ersetzen.

Mit der Funktion F4

kann ein anderer Kollektivvertrag gesucht und mit "Übernehmen" zugeordnet werden.

Je detailreicher die Felder im Reiter "Kollektivvertrag" befüllt bzw. eingestellt sind, desto besser funktionieren die BMD Automatismen, z. B. Lehrlingsautomatik, KV-Vorrückungen, automatische Berechung des Teilzeit-Prozentsatzes sowie die Ermittlung der Teiler. Besonders hervorzuheben sind die Felder:

Verwendungsgruppe
Beschäftigungsjahr
Vorrückungsdatum
nächster KV-Sprung
KV-Lohn

2. Lohnfirmen

2.1. Stammdaten

2.1.1. Ich habe bereits eine CRM Firma, finde sie aber nicht unter "Noch keine Lohnfirma" im Lohnfirmenstamm. Woran kann das liegen?

Dafür gibt es mehrere Ursachen:

Die Firma ist einem anderen Datenbestand zugeordnet. Kontrollieren Sie das Feld "Datenbestand Lohn" unter CRM → Stammdaten → Firmen. Wechseln Sie in den Lohn-Basiseinstellungen in den jeweiligen Datenbestand.
Die Firma ist bereits eine Lohnfirma. Suchen Sie in der Ansicht "Lohnfirmen" nach der Lohnfirma.
Die Firma ist bereits eine Lohnfirma, aber die Lohnfirma existiert nicht im aktuellen Lohnjahr. Kontrollieren Sie die Lohn-Basiseinstellungen und suchen Sie in den anderen Lohnjahren nach der Lohnfirma. Dazu am Feld "Firmenvorschlag" das blaue Dreieck (F4) anklicken und im neu geöffneten Fenster oben rechts die Combobox auf "Lohnfirmen - alle" umstellen. Blendet man noch die beiden Felder "Datenbestand" und "Lohnjahr" ein, so wird eine Übersicht aller Lohnfirmen und aller Lohnjahre in allen Datenbeständen angezeigt.
Sie haben keine Berechtigung, die Lohnfirma zu sehen. Die Lohnfirma existiert zwar, ist jedoch durch eine Datenbesitzergruppe geschützt, welcher der ausführende Benutzer nicht zugeordnet ist. Wenden Sie sich an Ihren Administrator für Berechtigungen.
Kontrollieren Sie die Felder "Lohnklientennummer", "Aktuelles Lohnjahr" und "Datenbestand Lohn" im CRM Firmenstamm, ob sie korrekt befüllt sind. Wenn eine CRM Firma auf eine Lohnfirma umgestellt wird, dann werden diese Felder automatisch im Zuge der Anlage der Lohnfirma im CRM Firmenstamm eingetragen.

2.1.2. Wie kann nachträglich eine Firmengruppe über bestehende Firmen angelegt werden?

Im BMD Standard wird eine Firmengruppe mit einer organisatorischen Firma (= 98) ausgeliefert. Bevor die einzelnen Lohnfirmen, für die es bereits mehrere Jahre an Abrechnungen gibt, mit dem Assistenten übernommen werden, muss die Firma 98 in allen Lohnjahren als Lohnfirma angelegt sein.

Es ist in die einzelnen Jahre (im frühesten beginnend) einzusteigen und die Firma 98 manuell als Lohnfirma anzulegen. Liegen aber mehr Jahre als nur das laufende Jahr vor, so kann mit dem aktuellen Tagespasswort die Anlage im Lohnfirmenstamm für Vorjahre schnell erledigt werden.

Hinweis

Wird die Firma 98 in mehr als nur dem laufenden Jahr als Lohnfirma benötigt, kontaktieren Sie bitte den LOHN Support.

2.1.3. Wo kann ich nachvollziehen, welche Firma als Lohnvorschlagswerte-Firma für den jeweiligen Datenbestand herangezogen wird?

Unter LOHN → Stammdaten → Lohn-Basiseinstellungen → Extras → Jahresbezogene Einstellung ist ersichtlich, welche Lohnvorschlagswerte-Firma für das entsprechende Lohnjahr im jeweiligen Datenbestand in Verwendung ist.

2.1.4. Worin liegt der Unterschied zwischen "Lohnfirma löschen" und "Firma löschen"?

Wird unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen auf den Papierkorb oder F7 geklickt, so stehen zwei Möglichkeiten des Löschens zur Auswahl:

Lohnfirma 20XX löschen
Firma löschen

Soll nur die Lohnfirma des angegebenen Jahres gelöscht werden, so ist die Auswahl "Lohnfirma 20XX löschen" zu wählen. Dabei wird die Lohnfirma im Paket LOHN gelöscht. Existiert die Lohnfirma auch in Vorjahren, so bleiben diese bestehen. Ebenso findet sich die Firma mit den Stammdaten nach wie vor im CRM.

Sollen alle Daten dieser Firma gelöscht werden, also auch die Stammdaten im Paket CRM, so ist die Auswahl "Firma löschen" zu nutzen. Diese Auswahl kann nur getroffen werden, wenn die Lohnfirma in keinen Vorjahren existiert oder wenn tatsächlich alle abgerechneten Lohnjahre gelöscht werden dürfen.

2.1.5. Warum können bei einer neuen Lohnfirma keine Kostentypen erfasst werden?

Um Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche erfassen zu können, ist eine KORE nötig. Dazu unter KORE → Stammdaten → Firmen- und KORE-Stammdaten eine neue KORE für die neu angelegte Firma anlegen.

Sobald unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen am Reiter "CRM Daten" bei Feld "aktuelle KORE" eine KORE hinterlegt ist, können unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Allgemein/CRM" bei Feld "Kostenstelle" mit F5 neue Kostentypen angelegt werden.

2.1.6. Kann bei einer Firma fixiert werden, dass der DZ nicht gerechnet wird, weil diese Firma generell vom DZ befreit ist?

Wenn eine Firma nicht der WKO zugehörig ist, dann ist der DZ nicht abzuführen, d. h., alle Dienstnehmer dieser Firma sind vom DZ befreit. Es gibt auf der Lohnfirma aber keine direkte Einstellung, um festzulegen, dass das Feld "DZ" bei allen Dienstnehmern generell auf "Nein" ( = befreit) gestellt wird. Allerdings besteht die Möglichkeit, bei bestehenden Dienstnehmern unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer in der Listübersicht das Feld "DZ" einzublenden. Mit einem rechten Mausklick auf die Spaltenüberschrift kann die Spalte für alle Dienstnehmer gleichzeitig bearbeitet werden.

Beachten Sie dazu die FAQ Wie können Felder im Dienstnehmerstamm für alle bzw. mehrere Dienstnehmer gleichzeitig auf denselben Wert angepasst werden?

Für alle Dienstnehmer, die neu in der Firma anfangen, kann unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen ein DN-Vorschlag angelegt werden. So wird das Feld "DZ" direkt bei der Neuanlage sofort auf die Ausprägung "Nein" ( = befreit) gestellt.

2.1.7. Wo kann die E-Mail-Adresse für die ELDA-Meldungen geändert werden?

Es handelt sich dabei um die E-Mail-Adresse der Lohnfirma. Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen am Reiter "CRM Daten" bei Feld "E-Mail-Adresse" kann die gewünschte Adresse eingegeben werden.

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2.2. Versicherung

2.2.1. Wie gehe ich vor, wenn ich von einem Vorschreibebetrieb auf einen Selbstabrechner wechsle?

Erfolgt der Wechsel von Vorschreibebetrieb zu Selbstabrechner unterjährig, dann ist zwingend eine neue Gesundheitskasse anzulegen. Auf der neuen Gesundheitskasse werden die neuen korrekten Daten insbesondere im Feld "Abrechnungsart" hinterlegt und diese Gesundheitskasse ist bei den Dienstnehmern ab dem Wechselmonat zu hinterlegen.

2.2.2. Was muss ich beachten, wenn ich versehentlich die falsche Abrechnungsart bei einer Lohnfirma hinterlegt habe?

Ist unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "ÖGK" → Feld "Abrechnungsart" die falsche Ausprägung (Lohnsummen-/Vorschreibeverfahren) hinterlegt worden, dann muss dieses Feld angepasst werden. In weiterer Folge ist zu prüfen, ob bereits mBGMs für die jeweilige Lohnfirma übermittelt worden sind. Sollte dies der Fall sein, sind die mBGMs erneut zu erstellen. Die bereits gesendeten mBGM-Pakete werden seitens ÖGK storniert.

2.2.3. Was muss ich tun, wenn ich einen untermonatigen Wechsel der "ÖGK Lfd-Nr" habe?

Das Feld "ÖGK Lfd-Nr" im Programm Dienstnehmer am Reiter "Versicherung" ist ein monatliches Personalstammfeld. Das bedeutet, dass bei einem Dienstnehmer für einen Monat genau eine "ÖGK Lfd-Nr" hinterlegt werden kann.

Erfolgt der Wechsel untermonatig, was allein aus verwaltungstechnischen Gründen bei den Versicherungsträgern ausgesprochen selten der Fall ist, dann muss für den Dienstnehmer ein neues (technisches) Dienstverhältnis angelegt werden, sodass der Abrechnungsmonat sauber nach Tagen getrennt werden kann.

Achtung!

Ändern Sie bei einem untermonatigen Wechsel keinesfalls die bestehende ÖGK ab, sofern die Funktion Änderung Tarifgruppe bzw. ein technischer Dienstverhältniswechsel nicht vorgenommen worden ist. Es entstehen im Falle von Aufrollungen Fehler, die nicht mehr korrigiert werden können.

2.2.4. Was muss ich beachten, wenn sich die ÖGK über den Jahreswechsel ändert?

Erfolgt der Wechsel mit dem Jahreswechsel, also am 01.01., dann können nach der durchgeführten Jahresumstellung und vor der ersten Abrechnung im neuen Jahr die Daten der bestehenden ÖGK verändert werden. Diese Ausnahme gilt nur, weil es in genau diesem Fall zu keiner Aufrollung kommen kann und die ÖGK-Firmen-Zuordnung jährlich gespeichert ist.

2.2.5. Was ist ein "Besonderer Dienstgeber" und wozu dient das Feld?

Unter "Besonderer Dienstgeber (ASVG)" versteht man Lohnfirmen, welche zum Beispiel in die Kategorie AUVA/PVA, Botschaften, BUAK, Land- und Forstwirtschaft etc. fallen. Anhand der gewählten Ausprägung werden bei dem Feld "Tarifgruppe" im Dienstnehmerstamm automatisch die passenden Tarifgruppen über F4 vorgeschlagen.

2.2.6. Wo kann ich "Besondere Dienstgeber (ASVG)" hinterlegen?

Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Lohnfirma-Lohndaten können Sie "Besondere Dienstgeber (ASVG)" hinterlegen.

In folgender Auflistung finden Sie die Erläuterung laut der ÖGK-Mappingtabelle:

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2.3. Finanzamt

2.3.1. Wo kann ich einen Individuellen DZ-Prozentsatz hinterlegen?

Das Hinterlegen eines individuellen DZ-Prozentsatzes bei der Neuanlage eines Finanzamtes im Lohnfirmenstamm löst eine Meldung in der Bruttoerfassung aus. Die Anlage eines individuellen DZ-Prozentsatzes in der Lohnfirma ist seit 2024 nicht mehr möglich.

Um trotzdem einen individuellen Prozentsatz abrechnen zu können, stellen Sie bitte unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer direkt am Reiter "Finanzamt" am Feld "DZ" die Ausprägung auf "Ja, prozentuelle Bmg". Um den gewünschten DZ-Prozentsatz zu erhalten, muss am Feld "DZ - Bmg Prozentsatz" der anteilige Wert erfasst werden.

Es empfiehlt sich, einen DN-Vorschlag im Lohnfirmenstamm zu hinterlegen.

Beispiel

Standard-DZ-Prozentsatz: 0,39 ( entspricht 100 %)

reduzierter DZ-Prozentsatz: 0,20

100 / 0,39 * 0,20 = 51,28

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2.4. Gemeinde

2.4.1. Wie hinterlege ich eine Bankverbindung für einen Gemeindeverband?

Damit die Kommunalsteuererklärung am Jahresende korrekt erstellt werden kann, ist eine tatsächliche Gemeinde mit Gemeinde-Kennziffer nötig.

Um eine monatliche Überweisung der KommSt auf das korrekte Konto zu gewährleisten, ist bei der Gemeinde die Bankverbindung des Gemeindeverbandes hinterlegt. Weitere Stammdaten werden vom Gemeindeverband nicht benötigt. Am besten wird auf der Notiz der Gemeinde vermerkt, dass es sich bei dieser Bank nicht um die Bankverbindung der Gemeinde, sondern des Gemeindeverbandes handelt.

Sollte der Kontoinhaber vom Gemeindenamen abweichen, so ist der korrekte Kontoinhaber im gleichnamigen Feld bei der Bankverbindung zu hinterlegen.

Achtung!

In der Telebankingdatei bzw. auf der Überweisungsliste und im Auszahlungsjournal steht die Gemeinde und nicht der Gemeindeverband!

Dies kann programmtechnisch nicht anders gelöst werden.

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2.5. Gewerkschaften

2.5.1. Warum kann ich Gewerkschaften nicht über das Programm "Lohnfirmen" bearbeiten?

Gewerkschaften sind Institutionen und gelten nicht für eine bestimmte Firma, sondern sind global, das heißt, in diesem Zusammenhang auch über Datenbestandsgrenzen hinweg, definiert.

In einer Lohnfirma kann die Gewerkschaft für eine Lohnfirma angelegt werden. Die Gewerkschaftsunternummer sowie die Einstellungen für die automatische Ermittlung des Gewerkschaftsbeitrags sind global zu definieren (CRM → Stammdaten → Institutionen → Gewerkschaften).

Beachten Sie, dass die Berechnungseinstellungen für Gewerkschaftsuntergruppen für alle Lohnfirmen und Dienstnehmer gelten, die diese Gewerkschaft und die jeweilige Gewerkschaftsunternummer hinterlegt haben. Damit diese Einstellungen an zentraler Stelle vorgenommen werden müssen/können und damit keine unerwünschte Berechtigungsthematik auftreten kann, können die Daten in der Lohnfirma am Reiter "Gewerkschaft" zwar eingesehen, aber nicht verändert werden.

Verändert werden können die Gewerkschaftseinstellungen nur über die Institution, greifen dann aber überall, wo sie hinterlegt sind. Dieser Umstand ist als Schutz gedacht, damit z. B. bei Steuerberatern nicht unabsichtlich die Einstellungen scheinbar nur für eine Firma geändert werden, sich aber auf alle auswirken würden.

Es wird empfohlen, den Reiter "Gewerkschaft" im Programm Lohnfirmen für die Lohnverrechner/innen einer Steuerberatungskanzlei sichtbar zu machen. Natürlich sollen die zuständigen Lohnverrechner eine Gewerkschaft bei einer Lohnfirma nutzen und die Berechnung nachvollziehen können. Die Einstellungen, die für die gesamte Kanzlei gelten, sollten jedoch nur von Key Usern verwaltet werden dürfen. Das bedeutet, dass das Programm CRM → Stammdaten → Institutionen → Gewerkschaften nur für Key-User freigeschaltet wird, damit diese bei Bedarf Erweiterungen und in Ausnahmen Änderungen vornehmen können.

Achtung!

Aufrollungen werden durch eine Änderung an den Gewerkschaftsstammdaten nicht automatisch angestoßen! Für rückwirkende Änderungen muss eine Scheinaufrollung in der Bruttoerfassung durchgeführt werden.

Weitere Informationen: Gewerkschaften

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2.6. Bankverbindung

2.6.1. Wo stelle ich das Telebankingformat ein?

Wählen Sie unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen die betroffene Lohnfirma aus und drücken "F6 - Bearbeiten". Neben der hinterlegten IBAN ist auf das €-Symbol (= die Funktion "Weitere Bankverbindungen") zu klicken. Mit einem Doppelklick auf die betroffene Bankverbindung öffnet sich ein weiteres Fenster. Mit "F6 - Bearbeiten" kann beim Feld "Telebankingformat Inland/EU" das Telebankinformat ausgewählt werden. Mit F4 gelangen Sie in die Auswahl. Wählen Sie nun das von der Bank geforderte Format aus und übernehmen Sie dieses. Die Bankverbindung kann nun gespeichert werden.

2.6.2. Wo stellt man ein, dass die Adresse in der Telebankingdatei strukturiert dargestellt wird statt unstrukturiert?

Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen am Reiter "Lohnfirma - CRM Daten" → Feld "IBAN" beim €-Symbol einsteigen. Dann mit "Bearbeiten" die Bankverbindung öffnen. Es öffnet sich ein neues Fenster. In diesem das Feld "Detaillierte Übergabe der Adressen in die Telebankingdatei" einblenden und wie gewünscht einstellen.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

lt. Parametereinstellung: Der gleichnamige Parameter findet sich unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Zahlungsplattformen → Zusätzliche Einstellungen.
Nein = Standardeinstellung: unstrukturierte Darstellung
Ja = strukturierte Darstellung

Achtung!

Beachten Sie, dass es sich bei dieser Einstellung um eine Sondereinstellung handelt, die nur auf eine spezielle Anweisung der Bank gesetzt werden darf.

Eine detaillierte Übergabe der Adressen ist für folgende Formate möglich:

SEPA RB 7.0 - 9.0 (Österreich)
EPC132-08 SCT C2B IG 2019 V 1.0 (Österreich, Deutschland)
CCT_SEPA_DK3.1-3.3 (Deutschland)
ISO-Datenformat 20022 (Österreich, Deutschland)
ISO-Datenformat 20023 (Schweiz)

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2.7. Kunde

2.7.1. Können Auswertungen, die an Kunden gemailt werden, durch ein Passwort geschützt werden?

Ja. Das Passwort kann im CRM unter Stammdaten → Personen → Kunden für jeden Kunden sowie für jedes Paket individuell hinterlegt werden. Voraussetzung ist, dass das Feld "Entspricht Firma" mit der jeweiligen Lohnfirma definiert wird, damit die Verknüpfung vom Kunden zur Lohnfirma gegeben ist.

Über den CRM Kunden kann für jedes einzelne Paket ein Passwort vergeben werden. Die Anlage der Kundenpasswörter erfolgt unter CRM → Stammdaten → Personen → Kunden → Funktionen → Weitere Stammdaten → Kundenpasswörter.

Unter den Kundenpasswörtern kann eine Neuanlage (F5) für das gewünschte Paket mit individuellem Passwort erfolgen.

Hinweis

Paketbezogene Kundenpasswörter stellen die höchste Priorität dar. Sprich, ein paketbezogenes Kundenpasswort greift vor dem Passwort aus dem Kunden-/Lieferantenstamm, wie oben zuvor beschrieben.

Hinweis

Im LOHN finden Sie unter der Lohnfirma kein Feld namens "Passwort für Lesen/Öffnen". Die Passwortvergabe erfolgt ausschließlich über den Kunden.

Weitere Informationen: Paketbezogene Kundenpasswörter

2.7.2. Wie kann ich ein Passwort global für alle Pakete bei einem Kunden anlegen?

Wird kein paketbezogenes Passwort benötigt, kann auch global für alle Pakete ein Passwort vergeben werden.

Voraussetzung ist, dass das Feld "Entspricht Firma" mit der jeweiligen Lohnfirma definiert wird, damit die Verknüpfung vom Kunden zur Lohnfirma gegeben ist.

Im CRM unter Stammdaten → Personen → Kunden muss gegebenenfalls das Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" im Kundenstamm über die Feldauswahl erst geladen werden und kann dann entsprechend befüllt werden.

Nachdem die oben genannten Felder definiert worden sind, erfolgt auch hier beim Versand von Firmenauswertungen die Passwortabfrage.

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2.8. BUAK

2.8.1. Wie bilde ich den BUAK-Kalender am besten ab?

Der BUAK-Kalender sieht vor, dass es sowohl kurze als auch lange Wochen gibt, die sich meist abwechseln. Manchmal wird abhängig davon, wie Feiertage gelagert sind, gewechselt. Die BUAK gibt jährlich den sogenannten BUAK-Kalender heraus.

Hinterlegen Sie bei jedem Dienstnehmer ein Wochenmodell, in dem die Beschäftigungstage und -stunden mit den Werten übereinstimmen, die an die ELDA gemeldet wurden oder werden müssen, und das den durchschnittlichen Sollstunden entspricht. Bei einem BUAK-Dienstnehmer mit abwechselnd langer und kurzer Woche ist das üblicherweise ein Wochenmodell mit 5 Solltagen und 39 Sollstunden pro Woche.

Um den BUAK-Kalender tatsächlich abbilden zu können, müssen mindestens zwei Wochenmodelle definiert sein, da mit nur einem Wochenmodell der erforderliche Rhythmuswechsel nicht korrekt abgedeckt werden kann.

Anzuraten ist die zusätzliche Verwendung eines Schicht-/Dienstplans. Das Programm finden Sie unter ZEIT → Stammdaten → Schicht-/Dienstpläne. Obwohl das Programm in die ZEIT eingebunden ist, ist es mit der LOHN Lizenz abgedeckt und kann problemlos verwendet werden.

Der Schicht-/Dienstplan kann gleich für die Firmengruppe angelegt werden und direkt bei allen Firmen, die zu dieser Firmengruppe gehören, verwendet werden.

Hinweis

Der BUAK-Kalender ist jährlich anzupassen, indem die Versionen für das nächste Jahr definiert werden. Ab dem Jahr 2024 wird eine Importdatei für den BUAK-Kalender (lange-kurze Woche) angeboten.

Weitere Informationen:

BUAK-Kalender

Schicht-/Dienstpläne

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3. Dienstnehmer

3.1. Anlage

3.1.1. Wie kann ich einen CRM Mitarbeiter zu einem Dienstnehmer im LOHN machen?

Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer ist die Combobox oben rechts auf die Ausprägung "Mitarbeiter, noch keine Dienstnehmer" zu stellen. Nun wird eine Liste jener CRM Mitarbeiter angezeigt, die noch keine Dienstnehmer sind. Der Mitarbeiter muss unter CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter beim Feld "Lohnverrechnung" ein Häkchen für "Ja" gesetzt haben, damit dieser überhaupt bei der Comboboxausprägung "Mitarbeiter, noch kein Dienstnehmer" angezeigt werden kann.

Um einen Dienstnehmer zu erstellen, ist der betreffende Mitarbeiter zu selektieren und mit der Funktion F6 zu bearbeiten. Im Edit-Fenster werden alle Daten des CRM Mitarbeiters angezeigt, die bereits gespeichert sind. Für einen Dienstnehmer sind einige weitere Angaben unerlässlich. Zu den wichtigsten Daten für Dienstnehmer zählen:

Eintrittsdatum
Geschlecht
SV-Nummer
Arbeitsverhältnis
Tarifgruppe
ÖGK
Finanzamt
Gemeinde
Arbeitsstätte

Nachdem alle erforderlichen Daten erfasst worden sind, muss der Dienstnehmer gespeichert werden. Nach dem Speichern ist der Dienstnehmer unter der Combobox-Ausprägung "Alle" bzw. "Relevante Dienstnehmer" zu finden, sofern der Dienstnehmer im aktuellen Lohnjahr ein aufrechtes Dienstverhältnis hat.

