Für die Abrechnung einer Insolvenzforderung ist eine eigene Lizenz (Lizenzpaket 520 Lohn Erg. Insolvenzabrechnung) notwendig. Sollte diese Lizenz noch nicht vorhanden sein, nehmen Sie bitte Kontakt mit unserer Verkaufsabteilung auf.

Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

Vor Beginn der Insolvenzabrechnung bzw. vor dem vereinbarten Fernwartungstermin muss die Lizenzaktivierung durchgeführt werden.

2. Allgemeiner Ablauf

Die Lohnverrechnung spielt bei einer Insolvenz eine wichtige Rolle. Auf die Lohnverrechner/innen können Aufgaben zukommen, die vom normalen Abrechnungsgeschehen abweichen.

Eine besonders große Herausforderung stellt diese Abrechnung dann dar, wenn der Zeitpunkt der Insolvenzeröffnung während des Monats liegt (z. B. 15.04.2025).

Für die Auszahlung und die außerbetriebliche Abrechnung (LSt, DB, DZ, Kommst, Buchungsbeleg ...) muss die Abrechnung nach Insolvenzforderung (IEF) und Masseforderung getrennt werden.

An das Finanzamt dürfen nur die tatsächlich ausbezahlten Bezüge gemeldet werden.

An die ÖGK darf aber lediglich eine mBGM für den gesamten Monat (Insolvenzforderung + Masseforderung) übermittelt werden (natürlich unter Berücksichtigung von SV-HBGL, AV-Staffelung, Geringfügigkeitsgrenze ...).

Hinweis

Wir empfehlen, der vorliegenden Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Insolvenzabrechnung in der Reihenfolge der Tätigkeiten genau zu folgen, um manuelle Nacharbeiten auf ein Minimum zu reduzieren.

Dazu ist es notwendig, die Abrechnung in 3 Phasen und auf 2 Dienstverhältnisse aufzuteilen. Bei Betriebsfortführung gibt es 4 Phasen und 3 Dienstverhältnisse:

Phase 1 / Dienstverhältnis 1
Unternehmen (Dienstgeber) ist solvent (zahlungsfähig) und zahlt Löhne/Gehälter:
Abrechnung & Überweisung an die Dienstnehmer durch den Dienstgeber

ODER
Phase 2 / Dienstverhältnis 1
Unternehmen (Dienstgeber) ist insolvent (zahlungsunfähig) und zahlt Löhne/Gehälter nicht mehr:
Abrechnung durch den Dienstgeber, aber keine Überweisung an die Dienstnehmer (später Überweisung durch den Insolvenzentgeltforderungsfonds IEF)
Phase 3 / Dienstverhältnis 2
Insolvenz / Masse wird per Stichtag TT.MM.JJJJ eröffnet.
Abrechnung durch den Dienstgeber, Überweisung an die Dienstnehmer durch die Masseverwaltung

Phase 4 / Dienstverhältnis 3
Betriebsfortführung
Abrechnung & Überweisung an die Dienstnehmer durch den Dienstgeber

Hinweis

Die Phase 4 entfällt, wenn eine Betriebsschließung erfolgt.

Das Dienstverhältnis 1 enthält zwei Zeiträume: "ausbezahlt bis" und die Zeit danach. Die Monate, in denen Löhne/Gehälter nicht mehr ausbezahlt worden sind, werden separat ("intern") gekennzeichnet, damit sie weder am L16 (Jahreslohnzettel) noch in der Kommunalsteuererklärung aufscheinen

Dienstverhältnis 2 beinhaltet die Abrechnung der Masseforderung – jene Forderungen, die nach dem Tag der Bekanntmachung der Insolvenzeröffnung entstehen und die der Insolvenzverwalter (Masseverwalter) an die Dienstnehmer und Körperschaften auszahlt.

Dienstverhältnis 3 ist, wenn es zur Fortführung des Betriebs kommt, im Anschluss an das Dienstverhältnis 2 anzulegen.

Hinweis

Die Abrechnung der Insolvenzforderung erfolgt üblicherweise an anderer Stelle.

Als Insolvenzforderung sind alle offenen Forderungen zu bezeichnen, die bis einschließlich des Tages der Insolvenzeröffnung entstehen und vom Dienstgeber nicht mehr ausbezahlt worden sind. Diese Bezüge erhält der Dienstnehmer vom Insolvenz-Entgelt-Fonds (IEF).

Insolvenzforderungen (sowohl SV laufend als auch SV Sonderzahlung) sind lt. § 67 Abs. 8 lit. g EStG mit einem vorläufigen festen Steuersatz von 15 % Lohnsteuer zu versteuern.

Im Nachfolgenden wird anhand eines Beispiels die Vorgehensweise bei der Insolvenzabrechnung, von der Anlage der Insolvenzstammdaten bis hin zu den einzelnen Abrechnungsschritten, genau erklärt.

Beispiel

Ausgangsdaten für das Insolvenz-Abrechnungsbeispiel

Firma: Insolvenz GmbH

Insolvenzeröffnung am 15.05.2025 → Beginn Masseverwalter somit 16.05.2025

Bezüge wurden ausbezahlt bis 28.02.2025.

Betriebsfortführung mit 16.06.2025

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3. Vorbereitungen und Checkliste

Bevor mit der Abrechnung gestartet wird, ist es sinnvoll, umfassend darauf vorbereitet zu sein. Dieses Dokument und die Vorbereitungs-Checkliste unterstützen Sie dabei.

In der Checkliste werden für die Abrechnung notwendige Fakten (wie z. B. Stichtage, Akontozahlungen, Bankverbindungen, gewünschte Auswertungen ...) abgefragt, die bereits zu Beginn der Insolvenzabrechnung hilfreich sind und das Arbeiten erleichtern.

Achtung!

Bevor mit der Abrechnung der Massedienstverhältnisse gestartet wird, ist es sehr empfehlenswert, in diesem Dokument sowohl den Punkt 5 "Anlage Insolvenzabrechnung" als auch den Punkt 6 "L16 für tatsächlich ausbezahlte Beüge" zu lesen, um alle relevanten Informationen zu erhalten und Fehler zu vermeiden.

Die Vorbereitungs-Checkliste erhalten Sie automatisch im Zuge der Terminvereinbarung zur Abrechnung einer Insolvenz von der Terminvermittlung.

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4. Rückabwicklung der Insolvenzabrechnung

Soll die Insolvenzabrechnung rückabgewickelt werden, empfehlen wir, einen Analysetermin zu vereinbaren, um möglichst zu vermeiden, dass wichtige Schritte übersehen werden.

5. Anlage Insolvenzabrechnung

Alle Funktionen, die für die Anlage der Insolvenzabrechnung ausgeführt werden müssen (Anlage der Stammdaten, Dienstverhältnisse, Setzen vom "Ausbezahlt bis"-Datum …) sind im Programm Lohnfirmen zu finden.

Unter "Extras" gibt es dazu den Menüeintrag "Insolvenz" mit den dazugehörigen Funktionen.

Schritt 1: Auszahlende Bank
Schritt 2: Insolvenzstammdaten anlegen
Schritt 3: Insolvenz-Zuordnungen ansehen
Schritt 4: Dienstverhältnisse für Masseforderung anlegen
Schritt 5: Dienstnehmer "Ausbezahlt bis Datum" festlegen
Schritt 6: Betriebs-/Teilschließung
Schritt 7: Dienstverhältnisse für Betriebsfortführung anlegen

Die einzelnen Punkte werden im Folgenden genau beschrieben.

5.1. Zuordnung Auszahlende Bank

In den allermeisten Fällen wird ab der Übernahme des Masseverwalters auch ein eigenes Bankkonto für die Überweisung der Löhne/Gehälter und Körperschaften benötigt. Um nicht bei jedem/r Dienstnehmer/in bzw. bei jeder Körperschaft die Bank des Auftraggebers manuell neu erfassen zu müssen, kann zuvor eine Zuordnung hinterlegt werden, welche die bisherige Bankverbindung durch die Bankverbindung des Masseverwalters ersetzt.

So besteht die Möglichkeit, auch eine eigene Telebankingdatei für Dienstnehmer/Körperschaften/Gläubiger mit den Beträgen für den Masseverwalter zu erstellen.

Um die Zuordnung der Bankverbindungen vorzunehmen, muss im Programm Lohnfirmen unter Extras → Insolvenz die Funktion Auszahlende Bank gestartet werden.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Lohnfirma, auf der man in der Firmenübersicht steht, vorgeschlagen wird. Dieser Vorschlag kann natürlich abgeändert werden.

