Name, Anschrift, Eintrittsdatum, SV-Nummer, Bankverbindung, Wochenmodell, NLZ-Ansprüche, Kostentypen und Kostenschlüssel
Arbeitsverhältnis, Versicherung, Tarifgruppe, ÖGK, SV-Berechnung, Umlagen, Betriebliche Vorsorge
Kollektivvertrag, Einstufung, Vorrückung, Teiler, Fixwerte
Finanzamt, LSt-Berechnung, Alleinverdiener/Alleinerzieher, FABO+, Pendlerpauschale, NeuFöG, E18-Daten, Vordienstbezüge
Gemeinde, Kommunalsteuerpflicht, U-Bahn-Steuer
Abrechnungskreis, FIBU-Kreis, Betriebsrats- und Gewerkschaftsnummer, Freifelder
Pfändungsdaten
BUAK-Daten und Angaben zur verwendeten Pensionskasse
Einstellungen für Rückstellungen

Die Aufzählung entspricht dem Aufbau der einzelnen Reiter, die im Zuge der Neuanlage abgefragt werden.

Weitere Aufgaben, die im Programm Dienstnehmer durchgeführt werden können, sind beispielsweise:

Änderungen am Dienstverhältnis durchführen (Austritt, Ruhendes DV, Wiedereintritt, Tarifgruppenwechsel, Wochenmodelländerungen)
Erfassung von Angehörigen bei Anspruch von steuerlichen Absetzbeträgen und für die Pfändungsberechnung
Ansicht und Kontrolle des Lohnkontos
Übersicht über die Schnitte – Berechnungsbasis
Erfassung von Lohnarten als Fixwerte
bestimmte Felder für alle oder ausgewählte Dienstnehmer in einem Schritt ändern
Dienstnehmer nach bestimmten Kriterien filtern
Nichtleistungszeiten und Pfändungen verwalten
erzeugte ELDA-Meldungen je Dienstnehmer an die ÖGK übermitteln
Erfassung von Vordienstzeiten sowie Übersicht über die Dienstzeit
Verwaltung des Personalakts

Ein Kapitel widmet sich der Anlage von Dienstnehmern mit Beschreibung der Standardfeldauswahl. In einem weiteren Kapitel wird auf Funktionsweise und Anlage von Daten zu den einzelnen Reitern eingegangen. Die Beschreibung von Löschvorgängen von Dienstnehmerdaten erfolgt in einem eigenen Kapitel. Im letzten Kapitel ist ein Überblick über alle LOHN Parameter möglich, die einen Einfluss auf das Programmverhalten ausüben.

1.3. Programmeinstieg

Der Einstieg in das Programm erfolgt über das Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer.

Das Fenster ist in mehrere Bereiche unterteilt und wird wie folgt dargestellt:

In der Combobox auf der rechten Seite können Sie festlegen, welche Dienstnehmer angezeigt werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen dabei zur Verfügung:

Relevante Dienstnehmer	Es werden alle Dienstnehmer angezeigt, die für die Abrechnung des lfd. Jahres relevant sind. Dazu zählen alle aktiven, ruhenden und ausgetretenen Dienstnehmer des lfd. Jahres bzw. jene Dienstnehmer, die zwar im Vorjahr ausgetreten sind, bei denen das Ende-Entgelt-Datum aber ins laufende Jahr reicht.
Relevante Dienstnehmer kompakt	Es werden alle Dienstnehmer angezeigt, die auch bei der Ausprägung "Relevante Dienstnehmer" angezeigt werden, allerdings stehen nicht alle Felder wie bei der Ausprägung "Relevante Dienstnehmer" zur Verfügung. Diese Ausprägung eignet sich zum Laden sehr großer Datenmengen mit mehreren Tausend Dienstnehmern.
Ausgetretene Dienstnehmer	Es werden alle ausgetretenen Dienstnehmer angezeigt. Ist in den Einstiegsfeldern ein Abrechnungskreis hinterlegt, so wird diese Filterung bei dieser Ausprägung ignoriert. Bei dieser Ausprägung sind alle Detailreiter des Dienstnehmers gesperrt und können nicht bearbeitet werden. Ebenso ist die Neuanlage eines Dienstnehmers bei dieser Ausprägung ausgeschlossen. Bei bereits ausgetretenen Dienstnehmern kann ein Wiedereintritt erfolgen.
Ruhende Dienstnehmer	Es werden alle Dienstnehmer angezeigt, die sich im aktuellen Jahr in einem ruhenden Dienstverhältnis befinden. Zu ruhenden Dienstverhältnissen zählen: Mutterschutz, Karenz (gesetzlich), Karenz (freiwillig), Präsenzdienst, Zivildienst, Truppenübung, Bildungskarenz, Pflegekarenz, Hospizkarenz, ein länger als einen Monat dauernder unbezahlter Urlaub, Rehabilitationskarenz, Kinderrehabilitation, Familienzeit/Papamonat und allgemeine diverse Ruhezeiten. Bei dieser Ausprägung ist keine Neuanlage eines Dienstnehmers möglich. Ein Dienstnehmer in einem ruhenden Dienstverhältnis wechselt mit den Funktionen Ruhend → Aktiv bzw. Ruhend → Ruhend wieder zurück in den aktiven Dienst bzw. in eine andere Ruhezeit.
Aktuelle Dienstnehmer	Es werden alle aktiven und ruhenden Dienstnehmer angezeigt, die für die Abrechnung des laufenden Monats (siehe Lohn-Basiseinstellungen) relevant sind.
Mitarbeiter, noch kein Dienstnehmer	Es werden nur jene Mitarbeiter bzw. Dienstverhältnisse angezeigt, die noch keine Dienstnehmer im Paket LOHN sind, jedoch bereits im CRM Stamm existieren. Bei dieser Ausprägung sind alle Detailreiter des Dienstnehmers gesperrt und können nicht bearbeitet werden. Dienstverhältnisse, die noch keine Dienstverhältnisse im Paket LOHN sind, werden in roter, kursiver Schrift dargestellt. Außerdem fehlt das Geldsack-Icon in der Zeile des Dienstverhältnisses am Reiter "Dienstverhältnisse".
Alle	Es werden alle Dienstnehmer (Paket LOHN) und Mitarbeiter (Paket CRM) angezeigt. Ist in den Einstiegsfeldern ein Abrechnungskreis hinterlegt, so wird diese Filterung bei dieser Ausprägung ignoriert. Bei dieser Ausprägung ist keine Neuanlage eines Dienstnehmers möglich.
Irrelevante Dienstnehmer	Hier werden jene Dienstnehmer angezeigt, die einen Eintrag in der Tabelle Personalstamm Monat (PSM) mit dem aktuellen Lohn-Basiseinstellungsjahr gesetzt haben, aber laut DV-Ende bzw. Austrittsdatum nicht vorhanden sein sollten und deshalb für die Lohnverrechnung irrelevant sind. Bei dieser Ausprägung sind alle Detailreiter des Dienstnehmers gesperrt und können nicht bearbeitet werden. Ebenso ist die Neuanlage eines Dienstnehmers bei dieser Ausprägung ausgeschlossen.
Inaktive CRM Mitarbeiter	Es werden nur jene Mitarbeiter angezeigt, die im CRM Stamm existieren und im Feld "Aktiv" mit "Nein" geführt werden. Bei dieser Ausprägung sind alle Detailreiter des Dienstnehmers gesperrt und können nicht bearbeitet werden.

Historische Felder, die auf die Datenbanktabellen "Mitarbeiter" und "Person" gespiegelt werden, können in der Listansicht im Programm "Dienstnehmer" grundsätzlich angezeigt werden. Allerdings wird nur der gespiegelte Wert angezeigt. Insbesondere dann, wenn es mehrere gültige historische Datensätze in einem Dienstverhältnis gibt oder ein untermonatiger Dienstverhältniswechsel stattgefunden hat, ist die Anzeige der historischen Daten in der Liste nicht möglich, da das Feld, auf das gespiegelt wird, in der Tabelle "Mitarbeiter" bzw. "Person" jeweils nur einmal existiert und deshalb keine Feldhistorie abgebildet werden kann.

Aus diesem Grund steht in den gespiegelten Feldern in der Liste häufig der Wortlaut "Keine Anzeige (siehe Reiter Historische Daten)". Die Daten dieser gespiegelten historischen Felder werden außerdem in grauer Schrift dargestellt, falls es sich nicht um das Hauptdienstverhältnis handelt. Der Reiter "Historische Daten" bietet den besten Überblick, welche historischen Daten zu welcher Zeit gültig sind.

Hinweis

Nicht jeder Mitarbeiter muss ein Dienstnehmer sein, aber jeder Dienstnehmer ist ein Mitarbeiter.

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2. Anlage Dienstnehmer

2.1. Neuanlage

Voraussetzung für die Anlage von Dienstnehmern ist das Vorhandensein bzw. die Anlage einer Lohnfirma. Informationen zum Thema finden Sie in der Fensterhilfe Neuanlage Lohnfirma. Die Anlage kann unabhängig vom eingestellten Abrechnungsmonat in den Lohn-Basiseinstellungen durchgeführt werden.

Im Bereich Einstiegsfelder im Feld "Firma" muss die Firmennummer eingegeben werden. Ist die Lohnfirma in den Lohn-Basiseinstellungen als Firmenvorschlag hinterlegt, wird diese automatisch vorgeschlagen und eine Liste aller relevanten Dienstnehmer angezeigt. Wird im Einstiegsfeld "Firma" die Nummer einer Firmengruppe eingegeben, dann werden die Dienstnehmer der Firmengruppe zur besseren Übersicht angezeigt. Allerdings ist hier keine Neuanlage eines Dienstnehmers möglich. Die Neuanlage eines Dienstnehmers ist nur dann zulässig, wenn im Einstiegsfeld "Firma" die Firmennummer der Dienstverhältnis-Firma (DV-Firma) hinterlegt wird, auf welcher der Dienstnehmer abgerechnet wird. Die DV-Firma muss nicht der Firma entsprechen, auf welcher der Dienstnehmer gespeichert wird.

Mit der Funktionstaste F5 bzw. einem Mausklick auf + kann wie in allen Stammdatenprogrammen auch hier eine Neuanlage durchgeführt werden. Die Dienstnehmernummer ist frei wählbar, muss sich jedoch im definierten Nummernkreis (z. B. von 1 bis 9999) befinden.

Hinweis

Nummernkreise werden für die Plausibilitätsprüfung bei der Neuanlage von Personendaten benötigt und können im Programm CRM → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise individuell je Firma festgelegt werden.

2.2. Übernahme aus BMD LOHN 5.5

Wurden die Lohnverrechnungsdaten aus BMD 5.5 übernommen, sind auch die Dienstnehmer-Daten schon vorhanden. Eine Kontrolle der übernommenen Daten sollte trotzdem durchgeführt werden.

Detaillierte Informationen zur Übernahme aus BMD 5.5 erhalten Sie unter Übernahme der Lohnverrechnung aus BMD 5.5.

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2.3. CRM Mitarbeiter als Dienstnehmer festlegen

Mitarbeiter, die im Paket CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter bereits existieren, müssen als Dienstnehmer im Paket LOHN angelegt werden. Dies gilt auch, wenn die Mitarbeiter bereits in anderen Modulen (z. B. CRM, Zeiterfassung, PI) verwendet werden.

Dazu muss im Programm Dienstnehmer die Combobox auf der rechten Seite auf "Mitarbeiter, noch keine Dienstnehmer" umgestellt werden. Daraufhin erscheint eine Liste mit allen Mitarbeitern (sie werden zusätzlich in roter Farbe und kursiver Schrift dargestellt), die in der NTCS bei der jeweiligen Firma bereits existieren, jedoch noch nicht als Dienstnehmer im Paket LOHN festgelegt worden sind.

Mit der Funktionstaste F6 - Bearbeiten können die zusätzlich benötigten Lohndaten wie das Arbeitsverhältnis, die Tarifgruppe usw. erfasst werden. Werden die Änderungen gespeichert, ist der Mitarbeiter auch als Dienstnehmer im Paket LOHN definiert und kann abgerechnet werden.

Erscheint der Mitarbeiter bei Auswahl dieser Combobox-Ausprägung nicht in der Ansicht, muss in CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter kontrolliert werden, ob das Feld "Aktiv" auf "Ja" gesetzt ist.

Hinweis

Informationen zur Nacherfassung von Dienstverhältnissen finden Sie im gleichnamigen Kapitel in diesem Dokument.

Seitenanfang

3. Stammdaten - Feldauswahl

Bei der Neuanlage öffnet sich ein Fenster mit zehn Reitern. Folgende Kapitel geben einen Überblick, welche Informationen auf den einzelnen Reitern zu finden und einzustellen sind. Die wichtigsten Felder werden beschrieben. Bitte beachten Sie, dass auf jedem Reiter noch weitere Felder zur Verfügung stehen:

Alle Felder - Dienstnehmer

3.1. Allgemein/CRM

Auf diesem Reiter werden alle persönlichen Stammdaten des Dienstnehmers hinterlegt. Dazu zählen Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Bankdaten, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer (SVNR) u. v. m. Weiters werden bereits erste allgemeingültige lohnrelevante Informationen hinterlegt, z. B. Wochenmodellnummer, Eintritts- und ggf. Austrittsdatum, Art des Arbeitsverhältnisses (Arbeiter oder Angestellter), ggf. Stammkostenstelle und Informationen über Beginn, Anspruch und Einheit von Nichtleistungszeiten (Urlaub, Krank, Pflegeurlaub und Arzt).

Damit der Mitarbeiter als Dienstnehmer im LOHN abgerechnet werden kann, sind auf jeden Fall das Geschlecht, das Geburtsdatum und das Arbeitsverhältnis zu hinterlegen.

Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters oder bei einem Wiedereintritt müssen die Daten für die Nichtleistungszeiten (NLZ), das Wochenmodell sowie die Kostenstelle unmittelbar erfasst werden. Falls diese Angaben zunächst fehlen, können sie im Nachhinein entweder über die spezifischen Funktionen (z. B. "Wochenmodell ändern") oder manuell im Detailreiter Historische Daten nachgetragen werden.

Vorname

Erfassen Sie den Vornamen der Person.

Nachname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

Titel

In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die VOR dem Namen geführt werden (z. B. Mag., Dr.). Titel, die HINTER dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinten hinterlegt.

Beachten Sie folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter: "Überprüfung Titeleingabe"

Hinweis

Beim Update von Person auf Firma wird sowohl der "Titel" als auch der "Titel hinten" aus den Kundenstammdaten am Firmenstamm im Feld "Name" vor bzw. hinter dem Firmennamen ergänzt.

Beispiel: Am Kundenstamm ist als Titel "Dr.", als Titel hinten "MA.", und als Name "Huber" hinterlegt. Durch das Update von Person auf Firma wird am Firmenstamm das Feld "Name" mit "Dr. Huber MA." befüllt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden.

Titel hinten

In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die HINTER dem Namen geführt werden (z. B. MA, BSc). Titel, die VOR dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinterlegt.

Beachten Sie folgende Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter "Überprüfung Titeleingabe" und "Start 'Titel hinten' mit 'Häufig'"

Hinweis

Beim Update von Person auf Firma wird sowohl der "Titel" als auch der "Titel hinten" aus den Kundenstammdaten am Firmenstamm im Feld "Name" vor bzw. hinter dem Firmennamen ergänzt.

Beispiel: Am Kundenstamm ist als Titel "Dr.", als Titel hinten "MA.", und als Name "Huber" hinterlegt. Durch das Update von Person auf Firma, wird am Firmenstamm das Feld "Name" mit "Dr. Huber MA." befüllt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden.

Straße

Tragen Sie hier die Straße ein.

Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn

In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen.

Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar!

Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben.

Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster.

Postleitzahl

Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden.

Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.

Hinweis

Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld Gemeinde automatisch die zugehörige Gemeinde hinterlegt. Die Gemeinde wird in Deutschland für Steuererklärungen benötigt.

Telefonnummer

Erfassen Sie hier die Telefonnummer. Zusätzliche Telefonnummern können Sie über die F8-Funktion des Feldes erfassen.

Weitere wichtige Informationen zum Anlegen von Telefonnummern finden Sie unter Telefonnummernformatierung, sowie unter Verwaltung Telefonnummern.

E-Mail

Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. B. bmd@bmd.at).

Für jegliche Kommunikation per E-Mail in den verschiedenen NTCS Paketen, ist es erforderlich auf den Personen E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das

F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.

Besondere Funktionen zu diesem Feld:

Domäne automatisch ergänzen

Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen bei Mitarbeitern oder Kontaktpersonen kann die E-Mail-Domäne der Haupt-E-Mail-Adresse automatisch ergänzt werden. Es muss dann nur mehr der erste Teil einer E-Mail-Adresse eingegeben werden (der Teil vor dem @-Symbol).

Voraussetzung ist, dass die erforderliche Domäne über einen zugehörigen Datensatz ermittelt werden kann:

Für die automatische Vervollständigung der E-Mail-Adressen von Mitarbeitern muss auf der Firma, unter der der Mitarbeiter erfasst wurde, eine Mailadresse hinterlegt sein.
Für die Vervollständigung bei Kontaktpersonen muss die E-Mail-Adresse entsprechend bei der jeweiligen zugehörigen Person bzw. Institution hinterlegt sein.

Um eine E-Mail-Adresse automatisch zu vervollständigen, geben Sie direkt im Feld "E-Mail" einfach den ersten Teil der Adresse ein und bestätigen Sie mit Enter. Die Domäne inkl. @-Symbol wird automatisch ergänzt.

Beispiel

Bei einem Kunden ist die E-Mail-Adresse office@allinger.at hinterlegt. Sie erstellen zu diesem Kunden eine Kontaktperson.

Die Kontaktperson hat die E-Mail-Adresse m.mueller@allinger.at. Bei der Eingabe brauchen sie im Feld "E-Mail" nicht die komplette Adresse eingeben, sondern nur "m.mueller". Nach der Bestätigung mit Enter wird die Eingabe automatisch vervollständigt.

Diese Funktion ist nur bei Eingabe der Haupt-E-Mail-Adresse am Personenstamm verfügbar. Weitere E-Mail-Adressen werden nicht automatisch vervollständigt.

Domänenprüfung

Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen erfolgt eine Prüfung, um die Wahrscheinlichkeit von ungültigen Eingaben zu reduzieren. Es wird geprüft, ob die Zusammensetzung der eingegebenen E-Mail-Adresse dem üblichen Aufbau entspricht (z. B. ein "@" enthält). Wird eine Abweichung festgestellt, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Über folgenden Parameter kann die Prüfung deaktiviert werden: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Domäne prüfen:

Hinweis

Die Domänenprüfung unterstützt auch die Eingabe von mehreren E-Mail-Adressen im Feld oder die zusätzliche Eingabe von Namen. Verwenden Sie dabei folgendes Format:

Mehrere E-Mail-Adressen werden mit einem Semikolon ";" getrennt erfasst:

Eingabe mit Namen:

Robinsonliste

Über das

-Lupensymbol können Sie anschließend prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden.

Stapel

Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Robinsonliste prüfen" bei E-Mail-Adressen.

Klicklink

Wenn Sie in einer Liste auf eine E-Mail-Adresse klicken, wird automatisch Outlook geöffnet und die entsprechende E-Mail-Adresse übergeben.

Besonderheiten dieses Feldes am Mitarbeiterstamm

Beachten Sie den Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Absender prüfen.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM

Der gesamte Informationsfluss im Rahmen von Terminen, Aufgaben, Fristen u. v. m. kann mittels automatisch versendeter E-Mails erfolgen, wofür die E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter unerlässlich ist.
E-Mail Mitarbeiter: Bei einer Änderung der E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM Synchronisierung nicht korrekt." Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

E-Mail Mitarbeiter: Wird der Mitarbeiter über fehlerhafte Leistungseingaben per E-Mail informiert (siehe Funktion Korrektur anfordern), muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eingetragen sein. Weiters spielt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eine Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail.
E-Mail Kunde: Die E-Mail-Adresse des Kunden spielt eine wichtige Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail. Das Feld "E-Mail" kann daher sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen gewartet werden und gleicht sich gegenseitig ab.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

In der Mahnung greift nie die E-Mail-Adresse der Kontaktperson. Wenn in den Parametern der Mahnung nichts hinterlegt ist, greift die E-Mail-Adresse vom Kunden.

Besonderheiten dieses Feldes im Zusammenhang mit dem BMD 5.5. LOHN

Durch einen Mitarbeiterabgleich wird die E-Mail-Adresse des BMD 5.5 Dienstnehmers in den CRM Mitarbeiterstamm geschrieben. Für den Fall, dass im CRM eine Firmen-E-Mail-Adresse und zum Versand der Lohnsets eine private E-Mail-Adresse hinterlegt sind, muss erstmalig die private E-Mail-Adresse im CRM Mitarbeiterstamm als weitere E-Mail-Adresse erfasst werden. Zusätzlich ist bei der privaten E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail-Adressart" die Ausprägung "Lohnverrechnung" zu hinterlegen. Die Haupt-E-Mail-Adresse ist im CRM Mitarbeiterstamm die Firmen-E-Mail-Adresse. Dadurch wird verhindert, dass die private E-Mail-Adresse durch einen Mitarbeiterabgleich die Firmen-E-Mail-Adresse überschreibt.

Hinweis

Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" übergeben werden. Beachten Sie dazu folgenden Parameter:

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren

Passwort für Lesen/Öffnen

Hinterlegen Sie hier ein Passwort zum Lesen bzw. Öffnen eines PDF-Dokuments. Die Passwörter werden standardmäßig bei der Eingabe verdeckt angezeigt.

Besonderheiten am Kunden-/Lieferantenstamm

Mit F8 können Sie bei der Eingabe des Passworts zwischen verdeckter Anzeige und Klartext umschalten.

Ergänzend wird das Passwort in der Zusatzinformation rechts neben dem Feld angezeigt.

Hinweis

Die F8-Funktion zum Umschalten der Anzeige ist nur dann verfügbar, wenn beim Öffnen des Datensatzes noch kein Passwort auf der Person hinterlegt war. Damit wird vermieden, dass Passwörter ungewollt ausgelesen werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Wird dieses Feld am Kundenstamm hinterlegt, so wird dieses beim E-Mail-Versand von FIBU-Auswertungen und beim Export einer FIBU mit Passworteingabe berücksichtigt.

Weitere Informationen und Varianten zur Verwendung von Kundenpasswörtern finden Sie unter Paketbezogene Kundenpasswörter.

Besonderheiten am Dienstnehmerstamm

Die Passwörter von Dienstnehmern sind über eine Berechtigung geschützt. Die F8-Funktion zeigt hier einen verschlüsselten Wert. Die Zusatzinformation zeigt am Dienstnehmer ebenfalls kein Passwort. Stattdessen verfügt das Feld an dieser Stelle über eine F4-Funktion, über die Sie das Passwort einsehen können. Dieses Fenster ist über eine eigene Funktionsberechtigung geschützt.

Hinweis

Das Passwort wird bei Dienstnehmern in der Datenbank verschlüsselt gespeichert. Die Anzahl der eingegebenen Zeichen wird dadurch vergrößert. Es ist daher nicht möglich, die maximale Zeichenlänge des Feldes auch tatsächlich zu verwenden. Sie erhalten möglicherweise auch bei weniger Zeichen schon die Meldung: "Das Passwort ist zu lang. Geben Sie bitte ein kürzeres Passwort ein."

Das Dienstnehmerpasswort für Lesen/Öffnen kann auch über einen eigenen Funktionsaufruf im Hauptmenü bearbeitet werden. Damit kann ein Dienstnehmer sein eigenes Dienstnehmerpasswort bearbeiten, ohne eine Berechtigung für das Bearbeiten der Dienstnehmerstammdaten zu benötigen. Sie finden die Funktion unter TOOLS → Tools → Einstellungen → Zugangsdaten → Mitarbeiterpasswort für Lesen/Öffnen einstellen. Voraussetzungen sind, dass die User-ID am entsprechenden Dienstnehmerstamm hinterlegt ist, und dass der User über die Berechtigung zum Bearbeiten des Dienstnehmerpassworts verfügt (Funktionsnummer 46495).

Geschlecht

Geschlecht der Person:

männlich
weiblich
keine Angabe
divers
offen
inter

Hinweis

Wenn Sie im Standardbrief mit den Standard-Adressmakros von BMD arbeiten, wird über das Feld "Geschlecht" entschieden, ob es sich bei dem Adressaten/der Kontaktperson um eine natürliche Person bzw. ein Unternehmen handelt. Dementsprechend wird die geschäftliche Anrede den Anforderungen automatisch angepasst und entweder mit Namen (natürliche Person) oder ohne Namen (Unternehmen) erstellt.

Sehr geehrter Herr Allinger
Sehr geehrte Damen und Herren

Details lesen Sie in der Dokumentation BMD Adressmakros im Standardbrief.

Besonderheiten Paket LOHN

Das Geschlecht "divers" kann ab dem Jahr 2021 auf allen ELDA-Meldungen, die das Geschlecht enthalten, gemeldet werden. Das betrifft insbesondere:

Familienhospiz/Pflegekarenz (E.12)
Anmeldung Fallw. Besch. (E.18)
VSNR-Anforderung (E.30)
Gesundheitsberuferegistermeldung (E.35)

Am L16 (Lohnzettel Finanz) ist das Geschlecht "divers" bereits ab dem Jahr 2020 möglich.

Das Geschlecht "divers" wird am Einkommensbericht nicht berücksichtigt. In der Konjunkturstatistik, der Schwerarbeitsmeldung und für die Altersbefreiungen wird es wie das Geschlecht "männlich" interpretiert. Für die Konjunkturstatistik kann übrigens eine Programmsperre im Programm "Dienstnehmer" hinterlegt werden.

Beruf

Dieses Feld steht in der Tabelle "Person" (PER_PERSON) zur Verfügung. Es erfolgt ein automatischer Abgleich des Feldes zwischen Dienstnehmerstamm und Hauptdienstverhältnis in beide Richtungen.

Bei der manuellen Neuanlage eines Dienstverhältnisses wird der Beruf automatisch in die Personentabelle übernommen.

Mit der F4-Taste oder einem Klick auf das Symbol gelangen Sie in das Programm CRM → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Berufe, mit dem wiederkehrende Berufsbezeichnungen übersichtlich verwaltet werden können.

Für dieses Feld dürfen keine Benutzerwerte in der Feldauswahl hinterlegt werden.

Der Eintrag in diesem Feld wird bei Erstellung einer Arbeits- und Entgeltbestätigung (A+E-Bestätigung) ins Feld "Tätigkeit" übertragen. Eine A+E-Bestätigung kann nicht ohne eine Tätigkeit übermittelt werden, da es sich dabei um ein Pflichtfeld für diese Art von ELDA-Meldungen handelt.

Staatsangehörigkeit

In diesem Feld wird die Staatszugehörigkeit/Staatsangehörigkeit des Kunden oder Lieferanten hinterlegt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Wenn keine UID-Nummer am Personenkonto hinterlegt ist, wird über das Land geprüft, ob beim Buchen der Steuercode 5 (Drittland) vorgeschlagen wird. Das Land kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief angedruckt werden (Laut Postvorschriften: Bei Inlandsschreiben wird kein Land gedruckt, bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.). Die Filialnummer aus dem FIBU-Konto-Reiter schreibt sich auf das Feld "Land" durch (umgekehrt nicht).

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Information zum Land des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt.

Das Feld "Land" muss für die LEA vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote hinterlegt sein.

Wenn die UID-Nummer des Rechnungsempfängers nicht mit einer tatsächlichen UID-Nummer lt. Norm befüllt ist (also leer oder anderweitig befüllt, z. B. mit "-"), wird das Land des Rechnungsempfängers mit dem Land der Verrechnungsfirma nach folgenden Regeln verglichen:

Ist das Land der Verrechnungsfirma gleich dem Land des Rechnungsempfängers, handelt es sich um eine Privatperson aus dem Inland.
Ist das Land der Verrechnungsfirma ungleich dem Land des Rechnungsempfängers, muss ein weiterer Punkt in der Ermittlungslogik beachtet werden.

Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.

Familienstand

Erfassen Sie den Familienstand der Person. Folgende Ausprägungen sind möglich:

unbekannt
ledig
verheiratet/eingetragene Partnerschaft
verwitwet
geschieden
getrennt lebend
in Partnerschaft lebend

Besonderheiten im Paket STEUERN

Der Feldinhalt kann für Steuererklärungen von Kunden, Gesellschaftern und Angehörigen in die Steuerstammdaten übernommen werden.

Invalidität in %

Hier ist der Prozentsatz der Invalidität zu erfassen.

Besonderheiten im Paket LOHN

Bei Neuanlage eines Dienstnehmers mit einem Invaliditätsprozentsatz ab 50 % werden die Felder DB, DZ, Kommst automatisch mit "Nein" sowie das Feld U-Bahn-Steuer bei einer Wiener Gemeinde mit "U-Bahn-Steuer-befreit" initialisiert. Für die AUVA-Rückerstattung wird ausgehend von diesem Feld die Anzahl der Behinderten ermittelt.

Religion

Hinterlegen Sie hier bei Bedarf die Religion der Person.

Details lesen Sie unter Religionen.

Eintrittsdatum

Eintrittsdatum der Person. Dokumentiert den Beginn der Zusammenarbeit mit einer Person und wird nicht automatisch befüllt.

Bei der Anlage von Dienstnehmern muss dieses Feld zwingend befüllt werden, damit der Datensatz gespeichert werden kann.

Sie erhalten andernfalls folgende Meldung: "Bei einem Mitarbeiter, für den eine Lohnverrechnung erfolgt, muss ein Eintrittsdatum bekannt gegeben werden!"

Hintergrund: Auch wenn keine offensichtliche Anbindung an die Lohnverrechnung besteht, ist am Dienstnehmerstamm automatisch das Kennzeichen "Lohnverrechnung" gesetzt.

Anhand dieses Kennzeichens wird die obige Meldung aufgerufen.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Mitarbeiter - Eintrittsdatum: Der Mitarbeiter darf ab dem Eintrittsdatum Leistungen erfassen. Ab diesem Tag fallen auch die Sollstunden an, die sich aus dem Wochenmodell ermitteln.

Besonderheiten dieses Feldes für die Personenart "Mitarbeiter"

Je nach Einstellung wird das Datum in diesem Feld für die Berechnung im Feld Dienstjahre herangezogen.

Besonderheiten dieses Feldes im LOHN

Der Dienstnehmer kann ab dem Eintrittsdatum abgerechnet werden. Zudem können Nichtleistungszeiten erst ab diesem Datum erfasst werden.

Ersteintrittsdatum

Datum, an dem der Mitarbeiter erstmalig ins Unternehmen eingetreten ist.

Austrittsdatum

Über das Austrittsdatum können Personen, zu denen kein Kontakt mehr besteht, ausgeschieden werden. Dies ist auch die von BMD empfohlene Vorgangsweise, anstatt die Person zu löschen.

Wird ein Datum in der Vergangenheit eingegeben, wird automatisch auch das Feld Aktiv deaktiviert. Eine inaktive Person wird nicht mehr in den Listen der aktiven Personen angezeigt, bleibt aber mit all ihren Bewegungsdaten (Dokumente, Termine ...) erhalten.
Wird ein aktuelles oder ein zukünftiges Datum in das Feld eingegeben, wird das Feld "Aktiv" NICHT automatisch deaktiviert. Das heißt, der Kunde/Lieferant ist weiterhin unter den aktiven Personen sichtbar. In so einem Fall müsste das Aktiv-Häkchen manuell entfernt werden.

In den einzelnen Personenlisten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) kann über das Menü "Ansicht" beziehungsweise über STRG + U auf ausgeschiedene Personen umgeschaltet werden.

Beim Ausscheiden eines Kunden/Lieferanten oder Mitarbeiters erscheint je nach Parameter-Einstellung automatisch das Fenster Austritt/Deaktivieren von Kunden/Lieferanten bzw. Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter.

Bei Kunden/Lieferanten: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Maßnahmen bei Kundenaustritt anzeigen

Bei Mitarbeitern: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Maßnahmen bei Mitarbeiteraustritt anzeigen

Besonderheit bei Mitarbeitern:

Für Mitarbeiter kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Austrittdatum erreicht ist. So kann auch ein Austrittsdatum in der Zukunft eingegeben werden und der Mitarbeiter wird dennoch automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens.

Stapel

Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Mitarbeiter bei Erreichen des Austrittsdatums deaktivieren".

Beachten Sie bei Mitarbeitern zusätzlich folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Verzögerungstage nach Austritt

Besonderheit bei Gesellschaftern und Angehörigen:

Bei Gesellschaftern und Angehörigen kann das Feld auch befüllt werden. Diese Personen werden jedoch dadurch nicht unsichtbar. Es kann lediglich gefiltert werden, dass jene mit Austrittsdatum nicht mehr angezeigt werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Mitarbeiter - Austrittsdatum: Unter der Mitarbeiternummer von ausgeschiedenen Mitarbeitern können keine Leistungen mehr erfasst werden. Das Austrittsdatum ist der letzte Tag, an dem die Sollstunden aus dem Wochenmodell berechnet werden. Die Leistungen können jedoch noch angesehen und fakturiert werden.
Kunde - Austrittsdatum: Selbst wenn der Kunde bereits ausgeschieden ist, können weiterhin Leistungen für den Kunden erfasst werden.

Besonderheiten im Paket LOHN

Sofern der NTCS LOHN verwendet wird, müssen Austritte über die Funktion Austritt im Dienstnehmer oder der Bruttoerfassung eingegeben werden. Bei Verwendung des NTCS LOHN Pakets ist das Feld "Austrittsdatum" nicht manuell zu befüllen!

SVNR

Sozialversicherungsnummer der Person.

Relevanz hat das Feld vor allem für Personen, für die Arbeitnehmerveranlagungen im Paket Steuern durchgeführt werden, sowie generell für Dienstnehmer (Personalinformationssystem, Lohnverrechnung ...).

Bei der Eingabe einer österreichischen, deutschen oder Schweizer Sozialversicherungsnummer, wird diese anhand der jeweils gültigen Prüfregeln für das jeweilige Land auf korrekte Zusammensetzung geprüft. Das Land für die Regeln, nach der eine Sozialversicherungsnummer bei der Eingabe geprüft wird, ermittelt sich wie folgt:

Dienstnehmer: Das Land ermittelt sich vom Feld "Land" bzw. "Land Rechtsversion" im Firmenstamm der Firma, unter der der Dienstnehmer angelegt wird. Ist z. B. am Firmenstamm im Feld "Land" bzw. im Feld "Land Rechtsversion" das Land Österreich angegeben und der Dienstnehmer hat die Staatsangehörigkeit Deutschland, wird eine Österreichische Sozialversicherungsnummer dennoch als korrekt angezeigt. Dieses Verhalten ist erforderlich, da nicht-österreichische Staatsbürger eine österreichische Sozialversicherungsnummer erhalten, wenn Sie bei einem österreichischen Unternehmen arbeiten.
Andere Personenarten: Das Land ermittelt sich vom Feld "Land" der jeweiligen Person.

Feldverhalten bei österreichischen Personen

Wurde das Feld Geburtsdatum bereits befüllt, müssen nur die ersten vier Stellen der Sozialversicherungsnummer eingegeben und bestätigt werden. Das Programm vervollständigt die Nummer danach automatisch.
Wird zuerst die Sozialversicherungsnummer (SVNR) vollständig erfasst, wird automatisch auch das Feld "Geburtsdatum" befüllt.
Nur am Dienstnehmerstamm gilt zusätzlich: Wurde die SVNR bisher nur 4-Stellig eingetragen und wird später im Feld "Geburtsdatum" ein Datum eingegeben, wird die SVNR (sofern es sich um eine gültige Nummer handelt) auch automatisch vervollständigt.

Nach Bestätigung der Eingabe erfolgt eine Prüfung, ob die Sozialversicherungsnummer korrekt ist. Wenn nicht, erfolgt ein Hinweis:

"SV-Nummer ist nicht korrekt!"

Feldverhalten bei deutschen Personen

Hier wird nach Bestätigung der Eingabe eine für Deutschland maßgebliche Prüfung durchgeführt. Die Prüfung erfolgt ausschließlich anhand der Prüfziffer, d. h., die über eine vorgegebene Formel errechnete Prüfziffer muss mit der letzten Stelle der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen. Die deutsche Sozialversicherungsnummer wird nicht automatisch in Kombination mit dem Geburtsdatum generiert (vgl. österreichische SVNR), da diese wesentlich mehr Elemente und Zeichen beinhaltet.

Feldverhalten bei Schweizer Personen

Hier wird nach Bestätigung der Eingabe eine für die Schweiz maßgebliche Prüfung durchgeführt.

Eine Schweizer Sozialversicherungsnummer ist korrekt, wenn:

die Länge 13 Stellen aufweist
die ersten drei Stellen aus 756 bestehen (Code für CH)
die letzte Ziffer der korrekten Prüfziffer entspricht - die Prüfziffer wird über eine vorgegebene Formel errechnet

Die Schweizer Sozialversicherungsnummer wird nicht automatisch in Kombination mit dem Geburtsdatum generiert (vgl. österreichische SVNR), da diese wesentlich mehr Elemente und Zeichen beinhaltet.

Dublettenprüfung

Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Mitarbeitern erfolgt bei der Eingabe der Sozialversicherungsnummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Mitarbeiter gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen:

"Zu dieser Sozialversicherungsnummer sind bereits Stammdaten vorhanden. Wiedereintritt, Dienstverhältnis (Nummer X in Firma XXXXXX)"

Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Mitarbeiter der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft.

Damit die Prüfung erfolgt, muss es sich um eine gültige Sozialversicherungsnummer handeln - mit ungültigen Sozialversicherungsnummern wird keine Dublettenprüfung durchgeführt.

Geburtsdatum

Geburtsdatum der Person (Eingabeformat TT.MM.JJJJ).

Besonderheiten im Paket CRM

Durch die Hinterlegung des Geburtsdatums kann im Feld Alter automatisiert das Alter der Person berechnet werden.
Die "SVNR" (= Sozialversicherungsnummer) kann automatisiert bei deren Eingabe vervollständigt werden (siehe SVNR).
Wird zuerst die Sozialversicherungsnummer (SVNR) vollständig erfasst, wird automatisch auch das Feld Geburtsdatum befüllt.
Nur am Mitarbeiterstamm gilt zusätzlich: Wurde die SVNR bisher nur 4-Stellig eingetragen und wird später im Feld "Geburtsdatum" ein Datum eingegeben, wird die SVNR (sofern es sich um eine gültige Nummer handelt) auch automatisch vervollständigt.
Mit Hilfe des Geburtsdatums können diverse Geburtstagslisten erstellt werden, wie z. B. aus der Zentralen Personenverwaltung bzw. aus der Mitarbeiterliste.
In weiterer Folge können über die Geburtstagseinstellungen auch automatisierte Aufgaben bzw. Termine erstellt werden.
Im Standardbrief ist es ebenfalls möglich, Geburtstagslisten zu erstellen (Hinzufügen → Alle Personen → Extras), um daraus ein Geburtstagsschreiben zu generieren.

Besonderheiten im Paket LOHN

Das Geburtsdatum ist ein Pflichtfeld für die Abrechnung. Nur mit dem Geburtsdatum können Abschläge bei der Sozialversicherung korrekt ermittelt werden.
Als Geburtsdatum kann nur ein gültiges Datum hinterlegt werden. Bei fiktivem Geburtsdatum werden oft die Monate 13, 14 oder 15 verwendet. Diese Eingaben sind jedoch nicht erlaubt. Beachten Sie, dass auch die Pensionsversicherung bei fiktivem Geburtsdatum den 01.07. des jeweiligen Geburtsjahres annimmt. Es wird empfohlen, bei fiktiven Geburtsdaten analog zur Pensionsversicherung ebenso den 01.07. des jeweiligen Geburtsjahres zu verwenden.

Arbeitsverhältnis

Die Eingabe des Arbeitsverhältnisses stellt eine Pflichteingabe dar. Aufgrund der weiteren Eingaben in den Feldern

wird die Auswahl im Feld Tarifgruppe bereits im Vorhinein hinsichtlich ihrer Relevanz eingeschränkt.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-
Arbeiter
Angestellter

Wochenmodell

Ein passendes Wochenmodell ist in der Lohnverrechnung für die Führung einer korrekten Nichtleistungszeitenverwaltung Voraussetzung. Ist das Feld "Wochenmodell" befüllt, so ist das Feld Teilzeitprozent lt. Wochenmodell von einer manuellen Änderung geschützt. Nur bei Neuanlage eines Dienstnehmers bzw. beim Umstellen eines Bewerbers zu einem Dienstnehmer ist die F4-Suche nach einem Wochenmodell erlaubt. Bei Verwendung des Pakets LOHN ist stets die Funktion Wochenmodell ändern zu verwenden, falls das Wochenmodell nachträglich eingetragen oder geändert werden soll.

Teilzeitprozent lt. Wochenmodell

Der Teilzeit-Prozentsatz ist ein historisches Feld. Falls ein Wochenmodell eingegeben ist, errechnet er sich automatisch durch die Division: Sollstunden laut Wochenmodell / Sollstunden des Vollzeit-Wochenmodells. Ist ein Wochenmodell hinterlegt, kann das Feld nicht manuell übersteuert werden.

Dieses Feld wird unabhängig von der im Feld Teilzeitberechnung im Kollektivvertrag gewählten Einstellung immer auf diese Weise berechnet. Der Teilzeitprozentsatz lt. Wochenmodell kann sich vom Teilzeitprozentsatz lt. KV unterscheiden.

Hinweis

Der Teilzeitprozentsatz hat Auswirkungen auf die Berechnung von Schnitten, Sonderzahlungen und Rückstellungen. Daher ist es wichtig, diese Daten korrekt zu pflegen.

Hinweis

Ist der Teilzeitprozentsatz laut Wochenmodell nicht korrekt, so kann eine Neuberechnung angestoßen werden. Dazu ist unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung die Funktion unter Divers → "Tage neu berechnen" (Strg + T) durchzuführen.

Kostenstelle

Die Kostenstelle, der der Dienstnehmer zugeordnet ist (Stammkostenstelle).

Hinweis

Falls in der KORE der jeweiligen Firma (Programm Firmen- und KORE-Stammdaten) eine zwingende Eingabe bei FIBU-Buchungen für Kostenstellen besteht, ist sicherzustellen, dass jeder Dienstnehmer eine Stammkostenstelle hinterlegt hat.

Falls im Programm Buchungsbelege drucken eine Fehlerliste aufscheint, die besagt, dass bei einem Dienstnehmer die anfallenden Aufwände/Erträge nicht auf Kostenstellen aufgeteilt werden können, dann ist das Problem zu korrigieren und erst danach die Endverspeicherung durchzuführen. Hinterlegen Sie eine Stammkostenstelle beim betroffenen Dienstnehmer. Um eine Fehlerursache zu identifizieren, ist das Programm Dienstnehmer-Kore-Auswertungen hilfreich. Möglicherweise ist eine Korrektur im Lohnartenstamm erforderlich.

Bankleitzahl

Das Feld "Bankleitzahl" bildet mit den Feldern Bankkontonummer, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung.

Wählen Sie mittels

F4 eine gewünschte Bank aus der Bankenliste aus. Sollten die Banken Ihrer Meinung nach nicht aktuell sein, können Sie diese unter CRM → Stammdaten → Import und Export → Import importieren. Im Dokument CRM Standarddaten lesen Sie, was dabei zu beachten ist.

Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen.

Sobald Bankleitzahl und Bankkontonummer eingegeben worden sind, wird auch die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie dort den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis:

"Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist."

Weitere Bankverbindungen können mithilfe der F8-Funktion

erfasst werden.

Hinweis

Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Derzeit findet die Bankleitzahl nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung.

Die Bankleitzahlen für Österreich werden von BMD mit ausgeliefert.

Achtung!

Soll ein deutscher Lieferant mit IBAN und SWIFT angelegt werden, wird der SWIFT-Code ebenfalls über dieses Feld gewartet. Ist in der Bankendatei pro Bankleitzahl der richtige SWIFT hinterlegt, wird, sobald die richtige Bankleitzahl ausgewählt ist, der hinterlegte SWIFT-Code automatisch in das Programm PR01 auf das Feld "SWIFT-Code" durchgeschrieben.

Die Banken für die Länder Deutschland, Schweiz, Kroatien, Tschechien, Ungarn, Slowenien und Slowakei können über CRM → Stammdaten → Import und Export → Import → "Import Standards" importiert werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Bankleitzahl der Person (Kunde) ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt.

Das Feld "Bankleitzahl" sollte für die LEA vor der Aufbereitung der Honorarnoten im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist.

Bankkontonummer

Das Feld "Bankkontonummer" bildet mit den Feldern Bankleitzahl, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung.

Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer, Bankleitzahl und SWIFT/BIC ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen.

Sobald die Bankkontonummer und die Bankleitzahl eingegeben worden sind, wird die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis:

"Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist."

Weitere Bankverbindungen können unter der F8-Funktion

erfasst werden.

Hinweis

Kontrolle bei Änderung einer Bankverbindung

In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden oder einer Institution geändert wird: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow → 4 Parameter zur "Bankverbindung":

Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666"

Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden:

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Derzeit findet die Bankkontonummer nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung. Eine Besonderheit ergibt sich für die Freigabeart Scheck: Da ein Scheck an eine Person und nicht zwingend an eine Bank gerichtet ist, wird für die Überweisungsart, wenn bei der Person eine Bank hinterlegt ist (EU/Drittland), das Land der Bank verwendet. Ist bei der Person keine Bank hinterlegt, wird zur Bestimmung der Überweisungsart das Land der Person herangezogen. Es kann daher auch zu Freigaben kommen, wenn keine Bank bei der Person hinterlegt ist.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Bankkontonummer des Kunden ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt.

Besonderheiten Prüfung für Ungarn

Bei der Eingabe wird geprüft, ob die Kombination aus Bankkontonummer und Bankleitzahl die erlaubten 16 oder 24 Stellen besitzt. Ebenso wird eine Prüfsumme berechnet. Fällt die Prüfung negativ aus, erfolgt eine Meldung.

IBAN

Hinterlegen Sie hier die korrekte IBAN für die Bankverbindung.

Die IBAN wird aufgrund der hinterlegten Bankkontonummer und Bankleitzahl automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis:

"Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist."

Da IBANs, abhängig vom Land, unterschiedlich lang sind, passt sich die Eingabemaske nach der Eingabe der ersten beiden Zeichen (= Landkürzel) entsprechend an, wenn die IBAN manuell eingegeben wird.

Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen.

Achtung!

