Auszahlungsjournale drucken
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
Lohnverrechnung → Auswertungen → Monatsauswertungen → Auszahlungsjournale druckenAuf dem Auszahlungsjournal werden einerseits die an die Dienstnehmer zu überweisenden Beträge und andererseits die an die Körperschaften (Gesundheitskasse, Finanzamt und Gemeinde) zu zahlenden Beträge dargestellt. Des Weiteren können auch die Überweisungsbeträge an Gläubiger, Gewerkschaft, Betriebsrat und diverse Körperschaften angedruckt werden. Das Auszahlungsjournal gehört zu den typischen Monatsauswertungen und ist deshalb auch stapelfähig.
Hinweis
 | Das Programm muss nicht jeden Monat manuell aufgerufen werden, sondern ist stapelfähig und kann in einen oder mehrere Lohnstapel aufgenommen werden. |
Hinweis
| Falls das Auswertungsprogramm weder bei der Voschau noch bei der Ausführung Daten liefert, dann kommen folgende Ursachen in Frage:
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Auszahlungsjournal drucken
Mithilfe der folgenden Eingabefelder haben Sie die Möglichkeit, den Ausdruck des Auszahlungsjournals zu beeinflussen.
| Firma | Angabe der Firma bzw. Firmen, für die die Auswertung gestartet werden soll.  Auswahl einer bestimmten Firma Auswahl mehrerer FirmenBleibt das Feld leer, wird die Auswertung für alle Firmen, für die der User berechtigt ist (siehe Datenbesitzer für Ansehen in Lohnfirmen), gestartet (z. B. Ausdruck der Lohnsets für alle Firmen, Ausdruck des Auszahlungsjournals für alle Firmen ...).  |
Hinweis
| In den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen bzw. über die LOHN Parameter für Ausdrucke können die gewünschten Parametereinstellungen für dieses Programm fix hinterlegt werden. |
Reiter "Allgemein"
Hier können Sie angeben, ob es sich bei dem Ausdruck um einen Kontrollausdruck handelt. Steht dieses Feld auf "Ja", erfolgt in der Zustandsverwaltung kein Eintrag und es wird auch nicht geprüft. Somit gelangen alle abgerechneten Dienstnehmer in der Vorschau auf den Ausdruck. 0 - Nein 1 - Ja | |
| Abrechnungsmonat | Monat, für den das Auszahlungsjournal gedruckt werden soll. |
An dieser Stelle kann die Sortierreihenfolge der Dienstnehmer auf dem Ausdruck festgelegt werden. Die Sortierung kann beispielsweise nach Mitarbeiternummern, Abrechnungskreisen, Kostenstellen, KV usw. erfolgen. Es können auch mehrere Sortierungsstufen hinterlegt werden. Außerdem lässt sich definieren, ob die Sortierung "aufsteigend" oder "absteigend" und eine Gruppensumme bzw. ein Seitenvorschub je Sortierkriterium erfolgen soll. In den Parametern kann die Sortierung über die Funktionstaste F4 oder einen Mausklick auf das F4-Symbol festgelegt werden. Befindet man sich im Auswertungsprogramm, erfolgt der Einstieg über die Funktionstaste F8 oder einen Mausklick auf das F8-Symbol . | |
Hier können Sie entscheiden, ob die Auszahlungen an die Dienstnehmer am Auszahlungsjournal aufscheinen sollen. Ist das der Fall, kann man über die Ausprägungen 1 bis 3 festlegen, wann und in welcher Weise die Summe angedruckt werden soll. 0 - Nein 1 - Ja, bei Bedarf mit Summe: Es wird nur dann eine Summe gebildet, wenn mehr als ein Dienstnehmer vorhanden ist. 2 - Ja, nur Summe: Es wird nur die Summe aller Dienstnehmer-Auszahlungen angezeigt, aber keine Aufschlüsselung, welcher Betrag an welchen Dienstnehmer geht. 3 - Ja, immer mit Summe: Es wird immer eine Summenzeile angedruckt, auch wenn es nur einen Dienstnehmer gibt. | |