Um die Bankverbindung für die Überweisung der Masseforderung hinterlegen zu können, muss über die Funktion "F5 - Neu" eine Zuordnung erstellt werden. Dabei ist im Feld "Auszahlende Bank" die bisherige und im Feld "(MF) Auszahlende Bank" die gewünschte neue Bankverbindung zu hinterlegen. Danach werden die Bankdaten, die für die Masseforderung angelegt worden sind, mit "MF" gekennzeichnet: (MF) Auszahlende Bank, (MF) Bankname, (MF) IBAN

Die Hinterlegung der Bankverbindung bei den Dienstnehmer/innen bzw. den Körperschaften erfolgt dann während der nächsten Schritte ("Insolvenzstammdaten anlegen" bzw. "Dienstverhältnisse für Masseforderung anlegen").

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Hinweis

Sollte es mehrere Bankverbindungen geben, können auch weitere Zuordnungen erstellt werden.

5.1.1. Anlage Bankverbindung für Masseverwalter

Sollte die Bankverbindung für den Masseverwalter noch nicht existieren, kann die Neuanlage im Zuordnungsfenster erfolgen.

Wird die Zuordnung mit F5 - Neu gestartet, gelangen Sie im Feld "Auszahlende Bank" mit F4 - Suchen zu den bereits bestehenden Bankverbindungen. Unter "Bankverbindung - Neu" können Sie die Anlage für die Masseverwalterbank vornehmen.

Zur besseren Übersicht und damit es bei den Bankverbindungen zu keiner Verwechselung kommt, sollte bei der Bankverbindung für den Masseverwalter ein Notiztext mit dem Hinweis auf den Masseverwalter hinterlegt werden.

Weiters kann im Feld "Kurzbezeichnung" ein Zusatz erfasst werden, z. B. "Masseforderung". Diese Bezeichnung wird anschließend im Dateinamen der TB-Datei angezeigt. Somit können beide TB-Dateien optisch besser unterschieden werden.

Beispiel

Überweisung Körperschaften

Die erste Datei beinhaltet die Abgaben vor der Masseforderung.

Die zweite Datei enthält die Abgaben ab Beginn der Masseforderung.

Achtung!

Die Zuordnung der Bankverbindung muss auf jeden Fall VOR der Anlage der Stammdaten erfolgen!

Wird dies verabsäumt, kann die auszahlende Bank nur mehr manuell bei den einzelnen Dienstnehmer/innen bzw. Körperschaften hinterlegt werden.

Starten Sie die Funktion "Insolvenzstammdaten anlegen" ohne zugeordneter Bankverbindung, erhalten Sie folgenden Hinweis:
"Es wurde keine Zuordnung der auszahlenden Bank vorgenommen. In den Stammdaten, in denen eine auszahlende Bank hinterlegt ist, wird diese somit entfernt!
Wollen Sie für die Firma XY dennoch alle relevanten Stammdaten (Finanzam, ÖGK, Gemeinde ...) anlegen?"

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5.2. Insolvenzstammdaten anlegen

Um sämtliche Abgaben und Zahlungen, die der Masseverwalter nach der Insolvenzeröffnung übernimmt, getrennt auswerten bzw. überweisen zu können, ist es notwendig, alle Körperschaften (Betriebsfinanzamt, ÖGK, Gemeinde, Betriebsrat, Gewerkschaft, Diverse Körperschaften) zu duplizieren.

Auch alle bereits vorhandenen Abrechnungs- und FIBU-Kreise werden dupliziert. So können unterschiedliche Auswertungen (z. B. Buchungsbeleg) danach sortiert bzw. gruppiert werden.

Um die Anlage aller erforderlichen Stammdaten zu starten, muss im Programm Lohnfirmen unter "Extras → Insolvenz" die Funktion Insolvenzstammdaten anlegen gestartet werden.

Vorgeschlagen wird immer jene Lohnfirma, auf der man in der Firmenübersicht steht. Dieser Vorschlag kann natürlich noch abgeändert werden.

Wählt man "Ausführen", kommt noch eine Sicherheitsabfrage:

"Wollen Sie für die Firma XXXX alle relevanten Stammdaten (Finanzamt, ÖGK, Gemeinde ...) anlegen?"

Bestätigt man diese mit "Ja", startet die Duplizierung.

Alle neu angelegten Körperschaften und diverse Stammdaten werden im Feld "Masseforderung (MF)" auf "Ja" gestellt und erhalten vor der laufenden Nummer das Icon "Masseverwaltung"

So können die sogenannten "Masse-Körperschaften" leicht von normalen Körperschaften unterschieden werden.

Beispiel

ÖGK:

Gemeinde:

Betriebsrat:

Abrechnungskreise:

Hinweis

Da die Verwendung von Abrechnungs- und FIBU-Kreisen in der Insolvenzabrechnung für die Auswertungen zwingend notwendig ist, wird für Dienstnehmer/innen, die keinem Abrechnungs- bzw. FIBU-Kreis zugeordnet sind, bei Anlage der Insolvenzstammdaten automatisch ein Dummy-Abrechnungs- bzw. Dummy-FIBU-Kreis mit der Bezeichnung "Abrechnungskreis Insolvenz" bzw. "FIBU-Kreis Insolvenz" angelegt.

Wird im nächsten Schritt die Funktion Dienstverhältnisse für Masseforderung anlegen gestartet, wird dieser spezielle Insolvenzabrechnungs- bzw. FIBU-Kreis bei den entsprechenden Dienstnehmern/innen hinterlegt.

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5.2.1. Spezialfall Finanzamt

Betriebsfinanzamt

Die Überweisung der Lohnabgaben erfolgt immer an das Betriebsfinanzamt, daher wird nur dieses dupliziert. Bei der Insolvenzstammdatenanlage wird das Feld "BetriebsFA Masseforderung" automatisch auf "Ja" gestellt, daher kann die Bankverbindung geändert werden.

Normalerweise ist es nicht möglich, bei weiteren Finanzämtern eine eigene Bankverbindung zu hinterlegen.

Hinweis

Die Anlage der Insolvenzstammdaten kann mehrmals ausgeführt werden. Eine Duplizierung wird nur mehr für jene Körperschaften durchgeführt, für die noch keine zugehörige Masse-Körperschaft vorhanden ist.

Ausnahme: Diverse Körperschaften werden nur beim erstmaligen Start der Funktion angelegt. Wird eine diverse Körperschaft zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt, muss diese auch als Masse-Körperschaft angelegt werden.

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5.3. Insolvenz-Zuordnungen ansehen

Nachdem die Funktion Insolvenzstammdaten anlegen ausgeführt worden ist, kann die Zuordnung unter Extras → Insolvenz → Insolvenz-Zuordnungen ansehen kontrolliert und (in Ausnahmefällen) abgeändert werden.

Folgende Reiter stehen zur Auswahl:

Auszahlende Bank
ÖGK
Gemeinde
Abrechnungskreis
FIBU-Kreis
Betriebsrat
Gewerkschaft

Folgende Punkte sind zu beachten:

Stammdaten können nicht doppelt zugeordnet werden, d. h., die Masse-ÖGK 2 kann nicht auch noch einer weiteren ÖGK zugeordnet werden.
Beim Betriebsrat können nur Personen vom Personenkennzeichen "Betriebsrat" zugeordnet werden.

Für das Betriebsfinanzamt bzw. die diversen Körperschaften ist keine Zuordnung vorgesehen, da diese im Dienstnehmerstamm nicht hinterlegt sind und somit auch nicht bei der folgenden Dienstverhältnisanlage ausgetauscht werden müssen.

Bei Verwendung eines automatisch angelegten Dummy-Abrechnungs- bzw. Dummy-FIBU-Kreises (siehe Insolvenzstammdaten anlegen) ist ebenfalls keine Zuordnung in der Tabelle ersichtlich.

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5.4. Dienstverhältnisse für Masseforderung anlegen

Im nächsten Schritt wird für alle Dienstnehmer/innen unter Extras → Insolvenz → Dienstverhältnisse für Masseforderung anlegen ein neues Dienstverhältnis mit Beginn der Masseforderung (meist der Folgetag der Insolvenzeröffnung) erstellt.

Beim Starten der Funktion öffnet sich ein Fenster, in welchem das Beginndatum der Masseforderung eingetragen werden muss.

Achtung!

