Lohnfirmen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN. Allgemeines
Die Lohnfirmenverwaltung dient zur Anlage von Lohnfirmen und der dazugehörigen Körperschaften wie Gesundheitskasse, Finanzamt und Gemeinde. Neben den eigentlichen Firmendaten (Name, Adresse etc.) werden auch weitere wichtige Informationen wie Arbeitsstätte, Betriebsrats- und Gewerkschaftsberechnungen, Vorschlagswerte für die Neuanlage von Dienstnehmern etc. hinterlegt.
Programmeinstieg
Sie können das Programm entweder über das Menü oder durch Eingabe der Funktionsnummer starten.
Menü | Stammdaten → Lohnfirmen |
Funktionsnummer | L003 |
Das Fenster teilt sich in zwei Bereiche. Im oberen Bereich befinden sich die Firmen und im unteren die dazugehörigen Details.
Der Bereich "Lohnfirmen" verfügt über eine Combobox, mit der die Anzeige beeinflusst werden kann. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
- Lohnfirmen: Zeigt sämtliche Lohnfirmen des Datenbestandes unter Berücksichtigung von Datenbesitzergruppen an. Beachten Sie für die unterschiedliche Farbwahl das Kapitel Darstellungsvariante in der Listübersicht.
- Noch keine Lohnfirma: Zeigt sämtliche Firmen, die noch keinem Datenbestand zugeordnet sind. Bei dieser Ausprägung werden alle Detail-Reiter im Programm "Lohnfirmen" gesperrt und können nicht bearbeitet werden. Diese Firmen können durch eine Neuanlage – in der Combobox-Ausprägung "Lohnfirmen" stehend – zur Lohnfirma (selbe Firmennummer wählen, die diese Firma bereits im CRM hat) gemacht werden.
Lohnvorschlagswertefirma des Datenbestandes
Bei der Anlage des Datenbestands wird automatisch eine Firma für Lohnvorschlagswerte zum jeweiligen Datenbestand generiert. Die Firmennummer setzt sich aus der Datenbestandsnummer + 1.000.000 zusammen und dient der Hinterlegung von Vorschlagswerten, die im Zuge einer Firmenneuanlage automatisch im jeweiligen Firmenstamm eingetragen werden sollen. So werden beispielsweise alle Wochenmodelle, die bei dieser Firma hinterlegt werden, automatisch bei der Neuanlage einer Firma im Reiter "Wochenmodelle" eingetragen. Sinnvoll kann auch die Hinterlegung von DN-Vorschlägen, Schnittberechnungen, Hinweisen usw. sein.
Hinweis
 | Die Vorschlagswerte für die Neuanlage von Firmen sollten daher immer zuerst definiert werden. |
Soll eine andere Firma als Basis für die Firmen-Vorschlagswerte herangezogen werden, muss dies im Programm Datenbestände (LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten) unter Jahresbezogene Einstellungen im Feld "Lohnvorschlagswerte - Firma" hinterlegt werden.
Anlage Lohnfirma
Bevor mit der ersten Abrechnung begonnen werden kann, muss die Firma mit den Daten des Unternehmens (Firmenbezeichnung, Adresse, Bankverbindung ...) und die zur Firma gehörenden Körperschaften (ÖGK, Finanzamt und Gemeinde) im Lohnfirmenstamm angelegt werden. Die Anlage erfolgt mit der Funktionstaste F5 und der Vergabe einer freien Nummer, die im Bereich von 1 - 999.999.999 liegen muss.
Wurden die Lohnverrechnungsdaten aus BMD 5.5 übernommen, sind die Firmen-Daten natürlich schon vorhanden. Eine Kontrolle der übernommenen Daten sollte trotzdem durchgeführt werden.
Detaillierte Informationen zur Übernahme aus BMD 5.5 erhalten Sie unter Übernahme der Lohnverrechnung aus BMD 5.5.
Hinweis
| Existieren bereits Firmenstammdaten aus anderen Gründen in der NTCS, weil beispielsweise die Module CRM, Zeiterfassung oder FIBU schon im Einsatz sind, wird die bestehende CRM Firma durch den Assistenten Neuanlage Lohnfirma als LOHN Firma definiert. |
Achtung!
 | Es ist darauf zu achten, dass für ein Unternehmen (gekennzeichnet durch gleiche Steuernummer, Firmenbuchnummer, UID, Beitragskontonummer ...) nur eine Firma bzw. Lohnfirma angelegt wird. Das heißt, mehrere Firmen können sich keine Steuernummer "teilen", da dies zu Problemen in allen Paketen führen würde. Es gibt keine fachlichen Motive, mehrere Firmennummmern für ein und dasselbe Unternehmen zu führen. |
Hinweis
| Alle Firmen innerhalb einer Firmengruppe müssen denselben LOHN Datenbestand verwenden. Es ist nicht möglich, die Firmen einer Firmengruppe auf unterschiedlichen Datenbeständen anzulegen. |
Achtung!
| Es ist nicht möglich, im Nachhinein ein altes Lohnjahr einzufügen. Wenn beispielsweise der Datenbestand im Jahr 2024 angelegt worden ist, dann kann im Nachhinein nicht noch das Lohnjahr 2023 eingefügt werden. Analoges gilt auch für Lohnfirmen. Ist eine Lohnfirma im Jahr 2024 erstmalig angelegt worden, dann kann für sie im Nachhinein weder das Lohnjahr 2023 angelegt, noch abgerechnet werden. Dies ist technisch nicht möglich und auch nicht notwendig. Die Abrechnung des Vorjahres erfolgte damals in einer anderen Umgebung und ist ggf. dort im Rahmen einer Nach- bzw. Vergleichszahlung zur Berücksichtigung der SV (Anspruchsprinzip) zu ändern. Für die Lohnsteuer gilt das Zuflussprinzip. Sie wird im Allgemeinen im aktuellen Abrechnungsmonat des aktuellen Lohnjahres berücksichtigt. |
Neuanlage
Für die Neuanlage einer Lohnfirma steht ein Assistent zur Verfügung, der relevante Daten anfragt und danach die Anlage der Firma vornimmt. Um die Funktionen des Assistenten sinnvoll zu nutzen, ist es ratsam, die Lohnvorschlagswertefirma des Datenbestandes optimal zu befüllen.
Mit einem Doppelklick in den Bereich "Lohnfirmen" des gleichnamigen Programms öffnet sich der Assistent.
Bei der Neuanlage einer Lohnfirma wird eingangs geprüft, ob die CRM Firma angelegt werden darf. Falls keine CRM Fima (beispielsweise wegen mangelnder Berechtigungen) angelegt werden darf, wird der Assistent nicht gestartet.
In mehreren Schritten werden alle notwendigen Daten der Lohnfirma gesammelt, um sie im Anschluss anzulegen.
- Im Schritt "Firmennummer" ist die gewünschte Firmennummer der neuen Lohnfirma einzugeben. Wird eine Nummer eingegeben, unter der es noch keine CRM Firma gibt, aber bereits ein Kunde der eigenen Firma angelegt ist, dann wird eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt.
- Im Schritt "Firmendaten" werden die bereits erfassten Firmendaten angezeigt, sofern die Firma mit dieser Nummer bereits existiert, oder es können auch die Firmendaten (z. B. die Firmenanschrift) erfasst werden. Daten einer bestehenden Firma werden dadurch nicht geändert!
- Im Schritt "Datenerzeugung" kann selektiert werden, welche Daten aus der Lohnvorschlagswertefirma übernommen werden sollen. Das Feld "Wochenmodelle" ist ausgegraut, sofern es sich um eine Firma einer Firmengruppe handelt, die nicht die Hauptfirma ist. Wird dieser Schritt mit "Weiter" verlassen, dann wird die Lohnfirma angelegt. Bei der Neuanlage einer Firma wird die Datenbestandszuordnung – sofern vorhanden – für die übergeordnete Firmengruppe (Konzern) automatisch übernommen.
- Der letzte Schritt des Assistenten zeigt eine Zusammenfassung.
Firmennummer
In diesem Schritt wird die Firma ausgewählt, für die eine Lohnfirma erstellt werden soll. Im Info-Bereich steht zusammengefasst, welche Firma in welchem Datenbestand und in welchem Lohnjahr angelegt wird.
Eine Mehrfachauswahl der Firmen ist möglich.
Beispiel
 | Es existiert bereits eine CRM Firma:  |
Beispiel
| Neuanlage der Firma:  |
Firmendaten
In diesem Schritt werden die Adressdaten der Firma erfasst, sofern sie nicht schon auf der CRM Firma hinterlegt sind. Sind auf der CRM Firma bereits Adressdaten hinterlegt, dann werden die Felder mit den Daten nur angezeigt und lassen sich im Assistenten nicht adaptieren.
Beispiel
| CRM Firma existiert bereits:  |
Beispiel
| Neuanlage der Firma:  |
Datenerzeugung
In diesem Schritt wird festgelegt, welche Daten aus der Lohnvorschlagswertefirma des Datenbestandes auf die anzulegende Firma übernommen werden sollen.
Falls die Lohnfirma einer Firmengruppe angehört, kann das Feld "Wochenmodell" nicht ausgewählt werden, weil Wochenmodelle in einer Firmengruppe stets auf der Hauptfirma der Firmengruppe verwaltet werden und deshalb die Daten auf anderen Firmen innerhalb der Firmengruppe nicht erzeugt werden können.
Mit einem Klick auf "Weiter" wird die Firma angelegt. Im Schritt "Fertig" folgt eine Zusammenfassung.
CRM Firma als Lohnfirma festlegen
Um eine bereits im Paket CRM bestehende Firma als Lohnfirma zu definieren, muss sie mit dem Assistenten zur Neuanlage im Programm "Lohnfirmen" angelegt werden.
Eine alte Lohnfirma wird wieder aktiviert
In der Vergangenheit wurden über eine Lohnfirma Gehaltsabrechnungen erstellt, deren Durchführung zwischenzeitlich eingestellt wurde.
Im laufenden Jahr ist geplant, die Abrechnungen erneut auf dieser Firma durchzuführen. Dafür ist eine Reaktivierung der Firma erforderlich.
Im laufenden Jahr ist geplant, die Abrechnungen erneut auf dieser Firma durchzuführen. Dafür ist eine Reaktivierung der Firma erforderlich.
In den Lohn-Basiseinstellungen ist in das letzte Jahr, in dem diese Firma abgerechnet worden ist, einzusteigen. Im Anschluss daran muss für diese Firma unter LOHN → Jahresende der Programmpunkt Jahresumstellung durchgeführen getätigt werden.
Dieser Prozess ist so oft zu wiederholen, bis das aktuelle Lohnjahr erreicht ist. Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen ist die entsprechende Firma dann wieder auffindbar.
Mit Doppelklick kann in die angelegte Lohnfirma eingestiegen werden. Es stehen zwei Reiter zur Verfügung. Diese heißen "Lohnfirma - CRM Daten" und "Lohnfirma - Lohndaten". Die Reiter enthalten folgende Eingabefelder.
Lohnfirma - CRM Daten
Name | Firmenname oder Firmenwortlaut bzw. Name der Filiale. Beim Update von Person auf Firma werden die Inhalte der Felder "Titel", "Name" und "Titel hinten" vom Kunden in diesem Feld zusammengesetzt. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Besonderheiten dieses Feldes in CRM/LEA Das Feld kann für diverse Korrespondenzen in Standardbrief und LEA-Honorarnoten beispielsweise für Firmenkopf und -fuß verwendet werden. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für die Empfängerüberprüfung (VoP - Verification auf Payee) werden standardmäßig 50 Zeichen des Namens und 19 Zeichen des Vornamens herangezogen. Wenn Sie den vollständigen Namen für die Prüfung verwenden möchten, können Sie diesen im Feld Kontoinhaber hinterlegen. | ||||||||||
Name 2 | Zusatzname, falls im Feld Name zu wenig Platz ist. Der Inhalt dieses Feldes wird in der Ergebnisliste der Schnellsuche, sowie neben dem Einstiegsfeld "Firma" zusätzlich zum Firmennamen aus dem Feld "Name" angezeigt.  Bitte beachten Sie aber, dass der Name 2 nicht in die Suche mit einbezogen wird. Besonderheiten dieses Feldes in CRM/LEA
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Branche | Hinterlegen Sie hier mittels  -F4 die Branche der Firma. Mittels  -F8 können weitere Branchen zugeordnet werden.Sobald auch weitere Branchen zugeordnet wurden, wird das Wort "Mischbetrieb" statt der Bezeichnung der Hauptbranche neben dem Feld angezeigt. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Hinterlegung der Branche ist im Bereich FIBU für die Vorsteuerrückerstattung relevant. Wenn im Firmenstamm die richtige Branche hinterlegt ist, wird für die Vorsteuerrückerstattung gleich der richtige NACE-Code vorgeschlagen. Besonderheiten dieses Feldes in der Bilanz Im Bereich der Bilanzierung liefert das Feld "Branche" die entsprechende Information für den Branchenvergleich. Beim Stammdatenupdate von Person auf Firma wird das Feld vom Kunden auf die Firma geschrieben. | ||||||||||
Straße | Tragen Sie hier die Straße ein.  Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen. Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar! Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben. Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster. | ||||||||||
Postleitzahl | Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden. Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt. Hinweis
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Telefonnummer | Haupt-Telefonnummer der Firma/Institution. Mittels F8-Symbol können Sie weitere Telefonnummern (siehe auch Verwaltung Telefonnummern) eingeben.Informationen zu Formatierungsmöglichkeiten von Telefonnummern finden sie unter Telefonnummernformatierung. | ||||||||||
E-Mail | Erfassen Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse. Hinweis
Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.Weiters können Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem ";" getrennt in diesem Feld anführen. Für den E-Mail-Versand (Fibu-Ausdrucke, Druckliste ...) werden alle folgenden Adressen in der E-Mail automatisch als CC-Empfänger angeführt. Besonderheit LOHN Durch ein Semikolon getrennte E-Mail-Adressen haben zwar den Vorteil, dass Auswertungen über einen Lohnstapel an mehrere E-Mail-Adressen versendet werden können. Die erste E-Mail-Adresse wird im Feld "An" und alle weiteren im Feld "CC" des E-Mail-Programms verwendet. Nachteilig ist jedoch die Auswirkung bei ELDA-Meldungen, insbesondere der AUVA-Rückerstattungsmeldung. Hier wird genau die Zeichenkette, die im Feld "E-Mail" eingetragen ist, für die ELDA-Meldung verwendet. Durch das Semikolon entspricht die Meldung nicht mehr dem Satzaufbau, was zu einer Nichtübernahme der Meldung führt. Die AUVA-Meldung könnte vor dem Versand hinsichtlich der E-Mail-Adressen manuell über die ELDA-Datendrehscheibe bearbeitet oder als Ansprechpartner könnte anstelle der Firma der oder ein anderer Datensender verwendet werden. | ||||||||||
IBAN | Die IBAN wird aus der Bankleitzahl und der Bankkontonummer errechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis. Da IBANs, abhängig vom Land, unterschiedlich lang sind, passt sich die Eingabemaske nach der Eingabe der ersten beiden Zeichen (= Landkürzel) entsprechend an, wenn die IBAN manuell eingegeben wird. Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Achtung!
Hinweis
Betrugsbekämpfung In den folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN auf einem Mitarbeiter, Lieferanten oder einer Institution geändert wird. CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemeine Einstellungen → Workflow: Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666." | ||||||||||
SWIFT/BIC | Internationale Bankenkennung: Sollten Sie im Feld Bankleitzahl bereits eine Bank mit SWIFT/BIC ausgewählt haben, wird dieser in dieses Feld übernommen. Über F4 kann auch in diesem Feld eine Bank ausgewählt werden. Es kann auch ein SWIFT hinterlegt werden, zu dem in der NTCS keine Bank existiert. Hinweis
Weitere Informationen zum Feldverhalten:
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Aktuelle FIBU | Die aktuelle FIBU ist die FIBU jenes Wirtschaftsjahres, in der vorrangig gearbeitet wird. Entscheidend ist das richtige FIBU-Jahr dann, wenn folgende NTCS Pakete zusätzlich zur FIBU verwendet werden:
Wird für eine FIBU längere Zeit vor dem eigentlichen Bilanzstichtag eine Jahresübernahme durchgeführt (z. B. um Budgetdaten zu erfassen), darf die FIBU des neuen Jahres noch nicht als aktuelle FIBU gekennzeichnet werden. Vielmehr muss der Wechsel auf das neue Jahr in der aktuellen FIBU zu dem Zeitpunkt durchgeführt werden, ab dem tatsächlich vorrangig in der neuen FIBU gearbeitet (z. B. gebucht) wird. Neben der Jahresübernahme kann die Einstellung der aktuellen FIBU noch direkt im Firmenstamm gewartet werden. Außerdem wird beim Datenimport einer FIBU in eine Firma, in der es noch keine aktuelle FIBU gibt, die Einstellung der aktuellen FIBU automatisch angepasst. Für den seltenen Ausnahmefall, dass in einem Jahr mehrere FIBUs in einem Jahr geführt werden, ist als aktuelle FIBU jene zu hinterlegen, in der hauptsächlich gearbeitet wird. Also jene FIBU, auf deren Stammdaten hauptsächlich zugegriffen wird und in die Buchungen importiert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Jeder Verrechnungsfirma ist eine NTCS FIBU zuzuweisen, wenn
Es handelt sich hier betreffend Punkt 1. und 2. nur um die Anbindung an die FIBU. Über FIBU-Stammdaten in der konkreten FIBU (WJ-Beginn, WJ-Ende) wird bei der jeweiligen LEA-Funktion ermittelt, welche der vorhandenen Finanzbuchhaltungen tatsächlich die für das Wirtschaftsjahr passende FIBU ist. Nur bei Punkt 3. werden die Konten der "aktuellen" FIBU herangezogen. | ||||||||||
Aktuelle KORE | Hinterlegung der aktuellen Kostenrechnung - alle anderen Pakete greifen auf diese KORE und deren Stammdaten zu. Die Stammdaten der jeweils aktuellen KORE (Kostenstellen, Kostenträger …) werden dann zum Beispiel in der ER-Kontrolle angezeigt und können bebucht werden. Achtung!