Wir weisen darauf hin, dass die NTCS-internen Funktionen zur Berechnung der IBAN in Österreich und Deutschland zwar die offiziellen IBAN-Berechnungsregeln anwenden, es aber Ausnahmen geben kann, bei denen es zu einer Abweichung der berechneten IBAN von der tatsächlichen IBAN kommen kann, da u. a. einige Banken im Rahmen der Umstellung auch Zusammenlegungen etc. vorgenommen haben. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, die Korrektheit der IBAN nach der Eingabe von Bankverbindungen selbst zu prüfen. BMD kann also keine Garantie dafür übernehmen, dass die erfasste oder vom Programm berechnete IBAN auch tatsächlich die für diese Bankverbindung gültige und richtige ist.

Hinweis

Das Feld kann im Zuge des Update von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen.

Prüfung bei Eingabe

Bei der Eingabe werden in jedem Land die Länge und Übereinstimmung mit der Prüfziffer kontrolliert. Das heißt, die Prüfung bestätigt, dass eine IBAN die formalen, länderbezogenen Kriterien erfüllt, nicht jedoch, dass die IBAN insgesamt für diese Bank korrekt ist. Wenn eine IBAN nicht den Kriterien entspricht, erfolgt ein Hinweis:

"Die Prüfziffernberechnung hat ergeben, dass die IBAN nicht korrekt ist."

Betrugsbekämpfung

Um Überweisungen auf Bankkonten zu verhindern, die nicht dem tatsächlichen Lieferanten oder Mitarbeiter gehören, existieren diverse Möglichkeiten zur Betrugsbekämpfung:

Automatische Dublettenprüfung bei Eingabe

Bei der Eingabe einer neuen IBAN erfolgt für folgende Personenarten eine automatische Dublettenprüfung:

Kunde/Lieferant: Wenn auf einem Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten existiert.
Mitarbeiter: Wenn auf einem Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter existiert.

Werden Dubletten gefunden, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Die Bankverbindung kann dennoch gespeichert werden! Es werden sowohl aktive als auch inaktive Personen innerhalb der Firmengruppe geprüft.

"Zu dieser IBAN sind bereits Stammdaten vorhanden. X Name in Firma XXXXXX"

Manuelle Dublettenprüfung von bestehenden IBANs

Im Paket CRM steht im Fenster der "Identitätskontrolle" eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie alle bestehenden IBANs auf vorhandene Dubletten prüfen können.

Öffnen Sie CRM → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Identitätskontrolle und starten Sie die IBAN Dublettenprüfung. Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster.

Kontrolle bei Änderung einer Bankverbindung

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow → 4 Parameter zur "Bankverbindung":

Um eine Benachrichtigung zu erhalten reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666"

Besonderheiten im Paket FIBU

Nähere Informationen zum Zahlungsverkehr finden Sie in unserer Dokumentation Lieferantenzahlungsverkehr.

IBAN only

Überweisungen innerhalb eines SEPA-Landes (d. h., die Zahl- und Empfängerbank haben ihren Sitz im gleichen Land) können auch ohne Angabe des SWIFT/BIC durchgeführt werden. Hat man eine österreichische oder deutsche Zahlbank, dann können alle SEPA-Zahlungen ohne BIC durchgeführt werden. Bei dieser Regelung handelt es sich um eine Vereinfachung des Zahlungsverkehrs. Ist der SWIFT/BIC ohnehin bekannt (bzw. hinterlegt), dann sollte dieser weiterhin in der Datei mitgeliefert werden. Das Löschen des BIC ist daher nicht notwendig oder empfehlenswert.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die einzelnen Felder der Bankverbindung können in der Honorarnote sowie auf dem Zahlschein angedruckt werden.

SWIFT/BIC

Internationale Bankenkennung: Sollten Sie im Feld Bankleitzahl bereits eine Bank mit SWIFT/BIC ausgewählt haben, wird dieser in dieses Feld übernommen.

Über

F4 kann auch in diesem Feld eine Bank ausgewählt werden.

Es kann auch ein SWIFT hinterlegt werden, zu dem in der NTCS keine Bank existiert.

Hinweis

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Der SWIFT-Code wirkt sich im Lieferantenzahlungsverkehr aus. Wenn IBAN und SWIFT beim Lieferanten gegeben sind, entscheidet das Land (SEPA oder nicht), ob die Überweisungsart EU oder Drittland vorzuschlagen ist. Drittlandszahlungen können auch mit IBAN und SEPA geführt werden.

IBAN only:

Überweisungen innerhalb eines SEPA-Landes (d. h., die Zahl- und Empfängerbank haben ihren Sitz im gleichen Land) können auch ohne Angabe des SWIFT/BIC durchgeführt werden.

Handelt es sich um eine österreichische oder deutsche Zahlbank, dann können alle SEPA-Zahlungen ohne BIC durchgeführt werden. Bei dieser Regelung handelt es sich um eine Vereinfachung des Zahlungsverkehrs. Ist der SWIFT/BIC ohnehin bekannt (bzw. hinterlegt), dann sollte dieser weiterhin in der Datei mitgeliefert werden. Das Löschen des BIC ist daher nicht notwendig oder empfehlenswert.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die einzelnen Felder der Bankverbindung können in der Honorarnote sowie auf dem Zahlschein angedruckt werden.

Weitere Informationen zum Feldverhalten:

Wenn ein SWIFT eingegeben wird, wird überprüft, ob dieser die korrekte Länge hat (8- oder 11-stellig), und ob das Land im SWIFT ermittelt werden kann (= 5. und 6. Stelle des SWIFT-Codes, z. B. VKBLAT2L → AT = Österreich). Bei einem nicht korrekten SWIFT (falsche Länge oder ungültiges Land) erfolgt ein Hinweis, dass der SWIFT nicht korrekt ist. Die Eingabe wird aber zugelassen.

"Der SWIFT/BIC ist nicht gültig. Bitte kontrollieren Sie Ihre Eingabe."
Handelt es sich bei dem ermittelten Land um ein Land, für das BMD einen Bankenstandard ausliefert, dann erscheint ergänzend ein Hinweis, dass der SWIFT nicht im Bankenstamm enthalten ist. Die Eingabe wird auch hier zugelassen. Bei allen anderen Ländern erfolgt kein Hinweis.
Wenn ein SWIFT im Bankenstamm enthalten ist, wird er immer für gültig befunden und es erfolgen keine Prüfungen.
Ist der SWIFT zum Zeitpunkt der IBAN-Eingabe leer und aus der eingegebenen IBAN kann eine Bank mit einem eindeutigen SWIFT ermitttel werden, wird dieser automatisch befüllt.
Ist der SWIFT zum Zeitpunkt der IBAN-Eingabe befüllt, wird er gelöscht, wenn der SWIFT nicht in den Banken der ermittelten Bankleitzahl existiert. Sonst bleibt er bestehen.
Bei der Eingabe einer IBAN wird ein bestehender SWIFT nur mehr bei österreichischen Banken automatisch aktualisiert. Bei allen anderen Ländern erfolgt ein Hinweis, wenn sich durch den IBAN ein anderer SWIFT ergeben würde.

Kontoinhaber

Geben Sie den Namen des Kontoinhabers der Hauptbankverbindung an. Der Kontoinhaber wird in der Telebankingdatei als Empfänger mitgeschickt.

In bestimmten Fällen kann die auf einem Bankkonto geführte Inhaberbezeichnung von der offiziellen Bezeichnung der Person oder Institution abweichen. Um einen reibungslosen Ablauf im Zahlungsverkehr bei der Empfängerüberprüfung (VoP - Verification of Payee) sicherzustellen, besteht die Möglichkeit, den Kontoinhaber gemäß den Angaben der Bank anzupassen. Diese Anpassung wird bei der VoP-Prüfung herangezogen. Die maximale Zeichenlänge für die VoP ist seitens der Banken auf 70 Zeichen limitiert.

Weiters ist eine Hinterlegung des Kontoinhabers auch dann erforderlich, wenn Zahlungen an eine Factoring-Bank geleistet werden müssen.

Hinweis

Bank Auftraggeber

Am Dienstverhältnis wird die auszahlende Bank hinterlegt. Dies erlaubt es, für unterschiedliche Dienstverhältnisse unterschiedliche auszahlende Bankverbindungen zu hinterlegen.

Zahlungsart

Hier wird die Zahlungsart festgelegt, die für die Überweisung an den Dienstnehmer verwendet wird. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Überweisung (Liste/TB-Datei/Zahlschein)
Barzahlung
Verrechnungsscheck

Verwandtschaft mit DG

In welcher Weise ist der Mitarbeiter mit dem Dienstgeber verwandt.

Beteiligt an Firma als

Angabe, auf welche Weise der Mitarbeiter an der Firma beteiligt ist.

Besonderheit LOHN

Dienstnehmer, die einen Eintrag in diesem Feld haben, werden auf der Konjunkturstatistik als "Selbständig Beschäftigte" ausgewiesen.

Mit DG verheiratet

Angabe, ob der Dienstnehmer mit dem Dienstgeber verheiratet ist.

Urlaubsbeginn

Wird in diesem Feld ein Datum hinterlegt, entsteht an diesem Tag der neue Urlaub-Anspruch. Bleibt das Feld leer, entsteht der neue Anspruch, wenn sich das Eintrittsdatum jährt. Dieses Feld ist nur am Hauptdienstverhältnis veränderbar und wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Besonderheit im Paket LOHN

Das Feld dient insbesondere zur Erfassung des Urlaub-Beginns bei der Dienstnehmeranlage in Hinblick auf die Nichtleistungszeiten-Verwaltung.

Hinweis

Der Urlaub-Anspruch muss in einem historischen Datensatz und der Nichtleistungszeitenverwaltung manuell erfasst werden, wenn

ein vom Eintrittsdatum abweichender Urlaub-Beginn hinterlegt ist UND
aufgrund langer Dienstzeit oder der Erfassung von Vordienstzeiten ein höherer Anspruch entsteht.

Besonderheiten im Paket BIL für Rückstellungen

Falls Personalrückstellungen mit NTCS berechnet werden und in diesem Feld ein vom Eintrittsdatum abweichender Urlaub-Beginn hinterlegt wird, ist das Feld Berechnung Urlaubsrückstellung nach in den "Berechnungseinstellungen" im Programm LOHN → Personalrückstellungen → Personalrückstellungen am Reiter "Urlaub" analog einzustellen.

Urlaubsanspruch

Eingabe des Urlaub-Anspruchs pro Arbeitsjahr bzw. Kalenderjahr. Dieses Feld ist nur am Hauptdienstverhältnis veränderbar und wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Besonderheit im Paket LOHN:

Das Feld dient insbesondere zur Erfassung des Urlaub-Anspruchs bei der Dienstnehmeranlage in Hinblick auf die Nichtleistungszeiten-Verwaltung.

Urlaubseinheit

In diesem Feld legen Sie fest, ob der Urlaub in Stunden oder Tagen verwaltet wird. Dieses Feld ist nur am Hauptdienstverhältnis veränderbar und wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Besonderheit im Paket LOHN

Das Feld dient insbesondere zur Erfassung der Urlaub-Einheit bei der Dienstnehmeranlage in Hinblick auf die Nichtleistungszeiten-Verwaltung.

Krank-Beginn

Wird in diesem Feld ein Datum hinterlegt, entsteht an diesem Tag der neue Krank-Anspruch. Bleibt das Feld leer, entsteht der neue Anspruch, wenn sich das Eintrittsdatum jährt. Dieses Feld ist nur am Hauptdienstverhältnis veränderbar und wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Besonderheit im Paket LOHN

Das Feld dient insbesondere zur Erfassung des Krank-Beginns bei der Dienstnehmeranlage in Hinblick auf die Nichtleistungszeiten-Verwaltung.

Krank-Einheit

Entscheiden Sie hier, ob die Krankenverwaltung in Kalendertagen oder Arbeitstagen geführt werden soll. Dieses Feld ist nur am Hauptdienstverhältnis veränderbar und wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Besonderheit im Paket LOHN

Das Feld dient insbesondere zur Erfassung der Krank-Einheit bei der Dienstnehmeranlage in Hinblick auf die Nichtleistungszeiten-Verwaltung.

Pflegeurlaubsbeginn

Wird in diesem Feld ein Datum hinterlegt, entsteht an diesem Tag der neue Pflegeurlaub-Anspruch. Bleibt das Feld leer, entsteht der neue Anspruch, wenn sich das Eintrittsdatum jährt. Dieses Feld ist nur am Hauptdienstverhältnis veränderbar und wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Besonderheit im Paket LOHN

Das Feld dient insbesondere zur Erfassung des Pflegeurlaub-Beginns bei der Dienstnehmeranlage in Hinblick auf die Nichtleistungszeiten-Verwaltung.

Pflegeurlaubsanspruch

Eingabe des Pflegeurlaub-Anspruchs pro Arbeitsjahr bzw. Kalenderjahr. Dieses Feld ist nur am Hauptdienstverhältnis veränderbar und wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Besonderheit im Paket LOHN

Das Feld dient insbesondere zur Erfassung des Pflegeurlaub-Anspruchs bei der Dienstnehmeranlage in Hinblick auf die Nichtleistungszeiten-Verwaltung.

Pflegeurlaubseinheit

In diesem Feld legen Sie fest, ob die Verwaltung des Pflegeurlaubs in Stunden oder Tagen geführt wird. Dieses Feld ist nur am Hauptdienstverhältnis veränderbar und wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Besonderheit im Paket LOHN

Das Feld dient insbesondere zur Erfassung der Pflegerurlaub-Einheit bei der Dienstnehmeranlage in Hinblick auf die Nichtleistungszeiten-Verwaltung.

Arzt-Beginn

Wird in diesem Feld ein Datum hinterlegt, entsteht an diesem Tag der neue Arzt-Anspruch. Bleibt das Feld leer, entsteht der neue Anspruch, wenn sich das Eintrittsdatum jährt. Dieses Feld ist nur am Hauptdienstverhältnis veränderbar und wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Besonderheit im Paket LOHN

Das Feld dient insbesondere zur Erfassung des Arzt-Beginns bei der Dienstnehmeranlage in Hinblick auf die Nichtleistungszeiten-Verwaltung.

Arzt-Anspruch

Eingabe des Arzt-Anspruchs pro Arbeitsjahr bzw. Kalenderjahr. Dieses Feld ist nur am Hauptdienstverhältnis veränderbar und wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Besonderheit im Paket LOHN:

Das Feld dient insbesondere zur Erfassung des Arzt-Anspruchs bei der Dienstnehmeranlage in Hinblick auf die Nichtleistungszeiten-Verwaltung.

Position

Definieren Sie hier die Position eines Mitarbeiters innerhalb der Firma.

0 - normaler Mitarbeiter

1 - Geschäftsführer

2 - Abteilungsleiter

Wird der Mitarbeiter als "Geschäftsführer" oder "Abteilungsleiter" definiert, kann er in den Stammdaten von Kunden und Mitarbeitern in den Feldern Geschäftsführer oder Abteilungsleiter ausgewählt werden. Die damit verbundenen Möglichkeiten lesen Sie in den dortigen Feldhilfen.

Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Geschäftsführung

Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Geschäftsführung aus den eigenen Firmen zu.

Eine Geschäftsführung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Geschäftsführung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Geschäftsführung auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM

Geschäftsführung - Mitarbeiter: Die Geschäftsführung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleiche, herangezogen werden.
Geschäftsführung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Geschäftsführung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen.
Geschäftsführung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Geschäftsführung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlicher Geschäftsführung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL.
Geschäftsführung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Geschäftsführung - generell: Die Information, zu welcher Geschäftsführung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Geschäftsführung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden.
Geschäftsführung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Geschäftsführung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Geschäftsführung vonstattengehen soll. Die Zuordnung der Geschäftsführung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Geschäftsführung verwendet werden kann.
Geschäftsführung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Geschäftsführung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).

Abteilungsleitung

Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Abteilungsleitung aus den eigenen Firmen zu.

Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilungsleitung bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird.

Eine Abteilungsleitung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Abteilungsleitung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM

Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Die Abteilungsleitung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleich, herangezogen werden.
Abteilungsleitung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Abteilungsleitung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen.
Abteilungsleitung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Abteilungsleitung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlichem Abteilungsleitung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL.
Abteilungsleitung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Abteilungsleitung - generell: Die Information, zu welcher Abteilungsleitung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Abteilungsleitung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden.
Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Abteilungsleitung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Abteilungsleitung stattfinden soll. Die Zuordnung der Abteilungsleitung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Abteilungsleitung verwendet werden kann.
Abteilungsleitung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Abteilungsleitung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).

Seitenanfang

3.2. DV

Am Reiter "DV" (Dienstverhältnis) werden alle Informationen des jeweiligen Dienstverhältnisses hinterlegt. Diese Informationen können bei einem Dienstnehmer mit mehreren Dienstverhältnissen unterschiedlich sein. Es werden die Austrittsdetails angezeigt, ob es sich um ein ruhendes Dienstverhältnis, ein Dienstverhältnis mit einer bestimmten Teilzeit-Vereinbarung oder ein fiktives Dienstverhältnis rein für eine Auszahlung ohne Beschäftigung handelt.

Weiters wird auf diesem Reiter der Gesundheitsberuf hinterlegt, sollte dieses Dienstverhältnis in einen der Berufe des Gesundheitsberuferegisters fallen. Nur wenn im Feld "Gesundheitsberuf" ein Beruf hinterlegt ist, kann eine Gesundheitsberuferegistermeldung am Detailreiter "ELDA" erstellt werden.

Die Informationen aus dem Feld "Teilzeit-Vereinbarung" werden zur Berechnung des Kontrollsechstels benötigt.

Bezeichnung

Hier kann eine Bezeichnung für das Dienstverhältnis eingetragen werden.

Teilzeit-Vereinbarung

Ab dem Lohnjahr 2021 kommt diesem Feld eine wesentliche Bedeutung bei der Berücksichtigung des § 77 Abs. 4 lit. a EStG (Kontrollsechstel) insofern zu, als dass bestimmte Ausschlussgründe, bei deren Vorliegen eine Berechnung des Kontrollsechstels unterbleibt, erkannt werden. Weitere Informationen zum Kontrollsechstel nach § 77 Abs. 4 lit. a EStG entnehmen Sie der Themendokumentation Kontrollsechstel - LSt-SZ-Rollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-
Altersteitzeit kontinuierlich
Altersteilzeit geblockt-Freizeitphase
Pflegeteilzeit
Bildungsteilzeit
Elternteilzeit mit Rechtsanspruch
Sabbatical
Sabbatical-Freizeitphase
Familienhospizteilzeit
Wiedereingliederungsteilzeit
Teilpension (gültig bis 31.12.2023)
Elternteilzeit ohne Rechtsanspruch
Altersteilzeit geblockt
Teilzeit: Handelt es sich um eine Teilzeit-Vereinbarung, die kein Ausschlussgrund für das Kontrollsechstel und auch durch keine andere Art von Teilzeit-Vereinbarung abgedeckt ist, dann sollte diese Ausprägung gewählt werden.
Teilzeit gem. § 14 AVRAG (über 50 LJ)
Teilzeit gem. § 14 AVRAG (familiäre Beistandspflicht)
Teilzeit gem. Teilpensionsgesetz (APG)

Ruhendstatus

Zeigt den aktuell gültigen Ruhendstatus. Der Ruhendstatus wird zwischen Dienstnehmerstamm und Haupt-Dienstverhältnis synchronisiert.

Die folgenden Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nicht ruhend
Präsenzdienst
Zivildienst
Mutterschutz
Karenz (gesetzlich)
Karenz (freiwillig)
Bildungskarenz
Pflegekarenz
Hospizkarenz
Diverse Ruhezeit
Truppenübung
Unbezahlter Urlaub länger als einen Monat
Rehabilitationskarenz
Familienzeit/Papamonat
Kinderrehabilitation

Besonderheiten im Paket LOHN

Achten Sie des Weiteren für die korrekte Dienstzeitanrechnung darauf, dass Ruhendzeiten wie Mutterschutz, Karenz (gesetzlich), Karenz (freiwillig) bzw. Familienzeit/Papamonat zeitlich richtig abgegrenzt sind. Dies gilt sowohl für Mütter als auch für Väter.

Besonderheiten im Paket LEA

Hintergrundinformationen lesen Sie unter LEA-spezifische Besonderheiten im Bereich Führung Dienstverhältnisse/Historische Stammdaten.

Kind

Angabe, ob 1., 2., 3. Kind usw. Es sind nur ganze positive Zahlen erlaubt.

Dieses Feld ist nur aktiv, wenn im Feld "Ruhendstatus" die Ausprägung "Mutterschutz" oder "Karenz (gesetzlich)" oder "Karenz (freiwillig)" gewählt worden ist. Ist das der Fall, kann eingegeben werden, ob es sich um das 1., 2. oder 3. Kind usw. handelt. Demzufolge sind ganzzahlige numerische Eingaben in diesem Feld erlaubt (Beispiel: 1 oder 4). Diese Information wird im Programm Dienstnehmer am Reiter "Dienstverhältnis" eingetragen und wurde in der Vergangenheit für die Dienstzeitanrechnung von Karenzdienstverhältnissen benötigt (siehe LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter Dienstzeiten - Anrechnung). Bis 2022 war die Angabe des Kindes bei Mutterschutz bzw. Karenz ein Pflichtfeld.

Gesundheitsberuf

Ab 01.01.2018 müssen Arbeitgeber in Gesundheitsberufen bei "Berufsangehörigen der Pflege" sowie der "medizinisch-technischen Dienste" im Zuge der ÖGK-Anmeldung Details zum Gesundheitsberuf melden. In diesem Feld ist der Gesundheitsberuf bei derartigen Fällen zu hinterlegen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nein
Biomedizinische/r AnalytikerIn
DiätologIn
Diplomierte/r Gesundheits- und KrankenpflegerIn
ErgotherapeutIn
LogopädIn
OrthoptistIn
PflegeassistentIn (inkl. Sozialbetreuungsberufe)
PflegefachassistentIn
PhysiotherapeutIn
RadiologietechnologIn
Sonstige Angehörige der Gesundheits- und Krankenpflegeberufe
Sonstige Angehörige der gehobenen medizinisch-technischen Dienste

Beginn

Beginn des Dienstverhältnisses

Ende

Ende des Dienstverhältnisses

Ist-Eintritt

Dieses Feld muss auf "Ja" stehen, wenn es sich um einen "echten" bzw. arbeitsrechtlichen Eintritt handelt.

Wird ein neues Dienstverhältnis aufgrund eines Tarifgruppenwechsels, wegen einer Ruhendzeit (z. B. Präsenzdienst, Mutterschutz oder Karenz) oder wegen einer Änderung des Wochenmodells angelegt, erfolgt hier kein Eintrag, da es sich dabei nur um ein technisches Dienstverhältnis, aber keinen arbeitsrechtlichen Eintritt handelt.

Beschäftigungsnummer

Die Beschäftigungsnummer fasst mehrere Dienstverhältnisse, die logisch zu einer Beschäftigung gehören, unter derselben Nummer zusammen. Eine Beschäftigung erstreckt sich von einem Dienstverhältnis mit Ist-Eintritt bis zu einem Dienstverhältnis mit Ist-Austritt. Die Beschäftigungsnummer wird in der Nichtleistungszeitenverwaltung zur korrekten Behandlung von parallelen Dienstverhältnissen sowie in Berechnungen und Auswertungen verwendet.

Beispiel

Ende Beschäftigung

Ende der Beschäftigung bzw. das Datum eines echten Ist-Austritts.

Ende Betriebliche Vorsorge

Dieses Feld wird abhängig von den Angaben in den Feldern "Kündigungsentschädigung bis" und "nicht konsumierte Urlaubstage" automatisch mit einem Wert versorgt.

Ende Entgelt

Dieses Feld wird abhängig von den Angaben in den Feldern "Kündigungsentschädigung bis" und "nicht konsumierte Urlaubstage" automatisch mit einem Wert versorgt.

In der Austrittsschablone verfügt dieses Feld über die Funktionstaste F8. Mit der Funktionstaste F8 oder mittels Mausklick auf

öffnet sich das Ende Entgelt Berechnungsjournal. Hier kann die Berechnung des Ende Entgelt-Datums sowie die Berechnung der UEL- und UEL-Verlängerungstage nachvollzogen werden.

Kündigungsentschädigung von

In diesem Feld legen Sie fest, ab welchem Datum die Kündigungsentschädigung zu bezahlen ist.

Hinweis

Bei der Eingabe einer Kündigungsentschädigung in der Austrittsschablone wird das Feld "UEL-/KÜE-Schablone" automatisch auf "Ja" gesetzt.

Achtung!

Dieses Feld ist bei Dienstnehmern über die Funktion Austritt und nicht direkt am Dienstnehmerstamm zu erfassen!

Kündigungsentschädigung bis

In diesem Feld geben Sie bekannt, bis zu welchem Datum die Kündigungsentschädigung bezahlt wird.

Hinweis

Bei der Eingabe einer Kündigungsentschädigung in der Austrittsschablone wird das Feld "UEL-/KÜE-Schablone" automatisch auf "Ja" gesetzt.

Achtung!

Dieses Feld ist bei Dienstnehmern über die Funktion Austritt und nicht direkt am Dienstnehmerstamm zu erfassen!

Abmeldegrund

In diesem Feld kann der Abmeldegrund aus einer Liste ausgewählt werden.

Abmeldegrund-Nr.

Abmeldegrundbezeichnung

Kurz-Bez.

Ist Austritt

1	Kündigung durch den Dienstgeber	KüDG
2	Kündigung durch den Dienstnehmer	KüDN
3	Einvernehmliche Lösung	EinLös
4	Zeitablauf	ZeitAb
5	Berechtigter vorzeitiger Austritt	BeVoAu
6	Fristlose Entlassung	FriEnt
7	Karenz nach MSchG/VKG	KarMu
8	Präsenzdienstleistung im Bundesheer	PräBH
9	Zivildienst	Zivil
10	Pragmatisierung	Pragma
11	Länger als 1 Monat währender unbezahlter Urlaub	UU>1M
12	Ummeldung	Ummeld
13	Tod des Dienstnehmers	TodDN
14	Änderung der SV-Pflicht	SVÄnd
15	Truppenübung	Trupp
16	Pensionierung	Pens
17	Ende freier Dienstvertrag gemäß § 4 Abs. 4 ASVG	EfrDN
18	Enthebung von der Gerichtspraxis	EntGP
19	Unterbrechnung der Gerichtspraxis	UntGP
20	Entlassung aus der Bundesbetreuung	EntBun
21	Kündigung durch den Dienstnehmer während einer Elternteilzeit nach MSchG oder VKG	KüTzKa
22	Unberechtigter vorzeitiger Austritt	UnVoAu
23	Bildungskarenz gemäß § 11 AVRAG	BiKa11
24	Vorzeitiger Austritt gem. § 25 IO durch Dienstnehmer	VoAuKO
25	Kündigung gemäß § 25 IO durch Insolvenzverwalter/in	KüMaKO
27	Kündigung gemäß § 25 IO durch Dienstgeber	KüDGAO
28	Wiedereinstellungszusage bei aufrechtem Arbeitsverhältnis
29	SV-Ende Beschäftigung aufrecht	SVEBa
30	Lösung in der Probezeit durch Dienstgeber	LProDG
32	Bildungskarenz gemäß § 12 AVRAG	BiKa12
34	Lösung in der Probezeit durch Dienstnehmer	LProDN
99	Sonstige Gründe mit Ende der Beschäftigung	SoGru
102	Lösung Krankheit	LKrank	>>
103	Ummeldung	UmmelK

Hinweis

Bei den Abmeldegründen mit einem Häkchen in der Spalte "Ist Austritt" handelt es sich um echte arbeitsrechtliche Austrittsgründe. Alle Abmeldegründe ohne Häkchen in der Spalte "Ist Austritt" werden für einen Wechsel in ein ruhendes Dienstverhältnis benötigt.

Achtung!

Bei Dienstnehmern müssen für Austritte und ruhende Dienstverhältnisse die entsprechenden Funktionen über den Dienstnehmerstamm oder die Bruttoerfassung ausgeführt werden.

Sonstiger Abmeldetext

Wird im Feld Abmeldegrund die Ausprägung "99 - sonstige Gründe" ausgewählt, kann in diesem Feld ein "sonstiger Abmeldetext" erfasst werden.

Auszahlungen ohne Beschäftigung

Mit diesem Feld sind jene Dienstverhältnisse zu kennzeichnen, die ausschließlich zur Auszahlung ohne eine Beschäftigung im arbeitsrechtlichen Sinn angelegt worden sind. Beispielsweise handelt es sich dabei um die lohnsteuerliche Abrechnung und Auszahlung einer Nach- bzw. Vergleichszahlung im aktuellen Jahr, um die Auszahlung von Abfertigungen in Teilbeträgen, um die Auszahlung von Folgeprovisionen nach einem Austritt etc.

Dienstverhältnisse mit einem "Ja" in diesem Feld werden bei der Ermittlung des ersten Beschäftigungsendes im Kalenderjahr für das Kontrollsechstel zur Lohnsteuer-SZ-Rollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG nur dann berücksichtigt, wenn es keine weitere Beschäftigung im Jahr gibt und die Lohnsteuer-SZ-Rollung zugunsten des Dienstnehmers erfolgt. Weitere Informationen entnehmen Sie den Dokument Kontrollsechstel - LSt-SZ-Rollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG.

Datenbesitzer für Ansehen

Wenn nicht jeder User dieses Dienstverhältnis sehen darf, so ist hier eine Datenbesitzergruppe zu hinterlegen, welche die User umfasst, die das Dienstverhältnis sehen dürfen.

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3.3. Versicherung

Dieser Reiter liefert Informationen zu Versicherung (z. B. ÖGK), Tarifgruppe, Lehrzeit, Einstellungen zur Pension, BV und ob es sich um eine fallweise Beschäftigung handelt.

Alle Informationen auf diesem Reiter fließen in die Erstellung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) ein.

Arbeitsverhältnis

Die Eingabe des Arbeitsverhältnisses stellt eine Pflichteingabe dar. Aufgrund der weiteren Eingaben in den Feldern

wird die Auswahl im Feld Tarifgruppe bereits im Vorhinein hinsichtlich ihrer Relevanz eingeschränkt.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-
Arbeiter
Angestellter

Versichertengruppe

Auswahl der Versichertengruppe

Aufgrund der Eingaben in den Feldern

wird die Auswahl im Feld "Tarifgruppe" bereits im Vorhinein hinsichtlich ihrer Relevanz eingeschränkt.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-
vollversichert
Geringfügig
Lehrling
Freier Dienstnehmer
Geringfügig freier Dienstnehmer

Hinweis

Die Felder Lehrzeit von, Lehrzeit bis und Tarifgruppe nach Lehrzeit sind nur dann aktiv, wenn hier die Ausprägung "Lehrling" ausgewählt wird.

Versicherung

Auswahl der Versicherung

Aufgrund der Eingaben in den Feldern

wird die Auswahl im Feld Tarifgruppe bereits im Vorhinein hinsichtlich ihrer Relevanz eingeschränkt.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-
ASVG
VAEB
BVA
GSVG
NVG (Notariatskandidat): Weitere Informationen zur Abrechnung von Notariatskandidaten entnehmen Sie unserer Themenhilfe.

Beschäftigung kürzer 1 Monat vereinbart

Mit diesem Feld wird gekennzeichnet, ob die Beschäftigung für kürzer als einen Monat vereinbart worden ist.

Lehrzeit von

In den Feldern "Lehrzeit von" und "Lehrzeit bis" muss die Dauer des Lehrverhältnisses eingetragen werden. Sie wird vom System für die automatische Durchführung des Lehrjahreswechsels benötigt.

Hinweis

Die Felder sind nur dann aktiv, wenn im Feld Versichertengruppe die Ausprägung "Lehrling" hinterlegt wurde.

Lehrzeit bis

In den Feldern "Lehrzeit von" und "Lehrzeit bis" muss die Dauer des Lehrverhältnisses eingetragen werden. Sie wird vom System für die automatische Durchführung des Lehrjahreswechsels benötigt.

Im Dienstnehmerstamm am Reiter "Versicherung" ist es möglich, über die Funktionstaste F8 die gewünschte Lehrdauer auszuwählen. Abhängig von der Eingabe im Feld "Lehrzeit von" wird das Feld "Lehrzeit bis" mit dem richtigen Datum befüllt.

Hinweis

Die Felder sind nur dann aktiv, wenn im Feld Versichertengruppe die Ausprägung "Lehrling" hinterlegt wurde.

Tarifgruppe

Die Tarifgruppe ist das wichtigste Kennzeichen für die Abrechnung eines Dienstnehmers. Aufgrund der weiteren Eingaben in den Feldern

wird in diesem Feld bereits eine eingeschränkte Auswahl vorgeschlagen.

Es werden nur jene Tarifgruppen angeführt, die sich aus der Kombination der zuvor getätigten Eingaben ergeben und am häufigsten verwendet werden.

Beispiel

Arbeitsverhältnis: Angestellter

Versicherungsgruppe: Geringfügig

Versicherung: ASVG

Folgende Tarifgruppen werden vorgeschlagen:

Über die Combobox kann jederzeit auf die Anzeige aller Tarifgruppen umgestellt werden.

Hinweis

Ob bei einem Dienstnehmer gesetzliche Abgaben/Umlagen wie AK (bzw. KU), WF, LK ... u. a. abgerechnet werden, wird über dieses Feld gesteuert.

Eine genaue Aufschlüsselung der Abgaben pro Tarifgruppe findet sich unter LOHN → Stammdaten → weitere Stammdaten → Tarifgruppen. Die Wahl der passenden Tarifgruppe obliegt dem Anwender. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an die ÖGK.

Im Zuge der Jahresumstellung wird die Tarifgruppe vom alten auf das neue Lohnjahr übernommen. Steht die Tarifgruppe im neuen Jahr nicht (mehr) im Tarifsystem zur Verfügung, dann wird das Feld geleert und muss im neuen Lohnjahr nach der Jahresumstellung manuell gesetzt werden.

Tarifgruppe nach Lehrzeit

In diesem Feld ist die Tarifgruppe nach der Lehrzeit zu erfassen. Dieses Feld ist nur bei Lehrlingen zu befüllen.

Voll/Gering-Wechsel Tarifgruppe

Wird in diesem Feld die entsprechende Tarifgruppe eingetragen, wird die Geringfügigkeitsgrenze bei jeder Abrechnung überprüft. Bei Bedarf - d. h., wenn die Geringfügigkeitsgrenze entweder unter- oder überschritten wird - werden die Inhalte der Felder "Tarifgruppe" und "Voll Gering Wechsel Tarifgruppe" ausgetauscht.

Im Falle eines Wechsels der Tarifgruppe wird ab dem Lohnjahr 2019 keine Änderungsmeldung an die ÖGK mehr erstellt. Die Meldung der Änderung an die ÖGK erfolgt mit der nächsten mBGM. Wird im Feld "Voll Gering Wechsel" keine Tarifgruppe eingetragen, wird auch keine Voll-Gering-Prüfung durchgeführt.

Natürlich muss darauf geachtet werden, dass eine passende Tarifgruppe eingetragen wird.

Beispiel

Feld "Tarifgruppe": 2001 - B002 Ang.

Feld "Voll Gering Wechsel Tarifgruppe": 2501 - B030 Gfg. Ang.

Gesetzl. Grundlage

Die Eingabe in diesem Feld wird für die Anmeldung bei der Gesundheitskasse benötigt. Grundsätzlich wird die gesetzliche Grundlage automatisch aufgrund der Werte in folgenden Feldern vorgeschlagen:

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-
Entgeltfortzahlungsgesetz
Angestelltengesetz
Gutsangestelltengesetz
Vertragsbedienstetengesetz
Journalistengesetz
Theaterarbeitsgesetz
Landarbeitergesetz
Hausbesorgergesetz
Hausgehilfen- und Hausangestelltengesetz
Heimarbeitergesetz
Berufsausbildungsgesetz
freier Dienstvertrag gemäß §4 Abs. 4 ASVG
Unterrichtspraktikumsgesetz (UPG)
Rechtspraktikantengesetz (RPG)
Zahnärztlicher Lehrgang (BGBI. 184/86)
Universitätsorganisationsgesetz (UOG)
Wehrgesetz (WehrG)
Zivildienstgesetz (ZDG)
Bundesgesetz Studienrichtung Veterinärmedizin
§9 ASVG (gemäß BMI)
Bauarbeiter Urlaubs- und Abfertigungsgesetz (BUAG)
andere Gesetze

Gesetzl. Grundlage Text

Wird im Feld Gesetzl. Grundlage die Ausprägung "andere Gesetze" ausgewählt, kann hier der entsprechende Text dazu erfasst werden.

ÖGK Lfd-Nr.

In diesem Feld ist jene Gesundheitskasse zu hinterlegen, bei der der Dienstnehmer gemeldet ist. Jeder Dienstnehmer muss eine ÖGK Lfd-Nr. zugeordnet haben – insbesondere auch SV-freie Dienstnehmer, die natürlich auch abgerechnet werden.

Hinweis

Im Programm "Dienstnehmer" wird die laufende Nummer der Gesundheitskasse laut Firmen-ÖGK-Zuordnung zugeteilt (ersichtlich im Programm "Lohnfirma" am Reiter ÖGK), nicht die ÖGK-Nr., die im Paket CRM unter Stammdaten → Institutionen → Gesundheitskassen erfasst ist.

Weitere Informationen: Wie ist bei einem Wechsel der ÖGK vorzugehen?

Wird in diesem Feld eine neue ÖGK hinterlegt, so wird automatisch am Reiter "DV" das Feld "Dienstzettel ausstellen" auf "Ja" gesetzt.

SV-Berechnung

In diesem Feld ist zu hinterlegen, wie die SV-Berechnung erfolgen soll. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Keine SV: Es wird keine SV berechnet

Normale SV: Die SV wird entsprechend der Tarifgruppe berechnet.

AMPFG-Lehrling § 2 Abs. 7: AMPFG steht für Arbeitsmarktpolitik-Finanzierungsgesetz. Bei geringem Einkommen vermindert sich der vom Lehrling zu tragende Anteil am Arbeitslosenversicherungsbeitrag bei einer monatlichen Beitragsgrundlage (bzw. Sonderzahlung).

Erwachsenenbildung: Pauschalierte Aufwandsentschädigungen bis zu einer Obergrenze für Lehrende an Einrichtungen, die vorwiegend Erwachsenenbildung im Sinne des § 1 Abs. 2 des Bundesgesetzes über die Förderung der Erwachsenenbildung und des Volksbüchereiwesens aus Bundesmitteln betreiben, gelten nicht als Entgelt. Voraussetzung ist, dass die Tätigkeit des Lehrenden nicht dessen Hauptberuf (zeitlicher Aspekt) und die Hauptquelle der Einnahmen (finanzieller Aspekt) bildet. Liegt ein Abrechnungsstatus mit dieser Ausprägung bereits vor, dann kann die Feldausprägung nicht mehr geändert werden.

Vorstandsmitglied: Für SV-pflichtige Vorstandsmitglieder

Die Ausprägung "SV-Berechnung mit SZ-Zuschlag" steht zusätzlich in allen Lohnjahren bis inkl. 2018 zur Verfügung und ist mit der Jahresumstellung auf 2019 weggefallen.

Geschäftsführung

Ab 2019 bzw. ab der Einführung der Tarifgruppen ist dieses Feld als Info-Feld zu verstehen.

Vor 2019 bzw. als noch mit Beitragsgruppen abgerechnet worden ist, hat dieses Feld gesteuert, ob ein handelsrechtlicher Geschäftsführer im sozialrechtlichen Sinn vorliegt (von KU befreit).

Fallw. beschäftigt

In diesem Feld wird festgelegt, ob es sich bei dem Dienstnehmer um einen fallweise Beschäftigten handelt.

Fallw. beschäftigt Tage

Hier werden die Tage ausgewählt, an denen der fallweise Beschäftigte beschäftigt wird.

Betriebliche Vorsorge

Hier wird festgelegt, ob ein Dienstnehmer der "Abfertigung NEU" angehört oder nicht. Bei der Neuanlage eines Dienstnehmers wird dieses Feld automatisch auf "Ja, weil Neueintritt" gestellt (Ausnahmen: Freie Dienstnehmer, Ferialpraktikanten und diverse Dienstnehmer wie z. B. Arbeiter mit BUAK-Zugehörigkeit).

Tritt ein Dienstnehmer in das neue Abfertigungssystem über, stehen die Ausprägungen "Ja, weil Vollübertritt" oder "Ja, weil Teilübertritt" zur Verfügung, wobei die jeweilige Auswahl nur für die Rückstellungsberechnung von Bedeutung ist. Hinsichtlich der Berechnung der BV-Beiträge gibt es zwischen den Ausprägungen keinen Unterschied.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

Nein
Ja, weil Neueintritt
Ja, weil Vollübertritt
Ja, weil Teilübertritt

Beginn Betriebliche Vorsorge

Bei BV-pflichtigen Dienstnehmern wird im Feld "Beginn Betriebliche Vorsorge" automatisch das Eintrittsdatum + ein Warte-Monat vorgeschlagen. Bei Wiedereintritten wird es erkannt, wenn der Warte-Monat entfällt.

Beispiel

Tritt ein Dienstnehmer am 20. Jänner 2021 ein, beginnt die BV-Pflicht mit 20. Februar 2021.

Ausschlaggebend für die Berechnung und Abfuhr der BV-Beiträge sind jedoch die BV-Tage/Monat in der Bruttoerfassung.

Achtung!

Bei nachträglicher Änderung dieses Feldes sind die BV-Tage in der Bruttoerfassung neu zu berechnen (Funktion "Tage neu berechnen" oder manuelle Erfassung) und im BV-Beginn-Monat zu kontrollieren.

Achtung!

Kontrollieren Sie bei Anlage eines parallelen Dienstverhältnisses am neuen Dienstverhältnis die Einstellungen diese Feldes und nehmen Sie, falls erforderlich, eine manuelle Korrektur vor.

BV-Übertrittsbetrag

Im Falle eines Voll- oder Teilübertritts ist in diesem Feld der Übertrittsbetrag, der an die BV-Kasse überwiesen werden soll, einzutragen.

Hinweis

Die Eintragung des Übertrittsbetrags hat abrechnungstechnisch gesehen keine Auswirkungen. Sie dient lediglich der richtigen Ausweisung am L16.

Der Beitrag wird dabei unter dem Punkt "Eingezahlter Betrag an BV" ausgewiesen.

Alterspension möglich ab

Das Feld wird im Paket LOHN benötigt. Werden bestimmte Altersvoraussetzungen erreicht, werden die Abschläge vom Programm automatisch angewendet. Um auch den Anspruch auf Alterspension in die Prüfung einbeziehen zu können, muss in diesem Feld das entsprechende Datum hinterlegt werden. Es muss immer der Monatserste eingegeben werden, der auch am Pensionsbescheid angedruckt ist. Ist das der Fall, wird ab dem jeweiligen Monat automatisch der entsprechende Abschlag zur Anwendung gebracht. Unter Abschlag versteht man den Entfall des Arbeitslosenversicherungsbeitrags und des Zuschlages nach dem Insolvenz-Entgeltsicherungsgesetz.

Wird ein untermonatiges Datum in dieses Feld eingegeben, werden erst ab dem nachfolgenden Monat der AV-Beitrag und IE-Zuschlag nicht mehr abgerechnet.

Über die F8-Funktion zu diesem Feld wird das mögliche Regelpensionsalter anhand des Geschlechts und Geburtsdatums ermittelt. Dieser ermittelte Wert ist lediglich als Vorschlagswert zu interpretieren, da die für das Regelpensionsalter erforderlichen Versicherungszeiten nicht bekannt sind.

Bonus Altfall

Das Bonus/Malus-System war bis 31.08.2009 in Kraft. Für Dienstnehmer, die vor dem 01.09.2009 von der Begünstigung erfasst waren und deren Dienstverhältnis noch aufrecht ist, entfällt der Dienstgeberanteil zum Arbeitslosenversicherungsbeitrag (AV-DG-Beitrag) weiterhin. In diesen Fällen ist dieses Feld mit "Ja" zu befüllen.

Ab 2026 kann kein Bonus-Altfall mehr abgerechnet werden, da diese Regelung ausgelaufen ist. Dieses Feld wird daher mit der Jahresumstellung auf "Nein" gestellt.

Bonuspension

Falls es sich um eine Bonuspension handelt, ist dieses Feld mit "Ja" zu befüllen. Unabhängig von der Versicherung beträgt die Reduktion beim Dienstnehmer 5,12 % und beim Dienstgeber 6,28 %.

PV-Reduktion bei Regelpension

Falls eine PV-Reduktion bei Erwerbstätigkeit neben der Regelpension anzuwenden ist, muss dieses Feld mit "Ja" befüllt werden (gültig bis Ende 2025). Dieses Feld gibt es in der Auswahl ab dem Jahr 2026 nicht mehr.

BVA-Art

Ist im Feld Versicherung die Ausprägung "BVA" gewählt, ist dieses Feld aktiv. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-: Keine BVA-Art

Vertragsbediensteter: Am Lohnzettel Finanz (L16) wird die Soziale Stellung bei dieser Einstellung mit dem Wert "Vertragsbedienstete(r)" befüllt.

Beamter: Am Lohnzettel Finanz (L16) wird die Soziale Stellung bei dieser Einstellung mit dem Wert "Beamter/Beamtin" befüllt.

Mandatar: Am Lohnzettel Finanz (L16) wird die Soziale Stellung bei dieser Einstellung mit dem Wert "Sonstige" befüllt.

BVA Frühkarenz

Das Feld "BVA Frühkarenz" steht ab dem Lohnjahr 2020 zur Verfügung und ist nur dann editierbar, wenn der Dienstnehmer BVA versichert ist. Steht das Feld auf "Ja" wird beim SV-DG Anteil kein UV-Beitrag gerechnet.

Schutzmonat Geringfügigkeit

In diesem Feld legen Sie fest, ob bei dem Dienstnehmer der Schutzmonat bei Geringfügigkeit angewendet werden soll.

Tritt während der vollversicherten Beschäftigung durch Verringerung des Entgelts die Voraussetzung für eine geringfügige Beschäftigung ein, endet die Vollversicherung erst am Ende des laufenden Monats. Der Schutzmonat soll den Dienstnehmer vor einem nachträglichen Wegfall des Krankenversicherungsschutzes bewahren. Dies gilt jedoch nur dann, wenn nicht bereits am Monatsersten feststeht, dass das Entgelt ab diesem Monat unter der Geringfügigkeitsgrenze bleibt.

Beispiel

Ein Dienstnehmer erhält ein variables Gehalt, dessen Höhe erst am Ende des Beitragszeitraumes feststeht.

Jänner € 560,00
Februar € 573,00
März € 510,00
April € 501,00

Lösung:

Das Entgelt liegt zwar im Monat März unter der Geringfügigkeitsgrenze (Gesetzeswert 551,10 €, Stand Jahr 2025), da dies aber erst am Ende des Monats feststeht, besteht von Jänner bis März Vollversicherungspflicht. Ab April liegt dann nur mehr eine geringfügige Beschäftigung mit Teilversicherung in der UV vor.