In diesem Feld ist NICHT der Tag der Insolvenzeröffnung einzutragen, sondern der Tag, an dem der Masseverwalter die Abrechnung übernimmt!

Wird hier ein falsches Datum eingetragen und werden die Dienstverhältnisse angelegt, muss das Beginn-Datum bei jedem/r Dienstnehmer/in einzeln korrigiert werden.

Dies erfolgt in der Bruttoerfassung unter Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Dienstverhältnis Beginn-Datum ändern.
Das Endedatum des vorherigen Dienstverhältnisses wird dabei automatisch angepasst.

Hinweis

Das Datum "Beginn Masseforderung" muss immer im aktuellen Lohnjahr (siehe Lohn-Basiseinstellungen) liegen.

Ist das nicht der Fall, erscheint die Meldung:

"Beginn Masseforderung muss im aktuellen Lohnjahr liegen!".

Bestätigen Sie die Eingabe mit "Ausführen", erscheint eine zusätzliche Sicherheitsabfrage, die für 10 Sekunden gesperrt bleibt, ehe Sie die Auswahl "Ja" treffen können.

"Wollen Sie für die Firma xx für alle Mitarbeiter eine neues Dienstverhältnis per TT.MM.JJJ anlegen?"

Hinweis

Sollte ein/e Dienstnehmer/in zu einem späteren Zeitpunkt während der Masseforderung neu bzw. wieder eintreten, muss die Anlage des Massedienstverhältnisses manuell erfolgen. Welche Felder dabei befüllt werden müssen, wird in Kapitel Neu- bzw. Wiedereintritt während Masseforderung beschrieben.

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5.4.1. Mögliche Problemfälle inklusive Lösungsansatz

Für die Funktion Dienstverhältnisse für Masseforderung anlegen gilt, wenn der Tag vor "Beginn Masseforderung" nicht der Monatsletzte ist, wird der Abrechnungsstatus von diesem Monat geprüft. Dieser muss in jedem Fall "." (Punkt) sein. Ist das nicht so, wird der Vorgang zur Anlage der Dienstverhältnisse für Masseforderungen abgebrochen.

In der Folge sind Fallbeispiele mit Problemen beschrieben, die vor der Anlage der Dienstverhältnisse für die Masseforderung behoben werden müssen.

Hinweis

Die Funktion Dienstverhältnisse für Masseforderung anlegen kann erst ausgeführt werden, wenn für alle vorhandenen Dienstnehmer/innen eine Anlage des neuen Dienstverhältnisses möglich ist.

Folgende Meldungen können auftreten:

5.4.1.1. Vorhandene Abrechnungen

Existiert bei Dienstnehmer/innen im Beginnmonat der Masseforderung bereits ein Abrechnungsstatus ungleich "." (Punkt), erscheint die Meldung, dass die Anlage des Dienstverhältnisses für die Masseforderung nur dann durchgeführt werden kann, wenn im Beginnmonat der Masseforderung eine Abrechnung vorhanden ist.

Lösung:

Die Abrechnungen müssen unter LOHN → Weitere Funktionen → Hilfsprogramme → Abrechnungen löschen für den betroffenen Monat gelöscht werden.

Existieren in den Folgemonaten der Masseforderung (z. B. Insolvenzeröffnungsdatum + 1 Monat) bereits Abrechnungen, erscheint die Meldung, dass auch für die nachfolgenden Monate die Abrechnungen gelöscht werden müssen.

Lösung:

Die Abrechnungen müssen unter LOHN → Weitere Funktionen → Hilfsprogramme → Abrechnungen löschen für die betroffenen Monate gelöscht werden.

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5.4.1.2. Vorhandene Nachfolgedienstverhältnisse

Gibt es Dienstnehmer/innen, bei denen bereits Nachfolgedienstverhältnisse z. B. aufgrund eines technischen Wechsels (Lehrling → Angestellten/Arbeiter), Mutterschutz → Karenz, Präsenzdienst usw. existieren, erfolgt eine Meldung, dass bereits ein Nachfolgedienstverhältnis existiert oder dass ein Dienstnehmer mit einem Ende-Datum existiert, das in die Masseforderung hineinreicht:

"[Dienstverhältnis]: Mitarbeiter <DV-Firma>/<DN-Nr.(DV-Nr.)> hat bereits ein Nachfolgedienstverhältnis"

"[Dienstverhältnis]: Mitarbeiter <DV-Firma>/<DN-Nr.(DV-Nr.)> hat ein Ende-Datum, das in die Masseforderung hineinreicht"

In diesem Fall müssen die Nachfolgedienstverhältnisse erst entsprechend korrigiert bzw. gelöscht werden.

Erst wenn alle Dienstverhältnisse korrekt sind, können die Masse-Dienstverhältnisse durch den erneuten Start der Funktion "Dienstverhältnisse für Masseforderung anlegen" angelegt werden.

Nachstehend werden Beispiele angeführt, die vor Anlage der Masse-Dienstverhältnisse manuell bearbeitet werden müssen:

Dienstnehmer/innen in Mutterschutz/Karenz

Es erscheint eine Meldung, dass bereits ein Nachfolgedienstverhältnis existiert:

"[Dienstverhältnis]: Mitarbeiter <DV-Firma>/<DN-Nr.(DV-Nr.)> hat bereits ein Nachfolgedienstverhältnis"

Bei einer Dienstnehmerin sind bereits Dienstverhältnisse für Mutterschutz und Karenz vorhanden, die in die Zeit der Masseforderung reichen.

Damit das Masse-Dienstverhältnis angelegt werden kann, müssen die bestehenden Dienstverhältnisse wie folgt korrigiert werden:

Dienstverhältnis 3 muss im Dienstnehmerstamm über die Funktion "Löschen → Dienstnehmer inkl. DV löschen" gelöscht werden.
Bei Dienstverhältnis 2 muss im Dienstnehmerstamm am Reiter "DV" das "Ende-Datum" gelöscht werden. Der Hinweis, dass eine Änderung im Regelfall mit der Funktion "Dienstverhältnis-Ende-Datum ändern" bzw. "Austritt" vorgenommen werden sollte, muss mit "Ja" bestätigt werden:

"Eine Änderung sollte im Regelfall mit der Funktion "Dienstverhältnis-Ende-Datum ändern" bzw. "Austritt" vorgenommen werden!
Bedenken Sie bitte, dass durch eine so durchgeführte Änderung in den bereits abgerechneten Monaten eine ev. notwendige Anpassung der LSt-, SV-Tage ... nicht vorgenommen wird bzw. notwendige Nachfolgeaktivitäten wie z. B. ELDA-Meldungen ... nicht angestoßen werden.
Änderungen trotzdem durchführen?"

Achtung!

Nach Anlage der Masse-Dienstverhältnisse muss das Dienstverhältnis für Karenz manuell über die Funktion Ruhend → Ruhend mit Beginn 09.09.2025 angelegt werden.

Das Feld "Masseforderung (MF)" am Reiter "DV" wird automatisch auf "Ja" gesetzt.

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Wechsel Lehrling → Angestellte/Arbeiter

Folgende Meldung geht voraus:

"[Dienstverhältnis]: Mitarbeiter <DV-Firma>/<DN-Nr.(DV-Nr.)> hat bereits ein Nachfolgedienstverhältnis"

Der Dienstnehmer wechselt mit 22.05.2025 von Lehrling auf Angestellten, weshalb mit der Endverspeicherung von April bereits das benötigte Dienstverhältnis angelegt worden ist. Da die Masseforderung mit 16.05.2025 beginnt, müssen die Dienstverhältnisse entsprechend korrigiert werden.

Dienstverhältnis 2 muss im Dienstnehmerstamm über die Funktion "Löschen → Dienstnehmer inkl. DV löschen" gelöscht werden.
Bei Dienstverhältnis 1 muss im Dienstnehmerstamm am Reiter "DV" das "Ende-Datum" gelöscht werden.

Achtung!

Nach Anlage der Masse-Dienstverhältnisse muss das Dienstverhältnis für Angestellte manuell über die Funktion Änderung Tarifgruppe mit Beginn 23.05.2025 angelegt werden.

Auch das Feld "Masseforderung (MF)" am Reiter "DV" muss manuell auf "Ja" gesetzt werden.

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Dienstnehmer im Präsenzdienst

Folgende Meldung geht voraus:

"[Dienstverhältnis]: Mitarbeiter <DV-Firma>/<DN-Nr.(DV-Nr.)> hat ein Ende-Datum, das in die Masseforderung hineinreicht."