Weitere Informationen: Anlage Dienstnehmer

3.1.2. Es kann kein Dienstnehmer neu angelegt werden. Die Berechtigung ist vorhanden. Woran liegt es?

Kontrollieren Sie die Combobox rechts oben. Für die Neuanlage eines Dienstnehmers müssen die Comboboxausprägungen "Relevante Dienstnehmer" bzw. "Relevante Dienstnehmer kompakt" eingestellt sein. In allen anderen Einstellungen funktioniert eine Neuanlage nicht.

Achtung!

Sollte der Dienstnehmer im LOHN nicht ersichtlich sein, dann muss im CRM Mitarbeiter das Häkchen beim Feld "Lohnverrechnung" kontrolliert werden: Unter CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter mit Doppelklick in einen Mitarbeiter einsteigen.

3.1.3. Was ist zu tun, wenn die SV-Nummer eines neuen Dienstnehmers noch nicht bekannt ist?

Ist die SV-Nummer (auch SVNR oder SV-Nr) zur Anmeldung eines neuen Dienstnehmers noch nicht bekannt, dann ist das Feld "Versicherungsnummer" in der "Versichertenmeldung reduziert - Anmeldung" leer zu lassen. Erfassen Sie lediglich das Geburtsdatum.

Hinterlegen Sie einen Aktenvermerk in Ihren Unterlagen und tragen Sie die Versicherungsnummer (SV-Nummer) ein, sobald Sie Ihnen vorliegt.

Wird für einen Dienstnehmer eine "Versichertenmeldung reduziert - Anmeldung" erstellt, bei dem keine Versichertennummer hinterlegt ist, so wird automatisch auch eine Meldung der Art "VSNR-Anforderung" (Versicherungsnummeranforderung) erstellt. Auf der "Versichertenmeldung reduziert - Anmeldung" ist das Geburtsdatum zwingend anzugeben und wird aus dem Dienstnehmerstamm befüllt. Die Referenznummer der "VSNR-Anforderung" wird in der "Versichtentenmeldung reduziert - Anmeldung" eingetragen. Durch die "VSNR-Anforderung" wird ein Clearingfall ausgelöst, den Sie im Programm ELDA-Clearing abrufen und einsehen können.

Weitere Informationen: ELDA - VSNR-Anforderung

Achtung!

Wenn zum Zeitpunkt der "Versichertenmeldung reduziert - Anmeldung" die Übermittlung der "VSNR-Anforderung" nicht möglich war, muss der Referenzwert der ursprünglichen Meldung ("VSNR-Anforderung") zur Anmeldung per "Versichertenmeldung reduziert - Richtigstellung Anmeldung" nachgetragen werden.

3.1.4. Wann wird ein neues Dienstverhältnis angelegt?

Im NTCS LOHN kommt es nicht selten vor, dass ein Dienstnehmer viele Dienstverhältnisse im Laufe der Zeit hat. Dienstverhältnisse werden angelegt, um arbeitsrechtliche Dienstverhältnisse (Aus-, Ein- und Wiedereintritte) klar voneinander zu trennen. Dienstverhältnisse werden jedoch auch aus technischen Gründen angelegt, wenn sich grundsätzliche monatliche Stammdaten vor und nach einem bestimmten Stichtag unterscheiden (Beispiel: Wochenmodellwechsel mitten im Monat).

In folgenden Situationen werden Dienstverhältnisse automatisch bei Ausführung der Funktion oder Endverspeicherung angelegt:

Wiedereintritt
Ummeldung im Konzern
Anlage eines ruhenden Dienstverhältnisses (Mutterschutz, Karenz, Präsenzdienst ...)
Wechsel in ein anderes ruhendes Dienstverhältnis (Wechsel von Mutterschutz auf Karenz oder Karenz in erneuten Mutterschutz ...)
Parallele Dienstverhältnisse neben einem ruhenden
Rückkehr aus einem ruhenden Dienstverhältnis in ein aktives Dienstverhältnis (Rückkehr aus Karenz, Präsenzdienst ...)
Wochenmodelländerung während des Monats
Lehrzeitende: Wechsel vom Lehrverhältnis zum Arbeiter-/Angestelltendienstverhältnis
KV-Vorrückung während des Monats
...

3.1.5. Was ist zu tun, wenn bei der Anlage eines ruhenden Dienstverhältnisses folgende Meldung erscheint?

Legen Sie im Dienstnehmerstamm stehend ein ruhendes Dienstverhältnis an, kann es aufgrund des Abrechnungstatus vorkommen, dass Sie folgende Meldung erhalten:

"Fehler bei Anlage "ruhender Bezug""

Mit Bestätigung "Ok" erhalten Sie eine eine weitere Meldung:

"Abrechnungsdaten müssen geändert werden.

Aus diesem Grund ist diese Aktion im Personalstamm nicht möglich.

Führen Sie diese Funktion in der Bruttoerfassung aus."

Aufgrund des Abrechnungsstatus "L" (= abgerechnet) muss die Anlage des ruhenden Bezuges aus der Bruttoerfassung mit der Funktion "Aktiv → Ruhend" erfolgen.

Weitere Informationen: Bruttoerfassung - Dienstverhältnis ändern

3.1.6. Wie soll eine fallweise Beschäftigung neben einem ruhenden Dienstverhältnis angelegt werden?

Befindet sich ein Dienstnehmer in einem ruhenden Dienstverhältnis (Präsenzdienst, Karenz etc.) und arbeitet nebenbei fallweise einzelne Tage, so muss mit dem ersten Tag der fallweisen Beschäftigung neben dem ruhenden Dienstverhältnis ein paralleles Dienstverhältnis angelegt werden. Die Funktion Parallele Beschäftigung anlegen steht im Dienstnehmerstamm (Kontextmenü mit der rechten Maustaste auf dem ruhenden Dienstverhältnis) zur Verfügung.

Dienstverhältnisse für jeden weiteren fallweise beschäftigten Tag werden ebenso mit dieser Funktion - jeweils am karenzierten DV stehend - angelegt. Damit der Lohnzettel Finanz korrekt erstellt wird, müssen die fallweisen beschäftigten Dienstverhältnisse eines Monats die gleiche L16-Nr. aufweisen.

3.1.7. Warum werden zwei Personalnummern für einen Dienstnehmer geführt?

In manchen Konstellationen kommt es vor, dass ein Dienstnehmer auf mehreren Dienstverhältnissen zeitgleich abzurechnen ist. Die Standardfälle sind hier geringfügige Beschäftigung neben Ruhendzeiten. Im NTCS LOHN ist dafür die Funktion "Parallele Beschäftigung anlegen" zu verwenden.

Folgende Gründe können dazu führen, dass statt einer Personalnummer mit mehreren Dienstverhältnissen zwei Personalnummern für einen Dienstnehmer bestehen:

Aus historischen Gründen wurde in der Praxis eine zweite Personalnummer angelegt.
Vor der Einführung der mBGM im Jahr 2019 waren zwei Personalnummern kein Problem, denn die Ausweisung auf dem Beitragsnachweis und dem Beitragsgrundlagennachweis waren korrekt.
Es wurde die Lohnverrechnung von einem Fremdlohnverrechnungsprogramm übernommen.
Eine bestimmte Nummernlogik der Personalnummern sollte erreicht werden.

Die Beweggründe für die Verwendung mehrerer Personalnummern waren sehr unterschiedlich und in den wenigstens Fällen von Programmumständen geprägt. Um die Programmfunktionen und -logiken optimal nutzen zu können, beachten Sie bitte das Kapitel Dienstnehmer zusammenspielen.

3.1.8. Wie wird geprüft, ob es sich um einen Dienstnehmer im LOHN handelt?

Seit der Version 28.45 könnnen Dienstverhältnisse von Dienstnehmern ausschließlich mit den üblichen Funktionen zur Dienstverhältnisänderung im LOHN bearbeitet werden. Die Dienstverhältnisse von Dienstnehmern können nicht mehr in anderen Paketen wie z. B. CRM, PI, ZEIT bearbeitet werden. Diese Funktionen führen Automatismen im Hintergrund aus, sodass die Datenkonsistenz und Programmstabilität erhalten bleibt.

Geprüft wird, ob jährliche Personalstammdaten zu dem jeweiligen Mitarbeiter vorliegen. Falls ja, gibt es mindestens ein Lohnjahr, in dem Lohndaten zu dem Dienstnehmer vorliegen, und die üblichen Funktionen zur Änderung von Dienstverhältnsisen müssen über das Programm Dienstnehmer im LOHN verwendet werden.

3.1.9. Kann ein Dienstnehmer auf eine neue Personalnummer umgespielt werden?

Ja, das ist möglich. Muss – aus welchen Gründen auch immer – die Mitarbeiternummer einer Person auf eine andere Nummer geändert werden, gibt es im CRM → Stammdaten → Hilfsprogramme → Umstellen den Programmpunkt Mitarbeiter umstellen.

Mit diesem Hilfsprogramm kann ein Mitarbeiter auf eine neue Nummer umgestellt werden. Alle an der alten Nummer hängenden Daten, Dokumente, Termine, Aufgaben, Leistungen, Zuständigkeiten, Lohnabrechnungen etc. des Mitarbeiters werden auf die neue Nummer übernommen. Die alte Nummer steht dann wieder für eine Neuanlage zur Verfügung.

Weitere Informationen: Mitarbeiter umstellen

3.1.10. Ich habe einen neuen Dienstnehmer im falschen Jahr angelegt. Wie kann ich dies bereinigen?

Hier ist zu unterscheiden, ob beim Dienstnehmer das Anmeldedatum falsch eingetragen wurde oder ob die Lohn-Basiseinstellungen falsch gesetzt waren, aber das Anmeldedatum an sich korrekt ist.

Fall 1: Anmeldedatum ist falsch

Die Lohn-Basiseinstellungen zeigen den Monat 08 sowie das Jahr 2026. Der Dienstnehmer wird aber mit dem Datum 01.08.2025 statt 2026 angemeldet.

Lösung: Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer mit "Bearbeiten" in den Dienstnehmerstamm einsteigen und die Felder "Eintrittsatum", ggf. "Ersteintrittsdatum" am Reiter "Allgemein/CRM" sowie das Feld "Beginn" am Reiter "DV" auf 01.08.2026 anpassen. Sobald die Änderungen gespeichert werden, erstellt sich automatisch eine Richtigstellung der Anmeldung, die am Reiter "ELDA" zum Senden bereitsteht.

Fall 2: Lohn-Basiseinstellungsjahr ist falsch

Die Lohn-Basiseinstellungen zeigen den Monat 08 sowie das Jahr 2025. Der Dienstnehmer wird mit dem Datum 01.08.2026 angemeldet. Wird nun das Lohn-Basiseinstellungsjahr auf 2026 geändert, so ist der Dienstnehmer im Dienstnehmerstamm nicht sichtbar.

Lösung: Zuerst ist das Lohn-Basiseinstellungsjahr wieder auf 2025 zu stellen und dann eine Jahresumstellung für diesen einen Dienstnehmer durchzuführen. Steigt man nun in den Lohn-Basiseinstellungen wieder ins Jahr 2026, so ist der Dienstnehmer unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer wieder sichtbar.

Fall 3: Lohn-Basiseinstellungsjahr und Anmeldedatum ist falsch

Die Lohn-Basiseinstellungen zeigen den Monat 08 sowie das Jahr 2025. Der Dienstnehmer wird mit dem Datum 01.08.2025 angemedet. Hier ist nun zu unterscheiden, ob der Dienstnehmer auch bereits fälschlicherweise einen Abrechnungsstatus hat oder nicht.

Lösung 3a: noch kein Status vorhanden: In diesem Fall ist zuerst das Beginn-Datum im Dienstnehmerstamm wie bei Fall 1 anzupassen. Daraufhin erhält man eine Richtigstellung der Anmeldung und im zweiten Schritt ist eine Jahresumstellung durchzuführen wie bei Fall 2.

Lösung 3b: Status ist schon vorhanden: Hier ist es unbedingt erforderlich, jede falsche Abrechnung in der Bruttoerfassung zu löschen, bevor das Dienstverhältnis gelöscht wird oder das Beginn-Datum angepasst wird. Achtung: Wenn schon Überweisungen der falschen Abrechnung getätigt worden sind, ist ein Löschen bzw. Anpassen des Dienstverhältnisses nicht mehr zu empfehlen. In diesem Fall sind die falschen Abrechnungen aus der Bruttoerfassung zu löschen und im richtigen Jahr ist ein neues Dienstverhältnis anzulegen. Sind noch keine Überweisungen getätigt worden, werden die Abrechnungen gelöscht und dann kann wie in Fall 3a vorgegangen werden bzw. kann die Anmeldung unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "ELDA" auch manuell storniert und das Storno gesendet werden. Danach kann das Dienstverhältnis gelöscht und im korrekten Jahr mit dem korrekten Anmeldedatum neu angelegt werden.

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3.2. Dienstverhältnis

3.2.1. Wie kann ich den Beginn oder das Ende eines Dienstverhältnisses nachträglich ändern?

Über die Funktion "Dienstverhältnis ändern" in der Bruttoerfassung kann sowohl das Beginn- als auch das Ende-Datum angepasst werden.

Weitere Informationen:

Dienstverhältnis Beginn-/Ende-Datum ändern

Wochenmodelländerung Zukunft (Lernvideo)

Wochenmodelländerung rückwirkend (Lernvideo)

3.2.2. Wie gehe ich vor, wenn das Eintrittsdatum nachträglich zu ändern ist?

Hier sind zwei Schritte notwendig:

Im Programm Dienstnehmer müssen das Eintrittsdatum, ggf. das Ersteintrittsdatum, das BV-Beginn-Datum und das KV-Vorrückungsdatum angepasst werden.
Über die Bruttoerfassung muss die Funktion "DV-Beginn-Datum ändern" ausgeführt werden. Dies ist notwendig, um diverse Automatiken anzustoßen, z. B. die Korrektur des Urlaubsanspruchs etc.

3.2.3. Wie können Beschäftigungsnummern korrigiert werden?

Erhalten Sie aufgrund der neuen Meldung "Probleme Ist-Eintritt" (die seit dem Jahresupdate beim Einstieg in die Bruttoerfassung erscheint) den Hinweis, dass diverse Dienstverhältnisnummern in Bezug auf die Beschäftigungsnummer korrigiert werden müssen, gehen Sie wie folgt vor:

Markieren Sie im Dienstnehmerstamm den jeweils zu korrigierenden Dienstnehmer und stellen Sie sich auf den Reiter "Dienstverhältnis".
Fügen Sie mit Rechtsklick auf einer Spaltenüberschrift mit "Spalte hinzufügen" das Feld "Beschäftigungs-Nr." hinzu. Standardmäßig wird das Feld "Beschäftigungs-Nr." nicht eingeblendet. Möchten Sie die Beschäftigungsnummer fix angezeigt bekommen, dann müssen Sie sich über die Feldauswahl (gelber zerfallener Würfel rechts unten) dieses Feld einblenden und speichern.
Vergleichen Sie nun das Feld "Beschäftigungsnummer" mit der jeweiligen Dienstverhältnisnummer (Spalte "DV-Nr.") und der Spalte "Ist-Eintritt".
Pro arbeitsrechtlichen Ist-Eintritt (Wiedereintritt) wird eine neue Beschäftigungsnummer benötigt. Anhand der Spalte "Ist-Eintritt" können Sie sich bei der Vergabe der Beschäftigungsnummern orientieren.

Hinweis

Für ruhende Dienstverhältnisse werden keine neuen Beschäftigungsnummern vergeben (= kein neuer arbeitsrechtlicher Ist-Eintritt). Ein paralleles Dienstverhältnis bekommt jedoch eine neue Beschäftigungsnummer (= arbeitsrechtlicher Ist-Eintritt, Spalte "Ist-Eintritt" ist angehakt).

3.2.4. Wozu dient das Feld "Parallele Besch.-Nr." / "Parallele Beschäftigungs-Nummer"?

Ist das Feld "Parallele Beschäftigungs-Nr." unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Dienstverhältnisse" mit einer Nummer befüllt, so ist dies ein Anzeichen dafür, dass es sich bei diesem Dienstverhältnis um eine parallele Beschäftigung handelt.

Eine parallele Beschäftigung kann neben einem ruhenden Dienstverhältnis laufen. Das heißt, zeitlich überschneiden sich diese beiden Dienstverhältnisse. Beide Dienstverhältnisse haben kein Ende eingetragen und erhalten in den Abrechnung laufend einen Abrechnungsstatus.

3.2.5. Warum weicht die Beschäftigungsnummer bei einer parallelen Beschäftigung von der Beschäftigung im ruhenden Dienstverhältnis ab?

Eine parallele Beschäftigung ist arbeitsrechtlich betrachtet ein eigenständiges Dienstverhältnis.

Daher benötigt diese Beschäftigung

eine neue Beschäftigungsnummer,
einen Eintrag im Feld "Parallele Beschäftigungs-Nummer" sowie
ein Häkchen im Feld "Ist-Eintritt" und bei Beendigung im Feld "Ist-Austritt".

3.2.6. Wie kann ein Dienstverhältnis im Nachhinein als paralleles Dienstverhältnis gekennzeichnet werden?

Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer kann am Reiter "Dienstverhältnisse" die Spalte "Parallele Beschäftigungsnummer" eingeblendet werden. Handelt es sich um eine parallele Beschäftigung, so ist in diesem Feld eine abweichende Nummer vom Hauptdienstverhältnis (z. B. Karenz-DV) einzutragen. Weiters handelt es sich bei einer parallelen Beschäftigung um ein arbeitsrechtlich eigenständiges Dienstverhältnis, daher ist im Feld "Ist-Eintritt" ein Häkchen zu setzen. Zu guter Letzt sind die Felder L16-Nr. und Beschäftigungsnummer zu prüfen, die Spalte "L16" beinhaltet im Normalfall die identische Nummer wie jene der "Beschäftigungsnummer".

Die Beschäftigungsnummer kann direkt am Reiter "Dienstverhältnisse" durch spaltenweises Bearbeiten angepasst werden. Die L16-Nummer ist im Dienstnehmerstamm am Reiter "Finanzamt" bei Feld "L16/E109a Nr" anzupassen.

3.2.7. Warum werden bestimmte Werte in alle vergangenen Dienstverhältnisse "zurückgeschrieben"?

Es ist zwischen Dienstverhältnis (LOHN) und Mitarbeiterstamm (CRM) zu unterscheiden. Im Mitarbeiterstamm existiert der betroffene Mitarbeiter nur einmal. Ebenso verhält es sich mit der Personentabelle. Somit existieren diese Felder auch nur einmal. Die Adresse liegt beispielsweise auf der Person. Wird diese geändert, dann erhält man bei Abfragen immer die neue Adresse, auch wenn die Auswertung ein früheres DIenstverhältnis oder ein Vorjahr betrifft.

Daten, die auf das jeweilige Dienstverhältnis geschrieben werden, können pro Dienstverhältnis unterschiedliche Ausprägungen haben. Beispielsweise ist der Ruhendstatus logischerweise am Dienstverhältnis und nicht am Mitarbeiter gespeichert. Deshalb können sich die Dienstverhältnisse im Feld "Ruhendstatus" voneinander unterscheiden.

Gleiches gilt auch für Daten, die sich monatlich ändern können. Beispielsweise kann sich die Ausprägung des Feldes "Tarifgruppe" bei Betrachtung mehrerer Dienstverhältnisse unterscheiden. Andernfalls wäre keine korrekte Abrechnung möglich.

3.2.8. Welche Besonderheiten hat das Haupt-DV (Hauptdienstverhältnis) und wozu ist es wichtig, das Häkchen korrekt zu setzen?

Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer kann am Reiter "Dienstverhältnisse" mit der Funktion "Hauptdienstverhältnis" das Häkchen manuell für das Haupt-DV gesetzt werden. In den meisten Fällen wird das Häkchen automatisch korrekt gesetzt.

Bei einer Neuanlage eines Dienstnehmers bzw. einem Wiedereintritt wird das Häkchen automatisch auf das zeitlich chronologisch letzte Dienstverhältnis gesetzt. Gibt es nur ein Dienstverhältnis, so ist dieses automatisch das Haupt-DV.

Wird untermonatig ein technischer Wechsel mit den Programmfunktionen "Aktiv -> Ruhend", "Wochenmodell ändern", "Tarifgruppenänderung" etc. durchgeführt, so wird das Häkchen automatisch für das Haupt-DV erst mit der Endverspeicherung des jeweiligen Monats auf das zeitlich chronologisch letzte Dienstverhältnis geändert.

Achtung: Ist bei der Anlage eines Dienstverhältnisses der Lohn-Basiseinstellungsmonat mit dem DV-Beginn nicht identisch, so ist das Häkchen für das Haupt-DV im DV-Beginnmonat manuell zu setzen.

Beispiel

DV 2 beginnt per 3.7., DV 1 endet per 28.6. In den Lohn-Basiseinstellungen ist der Juni eingestellt und DV 2 wird angelegt.

In diesem Fall wird mit der Endverspeicherung des Monats Juni nicht automatisch das Häkchen auf DV 2 gesetzt. Dieses ist im Monat Juli für DV 2 manuell zu setzen.

3.2.9. Warum ist es wichtig, dass das Häkchen für das Haupt-DV korrekt gesetzt ist?

Nur am Haupt-DV können die Daten "Beginn", "Anspruch" und "Einheit" aller Nichtleistungszeiten angepasst werden.
Ein Import ohne DV-Nummer funktioniert nicht korrekt, wenn das Haupt-DV-Häkchen falsch gesetzt ist.
Die Berufsbezeichnung am Lohnset wird vom Haupt-DV herangezogen.
Die Daten, die in der Dienstnehmerlistübersicht "Relevante DN" angezeigt werden, sind vom Haupt-DV.
Der DN-Vorschlag in der Bruttoerfassung ist das Haupt-DV.

3.2.10. Warum kann die Endverspeicherung nicht durchgeführt werden? Warum können die Nichtleistungszeiten nicht erfasst werden? Warum berechnen sich Daten falsch?

Sobald ein Fehler oder ein Hinweis im Programm aufpoppt, dass z. B. die Endverspeicherung nicht durchgeführt werden kann, Nichtleistungszeiten nicht erfasst werden können oder sich Daten falsch berechnen u. v. m., dann sind unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Dienstverhältnisse" folgende Felder auf ihre Plausibilität und Richtigkeit zu prüfen:

DV-Beginn
DV-Ende
Ist-Eintritt-Häkchen
Ist-Austritt-Häkchen
Haupt-DV-Häkchen
Beschäftigungsnummer
L16 Nummer

3.2.11. Müssen die Dienstverhältnisnummern in aufsteigender Reihenfolge sein und so zur zeitlichen Chronologie passen?

Nein. Die Reihenfolge der Dienstverhältnisnummern kann willkürlich sein. Relevant ist die Beschäftigungsnummer. Diese muss mit dem Ist-Eintritts-Häkchen übereinstimmen. Die L16-Nummer ist in den meisten Fällen identisch zur Beschäftigungsnummer. So kann es vorkommen, dass aufgrund von nachträglich erfassten Dienstverhältnissen die Dienstverhältnisnummern nicht mit der zeitlichen Chronologie übereinstimmen.