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld muss eine KORE ausgewählt werden, wenn die LEA mit KORE-Anbindung geführt wird. Über diese Verknüpfung holt sich das Programm die Informationen, die für einen korrekten Ablauf der KORE-Verbuchung benötigt werden (siehe Themen LEA-KORE-Anbindung (aufwandseitig) und LEA-KORE-Anbindung (erlösseitig)). | ||||||||||
DVR-Nummer | Eine DVR-Nummer ist eine siebenstellige Registernummer, die vom Datenverarbeitungsregister (DVR) vergeben wird. Jeder Auftraggeber einer Datenanwendung muss eine DVR-Nummer führen, wenn personenbezogene Daten gespeichert werden. Wird bei einer  österreichischen Firma bei der DVR-Nummer die Eingabelänge von 7 Zeichen überschritten, erhalten Sie einen Hinweis. Die Eingabe wird aber trotzdem zugelassen. Bei nicht österreichischen Firmen erfolgt keine Prüfung. | ||||||||||
STB-Firma | Hinterlegung der eigenen Firma, welche die steuerliche Vertretung für den Klienten hat. Diese Angabe ist für die UVA von Bedeutung, wenn Sie Steuerberater sind und für Ihre Klienten UVAs abgeben. Die UVA wird damit mit der Steuernummer des Steuerberaters abgegeben. Hinweis
Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Diese Angabe ist für die UVA von Bedeutung, wenn Sie Steuerberater sind und für Ihre Klienten UVAs abgeben. Die UVA wird damit mit der Steuernummer des Steuerberaters abgegeben. |
Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld 
Für die zukünftige automatische Anlage von BMD Com-Usern muss folgendes Feld eingeblendet werden:
| BMD Com-User anlegen | Bei Erfassung eines neuen Mitarbeiters unter dieser Firma wird für den Mitarbeiter automatisch ein BMD Com-Benutzer erstellt. Besonderheiten dieses Feldes für LOHN/ZEIT Diese Funktionalität kann vor allem für die BMD Com-Lohnfunktionen Lohnportal, Reisekostenerfassung und Zeiterfassung verwendet werden (siehe auch BMD Com). |
Über die Feldauswahl 
können noch weitere Felder aus dem CRM Firmenstamm hinzugefügt werden.
können noch weitere Felder aus dem CRM Firmenstamm hinzugefügt werden.Lohnfirma - Lohndaten
Gesundheitskasse | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf dieses Symbol gelangen Sie in das ÖGK-Anlagefenster. Die Anlage kann aber auch am Reiter ÖGK im Detail-Bereich des Firmenstamms durchgeführt werden. | ||
AUVA Zuschussberechtigt | Die AUVA gewährt für Unfälle (auch Freizeitunfälle) und Krankheiten, für die der Dienstgeber das Entgelt weiterbezahlt, einen Zuschuss. Ist der Dienstgeber zuschussberechtigt, d. h., beschäftigt er regelmäßig weniger als 51 Personen, ist dieses Feld auf "Ja" zu stellen. Es erfolgt keine automatische Prüfung, ob regelmäßig weniger als 51 Personen beschäftigt werden. Ein Zuschuss bei Krankheiten wird ab dem 11. Tag der Arbeitsverhinderung gewährt, ein Zuschuss bei Unfällen ab dem ersten Tag, wenn die Arbeitsverhinderung länger als 3 Tage dauert. Die in der NLZ-Verwaltung erfasste Nichtleistungszeit der Art Krankheit oder Unfall muss hinlänglich lange dauern. Die Beträge für das 100%ige bzw. 50%ige Entgelt werden über die Lohnartengruppen 510 und 511 ermittelt. Die vorgeschlagenen Beträge müssen bei verschobener Auszahlung (LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Nichtleistungszeiten → Krank → Auszahlung verschieben) ggf. manuell überschrieben werden. Bezüge aus Lohnarten für Feiertage (Entgelt- und Schnittlohnarten) müssen manuell in den Beträgen berücksichtigt werden, da unter Umständen nur ein Teil davon angerechnet werden darf. | ||
Ansprechpartner | Der Ansprechpartner wird für die AUVA-Rückerstattungsanträge benötigt. | ||
Betriebliche Vorsorgekasse | Eingabe der BV-Kasse, die bei dieser Firma als Standardwert vorgeschlagen werden soll. Für jede BV-Kasse (Betriebliche Vorsorgekasse) wird von der gesetzlichen Interessensvertretung (Wirtschaftskammer) eine BVK-Leitzahl vergeben, die mit der Bankleitzahl eines Kreditinstituts vergleichbar ist. Die BVK-Leitzahl sowie der Name der BV-Kasse und alle Änderungen dieser Daten werden von der gesetzlichen Interessensvertretung an den Hauptverband der Sozialversicherungsträger übermittelt. | ||
Leitzahl | Eingabe der BVK-Leitzahl, die bei dieser Firma als Standardwert vorgeschlagen werden soll.
Für jede BV-Kasse (Betriebliche Vorsorgekasse) wird von der gesetzlichen Interessensvertretung (Wirtschaftskammer) eine BVK-Leitzahl vergeben, die mit der Bankleitzahl eines Kreditinstituts vergleichbar ist. Die BVK-Leitzahl sowie der Name der BV-Kasse und alle Änderungen dieser Daten werden von der gesetzlichen Interessensvertretung an den Hauptverband der Sozialversicherungsträger übermittelt. | ||
Jährliche Abrechnung geringfügige Beschäftigung | Sollen die BV-Beiträge der geringfügig Beschäftigten jährlich abgeführt werden, muss in diesem Feld die Einstellung "Ja" getroffen werden. Dabei sind jedoch folgende Punkte zu beachten:
Hinweis
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Finanzamt | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf dieses Symbol gelangen Sie in das Finanzamt-Anlagefenster. Die Anlage kann aber auch am Reiter Finanzamt im Detail-Bereich des Firmenstamms durchgeführt werden. | ||
Kleinbetriebsregelung für FA anwenden | In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Begünstigung für Kleinbetriebe, d. h. die Anwendung des DB/DZ-Freibetrags bis zur Freigrenze, unberücksichtigt bleiben soll. Ist das der Fall, muss dieses Feld auf "nein" gestellt werden. Hinweis
Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Körperschaften summieren → Anwendung Kleinbetriebsregelung bis max. abger. DV kann eingestellt werden, bis zu wie vielen Dienstverhältnissen die Überprüfung der Kleinbetriebsregelung erfolgen soll. Bei sehr großen Firmen wird dadurch eine Performancesteigerung bei der Summierung der Körperschaften erzielt. | ||
Gemeinde | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf dieses Symbol gelangen Sie in das Anlagefenster für Gemeinden. Die Anlage kann aber auch am Reiter Gemeinde im Detail-Bereich des Firmenstamms durchgeführt werden. | ||
Kleinbetriebsregelung für Gemeinde anwenden | In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Begünstigung für Kleinbetriebe, d. h. die Anwendung des KommSt-Freibetrags bis zur Freigrenze, unberücksichtigt bleiben soll. Ist das der Fall, muss dieses Feld auf "Nein" gestellt werden. Hinweis
Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Körperschaften summieren → Anwendung Kleinbetriebsregelung bis max. abger. DV kann eingestellt werden, bis zu wie vielen Dienstverhältnissen die Überprüfung der Kleinbetriebsregelung erfolgen soll. Bei sehr großen Firmen wird dadurch eine Performancesteigerung bei der Summierung der Körperschaften erzielt. | ||
Arbeitsstätte | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf dieses Symbol gelangen Sie in das Arbeitsstätten-Anlagefenster. Die Anlage kann aber auch am Reiter Arbeitsstätte im Detail-Bereich des Firmenstamms durchgeführt werden. | ||
Betriebsrat | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf dieses Symbol gelangen Sie in das Betriebsrats-Anlagefenster. Die Anlage kann aber auch am Reiter Betriebsrat im Detail-Bereich des Firmenstamms durchgeführt werden. | ||
Gewerkschaft | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol gelangen Sie in das Anlagefenster für Gewerkschaften. Die Zuteilung kann aber auch am Reiter Gewerkschaft im Detail-Bereich des Firmenstamms erfolgen. | ||
Diverse Körperschaften | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol gelangen Sie in das Anlagefenster für diverse Körperschaften. Die Anlage kann aber auch am Reiter Diverse Körperschaften im Detail-Bereich des Firmenstamms durchgeführt werden. | ||
Abrechnungskreis | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol gelangen Sie in das Anlagefenster für Abrechnungskreise. Die Anlage kann aber auch am Reiter Abrechnungskreise im Detail-Bereich des Firmenstamms erfolgen. | ||
Fibu-Kreis | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol gelangen Sie in das Anlagefenster für FIBU-Kreise. Die Anlage kann aber auch am Reiter Fibukreise im Detail-Bereich des Firmenstamms durchgeführt werden. | ||
Fixwerte | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol gelangen Sie in das Anlagefenster für Fixwerte. Die Anlage kann aber auch am Reiter Fixwerte im Detail-Bereich des Firmenstamms erfolgen. | ||
Terminisierte Lohnarten | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol gelangen Sie in das Anlagefenster für Terminlohnarten. Die Hinterlegung kann aber auch am Reiter Terminlohnarten im Detail-Bereich des Firmenstamms erfolgen. | ||
Hinweise | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol gelangen Sie in die Hinweisverwaltung. Die Anlage kann aber auch am Reiter Hinweise im Detail-Bereich des Firmenstamms erfolgen. | ||
Notiz | In diesem Feld können Notizen zur Lohnfirma hinterlegt werden. | ||
DN-Vorschlag | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol gelangen Sie in das Fenster für die Anlage von DN-Vorschlägen. Vorschlagswerte können aber auch am Reiter DN Vorschlag im Detail-Bereich des Firmenstamms hinterlegt werden. | ||
Schnittvorschlag | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol gelangen Sie in das Anlagefenster für den Schnittvorschlag. Die Hinterlegung kann aber auch am Reiter Schnitte - Vorschlag im Detail-Bereich des Firmenstamms erfolgen. | ||
Wochenmodelle | Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol gelangen Sie in das Anlagefenster für Wochenmodelle. Die Anlage kann aber auch am Reiter Wochenmodelle im Detail-Bereich des Firmenstamms durchgeführt werden. | ||
BUAK-BKZ | BUAK-Betriebskennziffer Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf dieses Symbol gelangen Sie in das BUAK-BKZ-Anlagefenster. Die Anlage kann aber auch am Reiter BUAK-BKZ im Detail-Bereich des Firmenstamms durchgeführt werden. Eine Lohnfirma kann mehrere Betriebskennziffern haben, wenn sie beispielsweise in mehreren Gewerben tätig ist. Die zuerst erfasste Betriebskennziffer ist standardmäßig die Haupt-BKZ, d. h., diese Betriebskennziffer wird bei Neuanlage eines BUAK-Dienstnehmers vorgeschlagen. Auch nachträglich ist es möglich, eine andere Haupt-BKZ festzulegen. Es wird empfohlen, jene Betriebskennziffer zur Haupt-BKZ zu machen, der die meisten BUAK-Dienstnehmer zugehören. | ||
BUAK-Baustelle | Hier ist der Kostentyp zu selektieren, unter dem Baustellen verwaltet werden. Die Baustelle ist insbesondere bei Schlechtwettermeldungen und der automatischen Gemeindeverteilung nach Baustellen eine Pflichtangabe. Empfohlen wird die Einstellung "Kostenträger", aber auch alle anderen Kostentypen sind möglich. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
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BUAK-Direktverrechnung | Bei Direktverrechnung ist hier "Ja" zu wählen. Die Ausprägung "Nein" bedeutet Treuhandkonto. Dieses Feld hat derzeit keinen Einfluss auf die Abrechnung in der Bruttoerfassung, aber sehr wohl Einfluss auf die Erstellung der BUAK-Meldungen für die BUAK-Datendrehscheibe. | ||
Entgeltfortzahlung | Hinterlegen Sie hier die entsprechende EFZ-Anspruchstabelle. | ||
Aus BMD 5.5 übernommen | Wurde die Firma aus BMD 5.5 übernommen, wird dieses Feld auf "Ja" gesetzt. | ||
Jahresumstellung durchführen | Entscheiden Sie hier, ob für diese Firma eine Jahresumstellung durchgeführt werden soll. Dieses Feld ist auch bei Firmengruppen (Konzern) auf "Ja" zu stellen, damit die Nummer der Firmengruppe auch noch im nächsten Jahr für Konzernauswertungen genutzt werden kann. Beispiel Eine Kundenfirma einer Steuerberaterkanzlei wird geschlossen oder wechselt den Steuerberater. In diesen Fällen wird man dieses Feld auf "Nein" stellen, denn diese Lohnfirma ist bei der nächsten Jahresumstellung bzw. im neuen Lohnjahr nicht mehr relevant. | ||
Bearbeiterkennzeichen | Das Bearbeiterkennzeichen ist nur relevant, wenn mehrere Firmen von unterschiedlichen Usern in der Lohnverrechnung verwaltet bzw. abgerechnet werden (z. B. bei einem Steuerberater). Ist das der Fall und wurde im Programm "Bearbeiterkennzeichen" für jeden User ein eigenes Bearbeiterkennzeichen angelegt, müssen an dieser Stelle die Kennzeichen den jeweiligen Firmen zugeteilt werden. Weitere Informationen zur Anlage und Funktion des Bearbeiterkennzeichens erhalten Sie hier: Bearbeiterkennzeichen | ||
Datenbesitzer für Ansehen | Soll eine Firma im Lohnverrechnungsmodul nur für bestimmte Benutzer verfügbar sein, hinterlegen Sie hier die Datenbesitzergruppe mit jenen Benutzern, die für das Ansehen und Bearbeiten berechtigt sind. Benutzer, welche sich nicht in dieser Gruppe befinden, können die Firma in keinem Lohnprogramm aufrufen. Hinweis
Detaillierte Informationen zur Anlage und Verwendung von Datenbesitzergruppen erhalten Sie im Hilfethema Datenbesitzergruppen. | ||
Datenbesitzer für Dienstreise | Dieses Feld wird mit dem Inhalt des Feldes Datenbesitzer für Ansehen initialisiert, kann jedoch überschrieben werden. In allen Dienstreise-Programmen wird statt des Feldes Datenbesitzer für Ansehen dieses Feld für die Ermittlung der Berechtigung verwendet. Weitere Informationen zum Thema Datenbesitzergruppen finden Sie in der Onlinehilfe. | ||
Fertig-Kennzeichen | Ab der Version 27.45 wird das Fertig-Kennzeichen aus dem Abrechnungsmonitor mit dem Fertig-Kennzeichen der Lohnfirma gespiegelt. Für jeden Abrechnungsmonat steht in der Lohnfirma ein eigenes Feld zur Verfügung. Eine Speicherung im Programm Abrechnungsmonitor spiegelt den Feldwert in die Lohnfirma, ebenso das Setzen des Fertig-Kennzeichens über das Programm Monat abschließen. 2024 wird dieses Feld nicht mehr verwendet. Stattdessen ist das Programm Monat abschließen zu verwenden, welches das Fertig-Kennzeichen im Programm Abrechnungsmonitor setzt. Das Fertig-Kennzeichen kann nur noch über das Programm Abrechnungsmonitor aufgehoben werden. Mithilfe dieses Feldes kann eine Abrechnungssperre für den jeweiligen Monat und die entsprechende Firma erstellt werden. Die gesetzte Sperre verhindert, dass Daten in der Bruttoerfassung verändert werden, auch wenn die Endverspeicherung in diesem Monat noch nicht durchgeführt worden ist. Steigt ein User in die Bruttoerfassung einer bereits fertig gemeldeten Firma ein, erscheint folgende Meldung: "Firma ist für diesen Monat schon fertig gemeldet. Eine Änderung ist nicht mehr möglich."  Für die Funktion "Lohn-Buchungsbeleg verbuchen" im Paket FIBU → Buchen → Buchen → Menü Buchen ist es Voraussetzung, dass der zu verbuchende Monat dieses Fertig-Kennzeichen hat. Für die Erstellung des Buchungsbelegs mit dem Programm LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Buchungsbelege drucken ist dieses Fertig-Kennzeichen nicht erforderlich. Bis 2024 konnte das Kennzeichen über das Programm Endverspeicherungen durchführen gesetzt und direkt in der Lohnfirma zurückgesetzt werden. Ab der Version 28.45 wird dieses Feld nicht mehr genutzt. Sobald ein Monat als "Fertig" gekennzeichnet ist, wird stattdessen im Feld Monat fertig der Monat vom Lohn-Basiseinstellungsmonat hinterlegt. Im Feld Höchster fertiger Monat wird jener Monat angeführt, in welchem zuletzt der Monat abgeschlossen und somit als "Fertig" gekennzeichnet worden ist. Das Kennzeichen kann im Abrechnungsmonitor zurückgestellt werden. | ||
Beginn mit BMD Abrechnung | In diesem Feld wird ein Datum hinterlegt, mit dem gesteuert wird, wie weit maximal zurück der Teiler bei der Durchschnitts- bzw. Summenberechnung in der Funktion "Lohnart" im Berechnungsgenerator bzw. in Lohnmakros gerechnet werden soll. Das Feld hat keinen Einfluss auf die Schnittverwaltung. Bei einer Übernahme aus BMD 5.5 wird dieses Feld entsprechend gesetzt. Beispiel Die Lohnverrechnung der betrachteten Lohnfirma beginnt mit 1.1.2018. Davor wurde mit einem anderen Programm abgerechnet. Es sind keine Vorjahreswerte vorhanden. In einer Berechnung ist hinterlegt, dass ein 3-Monatsdurchschnitt einer Lohnart inklusive dem aktuellen Monat verwendet werden soll. Führt man die Berechnung im Jänner 2018 stehend aus, dann wird der Teiler 1 verwendet, weil für die Ermittlung des Teilers maximal bis 1.1.2018 bewertet werden darf, d. h. ein Monat. | ||
Besonderer Dienstgeber (ASVG) | Dieses Feld wird ab 2019 zur Ermittlung der Tarifgruppe benötigt. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
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VAEB | Ab dem Jahr 2019 stehen folgende Ausprägungen zur Ermittlung der Tarifgruppe zur Verfügung:
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Hinweis
| In der Listübersicht der Lohnfirmen gibt es ab dem Jahr 2026 noch zusätzlich das Feld "ungesendete Anmeldungen":
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Darstellungsvariante in der Listübersicht
Zur besseren Übersicht bzw. zur eindeutigen Identifikation werden bestimmte Firmen mit unterschiedlichen Farben und Symbolen gekennzeichnet. So wird die Firma, die in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt ist, an erster Stelle und in blauer Farbe dargestellt. Testfirmen werden türkis markiert und eine Firma, die noch keine Lohnfirma ist, wird in roter Schrift dargestellt. Eine Firmengruppe unterscheidet sich durch das Symbol und wird mit einem "Doppel-Haus" abgebildet.