Dienstnehmer 5 befindet sich zu Beginn der Masseforderung bereits im Präsenzdienst.

Da die ruhende Zeit bereits vor Beginn der Masseforderung beginnt, muss bei Dienstverhältniss 2 im Dienstnehmerstamm auf dem Reiter "DV" das "Ende-Datum" gelöscht werden.

Achtung!

Nach Anlage der Masse-Dienstverhältnisse kann das Ende-Präsenzdienst-Datum mit 30.06.2025 wieder manuell eingetragen werden.

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Dienstnehmer mit parallelem Dienstverhältnis

Folgende Meldung geht voraus:

"[Dienstverhältnis]: Mitarbeiter <DV-Firma>/<DN-Nr.(DV-Nr.)> hat ein Ende-Datum, das in die Masseforderung hineinreicht."

Der Dienstnehmer ist seit 01.05.2025 in Karenz und es besteht dazu ein paralleles Dienstverhältnis.

Damit die Masse-Dienstverhältnisse angelegt werden können, muss im Programm Dienstnehmer bei Dienstverhältnis 2 das "Ende-Datum" gelöscht werden.

Achtung!

Nach Anlage der Masse-Dienstverhältnisse muss beim Karenz-Dienstverhältnis das Ende der Karenz 30.04.2027 wieder manuell hinterlegt werden.

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Technischer Wechsel mit Beginn Masseforderung

Findet ein technischer Wechsel (z. B. ein Wechsel von Lehrling auf Angestellten) genau mit Beginn der Masseforderung statt, wird kein neues Dienstverhältnis angelegt, sondern das bereits vorhandene angepasst. Das heißt, die L16-Nummer wird erhöht und am Reiter "DV" wird das Feld "Masseforderung" auf "Ja" gestellt. Außerdem werden die Körperschaften und diversen Stammdaten entsprechend ausgetauscht.

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5.4.1.3. Bereits erfasster Austritt nach Beginn Masseforderung

Sollte bei einem Dienstnehmer bereits ein Austrittsdatum, das nach Beginn der Masseforderung liegt, erfasst worden sein, so muss dieser Austritt zwingend über die Funktion Austritt → "Austritt löschen" gelöscht werden.

Achtung!

Durch das Löschen des Austritts wird eine bereits gesendete Abmeldung automatisch storniert. Diese Stornomeldung darf auf keinen Fall übermittelt werden!

Um dies zu vermeiden, muss der Sendestatus in der Elda-Datendrehscheibe oder im Dienstnehmerstamm am Reiter "Elda" über die Funktion "Status ändern" auf "nicht senden" gestellt werden.

Nach Anlage der Massedienstverhältnisse muss der Austritt mit der Funktion Austritt am neuen Massedienstverhältnis wieder hinterlegt werden. Damit keine Abmeldung an die ÖGK übermittelt wird, sollte das Feld "ELDA-Abmeldung erzeugen" auf "Nein" gestellt werden.

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5.4.2. Neue Werte am Masse-Dienstverhältnis

Wurden alle Probleme behoben, kann die Funktion erneut gestartet werden. Im Zuge der Anlage wird für alle Dienstnehmer/-innen ein Massedienstverhältnis erstellt. Folgende Felder werden dabei automatisch angepasst und sind nur in Ausnahmefällen zu ändern.

Am Reiter "Dienstverhältnis" wird das Feld "Masseforderung (MF)" auf "Ja" gestellt. Diese Einstellung kann nur direkt beim/bei der Dienstnehmer/in am Reiter "DV" geändert werden.
Die L16-Nummer wird um eins erhöht, da die Jahreslohnzettel getrennt nach Insolvenzforderung und Masseforderung erstellt werden müssen (die Beschäftigungsnummer bleibt gleich).
Die Körperschaften Gemeinde, Betriebsrat, Gewerkschaft sowie Abrechnungs- und FIBU-Kreise werden auf die entsprechenden Masse-Körperschaften (lt. Insolvenz-Zuordnungstabelle) geändert.
Am Reiter "BUAK/PK/Insolvenz" wird die Masse-ÖGK (lt. Insolvenz-Zuordnungstabelle) im Feld "Abweichende ÖGK-Masseforderung" hinterlegt.

Am Reiter Versicherung bleibt immer die ursprüngliche ÖGK eingetragen!
Am Reiter "Allgemein/CRM" wird im Feld "Bank Auftraggeber" die Bankverbindung des Masseverwalters eingetragen.

Achtung!

Alle angeführten Felder werden bei der Anlage der Massedienstverhältnisse automatisch korrekt eingestellt und sind nur in Ausnahmefällen manuell zu ändern!

Hinweis

Wird die Funktion mehrmals gestartet, werden nur mehr für jene Dienstnehmer/innen neue Massedienstverhältnisse angelegt, bei denen noch kein Massedienstverhältnis vorhanden ist.

5.4.3. Schnitte

Die Durchschnittswerte werden auch von jenen Monaten auf das Massedienstverhältnis übernommen, in denen die Bezüge nicht ausbezahlt wurden.

Da der Dienstnehmer die Überstunden, Zulagen ... tatsächlich geleistet hat, steht ihm auch in den Folgemonaten der Schnitt daraus zu.

5.4.4. Neu- bzw. Wiedereintritt während Masseforderung

Treten Dienstnehmer/innen während der Zeit der Masseforderung neu bzw. wieder ein, müssen für die Abrechnung des Masseverwalters folgende Felder manuell angepasst werden:

Reiter "Allgemein/CRM"	Feld "Bank Auftraggeber": Bankverbindung des Masseverwalters eintragen.
Reiter "Dienstverhältnis"	Feld "Masseforderung (MF)" auf "Ja" stellen.
Reiter "Versicherung"	Feld "ÖGK Lfd-Nr": Ursprüngliche ÖGK eintragen (hier darf keine Masse-ÖGK eingetragen werden).
Reiter "Gemeinde"	Feld "Lfd. Gemeinde": Entsprechende Masse-Gemeinde eintragen.
Reiter "Divers"	Feld "Abrechnungskreis" Feld "FIBU-Kreis" Feld "Betriebsrat" Feld "Gewerkschaft" Jeweils die entsprechende Masse-Körperschaft eintragen.
Reiter "BUAK/PK/Insolvenz"	Feld "Abweichende ÖGK Masseforderung": Entsprechende Masse-ÖGK eintragen.

In den Feldern "L16-Nr" und "Beschäftigungsnummer" ist keine Änderung erforderlich.

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5.5. Dienstnehmer "Ausbezahlt bis Datum" festlegen

Bezüge, die vor Insolvenzeröffnung zwar abgerechnet, an die Dienstnehmer/innen jedoch nicht ausbezahlt worden sind, dürfen am Jahreslohnzettel bzw. auf der Kommunalsteuererklärung NICHT ausgewiesen werden.

Diese Bezüge werden gesondert vom Insolvenz-Entgelt-Fonds (IEF) abgerechnet, ausbezahlt und gemeldet.

Um die Monate zu kennzeichnen, die nicht berücksichtigt werden sollen, muss im Lohnfirmenstamm unter Extras → Insolvenz die Funktion Dienstnehmer "Ausbezahlt bis Datum" festlegen gestartet werden.

Durch die Ausführung der Funktion wird in allen Monaten größer diesem Datum das Feld "Insolvenz ohne Auszahlung" am Reiter "BUAK/PK/Insolvenz" auf "Ja" gesetzt. Dies gilt jedoch nur für Dienstverhältnisse, die keine Masseforderung darstellen (Feld "Masseforderung" = "Nein"). Massedienstverhältnisse bleiben dabei unberücksichtigt.

Wird die Funktion gestartet, öffnet sich folgendes Fenster:

Im Feld "Firma" wird jene Lohnfirma vorgeschlagen, auf der man sich im Übersichtsfenster befindet. Bei Bedarf kann diese natürlich abgeändert werden.

Im Feld "Dienstnehmer" können über die Funktionstaste F8 entweder alle (wenn die Zahlung für alle Dienstnehmer/innen am gleichen Tag eingestellt wurde) oder einzelne Dienstnehmer/innen bzw. Dienstnehmergruppen (wenn die Zahlung zu unterschiedlichen Zeitpunkten eingestellt wurde) ausgewählt werden.