Hinweis

Damit der Schutzmonat berücksichtigt wird, muss das Feld "Schutzmonat Geringfügigkeit anwenden" auf "Ja" stehen und im Feld Voll Gering Wechsel die entsprechende Tarifgruppe hinterlegt sein.

Service-Entgelt

Falls für den Dienstnehmer aufgrund persönlicher Umstände eine Befreiung vom Service-Entgelt (E-Card-Gebühr) besteht, muss dieses Feld auf "Nein" gestellt werden. Liegt eine Befreiung des Service-Entgelts aufgrund der Versicherung (z. B. VAEB oder BVA) vor, dann muss dieses Feld nicht auf "Nein" gestellt werden, denn die Befreiung wird aufgrund der Versicherung erkannt. Die Höhe des Service-Entgelts (E-Card-Gebühr) wird jährlich durch das Jahresupdate angepasst und steht in den Gesetzeswerten.

Sozialfonds

Über dieses Feld wird geregelt, ob ein Beitrag zum Sozialfonds über einen Zuschlag zur Tarifgruppe auf der mBGM übermittelt und letztlich an die ÖGK gezahlt wird. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-: Kein Sozialfonds
AKÜ: Arbeitskräftsüberlasser. Ab Jänner 2013: Beiträge an den "Sozial- und Weiterbildungsfonds" sind gem. § 22a AUG zu leisten. Für Angestellte sind ab 2017 Beträge zu entrichten. Löst den Zuschlag Z05 "Weiterbildungsbeitrag - AÜG" auf der mBGM aus. Bis 2018 wurde am Beitragsnachweis die Beitragsgruppe N18 für Arbeiter bzw. N28 für Angestellte ausgewiesen. Als Bemessung wird die allgemeine SV-Beitragsgrundlage (bis zur HBGL) herangezogen. Dies gilt auch für Sonderzahlungen.
Bewachungsgewerbe: Ab Juli 2026: Löst den Zuschlag Z15 "Beitrag Sozialfonds Bewachungsgewerbe" auf der mBGM aus.
Gebäudereinigungsgewerbe: Ab Juli 2026: Löst den Zuschlag Z16 "Beitrag Sozialfonds Gebäudereinigungsgewerbe" auf der mBGM aus.

Hinweis

Sollte es innerhalb eines Monats zu zwei oder mehreren Dienstverhältnissen kommen, z. B. aufgrund eines Tarifgruppenwechsels, so ist bei jedem Dienstverhältnis das Häkchen im Dienstnehmerstamm für "Ja" zu setzen. Andernfalls kann keine mBGM bzw. keine korrekte mBGM erstellt werden.

NVG-Mindestbeitrag

Ob ein NVG Mindestbeitrag bei Notariatskandidaten gerechnet werden soll oder nicht, kann ab dem Jahr 2019 mit diesem Feld festgelegt werden. Ab dem Jahr 2020 muss dieser bei technischem Dienstverhältniswechsel aliquotiert werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nein: Es erfolgt keine Aliquotierung des NVG Mindestbeitrags

nicht aliquotieren: Dies stellt die Standardausprägung dar, die in den meisten Fällen eingestellt ist. Bei Endverspeicherung mit der Ausprägung "aliquotieren", wird das Feld im Folgemonat auf die Ausprägung "nicht aliquotieren" geändert.

aliquotieren: Bei technischem Dienstverhältniswechsel (z. B. untermonatigem Wochenmodellwechsel) wird das Feld am neuen Dienstverhältnis auf "aliquotieren" gesetzt, wenn es zuvor die Ausprägung "nicht aliquotieren" eingestellt hatte.

abweichende ÖGK (BV) LfdNr

In diesem Feld ist jene Gesundheitskasse zu hinterlegen, bei der der Dienstnehmer gemeldet ist. Das Feld ist nur bei Notariatskandidaten für die Betriebliche Vorsorge (BV) auszufüllen. Weitere Informationen zur Abrechnung von Notariatskandidaten entnehmen Sie der Themenhilfe.

Hinweis

Zur Auswahl stehen die Gesundheitskassen aus dem Lohnfirmenstamm der jeweiligen Firma. Im Dienstnehmerstamm wird die laufende Nummer hinterlegt (ersichtlich unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen am Reiter ÖGK), nicht die ÖGK-Nr., die im Paket CRM unter Stammdaten → Institutionen → Gesundheitskassen ersichtlich ist.

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3.4. Kollektivvertrag

Hier sind alle Informationen zum Kollektivvertrag des Dienstnehmers zu hinterlegen. Je detailreicher hier die Felder befüllt und eingestellt werden, desto besser funktionieren unsere BMD Automatismen, z. B. Lehrlingsautomatik, KV-Vorrückungen, automatische Berechnungen des Teilzeit-Prozentsatzes und der Teiler.

Kollektivvertrag

Wird ein Dienstnehmer einem Kollektivvertrag zugeteilt,

wird der im KV-Stamm hinterlegte Monats- und Überstundenteiler vorgeschlagen,
kann die KV-Vorrückung automatisiert und eine KV-Mindesteinstufung durchgeführt werden,
kann bei der Lohnarteneingabe in der Bruttoerfassung auf KV-abhängige Beträge, Sätze und Berechnungen (UZ, WR ...) zugegriffen werden.

Mit F4 kann der Kollektivvertrag ausgewählt werden. Ist das HGKV-Modul in Verwendung und wurde ein Kollektivvertrag in diesem Feld hinterlegt, so kann mit F8 der HGKV Text eingesehen werden.

KV Unternummer

Verfügt der Kollektivvertrag über unterschiedliche Lohn- und Gehaltstabellen (z. B. eigene Tabelle je Bundesland), muss in diesem Feld die entsprechende KV-Unternummer eingetragen werden.

Diätenstufe

Dieses Feld wird für die Dienstreiseabrechnung benötigt. Es wird festgelegt, welche im KV hinterlegte Diätenstufe beim jeweiligen Dienstnehmer zur Anwendung kommt.

Diäten Unternummer

Existieren in einem KV mehrere Diätentabellen, muss hier die entsprechende Diäten Unternummer hinterlegt werden.

Verwendungsgruppe

Über dieses Feld erfolgt die spaltenmäßige Zuordnung des Dienstnehmers in der Lohn-/Gehaltstabelle des Kollektivvertrags.

Beschäftigungsjahr

Über dieses Feld erfolgt die zeilenmäßige Zuordnung des Dienstnehmers in der Lohn-/Gehaltstabelle des Kollektivvertrags.

KV-Lohn

Wird in den Feldern Verwendungsgruppe und Beschäftigungsjahr ein Wert aus der Lohn- und Gehaltstabelle hinterlegt, wird hier der dazugehörige KV-Lohn angezeigt.

Teilzeitprozent lt. KV

Der Teilzeitprozentsatz laut Kollektivvertrag wird abhängig vom Feld Teilzeitberechnung automatisch ermittelt. Dieses Feld wird für die Prüfung der KV-Unterzahlung in der Abrechnungskontrolle herangezogen.

Hinweis

Der Teilzeitprozentsatz hat Auswirkungen auf die Berechnung von Schnitten, Sonderzahlungen und Rückstellungen. Daher ist es wichtig, diese Daten korrekt zu pflegen.

Hinweis

Ist der Teilzeitprozentsatz laut KV nicht korrekt, so kann eine Neuberechnung angestoßen werden. Dazu ist unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Kollektivvertrag" beim Feld "Kollektivvertrag" kurzfristig ein anderer Kollektivvertrag zu hinterlegen, danach wieder der benötigte Kollektivvertrag.

Jedes Mal wenn ein Kollektivvertrag im Feld eingetragen wird, erscheint folgende Meldung:

"Sollen die Felder "Monatsteiler", "Überstundenteiler", "KV-Vorrückung", "KV-Unterzahlung korrigieren" und "Hinweis bei KV-Vorrückung" laut KV-Stamm angepasst werden?"

Wird der kurzfristig falsche Kollektivvertrag hinterlegt, so wird die Meldung mit "Nein" bestätigt. Trägt man wieder den benötigten KV ein, so wird die Meldung mit "Ja" bestätigt.

Monatsteiler

Wurde beim Dienstnehmer im gleichnamigen Feld ein Kollektivvertrag hinterlegt, wird der Monatsteiler automatisch aus dem KV-Stamm übernommen. Bei Teilzeitdienstnehmern ist der Teiler entsprechend niedriger!

Beispiel

Monatsteiler bei einer 40-Stunden-Woche: 173

Monatsteiler bei einer 20-Stunden-Woche: 86,5

Überstundenteiler

Wurde beim Dienstnehmer ein Kollektivvertrag hinterlegt, wird der Überstundenteiler automatisch aus dem KV-Stamm übernommen. Bei Teilzeit-Dienstnehmern ist der Teiler entsprechend niedriger!

Beispiel

Überstundenteiler bei einer 40-Stunden-Woche: 158

Überstundenteiler bei einer 20-Stunden-Woche: 79

Tagesteiler

Der Tagesteiler gibt die Anzahl der durchschnittlichen Arbeitstage pro Monat an und wird beispielsweise dazu verwendet, um den Grundbezug auf eine Tagesbasis herunterzurechnen.

Beispiel

Um das Krankenentgelt tageweise berechnen zu können, muss das Gehalt durch den Tagesteiler dividiert werden.

Tagesteiler bei einer 5-Tage-Woche = 22, Monatsgehalt = € 2.000,00 → € 2.000,00/22 = € 90,91 pro Tag

Fixwerte

Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf

gelangen Sie in das Anlagefenster für Fixwerte, in dem Fixbeträge und Fixsätze je Dienstnehmer (z. B. Grundbezug, Fixprämie, Sachbezug ...) hinterlegt werden können.

Vorrückungsdatum (TT.MM)

Eingabe jenes Datums (im Format TT.MM), zu welchem der Dienstnehmer in der Lohn-/Gehaltstabelle um ein Beschäftigungsjahr vorrückt.

Bei der Neuanlage eines Dienstnehmers wird dieses Feld automatisch mit dem 1. des Eintrittsmonats (z. B. 1. Mai oder 1. Oktober) initialisiert, was einer Vorrückung zu Monatsbeginn entspricht. Dieser Wert kann natürlich überschrieben werden.

Handelt es sich jedoch um einen Lehrling, wird wie folgt vorgegangen:

Liegt der Lehrzeit-Beginn vor dem Eintrittsdatum bzw. entspricht er dem Eintrittsdatum, werden in diesem Feld der Eintrittstag und der Eintrittsmonat eingetragen. Beginnt die Lehrzeit erst später bzw. ist der Lehrzeit-Beginn größer als das Eintrittsdatum, werden beim Vorrückungsdatum der Lehrzeitbeginn-Tag und der Lehrzeitbeginn-Monat eingetragen.

Hinweis

Wurde in diesem Feld ein Tag > 1 (z. B. 15.06) eingetragen, wird aufgrund der KV-Vorrückung im Zuge der Endverspeicherung des Vormonats (in diesem Beispiel durch die Endverspeicherung von Monat 5) ein neues Dienstverhältnis angelegt, bei dem die Vorrückung automatisch vorgenommen wird.

Wurden die Lohnverrechnungsdaten aus BMD 5.5 übernommen, wird wie folgt initialisiert:

Im Falle eines Lehrlings werden hier der Eintrittstag und der Vorrückungsmonat übernommen. Wenn es sich nicht um einen Lehrling handelt, werden der Monatserste und der Vorrückungsmonat eingetragen.

nächste BJ-Änderung

In diesem Feld muss bei der Neuanlage eines Dienstnehmers einmalig festgelegt werden, wann die erste (nächste) Beschäftigungsjahr-Änderung erfolgen soll. Die eingetragene Jahreszahl wird im weiteren Verlauf automatisch aufgrund der in der L/G-Tabelle hinterlegten Vorrückungen angepasst.

nächster KV-Sprung

In diesem Feld wird errechnet, wann der nächste KV-Sprung erfolgt. In der Regel stimmen die Werte aus den Feldern "nächste BJ-Änderung" und "nächster KV-Sprung" überein. Gibt es jedoch Einträge in den Feldern Vorrückung aussetzen und/oder Vorrückungstopf, wird dies bei der Ermittlung berücksichtigt.

Beispiel

nächste BJ-Änderung	2025
Vorrückungstopf	-
Vorrückungen aussetzen	2
nächster KV-Sprung	2026

Das Feld "nächster KV-Sprung" ist in folgenden Fällen leer:

In der L/G-Tabelle ist in den nächsten Beschäftigungsjahren kein neuer Wert hinterlegt. Wenn der Dienstnehmer nicht mehr vorrückt, weil er bereits jetzt in einem Beschäftigungsjahr ist, nachdem keine weiteren Werte hinterlegt sind, dann wird das Feld nicht mehr befüllt.

In der L/G-Tabelle ist in den nächsten Beschäftigungsjahren (Zeilen) der beim Dienstnehmer hinterlegten Verwendungsgruppe (LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Kollektivvertrag") kein Wert (Betrag bzw. Satz) mehr hinterlegt. Stattdessen ist ein Rösselsprung, also ein Sprung in eine neue Verwendungsgruppe, eingetragen. Da es sich dabei um keinen Betrag bzw. Satz handelt, wird das Feld "nächster KV-Sprung" im Dienstnehmerstamm nicht befüllt.

Beispiel

IT-KV:

Hat ein Dienstnehmer mit dem Kollektivvertrag der IT die Verwendungsgruppe "1 - Einstiegsstufe" im ersten Beschäftigungsjahr hinterlegt, so wird das Feld "nächster KV-Sprung" befüllt, denn es gibt noch einen neuen Betrag im Beschäftigungsjahr 2: (Stand 2026)

Hat der Dienstnehmer mit dem Kollektivvertrag der IT die Verwendungsgruppe "1 - Einstiegsstufe" im zweiten Beschäftigungsjahr hinterlegt, so wird das Feld "nächster KV-Sprung" nicht befüllt, da ab dem Beschäftigungsjahr 3 kein weiterer Betrag mehr in der L/G-Tabelle eingetragen ist. Der Rösselsprung in die Verwendungsgruppe 2 des Beschäftigungsjahres 1 wird vom Feld "nächster KV-Sprung" im Dienstnehmerstamm nicht erkannt: (Stand 2026)

Es müssen alle erforderlichen Felder für die KV-Einstufung hinterlegt sein. Darunter fallen insbesondere Kollektivvertrag, KV-Unternummer, Verwendungsgruppe, Beschäftigungsjahr, Vorrückungsdatum und nächste BJ-Änderung. Wenn eines dieser Felder nicht befüllt ist, kann der nächste KV-Sprung nicht ermittelt werden. In manchen Fällen löst eine erneute Eingabe der Werte in diese Felder eine Neuberechnung des Feldes "nächster KV-Sprung" aus.
Es muss einen Monat beim jeweiligen Dienstnehmer geben, der endverspeichert ist. Insbesondere wird dieses Feld im Eintrittsmonat noch nicht angezeigt. Im Zuge der Endverspeicherung wird das Feld automatisch befüllt.

BJ Dauer (in Monaten)

In diesem Feld können Sie in Monaten festlegen, wie lange ein Beschäftigungsjahr tatsächlich dauert. Standardmäßig werden 12 Monate vorgeschlagen. Bei einer verkürzten Lehrzeit kann sich diese Dauer verkürzen.

Beispiel

Die Lehrzeit wird von drei auf zwei Lehrjahre verkürzt. In diesem Beispiel ist im Feld "BJ Dauer (in Monaten)" der Wert "8" einzugeben, da alle acht Monate eine Vorrückung erfolgt.

KV-Vorrückung

In diesem Feld legen Sie fest, ob der Vorrückungswert im Fall einer KV-Vorrückung auf das aktuelle Gehalt bzw. den Lohn des Dienstnehmers angewendet werden soll. Steht dieses Feld auf "Ja" und springt der Dienstnehmer von einem Beschäftigungsjahr in das nächste, dann wird die Differenz zwischen dem alten und neuen KV-Wert dem aktuellen Gehalt bzw. Grundlohn addiert. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nein
wie im KV hinterlegt
Ja

Standardgemäß (ohne DN-Vorschlag) steht das Feld auf "nein".

Bei der Ausprägung "wie im KV hinterlegt" werden die Felder "Hinweis bei KV-Vorrückung" und "KV-Unterzahlung korrigieren" automatisch inaktiv gestellt. Es wird empfohlen, im Kollektivvertrag einzustellen, ob die KV-Vorrückung ausgeführt werden soll oder nicht und bei den Dienstnehmern die Ausprägung "wie im KV hinterlegt" zu nutzen. Nur bei jenen Dienstnehmern, bei denen die KV-Vorrückung anders als im KV geregelt stattfinden soll, ist dann eine Anpassung im Programm "Dienstnehmer" vorzunehmen.

Beispiele zur KV-Vorrückung finden Sie im Spezialthema Lohn- und Gehaltserhöhung unter dem Punkt KV-Vorrückung einzelner Dienstnehmer.

Beispiel

Beschäftigungsjahr	Verwendungsgruppe 1
1	1500
2	1500
3	1600

KV-Vorrückung = Ja

Beschäftigungsjahr vor der Vorrückung	Fixwert vor der Vorrückung	Beschäftigungsjahr nach der Vorrückung	Fixwert nach der Vorrückung (KV-Unterzahlung korrigieren = Nein)	Fixwert nach der Vorrückung (KV-Unterzahlung korrigieren = Ja)
1	1500	2	1500	1500
1	1550	2	1550	1550
2	1500	3	1600	1600
2	1550	3	1650	1650

KV-Vorrückung = Nein

Beschäftigungsjahr vor der Vorrückung	Fixwert vor der Vorrückung	Beschäftigungsjahr nach der Vorrückung	Fixwert vor der Vorrückung (KV-Unterzahlung korrigieren = Nein)	Fixwert nach der Vorrückung (KV-Unterzahlung korrigieren = Ja)
1	1500	2	1500	1500
1	1550	2	1550	1550
2	1500	3	1500	1600
2	1550	3	1550	1600

KV-Unterzahlung korrigieren

In diesem Feld legen Sie fest, ob eine eventuelle KV-Unterzahlung korrigiert werden soll.

Hinweis bei KV-Vorrückung

Wollen Sie vor einer KV-Vorrückung darüber informiert werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. Der Hinweis steht dann einen Monat vorher auf der Hinweisliste.

Vorrückung aussetzen (Anzahl)

Hier kann die Anzahl der Vorrückungen eingegeben werden, die nicht berücksichtigt bzw. durchgeführt werden sollen.

Wird hier beispielsweise der Wert 2 hinterlegt, werden die nächsten zwei Vorrückungen nicht automatisch vorgenommen. Nach einer "nicht stattgefundenen" Vorrückung wird die Anzahl auf den Wert 1 reduziert. Erst wenn das Feld wieder leer steht, werden KV-Vorrückungen wieder automatisch durchgeführt.

Vorrückungstopf

Arbeitgeber und Arbeitnehmer können rechtswirksam vereinbaren, dass eine freiwillige Gehaltserhöhung auf die nächsten Vorrückungen angerechnet wird.

Der Vorrückungstopf kann mit einem beliebigen Betrag gefüllt werden und hat die Aufgabe, die nächsten automatischen Erhöhungen durch Vorrückung zu neutralisieren. Der Vorrückungstopf wird dabei um den nicht angewandten Vorrückungswert vermindert bis dieser den Wert Null erreicht.

Beispiel

Ein Dienstnehmer hat ein Ist-Gehalt von € 2.000,00. Er bekommt eine Gehaltserhöhung um € 150,00. Mit dem Dienstnehmer ist vereinbart worden, dass die nächsten Vorrückungen mit dieser Erhöhung abgegolten sind. Diese € 150,00 werden im Vorrückungstopf hinterlegt.

Nach einem Jahr erhöht sich der KV-Lohn des Dienstnehmers von 1.800,00 auf 1.850,00. Da im Vorrückungstopf des Dienstnehmers ein Wert hinterlegt ist, bekommt der Dienstnehmer keine Gehaltserhöhung. Der Betrag wird von € 150,00 auf € 100,00 vermindert. Der Vorrückungswert wird gekürzt, bis er auf null steht.

Überzahlung dämpfen (in Prozent)

Wird in diesem Feld ein Prozentsatz hinterlegt (z. B. 50 %), wird bei der nächsten Vorrückung eine etwaige Überzahlung um den hier hinterlegten Prozentsatz (in diesem Fall 50 %) reduziert.

Mehrstunden Menge

Im Falle einer Mehrstundenpauschale ist in diesem Feld die Menge der durch die Mehrstundenpauschale abgegoltenen Mehrstunden zu erfassen. Weitere Informationen zur Mehrstundenpauschale entnehmen Sie dem Themendokument Pauschalisierungsvereinbarung.

Mehrstundenzuschlag in %

Im Falle einer Mehrstundenpauschale ist der Prozentsatz des Mehrstundenzuschlags als Wert zwischen 0 und 100 anzugeben. Wird in diesem Feld kein Prozentsatz erfasst, aber eine Mehrstundenpauschale berechnet, dann wird der Mehrstundenzuschlag von 0 % angenommen. Weitere Informationen zur Mehrstundenpauschale entnehmen Sie dem Themendokument Pauschalisierungsvereinbarung.

Überstundenpauschale Menge

Im Falle einer Überstundenpauschale, mit der eine vereinbarte Überstundenmenge (mengenmäßige Vereinbarung) abgegolten ist, ist die vereinbarte Menge einzugeben. Alternativ kann eine betragliche Überstundenpauschale definiert werden. Bei Vorliegen einer Überstundenpauschale ist entweder diese oder das Feld Überstundenpauschale Betrag zu definieren. Weitere Informationen zur Überstundenpauschale entnehmen Sie dem Themendokument Pauschalisierungsvereinbarung.

Überstundenpauschale Betrag

Im Falle einer betraglich vereinbarten Überstundenpauschale ist der vereinbarte Betrag einzugeben. Alternativ kann eine Überstundenpauschale über die damit abgegoltene Überstundenmenge definiert sein. Bei Vorliegen einer Überstundenpauschale ist entweder der Betrag zu erfassen oder das Feld Überstundenpauschale Menge zu definieren. Weitere Informationen zur Überstundenpauschale entnehmen Sie dem Themendokument Pauschalisierungsvereinbarung.

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3.5. Finanzamt

Auf diesem Reiter werden Informationen zur Berechnung der Lohnsteuer hinterlegt. Dabei stellen sich unter anderem folgende Fragen:

Welchem DZ-Bundesland gehört der Dienstnehmer an?
Liegt eine DB-/DZ-Befreiung vor?
Kann ein Alleinverdiener-/Alleinerzieherabsetzbetrag (AVAE/AEAB), ein Familienbonus Plus (FABO+), ein Pendlerpauschale oder ein Freibetrag abgezogen werden?
Greift das Neugründungsförderungsgesetz (NeuFöG)?
Arbeitet der Dienstnehmer vorwiegend in der Nacht?
Legt ein neuer Dienstnehmer ein Lohnkonto vom vorigen Dienstgeber vor und sind somit die Vordienstbezüge zu erfassen?

DZ-Bundesland

Ab dem Jahr 2026 ist das Feld "DZ-Bundesland" ein Pflichtfeld und ersetzt das Feld "Finanzamt Lfd-Nr".
Sofern ein Dienstnehmer im Feld "DZ" die Ausprägung auf "Ja" gesetzt hat, ist dieses Feld zwingend mit einem der folgenden Werte zu befüllen:

Wien
Niederösterreich
Burgenland
Oberösterreich
Salzburg
Tirol
Vorarlberg
Kärnten
Steiermark

Wurde ein Bundesland ausgewählt, erscheint neben der Combobox der akutell gültige Prozentsatz.

Lohnsteuerberechnung

Mit diesem Feld legen Sie die Lohnsteuerberechnung des Dienstnehmers fest. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Normale Lohnsteuer: (Standardeinstellung) Die Lohnsteuer wird normal nach der üblichen Lohnsteuerprogression berechnet.

Freier Dienstvertrag: Diese Einstellung ist insbesondere bei Freien Dienstnehmern zu verwenden, für die das Formular E109a zu befüllen ist.

Pensionist: Bei Zusatz- bzw. Firmenpensionen, Bezügen aus Pensionskassen, Zusatzpensionen von Kammern (Arbeiterkammer, Wirtschaftskammer, Ärztekammer, Apothekerkammer, Patentanwaltskammer etc.), Pensionszahlungen der Kirche für Priester/Ordensleute.

Fixer Prozentsatz § 69 (1), § 70 (2) Z 2:

Bei Auswahl dieser Ausprägung muss der abzurechnende steuerliche Prozentsatz im Feld Lohnsteuer Berechnung (%) hinterlegt werden.

Bei Abrechnung gemäß § 70 (2) Z 2 gilt:

Erst ab einem erfassten Prozentsatz von 20 % im Feld Lohnsteuer Berechnung (%) erfolgt die Lohnsteuerberechnung gemäß § 70 (2) Z 2 EStG.
Es wird ein Lohnzettel (L16) erstellt und
die Kennzahl 230 am Lohnzettel (L16) wird nicht befüllt.

Bei Abrechnung gemäß § 69 (1) gilt:

Bei einem Prozentsatz von unter 20 % im Feld Lohnsteuer Berechnung (%) kommt § 69 (1) EStG zur Anwendung und
es wird kein Lohnzettel L16 erstellt.

Keine Lohnsteuer: Es wird keine Lohnsteuer berechnet.

Keine Lohnsteuer wegen DBA: Es wird keine Lohnsteuer wegen eines Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) berechnet. Die Lohnzettelart 8 wird jedoch erstellt. Lohnarten mit der Einstellung "Nein, falls LSt-Berechnung = Keine LSt aufgrund DBA" im Feld Auslandstätigkeit (begünstigt) können durch diese Ausprägung nicht übersteuert werden. Das Feld "Anteilige LSt-Tage (Inland) DBA-BefrM" steht nur bei dieser Ausprägung der Lohnsteuerberechnung des Dienstnehmers zur Verfügung. Es handelt sich dabei um eine Weiterentwicklung im Rahmen der COVID-19-Kurzarbeit für Grenzgänger.

Lohnsteuerabzug § 69 (2): Auszug aus § 69 Abs. 2 EStG: "(2) Bei Auszahlung von Bezügen aus einer gesetzlichen Kranken- oder Unfallversorgung sowie aus einer Kranken- oder Unfallversorgung der Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbständig Erwerbstätigen gemäß § 25 Abs. 1 Z 1 lit. c und e, bei Auszahlung von Rehabilitationsgeld gemäß § 143a ASVG und bei Auszahlung von Wiedereingliederungsgeld gemäß § 143d ASVG sind 25% Lohnsteuer einzubehalten, soweit diese Bezüge 30 Euro täglich übersteigen. Wird ein 13. bzw. 14. Bezug zusätzlich ausgezahlt, hat ein vorläufiger Lohnsteuerabzug von diesen Bezügen zu unterbleiben. Zur Berücksichtigung dieser Bezüge im Veranlagungsverfahren haben die Versicherungsträger bis zum 31. Jänner des folgenden Kalenderjahres einen Lohnzettel (§ 84) auszustellen und an das Finanzamt der Betriebsstätte zu übermitteln. In diesem Lohnzettel ist ein Siebentel gesondert als sonstiger Bezug gemäß § 67 Abs. 1 auszuweisen."

Beschränkt steuerpfl. § 70 (2) Z 1: Bei beschränkt steuerpflichtigen Dienstnehmern.

Pensionist mit erh. Absetzbetrag: Bei Pensionisten (analog zur Ausprägung "Pensionist") mit erhöhtem Absetzbetrag.

Lohnsteuerabzug § 69 (5): Diese Einstellung hat zur Folge, dass keine Lohnsteuer in der Abrechnung berechnet wird. Am L16 muss ein Siebentel der Bezüge in der Kennzahl 220 ausgewiesen werden. Auszug aus § 69 Abs. 5 EStG: "(5) Bei Auszahlung von Bezügen im Sinne des § 25 Abs. 1 Z 3 lit. d hat die auszahlende Stelle bis 31. Jänner des folgenden Kalenderjahres einen Lohnzettel (§ 84) zur Berücksichtigung dieser Bezüge im Veranlagungsverfahren auszustellen und an das Finanzamt der Betriebsstätte zu übermitteln. In diesem Lohnzettel sind ein Siebentel der ausgezahlten Bezüge als sonstiger Bezug gemäß § 67 Abs. 1 auszuweisen. Ein vorläufiger Lohnsteuerabzug hat zu unterbleiben." In der Netto-Vorschau erscheint ein entsprechender Hinweis auf diese spezielle Einstellung der Lohnsteuerberechnung des Dienstnehmers.

Lohnsteuerabzug § 69 (3): Alle Lohnarten, welche eine LSt-Pflichtigkeit aufweisen, fließen in die Kennzahl 210 "Bezüge gemäß § 25" am L16 ein. Ein Siebentel der Bezüge gemäß § 25 wird als Sonderzahlung gemäß § 67 Abs. 1 ausgewiesen (ohne Versteuerung). Das Siebentel wird ebenso wie die restlichen sechs Siebentel gem. § 69 Abs. 3 EStG besteuert. Lohnarten, welche auf LSt lfd § 68 Abs. 1 oder 2, § 3 oder § 3 Abs. 1 Z 16c gesteuert sind, fließen in die Bezüge LSt lfd und werden für die Ermittlung der Lohnsteuer herangezogen. Im Umkehrschluss heißt das, dass alle §-67-pflichtigen Lohnarten bei der LSt-Berechnung nicht berücksichtigt werden. Für den Freibetrag werden statt der LSt-Tage die Kalendertage angesetzt. Pro Kalendertag werden 20 Euro in Abzug gebracht, die restliche Bmg LSt Lfd wird mit fixem Prozentsatz von 22 % versteuert. SV-Beiträge/Werbungskosten werden am L16 nicht berücksichtigt. Auszug aus § 69 Abs. 3 EStG: "(3) Bei Auszahlung von einkommensteuerpflichtigen Bezügen nach dem Heeresgebührengesetz 2001 sind 22% der Lohnsteuer einzubehalten, soweit diese Bezüge 20 Euro täglich übersteigen. Zur Berücksichtigung dieser Bezüge im Veranlagungsverfahren hat die auszahlende Stelle bis zum 31. Jänner des Folgejahres einen Lohnzettel (§ 84) auszustellen und an ihr Finanzamt zu übermitteln. In diesem Lohnzettel ist ein Siebentel der einkommensteuerpflichtigen Bezüge nach dem Heeresgebührengesetz 2001 gesondert als sonstiger Bezug gemäß § 67 Abs. 1 auszuweisen."

Lohnsteuerberechnung (%)

Wird im Feld Lohnsteuerberechnung die Ausprägung "Fixer Prozentsatz" gewählt, muss in diesem Feld der entsprechende Prozentsatz hinterlegt werden. Erst ab einem Prozentsatz von 20 % in diesem Feld und der Einstellung "Fixer Prozentsatz" im Feld Lohnsteuerberechnung

kommt § 70 (2) Z 2 EStG zur Anwendung,
wird ein Lohnzettel (L16) erstellt und
wird die Kennzahl 230 am Lohnzettel (L16) nicht befüllt.

"Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer", die dem Anwendungsbereich des § 70 (2) Z 2 EStG unterliegen, fallen NICHT in die Anwendungsbereiche der §§ 67 (1,2) EStG (Sonderzahlungen), 67 (6) EStG (fester Steuersatz, nach Tarif), 67 (8) lit. d EStG (UEL lfd + UEL SZ) sowie 67 (8) lit. b EStG (Kündigungsentschädigungen). Alle abgerechneten diversen Werbekosten fließen auf "LST lfd".

Ab 2024: Bei Abrechnungen nach fixen Steuersätzen gemäß § 70 (2) Z 2 EStG können mit den Bezügen unmittelbar zusammenhängende Werbungskosten vom vollen Betrag der Bezüge abgezogen werden.

Bei einem Prozentsatz von unter 20 % in diesem Feld und der Einstellung "Fixer Prozentsatz" im Feld Lohnsteuerberechnung kommt der § 69 (1) EStG zur Anwendung.

Für Grenzgänger von Liechtenstein gilt ein besonderer Steuersatz, die sogenannte Quellsteuer, von 4 %. Darüber hinaus sind noch weitere spezielle Eingaben im Dienstnehmerstamm notwendig. Beachten Sie für mehr Informationen das Kapitel Liechtenstein in unserer Onlinehilfe Auslandstätigkeiten.

Alleinverdiener/-erzieher

Hat der Dienstnehmer Anspruch auf den Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag, muss in diesem Feld die jeweilige Einstellung getroffen werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nein
Alleinverdiener
Alleinerzieher

AVAE Kinder

Hier muss die Anzahl der Kinder für die Berechnung des AVAB bzw. AVAE erfasst werden.

Anzahl der Kinder	Höhe des AVAB/AVAE jährlich (2024)	Höhe des AVAB/AVAE jährlich (2025)
AVAB/AEAB: 1 Kind	€ 572,00	€ 601,00
AVAB/AEAB: 2 Kinder	€ 774,00	€ 813,00
AVAB/AEAB: Zusatzbetrag für jedes weitere Kind	€ 255,00	€ 268,00

Familienbonus Plus

In diesem Feld steht der automatisch ermittelte maximal mögliche "FABO+"-Betrag in Abhängigkeit zu den Einstellungen im Angehörigenstamm bzw. den "FABO+"-Einstellungen. Das Feld kann nicht bearbeitet werden. Abhängig von der tatsächlich anfallenden Lohnsteuer wird ggf. ein geringerer Betrag als der hier ausgewiesene abgerechnet.

Beispiel

Der Dienstnehmer soll für ein Kind einen Familienbonus Plus in Höhe von € 125 angerechnet bekommen. Allerdings beträgt die Lohnsteuer nur € 100. Dann können natürlich nicht die hier ausgewiesenen € 125 zur Gänze an die Lohnsteuer angerechnet werden, weil ansonsten eine negative Lohnsteuer entstehen würde.

NeuFöG

Das Neugründungs-Förderungsgesetz (NEUFÖG) wurde als Teil des Steuerreformgesetzes 2000 beschlossen. Mit dem NEUFÖG wird die Neugründung eines Betriebs durch zahlreiche Befreiungen von bestimmten Abgaben, Beiträgen und Gebühren erleichtert.

Das heißt, Betriebe, die nach dem 1. Mai 1999 NEU gegründet werden, sind für die Dauer eines Jahres

vom DB und DZ,
von Beiträgen zur gesetzlichen Unfallversicherung sowie
von den Wohnbauförderungsbeiträgen des Dienstgebers befreit.

Für die Neugründung nach dem 31.12.2011 gelten folgende Änderungen:

Der Zeitraum, innerhalb dessen Begünstigungen nach dem NEUFÖG beansprucht werden können, umfasst nunmehr den Kalendermonat, in welchem die Neugründung erfolgt sowie die 35 darauffolgenden Kalendermonate.
Die Begünstigung besteht für den Kalendermonat, in dem erstmals ein Dienstnehmer beschäftigt ist und die folgenden 11 Kalendermonate.
Ab dem 12. Kalendermonat, der dem Kalendermonat der Neugründung folgt, ist die Begünstigung nur noch für die ersten drei beschäftigten Dienstnehmer anzuwenden.

Dienstgeberbeitrag - Ist der Dienstnehmer DB-pflichtig?

DB-Prozentsatz

Der Dienstgeberbeitrag (DB) soll ab dem Jahr 2025 von 3,9 % auf 3,7 % reduziert werden (Stand November 2022).

Ab dem Jahr 2025 steht in diesem Feld nur die Ausprägung "Laut Gesetzeswert" zur Verfügung und das Feld ist gesperrt.

-----

In den Lohnjahren 2023 und 2024 standen folgende Ausprägungen in diesem Feld zur Verfügung:

Eine vorgezogene Reduktion für die Jahre 2023 und 2024 auf 3,7 % ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Standardmäßig wird ab 2023 mit dem reduzierten und günstigeren DB-Prozentsatz von 3,7 gerechnet. Mit diesem Feld kann manuell der frühere, höhere DB-Prozentsatz eingestellt werden. Mit der Jahresumstellung auf das Jahr 2023 wird dieser Wert gesetzt bzw. gilt für Neuanlagen ab 2023.

Möchte man bewusst den höheren DB-Prozentsatz, dann kann dieses Feld auf den alten, höheren Wert gesetzt werden und es sollte ein DN-Vorschlag im Programm Lohnfirmen für neue Dienstnehmer gesetzt werden. Setzen Sie bei Wiedereintritten das Feld manuell, denn bei Wiedereintritten wird der DN-Vorschlag nicht ausgelöst.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag. Ist der Dienstnehmer DZ-pflichtig? Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nein
Ja
Ja, prozentuelle Bmg

Im Fall der Ausprägung "Ja, prozentuelle Bmg" ist im Feld DZ - Bmg Prozentsatz der Prozentsatz zu hinterlegen, der für die Berechnung der DZ-Bmg herangezogen werden soll.

Beispiel

Betreuer in Alten-/Pflegeheimen sind ab 1.1.2025 nur mehr zu 80 % DZ befreit. Dazu muss im Feld DZ die Ausprägung "Ja, prozentuelle Bmg" ausgewählt werden. Im Feld DZ - Bmg Prozentsatz ist ein Prozentsatz von 20 zu hinterlegen.

Ausgangssituation: DZ-BMG = € 2.000,00

DZ = Ja, prozentuelle Bmg

DZ-Bmg Prozentsatz = 20 %

DZ-Bmg neu = 2.000,00 * 20 % = € 400,00

DZ – BMG Prozentsatz

Wurde im Feld DZ die Ausprägung "Ja, prozentuelle Bmg" ausgewählt, ist in diesem Feld der Prozentsatz zu hinterlegen, der für die Berechnung der DZ-Bmg herangezogen werden soll.

Beispiel

Betreuer in Alten/Pflegeheimen sind ab 1.1.2025 nur mehr zu 80 % vom DZ befreit.

Dazu muss im Feld DZ die Ausprägung "Ja, prozentuelle Bmg" ausgewählt werden. Im Feld DZ - Bmg Prozentsatz ist ein Prozentsatz von 20 zu hinterlegen.

Ausgangssituation: DZ-BMG = € 2.000,00

DZ = Ja, prozentuelle Bmg

DZ-Bmg Prozentsatz = 20 %

DZ-Bmg neu = 2.000,00 * 20 % = € 400,00

Pendlerpauschale

In diesem Feld wird die Pendlerpauschale eingestellt. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

keine Pendlerpauschale
mindestens 20 km, Bus
mehr als 40 km, Bus
mehr als 60 km, Bus
mindestens 2 km, kein Bus
mehr als 20 km, kein Bus
mehr als 40 km, kein Bus
mehr als 60 km, kein Bus
individuelle Pendlerpauschale

Hinweis

Wird in diesem Feld ein Wert ungleich "keine Pendlerpauschale" eingegeben, werden die Felder Aliq. Pendlerpauschale, Aliq. Pendlerpauschale Folgemonat und Km Wohnung/Arbeitsstätte aktiv gestellt.

Indiv. Pendlerpauschale/Monat

Wird im Feld Pendlerpauschale die Ausprägung "Individuelle Pendlerpauschale" ausgewählt, muss in diesem Feld der entsprechende Wert hinterlegt werden.

Aliq. Pendlerpauschale

In diesem Feld wird die Aliquotierung der Pendlerpauschale nach Drittel eingestellt. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

keine Pendlerpauschale
1/3 (bei 4 bis 7 Tagen)
2/3 (bei 8 bis 10 Tagen)
3/3 (bei mindestens 11 Tagen)

Besonderheiten des Feldes

Wird im Feld Pendlerpauschale ein Wert ungleich "keine Pendlerpauschale" eingetragen (egal ob Neuanlage oder bei bestehenden Dienstnehmern), wird dieses Feld automatisch anhand der Arbeitstage laut Wochenmodell und in Abhängigkeit des Eintrittsdatums mit der entsprechenden Ausprägung initialisiert. Ist kein bzw. kein korrektes Wochenmodell hinterlegt, muss das Feld manuell eingestellt werden.

Aliq. Pendlerpauschale Folgemonat

In diesem Feld wird die Aliquotierung der Pendlerpauschale nach Drittel für das Folgemonat eingestellt. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

keine Änderung
keine Pendlerpauschale
1/3 (bei 4 bis 7 Tagen)
2/3 (bei 8 bis 10 Tagen)
3/3 (bei mindestens 11 Tagen)

Besonderheiten des Feldes

Dieses Feld wird prinzipiell mit dem Wert "keine Änderung" initialisiert. Ergibt sich bei einem Dienstnehmer aufgrund des Eintritts im ersten Monat eine andere Drittelung, wird anhand des hinterlegten Wochenmodells die entsprechende Einstellung für das Folgemonat ermittelt. Ist kein bzw. kein korrektes Wochenmodell hinterlegt, muss das Feld manuell bearbeitet werden.

Km Wohnung/Arbeitsstätte

Wird bei einem Dienstnehmer die Pendlerpauschale berücksichtigt, sind auch die entsprechenden Kilometer (Kilometeranzahl der einfachen Wegstrecke zwischen Wohnsitz und Arbeitsstätte) für die Berechnung des Pendlereuros zu erfassen (Pflichtfeld).

Hinweis

Beim Speichern des Datensatzes wird geprüft, ob im Fall einer Pendlerpauschale auch die entsprechende Kilometeranzahl hinterlegt wurde. Ist das nicht der Fall, erhalten Sie folgende Meldung:

"Im Feld "Km Wohnung/Arbeitsstätte" müssen die entsprechenden Kilometer eingetragen sein, falls für Mitarbeiter eine Pendlerpauschale abgerechnet wird."

Öffi-/Jobticket/Werkverkehr

Beförderung mit Öffiticket, Jobticket bzw. Werkverkehr gemäß § 26 Z 5 lit b. EStG.

Steht dieses Feld auf "Ja", d. h., wird ein Öffiticket oder Jobticket bezogen oder liegt ein Werkverkehr vor, wird das am Lohnkonto im jeweiligen Monat ausgewiesen.

Lohnsteuerfreibetrag

Eingabe des monatlichen Lohnsteuerfreibetrags gemäß § 63 EStG, der am Freibetragsbescheid vermerkt ist.

Gemäß § 103 Abs. 1a EStG gilt für den Zuzugsfreibetrag für Wissenschaftler und Sportler Folgendes:

"(1a) Bei Personen, deren Zuzug aus dem Ausland der Förderung von Wissenschaft oder Forschung dient und aus diesem Grunde im öffentlichen Interesse gelegen ist, kann das Finanzamt Österreich, unabhängig von der Gewährung einer Begünstigung gemäß Abs. 1 aufgrund des Zuzugs für einen Zeitraum von fünf Jahren ab dem Zeitpunkt des Zuzugs einen Freibetrag in Höhe von 30% der zum Tarif besteuerten Einkünfte aus wissenschaftlicher Tätigkeit festsetzen. Wird der Freibetrag gewährt, können daneben keine weiteren Betriebsausgaben, Werbungskosten oder außergewöhnliche Belastungen, die im Zusammenhang mit dem Zuzug stehen, geltend gemacht werden."

Der Zuzugsfreibetrag in Höhe von derzeit 30 % der zum Tarif besteuerten Einkünfte ist manuell zu berechnen und kann in diesem Feld im Programm Dienstnehmer am Reiter "Finanzamt" erfasst werden. Dieser Betrag wird am Lohnzettel Finanz (L16) im selben Feld ausgewiesen wie der Zuzugsfreibetrag gem. § 103 Abs. 1a EStG. Dieses Feld kann nur dann für den Zuzugsfreibetrag gemäß § 103 Abs. 1a EStG verwendet werden, wenn es sich um KEINEN Auslandssachverhalt handelt.

Lohnsteuerfreibetrag Folgejahr

Hinterlegen Sie hier den Freibetrag für das Folgejahr. Mit der Jahresumstellung wird er automatisch in das Feld "Lohnsteuer Freibetrag" geschrieben.

Nachtarbeiter

Unterliegt die Arbeitszeit eines Dienstnehmers vorwiegend der Nachtarbeit (19:00 - 07:00 Uhr), so erhöht sich der Freibetrag gemäß § 68/1 EStG um 50 % auf € 600,00 (gem. EStG § 68/6).

Nachtarbeiter = Nein → § 68/1 EStG max. € 360,00

Nachtarbeiter = Ja → § 68/1 EStG max. € 540,00

Ab 1.1.2024 gelten folgende Werte:

Nachtarbeiter = Nein → § 68/1 EStG max. € 400,00

Nachtarbeiter = Ja → § 68/1 EStG max. € 600,00

E109a-Steuer-Nr.

In diesem Feld ist die Steuernummer des freien Dienstnehmers einzutragen. Die E18-Steuernummer ist im Format <Finanzamtnummer> xxx/yyyy zu erfassen (Beispiel 51 123/4567).

E109a-Leistungsart

In diesem Feld wird festgelegt, welche Leistungsart in der Rubrik B am E109a angekreuzt werden soll.

Es gibt acht unterschiedliche Leistungsarten:

1 = Leistungen als Mitglied des Aufsichtsrates ...

2 = Leistungen als Bausparkassenvertreter und Versicherungsvertreter

3 = Leistungen als Stiftungsvorstand

4 = Leistungen als Vortragender, Lehrender und Unterrichtender

5 = Leistungen als Kolporteur und Zeitungszusteller

6 = Leistungen als Privatgeschäftsvermittler

7 = Leistungen als Funktionär von öffentlich-rechtlichen Körperschaften

8 = sonstige Leistungen, die im Rahmen eines freien Dienstvertrags erbracht werden

Erbringt ein Dienstnehmer innerhalb eines Jahres verschiedene Leistungen, so ist für diesen Dienstnehmer ein eigenes Dienstverhältnis je Leistungsart anzulegen.

Achtung!

Wird die E109a-Leistungsart unterjährig geändert, muss zwingend eine Scheinaufrollung beim jeweiligen Dienstnehmer durchgeführt werden.

VDZ Brutto (210)

Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein und legt ein L16 vor, ist in diesem Feld jener Betrag einzutragen, der am L16 unter der Kennzahl 210 angeführt wird.

Achtung!

Die folgenden Felder sind vollständig im Eintrittsjahr vor der Auszahlung der Sonderzahlung zu befüllen, sofern ein Lohnzettel (L16) des vorherigen Dienstgebers vorliegt! Eine nachträgliche Korrektur stellt einen erheblichen Mehraufwand dar, da das Jahressechstel rückwirkend neu berechnet werden müsste. Bei Dienstnehmern, bei denen bereits Sonderzahlungen im aktuellen Jahr abgerechnet und die Vordienstbezüge nachträglich für das laufende Jahr erfasst worden sind, ist jedenfalls eine Scheinaufrollung durchzuführen.

VDZ § 67 Abs. 1,2 (220)

Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein und legt ein L16 vor, ist in diesem Feld jener Betrag einzutragen, der am L16 unter der Kennzahl 220 angeführt wird.

