Dienstnehmer-Lohnkonten
Grundlegende Informationen zum Paket LOHN finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
Lohnverrechnung → Jahresende → Dienstnehmer-Lohnkonten Mit dem Programm "Dienstnehmer-Lohnkonten" können Sie die Lohnkonten der Dienstnehmer ausdrucken. Ein Dienstnehmer-Lohnkonto kann nicht nur am Jahresende, sondern auch während des Jahres jederzeit ausgedruckt werden. Erfolgt der Ausdruck unterjährig, werden jene Monate angedruckt, die bei dem jeweiligen Dienstnehmer bereits abgerechnet worden sind..
Hinweis
 | Das Programm ist stapelfähig und kann in einem oder mehreren Lohnstapel aufgenommen werden. |
Hinweis
| Falls das Auswertungsprogramm weder bei der Voschau noch bei der Ausführung Daten liefert, dann kommen folgende Ursachen in Frage:
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Hinweis
| Neben Dienstnehmer-Lohnkonten können mit dem Programm auch Lohnkonten für alle Arbeiter oder alle Angestellten, je Abrechnungskreis oder je Kostenstelle usw. gedruckt werden. Außerdem ist es möglich, Lohnkonten für einen bestimmten Zeitraum (z. B. von April 2024 bis März 2025) auszudrucken. |
Dienstnehmer-Lohnkonten
Damit die Lohnkonten so ausgedruckt werden, wie Sie sich das wünschen, müssen Sie die folgenden Eingabefelder beachten.
Einstiegsfelder
| Firma | Angabe der Firma bzw. Firmen, für die die Auswertung gestartet werden soll.  Auswahl einer bestimmten Firma Auswahl mehrerer FirmenBleibt das Feld leer, wird die Auswertung für alle Firmen, für die der User berechtigt ist (siehe Datenbesitzer für Ansehen in Lohnfirmen), gestartet (z. B. Ausdruck der Lohnsets für alle Firmen, Ausdruck des Auszahlungsjournals für alle Firmen ...).  |
Hinweis
| In den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen bzw. über die LOHN Parameter für Ausdrucke können die gewünschten Parametereinstellungen für dieses Programm fix hinterlegt werden. |
Reiter "Allgemein"
| Von Datum | In den Feldern "Von Datum" und "Bis Datum" können Sie den Zeitraum angeben, für den das Lohnkonto gedruckt werden soll. |
| Bis Datum | In den Feldern "Von Datum" und "Bis Datum" können Sie den Zeitraum angeben, für den das Lohnkonto gedruckt werden soll. |
Hier können Sie angeben, ob es sich bei dem Ausdruck um einen Kontrollausdruck handelt. Steht dieses Feld auf "Ja", erfolgt in der Zustandsverwaltung kein Eintrag und es wird auch nicht geprüft. Somit gelangen alle abgerechneten Dienstnehmer in der Vorschau auf den Ausdruck. 0 - Nein 1 - Ja | |
| nur austretende Mitarbeiter | Sollen ausschließlich die Lohnkonten der Dienstnehmer gedruckt werden, die in diesem Monat ausgetreten sind, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. |
| von Abrechnungsmonat | Eingabe eines Von-Monats, für den die Lohnkonten gedruckt werden sollen. Dieses Feld ist vor allem dann relevant, wenn nur die Lohnkonten der ausgetretenen Dienstnehmer gedruckt werden sollen. |
| bis Abrechnungsmonat | Eingabe eines Bis-Monats, für den die Lohnkonten gedruckt werden sollen. Dieses Feld ist vor allem dann relevant, wenn nur die Lohnkonten der ausgetretenen Dienstnehmer gedruckt werden sollen. |
| Sortierung | In diesem Feld kann die Sortierreihenfolge der Dienstnehmer auf dem Ausdruck festgelegt werden. Die Sortierung kann beispielsweise nach Dienstnehmernummern, Abrechnungskreisen, Kostenstellen, KV usw. erfolgen. Es können auch mehrere Sortierungsstufen hinterlegt werden. Außerdem können Sie entscheiden, ob die Sortierung "aufsteigend" oder "absteigend" erfolgen soll. Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf gelangen Sie in das Sortierungsfenster. |
