Grundlegende Informationen zur BMD NTCS finden Sie unter Willkommen in der NTCS.

Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte.

Einen Überblick über alle wichtigen Themen in der Zeiterfassung erhalten Sie hier.

Einen Überblick über alle häufig gestellten Fragen finden Sie unter FAQ und Lernvideos.

ZEIT → Stammdaten → Schicht- und Dienstpläne

In diesem Programm sehen Sie alle in der NTCS angelegten Schichtmodelle. Hier erfolgt die Anlage und Verwaltung der unterschiedlichen Schichtmodelle für Ihre Mitarbeiter.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Das Programmfenster teilt sich in vier Bereiche:

1. Schicht- und Dienstpläne: Hier werden alle angelegten Schichtmodelle angezeigt.

2. Versionen: Hier werden alle bisherigen Versionen zu einem Schichtmodell angezeigt sowie die Einstellungen, die zur jeweiligen Version getroffen wurden.

3. Tage: Hier sehen Sie die Definition des Zyklus – seine Dauer (z. B. 7 Tage oder 14-tägig oder auch länger) und das Startdatum mit dem 1. Tag des Zyklus (von der Version mittels Beginndatum festgelegt).

4. Schichterkennung: Hier sehen Sie eine angelegte Schichterkennung bzw. in diesem Bereich können Sie diese erstellen.

Eine Schichterkennung besteht aus mehreren Schichterkennungszeitfenstern – siehe Felder "Von" und "Bis".

Beispiel: von 04:00 bis 11:00 Uhr für Frühschicht, von 11:00 bis 20:00 Uhr für Spätschicht und von 20:00 bis 04:00 Uhr für Nachtschicht

Anmerkung: Die Zeitfenster der Schichterkennung sollten den ganzen Tag, also 24 Stunden, abdecken. Damit ist sichergestellt, dass jede gestempelte/erfasste Zeitbuchung zu einem (Schicht-)Tagesmodell zugeordnet werden kann.

Einstiegsfelder

Standardmäßig werden die Schichtmodelle der eigenen Firma bzw. der eigenen Firmengruppe angezeigt.

Im Einstiegsbereich gibt es ggf. – je nach Parametereinstellungen – das Einstiegsfeld "Firma", in dem die entsprechende Firma ausgewählt werden kann.

Anmerkung: In einer Firmengruppe werden die Schichtmodelle wie alle anderen ZEIT-paketspezifischen Stammdaten auf der Hauptfirma angelegt und verwaltet.

Schicht- und Dienstpläne

Im Bereich "Schicht- und Dienstpläne" werden jene Arbeitszeitmodelle angelegt, die mit einem einfachen Wochenmodell nicht abgedeckt werden können.

Solche Arbeitszeitmodelle sind beispielsweise Schichtmodelle mit automatischer Schichterkennung, z. B. Zweier-Schicht (Frühschicht/Spätschicht), Drei-Schichtrad (Frühschicht, Spätschicht und Nachtschicht) oder auch mehrwöchige Zyklen, z. B. abwechselnd lange/kurze Woche, wiederkehrende Wechselschichten usw.

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Versionen

Bei der Version wird das Beginndatum (und ggf. ein Endedatum) des Schicht-/Dienstplans definiert.

Das Beginndatum der Version legt somit das Datum für den ersten Tag im Bereich "Tage" fest, die nachfolgend zu definieren sind.

Durch die Versionierung können für ein und denselben Schicht-/Dienstplan mehrere Versionen angelegt werden. Der große Vorteil besteht darin, dass durch Anlage einer neuen Version innerhalb eines bestehenden Modells das Feld "Schicht-/Dienstplan" im Mitarbeiterstamm nicht geändert werden muss.

Ab dem neuen Beginndatum wird somit die neue Version für die Zuteilung der Tagesmodelle verwendet.

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Tage

Bei Definition des jeweils gewünschten Zyklus im Bereich "Tage" kann zwischen vielerlei Varianten unterschieden werden, hier zwei Beispiele:

Variante 1 – Fixe Tagesmodellzuordnung

Bei einem mehrwöchigen fixen Schichtrhythmus wird bei der Anlage der Tage ein Tagesmodell für den jeweiligen Tag definiert. Verwenden Sie dafür die Funktion "Tagesmodelle hinzufügen".