Beispiel
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Kennzeichnung einer Testfirma
Wird eine Firma als Testfirma gekennzeichnet (LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Lohnfirma - CRM Daten" → Feld Testfirma), werden unterschiedliche Sicherheitsmechanismen aktiviert.
Für eine als Testfirma gekennzeichnete Lohnfirma können über ELDA keine Meldungen an die ÖGK übermittelt und keine Telebankingdateien für die Überweisung erzeugt werden. Weiters kann keine Meldung für einen Dienstnehmer über die ELDA-Datendrehscheibe übermittelt werden, wenn die Lohnfirma als Testfirma gekennzeichnet ist. Budgetfirmen werden standardmäßig als Testfirmen gekennzeichnet.
Testfirmen werden bei der Zuordnung von Krankenstandsbescheinigungen und ELDA-Clearingmeldungen ausgenommen. Die Zuordnung von Krankenstandsbescheinigungen und Clearingmeldungen passiert zum einen abhängig von der Beitragskontonummer. Werden mehrere Firmen mit derselben Beitragskontonummer gefunden, kann keine eindeutige Zuordnung der Krankenstandsbescheinigung bzw. der Clearingmeldung vorgenommen werden. Da Testfirmen von dieser Prüfung ausgenommen sind, stellt es kein Problem dar, wenn für eine Testfirma eine "echte" Beitragskontonummer verwendet wird.
Funktionen des Fensters
Unter dem Menüpunkt "Extras" finden sich verschiedene Funktionen:
- Insolvenz
- Fertig-Kennzeichen
- Abgleich Firmengruppen
- Lohnzetteldaten für Firmen-Kfz
- Firmeninformationen
Insolvenz
Zur Abrechnung einer Insolvenz werden unter der Lizenz 520 "Lohn Erg. Insolvenzabrechnung" folgende Funktionen zur Verfügung gestellt:
- Auszahlende Bank
- Insolvenzstammdaten anlegen
- Insolvenz-Zuordnungen ansehen
- Dienstverhältnisse für Masseforderung anlegen
- Dienstnehmer "Ausbezahlt bis Datum" festlegen
- Betriebs-/Teilschließung
- Dienstverhältnisse für Betriebsfortführung anlegen
Hinweis
| Bitte beachten Sie für eine detaillierte Erklärung einer Insolvenzabrechnung unsere gleichnamige Onlinehilfe. |
Fertig-Kennzeichen
Diese Funktion steht im Lohnfirmenstamm nicht mehr zur Verfügung. Klickt man darauf, so erscheint die Meldung:
"Diese Funktion steht nicht mehr zur Verfüfung! Bitte gehen Sie in das Programm Abrechnungsmonitor und setzen Sie dort das entsprechende Kennzeichen!"
Mit dem Programm Monat abschließen wird das Fertig-Kennzeichen gesetzt. Sobald ein Monat als "Fertig" gekennzeichnet ist, wird unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen am Reiter "Lohnfirma - Lohndaten" das Feld Monat fertig mit dem Monat des Lohn-Basiseinstellungsmonats befüllt. Im Feld Höchster fertiger Monat wird der Monat eingetragen, in welchem zuletzt der Monat abgeschlossen und somit als "Fertig" gekennzeichnet worden ist. Das Kennzeichen kann im Abrechnungsmonitor zurückgestellt werden.
Abgleich Firmengruppe
Hinweis
| Alle Firmen innerhalb einer Firmengruppe müssen denselben LOHN Datenbestand verwenden. Es ist nicht möglich, die Firmen einer Firmengruppe auf unterschiedlichen Datenbeständen anzulegen. |
Werden im CRM Stamm mehrere (eigene) Firmen organisatorisch zu einer Firmengruppe (Konzern) zusammengefasst – auch im Nachhinein, muss diese Firmengruppe auch in den Lohnfirmenstamm übernommen werden. Durch den Abgleich Firmengruppe wird die Lohnfirma selbst mit dem Datenbestand versehen.
Das hat den Vorteil, dass bestimmte Auswertungen (z. B. der Buchungsbeleg oder das Firmenlohnkonto) konzernübergreifend gestartet werden können. In diesem Fall würde ein summierter Buchungsbeleg oder ein übergreifendes Firmenlohnkonto aller zur Firmengruppe gehörenden Firmen gedruckt werden.
Bei anderen Auswertungen werden bei Eingabe der Firmengruppe alle zugehörigen Firmen nacheinander ausgewertet. Wird z. B. das Programm "Abrechnungen durchführen" für eine Firmengruppe gestartet, werden alle Dienstnehmer aller Firmen der Firmengruppe abgerechnet.
Diese Funktion ist Voraussetzung, um in weiterer Folge Lohndaten exportieren bzw. Testdaten kopieren zu können.
Die Übernahme der Firmengruppe(n) kann über LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Extras → Abgleich Firmengruppen durchgeführt werden.
Hinweis
| Bei einer Firmengruppe können im Lohnfirmenstamm keine lohnspezifischen Daten hinterlegt werden. Daher sind alle Buttons zur Neuanlage, zum Ändern oder Löschen auf inaktiv gestellt. |
Die Funktion "Abgleich Firmengruppe" ist auch dann zu starten, falls für die Dienstnehmer das BMD Com Lohnportal verwendet werden soll.
Lohnzetteldaten für Firmen-Kfz
Am Jahreslohnzettel müssen ab 2026 zum Sachbezug Kfz mehr Daten gemeldet werden als bisher. Die Daten, die am L16 angeführt sein müssen, sind unter LOHN → Stammdaten → Kraftfahrzeuge. Bis 07/2026 wurden die Daten im Lohnfirmenstamm unter der Funktion "Lohnzetteldaten für Firmen-Kfz" geführt.
Reiter
An dieser Stelle können auf verschiedenen Reitern weitere firmenbezogene Daten, wie Abrechnungskreise, FIBU-Kreise, Termin-Lohnarten, Fixwerte, Hinweise usw., erfasst werden. Bestimmte Informationen, wie z. B. die Daten zur ÖGK, Finanzamt und Gemeinde, können auch schon während der Neuanlage über die Stammeingabe erfasst werden. Sie werden anschließend in den jeweiligen Reitern dargestellt.
Hinweis
| Die einzelnen Reiter der Details können über das Burgermenü oben links  unter dem Punkt "Layout" angepasst werden. Die angehakten Reiter sind im Endeffekt eingeblendet. Um einen Reiter auszublenden, ist das Häkchen zu entfernen. Beachten Sie für mehr Informationen unsere Onlinehilfe Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design Kapitel Layout. |
Folgende Reiter stehen zur Verfügung:
ÖGK
Körperschaften wie Gesundheitskassen, Finanzamt, Gemeinde, Gewerkschaften werden im Modul CRM und DMS unter Stammdaten → Institutionen geführt.
An dieser Stelle erfolgt ausschließlich die Zuordnung der Gesundheitskasse(n) zur jeweiligen Firma. Adresse, Versicherungsträgerdaten und mögliche Bankverbindungen werden von BMD bereits ausgeliefert und unter den Institutionen verwaltet. Hinterlegt werden müssen noch Informationen wie Beitragskontonummer, Abrechnungsart, Auftraggeber- und Empfänger-Bank. Werden die SV-Abgaben an mehr als nur eine ÖGK abgeführt, muss auch noch die Haupt-ÖGK festgelegt werden, denn sie wird bei der Neuanlage eines Dienstnehmers automatisch vorgeschlagen.
Hinweis
| Besitzen Sie bei einer ÖGK (z. B. ÖGK Oberösterreich) mehrere Beitragskontonummern (z. B. für die Abrechnung freier Dienstnehmer), muss für jede Beitragskontonummer ein ÖGK-Datensatz angelegt werden. Die Nummerierung erfolgt automatisch und wird fortlaufend vergeben (siehe Abbildung). Achtung! Die ÖGK-Nr. wird aus den Institutionen übernommen und bleibt unverändert (z. B. ÖGK OÖ → ÖGK-Nr. 4):  |
Standardfeldauswahl ÖGK
Gesundheitskasse | Auswahl der ÖGK. | ||
Beitragsnummer | Eingabe der Beitragskontonummer, die der Firma bei der jeweiligen ÖGK zugeteilt wurde. Handelt es sich um eine österreichische Firma, kann eine Beitragskontonummer nur gespeichert werden, wenn auch eine Gesundheitskasse hinterlegt wurde. | ||
Abrechnungsart | An dieser Stelle legen Sie die Abrechnungsart fest. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: Lohnsummenverfahren: Diese Ausprägung wird standardmäßig vorgeschlagen und wird von Selbstabrechnern verwendet. Vorschreibeverfahren: Diese Ausprägung wird zur Abrechnung von Vorschreibebetriebe verwendet. Beachten Sie bei der Wahl der Ausprägung "Vorschreibeverfahren", die Ausprägung "Nein, wenn Vorschreibebetrieb" im Parameter "ÖGK drucken" des Programms Auszahlungsjournal drucken. Achtung!
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Bank Auftraggeber | Eingabe der Bankverbindung, von der die Abgaben an die ÖGK überwiesen werden sollen. | ||
Bank Empfänger | Auswahl der Empfängerbank | ||
Bemerkung | Eingabe einer kurzen Bemerkung zur jeweiligen ÖGK. |
Achtung!
| Wurde die ÖGK bei einem Dienstnehmer hinterlegt und für diesen eine Abrechung vorgenommen, ist ein nachträgliches Bearbeiten des Felds Gesundheitskasse nicht mehr möglich. Es folgt eine entsprechende Meldung: "Die zugeordnete Gesundheitskasse kann nicht mehr geändert werden, da bereits Abrechnungen existieren!"  |
Finanzamt
In diesem Reiter werden das Betriebsfinanzamt und, wenn notwendig, auch weitere DZ-Finanzämter angelegt. Das Betriebsfinanzamt ist jenes Finanzamt, in dessen Bereich sich die Geschäftsleitung des Betriebs befindet. Es wird bei der Neuanlage eines Dienstnehmers automatisch vorgeschlagen und ist Überweisungsempfänger von Lohnsteuer, DB und DZ.
Hat ein Unternehmen mehrere Betriebsstätten in verschiedenen Bundesländern, muss für die Löhne und Gehälter der Dienstnehmer in den einzelnen Betriebsstätten auch der DZ-Satz der zuständigen Landeskammer herangezogen werden.
Beispiel
| Ein Unternehmen hat die Zentrale in Oberösterreich. In Salzburg, Tirol und Kärnten befinden sich Zweigniederlassungen, die als weitere Betriebsstätten bei den einzelnen Landeskammern gemeldet sind. In Oberösterreich sind 5, in allen anderen Niederlassungen jeweils 10 Dienstnehmer beschäftigt. Der DZ wird an das Betriebsfinanzamt in Oberösterreich abgeführt. Für die
anzuwenden. [Stand: Juli 2025] |
Programmtechnisch lässt sich dies durch die Anlage weiterer Finanzämter lösen. Bei einem DZ-Finanzamt müssen nur die Finanzamtsnummer und das DZ-Bundesland erfasst werden. Durch die anschließende Zuordnung des Finanzamtes im Programm "Dienstnehmer" wird bei der Abrechnung der richtige Betrag für den DZ ermittelt.
Hinweis
| Beachten Sie, dass für die Finanzamtsüberweisung ausschließlich die Daten des Betriebsfinanzamts herangezogen werden. Das heißt, dass nur die Bankverbindung und Steuernummer des Betriebsfinanzamts auf der Überweisungsliste angedruckt werden. Der Überweisungsbetrag umfasst natürlich die Beträge des Betriebsfinanzamts und aller DZ-Finanzämter. Daher kann nur beim Betriebsfinanzamt eine Bankverbindung hinterlegt werden:  |
Standardfeldauswahl Finanzamt
Finanzamt | Eingabe der Finanzamt-Nr. Sie wird unter anderem am Jahreslohnzettel (L16) benötigt. Hinweis zum Feldverhalten
Hinweis
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Steuernummer | Eingabe der Steuernummer, die der Firma beim jeweiligen Finanzamt zugeteilt wurde. Handelt es sich um eine österreichische Firma kann eine Steuernummer nur gespeichert werden, wenn auch ein Finanzamt hinterlegt wurde. Besonderheit Paket Lohnverrechnung: Handelt es sich um ein österreichisches Finanzamt, dann muss die Steuernummer im Format xx xxx/xxxx erfasst werden. Achten Sie sorgfältig auf die Einhaltung des angegebenen Formats. Ein zusätzliches Leerzeichen oder doppelter Schrägstrich führen zur Nichtübernahme und diverser Fehlermeldung bei der Übermittlung von Lohnzettel (L16). Besonderheiten dieses Feldes in der  Schweiz:In der Schweiz heißt dieses Feld Mehrwertsteuernummer wird dort aber auch als UID-Nummer (=Unternehmensidentifikationsnummer) bezeichnet. Darf nicht mit der UID-Nummer (=Umsatzsteueridentifkationsnummer) in der EU verwechselt werden. | ||||
DZ-Bundesland | Auswahl des DZ-Bundeslandes. Der dazugehörige DZ-Prozentsatz wird automatisch generiert. Hinweis
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Indiv. DZ-Prozentsatz | Wurde im Feld "DZ-Bundesland" die Ausprägung "Individueller Prozentsatz" ausgewählt, muss hier der entsprechende Prozentsatz angegeben werden. Hinweis
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Bank Auftraggeber | Eingabe der Bankverbindung, die zur Überweisung der Abgaben an das Finanzamt herangezogen werden soll. | ||||
Bank Empfänger | Empfängerbank, in diesem Fall die Bankverbindung des Finanzamts |
Änderung des Betriebsfinanzamtes während des Jahres
Achtung!
| Programmtechnisch besteht die Möglichkeit, das Betriebsfinanzamt auch während des Jahres zu ändern. Man sollte jedoch beachten, dass es pro Lohnjahr nur ein Betriebsfinanzamt geben kann (jeweils gültig ab Jänner). Das heißt, eine Änderung während des Jahres würde sich auch rückwirkend auf bereits endverspeicherte Monate auswirken! |
Beispiel
| Im Mai wird das Betriebsfinanzamt von Finanzamt "51 - Kirchdorf Perg Steyr" auf Finanzamt "15 - Amstetten Melk Scheibbs" geändert. Mit rechter Maus auf das neue Finanzamt klicken und "Betriebsfinanzamt" anklicken.  Auswirkungen Überweisungen, die im Nachhinein für die Monate 1 bis 5 durchgeführt werden, gehen an das neue Betriebsfinanzamt (15 - Amstetten Melk Scheibbs). Die Jahreslohnzettel aller Dienstnehmer werden für das gesamte Jahr an das neue Betriebsfinanzamt (15) übermittelt. Austritts-L16, die während des Jahres an das Betriebsfinanzamt "51 - Kirchdorf Perg Steyr" übermittelt worden sind, werden am Jahresende storniert und an das neue Betriebsfinanzamt übermittelt. |
Achtung!
| Ist das nicht gewünscht, sollte auf keinen Fall eine Änderung während des Jahres durchgeführt werden! Bei einer Änderung des Betriebsfinanzamtes kann es auch zu einer Änderung der Steuernummer kommen. Bitte fragen Sie beim zuständigen Finanzamt nach, wie das L16 zu versenden ist. Ggf. ist es notwendig, eine neue Firma mit neuen Steuernummern anzulegen und die Dienstnehmer umzumelden. |
Gemeinde
An dieser Stelle erfolgt die Zuordnung der Gemeinde(n). Werden mehrere Gemeinden benötigt, weil beispielsweise mehrere Betriebsstätten vorhanden sind, muss auch in diesem Fall eine Hauptgemeinde festgelegt werden. Standardmäßig wird die Gemeinde, die als Erstes angelegt wird, als Hauptgemeinde vorgeschlagen. Die Zuteilung kann jedoch über das Kontextmenü jederzeit abgeändert werden.