Beispiel

DV 4: 14.05.2002 bis 30.08.2010 (vorheriges DV nacherfasst) = Beschäftigungsnummer 2

DV 1: 01.01.2026 bis 15.03.2026 (vollversichert) = Beschäftigungsnummer 1

DV 2: 16.03.2026 bis 16.07.2026 (Mutterschutz) = Beschäftigungsnummer 1

DV 3: 17.07.2026 bis laufend (Karenz) = Beschäftigungsnummer 1

3.2.12. Kann das Ist-Austritts-Häkchen manuell am Reiter "Dienstverhältnisse" gesetzt werden?

Nein. Im Gegensatz zum Ist-Eintritts-Häkchen, das manuell gesetzt werden kann, befüllt sich das Feld "Ist-Austritt" nur, wenn mit der Schablone "Austritt" ein echter arbeitsrechtlicher Austritt erfasst wird.

3.2.13. Was bedeutet es, wenn ein Dienstverhältnis in kursiver Schrift mit einem Geldsäckchen dargestellt wird?

Das Geldsäckchen bedeutet, dass es sich um ein Lohndienstverhältnis handelt. Der Dienstnehmer ist demnach im LOHN sichtbar und abrechenbar. Wird das Dienstverhältnis in kursiver Schrift dargestellt, so handelt es sich um ein Dienstverhältnis einer anderen DV-Firma derselben Firmengruppe.

Im Zuge der Funktion "Ummeldung im Konzern" kommt es zu dieser Darstellung. So kann der gesamte Beschäftigungsverlauf eingesehen werden und es ist klar ersichtlich, welche Zeiträume zur anderen Firma gehören.

3.2.14. Muss bei einem Wechsel von geringfügig auf vollversichert ein neues Dienstverhältnis angelegt werden?

Grundsätzlich gilt: Ein neues Dienstverhältnis MUSS angelegt werden, wenn der Wechsel untermonatig stattfindet. Ist der Wechsel mit Ersten des Monats, so kann für einen guten Überblick ein neues Dienstverhältnis angelegt werden. Für die Abrechnung im Programm ist dies aber nicht unbedingt nötig.

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3.3. Wochenmodell

3.3.1. Wie ist bei einem Wochenmodellwechsel vorzugehen?

Wenn ein Dienstnehmer ein Wochenmodell wechselt, ist im Dienstnehmerstamm die Funktion Wochenmodell ändern zu verwenden. Es öffnet sich ein Dialog, in dem der Stichtag, zu dem der Wochenmodellwechsel erfolgt, sowie das neue Wochenmodell und einige andere Parameter erfasst werden müssen. Die Funktion legt dann ein neues Dienstverhältnis an, wenn der Wechsel nicht zum Monatsersten erfolgt. Dies ist erforderlich, da andernfalls die Urlaubsverwaltung sowie abrechnungsrelevante Daten nicht stichtagsgenau hinterlegt werden könnten. Wenn der Wechsel zum Ersten eines Monats erfolgt, kann der Anwender frei entscheiden, ob ein neues Dienstverhältnis angelegt werden soll oder nicht.

Weitere Informationen:

Wochenmodell ändern

Wochenmodell beim Mitarbeiter ändern (Lernvideo)

3.3.2. Kann der Wochenmodellwechsel auch über die Bruttoerfassung erfolgen?

Die Funktion Wochenmodell ändern steht auch in der Bruttoerfassung zur Verfügung. Allerdings kann beim Start über die Bruttoerfassung kein individueller Stichtag erfasst werden. Der Wechsel wird per Ersten des Abrechnungsmonats vorgenommen.

3.3.3. Wann sollte ein Wochenmodellwechsel in der Regel vorgenommen werden?

Wochenmodelländerungen sollten möglichst im aktuellen Abrechnungsmonat oder für die nahe Zukunft vorgenommen werden, da nachträgliche Änderungen am Wochenmodell nicht nur zu Veränderungen in der Lohnabrechnung, sondern auch zu Komplikationen in übergreifenden Paketen (ZEIT, LEA .) führen können.

Weitere Informationen:

Wochenmodelländerung (Lernvideo)

Wochenmodell ändern

3.3.4. Woran wird ein Vollzeit-Wochenmodell erkannt?

Vollzeit-Wochenmodelle haben im Lohnfirmenstamm am Reiter "Wochenmodelle" im Feld "VZ-WM-Nr" nichts eingetragen. Teilzeit-Wochenmodelle haben hingegen in diesem Feld die Nummer des Vollzeit-Wochenmodells hinterlegt.

Weitere Informationen: Anlage Wochenmodell

3.3.5. Welches Wochenmodell ist bei einem Dienstnehmer mit schwankenden Wochenstunden (z. B. wegen Schichtarbeit) zu hinterlegen?

Manche Dienstnehmer haben ein Arbeitszeitmodell, welches sich in einem mehrwöchigen Rhythmus wiederholt.

Beispiel 1
1. Woche 36 Stunden
2. Woche 40 Stunden
Danach wieder 36 Stunden usw.

Beispiel 2
Der BUAK-Kalender definiert für ein Jahr im Voraus lange und kurze Wochen.

Hinterlegen Sie in einem derartigen Fall im Feld "Wochenmodell" ein Wochenmodell, das mit den an ELDA gemeldeten Beschäftigungsstunden- und -tagen pro Woche und den durchschnittlichen Sollstunden pro Woche übereinstimmt. Bei einem BUAK-Mitarbeiter mit abwechselnd langer und kurzer Woche ist das üblicherweise ein Wochenmodell mit 5 Solltagen und 39 Sollstunden pro Woche. Bis 2018 wurde das Feld "Wochenmodell" zur Befüllung der "Beschäftigungsstunden pro Woche" in ELDA-Versichertenmeldungen herangezogen.

Zusätzlich ist unter ZEIT → Stammdaten → Schicht- und Dienstpläne ein Schicht-/Dienstplan zu erstellen. Dieses Programm ist mit der NTCS LOHN Lizenz abgedeckt. Dieser Schicht-/Dienstplan wird im Anschluss beim Dienstnehmer im Feld "Schicht-/Dienstplan" am Reiter "Allgemein/CRM" hinterlegt. So ist die automatische stundengenaue Erfassung von Nichtleistungszeiten und Feiertagen möglich.

Weitere Informationen:

Schicht-/Dienstpläne

BUAK-Kalender

3.3.6. Was bedeutet die Ausprägung "Lohnsperre" in den historischen Daten?

Können die Felder "Wochenmodell", "Teilzeitprozentsatz" bzw. "Kostenstelle" am Reiter "Historische Daten" unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer nicht bearbeitet werden, so liegt eine "Lohnsperre" vor.

Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstnehmer findet sich der Parameter "Historische Datenführung".

Mit der Standardausprägung "0 - Automatisch feststellen" sind die Daten vor Bearbeitungen gesichert.
Mit der Ausprägung "2 - Felder sind in CRM veränderbar" können die Felder direkt am Reiter "Historische Daten" manuell geändert werden.

Ist die "Lohnsperre" aktiv und haben Sie keine Berechtigung, den Parameterwert auf die Ausprägung "2 - Felder sind in CRM veränderbar" umzustellen, wenden Sie sich bitte an einen Ihrer internen Keyuser.

Achtung!

Stellen Sie den oben genannten Parameter nach der Änderung wieder auf den zuvor hinterlegten Wert (0 oder 1) um! Die Ausprägungen 0 oder 1 dienen als "Schutz" vor manuellen/unbewussten Änderungen von gewissen historischen Daten. Die historischen Daten sollen automatisch vom Programm ermittelt werden.

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3.4. Teilzeitprozentsatz

3.4.1. Was sagt der Teilzeitprozentsatz lt. Wochenmodell eines Dienstnehmers aus?

Dienstnehmer, bei denen ein Vollzeit-Wochenmodell hinterlegt ist, haben den Teilzeitprozentsatz 100 %. Bei Teilzeitkräften errechnet sich der Teilzeitprozentsatz folgendermaßen:

Sollstunden pro Woche / Sollstunden pro Woche des hinterlegten Vollzeit-Wochenmodells * 100

3.4.2. Warum kann ich den Wert des Teilzeit-Prozentsatzes lt. Wochenmodell nicht bearbeiten?

Der Teilzeit-Prozentsatz ist ein historisches Feld und stets abhängig vom Wochenmodell. Falls ein Wochenmodell eingegeben ist, errechnet er sich automatisch über folgende Division:

Sollstunden pro Woche / Sollstunden pro Woche des hinterlegten Vollzeit-Wochenmodells * 100

Nur wenn kein Wochenmodell hinterlegt ist, kann im Feld "Teilzeit-Prozentsatz" ein Wert manuell erfasst werden.

3.4.3. Warum wird bei einem Dienstnehmer der Teilzeit-Prozentsatz lt. Wochenmodell falsch berechnet?

Ursache für die "falsche" Berechnung des Teilzeit-Prozentsatzes ist in jedem Fall eine Einstellung am hinterlegten Wochenmodell. Folgende Ursachen kommen in Frage:

Es ist ein falsches Wochenmodell hinterlegt.
Das korrekte Wochenmodell ist zwar hinterlegt, aber die darin hinterlegten Tagesmodelle ergeben in Summe nicht die erwarteten Sollstunden pro Woche.
Es handelt sich um ein Teilzeit-Wochenmodell und es ist nicht das korrekte Vollzeit-Wochenmodell im Feld "VZ-WM-Nr" hinterlegt.

Der Teilzeit-Prozentsatz errechnet sich automatisch über folgende Division:

Sollstunden pro Woche / Sollstunden pro Woche des hinterlegten Vollzeit-Wochenmodells * 100

3.4.4. Wo kann die Teilzeitberechnung für den "Teilzeitprozentsatz lt. KV" definiert werden?

Unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträg e kann in den allgemeinen KV-Stammdaten die "Teilzeitberechnung" definiert werden. Diese ist wichtig für das Feld "Teilzeitprozentsatz lt. KV" am Reiter "Kollektivvertrag" im Dienstnehmerstamm. Ein falscher TZ-Prozentsatz führt auch zu falschen Monats-/Überstunden-/Tagesteilern.

3.4.5. Wie berechnet sich der Teilzeitprozentsatz lt. KV?

Es gibt 2 Möglichkeiten, wie sich der Teilzeitprozentsatz laut Kollektivvertrag berechnet. Die Ergebnisse unterscheiden sich nur im Nachkommabereich.
Die Berechnungsmöglichkeiten sind unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträg e beim Feld "Teilzeitberechnung" hinterlegt:

Variante 1: "Teiler aus Wochenmodell / Vollzeitwochenmodell" → Bedeutung: tatsächliche Wochenstunden / Wochenstunden des Vollzeitwochenmodells

Variante 2: "Stunden * 4,33 / Monatsteiler" → Bedeutung: tatsächliche Wochenstunden * 4,33 / Monatsteiler bei Vollzeitbeschäftigung

Beispiel: Ein Dienstnehmer arbeitet 25 Stunden pro Woche. Das Vollzeitwochenmodell umfasst 38,5 Stunden mit einem Monatsteiler von 167.

Variante 1: 25 / 38,5 * 100 = 64,9351

Variante 2: 25 * 4,33 / 167 * 100 = 64,8204

Hinweis

Bitte achten Sie auf die Erläuterungen im Text des jeweiligen Kollektivvertrags. In einzelnen Kollektivverträgen ist der genaue Monatsteiler mit Kommastellen zur Berechnung notwendig.

3.4.6. Wo kann definiert werden, dass der Monats-/Überstunden-/Tagesteiler automatisch aliquotiert wird?

Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstnehmer → Allgemein kann definiert werden, ob die Aliquotierung erfolgen und wie die Rundung vorgenommen werden soll.

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3.5. Eintritt und Wiedereintritt

3.5.1. Wie erfasse ich einen Wiedereintritt?

Voraussetzung für einen Wiedereintritt ist ein arbeitsrechtlicher Austritt. Im Programm Dienstnehmer finden Sie ausgetretene Dienstnehmer, wenn Sie die Combobox oben rechts auf "Ausgetretene Dienstnehmer" oder "Alle" stellen. Markieren Sie den relevanten Dienstnehmer.

Über einen rechten Mausklick am Datensatz des entsprechenden Dienstnehmers oder über Funktionen → "Dienstverhältnis ändern" steht die Funktion Wiedereintritt zur Verfügung. Wenn der Dienstnehmer nicht arbeitsrechtlich ausgetreten ist (z. B. befindet sich eine Dienstnehmerin nur in Karenz), steht die Funktion Wiedereintritt nicht zur Verfügung.

Weitere Informationen: Wiedereintritt

3.5.2. Wie erfasse ich einen Wiedereintritt, wenn der Austritt vor Einführung des NTCS Lohns erfolgt ist?

Das Thema Wiedereintritt von Mitarbeitern, für die es keinen Dienstnehmer gibt, ist gerade bei Neukunden im LOHN von besonderer Bedeutung. Die Lohnverrechnung wird praktisch immer mit Jänner eines Jahres auf dem neuen Lohnprogramm gestartet. Bereits viele Jahre davor können andere BMD NTCS Pakete mit Mitarbeiterdaten im Einsatz sein.

Beispiel
Die Lohnverrechnung wird mit dem NTCS Lohn ab Jänner des aktuellen Jahres geführt. Bereits seit einigen Jahren sind andere NTCS Pakete mit Mitarbeiterstammdaten wie beispielsweise LEA, PLE, ZEIT, PI etc. im Einsatz. Vor einigen Jahren hat ein Mitarbeiter bei der Firma gearbeitet und ist in einem Jahr vor der Lohneinführung ausgetreten. Im Jahr der Lohneinführung oder einem Folgejahr kommt es bei genau diesem Mitarbeiter zu einem Wiedereintritt.

Achten Sie darauf, dass beim Austritts-Dienstverhältnis sowohl das Austrittsdatum im Feld "Ende" als auch ein "Abmeldegrund", der einen echten arbeitsrechtlichen Austritt (= Ist-Austritt) bewirkt, erfasst sind. Sind andere Pakete als der LOHN im Einsatz, dann wird im Falle eines Austritts oft nur das Austrittsdatum erfasst, aber der Abmeldegrund vergessen oder er ist schlicht nicht bekannt. Da für dieses frühere Dienstverhältnis bestimmt keine Auswertung hinsichtlich des Abmeldegrundes gemacht wird und auch keine ELDA-Abmeldung notwendig ist, ist der tatsächliche Abmeldegrund für diesen Arbeitsschritt irrelevant. Wir empfehlen, den Abmeldegrund 3 "Einvernehmliche Lösung" zu verwenden, falls der tatsächliche Abmeldegrund nicht eruiert werden kann.

Mitarbeiter, die bereits ausgetreten sind, werden unter CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter nur unter der Ansicht "Ausgeschiedene Personen" oder "Aktive/Ausgeschiedene Personen" angezeigt.

Danach ist wie im Kapitel Wiedereintritt eines Mitarbeiters, der bei der Datenübernahme importiert wurde vorzugehen. Das heißt, ein neues Dienstverhältnis mit dem korrekten Wiedereintrittsdatum im Feld "Beginn" ist anzulegen und im Programm Dienstnehmer muss dieses neue Dienstverhältnis unter der Comboboxausprägung "Mitarbeiter, noch kein Dienstnehmer" bearbeitet werden.

Hinterlegen Sie am besten bei allen früher ausgetretenen Mitarbeitern einen echten arbeitsrechtlichen Abmeldegrund, sodass Sie im Bedarfsfall des Wiedereintritts nur noch das neue Dienstverhältnis anlegen und bearbeiten müssen.

Kontrollieren Sie die Dienstzeit mit der Funktion Dienstzeit ansehen und hinterlegen Sie anrechenbare Vordienstzeiten am gleichnamigen Reiter im Programm Dienstnehmer.

Ist der Mitarbeiter vor Einführung der NTCS Lohnverrechnung nicht ausgetreten, sondern hat lediglich in ein ruhendes Dienstverhältnis gewechselt, dann sind die Dienstverhältnisse im CRM-Mitarbeiterstamm chronologisch lückenlos und mit dem korrekten Ruhendstatus anzulegen. Danach sind alle lohnrelevanten Dienstverhältnisse im LOHN im Programm Dienstnehmer zu bearbeiten und mit Lohndaten zu befüllen. In diesem Fall handelt es sich nicht um einen Wiedereintritt, sondern um die Rückkehr aus einem ruhenden Dienstverhältnis.

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3.6. Wechsel Ruhend + Aktiv

3.6.1. Wie gehe ich korrekt vor, wenn ein Wechsel von einem aktiven auf ein ruhendes Dienstverhältnis über den Jahreswechsel erfolgen soll?

Wird im neuen Lohnjahr im Monat 1 die Funktion "Aktiv → Ruhend" genau für den Jahreswechsel angesprochen (31.12. und 01.01.), dann kommt folgende Meldung:

"Das Dienstverhältnisende liegt im Vorjahr. Es ist nicht möglich, Dienstverhältnisse über Jahresgrenzen hinweg umzustellen. Löschen Sie das Dienstverhältnis im aktuellen Jahr, führen Sie die Funktion im Vorjahr aus und machen Sie für den Dienstnehmer nochmals eine Jahresumstellung."

Folgende Schritte sind für eine korrekte Anlage notwendig:

Löschen des Dienstnehmers im neuen Jahr
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → rechte Maustaste am entsprechenden Datensatz → Löschen (F7) → Lohndienstverhältnis 202x löschen
Wechsel in das "alte" Lohnjahr
LOHN → Stammdaten → Lohn-Basiseinstellungen → Wechsel in das Vorjahr
Anlage des ruhenden Dienstverhältnisses im Vorjahr
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → rechte Maustaste auf der höchsten DV-Nr. des Dienstnehmers → Dienstverhältnis ändern → Funktion "Aktiv→Ruhend"
Jahresübernahme erneut durchführen
LOHN → Jahresende → Jahresumstellung durchführen

Die Jahresübernahme kann auch nur für einzelne Dienstnehmer durchgeführt werden.

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3.7. Austritt bzw. Storno der Anmeldung

3.7.1. Wie erfasse ich einen Austritt bei einem Dienstnehmer mit ruhendem Dienstverhältnis?

Bei Dienstnehmern, die direkt nach einem ruhenden Dienstverhältnis oder während eines solchen (oftmals in Karenz) austreten, muss die Funktion Austritt direkt am ruhenden Dienstverhältnis erfasst werden. Es muss somit KEIN weiteres Dienstverhältnis angelegt werden.

In der Austrittsschablone können wie gewohnt auch die Urlaubsersatzleistungstage eingegeben werden. Wird eine UEL erfasst und sollen ELDA-Meldungen erstellt werden, dann werden automatisch eine Anmeldung mit dem Austrittsdatum und eine Abmeldung mit Angaben zur Urlaubsersatzleistung, dem Ende der Beschäftigung und dem Ende Entgelt angelegt. Die UEL-/KÜE-Schablone ist am ruhenden Dienstverhältnis zu befüllen.

Besonderheit: Was muss ich bei einem Austritt beachten, wenn der Dienstnehmer ruhend ist, aber keine Verlängerung der Pflichtversicherung besteht?

3.7.2. Was muss ich bei einem Austritt beachten, wenn der Dienstnehmer ruhend ist, aber keine Verlängerung der Pflichtversicherung besteht?

Kommt es zu keiner Verlängerung der Pflichtversicherung (offene Urlaubstage kleiner 1), dann wird keine Anmeldung benötigt. Sie erfassen den Austritt mit der oben genannten Funktion am karenzierten Dienstverhältnis und tragen z. B. 0,6 Urlaubstage in der Austrittsmaske ein. Ende Beschäftigung, Ende Dienstverhältnis, Ende BV und Ende Entgelt sind identisch.

Für die korrekte Abrechnung müssen Sie in der Bruttoerfassung manuell über die Funktion "Monatsstammdaten" am Reiter "Tage" die SV-, LST- und BV-Tage auf "1" stellen. Die SV-Berechnung wird nun korrekt durchgeführt. Die Verrechnungsgrundlage auf der mBGM lautet "SV-Verrechnung und BV-Verrechnung ohne Zeit in der SV und BV". Diese Ausprägung wird automatisch hinterlegt, da keine ELDA-Anmeldung in diesem Zeitraum existiert. Auch das Kennzeichen für KE/UE wird automatisch gesetzt.

Weitere Informationen: Austritt während eines ruhenden Dienstverhältnisses

3.7.3. Ein Dienstnehmer tritt wider Erwarten doch nicht seine Arbeit an. Worauf ist zu achten?

Möglicherweise ist bereits ein Personalakt angelegt worden oder sind ELDA-Meldungen erstellt und gesendet worden. Dann darf ein Dienstnehmer, der doch nicht in der jeweiligen Firma seine Arbeit antritt, nicht einfach gelöscht werden, weil damit sämtliche Daten verloren gehen würden.

Eine bereits gesendete ELDA-Meldung muss storniert und gesendet werden. Eine entsprechende Funktion (Löschen/Stornieren) wird für bereits?? gesendete ELDA-Meldungen direkt bei der Meldung angeboten.

Weitere Informationen: Storno Anmeldung bei Nichtantritt (Lernvideo)

Ist die erstellte ELDA-Anmeldung jedoch noch nicht gesendet worden und gibt es noch keine Abrechnungen, so kann der Dienstnehmer direkt unter LOHN ? Stammdaten ? Dienstnehmer gelöscht werden. Beim Löschvorgang ist die Auswahlmöglichkeit "Mitarbeiter löschen" zu nutzen. So werden auch alle CRM Stammdaten gelöscht und die Personalnummer kann für einen anderen Dienstnehmer bei der Neuanlage genutzt werden.

3.7.4. Die ELDA-Anmeldung wurde storniert und der Dienstnehmer ist im LOHN verschwunden. Was ist passiert?

Wenn eine ELDA-Anmeldung (bzw. Mindestangabenmeldung) storniert wird und es nur ein Dienstverhältnis und keine Abrechnung in der Bruttoerfassung bzw. keinen Abrechnungsstatus ungleich . gibt, wird der Mitarbeiter auf "inaktiv" gestellt. Das Kennzeichen "inaktiv" bewirkt Folgendes bei diesem Mitarbeiter:

Das Feld "Aktiv" im CRM Mitarbeiterstamm wird auf "Nein" gesetzt (= inaktiv).
Das Feld "Fiktiv" im CRM Mitarbeiterstamm wird auf "Ja" gesetzt.
Das Eintrittsdatum wird beim Mitarbeiter und Dienstverhältnis gelöscht.

Der CRM Mitarbeiter ist weiterhin vorhanden. Deshalb kann unter derselben Personalnummer kein neuer Dienstnehmer angelegt werden! Im Dienstnehmerstamm ist der Dienstnehmer unter der Comboboxausprägung "Inaktive CRM Mitarbeiter" zu finden.

Hinweis

Ist für das Dienstverhältnis bereits eine Abrechnung vorhanden, wird durch Storno der Anmeldung keine der genannten Aktionen ausgeführt. In diesem Fall muss die Abrechnung zuerst gelöscht werden. Wenn Sie dann die Anmeldung stornieren, werden die genannten Aktionen ausgeführt.

Weitere Informationen: Storno Anmeldung bei Nichtantritt (Lernvideo)

3.7.5. Zu welchen Fehlerquellen kann es im Programm kommen, wenn ich die ELDA-Anmeldungen nicht korrekt storniert habe und das Dienstverhältnis bestehen bleibt?