Hier können Sie entscheiden, ob die Auszahlungen an die Gläubiger am Auszahlungsjournal aufscheinen sollen. Ist das der Fall, kann man über die Ausprägungen 1 bis 3 festlegen, wann und in welcher Weise die Summe angedruckt werden soll. 0 - Nein 1 - Ja, bei Bedarf mit Summe: Es wird nur dann eine Summe gebildet, wenn mehr als ein Gläubiger vorhanden ist. 2 - Ja, nur Summe: Es wird nur die Summe aller Gläubiger-Auszahlungen angezeigt, aber keine Aufschlüsselung, welcher Betrag an welchen Gläubiger geht. 3 - Ja, immer mit Summe: Es wird immer eine Summenzeile angedruckt, auch wenn es nur einen Gläubiger gibt. | |
Hier können Sie entscheiden, ob die Auszahlungen an die Gesundheitskassen am Auszahlungsjournal aufscheinen sollen. Ist das der Fall, kann man über die Ausprägungen 2 bis 4 festlegen, wann und in welcher Weise die Summe angedruckt werden soll. 0 - Nein 1 - Nein, wenn Vorschreibebetrieb: Es wird die Gesundheitskasse nicht angedruckt, wenn diese als Vorschreibebetrieb gekennzeichnet ist. 2 - Ja, bei Bedarf mit Summe: Es wird nur dann eine Summe gebildet, wenn mehr als eine Gesundheitskasse vorhanden ist. 3 - Ja, nur Summe: Es wird nur die Summe aller Gesundheitskassen-Auszahlungen angezeigt, aber keine Aufschlüsselung, welcher Betrag an welche Gesundheitskasse geht. 4 - Ja, immer mit Summe: Es wird immer eine Summenzeile angedruckt, auch wenn es nur eine Gesundheitskasse gibt. | |
Hier können Sie entscheiden, ob die Auszahlungen an die Finanzämter am Auszahlungsjournal aufscheinen sollen. Ist das der Fall, kann man über die Ausprägungen 1 bis 3 festlegen, wann und in welcher Weise die Summe angedruckt werden soll. 0 - Nein 1 - Ja, bei Bedarf mit Summe: Es wird nur dann eine Summe gebildet, wenn mehr als ein Finanzamt vorhanden ist. 2 - Ja, nur Summe: Es wird nur die Summe aller Finanzamts-Auszahlungen angezeigt, aber keine Aufschlüsselung, welcher Betrag an welches Finanzamt geht. 3 - Ja, immer mit Summe: Es wird immer eine Summenzeile angedruckt, auch wenn es nur ein Finanzamt gibt. | |
Hier können Sie entscheiden, ob die Auszahlungen an die Gemeinden am Auszahlungsjournal aufscheinen sollen. Ist das der Fall, kann man über die Ausprägungen 1 bis 3 festlegen, wann und in welcher Weise die Summe angedruckt werden soll. 0 - Nein 1 - Ja, bei Bedarf mit Summe: Es wird nur dann eine Summe gebildet, wenn mehr als eine Gemeinde vorhanden ist. 2 - Ja, nur Summe: Es wird nur die Summe aller Gemeinde-Auszahlungen angezeigt, aber keine Aufschlüsselung, welcher Betrag an welche Gemeinde geht. 3 - Ja, immer mit Summe: Es wird immer eine Summenzeile angedruckt, auch wenn es nur eine Gemeinde gibt. | |
Hier können Sie entscheiden, ob die Auszahlungen an die Gewerkschaften am Auszahlungsjournal aufscheinen sollen. Ist das der Fall, kann man über die Ausprägungen 1 bis 3 festlegen, wann und in welcher Weise die Summe angedruckt werden soll. 0 - Nein 1 - Ja, bei Bedarf mit Summe: Es wird nur dann eine Summe gebildet, wenn mehr als eine Gewerkschaft vorhanden ist. 2 - Ja, nur Summe: Es wird nur die Summe aller Gewerkschafts-Auszahlungen angezeigt, aber keine Aufschlüsselung, welcher Betrag an welche Gewerkschaft geht. 3 - Ja, immer mit Summe: Es wird immer eine Summen-Zeile angedruckt, auch wenn es nur eine Gewerkschaft gibt. | |