| Filterfelder | Durch die Definition von Filterfeldern (F8 oder ) besteht die Möglichkeit, die Auswertung auf einen bestimmten Bereich (z. B. nur für einen Abrechnungskreis, nur für einen oder mehrere Dienstnehmer, nur für eine oder mehrere bestimmte Kostenstellen ...) einzuschränken. Im Standard ist eine Filterung je Dienstnehmer vorgesehen, die jederzeit abgeändert werden kann. |
Legen Sie fest, ob ein Gesamtsummenblatt erstellt werden soll. 0 - Nein 1 - Ja | |
Soll nur ein Summenblatt erstellt werden? Ein Summenblatt kann nur erstellt werden, wenn in der Sortierung über das Feld Gruppensumme festgelegt wurde, nach welchem Kriterium summiert wird. 0 - Nein 1 - Ja | |
Soll das Dienstnehmer-Lohnkonto gedruckt werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja | |
Soll das Dienstnehmer-Lohnkonto archiviert werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja, pro Firma 2 - Ja, pro Dienstnehmer (Mit dieser Ausprägung wird ein Dokument je Dienstnehmer im Personalakt archiviert.) | |
Soll das Dienstnehmer-Lohnkonto per E-Mail versendet werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja, pro Firma 2 - Ja, pro Dienstnehmer |
Druckeinstellungen | Mit der Funktionstaste F8 bzw. einem Mausklick auf im Feld "Drucken" gelangt man in die Druckeinstellungen, wo der Drucker, die Anzahl der Kopien, die Sortierreihenfolge sowie die Seiten pro Blatt festgelegt werden können. |
Archiveinstellungen | Mit der Funktionstaste F8 bzw. einem Mausklick auf im Feld "Archivieren" gelangt man in die Archiveinstellungen, wo die Archivnummer, der Betreff und die Kategorie für das Archivieren hinterlegt werden können. |
E-Mail-Einstellungen | Mit der Funktionstaste F8 bzw. einem Mausklick auf im Feld "E-Mail" gelangt man in die E-Mail-Einstellungen, wo festgelegt werden kann, ob die E-Mail komprimiert werden soll. Des Weiteren können der E-Mail-Betreff, der E-Mail-Text, der Dateiname des Ausdrucks im Anhang der E-Mail sowie die Art des E-Mail-Versands definiert werden. |
Reiter "Erweitert"
In diesem Parameter wird für den Fall einer Insolvenzabrechnung festgelegt, ob das Lohnkonto auf die Masseforderung eingeschränkt werden soll oder nicht. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - -: keine spezielle Einstellung 2 - Ohne Masseforderung: Daten der Masseforderung werden vom Lohnkonto ausgeschlossen. 3 - Nur Masseforderung: Ausschließlich Daten der Masseforderung werden am Lohnkonto angedruckt. | |||
In diesem Parameter wird für den Fall einer Insolvenzabrechnung festgelegt, welche Monate am Lohnkonto angedruckt werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - -: keine spezielle Einstellung 2 - Nur ausbezahlte inkl. Veränderung L16-/KommSt-Erkl.: Nur Monate, in denen ausbezahlt wurde und es zu einer Veränderung des L16 bzw. der Kommunalsteuererklärung kommt, stehen am Lohnkonto. 3 - Nicht ausbezahlte: Nur Monate, in denen es zu keiner Auszahlung gekommen ist, werden berücksichtigt. | |||
An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit zur Anlage und Hinterlegung eines eigenen Titelblocks. Hinweis
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In diesem Parameter wird festgelegt, wie Aufrollungen, die ausgehend von den Aufrollungsmonaten 13 bis 24 durchgeführt worden sind, am Lohnkonto dargestellt werden sollen. Sie können diese Aufrollungen in einer eigenen Spalte als Summe oder auf einem extra Blatt anzeigen lassen. Diese Parameter hat nur dann Auswirkungen, wenn der Parameter Ausdrucksart entweder die Ausprägung "2 - Aufrollung" oder "3 - Original + Aufrollung" enthält. 0 - Als Summe drucken 1 - Extra Lohnkonto drucken | |||