Achtung!

VDZ SV § 67 Abs. 1,2 (225)

Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein und legt ein L16 vor, ist in diesem Feld jener Betrag einzutragen, der am L16 unter der Kennzahl 225 angeführt wird.

Achtung!

VDZ SV-Sonderzahlung

Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein, ist in diesem Feld jener Betrag einzutragen, der beim früheren Dienstgeber als "Beitragsgrundlage Sonderzahlung" angefallen ist. Vor dem Jahr 2019 konnte der Wert vom Beitragsgrundlagennachweis abgelesen werden. Ab 2019 muss stattdessen eine andere Auswertung herangezogen werden, wie beispielsweise das Lohnkonto. In einem NTCS Lohnkonto steht die Systemlohnart 8055 Bmg SV SZ zur Verfügung.

Achtung!

VDZ BMG Jahressechstel

Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein und legt ein L16 vor, ist in diesem Feld die BMGL für das Jahressechstel einzutragen.

BMGL Jahressechstel =	Kennzahl 210
	- Kennzahl 220
	- Feld: Steuerfr. bzw. mit festen Sätzen versteuerte Bezüge gem. § 67 Abs. 3 bis 8
	- Feld: Tarif verst. Sonst. Bezüge (§ 67 2, 6, 10)

Im Feld J/6-Neuber. bei Aufroll. im Programm "Dienstnehmer" am Reiter "Finanzamt" kann festgelegt werden, ob und wann es zu einer Neuberechnung des Jahressechstels kommen soll.

Bei einer Übernahme eines Dienstverhältnisses laut AVRAG mit allen Rechten und Pflichten aus einer NTCS Lohnverrechnung ist wie folgt vorzugehen:

Tragen Sie in diesem Feld den gesamten Betrag, der ursprünglichen Firma, der Lohnart "8200 J/6- bzw. J/12-Basis monatlich" ein.

Dieser Betrag ist am Lohnkonto ersichtlich. Wenn der gesamte Betrag der Lohnart 8200 in diesem Feld eingetragen wird, wird dieser beim Kontrollsechstel und bei der Lohnsteuer-SZ-Rollung (§ 77 Abs. 4 lit. a EStG) für das ganze Kalenderjahr in der Ziel-Firma berücksichtigt. Somit werden die Bezüge für das Kontrollsechstel der ursprünglichen und der Ziel-Firma herangezogen.

Achtung!

Expatriate mit WK-Pauschale

Falls es sich bei dem Dienstnehmer um einen Expatriate mit Werbungskostenpauschale handelt, ist das Feld mit "Ja" zu befüllen.

Weitere Informationen zu Expatriates entnehmen Sie unserem umfangreichen Themendokument.

Expatriate-WKP im akt. Monat

Wenn eine Expatriate-Werbungskostenpauschale im aktuellen Monat vorliegt, dann ist dieses Feld mit "Ja" zu befüllen.

Weitere Informationen zu Expatriates entnehmen Sie unserem umfangreichen Themendokument.

LSt lfd. Rollung § 77 (3)

Bei der Lohnsteuer lfd Rollung gemäß § 77 Abs. 3 EStG werden die zum laufenden Tarif versteuerten Bezüge gleichmäßig auf die Lohnzahlungszeiträume des Kalenderjahres aufgeteilt. Unterschiedlich hohe Bemessungsgrundlagen und die darauf anfallende Lohnsteuer werden dabei ausgeglichen. Es erfolgt eine Neuberechnung der Lohnsteuer. Entsteht aus der Aufrollung ein Guthaben, wird es dem Dienstnehmer ausbezahlt. Ist zu wenig Lohnsteuer abgeführt worden, erfolgt eine Nachzahlung.

Beispiel

Monat	Lohnsteuer-BMGL	einbehaltene Lohnsteuer
Jänner	€ 1.638,30	€ 228,92
Februar	€ 1.474,74	€ 169,11
März	€ 2.457,90	€ 552,04
April	€ 2.867,55	€ 729,06
Summe	€ 8.438,79	€ 1.679,13

Die Lohnsteuerbemessungsgrundlage der vier Monate wird nun gleichmäßig aufgeteilt.

€ 8.438,79 / 4 = € 2.109,70 pro Monat

Bei einer BMGL von € 2.109,70 beträgt die Lohnsteuer € 401,56. Die durchschnittliche Lohnsteuer für die vier Monate beträgt daher € 1.606,24. Einbehalten wurden jedoch € 1.679,13. Der Differenzbetrag von € 72,89 ist dem Dienstnehmer auszubezahlen.

Bei der Lohnsteuerrollung handelt es sich jedoch um eine Kann-Bestimmung, d. h., der Arbeitgeber ist zur Anwendung nicht verpflichtet.

Da der Arbeitgeber die Aufrollung auch mehrmals pro Kalenderjahr durchführen kann, stehen folgende Ausprägungen zur Verfügung:

Nein	Es wird keine Aufrollung durchgeführt.
Ja, nur im Dezember bzw. bei Austritt	Die Lohnsteuerrollung der lfd. Bezüge wird nur einmal pro Jahr im Dezember oder bei Austritt gestartet.
Ja, nur laufender Monat	Die Aufrollung wird nur im laufenden Monat durchgeführt. Nach der Endverspeicherung des Monats wird die Ausprägung wieder auf "Nein" zurückgestellt.
Ja, jeden Monat	Die Lohnsteuerbemessungsgrundlagen der lfd. Bezüge werden jeden Monat neu durchgerechnet (aufgerollt).
Storno Vormonate	LSt-Aufrollungen bereits endverspeicherter Monate werden rückgängig gemacht.

Achtung!

Die Lohnsteuer-Aufrollung ist nicht mehr zulässig, wenn der Dienstnehmer im Kalenderjahr Krankengeld aus der gesetzlichen Krankenversicherung erhalten hat.

Hinweis

Das Ergebnis der Lohnsteuer lfd Rollung wird auf der Lohnart 9490 - LSt lfd Rollung § 77 ausgewiesen und zur Lohnart 9470 - LSt lfd addiert.

LSt SZ Rollung § 77 (4)

Übersteigen die sonstigen Bezüge innerhalb des Jahressechstels gemäß § 67 Abs. 1 und 2 die Freigrenze von € 2.615 (Stand 2026), beträgt die Steuer unter Anwendung des § 67 Abs. 12 6 % des € 620 übersteigenden Betrages. Die Steuer beträgt jedoch höchstens 30 % des € 2.100 übersteigenden Betrages (Einschleifregelung).

Bei der Einschleifregelung handelt es sich um eine Kann-Bestimmung, d. h., der Arbeitgeber ist zur Anwendung nicht verpflichtet. Soll die Einschleifregelung berücksichtigt werden, muss in diesem Feld der Monat der Berücksichtigung festgelegt werden. Folgende Voraussetzungen sind dabei zu beachten:

Die Einschleifregelung darf erst mit der letzten Zahlung eines sonstigen Bezuges im Kalenderjahr beim Dienstnehmer gesetzt werden. Stellt die Auszahlung der Weihnachtsremuneration im November den letzten sonstigen Bezug des Dienstnehmers dar, ist in diesem Feld der Monat "November" einzutragen.
Der Dienstnehmer muss das ganze Jahr beim selben Dienstgeber beschäftigt gewesen sein. Er darf nicht irgendwann während des Kalenderjahres eingetreten sein.

Funktionsweise:

Bei der Einschleifregelung wird die Summe der sonstigen Bezüge, welche innerhalb des Jahressechstels gelegen sind, ermittelt und einer Vergleichsrechnung unterzogen:

Nach dem Vergleich zählt jenes Ergebnis, das für den Dienstnehmer günstiger ist (bei dem weniger Lohnsteuer herauskommt).

Hinweis

Das Ergebnis der Lohnsteuer-SZ Rollung wird anschließend auf der Lohnart 9491 - LSt SZ Rollung § 77 ausgewiesen und zur Lohnart 9450 - LSt § 67 (1,2) addiert.

LSt SZ Rollung § 77 (4) lit. a

In diesem Feld wird geregelt, in welchem Monat es zur LSt-Sonderzahlungsrollung gemäß § 77 (4) lit. a EStG kommen soll. Insbesondere bei einem ruhenden Dienstverhältnis kann der Monat der Jahressechstelrollung in diesem Feld beeinflusst werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-: Diese Ausprägung wird in Jahren vor 2020 verwendet, als es die Regelung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG noch nicht gab, und reagiert wie die Ausprägung "Nein".

Nein: Es wird keine Ermittlung des Kontrollsechstels initiiert, die ggf. eine Lohnsteuer-Sonderzahlungsrollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG auslöst. Mit dieser Einstellung könnte eine Kontrollsechstelberechnung unterbunden werden.

im <Monat>: Fix in diesem Monat wird das Kontrollsechstel berechnet, was möglicherweise eine Lohnsteuer-Sonderzahlungsrollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG nach sich zieht. Bei Beginn einer Ruhendzeit wird das Kontrollsechstel nicht automatisch mit dem letzten Bezug davor gerechnet. Es würde wie üblich erst am Jahresende oder bei einem arbeitsrechtlichen Austritt berechnet werden. Wenn der Dienstnehmer jedoch im Dezember noch nicht wieder aus der Ruhendzeit retour ist, dann wird es nicht gerechnet. In derartigen Fällen muss der Anwender bei der Anlage des ruhenden Dienstverhältnisses jenen Monat festlegen, in dem das Kontrollsechstel gerechnet werden soll. Ist zu erwarten, dass der Dienstnehmer im aktuellen Kalenderjahr nicht mehr aus dem ruhenden Dienstverhältnis, welches keinen Ausschlussgrund bildet, zurückkehrt, dann sollte der letzte Monat vor dem ruhenden Dienstverhältnis gewählt werden.

automatisch: Beim 2. Austritt im Kalenderjahr oder im Dezember wird bei dieser Ausprägung das Kontrollsechstel ermittelt und ggf. die Lohnsteuer-Sonderzahlungsrollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG ausgelöst. (Im Jahr 2020 wurde bei jedem Austritt oder im Dezember bei dieser Ausprägung das Kontrollsechstel ermittelt.)

nur zugunsten des Mitarbeiters: Diese Ausprägung steht erst seit dem Lohnjahr 2021 zur Verfügung. Es gelten dieselben Ausführungen wie für die Ausprägung "automatisch" allerdings kommt es nur dann zu einer Lohnsteuer-Sonderzahlungsrollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG, wenn sie zugunsten des Dienstnehmers ist. Der Begriff "zugunsten des Mitarbeiters" ist in § 77 Abs. 4 lit. a Z 2 EStG definiert.

Natürlich werden jeweils die für das jeweilige Lohnjahr gültigen Ausschlussgründe beachtet.

Erstes Beschäftigungsende

Mit diesem Feld wird das erste Beschäftigungsende gekennzeichnet, falls es eine erste Beschäftigung im Kalenderjahr gibt. Bei Vorliegen einer weiteren Beschäftigung muss die erste Beschäftigung im selben Kalenderjahr für das Kontrollsechstel zur Lohnsteuer-Sonderzahlung-Rollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG berücksichtigt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-: Es gab bisher kein erstes Beschäftigungsende bzw. kommt diese Ausprägung in Lohnjahren vor 2021 zur Anwendung.

LSt SZ Rollung § 77 (4) lit. a nur zugunsten MA: Das Kontrollsechstel wird berechnet. Falls es zu einer Lohnsteuer-Sonderzahlung-Rollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG zugunsten des Dienstnehmers kommt, wird gerollt.

LSt SZ Rollung § 77 (4) lit. a durchgeführt: Falls die Lohnsteuer-Sonderzahlung-Rollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG bereits durchgeführt worden ist, dann wird diese Ausprägung gesetzt. Damit wird verhindert, dass die sehr rechen- und zeitintensive nochmalige Ermittlung unterbleibt.

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3.6. Gemeinde

Dieser Reiter liefert Informationen über die Gemeinde und Arbeitsstätte, in der der Dienstnehmer beschäftigt ist. Es wird außerdem hinterlegt, ob eine Kommunalsteuer (KommSt) oder U-Bahn-Steuer zu leisten ist.

Weiters besteht hier die Möglichkeit, eine Gemeindeverteilung zu hinterlegen. Eine Gemeindeverteilung kann z. B. besonders bei der Abrechnung von BUAK-Dienstnehmern relevant sein.

Gemeinde Lfd-Nr

Hier muss die Gemeinde hinterlegt werden, an die die Kommunalsteuer abzuführen ist. Jeder Dienstnehmer muss eine Gemeinde Lfd Nr. zugeordnet haben, insbesondere auch kommunalsteuerbefreite Dienstnehmer.

Hinweis

Im Programm "Dienstnehmer" wird die laufende Nummer der Gemeinde laut Firmen-Gemeinde-Zuordnung zugeteilt (ersichtlich im Programm "Lohnfirma" am Reiter Gemeinde), nicht die 5-stellige Gemeinde-Nr, die im Paket CRM unter Stammdaten → Institutionen → Gemeinden ersichtlich ist.

Gemeindeverteilung

In diesem Feld ist es möglich, eine Aufteilung der Kommunalsteuer auf mehrere Gemeinden vorzunehmen.

In der Praxis gibt es für die Gemeindeverteilung zwei Anwendungsfälle:

Der Betrieb erstreckt sich über mehrere Gemeinden (z. B. großer land- und forstwirtschaftlicher Betrieb)
Die Baustelle dauert länger als 6 Monate. In diesem Fall ist die Kommunalsteuer an die Gemeinde, in der sich die Baustelle befindet, abzuführen.

Beispiel

Gemeindeverteilung automatisch erstellen

Soll die Gemeindeverteilung automatisch abhängig von der Kostenverteilung erstellt werden, dann ist dieses Feld mit "Ja" zu befüllen.

KommSt

In diesem Feld wird hinterlegt, ob der Dienstnehmer kommunalsteuerpflichtig ist. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nein
Ja
Ja, prozentueller Bmg

Im Fall der Ausprägung "Ja, prozentuelle Bmg" ist im Feld Kommst - Bmg Prozentsatz der Prozentsatz zu hinterlegen, der für die Berechnung der KommSt-BMG herangezogen werden soll.

Beispiel

Wird im Feld "Kommunalsteuer" die Ausprägung "Ja, prozentuelle Bmg" ausgewählt und im Feld Kommst - Bmg Prozentsatz 95 % erfasst, vermindert sich die Kommunalsteuer-BMG um 5 %.

Ausgangssituation: KommSt-BMG = € 2.000,00

Kommunalsteuer = Ja, prozentuelle Bmg

KommSt-Proz = 95 %

KommSt-BMG neu = 2.000,00 * 95 % = 1.900,00

KommSt – BMG Prozentsatz

Eingabe des Prozentsatzes, der für die Berechnung der KommSt-Bemessungsgrundlage herangezogen werden soll.

Beispiel

Wird im Feld "Kommunalsteuer" die Ausprägung "Ja, prozentuelle Bmg" ausgewählt und im Feld Kommst - Bmg Prozentsatz 95 % erfasst, vermindert sich die Kommunalsteuer-BMG um 5 %.

Ausgangssituation: KommSt-BMG = € 2.000,00

Kommunalsteuer = Ja, prozentuelle Bmg

KommSt-Proz = 95 %

KommSt-BMG neu = 2.000,00 * 95 % = 1.900,00

U-Bahn-Steuer

In diesem Feld wird festgelegt, ob der Dienstnehmer U-Bahn-Steuer-pflichtig oder U-Bahn-Steuer-befreit ist. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

keine U-Bahn-Steuer
U-Bahn-Steuer-pflichtig
U-Bahn-Steuer-befreit

Wird bei der Dienstnehmeranlage eine Wiener Gemeinde mit Gemeindekennziffer 90101 hinterlegt, wird das Feld automatisch auf "U-Bahn-Steuer-pflichtig" gestellt.

Steht das Feld auf "U-Bahn-Steuer-pflichtig" oder "U-Bahn-Steuer-befreit" und ist keine Wiener Gemeinde hinterlegt, erfolgt beim Speichern folgende Warnmeldung:

"Aufgrund der Zuordnung zu einer nicht Wiener-Gemeinde sollte der Mitarbeiter nicht U-Bahn-Steuer-pflichtig sein".

Die Hinterlegung der Gemeinde für die U-Bahn-Steuer erfolgt über die Felder Gemeinde Lfd-Nr und Abweichende Gemeinde U-Bahn-Steuer.

Hinweis

Beachten Sie, dass es eine von den Wochenstunden abhängige Befreiung der U-Bahn-Steuer gibt. Achten Sie aus diesem Grund auch bei einem Wochenmodellwechsel auf die korrekte Einstellung dieses Feldes.

Hinweis

Lehrlinge mit einer Arbeitsstätte in Wien sind prinzipiell auf "U-Bahn-Steuer-pflichtig" zu belassen, da aufgrund der Versichertengruppe "Lehrling" am Reiter "Versicherung" keine DGA (U-Bahn-Steuer) berechnet wird. Nach dem Lehrzeitende wird aus dem Lehrling ein Arbeiter bzw. Angestellter und das Feld ist am Reiter "Gemeinde" bereits korrekt eingestellt.

Dienstnehmer, die das 55. Lebensjahr erreicht haben, werden automatisch von der U-Bahn-Steuer befreit.

Hinweis

Wenn die Wiener DGA (U-Bahn-Steuer) für einen Dienstnehmer zwar anfällt, aber die Kommunalsteuer an eine andere Gemeinde abgeführt werden muss, dann ist im Feld Gemeinde Lfd-Nr im Programm "Dienstnehmer" am Reiter "Gemeinde" die Wiener Gemeinde zu hinterlegen, die davor im Programm "Lohnfirmen" am Reiter "Gemeinden" angelegt worden ist.

Zusätzlich ist eine Gemeindeverteilung mit 100 % auf die gewünschte andere Kommunalsteuergemeinde zu hinterlegen. Im Feld Arbeitsstätte ist eine Arbeitsstätte in Wien zu wählen, die wiederum zuvor im Programm "Lohnfirmen" am Reiter "Arbeitsstätte" angelegt worden ist. Dies gilt auch für Konstellationen, in denen der Dienstnehmer ausschließlich Telearbeit in Wien macht und nicht an einer Arbeitsstätte der Firma.

Gemäß § 3 lit. e) des Wr. Dienstgeberabgabengesetzes fällt für Dienstverhältnisse, bei denen die vom Dienstnehmer zu leistende Arbeitszeit wöchentlich das Ausmaß von zehn Stunden (Stand Mai 2025) nicht übersteigt, keine DGA-Abgabe (U-Bahn-Steuer) an. Gerade bei unregelmäßigen Dienstzeiten kann es vorkommen, dass einmal die Grenze überschritten und im nächsten Monat unterschritten wird. Für diesen Zweck wurde die Lohnart 7492 "DGA-Wochen/U-Bahn-Steuer (Info)" eingerichtet, mit der manuell die DGA-Wochen pro Dienstnehmer übersteuert werden können. Der Dienstnehmer ist während der gesamten Zeit als "U-Bahn-Steuer-pflichtig" im Feld "U-Bahn-Steuer" eingestellt. Über die Lohnart 7492 können die tatsächlichen DGA-Wochen erfasst und abgerechnet werden. Natürlich kann die Lohnart 7492 importiert werden.

U-Bahn-Steuer bei "Abrechnung ohne Bezüge" berechnen

Ab dem Lohnjahr 2022: "Abrechnung ohne Bezug" bedeutet, dass bei der Prüfung der Lohnarten-Pflichtigkeiten die BV-Pflichtigkeit ausgeschlossen, das heißt, nicht geprüft wird. Somit kann z. B. bei "Krank ohne Entgelt" die Semisystemlohnart "Bmg BV Krank" in der Abrechnung enthalten sein und trotzdem wird dieser Monat als "Abrechnung ohne Bezug" erkannt.

Bis dem Lohnjahr 2021: In diesem Feld wird festgelegt, ob im Fall einer "Abrechnung ohne Bezüge" bei einem aktiven Dienstverhältnis (Feld Ruhendstatus hat die Ausprägung "Nicht ruhend") die U-Bahn-Steuer trotzdem berechnet werden soll. Wenn dieses Feld auf "Nein" steht, dann wird keine DGA (U-Bahn-Steuer) gerechnet, selbst wenn DGA-Wochen vorhanden sind. Dies gilt natürlich nur, wenn keine Eingabe- und Semisystem-Lohnart eine Pflichtigkeit aufweist.

Arbeitsstätte

Die hier hinterlegte Arbeitsstätte ist jene, die am L16 in der Arbeitsstättenmeldung für die Statistik Austria des Dienstnehmers angedruckt wird.

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3.7. Divers

Wie der Name des Reiters vermuten lässt, werden hier diverse optionale Informationen hinterlegt, wie ein Abrechnungskreis, FIBU-Kreis, Notizen, Einstellungen zur Kostenverteilung, Betriebsrat und Gewerkschaft. Weiters kann der Schnitt oder die Entgeltfortzahlungstabelle übersteuert werden.

Es stehen 15 Freifelder zur Verfügung, falls darüber hinaus noch weitere Informationen festgehalten werden sollen, die für das Unternehmen relevant sind bzw. ggf. ausgewertet werden sollen.

Abrechnungskreis

Dienstnehmer, die zur gleichen Zeit abgerechnet werden sollen (z. B. Angestellte zum 25. und Arbeiter zum 30. des Monats), können in diesem Feld mit der gleichen Abrechnungskreisnummer gekennzeichnet werden. Im Anschluss kann die Monatsabrechnung (d. h. Bruttoerfassung, Abrechnung, div. Auswertungen und Endverspeicherung) getrennt bzw. je Abrechnungskreis durchgeführt werden.

Hinweis

Wenn Abrechnungskreise in Verwendung sind und ein Dienstnehmer diesen untermonatig wechselt, so wird im Zuge dessen ein neues Dienstverhältnis angelegt. Beim Endverspeichern dieses Dienstnehmers darf kein Abrechnungskreis als Filter hinterlegt sein.

Dieser Dienstnehmer ist extra zu verspeichern. Der Grund dafür liegt darin, dass eine Endverspeicherung pro Abrechnungskreis zu Statusproblemen führen kann.

Hinweis

Wenn im Dienstnehmerstamm bei den Einstiegsfeldern die Abrechnungskreiseingabe aktiviert ist, so wird dieser Filter bei den Combobox-Ausprägungen "alle Dienstnehmer" und "ausgetretene Dienstnehmer" ignoriert.

Fibu-Kreis

Jeder Dienstnehmer kann einem bestimmten FIBU-Kreis zugeteilt werden. Ist das der Fall, kann je FIBU-Kreis ein eigener Buchungsbeleg erstellt werden. Auf den einzelnen Buchungsbelegen befinden sich anschließend nur Dienstnehmer mit dem gleichen FIBU-Kreis. Beachten Sie die Ausführung zum Einsatz von Fibukreise im Themendokument Lohnfirmen.

Betriebsrat

Auswahl des Betriebsrats, an den die Betriebsratsumlage abgeführt wird.

Hinweis

Im Lohnartenstamm kann durch Kennzeichnung der entsprechenden Lohnarten (Reiter "Pflichtigkeit", Feld Betriebsrat) die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der BU bestimmt werden.

Ist bei den Lohnarten nichts hinterlegt, wird die SV-Bemessungsgrundlage als Basis für die automatische Berechnung der BU herangezogen.

Lesen Sie mehr zu diesem Thema in unserer Onlinehilfe Betriebsrat: Anlage und Abrechnung.

Gewerkschaft

In diesem Feld kann die Gewerkschaft, an die die Gewerkschaftsbeiträge abzuführen sind, ausgewählt werden.

Hinweis

Die Anlage und Verwaltung der Gewerkschaften bzw. der GW-Beitragsberechnung erfolgen im Paket CRM und DMS im Menüpunkt Stammdaten → Institutionen. Im Lohnfirmenstamm werden lediglich die Gewerkschaften, die für die jeweilige Firma von Bedeutung sind, zugeteilt.

Hinweis

Im Lohnartenstamm kann durch Kennzeichnung der entsprechenden Lohnarten (Reiter "Pflichtigkeit", Feld Gewerkschaft) die Bemessungsgrundlage für die Berechnung des Gewerkschaftsbeitrags bestimmt werden.

Ist bei den Lohnarten nichts hinterlegt, wird die SV-Bemessungsgrundlage als Basis für die automatische Berechnung des GW-Beitrags herangezogen.

Gewerkschaftsuntergruppe

Hier muss die Gewerkschaftsuntergruppe ausgewählt werden, bei der die automatische Berechnung des Gewerkschaftsbeitrags definiert wurde.

Hinweis

Die Anlage und Verwaltung der Gewerkschaften bzw. der GW-Beitragsberechnung erfolgt im Paket CRM und DMS im Menüpunkt Stammdaten → Institutionen. Im Lohnfirmenstamm werden lediglich die Gewerkschaften, die für die jeweilige Firma von Bedeutung sind, zugeteilt.

Hinweis

Im Lohnartenstamm kann durch Kennzeichnung der entsprechenden Lohnarten (Reiter "Pflichtigkeit" → Feld Gewerkschaftsbeitrag) die Bemessungsgrundlage für die Berechnung des Gewerkschaftsbeitrags bestimmt werden.

Ist bei den Lohnarten nichts hinterlegt, wird die SV-Bemessungsgrundlage als Basis für die automatische Berechnung des GW-Beitrags herangezogen.

Gewerkschafts-Mitgliedsnummer

Mitgliedsnummer des Dienstnehmers bei der Gewerkschaft

Lohnset per E-Mail

In diesem Feld kann festgelegt werden, ob die Lohnsets per E-Mail an den Dienstnehmer übermittelt werden sollen.

Notiz

An dieser Stelle können Notizen zum Dienstnehmer erfasst werden. Im Unterschied zu den Hinweisen erhalten Sie bei Notizen jedoch keine Benachrichtigung zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Entgeltfortzahlung

Nummer der Entgeltfortzahlungstabelle, sofern eine vom Lohnfirmenstamm abweichende Entgeltfortzahlungstabelle (Feld LFI_EFZNR) beim Dienstnehmer hinterlegt werden muss. Dies ist nur in wenigen Ausnahmefällen notwendig und nur möglich, wenn noch keine Krank- bzw. Unfall-Zeiträume auf der Beschäftigungsnummer erfasst worden sind.

Besprechen Sie den konkreten Anlassfall mit dem BMD Support.

KostVert-Art

Geben Sie an, ob die Kostenverteilung durch Prozentsätze, Bezugsgrößen (z. B. Mengen, Meter, Stück, Tonnen ...) oder durch Stunden am Reiter Kostenverteilung erfasst werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Prozent: Der Prozentwert, mit dem die Kosten verteilt werden sollen, ist zu erfassen. Die Summe aller Prozentwerte ergibt immer 100.

Beispiel

Die Kostenstellen 1 und 2 sind im Verhältnis 60 :40 verteilt. Die Prozentsätze 60 und 40 sind hinterlegt.

Das Gehalt in Höhe von € 3.000 wird auf die Kostenstellen 1 und 2 mit den Beträgen € 1.800 und € 1.200 aufgeteilt.

Bezugsgröße: Werden Mengen am Buchungsbeleg berücksichtigt, dann werden Bezugsgrößen auf den Monatsteiler hochgerechnet.

Beispiel

Der Monatsteiler ist 173,2. In der Kostenverteilung wird auf die Kostenstellen 1 und 2 mit 100 und 55 mit der Art "Bezugsgröße" aufgeteilt.

Der Monatsteiler von 173,2 bzw. das Gehalt in Höhe von € 4.000 wird auf die Kostenstellen 1 und 2 wie folgt aufgeteilt:

mit den Mengen (173,2 / 155 * 100) = 111,74 bzw. dem Betrag (4000 / 155 * 100) = 2.580,65
und mit der Menge (173,2 / 155 * 55) = 61,46 bzw. dem Betrag (4000 / 155 * 55) = 1.419,35

Stunden: Werden Mengen am Buchungsbeleg berücksichtigt, dann werden genau diese Stunden verwendet und nicht hochgerechnet.

Beispiel

In der Kostenverteilung wird auf die Kostenstellen 1 und 2 mit 100 und 55 mit der Art "Stunden" aufgeteilt. Das Gehalt in Höhe von € 4.000 wird abgerechnet.

Auf den Kostenstellen 1 und 2 landen genau die in der Kostenverteilung erfassten Stunden als Menge.

Der Betrag € 4.000 wird auf die Kostenstelle 1 mit (4000 / 155 * 100) = 2.580,65 bzw. (4000 / 155 * 55) = 1.419,35 aufgeteilt.

KostVert-Fix

Hier können Sie festlegen, ob die erfasste Kostenverteilung fix oder variabel sein soll. Wählen Sie "fix" wenn die Verteilung auch im nächsten Monat gelten soll.

KostVert-Lohnart-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja", werden im Reiter Kostenverteilung Lohnarten abgefragt.

Kostvert-Kostenstellen-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja", werden im Reiter Kostenverteilung Kostenstellen abgefragt.

Kostvert-Kostenträger-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja", werden im Reiter Kostenverteilung Kostenträger abgefragt.

Kostvert-Abteilung-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja" werden im Reiter Kostenverteilung Abteilungen abgefragt.

Kostvert-Dimension-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja", werden im Reiter Kostenverteilung Dimensionen abgefragt.

Kostvert-Geschäftsbereich-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja", werden im Reiter Kostenverteilung Geschäftsbereiche abgefragt.

Freifeld 01 Monat

Numerisches Freifeld

Freifeld 02 Monat

Numerisches Freifeld

Freifeld 03 Monat

Numerisches Freifeld

Freifeld 04 Monat

Numerisches Freifeld

Freifeld 05 Monat

Numerisches Freifeld

Freifeld 06 Monat

Numerisches Freifeld

Freifeld 07 Monat

Numerisches Freifeld

Freifeld 08 Monat

Numerisches Freifeld

Freifeld 09 Monat

Numerisches Freifeld

Freifeld 10 Monat

Numerisches Freifeld mit Nachkommastellen

Freifeld 11 Monat

Numerisches Freifeld mit Nachkommastellen

Freifeld 12 Monat

Numerisches Freifeld mit Nachkommastellen

Freifeld 13 Monat

Numerisches Freifeld mit Nachkommastellen

Freifeld 14 Monat

Numerisches Freifeld mit Nachkommastellen

Schnitt übersteuern von

Ist in diesem Feld ein Datum im Format MM.YYYY eingetragen, dann wird von inklusive diesem Monat der in der Lohnart vorgeschlagene Schnittsatz übersteuert. Wie diese Übersteuerung genau passiert, ist abhängig von der Lohnartengruppen-Zuordnung der verwendeten Lohnart. Beachten Sie, dass beispielsweise die Lohnart "Urlaub Schnitt" der Lohnartengruppe 990, die Lohnart "Krank Schnitt frei" der Lohnartengruppe 991 und die Lohnart "Feiertag Schnitt" gar keiner Lohnartengruppe zugeordnet sein kann. Somit reagieren alle 3 Lohnarten jeweils unterschiedlich für den gleichen Übersteuerungszeitraum.

Lohnarten, die sich in der Lohnartengruppe 990 "Schnitt ist eingefroren" befinden, werden mit dem Schnittsatz des Zeitraums vor dem Übersteuerungszeitraum vorgeschlagen.

Beispiel

In den Feldern "Schnitt übersteuern von" bzw. "Schnitt übersteuern bis" ist der Zeitraum 04.2020 bis 10.2020 hinterlegt. Es wird ein 3-Monatsschnitt verwendet. Die verwendete Schnittlohnart befindet sich in der Lohnartengruppe 990. In allen Monaten zwischen April und Oktober 2020 wird der Schnittsatz vom Monat 4 vorgeschlagen, welcher auf die Monate Jänner, Februar und März zurückgreift.

Lohnarten, die sich in der Lohnartengruppe 991 "Schnitt ist null" befinden, werden mit dem Schnittsatz 0 vorgeschlagen.

Beispiel

In den Feldern "Schnitt übersteuern von" bzw. "Schnitt übersteuern bis" ist der Zeitraum 04.2020 bis 10.2020 hinterlegt. Es wird ein 3-Monatsschnitt verwendet. Die verwendete Schnittlohnart befindet sich in der Lohnartengruppe 991. In allen Monaten zwischen April und Oktober 2020 wird der Schnittsatz 0 vorgeschlagen.

Für alle jene Lohnarten, die weder in der Lohnartengruppe 990 noch 991 zugeordnet sind, wird der Schnittsatz auch in diesem Übersteuerungszeitraum "normal" vorgeschlagen.

Achtung!

Eine Änderung des Übersteuerungszeitraums bewirkt kein automatisches Durchrechnen der Schnitte und auch keine automatische Aufrollung. Achten Sie zu Beginn des Übersteuerungszeitraums darauf, dass Sie den Beginnmonat im Feld Schnitt übersteuern von rechtzeitig vor der Eingabe der Schnittlohnarten in der Bruttoerfassung erfassen.

Achten Sie am Ende des Übersteuerungszeitraum darauf, dass Sie den Endemonat im Feld Schnitt übersteuern bis rechtzeitig vor der Eingabe der Schnittlohnarten im ersten Monat nach dem Übersteuerungszeitraum erfassen.

Schnitt übersteuern bis

Ist in diesem Feld ein Datum im Format MM.YYYY eingetragen, dann wird bis inklusive diesem Monat der in der Lohnart vorgeschlagene Schnittsatz übersteuert. Wie diese Übersteuerung genau passiert, ist abhängig von der Lohnartengruppen-Zuordnung der verwendeten Lohnart. Beachten Sie, dass beispielsweise die Lohnart "Urlaub Schnitt" der Lohnartengruppe 990, die Lohnart "Krank Schnitt frei" der Lohnartengruppe 991 und die Lohnart "Feiertag Schnitt" gar keiner Lohnartengruppe zugeordnet sein kann. Somit reagieren alle 3 Lohnarten jeweils unterschiedlich für den gleichen Übersteuerungszeitraum.

Lohnarten, die sich in der Lohnartengruppe 990 "Schnitt ist eingefroren" befinden, werden mit dem Schnittsatz des Zeitraums vor dem Übersteuerungszeitraum vorgeschlagen.

Beispiel

Lohnarten, die sich in der Lohnartengruppe 991 "Schnitt ist null" befinden, werden mit dem Schnittsatz 0 vorgeschlagen.

Beispiel

In den Feldern "Schnitt übersteuern von" bzw. "Schnitt übersteuern bis" ist der Zeitraum 04.2020 bis 10.2020 hinterlegt. Es wird ein 3-Monatsschnitt verwendet. Die verwendete Schnittlohnart befindet sich in der Lohnartengruppe 991. In allen Monaten zwischen April und Oktober 2020 wird der Schnittsatz 0 vorgeschlagen.

Für alle jene Lohnarten, die weder in der Lohnartengruppe 990 noch 991 zugeordnet sind, wird der Schnittsatz auch in diesem Übersteuerungszeitraum "normal" vorgeschlagen.

Achtung!

Die Felder Schnitt übersteuern von und Schnitt übersteuern bis können mit der Funktion "Spalte bearbeiten" für sämtliche Dienstnehmer auf einmal befüllt werden.

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3.8. Pfändung

Auf diesem Reiter werden alle dienstnehmerrelevanten Stammdaten hinterlegt, die zur Anlage und Berechnung einer Pfändung notwendig sind. Vor allem ist das Feld "Unterhaltsberechtigte Personen" hervorzuheben: Auch wenn keine Unterhaltspfändungen zu leisten sind, ist dieses Feld mit der gesamten Anzahl aller unterhaltsberechtigter Personen zu befüllen.

Pfändungen

Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf das Symbol

gelangen Sie in das Anlagefenster von Pfändungen.

Unterhaltsberechtigte Personen

Eingabe der Gesamtanzahl der unterhaltsberechtigten Personen, die bei der Berechnung des Existenzminimums berücksichtigt werden sollen (auch jene, die gegen den Dienstnehmer als Gläubiger auftreten).

Beispiel

Der Dienstnehmer hat ein erwachsenes Kind, das nicht mehr unterhaltsberechtigt ist, und zwei unterhaltsberechtigte Kinder.

Beim Dienstnehmer können alle drei Kinder als Angehörige hinterlegt werden. Die beiden unterhaltsberechtigten Kinder werden dabei im Feld Unterhaltsberechtigt mit "Ja" markiert. Im Programm "Dienstnehmer" ist am Reiter "Pfändung" im Feld "Unterhaltsberechtigte Personen" die Zahl "2" für die beiden unterhaltsberechtigten Kinder zu hinterlegen.

Hinweis

Wird bei einem Dienstnehmer eine Pfändung zum ersten Mal angelegt, erhalten Sie die Abfrage, ob die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen aus den Angehörigen (Feld Unterhaltsberechtigt) in den Dienstnehmerstamm übernommen werden soll.

Ändern sich die Einträge im Angehörigenstamm, erfolgt kein automatisches Update im Dienstnehmerstamm bez. der unterhaltsberechtigten Personen. Die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen muss in diesem Fall manuell geändert werden.

In diesem Zusammenhang ist die regelmäßige fachliche Kontrolle mithilfe der Auswertung "Angehörigenliste" im Programm Auswertungsdesigner bzw. Lohnauswertungen drucken empfehlenswert.

Grundbeträge rechnen

Falls durch einen Gerichtsbeschluss die gesetzlich festgelegten Grundbeträge nicht bzw. in anderer Höhe angewendet werden sollen, so kann dies durch die Auswahl der entsprechenden Ausprägung festgelegt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nein
Ja
Indiv. Grundbetrag - Fixbetrag
Indiv. Grundbetrag - Prozentsatz

Bei der Ausprägung "Nein" erfolgt keine Berechnung der Grundbeträge.

Bei den Ausprägungen "Indiv. Grundbetrag - Fixbetrag" und "Indiv. Grundbetrag - Prozentsatz" kann anschließend im Feld Indiv. Grundbetrag der vom Gericht festgesetzte Wert bzw. Prozentsatz eingetragen werden.

Indiv. Grundbetrag

Eingabe eines individuellen Grundbetrages. Dieses Feld ist nur aktiv, falls im Feld Grundbeträge rechnen die Ausprägungen "Indiv. Grundbetrag - Fixbetrag" oder "Indiv. Grundbetrag - Prozentsatz" gewählt wurden.

Beispiel (Beträge aus dem Jahr 2025)

Grundbeträge rechnen = Indiv. Grundbetrag-Prozentsatz

Indiv. Grundbetrag = 30 %

Allgemeiner Grundbetrag = 1.273,00

Unterhalt-Grundbetrag = 508,00 (für 2 Kinder)

Berechnung der Grundbeträge:

1.273,00 * 30 % = 381,90

508,00 * 30 % = 152,40

Beispiel (Beträge aus dem Jahr 2025)

Grundbeträge rechnen = Indiv. Grundbetrag-Fixbetrag

Indiv. Grundbetrag = € 1.000,00

Allgemeiner Grundbetrag = 1.273,00

Unterhalt-Grundbetrag = 508,00 (für 2 Kinder)

Berechnung der Grundbeträge:

1.273,00 + 508,00 = 1.781,00

1.000,00 / 1.781,00 * 100 = 56,1482 %

1.273,00 * 56,1482 % = 714,77

508,00 * 56,1482 % = 285,23

Erhöhungs-/Herabsetzungsbetrag

Soll das Existenzminimum aufgrund einer behördlichen Entscheidung erhöht oder herabgesetzt werden, kann der entsprechende Betrag (+ oder - ) in diesem Feld eingegeben werden.

Beispiel

Das Exekutionsgericht erlässt folgenden Beschluss: Der nach § 291a Exekutionsordnung errechnete unpfändbare Freibetrag wird monatlich um € 250,00 erhöht.

Die Berechnung des pfändbaren Betrages sieht wie folgt aus (Werte vom Jahr 2025):

berechnetes Existenzminimum 1.890,50

+ Erhöhungs-/Herabsetzungsbetrag 250,00

= unpfändbarer Freibetrag 2.140,50

SZ-Anspruch

In diesem Feld wird festgelegt, ob der Dienstnehmer Anspruch auf Sonderzahlungen hat oder nicht.

SZ-Teilzahlung

Wird die Sonderzahlung in Teilzahlungen (z. B. pro Quartal oder für BUAK-Dienstnehmer) geleistet, muss der unpfändbare Freibetrag auf die Teilbeträge entsprechend ihrer Höhe aufgeteilt werden. Um eine Aufteilung zu ermöglichen, muss im Feld "SZ-Jahresbrutto" der Jahresbetrag an Sonderzahlungen (UZ und WR) eingegeben werden.

SZ-Jahresbrutto

Eingabe des geschätzen Jahresbetrages an Sonderzahlungen (UZ und WR) für die Berechnung von SZ-Teilzahlungen.

Beendigungsanspruch - Anzahl Grundbeträge

Stellt der Dienstnehmer beim Exekutionsgericht einen Antrag auf erweiterten Pfändungsschutz der einmaligen Beendigungsansprüche (§ 291d EO) und wird diesem stattgegeben, muss in diesem Feld die Anzahl der zu berücksichtigenden Grundbeträge (bzw. Monate) hinterlegt werden.

Beendigungsanspruch - Anzahl HBGL

Werden Beendigungsansprüche wie Urlaubsersatzleistung und Abfertigung ausbezahlt, vervielfacht sich die HBGL für die Ermittlung des pfändbaren Betrages mit der Anzahl der Monate, für die die Beendigungsansprüche bezahlt werden (z. B. 3 Monatsentgelte Abfertigung = 3 Anspruchsmonate HBGL oder 28 Tage UEL = 2 Anspruchsmonate HBGL).

Wird in diesem Feld kein Wert eingegeben, erfolgt die Berechnung der Monatsanzahl automatisch (z. B. durch die Ermittlung der gesetzlichen Abfertigungsansprüche bzw. der UEL-Tage).

Beispiel

Abfertigung in Höhe von	UEL für	Höchstberechnungs- grundlage
2 Monatsentgelten	-	2 Anspruchsmonate
3 Monatsentgelten	17 Urlaubstage (= 23 SV-Tage)	3 Anspruchsmonate
1 Monatsentgelt	35 Urlaubstage (= 49 SV-Tage)	2 Anspruchsmonate
-	28 Urlaubstage (= 38 SV-Tage)	2 Anspruchsmonate

Werden Abfertigung und UEL nebeneinander ausbezahlt, richtet sich die Höchstberechnungsgrundlage nach dem längsten Anspruch.

Hinweis

Bei der Auszahlung einer kollektivvertraglichen oder freiwilligen Abfertigung (oder anderen Beendigungsansprüchen wie z. B. Sozialplanzahlungen bei DV-Ende) müssen die Anspruchsmonate auf jeden Fall manuell berechnet und eingetragen werden, da die Monatsanzahl vom Programm nicht festgestellt werden kann.

Bei Austritt verbleibende SZ-Grundbeträge rechnen

In diesem Feld kann festgelegt werden, ob bei Austritt die verbleibenden SZ-Grundbeträge gerechnet werden sollen.

Pfändung aktiv

Dieses Feld legt fest, ob die Pfändungsverwaltung für diesen Dienstnehmer aktiv ist. Dieses Feld wird automatisch befüllt und kann nicht geändert werden.

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3.9. BUAK/PK/Insolvenz

Dieser Reiter ist relevant für alle Dienstnehmer, die eine BUAK-Verwaltung benötigen, für die in eine Pensionskasse eingezahlt wird oder die Teil einer Insolvenzabrechnung sind.

Zugehörigkeit

In diesem Feld wird definiert, ob der Dienstnehmer der BUAK angehört und ob die Abrechnung mit Treuhandkonto oder per Direktverrechnung erfolgt. Vor 2022 war das Feld eine einfache Checkbox (Ja/Nein-Feld). Mit der Jahresumstellung auf das Jahr 2022 wird dieses Feld abhängig vom Feld BUAK Direktverrechnung in der Lohnfirma initialisiert. Die Unterscheidung in Treuhandkonto oder Direktverrechnung ist insbesondere für die korrekte Berechnung der Pfändung ausschlaggebend. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-
Treuhandkonto
Direktverrechnung

Beachten Sie, dass bei BUAK-zugehörigen Dienstnehmern keine Schwerarbeitsmeldungen erstellt werden, da diese von der BUAK durchgeführt werden.

Betriebskennzeichen

Hier ist das BUAK-Betriebskennzeichen auszuwählen, unter dem der Dienstnehmer bei der BUAK geführt wird. Die Betriebskennziffern werden im Lohnfirmenstamm unter dem Reiter "BUAK-BKZ" definiert.

Arbeitnehmerkennzeichen

Hier ist das BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen einzugeben, unter dem der Dienstnehmer bei der BUAK geführt wird. Dabei handelt es sich um eine 10-stellige, eindeutige Identifikationsnummer des Dienstnehmers im System der BUAK. Das Arbeitnehmerkennzeichen steht auf sämtlichen Meldungen von der und an die BUAK und ist für die reibungslose Zuordnung unerlässlich. Es erfolgt keine Prüfung, ob es sich bei der Eingabe um ein gültiges BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen handelt.

Die Vergabe des Arbeitnehmerkennzeichens erfolgt bei der erstmaligen Meldung eines Dienstnehmers durch die BUAK. Die ersten beiden Stellen des Arbeitnehmerkennzeichens werden aus dem Namen des Dienstnehmers vergeben, danach folgt das Geburtsdatum im Format JJMMTT und die letzten beiden Stellen sind Prüfziffern. Das Arbeitnehmerkennzeichen bleibt auch bei eventuellen späteren Änderungen des Geburtsdatums oder bei Namensänderungen erhalten.

Bei einer Eintrittsmeldung ist die Meldung der aktuell gültigen Sozialversicherungsnummer zwingend notwendig. Bei allen darauffolgenden Meldungen ist die alleinige Meldung der 10-stelligen Sozialversicherungsnummer nicht ausreichend. Es sind immer Arbeitnehmerkennzeichen und Sozialversicherungsnummer in den BUAK-Meldungen anzuführen.

Wenn bei Neuanlage eines Dienstnehmers das BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen nicht bekannt ist, kann das Feld frei gelassen werden. Beim Einspielen der

Rückmeldedatei von der BUAK wird das Feld mit dem von der BUAK vergebenen BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen automatisch befüllt.

Beschäftigungsart

In diesem Feld kann entschieden werden, ob es sich um einen Regie- oder Akkord-Mitarbeiter handelt. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

-
Regie: Ist bei einem BUAK-zugehörigen Dienstnehmer nichts hinterlegt, wird standardmäßig "Regie" angenommen.
Akkord

Berufsschlüssel

Für einen BUAK-zugehörigen Dienstnehmer ist hier der BUAK-Berufsschlüssel auszuwählen. Folgende BUAK-Berufsschlüssel stehen zur Verfügung.