Hier können Sie entscheiden, ob die Auszahlungen an die Betriebsräte am Auszahlungsjournal aufscheinen sollen. Ist das der Fall, kann man über die Ausprägungen 1 bis 3 festlegen, wann und in welcher Weise die Summe angedruckt werden soll. 0 - Nein 1 - Ja, bei Bedarf mit Summe: Es wird nur dann eine Summe gebildet, wenn mehr als ein Betriebsrat vorhanden ist. 2 - Ja, nur Summe: Es wird nur die Summe aller Betriebsrats-Auszahlungen angezeigt, aber keine Aufschlüsselung, welcher Betrag an welchen Betriebsrat geht. 3 - Ja, immer mit Summe: Es wird immer eine Summenzeile angedruckt, auch wenn es nur einen Betriebsrat gibt. | |
Hier können Sie entscheiden, ob die Auszahlungen an die diversen Körperschaften am Auszahlungsjournal aufscheinen sollen. Ist das der Fall, kann man über die Ausprägungen 1 bis 3 festlegen, wann und in welcher Weise die Summe angedruckt werden soll. 0 - Nein 1 - Ja, bei Bedarf mit Summe: Es wird nur dann eine Summe gebildet, wenn mehr als eine diverse Körperschaft vorhanden ist. 2 - Ja, nur Summe: Es wird nur die Summe aller diversen Körperschafts-Auszahlungen angezeigt, aber keine Aufschlüsselung, welcher Betrag an welche diverse Körperschaft geht. 3 - Ja, immer mit Summe: Es wird immer eine Summenzeile angedruckt, auch wenn es nur eine diverse Körperschaft gibt. | |
In diesem Parameter kann hinterlegt werden, wie Bankverbindungen am Auszahlungsjournal dargestellt werden. 0 - BLZ + Kto-Nr 1 - SWIFT/BIC + IBAN | |
Soll das Auszahlungsjournal gedruckt werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja | |
In den Druckeinstellungen können der Drucker, die Anzahl der Kopien, die Sortierreihenfolge sowie die Seiten pro Blatt festgelegt werden. In den Parametern erfolgt der Einstieg über die Funktionstaste F4 oder einen Mausklick auf das F4-Symbol . Befindet man sich im Auswertungsprogramm, können die Druckeinstellungen im Feld "Drucken" über die Funktionstaste F8 oder einen Mausklick auf das F8-Symbol aufgerufen werden. | |
Soll das Auszahlungsjournal archiviert werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja | |
In den Archiveinstellungen können die Archivnummer, der Betreff und die Kategorie für die Archivierung hinterlegt werden. In den Parametern erfolgt der Einstieg über die Funktionstaste F4 oder einen Mausklick auf das F4-Symbol . Befindet man sich im Auswertungsprogramm, können die Archiveinstellungen im Feld "Archivieren" über die Funktionstaste F8 oder einen Mausklick auf das F8-Symbol aufgerufen werden. | |
Soll das Auszahlungsjournal per E-Mail versendet werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja | |
In den E-Mail-Einstellungen kann man festlegen, ob die E-Mail komprimiert werden soll. Des Weiteren können der E-Mail-Betreff, der E-Mail-Text, der Dateiname des Ausdrucks im Anhang der E-Mail sowie die Art des E-Mail-Versands definiert werden. In den Parametern erfolgt der Einstieg über die Funktionstaste F4 oder einen Mausklick auf das F4-Symbol . Befindet man sich im Auswertungsprogramm, können die E-Mail-Einstellungen im Feld "E-Mail" über die Funktionstaste F8 oder einen Mausklick auf das F8-Symbol aufgerufen werden. |
Hinweis
| Eine detaillierte Beschreibung
finden Sie in der Fensterhilfe zum Programm Lohnsets drucken im Kapitel Lohnsetversand per E-Mail. Viele Felder im Parameter "Archiv" verhalten sich dazu analog. |
Reiter "Erweitert"
An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit zur Anlage und Hinterlegung eines eigenen Titelblocks. Hinweis