Hier kann festgelegt werden, wie mit langen Lohnarten-Bezeichnungen umgegangen werden soll. 0 - Abschneiden: Schneidet die Lohnarten-Bezeichnung an einer bestimmten Stelle ab. 1 - Schrumpfen: Die Lohnarten-Bezeichnung wird mit einer kleineren Schriftgröße dargestellt, sodass sie komplett - jedoch kleiner dargestellt werden kann. 2 - Umbrechen: Die Lohnarten-Bezeichnung wird ggf. in mehreren Zeilen dargestellt. | |||
Hier legen Sie fest, welche Lohnarten am Lohnkonto angedruckt werden sollen. 0 - Alle Lohnarten: Zeigt alle System- und Anwenderlohnarten an. 1 - Anwenderlohnarten: Zeigt ausschließlich Anwenderlohnarten an. 2 - Systemlohnarten: Zeigt ausschließlich Systemlohnarten an. 3 - Kompaktansicht 1: Zeigt alle Anwenderlohnarten, das Brutto, die gesetzlichen Dienstnehmerabgaben (SV lfd, SV SZ, LSt. lfd, LSt. SZ), das Netto, die sonstigen Abzüge, den Auszahlungsbetrag, die Lohnnebenkosten (SV DG, DB, DZ, KommSt, BV-Beitrag) und die gesamten Mitarbeiterkosten an. 4 - Kompaktansicht 2: Zeigt alle Anwenderlohnarten, das Brutto, die Summe der gesetzlichen DN-Abzüge, das Netto, die Summe der sonstigen Abzüge, den Auszahlungsbetrag, die Summe der Lohnnebenkosten und die gesamten Mitarbeiterkosten an. 5 - Kompaktansicht 3: Zeigt alle Anwenderlohnarten, das Brutto, die gesamten Lohnnebenkosten und die gesamten Mitarbeiterkosten an. 6 - Kompaktansicht 4: Zeigt das Brutto, die gesamten Lohnnebenkosten und die gesamten Mitarbeiterkosten an. | |||
Sollen Beträge gedruckt werden? 0 - Nein 1 - Ja | |||
Sollen Mengen gedruckt werden? Die Ausprägung "Ja, eigene Gruppe" bewirkt, dass die Mengenlohnarten in einer eigenen Gruppe dargestellt werden. 0 - Nein 1 - Ja 2 - Ja, eigene Gruppe | |||
Sollen Sätze gedruckt werden? Die Ausprägung "Ja, eigene Gruppe" bewirkt, dass die Satzlohnarten in einer eigenen Gruppe dargestellt werden. 0 - Nein 1 - Ja 2 - Ja, eigene Gruppe | |||
Sollen Tage gedruckt werden? Die Ausprägung "Ja, eigene Gruppe" bewirkt, dass Lohnarten, bei denen Tage abgerechnet wurde, in einer eigenen Gruppe dargestellt werden. 0 - Nein 1 - Ja 2 - Ja, eigene Gruppe | |||
In diesem Parameter kann festgelegt werden, welche Werte auf den Lohnarten in den einzelnen Monaten aufscheinen sollen. 0 - Ist: Es werden die Ist-Werte der Lohnarten, d. h. die "aktuellen" Werte nach einer eventuellen Aufrollung aus einem späteren Monat in den jeweiligen Monat, angezeigt. 1 - Original: Es werden die Original-Werte der Lohnarten, d. h. die "ursprünglichen" Werte, die in dem jeweiligen Monat endverspeichert wurden, angezeigt. Diese Werte können auch durch spätere Aufrollungen niemals verändert werden. 2 - Aufrollung: Es werden ausschließlich Aufrollungen, die auf der Lohnart im jeweiligen Monat in einen früheren Monat durchgeführt wurden, angezeigt. 3 - Original + Aufrollung: Es werden die Original-Werte aus dem jeweiligen Monat + oder - der Aufrollungen, die in einen früheren Monat durchgeführt wurden, angezeigt. | |||
Aufrollungen werden in einer eigenen Zeile angedruckt. 0 - Nein 1 - Ja | |||
Hier kann definiert werden, ob und wie eine Dienstnehmerstatistik gedruckt werden soll. Wenn dieses Feld auf "Ja, ..." steht, wird bei den Summenkonten am Ende des Kontos ein Statistikteil angedruckt. Dort sehen Sie, wie viele Dienstnehmer – männliche bzw. weibliche Dienstnehmer, Arbeiter, Angestellte, Lehrlinge, geringfügig Beschäftigte und freie Mitarbeiter – abgerechnet worden sind. Bei einzelnen Dienstnehmer-Lohnkonten wird die Dienstnehmerstatistik jedoch nicht angedruckt. Folgende Ausprägungen stehen zur Auswahl: 0 - Nein: Es wird keine Dienstnehmerstatistik angedruckt. 1 - Ja: Am Ende des Lohnkontos wird eine Dienstnehmerstatistik angedruckt. Dabei werden alle Dienstnehmer, die in diesem Monat beschäftigt waren, berücksichtigt. 2 - Ja (vollzeitäquivalent): Teilzeitbeschäftigte Dienstnehmer werden auf ihren Teilzeitprozentsatz heruntergerechnet. Beispiel