Wurden beispielsweise die Angestellten zum 30. des Monats noch überwiesen, die Arbeiter mit 10. des Folgemonats aber nicht mehr, muss die Funktion für zwei Dienstnehmergruppen ausgeführt werden.

Damit alle erforderlichen Dienstverhältnisse ausgewählt werden können, sollte in einem ersten Schritt die Spalte "Masseforderung (MF)" eingeblendet werden um nach allen "Nicht-Masse-Dienstverhältnissen" zu filtern. Anschließend können über die Pfeiltasten die gewünschten Dienstnehmer/innen ausgewählt und übernommen werden.

Im Feld "Ausbezahlt bis" ist nun jener Monat zu erfassen, in dem die letzte Zahlung geflossen ist. (Sollte es für spätere Monate Akontozahlungen gegeben haben, ist das an dieser Stelle nicht relevant. Diese werden zu einem späteren Zeitpunkt in der Bruttoerfassung mit gesonderten Lohnarten erfasst.)

Klicken Sie nun auf "Ausführen", erscheint eine Sicherheitsabfrage:

"Wollen Sie für die Firma XY für alle selektieren Mitarbeiter das Feld "Insolvenzforderung ohne Auszahlung" ab dem Monat MM.JJJJ auf "Ja" setzen"

Hinweis

Vor dem Start sollte sichergestellt werden, dass alle Dienstnehmer/innen bzw. Dienstverhältnisse im Monat, in dem die letzte Auszahlung erfolgte, auch endverspeichert sind.

Ist das nicht der Fall, erhalten Sie folgende Meldungen:

"Mitarbeiter 1234/5(6) muss im Monat MM/JJJJ endverspeichert sein!"

Beginnt ein Dienstverhältnis erst im Monat ohne Auszahlung (z. B. aufgrund eines technischen Wechsels), wird das Feld "Insolvenz ohne Auszahlung" für dieses DV korrekt gesetzt.

Das Setzen des "Ausbezahlt bis-Datum" bewirkt nun folgende Einträge:

Im Dienstnehmerstamm wird am Reiter "BUAK/PK/Insolvenz" das Feld "Insolvenzforderung ohne Auszahlung" in allen Monaten, die größer als das "Ausbezahlt bis Datum" sind, auf "JA" gesetzt.

Hinweis
Das Feld "Insolvenzforderung ohne Auszahlung" kann nur auf einem Nicht-Massedienstverhältnis gesetzt werden.

Das Feld "Insolvenzforderung ohne Auszahlung" kann ebenso in der Bruttoerfassung über die Funktion "Stamm" am Reiter "BUAK/PK/Insolvenz" aufgerufen und bei Bedarf aufgerollt werden.
Im Dienstnehmerstamm ist am Reiter "Änderungsprotokoll" die Änderung für alle Monate ab dem "Ausbezahlt bis-Datum" bis zum laufenden Monat sichtbar.

Alle Abrechnungen inkl. Aufrollungen, LSt-Freibeträge, PP, FABO, AVAE-Daten ... werden für diese Monate NICHT zur Erstellung des L16 bzw. der Kommunalsteuererklärung herangezogen.

Hinweis

Muss bei einzelnen Dienstnehmer/innen der Monat für "nicht ausbezahlte Bezüge" verändert werden (weil ein/e Dienstnehmer/in beispielsweise doch noch eine Überweisung bekommen hat), so kann das in der Bruttoerfassung am entsprechenden Dienstverhältnis über eine Stammdatenaufrollung im Feld "Insolvenzforderung ohne Auszahlung" erledigt werden (siehe oben).

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Hinweis

In jedem Fall muss die mBGM für den gesamten Monat gesendet werden, unabhängig davon, ob im letzten Monat der Zahlung der Dienstgeber Löhne/Gehälter zur Gänze ausgezahlt hat oder nur mehr teilweise.

6. L16 für tatsächlich ausbezahlte Bezüge

Nachdem alle Dienstverhältnisse für die Abrechnung der Masseforderung angelegt und die nicht ausbezahlten Monate gekennzeichnet wurden, werden im nächsten Schritt alle Jahreslohnzettel für die tatsächlich ausbezahlten Bezüge bis zur Insolvenzeröffnung über das Programm Lohnzettel bei Jahresende drucken erstellt. Die L16 müssen dabei innerhalb einer gesetzlich vorgegebenen Frist an das Finanzamt übermittelt werden (ab Insolvenzeröffnung bis zum Ende des zweitfolgenden Kalendermonats)>>.

Da es sich hier um Jahresmeldungen handelt, werden diese immer für das Monat 12 erstellt. Die Meldungen sind in der Datendrehscheibe während des Jahres nur mit der Combo-Box-Einstellung "alle Jahre" sichtbar.

Achtung!

Bevor die L16 für die tatsächlich ausbezahlten Bezüge nicht erstellt wurden, darf in der Bruttoerfassung keine Lohnartenaktivierung durchgeführt werden.

Werden die Lohnarten aktiviert, würden auch die L16 der Massedienstverhältnisse erstellt werden.

Daten aus Monaten mit dem Kennzeichen "Insolvenz ohne Auszahlung" dürfen nicht am L16 angeführt werden. Dazu zählen auch alle getätigten Aufrollungen.

Außerdem dürfen weder die Werbungskosten (SV-Beiträge etc.) noch Werte für FABO, AVAB/AVAE, Pendlerpauschale/Pendlereuro usw. für diesen Zeitraum am L16 aufscheinen.

Eine Ausnahme stellen die Telearbeitstage dar. Diese müssen auch für den nicht ausbezahlten Zeitraum angedruckt werden.

Nicht ausbezahlte Monate fließen übrigens auch nicht in die Jahressechstelbemessung mit ein. Sämtliche Freibeträge (z. B. § 67 1 und 2) werden ausgeklammert und stehen den Dienstnehmer/innen in späteren Monaten (bei Abrechnung der Masseforderung bzw. bei Betriebsfortführung) wieder zur Verfügung.

Beispiel

Wurde eine Sonderzahlung in einem Monat mit dem Kennzeichen "Insolvenz ohne Auszahlung" abgerechnet, wird der dort berücksichtigte Freibetrag von € 620 bei der Abrechnung der nächsten Sonderzahlung (im Zuge der Masseforderung oder bei Betriebsfortführung) erneut berücksichtigt.

Hinweis

Unabhängig vom "Ausbezahlt bis-Datum" wird am L16 als Zeitraum immer der 1.1. oder das Eintrittsdatum bis einen Tag vor Beginn Masseforderung angedruckt.

6.1. Akontozahlungen für nicht ausbezahlte Monate

Sollten Dienstnehmer/innen Akontozahlungen für nicht ausbezahlte Monate erhalten haben (z. B. Reisekostenvorschuss oder einen Teil des Gehalts ...), müssen diese bei den einzelnen Dienstnehmer/innen in der Bruttoerfassung, am entsprechenden Dienstverhältnis, im jeweiligen Monat erfasst bzw. aufgerollt und am L16 unter der entsprechenden Kennziffer bzw. auf der Kommunalsteuererklärung angedruckt werden.

Um dies zu ermöglichen, müssen eigene, speziell gesteuerte Lohnarten angelegt werden.

Achtung!

Müssen spezielle Lohnarten für die Ausweisung der Akontozahlungen am L16 bzw. auf der Kommunalsteuererklärung in der Bruttoerfassung erfasst und abgerechnet werden, darf auf keinen Fall die Lohnartenaktivierung gestartet werden.

Werden die Lohnarten aktiviert und im Anschluss abgerechnet, würden auch die L16 der Massedienstverhältnisse erstellt werden.

6.1.1. Lohnarten zur Veränderung der L16-Kennzahlen

Die Anlage erfolgt unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten

Angelegt werden neue Lohnarten mit der folgenden Steuerung: mit F5 oder "Neu" oder Druck auf das "+" (Plus)

Am Reiter "Name, Bruttoerfassung" muss ein sprechender Name vergeben und das Feld "Eingabe Betrag" auf "Ja" gestellt werden.

Am Reiter "Pflichtigkeit" sind folgende drei Felder von Bedeutung:

"L16-Kennzahl verändern" muss die Ausprägung "KZ 210",
"L-16-Kennzahl verändern für" die Ausprägung "Inland (LZ=1)" und
"KommSt-Erklärung verändern" die Ausprägung "Ja" aufweisen.