Standardfeldauswahl Gemeinde
Gemeinde | Für die elektronische Kommunalsteuererklärung muss jede Gemeinde einer (österreichweit einheitlichen) "Gemeinde-Kennziffer" zugeordnet werden. Die Gemeinde-Kennziffer kann mit der Funktionstaste F4 oder über das Symbol ausgewählt werden.Besonderheit bei Wiener Firmen Da aus Sicht der Lohnverrechnung bei allen Wiener Firmen nur die Gemeinde mit der Kennziffer 90101 relevant ist, kann bei Firmen aus Wien auch nur diese am Reiter "Gemeinde" hinterlegt werden. Sollte bei einer Wiener Firma eine andere Wiener Gemeindenummer gewählt werden, erscheint folgende Meldung: "Um die korrekte Übermittlung und Zuordnung der Abgabenbeiträge zu gewährleisten, ist für Wien die Gemeindeziffer 90101 zu verwenden."  Nach Bestätigung der Meldung wird automatisch die Gemeindenummer 90101 übernommen. | ||||||||||||||||||||||||
Kommst-Steuernummer | Steuernummer bei der Gemeinde. Handelt es sich um eine österreichische Firma, kann eine Kommunalsteuernummer nur gespeichert werden, wenn auch eine Gemeinde hinterlegt worden ist. | ||||||||||||||||||||||||
DGA-Steuernummer | DGA-Steuernummer für die Wiener Dienstgeberabgabe "U-Bahn-Steuer" | ||||||||||||||||||||||||
Bank Auftraggeber | Eingabe der Bankverbindung, die für die Überweisung der Abgaben an die Gemeinde herangezogen werden soll. | ||||||||||||||||||||||||
Bank Empfänger | Eingabe der Empfängerbank | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten-Automatik | Einige Gemeinden wollen, dass bei der Überweisung in den Kundendaten nicht nur die Steuernummer angeführt wird, sondern spezielle, monatlich unterschiedliche Werte. Diese Werte können durch die Auswahl in diesem Feld generiert werden. Die Kundendaten-Einstellungen in diesem Feld bewirken außerdem, dass der Verwendungszweck nach dem hier eingestellten Muster an die Klientenzahlungen (Paket CRM) übergeben wird. Ohne Kundendaten-Automatik wird weiterhin kein Verwendungszweck an die Klientenzahlung übergeben (siehe auch Klientenzahlungen und Abgabenarten). Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 
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Kundendaten Monat 1 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in der Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten Monat 2 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in der Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten Monat 3 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in der Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten Monat 4 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in der Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten Monat 5 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in der Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten Monat 6 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in der Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten Monat 7 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in der Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten Monat 8 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten Monat 9 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in der Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten Monat 10 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in der Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten Monat 11 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in der Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kundendaten Monat 12 | In den Feldern "Kundendaten Monat 1" bis "Kundendaten Monat 12" besteht die Möglichkeit, den Inhalt der Kundendaten auf der Überweisung bzw. in der Telebankingdatei pro Monat festzulegen. Wird hier nichts eingetragen, so wird automatisch die Steuernummer in das Feld "Kundendaten" der Überweisung bzw. der Telebankingdatei geschrieben. | ||||||||||||||||||||||||
Kommst-Überweisung | In diesem Feld wird festgelegt, ob die Kommunalsteuer monatlich oder quartalsweise abgeführt werden soll. Wird die Ausprägung "je Quartal" ausgewählt, wird die Überweisung in den Monaten März, Juni, September und Dezember mit einer Summe der letzten drei Monate durchgeführt. | ||||||||||||||||||||||||
DGA-Überweisung | In diesem Feld wird festgelegt, ob die Dienstgeberabgabe monatlich oder quartalsweise abgeführt werden soll. Wird die Ausprägung "je Quartal" ausgewählt, wird die Überweisung in den Monaten März, Juni, September und Dezember mit einer Summe der letzten drei Monate durchgeführt. |
Arbeitsstätte
Seit 2019 muss eine Arbeitsstättenmeldung im Zuge der Jahresabschlusstätigkeiten gemeldet werden.
Zwischen 2007 und 2018 musste die Arbeitsstätte, bei der ein Dienstnehmer mit 31.12. oder am letzten Beschäftigungstag beschäftigt war, am Jahreslohnzettel angedruckt werden. Die Anlage der Arbeitsstätte erfolgt im Firmenstamm ( Felder Arbeitsstätte).
Felder Arbeitsstätte). 
Hinweis
| Im Zuge der Neuanlage einer Firma wird, sofern auch die Gemeinde angelegt wird, automatisch eine Arbeitsstätte mit der Firmenadresse angelegt. Diese Arbeitsstätte wird auch als Hauptarbeitsstätte definiert und bei der Neuanlage eines Dienstnehmers vorgeschlagen. |
Folgende Funktionen aus der Menüleiste sind für diesen Reiter bzw. dieses Fenster relevant:
 Hauptarbeitsstätte | Definition der Hauptarbeitsstätte, die bei der Neuanlage von Dienstnehmern automatisch vorgeschlagen werden soll. |
 Filialen = Arbeitsstätten | Diese Funktion legt für alle existierenden Filialen eine Arbeitsstätte an. |
| Firma = Arbeitsstätte | Diese Funktion legt eine Arbeitsstätte mit der Firmenadresse an. |
Betriebsrat
Der Reiter für die Verwaltung des Betriebsrats teilt sich in zwei Bereiche, und zwar in die Anlage des Betriebsrats (links) und in die Anlage der Betriebsratsumlage-Berechnung (rechts). Voraussetzung für die Anlage eines Berechnungsmodells ist das Vorhandensein eines Betriebsrats.
Folgende Felder müssen bei der Anlage des Betriebsrats berücksichtigt werden:
Standardfeldauswahl Betriebsratsumlage
Prozentsatz | Eingabe des Prozentsatzes, der zur Berechnung der Betriebsratsumlage herangezogen werden soll | ||
Minimalwert | Eingabe eines Minimalwerts Hinweis
| ||
Maximalwert | Eingabe eines Maximalwerts Hinweis
| ||
Aliquotierung | Legen Sie fest, ob die Betriebsratsumlage aliquotiert werden soll (z. B. bei Ein- und Austritt). Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
 Hinweis
| ||
Rundungsart | In diesem Feld kann die Rundungsart gewählt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Auswahl:
 | ||
Rundung auf | Geben Sie an, auf welche Stelle gerundet werden soll (z. B. Rundung auf 0,01 Cent). | ||
Bemessungsgrundlage | Geben Sie an, welche Basis für die Berechnung der Betriebsratsumlage herangezogen werden soll. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Verfügung:
 |
Hinweis
| Sollte sich an der Berechnung der Betriebsratsumlage etwas ändern, muss eine neue BU-Berechnung mit neuem Gültigkeitsdatum angelegt werden. |
Kennzeichnung der Dienstnehmer
Damit die Berechnung der Betriebsratsumlage automatisch in der Bruttoerfassung greift, ist unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Divers" der Betriebsrat zu hinterlegen:
Ab diesem Zeitpunkt wird die Betriebsratsumlage automatisch berechnet und auf der Lohnart "9590 - Betriebsrat berechnet" in Abzug gebracht. Eine Lohnarteneingabe in der Bruttoerfassung ist in diesem Fall nicht notwendig.
Fixe Betriebsratsumlage
Wenn die Betriebsratsumlage, die dem Dienstnehmer abgezogen werden soll, immer gleich bleibt, kann dafür eine ganz normale fixe Abzugslohnart (z. B. LA "7100 - Betriebsratsumlage") verwendet werden. Die Lohnart muss einmal in der Bruttoerfassung eingegeben werden und wird dann jeden Monat mit der Lohnartenaktivierung erzeugt und abgerechnet.
Hinweis
| Damit die Abzugslohnart auf der Betriebsratsliste auch als Betriebsratsumlage erkannt wird, muss in den LOHN Parametern bzw. in den firmenbezogenen oder allgemeinen Einstellungen des Programms "Körperschaften summieren" eine Lohnartengruppe mit allen verwendeten BU-Lohnarten hinterlegt werden. Nur dann werden auch die Dienstnehmer mit einer fixen BU auf der Liste angedruckt.  |
Hinweis
| Beachten Sie für die Anlage und Abrechnung einer Betriebsratsumlage unsere Onlinehilfe Betriebsrat: Anlage und Abrechnung. |
Gewerkschaften
Der Reiter für die Gewerkschaft unterteilt sich in drei Bereiche. Er enthält den Gewerkschaftsstamm, die Gewerkschaftsuntergruppe und das GW-Beitrag-Berechnungsmodell. Hier kann die gewünschte Gewerkschaft ausgewählt und der Firma zugeordnet werden.
Die eigentliche Anlage und Verwaltung der Berechnungswerte erfolgt jedoch im Paket CRM im Menü Stammdaten → Institutionen → Gewerkschaften. Im Lohn können, bis auf die Zuteilung der Empfänger- und Auftraggeber-Bank, keine Änderungen durchgeführt werden (siehe Felder Gewerkschaft).
Felder Gewerkschaft).Hinweis
| Bitte beachten Sie für die Anlage und Verwaltung von Gewerkschaften die Onlinehilfe Gewerkschaften im Paket CRM. |
Gewerkschaftsstamm im CRM
Die Standardgewerkschaften (Nr. 1 bis 11) werden von BMD ausgeliefert und gewartet. Wird die Lohnverrechnung aus BMD 5.5 übernommen, werden die dort angelegten Gewerkschaften auf neue Nummern kopiert.
Standardfeldauswahl GW-Beitrag - Berechnungsmodell
Prozentsatz | Eingabe des Prozentsatzes, der zur Berechnung des Gewerkschaftsbeitrages herangezogen werden soll. | ||
Minimalwert | Eingabe des Minimalwertes | ||
Maximalwert | Eingabe des Maximalwertes | ||
Aliquotierung | Legen Sie fest, ob der Gewerkschaftsbeitrag aliquotiert werden soll (z. B. bei Ein- und Austritt). Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
 Hinweis
| ||
Rundungsart | In diesem Feld kann die Rundungsart festgelegt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
 | ||
Rundung auf | Geben Sie an, auf welche Stelle gerundet werden soll (z. B. 0,01 für die Rundung auf einen Cent genau). | ||
Bemessungsgrundlage | Geben Sie an, welche Basis für die Berechnung des Gewerkschaftsbeitrages herangezogen werden soll. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
 |
Kennzeichnung der Dienstnehmer
Damit ein Berechnungsmodell beim Dienstnehmer zur Verwendung kommt, sind unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Divers" einige Felder zu befüllen.
Ab diesem Zeitpunkt wird der GW-Beitrag automatisch berechnet und auf den Lohnarten "9560 - Gewerkschaft berechnet", "9563 - Gewerkschaft berechnet Auslandsmontage", "9564 - Gewerkschaft berechnet DBA" oder "9565 - Gewerkschaft berechnet Entwicklungshilfe" in Abzug gebracht. Eine Lohnarteneingabe in der Bruttoerfassung ist in diesem Fall nicht notwendig.
Fixer Gewerkschaftsbeitrag
Wenn der Gewerkschaftsbeitrag, der dem Dienstnehmer abgezogen werden soll, immer gleich bleibt, muss dafür eine eigene fixe Abzugslohnart verwendet werden. Anders als die Betriebsratsumlage vermindert der Gewerkschaftsbeitrag auch die LSt.-BMGL, weshalb bei der Lohnart folgende Pflichtigkeiten gesetzt werden müssen:
Die Lohnart muss einmal in der Bruttoerfassung eingegeben werden und wird dann jeden Monat mit der Lohnartenaktivierung erzeugt und abgerechnet.
Hinweis
| Damit die Abzugslohnart auf der Gewerkschaftsliste auch als GW-Beitrag erkannt wird, muss in den LOHN Parametern bzw. in den firmenbezogenen oder allgemeinen Einstellungen des Programms "Körperschaften summieren" eine Lohnartengruppe mit allen verwendeten Gewerkschaftsbeitrags-Lohnarten hinterlegt werden. Nur dann werden auch die Dienstnehmer mit einem fixen GW-Beitrag auf der Liste angedruckt.  |
Wochenmodelle
An dieser Stelle besteht die Möglichkeit zur Anlage von Wochenmodellen, die in der Lohnverrechnung zum einen für die Nichtleistungszeitenverwaltung und zum anderen für die automatische Aliquotierung von Monatsteiler, Überstundenteiler und Teilzeitprozentsatz benötigt werden. Haben Sie das Paket ZEIT von BMD schon vor dem LOHN im Einsatz, werden die angelegten Wochenmodelle der Firma bereits angezeigt:
Anlage Wochenmodell
Werden die Wochenmodelle ausschließlich für die Lohnverrechnung benötigt, müssen bei der Anlage folgende Felder berücksichtigt werden:
(In allen anderen Fällen siehe die Beschreibung zur Anlage von Wochenmodellen und zur Anlage von Tagesmodellen in der ZEIT.)
Felder Wochenmodell
Bezeichnung der Wochenmodellnummer. Sollte grobe Eckpunkte (wie z. B. Vollzeit, 40 h; Mo-Fr, 8 h) enthalten, damit die Hinterlegung einfacher ist, wenn mehrere Wochenmodelle im System existieren. | |
Tagesmodellnummer für Montag.
Es muss für jeden Tag ein Tagesmodell hinterlegt werden. | |
Tagesmodellnummer für Dienstag.
Es muss für jeden Tag ein Tagesmodell hinterlegt werden. | |
Tagesmodellnummer für Mittwoch.
Es muss für jeden Tag ein Tagesmodell hinterlegt werden. | |
Tagesmodellnummer für Donnerstag. Es muss für jeden Tag ein Tagesmodell hinterlegt werden. | |
Tagesmodellnummer für Freitag.
Es muss für jeden Tag ein Tagesmodell hinterlegt werden. | |
Tagesmodellnummer für Samstag.
Es muss für jeden Tag ein Tagesmodell hinterlegt werden. | |
Tagesmodellnummer für Sonntag.
Es muss für jeden Tag ein Tagesmodell hinterlegt werden. | |
Zeigt die Summe der Sollstunden der zugewiesenen Tagesmodelle an. | |
Anzahl der Tage je Woche, an denen gearbeitet wird. Das Programm ermittelt die Anzahl dieser Tage automatisch anhand der Zuordnung jener Tagesmodelle, welche eine Sollzeit/Normalarbeitszeit aufweisen. | |
Firma des Vollzeitwochenmodells | |
Bei einem Teilzeit-Wochenmodell ist in diesem Feld das dazugehörige Vollzeit-Wochenmodell zu hinterlegen, damit der Teilzeit-Prozentsatz ermittelt werden kann. Alle Wochenmodelle ohne Eintrag in diesem Feld werden als Vollzeit-Wochenmodell interpretiert. Gibt es in der Firma beispielsweise aufgrund unterschiedlicher Kollektivverträge "Vollzeiten" mit unterschiedlichem Stundenausmaß, z. B. Angestellte 38,5 h und Arbeiter 39 h, dann sollten für jedes Vollzeit-Wochenmodell entsprechende Teilzeit-Wochenmodelle angelegt werden. Beispiel 20 Stunden bei einer Vollzeit von 38,5 Stunden ergibt einen Teilzeit-Prozentsatz von 20 / 38,5 * 100 = 51,95 %. 20 Stunden bei einer Vollzeit von 40,0 Stunden ergibt einen Teilzeit-Prozentsatz von 20 / 40 * 100 = 50 %. Achtung Eine Änderung dieses Feldes bewirkt keine Neuberechnung des Teilzeit-Prozentsatzes beim Dienstnehmer, der dieses Wochenmodell hinterlegt hat. Idealerweise werden die Wochenmodelle vor der Zuordnung beim Mitarbeiter bzw. Dienstnehmer mit dem korrekten Vollzeit-Wochenmodell versehen. Besonderheiten im Paket ZEIT Dieses Wochenmodell (Vollzeit-Wochenmodell) wird für die Berechnung der Mehrarbeit herangezogen. Besonderheiten im Paket LOHN Die Hinterlegung des Vollzeit-Wochenmodells ist bei Verwendung des Pakets LOHN in jedem Fall ratsam, da die Aliquotierung von Monatsteiler und Überstundenteiler sowie die Ermittlung des Teilzeit-Prozentsatzes auf diesem beruht und die Information, ob eine Teilzeit-Beschäftigung vorliegt, auf diversen Auswertungen wie dem Jahreslohnzettel oder dem Lohnkonto zu erfolgen hat. |
Felder Tagesmodell
Geben Sie hier eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung des Tagesmodelles an, um bei Zuordnungen eine bessere Übersicht zu haben. | |
Dauer, wie lange gearbeitet werden soll (Netto-Sollarbeitszeit, ohne Pausen) |
Kostenstamm
Sofern Sie auch die BMD KORE bzw. das KORE Ergänzungsmodul im Einsatz haben, werden auf diesem Reiter alle angelegten Kostentypen der im Lohnfirmenstamm hinterlegten KORE (LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter Lohnfirma - CRM Daten → Feld "Aktuelle KORE") angezeigt. Neben Kostenstellen können auch Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche angelegt und ausgewertet werden. Detaillierte Informationen zur Anlage von Kostentypen erhalten Sie in der Hilfe zu den Kostenstammdaten.
Über die Combobox auf der rechten Seite können Sie auswählen, welcher Kostentyp angezeigt werden soll:
- Alle
- Kostenstellen
- Kostenträger
Fibukreise
Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Fibukreise" können Fibu-Kreise angelegt werden, die den Ausdruck eines eigenen Buchungsbelegs je Dienstnehmergruppe ermöglichen. Damit ein getrennter Buchungsbeleg erstellt werden kann, muss der jeweilige Fibu-Kreis im Programm "Dienstnehmer" am Reiter Divers jedem Dienstnehmer zugeteilt werden. Auf den einzelnen Buchungsbelegen befinden sich anschließend nur Dienstnehmer mit dem gleichen Fibu-Kreis.