3 - Ja, mit Monatsletztem: Es werden alle Dienstnehmer berücksichtigt, die am Ende des Monats beschäftigt sind. 4 - Ja, mit Monatsletztem (vollzeitäquivalent): Es werden alle Dienstnehmer berücksichtigt, die am Ende des Monats beschäftigt sind. Zusätzlich werden teilzeitbeschäftigte Dienstnehmer auf ihren Teilzeitprozentsatz heruntergerechnet. | |||
Legen Sie fest, ob mehrere Dienstverhältnisse zusammengefasst auf einem Lohnkonto dargestellt werden sollen. Hinweis
0 - Nein 1 - Ja | |||
Mit diesem Parameter kann gewählt werden, ob Daten der Kinder zur Kontrolle des FABO+ (Familienbonus Plus) bzw. des AVAE (Alleinverdiener-/Alleinerzieherabsetzbetrag) am Dienstnehmer-Lohnkonto gedruckt werden sollen. Steht dieser Parameter auf "Ja", dann werden Informationen wie der Name sowie die SV-Nummer des angehörigen Kindes und Daten wie das "FABO+"-Land oder die Höhe des FABO+ (voll, halb ...) angezeigt. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Nein 1 - Ja | |||
Sollen im unteren Bereich eines jeden Lohnkontos die monatlichen Daten gedruckt werden? 0 - Nein 1 - Ja | |||
Mit der Funktionstaste F8 bzw. einem Mausklick auf gelangen Sie in die Feldauswahl der Monatlichen Daten. Hinweis
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An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, den Dienstnehmerstammdaten-Block individuell zu gestalten. Es wird bereits ein Standardblock ausgeliefert, den Sie kopieren und abändern können. Mit der Funktionstaste F4 bzw. einem Mausklick auf  können Sie einen individuellen Block wählen. | |||
Sprache am Ausdruck 0 - Deutsch (Österreich) 1 - Deutsch (Deutschland) 2 - Deutsch (Schweiz) 3 - Englisch 4 - Ungarisch 5 - Tschechisch 6 - Slowakisch 7 - Italienisch 8 - Slowenisch 9 - Kroatisch 10 - Türkisch 11 - Französisch 12 - Polnisch 13 - Russisch |
Reiter "Export"
| BAO-Export | Gemäß § 131 und § 132 BAO hat der Abgabenpflichtige Daten der Personalverrechnung, die er über die EDV erstellt und auf Papier ausgedruckt hat, auch auf einem Datenträger zur Verfügung zu stellen. Über diesen Parameter können die Lohnkonten für den Prüfer BAO-gerecht bereitgestellt werden. Wird das Feld "BAO-Export" auf "Ja" gesetzt, wird im Feld "Zieldatei" automatisch ein Exportpfad inklusive Dateiname vorgeschlagen.  Dieser kann in den Parametern unter "Export Zieldatei für BAO-Export" jederzeit abgeändert werden.  Mit der Funktionstaste F4 kann auch hier der Pfad mithilfe von Platzhaltern definiert werden (siehe Feld "Zieldatei"). Bei BAO-Export wird immer das jeweilige Lohnjahr von Jänner bis Dezember ausgewertet, welches in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt ist. Der in den Feldern "Von Datum" und "Bis Datum" gewählte Zeitraum wird bei BAO-Exporten nicht berücksichtigt. Im Parameter "Spaltenüberschrift" ist die Ausprägung "exportieren" einzustellen, da üblicherweise die Spaltenüberschriften mitexportiert werden sollen und dies für den Prüfer eine deutliche Arbeitserleichterung darstellt. Prüfer/innen begrüßen es sehr, wenn auch die Mengen sowie Sätze der Lohnarten sowie monatliche Daten mitexportiert werden. Nehmen Sie entsprechende Einstellungen der Parameter am Reiter "Erweitert" vor. Der BAO-Export wird nur bei Ausführung des Programms erzeugt und nicht in der Vorschau. Falls die XLS- oder CSV-Datei nicht in die Software des Prüfers eingespielt werden kann, dann wird meistens eine TXT-Datei benötigt. Der einfachste Weg ist es, die exportierte XLS- oder CSV-Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu öffnen und über "Speichern unter" als TXT-Datei (Dateityp Text Tabstopp-getrennt) zu speichern. Hinweis