Das Dienstverhältnis hat keinen Abrechnungsstatus oder einen Abrechnungsstatus ohne eine nennenswerte Abrechnung.
Das Dienstverhältnis ist als Eintritt und Austritt markiert. Ein etwaiges nachfolgendes Dienstverhältnis im selben Kalenderjahr kann aus diesem Grund möglicherweise nicht als erster Austritt im Kalenderjahr erkannt werden, wodurch die Kontrollsechstelberechnung nicht möglich ist.
Das Dienstverhältnis könnte versehentlich abgerechnet werden. Insofern könnte es zu einer versehentlichen Überweisung etc. kommen.
Das Dienstverhälnis wird in sämtlichen Auswertungen berücksichtigt (z. B. Personalkennzahlen, Auswertungsdesigner, Konjunkturstatistik, Lohnkonto ...)
Für mit diesem Dienstverhältnis ausgeführte Berechnungen werden Werte ermittelt.

3.7.6. Die ELDA-Anmeldung muss storniert werden, es gibt aber schon einen Abrechnungsstatus in der Bruttoerfassung. Welche Schritte muss ich beachten?

Die Abrechnung des entsprechenden Dienstnehmers muss über LOHN → Weitere Funktionen → Hilfsprogramme → Abrechnungen löschen gelöscht werden.
Stornieren der ELDA-Anmeldung direkt über die ELDA-Datendrehscheibe oder über den Reiter "ELDA" im Dienstnehmerstamm.

Durch das Stornieren der ELDA-Meldung wird der Dienstnehmer im Dienstnehmerstamm gelöscht bzw. auf "inaktiv" gestellt. Das Kennzeichen "Inaktiv" bewirkt folgendes bei dem Mitarbeiter:

Das Feld "Aktiv" im CRM Mitarbeiterstamm wird auf "Nein" gesetzt (= inaktiv).
Das Feld "Fiktiv" im CRM Mitarbeiterstamm wird auf "Ja" gesetzt.
Das Eintrittsdatum wird beim Mitarbeiter und Dienstverhältnis gelöscht.

Der CRM Mitarbeiter ist weiterhin vorhanden. Deshalb kann unter derselben Personalnummer kein neuer Dienstnehmer angelegt werden!

Hinweis

Gibt es mehrere Dienstverhältnisse, dann wird das aktuelle Dienstverhältnis im LOHN und CRM gelöscht.

Weitere Informationen: Storno Anmeldung bei Nichtantritt (Lernvideo)

3.7.7. Wo wird das Löschen von Dienstverhältnissen bzw. das Stornieren von ELDA-Meldungen dokumentiert?

Die Aktion wird im ELDA-Log vermerkt - inkl. eines Hinweises, wenn Dienstverhältnisse gelöscht worden sind.

3.7.8. Wie mache ich aus einem CRM Mitarbeiter wieder einen Dienstnehmer im LOHN?

Grundsätzlich würde man die Combobox auf "Mitarbeiter, noch kein Dienstnehmer" umstellen, die Person suchen und mit F6 den jeweiligen Mitarbeiter zum Dienstnehmer umstellen. War der Dienstnehmer aber bereits im LOHN vorhanden und ist auf Grund der Stornierung der Anmeldung "verschwunden", so ist der Mitarbeiter NICHT unter "Mitarbeiter, noch kein Dienstnehmer" ersichtlich. Der Dienstnehmer ist unter der Comboboxausprägung "Inaktive CRM Mitarbeiter" im LOHN Dienstnehmerstamm zu finden. Unter CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter im Fenstermenü "Ansicht" wechseln Sie die Ansicht auf "ausgeschiedene Personen". Suchen Sie den jeweiligen Mitarbeiter und stellen Sie diese Felder wie folgt ein:

Das Feld "Aktiv" im CRM Mitarbeiterstamm auf "Ja" setzen (=aktiv).
Das Feld "Fiktiv" im CRM MItarbeiterstamm auf "Nein" setzen.
Das Feld "Lohnverrechnung" im CRM Mitarbeiterstamm kontrollieren, ob dieses auf "Ja" gesetzt ist.

Anschließend ist dieser Mitarbeiter wieder im LOHN unter der Combobox "Mitarbeiter, noch kein Dienstnehmer" ersichtlich und kann zum Dienstnehmer umgestellt werden.

Weitere Informationen: CRM Mitarbeiter als Dienstnehmer festlegen

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3.8. Löschen

3.8.1. Warum kann ich das markierte Dienstverhältnis nicht löschen?

Es kann nur das zeitlich letzte Dienstverhältnis gelöscht werden. Dies soll verhindern, dass versehentlich ein vergangenes Dienstverhältnis gelöscht wird.

Hinweis

Die Ausnahme bilden nicht abgerechnete Dienstverhältnisse einer fallweisen Beschäftigung.

3.8.2. Wie lösche ich einen Dienstnehmer?

Wenn Sie einen Mitarbeiter in der Dienstnehmerliste (LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer) löschen möchten, markieren Sie das zu löschende Dienstverhältnis und führen Sie die Funktion "Löschen (F7)" aus.

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Dienstnehmer 20xx löschen: Hier wird der Dienstnehmer für das entsprechende Lohnjahr im LOHN gelöscht.
Dienstnehmer inkl. DV löschen: Hier wird das markierte Dienstverhältnis des Dienstnehmers gelöscht.
Mitarbeiter löschen: Hier wird der CRM Mitarbeiter unwiderruflich gelöscht, auch im CRM.

Sobald gesendete ELDA-Meldungen und Abrechnungen sowie Angehörige bei einem Dienstnehmer existieren, ist ein Löschen nicht immer möglich. Beachten Sie weitere Informationen in der Onlinehilfe Mitarbeiter löschen.

Achtung!

Beachten Sie, dass der Löschvorgang NICHT rückgängig gemacht werden kann!

3.8.3. Wo lösche ich ein Dienstverhältnis im Dienstnehmerstamm?

Möchte man ein Dienstverhältnis löschen, so ist im Dienstnehmerstamm (LOHN → Stammdaten) im Bereich Dienstnehmer das Dienstverhältnis auszuwählen und mit dem Löschsymbol (Papierkorb) des Fenstermenüs zu löschen.

Weitere Informationen:

Mitarbeiter löschen bzw. Dienstverhältnis löschen

3.8.4. Warum ist das Papierkorb-Symbol am Reiter "Dienstverhältnisse" ausgegraut?

Sobald ein Dienstverhältnis ein Geldsäckchen hat und somit als Lohndienstverhältnis markiert ist, kann ein Dienstverhältnis nur mit dem Papierkorbsymbol im Fenstermenü von LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer gelöscht werden. (Siehe Frage: Wo lösche ich ein Dienstverhältnis im Dienstnehmerstamm?) Am Reiter "Dienstverhältnisse" wird der Papierkorb ausgegraut. Ein Löschen eines Lohndienstverhältnisses ist auf diesem Reiter nicht möglich:

Solange das Dienstverhältnis nur im CRM existiert und kein Geldsäckchen als Zeichen eines Lohndienstverhältnisses hinterlegt hat, kann das Dienstverhältnis unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Dienstverhältnisse" gelöscht werden. Der Papierkorb wird aktiv schwarz dargestellt:

Weitere Informationen: Mitarbeiter löschen bzw. Dienstverhältnis löschen

3.8.5. Ich habe einen Dienstnehmer versehentlich gelöscht. Kann ich den Vorgang rückgängig machen?

Grundsätzlich nicht! Sofern nur der Dienstnehmer im LOHN gelöscht worden ist und nicht der CRM Mitarbeiter, und der Mitarbeiter im Vorjahr existiert, kann für den betroffenen Dienstnehmer eine Jahresumstellung gemacht werden.

Die vergangenen Monate des aktuellen Jahres müssen nacherfasst werden. Wenn nicht nur der Dienstnehmer, sondern auch der CRM Mitarbeiter gelöscht worden ist, muss er neu angelegt werden. Alle Daten – nicht nur aus dem LOHN – sind nachzuerfassen.

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3.9. Dienstnehmer zusammenspielen

3.9.1. Wie können zwei Dienstnehmer zusammengespielt werden?

In BMD 5.5 musste für die geringfügige Beschäftigung neben der Karenz eine eigene Personalnummer angelegt werden. Nach der Übernahme sind natürlich auch zwei unterschiedliche Nummern für die gleiche Person vorhanden. Nach Einführung der mBGM darf für jeden Mitarbeiter nur eine mBGM erstellt werden. Mitarbeiter, die nur aus organisatorischen Gründen mehrmals im System angelegt worden sind, müssen für die mBGM gemeinsam beachtet werden. Aus diesem Grund ist ein Zusammenspielen dieser Dienstnehmer (geringfügiges DV und karenziertes DV) notwendig.

Unter LOHN → Weitere Funktionen → Hilfsprogramme → Dienstnehmer zusammenspielen wird zuerst überprüft, ob ein Zusammenspielen der Mitarbeiternummern überhaupt möglich ist. Bei positivem Prüfungsergebnis wird direkt im Anschluss das Zusammenspielen durchgeführt. Ist die Prüfung aus welchem Grund auch immer negativ, wird das Zusammenspielen abgebrochen.

Zusätzlich gibt es noch eine andere Funktion im CRM, welche insbesondere dannn zur Verfügung steht, falls es sich um keinen Dienstnehmer im LOHN handelt:

CRM → Stammdaten → Hilfsprogramme → Zusammenspielen → Mitarbeiter zusammenspielen.

3.9.2. Ich habe 2 Personalnummern, eine im laufenden Jahr und die andere im Vorjahr. Diese gehören eigentlich zusammen. Was muss ich tun?

Folgender Fall liegt vor: Im laufenden Jahr findet sich ein geringfügiges Dienstverhältnis mit der Personalnummer 101. Im Vorjahr gibt es ein ruhendes Dienstverhältnis mit der Personalnummer 100. Beide Personalnummern gehören zur selben Person. Wenn während eines ruhenden Dienstverhältnisses gearbeitet wird, dann ist keine eigene Personalnummer anzulegen, sondern ein neues Dienstverhältnis mit der Funktion "paralelle Beschäftigung anlegen".

Wie können die beiden Personalnummern nun auf einer Personalnummer mit 2 Dienstverhältnissen zusammengefasst werden?

Damit die Funktion Dienstnehmer zusammenspielen genutzt werden kann, müssen beide Dienstverhältnisse im selben Jahr und Monat sein. Unter LOHN → Stammdaten → Lohn-Basiseinstellungen ist ins Vorjahr einzusteigen. Das ruhende Dienstverhältnis (PNR 100) ist bis Ende des Jahres abzurechnen. Es handelt sich dabei nur um eine Info-Lohnart, die monatlich in der Bruttoerfassung abgerechnet wird. Daher kommt es zu keiner Änderung der steuerlichen Abrechnung. Die Info-Lohnart kann somit ohne Bedenken monatlich bis Jahresende erfasst werden. Sind alle Monate bis einschließlich Dezember endverspeichert, kann für diesen einen Dienstnehmer (PNR 100) eine Jahresumstellung durchgeführt werden.

Im laufenden Jahr ist dieses Dienstverhältnis (PNR 100) ebenfalls bis zum laufenden Monat mit derselben Info-Lohnart wie im Vorjahr abzurechnen.

Wenn nun beide Dienstnehmer bis zum selben Monat einen Abrechnungsstatus haben, kann die Funktion Dienstnehmer zusammenspielen genutzt werden. Sobald beide Dienstverhältnisse auf einer Personalnummer zusammengeführt worden sind, wird auf beiden Dienstverhältnissen weiter abgerechnet. Werden zu Beginn eines Monats in der Bruttoerfassung die Lohnarten für die Firma aktiviert, so spielt sich die Info-Lohnart beim ruhenden Dienstverhältnis (DV 1) automatisch ein. Für das geringfügige Dienstverhältnis werden die Lohnartn ebenfalls aktiviert. Nach dem Zusammenspielen kann auch beim geringfügigen Dienstverhältnis (DV 2) ein Austritt und beim ruhenden Dienstverhältnis (DV 1) die Funktion "Ruhend → Aktiv" genutzt werden.

3.9.3. Wo liegt der Unterschied zwischen "Dienstnehmer zusammenspielen" und "Mitarbeiter zusammenspielen"?

Dienstnehmer zusammenspielen: LOHN Funktion, die innerhalb einer Firma zur Anwendung kommt und bei Vorliegen von Dienstnehmern im LOHN ausgeführt werden muss. Diese Funktion verfügt über detaillierte Prüfungen und Sicherheitsmaßnahmen, die speziell für den LOHN ausgerichtet sind.

Mitarbeiter zusammenspielen: CRM Funktion, die firmenübergreifend zur Anwendung kommt. Bei Vorliegen eines Dienstnehmers im LOHN steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Weitere Informationen:

LOHN - Dienstnehmer zusammenspielen

CRM - Mitarbeiter zusammenspielen

3.9.4. Wie muss ich vorgehen, wenn ich Dienstnehmer nach einer Übernahme aus BMD 5.5 zusammenspielen möchte?

Wenn ein Dienstnehmer mehrere Personalnummern in der BMD 5.5 hatte, sind nach der Übernahme folgende Schritte für das Zusammenspielen zu beachten:

LV122S: Die bereits gesendeten mBGMs werden nach der Übernahme der Daten von BMD 5.5 in den NTCS LOHN in der BMD 5.5 Lohnverrechnung mit dem Programm LV122S storniert.
Dienstnehmer zusammenspielen: Nach der Übernahme der Daten in die NTCS Lohnverrechnung werden die Dienstnehmer mit dem Programm Dienstnehmer zusammenspielen zusammengeführt.
(Hier muss nicht auf die neu erstellten mBGMs geachtet werden, da diese in BMD 5.5 noch vorhanden sind, es gibt dort die Original-mBGM und den entsprechenden Stornosatz.)
Zustand zurücksetzen: Für die zusammengespielten Dienstnehmer, die in der NTCS nun unter einer gemeinsamen Mitarbeiternummer laufen, muss in der mBGM-Zustandsverwaltung der Zustand auf "Nein" gestellt werden (LOHN → Weitere Funktionen → Zustände).
mBGM neu erstellen: Im Programm mBGM erstellen (LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → mBGM erstellen) ist im Anschluss für jeden abgerechneten Monat eine neue mBGM zu erstellen. Mit diesem Schritt werden nun die Beiträge für die Karenz und die Geringfügigkeit in einer mBGM dargestellt.
mBGM an ELDA senden: Die nun erstellten mBGMs sind für den jeweiligen Monat in der ELDA-Datendrehscheibe vorhanden und können für alle Monate gesendet werden. Dazu kann in der ELDA-Datendrehscheibe die linke Combobox auf die Ausprägung "laufendes Jahr + Dez. VJ" gestellt werden.

Achtung!

Wenn die Daten für mehrere Monate in die NTCS Lohnverrechnung übernommen worden sind, werden auch für alle bereits abgerechneten Monate die mBGMs neu erstellt. Es muss also nach der Zusammenlegung der Nummern in JEDEN Monat eingestiegen werden, die mBGMs werden neu erstellt und für jeden Monat gesendet!

Weitere Informationen:

Dienstnehmer zusammenspielen

Zustandsverwaltung

mBGM erstellen

3.9.5. Wann ist die Funktion "Dienstnehmer zusammenspielen" zu verwenden?

Hat man parallele Dienstverhältnisse in Verwendung und werden diese unter einer Personalnummer geführt, kann eine mBGM ordnungsgemäß erstellt werden. Ist jedoch eine zweite Personalnummer angelegt worden, dann müssen die Dienstnehmer zusammengefasst werden. Verwenden Sie dafür unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Extras die Funktion Dienstnehmer zusammenspielen.

Die Funktion prüft, ob aus Sicht des LOHNS zwei Dienstnehmer zusammengespielt werden können. Ist dies der Fall, wird die CRM Funktion Mitarbeiter zusammenspielen angewandt. Wird ein Ausschlusskriterium erkannt, dann wird die Funktion mit einem entsprechenden Hinweis abgebrochen, warum das Zusammenspielen nicht funktioniert.

Hinweis

Kontrollieren Sie nach Durchführung der Funktion am Dienstnehmer → Reiter "Angehörige" die Angehörigendaten. Entfernen Sie ggf. Dubletten!

Zukünftig müssen geringfügige Beschäftigungen während eines ruhenden Dienstverhältnisses mit der Funktion Parallele Beschäftigung anlegen begonnen werden.

Weitere Informationen:

Neuanlage paralleles Dienstverhältnis

Mitarbeiter zusammenspielen

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3.10. Passwort

3.10.1. Kann ich das Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" mittels Makro befüllen?

Wenn Dienstnehmer die Lohnsets per E-Mail erhalten, steht man oft vor dem Problem, wie diese mit einem Passwort gesichert und vor allem individuell je Dienstnehmer durch einen klar definierten Algorithmus ermittelt werden können. Will man das Passwort nicht selbst eingeben, so kann man es durch ein Makro bei der Neuanlage eines Dienstnehmers automatisch befüllen lassen.

Im Dienstnehmerstamm unter dem Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" kann das gewünschte Passwort für jeden Dienstnehmer manuell hinterlegt werden.

3.10.2. Wo kann ich das Makro für das Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" hinterlegen?

In diesem angeführten Beispiel, soll das Passwort den ersten 4 Stellen der SV-Nummer des jeweiligen Dienstnehmers entsprechen. Lautet die SV-Nummer 1234081167, dann ist demnach das Passwort 1234.

Ein Makro ist immer auf jenem Feld zu hinterlegen, durch welches das Passwort ermittelt werden soll! Das gewünschte Makro wird somit auf dem Feld "SVNR" hinterlegt. Durch Befüllen bzw. Durchbestätigen des Feldwertes kann das Makro ausgeführt und somit der Wert auf das Feld "Passwort Lesen/Öffnen" übertragen werden.

Über einen rechten Mausklick am Kontextmenü zum Feld "SVNR" gelangen Sie in die Feldeigenschaften.

Hier gibt es 3 Felder "Makro", "F4 Makro" und "F8 Makor", die Folgendes bedeuten:

Makro: Das hier hinterlegte Makro wird ausgeführt, wenn das Feld durch Enter bestätigt wird.
F4 Makro: Das hier hinterlegte Makro wird ausgeführt, wenn am Feld die Taste F4 gedrückt wird.
F8 Makro: Das hier hinterlegte Makro wird ausgeführt, wenn am Feld die Taste F8 gedrückt wird.

Immer wenn das Feld "SVNR" durch Enter bestätigt wird, soll das Makro ausgeführt und das Passwort neu ermittelt und geschrieben werden. Also hinterlegen Sie das Makro für diesen Anwendungsfall im Feld "Makro".

3.10.3. Wie sieht ein Makro aus, das den Wert aus einem Feld ausliest und auf ein anderes überträgt?

Beispiel

Das folgende Makro wird in diesem Beispiel am Feld "SVNR" über die Feldeigenschaften hinterlegt und liest dann diesen Wert aus. Hier werden durch das u. a. Makro die ersten 4 Stellen der SV-Nummer herangezogen und ins Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" hineingeschrieben.

Der folgende Makrotext kann bequem eingefügt werden.

//$WIZARD
//$ VAR_277710757964927===Feld SVNR
//$ VAR_275170757967241===Feld Passwort Lesen/Öffnen PDF
//$ VAR_126590757972115===SVNR
//$ GETDBVALUE===GetDBValue
//$ VAR_126590757972115===SVNR
//$ COPY===Copy
//$ SETDBVALUE===SetDBValue
// ==============================================
// Erstelldatum des Ausweises : 18.06.2026 14:35:55
// Ersteller : BMD
// Beschreibung : Feldmakro SVNR
// Die ersten 4 Stellen der SVNummer werden ausgelesen und in das Feld Passwort Lesen/Öffnen PDF geschrieben.
// ==============================================
VAR_277710757964927 := 'MCA_PER_SVNR';
VAR_275170757967241 := 'MCA_PER_PASSWORT_READ_PDF';
VAR_126590757972115 := BMD_GETDBVALUE(VAR_277710757964927);
VAR_126590757972115 := BMD_COPY(VAR_126590757972115,0,4);
BMD_SETDBVALUE(VAR_275170757967241,VAR_126590757972115);

Beispiel

Natürlich lassen sich auch andere Makros definieren. Beispielsweise könnte das Passwort aus den ersten 2 Buchstaben des Vor- und Nachnamens und dem zweistelligen Geburtsmonat zusammengesetzt sein.

// ==============================================

// Datum, an dem die Gruppe erstellt wurde. : 01.01.2023

// Ersteller : BMD

// Beschreibung : Initialisierung des Lese-Passwortes

// 2 Stellen Vorname + 2 Stellen Nachname + letzten 11 Stellen der IBAN

// Kleinbuchstaben

// Umlaute werden nicht umgewandelt

// führenden Nullen der IBAN werden nicht entfernt

// ==============================================

// Ermittelt den Vornamen des Dienstnehmers, ändert alle Buchstaben auf Kleinschreibung und nimmt nur die ersten beiden Buchstaben.

Vorname := BMD_GETDBVALUE('MCA_PER_VORNAME'); //GetValue

VornameKlein := BMD_LOWER(vorname);

VornameKurz := BMD_COPY(VornameKlein,1,2);

// Ermittelt den Nachnamen des Dienstnehmers, ändert alle Buchstaben auf Kleinschreibung und nimmt nur die ersten beiden Buchstaben.

Nachname := BMD_GETDBVALUE('MCA_PER_NAME'); //GetValue

NachnameKlein := BMD_LOWER(Nachname);

NachnameKurz := BMD_COPY(NachnameKlein,1,2);

// Ermittelt die IBAN des Dienstnehmers und nimmt nur die letzten 11 Stellen der IBAN

Iban := BMD_GETDBVALUE('MCU_PER_IBAN'); //GetValue

IbanKurz := BMD_COPY(iban,10,11);

// Fügt die 3 Teile zu einem gesammten Passwort zusammen

Passwort := VornameKurz + NachnameKurz + IbanKurz;

// Schreibt das Passwort in das Feld "PDF Passwort lesen"

BMD_SETDBVALUE('MCA_PER_PASSWORT_READ_PDF',passwort); //SetValue

Hinweis

Zu beachten ist, dass das Makro immer dann angestoßen werden muss, wenn sich eines der zugrundeliegenden Felder verändert haben könnte.

Weitere Informationen:

Makro Grundlagen

Makroeditor

3.10.4. Wie viele Zeichen darf das Passwort für Lesen/Öffnen im Dienstnehmerstamm haben?

Da das Passwort des jeweiligen Mitarbeiters in der Datenbank verschlüsselt gespeichert wird, erhöht sich die Anzahl der erfassten Zeichen. Es ist daher nicht möglich, die maximale Zeichenlänge des Feldes (= 50 Zeichen) tatsächlich zu verwenden. Somit darf das Passwort für Lesen/Öffnen eine Zeichenanzahl von 16 Stellen nicht überschreiten. Werden mehr als 16 Zeichen erfasst, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

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3.11. Kostentypen

3.11.1. Wie kann ich eine Kostentypenfindung einstellen?

Eine Kostentypenfindung ermöglicht es, bei Neuanlage eines Dienstnehmers automatisch mit dessen Nummer einen beliebigen Kostentyp (Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich) anzulegen.