Hinweis
| Wenn innerhalb einer Firma LOHN-Buchungsbelege, die nach Bereichen getrennt sind, in mehrere verschiedene Buchhaltungen (Fibus) eingespielt werden sollen, dann muss mit Fibu-Kreisen gearbeitet werden. Dies ist in der Praxis selten der Fall. Wenn der LOHN-Buchungsbeleg einer Firma in eine Buchhaltung (Fibu) überspielt werden soll, werden keine Fibukreise empfohlen. Fibukreise können weder in der Fibu noch in der Kore ausgewertet werden. Soll der Buchungsbeleg auf mehrere Bereiche aufgeteilt werden, dann sind stattdessen unterschiedliche Kontonummern bzw. Kostenstellen etc. zu verwenden. Wird dennoch in so einem Fall ein LOHN-Buchungsbeleg unter Verwendung von Fibu-Kreisen erzeugt (LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Buchungsbelege drucken; LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke → Allgemein → Fibu-Kreis verwenden), muss je Fibu-Kreis eine Exportdatei erstellt werden und diese Exportdateien sind einzeln in die Fibu zu verbuchen. Es ist keine direkte Verbuchung (LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Buchungsbelege drucken; LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke → Export → Verbuchung in Fibu) bzw. keine "automatische" Abholung aus der Fibu (Fibu → Buchen und Vorerfassungen → Buchen → Verbuchen → "Lohn-Buchungsbeleg verbuchen") bei Verwendung von Fibu-Kreisen möglich. |
DN-Vorschlag
Auf diesem Reiter können DN Vorschläge für die jeweilige Lohnfirma definiert werden.
Hinweis
| DN-Vorschläge werden von oben nach unten ausgeführt. Insofern ist die Reihenfolge relevant, wenn es sich um aufeinander aufbauende Feldwerte handelt, z. B. die Felder "DZ" und "DZ - BMG-Prozentsatz" bzw. "KommSt" und "KommSt-BMG-Prozentsatz" bzw. "Versicherung" und "SV-Berechnung". In diesen Fällen muss zuerst der DN-Vorschlag für die DZ- bzw. Kommunalsteuer-Pflicht bzw. Versicherung und danach der DN-Vorschlag für den BMG-Prozentsatz bzw. die SV-Berechnung ausgeführt werden. In umgekehrter Reihenfolge werden die Felder nicht wie gewünscht vorgeschlagen. |
Beispiel
| Wenn Dienstnehmer überwiegend als Angestellte tätig sind und selten als Arbeiter, so kann der DN-Vorschlag "Angestellter" für das Feld "Arbeitsverhältnis" hinterlegt werden. Hier ist die Reihenfolge besonders relevant. Damit sich alle Felder korrekt befüllen können, ist zuerst der Vorschlag für die Versicherung "ASVG" zu setzen, dann der Vorschlag für das Arbeitsverhältnis und zuletzt der Vorschlag für die Tarifgruppe:  |
| Feld | Dienstnehmerstammfeld, für das der DN-Vorschlag erfasst werden soll. |
| Kennzeichen | Auswahl, ob der DN-Vorschlag für die gesamte Firma, getrennt nach Arbeiter/Angestellte oder je KV erfasst werden soll. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
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Arbeitsverhältnis | Dieses Feld ist nur aktiv, wenn im Feld "Kennzeichen" die Ausprägung "Arbeiter/Angestellte" ausgewählt wurde. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
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Versichertengruppe | Auch dieses Feld ist nur aktiv, wenn im Feld "Kennzeichen" die Ausprägung "Arbeiter/Angestellte" ausgewählt worden ist. Für folgende Versichertengruppen kann der Feldvorschlag hinterlegt werden:
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Kollektivvertrag | Wird im Feld "Kennzeichen" die Ausprägung "KV" ausgewählt, ist hier der KV, für den der DN-Vorschlag hinterlegt werden soll, zu erfassen. |
Wert | In diesem Feld muss der Wert hinterlegt werden, der bei der Neuanlage eines Dienstnehmers vorgeschlagen werden soll. Je nach Feld muss hier der gewünschte Wert erfasst bzw. die Ausprägung selektiert werden. |
Hinweis
| Weitere Informationen zum DN-Vorschlag finden Sie im gleichnamigen Dokument. |
Schnitte - Vorschlag
In diesem Reiter können Vorschlagswerte für die Schnittberechnung, die bei der Neuanlage eines Dienstnehmers automatisch eingetragen werden sollen, hinterlegt werden. Die hier hinterlegten Werte können beim einzelnen Dienstnehmer jederzeit geändert werden.
Wie beim DN-Vorschlag kann auch hier festgelegt werden, ob der Schnittvorschlag je Firma, KV oder Gruppe (definiert durch Arbeitsverhältnis und Versichertengruppe) gelten soll.
Standardfeldauswahl - Schnitte - Vorschlag
Anzahl Monate | Legen Sie hier fest, wie viele Monate für die Schnittberechnung herangezogen werden sollen. | ||||||||||||||||||
Überwiegenheit – Anzahl Monate | Soll eine Überwiegenheitsprüfung durchgeführt werden (wird im Programm Schnittzuordnung definiert), müssen Sie hier festlegen, was "überwiegend" im speziellen Fall bedeutet. Genauer gesagt muss die Anzahl der Monate erfasst werden, in denen die Lohnarten vorkommen müssen, um in die Schnittberechnung einzufließen. Bleibt dieses Feld leer, wird keine Überwiegenheitsprüfung durchgeführt. Beispiel
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Überwiegenheit – Art | An dieser Stelle entscheiden Sie, ob die Prüfung der Anzahl der Überwiegenheit-Monate absolut oder relativ erfolgen soll. Absolut bedeutet, dass die Anzahl der Monate fix ist und in jedem Fall gegeben sein muss. Bei einem 12-Monatsschnitt und einer Überwiegenheit von 6 Monaten müssen die 6 Monate immer gegeben sein. Auch wenn ein Dienstnehmer neu eintritt, wird der Schnitt erst bezahlt, wenn die 6 Monate überwiegend erreicht wurden. Wird die Einstellung "relativ" gewählt, wird die Überwiegenheitsprüfung "im Verhältnis" durchgeführt. Im diesem speziellen Fall würde dies bedeuten, dass bei einem 12-Monatsschnitt und einer Überwiegenheit von 6 Monaten der Schnitt auch dann bezahlt wird, wenn der Dienstnehmer z. B. aufgrund eines Neueintritts zum Zeitpunkt des Anlassfalles erst 6 Monate beschäftigt ist und die Lohnart in mindestens 3 Monaten abgerechnet wurde oder 4 Monate beschäftigt ist und die Lohnart in mindestens 2 Monaten abgerechnet wurde. | ||||||||||||||||||
Teiler | In diesem Feld wird der Teiler, der für die Errechnung des Durchschnitts herangezogen werden soll, hinterlegt. Es stehen folgende Einstellungen zur Auswahl: von Lohnarten sonst Monatsteiler: Ist im Programm Schnittzuordnung festgelegt worden, dass zur Berechnung des Schnitts durch die abgerechneten Stunden bestimmter Lohnarten geteilt werden soll (z. B. Stundenlohn, Urlaubsentgelt ...), muss die Ausprägung "von Lohnarten sonst Monatsteiler" gewählt werden. Sind bei einem Dienstnehmer keine derart gekennzeichneten Lohnarten abgerechnet worden, wird als Ersatz der Monatsteiler herangezogen. von Lohnarten sonst Tagesteiler: Ist im Programm Schnittzuordnung festgelegt worden, dass zur Berechnung des Schnitts durch die abgerechneten Tage bestimmter Lohnarten geteilt werden soll (als Menge werden in der Lohnart Tage erfasst), muss die Ausprägung "von Lohnarten sonst Tagesteiler" gewählt werden. Sind bei einem Dienstnehmer keine derart gekennzeichneten Lohnarten abgerechnet worden, wird als Ersatz der Tagesteiler herangezogen. Bei dieser Ausprägung wird mit einem Tagesschnittsatz gearbeitet. Aus diesem Grund ist je Tagesmodell im beim Dienstnehmer hinterlegten Wochenmodell im Feld Krank-Bezahlt die gewünschte Anzahl an Tagen (1 oder 0) für die Schnittverwaltung zu hinterlegen. von Lohnart: Ist im Programm Schnittzuordnung festgelegt worden, dass zur Berechnung des Schnitts durch die abgerechnete Menge bestimmter Lohnarten geteilt werden soll, muss die Ausprägung "von Lohnart" gewählt werden. Monatsteiler: Bei den Ausprägungen "Monatsteiler" wird durch den im Dienstnehmerstamm hinterlegten Teiler geteilt. Tagesteiler: Bei den Ausprägungen "Tagesteiler" wird durch den im Dienstnehmerstamm hinterlegten Teiler geteilt. Bei dieser Ausprägung wird mit einem Tagesschnittsatz gearbeitet. Aus diesem Grund ist je Tagesmodell im beim Dienstnehmer hinterlegten Wochenmodell im Feld Krank-Bezahlt die gewünschte Anzahl an Tagen (1 oder 0) für die Schnittverwaltung zu hinterlegen. Kalendertage: Die Ausprägung "Kalendertage" verwendet die Kalendertage des jeweiligen Monats. Individueller Teiler: Bei dieser Ausprägung muss der Divisor im Feld "individueller Teiler" festgelegt werden.  Hinweis
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Individueller Teiler | Hinterlegen Sie an dieser Stelle den Wert des individuellen Teilers. | ||||||||||||||||||
An-/Abwesenheit - Prüfung | Dieses Feld ist relevant, wenn die An- oder Abwesenheitszeiten eines Monats geprüft werden sollen, um zu entscheiden, ob ein Monat für die Schnittberechnung herangezogen wird. Folgende Ausprägungen stehen zur Auswahl:
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Grenze An-/Abwesenheit | In diesem Feld hinterlegen Sie die Grenze für die An- oder Abwesenheitszeiten. | ||||||||||||||||||
Werte vor letztem Eintritt verwenden | In diesem Feld können Sie entscheiden, ob bei der Schnittberechnung auch auf Werte aus Dienstverhältnissen vor dem letzten Eintritt zurückgegriffen werden soll. Das Programm kann auf bis zu 36 Monate zurückschauen. Beispiel
Hinweis
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Teilzeitprozentsatz für Teiler anwenden | Soll der Teilzeitprozentsatz aus dem Dienstnehmerstamm auf den Teiler für die Schnittberechnung angewandt werden, muss dieses Feld auf "ja" stehen. | ||||||||||||||||||
Beginn initialisieren | Die Ausprägung "Ja, mit 1. des Folgemonats" wird benötigt, wenn die Schnittberechnung erst mit 1. des Folgemonats (nach Eintritt) starten soll. In diesem Fall wird bei der Neuanlage eines Dienstnehmers am Reiter "Schnitte" das Feld "Beginn" mit dem entsprechenden Datum initialisiert. Beispiel
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 Schnittvorschlag kopieren auf Firma | Mit dieser Funktion können Schnittvorschlagswerte von der markierten Firma auf eine andere Firma kopiert werden. Nach Auswahl der zu kopierenden Schnitte können bestehende Datensätze ggf. geändert werden. |
| Schnittvorschlag kopieren auf Dienstnehmer | Mit dieser Funktion können Schnittvorschlagswerte von der markierten Firma auf die Dienstnehmer dieser Firma kopiert werden. Nach Auswahl der zu kopierenden Schnitte können bestehende Datensätze ggf. geändert werden. |
Hinweis
| Weitere Informationen zum Schnittvorschlag finden Sie im gleichnamigen Dokument. Noch umfangreichere Informationen zur Schnittberechnung sind dem gleichnamigen Themendokument zu entnehmen. |
Diverse Körperschaften
Durch die Anlage "diverser Körperschaften" besteht die Möglichkeit, Überweisungen auch an Einrichtungen außerhalb der üblichen Körperschaften wie ÖGK, Finanzamt und Gemeinde bzw. Gewerkschaften und Betriebsräte durchzuführen. Als Beispiele für diverse Körperschaften sind hierbei Banken oder Versicherungen im Zuge der Bezugsumwandlung oder eines Urlaubsfonds zu nennen.
Hinweis
| Für die anderen genannten Körperschaften stehen eigene Reiter im Bereich Lohnfirmen-Details zur Verfügung. |
Hinweis
| Für mehr Informationen zur Anlage und Abrechnung diverser Körperschaften beachten Sie bitte unsere Onlinehilfe Schritt für Schritt durch die Abrechnung von diversen Körperschaften. |
Fixwerte
In diesem Reiter können Fixbeträge und Fixsätze, die für alle Dienstnehmer einer Firma gültig sind, hinterlegt werden.
Da die einzelnen Fixwerte ab einem bestimmten Datum hinterlegt werden (siehe Felder Fixwerte), kann über die Combobox auf der rechten Seite ausgewählt werden, ob entweder alle Fixwerte oder nur die aktuell gültigen angezeigt werden sollen.
Felder Fixwerte), kann über die Combobox auf der rechten Seite ausgewählt werden, ob entweder alle Fixwerte oder nur die aktuell gültigen angezeigt werden sollen. 
Fixwerte können nicht nur unter der Lohnfirma, sondern auch im Kollektivvertrag oder bei den einzelnen Dienstnehmern hinterlegt werden.
Die Entscheidung, wo ein Fixwert zu hinterlegen ist, hängt davon ab, ob der Fixwert je Dienstnehmer unterschiedlich bzw. für alle Dienstnehmer einer Firma oder für alle Dienstnehmer eines KVs gleich ist. Das Gehalt differiert beispielsweise je Dienstnehmer und wird deshalb im Programm "Dienstnehmer" (als Betrag) gespeichert. Der Satz von bestimmten Zulagen oder das Kilometergeld ist wahrscheinlich für alle Dienstnehmer einer Firma oder eines KVs gleich, weshalb der Wert entweder im KV- oder im Firmenstamm hinterlegt wird.
Auf diese Weise können auch unterschiedliche Fixwerte je Dienstnehmer, je Firma und je KV für dieselbe Lohnart gespeichert werden.
Beispiel
| Der KV "Metallindustrie Arbeiter" sieht eine Montagezulage von € 1,09 pro Stunde vor, daher muss im Kollektivvertrag auch dieser Fixwert gespeichert werden.  Die Dienstnehmer der Firma XY, die diesem KV angehören, erhalten für Montagetätigkeiten jedoch eine Zulage von € 1,43. Für eine korrekte Abrechnung muss der Fixwert daher auch im Firmenstamm der Firma XY mit dem entsprechenden Satz hinterlegt werden.  |
Das Programm entscheidet anschließend aufgrund folgender Hierarchie, welcher Wert für die Abrechnung herangezogen wird.
- Fixwert aus Dienstnehmerstamm (höchste Priorität)
- Fixwert aus Firmenstamm
- Fixwert aus Kollektivvertrag
- Fixwert aus General-KV
Achtung!
| Sätze können ohne Bedenken auf der Lohnfirma hinterlegt werden. Beträge als Fixwert in der Lohnfirma zu hinterlegen, ist jedoch NICHT zu empfehlen! (Rückstellungs-)Berechnungen und (NLZ-)Lohnarten gelten auf der Lohnfirma hinterlegte Fixwerte für alle Dienstnehmer, auch für jene, bei denen diese Lohnart tatsächlich nicht abgerechnet wird. Wird ein Fixwert bei einer Berechnung eingelesen oder eine Lohnart verwendet den Fixwert einer anderen Lohnart, so wird NICHT geprüft, ob diese Lohnart bei den Dienstnehmern auch tatsächlich abgerechnet worden ist. Wird eine Betragslohnart nicht bei allen Dienstnehmern abgerechnet, so ist der Fixwert auf der Lohnfirma am besten zu löschen und bei den Dienstnehmern unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Fixwerte" aufzunehmen. |
Terminlohnarten
An dieser Stelle besteht die Möglichkeit, Termine für die Aktivierung bestimmter Lohnarten in der Bruttoerfassung zu hinterlegen. Beispielsweise können Sie festlegen, dass alle Dienstnehmer einer Firma im Monat März eine Prämie von € 500,00 erhalten oder die Lohnarten für UZ und WR jedes Jahr im Juli und November produziert werden sollen. Die manuelle Eingabe der Lohnart in der Bruttoerfassung ist dann nicht mehr notwendig.
Termine könnnen nicht nur im Firmenstamm, sondern auch im Kollektivvertrag oder beim Dienstnehmer hinterlegt werden. Die Entscheidung, wo ein Termin zu hinterlegen ist, hängt davon ab, ob die Lohnart nur bei einem bestimmten Dienstnehmer oder für alle Dienstnehmer einer Firma bzw. eines KVs aktiviert werden soll.