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Soll das Dienstnehmer-Lohnkonto als CSV-Datei exportiert werden? 0 - Nein 1 - Ja | |||
Soll die Datei nach dem Exportieren geöffnet werden? 0 - Nein 1 - Ja | |||
In diesem Feld ist der Name der Exportdatei inklusive Pfad anzugeben. Es kann nach einem Verzeichnis gesucht werden. Die Verwendung von Platzhaltern, insbesondere im Dateinamen, ist möglich. Es öffnet sich folgendes Fenster: 
Folgende Platzhalter stehen derzeit zur Verfügung:  Eine Eingabe könnte beispielsweise so aussehen: <EXPORTDIR><FIRMENNR>\<PGM>_<YYYY>.CSV Wird der CSV-Export gestartet, so werden die Platzhalter mit den entsprechenden Werten "ausgetauscht". Beispiel Dienstnehmer-Lohnkonten Ausdruck: Firma: 1 Jahr: 2021 Exportverz.: D:\Temp Dateiname wäre somit: D:\Temp\1\Dienstnehmer-Lohnkonto drucken_2021.CSV Systemdatum und Abrechnungsperiode für Datumsplatzhalter verwenden: Ab diesen Platzhaltern wird für die folgenden Datumsplatzhalter das Systemdatum bzw. die Abrechnungsperiode aus den Lohn-Basiseinstellungen herangezogen. Die Platzhalter selbst werden nicht angedruckt. Beispiel: Am 19.6.2021 in der Abrechnungsperiode 5 stehend: Systemdatum: <SD><YYYY>-<MM>-<DD> → Systemdatum: 2021-06-19 Abrechnungsperiode: <BMDD><YYYY>-<MM> → Abrechnungsperiode: 2021-05 Zusatzfunktionalität Länge (:) Wird in einem Platzhalter das Zeichen : gefolgt von einer Zahl hinterlegt (z. B. <EXPORTDIR><FIRMA:9>\Lohnkonto.CSV), so kann definiert werden, wie lange dieser Platzhalter mindestens ist. :9 bedeutet, wenn die Firmennummer nur 3-stellig ist, so werden führende Nullen ergänzt. Die Firmennummer wird somit 9-stellig. Beispiele: <EXPORTDIR><FIRMA:9>\Lohnkonto.CSV) => D:\Temp\000000001\Lohnkonto.CSV | |||
Sollen die Spaltenüberschriften exportiert werden und wenn ja, in welchem Format? Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - nicht exportieren: Es werden keine Spaltenüberschriften exportiert. 1 - exportieren: Es werden die Spaltenüberschriften exportiert, die auch am Ausdruck stehen würden. 2 - DB-Namen exportieren: Die Felder werden mit ihren Datenbank-Feldnamen exportiert. | |||
In diesem Parameter kann der Separator für die CSV-Datei hinterlegt werden. | |||
Soll die exportierte CSV-Datei beim E-Mail-Versand anhängt werden? Um eine E-Mail mit CSV-Datei an die Firmen-E-Mail-Adresse zu erstellen, muss am Reiter "Allgemein" das Feld E-Mail auf "Ja, pro Firma" gestellt werden. 0 - Nein 1 - Ja |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Zahltag definieren | Mit dieser Funktion kann für jeden Abrechnungsmonat ein Zahltag auf Firmen-, Dienstnehmer- bzw. Kollektivvertragsebene angelegt werden.  Die Auswahl der Ebene ist über die Combox zu treffen:  Der Zahltag wird bei den monatlichen Daten ausschließlich auf Dienstnehmer-Lohnkonten angedruckt. Im Programm Firmen-Lohnkonten kann der Zahltag definiert werden. Er wird jedoch nicht am Firmen-Lohnkonto angedruckt. |
Hinweis
| Wenn im Bereich Einstellungen bei den Filterattributen mehrere Dienstnehmer bzw. Dienstverhältnisse ausgewählt sind, dann werden folgende Lohnarten ohne Werte angedruckt.
Begründung: Der Andruck eines Summenwertes über mehrere Dienstverhältnisse bzw. Dienstnehmer hinweg hat keine Aussagekraft. |