Sobald ein Dienstnehmer angelegt wird, wird im Hintergrund automatisch ein CRM Mitarbeiter angelegt und auf diesem kann eine sogenannte Kostentypenfindung etabliert werden. Dementsprechend finden Sie die dafür relevanten Parameter im CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → KORE/FIBU. Des Weiteren sind Einstellungen unter KORE → Stammdaten → Kostentypen-Findung vorzunehmen.

Weitere Informationen:
Kostentypenfindung im Speziellen für Mitarbeiter
Allgemein Kostentypenfindung

3.11.2. Wie kann ich die Feldauswahl am Reiter "Kostenverteilung" für alle Dienstnehmer ändern?

Wenn am Reiter "Kostenverteilung" im Dienstnehmerstamm die Kostentypen für alle Dienstnehmer auf einmal sichtbar sein sollen (da beispielsweise zu einer Kostenverteilung nach Kostenstellen auch Kostenträger hinzukommen), kann standardmäßig am Reiter Kostenverteilung zusätzlich zur Spalte "Kostenstelle" auch die Spalte "Kostenträger" eingeblendet werden.

Anpassungen je Dienstnehmer
Wollen Sie die Spalten für einzelne Dienstnehmer einstellen, steht die Funktion "Einstellungen" am Reiter Kostenverteilung zur Verfügung.

Anpassungen für mehrere Dienstnehmer
Möchten Sie die Spalten jedoch für viele Dienstnehmer einstellen, dann gibt es einfachere Möglichkeiten, dies zu bewerkstelligen. Sie können die Spalten "Kostvert-Kostenstellen (Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich)-Eingabe" in der Liste im Dienstnehmerstamm einblenden und die Einstellung der Spalten auf einmal mit rechter Maustaste der Funktion "Spalte bearbeiten" verändern.

Zusätzlich sollte ein entsprechender DN-Vorschlag in der Lohnfirma hinterlegt werden, sodass bei der Neuanlage eines Dienstnehmers die Spalten automatisch mit den gewünschten Werten initialisiert werden.

LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → DN-Vorschlag → Reiter "Divers", folgende Felder können angesteuert werden:

Kostvert-Abteilung-Eingabe
KostVert-Art
KostVert-Dimension-Eingabe
KostVert-Fix
Kostvert-Geschäftsbereich-Eingabe
Kostvert-Kostenstellen-Eingabe
Kostvert-Kostenträger-Eingabe
KostVert-Lohnart-Eingabe

Weitere Informationen:

Einstellungen für Kostenverteilung

DN-Vorschlag

3.11.3. Warum sind die Felder "Jahr" und "Monat" am Reiter "Kostenverteilung" nicht eingeblendet?

Die Felder "Jahr" und "Monat" im Programm Dienstnehmer am Reiter Kostenverteilung sind nur dann eingeblendet und relevant, wenn die Combobox am Reiter auf die Ausprägung "Zukunft" gestellt ist. Steht die Combobox auf der Ausprägung "Aktuell", sind sowohl Monat als auch Jahr nicht relevant, weil es sich immer um den aktuellen Abrechnungsmonat (höchster abgerechnet Monat mit Abrechnungsstatus) handelt.

Im Programm Bruttoerfassung wird das Feld "Monat" nur dann in der Kostenverteilung eingeblendet, wenn die Combobox entweder auf der Ausprägung "Original+Aufrollung" oder "Aufrollung" steht. Nur im Falle einer Aufrollung ist die Angabe des Monats relevant.

Weitere Informationen: Einstellungen für Kostenverteilung

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3.12. Körperschaften

3.12.1. Wie ist vorzugehen, wenn bei einem Dienstnehmer die ÖGK gewechselt werden muss?

Bearbeiten Sie den Dienstnehmer am Reiter "Versicherung" und stellen Sie die neue ÖGK ein. Sofern der Monat bereits in der Bruttoerfassung bearbeitet worden ist, werden Sie gefragt, ob diese Änderung erst ab dem nächsten Monat oder bereits im aktuellen Monat berücksichtigt werden soll. Muss der ÖGK-Wechsel noch im aktuellen Monat berücksichtigt werden, ist das Programm Abrechnungen durchführen zu starten.

Vergessen Sie nicht, neue mBGMs zu erstellen. Automatisch wird eine Abmeldung bei der alten ÖGK und eine Anmeldung bei der neuen ÖGK erstellt. Da der Wechsel zum Monatsersten erfolgt, ist kein neues Dienstverhältnis anzulegen.

Seit 2023 werden die Daten für die Anmeldung bei der neuen ÖGK mit der Abmeldung von der alten ÖGK gemeldet (neue Felder).

3.12.2. Wie kann ich eine ELDA-Meldung für einen Dienstnehmer manuell erstellen?

Verwenden Sie im Programm Dienstnehmer den Reiter "ELDA". Mit der Funktion F5 (Neu) können Sie neue Versichertenmeldungen, Arbeits- und Entgeltbestätigungen etc. manuell erstellen.

Hinweis

mBGMs bzw. Lohnzettel (L16) können nicht manuell erstellt werden.

Weitere Informationen: ELDA-Datendrehscheibe

3.12.3. Wie ist vorzugehen, wenn zwar eine Wiener DGA für einen Dienstnehmer anfällt, aber die Kommunalsteuer an eine andere Gemeinde entrichtet werden muss?

Wenn die Wiener DGA (U-Bahn-Steuer) für einen Dienstnehmer zwar anfällt, aber die Kommunalsteuer an eine andere Gemeinde abgeführt werden muss, dann ist im Feld Gemeinde Lfd-Nr im Programm Dienstnehmer am Reiter "Gemeinde" jene Wiener Gemeinde zu hinterlegen, die davor im Programm Lohnfirmen am Reiter "Gemeinden" angelegt worden ist.

Zusätzlich ist eine Gemeindeverteilung mit 100 % auf die gewünschte andere Kommunalsteuergemeinde zu hinterlegen. Im Feld Arbeitsstätte ist eine Arbeitsstätte in Wien zu wählen, die wiederum zuvor im Programm Lohnfirmen am Reiter "Arbeitsstätte" angelegt worden ist. Dies gilt auch für Konstellationen, in denen der Dienstnehmer ausschließlich in Telearbeit (bzw. im Homeoffice) in Wien arbeitet und nicht an einer Arbeitsstätte der Firma.

3.12.4. Wo hinterlege ich einen individuellen Prozentsatz für den Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag?

Um einen individuellen Prozentsatz abrechnen zu können, stellen Sie bitte unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer direkt am Reiter "Finanzamt" am Feld "DZ" die Ausprägung auf "Ja, prozentuelle Bmg". Um den gewünschten DZ-Prozentsatz zu erhalten, muss am Feld "DZ - Bmg Prozentsatz" der anteilige Wert erfasst werden.

Beispiel

Standard-DZ-Prozentsatz: 0,39 ( entspricht 100 %)
reduzierter DZ-Prozentsatz: 0,20
100 / 0,39 * 0,20 = 51,28

Es empfiehlt sich, einen DN-Vorschlag im Lohnfirmenstamm zu hinterlegen.

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3.13. Abrechnung

3.13.1. Wie geht man vor, wenn man mit der NTCS Lohnverrechnung beginnt und einen Dienstnehmer abrechnen muss, der nur noch eine Urlaubsersatzleistung (UEL) bekommt?

Rechnen Sie seit Beginn eines neuen Lohnjahres eine Lohnfirma mit dem NTCS LOHN ab, so kann es durchaus vorkommen, dass ein Dienstnehmer noch im alten Jahr ausgetreten ist, aber bis ins neue Jahr eine Urlaubsersatzleistung (UEL) bzw. Kündigungsentschädigung (KÜE) bekommt. Das Problem in einem derartigen Fall ist, dass solche Dienstnehmer nicht einfach in der Bruttoerfassung abgerechnet werden können.

Genau für solche Fälle gibt es im Programm Dienstnehmer unter dem Menü "Extras" die Funktion UEL-/KÜE-Schablone für Neukunden.

Diese Funktion wird benötigt, wenn mit der Abrechnung im BMD NTCS LOHN neu begonnen wird und Dienstnehmer existieren, die bereits im Vorjahr ausgetreten sind, deren UEL und/oder Kündigungsentschädigung aber noch ins laufende Jahr reicht.

Damit die Beiträge für das Folgejahr abgerechnet bzw. abgeführt werden können, muss die UEL-/KÜE-Schablone für Neukunden gestartet werden.

Für die Verwendung dieser Funktion müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Das Austrittsdatum muss im Vorjahr liegen.
Ende Entgelt liegt im aktuellen Jahr.
Es darf noch keine Abrechnung vorhanden sein.
In den Lohn-Basiseinstellungen ist der Monat 1 hinterlegt.

Es öffnet sich die UEL-/KÜE-Schablone für Neukunden und Sie können die SV-Beträge für das neue Lohnjahr manuell eingeben. Abhängig von den Eingaben in diesem Fenster werden autormatisch die entsprechenden Lohnarten in die Bruttoerfassung gestellt.

Weitere Informationen:

Abrechnung von Austritten

UEL-/KÜE- Schablone

3.13.2. Wie erfasse ich einen Zuzugsfreibetrag § 103 Abs. 1a EStG (Wissenschaftler, Sportler)?

Der Zuzugsfreibetrag § 103 Abs. 1a EStG (Wissenschaftler, Sportler) muss am Lohnzettel (L16) ausgewiesen werden. Der entsprechende Betrag kann in das Feld "Lohnsteuer Freibetrag" im Dienstnehmerstamm eingegeben werden. Am Lohnzettel (L16) ist der Betrag im Feld "Berücksichtigter Freibetrag gemäß § 63 oder § 103 Abs. 1a" ersichtlich.

Als Zuzugsfreibetrag werden 30 % der laufenden Lohnsteuerbemessungsgrundlage (ohne § 67, d. h. ohne Jahressechstelüberhang, ohne 4/5 frei bei Abfertigung ...) erfasst. Der Betrag ist manuell zu berechnen.

3.13.3. Ich habe ein Feld im Dienstnehmerstamm verändert, weshalb sich der Abrechnungsstatus im aktuellen Monat von L auf 0 verändert hat. Warum ist das passiert und was muss ich jetzt tun?

Dies passiert durch die Bestätigung der Abfrage, ob diese Änderung für den aktuellen Abrechnungsmonat oder ab dem Folgemonat gültig ist. Soll die Änderung bereits im aktuellen Monat berücksichtigt werden, dann wird der Abrechnungsstatus von L auf 0 zurückgesetzt.

Der Abrechnungsstatus wird verändert, damit der Dienstnehmer mit den nun aktuellen Daten abgerechnet werden muss. Dies verhindert, dass die Abrechnung fälschlicherweise mit den alten Daten erfolgt.

Führen Sie das Programm Abrechnungen durchführen oder den Abrechnungsstapel aus.

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3.14. Stammdaten

3.14.1. Kann die Branchenerfahrung im Dienstnehmerstamm verwaltet werden?

Die Branchenerfahrung kann unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Vordienstzeiten" mitgeführt werden. Es ist nötig, die Vordienstzeiten immer am zeitlich letzten Dienstverhältnis zu führen, da nur dieses im Auswertungsdesigner ausgelesen werden kann.

Unter LOHN → Auswertungen kann im Auswertungsdesigne r eine Liste angelegt werden, um die Branchenerfahrung auszuwerten. Aufgrund dieser Liste kann schnell eruiert werden, welcher Gruppe und welchem Arbeitsjahr dieser Dienstnehmer zugeteilt werden muss. Die Zuteilung erfolgt dann manuell unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Kollektivvertrag".

Hinweis

Möchten Sie die Liste mit uns gemeinsam einstellen, kontaktieren Sie uns bitte für einen kostenpflichtigen Termin unter Kontakt zu BMD.

3.14.2. Wie kann ich im Feld "Beruf" die Berufsbezeichnung vordefinieren?

Berufsbezeichnungen können über CRM → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Berufe verwaltet werden. Es muss lediglich mit der Neuanlage (F5) eine Nummer mit der Berufsbezeichnung vergeben werden.

Im LOHN → Dienstnehmer wird im Feld "Beruf" mit der Funktion F4 (blauer Pfeil) in das Menüprogramm Berufe verzweigt, wo die gewünschte Berufsbezeichnung ausgewählt und übernommen werden kann.

Weitere Informationen: CRM - Berufe

3.14.3. Gibt es die Möglichkeit, bei Neuanlage oder Änderung der IBAN des Dienstnehmers einen Workflow zu starten, um ein Vieraugenprinzip sicherzustellen und zur Betrugsbekämpfung?

Ja, ein Workflow kann eingerichtet werden, der startet, wenn die IBAN des Dienstnehmers geändert wird. Die Bankverbinung wird zuerst als gesperrt markiert und nicht bei Überweisungen verwendet. Beim Versuch, an den Dienstnehmer zu überweisen, steht er auf der Fehlerliste. Natürlich wird für den Dienstnehmer auch keine Telebankingdatei erstellt. Erst wenn ein anderer Benutzer seine Workflowaufgabe erledigt, das heißt, die Kontrolle durchgeführt hat, wird die Bankverbindung wieder als entsperrt markiert.

Für diese Einstellung ist das Lizenzpaket "10232 Workflow (nscrmwfl)" erforderlich.

Weitere Informationen: Bankverbindungen

3.14.4. Die Adresse eines Dienstnehmers wird von einem Benutzer geändert, der nicht im LOHN arbeitet. Was ist hinsichtlich der ELDA-Adressmeldung zu beachten?

Ein Benutzer, der nicht im LOHN arbeitet, führt die Adressänderung im Programm Mitarbeiter im CRM durch. Dieser Benutzer verfügt über keine Lohn-Basiseinstellungen. Bei der Änderung der Adresse – egal in welchem Paket – wird eine ELDA-Meldung vom Typ Adressmeldung erstellt. Da der ausführende Benutzer nicht im LOHN arbeitet und keine Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt hat, wird die Adressmeldung dem Monat und Jahr gemäß dem Tagesdatum laut dem Betriebssystem zugeordnet. Die ELDA-Adressmeldung ist über die ELDA-Datendrehscheibe vom LOHN zu senden.

Unter Umständen kann es dabei zu Fallkonstellationen kommen, in denen die Lohnverrechnung laut Lohn-Basiseinstellungen noch mit dem abgelaufenen Monat beschäfigt ist, aber für den aktuellen Monat bereits eine Adressänderung durchgeführt worden ist.

Beispiel

Ein Dienstnehmer bezieht am Monatsersten seine neue Wohnung und meldet dies in der Firma am zweiten des Monats. Der zuständige Benutzer ändert die Adresse des Dienstnehmers sogleich, wodurch eine Adressmeldung ausgelöst wird und aufgrund fehlender Lohn-Basiseinstellungen dem Monat laut Tagesdatum zugeordnet wird.

Die Lohnverrechnung arbeitet jedoch bis zum 10. des Monats im abgelaufenen Monat und sendet auch die ELDA-Meldungen dafür.

Da die erzeugte Adressmeldung bereits dem aktuellen Monat zugeordnet ist, fällt sie den Lohnverrechnern bei der Bearbeitung des abgelaufenen Monat nicht auf.

Beachten Sie, dass bei der Comboboxausprägung "laufender Monat" am Reiter "ELDA" bzw. in der ELDA-Datendrehscheibe wie der der Name aussagt, nur ELDA-Meldungen des laufenden Monats laut den Lohn-Basiseinstellungen angezeigt werden. Meldungen, die einen späteren Monat betreffen, werden nicht angezeigt. Dafür können die beiden anderen Comboboxausprägungen "laufendes Jahr + Dez. VJ" bzw. "alle Jahre" verwendet werden.

3.14.5. Wie kann ich am Reiter "Schnitte" manuelle Werte erfassen?

Damit eine manuelle Erfassung möglich ist, stellen Sie die Ausprägung der Combobox auf "Berechnungsbasis".

3.14.6. Warum lässt sich der Schnitt nicht manuell bearbeiten?

Wenn der Schnittbasiswert von der Herkunft "Lohnart" kommt, dann kann dieser nicht manuell geändert werden. Soll eine Erfassung vorgenommen werden, muss die Ausprägung der Combobox "Berechnungsbasis" aufweisen.

Jetzt ist eine manuelle monatsbezogene Eingabe einer Lohnart mit Menge oder Betrag mit den Vorzeichen "+" oder "-" möglich.

3.14.7. Worauf ist bei der Anlage eines begünstigt behinderten Dienstnehmers zu achten?

Wird bei einer Neuanlage eines Dienstnehmers das Feld "Invalidität in %" mit einem Mindestprozentsatz von 50 % befüllt, dann werden die Felder "DB", "DZ" und "Kommunalsteuer" automatisch auf die Ausprägung "Nein" gesetzt. Des Weiteren erfolgt die Umstellung des Feldes "U-Bahn-Steuer" auf "U-Bahn-Steuer befreit".

Wird die Erfassung des Prozentsatzes nachträglich vorgenommen, dann müssen die oben angeführten Felder manuell adaptiert und auch ggf. in der Bruttoerfassung über die Funktion "Aufrollung Monatsfeld" in den "Monatsstammdaten" aufgerollt werden.

3.14.8. Wie erhält man einen frühzeitig erhöhten EFZG-Anspruch, wenn der Dienstnehmer in der ersten Hälfte des Kalenderjahres eingetreten ist?

Bestehen bei Eintritt eines Dienstnehmers bereits anrechenbare Vordienstzeiten, dann gebührt ein erhöhter EFZG-Anspruch in jenem Kalenderjahr, in dem der DN überwiegend mit dem erhöhten EFZG-Anspruch beschäftigt ist.

Beispiel

Variante A: Eintritt mit 01.05.2010 als Angestellter

Mit 30.04.2025 wird das 15. Dienstjahr vollendet. Der höhere Entgeltfortzahlungsanspruch (10 statt 8 Wochen) würde somit ab 01.05.2025 zustehen.

Da der überwiegende Teil des Arbeitsjahres im Kalenderjahr 2025 liegt, muss der höhere Entgeltfortzahlungsanspruch bereits ab 01.01.2025 einsetzen.

Lösung: In der NTCS ist am Reiter "Vordienstzeiten" beim Dienstnehmer der Zeitraum 01.01. bis 30.04.2010 einzutragen. Die Dienstzeit passt sich an und der Anspruch wird mit 01.01.2025 erhöht.

Variante B: Eintritt mit 01.08.2010 als Angestellter

Mit 31.07.2025 wird das 15. Dienstjahr vollendet. Der höhere Entgeltfortzahlungsanspruch (10 statt 8 Wochen) würde somit ab 01.08.2025 zustehen.

Da mehr als die Hälfte des Arbeitsjahres im Kalenderjahr 2026 liegt, muss der höhere Entgeltfortzahlungsanspruch erst ab 01.01.2026 einsetzen.

Hinweis

Für weitere rechtliche Informationen wenden Sie sich bitte an die ÖGK.

Artikel der ÖGK: Entgeltfortzahlung: Umstellung von Arbeitsjahr auf Kalenderjahr, Stand: 23.06.2026

3.14.9. Warum werden manche historische Daten nicht in der Liste der Dienstnehmer angezeigt?

Historische Daten (Wochenmodelle, Urlaub-Anspruch …) können im Programm Dienstnehmer am gleichnamigen Reiter sowie im CRM unter Stammdaten → Personen → Mitarbeiter → Historische Daten kontrolliert werden. Historische Daten können sich auch untermonatig ändern. Beispielsweise ändert ein Dienstnehmer während des Monats die Abteilung oder das Wochenmodell. Dementsprechend ändert sich ggf. ab diesem Tag auch der Urlaub-Anspruch. Um dies stichtagsgenau verwalten zu können, müssen diese Daten historisch geführt werden.

Beispiel

Der Dienstnehmer hat mit 2. des Monats das Wochenmodell geändert, wodurch ein neues Dienstverhältnis angelegt worden ist. Der Dienstnehmer wird weiters keiner Kostenstelle mehr zugeteilt. Beide Feldwerte werden von der Datenbanktabelle "PSM" (Personalstamm - Monat) herangezogen. Für jedes Dienstverhältnis gibt es für jeden Monat ein Feld und darin steht die jeweilige Stammkostenstelle bzw. das jeweilige Wochenmodell. Deshalb können die Daten auf beiden Dienstverhältnissen in der Liste unterschiedlich angezeigt werden.

Die Felder "Urlaub-Anspruch" bzw. "Urlaub-Einheit" in der Dienstnehmerliste stammen aus der Datenbanktabelle "MIT" (Mitarbeiter) – gemeint ist damit der Mitarbeiterstamm im CRM. In dieser Tabelle ist jeder Mitarbeiter bzw. Dienstnehmer nur einmal angelegt, auch wenn er mehrere Dienstverhältnisse, Aus- und Wiedereintritte hatte. Bestimmte historische Daten, die nicht abrechnungsrelevant sind, können sich auch ohne Anlage eines neuen Dienstverhältnisses ändern. Nur der Wert vom Haupt-DV wird in der Dienstnehmerliste angezeigt. In jenem Feld, in dem der Wert nicht ermittelt werden kann, wird der Text "Keine Anzeige (siehe Reiter Historische Daten)" angezeigt.

Historische Daten von DV 1:

Historische Daten von DV 2:

Im Programm Dienstnehmer erhält man über die Funktion Extras → Historische Mitarbeiterdaten Schnellbearbeitung eine exzellente Übersicht.

3.14.10. Muss für Pflegeberufe eine Schwerarbeit erfasst werden?

Ja, ab dem Lohnjahr 2026 ist für Pflegeberufe bzw. Pflegepersonal Schwerarbeit zu erfassen.

3.14.11. Wo stellt man ein, dass Dienstnehmer im Dienstnehmerstamm direkt beim Einstieg alphabetisch sortiert sind?

Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer soll die Sortierung der Dienstnehmer direkt beim Einstieg alphabetisch angezeigt werden. Dazu den Dienstnehmerstamm öffnen. Im BMD Standard erfolgt die Sortierung der Dienstnehmer nach der Mitarbeiternummer.

Zur Sortierung nach dem Alphabet steigen Sie oben rechts bei den drei Punkten in die Feldauswahl ein und wechseln hier auf den Reiter "Sortierung". Im linken Bereich wählen Sie das Feld, nach dem sortiert werden soll und im rechten Bereich, ob die Sortierung nach auf- oder absteigender Reihenfolge erfolgen soll. Wird nun der Dienstnehmerstamm geschlossen und neu geöffnet, so werden die Dienstnehmer alphabetisch sortiert, ohne einen Doppelklick auf der Spalte "Nachname" tätigen zu müssen.

3.14.12. Wie finde ich einen Dienstnehmer, bei dem ich nicht weiß, auf welcher Firma er angelegt wurde?

Mit der Funktion "Erweiterte Suche - Dienstnehmer" unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Menü "Extras" finden Sie eine Funktion, mit der man datenbankweit nach einem Dienstnehmer suchen kann.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle Mitarbeiter von allen Firmen über alle Datenbestände hinweg gesucht werden können. Beachten Sie, dass diese Funktion Mitarbeiterdaten aus dem CRM abfragt und anzeigt und keine Dienstnehmerdaten aus dem LOHN. Insbesondere werden auch jene Mitarbeiterdaten angezeigt,

deren Daten im LOHN durch Datenbesitzergruppen am Datenbestand der Lohnfirma oder am Dienstnehmer geschützt sind
UND KEIN Schutz durch eine Datenbesitzergruppe im CRM existiert.