Standardfeldauswahl - Terminlohnarten
Terminart | Die Terminart legt das Eingabeformat der Terminlohnart fest. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: Monat/Jahr: In den Feldern "Von" und "Bis" muss jeweils ein Datum mit Monat und Jahr erfasst werden. Die Terminlohnart wird nur im angegebenen Monat und Jahr aktiviert. Diese Terminart eignet sich besonders bei einmaligen Terminen, wie beispielsweise bei einer Erfolgsprämie, deren Auszahlung in einem Jahr ausgesetzt werden kann, oder bei einer individuellen Gehaltserhöhung. Monat: In den Feldern "Von" und "Bis" muss jeweils ein Monat erfasst werden. In jedem Jahr wird die Lohnart im hinterlegten Monat aktiviert. Diese Terminart eignet sich besonders für jährlich wiederkehrende Termine, wie beispielsweise den Urlaubszuschuss im Monat 6. x Monate nach Eintritt: x Monate nach dem Eintritt wird die mit dieser Terminart hinterlegte Terminlohnart aktiviert. |
Von | Eingabe Von-Datum |
Bis | Eingabe Bis-Datum |
LA-Nr. | Eingabe der Lohnart, die aktiviert werden soll. |
Menge | Eingabe der Menge, die aktiviert werden soll. |
Satz | Eingabe des zu aktivierenden Satzes. |
Betrag | Eingabe des zu aktivierenden Betrags |
Zusatzbetrag | Dieses Feld ist nur dann aktiv, wenn im Feld "Lohnart" eine gesetzliche Abfertigungslohnart eingegeben worden ist. Ist das der Fall, muss hier der entsprechende Lohnsteuerbetrag erfasst werden. |
Betragsformat | Wie ist der in der Terminlohnart erfasste Betrag zu interpretieren? Folgende Einstellungen können getroffen werden: Absolut: Die Einstellung "Absolut" bewirkt, dass eine Lohnart mit einem bestimmten Betrag zum festgelegten Termin aktiviert wird (z. B. Abzug eines Darlehens in der Höhe von € 250,00 von Februar bis Dezember 2025). Relativ: Durch die Einstellung "Relativ" wird eine Lohnart um den erfassten Betrag zu einem bestimmten Termin erhöht (z. B. das Gehalt eines Dienstnehmers soll im Mai 2025 um € 90,00 erhöht werden). Relativ bis KV: Will man bewirken, dass sich (bei einer etwaigen Unterzahlung) der Wert aus dem Fixwertspeicher jährlich um einen bestimmten Betrag erhöht (und zwar so lange bis der KV-Wert erreicht ist), so ist die Einstellung "Relativ bis KV" zu wählen. In diesem Fall ist bei den Feldern "von" und "Bis" nur der Monat – keine Jahreszahl – einzugeben (z. B. bis der KV-Lohn erreicht ist, soll sich der Monatslohn jeweils im Juni um € 60,00 erhöhen).  |
Vorgang | Welcher Vorgang soll durch die Terminlohnart ausgelöst werden? Folgende Einstellungen können getroffen werden: Lohnart erzeugen: Die Lohnart wird in der Bruttoerfassung zum hinterlegten Termin mit dem entsprechenden Wert erzeugt. Lohnart löschen: Die Lohnart wird in der Bruttoerfassung gelöscht. |
Hinweis
| Werden Terminlohnarten angelegt, ist es besonders wichtig, dass die monatliche Lohnartenaktivierung in der Bruttoerfassung über die Funktionen "LA aktivieren Firma" bzw. "LA aktivieren Dienstnehmer" durchgeführt wird, da durch diesen Vorgang auch die hinterlegten Termine aktiviert werden. Vorausgesetzt wird, dass eine Betragsberechnung in der Lohnart hinterlegt ist, sich die Menge aufgrund von Wochenstunden automatisch ermitteln lässt oder direkt beim Termin ein Betrag definiert wird. |
Hinweis
| Wenn für die Terminlohnart im Feld "LA-Nr" eine fixe Lohnart hinterlegt wird, ist das Feld "Bis" inaktiv. Fixe Lohnarten werden ohnehin mit der Lohnartenaktivierung mit dem entsprechenden Wert des Vormonats aktiviert. Wollen Sie eine Terminlohnart mit hinterlegtem Von- und Bis-Monat erstellen, muss eine variable Lohnart verwendet werden. Die Einstellung, ob eine Lohnart variabel oder fix ist, wird unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "Name, Bruttoerfassung" beim Feld Fix/Variabel getroffen.  |
Hinweis
| Terminlohnarten für addierende Lohnarten sind insofern nicht sinnvoll, als dass sie sich immer wieder automatisch addieren würden, wenn die Aktivierung mehrmals gestartet wird. Addierende Lohnarten werden in Verbindung mit Dienstreise-Lohnarten in der Bruttoerfassung verwendet und auch dies schränkt Terminlohnarten ein, da diese manuelle Erfassung bei automatischer Erfassung über die Lohnartenaktivierung nicht durchgeführt werden kann. Aus diesem Grund sollte man Terminlohnarten nur für Lohnarten verwenden, die das Feld Eingaben addieren im Lohnartenstamm auf "Nein" gestellt und keine Kostentypen-Eingabe erfordern. |
Hinweis
| Terminlohnarten können mit dem Programm Terminlohnarten importieren auch importiert werden. |
Hinweise
In diesem Reiter können Hinweise erfasst werden, die helfen sollen, auf zukünftige Ereignisse nicht zu vergessen. Bei der Erfassung können Sie festlegen, zu welchem Zeitpunkt und an welcher Stelle (in der Bruttoerfassung, am Lohnset oder auf der Hinweisliste) der Hinweis erfolgen soll. Darüberhinaus können Vorwarnzeiten und Intervalle hinterlegt werden.
Hinweise können über das jeweilige Stammdatenprogramm entweder im Kollektivvertrag, bei der Firma oder bei einzelnen Dienstnehmern eingetragen werden (siehe Hinweise anlegen). Über die Combobox auf der rechten Seite können Sie festlegen, ob nur die offenen, die erledigten oder alle Hinweise angezeigt werden sollen.
Standardfeldauswahl - Hinweise
Hinweisart | In diesem Feld wird die Art des Hinweises festgelegt. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
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Ab-Datum | Zeitpunkt, zu dem der Hinweis erfolgen soll → Eingabeformat MM.JJJJ | ||||||||||||||||
Hinweistext | Hinweistext, der in der Bruttoerfassung, am Lohnset und/oder auf der Hinweisliste angezeigt wird. Es können max. 255 Zeichen erfasst werden. Für Geburtstags-, Jubiläums- und Ruhend-Hinweise stehen zusätzlich Platzhalter zur Verfügung, die, wenn erfasst, entweder das Alter des Dienstnehmers {age}, die Anzahl der Dienstjahre {yearsjub} oder die Ruhendart {ruhensart} auswerfen. Bei der Neuanlage eines Jubiläum-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "{YEARSJUB}. Dienstjahr" vorgeschlagen. Der Platzhalter liefert die Dienstjahre inklusive der Vordienstzeit Jubiläum. Der Eintrag kann natürlich jederzeit abgeändert werden. Bei der Neuanlage eines Geburtstags-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "{AGE}. Geburtstag" vorgeschlagen. Der Platzhalter liefert das Alter des Dienstnehmers. Bei der Neuanlage eines Ruhend-Ende-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "Ende {RUHENSART}" vorgeschlagen. Der Platzhalter liefert die Ruhendart (z. B. Ende Präsenzdienst, Ende Mutterschutz, Ende Karenz (gesetzlich) ....) Bei der Neuanlage eines Teilzeit-Ende-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "Ende {TEILZEITART}" vorgeschlagen. Der Platzhalter liefert die Teilzeitart (z. B. Elternteilzeit, Altersteilzeit ...). Bei der Neuanlage eines Lehrzeitende-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "Lehrzeitende" vorgeschlagen. Bei der Neuanlage eines Familienbeihilfe-Ende-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "Familienbeihilfe: {FAMILIENBEIHILFE_ENDE}" vorgeschlagen. Zusätzlich gibt es noch den Platzhalter {YEARSURL}. Wird dieser Platzhalter bei einem Jubiläums-Hinweis erfasst, werden die Dienstjahre inklusive der Vordienstzeiten Urlaub berechnet. Beispiel
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Alter/Jubiläum | Dieses Feld ist nur bei den Hinweisarten "Geburtstag" und "Jubiläum" aktiv und dient der Erfassung zusätzlicher Informationen zur gewählten Hinweisart. Jubiläumshinweis Ist das Feld "Alter/Jubiläum" leer, wird folgende Hierarchie für die Ermittlung der Jubiläumsjahre angewendet:
Falls das Feld "Alter/ Jubiläum" nicht leer ist, werden die durch Beistrich getrennten Jubiläumsjahre ausgewertet, z. B. 17,33. Im Feld "Alter/Jubiläum" wird als Info der Text "wie im KV-Stamm im Feld "Dienstnehmer-Jubiläen" hinterlegt " angezeigt. Geburtstagshinweis Im Feld "Alter/Jubiläum" werden der 15., 20., 25., 30., 35., 40., 45., 50., 55., 60. und 65. Geburtstag vorgeschlagen. Der Eintrag kann natürlich jederzeit geändert werden. Bleibt das Feld leer, so werden alle Jahre geprüft und als Info steht der Text "Alle Geburtstage ". | ||||||||||||||||
In Bruttoerfassung anzeigen | Der Hinweis wird in der Bruttoerfassung (LOHN → Abrechnungen) bei der Lohnartenaktivierung (Funktion "LA aktivieren Firma") angezeigt. | ||||||||||||||||
Vorwarnzeit (in Monaten) | Gibt an, wie viele Monate im Voraus der Hinweis in der Bruttoerfassung (LOHN → Abrechnungen) angezeigt werden soll. | ||||||||||||||||
Erledigt | Kennzeichnet, ob der Hinweis in der Bruttoerfassung (LOHN → Abrechnungen) bereits angezeigt worden ist. Hinweis
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Am Lohnset anzeigen | Der Hinweis wird am Lohnset (LOHN → Abrechnungen → Lohnsets drucken) angezeigt. Diese Option wird vor allem dann genutzt, wenn der Hinweis auch für den Dienstnehmer ersichtlich sein soll. | ||||||||||||||||
Vorwarnzeit (in Monaten) | Gibt an, wie viele Monate im Voraus der Hinweis am Lohnset (LOHN → Abrechnungen → Lohnsets drucken) angezeigt werden soll. | ||||||||||||||||
Erledigt | Kennzeichnet, ob der Hinweis am Lohnset (LOHN → Abrechnungen → Lohnsets drucken) bereits angezeigt worden ist. | ||||||||||||||||
Auf Hinweisliste anzeigen | Der Hinweis wird auf der Hinweisliste (LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Hinweislisten drucken) angezeigt. | ||||||||||||||||
Vorwarnzeit (in Monaten) | Gibt an, wie viele Monate im Voraus der Hinweis auf der Hinweisliste (LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Hinweislisten drucken) angezeigt werden soll. | ||||||||||||||||
Erledigt | Kennzeichnet, ob der Hinweis auf der Hinweisliste schon angezeigt bzw. gedruckt worden ist (LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Hinweislisten drucken). | ||||||||||||||||
Intervall (in Monaten) | Soll ein Hinweis regelmäßig und wiederkehrend angezeigt werden, kann hier die Anzahl der Monate erfasst werden, in denen eine erneute Erinnerung erfolgen soll. Aufgrund der Eingabe wird in der Hinweisverwaltung nach Erledigung automatisch eine neue Zeile mit neuem Erinnerungsdatum generiert. Hinweis
Beispiel
Hinweis
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Automatik | Soll der Hinweis, nachdem er angezeigt oder angedruckt wurde, automatisch auf "erledigt" gesetzt werden, muss dieses Feld auf "Ja" gesetzt werden. Hinweis
Hinweis
|
Hinweis
| Hinweise können mit dem Programm Hinweise importieren auch importiert werden. |
ELDA
Auf diesem Reiter werden sämtliche ÖGK-Meldungen, die für die jeweilige Firma produziert wurden, abgebildet. Auch die Übermittlung an die ÖGK kann an dieser Stelle durchgeführt werden.
Über die folgenden zwei Comboboxen können Sie festlegen, welche Meldungen angezeigt werden sollen:
In der ersten Combobox stehen die folgenden Ausprägungen zur Verfügung:
- alle Jahre
- laufendes Jahr + Dez. VJ
- laufender Monat
In der zweiten Combobox stehen die folgenden Ausprägungen zur Verfügung:
- Alle Meldeartgruppen
- Versichertenmeldungen
- Familienhospiz
- MBGM
- A+E-Krankengeld
- A+E-Wochengeld
- AUVA-Meldungen
- Lohnzettel
- Arbeitsstätte
- Schwerarbeitsmeldungen
- Gesundheitsberuferegistermeldungen
- Arbeitsstätte - Freiwilligenmeldung
- Beitragsnachweisungen (bis 2018)
- AV-Beitrag durch Vorsch. (bis 2018)
- BV-Beitrag durch Vorsch. (bis 2018)
- Service-Entgelt durch Vorsch. (bis 2018)
Mithilfe dieser Comboboxen können auf einfache Weise Filter gesetzt und Kontrollen durchgeführt werden. So können Sie beispielsweise feststellen, für welche Dienstnehmer eine Arbeits- und Entgeltbestätigung für Krankengeld im laufenden Jahr gesendet worden ist oder ob noch fehlerhafte Meldungen in einem der Lohnjahre vorhanden sind, die nicht gesendet worden sind.
Beachten Sie, dass bei der Ausprägung "laufender Monat" wie der Name aussagt, nur ELDA-Meldungen des laufenden Monats laut den Lohn-Basiseinstellungen angezeigt werden. Meldungen, die einen späteren Monat betreffen, werden nicht angezeigt. Dafür können die beiden anderen Combobox-Ausprägungen verwendet werden.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Neu | In der ELDA-Datendrehscheibe können Versichertenmeldungen reduziert (An- und Abmeldungen, Änderungsmeldungen und Richtigstellungen), Meldungen der Art "Adresse Versicherter", Anmeldungen für fallweise Beschäftigte, VSNR-Anforderungen, AUVA-Meldungen, A+E-Wochengeld bzw. -Krankengeld, Meldungen für Familienhospizkarenz bzw. Pflegekarenz, Gesundheitsberuferegistermeldungen und Adresse der Arbeitsstätte - Freiwilligenmeldungen manuell erstellt werden. Es öffnet sich folgendes Fenster:  | |||||
 Bearbeiten | Mit Doppelklick auf einen Datensatz gelangen Sie in die Detailansicht, wo der entsprechende Datensatz gegebenenfalls mit F6 bearbeitet werden kann. | |||||
 Löschen | Achtung!
Beim Einstieg in die Detailansicht können erstellte und sogar gesendete Datensätze gelöscht werden. Gesendete mBGMs können nicht gelöscht werden. Es öffnet sich folgendes Fenster mit der Frage: "Sind Sie sicher, dass Sie den markierten Datensatz endgültig löschen wollen?"  Verwenden Sie zum manuellen Stornieren statt dieser Funktion die Funktion "Stornieren" in der Detailansicht. | |||||
Markierte senden | Die Funktion "Markierte senden" übermittelt ausschließlich markierte Datensätze. Folgende Tastenkombinationen sind dabei möglich: Umschalt + linke Maustaste → Es können mehrere Datensätze markiert werden. Strg + linke Maustaste → Datensätze können gezielt ausgewählt werden. Hinweis
|
LOHN 
 Detail | Öffnet das ELDA-Detailfenster, in dem sämtliche Meldungen der gewählten Meldeartgruppe angezeigt und ggf. bearbeitet werden können. |
| A+E-Wochengeld mit neuem Arbeitsverdienst erstellen | Aufgrund der rückwirkenden Lohnsteuertarifsenkung im Jahr 2020 wurde diese Funktion geschaffen, mit der die A+E-Bestätigung Wochengeld im Falle eines geänderten Arbeitsverdienstes für eine selektierte Firma neu erstellt werden können. Für die Neuerstellung der A+E-Wochengeld müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Bei Ablauf der Neuerstellung werden zwei Fälle unterschieden:
Bei der Neuerstellung der A+E-Wochengeld wird nur der Arbeitsverdienst neu ermittelt. Alle anderen Daten bleiben unverändert. Die Funktion schließt mit einer kurzen Zusammenfassung ab. Eine neue A+E-Wochengeld wird erstellt, falls ein anderer als der gesendete Netto-Arbeitsverdienst ermittelt wird. Dieser kann höher oder niedriger sein, als der bereits gesendete. Aus diesem Grund sind alle mit dieser Funktion neu erstellten A+E-Wochengeld manuell zu kontrollieren. Gerade bei A+E-Wochengeld für Personen in Kurzarbeit wurde möglicherweise ein höheres Netto manuell erfasst und gesendet, als jenes, was durch die Funktion ermittelt wird. Damit Sie diese Fälle leichter kontrollieren können, wurden zwei Felder in der Detail-Listansicht von A+E-Wochengeldmeldungen in der ELDA-Datendrehscheibe implementiert. Blenden Sie sich die folgenden Felder in der Listansicht über die Feldauswahl ein:
Da durch die Funktion ein Storno-Datensatz und eine neue Meldung generiert wird, stehen üblicherweise die Datensätze direkt untereinander, die zu kontrollieren sind. Natürlich können Sie noch manuelle Änderungen vornehmen. Falls Sie die mit der Funktion erstellte Storno- und die neue A+E-Wochengeldmeldung nicht senden wollen, dann löschen Sie beide Datensätze mit F7. Für Dienstnehmer, die sich bereits aktuell in einem ruhenden Dienstverhältnis befinden, erfolgt eine Neuberechnung des Netto-Arbeitsverdienstes der A+E-Wochengeld. Vom Anwender ist nun zu entscheiden, ob bei den ruhenden Dienstnehmern auch eine Aufrollung der Lohnsteuertarifsenkung durchgeführt werden soll. Ist diese gewünscht, so muss am letzten aktiven Dienstverhältnis eine Aufrollung bzw. eine Scheinaufrollung durchgeführt werden. Diese Funktion wurde für die unterjährige und rückwirkende Lohnsteuertarifsenkung im Jahr 2020 implementiert, kann aber auch in ähnlichen zukünftigen Fällen verwendet werden. |
 Sperrsätze löschen | Diese Funktion löscht nach einer Abfrage alle in der Tabelle HRS.ESP_ELDA_SENDE_SPERRE vorhandenen Einträge. |
 ELDA Testmeldung senden | Mit dieser Funktion kann für die jeweilige Firma getestet werden, ob die Kommunikation zwischen NTCS und ELDA-Software gegeben ist. Ist die Testübermittlung nicht erfolgreich, öffnet sich ein separates Fenster, wobei in der Zeile "Ergebnis" eine individuelle entsprechende Meldung erscheint. |
Relevante Parametereinstellungen
Damit die Datenübertragung durchgeführt werden kann, muss als erstes die ELDA-Software installiert und eine Testübermittlung über den Konfigurationsassistenen von ELDA durchgeführt werden. War diese erfolgreich, müssen in BMD noch folgende Parametereinstellungen getroffen werden:
CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → ELDA
Hinterlegen Sie hier Ihre ELDA-Seriennummer. In ELDA-Meldungen wird die ELDA-Seriennummer im Feld "OBUS"verwendet. Die Parameter "ELDA-Seriennummer" unter
werden synchronisiert. | |||
Gibt den Pfad zum ELDA-Installationsverzeichnis an (Vom Client-Rechner aus gesehen). Diese Einstellung kann allgemein oder computerbezogen getroffen werden. Wenn eine firmen- oder userbezogene Einstellung benötigt wird, verwenden Sie bitte den zweiten Parameter eine Zeile tiefer. Achtung!