Im Feld "L16-Kennzahl verändern" wird hinterlegt, welche Kennzahl am L16 durch die Eingabe verändert werden soll. Ist beispielsweise ein Gehaltsvorschuss ausbezahlt worden, muss die Kennzahl 210 verändert werden, bei Sonderzahlungsvorschüssen die Kennzahlen 210 (erhöhend) und 220.

Im Feld "L16-Kennzahl verändern für" wird festgelegt, welche Lohnzettelart verändert werden soll (z. B. Inland (LZ = 1) für den Inlandslohnzettel).

Sollen die erfassten Werte auch die Kommunalsteuererklärung beeinflussen, muss das Feld "KommSt-Erklärung verändern" auf "Ja" gestellt werden.

Ob die KommSt-Erklärung verändert werden soll, muss je Anwendungsfall bzw. Lohnart vom Anwender geprüft werden. Wurde beispielsweise ein Gehaltsvorschuss bezahlt, muss das Feld auf "Ja" gestellt werden. Handelt es sich um einen Reisekostenvorschuss steht das Feld auf "Nein".

Hinweis

Eine Lohnart mit diesen Einstellungen kann keine weiteren Pflichtigkeiten enthalten bzw. können diese Felder bei einer Lohnart mit "normalen" Pflichtigkeiten nicht gesetzt werden. Folgende Meldungen würden aufscheinen:

"Die Eingabe im Feld "L16-Kennzahl verändern" ist nur zulässig, wenn keine Pflichtigkeit definiert ist" und

"Die Eingabe im Feld "KommSt-Erklärung verändern" ist nur zulässig, wenn keine Pflichtigkeit definiert ist"

Lohnarten mit diesen Pflichtigkeiten können außerdem weder KV- noch firmenspezifisch angelegt werden.

Da diese Lohnarten für die Buchhaltung nicht relevant sind, kann am Reiter "Buchungsbeleg" das Feld "Soll/Haben" auf "keine Verbuchung" gestellt werden.

Nach Anlage der Lohnarten können diese in der Bruttoerfassung mit den gewünschten Werten erfasst oder in den entsprechenden Monat aufgerollt werden.

Beispiel

Wird auf der Lohnart 7300 - L16-Verändern KZ 210 ein Betrag in der Höhe von € 300,00 erfasst und abgerechnet, werden am Inlands-L16 die Kennziffer 210 (Brutto) und die Kommunalsteuererklärung um 300,00 erhöht.

Der Betrag hat jedoch keine Auswirkung auf die tatsächliche Auszahlung bzw. auf Abgabenzahlungen.

Nach erfolgter Eingabe in der Bruttoerfassung muss noch abgerechnet werden. Die Jahreslohnzettel können anschließend mit dem Programm Lohnzettel bei Jahresende drucken erstellt und über die ELDA Datendrehscheibe an die ÖGK übermittelt werden.

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6.2. Sonderfall BUAK-Direktverrechnung

Werden in einem Monat keine Bezüge mehr vom Dienstgeber ausbezahlt und haben die Dienstnehmer/innen für diesen Zeitraum jedoch Bezüge von der BUAK erhalten, müssen auch hier L16-Veränderungslohnarten erfasst werden. Andernfalls wären die Werte am Jahreslohnzettel nicht korrekt.

Um die Werte am L16 zu korrigieren, müssen vier L16-Veränderungslohnarten angelegt werden. Die Lohnartennummer kann natürlich frei gewählt werden.

Lohnart	Feld "L16-Kennzahl verändern"	Feld "KommSt-Erklärung verändern"
7300 - L16-Verändern KZ 210	KZ 210	Ja
7306 - L16-Verändern "Insgesamt einbeh. SVBeiträge"	Insgesamt einbehaltene SV-Beiträge	Nein
7314 - L16-Verändern KZ 226	KZ 226	Nein
7316 - L16-Verändern "Steuerfr/feste Sätze Bez. § 67 3-8"	Steuerfreie/mit festen Sätzen versteuerte Bezüge § 67 Abs. 3 bis 8	Nein

Im Feld "L16-Kennzahl verändern für" ist die gewünschte Lohnzettelart zu hinterlegen (in den meisten Fällen wird es "Inland (LZ = 1)" sein).

Anhand des folgenden Beispiels wird veranschaulicht, welche Beträge auf den jeweiligen Lohnarten zu erfassen sind:

Beispiel

In der Abbildung ist die Abrechnung vom Monat April zu sehen, welche nicht mehr zur Auszahlung gelangt ist.

Diese Lohnarten bleiben in der Bruttoerfassung unverändert.

Zusätzlich werden im betroffenen Monat die zuvor angelegten L16-Veränderungslohnarten erfasst bzw. aufgerollt.

Die Beträge setzen sich wie folgt zusammen:

Lohnart	Kennziffer am L16	Wie errechnet sich der Wert	Wert
LA 7300	Brutto KZ 210	LA 2411 + LA 2412 - LA 7830 - LA 7831 = = 365,70 + 365,70 - 296,88 - 311,50 =	123,02
LA 7306	Insges. einbehaltene SV-Beiträge	LA 7832 + LA 7833 = = 68,82 + 54,20 =	123,02
LA 7314	KZ 226 - SV-Beiträge § 67 (3-8)	LA 7833	54,20
LA 7316	Bezüge gem. § 67 (3-8)	LA 2412 - LA 7831 = = 365,70 - 311,50 =	54,20

Der Jahreslohnzettel weist nun die richtigen Werte unter den entsprechenden Kennziffern aus:

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7. Abrechnung

Erst wenn die L16 für die tatsächlich ausbezahlten Bezüge bis zur Insolvenzeröffnung erstellt wurden, dürfen in der Bruttoerfassung die Lohnarten für die Abrechnung der Massedienstverhältnisse aktiviert werden.

Würden die Lohnarten bereits vor der L16 Erstellung aktiviert werden, würde für das Massedienstverhältnis ebenfalls ein L16 erzeugt werden, welches dann manuell bei jedem/jeder Dienstnehmer/in vor der Übermittlung an die ÖGK gelöscht werden müsste.

Die Lohnarten können anschließend wie gewohnt auf den einzelnen Dienstverhältnissen (getrennt nach Insolvenzforderung und Masseforderung) erfasst werden.

Nachfolgend können die Abrechnung durchgeführt und die gewünschten Auswertungen bzw. Meldungen für die ÖGK erstellt werden.

Hinweis

In den überwiegenden Fällen ist der Beginn der Massedienstverhältnisse nicht der Erste eines Monats. Die Aktivierung der Lohnarten darf daher im Monat des Beginns der Massedienstverhältnisse keinesfalls mit der Funktion "Lohnarten aktivieren Firma" durchgeführt werden.

Es müssen die Nicht-Massedienstverhältnisse einzeln ausgewählt (mithilfe der F4 Funktion) und mit der Funktion Lohnarten aktivieren Dienstehmer aktiviert werden.

7.1. Pfändungen

Aktuelle Pfändungen müssen vom Masseverwalter weiterhin berücksichtigt werden. Er übernimmt insoweit die Rolle des Drittschuldners im Insolvenzverfahren.

Dabei werden die Grundbeträge auf dem ersten Dienstverhältnis verbraucht. Wenn noch ein Anteil des Grundbetrages übrigbleibt, wird dieser auf dem Masse-Dienstverhältnis verwendet. Ist er bereits am ersten Dienstverhältnis aufgebraucht, erfolgt die Berechnung des pfändbaren Betrags ohne Grundbetrag.

Die Überweisung an die Gläubiger kann getrennt nach Insolvenzforderung und Masseforderung ausgedruckt bzw. erstellt werden.

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7.2. Sonderzahlungen

Sollen für den Zeitraum der Masseforderung nur die anteiligen Sonderzahlungen ausbezahlt werden, muss entweder die Aliquotierungsregel in der Sonderzahlungsberechnung verändert werden (die Aliquotierung würde hier immer ab "DV-Beginn" erfolgen und nicht ab "Beginn Masseforderung"), oder eine manuelle Berechnung und Eingabe der anteiligen Sonderzahlungen in der Bruttoerfassung erfolgen.

7.2.1. Sonderzahlungen manuell berechnen und erfassen

Um die Sonderzahlungen manuell zu erfassen, muss in der Bruttoerfassung einfach die Lohnart "Urlaubszuschuss" bzw. "Weihnachtsremuneration" aufgerufen werden. Dabei wird der automatisch berechnete Wert vorgeschlagen, welcher im Feld "Betrag" einfach mit dem manuell errechneten Wert überschrieben werden kann.