Das heißt, Daten zu einem Mitarbeiter, der im CRM durch die Hinterlegung einer Datenbesitzergruppe geschützt ist, werden nicht angezeigt.

Natürlich werden in diesem Fenster keine abrechnungsrelevanten Daten der Dienstnehmer angezeigt, sondern lediglich Mitarbeiterdaten zur Identifikation. Die erweiterte Suche eignet sich vor allem dann, wenn man nicht genau weiß, ob ein bestimmter Dienstnehmer bzw. in welcher Firma bzw. welchem Datenbestand dieser angelegt worden ist.

3.14.13. Wie kann ein Feld gespiegelt werden?

Beispiel

Soll beispielsweise ein Stammdatenfeld aus dem Programm Dienstnehmer in ein Freifeld gespiegelt werden, so wird ein Makro benötigt.

Das Feld "Beruf" aus dem Programm Dienstnehmer soll auf das "Freifeld 1" aus dem Reiter "Divers" gespiegelt werden (wenn eine Bezeichnung übergeben werden soll, muss das Freifeld alphanumerisch sein). Steigen Sie mit Rechtsklick im Feld "Beruf" unter "Feldeigenschaften" ein.

In den Feldeigenschaften finden Sie 3 Felder "Makro", "F4 Makro" und "F8 Makro", die folgendes bedeuten:

Makro: Das hier hinterlegte Makro wird ausgeführt, wenn das Feld durch Enter bestätigt wird.
F4 Makro: Das hier hinterlegte Makro wird ausgeführt, wenn am Feld die Taste F4 gedrückt wird.
F8 Makro: Das hier hinterlegte Makro wird ausgeführt, wenn am Feld die Taste F8 gedrückt wird.

Ist der Makro-Editor über das Feld "Makro" geöffnet worden, muss auf den "Expertenmodus" umgestellt werden. Dies finden Sie im oberen Fensterbereich als Button vor.

Im Expertenmodus wird das Makro nun definiert. Die Funktion "SETDBVALUE" kann von der rechten Seite gesucht und eingefügt werden.

In welches Freifeld die Bezeichnung des Berufes gespiegelt werden soll, muss mit dem Datenbanknamen des Feldes definiert werden (in diesem Beispiel 'MCA_PSJ_FREIFELDA01_50'). Den Namen des Datenbankfeldes finden Sie in der Feldauswahl unter der Spalte "BMDCONST-Name".

Sobald nun das Feld "Beruf" am Reiter "Allgemein/CRM" befüllt und mit Enter bestätigt wird, wird der Inhalt des Feldes in das gewünschte Freifeld gespiegelt.

Im Folgenden finden Sie den Makrotext aus diesem Beispiel zum einfachen Kopieren und Einfügen. Beachten Sie, dass ggf. manuelle Anpassungen am Makro notwendig sind, wenn beispielsweise ein anderes Freifeld verwendet wird.

BMD_SETDBVALUE('MCA_PSJ_FREIFELDA01_50',FIELD_INPUT_VALUE);

Weitere Informationen: Makro Grundlagen

3.14.14. Wenn ich eine E-Mail-Adresse eingebe, erhalte ich die Hinweismeldung "Die Adresse x@y konnte nicht aufgelöst werden". Was ist zu tun?

Sie geben eine E-Mail-Adresse ein und erhalten folgende Hinweismeldung:

Die Adresse <eingegebene E-Mail-Adresse> konnte nicht aufgelöst werden!
Bitte überprüfen Sie Ihre Eingabe noch einmal.

Dann kontrollieren Sie die besagte E-Mail-Adresse auf ihre Richtigkeit. Möglicherweise liegt ein Tippfehler vor.

Die Hinweismeldung kommt deshalb, weil die E-Mail-Adresse nicht aufgelöst werden kann. Im Prinzip wird dabei die Domäne der E-Mail-Adresse (z. B. gmx.at) geprüft. Diese Prüfung wird über folgenden Parameter aktiviert bzw. deaktiviert:

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → E-Mail-Einstellungen → Domäne prüfen

Weitere Informationen: Verwaltung E-Mail-Adressen

3.14.15. Wie kann ich eine Combobox für ein Freifeld anlegen?

Nicht nur bei Freifeldern können Comboboxen individuell angelegt werden. Comboboxen haben den Vorteil, dass bei einem Feld fix vordefinierte Ausprägungen, die man zuvor individuell angelegt hat, zur Verfügung stehen und nur mehr diese übernommen werden müssen. Somit ist gegeben, dass jeder Anwender dieselben Bezeichnungen vergibt und Tippfehler vermieden werden.

Beispiel: In einem Feld muss die Abteilung des Mitarbeiters vermerkt werden. Einige Kollegen werden beispielsweise die Bezeichnung von der Abteilung ausschreiben (Lohnverrechnung) und andere wiederum verwenden eine Abkürzung (LV). Mit einer Combobox kann dies vermieden werden.

Mit Rechtsklick im gewünschten Feld im Dienstnehmerstamm unter den "Feldeigenschaften" können über das Feld "Nur Benutzerwerte erlauben" die gewünschten Ausprägungen definiert werden.

Über Setzen des Häkchens oder mit F8 gelangen Sie in die Benutzerverwaltung.

Hinweis

Sollen die Benutzerwerte für alle Firmen gelten, darf im Feld "Firma" keine Firmennummer hinterlegt werden (= 0). Sind beispielsweise eine allgemeine Ausprägung unter der Firma 0 und eine firmenspezifische Ausprägung unter demselben Schlüssel vergeben, dann greift für die Firma mit der firmenspezifischen Ausprägung ebendiese und für alle anderen Firmen die allgemeine.

Wie üblich gilt: Spezifische Einstellungen gehen immer vor allgemeinen Einstellungen.

Ein Wiedereinstieg in den Dienstnehmerstamm ist notwendig, da die Feldauswahl bzw. die Feldeinstellungen geändert worden sind und diese erst neu geladen werden müssen.

3.14.16. Wo im Programm kann ich Vorteile aus dem Dienstverhältnis wie Fahrzeuge, Handys, Laptops etc. verwalten?

Wird bei einem Dienstnehmer ein neuer Kfz-Sachbezug in der Lohnverrechnung abgerechnet, werden nach der Ermittlung des Sachbezugwertes Daten wie "Erstzulassungsjahr", "Anschaffungswert", "CO2-Ausstoß" und "Halber Sachbezug" nicht im LOHN dauerhaft gespeichert.

Aus diesem Grund empfehlen wir, Firmenressourcen wie z. B. Fahrzeuge, Handys, Bücher etc. unter CRM → Ressourcen zu verwalten. Hier können Sie für jedes Sachbezugs-Kfz, welches Firmeneigentum darstellt, alle erforderlichen Daten verwalten. Zudem können Sie diese Ressourcen einem Mitarbeiter zuordnen, der diese Ressource dauerhaft nutzt (Sachbezugsauto) oder sich ausgeliehen hat (Fachbuch). Im Programm Dienstnehmer kann unter Funktionen → Detail → "Betriebsmittel" dem jeweiligen Dienstnehmer eine vorher angelegte Ressource zugeordnet werden.

Bei Sachbezügen empfiehlt sich außerdem die Anlage eines Austrittshinweises im Programm Dienstnehmer. Ein Austrittshinweis erscheint, sobald ein Austritt mit der Funktion bei dem Dienstnehmer erfasst wird. Als Hinweistext könnte man hinterlegen, dass bei einem Austritt das Sachbezugsauto bei einer bestimmten Person abgegeben werden muss.

Weitere Informationen: Ressourcen

3.14.17. Wie kann die IBAN vom Feld "Bank Auftraggeber" bei allen Dienstnehmern auf einmal ausgetauscht werden?

Direkt im Programm ist dies nicht möglich. Die Bankverbindung muss pro Dienstnehmer unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Allgemein/CRM" ausgetauscht werden. Dazu ist mit F4 ein neues Fenster zu öffnen und die Bankverbindung auszuwählen.

Eine schnellere Möglichkeit des Austausches bietet der Import der IBAN mit dem Programm Dienstnehmer importieren. Damit der Import korrekt dem jeweiligen Dienstnehmer zugeordnet werden kann, sind die Felder "DV-Firma" und "Mitarb-Nr." Pflicht. Für den Import der IBAN des Feldes "Bank Auftraggeber" wird das Feld "DVH_LOHN_BANKVERBINDUNG" (Bank Auftraggeber) benötigt.

Das Eingabeformat lautet: BLZ/Bankkontonummer oder SWIFT/IBAN, jeweils durch Schrägstrich getrennt. Die Bankverbindung muss in der Lohnfirma bereits angelegt sein.

3.14.18. Wie können im Dienstnehmerstamm die Detail-Reiter ein- bzw. ausgeblendet werden?

Unter LOHN → Stammdaten das Programm "Dienstnehmer" öffnen. Oben links auf das Burgermenü

klicken und den Bereich "Layout" auswählen. Alle Reiter mit einem Häkchen werden angezeigt. Mit "Layout ändern (Drag & Drop)" können die Reiter in die gewünschte Reihenfolge gebracht werden.

3.14.19. Wo sieht man, wann das Feld "Alterspension möglich ab" bzw. andere Stammdatenfelder befüllt wurden?

Sobald das Feld "Alterspension möglich ab" unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Versicherung" bzw. andere Stammdatenfelder befüllt werden, schreibt sich eine Zeile in das Änderungsprotokoll. Das Änderungsprotokoll ist ein Detail-Reiter im Dienstnehmerstamm. Hier werden der User, der das Feld befüllt hat, sowie der Tag und Zeitpunkt protokolliert.

3.14.20. Wie können Felder im Dienstnehmerstamm für alle bzw. mehrere Dienstnehmer gleichzeitig auf denselben Wert angepasst werden?

Ist ein Feld im Dienstnehmerstamm für alle Dienstnehmer auf denselben Wert zu ändern, so kann in der Listübersicht des Dienstnehmerstamms das entsprechende Feld eingeblendet werden. Mit rechter Maus auf die Spaltenüberschrift findet sich die Funktion "Spalte bearbeiten". Sollen nur bestimmte Dienstnehmer geändert werden, so ist zuerst auf diese Dienstnehmer zu filtern und dann kann die Funktion "Spalte bearbeiten" genutzt werden.

Achtung!

Die Funktion "Spalte bearbeiten" steht nicht bei jedem Feld zur Verfügung. Wenn die Funktion ausgegraut ist, so kann die automatische Bearbeitung für eine schnelle Bearbeitung genutzt werden. Dazu mit Doppelklick in den ersten zu ändernden Dienstnehmer einsteigen und mit rechter Maus auf die Überschrift "Dienstnehmer" klicken:

Dann das zu ändernde Feld bearbeiten. Mit "Speichern" springt das Programm automatisch zum nächsten Dienstnehmer der Liste in den Bearbeitemodus. Wenn nur bestimmte Dienstnehmer zu ändern sind, dann ist zuerst in der Listübersicht ein Filter zu setzen und dann in den ersten gefilterten Dienstnehmer einzusteigen.

3.14.21. Wie geht man vor, wenn sich der Nachname eines Dienstnehmers ändert?

Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer ist am Reiter "Allgemein/CRM" der Nachname anzupassen. Es ist keine Änderungsmeldung nötig. Mit der nächsten mBGM wird die Änderung der ÖGK mitgeteilt.

Achtung!

Das Feld "Nachname" ist ein CRM Feld. Das bedeutet, dass es dienstverhältnisunabhängig ist. Wird der Nachname auf einem Dienstverhältnis geändert, so synchronisiert sich der neue Name auf alle anderen Dienstverhältnisse. Möchte man den alten Nachnamen im Programm vermerken, so kann am Reiter "Notzien" eine entsprechende Anmerkung hinterlegt werden.

3.14.22. Wie legt man einen Dienstnehmer für eine Arbeitskräfteüberlassung (AKÜ) an?

Die Anlage erfolgt zunächst wie gewohnt unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer. Damit dieser Dienstnehmer für eine AKÜ gekennzeichnet ist, ist bei der Neuanlage am Reiter "Versicherung" das Feld "Sozialfonds" auf die Ausprägung "AKÜ" zu stellen.

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4. Lohnarten

4.1. Lohnarten-Arten

4.1.1. Was ist eine Anwenderlohnart?

Anwenderlohnarten:

Werden vom Anwender im Programm Bruttoerfassung eingegeben.
Befinden sich im Nummernbereich 1 bis 7499.
Sind in den allermeisten Fällen vom Anwender insbesondere hinsichtlich der Pflichtigkeiten zu warten.

4.1.2. Was ist eine Semisystemlohnart?

Semisystemlohnarten:

Können vom Anwender im Programm Bruttoerfassung eingegeben werden. Meistens – aber nicht immer – werden Sie durch eine Automatik in die Bruttoerfassung gestellt.
Befinden sich im Nummerbereich 7500 bis 7999.
Werden durch WebUpdates angelegt bzw. gewartet.

4.1.3. Was ist eine Systemlohnart?

Systemlohnarten:

Können im Programm Bruttoerfassung nicht eingegeben werden.
Werden im Rahmen der Abrechnung ermittelt (Programm Abrechnungen durchführen).
Befinden sich im Nummernbereich 8000 bis 9999.
Werden duch WebUpdates angelegt bzw. gewartet.

4.1.4. Was ist eine Eingabelohnart?

Eingabelohnarten:

Verfügen typischerweise über keine Pflichtigkeiten, werden nicht verbucht und stehen nicht am Lohnset.
Sind selbst Anwenderlohnarten und lösen durch Koppelungen andere Anwenderlohnarten mit Pflichtigkeiten aus oder haben eine Lohnartenschablone hinterlegt.
Erleichtern die Eingabe.

Beispiele für Eingabelohnarten sind die Lohnart 2999 "ÜStd./MStd. Schablone (Eingabe)" oder 2750 "Telearbeitspauschale (Eingabe)".

4.1.5. Was ist eine Informationslohnart?

Informationslohnarten:

Verfügen über keine Pflichtigkeiten und werden nicht verbucht.
Werden idealerweise am Lohnkonto zur besseren Nachvollziehbarkeit angedruckt.
Sind Anwenderlohnarten.
Werden verwendet, um Informationen darin zu speichern, die selbst nicht abgerechnet werden sollen, aber für Auswertungen oder zur Wertermittlung anderer Lohnarten benötigt werden.

Beispiele für Informationslohnarten sind die Lohnarten 2190 "Krank ohne Entgelt (Info)" oder 7497 "Pendlerdrittel (Info laut Pendlertage)".

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4.2. Allgemein

4.2.1. Gibt es eine Hierarchie im Lohnartenstamm?

Eine firmenspezifische Lohnart hat Vorrang vor einer KV-spezifisch angelegten Lohnart und diese wiederum hat Vorrang vor einer global angelegten Lohnart.

4.2.2. Wie berechnet sich eine Lohnart?

Einige Felder aus LOHN → Stammdaten → Lohnarten vom Reiter "Name, Bruttoerfassung" sind für die Wertberechnung einer Lohnart relevant.

Achtung!

Diese Frage bezieht sich nicht auf eine Lohnart, die ihren Satz oder ihren Betrag aus dem Berechnungsgenerator erhält!

Um herauszufinden wie sich der Wert einer Lohnart ergibt, sind folgende Felder zu betrachten:

Monatsteiler oder Überstundenteiler: Die Felder sind unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Kollektivvertrag" zu prüfen.
Prozentsatz
Aliquotierung: Wenn hier nicht explizit eine bestimmte Aliquotierung hinterlegt ist, sondern die Ausprägung "Wie im KV-Stamm hinterlegt", so ist zunächst unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge beim KV des jeweiligen Dienstnehmers am Reiter "Allgemein" das Feld "Aliquotierung" zu prüfen. Ist hier ebenso keine explizite Aliquotierung eingestellt, sondern die Ausprägung "wie im General-KV hinterlegt", so ist dasselbe Feld im General-KV zu prüfen.
Fixwert: Es ist zu prüfen, ob sich die Lohnart den Fixwert einer oder mehrerer anderer Lohnarten ausliest. Die Fixwerte können unter LOHN → Stammdaten in den Kollektivverträgen, bei den Lohnfirmen oder beim Dienstnehmer direkt jeweils am Reiter "Fixwerte" hinterlegt sein.
Teilzeit-Prozentsatz anwenden: Es ist der Teilzeit-Prozentsatz laut Wochenmodell unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Allgemein/CRM" und laut KV am Reiter "Kollektivvertrag" zu prüfen.
Veränderbar durch Neuberechnung: Ist dieses Feld mit "Ja" angehakt und ändert sich eine der Lohnarten, deren Fixwert diese Lohnart zur Berechnung ausliest, so verändert sich diese Lohnart.

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4.3. Kopieren und Ändern

4.3.1. Wie kann ich eine Lohnart kopieren?

Im Programm Lohnarten markieren Sie die jeweilige Lohnart und wählen die Funktion Lohnart kopieren. In der Funktionsleiste steht die Funktion Lohnart kopieren zur Verfügung. Nach dem Kopieren sollte die Bezeichnung der Lohnart geändert werden. Kontrollieren Sie sämtliche Felder im Lohnartenstamm und führen Sie notwendige Änderungen durch.

Weitere Informationen: Lohnart kopieren

4.3.2. Kann ich die Lohnartennummer ändern?

Ja. Verwenden Sie dafür die Funktion Lohnart-Nr umstellen. Diese Funktion steht unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten unter "Extras" bei globalen Lohnarten zur Verfügung.

Weitere Informationen: Lohnart-Nr umstellen

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4.4. KV- und firmenspezifisch

4.4.1. Warum kann ich eine Lohnart nicht KV- oder firmenspezifisch anlegen?

Bevor eine Lohnart KV- oder firmenspezifisch angelegt werden kann, muss die Lohnart global existieren. Eine ausschließlich KV- oder firmenspezifisch angelegte Lohnart gibt es nicht.

4.4.2. Weshalb kann ich die Pflichtigkeit einer Lohnart nicht KV- oder firmenspezifisch adaptieren?

Die Pflichtigkeit einer Lohnart kann prinzipiell nicht KV- oder firmenspezifisch abgeändert werden! Die Pflichtigkeit existiert nur einmal, nämlich global!

Hinweis

Ausnahme: Gewerkschaft, Betriebsrat und Pensionskasse

4.4.3. Warum lassen sich die Kostentypen-Vorschlagsfelder am Reiter "KORE" in der Lohnart nicht bearbeiten?

Die Kostentypen-Vorschlagsfelder am Reiter "KORE" im Lohnartendetail sind ausschließlich in firmenspezifischen Lohnarten aktiv, da nur von hier aus auf die Kostenrechnung einer Firma zugegriffen werden kann. Dadurch wird verhindert, dass Kostentypen in Lohnarten hinterlegt werden, die es nicht gibt.

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4.5. Stammdaten

4.5.1. Wie ändere ich die FIBU-Kontierung einer Lohnart?

Wird die Lohnart verbucht, kann über den Reiter "Buchungsbeleg" und über das Feld "Kontenreferenzierung" eingestellt werden, auf welches Konto die Lohnart verbucht werden soll. In der Lohnart wird also nicht eine Kontonummer hinterlegt, sondern eine "Fibu-Referenzierungsgruppe". Alle Lohnarten, die gleich verbucht werden, werden der gleichen Fibu-Referenzierungsgruppe zugeordnet. Das hat den Vorteil, dass alle Einstellungen für alle Lohnarten, die gleich verbucht werden, zentral über diese Gruppe getroffen werden können. Diese Einstellungen erfolgen unter LOHN → Stammdaten → Diverse Stammdaten → Kontoreferenzierungen. Hier wird eingestellt, wie die einzelnen Gruppen verbucht werden.

Diese Verbuchung kann hier nicht nur Allgemein, sondern auch firmen-, KV-, KORE-, mitarbeiter-, ÖGK-, gemeinde-, oder freifeldbezogen eingestellt werden.

Weitere Informationen: Kontenreferenzierungen

4.5.2. Was ist bei Änderung einer Lohnartenpflichtigkeit zu beachten?

Auf dem Reiter "Pflichtigkeit" im Lohnartenstamm werden einige der wichtigsten und heikelsten Einstellungen getroffen. Ganz entscheidend ist, dass die rechtliche Sachlage in Bezug auf die Pflichtigkeit einer Lohnart abgeklärt sein muss. Wurde jedoch eine Pflichtigkeitseinstellung falsch definiert, ist entscheidend, ob die betroffene Lohnart bereits aberechnet wurde oder nicht.

Wurde die Lohnart mit einer falsch hinterlegten Pflichtigkeit noch nicht abgerechnet, das heißt ...

die Lohnart war noch nie in Verwendung und
die Lohnart wurde neu angelegt oder kopiert und noch nicht verwendet oder
man befindet sich unmittelbar nach der Jahresumstellung und vor der ersten Abrechnung im Jänner ...

... dann kann die Pflichtigkeitsänderung im Lohnartenstamm ohne weitere Besonderheiten angepasst/korrigiert werden.

Wurde die Lohnart mit einer falsch hinterlegten Pflichtigkeit bereits abgerechnet, so gibt es drei Möglichkeiten, wie eine Lohnartenpflichtigkeit während des Jahres korrigiert werden kann:

Variante A

Variante A muss unbedingt bei Pflichtigkeitsänderungen von folgenden Feldern verwendet werden, um Abrechnungsdifferenzen zu vermeiden:

Brutto
Abzug
DB/DZ
Kommunalsteuer

Vorgehensweise: Betroffene Lohnart mit falscher Pflichtigkeitseinstellung auf eine neue Lohnartennummer kopieren. Im Anschluss auf der neuen Lohnartennummer die Pflichtigkeiten korrigieren. Als nächsten Schritt muss die Lohnart mit falsch hinterlegter Pflichtigkeit aus den jeweiligen Abrechnungsmonaten je Mitarbeiter rausgelöscht und mit der neuen kopierten Lohnart inkl. korrekter Pflichtigkeitseinstellung ersetzt werden.

Kontrollieren Sie die neue korrigierte Lohnart, insbesondere ob

sie den korrekten Lohnartengruppen und Schnitten zugeordnet ist,
sie in allen erforderlichen Berechnungen und Auswertungen berücksichtigt wird,
Lohnartenkoppelungen, die in Verbindung mit dieser Lohnart stehen, korrekt definiert sind.

Variante A kann IMMER - egal bei welchem Pflichtigkeitsfeld eine Anpassung unterjährig notwendig ist - verwendet werden!

Variante B

Variante B kann bzw. sollte nur verwendet werden, wenn es sich um Pflichtigkeitsänderungen von folgenden Feldern handelt:

Auslandstätigkeit (begünstigt)
Lohnsteuer (gem. EStG)
§-68/2-Prozentsatz
Grundlohn zu § 68 Abs. 1,2
Sonstige Werbungskosten
Nicht zu erfassende Bezüge § 25
Pflegegeld
Jahressechstel
Sonstige WK (L16-Zuordnung)
SV
SV-Zahlender
Sachbezug (20-%-Regel)
Teilentgelt
SW-Beitrag
Betriebliche Vorsorge
Pfändung
Betriebsrat
Gewerkschaft
Pensionskasse

Vorgehensweise: Betroffene Lohnart mit falscher Pflichtigkeitseinstellung im Lohnartenstamm korrigieren. Im Anschluss muss eine Scheinaufrollung über alle Firmen durchgeführt werden. In der Bruttoerfassung kann unter der gelben Menüleiste Funktionen → Divers → Scheinaufrollung → "Scheinaufrollung alle Firmen (ohne Austritte)" für alle Firmen des hinterlegten Datenbestandes die Scheinaufrollung gestartet werden.

