Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

Lohnverrechnung → Weitere Funktionen → Zustände

Über das Programm "Zustände" wird ersichtlich, welche Programmpunkte bereits ausgeführt worden sind und welche nicht.

Die Zustandsverwaltung hat zwei wesentliche Funktionen:

Zum einen verhindert sie, dass eine Aktion bzw. ein Vorgang unnötigerweise mehrmals ausgeführt wird, zum anderen kann über die "Zustände" auf einfache Weise festgestellt werden, wer, wann, welche Aktion für welche Firma gedruckt, archiviert, versendet, gemeldet und/oder durchgeführt hat.

Außerdem können die Zustände darin zurückgesetzt werden, wenn ein Programm erneut ausgeführt werden soll (siehe Zustand ändern).

Durch das Ausführen eines Progamms wird ein Kennzeichen gesetzt, welches festhält, dass eine Aktion für einen bestimmten Dienstnehmer oder eine bestimmte Firma bereits durchgeführt worden ist. Wird dieses Programm erneut aufgerufen, wird die Aktion für den jeweiligen Dienstnehmer oder die jeweilige Firma nicht mehr ausgeführt. Stattdessen erscheint z. B. folgende Hinweismeldung:

"Für die getroffenen Einstellungen ist die ausgewählte Aktion nicht möglich. Mögliche Ursachen:

Es sind keine Daten bereit, da die gewünschte Auswertung breits durchgeführt wurde."

Hinweis

Der Zustand wird jedoch nur gesetzt, wenn im jeweiligen Auswertungsprogramm die Funktion "Ausführen" getätigt worden ist. Wird beispielsweise nur die Druckvorschau gestartet, erfolgt kein Eintrag in der Zustandsverwaltung.

Bereits vorhandene Zustandseinträge werden aber auch bei den Vorschaufunktionen berücksichtigt. Das bedeutet, wenn der Zustand bereits auf "Ja" steht, erhalten Sie auch über die Druckvorschau keine Auswertung (Ausnahme siehe Kontrollausdruck).

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Im Bereich der Einstiegsfelder werden die Firma und der Monat eingegeben, für die die Zustände überprüft bzw. angezeigt werden sollen.


Firma	Hier wird die Firma erfasst, für die die Zustände angezeigt werden sollen. Bleibt das Feld leer, werden die Zustände aller Firmen angezeigt.
Monat	In diesem Feld wird der Monat definiert, für den die Zustände angezeigt werden sollen. Bleibt das Feld leer, werden die Zustände aller Monate angezeigt.

Baum

Hier finden Sie alle Programme, bei denen die Zustände mitprotokolliert werden.

Im Baum kann das gewünschte Programm ausgewählt werden, für das die Zustände angezeigt werden sollen. Stellt man sich auf den Punkt "Alle Programme" ganz oben, werden die Zustände aller Programme dargestellt.

Zusätzlich kann die Anzeige der Zustände auf eine Aktionsart (gedruckt, arichviert, versendet, ELDA-Meldung erstellt ...) eines bestimmten Programms eingeschränkt werden. Die Aktionsarten können mit dem Plus-Symbol

ausgeklappt werden.

Zustände

An dieser Stelle werden die Zustände für die in den Einstiegsfeldern definierten Daten sowie das im Baum ausgewählte Programm angezeigt.

Der Zustand wird, je nachdem welches Programm ausgeführt wurde, entweder

pro Dienstverhältnis und Monat (z. B. Lohnset drucken),
pro Dienstverhältnis und Jahr (z. B. Jahreslohnzettel drucken),
pro Firma und Monat (z. B. Körperschaften drucken) oder
pro Firma und Jahr (z. B. DGA-Erklärung drucken)

gesetzt.

Beispiel

Ein typisches Beispiel für die Notwendigkeit einer Zustandsverwaltung ist eine Austrittsabrechnung während des Monats, die vor der "normalen" Abrechnung durchgeführt werden muss.

Ein Dienstnehmer tritt am 10. des Monats aus. Er wird sofort abgerechnet, bekommt sein Lohnset ausgedruckt und sein Nettogehalt wird über das Programm "Dienstnehmer überweisen" mit einer Telebankingdatei überwiesen. Im Hintergrund wird der Zustand in den Programmen "Lohnsets drucken" und "Dienstnehmer überweisen" auf "Ja" gestellt.

Am Ende des Monats wird die "normale" Abrechnung durchgeführt. Im Zuge dessen werden natürlich wieder die Programme "Lohnsets drucken" und "Dienstnehmer überweisen" gestartet. Da der Zustand des ausgetretenen Dienstnehmers bereits auf "Ja" steht, wird dieser Dienstnehmer bei den Ausdrucken sowie der Erstellung der Telebankingdatei nicht mehr berücksichtigt.

Beispiel

Folgendes Beispiel zeigt, wann und von welchem Benutzer das Programm "Dienstnehmer überweisen" für die angeführten Dienstnehmer ausgeführt worden ist.

Würde in dieser Situation das Programm erneut gestartet werden, würden die oben angeführten Dienstnehmer nicht mehr berücksichtigt werden, da der Zustand bereits auf "Ja" steht. Das heißt, für die hier angeführten Dienstnehmer könnten keine Überweisungsliste, kein Zahlschein und keine Telebankingdatei mehr erzeugt werden. Die Zustandsverwaltung stellt einen Sicherheitsmechanismus dar, sodass die Gefahr von doppelten Überweisungen, Verbuchungen etc. minimiert wird.

Folgende Funktion steht über das Fenstermenü zur Verfügung:


Zustand ändern	Mit dieser Funktion kann ein Zustand manuell auf "Nein" gesetzt werden, sodass man ein bereits ausgeführtes Programm für bestimmte Dienstnehmer oder eine bestimmte Firma noch einmal durchführen kann.

Nachträgliche Änderung der Abrechnung

Wenn der Abrechnungsstatus eines Dienstnehmers nachträglich auf 0 gesetzt wird, setzt sich auch der Zustand in der Zustandsverwaltung automatisch auf "Nein" zurück. Das kommt beispielsweise bei einer nochmaligen Bearbeitung in der Bruttoerfassung vor.

Dabei werden nicht nur dienstnehmerbezogene Zustände des betroffenen Dienstnehmers auf "Nein" zurückgesetzt, sondern auch firmenbezogene Zustände der jeweiligen Firma, zu der der betroffene Dienstnehmer gehört. Somit ist eine erneute Ausführung der Programme möglich.

Kontrollausdruck

In den Auswertungsprogrammen besteht die Möglichkeit, einen Kontrollausdruck zu starten (Feld "Kontrollausdruck" muss auf "Ja" stehen).

Ist das der Fall, wird beim Ausführen des Programms kein Zustand gesetzt. Außerdem wird nicht auf bereits vorhandene Zustände in der Zustandsverwaltung geprüft. Das heißt, eine Auswertung kann beliebig oft ausgeführt werden, auch dann, wenn der Zustand bereits auf "Ja" steht.

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Siehe auch:

Lohnstapel durchführen