-
Vizepolier
Facharbeiter
Angelernter Arbeiter
Hilfsarbeiter
Sonstiges Hilfspersonal
Lehrling
Vorarbeiter
Ferialarbeiter

Pensionskasse

In diesem Feld ist die Pensionskasse des Dienstnehmers zu hinterlegen. Pensionskassen werden in der Lohnfirma definiert.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe zum Thema Pensionskasse.

Berechnungsmodell

In diesem Feld ist die Nummer des PK-Berechnungsmodells zu hinterlegen. Pensionskassen-Berechnungsmodelle werden im Paket LOHN im Programm Stammdaten → Weitere Stammdaten → PK-Berechnungsmodelle verwaltet.

Wollen Sie erreichen, dass erst ab einem bestimmten zukünftigen Monat das PK-Berechnungsmodell in der Abrechnung berücksichtigt wird, dann dürfen Sie das PK-Berechnungsmodell im Feld Berechnungsmodell noch nicht im Programm Dienstnehmer hinterlegen. Es ist erst in dem Abrechnungsmonat zu hinterlegen, ab dem das PK-Berechnungsmodell verwendet werden soll. Nutzen Sie die Möglichkeit eines Hinweises am Dienstnehmer, um sich vom System erinnern zu lassen.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe zum Thema Pensionskasse.

Einbeziehungsdatum

Hier ist das Einbeziehungsdatum der Pensionskasse zu hinterlegen.

Besonderheit LOHN

Dieses Datum wird insbesondere beim Ausdruck Pensionskasse drucken berücksichtigt, nicht aber bei der Berechnung der Pensionskasse mit dem PK-Berechnungsmodell. Wollen Sie erreichen, dass erst ab einem bestimmten zukünftigen Monat das PK-Berechnungsmodell in der Abrechnung berücksichtigt wird, dann dürfen Sie das PK-Berechnungsmodell im Feld Berechnungsmodell noch nicht im Dienstnehmerstamm hinterlegen. Es ist erst in dem Abrechnungsmonat zu hinterlegen, ab dem das PK-Berechnungsmodell verwendet werden soll. Nutzen Sie die Möglichkeit eines Hinweises am Dienstnehmer, um sich vom System erinnern zu lassen.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe zum Thema Pensionskasse.

Vertragsbezeichnung

Angabe zur Vertragsbezeichnung mit der Pensionskasse.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe zum Thema Pensionskasse.

Vertragsnummer

In diesem Feld ist die Vertragsnummer für die Pensionskasse zu hinterlegen.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe zum Thema Pensionskasse.

Verstorben am

Geben Sie das Datum ein, an dem die Person verstorben ist.

Besonderheiten im Paket CRM

Wenn Sie eine Geburtstagsliste bzw. im Terminkalender Geburtstagstermine erzeugen, werden Personen mit einem Eintrag im Feld "Verstorben am" nicht berücksichtigt. Dadurch soll vermieden werden, dass Geburtstagswünsche unbeabsichtigt an verstorbene Personen versendet werden.

Hinweis

Im Terminkalender wird dieses Feld nur beim Erzeugen der Geburtstagstermine berücksichtigt. Sollte das Feld nach Erzeugen der Geburtstagstermine befüllt werden, wird dadurch der generierte Termin nicht automatisch gelöscht. Geburtstagstermine können aber maximal für 365 Tage im Voraus erzeugt werden. Beim Aufbereiten des folgenden Jahres, wird für diese Person kein Geburtstagstermin mehr erzeugt. Geburtstagslisten in der Zentralen Personenverwaltung bzw. im Standardbrief, werden hingegen bei jedem Aufruf neu erzeugt und sind somit immer aktuell.

Besonderheiten im Paket LOHN

Dieses Feld ist für die Pensionskasse im Paket LOHN relevant.

Insolvenzforderung ohne Auszahlung

In diesem Feld ist zu kennzeichnen, ob es sich um eine Insolvenzforderung ohne Auszahlung handelt.

Abweichende ÖGK-Masseforderung

Dieses Feld ist nur relevant, wenn es sich um ein Dienstverhältnis mit Masseforderung handelt.

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3.10. Rückstellungen

Auf diesem Reiter kann bestimmt werden, ob generell Rückstellungen erstellt werden sollen für diesen Dienstnehmer. Weiters besteht die Option, für die einzelnen Arten von Rückstellungen (Abfertigung, Altersteilzeit, Gutstunden, Jubiläum, Pension, Sonderzahlungen und Urlaub) extra zu definieren, ob eine Rückstellung berechnet werden soll oder nicht.

Besonders hervorzuheben ist das Feld "Wiedereinstellungszusage": Wird dieses Feld in der Austrittsschablone mit "Ja" angehakt, so wird der Dienstnehmer bei den nächsten Rückstellungen mitberechnet, egal ob er zu diesem Zeitpunkt in der Firma beschäftigt ist oder nicht.

Rückstellung	Wenn für den Dienstnehmer Rückstellungen gebildet werden sollen, muss dieses Feld auf "Ja" stehen.
Abfertigung	Sollen bei diesem Dienstnehmer die Werte für die Berechnung der Abfertigungsrückstellung bereitgestellt werden, muss hier die entsprechende Ausprägung gewählt werden. Folgende Ausprägungen werden unterschieden: wird berechnet wird nicht berechnet wird nicht berechnet und nicht gedruckt
Altersteilzeit	Sollen bei diesem Dienstnehmer die Werte für die Berechnung der Altersteilzeitrückstellung bereitgestellt werden, muss hier die entsprechende Ausprägung gewählt werden. Folgende Ausprägungen werden unterschieden: wird berechnet wird nicht berechnet wird nicht berechnet und nicht gedruckt
Gutstunden	Sollen bei diesem Dienstnehmer die Werte für die Berechnung der Gutstundenrückstellung bereitgestellt werden, muss hier die entsprechende Ausprägung gewählt werden. Folgende Ausprägungen werden unterschieden: wird berechnet wird nicht berechnet wird nicht berechnet und nicht gedruckt
Jubiläum	Sollen bei diesem Dienstnehmer die Werte für die Berechnung der Jubiläumsrückstellung bereitgestellt werden, muss hier die entsprechende Ausprägung gewählt werden. Folgende Ausprägungen werden unterschieden: wird berechnet wird nicht berechnet wird nicht berechnet und nicht gedruckt
Pension	Sollen bei diesem Dienstnehmer die Werte für die Berechnung der Pensionsrückstellung bereitgestellt werden, muss hier die entsprechende Ausprägung gewählt werden. Folgende Ausprägungen werden unterschieden: wird berechnet wird nicht berechnet wird nicht berechnet und nicht gedruckt
Sonderzahlungen	Sollen bei diesem Dienstnehmer die Werte für die Berechnung der Sonderzahlungsrückstellung bereitgestellt werden, muss hier die entsprechende Ausprägung gewählt werden. Folgende Ausprägungen werden unterschieden: wird berechnet wird nicht berechnet wird nicht berechnet und nicht gedruckt
Urlaub	Sollen für diesen Dienstnehmer die Werte für die Berechnung der Urlaubsrückstellung bereitgestellt werden, muss hier die entsprechende Ausprägung gewählt werden. Folgende Ausprägungen werden unterschieden: wird berechnet wird nicht berechnet wird nicht berechnet und nicht gedruckt
Wiedereinstellungszusage	Dieses Feld wird automatisch beim Austritt befüllt, wenn in der Austrittsschablone das Feld "Wiedereinstellungszusage" angehakt worden ist. Hat ein bereits ausgetretener Mitarbeiter dieses Feld auf "Ja", und tritt dieser wieder ein (Wiedereintritt), dann werden die Reststände von Urlaub und Gutstunden auf das neue Dienstverhältnis übernommen. Bei einem Austritt mit Wiedereinstellungszusage wird in der Urlaubsverwaltung keine Austrittskorrektur vorgenommen. Ist ein ausgetretener Mitarbeiter mit Wiedereinstellungszusage "Ja" zum Rückstellungsstichtag noch nicht wieder eingetreten, dann wird dieser Mitarbeiter trotzdem in die Rückstellungsberechnung aufgenommen.

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4. Dienstnehmer-Details

Im Bereich der Dienstnehmer-Details können unter den einzelnen Reitern weitere dienstnehmerspezifische Informationen hinterlegt werden.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, alle bzw. bestimmte Reiter über die Berechtigungen für bestimmte Benutzer, Datenbesitzergruppen, Gruppen oder Rollen ersichtlich zu machen oder auszublenden.

Hinweis

Die Funktionen Terminstammdaten, "NLZ-Karteiblatt ansehen" sowie Programmsperre stehen ab der Programmversion 27.45 nicht mehr als Reiter zur Verfügung. Diese können nun im Programm "Dienstnehmer" über das Fenstermenü unter "Funktionen" aufgerufen werden.

Die Funktion Gemeindeverteilung kann über zwei Wege aufgerufen werden:

LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Gemeinde" → Feld "Gemeindeverteilung"

LOHN → Abrechnung → Bruttoerfassung → Menü "Funktionen" → Divers → Gemeindeverteilung

Die folgenden früher als Reiter geführten Funktionen stehen nun über das Menü "Funktionen" → Detail zur Verfügung:

Qualifikationen
Zugeordnete Stellen
Ausbildungen
Ausbildungsbedarf
Kontaktjournal
Betriebsmittel
Bankverbindungen
Historie 5.5

Hinweis

Die einzelnen Reiter der Details können über das Burgermenü oben links

unter dem Punkt "Layout" angepasst werden. Die angehakten Reiter sind im Endeffekt eingeblendet. Um einen Reiter auszublenden, ist das Häkchen zu entfernen. Beachten Sie für mehr Informationen unsere Onlinehilfe Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design Kapitel Layout.

4.1. Fixwerte

Auf diesem Reiter können die Fixbeträge (z. B. der Grundbezug für Monatslohn, ein Sachbezug oder eine Fixprämie) und Fixsätze (z. B. der Grundbezug für Stundenlohn oder ein Zulagensatz) des jeweiligen Dienstnehmers hinterlegt werden.

Fixwerte können jedoch nicht nur beim Dienstnehmer, sondern auch in den Programmen Kollektivverträge oder Lohnfirmen hinterlegt werden.

Achtung!

Für einem Grundbezug (Lohnart 1) darf nur entweder ein Betrag oder ein Satz hinterlegt sein!

Wäre bei einem Dienstnehmer im Fixwertspeicher für den Grundbezug ein Satz und ein Betrag hinterlegt, dann würden Berechnungen falsche Werte liefern. So wird z. B. in den Standardberechnungen der Sonderzahlungen immer der Betrag vom Grundbezug oder der Satz, welcher mit dem Monatsteiler multipliziert wird, eingelesen. Bei einem Dienstnehmer, der in seinen Fixwerten Betrag und Satz für den Grundbezug hinterlegt hat, würde dann ein doppeltes Grundentgelt in die Berechnung einfließen.

Die Entscheidung, wo ein Fixwert zu hinterlegen ist, hängt davon ab, ob der Fixwert je Dienstnehmer unterschiedlich bzw. für alle Dienstnehmer einer Firma oder für alle Dienstnehmer eines KVs gleich ist. Das Gehalt differiert beispielsweise je Dienstnehmer und wird deshalb im Programm "Dienstnehmer" (als Betrag) gespeichert. Der Satz von bestimmten Zulagen oder das Kilometergeld ist wahrscheinlich für alle Dienstnehmer einer Firma oder eines KVs gleich, weshalb der Wert entweder im KV- oder im Firmenstamm hinterlegt wird.

Auf diese Weise können auch unterschiedliche Fixwerte je Dienstnehmer, je Firma und je KV für dieselbe Lohnart gespeichert werden.

Beispiel

Der KV "Metallindustrie Arbeiter" sieht eine Montagezulage von € 1,09 pro Stunde vor, daher muss im Kollektivvertrag auch dieser Fixwert gespeichert werden.

Die Dienstnehmer der Firma XY, die diesem KV angehören, erhalten für Montagetätigkeiten jedoch eine Zulage von € 1,43. Für eine korrekte Abrechnung muss der Fixwert daher auch im Firmenstamm der Firma XY mit dem entsprechenden Satz hinterlegt werden.

Das Programm entscheidet anschließend aufgrund folgender Hierarchie, welcher Wert für die Abrechnung herangezogen wird.

Fixwert aus Dienstnehmerstamm (höchste Priorität)
Fixwert aus Firmenstamm
Fixwert aus Kollektivvertrag
Fixwert aus General-KV

Lohnart	Eingabe der Lohnart, die als Fixwert hinterlegt werden soll.
Bezeichnung	Die Bezeichnung bzw. der Name einer Lohnart sollte "sprechend" vergeben werden, denn diese Bezeichnung wird auf allen Auswertungen, auf denen Lohnarten vorkommen, angedruckt. Die Lohnartenbezeichnung kann auch in andere Sprachen übersetzt werden.
Betrag	Betrag des Fixwertes
Satz	Satz des Fixwertes

4.2. Angehörige

An dieser Stelle können die Familienangehörigen des Dienstnehmers hinterlegt werden. Sie werden z. B.

für die korrekte betragliche Ermittlung des FABO+ und AVAE benötigt, um die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen im Fall einer Pfändung festzustellen, sowie
für die korrekte Darstellung am L16, wenn der Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag bzw. der FABO+ zusteht.

AngNr

Nummer des Angehörigen

Nachname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

Vorname

Erfassen Sie den Vornamen der Person.

Angehörigkeit

Hier wird festgelegt, ob es sich bei dem Angehörigen um den Ehegatten oder Partner, ein Kind oder einen Elternteil handelt.

Geburtsdatum

Geburtsdatum der Person (Eingabeformat TT.MM.JJJJ).

Besonderheiten im Paket CRM

Durch die Hinterlegung des Geburtsdatums kann im Feld Alter automatisiert das Alter der Person berechnet werden.
Die "SVNR" (= Sozialversicherungsnummer) kann automatisiert bei deren Eingabe vervollständigt werden (siehe SVNR).
Wird zuerst die Sozialversicherungsnummer (SVNR) vollständig erfasst, wird automatisch auch das Feld Geburtsdatum befüllt.
Nur am Mitarbeiterstamm gilt zusätzlich: Wurde die SVNR bisher nur 4-Stellig eingetragen und wird später im Feld "Geburtsdatum" ein Datum eingegeben, wird die SVNR (sofern es sich um eine gültige Nummer handelt) auch automatisch vervollständigt.
Mit Hilfe des Geburtsdatums können diverse Geburtstagslisten erstellt werden, wie z. B. aus der Zentralen Personenverwaltung bzw. aus der Mitarbeiterliste.
In weiterer Folge können über die Geburtstagseinstellungen auch automatisierte Aufgaben bzw. Termine erstellt werden.
Im Standardbrief ist es ebenfalls möglich, Geburtstagslisten zu erstellen (Hinzufügen → Alle Personen → Extras), um daraus ein Geburtstagsschreiben zu generieren.

Besonderheiten im Paket LOHN

Das Geburtsdatum ist ein Pflichtfeld für die Abrechnung. Nur mit dem Geburtsdatum können Abschläge bei der Sozialversicherung korrekt ermittelt werden.
Als Geburtsdatum kann nur ein gültiges Datum hinterlegt werden. Bei fiktivem Geburtsdatum werden oft die Monate 13, 14 oder 15 verwendet. Diese Eingaben sind jedoch nicht erlaubt. Beachten Sie, dass auch die Pensionsversicherung bei fiktivem Geburtsdatum den 01.07. des jeweiligen Geburtsjahres annimmt. Es wird empfohlen, bei fiktiven Geburtsdaten analog zur Pensionsversicherung ebenso den 01.07. des jeweiligen Geburtsjahres zu verwenden.

SVNR

Sozialversicherungsnummer der Person.

Dienstnehmer: Das Land ermittelt sich vom Feld "Land" bzw. "Land Rechtsversion" im Firmenstamm der Firma, unter der der Dienstnehmer angelegt wird. Ist z. B. am Firmenstamm im Feld "Land" bzw. im Feld "Land Rechtsversion" das Land Österreich angegeben und der Dienstnehmer hat die Staatsangehörigkeit Deutschland, wird eine Österreichische Sozialversicherungsnummer dennoch als korrekt angezeigt. Dieses Verhalten ist erforderlich, da nicht-österreichische Staatsbürger eine österreichische Sozialversicherungsnummer erhalten, wenn Sie bei einem österreichischen Unternehmen arbeiten.
Andere Personenarten: Das Land ermittelt sich vom Feld "Land" der jeweiligen Person.

Feldverhalten bei österreichischen Personen

Wurde das Feld Geburtsdatum bereits befüllt, müssen nur die ersten vier Stellen der Sozialversicherungsnummer eingegeben und bestätigt werden. Das Programm vervollständigt die Nummer danach automatisch.
Wird zuerst die Sozialversicherungsnummer (SVNR) vollständig erfasst, wird automatisch auch das Feld "Geburtsdatum" befüllt.
Nur am Dienstnehmerstamm gilt zusätzlich: Wurde die SVNR bisher nur 4-Stellig eingetragen und wird später im Feld "Geburtsdatum" ein Datum eingegeben, wird die SVNR (sofern es sich um eine gültige Nummer handelt) auch automatisch vervollständigt.

Nach Bestätigung der Eingabe erfolgt eine Prüfung, ob die Sozialversicherungsnummer korrekt ist. Wenn nicht, erfolgt ein Hinweis:

"SV-Nummer ist nicht korrekt!"

Feldverhalten bei deutschen Personen

Feldverhalten bei Schweizer Personen

Hier wird nach Bestätigung der Eingabe eine für die Schweiz maßgebliche Prüfung durchgeführt.

Eine Schweizer Sozialversicherungsnummer ist korrekt, wenn:

die Länge 13 Stellen aufweist
die ersten drei Stellen aus 756 bestehen (Code für CH)
die letzte Ziffer der korrekten Prüfziffer entspricht - die Prüfziffer wird über eine vorgegebene Formel errechnet

Die Schweizer Sozialversicherungsnummer wird nicht automatisch in Kombination mit dem Geburtsdatum generiert (vgl. österreichische SVNR), da diese wesentlich mehr Elemente und Zeichen beinhaltet.

Dublettenprüfung

"Zu dieser Sozialversicherungsnummer sind bereits Stammdaten vorhanden. Wiedereintritt, Dienstverhältnis (Nummer X in Firma XXXXXX)"

Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Mitarbeiter der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft.

Damit die Prüfung erfolgt, muss es sich um eine gültige Sozialversicherungsnummer handeln - mit ungültigen Sozialversicherungsnummern wird keine Dublettenprüfung durchgeführt.

Familienbeihilfe ab

Datum, ab dem für den Angehörigen Familienbeihilfe bezogen werden kann. Diese Funktion wird im Zusammenhang mit Steuererklärungen benötigt.

Über F8 haben Sie die Möglichkeit, weitere Bezugszeiträume zu erfassen.

Motiv: Die Familienbeihilfe wird in vielen Fällen nicht durchgehend, sondern mit Unterbrechungen in mehreren Zeiträumen unterteilt bezogen. Wenn nur ein Zeitraum erfasst werden kann, müssen die Werte von Vorjahreserklärungen mit jeder neuen Eingabe überschrieben werden. Durch diese Erweiterung können alle Bezugszeiträume vollständig und historisch erfasst werden.

Sollte ein Angehöriger bei mehreren Personen zugeordnet sein, so wird dieses Feld zwischen den Zuordnungen synchron gehalten.

Familienbeihilfe bis

Datum, bis zu dem für den Angehörigen Familienbeihilfe bezogen werden kann. Diese Funktion wird im Zusammenhang mit Steuererklärungen benötigt.

Über F8 haben Sie die Möglichkeit, weitere Bezugszeiträume zu erfassen.

Sollte ein Angehöriger bei mehreren Personen zugeordnet sein, so wird dieses Feld zwischen den Zuordnungen synchron gehalten.

Unterhaltsberechtigt

In diesem Feld wird festgelegt, ob die angehörige Person unterhaltsberechtigt ist oder nicht.

Hinweis

Die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen wird bei der erstmaligen Anlage einer Pfändung in den Mitarbeiterstamm übergeben. Sie erhalten eine Abfrage. Ändern sich die Einträge im Angehörigenstamm, muss die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen im MA-Stamm manuell geändert werden.

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4.3. Dienstverhältnisse

Dieser Reiter liefert einen Überblick aller vorhandenen Dienstverhältnisse eines Dienstnehmers. Wesentlich ist ein korrekter Aufbau dieser Datensätze, da mehrere Programmfunktionen auf diese Informationen zugreifen.

Mit Ausführen der Funktionen (LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Menü "Funktionen" → Dienstverhältnis ändern) Aktiv → Ruhend, Ruhend → Aktiv, Ruhend → Ruhend, Änderung Tarifgruppe, Wochenmodell ändern, Lehrzeitende, Ummeldung im Konzern, Wiedereintritt im Konzern sowie parallele Beschäftigung anlegen werden Dienstverhältnisse automatisch erzeugt.

Diese Abbildung zeigt den Aufbau eines Dienstverhältnisses mit einem ruhenden Dienstverhältnis sowie einer Wochenmodelländerung.

Die Felder erfüllen folgende Funktionen:

Dienstverhältnisse, die im Paket LOHN relevant sind, werden durch das Geldsack-Icon gekennzeichnet. Dazu müssen am Dienstverhältnis sämtliche abrechnungstechnisch notwendigen Felder befüllt sein.
Im DV-Nr. 2 ist im Feld "Ist-Eintritt" ein Häkchen ersichtlich. Dieses markiert den arbeitsrechtlichen Beginn per 01.01.2024.
Das Häkchen für den Ist-Eintritt befüllt sich bei einer Neuanlage automatisch. Sollte das Ist-Eintritts-Häkchen aus irgendeinem Grund tatsächlich fehlen oder auf dem falschen Dienstverhältnis gesetzt sein, so kann dieses manuell am Reiter "Dienstverhältnisse" mit spaltenweiser Bearbeitung angepasst werden.

Das Feld "Ist-Austritt" weist kein Häkchen auf, da es sich um ein durchlaufendes, bestehendes Dienstverhältnis handelt. Auch ein ruhendes Dienstverhältnis darf in dieser Spalte kein Häkchen aufweisen.

Mit Ausführen der Funktionen werden Häkchen in folgenden Feldern gesetzt:


Funktion	Ist-Eintritt	Ist-Austritt
Neuanlage eines Dienstnehmers
Aktiv → Ruhend
Ruhend → Ruhend
Ruhend → Aktiv
Änderung Tarifgruppe
Wochenmodell ändern
Lehrzeitende
Ummeldung im Konzern
Wiedereintritt im Konzern
Parallele Beschäftigung anlegen
Austritt

Hinweis

Die Funktion "Austritt" ist daher nur bei einem arbeitsrechtlichen Austritt zu verwenden. Folgende Abmeldegründe erzeugen ein Häkchen im Feld "Ist-Austritt":

Jedes DV führt in den Spalten "L16/E109a Nr." und "Beschäftigung-Nr." eine einheitliche Zahl.
Mit dieser Übereinstimmung bei mehreren Dienstverhältnissen in einem Kalenderjahr wird ein gemeinsamer Jahreslohnzettel erstellt.
Die DV-Nummer, Beschäftigungsnummer bzw. L16-Nummer muss nicht mit der zeitlichen Chronologie der Dienstverhältnisse übereinstimmen. Wichtig ist, dass die Häkchen von Ist-Eintritt bzw. Ist-Austritt entsprechend dazupassen. So ist das DV 2 jenes Dienstverhältnis, welches das Ist-Eintritt-Häkchen führt. DV 2 hat die Beschäftigungsnummer 2, daher müssen alle technisch dazugehörigen Dienstverhältnisse ebenfalls die Beschäftigungsnummer 2 führen. Die L16-Nummer läuft in den meisten Fällen identisch zur Beschäftigungsnummer:
Die Spalte "Haupt-DV" weist ein weiteres Häkchen auf. Jeder Mitarbeiter hat ein Haupt-Dienstverhältnis.

Gemäß folgender Logik wird bei Neuanlage eines Dienstverhältnisses über die entsprechenden Funktionen automatisch beim neuen Dienstverhältnis ein Häkchen gesetzt, wenn

a) das frühere Haupt-Dienstverhältnis auf derselben DV-Firma ist und
b) das frühere Haupt-Dienstverhältnis kein neueres Eintrittsdatum hat als das neu angelegte und
c) das DV-Beginn-Datum des neu angelegten Dienstverhältnisses kleiner gleich dem Tagesdatum ist und
d) das DV-Beginn-Datum kleiner gleich dem letzten Tag des Basiseinstellungsjahres und -monats ist.

Erläuterungen:
a) Diese Prüfung kontrolliert, ob das alte Haupt-Dienstverhältnis und das neue Dienstverhältnis auf derselben Firma sind. Wäre dies nicht der Fall, ist davon auszugehen, dass das neue Dienstverhältnis nur eine Nebenbeschäftigung auf einer anderen Firma des Konzerns darstellt. In diesem Fall kann das Programm keine Automatik durchführen, sondern der Anwender muss selbst entscheiden.

b) Wenn das bestehende Haupt-Dienstverhältnis ein neueres Eintrittsdatum als das neu angelegte Dienstverhältnis hat, dann ist das neue Dienstverhältnis vermutlich ein historisches Dienstverhältnis und nicht aktuell. Eine Automatik kann in diesem Fall nicht ausgeführt werden. Der Anwender muss in diesem Fall selbst entscheiden.

c) Wenn das DV-Beginn-Datum kleiner gleich dem Tagesdatum ist, dann ist das neu angelegte Dienstverhältnis aktuell und nicht erst ein zukünftiges Dienstverhältnis. Für zukünftige Dienstverhältnisse wird das Haupt-Dienstverhältnis nicht gesetzt, weil diese noch nicht aktuell sind. Eine Umstellung von dem einen auf das andere Dienstverhältnis erfolgt automatisch mit der Endverspeicherung.

d) Diese Prüfung vergleicht das neue DV-Beginn-Datum mit dem Abrechnungsmonat. Beispiel: Abrechnungmonat 3, Tagesdatum ist der 10.04. und das DV-Beginn-Datum des neuen Dienstverhältnisses ist der 05.04. Da jetzt noch der März abgerechnet wird, wird noch das alte Haupt-Dienstverhältnis als solches gekennzeichnet. Mit der Endverspeicherung vom März bleibt das Hauptdienstverhältnis noch beim alten Dienstverhältnis, da auch dieses noch im April abgerechnet werden muss. Erst mit der Endverspeicherung vom April wird das neue Dienstverhältnis mit DV-Beginn-Datum 05.04. zum Haupt-Dienstverhältnis.

Die Feldeinträge haben beispielsweise Einfluss auf folgende Auswertungen bzw. Programme:

Nichtleistungszeitenverwaltung
Bruttoerfassung
Anzahl der erforderlichen Jahreslohnzettel
mBGM mit notwendiger Anzahl an Tarifblöcken

4.3.1. Nacherfassung von Dienstverhältnissen

Im Menü "Extras" → Dienstverhältnis nacherfassen können vergangene Dienstverhältnisse nacherfasst werden. Die Funktion steht nur zur Verfügung, solange es nur ein Dienstverhältnis gibt und dieses noch keinen Abrechnungsstatus hat. Üblicherweise wird bei Übernahme aus Fremdsystemen der arbeitsrechtliche Beginn importiert oder manuell erfasst und danach erfolgt mit diesem Programm die Aufteilung bzw. Nacherfassung früherer Dienstverhältnisse seit dem letzten arbeitsrechtlichen Beginn.

Bei nacherfassten Dienstverhältnissen ist kein Geldsack-Icon vorhanden. Soll ein nacherfasstes Dienstverhältnis auch abgerechnet werden, muss das entstandene Dienstverhältnis noch vervollständigt werden, damit aus diesem ein LOHN-relevantes Dienstverhältnis wird.

Dazu muss die Combobox rechts oben im Bereich "Dienstnehmer" mit der Ausprägung "Mitarbeiter, noch kein Dienstnehmer" umgestellt werden. Ein nacherfasstes Dienstverhältnis ist mit dieser Ansicht sichtbar und kann bearbeitet werden.

Nach Einstieg in die Stammdaten (Funktionstaste "F6") können die für eine Abrechnung relevanten Felder ausgefüllt werden. Nach dem Speichern der ergänzten Informationen ist das Dienstverhältnis mit der Comboboxausprägung "relevante Dienstnehmer" sichtbar und kann abgerechnet werden.

Hinweis

Hat das Dienstverhältnis bereits einen Abrechnungsstatus oder sind bereits mehrere Dienstverhältnisse vorhanden, so ist die Funktion Historisches Dienstverhältnis anlegen unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Extras zu verwenden.

4.3.2. Funktionen


Hauptdienstverhältnis	Markiert das selektierte Dienstverhältnis als Hauptdienstverhältnis.

Extras
Dienstverhältnis nacherfassen	Mit dieser Funktion können historische Dienstverhältnisse für neu angelegte bzw. importierte Dienstnehmer effizient und übersichtlich angelegt werden. Diese Funktion kann nur dann ausgeführt werden, wenn noch keine Abrechnungsdaten am Dienstnehmer vorhanden sind und noch keine weiteren Dienstverhältnisse existieren. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Nacherfassung von Dienstverhältnissen.

Ansicht
Aktive anzeigen	Alle Dienstverhältnisse, die das Feld "Aktiv" mit "Ja" angehakt haben, werden angezeigt.
Inaktive anzeigen	Alle Dienstverhältnisse, die das Feld "Aktiv" mit "Nein" hinterlegt haben, werden angezeigt.
Alle anzeigen	Alle Dienstverhältnisse werden angezeigt.

Hinweis

Der Menüpunkt "Ansicht" wird nur in Zusammenhang mit der Umstellung von BMD 5.5 auf NTCS benötigt. Eventuell schon in der NTCS bestehende Dienstverhältnisse werden im Zuge der Umstellung auf inaktiv gesetzt und die von BMD 5.5. neu eingespielten Dienstverhältnisse werden als aktiv vermerkt.

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DV-Firma

Firma, bei der das Dienstverhältnis angelegt wurde.

DV-Nr.

Die Dienstverhältnisnummer wird fortlaufend vergeben und ist für die Reihung unbedeutend.

Bezeichnung

Hier kann eine Bezeichnung für das Dienstverhältnis eingetragen werden.

Beginn

Beginn des Dienstverhältnisses

Ende

Ende des Dienstverhältnisses

Ruhendstatus

Zeigt den aktuell gültigen Ruhendstatus. Der Ruhendstatus wird zwischen Dienstnehmerstamm und Haupt-Dienstverhältnis synchronisiert.

Die folgenden Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nicht ruhend
Präsenzdienst
Zivildienst
Mutterschutz
Karenz (gesetzlich)
Karenz (freiwillig)
Bildungskarenz
Pflegekarenz
Hospizkarenz
Diverse Ruhezeit
Truppenübung
Unbezahlter Urlaub länger als einen Monat
Rehabilitationskarenz
Familienzeit/Papamonat
Kinderrehabilitation

Besonderheiten im Paket LOHN

Besonderheiten im Paket LEA

Hintergrundinformationen lesen Sie unter LEA-spezifische Besonderheiten im Bereich Führung Dienstverhältnisse/Historische Stammdaten.

Beruf

Dieses Feld steht in der Tabelle "Person" (PER_PERSON) zur Verfügung. Es erfolgt ein automatischer Abgleich des Feldes zwischen Dienstnehmerstamm und Hauptdienstverhältnis in beide Richtungen.

Bei der manuellen Neuanlage eines Dienstverhältnisses wird der Beruf automatisch in die Personentabelle übernommen.

Für dieses Feld dürfen keine Benutzerwerte in der Feldauswahl hinterlegt werden.

Lehrzeit von

In den Feldern "Lehrzeit von" und "Lehrzeit bis" muss die Dauer des Lehrverhältnisses eingetragen werden. Sie wird vom System für die automatische Durchführung des Lehrjahreswechsels benötigt.

Hinweis

Die Felder sind nur dann aktiv, wenn im Feld Versichertengruppe die Ausprägung "Lehrling" hinterlegt wurde.

Lehrzeit bis

In den Feldern "Lehrzeit von" und "Lehrzeit bis" muss die Dauer des Lehrverhältnisses eingetragen werden. Sie wird vom System für die automatische Durchführung des Lehrjahreswechsels benötigt.

Hinweis

Die Felder sind nur dann aktiv, wenn im Feld Versichertengruppe die Ausprägung "Lehrling" hinterlegt wurde.

Ist-Eintritt

Dieses Feld muss auf "Ja" stehen, wenn es sich um einen "echten" bzw. arbeitsrechtlichen Eintritt handelt.

Ist Austritt

Ist in dieser Spalte ein Häkchen gesetzt, so handelt es sich um einen echten arbeitsrechtlichen Austritt. Ist in dieser Spalte kein Häkchen vorhanden, so handelt es sich um einen Abmeldegrund wegen eines Wechsels in ein ruhendes Dienstverhältnis.

L16/E109a Nr.

Die L16-/E109a-Nr. wird automatisch vergeben. Dienstverhältnisse mit gleicher L16-/E109a-Nr. werden am Jahres- bzw. Austrittslohnzettel (L16) bzw. am E109a zusammen dargestellt. Ist eine Änderung dieser Nummer nötig, so kann im Dienstnehmerstamm am Reiter "Finanzamt" bei Feld "L16/E109a Nr." die korrekte Nummer eingetragen werden.

Beschäftigung-Nr

Beispiel

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4.4. Historische Daten

4.4.1. Bedeutung der historischen Daten

Dieser Reiter bietet einen Überblick über die zeitliche Gültigkeit von historischen Feldern. Einzelne Programme oder Funktionen (z. B. Nichtleistungszeitenverwaltung oder Bruttoerfassung) können damit abfragen, welche Daten in der Vergangenheit für welchen Zeitraum gültig waren bzw. ob diese aktuell gültig sind.

Dies sind im Paket LOHN beispielsweise KORE-Daten (Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension und Geschäftsbereich), Wochenmodelle, Teilzeitprozent, sowie sämtliche Daten zu Nichtleistungszeiten (z. B. Urlaub-Beginn, Urlaub-Anspruch, Urlaub-Einheit ...). Bei Bedarf können zusätzliche Felder eingeblendet werden (Klick mit rechter Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift → Kontextmenü → "Spalte hinzufügen").

Kommt es zu Fehlermeldungen in den Nichtleistungszeiten (beim Erfassen) oder in der Bruttoerfassung, kann ein fehlerhafter Aufbau in den historischen Daten die Ursache sein.

Folgende Kriterien sind zu überprüfen:

Bei mehreren vorhandenen Einträgen dürfen keine zeitlichen Überschneidungen bzw.
.
keine zeitlichen Lücken seit dem Eintrittsdatum vorhanden sein.
Der zeitlich jüngste Eintrag sollte bei einem laufenden Dienstverhältnis im Feld "Gültig bis" ohne Datumseintrag versehen sein.

Ausnahmen:
– das mit einer Funktion erstellte ruhende Dienstverhältnis, das bereits mit einem Ende-Datum ausgeführt wurde.
– Ein Austritt wurde erfasst.
Alle vergangenen Zeileneinträge müssen im Feld "Gültig bis" mit einem Datum abgeschlossen sein.
Bei Verwaltung von Nichtleistungzeiten muss im jeweiligen Feld für den Anspruch (z. B. Urlaub-Anspruch, Krank-Anspruch ...) ein Wert vorhanden sein; viele ausgeblendete Felder können für Kontrollzwecke eingeblendet werden.

Eine Änderung von historischen Daten ist direkt beim Dienstnehmer am Reiter "Allgemein/CRM" vorzunehmen. Wird dort ein historisches Feld geändert, öffnet sich ein Fenster, in dem ein neuer historischer Datensatz mit neuem "Gültig ab"-Datum erstellt wird. Historische Felder sind mit einem Uhrensymbol gekennzeichnet.

Hinweis

Die Ausnahme bilden die Felder "Wochenmodell" und "Teilzeitprozent lt. Wochenmodell" am Reiter "Allgemein/CRM" im Dienstnehmerstamm. In diesem Fall muss die Änderung über die Funktion Wochenmodell ändern durchgeführt werden. Diese Funktion gewährleistet, dass bei Änderungen des Stundenausmaßes mit Erhöhung/Reduzierung der wöchentlichen Arbeitstage eine automatische Reständerung in der Urlaubsverwaltung durchgeführt wird. Der Teilzeitprozentsatz errechnet sich nach Ausführen der Funktion automatisch.

Beispiel

Bei einem Dienstnehmer soll ab Mai die Kostenstelle 1 zugeordnet werden.

Mit Auswahl des neuen Kostentyps im Feld "Kostenstelle" öffnet sich dieses Fenster. Im Feld "Gültig ab" wird ein Datum (immer 1. des Monats) analog zum gewählten Monat in den Lohn-Basiseinstellungen vorgeschlagen.

In den historischen Daten ist ersichtlich, dass mit der Übernahme des Datums automatisch die vorige Zeitverlaufszeile per 01.04.2025 mit "Gültig bis" per 30.04.2025 beendet wird. Damit erfolgt für die Programme Bruttoerfassung sowie Buchungsbeleg eine zeitliche Abgrenzung, bis zu welchem Zeitraum auf eine bestimmte Kostenstelle gebucht wird.

Achtung!

Werden Feldeinträge in den historischen Daten geändert, die vergangene Zeiträume betreffen, hat dies Auswirkungen auf diese Abrechnungszeiträume. Unerwünschte Aufrollungen können die Folge sein. Nach einer manuellen Bearbeitung der historischen Daten ist eine Kontrolle der Abrechnung empfehlenswert.

4.4.2. Urlaubsjahr wird auf Kalenderjahr umgestellt

Für jede Nichtleistungszeitenart wird ein eigenes Feld für den Beginn des Nichtleistungszeitenjahres in den historischen Daten geführt. Ist dieses Feld leer, so wird automatisch das Eintrittsdatum herangezogen. Diese Felder sind mit der LOHN NTCS Standardauslieferung ausgeblendet. Bei manchen Fallkonstellationen ist es sinnvoll, diese Felder über das Kontextmenü einzublenden.

Eine Umstellung des Urlaubsjahres auf Kalenderjahr bei bereits bestehenden Dienstnehmern ab einem bestimmten Zeitpunkt wird beim Dienstnehmer am Reiter "Allgemein/CRM" durchgeführt. Nach Eingabe im Feld "Urlaub-Beginn" wird das "Gültig ab"-Datum in den historischen Mitarbeiterdaten erfasst.

Die historischen Daten zeigen nach dem Übernehmen im eingeblendeten Feld "Urlaub-Beginn" den Beginn per 01.01., mit einem "Gültig ab"-Datum per 01.01.2025. Für den vergangenen Zeitraum, in dem die Urlaubsverwaltung mit Arbeitsjahr als Urlaubsjahr geführt worden ist, bleibt das Feld leer.

Diese Änderung muss für jeden bestehenden Dienstnehmer einzeln durchgeführt werden. Zusätzlich ist mit der entsprechenden Funktion in den Nichtleistungszeiten eine Reständerung in der Urlaubsverwaltung durchzuführen.

Hinweis

Bitte beachten Sie die rechtlichen Besonderheiten der Urlaubsaliquotierung bei Umstellung des Urlaubsanspruchs von Arbeitsjahr auf Kalenderjahr.

Für neu zu erfassende Dienstnehmer kann in den LOHN Parametern eingestellt werden, wie die Urlaubsaliquotierung bei Kalenderjahr durchgeführt werden soll:

LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Nichtleistungszeiten → Firmenbezogene/Allgemeine Einstellungen → Urlaub → Urlaubsaliquotierung bei Kalenderjahr

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Gültig ab	"Gültig ab"-Datum dieser historischen Mitarbeiterdaten.
Gültig bis	"Gültig bis"-Datum dieser historischen Mitarbeiterdaten.
Kostenstelle	Informationen zu diesem Feld finden Sie unter Kostenstelle.
WochmodellNr	Informationen zu diesem Feld finden Sie unter Wochenmodell.
Teilzeitprozent	Informationen zu diesem Feld finden Sie unter Teilzeitprozent.
Urlaubsbeginn	Informationen zu diesem Feld finden Sie unter Urlaub-Beginn.
Urlaubsanspruch	Informationen zu diesem Feld finden Sie unter Urlaub-Anspruch.
Urlaubseinheit	Informationen zu diesem Feld finden Sie unter Urlaub-Einheit.
Krank-Einheit	Informationen zu diesem Feld finden Sie unter Krank-Einheit.
Pflegeurlaubsanspruch	Informationen zu diesem Feld finden Sie unter Pflegeurlaub Anspruch.
Pflegeurlaubseinheit	Informationen zu diesem Feld finden Sie unter Pflegeurlaub Einheit.
Arzt-Anspruch	Informationen zu diesem Feld finden Sie unter Arzt-Anspruch.
Kurzarbeit-Projekt-Nr	In dieses Feld ist die 6-stellige Kurzarbeit-Projekt-Nr vom AMS einzugeben. Damit kennzeichnen Sie einen Kurzarbeiter. Dieses Feld kann für mehrere Mitarbeiter über die Funktion Wechsel Organisationseinheit befüllt werden. Erfassen Sie mit der Funktion Wechsel Organisationseinheit auf diesem Feld die Zahl 0 oder einen negativen Wert, sobald die Kurzarbeit zu Ende ist.

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4.5. Lohnkonto

Auf diesem Reiter sehen Sie das Dienstnehmer-Lohnkonto übersichtlich dargestellt. Der Reiter eignet sich insbesondere ideal zum Nachrechnen von Berechnungsergebnissen. Für einen Lohnkonto-Export gemäß BAO wird das Programm Dienstnehmer-Lohnkonten genutzt.

Am Lohnkonto kann über die Comboboxen oben rechts nach drei Kriterien gefiltert werden.

In der ersten Combobox wird festgelegt, auf welche Weise die Werte auf dem Lohnkonto in den einzelnen Monaten aufscheinen.

Ist

Es werden die Ist-Werte der Lohnarten angezeigt, d. h., die Werte werden "aktuell" dargestellt. Eventuelle Aufrollungen werden in dem Monat angezeigt, in den diese "gehören", also gerollt wurden.

Beispiel

Im Juni wurde in den Mai gerollt und die Lohnart 3000 "Mehrstunden" erfasst. Am Lohnkonto wird die Lohnart im Mai angezeigt:

Original

Es werden die Original-Werte der Lohnarten angezeigt. Das heißt, es werden nur die Werte angezeigt, die in genau dem Monat erfasst und abgerechnet wurden, der in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt ist. Eventuelle Aufrollungen werden somit gar nicht angezeigt.

Beispiel

Im Juni wurde in den Mai gerollt und die Lohnart 3000 "Mehrstunden" erfasst. Am Lohnkonto scheint die Lohnart nicht auf:

Original + Aufrollung

Es werden die Original-Werte aus dem jeweiligen Monat angezeigt + oder - der Aufrollungen, die in einen früheren Monat durchgeführt worden sind. Das heißt, die Werte werden wie in der Ansicht "Original" dargestellt. Der Unterschied ist, dass nun auch die Aufrollungen in dem Monat angezeigt werden, in dem diese erfasst worden sind.

Beispiel

Im Juni wurde in den Mai gerollt und die Lohnart 3000 "Mehrstunden" erfasst. Am Lohnkonto wird die Lohnart im Juni angezeigt:

Aufrollung

Bei dieser Ansicht können ausschließlich Aufrollungen angesehen werden. Sie werden in dem Monat dargestellt, in dem diese erfasst worden sind.

Beispiel

Im Juni wurde in den Mai gerollt und die Lohnart 3000 "Mehrstunden" erfasst. Am Lohnkonto wird die Lohnart im Juni angezeigt:

In der mittleren Combobox wird entscheiden, ob die Lohnartendarstellung eingeschränkt werden soll.

Alle Lohnarten	Es werden alle System- und Anwenderlohnarten angezeigt.
Anwenderlohnarten	Es werden ausschließlich Anwenderlohnarten angezeigt.
Systemlohnarten	Es werden ausschließlich Systemlohnarten angezeigt.
Kompaktansicht 1	Es werden alle Anwenderlohnarten, das Brutto, die gesetzlichen Dienstnehmerabgaben (SV lfd, SV SZ, LSt. lfd, LSt. SZ), das Netto, die sonstigen Abzüge, der Auszahlungsbetrag, die Lohnnebenkosten (SV DG, DB, DZ, KommSt, BV-Beitrag) und die gesamten Dienstnehmerkosten angezeigt.
Kompaktansicht 2	Es werden alle Anwenderlohnarten, das Brutto, die Summe der gesetzlichen DN-Abzüge, das Netto, die Summe der sonstigen Abzüge, der Auszahlungsbetrag, die Summe der Lohnnebenkosten und die gesamten Dienstnehmerkosten angezeigt.
Kompaktansicht 3	Es werden das Brutto, die gesamten Lohnnebenkosten und die gesamten Dienstnehmerkosten angezeigt.

In der dritten Combobox wird ausgewählt, ob der Betrag, die Menge, der Satz oder die Tage, die auf der Lohnart erfasst worden sind, oder das Ergebnis aus Betrag/Menge angezeigt werden soll. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Betrag
Menge
Satz
Tage
Betrag/Menge

Ist eine detaillierte Betrachtung des Lohnkontos je Dienstnehmer für eine bestimmte Auswahl an Dienstnehmern oder für alle Firmen einer Firmengruppe gewünscht, kann dies mit dem Programm Lohnkonten ansehen umgesetzt werden.

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4.6. Nichtleistungszeiten

Dieser Reiter liefert pro Nichtleistungszeitenart eine eigene Zeile.

Folgende Spalten stehen in der Übersicht zur Verfügung:

Aliquoter Rest zum	Aliquoter Rest zum Monatsletzten (Monat aus den Lohn-Basiseinstellungen)
Anspruch	Gesamtanspruch pro Kalenderjahr oder Arbeitsjahr. Abhängig von der Definition.
Beginn	Beginn des Anspruchjahres. Ob mit Kalenderjahr der Arbeitsjahr der Anspruch erzeugt werden soll, wird in den historischen Daten über die Felder "Urlaub-Beginn", "Arzt-Beginn" etc. definiert.
Nichtleistungszeitenart	In dieser Spalte wird die Nichtleistungszeitenart angezeigt: Urlaub Krank Unfall Pflegeurlaub Arzt Über den Parameter "In Dienstnehmerstamm anzeigen" kann gesteuert werden welche Arten in dieser Spalte angezeigt werden. LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Nichtleistugnszeiten → gewünschte NLZ-Art auswählen → In Dienstnehmerstamm anzeigen
Rest	Rest zum Monatsletzten (Monat aus den Lohn-Basiseinstellungen)
Rest altes NLZ-Jahr	Rest zum 31.12. des alten NLZ-Jahres
Verbrauch	Hier wird der NLZ-Verbrauch für den Zeitraum vom NLZ-Beginn bis zum Letzten des jeweiligen hinterlegten Lohn-Basismonats errechnet. Beispiel: Der ausgewählte Monat in den Lohn-Basiseinstellungen ist März und 01.01 ist der Beginn des Anspruchsjahres. Es wird der Verbrauch von 01.01. bis zum 31.03. angezeigt.
Vordienstzeit (J/M/T)	Vordienstzeiten in Jahr, Monat und Tagen

Mit einem Doppelklick auf die entsprechende NLZ-Art oder durch die Betätigung der Funktion "Nichtleistungszeiten" gelangen Sie in die Nichtleistungszeitenverwaltung, wo neue Erfassungen durchgeführt oder bestehende bearbeitet werden können.