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Sprache am Ausdruck 0 - Deutsch (Österreich) 1 - Deutsch (Deutschland) 2 - Deutsch (Schweiz) 3 - Englisch 4 - Ungarisch 5 - Tschechisch 6 - Slowakisch 7 - Italienisch 8 - Slowenisch 9 - Kroatisch 10 - Türkisch 11 - Französisch 12 - Polnisch 13 - Russisch |
Reiter "Export"
Ist im Parameter "Zusätzliche Felder exportieren" die Ausprägung "Ja" gewählt, dann kann mit der Funktionstaste F4 bzw. einem Mausklick auf diesen Parameter eine Auswahl der zusätzlichen Felder getroffen werden. | |||
Soll die Auswertung als CSV-Datei exportiert werden? 0 - Nein 1 - Ja | |||
Soll die Datei nach dem Exportieren geöffnet werden? 0 - Nein 1 - Ja | |||
In diesem Feld ist der Name der Exportdatei inklusive Pfad anzugeben. Mit der Funktionstaste F8 oder einen Mausklick auf das F8-Symbol kann nach einem Verzeichnis oder nach Platzhaltern gesucht werden, die vor allem im Dateinamen verwendet werden.Verzeichnis suchen: Es öffnet sich ein Suchdialog, in welchem das gewünschte Verzeichnis ausgewählt werden kann. Das Verzeichnis wird in das Eingabefeld übernommen und kann um den Dateinamen ergänzt werden. Platzhalter einsetzen: Hier wird ein eigener Suchdialog geöffnet, in welchem ein bestimmter Platzhalter ausgewählt werden kann. Dieser wird dann an den bestehenden Wert im Eingabefeld angefügt. Eine Eingabe könnte beispielsweise so aussehen: <EXPORTDIR><FIRMENNR>\<PGM>_<MM>_<YYYY>.CSV Wird der CSV-Export gestartet, so werden die Platzhalter mit den entsprechenden Werten "ausgetauscht". Beispiel Auszahlungsjournal: Firma: 1 Jahr: 2026 Exportverz.: D:\Temp Dateiname wäre somit: D:\Temp\1\Auszahlungsjournal_01_2026.CSV Systemdatum und Abrechnungsperiode für Datumsplatzhalter verwenden: Ab diesen Platzhaltern wird für die folgenden Datumsplatzhalter das Systemdatum bzw. die Abrechnungsperiode aus den Lohn-Basiseinstellungen herangezogen. Die Platzhalter selbst werden nicht angedruckt. Beispiel: Am 19.06.2021 in der Abrechnungsperiode 5 stehend: Systemdatum: <SD><YYYY>-<MM>-<DD> -> Systemdatum: 2021-06-19 Abrechnungsperiode: <BMDD><YYYY>-<MM> -> Abrechnungsperiode: 2021-05 Zusatzfunktionalität Länge (:) Wird in einem Platzhalter das Zeichen : gefolgt von einer Zahl hinterlegt (z. B.: <EXPORTDIR><FIRMA:9>\Auszahlungsjournal.CSV), so kann definiert werden, wie lange dieser Platzhalter mindestens sein soll. ":9" bedeutet, wenn die Firmennummer nur 3-stellig ist, so werden führende Nullen ergänzt. Die Firmennummer wird somit 9-stellig. Beispiele: <EXPORTDIR><FIRMA:9>\Auszahlungsjournal.CSV) => D:\Temp\000000001\Auszahlungsjournal.CSV | |||
Sollen die Spaltenüberschriften exportiert werden und wenn ja, in welchem Format? Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - nicht exportieren: Es werden keine Spaltenüberschriften exportiert. 1 - exportieren: Es werden die Spaltenüberschriften exportiert, die auch am Ausdruck stehen würden. 2 - DB-Namen exportieren: Die Felder werden mit ihren Datenbank-Feldnamen exportiert. | |||
In diesem Feld ist der Separator in der CSV-Exportdatei anzugeben. Standardmäßig ist das ein Semikolon. | |||
Soll die exportierte CSV-Datei beim E-Mail-Versand anhängt werden? 0 - Nein 1 - Ja Hinweis
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Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Firmenbezogene Einstellungen | Einstieg in die firmenbezogenen LOHN Parameter für Ausdrucke des Programms |
| Allgemeine Einstellungen | Einstieg in die allgemeinen LOHN Parameter für Ausdrucke des Programms |
| Zustände | Einstieg in die Zustandsverwaltung des Programms |
Achtung!