| |||
Gibt den Pfad zum ELDA-Installationsverzeichnis an (vom Client-Rechner aus gesehen). Diese Einstellung kann allgemein, je Senderfirma oder je User-ID hinterlegt werden und übersteuert den computerbezogenen Parameter. Ist hier nichts eingetragen, wird der Pfad aus dem ersten Parameter verwendet. Achtung!
| |||
Zeit in Sekunden, welche bis zur Beendigung der ELDA-Software gewartet wird. | |||
Wird der Parameter gesetzt, dann werden alle ELDA-Abgaben in der XML-Verwaltung in einem Verzeichnis gespeichert. | |||
Soll nach dem ELDA-Sendevorgang der Druckdialog angezeigt werden? |
LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Allgemein
In diesem Parameter wird definiert, wie der Datensender ermittelt werden soll. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 5 - Parameter Datensender: Der Datensender ist im gleichnamigen Parameter zu hinterlegen. 10 - STB-Firma/Parameter Datensender: Es wird jener Datensender herangezogen, der bei der Steuerberater-Firma (STB-Firma) der betrachteten Lohnfirma hinterlegt ist. | |
Für die elektronische Übermittlung werden bestimmte Informationen des Datensenders (Adresse ...) benötigt. Hier ist deshalb jene Firma einzutragen, die als Datensender berechtigt ist. |
LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → ELDA-Datendrehscheibe
Hier wird hinterlegt, welche Betriebsart beim Übermitteln der ELDA-Meldungen verwendet werden soll. 1 - Echtbetrieb Bei der Ausprägung "Echtbetrieb" werden die ELDA-Meldungen an die ÖGK übermittelt. 2 - Testbetrieb Beim Testbetrieb können keine ELDA-Meldungen gesendet werden. In der ELDA-Datendrehscheibe wird beim Versuch, "Markierte senden" auszuführen, folgende Meldung angezeigt: "Ein Senden von ELDA-Meldungen ist nicht möglich, da der Parameter "Betriebsart" auf "Testbetrieb" gesetzt ist." 3 - im Dialog Bei der Einstellung im Dialog erscheint beim Senden in der ELDA-Datendrehscheibe folgende Abfrage: "Übertragung an ELDA - "Echtbetrieb" oder "Testbetrieb"" vor 2026 1 - Echtbetrieb (Beim Echtbetrieb werden die ELDA-Datensätze an die ÖGK übermittelt.) 2 - Testbetrieb (Im Testbetrieb werden die gesendeten Daten von der ÖGK zwar empfangen (auf einem eigenen Testsystem), sie werden jedoch nicht verbucht.) 3 - im Dialog (Bei der Ausprägung "im Dialog" öffnet sich vor dem Sendevorgang ein Fenster, in dem Sie zwischen Echtbetrieb und Testbetrieb auswählen können.) | |
An dieser Stelle kann die Erstellungsart der Sendedatei für die Übermittlung der ELDA-Meldungen an die ÖGK festgelegt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - Sendedatei automatisch versenden: Daten werden beim Betätigen der Funktion "Senden" bzw. "Alle senden" sofort an die ÖGK übermittelt. Vor dem Sendevorgang wird geprüft, ob ein Pfad zur ELDA-Software hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine sprechende Programmmeldung. Folgende Parameter werden geprüft:
2 - Sendedatei in E-Government stellen: Daten werden nicht direkt gesendet, sondern zuerst in das Programm "XML-Steuererklärungen" im Paket BILANZ gestellt, um in weiterer Folge von dort aus übermittelt zu werden. 3 - Sendedaten in bestimmtes Verzeichnis stellen: Wenn die Daten von einer anderen Ebene aus (ELDA-Software) an die ÖGK gesendet werden sollen. | |
Wenn als Erstellungsart die Ausprägung "3 - Sendedaten in bestimmtes Verzeichnis stellen" gewählt worden ist, muss hier das Verzeichnis angegeben werden, in dem die Daten gespeichert werden sollen. | |
Hier ist das ELDA-Empfange-Verzeichnis zu hinterlegen, in welchem Krankenstandsbescheinigungen, A1 - Entsendebescheinigungen und ELDA-Clearingmeldungen gespeichert werden. Dieser Parameter ist insbesondere dann zu befüllen, wenn die von ELDA empfangenen Dateien nicht im Unterordner "empfange" im ELDA-Installationsverzeichnis gespeichert werden. | |
Es besteht die Möglichkeit, die ÖGK-Anmeldung direkt bei der Neuanlage eines Dienstnehmers zu erzeugen. Dafür stehen folgende Ausprägungen zur Verfügung: 0 - Nein: Es wird keine ELDA-Anmeldung erzeugt. 1 - Ja, mit Prüfung: Es wird nur dann eine ELDA-Anmeldung erzeugt, falls zwischen Eintritts- und Tagesdatum nicht mehr als 7 Tage verstrichen sind. 2 - Ja, im Dialog: Nach der Neuanlage wird ein Dialog geöffnet, in dem der Anwender entscheiden kann, ob eine ELDA-Anmeldung erstellt werden soll. 3 - Ja, ohne Prüfung: Es wird immer eine ELDA-Anmeldung erzeugt. | |
Soll bei Änderungen im Dienstnehmerstamm, die an die ÖGK gemeldet werden müssen, automatisch eine Änderungsmeldung erstellt werden, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja, immer 2 - nur Endverspeicherung 3 - nur Abrechnung | |
Die ELDA-Seriennummer kann mit diesem Parameter für den jeweiligen Datenbestand festgelegt werden. In ELDA-Meldungen wird die ELDA-Seriennummer im Feld "OBUS" verwendet. Mit diesem Parameter können unterschiedliche ELDA-Zugangsdaten je Datenbestand realisiert werden. Diese Konstellationen treten häufig bei mehreren Standorten einer großen Kanzlei auf, wobei jeder Standort in einem bzw. mehreren eigenen Datenbeständen abgerechnet werden und jeder Standort mit einer eigenen ELDA-Seriennummer übermitteln soll. Achtung! ab der Version 2026.29.25: Die ELDA-Seriennummer wird für die sendende Lohnfirma und nicht die Datensenderfirma ermittelt. vor der Version 2026.29.25: Zu beachten ist, dass die ELDA-Seriennummer immer für den jeweiligen Datensender ermittelt wird und nicht für die Lohnfirma, für die ELDA-Meldungen zu senden sind. Beispiel: ELDA-Meldungen sollen für die Lohnfirma 200000 im Datenbestand 2 versendet werden. Im Datenbestand 2 ist die ELDA-Seriennummer 123123 hinterlegt. Der Datensender, mit der die ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 sendet, ist die Firma 4. Die Lohnfirma 4 wird im Datenbestand 1 abgerechnet und dort ist die ELDA-Seriennummer 456456 hinterlegt. Ab der Version 2026.29.25 werden ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 vom Datensender 4 mit der ELDA-Seriennummer 123123 übermittelt. Vor der Version 2026.29.25 wurden ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 vom Datensender 4 mit der ELDA-Seriennummer 456456 übermittelt. | |
Der firmen-/userbezogene lokale Pfad zur ELDA-Software kann mit diesem Parameter auch im Datenbestand hinterlegt werden. Achtung! Bei technischen Problemen bzw. Fragen – z. B. Systemvoraussetzungen – wenden Sie sich bitte an die ELDA-Hotline. Stellen Sie sicher, dass Ihre ELDA-Installation am neuesten Stand ist und das aktuellste WebUpdate eingespielt worden ist. | |
Wird der Parameter auf "Ja" gesetzt und verfügt die jeweilige Firma über ein Mandantenarchiv, dann wird die empfangene Meldebestätigung bei übermittelten An- und Abmeldungen je Dienstnehmer zerstückelt und die jeweilige Meldebestätigung wird am Mitarbeiter im Archiv im DMS abgelegt. Beachten Sie jedoch, dass gegenüber der ÖGK bzw. ELDA nur die von ELDA übermittelte originale (nicht zerstückelte) Meldebestätigung inklusive der Mitteilung und des Übermittlungsprotokolls Beweiskraft haben. Dies alles finden Sie wie gewohnt in der E-Government-Databox. Dieser Parameter kann auch firmenspezifisch hinterlegt werden. 0 - Nein 1 - Ja | |
In diesem Parameter wird festgelegt, ob Anmeldungen für fallweise Beschäftigte inklusive abhängiger SVNR-Anforderungen und Adressmeldungen durchgeführt werden sollen. Bei manueller Anlage einer Anmeldung für fallweise Beschäftigte wird dieser Parameter ignoriert. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Nein 1 - Ja | |
Mit diesem Parameter kann geregelt werden, ob für Dienstnehmer im Bereich der Erwachsenenbildung An- und Änderungsmeldungen erzeugt werden sollen. Diese Dienstnehmer haben im Feld SV-Berechnung die Ausprägung "Erwachsenenbildung" hinterlegt. 0 - Nein 1 - Ja |
Krankenstandsbescheinigungen
Auf diesem Reiter sehen Sie alle Krankenstandsbescheinigungen einer Firma, die in einem ersten Schritt über die Funktion "Daten aus ELDA-Verzeichnis auslesen" bzw. im laufenden Betrieb über die Funktion "Daten downloaden" eingelesen wurden. Über eigene Funktionen können die Bescheinigungen auch angesehen, gedruckt und in die NLZ-Verwaltung übernommen werden (siehe Funktionen des Fensters).
Über die Comboboxen auf der rechten Seite können Sie festlegen, welche Bescheinigungen angezeigt werden sollen.
→ 
In der ersten Combobox wird festgelegt, ob man alle Jahre, das laufende Jahr oder nur das laufende Monat sehen möchte. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
- alle Jahre
- laufendes Jahr
- laufender Monat
In der zweiten Combobox wird gefiltert, ob man alle Datensätze, nur die neuen, die bereits gesehenen, die bereits gedruckten, bereits übergeleiteten oder die im Lohn-Basiseinstellungsmonat relevanten sehen möchte. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
- alle
- neu
- gesehen
- gedruckt
- übergeleitet
- relevant
Wird eine Krankenstandsbescheinigung ohne Ende-Datum in die Nichtleistungszeitenverwaltung übernommen, dann gilt dieser Krankenstand als offen. Die Krankenstandsbescheinigung erhält durch die Überleitung den Status "übergeleitet". In der Nichtleistungszeitenverwaltung wird kein Ende-Datum eingetragen. Üblicherweise werden Krankenstandsbescheinigungen monatlich eingespielt. Ein über mehrere Monate laufender Krankenstand wird auf diese Weise schließlich dann überschrieben, wenn eine KSB-Meldung mit einem konkreten Ende-Datum vorliegt.
Die Zuordnung einer empfangenen Krankenstandsbescheinigung zu einem Dienstnehmer erfolgt in der Regel automatisch und muss nicht manuell über eine Funktion angestoßen werden.
Krankenstandsbescheinigungen beinhalten sowohl die Beitragskontonummer der Lohnfirma als auch die SV-Nummer des Dienstnehmers. Allein über diese Daten erfolgt eine Zuordnung auf den korrekten Dienstnehmer. Es kann jedoch keine eindeutige Zuordnung vorgenommen werden, wenn die Beitragskontonummer bei mehreren Lohnfirmen oder die SV-Nummer bei mehreren Dienstnehmern hinterlegt ist. Der Grund, warum die Zuordnung nicht automatisch erfolgen kann, wird im Feld Fehlergrund angegeben. In diesen Fällen ist eine manuelle Zuordnung über das Programm Krankenstandsbescheinigungen - nicht zugeordnet zu tätigen.
Testfirmen und Budgetfirmen werden bei der Zuordnung von Krankenstandsbescheinigungen ausgenommen. Daher stellt es kein Problem dar, wenn für eine Testfirma eine "echte" Beitragskontonummer verwendet wird.
Wird eine natürliche Person unter zwei Dienstnehmernummern bei einer Firma geführt, dann kann eine Krankenstandsbescheinigung für diese Person nicht zugeordnet werden. Aus diesem Grund wird stets dazu geraten, parallele Dienstverhältnisse zu verwenden, wenn neben einem ruhenden (karenzierten) Dienstverhältnis eine neue Beschäftigung begonnen wird.
 Status ändern | Mit dieser Funktion können Sie den Status einer bereits gesehenen, gedruckten oder übergeleiteten Krankenstandsbescheinigung wieder ändern. | ||
| Daten aus ELDA-Verzeichnis auslesen | Beim Start dieser Funktion werden alle KSB-Meldungen, die bereits heruntergeladen wurden und sich im "gkkdfu/empfange"-Verzeichnis befinden, in das Übersichtsfenster geladen.  Hinweis
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| Daten downloaden | Hiermit werden Daten vom ELDA-Server über das ELDA-Datensammelsystem abgerufen und importiert. Wird der ELDA-Client gerade von einem anderen Benutzer verwendet, wird der Download abgebrochen und eine entsprechende Hinweismeldung erscheint: "Versuchen Sie später erneut, Daten mit dieser Funktion herunterzuladen, wenn der andere Benutzer nicht mehr den ELDA-Client verwendet." Der Download wird übrigens auch bei jedem Sendevorgang durchgeführt. | ||
 Als Gesehen kennzeichnen | Markiert einen oder mehrere Datensätze mit dem Status "gesehen". | ||
 Drucken | Druckt ein Datenblatt oder eine Bildschirmliste der markierten Datensätze und stellt deren Status auf "gedruckt". | ||
 In NLZ überleiten | Ermöglicht die Überleitung der markierten Krankenstände und Arbeitsunfälle in die Krankenstandsverwaltung der Dienstnehmer. Beim Überleiten der Krankenstandsbescheinigungen in die NLZ-Verwaltung wird, falls ein Fehler bzw. eine Warnung auftritt, eine Meldung ausgegeben. Über diese Meldung kann direkt das entsprechende Logfile (HRS_KSB.LOG) geöffnet werden. Über das Logfile kann die Ursache des Fehlers bzw. der Warnung erkannt und daraufhin eliminiert werden. Hinweis
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 Einlesedatum ändern | Mithilfe dieser Funktion ist eine Änderung des letzten Einlesedatums für Krankenstandsbescheinigungen möglich. Beim nächsten Einlesen der Krankenstandsbescheinigungen werden nur noch jene Krankenstandsbescheinigungen eingelesen, die nach diesem Datum eingelangt sind. Das Einlesedatum wird bei jedem Einlesevorgang automatisch korrekt gesetzt. Mit dieser Funktion können Sie das Einlesedatum auf ein beliebiges Datum "zurück" verlegen, um Krankenstandsbescheinigungen nochmal einlesen zu lassen. Das Einlesedatum gilt für die gesamte Datenbank. |
Relevante Parametereinstellungen
Damit die Krankenstandsbescheinigungen über ELDA importiert werden können, müssen folgende Einstellungen hinterlegt werden:
CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → ELDA
Hinterlegen Sie hier Ihre ELDA-Seriennummer. In ELDA-Meldungen wird die ELDA-Seriennummer im Feld "OBUS"verwendet. Die Parameter "ELDA-Seriennummer" unter
werden synchronisiert. | |||
Gibt den Pfad zum ELDA-Installationsverzeichnis an (Vom Client-Rechner aus gesehen). Diese Einstellung kann allgemein oder computerbezogen getroffen werden. Wenn eine firmen- oder userbezogene Einstellung benötigt wird, verwenden Sie bitte den zweiten Parameter eine Zeile tiefer. Achtung!
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Gibt den Pfad zum ELDA-Installationsverzeichnis an (vom Client-Rechner aus gesehen). Diese Einstellung kann allgemein, je Senderfirma oder je User-ID hinterlegt werden und übersteuert den computerbezogenen Parameter. Ist hier nichts eingetragen, wird der Pfad aus dem ersten Parameter verwendet. Achtung!
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Zeit in Sekunden, welche bis zur Beendigung der ELDA-Software gewartet wird. | |||
Wird der Parameter gesetzt, dann werden alle ELDA-Abgaben in der XML-Verwaltung in einem Verzeichnis gespeichert. | |||
Soll nach dem ELDA-Sendevorgang der Druckdialog angezeigt werden? |
Gläubiger
Die Anlage von Gläubigern erfolgt zentral im Firmenstamm unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Gläubiger". Einmal angelegt stehen sie für die Pfändungsanlage (siehe Pfändungsverwaltung) bei allen Dienstnehmern zur Verfügung.
Rechtsvertreter
Auch die Anlage von Rechtsvertretern erfolgt zentral im Firmenstamm unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Rechtsvertreter". Einmal angelegt stehen sie für die Pfändungsanlage (siehe Pfändungsverwaltung) bei allen Dienstnehmern zur Verfügung.
Verwalter
Die Anlage von Verwaltern erfolgt zentral im Firmenstamm unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Verwalter". Einmal angelegt stehen sie für die Pfändungsanlage (siehe Pfändungsverwaltung) bei allen Dienstnehmern zur Verfügung.
Hinweis
| Rechtsvertreter, Gläubiger und Verwalter gehören zum Stamm der "Diversen Personen" und können auch über das Programm Diverse Personen importieren importiert werden. |
Auswertungen
Dieser Reiter liefert eine übersichtliche Darstellung der firmenbezogenen Einstellungen aller Ausdrucksprogramme des Pakets LOHN. Außerdem kann hier festgelegt werden, welche Auswertungen für die jeweilige Firma erstellt werden sollen.