Auf die Frage "Wollen Sie wirklich für alle Dienstnehmer aller Firmen eine Scheinaufrollung durchführen?" mit "Ja" antworten, dann startet die Funktion.

Mit der Funktion "Scheinaufrollung Firma (ohne Austritte)" bzw. "Scheinaufrollung alle Firmen (ohne Austritte)" werden lediglich aktive Mitarbeiter angesprochen. Ausgetretene Dienstnehmer sind somit nicht enthalten, weswegen man diese Dienstnehmer entweder extra ansprechen muss oder mit der Funktion "Scheinaufrollung Firma (mit Austritte)" die einzelnen betroffenen Firma anstoßen kann. Diese Funktion ist zu nutzen, sollte ebenfalls die betroffene Lohnart mit falscher Pflichtigkeitsseinstellung bei ausgetretenen Dienstnehmern abgerechnet worden sein.

Werden mehrere Firmen im hinterlegten Datenbestand abgerechnet und es wird die Funktion "Scheinaufrollung alle Firmen (ohne Austritte)" durchgeführt, so muss gegeben sein, dass der ausführende Benutzer für alle Firmen berechtigt ist. Für die nicht berechtigten Firmen wird keine Scheinaufrollung durchgeführt. Sollte die betroffene Lohnart bei den Firmen ohne Berechtigung abgerechnet worden sein, so erfolgt keine Korrektur und es können Differenzen entstehen.

Durch die Scheinaufrollung wird eine Neuberechnung ausgelöst.
Lohnarten, die ...

eine Berechnung hinterlegt haben oder ihre Werte aus Fixwerten bzw. Durchschnitten beziehen UND
manuell überschrieben UND
nicht vor Neuberechnungen geschützt werden,

... werden wieder durch die Automatik überschrieben.

Möchten Sie die die lfd. Abrechnung aus irgendwelchen Gründen nach der Scheinaufrollung wegen der Pflichtigkeitsanpassung nochmal löschen, so kann mit Variante B im lfd. Monat die Abrechnung aufgrund der Scheinaufrollung nicht mehr gelöscht werden (LOHN → Weitere Funktionen → Hilfsprogramme → Abrechnungen löschen).

Variante C

Bei folgenden Feldern mit Pflichtigkeitsanpassung muss keine Lohnartenanlage (Variante A) oder Scheinaufrollung (Variante B) erfolgen. Grund: diese Felder sind nicht abrechnungsrelevant.

L16-Kennzahl verändern
L16-Kennzahl verändern für
A+E-Wochengeld
A+E-Krankengeld

Wenn Sie unsicher sind, ob die betroffene Lohnart bereits abgerechnet worden ist oder nicht, können Sie die Funktion Lohnarten-Verwendungstest verwenden. Den Lohnarten-Verwendungstest finden Sie unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Extras → Lohnarten-Verwendungstest:

4.5.3. Wie kann ich die Koppelung einer Lohnart von einer Bedingung abhängig machen?

Vereinzelt ist es notwendig, dass die Koppelung einer Lohnart auf eine andere Lohnart nur ausgelöst werden soll, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Hier gibt es zwei Varianten:

Die Koppelung soll nur ausgeführt werden, wenn eine andere Lohnart in der Abrechnung vorkommt.
Die Koppelung soll nur ausgeführt werden, wenn eine andere Bedingung erfüllt ist; im Regelfall, wenn ein Feld im Programm Dienstnehmer eine bestimmte Ausprägung besitzt.

Die Lösung erfolgt durch ein Makro als Koppelungsbedingung in der Lohnart.

Ein Makro wird im Programm Kollektivverträge als Berechnung im gleichnamigen Reiter angelegt. Man kann das Makro mit derselben Nummer pro Kollektivvertrag unterschiedlich definieren. Eine allgemeine Definition der Berechnung/des Makros sollte im Generalkollektivvertrag als Rückfallsebene ausgewiesen werden.

Liefert das Makro der Koppelungsbedingung einen Wert ungleich 1 zurück, wird die Koppelung auf die andere Lohnart ausgeführt. Liefert das Makro der Koppelungsbedingung den Wert 0 zurück, wird die Koppelung auf die andere Lohnart nicht ausgeführt. Diese Fälle können mit einem Wenn-Dann-Sonst-Block im Makro abgefragt werden. Es können mehrere Vergleiche und- bzw. oder-verknüpft und Wenn-Dann-Sonst-Blöcke verschachtelt verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass jeder Entscheidungsast ein Endergebnis zurückliefert.

Im nächsten Bild wird ein einfaches Makro dargestellt. Es wird abgefragt, ob die Lohnart 1000 Gehalt bzw. 1200 Monatslohn im jeweiligen Monat mit einem positiven Betrag vorkommt. Ist dies der Fall, wird 1 zurückgegeben und die Koppelung wird ausgeführt. Ist dies nicht der Fall, wird 0 zurückgegeben und die Koppelung wird nicht ausgeführt.

Im Programm Lohnarten ist am Reiter "Koppelung" im Feld "Bedingung" die Nummer der Berechnung/des Makros vom Programm Kollektivverträge zu hinterlegen. Sollte das Feld nicht eingeblendet sein, können Sie das Feld Bedingung in der Feldauswahl einblenden.

Ist die Koppelungsbedingung erfüllt, dann gibt die Berechnung den Wert 1 zurück und folglich wird die Koppelung ausgeführt.

In der oben abgebildeten Berechnung wird der Wert einer Lohnart abgefragt und davon abhängig werden Fälle unterschieden. Manchmal werden Fälle von Ausprägungen eines bestimmten Feldes im Dienstnehmerstamm abhängig gemacht. Ein Beispiel dafür ist im nächsten Bild dargestellt. Hier gibt die Berechnung den Wert 1 zurück, wenn in einem bestimmten Freifeld im Programm Dienstnehmer genau der Wortlaut "alte Rechtslage" steht.

Hinweis für Umsteller aus BMD 5.5 LOHN

Die Felder "freies Feld" (Schirm 11, Feld 4) und "Koppelungs-KZ" (Schirm 11, Feld 8) aus BMD 5.5 LOHN wurden im BMD 5.5 oftmals für derartige Koppelungsbedingungen genutzt. Die Daten beider Felder werden ab NTCS Version 24.02.30 übernommen, wenn die Felder in NTCS noch nicht belegt sind. Die Daten des Feldes "Koppelungs-KZ" werden auf das NTCS Feld "PSJ_FREIFELDA02_50" übernommen. Prüfen Sie ggf. nach der Datenübernahme die Logdateien.

Koppelungsbedingungen über Makros wirken sich negativ auf die NTCS Performance aus. Es wird empfohlen, Koppelungsbedingungen nur dann zu verwenden, wenn sie tatsätzlich notwendig sind. Beachten Sie, dass es im NTCS LOHN die Möglichkeit der Hinterlegung einer Entgeltfortzahlungstabelle gibt. Eine Entgeltfortzahlungstabelle kann auf Firmenebene und auf Mitarbeiterebene hinterlegt werden. Insofern können für Stunden- und Monatslöhner auch in einer Firma unterschiedliche Entgeltfortzahlungstabellen verwendet werden.

4.5.4. Werden Änderungen an Lohnarten protokolliert?

Ja. Das Protokoll ist für Lohnarten permanent aktiviert und kann vom Anwender nicht deaktiviert werden. Im Programm Lohnarten kann es über das 3-Punkte-Menü → Extras → Datensatzprotokoll eingesehen werden. Protokolliert werden sämtliche Änderungen an den Lohnarten mit Zeitstempel und dem Benutzer. Im Zuge der Jahresumstellung werden neue Lohnarten angelegt. Liegt eine Änderung an einer Lohnart möglicherweise schon länger zurück, ist das Datensatzprotokoll der Vorjahre einzusehen.

4.5.5. Wie ist ein Sachbezug Sonderzahlung einzustellen und welche Auswirkungen hat dieser im Programm?

Unter LOHN → Stammdaten Lohnarten am Reiter "Pflichtigkeiten" ist bei Feld "SV" die Ausprägung "Sonderzahlung" und bei Feld "Sachbezug" die Ausprägung "Ja (sonstiger)" einzustellen. So erkennt das Programm, dass es sich um einen Sonderzahlungssachbezug handelt.

Im Programm bedeutet dies konkret Folgendes:

Am E109a wird der Betrag als Entgelt ausgewiesen, sofern es sich nicht um eine Kurzarbeit-SZ handelt.
Bei der A+E für Krankengeld wird der Betrag als Sachbezug auf der Meldung übernommen. Sachbezüge im Sonderzahlungsbereich werden unabhängig von den laufenden Sachbezügen bewertet.
In der Bruttoerfassung unter "Netto ansehen" wird die Information "20% Regel" im Bereich "SV SZ" angezeigt.

4.5.6. Ist bei Stundenlöhnern bei Nichtleistungszeiten-Lohnarten etwas Spezielles zu beachten?

Da bei Stundenlöhnern schon im Grundgehalt nur genau die Stunden abgerechnet werden, die der Dienstnehmer auch tatsächlich gearbeitet hat, darf es bei Nichtleistungszeiten wie Feiertag, Urlaub, Krankenstand etc.KEINE Korrektur-Lohnarten geben.

Entweder ist unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Reiter "Koppelung" das Feld "Kopplung vorhanden" über die Funktion F8 anzupassen, sodass keine Korrektur-Lohnart aktiviert wird. Alternativ ist eine Koppelungsbedingung zu setzen, damit nur bei Dienstnehmern mit Monatslohn oder Gehalt die Korrektur-Lohnart aktiviert wird.

Hinweis

Bitte beachten Sie für die Anlage einer Koppelungsbedingung die Frage Wie kann ich die Koppelung einer Lohnart von einer Bedingung abhängig machen?

4.5.7. Wie ist eine Lohnart anzulegen, die zwar am Lohnset angedruckt, aber nicht ausgezahlt werden soll?

Dabei handelt es sich um eine reine Informationslohnart, diese darf keine Pflichtigkeiten besitzen. Das bedeutet, unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten → am Reiter "Pflichtigkeiten" stehen alle Pflichtigkeiten auf "Nein".

Eine Ausnahme bildet die Pflichtigkeit für die Lohnsteuer. Manche Ausprägungen sind für die korrekte Zuteilung am Jahreslohnzettel notwendig, obwohl es sich um keine auszuzahlende Lohnart handelt.

Damit diese Lohnart z. B. monatlich am Lohnset angedruckt wird, ist unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "Name, Bruttoerfassung" das Feld "Betrag" auf "Ja" zu stellen und am Reiter "Lohnset/Lohnkonto" die Ausprägung "Ja" für Drucken zu hinterlegen.

Hinweis

Bitte beachten Sie für mehr Informationen zur Informationslohnart die Frage Was ist eine Informationslohnart?

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4.6. Spezial

4.6.1. Wo kann ich den CO2-Verbrauch und die Anschaffungskosten eines Sachbezug-Kfz hinterlegen?

Ist ein Sachbezug für ein Kfz abzurechnen, so kann beispielsweise die Lohnart 1600 "Sachbezug Pkw" verwendet werden. Wird das Auto gewechselt oder erhält ein Dienstnehmer erstmalig einen Sachbezug, dann sollte in der Bruttoerfassung die Sachbezug-Kfz-Lohnart ohne Betrag aber mit Klick auf die F8-Funktion verwendet werden.

Klickt man auf das Symbol, dann erscheint ein Fenster, in dem alle notwendigen Daten erfasst werden können, um die Höhe des Sachbezugs zu ermitteln.

Erstzulassungsjahr
Anschaffungswert
CO2-Ausstoß
Halber Sachbezug (Ja/Nein)
(ermittelter Wert) Sachbezug

Der Wert im Feld "Sachbezug" wird bei Klick auf "Ok" automatisch als Betrag übernommen. Zusätzlich kann der Betrag im Fixwertspeicher für die nächsten Monate gespeichert werden.

Hinweis

Beachten Sie jedoch, dass die Felder "Erstzulassungsjahr", "Anschaffungswert", "CO2-Ausstoß" und "Halber Sachbezug" nicht im LOHN dauerhaft gespeichert werden. Die Eingaben in diesem Fenster dienen lediglich zur leichteren Erfassung eines Sachbezugs. Es besteht außerdem keine Verpflichtung, den CO2-Ausstoß oder die Anschaffungskosten etc. am Lohnkonto für den Fall einer Prüfung anzuführen. Allerdings müssen die Daten dem Prüfer zur Kontrolle vorgelegt werden können. Insofern empfiehlt es sich, eine Verwaltung der Sachbezüge zu führen.

4.6.2. Wie werden Essensgutscheine abgerechnet, damit diese am Jahreslohnzettel stehen?

Um Essensgutscheine korrekt abzurechnen, ist es erforderlich, eine Anwenderlohnart im Programm Lohnarten anzulegen. Diese Lohnart muss im Feld "Lohnsteuer (gem. EStG)“ die Ausprägung "§ 3 Abs. 1 Z 17 lit. b (Gutscheine, Essensbons)“ aufweisen.

Die Zuordnung der Essensgutscheine am Jahreslohnzettel beziehungsweise im Formular L16 erfolgt auf Basis dieser Pflichtigkeit. Dadurch wird sichergestellt, dass die steuerliche Behandlung der Essensgutscheine korrekt abgebildet wird.

Die Lohnart kann auch importiert werden. Die Datei zum Import finden Sie in der Onlinehilfe Lohnarten importieren.

4.6.3. Wie rechne ich eine Bildschirmbrille ab?

Bitte erkundigen Sie sich bei der WKO oder AK, ob diese Lohnart abgabenpflichtig abzurechnen ist oder nicht. Sind die Pflichtigkeiten abgeklärt, so kann im Programm "Lohnarten"eine bestehende Lohnart, die ähnliche oder identische Pflichtkeiten aufweist, kopiert werden. Ggf. sind noch Einstellungen am Reiter "Name, Bruttoerfassung" sowie "Buchungsbeleg" anzupassen.

4.6.4. Wo kann eingestellt werden, dass Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration NICHT mehr automatisch mit der Lohnartenaktivierung erzeugt werden?

Unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge bzw. LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen jeweils im unteren Bereich findet sich der Reiter "Terminlohnarten". Ist hier ein Termin für die Sonderzahlungen hinterlegt, so ist dieser zu löschen, damit die Lohnarten nicht mehr mit der Lohnartenaktivierung automatisch erzeugt werden.

Achtung!

Ist der Termin in den Kollektivverträgen erfasst, so ist vor dem Löschen zu prüfen, ob der Kollektivvertrag auch in anderen Firmen hinterlegt ist. Ist dies der Fall, stellt sich die Frage, ob der Termin auch für die andere Firma zu löschen ist oder nur für die eine. Wenn bei der anderen Firma dennoch automatisiert die Sonderzahlungslohnarten in der Bruttoerfassung aktiviert werden sollen, so ist für die andere Firma die Terminlohnart unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen anzulegen.

Alternativ können für eine gesonderte Firma sowie auch im Dienstnehmerstamm am Reiter "Terminlohnarten" die Lohnarten für die Sonderzahlungen mit einem Löschkennzeichen erfasst werden. Somit wird mit der Lohnartenaktivierung die entsprechende Lohnart direkt gelöscht und erscheint nicht in der Bruttoerfassung.

4.6.5. Was ist zu beachten, wenn man bei einem Dienstnehmer von Stundenlohn auf Monatslohn umstellt?

Folgende Programmpunkte sind zu prüfen und ggf. anzupassen:

LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Divers" → Feld "Entgeltfortzahlung":
Welche Tabelle ist hinterlegt? Welche Krank-Lohnarten werden aufgrund dieser Tabelle (LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Entgeltfortzahlungsansprüche) bei einem Krankenstand erzeugt?
LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Nichtleistungszeiten:
Welche Lohnarten werden erzeugt? Prüfen Sie allemeine sowie firmenbezogene Einstellungen.
LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Reiter "Koppelung":
Welche Lohnarten werden an die Nichtleistungszeitenlohnarten aus den LOHN Parametern gekoppelt? Erstellt sich eine Korrektur-Lohnart?
LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Fixwerte":
Ist ein Betrag in den Fixwerten beim Grundbezug hinterlegt?

4.6.6. Welche Lohnart verwendet man für die Abrechnung des Zuschusses zur Weiterbildungsbeihilfe?

BMD bietet für diese Lohnart eine Datei zum Importieren an. Diese finden Sie in der Onlinehilfe Lohnarten importieren.

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5. Kontoreferenzierungen

5.1. Anlage

5.1.1. Ich kann trotz entsprechender Berechtigung keine neue Kontoreferenzierung hinterlegen oder eine bestehende abändern bzw. löschen. Woran liegt das?

Kontrollieren Sie, ob gerade der Reiter "Überblick" selektiert ist, da Ihnen hier die Funktionen "Ansehen", "Neu", "Bearbeiten" und "Löschen" nicht zur Verfügung stehen. Wechseln Sie auf den jeweiligen Reiter, in dem Sie die neue Kontoreferenzierung anlegen oder ändern wollen. Der Reiter "Überblick" dient, wie der Name schon sagt, für einen besseren Überblick über sämtliche Kontoreferenzierungen der markierten Kontoreferenzierungsgruppe. Bearbeitet werden sie jedoch auf den anderen Reitern.

5.1.2. Warum lässt sich das Gültig-ab-Datum in der Kontoreferenzierung nicht setzen?

Beachten Sie, dass das zu hinterlegende Fibukonto, ab dem Gültig-ab-Datum in den jeweiligen Fibus existieren muss. Oftmals soll ab einem akutellen Gültig-ab-Datum ein anderes neues Fibukonto hinterlegt werden. Das Fibukonto wurde soeben in der aktuellen Fibu angelegt, allerdings existiert diese Nummer nicht in Fibus in Vorjahren. Es klappt logischerweise nicht, dass man einen bestehenden Datensatz mit früherem Gültig-ab-Datum verändert. In diesen Fällen ist ein neuer Datensatz mit aktuellem Gültig-ab-Datum anzulegen und das neue Fibukonto zu hinterlegen.

Soll das Gültig-ab-Datum für das Vorjahr gesetzt werden, muss das Fibukonto bereits im Vorjahr der Fibu-Konten existieren.

5.1.3. Wie ändere ich die Kontoreferenzierung ab einem bestimmten Monat?

Ist die Kontoreferenzierung ab einem bestimmten Monat zu ändern, dann ist lediglich eine neue Kontoreferenzierung mit dem neuen Gültig-ab-Datum zu hinterlegen. Die alte bisherige Kontoreferenzierung ist weder zu ändern noch zu löschen, denn sie wird für Aufrollungen bzw. bei der Erstellung eines Buchungsbelegs für eine Periode vor dem neuen Gültig-ab-Datum verwendet.

5.2. Konten

5.2.1. Ich möchte die Kontoreferenzierung bearbeiten und kann das Fibukonto nicht finden, obwohl es in der Fibu existiert. Woran liegt es?

Kontrollieren Sie im F4-Fenster, ob Sie auf die richtige Fibu zugreifen.

Wenn ja, dann kontrollieren Sie in den Fibus dieser Firma, ob auch im relevanten Fibu-Jahr das gewünschte Konto angelegt ist, welches im Gültig-Ab-Datum hinterlegt ist.

Wenn nein, dann steigen Sie unter LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Datenbestände ein und kontrollieren Sie im Feld "Jahresbezogene Einstellungen", welche Standard-Fibu hinterlegt ist. In der jeweiligen Standard-Fibu ist das gewünschte Konto noch nicht angelegt.

5.2.2. Wie muss Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer kontiert werden?

Steuerkonten dürfen nie in einer Kontoreferenzierung im LOHN hinterlegt werden. Die Verbuchung erfolgt immer über ein Aufwands- bzw. Ertragskonto. In der Lohnart sind die folgenden Felder zu beachten:

MwSt-/VSt-Berechnung-Lohn: Unterscheidung zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer
MwSt-/VSt-Prozentsatz: In diesem Feld kann der im Betrag enthaltene Prozentsatz hinterlegt werden. Das Feld "MwSt-/VSt-Berechnungsart" ist dann auf die Ausprägung "Steuer aus Brutto herausrechnen" zu stellen.
MwSt-/VSt-Berechnungsart: Die Ausprägung "Steuer aus Brutto herausrechnen" ist dann zu verwenden, falls der auf dieser Lohnart erfasste Betrag eine Umsatz- bzw. Vorsteuer in Höhe des im Feld "MwSt-/VSt-Prozentsatz" erfassten Prozentsatzes beinhaltet. Entspricht der auf dieser Lohnart erfasste Betrag zur Gänze Umsatz- bzw. Vorsteuer, dann ist die Ausprägung "Alles ist Steuer" zu wählen.

Entsprechend diesen Einstellungen wird der Steuerbetrag berechnet und auf das in der FIBU hinterlegte Steuerkonto für den jeweiligen Prozentsatz gebucht.

5.3. Stammdaten

5.3.1. Wo wird in der Lohnverrechnung der Standardkontenrahmen hinterlegt?

Der Standardkontenrahmen wird für die Lohnverrechnung unter LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Datenbestände → F6 Bearbeiten des gewünschten Datenbestands → F8 im Feld "Jahresbezogene Einstellungen" → FIBU-Standard-Firma hinterlegt. Die dort hinterlegte FIBU-Firma dient in der Lohnverrechnung als Standardkontenrahmen beim Verbuchen des Buchungsbeleges.

Soll eine FIBU-Standard-Firma abweichend zum Standard gewünscht sein, kann sie im vorhandenen Datensatz ausgetauscht oder mit einem neuen "Gültig ab"-Datum angelegt werden.

Beim Erstellen eines Datenbestands wird automatisch die FIBU-Firma 100 "Standardkontorahmen RLGBMD" hinterlegt.

In den Firmen- und FIBU-Stammdaten sind die BMD Standardkontenrahmen ersichtlich.

Die FIBU-Firma 100 besitzt einen 4-stelligen und 5-stelligen Kontenrahmen. Das grüne Häkchen bestimmt, was die "aktuelle FIBU" ist und somit, welcher Kontenrahmen herangezogen wird.