Die Anzahl der festgelegten Tage wiederholt sich dann nach Ablauf des Zyklus (von z. B. 14 Tagen oder 21 Tagen) automatisch wieder.

Mit der Funktion "Wochenmodell hinzufügen" können Sie durch das Einfügen eines bestehenden Wochenmodells aber auch gleich 7 Tage definieren. Falls danach eine Änderung der Tage erfolgen soll, können Sie die einzelnen Tage auch noch manuell ändern.

Ein Beispiel, wie Sie den BUAK-Kalender mittels Schicht-/Dienstplan anlegen können, finden Sie in diesem Artikel: Wie bilde ich den BUAK-Kalender am besten ab?

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Variante 2 – Schichterkennung

Bei einer flexiblen Schichterkennung wird der gesamte gewünschte Zyklus der Tage festgelegt, in dem Sie dann die jeweiligen Arbeitstage leer anlegen, also ohne fixe Zuordnung eines Tagesmodells.

Zum Beispiel können Sie eine 7-Tage-Woche definieren, wo die Sollarbeitstage leer sind, jedoch der Samstag und Sonntag mit einem fixen Tagesmodell "Frei" ohne Sollstunden angelegt sind.

An den Arbeitstagen wird also kein fixes Tagesmodell vorgegeben, sondern dies erfolgt danach über den Bereich "Schichterkennung".

Für die freien Tage, an denen nur ein Tagesmodell anfallen kann, wird dieses fix im Bereich "Tage" angegeben, denn hier ist keine Schichterkennung notwendig.

Andere Varianten – Kombinationen

Natürlich ist es auch möglich, eine lange vorgegebene Anzahl an Tagen zu definieren, z. B. ein ganzes Quartal mit 13 Wochen, wo jede Woche anders gegliedert ist, mit ganz unterschiedlichen Kombinationen aus Arbeitstagen und freien Tagen ohne Sollzeit. Beispiel: 1. Woche: 5 Arbeitstage, 2 freie Tage; 2. Woche: 3 Arbeitstage, 4 freie Tage; 3. Woche: 6 Arbeitstage, 1 freier Tag usw.

Auch Dekadenarbeit und andere Kombinationen aus einer beliebigen Anzahl von fixen freien Tagen und Arbeitstagen mit variabler Schichterkennung können angelegt werden.

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Schichterkennung

In diesem Bereich kann die automatische Schichterkennung für den Schicht-/Dienstplan erfasst werden.

Die Zuteilung der vom Mitarbeiter gebuchten Arbeitszeiten des Tages zu dem jeweiligen Tagesmodell erfolgt so:

Aufgrund der ersten gestempelten oder manuell erfassten Kommen-Buchung des Tages wird ermittelt, ob diese Buchungszeit in einen der angelegten Von-/Bis-Zeitbereiche der Schichterkennung fällt. Es wird dann jenes Tagesmodell für die Sollzeit inkl. Rundungen, Pausen etc. herangezogen, das für den jeweiligen Tag anhand der ermittelten Zuteilung festgelegt worden ist.

Eine Schichterkennung ist nur dann notwendig, wenn an einem Tag mehrere verschiedene Tagesmodelle (z. B. Frühschicht oder Spätschicht) zur Auswahl stehen können und das System diese Zuteilung automatisch anhand der ersten Kommen-Stempelung des Tages ermitteln soll.

Vorteil der Schichterkennung ist somit, dass kein manuelles Planen von Tagesmodellen für die betroffenen Mitarbeiter erforderlich ist, wenn diese z. B. unvorhergesehen die Schicht unter der Woche wechseln. Bei einem fixen/starren Schichtmodell hingegen wäre dies nötig.

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Folgende Felder stehen bei der Schichterkennung zur Verfügung:

AZMDetailNr	Arbeitszeitmodelldetailsatz
AZMNr	Arbeitszeitmodell (Schicht-/Dienstplannummer)
Bis	Bis-Zeit des Zuteilungsrahmens. Bis zu diesem Zeitpunkt wird bei einer Kommen-Buchung z. B. die Frühschicht als Tagesmodell für die Berechnung der Sollstunden verwendet.
Erst-Dat	Datum, an dem der Datensatz erstellt wurde.
Ersteller	UserID des Users, der den Datensatz erstellt hat.
Firma	Firma (Arbeitszeitmodelldetail)
Freifeld 01	Freifeld 01
Freifeld 04	Freifeld 04
Freifeld 05	Freifeld 05
Freifeld 08	Freifeld 08
Freifeld 11	Freifeld 11
Freifeld 12	Freifeld 12
L-User	User-ID des Users, der die letzte Änderung vorgenommen hat.
Matchcode	Matchcode für das Gliederungsschema Matchcode
Schicht-Bez	Bezeichnung des Schichterkennungssatzes (z. B. Frühschicht)
Tag	Laufende Nummer des Tages im Schichtrythmus. (kann z. B. von 1 - 14 bei einem 14-tägigem Schichtrythmus nummeriert sein.)
TM-Nr.	Nummer des Tagesmodelles.
Version	Versionsnummer des jeweilige Schichtplans. Die Versionierung dient der zeitlichen Abgrenzung, wenn ein Schichtmodell geändert werden soll und zukünftig andere Tagesmodelle beinhaltet, oder einen anderen Rythmus aufweist.
Von	Von-Zeit des Zuteilungsrahmens. Ab diesem Zeitpunkt wird bei einer Kommen-Buchung z. B. die Frühschicht als Tagesmodell für die Berechnung der Sollstunden verwendet.
Zugehörigkeit	Geben Sie hier an, an welchem Tag der Arbeitszeitbeginn, der jew. zu erkennenden Schicht/Tagesmodell liegt Beispiel: Eine Nachtschicht, welche zum Endetag (zB Montag) gerechnet wird (Feld Iststundenzuordnung am Tagesmodell!), aber bereits am Vortag (zB Sonntag) beginnt. Hier liegen die Schichterkennungszeiten am Vortag (Sonntag) - das Feld muss also auf "Von liegt am Vortag ..." eingestellt werden! Anmerkung: Bei Eingabe eines Tagesmodells sollen die Schichterkennungszeiten und das Feld Zugehörigkeit vorgeschlagen werden. Vorschlag Schichterkennung Von = Tagesmodell-Sollanfang minus 1 Std. Vorschlag Schichterkennung Bis = Tagesmodell-Sollanfang plus 1 Std. Gibt es keine Sollzeit (zB Tagesmodell FREI 0 Sollstd.), dann gibt es auch keinen Vorschlag. Die Einstellung ist daher auch speziell bei Zusatzschichten ohne Sollarbeitszeit am Wochenenden wichtig! Also bei Zusatzschichten ohne Sollstunden (Frei-Modell), deren Iststunden jedoch am Endtag liegen sollen. Dieses Feld "Zugehörigkeit" steuert nur die Logik für die Schichterkennung! Also an welchem Tag die Schichterkenungszeiten geprüft werden! Die Einstellung ist jedoch unabhängig von der Zugehörigkeit der Iststunden (Einstellung am Tagesmodell; zB Iststunden am Endtag). Die Zugehörigkeit der Iststunden muss also am Tagesmodell eingestellt werden! Beispiel: Zusatzschicht von Freitag auf Samstag, die zum Samstag gehören soll. Schichterkennung: Von = 20 Uhr; Bis = 23Uhr Zugehörigkeit = "Von liegt am Vortag ..." Iststundenzuordnung (Tagesmodell) = Iststunden zum Endtag
Änd-Dat	Datum der letzten Änderung.

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Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
Wochenmodell hinzufügen	Mit dieser Funktionstaste kann ein Wochenmodell beim Fenster "Tage" eingefügt werden. Somit müssen die Tage nicht händisch angelegt werden.
Arbeitszeitmodell kopieren	Mit dieser Funktion kann ein bestehender Schicht-/Dienstplan auf einen neuen kopiert werden.
Tagesmodellvorschau	Mit der Tagesmodellvorschau wird eine grafische Simulation in Form eines Schichtkalenders bzw. eine Vorschau für einen gewählten Mitarbeiter und dessen Schicht-/Dienstplan erstellt. So können Sie auf einen Blick schnell sehen, welche Schicht der gewählte Mitarbeiter an einem bestimmten Datum oder in einer bestimmten Woche hat:

Schichterkennung
Schichterkennung kopieren	Mit dieser Funktion kann eine bestehende Schicherkennung von einem auf den anderen Tag kopiert werden.
Schichterkennung einfügen	Mit dieser Funktion wird die kopierte Schicherkennung am ausgewählten Tag eingefügt.

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Siehe auch:

Wochenmodelle

Tagesmodelle

Pausenmodelle