Grundsätzlich werden alle stapelfähigen Auswertungsprogramme angezeigt. Über die Combobox auf der rechten Seite kann auf einen bestimmten Lohnstapel eingeschränkt werden. Danach werden nur jene Auswertungsprogramme in der Liste angezeigt, die dem selektierten Lohnstapel im Programm Stapeleinstellungen zugeordnet sind. Über diese Combobox stehen auch individuell angelegte Stapel zur Verfügung.
Mit der Funktion F6 können die firmenbezogenen Einstellungen für Druck, E-Mail-Versand, Archivierung, CSV- und/oder PDF-Export bearbeitet werden. Erfolgt hier kein Eintrag, wird automatisch auf den in der Spalte "Allg" hinterlegten Wert zurückgegriffen.
Mit der Funktion "Firmenbezogene Einstellungen ansehen/ändern" wird der Parameterdialog des jeweils ausgewählten Programms geöffnet. Hier können alle Parametereinstellungen angesehen bzw. firmenbezogen geändert werden.
Eine spaltenweise Bearbeitung der Liste ist möglich.
Pensionskassen
In diesem Reiter können Pensionskassen zur Lohnfirma angelegt werden. Einmal angelegt, stehen die Pensionskassen bei allen Dienstnehmern zur Verfügung (siehe Thema: Pensionskasse).
Hinweis
| Pensionskassen sind spezielle Betriebliche Vorsorgekassen im CRM Stamm. Betriebliche Vorsorgekassen können im Paket CRM unter Stammdaten → Institutionen → Betriebliche Vorsorgekassen verwaltet werden. Als Pensionskassen werden alle Betrieblichen Vorsorgekassen erkannt, bei denen im Feld Pensionskasse Schnittstelle eine Schnittstelle hinterlegt ist. Alle als Pensionskassen erkannten Vorsorgekassen können im Reiter Pensionskasse im Programm Lohnfirma hinterlegt werden. |
Abrechnungskreise
Auf diesem Reiter sind alle Abrechnungskreise dieser Firma aufgelistet. Alle hier aufgelisteten Abrechnungskreise können beim Dienstnehmer unter "Stammdaten" am Reiter "Divers" hinterlegt werden:
Änderungsprotokoll abrechnungsrelevanter Dienstnehmerfelder
Auf diesem Reiter werden abrechnungsrelevante Dienstnehmerdaten mitprotokolliert, unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Änderungsprotokoll abrechnungsrelevanter Dienstnehmerfelder". Im Protokoll werden die Personalnummer sowie Vor- und Nachname des Dienstnehmers mitgeschrieben. Man kann herauslesen für welches Feld, für welchen Monat, aus welchem Monat, von welchem User und zu welchem Zeitpunkt die Änderung gelaufen ist. Es lässt sich erkennen, ob die Änderung aufgrund einer Automatik oder manuell getätigt worden ist:
Hinweis
| Für eine genaue Erläuterung der Änderungskennzeichen-Kürzel beachten Sie bitte unsere Onlinehilfe Dienstnehmer. |
BUAK-BKZ
Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter " BUAK-BKZ" sind alle BUAK-Betriebskennziffern aufgelistet, die für diese Firma angelegt worden sind. Alle hier aufgelisteten Betriebskennziffern können im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "BUAK/PK/Insolvenz" hinterlegt werden:
Gemeindeverteilung
Die Gemeindeverteilung ist kein eigener Reiter bei der Lohnfirma.
Ist aufgrund von Baustellen eine detaillierte Aufzeichnung der Gemeinden relevant, so kann unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Gemeinde" eine fixe Gemeindeverteilung hinterlegt werden. In der Bruttoerfassung (LOHN → Abrechnungen) unter Funktionen → Divers lässt sich eine fixe sowie eine variable Gemeindeverteilung hinterlegen.
Baustellen werden oft als Kostenträger definiert. Auf dem Kostenträger werden die Daten erfasst, die für eine automatisierte Abrechnung von Schlechtwettermeldungen relevant sind. Unter KORE → Stammdaten → Kostenstammdaten werden diese Daten hinterlegt.
Über die folgenden Felder kann die für den Kostentyp gewünschte Kommunalsteuergemeinde für die automatische Gemeindeverteilung nach Baustellen hinterlegt werden.
| KommSt-Gemeinde Verwendung | Besonderheit Lohnverrechnung Dauert in der Baubranche eine Baustelle länger als 6 Monate, ist die Kommunalsteuer ab dem 7. Monat an jene Gemeinde abzuführen, in welcher die Baustelle liegt. Ist im Vorhinein schon absehbar, dass die Baustelle länger als 6 Monate dauert, dann ist die Kommunalsteuer ab dem 1. Monat schon an die Baustellengemeinde abzuführen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
|
| KommSt-Gemeinde-Firma | Besonderheit Lohnverrechnung In diesem Feld wird die Firmennummer eingegeben, in der die Kommunalsteuer-Gemeinde für die automatische Gemeindeverteilung nach Baustellen angelegt ist. |
Besonderheit Lohnverrechnung In diesem Feld ist die Nummer der Kommunalsteuer-Gemeinde einzutragen, an welche die Kommunalsteuer bei automatischer Gemeindeverteilung nach Baustellen abgeführt werden muss. Dauert in der Baubranche eine Baustelle länger als 6 Monate, ist die Kommunalsteuer ab dem 7. Monat an jene Gemeinde abzuführen, in welcher die Baustelle liegt. Ist im Vorhinein schon absehbar, dass die Baustelle länger als 6 Monate dauert, dann ist die Kommunalsteuer ab dem 1. Monat schon an die Baustellengemeinde abzuführen. Beachtenswert in diesem Zusammenhang ist die Einstellung im Feld KommSt-Gemeinde-Verwendung. Existiert die hinterlegte Gemeinde auf der Firma nicht oder nicht mehr, dann wird auf die Gemeinde zurückgefallen, die beim Dienstnehmer hinterlegt ist. Mit F8  kann auch eine prozentuelle Aufteilung auf mehrere Gemeinden hinterlegt werden. |
Zur Automatisierung von Schlechtwettermeldungen sollten folgende Felder bei allen Baustellen hinterlegt sein:
Besonderheit Lohnverrechnung Dieses Feld ist für den Schlechtwetterantrag relevant. Liegt eine Baustelle über 1500 m Seehöhe, muss dieses Feld auf "Ja" gesetzt werden. | |
| Straße (ohne Hausnummer) | Dieses Feld ist in der Lohnverrechnung für den Schlechtwetterantrag und in der Bilanz für die Steuererklärung (E1a, E1b, K2a, K2b, E6b) bei dort hinterlegtem Kostentyp/hinterlegter Kostennummer relevant. |
Dieses Feld ist in der Lohnverrechnung für den Schlechtwetterantrag und in der Bilanz für die Steuererklärung (E1a, E1b, K2a, K2b, E6b), bei dort hinterlegtem Kostentyp und Kostennummer, relevant. | |
Dieses Feld ist in der Lohnverrechnung für den Schlechtwetterantrag und in der Bilanz für die Steuererklärung (E1a, E1b, K2a, K2b, E6b), bei dort hinterlegtem Kostentyp und Kostennummer, relevant. | |
Um diese Ortsbezeichnung zu ändern, wählen Sie bitte das Land und die richtige Postleitzahl. Ein Import des Orts ist auch nur bei zusätzlicher Angabe von Land und Postleitzahl möglich. | |
Dieses Feld ist in der Lohnverrechnung für den Schlechtwetterantrag relevant. Die Landnummer wird für die Kontierung in der FIBU bei der Abrechnung von Diäten und Reisespesen verwendet, die in der Lohnverrechnung hinterlegt wird. In diesem Feld kann sowohl die Landnummer (z. B. 1 = Österreich, 2 = Deutschland), der Land ISO-Code (z. B. AT = Österreich, DE = Deutschland) als auch der Land ISO-Code A3 (z. B. AUT = Österreich, DEU = Deutschland) erfasst werden. Für den Import muss die Landnummer verwendet werden. |
Lohnfirmen schützen
Sollen nicht alle User Zugriff auf die Daten einer Lohnfirma haben, so kann mit Datenbesitzergruppen gearbeitet werden. Entweder werden die Datenbesitzergruppen direkt auf der Lohnfirma bzw. CRM Firma oder auf dem gesamten Datenbestand hinterlegt.
Hinweis
| Prüfen Sie, welche Variante für Ihr Unternehmen am besten ist. |
Datenbesitzergruppen anlegen
Eine Datenbesitzergruppe wird unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Datenbesitzergruppen angelegt. Mit der Funktion "Benutzer zuordnen" werden die User hinzugefügt, die im Endeffekt die Lohnfirmendaten sehen dürfen.
Datenbesitzergruppe auf der Lohnfirma bzw. CRM Firma
Diese Variante empfiehlt sich, wenn in ein und demselben Datenbestand mehrere Firmen abgerechnet werden, aber nur bestimmte User die Berechtigung haben dürfen, eine oder mehrere Firmen einzusehen.
Wird die Datenbesitzergruppe unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen am Reiter "Lohnfirma - Lohndaten" beim Feld "Datenbesitzer für Ansehen" hinterlegt, so können alle User, die nicht in dieser Datenbesitzergruppe sind, die Lohnfirmendaten inkl. der Dienstnehmerdaten auch nicht einsehen, sehr wohl aber die Firmendaten im CRM.
Sollen bestimmte User die Firmendaten auch nicht im CRM sehen können, so ist unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen am Reiter "Lohnfirma - CRM Daten" beim Feld "Datenbesitzer für Ansehen" die Datenbesitzergruppe ebenfalls zu hinterlegen. Nun können wirklich nur jene User der Datenbesitzergruppe alle Daten dieser Firma einsehen.
Datenbesitzergruppe auf dem Datenbestand
Diese Variante kann verwendet werden, wenn eine oder mehrere Firmen, die nur von bestimmten Usern angesehen werden dürfen, in einem Datenbestand abgerechnet werden und alle anderen Firmen in einem anderen Datenbestand.
Die Datenbesitzergruppe wird unter LOHN → Stammdaten → Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt. Im Feld "Datenbestand" öffnet sich beim blauen Pfeil ein neues Fenster. Hier wird in der Spalte/im Feld "Datenbesitzer für Ansehen" die Datenbesitzergruppe hinterlegt. So können nur mehr die User der Datenbesitzergruppe den kompletten Datenbestand auswählen und somit alle Stammdaten und Abrechnungen sowie Auswertungen einsehen.
Hinweis
| Ggf. muss das Feld "Datenbesitzer für Ansehen" erst über die Feldauswahl unter "Weitere Funktionen"  hinzugefügt werden. |
Lohnfirma löschen
Mit Klick auf den Papierkorb bzw. mit F7 im Lohnfirmenstamm öffnet sich ein neues Fenster:
Hier kann zwischen den beiden Möglichkeiten "Lohnfirma 20XX löschen" und "Firma löschen" gewählt werden.
Soll nur die Lohnfirma des angegebenen Jahres gelöscht werden, so ist die Auswahl "Lohnfirma 20XX löschen" zu wählen. Dabei wird die Lohnfirma im Paket LOHN gelöscht. Existiert die Lohnfirma auch in Vorjahren, so bleiben diese bestehen. Ebenso findet sich die Firma mit den Stammdaten nach wie vor im CRM.
Sollen alle Daten dieser Firma gelöscht werden, also auch die Stammdaten im Paket CRM, so ist die Auswahl "Firma löschen" zu nutzen. Diese Auswahl kann nur getroffen werden, wenn die Lohnfirma in keinen Vorjahren existiert.
- Es dürfen auf dieser Firma keine Abrechnungen vorhanden sein.
- Es darf keine gesendeten ELDA-Meldungen ohne gesendete Stornomeldung geben.
- Es darf auf dieser Firma keine Angehörigen geben.
- Es darf auf dieser Firma keine Dienstnehmer geben.
Eine Lohnfirma kann nur im höchsten vorkommenden Lohn-Basiseinstellungsjahr gelöscht werden. Soll die Firma in mehreren Jahren gelöscht werden, so ist die Firma im höchsten Jahr beginnend zu löschen, dann muss in den Lohn-Basiseinstellungen in das Vorjahr gewechselt und der Vorgang wiederholt werden.
Hinweis
| Bitte prüfen Sie unbedingt, ob ein Löschen der Firma in Ihrem Fall wirklich die beste Lösung ist. Möglicherweise werden Abrechnungsdaten zu Prüfungszwecken noch benötigt. In diesem Fall kann die Firma als "inaktiv´" gekennzeichnet werden. |
Firma "inaktiv" kennzeichnen
Um eine Firma als "inaktiv" zu kennzeichnen, ist unter CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen am Reiter "Allgemein" bei Feld "Aktiv" das Häkchen zu entfernen.
Lohnfirma scheidet aus
Wird eine Lohnfirma unterm Jahr an einen anderen Steuerberater abgegeben und scheidet somit aus der eigenen Lohnverrechnung aus, so können im Programm Einstellungen getroffen werden, damit diese Firma und ihre Dienstnehmer nicht mehr angesprochen wird:
- Austritt erfassen
- ELDA auf "Testbetrieb" einstellen
- Jahresumstellung durchführen auf "Nein" stellen
Austritt erfassen
Damit die Dienstnehmer ab dem Monat, ab dem die Firma von einem anderen Steuerberater abgerechnet wird, in der Bruttoerfassung nicht mehr aktiviert werden können, ist im letzten abgerechnet Monat ein Austritt bei jedem einzelnen Dienstnehmer zu erfassen. Je nach dem wie viele Dienstnehmer in dieser Firma abgerechnet werden, kann der Austritt entweder manuell pro Dienstnehmer erfasst werden oder mit dem Programm Austritte importieren importiert werden.Hinweis
| Welcher Abmeldegrund hier in Frage kommt, liegt im Ermessen des Anwenders. |
Manuelle Erfassung
Der manuell erfasste Austritt in der Bruttoerfassung ist wie folgt zu befüllen:
Die Felder, auf die ein besonderes Augenmerk gelegt werden muss, sind folgende:
- Ende Dienstverthältnis: Hier ist der Monatsletzte jenes Monats einzutragen, in dem noch abgerechnet worden ist.
- Abmeldegrund: Hier wird der Grund 99 "Sonstige Gründe mit Ende der Beschäftigung" hinterlegt.
- ELDA-Abmeldung erzeugen: Hier ist "Nein" einzustellen, da es sich um keinen echten Austritt handelt, der bei der ÖGK gemeldet werden muss, sondern rein um ein Ende im Programm. Damit kann dieser Dienstnehmer im nächsten Monat nicht mehr aktiviert werden, somit ist keine Abmeldung nötig.
- UEL und KÜE: Da es sich um keinen echten Austritt handelt, sind Daten bez. Urlaubsersatzleistung und Kündigungsentschädigung leer zu lassen.
Hinweis
| Welcher Abmeldegrund dann tatsächlich in Frage kommt, liegt im Ermessen des Anwenders. |
Austritte importieren
Wenn die Anzahl der Dienstnehmer sehr hoch ist, kann mit dem Programm Austritte importieren gearbeitet werden.
Hinweis
| Beachten Sie für das Programm Austritte importieren bitte die gleichnamige Onlinehilfe. |
Auch beim Importieren wird auf dieselben Felder wie bei der manuellen Erfassung Wert gelegt:
- Ende Dienstverthältnis: Hier ist der Monatsletzte jenes Monats einzutragen, in dem noch abgerechnet worden ist. Das Datum wird im Format TT.MM.JJJJ eingetragen.
- Abmeldegrund: Hier wird der Grund 99 "Sonstige Gründe mit Ende der Beschäftigung" hinterlegt. In dieser Spalte wird "99" eingetragen.
- ELDA-Abmeldung erzeugen: Hier ist "Nein" einzustellen, da es sich um keinen echten Austritt handelt, der bei der ÖGK gemeldet werden muss, sondern rein um ein Ende im Programm. Damit diese Dienstnehmer im nächsten Monat nicht mehr aktiviert werden können, wird keine Abmeldung benötigt. In dieser Spalte wird "0" für "Nein" eingetragen.
- UEL und KÜE: Da es sich um keinen echten Austritt handelt, sind Daten bez. Urlaubsersatzleistung und Kündigungsentschädigung leer zu lassen. Das bedeutet, dass diese Spalten in der Importdatei leer zu belassen sind.
Achtung!
| Wird mit unserer Standardimportschnittstelle gearbeitet, sind die UEL- und KÜE-Spalten dennoch vorhanden. Bitte lassen Sie diese Spalten dann einfach leer. |
ELDA auf "Testbetrieb" einstellen
Damit nicht unabsichtlich ELDA-Meldungen jeglicher Art und vor allem das L16 bzw. der Jahreslohnzettel versendet werden können, ist firmenbezogen die ELDA auf "Testbetrieb" einzustellen.
Dazu unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → ELDA-Datendrehscheibe → Allgemein auf den Reiter "Firmenbezogene Einstellungen" wechseln und in den Einstiegsfeldern die gewünschte Firma hinterlegen. Dann den Parameter "Betriebsart" auf die Ausprägung "Testbetrieb" einstellen.
Jahresumstellung durchführen auf "Nein" stellen
Für eine ausgeschiedene Firma dürfen, in Bezug auf die Jahresabschlusstätigkeiten, keine Meldungen mehr gesendet werden. Diese Auswertungen sind bei dem Steuerberater zu erledigen, der diese Firma übernimmt und bis zum Jahresende abrechnet.
Damit die nicht mehr benötigte Firma nicht mit ins neue Jahr genommen wird, kann unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen am Reiter "Lohnfirmen - Lohndaten" das Feld "Jahresumstellung durchführen" auf "Nein" gesetzt werden.
 | Siehe auch: |