 | Im Programm Dienstnehmer kann für dieses Programm eine Programmsperre hinterlegt sein. Dienstnehmer, für die eine Programmsperre hinterlegt worden ist, werden bei der Auswertung nicht berücksichtigt. |
Hinweis
| Falls keine Daten ermittelt werden können, dann sind die Einstellungen am Reiter "Finanzamt" der jeweiligen Lohnfirma zu kontrollieren. Es ist sicherzustellen, dass alle Finanzämter eine korrekte Finanzamtsnummer, Steuernummer und Bankverbindung hinterlegt haben. Es muss mindestens ein Finanzamt geben. Sind die Finanzamtsdaten fehlerhaft oder unvollständig hinterlegt, wird die Aufbereitung des Auszahlungsjournals abgebrochen. |
Hinweis
| Bei Verwendung des Parameters "Zahlungsart" mit der Ausprägung "Telebanking" wird im Standard eine Telebankingdatei mit dem Zahlungsverkehrformat "SEPA RB 6.0" erzeugt. Dieses ist ein gängiges Format vieler Banken. Schlägt der Import einer XML-Datei in Ihr Telebankingprogramm fehl, erkundigen Sie sich bei Ihrer kontoführenden Bank nach den erforderlichen Spezifikationen. Zahlungsverkehrformate können im Feld "Telebankingformat Inland/EU" in der Bankverbindung der Lohnfirmen eingestellt werden. Unter Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Lohnfirma - Bürodaten" öffnet sich mit einem Mausklick auf im Feld "IBAN" ein Fenster mit einer Liste der Bankverbindungen.In den Bankstammdaten kann dieses Feld im Kontextmenü (Feldauswahl → Bearbeiten) eingeblendet werden.  |
Überweisungen an Versicherungsträger (ÖGK, VAEB, BVA)
Bei Überweisungen an Versicherungen (ÖGK, VAEB, BVA) muss die "Zahlungsreferenz" bzw. der "Verwendungszweck" nach einem bestimmten Format aufgebaut sein. Das Format ist abhängig vom Versicherungsträger und wird automatisch bei der Erstellung von Telebankingdateien und beim Druck von Zahlscheinen berücksichtigt.
ÖGK (österrreichische Gesundheitskasse)
Das Feld "Verwendungszweck" ist in der Überweisung nach dem Muster "11" + Beitragskontonummer mit Nullen dazwischen auf 12 Stellen aufgefüllt.
Beispiel: Beitragskontonummer 123456789 → Verwendungszweck: 110123456789
VAEB (Versicherungsanstalt für Eisenbahnen und Bergbau)
Das Feld "Zahlungsreferenz" ist in der Überweisung nach dem Muster "11 + 10-stellige Beitragskontonummer + Beitragszeitraum JJJJMM ausgefüllt.
Beispiel: Beitragskontonummer 0123456789, Beitragszeitraum Jänner 2025 → 110123456789202501
BVA bzw. BVAEB (Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter, Eisenbahnen und Bergbau)
Das Feld "Zahlungsreferenz" in der Überweisung beginnt immer mit den Buchstaben "BK". Danach folgen ohne Abstand zwei Prüfziffern und anschließend die 10-stellige Beitragskontonummer. Ohne die Angabe der Buchstaben "BK" und der Prüfziffern kann die Referenznummer von der BVAEB nicht elektronisch verarbeitet werden und ist somit nutzlos. Weitere Angaben im Feld "Zahlungsreferenz" sind nicht zulässig und verhindern die korrekte Zuordnung der Zahlung. Die zusätzliche Befüllung des Feldes "Verwendungszweck" in der Überweisung ist ebenfalls nicht notwendig.
In der Überweisungsliste wird der "Verwendungszweck" neben der "Beitragskontonummer" angeführt.
Am Auszahlungsjournal wird weder die zu verwendende "Zahlungreferenz" noch der zu verwendende "Verwendungszweck" angegeben, sondern "nur" die Beitragskontonummer.