Hinweis

Ob diverse NLZ oder Gutstunden in dieser Liste angezeigt werden, ist abhängig von der Einstellung im Programm Gutstunden und Diverse NLZ im Feld "Anzeige DN-Stamm".

Für eine funktionierende Verwaltung von Nichtleistungszeiten ist eine korrekte Anlage von Dienstverhältnissen im Programm "Dienstnehmer" Voraussetzung. Kommt es bei der Erfassung von Nichtleistungzeiten zu einer Fehlermeldung und ist ein Speichern nicht möglich, so sind die Einstellungen auf den Reitern Dienstverhältnisse und Historische Daten zu überprüfen.

Weitere Informationen zu Nichtleistungszeiten, Gutstunden und Diversen NLZ finden sich in folgenden Hilfethemen:

Hinweis

Die Nichtleistungszeitenverwaltung kann auch über die Funktion "Nichtleistungszeiten" in der Bruttoerfassung aufgerufen werden.

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4.7. ELDA

Dieser Reiter zeigt alle ÖGK-Meldungen des jeweiligen Dienstnehmers. Die Übermittlung sendefähiger Meldungen kann direkt an dieser Stelle an die ÖGK durchgeführt werden.

Über die Comboboxen lässt sich filtern, welche Meldungen angezeigt werden sollen.

Meldeartgruppen:

alle Meldeartgruppen
Versichertenmeldungen
Familienhospiz
mBGM
A+E Krankengeld
A+E Wochengeld
AUVA-Meldungen
Lohnzettel
Arbeitsstätte
Schwerarbeitsmeldungen
Gesundheitsberuferegistermeldungen
Arbeitsstätte - Freiwilligenmeldung

Zeitraum:

alle Jahre
laufendes Jahr + Dez. VJ (Dezember Vorjahr)
laufender Monat

Status der Meldungen:

Alle Meldungen
Alle sendefähigen Meldungen
Alle gesendeten Meldungen
Alle Nicht-Senden Meldungen
Alle fehlerhaften Meldungen

Hinweis

Anders als in den Programmen Lohnfirmen oder ELDA-Datendrehscheibe könnnen hier nur Meldearten, die den jeweiligen Dienstnehmer betreffen, ausgewählt werden.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

ELDA-Datendrehscheibe

Neu

In der ELDA-Datendrehscheibe können Versichertenmeldungen reduziert (An- und Abmeldungen, Änderungsmeldungen und Richtigstellungen), Meldungen der Art "Adresse Versicherter", Anmeldungen für fallweise Beschäftigte, VSNR-Anforderungen, AUVA-Meldungen, A+E-Wochengeld bzw. -Krankengeld, Meldungen für Familienhospizkarenz bzw. Pflegekarenz, Gesundheitsberuferegistermeldungen und Adresse der Arbeitsstätte - Freiwilligenmeldungen manuell erstellt werden. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Bearbeiten

Mit der Funktionstaste F6 gelangt man in die Detailansicht, wo der entsprechende Datensatz gegebenenfalls bearbeitet werden kann.

Löschen

Achtung!

Diese Funktion löscht einen Datensatz. Dies wird zugelassen bei Status "sendefähig" oder "nicht senden".

Beim Einstieg in die Detailansicht können erstellte und sogar gesendete Datensätze gelöscht werden. Bevor der Datensatz tatsächlich gelöscht wird, öffnet sich ein Fenster mit folgendem Achtung:

"Sind Sie sicher, dass Sie den markierten Datensatz endgültig löschen wollen?"

Verwenden Sie zum manuellen Stornieren statt dieser Funktion die Funktion "Stornieren" in der Detailansicht.

Markierte senden

Die Funktion "Markierte senden" übermittelt ausschließlich markierte Datensätze.

Folgende Tastenkombinationen sind dabei möglich:

Umschalt + linke Maustaste: Es können mehrere Datensätze untereinander markiert werden.

Strg + linke Maustaste: Datensätze können gezielt ausgewählt werden.

Funktionen
Status ändern	Mit dieser Funktion kann der Sendestatus geändert werden.

Hinweis

Mit einem Doppelklick auf einen gewählten Datensatz öffnet sich das Detailfenster. Im Detailfenster zum Datensatz sind die einzelnen Meldungen aufgelistet. Im Fall einer fehlerhaften Meldung findet man hier in der Spalte "Fehlermeldung" mehr Informationen zum Fehlergrund.

Jahr

Monat

Firma

Dienstverhältnisfirma

Name

Firmenname oder Firmenwortlaut bzw. Name der Filiale.

Beim Update von Person auf Firma werden die Inhalte der Felder "Titel", "Name" und "Titel hinten" vom Kunden in diesem Feld zusammengesetzt.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Besonderheiten dieses Feldes in CRM/LEA

Das Feld kann für diverse Korrespondenzen in Standardbrief und LEA-Honorarnoten beispielsweise für Firmenkopf und -fuß verwendet werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Für die Empfängerüberprüfung (VoP - Verification auf Payee) werden standardmäßig 50 Zeichen des Namens und 19 Zeichen des Vornamens herangezogen. Wenn Sie den vollständigen Namen für die Prüfung verwenden möchten, können Sie diesen im Feld Kontoinhaber hinterlegen.

Mitarb-Nr

Mitarbeiternummer. Feld ist nicht bearbeitbar und stellt nur die bereits vergebene Mitarbeiternummer dar.

Nachname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

Vorname

Erfassen Sie den Vornamen der Person.

Meldeartgruppe

Meldeartgruppe zur Verarbeitung der ELDA-Meldung. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Versichertenmeldung
Familienhospiz
mBGM
A+E-Krankengeld
A+E-Wochengeld
AUVA-Meldung
Lohnzettel
Arbeitsstätte
Schwerarbeitsmeldung
Gesundheitsberuferegistermeldung
Arbeitsstätte - Freiwilligenmeldung
Adresse Versicherter
Anmeldung fallweise Beschäftigter
Versichertenmeldung reduziert
VSNR-Anforderung
Beitragsnachweis (bis 2018)
AV-Beitrag durch Vorsch. (bis 2018)
BV-Beitrag durch Vorsch. (bis 2018)
Service-Entgelt durch Vorsch. (bis 2018)

Anzahl

In diesem Feld steht, welche Meldearten mit welcher Anzahl in diesem Datensatz zusammengefasst sind.

Betrag

Bei folgenden ELDA-Meldearten kann der Betrag in der ELDA-Zentraltabelle angezeigt werden:

Beitragsnachweis
Meldung zum BV-Beitrag durch Vorschreibebetriebe
Meldung zum verminderten AV-Beitrag durch Vorschreibebetriebe
Meldung zum Service-Entgelt durch Vorschreibebetriebe

Status

Der Status gibt an, ob die Meldung sendefähig oder bereits gesendet wurde usw. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

sendefähig: Die Meldung ist sendefähig.

sendefähig, aber Warnung: Die Meldung ist sendefähig allerdings werden Warnungen bei der Meldebestätigung erwartet.

fehlerhaft: Die Meldung ist fehlerhaft und muss vor dem Versand korrigiert werden.

in E-Government gestellt und autom. gesendet: Die Meldung wurde an die ELDA übermittelt und zusätzlich ins E-Government gestellt.

in E-Government gestellt: Die Meldung wurde ins E-Government gestellt und kann von dort aus paketiert und versandt werden.

in ELDA-Verzeichnis gestellt: Die Meldung wurde ins ELDA-Verzeichnis gestellt. Das ELDA-Verzeichnis ist im Parameter Verzeichnis für Sendedatei hinterlegt.

In manchen Fällen (z. B. bei Bearbeitung von Clearingfällen und Neuerstellung von Datensätzen) ist ein bereits gesendeter Datensatz notwendig.

Diese Ausprägung kann gewählt werden, um zu simulieren, dass die Meldung bereits gesendet worden ist.

nicht senden: Die Meldung wurde als nicht gesendet markiert.

Sendedatum

Zeitstempel bestehend aus Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Sendevorgangs.

BearbeiterKZ-Nr

Nummer des Bearbeiterkennzeichens

BearbeiterKZ-Bezeichnung

Bezeichnung des Bearbeiterkennzeichens

Ersteller

Benutzer, der den Datensatz erstellt hat.

Erst.-Dat.

Datum, wann der Datensatz erstellt wurde.

4.7.1. Relevante Parametereinstellungen

Damit die Datenübertragung durchgeführt werden kann, muss als erstes die ELDA-Software installiert und eine Testübermittlung über den Konfigurationsassistenen von ELDA durchgeführt werden. War diese erfolgreich, müssen in BMD noch folgende Parametereinstellungen getroffen werden:

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → ELDA

ELDA-Seriennummer

Hinterlegen Sie hier Ihre ELDA-Seriennummer. In ELDA-Meldungen wird die ELDA-Seriennummer im Feld "OBUS"verwendet.

Die Parameter "ELDA-Seriennummer" unter

CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten und
CRM Parameter → CRM → ELDA

werden synchronisiert.

Lokaler Pfad zur ELDA-Software (computerbezogen)

Gibt den Pfad zum ELDA-Installationsverzeichnis an (Vom Client-Rechner aus gesehen). Diese Einstellung kann allgemein oder computerbezogen getroffen werden. Wenn eine firmen- oder userbezogene Einstellung benötigt wird, verwenden Sie bitte den zweiten Parameter eine Zeile tiefer.

Achtung!

Bei technischen Problemen bzw. Fragen - wie z. B. Systemvoraussetzungen - wenden Sie sich bitte an die ELDA-Hotline.

Stellen Sie sicher, dass Ihre ELDA-Installation am neuesten Stand ist und das aktuellste WebUpdate eingespielt wurde.

Lokaler Pfad zur ELDA-Software (firmen-/userbezogen)

Gibt den Pfad zum ELDA-Installationsverzeichnis an (vom Client-Rechner aus gesehen). Diese Einstellung kann allgemein, je Senderfirma oder je User-ID hinterlegt werden und übersteuert den computerbezogenen Parameter. Ist hier nichts eingetragen, wird der Pfad aus dem ersten Parameter verwendet.

Achtung!

Bei technischen Problemen bzw. Fragen - wie z. B. Systemvoraussetzungen - wenden Sie sich bitte an die ELDA-Hotline.

Stellen Sie sicher, dass Ihre ELDA-Installation am neuesten Stand ist und das aktuellste WebUpdate eingespielt wurde.

Wartezeit bei ELDA-Aufruf

Zeit in Sekunden, welche bis zur Beendigung der ELDA-Software gewartet wird.

ELDA-Meldungen in Verzeichnis speichern

Wird der Parameter gesetzt, dann werden alle ELDA-Abgaben in der XML-Verwaltung in einem Verzeichnis gespeichert.

Druckdialog für Meldebestätigung

Soll nach dem ELDA-Sendevorgang der Druckdialog angezeigt werden?

LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Allgemein

Ermittlung Datensender	In diesem Parameter wird definiert, wie der Datensender ermittelt werden soll. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 5 - Parameter Datensender: Der Datensender ist im gleichnamigen Parameter zu hinterlegen. 10 - STB-Firma/Parameter Datensender: Es wird jener Datensender herangezogen, der bei der Steuerberater-Firma (STB-Firma) der betrachteten Lohnfirma hinterlegt ist.
Datensender	Für die elektronische Übermittlung werden bestimmte Informationen des Datensenders (Adresse ...) benötigt. Hier ist deshalb jene Firma einzutragen, die als Datensender berechtigt ist.

LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → ELDA-Datendrehscheibe

Betriebsart	Hier wird hinterlegt, welche Betriebsart beim Übermitteln der ELDA-Meldungen verwendet werden soll. 1 - Echtbetrieb Bei der Ausprägung "Echtbetrieb" werden die ELDA-Meldungen an die ÖGK übermittelt. 2 - Testbetrieb Beim Testbetrieb können keine ELDA-Meldungen gesendet werden. In der ELDA-Datendrehscheibe wird beim Versuch, "Markierte senden" auszuführen, folgende Meldung angezeigt: "Ein Senden von ELDA-Meldungen ist nicht möglich, da der Parameter "Betriebsart" auf "Testbetrieb" gesetzt ist." 3 - im Dialog Bei der Einstellung im Dialog erscheint beim Senden in der ELDA-Datendrehscheibe folgende Abfrage: "Übertragung an ELDA - "Echtbetrieb" oder "Testbetrieb"" vor 2026 1 - Echtbetrieb (Beim Echtbetrieb werden die ELDA-Datensätze an die ÖGK übermittelt.) 2 - Testbetrieb (Im Testbetrieb werden die gesendeten Daten von der ÖGK zwar empfangen (auf einem eigenen Testsystem), sie werden jedoch nicht verbucht.) 3 - im Dialog (Bei der Ausprägung "im Dialog" öffnet sich vor dem Sendevorgang ein Fenster, in dem Sie zwischen Echtbetrieb und Testbetrieb auswählen können.)
Erstellungsart	An dieser Stelle kann die Erstellungsart der Sendedatei für die Übermittlung der ELDA-Meldungen an die ÖGK festgelegt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - Sendedatei automatisch versenden: Daten werden beim Betätigen der Funktion "Senden" bzw. "Alle senden" sofort an die ÖGK übermittelt. Vor dem Sendevorgang wird geprüft, ob ein Pfad zur ELDA-Software hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine sprechende Programmmeldung. Folgende Parameter werden geprüft: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → ELDA → Lokaler Pfad zur ELDA-Software (computerbezogen) CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → ELDA → Lokaler Pfad zur ELDA-Software (firmen-/userbezogen) LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → CRM → ELDA-Datendrehscheibe → Lokaler Pfad zur ELDA-Software 2 - Sendedatei in E-Government stellen: Daten werden nicht direkt gesendet, sondern zuerst in das Programm "XML-Steuererklärungen" im Paket BILANZ gestellt, um in weiterer Folge von dort aus übermittelt zu werden. 3 - Sendedaten in bestimmtes Verzeichnis stellen: Wenn die Daten von einer anderen Ebene aus (ELDA-Software) an die ÖGK gesendet werden sollen.
Verzeichnis für Sendedatei	Wenn als Erstellungsart die Ausprägung "3 - Sendedaten in bestimmtes Verzeichnis stellen" gewählt worden ist, muss hier das Verzeichnis angegeben werden, in dem die Daten gespeichert werden sollen.
ELDA-Empfange-Verzeichnis	Hier ist das ELDA-Empfange-Verzeichnis zu hinterlegen, in welchem Krankenstandsbescheinigungen, A1 - Entsendebescheinigungen und ELDA-Clearingmeldungen gespeichert werden. Dieser Parameter ist insbesondere dann zu befüllen, wenn die von ELDA empfangenen Dateien nicht im Unterordner "empfange" im ELDA-Installationsverzeichnis gespeichert werden.
Anmeldungen durchführen	Es besteht die Möglichkeit, die ÖGK-Anmeldung direkt bei der Neuanlage eines Dienstnehmers zu erzeugen. Dafür stehen folgende Ausprägungen zur Verfügung: 0 - Nein: Es wird keine ELDA-Anmeldung erzeugt. 1 - Ja, mit Prüfung: Es wird nur dann eine ELDA-Anmeldung erzeugt, falls zwischen Eintritts- und Tagesdatum nicht mehr als 7 Tage verstrichen sind. 2 - Ja, im Dialog: Nach der Neuanlage wird ein Dialog geöffnet, in dem der Anwender entscheiden kann, ob eine ELDA-Anmeldung erstellt werden soll. 3 - Ja, ohne Prüfung: Es wird immer eine ELDA-Anmeldung erzeugt.
Änderungsmeldungen durchführen	Soll bei Änderungen im Dienstnehmerstamm, die an die ÖGK gemeldet werden müssen, automatisch eine Änderungsmeldung erstellt werden, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja, immer 2 - nur Endverspeicherung 3 - nur Abrechnung
ELDA-Seriennummer	Die ELDA-Seriennummer kann mit diesem Parameter für den jeweiligen Datenbestand festgelegt werden. In ELDA-Meldungen wird die ELDA-Seriennummer im Feld "OBUS" verwendet. Mit diesem Parameter können unterschiedliche ELDA-Zugangsdaten je Datenbestand realisiert werden. Diese Konstellationen treten häufig bei mehreren Standorten einer großen Kanzlei auf, wobei jeder Standort in einem bzw. mehreren eigenen Datenbeständen abgerechnet werden und jeder Standort mit einer eigenen ELDA-Seriennummer übermitteln soll. Achtung! ab der Version 2026.29.25: Die ELDA-Seriennummer wird für die sendende Lohnfirma und nicht die Datensenderfirma ermittelt. vor der Version 2026.29.25: Zu beachten ist, dass die ELDA-Seriennummer immer für den jeweiligen Datensender ermittelt wird und nicht für die Lohnfirma, für die ELDA-Meldungen zu senden sind. Beispiel: ELDA-Meldungen sollen für die Lohnfirma 200000 im Datenbestand 2 versendet werden. Im Datenbestand 2 ist die ELDA-Seriennummer 123123 hinterlegt. Der Datensender, mit der die ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 sendet, ist die Firma 4. Die Lohnfirma 4 wird im Datenbestand 1 abgerechnet und dort ist die ELDA-Seriennummer 456456 hinterlegt. Ab der Version 2026.29.25 werden ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 vom Datensender 4 mit der ELDA-Seriennummer 123123 übermittelt. Vor der Version 2026.29.25 wurden ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 vom Datensender 4 mit der ELDA-Seriennummer 456456 übermittelt.
Lokaler Pfad zur ELDA-Software	Der firmen-/userbezogene lokale Pfad zur ELDA-Software kann mit diesem Parameter auch im Datenbestand hinterlegt werden. Achtung! Bei technischen Problemen bzw. Fragen – z. B. Systemvoraussetzungen – wenden Sie sich bitte an die ELDA-Hotline. Stellen Sie sicher, dass Ihre ELDA-Installation am neuesten Stand ist und das aktuellste WebUpdate eingespielt worden ist.
An-/Abmeldung archivieren	Wird der Parameter auf "Ja" gesetzt und verfügt die jeweilige Firma über ein Mandantenarchiv, dann wird die empfangene Meldebestätigung bei übermittelten An- und Abmeldungen je Dienstnehmer zerstückelt und die jeweilige Meldebestätigung wird am Mitarbeiter im Archiv im DMS abgelegt. Beachten Sie jedoch, dass gegenüber der ÖGK bzw. ELDA nur die von ELDA übermittelte originale (nicht zerstückelte) Meldebestätigung inklusive der Mitteilung und des Übermittlungsprotokolls Beweiskraft haben. Dies alles finden Sie wie gewohnt in der E-Government-Databox. Dieser Parameter kann auch firmenspezifisch hinterlegt werden. 0 - Nein 1 - Ja
Anmeldung bei fallweise Beschäftigten durchführen	In diesem Parameter wird festgelegt, ob Anmeldungen für fallweise Beschäftigte inklusive abhängiger SVNR-Anforderungen und Adressmeldungen durchgeführt werden sollen. Bei manueller Anlage einer Anmeldung für fallweise Beschäftigte wird dieser Parameter ignoriert. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Nein 1 - Ja
An-/Änderungsmeldung für Erwachsenenbildung erzeugen	Mit diesem Parameter kann geregelt werden, ob für Dienstnehmer im Bereich der Erwachsenenbildung An- und Änderungsmeldungen erzeugt werden sollen. Diese Dienstnehmer haben im Feld SV-Berechnung die Ausprägung "Erwachsenenbildung" hinterlegt. 0 - Nein 1 - Ja

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4.8. Kostenverteilung

Mit der Kostenverteilung steht ein flexibles Instrument zur Aufteilung der Kosten auf die unterschiedlichen Kostentypen zur Verfügung. Zum einen können die hinterlegten Daten monatlich abgeändert werden, zum anderen ist es nicht zwingend erforderlich, Prozentsätze einzugeben, da auch die Eingabe von Mengen möglich ist. Außerdem kann festgelegt werden, auf welche Kostentypen (Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und/oder Geschäftsbereiche) die Aufteilung erfolgen soll. Kostenverteilungen können auch individuell für Lohnarten hinterlegt werden. Die Erfassung selbst kann entweder auf diesem Reiter oder in der Bruttoerfassung über die Funktion "Kostenverteilung" durchgeführt werden.

Über die Combobox auf der rechten Seite können Sie festlegen, ob die Kostenverteilung für den aktuellen Monat oder die Zukunft erfasst werden soll. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Aktuell
Zukunft

Hinweis

Die Kostenverteilung wird monatlich abgespeichert. Der Dienstnehmer kann also im nächsten Monat eine andere Aufteilung haben, ohne dass für die Vormonate die ursprüngliche Aufteilung verloren geht.

Wenn sich die Kostenverteilung für bereits verspeicherte Monate geändert hat, so kann diese mittels Aufrollung in der Bruttoerfassung (Funktion "Aufrollung" → Monat eingeben → Funktion "Kostenverteilung") richtiggestellt werden.

Hinweis

Alle Lohnarten, die aufgrund der Kostenverteilung aufgeteilt werden sollen, müssen unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "Buchungsbeleg" im Feld "Kostenverteilung anwenden" entsprechend gekennzeichnet werden.

Beispiel

Die Kostenverteilung im nachfolgenden Bild bedeutet, dass die Eingaben auf der Lohnart 1000 im Verhältnis 80:20 auf die Kostenstellen 1 und 2 aufgeteilt werden. Der Betrag der Lohnart 5000 wird jedoch gleich (50:50) auf die Kostenstellen 1 und 2 verteilt. Alle anderen Lohnarten (Zulagen, Überstunden etc.), die auch das Feld "Kostenverteilung anwenden" im Lohnartenstamm auf "Ja" gestellt haben, verwenden die Verteilung 33 % auf Kostenstelle 1 und 67 % auf Kostenstelle 2.

Achtung!

Möchte man beispielsweise, dass die Lohnart 4000 ebenso im Verhältnis 80:20 verteilt wird wie die Lohnart 1000, dann muss für diese Lohnart eine eigene Kostenverteilung mit ebendiesem Verhältnis erfasst werden.

Unter "Funktionen" → Einstellungen öffnet sich ein Fenster, in dem Einstellungen für die Kostenverteilung getroffen werden können:

KostVert-Fix

Hier können Sie festlegen, ob die erfasste Kostenverteilung fix oder variabel sein soll. Wählen Sie "fix" wenn die Verteilung auch im nächsten Monat gelten soll.

Kostvert-Kostenstellen-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja", werden im Reiter Kostenverteilung Kostenstellen abgefragt.

Kostvert-Kostenträger-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja", werden im Reiter Kostenverteilung Kostenträger abgefragt.

Kostvert-Abteilung-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja" werden im Reiter Kostenverteilung Abteilungen abgefragt.

Kostvert-Dimension-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja", werden im Reiter Kostenverteilung Dimensionen abgefragt.

Kostvert-Geschäftsbereich-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja", werden im Reiter Kostenverteilung Geschäftsbereiche abgefragt.

KostVert-Lohnart-Eingabe

Steht dieses Feld auf "Ja", werden im Reiter Kostenverteilung Lohnarten abgefragt.

KostVert-Art

Prozent: Der Prozentwert, mit dem die Kosten verteilt werden sollen, ist zu erfassen. Die Summe aller Prozentwerte ergibt immer 100.

Beispiel

Die Kostenstellen 1 und 2 sind im Verhältnis 60 :40 verteilt. Die Prozentsätze 60 und 40 sind hinterlegt.

Das Gehalt in Höhe von € 3.000 wird auf die Kostenstellen 1 und 2 mit den Beträgen € 1.800 und € 1.200 aufgeteilt.

Bezugsgröße: Werden Mengen am Buchungsbeleg berücksichtigt, dann werden Bezugsgrößen auf den Monatsteiler hochgerechnet.

Beispiel

Der Monatsteiler ist 173,2. In der Kostenverteilung wird auf die Kostenstellen 1 und 2 mit 100 und 55 mit der Art "Bezugsgröße" aufgeteilt.

Der Monatsteiler von 173,2 bzw. das Gehalt in Höhe von € 4.000 wird auf die Kostenstellen 1 und 2 wie folgt aufgeteilt:

mit den Mengen (173,2 / 155 * 100) = 111,74 bzw. dem Betrag (4000 / 155 * 100) = 2.580,65
und mit der Menge (173,2 / 155 * 55) = 61,46 bzw. dem Betrag (4000 / 155 * 55) = 1.419,35

Stunden: Werden Mengen am Buchungsbeleg berücksichtigt, dann werden genau diese Stunden verwendet und nicht hochgerechnet.

Beispiel

In der Kostenverteilung wird auf die Kostenstellen 1 und 2 mit 100 und 55 mit der Art "Stunden" aufgeteilt. Das Gehalt in Höhe von € 4.000 wird abgerechnet.

Auf den Kostenstellen 1 und 2 landen genau die in der Kostenverteilung erfassten Stunden als Menge.

Der Betrag € 4.000 wird auf die Kostenstelle 1 mit (4000 / 155 * 100) = 2.580,65 bzw. (4000 / 155 * 55) = 1.419,35 aufgeteilt.

Hinweis

Weitere Informationen zum Thema finden Sie in der Onlinehilfe Kostenverteilung. Kostenverteilungen können mit dem Programm Kostenverteilung importieren auch importiert werden.

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4.9. Pfändungen

Auf diesem Reiter wird eine Auflistung aller angelegten Pfändungen eines Mitarbeiters samt Restschuld, Monatsrate und offenem Rückstand angezeigt. Über die Combobox auf der rechten Seite wird gesteuert, ob nur die aktuellen oder alle Forderungen angezeigt werden sollen. Mit der Funktionstaste F5 bzw. einem Mausklick auf den Button "Neu" können zudem neue Pfändungen angelegt werden:

Bei mehreren angelegten Pfändungen kann das Feld "Exekution Nr" über das Kontextmenü eingeblendet werden. Die ersichtliche Nummer stellt die Rangnummer der Pfändung dar.

Nachdem die Pfändung angelegt worden ist, kann – ohne das Programm zu verlassen – über die Menüfunktion "Extras" → Drittschuldnererklärung die dazugehörige DSE gedruckt werden.

Hinweis

Weitere Informationen zur Abwicklung von Pfändungen finden sich im Themendokument Pfändungsverwaltung.

Werden nicht alle Felder angezeigt, können sie über die Feldauswahl hinzugefügt werden.

Reiter "Stammdaten"

Art der Forderung

Art der Forderung. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Dienstgeberdarlehen	Wird sehr selten über das Pfändungsprogramm abgewickelt. Bei Dienstgeberdarlehen sollte im Feld Monatsrate die Ausprägung "Obergrenze" verwendet werden, damit das Existenzminimum geprüft wird. Auch bei Dienstgeberdarlehen wird die Rangreihenfolge beachtet.
Unterhaltsforderung	Hier verbleiben dem Verpflichteten nur 75 % der unpfändbaren Freibeträge.
Pfändung	"normale" sonstige Forderung
Verpfändung	Hat den Charakter einer Vormerkung, um sich einen vorderen Rang zu sichern. Deswegen wird bei der Neuanlage das Feld Pfändungsstatus auf "inaktiv" gestellt, d. h., es wird vorerst keine Pfändung gerechnet (z. B. Verpfändungsanzeige einer Bank).
Abtretung/Zession	Eine Gehalts- oder Lohnabtretung (= Zession) liegt vor, wenn ein Dienstnehmer seine pfändbaren Ansprüche aus dem Dienstverhältnis an eine andere Person abtritt (in der Praxis eher selten).

Standardmäßig wird die Ausprägung "Pfändung" vorgeschlagen. Bei der Berechnung des pfändbaren Betrags unterscheiden sich Pfändung, Verpfändung und Abtretung nicht. Diese Unterscheidung gibt es nur wegen der Drittschuldnererklärung, damit bei Frage 4 (andere Gläubiger) der entsprechende Punkt angekreuzt werden kann.

Anzahl Personen

Nur im Fall einer laufenden Unterhaltsforderung ist hier die Anzahl der unterhaltspflichtigen Personen einzugeben, für die diese laufende Unterhaltsexekution eingelangt ist. Wird ausschließlich ein Rückstand eingefordert, dürfen keine Personen eingetragen werden.

Das Feld "Anzahl Personen" ist für die Höhe des Unterhaltgrundbetrags und Unterhaltssteigerungsbetrags, also des Existenzminimums, im Zusammenhang mit Unterhaltsforderungen von großer Bedeutung. Die Unterhaltsgrund- und Unterhaltssteigerungsbeträge von "normalen" Pfändungen werden von den Eingaben in diesem Feld nicht beeinflusst.

Die hier erfasste Anzahl wird von jener Zahl, die im Programm "Dienstnehmer" am Reiter "Pfändung" im Feld Unterhaltsberechtigte Personen hinterlegt ist, abgezogen. Daher muss im Dienstnehmerstamm immer die Gesamtanzahl aller existierenden unterhaltsberechtigten Personen eingetragen werden, inklusive jener, die pfänden.

Anders gesagt: Über dieses Feld steuert man, dass sich zum Beispiel das Kind bei der eigenen laufenden Unterhaltspfändung nicht schonend auf des Netto des Schuldners auswirkt.

Hinweis

Am Reiter "Angehörige" im Dienstnehmerstamm können ebenfalls alle Personen erfasst werden.

Die beiden unterhaltsberechtigten minderjährigen Kinder werden dabei im Feld Unterhaltsberechtigt mit "Ja" markiert. Das wirkt sich aber nicht auf bestehende Pfändungen aus. Die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen wird nur bei der Anlage der ersten Pfändung in den Dienstnehmerstamm übergeben. Sie erhalten eine Abfrage.

Ändern sich die Einträge im Angehörigenstamm, muss die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen im Dienstnehmerstamm manuell geändert werden. Daher ist der Reiter "Angehörige" im Dienstnehmerstamm eher für die Anlagen von Familienbeihilfen, AVAE, AVAB und FABO Plus relevant.

Beispiel

Der Dienstnehmer hat drei Kinder: ein Kind, das nicht mehr unterhaltsberechtigt ist und zwei unterhaltsberechtigte Kinder.

Im Programm "Dienstnehmer" können alle drei Kinder als Angehörige hinterlegt werden.

Jedenfalls müssen, unabhängig davon, die beiden unterhaltsberechtigten Kinder im Programm "Dienstnehmer" am Reiter "Pfändung" im Feld Unterhaltsberechtigte Personen mit der Anzahl 2 hinterlegt werden.

Das Feld "Unterhaltsberechtigte Personen" ist auch über LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Pfändung → Reiter "Dienstnehmer" ersichtlich:

Nun betrachten wir unterschiedliche Anwendungsfälle.

Die Werte in den folgenden Beispielen stammen aus dem Kalenderjahr 2025.

Variante 1
Ein Kind, das unterhaltsberechtigt ist, betreibt eine laufende Unterhaltsforderung.

In der Unterhaltsforderung selbst ist im Feld "Anzahl Personen" der Wert "1" zu hinterlegen.

2 - 1 = 1 → Für ein übriges unterhaltsberechtigtes Kinder wird der Unterhaltsgrundbezug und Unterhaltssteigerungsbetrag gerechnet.

Variante 2

Das Kind, das nicht mehr unterhaltsberechtigt ist, betreibt eine Unterhaltsforderung betreffend eines Rückstandes.

In der Unterhaltsforderung selbst ist im Feld "Anzahl Personen" der Wert "0" zu hinterlegen.

2 - 0 = 2 → Das erwachsene Kind, welches die Unterhaltsforderung betreibt, ist nicht mehr unterhaltspflichtig, außerdem betrifft die Forderung einen Unterhaltsrückstand. Für die zwei übrigen Kinder wird der Unterhaltsgrundbezug und Unterhaltssteigerungsbetrag gerechnet.

Variante 3
Alle 3 Kinder betreiben eine gemeinsame Unterhaltsforderung.
Das Kind, das nicht mehr unterhaltsberechtigt ist, fordert einen Rückstand, die anderen beiden einen laufenden Unterhalt.
In der Unterhaltsforderung selbst ist im Feld "Anzahl Personen" der Wert "2" zu hinterlegen.

2 - 2 = 0 → Das erwachsene Kind, welches die Unterhaltsforderung betreibt, ist nicht mehr unterhaltspflichtig, außerdem betrifft die Forderung einen Unterhaltsrückstand. Da beide unterhaltsberechtigte Kinder zur betreibenden Partei gehören, wird kein Unterhaltsgrundbezug und kein Unterhaltssteigerungsbetrag gerechnet.

Variante 4
Alle 3 Kinder betreiben eine gemeinsame Unterhaltsforderung.
Es werden nur mehr Rückstände bearbeitet und keine laufenden Unterhaltsforderungen mehr, weil die Kinder wieder mit dem Dienstnehmer zusammen leben.
In der Unterhaltsforderung ist im Feld "Anzahl Personen" der Wert "0" zu hinterlegen.

2 - 0 = 2 → Die Anzahl der Personen, die Rückstände fordern, wird nicht erfasst. Es werden für die beiden unterhaltspflichtigen Kinder Unterhaltsgrundbezüge und Unterhaltssteigerungsbeträge gerechnet.

Gläubiger-Nr

An dieser Stelle muss der Gläubiger (die betreibende Partei, z. B. ein Versandhaus, die unterhaltsberechtigte Person usw.) hinterlegt werden. Mit der Funktionstaste F4 bzw. einem Mausklick auf den blauen Pfeil

gelangt man in die Gläubigerverwaltung, wo der entsprechende Gläubiger aus einer Liste ausgewählt oder neu angelegt werden kann.

Datum des Einlangens

Datum, an dem das Zahlungsverbot (meist RSa-Brief oder RSb-Brief) des zuständigen Gerichts bzw. die Verpfändungsanzeige eingelangt ist. Dieses Datum ist entscheidend für den Rang der Forderung.

Überweisungsbeginn

Wurde die Exekutionsbewilligung vom Exekutionsgericht im Rahmen eines vereinfachten Bewilligungsverfahren erteilt, muss mit der Auszahlung der gepfändeten Bezüge an den Gläubiger noch mindestens 4 Wochen (gerechnet ab Zustellung der Pfändung, d. h. Datum im Feld "Beginn") gewartet werden.

Wird die Verfahrensart am Reiter "Forderungswerte" auf "ordentliches Bewilligungsverfahren" gestellt, bleibt die 4-wöchige Wartefrist unberücksichtigt. Das heißt: Überweisungsbeginn = Pfändungsbeginn.

Hinweis

Der Vorschlag für die Dauer der Zahlungssperre beim vereinfachten Bewilligungsverfahren kann in den LOHN Parametern für Pfändung individuell festgelegt werden (Standardwert = 4 Wochen).

Pfändungsstatus

Die Pfändungsberechnung wird nur dann durchgeführt, wenn dieses Feld auf "rechnen" steht. In allen anderen Fällen wird kein Tilgungsbetrag berechnet. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

rechnen
inaktiv
eingestellt
vorläufig eingestellt
erloschen

Die Ausprägung "inaktiv" kommt beispielsweise bei einer Verpfändung zur Anwendung. Dabei wird der Arbeitgeber von der Verpfändung verständigt, damit der Rang der Forderung gewahrt bleibt. Vorerst soll jedoch keine Pfändung durchgeführt werden. Erst wenn die Forderung gerichtlich geltend gemacht wird, wird der Status auf "rechnen" gestellt und die Pfändungsberechnung aktiviert.

Die Ausprägungen "eingestellt" und "vorläufig eingestellt" verhalten sich bei der Pfändungsberechnung wie die Ausprägung "inaktiv", d. h., es erfolgt keine Tilgung. Beim Ausdruck der Drittschuldnererklärung hingegen werden bei der Aufstellung der anderen Gläubiger jene Gläubiger, bei denen der Status auf "inaktiv" steht, angeführt (Ausnahme: Feld "Forderung begründet" steht auf "nein"), wohingegen Gläubiger mit dem Status "eingestellt" oder "vorläufig eingestellt" nicht angedruckt werden, auch wenn die Restschuld nicht 0 ist.

Die Ausprägung "erloschen" weist dieselbe Funktionalität auf wie "eingestellt". Pfändungen mit diesen Ausprägungen scheinen nicht auf der Drittschuldnererklärung für nachrangige Exekutionen auf. Bei einem Wiedereintritt werden Exekutionen auf den Status "erloschen" gestellt, sofern der Wiedereintritt nach mehr als 12 Monaten passiert. Bereits eingestellte Pfändungen erhalten beim Wiedereintritt nicht den Status "erloschen".

Gerichts-Nr

Nummer des Exekutionsgerichts

Aktenzeichen (E-Nummer)

Hier wird das Zeichen eingegeben, mit dem der Gerichtsbeschluss gekennzeichnet ist.

Rechtsvertreter-Nr

An dieser Stelle muss der Rechtsvertreter hinterlegt werden. Mit der Funktionstaste F4 bzw. einem Mausklick auf den blauen Pfeil

gelangt man in die Rechtsvertreterverwaltung, wo der entsprechende Rechtsanwalt aus einer Liste ausgewählt oder neu angelegt werden kann.

Aktennummer

Eingabe des Zeichens, unter dem der Akt beim Rechtsanwalt registriert ist.

Verwalter-Nr.

An dieser Stelle muss der zuständige Verwalter hinterlegt werden. Mit der Funktionstaste F4 bzw. einem Mausklick auf den blauen Pfeil

gelangt man in ein Suchfenster, wo der entsprechende Verwalter aus einer Liste ausgewählt oder neu angelegt werden kann.

Überweisung-Empfänger

Soll die Tilgungsrate nicht an den Gläubiger, sondern an dessen Rechtsvertreter oder an den Verwalter der Pfändung überwiesen werden, kann das in diesem Feld festgelegt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Überweisung an Gläubiger
Überweisung an Rechtsvertreter
Überweisung an Verwalter

Empfänger-Bank

Wählen Sie hier die Bankverbindung aus, an die der Tilgungsbetrag überwiesen werden soll.

Hinweis

Eine Auswahl im Feld Überweisungs-Empfänger reicht für die Überweisung des Tilgungsbetrages nicht aus, da sowohl Gläubiger als auch Rechtsvertreter und Verwalter der Pfändung mehrere Bankverbindungen hinterlegt haben können.

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Reiter "Forderungswerte"

Verfahrensart

Legen Sie fest, ob es sich bei dem Verfahren um ein "vereinfachtes Bewilligungsverfahren" (Forderungen bis € 50.000,00) oder um ein "ordentliches Bewilligungsverfahren" (Forderungen über € 50.000,00) handelt.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

vereinfachtes Bewilligungsverfahren
ordentliches Bewilligungsverfahren

Für Pfändungen, die nach dem "vereinfachten Bewilligungsverfahren" abgewickelt werden, gilt für die Überweisung der pfändbaren Beträge eine Wartefrist von 4 Wochen (4 Wochen ab dem Einlang-Datum der Forderung). Das heißt, die pfändbaren Beträge werden dem Dienstnehmer zwar sofort vom Netto abgezogen, wegen der 4-Wochen-Einspruchsfrist des Dienstnehmers jedoch frühestens nach 4 Wochen an den jeweiligen Gläubiger überwiesen (siehe Feld Überweisungsbeginn am Reiter "Stammdaten").

Hinweis

Der Vorschlag für die Dauer der Überweisungssperre kann in den LOHN Parametern für Pfändung individuell festgelegt werden (Standardwert = 4 Wochen).

Gesamtschuld

Die Gesamtschuld (Kapitalforderung, Forderungsbetrag) ist bei einer sonstigen Forderung, d. h. bei einer "normalen" Pfändung, einer Verpfändung, einer Abtretung und auch beim Dienstgeberdarlehen einzugeben. Im Fall einer Unterhaltsforderung sind stattdessen die Felder Monatsrate-Betrag und Rückstand Anfang mit den entsprechenden Beträgen zu erfassen.

Zinsen, Spesen

Zinsen und Spesen sind nur bei sonstigen Forderungen (bzw. Dienstgeberdarlehen) einzugeben. Sie erhöhen den insgesamt einzubehaltenden Forderungsbetrag. Die Restschuld wird erhöht.

Zinsen werden mit der Endverspeicherung berechnet, sofern der Zinssatz erfasst wird. Allerdings werden die berechneten Zinsen nicht beim Endverspeicherungen zurücksetzen auf den ursprünglichen Wert zurückgesetzt. Wurde die Endverspeicherung eines Dienstnehmers zurückgesetzt, der eine Pfändung mit berechneten Zinsen hat, dann müssen die Zinsen über dieses Feld manuell korrigiert werden.

Zinssatz

Eingabe des Zinssatzes zur automatischen Berechnung der Zinsen.

Zinsen berechnet

Über dieses Feld kann eine automatische Zinsberechnung durchgeführt werden. Die Restschuld des aktuellen Monats wird (bei der Endverspeicherung) nach folgender Formel errechnet:

Zinsen berechnet aktueller Monat = Restschuld Vormonat x Zinssatz / 1200

Restschuld aktueller Monat = Restschuld Vormonat + Zinsen berechnet aktueller Monat

Vielfach wird jedoch auf die Zinsenberechnung verzichtet. Stattdessen nimmt man, wenn die Pfändung zur Neige geht, mit dem Gläubiger Kontakt auf und informiert sich darüber, wie hoch der noch ausständige (Zinsen-)Rest ist, um diesen mit der letzten Rate zu überweisen. Sehr empfehlenswert ist dafür das Programm Restschuld-Kontrollliste drucken.

Beispiel

1. Monat: Restschuld 10000, Tilgung 880,14, Zinssatz 5 %, Zinsen berechnet ist leer, weil das Feld im 1. Monat noch nicht berechnet wurde.

2. Monat: Zinsen berechnet = (10000 - 880,14) * 5 / 1200 = 38, Restschuld = 10000 - 880,14 + 38 = 9157,86.

Tilgung manuell

Möglichkeit zur Eingabe des Forderungsbetrages, der bereits vor Anlage der Pfändung getilgt wurde. Dieses Feld ist bei manueller Nacherfassung von Pfändungen, die bereits getilgt werden, zu befüllen.

Tilgung berechnet

In diesem Feld wird der berechnete und getilgte Forderungsbetrag angezeigt. Jene Beträge, die im Feld Tilgung manuell erfasst wurden, werden in diesem Feld nicht berücksichtigt. Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol

können die monatlichen Tilgungsraten und Spesen angesehen werden.

Restschuld

Die Restschuld wird aufgrund der Werte in den Feldern

Gesamtschuld
Zinsen, Spesen
Zinssatz
Zinsen berechnet
Tilgung manuell
Tilgung berechnet

grundsätzlich automatisch berechnet. Wird die Restschuld manuell verändert (aktualisiert), besteht die Möglichkeit, die Zinsen und Spesen neu berechnen zu lassen. In diesem Fall werden die Nebengebühren (Zinsen, Spesen) automatisch um den Differenzbetrag zwischen berechneter und eingegebener Restschuld erhöht bzw. vermindert und auf diese Weise aktualisiert.

Beispiel

In der Praxis wird gegen "Ende" einer Pfändung häufig der tatsächlich aushaftende Betrag beim Gläubiger nachgefragt. Dieser kann sich aufgrund unterschiedlicher Zinsenberechnungen von jener Restschuld, die das Programm errechnet hat, unterscheiden. Durch die Eingabe der tatsächlichen (meist höheren) Restschuld werden nun die Nebengebühren automatisch korrigiert.

Rückstand Anfang

Eingabe des Rückstands, der zu Beginn einer Unterhaltsforderung offen ist.

Rückstand getilgt

In diesem Feld wird der bereits getilgte Rückstand einer Unterhaltsforderung angezeigt. Mit der Funktionstaste F8 oder durch einen Mausklick auf das Symbol

können die monatlich getilgten Rückstandsbeträge angesehen werden.

Rückstand offen

An dieser Stelle wird der noch offene Rückstand einer Unterhaltsforderung ausgewiesen.

Monatsrate

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nein	Es wurde keine Monatsrate vereinbart.
Obergrenze	Es wird die im Feld Monatsrate-Betrag erfasste Monatsrate getilgt, jedoch maximal der pfändbare Betrag bis zum Existenzminimum. Diese Ausprägung sollte bei der Ausprägung "Dienstgeberdarlehen" im Feld Art der Forderung verwendet werden, damit das Existenzminimum geprüft wird.
Fixbetrag	Es wird auf jeden Fall die im Feld Monatsrate-Betrag erfasste Monatsrate getilgt, auch wenn der pfändbare Betrag überschritten und so das Existenzminimum minimiert wird.

Monatsrate-Betrag

Betrag, der monatlich getilgt werden soll. Ob es sich bei dem Betrag um einen Fixbetrag oder um die Obergrenze handelt, wird im Feld Monatsrate festgelegt.

Hinweis

Wenn bei Unterhaltsforderungen ein Rückstand vorhanden ist, spielt es keine Rolle, welcher Betrag als Monatsrate-Betrag hinterlegt wurde, da immer der gesamte für die Unterhaltsforderung zur Verfügung stehende pfändbare Betrag für die Tilgung verwendet wird. Erst wenn der Rückstand vollständig getilgt wurde, beschränkt sich der Tilgungsbetrag wieder auf die Monatsrate (Obergrenze oder Fixbetrag).

Monatsrate-Betrag SZ DG-Darlehen

Betrag der Monatsrate, der bei Sonderzahlungen getilgt werden soll. Dieses Feld ist nur bearbeitbar, falls das Feld Art der Forderung auf "Dienstgeberdarlehen" und das Feld Monatsrate auf "Fixbetrag" gestellt sind. Nur

in Monaten, in denen auch die "normale" Monatsrate (nicht Ruhend ...) gerechnet werden darf und
wenn im aktuellen Monat "SZ Brutto Sonderzahlung" > 0 ist,

wird die zusätzliche Monatsrate für die Sonderzahlung angewendet. Die Teilzahlungslogik für Sonderzahlungen berücksichtigt dieses Feld nicht.
Wenn eine Sonderzahlung komplett aufgerollt wird (zur Gänze hinzugefügt oder entfernt wird), dann wird für diesen Aufrollmonat kein gesonderter Sonderzahlung-Fixbetrag angesetzt bzw. wieder entfernt.

Zahlungsende

Im Fall einer Unterhaltsforderung ist hier das Datum einzugeben, ab dem keine laufende Unterhaltszahlung mehr zu leisten ist.