5.3.2. Wie lege ich eine NTCS KORE nur für den NTCS LOHN an, ohne darauf zu verbuchen?

Wenn die NTCS KORE nur für die Dienstnehmer in der NTCS Lohnverrechnung benötigt wird, sodass Stammkostentypen etc. verwendet werden können, jedoch keine Anbindung an die NTCS FIBU der jeweiligen Firma erfolgt und die Kostenrechnung nicht mit BMD NTCS durchgeführt wird, dann ist folgendermaßen vorzugehen:

Die Kostenrechnung ist in der KORE im Programm Firmen- und KORE-Stammdaten für die gewünschte Firma anzulegen. Dabei sollte wie beim Fibu-Standardkontenrahmen mit dem Jahr 2200 gearbeitet werden.
Sollen alphanumerische Kostentypen verwendet werden, ist direkt bei der Anlage der Kore in den Feldern "Alphanumerische Kostenstellen" dies zu berücksichtigen. Wird zu einem späteren Zeitpunkt auf alphanumerische Kostentypen umgestellt, dann ist im Programm Firmen- und KORE-Stammdaten die Funktion "Kostentyp: numerisch/alphanumerisch ändern" zu verwenden.
Diese neu angelegte Kostenrechnung ist als Kore im Fimenstamm am Feld "aktuelle Kore" einzutragen.
Die Kostenrechnung, auf der neu verbucht wird und die lediglich als Stammdatenspeicher dient, darf nicht mit der Fibu der Firma verbunden werden. Die Funktion Kore-Fibu-Zuordnung ist nicht zu verwenden.

Vorteil: In diesem Fall braucht es keine Anpassung von Kore-Einstellungen in den Kontostammdaten (noch sonst irgendwo). Eine Jahresumstellung für die Kore ist außerdem nicht notwendig.

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6. Berechnungsgenerator

6.1. Aliquotierung

6.1.1. Wie kann ich die Tage nachvollziehen, mit denen aliquotiert worden ist?

Die Funktion "Aliquotierung" in Berechnungen wird häufig bei Sonderzahlungen verwendet. Gerade bei unterjährigen Ein- bzw. Austritten sollte eine Kontrolle der Aliquotierung erfolgen. Man stellt sich dann die Frage, mit welchen Tagen das Programm aliquotiert hat.

Die Tage, mit denen aliquotiert wird, können auch im Berechnungsmakro weiter unten stehen. Sie beeinflussen nicht das Endergebnis, dienen aber im Analysefenster zur besseren Nachvollziehbarkeit.

Man kann die normale Berechnung um einige Berechnungszeilen erweitern, sodass sich im Analysefenster die entsprechenden Rechenschritte des Programms leichter nachvollziehen lassen.

6.1.2. Wann erfolgt die Aliquotierung in einer Sonderzahlungsberechnung?

Üblicherweise wird bei Berechnungen für Sonderzahlungen zuerst der Anspruch für den gesamten Zeitraum ermittelt und zum Schluss aliquotiert. Der aliquotierte Wert ist das Endergebnis der Sonderzahlungsberechnung und wird als Betrag an die entsprechende Lohnart übergeben.

6.1.3. Wie sieht das Berechnungsmakro aus, wenn die Aliquotierung auch in einem Schaltjahr korrekt zur Anwendung kommen soll?

In diesem Beispiel wird für ein Kalenderjahr (von 01.01. bis 31.12.) aliquotiert. Deshalb wird abgefragt, ob das Basiseinstellungsjahr (Jahr der Berechnung) ein Schaltjahr ist oder nicht. Ist das Jahr ein Schaltjahr, dann gibt es insgesamt 366 Kalendertage, ansonsten 365 Kalendertage.

Wird für einen anderen Zeitraum aliquotiert (z. B. 1.7. Vorjahr bis 30.6. aktuelles Jahr), dann muss die Anzahl der maximalen Kalendertage im Aliquotierungszeitraum entsprechend anders ermittelt werden. Dazu kann beispielsweise die Funktion "DateDiff" verwendet werden.

Nun wird die Aliquotierungsfunktion mit denselben Einstellungen wie der Jahresanspruch aufgerufen. Als Betrag wird die maximale Tagesanzahl im Aliquotierungszeitraum übergeben. Das Ergebnis ist in der Variable "Kalendertage aus Aliquotierung" ersichtlich. Die Variable wird im Analysefenster dargestellt.

Folgender Code-Teil kann eingefügt werden.

//$WIZARD

//$ LGV_ALIQUOTIERUNG===Aliquotierung

//$ VAR_445293540383982===Basiseinstellungsjahr

//$ MCU_LEN_MACRO_JAHR===Basiseinstellungsjahr

//$ ISLEAPYEAR===IsLeapYear

//$ VAR_376323540351453===max. Kalendertage im Jahr

//$ VAR_376323540351453===max. Kalendertage im Jahr

//$ VAR_554243540357348===Kalendertage aus Aliquotierung

//$ LGV_ALIQUOTIERUNG===Aliquotierung

// Ermittlung der Tage, mit denen aliquotiert wurde.

VAR_445293540383982 := MCU_LEN_MACRO_JAHR;

if ( BMD_ISLEAPYEAR(VAR_445293540383982) = 1 ) then begin

VAR_376323540351453 := 366;

end else begin

VAR_376323540351453 := 365;

end;

VAR_554243540357348 := BMD_LGV_ALIQUOTIERUNG(VAR_376323540351453,0,0,0,'-1',0,0,0,'-1','-1',0,1);

6.1.4. Welche Aliquotierungsvarianten stehen mir im Berechnungsgenerator zur Verfügung?

Die Aliquotierung durch die Funktion "Aliquotierung" im Berechnungsgenerator kann nicht nur über Kalendertage erfolgen, sondern auch über SV-Tage, LSt-Tage, Kalendertage inkl. entgeltfreier Zeiten, Kalendertage bewertet, Wochen und Monate.

Wird z. B. nach SV- oder LSt-Tagen aliquotiert, dann gibt es in einem Jahr nur max. 360 Tage, die an die Funktion übergeben werden können, egal ob es ein Schaltjahr ist oder nicht.

Falls für ein Halbjahr oder ähnliches aliquotiert wird, muss die Anzahl der maximal möglichen Tage individuell ermittelt werden. Dazu ist die Funktion "DateDiff" sehr nützlich.

Wird nicht für das Kalenderjahr, sondern für einen anderen Zeitraum aliquotiert, dann muss die Schaltjahrthematik besonders berücksichtigt werden.

Die Funktion "Aliquotierung" im Berechnungsgenerator ist von dem Feld "Aliquotierung" im Programm Lohnarten am Reiter "Name, Bruttoerfassung" grundsätzlich abzugrenzen. Bei der Funktion "Aliquotierung" im Berechnungsgenerator geht es um die Aliquotierung eines Betrages innerhalb einer Berechnung bzw. eines Makros über ein Jahr. Bei der Aliquotierung durch die Lohnarteneinstellung geht es um die Aliquotierung einer in der Bruttoerfassung eingegeben Lohnart für einen (Rumpf-)Monat unter Berücksichtung der Kalendertage, SV-Tage etc. des jeweiligen Abrechnungsmonats.

6.1.5. Wie kann der Zeitraum für die Aliquotierung in einer Berechnung beeinflusst werden?

Manchmal muss der Zeitraum, für den im Rahmen einer Berechnung aliquotiert wird, verkürzt (z. B. Insolvenz) oder verlängert (z. B. Ummeldung, wenn die Sonderzahlung nicht auf der alten Firma bezahlt wird) werden.

Dies kann durch Verwendung der Lohnart

7485 SZ-Beobachtungszeitraum erhöhen (+) bzw.
7486 SZ-Beobachtungszeitraum reduzieren (-)

erzielt werden. Auf diesen Lohnarten kann die Anzahl der Tage, Wochen, Monate etc. im Feld "Menge" abgerechnet werden, die bei der Aliquotierung zusätzlich beachtet werden müssen. Die Menge ist in jener Einheit anzugeben, in der aliquotiert wird. Achten Sie ggf. auf eine periodenreine Erfassung.

Die Lohnarten gehören je nachdem folgender Lohnartengruppe an:

508 SZ-Beobachtungszeitraum erhöhen (+) bzw.
509 SZ-Beobachtungszeitraum reduzieren (-)

In der Berechnung sind in der Funktion "Aliquotierung" die jeweiligen Lohnartengruppen zu hinterlegen.

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6.2. Lohnarten

6.2.1. Wie kann die Lohnarten-ID nach Kopie einer Berechnung (aus einem anderen Datenbestand) geändert werden?

Der Text von Berechnungen bzw. Makros kann von einer Datenbank oder einem Datenbestand kopiert und in einem neuen Makro bzw. einer neuen Berechnung eingefügt werden. Hierfür können die Funktionen Kopieren bzw. Einfügen verwendet werden. Allerdings sind die Berechnungen bzw. Makros nach dem Import insbesondere dann zu bearbeiten, wenn auf Lohnarten oder Fixwerte zugegriffen wird. Dies passiert über die Lohn-Berechnungsfunktionen "Lohnart" bzw. "Fixwert".

Sie erkennen alle zu bearbeitenden Stellen in den Funktionen "Lohnart" bzw. "Fixwert" daran, dass entweder eine sehr lange ID an der Position der Lohnarten bzw. der Lohnartengruppe oder keine Lohnart anstelle einer Mehrfachauswahl im Makrotext steht.

Bearbeiten Sie die jeweiligen Stellen mit der Funktion "Parameterwert". Mit rechter Maus auf den Bereich "Fixwert" kann der Parameterwert aufgerufen werden. Wählen Sie im nachfolgenden Fenster die richtige Lohnart bzw. Lohnartengruppe bzw. mehrere Lohnarten aus. Solange im Feld noch die Zahl 0 steht bzw. im Text neben dem Feld keine bekannte Lohnartennummer, ist die Lohnart-ID noch nicht geändert.

Funktion "Fixwert" unbearbeitet:

Funktion "Fixwert" bearbeitet:

Funktion "Lohnart" mit Mehrfachauswahl unbearbeitet:

Funktion "Lohnart" mit Mehrfachauswahl bearbeitet:

6.2.2. Wie erkenne ich, ob eine Lohnart in die Berechnung der Sonderzahlung einfließt?

Ob und wie genau eine Lohnart in eine Berechnung einfließt, ist nicht in der Lohnart selbst vermerkt.

Ob eine Lohnart in eine Berechnung einfließt bzw. ob und in welcher Berechnung eine Lohnart verwendet wird, ist im Lohnarten-Verwendungstest ersichtlich. Der Lohnarten-Verwendungstest ist eine Funktion, die über LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Menü "Extras" gestartet wird. Falls die Lohnart direkt in einer Berechnung verwendet wird, wird dies nach dem Test angezeigt. Dies sagt jedoch nicht aus, ob der Betrag der Lohnart in das Berechnungsergebnis einfließt, sondern lediglich, dass die Lohnart auf irgendeine Weise mindestens einmal in der Berechnung genannt wird.

Eine Lohnart kann auch dann das Berechnungsergebnis beeinflussen, wenn sie Teil einer Lohnartengruppe ist, die in der Berechnung verwendet wird. Auch dafür gibt es über LOHN → Stammdaten → Lohnartengruppen → Menü "Extras" die Funktion LA-Gruppe - Verwendungstest. Falls eine Lohnartengruppe in einer Berechnung genannt wird, wird dies im Testergebnis angezeigt. Dies ist jedoch kein Beweis, dass der Betrag einer Lohnart der Lohnartengruppe in das Berechnungsegebnis einfließt.

Oftmals hilft die Funktion Berechnung ausführen unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter "Berechnungen" → Menü "Funktionen", um im Analysefenster für Berechnungsgenerator die Zwischenschritte der Berechnung besser nachvollziehen zu können. Aus diesem Grund wird empfohlen, eine Berechnung strukturell aufzubauen und Variablen sprechend zu benennen, damit das Nachvollziehen einfach bleibt.

Die Berechnung wird unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge am Reiter "Berechnungen" geöffnet. Ob eine konkrete Lohnart und auf welche Weise sie in das Berechnungsergebnis einfließt, kann allein im Berechnungsgenerator direkt zweifelsfrei nachvollzogen werden. Falls nicht alle Benutzer der Lohnverrechnung die Berechnungsdefinition einsehen dürfen, sollte umso mehr Wert auf sprechende Variablenbezeichnungen gelegt werden.

6.2.3. Wie kann man das Ergebnis einer Berechnung für eine Lohnart auf 2 Nachkommastellen runden?

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

Im Berechnungsgenerator wird am Ende der Berechnung, bevor das Endergebnis festgelegt wird, mit der Makrofunktion "RoundX" jene Variable gerundet, die im nächsten Schritt an das Endergebnis übergeben wird.
In der Lohnarteneinstellung unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten wird die gewünschte Rundung über die Felder, die mit dem Wort "Rundung" beginnen, am Reiter "Name, Bruttoerfassung" eingestellt.

6.2.4. Wo muss ich eine Lohnart hinzufügen, damit diese in einer Berechnung oder in einem Makro berücksichtigt wird?

Auf diese Frage gibt es keine eindeutige Antwort, da es davon abhängig ist, wie die Berechnung bzw. das Makro aufgebaut sind.

Grundsätzlich werden eine Berechnung bzw. ein Makro im Berechnungsgenerator angelegt und bearbeitet. Bis auf Makros, die z. B. direkt innerhalb einer Auswertung definiert sind, sind alle Berechnungen unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge definiert.

Stellen Sie sich vor Veränderung der Berechnung folgende Fragen:

An welcher Position innerhalb der Berechnung gehört die Lohnart eingefügt?
Werden bereits ähnliche Lohnarten auf gleiche Weise in der Berechnung berücksichtigt?

Falls bereits ähnliche Lohnarten in der Berechnung berücksichtigt werden, orientieren Sie sich an denen. Werden andere ähnliche Lohnarten über eine Lohnartengruppe in der Berechnung berücksichtigt, reicht es, die gewünschte fehlende Lohnart in die Lohnartengruppe aufzunehmen (LOHN → Stammdaten → Lohnartengruppen).

Die Bearbeitung von Berechnungen und Makros erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein. Die Aufgabe sollte ausschließlich von qualifizierten Benutzern ausgeführt werden, die über die notwendige fachliche und technische Expertise verfügen. Wir unterstützen Sie gerne mit unserem technischen Know-How bei der Anpassung von Berechnungen.

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6.3. Ergebnis

6.3.1. Wie prüfe ich über ein Makro oder eine Berechnung, ob ein Feld leer ist?

Möchten Sie über ein Makro oder eine Berechnung prüfen, ob ein bestimmtes Stammdatenfeld leer ist, dann kann folgender Code verwendet werden:

//$WIZARD
//$ MCA_PSJ_FREIFELDA01_50===Freifeld_Jahr_01
if ( MCA_PSJ_FREIFELDA01_50 = '' ) then begin
Result := 'Feld ist leer';
end else begin
Result := 'Feld ist nicht leer';
end;

Hier wird das "Freifeld Jahr 01" vom Programm Dienstnehmer → Reiter "Divers" geprüft, ob es leer ist. Das heißt, der Inhalt des Feldes MCA_PSJ_FREIFELDA01_50 (so lautet der Datenbankfeldname des Freifeldes in diesem Beispiel) wird mit einer leeren Zeichenkette verglichen. Da Zeichenketten im Expertenmodus immer unter Hochkommas stehen, steht rechts neben dem "="-Zeichen '' ohne Leerzeichen dazwischen!

Im Wizard-Modus kann die leere Zeichenkette einfach mit der Funktion "Wert" und zwei Hochkommas erfasst werden.

Beachten Sie außerdem, dass ein zu prüfendes Feld als nicht leer ausgewiesen wird, wenn es ein Leerzeichen enthält (welches nicht ersichtlich ist). Natürlich wird auch der Wert 0 nicht als leer interpretiert.

6.3.2. Müssen Berechnungen ein Endergebnis haben?

Die meisten Lohn-Berechnungen (für Lohnarten, Rückstellungen, Konjunkturstatistik, Makros im Auswertungsdesigner ...) geben einen Wert zurück, denn dieser soll schließlich errechnet werden und bildet das gewünschte Ergebnis.

Bei Makros für Importschnittstellen werden alle Datensätze importiert, die ein Endergebnis ungleich 0 (also z. B. 1) liefern.

In Betreffmakros für den E-Mail-Versand oder die Archivierung steht der gewünschte Betreff im Endergebnis (Result).

Wird ein Wert über ein Makro im Standardbrief ermittelt, muss auch dieser im Endergebnis (Result) stehen.

Aktionsmakros, Feldmakros oder Fenstermakros liefern in der Regel keinen konkreten Wert zurück und haben deshalb meistens kein Endergebnis.

In den mit Abstand meisten Fällen muss ein Endergebnis in Berechnungen und Makros im LOHN definiert sein, andernfalls kommt es zu einer Fehlermeldung bei der Ausführung der Berechnung bzw. des Makros. Grundsätzlich gilt Folgendes:

Immer dann, wenn die Berechnung bzw. das Makro ein Rechenergebnis (Betrag, Satz, Zahl, Text, Datum) zurückgeben soll, MUSS sie bzw. es ein Endergebnis haben.

Da Makros und Berechnungen im selben Makroeditor definiert werden, kann programmseitig beim Speichern oder beim Kompilieren der Berechnung bzw. des Makros nicht geprüft werden, ob ein Endergebnis vorliegen muss und vorliegt. Makros und Berechnungen können sowohl mit als auch ohne Endergebnis gespeichert und kompiliert werden. Erst bei der Ausführung schlägt eine Fehlermeldung an, falls die Berechnung bzw. das Makro kein Endergebnis hat, aber eines erwartet wird, weil z. B. eine Lohnart in der Bruttoerfassung eingegeben wird, deren Berechnung kein Endergebnis hat.

Soll eine bestimmte Variable das Endergebnis der Berechnung darstellen, so ist nur ein Rechtsklick auf diese Variable notwendig. Im Kontextmenü kann der Punkt "Endergebnis" ausgewählt werden.

Das Endergebnis kann auch wieder in eine "normale" Variable umgewandelt werden. Dafür ist der Punkt "Zeilenergebnis" im Kontextmenü zu verwenden.

6.3.3. Wie kann ich das Ergebnis einer Berechnung bzw. eines Makros im LOHN nachvollziehen?

Das Ergebnis einer Berechnung oder eines Makros im LOHN kann am besten über die Funktion Berechnung ausführen im Programm Kollektivverträge nachvollzogen werden. Alle Zwischenschritte der Berechnung werden im Analysefenster für Berechnungsgenerator mit dem jeweiligen Wert angezeigt.

Stellen Sie sicher, dass für alle relevanten Monate, in denen auf Abrechnungsdaten zugegriffen wird, der Abrechnungsstatus L oder F vorliegt. Hat ein Monat, auf dessen Abrechnungsdaten innerhalb einer Berechnung zugegriffen werden soll, den Abrechnungsstatus A oder 0, können die Daten nicht zweifelsfrei am Lohnkonto abgelesen werden! Führen Sie ggf. das Programm Abrechnungen durchführen durch.

Abrechnungsdaten wie Beträge, Sätze oder Mengen von Lohnarten sowie die Belegung von monatlichen Stammdaten können am einfachsten mit dem Lohnkonto nachvollzogen werden. Empfohlen wird das Programm Lohnkonten ansehen. Meistens wird in der Berechnung bzw. dem Makro mit Istwerten gearbeitet. Dies ist auch die Standardeinstellung des Lohnkontos. Bei Bedarf kann sowohl in der Berechnung oder im Makro bzw. am Lohnkonto auf "Original" bzw. "Aufrollung" umgestellt werden.

Achten Sie darauf, dass Sie den korrekten Monat in die Funktion Berechnung ausführen übergeben.

Im Analysefenster für Berechnungsgenerator werden im Kopf einige Daten zur Identifikation und Orientierung ausgewiesen. Wird die Berechnung des gewünschten Kollektitvvertrags herangezogen? Falls nein, ist der Dienstnehmer keinem oder einem anderen Kollektivvertrag zugeordnet.

Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Berechnung oder eines Makros achten Sie darauf, dass sprechende Variablenbezeichnungen verwendet werden und der Aufbau strukturiert ist. Dies erleichtert das Lesen der Definition der Berechnung bzw. des Makros und erhöht die Nachvollziehbarkeit der Zwischenergebnisse und des Endergebnisses im Analysefenster für Berechnungsgenerator.

Hinweis

Ist im Programm "Lohnfirmen" am Reiter "Lohndaten" im Feld Beginn mit BMD Abrechnung ein Datum hinterlegt, wird über dieses gesteuert, wie weit maximal zurück der Teiler bei der Durchschnitts- und Summenberechnung mit der Funktion "Lohnart" im Berechnungsgenerator gerechnet wird. Falls ein mit der Funktion "Lohnart" ermittelter Durchschnitts- oder Summenwert nicht unmittelbar vom Lohnkonto nachvollzogen werden kann, ist das Feld Beginn mit BMD Abrechnung zu prüfen.

6.3.4. Warum kommt beim Kompilieren einer Berechnung die Meldung "Not enough actual parameters for method 'x'"?

In sehr seltenen Fällen wurden Berechnungsfunktionen in den vergangenen Jahren um weitere Argumente bzw. Parameter erweitert. Die folgende Meldung wird in diesen Fällen beim Kompilieren der Berechnung ausgeben, wenn die Anzahl der Parameter der hinterlegten Berechnungsfunktion nicht mit der erwarteten Anzahl an Parametern übereinstimmt.

"Not enough acutal parameters for method '<Name der Berechnungsfunktion>'. Expected <Anzahl der erwarteten Parameter> parameters. Source position: <Zeile>,<Position>"

Anhand dieser Meldung ist die genaue Stelle im Quellcode der Berechnung eindeutig identifizierbar. Steigen Sie mit Rechtsklick → Parameterwerte in die Parameterwerte der Funktion ein und vervollständigen Sie die Parametrierung. Beim Ausstieg aus den Parameterwerten wird die Funktion im Quellcode der Berechnung korrigiert und kann danach kompiliert werden.

Eine nicht korrigierte Berechnung wirft bei ihrer Ausführung einen Makrofehler aus.

Um diesen und weitere Makrofehler zu vermeiden, wird empfohlen, Berechnungen vor dem Speichern immer zu kompilieren.

6.3.5. Welche Felder im Dienstnehmerstamm sind wichtig, damit die meisten Berechnungen ein Ergebnis liefern können?

Viele Berechnungen lesen den Monatsteiler oder Überstundenteiler ein. Vor allem bei Sonderzahlungsberechnungen wird auch die durchschnittliche Wochenarbeitszeit ermittelt, daher ist ein korrekt geführtes Wochenmodell in den historischen Daten im Dienstnehmerstamm nötig.

6.4. Berechnungen

6.4.1. Werden bei einer Jahresumstellung Berechnungen ins neue Jahr übernommen?

Ja, im Zuge einer Jahresumstellung werden alle Berechnungen aller Kollektivverträge kopiert und im neuen Jahr angelegt. Das heißt, eine Änderung an einer Berechnung bezieht sich immer nur auf das jeweilige Lohnjahr.

Beispiel

Rückstellungsstichtag ist der 31.12. Die Jahresumstellung ist bereits durchgeführt worden.

Im Zuge der Bildung der Rückstellungen wird erkannt, dass die Berechnung angepasst werden muss. Die Anpassung der Berechnung muss im Jahr des Rückstellungsstichtags und im aktuellen Jahr vorausschauend für die nächsten Rückstellungen vorgenommen werden.

Der Makrotext einer Berechnung kann mit der Funktion "Kopieren" in die Zwischenablage kopiert und auf der jeweiligen Berechnung im aktuellen Jahr mit der Funktion "Einfügen" eingefügt werden.

Siehe auch:

Kontoreferenzierungen

Berechnungen

FAQ LOHN Stammdaten