Hinweis

Es wird empfohlen, die Lohnart vor einer Neuberechnung zu schützen.

Dazu muss auf der betreffenden Lohnart stehend, über die rechte Maustaste, die Funktion "Vor Neuberechnung schützen" ausgewählt werden.

Die Lohnart wird in der Spalte "Kz" mit einem Schloss gekennzeichnet und kann somit durch eine etwaige Lohnartenaktivierung nicht mehr verändert werden.

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7.2.2. Sonderzahlungen automatisch berechnen

Damit die Sonderzahlungen ab "Beginn Masseforderung" berechnet werden können, müssen alle Kalendertage vorher (1.1. bis einen Tag vor Beginn Masseforderung) über eine eigene Informationslohnart erfasst werden. In der Berechnung für UZ/WR können diese Tage dann über die Aliquotierung ausgeschieden werden.

7.2.2.1. Lohnart 7486 "SZ-Beobachtungszeitraum reduzieren (-)"

Mit dieser Lohnart wird der Beobachtungszeitraum für die Aliquotierung der Sonderzahlungsberechnung reduziert, das heißt, verkürzt.

Diese Lohnart ist üblicherweise der Lohnartengruppe 509 "SZ-Beobachtungszeitraum reduzieren (-)" zugeordnet und wird bei der Aliquotierung in Sonderzahlungsberechnungen verwendet. Je nach Aliquotierungsart wird die auf dieser Lohnart erfasste Menge interpretiert. Wird in der Berechnung nach Kalendertagen aliquotiert, dann müssen auf dieser Lohnart Tage erfasst werden. Wird in die Berechnung nach Wochen aliquotiert, sind auf dieser Lohnart Wochen zu erfassen.

Diese Lohnart wird immer positiv erfasst.

Die Lohnart verfügt über:

eine Mengen-Eingabe
keine Pflichtigkeiten (das heißt, es handelt sich um eine Informationslohnart)
keine Verbuchung
eine Zuordnung zur Lohnartengruppe 509 "SZ-Beobachtungszeitraum reduzieren (-)"

7.2.2.2. Lohnartengruppe 509 "SZ-Beobachtungszeitraum reduzieren (-)"

Stellen Sie sicher, dass im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnartengruppen die Lohnartengruppe 509 "SZ-Beobachtungszeitraum reduzieren (-)" vorhanden und die Lohnart 7486 "SZ-Beobachtungszeitraum reduzieren (-)" der Lohnartengruppe zugeordnet ist.

7.2.2.3. Globale Lohnarteneingabe

Damit die Kalendertage für die Aliquotierung der Sonderzahlung ermittelt werden können, muss im Auszahlungsmonat der Sonderzahlung über die Globale Lohnarteneingabe die Lohnart 7486 "SZ-Beobachtungszeitraum reduzieren (-)" auf allen Nicht-Massedienstverhältnissen erfasst werden.

Die Eingabe erfolgt in der Bruttoerfassung unter Funktionen → Globale Lohnarten → Globale Lohnarteneingabe.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem als Erstes im Feld "Dienstnehmer" über die Funktionstaste F8 eine Liste aller Dienstnehmer/innen bzw. Dienstverhältnisse aufgerufen werden kann. Um die Nicht-Massedienstverhältnisse filtern zu können, muss im linken Fensterbereich die Spalte "Masseforderung" (rechten Maustaste → Spalte hinzufügen) ergänzt werden.

Filtern Sie nun nach der Ausprägung "Masseforderung = leer", erhalten Sie eine Liste aller Nicht-Massedienstverhältnisse. Über das Icon "Hinzufügen"

können alle Dienstverhältnisse zugeordnet werden.

Im Feld "Von Monat" wird der Monat 1 erfasst. Im Feld "Bis Monat" ist jener Monat zu erfassen, in dem die Masseforderung beginnt (in diesem Beispiel Monat 5). Im Feld "Lohnart" ist noch die zuvor angelegte Informationslohnart einzugeben.

Bestätigen Sie die Eingaben, wird auf allen Nicht-Massedienstverhältnissen in den angegebenen Monaten die Informationslohnart 7486 "SZ-Beobachtungszeitraum reduzieren (-)" erzeugt.

7.2.2.4. Änderung Berechnungsmakro für UZ/WR

Damit die ermittelten Kalendertage bei der Aliquotierung in der UZ-/WR-Berechnung auch berücksichtigt werden, muss im letzten Schritt noch das Lohnmakro angepasst werden.

Dies erfolgt unter Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter "Berechnungen".

Mit Bearbeiten (F6) der Berechnung und anschließender F8-Funktion (Klick auf

) wird der Makroeditor geöffnet. Nun muss noch die Aliquotierungsfunktion ausfindig gemacht werden, um im Feld "LA-Gruppe Beobachtungszeitraum (-)" die Lohnartengruppe 509 "SZ-Beobachtungszeitraum reduzieren (-)" zu hinterlegen. Wird der Funktionsparameterwert gespeichert, wird der Beobachtungszeitraum für die Aliquotierung um die ermittelten Kalendertage verkürzt. Die Anpassung der Berechnung muss nach Abrechnung der Insolvenz nicht wieder entfernt werden, das heißt, sie kann dauerhaft bestehen bleiben.

Im Anschluss kann die Sonderzahlungslohnart in der Bruttoerfassung wie gewohnt erfasst werden.

Beispiel

Die Dienstnehmerin hat ein Gehalt in der Höhe von € 3.000,00. Das heißt, sie würde für das ganze Jahr auch einen Urlaubszuschuss in der Höhe von € 3.000,00 erhalten.

Beginn Masseforderung: 16.05.2025

Kalendertage von 01.01.25 bis 15.05.25 = 135 → diese müssen von den gesamten 365 Kalendertagen abgezogen werden. Es verbleiben 230 Kalendertage.

Berechnung UZ: € 3.000,00 / 365 * 230 KT = € 1.890,41

Achtung!

Die Sonderzahlung wird mit der oben angeführten Einstellung von Beginn der Masseforderung bis zum Jahresende (bzw. Austritt) berechnet. Sollte ein anderer Bis-Zeitraum herangezogen werden, so muss der Betrag der Sonderzahlung manuell abgeändert werden. (siehe Sonderzahlung manuell berechnen und erfassen)

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7.3. Urlaubsersatzleistung und Kündigungsentschädigung

Tritt ein/e Dienstnehmer/in während der Masseforderung nach der IO (Insolvenzordnung) aus, darf in der Bruttoerfassung weder UEL- noch die KÜE-Schablone befüllt werden. Diese Bezüge werden in der Regel vom Insolvenz-Entgelt-Fonds (IEF) übernommen.

8. mBGM-Erstellung

Auch wenn die Abrechnung im Monat der Insolvenzeröffnung gesplittet auf zwei Dienstverhältnissen erfolgt, darf nur eine mBGM mit den Abrechnungen für den gesamten Monat an die ÖGK übermittelt werden.

Es gibt auch nur eine gesamte Höchstbeitragsgrundlage, Geringfügigkeitsgrenze und ALV-Staffelungsgrenze.

Die mBGM wird wie gewohnt entweder über den Auswertungsstapel oder unter Auswertungen → Monatsauswertungen → mBGM erstellen erzeugt.

Über die ELDA-Datendrehscheibe können die mBGMs an die ÖGK übermittelt werden.

Achtung!

Da es in der Praxis unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Handhabung der mBGMs im Mischmonat gibt, ist diese vorab mit dem Insolvenzprüfer abzuklären!

Hinweis

mBGM nur für Masseforderung

Ist vom Masseverwalter gewünscht, dass die mBGMs nur für den Teil der Masseabrechnung übermittelt werden, so muss am Dienstverhältnis für die Insolvenzforderung (nicht ausbezahlte Monate), am Reiter "Versicherung" eine ÖGK ohne gültiger Beitragskontonummer hinterlegt werden.

Bei dieser Teilmeldung kann es zu einem Clearing-Fall kommen, der mit dem zuständigen Prüfer der ÖGK geklärt werden muss.

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9. Auswertungen

9.1. Summierung der Körperschaften

Die Funktion Körperschaften summieren (LOHN → Weitere Funktionen → Körperschaften summieren) kann nur dann korrekt ausgeführt werden, wenn ein Betriebsfinanzamt für Masseforderung existiert.

Werden die Insolvenzstammdaten korrekt nach Anleitung angelegt, erfolgt die Anlage des Betriebsfinanzamts für MF automatisch und sollte daher kein Problem darstellen.