Spesen Drittsch. Erklärung

Der Dienstgeber hat bei fristgerechter Übermittlung der DSE Anspruch auf einen pauschalen Kostenersatz. In diesem Feld wird festgelegt, ob, wie und in welcher Höhe der Kostenersatz für das Ausfüllen der Drittschuldnererklärung geltend gemacht wird. Die ausgewählte Formulierung wird auf der Drittschuldnererklärung angedruckt. Die beiden Ausprägungen, die mit "begehre ich Kosten von" beginnen, bewirken einen Andruck der Hauptbankverbindung des Drittschuldners auf der Drittschuldnererklärung.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung (Werte ab dem Lohnjahr 2017):

werde ich 35 Euro einbehalten
werde ich 25 Euro einbehalten
verzeichne ich keine Kosten
begehre ich Kosten von 35 Euro
begehre ich Kosten von 25 Euro

Spesen/Tilgung rechnen

Geben Sie an, ob für die Berechnung der pfändbaren Beträge Spesen berechnet werden sollen oder nicht (2 % bei der erstmaligen Überweisung, höchstens jedoch € 8,00 und 1 % für jede weitere Überweisung, höchstens jedoch € 4,00 wobei die Höchstgrenze mehrfach angesetzt werden darf; Details siehe: Spesen für Pfändungsberechnung).

Hinweis

Die gewünschte Ausprägung kann in den LOHN Parametern für Pfändung als Vorschlagswert hinterlegt werden.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

werden nicht berechnet
werden berechnet

Zusätzl. Netto Beendigungsbezüge

Müssen Sie aufgrund des gerichtlichen Zusammenrechnungsbeschlusses eine Gesamtberechnung der pfändbaren Beträge durchführen, sind auch Einkünfte aus anderen Geldquellen zu berücksichtigen. In diesem Feld ist der Nettobetrag eventueller Beendigungsansprüche (z. B. UEL und Abfertigung), die der Dienstnehmer bei anderen Dienstgebern bezieht, einzugeben.

Zusätzl. Netto laufende Bezüge

Müssen Sie aufgrund des gerichtlichen Zusammenrechnungsbeschlusses eine Gesamtberechnung der pfändbaren Beträge durchführen, sind auch Einkünfte aus anderen Geldquellen zu berücksichtigen. In diesem Feld ist der Nettobetrag der laufenden Bezüge (Gehalt, Überstunden, Prämien, ...), die der Dienstnehmer bei anderen Dienstgebern bezieht, einzugeben.

Zusätzl. Netto Sonderzahlungen

Müssen Sie aufgrund des gerichtlichen Zusammenrechnungsbeschlusses eine Gesamtberechnung der pfändbaren Beträge durchführen, sind auch Einkünfte aus anderen Geldquellen zu berücksichtigen. In diesem Feld ist der Nettobetrag eventueller Sonderzahlungen (UZ und WR), die der Dienstnehmer bei anderen Dienstgebern bezieht, einzugeben.

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Reiter "Drittschuldnererklärung (DSE)"

Forderung begründet

Frage 1 der Drittschuldnererklärung

Eine wiederkehrende Forderung der verpflichteten Partei gegen Sie (z. B. deren Arbeitseinkommen oder ein sonstiger wiederkehrender Bezug nach § 290a EO) wurde verpfändet. Anerkennen Sie diese Forderung der verpflichteten Partei?

Hier geht es darum, ob der Dienstnehmer zum Zeitpunkt des Einlangens der Exekution noch in einem aufrechten Beschäftigungsverhältnis steht oder noch Forderungen gegenüber dem Dienstgeber hat.

Wird die Frage mit "Nein" beantwortet, erübrigen sich die restlichen Fragen der DSE (ausgenommen Frage 7 zum Kostenersatz). Programmtechnisch bedeutet das, dass in den folgenden Feldern keine Eingaben mehr möglich sind (mit Ausnahme Feld Spesen Drittsch. Erklärung) und die Pfändung am Reiter "Stammdaten" auf den Pfändungsstatus "inaktiv" gesetzt wird.

Besteht die Notwendigkeit, eine Begründung zu erfassen, so kann das nur manuell erfolgen. Der Ausdruck kann in der Druckvorschau bearbeitet und mit dem gewünschten Text versehen werden. Dies gilt sinngemäß für das gesamte Dokument.

Art der Forderung

Wurde die Frage nach einer begründeten Forderung (Feld Forderung begründet) mit "Ja" beantwortet, dann geben Sie an, ob es sich dabei um eine Forderung aus einem Arbeitsverhältnis oder um eine sonstige Forderung (z. B. freier Dienstvertrag) handelt.

Forderung aus Arbeitsverhältnis
Sonstige Forderung

Höhe der Forderung - Netto

In diesem Feld muss die Höhe des durchschnittlichen monatlichen Nettoentgelts (im Fall einer wöchentlichen oder täglichen Auszahlung das wöchentliche oder tägliche Nettoentgelt) angegeben werden.

Hinweis

Bei der Neuanlage einer Pfändung wird standardmäßig ein Durchschnitt des monatlichen Nettoentgelts der letzten drei Monate (exklusive laufender Monat) vorgeschlagen. Kommt es nach der Anlage zu Aufrollungen oder anderweitigen Änderungen, kann mit der Funktionstaste F8 bzw. einem Mausklick auf

eine Neuberechnung des Werts veranlasst werden.

Die Höhe der Forderung kann natürlich auch manuell erfasst werden (im Falle einer wöchentlichen oder täglichen Auszahlung muss der Wert manuell berechnet werden).

Höhe der Forderung - Entgeltzeitraum

Geben Sie an, um welchen Entgeltzeitraum es sich in Bezug auf die Forderungshöhe handelt.

monatlich
wöchentlich
täglich

Weitere Forderungen – Art (Zeile 1)

In den Feldern "Weitere Forderungen - Art (Zeile 1) bis (Zeile 3)" können weitere Ansprüche des Dienstnehmers (z. B. Sonderzahlungen, Naturalleistungen, Prämien) angeführt werden. Im Feld "Weitere Forderungen - Höhe (Zeile 1) bis (Zeile 3)" ist der dazugehörige geschätzte Nettowert zu hinterlegen.

Beispiel

Hinweis

In den Lohnparametern für Pfändung kann ein Textvorschlag für das Feld "Weitere Forderungen - Art (Zeile1)" im Parameter Weiter Forderungen - Art (DSE) hinterlegt werden.

Weitere Forderungen – Höhe (Zeile 1)

Geschätzter Nettowert der angegebenen weiteren Forderung

Weitere Forderungen – Art (Zeile 2)

Beispiel

Weitere Forderungen – Höhe (Zeile 2)

Geschätzter Nettowert der angegebenen weiteren Forderung

Weitere Forderungen – Art (Zeile 3)

Beispiel

Weitere Forderungen – Höhe (Zeile 3)

Geschätzter Nettowert der angegebenen weiteren Forderung

Unterhaltsangaben nach

Aufgrund welcher Unterlagen wurden die Unterhaltsangaben gemacht? Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

eigenen Angaben (wenn der gepfändete Dienstnehmer gesetzliche Unterhaltspflichten mitgeteilt hat)
meinen Personalunterlagen (wenn dem Dienstgeber bestehende Unterhaltspflichten aus den Personalunterlagen bekannt sind)

Hinweis

Vor- und Nachname der unterhaltsberechtigten Personen werden aus dem Reiter Angehörige im Programm "Dienstnehmer" entnommen.

Gewährter Vorschuss

Wurde dem Dienstnehmer ein Vorschuss (auch Dienstgeberdarlehen) gewährt, muss die Höhe auf der Drittschuldnererklärung angeführt werden.

Hinweis

Wird das Dienstgeberdarlehen über das Pfändungsmodul abgewickelt, erfolgt die Berechnung des Vorschusses automatisch (es wird die Restschuld aller bestehenden DG-Darlehen vorgeschlagen).

Klage des Verpflichteten

Sind Sie von der verpflichteten Partei (vom gepfändeten Dienstnehmer) auf Zahlung von Entgeltansprüchen geklagt worden?

Klage des Verpflichteten - Gericht

Wurde die Frage nach der Klage (Feld Klage des Verpflichteten) mit "Ja" beantwortet, müssen das zuständige Gericht und das Aktenzeichen des Verfahrens angegeben werden.

Klage des Verpflichteten - Aktenzeichen des Verfahrens

Wurde die Frage nach der Klage (Feld Klage des Verpflichteten) mit "Ja" beantwortet, müssen das zuständige Gericht und das Aktenzeichen des Verfahrens angegeben werden.

Nicht zahlungsbereit

Haben Sie Gründe, nicht zahlungsbereit zu sein (z. B. Schadenersatzforderung, Gegenforderung) ist dieses Feld mit "Ja" zu befüllen.

Nicht zahlungsbereit - Begründung

Sind Sie nicht zahlungsbereit (das Feld Nicht zahlungsbereit wurde mit "Ja" befüllt), geben Sie hier eine Begründung an.

Spesen Drittsch. Erklärung

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung (Werte ab dem Lohnjahr 2017):

werde ich 35 Euro einbehalten
werde ich 25 Euro einbehalten
verzeichne ich keine Kosten
begehre ich Kosten von 35 Euro
begehre ich Kosten von 25 Euro

Empfänger Spesen Drittschuldnererklärung

In diesem Feld ist der Empfänger der Spesen für die Drittschuldnererklärung zu erfassen. Die Steuerberaterfirma wird über das Feld STB-Firma im Firmenstamm des Drittschuldners erfasst. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Drittschuldner
Steuerberater

Berechnung durch Verwalter beantragen

Falls in seltenen Fällen die Berechnung durch einen Verwalter beantragt wird, so ist dies zur Beantwortung der Frage 7 auf der Drittschuldnererklärung in diesem Feld anzugeben. Ein Verwalter ist am Reiter Stammdaten im Feld Verwalter-Nr zu hinterlegen.

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4.9.1. Relevante Parametereinstellungen

LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Pfändungen → Allgemein

Überweisungssperre vereinf. Bewilligungsverf. (Wochen)

Spesen/Tilgung rechnen

Hier wird festgelegt, ob Spesen für die Pfändungs-Überweisung (2 % bei der erstmaligen Überweisung, höchstens jedoch € 8,00 und 1 % für jede weitere Überweisung, höchstens jedoch € 4,00) berechnet werden sollen oder nicht.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

0 - werden nicht berechnet

1 - werden berechnet

Hinweis

Der Parameter dient lediglich als Vorschlag. Ob Spesen berechnet werden sollen, kann bei jeder Pfändung individuell angegeben werden.

Lohnart für Tilgung DG-Darlehen

Eingabe der Lohnart, mit der dem Dienstnehmer in der Bruttoerfassung der monatliche Tilgungsbetrag eines DG-Darlehens in Abzug gebracht werden soll.

Lohnart für Tilgung Pfändung

Eingabe der Lohnart, mit der dem Dienstnehmer in der Bruttoerfassung der monatliche Tilgungsbetrag einer "normalen" Pfändung in Abzug gebracht werden soll.

Lohnart für Spesen Pfändung

Eingabe der Lohnart, mit der dem Dienstnehmer in der Bruttoerfassung die monatlich anfallenden Spesen für die Pfändungsberechnung in Abzug gebracht werden sollen.

Höchstgrenze für Spesen ausschöpfen

Die Höchstgrenze für Spesen (€ 8,00 bzw. € 4,00) darf mehrfach angesetzt werden, wenn der pfändbare Betrag für mehrere Leistungen gesondert berechnet werden muss (z. B. extra für laufende Bezüge (Gehalt, Provisionen, Überstunden ...), extra für Sonderzahlungen (UZ und WR) und extra für Beendigungsansprüche (UEL, Abfertigung)). Das bedeutet, dass der Höchstbetrag pro Leistungsart gültig ist.

Soll die Höchstgrenze für alle drei Leistungsarten und nicht nur einmal angesetzt werden, muss dieser Parameter auf "je Leistungsart" gestellt werden.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

0 - einmalig

1 - je Leistungsart

Hinweis

Egal welche Ausprägung gewählt wird, die Höchstgrenze gilt in jedem Fall pro Gläubiger.

Weitere Forderungen - Art (DSE)

An dieser Stelle können Sie einen Vorschlagstext hinterlegen, der auf der Drittschuldnererklärung zur Frage "Bestehen weitere Forderungen?" angedruckt werden soll.

Beispiel

"UZ und WR laut Berechnung"

Sie können den Text natürlich im Zuge der Neuanlage einer Pfändung am Reiter Drittschuldnererklärung (DSE) individuell anpassen. Auch die Höhe der weiteren Forderungen kann erst bei der Pfändungsanlage angegeben werden.

Unterhaltsangaben nach (DSE)

Auch hier können Sie einen Vorschlagswert für Frage 2 auf der Drittschuldnererklärung (Herkunft der unterhaltsberechtigten Personen) hinterlegen. Woher stammen die Angaben bezüglich der Unterhaltsberechtigten?

1 - eigenen Angaben: Diese Ausprägung ist dann zu wählen, wenn der gepfändete Dienstnehmer gesetzliche Unterhaltspflichten mitgeteilt hat.

2 - meinen Personalunterlagen: Diese Ausprägung ist dann zu wählen, wenn dem Dienstgeber bestehende Unterhaltspflichten aus den Personalunterlagen bekannt sind.

Hinweis

Vor- und Nachname der unterhaltsberechtigten Personen werden aus dem Angehörigenstamm entnommen.

Spesen Drittschuldnererklärung

Der Dienstgeber hat bei fristgerechter Übermittlung der DSE Anspruch auf einen pauschalen Kostenersatz. In diesem Parameter kann ein Vorschlagswert hinterlegt werden, der festlegt, ob, wie und in welcher Höhe der Kostenersatz für das Ausfüllen der Drittschuldnererklärung geltend gemacht wird. Die ausgewählte Formulierung wird auf der Drittschuldnererklärung angedruckt. Die beiden Ausprägungen, die mit "begehre ich Kosten von" beginnen, bewirken einen Andruck der Hauptbankverbindung des Drittschuldners auf der Drittschuldnererklärung.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

1 - werde ich 35 Euro einbehalten

2 - werde ich 25 Euro einbehalten

3 - verzeichne ich keine Kosten

4 - begehre ich Kosten von 35 Euro

5 - begehre ich Kosten von 25 Euro

Empfänger Spesen Drittschuldnererklärung

Wer ist der Empfänger der Spesen für die Drittschuldnererklärung?

0 - Drittschuldner

1 - Steuerberater

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4.10. Schnitte

Mit der LOHN NTCS Standardauslieferung sind bereits Schnitte angelegt. Diese können unter LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Schnitte angesehen werden. Im Programm LOHN → Stammdaten → Schnitte zuordnen wird für diese Schnitte festgelegt, welche Lohnarten in welcher Form für die Schnittberechnung herangezogen werden.

Unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen können diese als Vorschlagswerte für die Schnittberechnung hinterlegt werden (Reiter Schnitte - Vorschlag). Im Zuge der Neuanlage eines Dienstnehmers werden diese Schnitte im linken Teil des Reiters "Schnitte" bereits vorgeschlagen. Beim Dienstnehmer am Reiter "Schnitte" brauchen somit nur mehr solche Änderungen durchgeführt werden, die je Dienstnehmer unterschiedlich sind.

Im rechten Fensterbereich kann die Berechnung des Schnittwerts nachvollzogen werden. In der Combobox kann zwischen folgenden Ausprägungen gewählt werden:

Berechnungsbasis
Schnitt + Detail je Monat
Schnitt + Detail je Monat und Lohnarten

Beispiel

Im Folgenden sehen Sie die unterschiedlichen Darstellungsvarianten der Schnittwert-Berechnung.

Ausprägung Berechnungsbasis

Diese Ansicht zeigt den Teiler und alle Lohnarten, die im jeweiligen Monat in den ausgewählten Schnitt entweder mit der Menge oder dem Betrag in die Bemessungsgrundlage einfließen.

Ausprägung Schnitt + Detail je Monat

Hier werden neben dem Teiler pro Monat und der monatlichen Bemessungsgrundlagen auch deren Gesamtwerte und der errechnete Schnittsatz angezeigt.

Ausprägung Schnitt + Detail je Monat und Lohnarten

Diese Ausprägung stellt eine Kombination aus Ansicht 1 und 2 dar. Neben dem errechneten Schnittwert und den Monatssummen wird auch die Berechnungsbasis detailliert je Monat angezeigt.

Der Schnittvorschlag (Einstellungen gemäß Standardauslieferung LOHN NTCS) übernimmt jene Beträge oder Sätze von Lohnarten, die aufgrund der Lohnarteneinstellungen automatisch berechnet und in die Bruttoerfassung übergeben werden. Diese sind mit der Ausprägung "Berechnungsbasis" ersichtlich.

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Beispiel

Ein Dienstnehmer verdient 3.500 €.

Es ist ein Überstundenteiler von 150 im Dienstnehmerstamm hinterlegt (LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Kollektivvertrag").

Die Lohnart 3100 "ÜStd. Grundlohn" verwendet in der Standardeinstellung für die Satzberechnung die Formel "Fixbetrag / Teiler bzw. Fixsatz * Monatsteiler / Überstundenteiler" und die Menge wird manuell erfasst (LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Reiter "Name, Bruttoerfassung"' → Feld "Eingabe Satz").

Es findet folgende Berechnung statt:

3500 / 150 = 23,33 = Satz einer Überstunde.

manuell erfasste Menge 22 * automatisch berechneter Satz 23,33 = 513,33

Hinweis

Wird ein aufgrund einer Lohnarteneinstellung automatisch berechneter Satz einer Lohnart in der Bruttoerfassung manuell korrigiert, wird dies in der Schnittberechnungsbasis nicht berücksichtigt. In diesem Fall muss der Differenzbetrag durch Erfassen einer eigenen Zeile manuell eingegeben werden. Dies ist bei der Ausprägung "Berechnungsbasis" möglich.

BMD empfiehlt, die Übersteuerung von Lohnarten, die als Basis für die Schnitteberechnung dienen, zu vermeiden. Am besten nutzt man stattdessen die vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten der Lohnarten.

Schnitte - Dienstnehmer

Schnitt	Nummer des Schnitts
Bezeichnung	Bezeichnung des Schnitts
Anzahl Monate	Legen Sie hier fest, wie viele Monate für die Schnittberechnung herangezogen werden sollen.

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Schnitte - Berechnungsbasis (Schnitt + Detail je Monat und Lohnarten)

Jahr	Jahr, für das der Schnittbasiswert erfasst wird.
Monat	Monat, für den der Schnittbasis-Wert erfasst wird.
Herkunft	Dieses Feld gibt an, wodurch der Datensatz der Schnittbasis gebildet worden ist. Das Feld wird automatisch befüllt. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 = Summe Monat 1 = Manuell 2 = Dienstnehmer 3 = Lohnart 4 = Erhöhung 5 = Summe
LA-Nr.	Nummer der Lohnart
Bezeichnung	Die Bezeichnung bzw. der Name einer Lohnart sollte "sprechend" vergeben werden, denn diese Bezeichnung wird auf allen Auswertungen, auf denen Lohnarten vorkommen, angedruckt. Die Lohnartenbezeichnung kann auch in andere Sprachen übersetzt werden.
Betrag	Je nach Erfassungsart muss entweder die monatliche Schnittbemessungsgrundlage oder der Betrag der Lohnart eingegeben werden. Werden Mengen erfasst (z. B. Lohnart Überstundengrundlohn), wird kein Betrag benötigt (siehe Feld Menge).
Teiler	Eingabe des Teilers
Schnitt	Schnitt
An-/Abwesenheitsspeicher	Über dieses Feld können die An- bzw. Abwesenheitsstunden des Monats für die An-/Abwesenheitsprüfung erfasst werden.
Anmerkung	Anmerkung

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4.11. Änderungsprotokoll

Das Änderungsprotokoll zeigt alle Stammdatenänderungen, die Chronologie des monatlichen Abrechnungsstatus und Stammdatenaufrollungen, die beim Mitarbeiter jemals durchgeführt worden sind. Sie können auf einen Blick feststellen, welches Feld von welchem User zu welchem Zeitpunkt von Wert A auf Wert B geändert worden ist.

Feldbezeichnung	Feldbezeichnung jenes Feldes, welches sich verändert hat.
Aufrollmonat	Aufrollmonat, für den die Änderung durchgeführt worden ist. Aufrollmonat 0 ist der aktuelle Monat.
Monat	Monat, in dem die Änderung durchgeführt worden ist. Monat 0 ist der aktuelle Monat.
Wert-Alt	In diesem Feld sieht man den alten Wert vor der Änderung.
Wert-Neu	In diesem Feld sieht man den neuen Wert nach der Änderung.
User-ID	User-ID jenes Benutzers, durch den die Änderung im Protokoll ausgelöst worden ist.
Datum	Datum, wann die Änderung durchgeführt worden ist.
Änderungskennzeichen	Das Änderungskennzeichen gibt an, wodurch eine Änderung erzeugt worden ist. Folgende Ausprägungen werden unterschieden: manuell Kopieren Bruttoerfassung Abrechnung Körperschaften summieren automatische Änderung Initialisierung Importieren Endverspeicherung Unbekannt Korrekturprogramme CSV-Import Pfändung Fixwert manuell Fixwert KV-Erhöhung Fixwert Bruttoerfassung Fixwert KV-Vorrückung PI manuell Funktion DV-Firma ändern manuelle DV-Änderung Pfändungsberechnung Datum verschieben Austritt Wiedereintritt Änderung Beitragsgruppe Wochenmodell ändern Änderung über Lohnart Grundlohnanpassung über Personalstamm Aufrollung der Felder Fixwert Berechnung/Macro Fixwert Terminisierung Fixwert - Globale Lohnarteneingabe Grundlohnanpassung über Personalstamm (Verwerfen) Terminstammdaten Lehrzeitende Ummeldung im Konzern Löschen manuell (B) Aktiv <-> Ruhend Wiedereintritt im Konzern paralleles Dienstverhältnis Dienstnehmer vorerfassen Änderung Tarifgruppe Umstellung Bewerber Jahresumstellung Korrekturprogramm Insolvenz Update Statusänderung: CMS: CorrectMonatStatus, Dienstnehmerimport aus BMD 5.5 Statusänderung: SA: Scheinaufrollung Statusänderung: SAC: Scheinaufrollung Corresponding DV, Status wurde durch Scheinaufrollung eines angrenzenden DVs ausgelöst Statusänderung: CDV: Corresponding DV, Statusänderung wurde durch ein angrenzendes DV ausgelöst, allerdings auch wenn das DV selbst einen Status erhält (z. B. beim Aktivieren in der Bruttoerfassung) Statusänderung: CDVF: Corresponding DV Fallweise, wie CDV – nur für fallweise Beschäftigte Statusänderung: ABR: Abrechnung Statusänderung: RSUK: Summierung Körperschaften Statusänderung: ABREX: AbrEX, wird z. B. vom Programm Dienstnehmer gesetzt, wenn Monatswerte noch in einem abgerechneten Monat verändert werden. Statusänderung: BRUP: BreakUpStatus Endverspeicherung zurücksetzen Statusänderung: PCL: PRClear, Abrechnungsstatus zurücksetzen Statusänderung: CL: Abrechnungsstatus Clear, Abrechnung löschen Statusänderung: CLA: Status Clear Old, Abrechnung löschen alt, wird nicht mehr verwendet. Stammdatenplanung Import aus BMD 5.5
Änderungstyp	Mit dem Änderungstyp erfolgt eine Grobeinteilung, was geändert worden ist. Folgende Typen werden unterschieden: Person Fixwert Lohnart System: Änderungstyp von Hilfsprogrammen wie "Abrechnungen löschen", "Endverspeicherungen zurücksetzen" oder wenn Daten des Dienstverhältnisses in einem Jahr oder in allen Jahren gelöscht werden. Dienstverhältnis Dienstverhältnis - CRM Makro Bankdaten Statusänderung Person (Jährlich)

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4.12. Vordienstzeiten

An dieser Stelle können anrechenbare Vordienstzeiten für Urlaub, Krank, Jubiläum und Abfertigung erfasst werden. Die Eingabe kann entweder über das Von- und Bis-Datum (in diesem Fall werden die anrechenbaren Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt) oder über die Angabe der genauen Jahre, Monate und Tage erfolgen.

Vordienstzeiten können mit dem Progamm Vordienstzeiten importieren importiert werden.

Hinweis

Vordienstzeiten werden am Dienstverhältnis des Mitarbeiters gespeichert. Das heißt, wird beispielsweise der Dienstnehmer gelöscht, bleiben die erfassten Vordienstzeiten am Dienstverhältnis des Mitarbeiters trotzdem erhalten.

Beispiel

Der Dienstnehmer hat anrechenbare Schulzeiten (5 Jahre) und Hochschulzeiten (3 Jahre) sowie Vordienstzeiten in Form eines Praktikums bei der eigenen Firma (1 Jahr und 6 Monate) und Vordienstzeiten bei zwei Fremdfirmen (1.1.2006 - 31.3.2007 und 1.4.2007 - 30.11.2009). Die Zeit des Praktikums bei der eigenen Firma soll nicht nur für den Urlaub sondern auch für Krank und Jubiläum angerechnet werden. Da der Dienstnehmer 2010 eingetreten ist, ist die Berücksichtigung des Praktikums für eine Abfertigung kein Thema.

Folgende Vordienstzeiten wurden erfasst:

VDZ Urlaub Schule > 9. Schulstufe: Erfasst wurden 5 Jahre → angerechnet werden maximal 4 Jahre (die Anrechnung von Schulzeiten ist in der Vordienstzeitart mit 48 Monaten begrenzt).
VDZ Urlaub Hochschulzeiten 3 Jahre: Erfasst wurden 3 Jahre → angerechnet werden 3 Jahre.
VDZ Urlaub eigene Firma: Erfasst wurden 1 Jahr 6 Monate → angerechnet werden 1 Jahr 6 Monate.
VDZ Urlaub Fremdfirma AB: Erfasst wurde das Von- und Bis-Datum → 1 Jahr und 3 Monate werden ermittelt → 1 Jahr und 3 Monate werden angerechnet.
VDZ Urlaub Fremdfirma XY: Erfasst wurde das Von- und Bis-Datum → 2 Jahre und 8 Monate werden ermittelt → angerechnet werden jedoch nur mehr 3 Monate.
Grund: Das Höchstausmaß für anrechenbare Firmen- und Schulzeiten ist mit 84 Monaten begrenzt (siehe relevante LOHN Parameter).

Für Krank und Urlaub erfolgt keine Begrenzung.

Hinweis

Die Prüfung auf das Höchstausmaß wird immer von oben nach unten durchgeführt und erfolgt nur, wenn die Erfassung auf folgenden Standard-Vordienstzeitarten vorgenommen wird:

1 - VDZ Urlaub eigene Firma (Anrechnungsmethode)
2 - VDZ Urlaub Fremdfirma (Anrechnungsmethode)
3 - VDZ Urlaub Selbständigkeit (Anrechnungsmethode)
4 - VDZ Urlaub Schule > 9. Schulstufe (Anrechnungsmethode)

Hochschulzeiten werden bei der Prüfung auf das Höchstausmaß nicht berücksichtigt.

Sollen die errechneten Zeiten manuell eingetragen werden, werden die folgenden Felder (aus der Feldauswahl

) benötigt:

Urlaub Jahre	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Jahre für Urlaub in diesem Feld angegeben werden.
Urlaub Monate	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Monate für Urlaub in diesem Feld angegeben werden.
Urlaub Tage	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Tage für Urlaub in diesem Feld angegeben werden.
Urlaub Letzte manuelle Änderung	Datum, mit dem die ermittelten Werte zuletzt manuell abgeändert worden sind.
Krank Jahre	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Jahre für Krank in diesem Feld angegeben werden.
Krank Monate	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Monate für Krank in diesem Feld angegeben werden.
Krank Tage	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Tage für Krank in diesem Feld angegeben werden.
Krank Letzte manuelle Änderung	Datum, mit dem die ermittelten Werte zuletzt manuell abgeändert worden sind.
Jubiläum Jahre	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Jahre für Jubiläum in diesem Feld angegeben werden.
Jubiläum Monate	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Monate für Jubiläum in diesem Feld angegeben werden.
Jubiläum Tage	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Tage für Jubiläum in diesem Feld angegeben werden.
Jubiläum Letzte manuelle Änderung	Datum, mit dem die ermittelten Werte zuletzt manuell abgeändert worden sind.
Abfertigung Jahre	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Jahre für Abfertigung in diesem Feld angegeben werden.
Abfertigung Monate	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Monate für Abfertigung in diesem Feld angegeben werden.
Abfertigung Tage	Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Tage für Abfertigung in diesem Feld angegeben werden.
Abfertigung Letzte manuelle Änderung	Datum, mit dem die ermittelten Werte zuletzt manuell abgeändert worden sind.

Beispiel

Es wird eine Vordienstzeit mit Datum 01.04.2010 bis 31.10.2012 erfasst. Vom Programm werden automatisch 2 Jahre und 7 Monate errechnet.

Aus bestimmten Gründen sollen dem Mitarbeiter von dieser Zeit aber nur 1 Jahr und 5 Monate angerechnet werden.

Der Vorteil besteht nun darin, dass die gesamte VDZ erfasst werden kann und somit protokolliert ist. Darüber hinaus wird der Änderungszeitpunkt im Feld "Urlaub letzte manuelle Änderung" festgehalten.

Ab DV-Nr.

Dienstverhältnis, ab dem die Anrechnung erfolgen soll.

Hinweis

Es darf nur das Dienstverhältnis mit dem letzten echten (arbeitsrechtlichen) Eintritt oder in Ausnahmefällen das aktuelle Dienstverhältnis angegeben werden.

Von-Datum

Wird das Von-/Bis-Datum angegeben, werden die anrechenbaren Jahre, Monate und Tage automatisch berechnet.

Bis-Datum

Wird das Von-/Bis-Datum angegeben, werden die anrechenbaren Jahre, Monate und Tage automatisch berechnet.

Anzahl der Jahre, die angerechnet werden. Eine Eingabe ist nur möglich, wenn kein Von- bzw. Bis-Datum erfasst worden ist.

Anzahl der Monate, die angerechnet werden. Eine Eingabe ist nur möglich, wenn kein Von- bzw. Bis-Datum erfasst worden ist.

Anzahl der Tage, die angerechnet werden. Eine Eingabe ist nur möglich, wenn kein Von- bzw. Bis-Datum erfasst worden ist.

Nr. (Art)

Angabe der Vordienstzeitart.
Ausprägungen siehe LOHN → Stammdaten → weitere Stammdaten → Vordienstzeitarten.

Bezeichnung (Art)

Bezeichnung der Vordienstzeitart

Bezeichnung

Beliebiger Text, um beispielsweise die Firma bzw. Schule, bei der diese Vordienstzeit absolviert worden ist, genauer zu beschreiben.

+/-

Vorzeichen der Vordienstzeit

+	Vordienstzeiten werden addiert.
-	Vordienstzeiten werden subtrahiert.

Urlaub J/M/T

Zeigt die tatsächlich anrechenbaren Vordienstzeiten für Urlaub.

Hinweis

Die Werte können aufgrund einer hinterlegten Begrenzung bei der Vordienstzeitart oder der Prüfung auf das Höchstausmaß von den erfassten Werten in den Feldern "Jahre", "Monate" und "Tage" abweichen (siehe Beispiel).

Beispiel

Die Vordienstzeitart "4 - VDZ Urlaub Schule > 9. Schulstufe (Anrechnungsmethode)" ist im Vordienstzeitarten-Stamm mit 48 Monaten begrenzt.

Im Mitarbeiterstamm wurden für die Anrechnung fünf Jahre erfasst. Berücksichtigt werden jedoch nur vier. Sollen fünf Jahre angerechnet werden, muss eine Vordienstzeitart ohne Begrenzung verwendet werden.

Krank J/M/T

Zeigt die tatsächlich anrechenbaren Vordienstzeiten für Krank.

Jubiläum J/M/T

Zeigt die tatsächlich anrechenbaren Vordienstzeiten für Jubiläum.

Abfertigung J/M/T

Zeigt die tatsächlich anrechenbaren Vordienstzeiten für Abfertigung.

Hinweis

Weitere Informationen zum Thema finden Sie in der Themenhilfe Vordienstzeiten erfassen.

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4.13. Hinweise

Anders als im Kollektivvertrag oder bei der Firma, liefert der Reiter beim Dienstnehmer einen Überblick aller Hinweise, die für den jeweiligen Dienstnehmer in irgendeiner Weise relevant sind. Das heißt, es werden nicht nur Hinweise aus dem Dienstnehmerstamm angezeigt, sondern auch solche, die im Kollektivvertrag oder im Firmenstamm erfasst wurden. Sie werden in hellgrauer Farbe dargestellt und können nicht verändert werden.

Hinweis

Weitere Informationen zum Thema finden Sie in der Fensterhilfe Anlage Hinweise.

Datum

Hinweistext

Hinweistext, der in der Bruttoerfassung, am Lohnset und/oder auf der Hinweisliste angezeigt wird. Es können max. 255 Zeichen erfasst werden.

Für Geburtstags-, Jubiläums- und Ruhend-Hinweise stehen zusätzlich Platzhalter zur Verfügung, die, wenn erfasst, entweder das Alter des Dienstnehmers {age}, die Anzahl der Dienstjahre {yearsjub} oder die Ruhendart {ruhensart} auswerfen.

Bei der Neuanlage eines Jubiläum-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "{YEARSJUB}. Dienstjahr" vorgeschlagen. Der Platzhalter liefert die Dienstjahre inklusive der Vordienstzeit Jubiläum. Der Eintrag kann natürlich jederzeit abgeändert werden.

Bei der Neuanlage eines Geburtstags-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "{AGE}. Geburtstag" vorgeschlagen. Der Platzhalter liefert das Alter des Dienstnehmers.

Bei der Neuanlage eines Ruhend-Ende-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "Ende {RUHENSART}" vorgeschlagen. Der Platzhalter liefert die Ruhendart (z. B. Ende Präsenzdienst, Ende Mutterschutz, Ende Karenz (gesetzlich) ....)

Bei der Neuanlage eines Teilzeit-Ende-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "Ende {TEILZEITART}" vorgeschlagen. Der Platzhalter liefert die Teilzeitart (z. B. Elternteilzeit, Altersteilzeit ...).

Bei der Neuanlage eines Lehrzeitende-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "Lehrzeitende" vorgeschlagen.

Bei der Neuanlage eines Familienbeihilfe-Ende-Hinweises wird als Hinweistext automatisch "Familienbeihilfe: {FAMILIENBEIHILFE_ENDE}" vorgeschlagen.

Zusätzlich gibt es noch den Platzhalter {YEARSURL}. Wird dieser Platzhalter bei einem Jubiläums-Hinweis erfasst, werden die Dienstjahre inklusive der Vordienstzeiten Urlaub berechnet.

Beispiel

Hinweistext, der bei der Hinweisart "Geburtstag" am Lohnset des Dienstnehmers angedruckt werden soll:

Wir wünschen Ihnen alles Gute zum {AGE}. Geburtstag!

Hinweistext, der bei der Hinweisart "Jubiläum" auf der Hinweisliste und in der Bruttoerfassung angezeigt werden soll:

Der Dienstnehmer hat sein {YEARSJUB}. Dienstnehmerjubiläum vollendet.

Alter/Jubiläum

Dieses Feld ist nur bei den Hinweisarten "Geburtstag" und "Jubiläum" aktiv und dient der Erfassung zusätzlicher Informationen zur gewählten Hinweisart.

Jubiläumshinweis
Ist das Feld "Alter/Jubiläum" leer, wird folgende Hierarchie für die Ermittlung der Jubiläumsjahre angewendet:

Eintrag des Feldes "Dienstnehmerjubiläen" (LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter "Allgemein") vom KV des Dienstnehmers
Eintrag des Feldes "Dienstnehmerjubiläen" (LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter "Allgemein") vom General-KV (9999)
Alle "runden" Jubiläen (5, 10, 15, 20, 25, 35, 40, 45, 50)

Falls das Feld "Alter/Jubiläum" nicht leer ist, werden die durch Beistrich getrennten Jubiläumsjahre ausgewertet, z. B. 17,33.

Im Feld "Alter/Jubiläum" wird als Info der Text "wie im KV-Stamm im Feld "Dienstnehmer-Jubiläen" hinterlegt" angezeigt.

Geburtstagshinweis

Im Feld "Alter/Jubiläum" werden der 15., 20., 25., 30., 35., 40., 45., 50., 55., 60. und 65. Geburtstag vorgeschlagen. Der Eintrag kann natürlich jederzeit geändert werden.

Bleibt das Feld leer, so werden alle Jahre geprüft und als Info steht der Text "Alle Geburtstage".

Bruttoerfassung

Der Hinweis wird in der Bruttoerfassung (LOHN → Abrechnungen) bei der Lohnartenaktivierung (Funktion "LA aktivieren Firma") angezeigt.

Erledigt (Bru.Erf.)

Kennzeichnet, ob der Hinweis in der Bruttoerfassung (LOHN → Abrechnungen) bereits angezeigt worden ist.

Hinweis

Die Intervallfunktion funktioniert nicht bei Hinweisen in der Bruttoerfassung, sobald diese als "erledigt" gekennzeichnet werden.

Lohnset

Der Hinweis wird am Lohnset (LOHN → Abrechnungen → Lohnsets drucken) angezeigt. Diese Option wird vor allem dann genutzt, wenn der Hinweis auch für den Dienstnehmer ersichtlich sein soll.

Erledigt (Lohnset)

Kennzeichnet, ob der Hinweis am Lohnset (LOHN → Abrechnungen → Lohnsets drucken) bereits angezeigt worden ist.

Hinweisliste

Der Hinweis wird auf der Hinweisliste (LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Hinweislisten drucken) angezeigt.

Erledigt (Hin.List.)

Kennzeichnet, ob der Hinweis auf der Hinweisliste schon angezeigt bzw. gedruckt worden ist (LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Hinweislisten drucken).

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4.14. Terminlohnarten

An dieser Stelle besteht die Möglichkeit, Termine für die Aktivierung bestimmter Lohnarten in der Bruttoerfassung zu hinterlegen. Beispielsweise können Sie festlegen, dass dem Dienstnehmer von Juli bis September ein Vorschuss von jeweils € 200,00 abgezogen werden soll.

Neben den Terminlohnarten, die beim jeweiligen Dienstnehmer hinterlegt worden sind, werden aber auch relevante Termine aus dem Kollektivvertrag oder dem Firmenstamm angezeigt. Über die Combobox auf der rechten Seite können Sie auswählen, ob alle Terminlohnarten angezeigt werden sollen oder nur jene, die beim Dienstnehmer erfasst worden sind.

Wie bereits erwähnt, können Termine nicht nur beim Dienstnehmer, sondern auch im Kollektivvertrag oder bei der Lohnfirma hinterlegt werden. Die Entscheidung, wo ein Termin erfasst wird, ist davon abhängig, ob die Lohnart nur bei einem bestimmten Dienstnehmer oder für alle Dienstnehmer einer Firma bzw. eines KVs aktiviert werden soll.

Hinweis

Wenn für die Terminlohnart im Feld "LA-Nr" eine fixe Lohnart hinterlegt wird, ist das Feld "Bis" inaktiv. Fixe Lohnarten werden ohnehin mit der Lohnartenaktivierung mit dem entsprechenden Wert des Vormonats aktiviert. Wollen Sie eine Terminlohnart mit hinterlegtem Von- und Bis-Monat erstellen, muss eine variable Lohnart verwendet werden.

Die Einstellung, ob eine Lohnart variabel oder fix ist, wird unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "Name, Bruttoerfassung" beim Feld Fix/Variabel getroffen.

Hinweis

Terminlohnarten für addierende Lohnarten sind insofern nicht sinnvoll, als dass sie sich immer wieder automatisch addieren würden, wenn die Aktivierung mehrmals gestartet wird. Addierende Lohnarten werden in Verbindung mit Dienstreise-Lohnarten in der Bruttoerfassung verwendet und auch dies schränkt Terminlohnarten ein, da diese manuelle Erfassung bei automatischer Erfassung über die Lohnartenaktivierung nicht durchgeführt werden kann.

Aus diesem Grund sollte man Terminlohnarten nur für Lohnarten verwenden, die das Feld Eingaben addieren im Lohnartenstamm auf "Nein" gestellt und keine Kostentypen-Eingabe erfordern.

Von

Eingabe Von

Bis

Eingabe Bis

Das Kennzeichen gibt an, an welcher Stelle die Terminlohnart definiert wurde. Folgende Einstellungen sind möglich:

Generalkollektivvertrag
Kollektivvertrag
Firma
Dienstnehmer

Lohnart

Eingabe der Lohnart, die aktiviert werden soll.

Lohnartenbezeichnung

Menge

Eingabe der Menge, die aktiviert werden soll.

Satz

Eingabe des zu aktivierenden Satzes.

Betrag

Eingabe des zu aktivierenden Betrags

Betragsformat

Wie ist der in der Terminlohnart erfasste Betrag zu interpretieren? Folgende Einstellungen können getroffen werden:

Absolut: Die Einstellung "Absolut" bewirkt, dass eine Lohnart mit einem bestimmten Betrag zum festgelegten Termin aktiviert wird (z. B. Abzug eines Darlehens in der Höhe von € 250,00 von Februar bis Dezember 2025).

Relativ: Durch die Einstellung "Relativ" wird eine Lohnart um den erfassten Betrag zu einem bestimmten Termin erhöht (z. B. das Gehalt eines Dienstnehmers soll im Mai 2025 um € 90,00 erhöht werden).

Relativ bis KV: Will man bewirken, dass sich (bei einer etwaigen Unterzahlung) der Wert aus dem Fixwertspeicher jährlich um einen bestimmten Betrag erhöht (und zwar so lange bis der KV-Wert erreicht ist), so ist die Einstellung "Relativ bis KV" zu wählen. In diesem Fall ist bei den Feldern "von" und "Bis" nur der Monat – keine Jahreszahl – einzugeben (z. B. bis der KV-Lohn erreicht ist, soll sich der Monatslohn jeweils im Juni um € 60,00 erhöhen).

Vorgang

Welcher Vorgang soll durch die Terminlohnart ausgelöst werden? Folgende Einstellungen können getroffen werden:

Lohnart erzeugen: Die Lohnart wird in der Bruttoerfassung zum hinterlegten Termin mit dem entsprechenden Wert erzeugt.

Lohnart löschen: Die Lohnart wird in der Bruttoerfassung gelöscht.

Hinweis

Weitere Informationen zum Thema finden Sie in der Fensterhilfe Terminlohnarten bearbeiten.

Terminlohnarten können mit dem Programm Terminlohnarten importieren auch importiert werden.

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4.15. Personalakt

Der Reiter "Personalakt" steht mit einer Lizenz für das Paket Personalinformationssystem zur Verfügung. Damit können beim Dienstnehmer archivierte Dokumente angesehen, bearbeitet oder Dokumente manuell angelegt werden.

Über die Combobox auf der rechten Seite können Sie festlegen, welche Ihrer Dokumentenkategorien angezeigt werden soll.

Datum

In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum der Archivierung eintragen. Standardmäßig werden hier das aktuelle Tagesdatum und die Uhrzeit vorgeschlagen, zu dem Sie die Archivierung gestartet haben. Sie können aber jederzeit selbst ein von Ihnen gewünschtes Datum vergeben. Die Ermittlung des vorgeschlagenen Datums hängt auch von der Einstellung des Parameters Dokumentendatum aus Dateidatum ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Dieser Parameter wirkt sich bei allen Arten der Archivierung aus. Egal ob die Archivierung im Dialog, im Hintergrund, per Drag & Drop, über einen Dokumentenimport etc. erfolgt.

Hinweis

Beim Import von Dokumenten bzw. beim Archivieren im Dialog erfolgt eine Datumsprüfung, wenn dieses Datum von außerhalb an NTCS übergeben wird. Ist das übergebene Datum, ausgehend vom Tag der Archivierung, älter als 15 Jahre bzw. liegt das Datum mehr als 5 Jahre in der Zukunft, wird automatisch das aktuelle Tagesdatum in die Archivierungsmaske übergeben, ansonsten wird das ermittelte Datum übergeben.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Zeilenverrechnung

Anhand dieses Datums wird im Rahmen der Zeilenverrechnung (genauer: Weiterverrechnung der SVS-Abfragen) geprüft, ob das betreffende SVS-Dokument in den Ermittlungszeitraum fällt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen.

Kategorie-Nr

In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Dokumentenkategorie hinterlegen, zu der das Dokument archiviert werden soll. Dokumentenkategorien stellen das Hauptbeschlagwortungselement für Dokumente dar. In der Dokumentenübersicht am Reiter Kategorien besteht die Möglichkeit, eine Liste der Dokumente darstellen zu lassen, die zu einer bestimmten Kategorie archiviert wurden.

Jede Dokumentenkategorie muss einer Hauptkategorie zugeordnet sein. In der Dokumentenübersicht bzw. -liste können Sie sich dann die Liste der Dokumente mittels der Combobox rechts oben nach den Hauptkategorien gefiltert darstellen lassen. Weitere Informationen zu den Dokumentenkategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenkategorien.

Hinweis

Um die Kategorie bei der Dokumentenarchivierung ohne Dialog im Hintergrund zu ermitteln, wird der übergebene Wert für die Dokumentenkategorie grundsätzlich mit folgenden Feldern auf der Dokumentenkategorie verglichen:

Zuerst wird geprüft, ob es eine Dokumentenkategorie mit diesem Wert im Feld Nr/Kurz-Bez. gibt.
Kommt es bei Punkt 1 zu keinem Treffer, wird anhand des Feldes Matchcode geprüft, ob es eine Dokumentenkategorie gibt. Diese Suche funktioniert mit "beginnt mit", das heißt, die Übergabe muss nicht 1:1 gleich dem Matchcode sein. Wird zum Beispiel DOK übergeben und im Matchcode einer Kategorie steht DOKU, dann wird diese Kategorie ermittelt.
Kann bei den ersten beiden Punkten keine Dokumentenkategorie ermittelt werden, erfolgt der Rückfall auf die Dokumentenkategorie, die am Archiv im Feld Standardkategorie hinterlegt ist.

Achtung: Für Archivierungen im Paket FIBU, z. B. beim Buchen, gibt es eine abweichende Ermittlungsreihenfolge, und zwar beim Schritt 2. Hier darf die Ermittlung der Kategorie über Matchcode nur dann erfolgen, wenn der übergebene Wert 1:1 dem Matchcode entspricht. Das heißt, wie beim Besipiel oben, wird DOK übergeben und der Matchcode ist DOKU, dann wird diese Kategorie nicht ermittelt und es erfolgt die Kategoriensuche lt. Schritt 3.

Betreff

In diesem Pflichtfeld müssen Sie für das zu archivierende Dokument einen Betreff vergeben. Diesen können Sie nach Ihren Vorstellungen vergeben, über das Diskettensymbol

vor diesem Feld können Sie diesen speichern, um ihn bei einer folgenden Dokumentenarchivierung wiederzuverwenden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Betreff.

Hinweis

Bei der Archivierung über Drag & Drop wird in diesem Feld automatisch der Name des Dokuments vorgeschlagen, welches Sie ins DMS ziehen. Sollten Sie das Dokument auf ein bereits archviertes Dokument im DMS ziehen, wird der Betreff von diesem Dokument als Vorschlag in dieses Feld übernommen.

Hinweis

Bei der Archivierung von E-Mails wird der E-Mail Betreff in dieses Feld übergeben. Bei der Archivierung von Anhängen können Sie über den Parameter Anhang archivieren entscheiden, ob der Name des Anhangs oder der Betreff der E-Mail in dieses Feld übernommen werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter→ BMD Office-Add-ins → Sonstige Einstellungen.

Betreff bei LEA Honorarnoten

Der Betreff für das Dokument der LEA Honorarnote ermittelt sich aus jenen Texten und Steuerungszeichen, die in den Druckereinstellungen für Ablaufarten im Feld Betreff beim Archivieren hinterlegt sind.

Personenname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

Sachbearbeiter

In diesem Feld wird der Name des Mitarbeiters angezeigt, der als Sachbearbeiter am Dokument eingetragen ist.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Personalakt

Dokument ansehen

Das Dokument kann mit dieser Funktion schreibgeschützt geöffnet werden. Der gleiche Effekt wird erzielt, wenn das Dokument mit Doppelklick angesteuert wird. Achtung: Manche Anwendungen (z. B. Word) lassen zwar ein Bearbeiten, jedoch kein Speichern mehr zu; manche Anwendungen (Outlook) lassen auch kein Bearbeiten zu! Details siehe Speicherverhalten von Dokumenten im DMS.

Hinweis

Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden nur angesehene und nicht bearbeitete Dokumente automatisch aus dem Arbeitsverzeichnis entfernt.

Dokument bearbeiten

Damit öffnet sich das Dokument zur Bearbeitung. Gleichzeitig erhält der Datensatz im DMS einen "Check-out-Status": Die - von einem selbst - zur Bearbeitung geöffneten Dokumente werden in der Spalte "Check-out" mit dem Stiftsymbol angezeigt, die von anderen Mitarbeitern geöffneten Dokumente mit dem Symbol "Schlüssel". Details siehe Speicherverhalten von Dokumenten im DMS.

Hinweis

Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung.

Hinweis

Wenn Sie mit der Funktion "Dokument bearbeiten" archivierte E-Mails bearbeiten möchten, die sich nicht im Entwurfsstadium befinden, erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass die Bearbeitung von E-Mail-Dokumenten nur dann zulässig ist, wenn sich das Dokument im Entwurfsstatus befindet. Anschließend wird das Dokument nur zum Ansehen geöffnet.

Wenn Sie archivierte E-Mails, die sich noch im Entwurfsstadium befinden, bearbeiten möchten und die Änderung auch zurück ins DMS archivieren möchten, müssen Sie den Parameter Mailentwurf bearbeiten auf Ja setzen. Anschließend können Sie mit der Add-In-Funktion "Archivieren und Senden" die gesendete E-Mail als Version zum Entwurf ins DMS archivieren. Vorausetzung dafür ist, dass die Entwurfs-E-Mail mit der Funktion "Dokument bearbeiten" zum Bearbeiten geöffnet worden ist. Diesen Parameter finden Sie unter Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Sonstige Einstellungen.

Mailentwurf bearbeiten

Über diesen Parameter können Sie einstellen, ob im DMS archivierte E-Mails, die sich noch im Entwurfsstadium befinden, zur Bearbeitung geöffnet werden können oder nicht. Sie haben dann über die Add-In-Funktion "Archivieren und Senden" die Möglichkeit, die bearbeitete bzw. gesendete E-Mail als Version zum Entwurf ins DMS dazu zu archivieren. Vorrausetzung dafür ist, dass die Entwurfs-E-Mail im DMS mit der Funktion "Dokument bearbeiten" zum Bearbeiten geöffnet worden ist.

Dokument versenden

Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden einen Stempel hinterlegt haben.

Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv.

Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen.

Hinweis

Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt.

Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Verschieben/Verteilen/Verweise

Verschieben zu Person

Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle im NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle im NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Hinweis DMS-Workflow

Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt.

Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.

Verschieben in Archiv

Mit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen.

Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen.

Bearbeiten bei Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet.

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in das die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.

Verteilen an Personen

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen ein Dokument zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt

Hinweis

Wird eine Person gelöscht, von der ein Dokument auf eine andere Person verteilt ist, wird die Verteilung aufgelöst und das Dokument wird auf die verteilte Person übertragen.

Wird eine Person gelöscht, von der mehrere Dokumente auf andere Personen verteilt sind, wird das Dokument mit der niedrigsten Dokumentennummer zum Hauptdokument und die Verteilung des Hauptdokuments auf die anderen Personen bleibt vorhanden.

Verteilen in Archiv

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt

Dokumentenarchivierung mit Vorschau

Ermöglicht das Archivieren eines Dokuments mit einem Fenster für die Vorschau auf das Dokument. Informationen dazu befinden sich in der Fensterhilfe der Funktion Dokumentenarchivierung mit Vorschau.

Dokumentenversionen

Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen.

Neue Version aus Datei

Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen.

Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen.

Kopieren/Einfügen


Kopieren	Mit dieser Funktion können Sie den selektierte Dokumentendatensatz kopieren. Es kann immer nur ein Datensatz kopiert werden, das gleichzeitige Kopieren mehrere Dokumentendatensätze ist nicht möglich.
Einfügen	Mit dieser Funktion können Sie den zuvor kopierten Dokumentendatensatz wieder einfügen. Beim eingefügten Dokument wird im Betreff der Wortlaut "Kopie von ..." vorangestellt.
In Zwischenablage einfügen	Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.

Zu Dokument in DMS

Mit dieser Funktion kann das Programm Dokumentenübersicht geöffnet werden.

Signatur/Unterschrift (nur PDF)

Signaturpad

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich xyzmo Client mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument geben können.

Hinweis

Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatursoftware schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt.

Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Doku XYZMO Signierung nachlesen.

Unterschriften

Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können.

Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.

Funktionen

Hinweis

Weitere Informationen zum Thema finden Sie in der Onlinehilfe Personalakt.

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4.16. Schwerarbeit

Der Dienstgeber ist verpflichtet, bis zum 28. Februar des Folgejahres, hinsichtlich der bei ihm beschäftigten männlichen Versicherten, die bereits das 40. Lebensjahr vollendet haben, und weiblichen Versicherten, die bereits das 35. Lebensjahr vollendet haben, gesondert folgende Daten an die ÖGK zu melden:

Alle Tätigkeiten, die auf das Vorliegen von Schwerarbeit aufgrund der Schwerarbeitsverordnung schließen lassen.
Die Namen und Sozialversicherungsnummern jener Personen, die diese Tätigkeiten verrichten.
Die Dauer dieser Schwerarbeit.

Die ÖGK folgt seit 2024 der generellen Rechtsauffassung, dass das Geschlecht "divers" wie "männlich" zu behandeln ist. Davor ist eine andere Meinung vertreten worden.

In der Combobox auf der rechten Seite können Sie festlegen, ob alle Datensätze zur Schwerarbeit oder nur die des aktuellen Jahres angezeigt werden sollen.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Aktuelles Jahr
Alle Jahre

Durch Drücken der Funktionstaste F5 bzw. Mausklick auf den Button + "Neu" können die Zeiten erfasst werden. Folgende Felder sind dabei zu berücksichtigen.

Art der Tätigkeit	Sie können aus folgenden Ausprägungen wählen: Schicht- oder Wechseldienst regelmäßige Hitze oder Kälte schwere körperliche Arbeit berufsbedingte Pflege Anspruch auf Pflegegeld (min. Stufe 3)
Von	Hinterlegen Sie hier das Von-Datum der Schwerarbeitszeit
Bis	Hinterlegen Sie das Bis-Datum der Schwerarbeitszeit
Anmerkung	Möglichkeit zur Erfassung einer Anmerkung

Hinweis

Bei der Erfassung erfolgen keine Prüfungen hinsichtlich der 6-Tage-Grenze bei Schicht- oder Wechseldienst, der 12-Tage-Grenze bei berufsbedingter Pflege bzw. der 15-Tage-Grenze bei den übrigen Tätigkeiten. Es findet lediglich eine Prüfung hinsichtlich des Alters (35 bzw. 40 Jahre) statt. Die Prüfung basiert auf dem im Dienstnehmerstamm hinterlegten Geburtstag (am Reiter "Allgemein/CRM"):

"Die Dienstnehmerin hat das 35. Lebensjahr noch nicht vollendet!"

Weiters wird geprüft, ob der Mitarbeiter vollversichert oder geringfügig beschäftigt ist:

"Dienstnehmer ist derzeit geringfügig beschäftigt!"

Hierbei handelt es sich jedoch nur um einen Hinweis. Die Erfassung wird programmtechnisch zugelassen.

4.16.1. Erfassungstipps

Leistet ein Dienstnehmer durchgehend Schwerarbeit (immer die gleiche Tätigkeit), so reicht es, wenn lediglich die Art der Tätigkeit eingegeben wird. Die Felder Von- und Bis-Datum können leer bleiben.

Es besteht auch die Möglichkeit, nur ein Von-Datum einzugeben (das "Bis-Datum" bleibt leer).

Ist das der Fall, gilt ab diesem Datum immer der Zustand der Schwerarbeit und wird auch auf der Meldung entsprechend dargestellt.

Die Eingabe funktioniert auch umgekehrt. Wird nur das Bis-Datum und kein "Von-Datum" eingetragen, gilt ab Eintrittsdatum oder 1. Jänner des Jahres Schwerarbeit.

In solchen Fällen ist daher keine monatliche Erfassung notwendig.

Hinweis

Die Übermittlung von Schwerarbeitsmeldungen kann mit dem Programm Schwerarbeitsmeldungen durchgeführt werden.

Schwerarbeitszeiten können auch über das Programm Schwerarbeit importieren importiert werden.

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4.17. Notiz

Auf diesem Reiter können dienstnehmerspezifische Informationen hinterlegt werden, die im Dienstnehmerstamm kein explizites Feld zur Verfügung haben. Im Unterschied zu den Hinweisen gibt es für Notizen keine Erinnerungsmöglichkeit.

Um eine Notiz zu erfassen, wählt man "Bearbeiten". Es öffnet sich ein neues Fenster.

Mit der Funktion "Notizverlauf" kann nachvollzogen werden, wann welche Notiz von welchem User erfasst worden ist.

Hinweis

Die Notizen können auch im Dienstnehmerstamm am Reiter "Divers" eingelesen werden.

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5. Funktionen des Fensters

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Neu - Dienstnehmer als Vorlage

Hier wird ein neuer Dienstnehmer angelegt, wobei das aktuell selektierte Dienstverhältnis als Vorlage verwendet wird. Personenspezifische Daten bzw. beispielsweise Name, Adresse, Bankverbindung, die von Person zu Person unterschiedlich sind, werden nicht von der Vorlage übernommen. Der Dienstnehmerstamm wird geöffnet und sämtliche Felder sind zu überarbeiten, da aus der "Vorlage" nur ein Feldvorschlag generiert werden kann.

Dienstverhältnis ändern

Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:


Austritt	Tritt ein Dienstnehmer aus dem Unternehmen aus, muss der Austritt mit dieser Funktion erfasst werden.
Aktiv → Ruhend	Mutterschutz, Karenz (gesetzlich), Karenz (freiwillig), Bildungskarenz, Hospizkarenz, Präsenzdienst, Truppenübung und andere Ruhezeiten werden mit dieser Funktion erfasst. Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.
Ruhend → Aktiv	Bei Rückkehr aus Karenz, Präsenzdienst, Truppenübung und anderen Ruhezeiten in den aktiven "Dienst" ist diese Funktion zu verwenden. Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.
Ruhend → Ruhend	Bei einem Wechsel von einem ruhenden in ein ruhendes Dienstverhältnis ist diese Funktion zu verwenden. Beispiel: Der Wechsel von Mutterschutz auf Karenz (gesetzlich) oder von Karenz (gesetzlich) auf Karenz (freiwillig). Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.
Änderung Tarifgruppe	Diese Funktion wird bei Wechsel von Arbeiter auf Angestellter, vollversichert auf geringfügig beschäftigt oder bei generellem Tarifgruppenwechsel benötigt.
Wiedereintritt	Ist ein Dienstnehmer ausgetreten, kann mit dieser Funktion ein neues Dienstverhältnis für den Wiedereintritt angelegt werden.
Wochenmodell ändern	Bei einer Änderung des Wochenmodells, muss dazu diese Funktion verwendet werden.
Lehrzeitende	Bei erfolgreich absolvierter Lehrabschlussprüfung wird diese Funktion verwendet. Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.
Ummeldung im Konzern	Die Ummeldung im Konzern erfolgt in zwei Schritten: Basisstammdaten erzeugen Abrechnungsrelevante Daten übernehmen
Wiedereintritt im Konzern	Es erfolgt ein Wiedereintritt auf einer anderen Firma der Firmengruppe (des Konzerns). Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.
Hauptdienstverhältnis	Definiert das selektierte Dienstverhältnis als Hauptdienstverhältnis. Sollte nur ein Dienstverhältnis bestehen, ist dies automatisch das Haupt-DV.
Parallele Beschäftigung anlegen	Mit dieser Funktion kann ein paralleles Dienstverhältnis neben einem ruhenden Dienstverhältnis angelegt werden. Beispiel: geringfügige Beschäftigung neben einer Karenz. Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.

Dienstzeit ansehen

Diese Funktion öffnet ein Fenster, in dem Sie die Vordienstzeiten, die Dienstzeit in der Lohnfirma und die gesamte Dienstzeit stichtagsgenau nachvollziehen können.

Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.

Standardbrief öffnen

Hiermit wird der Standardbrief Lohn geöffnet. Es kann gewählt werden, ob ein bestimmter Standardbrief für alle oder nur für selektierte Dienstnehmer geöffnet werden soll. Für Standardbriefe, die als Favorit gekennzeichnet sind, besteht eine Schnellstartmöglichkeit.

Programmsperre

In dieser Funktion können Sperren für das jeweils markierte Dienstverhältnis hinterlegt werden. Man kann so z. B. eine Programmsperre für Lohnsets, Dienstnehmerüberweisungen, Konjunkturstatistik etc. erwirken.

Eine Programmsperre sollte nur in Ausnahmefällen hinterlegt werden. Beispielsweise, wenn ein Dienstnehmer mit Abrechnung immer von der Konjunkturstatistik ausgenommen werden soll, weil er genau dafür nicht mitgezählt werden soll. Programmsperren können für folgende Programme im Dienstnehmerstamm hinterlegt werden:

Personalkennzahlen drucken

Auszahlungsjournale drucken

Konjunkturstatistiken drucken

Erhöhungsregeln

Dienstnehmer überweisen

Lohnsets drucken

Eine Programmsperre hat immer auch ein Lohnjahr hinterlegt und wird im Zuge der Jahresumstellung automatisch auf das neue Jahr mitkopiert.

NLZ-Karteiblatt ansehen

Diese Funktion bietet eine Jahresübersicht über sämtliche NLZ-Arten. Eine Einschränkung auf ausgewählte NLZ-Arten ist möglich. Durch Doppelklick gelangt man in die Nichtleistungszeiten-Verwaltung.

Terminstammdaten

In dieser Funktion können Vorrückungen oder Verwendungsgruppensprünge im Kollektivvertrag erfasst werden. Auch die Erfassung eines Wechsels in einen anderen Kollektivvertrag ist möglich. Mit der Endverspeicherung des Vormonats werden diese Stammdaten zum angelegten Termin in den Dienstnehmerstamm übernommen (Eingabe nur mit 1. des Monats möglich).

Detail

Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Qualifikationen	In diesem Fenster können die dem Mitarbeiter zugeordneten Qualifikationen verwaltet werden. Dieses Fenster ist nur mit einer Lizenz für das Personalinformationssystem verfügbar.
Zugeordnete Stellen	Dieses Fenster enthält Informationen zu den Stellen, die dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet sind. Dieses Fenster ist nur mit einer Lizenz für das Personalinformationssystem verfügbar.
Ausbildungen	Im Personalinformationssystem können Ausbildungen verwaltet werden. Dieses Fenster ist nur mit einer Lizenz für das Personalinformationssystem verfügbar.
Ausbildungsbedarf	Im Personalinformationssystem können Ausbildungen verwaltet werden. In diesem Fenster kann der Ausbildungsbedarf hinterlegt werden. Dieses Fenster ist nur mit einer Lizenz für das Personalinformationssystem verfügbar.
Kontaktjournal	Im Kontaktjournal werden sämtliche Einträge vermerkt, die entweder durch Aufgaben, Termine, Telefongespräche, Kurznotizen oder Dokumentenablage entstanden sind und den Mitarbeiter betreffen. Dieses Fenster ist nur mit einer Lizenz für das Personalinformationssystem verfügbar
Betriebsmittel	Hier können die, einem Mitarbeiter zugeordneten, Betriebsmittel verwaltet werden. Dieses Fenster ist nur mit einer Lizenz für das Personalinformationssystem verfügbar.
Bankverbindungen	Sämtliche Bankverbindungen des Mitarbeiters werden in diesem Fenster übersichtlich dargestellt und können bearbeitet werden.
Historie 5.5	Diese Funktion zeigt Ruhendzeiten, Ein- und Austritte, Prüfungen, Seminare und Schulungen, Bezugsartenveränderungen, Änderungen der Arbeitszeit sowie Schulbildung und Karriereschritte, die aus BMD 5.5 übergeben wurden.

Workflow

Hier haben Sie die Möglichkeit, direkt in die Workflowübersicht einzusteigen oder direkt einen Workflow zu starten.

Funktionen

Drucken
Ausdruck Dienstnehmerstammblatt	Folgende Ausdrucksvarianten stehen zur Verfügung: Gewählte Editfelder Alle Editfelder Gewählte Listfelder Alle Listfelder Die Dienstnehmerstammblätter können auch über LOHN → Auswertungen → Stammblätter → Dienstnehmerstammblätter aufgerufen werden.

Firmenbezogene Einstellungen

Einstieg in die firmenbezogenen LOHN Parameter (Dienstnehmer)

Allgemeine Einstellungen

Einstieg in die allgemeinen LOHN Parameter (Dienstnehmer)

UEL-/KÜE-Schablone für Neukunden

Diese Funktion wird benötigt, wenn mit der Abrechnung in BMD neu begonnen wird und Dienstnehmer existieren, die bereits im Vorjahr ausgetreten sind, deren UEL und/oder Kündigungsentschädigung aber noch ins laufende Jahr reicht.

Damit die Beiträge für das Folgejahr abgerechnet bzw. abgeführt werden können, muss die UEL-/KÜE-Schablone für Neukunden gestartet werden. Die UEL-/KÜE-Schablone für Neukunden kann auch von einem späteren Monat aus aufgerufen werden. Damit sind Nacherfassungen oder auch Verlängerungen bzw. Kürzungen der UEL bequem einzugeben.

Für die Verwendung dieser Funktion müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Das Austrittsdatum muss im Vorjahr liegen
Ende Entgelt liegt im aktuellen Jahr
Der korrekte Abmeldegrund ist am Dienstverhältnis hinterlegt

Achtung!

Es ist darauf zu achten, dass bei Ausführung der Funktion der richtige Abrechnungsmonat im Programm Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt ist.

Historisches Dienstverhältnis anlegen

Diese Funktion wurde durch die Funktion Dienstverhältnis nacherfassen abgelöst und wird nur noch selten verwendet.

Über diese Funktion können vergangene Dienstverhältnisse nacherfasst werden. Ein Anwendungsfall ist z. B. Sie sind Neukunde und möchten frühere Dienstverhältnisse (z. B. Karenzzeiten ...) nacherfassen.

Achtung!

Die Funktion darf nur zur Nacherfassung verwendet werden.

Während der Abrechnung muss ein neues Dienstverhältnis immer über die entsprechende Funktion (Austritt, Aktiv → Ruhend, Änderung Tarifgruppe, Wiedereintritt ...) angelegt werden.

Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.

NeuFöG

Mit dieser Funktion kann eine Automatik für die Anwendung des Neugründungsförderungsgesetzes (NeuFöG) hinterlegt werden.

WEBEKU-Versicherungsnummer abfragen

Mit dieser Funktion kann die Versicherungsnummer einer beliebigen in Österreich sozialversicherten Person abgefragt werden.

Ein-/Austrittsdatum (Lohn) berechnen (alle Jahre)

Mit dieser Funktion werden die Felder "Eintrittsdatum (Lohn)" und "Austrittsdatum (Lohn)" erneut berechnet. Die Felder sind unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "DV" zu finden. Diese Felder repräsentieren das Datum des IST-Eintritts der jeweiligen Dienstverhältnisse. Die Beschäftigungsnummer ist hier von Relevanz.

Nicht zu verwechseln mit den Feldern "Eintrittsdatum" bzw. "Austrittsdatum" vom Reiter "Allgemein/CRM" und dem Beginn und Ende vom Reiter "DV". Beim Eintrittsdatum bzw. Austrittsdatum wird auf allen Dienstverhältnissen immer dasselbe Datum angezeigt. Es handelt sich dabei um das DV-Beginndatum des Dienstverhältnisses, das den Ist-Eintritt des laufenden Haupt-Dienstverhältnisses angibt. Bei den Feldern Beginn- bzw. Endedatum wird der Beginn bzw. das Ende des jeweiligen Dienstverhältnisses angezeigt.

Ein CRM Feld steht pro Mitarbeiter/Dienstnehmer einmal zur Verfügung und ist somit über alle Dienstverhältnisse identisch = Eintritts- bzw. Austrittsdatum vom Reiter "Allgemein/CRM".

Da es sich beim Feld "Eintrittsdatum (Lohn)" um ein dienstverhältnisspezifisches Feld handelt, steht das Feld pro Dienstverhältnis und somit mehrmals pro Mitarbeiter zur Verfügung. Dies ist für unterschiedliche Anwendungsfälle im LOHN von großer Bedeutung.

Beispiel

Ein Dienstnehmer tritt per 01.07.2026 ins Unternehmen ein. Das Eintrittsdatum, das Eintrittsdatum (Lohn) und der Beginn ist der 01.07.2026.

Nun wechselt der Dienstnehmer per 15.07. das Wochenmodell. Dadurch wird ein neues Dienstverhältnis erstellt.

Das Eintrittsdatum und das Eintrittsdatum (Lohn) ist bei beiden Dienstverhältnissen der 01.07.2026.

Das Beginndatum ist aber bei DV 1 der 01.07.2026 und bei DV 2 der 15.07.2026.

Nun tritt der Dienstnehmer per 20.07.2026 aus dem Unternehmen aus und per 25.07.2026 wieder ein. Dadurch ergibt sich eine neue Beschäftigungsnummer für DV 3.

Das Eintrittsdatum ist bei allen 3 Dienstverhältnissen der 25.07.2026.

Das Eintrittsdatum (Lohn) bleibt bei DV 1 und DV 2 der 01.07.2026, bei DV 3 ist es der 25.07.2026.

Das Beginndatum ist dienstverhältnisspezifisch und daher für jedes DV individuell.

DV 1 → 01.07.2026, DV 2 → 15.07.2026, DV 3 → 25.07.2026.

Erweiterte Suche - Dienstnehmer

Diese Funktion öffnet ein neues Fenster, in dem alle Mitarbeiter von allen Firmen über alle Datenbestände hinweg gesucht werden können. Die Erweiterte Suche eignet sich vor allem dann, wenn man nicht genau weiß, ob ein bestimmter Mitarbeiter angelegt wurde bzw. in welcher Firma dieser angelegt wurde.

BMD Com-User erstellen

Wenn Sie BMD Com verwenden, können Sie über diese Funktion automatisch einen BMD Com-Benutzer für alle Mitarbeiter einer Mandantenfirma erstellen, sofern diese bisher über noch keinen entsprechenden Benutzer verfügen. Bitte beachten Sie, dass dazu am Stamm der Mandantenfirma das Feld "BMD Com-User anlegen" auf Ja gestellt sein muss.

BMD Com-User erstellen

Bei Erfassung eines neuen Mitarbeiters unter dieser Firma wird für den Mitarbeiter automatisch ein BMD Com-Benutzer erstellt.

Besonderheiten dieses Feldes für LOHN/ZEIT:

Diese Funktionalität kann vor allem für die BMD Com- LOHN - Funktionen Lohnportal, Reisekostenerfassung und Zeiterfassung verwendet werden (siehe auch BMD Com)

Weitere Informationen zu BMD Com finden Sie unter BMD Com im Bereich BMD Com - LOHN - Funktionen.

Fehlerliste der Ist-Eintritte

Diese Funktion öffnet eine Liste jener Dienstnehmer, bei denen ein Ist-Eintritt-Problem festgestellt worden ist. Es wird empfohlen, die Dienstverhältnisse der hier angezeigten Dienstnehmer umgehend zu kontrollieren und zu korrigieren. Das Fenster wird auch beim Einstieg in die Bruttoerfassung geöffnet.

Dienstnehmer zusammenspielen

Mit diesem Programm können Dienstnehmer von unterschiedlichen Personalnummern zusammengespielt werden, sofern dies lohnseitig möglich ist. Es erfolgt eine Prüfung, ob ein Zusammenspielen möglich ist. Ist dies möglich, wird im Hintergrund die Funktion Mitarbeiter zusammenspielen vom Paket CRM aufgerufen. Ist ein Zusammenspielen vom Lohn nicht möglich, dann erscheint eine entsprechende Meldung und es wird keine Änderung an den Mitarbeitern durchgeführt.

Historische Mitarbeiterdaten Schnellbearbeitung

Diese Funktion ermöglicht einen Überblick der historischen Daten eines Mitarbeiters oder mehrerer bzw. aller Mitarbeiter. Mit dieser Funktion öffnet sich ein neues Fenster. Die historischen Daten werden in einer Listübersicht dargestellt. Dadurch ergibt sich eine Filtermöglichkeit. So kann schnell nach einem bestimmten Kriterium eines historischen Datensatzes über alle Dienstnehmer hinweg gesucht, dieses geprüft oder auch mit "Spalte bearbeiten" schnell für alle Mitarbeiter auf einmal angepasst werden.

Extras

5.1. Funktionen im Kontextmenü

Folgende Funktionen können beim Dienstnehmer über das Kontextmenü (auf dem Dienstnehmer stehend → rechte Maustaste) aufgerufen werden:

Löschen

Soll ein Mitarbeiter, Dienstnehmer bzw. ein Dienstverhältnis gelöscht werden, erscheint folgendes Fenster:

Genauere Informationen zu den drei Löschvorgängen

Dienstnehmer JJJJ löschen,
Lohnmitarbeiter inkl. DV löschen und
Mitarbeiter löschen

erhalten Sie über die Schaltfläche Hilfe.

Ausdruck Dienstnehmerstammblatt

Folgende Ausdrucksvarianten stehen zur Verfügung:

Gewählte Editfelder
Alle Editfelder
Gewählte Listfelder
Alle Listfelder

Austritt

Tritt ein Dienstnehmer aus dem Unternehmen aus, muss der Austritt mit dieser Funktion erfasst werden.

Aktiv → Ruhend

Mutterschutz, Karenz (gesetzlich), Karenz (freiwillig), Bildungskarenz, Hospizkarenz, Präsenzdienst, Truppenübung und andere Ruhezeiten werden mit dieser Funktion erfasst.

Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.

Ruhend → Aktiv

Bei Rückkehr aus Karenz, Präsenzdienst, Truppenübung und anderen Ruhezeiten in den aktiven "Dienst" ist diese Funktion zu verwenden.

Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.

Ruhend → Ruhend

Bei einem Wechsel von einem ruhenden in ein ruhendes Dienstverhältnis ist diese Funktion zu verwenden. Beispiel: Der Wechsel von Mutterschutz auf Karenz (gesetzlich) oder von Karenz (gesetzlich) auf Karenz (freiwillig).

Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.

Änderung Tarifgruppe

Bei Wechsel von Arbeiter auf Angestellter, vollversichert auf geringfügig beschäftigt oder bei generellem Tarifgruppenwechsel.

Wiedereintritt

Ist ein Dienstnehmer ausgetreten, kann mit dieser Funktion ein neues Dienstverhältnis für den Wiedereintritt angelegt werden.

Wochenmodell ändern

Zur Änderung des Wochenmodells muss diese Funktion verwendet werden.

Lehrzeitende

Bei erfolgreich absolvierter Lehrabschlussprüfung muss diese Funktion verwendet werden.

Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.

Parallele Beschäftigung anlegen

Mit dieser Funktion kann beispielsweise ein paralleles Dienstverhältnis neben einem ruhenden Dienstverhältnis in derselben Firma oder ein weiteres aktives paralleles Dienstverhältnis auf einer anderen Firma innerhalb einer Firmengruppe angelegt werden. Beispiel: geringfügige Beschäftigung neben einer Karenz.

Achtung!

Die Funktion sollte jedoch nur für oben genannte Zwecke verwendet werden.

Während der Abrechnung sollte ein neues Dienstverhältnis immer über die entsprechende Funktion (Austritt, Aktiv → Ruhend, Änderung Tarifgruppe, Wiedereintritt ...) angelegt werden.

Bei der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld SV-Berechnung ist diese Funktion nicht verfügbar.

Neu - Dienstnehmer als Vorlage

Hier wird ein neuer Dienstnehmer angelegt, wobei das aktuell selektierte Dienstverhältnis als Vorlage verwendet wird. Personenspezifische Daten bzw. beispielsweise der Name, Adresse, Bankverbindung, die von Person zu Person unterschiedlich sind, werden nicht von der Vorlage übernommen.

Achtung!

Es handelt sich hierbei um keine Kopierfunktion.

Der Dienstnehmerstamm wird geöffnet und sämtliche Felder sind zu überarbeiten, da aus der "Vorlage" nur ein Feldvorschlag generiert werden kann, der sich auch als falsch herausstellen kann.

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6. Mitarbeiter löschen

Wird im Programm Dienstnehmer die Funktion "Löschen" betätigt, öffnet sich ein Fenster, in dem aus drei unterschiedlichen Aktionen gewählt werden kann:

Die folgende Tabelle beschreibt die Löschvorgänge.


Aktion	Beschreibung des Löschvorgangs
Lohndienstverhältnis 20xx löschen	Alle Dienstverhältnisse eines Dienstnehmers werden vom angezeigten Lohnjahr gelöscht. Der Dienstnehmer bleibt bei Vorhandensein von vorherigen Lohnjahren bestehen. Es kann nur das zeitlich letzte Lohnjahr gelöscht werden.
Dienstnehmer inkl. DV löschen	Es wird das markierte Dienstverhältnis gelöscht. Es kann nur die zeitlich letzte DV-Nr. gelöscht werden, sofern dies nicht das einzige DV im entsprechenden Lohnjahr ist.
Mitarbeiter löschen	Der Dienstnehmer und der Datensatz im CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter wird unwiderruflich gelöscht.

Achtung!

Falls für den zu löschenden Dienstnehmer bereits mBGMs mit Status "in ELDA-Verzeichnis gestellt" oder "gesendet" vorhanden sind, kann der Dienstnehmer nicht gelöscht werden. Dies gilt für alle drei Löscharten.

Es erscheint eine Meldung mit der entsprechenden Handlungsanweisung:

"Es existieren schon gesendete mBGMs.

Es wurden keine stornierten mBGMs gefunden.

mBGMs müssen storniert und gesendet werden, bevor der Mitarbeiter gelöscht werden kann."

6.1. Lohndienstverhältnis 20xx löschen

Diese Funktion löscht ausschließlich den Dienstnehmer im Paket LOHN im aktuellen Lohnjahr. Das heißt, alle Abrechnungen und Lohn-Stammdaten des Dienstnehmers werden im jeweiligen Jahr gelöscht. Der Mitarbeiter im Paket CRM und anderen Paketen, vorhandene Dienstverhältnisse in etwaigen früheren Lohnjahren bleiben bestehen.

Ein Lohndienstverhältnis kann unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer ausschließlich mit dem Löschsymbol (Papierkorb) vom Fenstermenü gelöscht werden und nicht am Reiter "Dienstverhältnisse":

Beispiel

Lohn-Basiseinstellungen: Lohnjahr 2026

DV-Nr. 4

Aktion: Lohndienstverhältnis 2026 löschen

DV-Nr. 4 wird im Lohnjahr 2026 gelöscht. Da dieses mit 01.03.2026 beginnt und es daher kein weiteres Lohnjahr geben kann, ist diese DV-Nr. unwiderruflich gelöscht.

Lohn-Basiseinstellungen: Lohnjahr 2026

DV-Nr. 2

Aktion: Lohndienstverhältnis 2026 löschen

DV-Nr. 2 wird im Lohnjahr 2026 gelöscht. Da dieses mit 15.10.2025 beginnt, ist diese DV-Nr. im Lohnjahr 2025 weiterhin vorhanden.

Hinweis

Es kann immer nur das Dienstverhältnis vom aktuellen bzw. höchsten Lohnjahr gelöscht werden. Im oben angeführten Beispiel ist das das Dienstverhältnis im Jahr 2026. Wollen Sie den Dienstnehmer in einem vorhergehenden Lohnjahr löschen, erhalten Sie folgende Meldung:

"Es kann nur vom höchsten Lohnjahr beginnend gelöscht werden!"

6.2. Dienstnehmer inkl. Dienstverhältnis löschen

Diese Funktion löscht zusätzlich zum Lohnjahr auch das Dienstverhältnis, jedoch nur unter folgenden Voraussetzungen:

Auf dem Dienstverhältnis existieren keine vorhergehenden Lohnjahre (z. B. Lohnjahr 2024, Lohnjahr 2025 → DV wird nicht gelöscht).
Es handelt sich um das zeitlich letzte Dienstverhältnis (z. B. Dienstverhältnis 1: 1/25 bis 10/2025, Dienstverhältnis 2: 10/2025 bis laufend → gelöscht werden kann nur DV 2).
Ist das nicht der Fall, erhalten Sie folgende Meldung:

"Es kann nur das zeitlich letzte Dienstverhältnis gelöscht werden!"

Hinweis

Gibt es bei dem Mitarbeiter nur ein Dienstverhältnis, kann dieses auch nicht gelöscht werden.

Einen Mitarbeiter ohne Dienstverhältnis gibt es nicht!

Reicht die Abrechnung eines Dienstverhältnisses von einem Vorjahr ins laufende Jahr, so kann entweder die Funktion "Lohndienstverhältnis 20xx löschen" oder "Dienstnehmer inkl. DV löschen" genutzt werden. In beiden Fällen wird nur das laufende Jahr gelöscht.

Beispiel

Lohn-Basiseinstellungen: Lohnjahr 2026

DV-Nr. 2

Aktion: Lohndienstverhältnis 2026 löschen ODER Dienstnehmer inkl. DV löschen

DV-Nr. 2 wird im Lohnjahr 2026 gelöscht, bleibt jedoch im Lohnjahr 2025 erhalten (Beginn 15.10.2025).

Da im Jahr 2025 bereits Abrechnungen bestehen, wird das Dienstverhältnis in beiden Fällen nur im Jahr 2026 gelöscht!

Achtung!

Ist ein Dienstverhältnis unabsichtlich angelegt worden – im Sinne eines technischen Wechsels (kein Häkchen für Ist-Austritt beim vorherigen Dienstverhältnis und kein Häkchen für Ist-Eintritt bei diesem Dienstverhältnis), so ist das Dienstverhältnis mit der Löschvariante "Dienstnehmer inkl. DV löschen" zu löschen.

Im Zuge des Löschvorgangs wird das Ende-Datum des vorherigen Dienstverhältnisses aber nicht entfernt. Daher ist nach dem Löschen des falsch angelegten Dienstverhältnisses am vorherigen Dienstverhältnis unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Funktion → Dienstverhältnis ändern in den Austritt einzusteigen und hier die Funktion "Austritt löschen" zu verwenden.

6.3. Mitarbeiter löschen

Diese Funktion löscht den gesamten Mitarbeiter mit allen Dienstverhältnissen und Lohnjahren, unabhängig davon, in welchem Lohnjahr Sie sich befinden.

Beispiel

Aktion: Mitarbeiter löschen

Mitarbeiter ist im CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter unwiderruflich gelöscht.

Hinweis

Sind bei einem Mitarbeiter Angehörige hinterlegt, dann kann der Mitarbeiter erst gelöscht werden, wenn davor alle Angehörigen gelöscht wurden.

Sie erhalten eine Meldung:

"Mitarbeiter kann nicht gelöscht werden: - es sind Angehörige vorhanden"

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7. Relevante LOHN Parameter

Parametereinstellungen können entweder außerhalb des Programmes Dienstnehmer über den Programmpunkt Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter oder direkt im Programm über das Menü "Extras" → Allgemeine oder firmenbezogene Einstellungen vorgenommen werden.

Monatsteiler aliquotieren

Soll der Monatsteiler bei einer Neuanlage oder einer Wochenmodelländerung automatisch berechnet werden, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen.

0 - Nein

1 - Ja

Hinweis

Die Aliquotierung wird nur durchgeführt, wenn am Wochenmodell des Dienstnehmers das Vollzeit-Wochenmodell der Firma hinterlegt ist.

Monatsteiler = Monatsteiler laut KV * Wochenstunden / Wochenstunden-Vollzeit

Monatsteiler Rundungsart

Legen Sie die gewünschte Rundungsart fest.

1 - Kaufmännisch

2 - Abrunden

3 - Aufrunden

Monatsteiler Rundung auf

Geben Sie an, auf welche Stelle gerundet werden soll (z. B. 0,0001; 0,001; 0,01; 0,1; 1).

Überstundenteiler aliquotieren

Soll der Überstundenteiler bei einer Neuanlage oder einer Wochenmodelländerung automatisch berechnet werden, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen.

0 - Nein

1 - Ja

Hinweis

Die Aliquotierung wird nur durchgeführt, wenn am Wochenmodell des Dienstnehmers das Vollzeit-Wochenmodell der Firma hinterlegt ist.

Überstundenteiler = Überstundenteiler laut KV * Wochenstunden / Wochenstunden-Vollzeit

Überstundenteiler Rundungsart

Legen Sie die gewünschte Rundungsart fest.

1 - Kaufmännisch

2 - Abrunden

3 - Aufrunden

Überstundenteiler Rundung auf

Geben Sie an, auf welche Stelle gerundet werden soll (z. B. 0,0001; 0,001; 0,01; 0,1; 1).

Tagesteiler ermitteln

Damit der Tagesteiler automatisch ermittelt werden kann, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen.

Berechnungsvorgang = Summe der Tagesmodelle vom Wochenmodell, die mehr als 0 Sollstunden haben * 4,33

0 - Nein

1 - Ja

Tagesteiler Rundungsart

Legen Sie die gewünschte Rundungsart fest.

1 - Kaufmännisch

2 - Abrunden

3 - Aufrunden

Tagesteiler Rundung auf

Geben Sie an, auf welche Stelle gerundet werden soll (z. B. 0,0001; 0,001; 0,01; 0,1; 1).

Grundlohn durch manuelle Umstufung anpassen

Steht dieser Parameter auf "Ja" und wird eines der folgenden Felder manuell verändert, wird der Grundlohn in den Fixwerten automatisch an den aktuellen KV-Wert (unter Berücksichtigung des Teilzeitprozentsatzes) angepasst:

Kollektivvertrag
KV-Unternummer
Verwendungsgruppe
Beschäftigungsjahr

0 - Nein

1 - Ja

Abrechnungskreiseingabe aktivieren

Wenn dieser Parameter auf "Ja" gestellt ist, müssen im Programm Dienstnehmer die Felder "Firma" und der "Abrechnungskreis" erfasst werden. Erst danach werden die Dienstnehmer, die dem gewählten Abrechnungskreis angehören, geladen.

Die Ausprägung "Ja" kann nur dann sinnvoll genutzt werden, wenn in der jeweiligen Firma Abrechnungskreise verwendet werden. Um die Abrechnungskreiseingabe zu deaktivieren, ist die Ausprägung "Nein" zu hinterlegen.

0 - Nein

1 - Ja

Wenn dieser Parameter auf "Ja" gestellt ist und somit in den Einstiegsfeldern des Dienstnehmerstammes die Abrechnungskreiseingabe aktiviert ist, so wird dieser Filter bei den Combobox-Ausprägungen "alle Dienstnehmer" und "ausgetretene Dienstnehmer" ignoriert.

Schnittbeginn initialisieren

Steht dieser Parameter auf "Ja, mit 1. des Folgemonats", wird beim Wechsel von "Ruhend" auf "Aktiv" das Schnittbeginndatum auf den 1. des Folgemonats gestellt.

0 - Nein

1 - Ja, mit 1. des Folgemonats

Wochenmodell, Teilzeitprozentsatz Bearbeitungsmodus

Dieser Parameter ist nur in ganz seltenen Ausnahmefällen, in Absprache mit dem LOHN Support, abweichend vom Standard zu setzen.

Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

Hier wird festgelegt, ob die genannten Felder im CRM bearbeitet werden dürfen oder nicht. Dieser Parameter muss in allen Lohnjahren gleich eingestellt werden, die der zu ändernde historische Datensatz umfasst.

0 - Automatisch feststellen (empfohlen)

1 - Felder sind immer gesperrt

2 - Felder sind im CRM veränderbar

automatisch Datenbestandseinstellungen für neu angelegte Mitarbeiter erzeugen.

Ist dieser Parameter auf "Ja" gestellt, werden die Lohn-Basiseinstellungen aufgerufen und gesetzt, sobald die User-ID im gleichnamigen Feld bei einem Mitarbeiter manuell eingetragen wird, der das Feld Lohnverrechnung auf "Ja" gesetzt hat. Das Lohnjahr in den Lohn-Basiseinstellungen wird auf das aktuelle Lohnjahr laut Firmenstamm gesetzt. Sollten für den User bereits Lohn-Basiseinstellungen vorhanden sein, werden diese nicht überschrieben.

Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

0 - Nein

1 - Ja

Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Workflow → Dienstnehmer kann optional ein Workflow hinterlegt werden, der bei Ausführung dieses Programms gestartet wird.

Eintritt – Lohn	Hier kann ein Workflow hinterlegt werden, der bei Ausführung der jeweiligen Funktion bzw. des Programms gestartet wird. Workflows werden im Workflowstudio definiert. Nur Workflows vom Workflowtyp "LOHN" können ausgewählt werden. Dieser Workflow wird bei Eintritt eines Dienstnehmers gestartet.
Austritt – Lohn	Hier kann ein Workflow hinterlegt werden, der bei Ausführung der jeweiligen Funktion bzw. des Programms gestartet wird. Workflows werden im Workflowstudio definiert. Nur Workflows vom Workflowtyp "LOHN" können ausgewählt werden. Dieser Workflow wird bei Verwendung der Funktion Austritt für einen Dienstnehmer gestartet und ist nicht mit dem Austrittsworkflow im Paket PI zu verwechseln.
Wiedereintritt – Lohn	Hier kann ein Workflow hinterlegt werden, der bei Ausführung der jeweiligen Funktion bzw. des Programms gestartet wird. Workflows werden im Workflowstudio definiert. Nur Workflows vom Workflowtyp "LOHN" können ausgewählt werden. Dieser Workflow wird bei Verwendung der Funktion Wiedereintritt für einen Dienstnehmer gestartet.
Ummeldung im Konzern	Hier kann ein Workflow hinterlegt werden, der bei Ausführung der jeweiligen Funktion bzw. des Programms gestartet wird. Workflows werden im Workflowstudio definiert. Nur Workflows vom Workflowtyp "LOHN" können ausgewählt werden. Dieser Workflow wird bei Ausführung einer Ummeldung im Konzern gestartet.
Austritt – parallele Besch.	Hier kann ein Workflow hinterlegt werden, der bei Ausführung der jeweiligen Funktion bzw. des Programms gestartet wird. Workflows werden im Workflowstudio definiert. Nur Workflows vom Workflowtyp "LOHN" können ausgewählt werden. Dieser Workflow wird gestartet, wenn auf einer parallelen Beschäftigung ein Austritt mit der gleichnamigen Funktion gestartet wird.
Ruhend -> Aktiv	Hier kann ein Workflow hinterlegt werden, der bei Ausführung der jeweiligen Funktion bzw. des Programms gestartet wird. Workflows werden im Workflowstudio definiert. Nur Workflows vom Workflowtyp "LOHN" können ausgewählt werden. Dieser Workflow wird bei Ausführung der Funktion "Ruhend -> Aktiv" gestartet.
Aktiv -> Ruhend	Hier kann ein Workflow hinterlegt werden, der bei Ausführung der jeweiligen Funktion bzw. des Programms gestartet wird. Workflows werden im Workflowstudio definiert. Nur Workflows vom Workflowtyp "LOHN" können ausgewählt werden. Dieser Workflow wird bei Ausführung der Funktion "Aktiv -> Ruhend" gestartet.
Ruhend -> Ruhend	Hier kann ein Workflow hinterlegt werden, der bei Ausführung der jeweiligen Funktion bzw. des Programms gestartet wird. Workflows werden im Workflowstudio definiert. Nur Workflows vom Workflowtyp "LOHN" können ausgewählt werden. Dieser Workflow wird bei Ausführung der Funktion "Ruhend -> Ruhend" gestartet.
Lehrzeitende	Hier kann ein Workflow hinterlegt werden, der bei Ausführung der jeweiligen Funktion bzw. des Programms gestartet wird. Workflows werden im Workflowstudio definiert. Nur Workflows vom Workflowtyp "LOHN" können ausgewählt werden. Dieser Workflow wird bei Ausführung der Funktion Lehrzeitende gestartet.
Parallele Beschäftigung	Hier kann ein Workflow hinterlegt werden, der bei Ausführung der jeweiligen Funktion bzw. des Programms gestartet wird. Workflows werden im Workflowstudio definiert. Nur Workflows vom Workflowtyp "LOHN" können ausgewählt werden. Dieser Workflow wird bei der Anlage einer parallelen Beschäftigung gestartet.

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Siehe auch:

Kostentypenfindung: Bei Anlage eines Dienstnehmers soll ein Kostentyp angelegt werden

FAQ LOHN Stammdaten - Dienstnehmer

Wiedereintritt eines Mitarbeiters

Storno Anmeldung bei Nichtantritt

vorzeitiges Lehrzeitende

Erhöhung des Urlaubsanspruchs

Wochenmodell beim Mitarbeiter ändern

Wochenmodelländerung rückwirkend

Wochenmodelländerung Zukunft

Aliquotierung Monatsteiler, Überstundenteiler und Tagesteiler

Mitarbeitersuche über alle Firmen

Schnittbasis für Vormonate erfassen

Ein neuer Mitarbeiter tritt ein - Was ist zu tun?