Ist das aus einem bestimmten Grund nicht geschehen, erscheint folgende Meldung:

"Summierung Körperschaften ( MM/JJJJ): Zur Firma ist kein "BeteiebsFA Masseforderung" definiert."

9.2. Lohnsets drucken

Unter LOHN → Abrechnungen → Lohnsets drucken können die Lohnsets entweder gesamt oder getrennt nach Abrechnungskreis ausgedruckt werden. So erhalten Sie beispielsweise nur die Lohnsets für die Insolvenzforderung oder nur jene für die Masseforderung.

Auch das Gesamtsummenblatt wird bei dieser Einstellung je Abrechnungskreis erstellt.

Hinweis

Alle Auswertungen, in denen eine Sortiermöglichkeit zur Verfügung steht, können durch die Hinterlegung der Abrechnungskreis-ID getrennt nach Abrechnungskreisen erstellt werden. Somit erhalten Sie getrennte Auswertungen für den Anteil der Insolvenzforderung bzw. für jenen der Masseforderung.

Sind keine Abrechnungskreise in Verwendung, kann die Sortierfunktion auch für die Unterscheidung "Masse-/kein Massedienstverhältnis" genutzt werden.

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9.3. Überweisung Dienstnehmer/Körperschaften/Gläubiger

Da bei allen Masseforderungsdienstverhältnissen und Masseforderungskörperschaften die Bankverbindung des Masseverwalters hinterlegt ist (siehe Zuordnung "Auszahlende Bank") , können sämtliche Überweisungslisten bzw. Telebanking-Dateien getrennt gedruckt bzw. erstellt werden.

Unter LOHN → Abrechnung → Überweisungen → Dienstnehmer überweisen, Körperschaften überweisen und Gläubiger überweisen muss keine Filterung nach Abrechnungskreisen erfolgen, da die Überweisungslisten bzw. Telebankingdateien ohnehin je auszahlende Bank erstellt werden.

Wird bei der Anlage der Bankverbindung für den Masseverwalter im Feld "Kurzbezeichnung" ein spezieller Text (z. B. Masseforderung) erfasst, können die TB-Dateien auch optisch einfach unterschieden werden.

Beispiel

Telebankingdateien für Dienstnehmer- und Körperschaftsüberweisungen

9.4. Körperschaften drucken

Die Abgabenzahlungen an die Körperschaften (Auswertungen → Monatsauswertungen → Körperschaften drucken) werden getrennt nach Insolvenzforderung und Masseforderung gedruckt.

Die Abgaben für die Masseforderung werden durch das Kürzel "MF" (steht für Masseforderung) speziell gekennzeichnet.

Getrennte Finanzamtabrechnung:

Getrennte Kommunalsteuerabrechnung:

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9.5. Auszahlungsjournale drucken

Auch das Auszahlungsjournal (LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Auszahlungsjournale drucken) kann nach Abrechnungskreisen getrennt gedruckt werden. Die Sortierung bezieht sich jedoch ausschließlich auf den Teil der Dienstnehmer/innen. Die Körperschaften werden automatisch nach Insolvenzforderung und Masseforderung geteilt.

Die Werte für die Masseforderung werden wieder durch das vorangestellte "(MF)" gekennzeichnet.

9.6. Buchungsbelege drucken

Unter LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Buchungsbelege drucken kann der Buchungsbeleg getrennt nach FIBU-Kreisen (für alle oder einzelne) ausgedruckt werden.

Natürlich ist auch die Erstellung einer Zwischendatei für die Verbuchung in die Buchhaltung möglich. Dies kann allerdings nur für alle FIBU-Kreise gemeinsam gestartet werden. Somit können die einzelnen Dateien je FIBU-Kreis auch in die unterschiedlichen Buchhaltungen importiert werden.

Beispiel

Es wird je FIBU-Kreis ein Buchungsfile erstellt.

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9.7. Auszahlungen ansehen

Auch in der Auszahlungsübersicht (LOHN → Auswertungen → Bildschirmansichten) werden sämtliche Werte je Dienstverhältnis bzw. je Körperschaft dargestellt.

9.8. CRM Klientenzahlungen

Werden die CRM Klientenzahlungen verwendet, können die Abgaben ebenfalls dorthin übernommen werden. Der Aufruf erfolgt unter CRM → Kanzlei → Klientenzahlungen.

Achtung!

Hier kann nur die Gesamtsumme der einzelnen Abgaben übernommen werden. Es kommt zu keiner Trennung in Insolvenzforderung und Masseforderung.

Da in einem Mischmonat meist von zwei unterschiedlichen Bankkonten überwiesen wird, müssen die Überweisungen in diesem Monat an anderer Stelle erfolgen.

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9.9. Lohnkonto ansehen

Um die Bezüge am Lohnzettel leichter nachprüfen zu können bzw. um einen besseren Überblick zu erhalten, stehen unter LOHN → Auswertungen → Bildschirmansichten → Lohnkonten ansehen zwei neue Einstiegsfelder "Masseforderung" und "Insolvenz-Monate" mit folgenden Ausprägungen zur Verfügung:

Feld "Masseforderung":

"keine Auswahl"
Ohne Masseforderungen
Nur Masseforderungen

Feld "Insolvenz - Monate":

"keine Auswahl"
Nur ausbezahlte inkl. Veränderung L16-/KommSt-Erkl.
Nicht ausbezahlte

Beispielsweise ermöglicht die Einstellung "Ohne Masseforderungen" im Feld "Masseforderungen", dass am Lohnkonto nur jene Bezüge ausgewiesen werden, die nicht vom Masseverwalter abgerechnet und ausbezahlt worden sind → Abrechnung durch den Masseverwalter ab 16.05.2025.

Sollen zur Kontrolle der L16 nur die tatsächlich ausbezahlten Bezüge angezeigt werden, müssen in den Feldern folgende Einstellungen getroffen werden:

Masseforderung: "Ohne Masseforderung"

Insolvenz - Monate "nur ausbezahlte inkl. Veränderung L16/KommSt-Erkl.

Die Auszahlung der Bezüge erfolgte bis einschließlich Februar 2025.

Achtung!

Um korrekte Vergleichswerte zu erhalten, muss die Combobox immer auf "Original + Aufrollung" stehen.

10. Dienstverhältnisse für Betriebsschließung/Betriebsfortführung

10.1. Betriebs-/Teilschließung

Kommt es zu einer Betriebs- bzw. Teilschließung durch den Masseverwalter, so kann mit dieser Funktion das Austrittsdatum für alle bzw. für die betroffenen Dienstnehmer/innen gesetzt werden.

Hinweis

Verlässt ein/e Dienstnehmer/in auf eigenen Wunsch das Unternehmen, so ist der Austritt wie bisher über die Funktion "Austritt" im Dienstnehmerstamm oder in der Bruttoerfassung zu erfassen.

Der Aufruf erfolgt im Lohnfirmenstamm unter Extras → Insolvenz → Betriebs-/Teilschließung

Wird die Funktion gestartet, öffnet sich folgendes Fenster:

Vorgeschlagen wird immer jene Lohnfirma, auf der man in der Firmenübersicht gerade steht. Dieser Vorschlag kann natürlich abgeändert werden.

Im Feld "Dienstnehmer" können über F8 entweder einzelne, mehrere oder alle Dienstnehmer/innen ausgewählt werden.

Im Feld "Betriebs- /Teilschließung" muss das Datum der Schließung (= Ende Dienstverhältnis) erfasst werden.

Im Feld "Abmeldegrund" kann zwischen zwei Abmeldegründen gewählt werden: "Kündigung gemäß § 25 IO durch Insolvenzverwalter/in" oder "Kündigung gemäß § 25 IO durch Dienstgeber"

Wird die Funktion gestartet, werden bei dem betroffenen Dienstnehmer folgende Punkte ausgeführt:

Hinweis

Bei Betriebs- bzw. Teilschließungen werden nur Massedienstverhältnisse verarbeitet.

Die Austrittsschablone wird mit den entsprechenden Daten befüllt (inklusive offener Urlaubstage zum Stichtag "Ende Dienstverhältnis").
Die Felder "Ende", "Ende Beschäftigung" und "Ende Entgelt" werden am Reiter "DV" mit den jeweiligen Werten befüllt.
Am Reiter "ELDA" wird eine Abmeldung erzeugt.
Mit der Funktion "Lohnarten aktivieren" in der Bruttoerfassung wird die Lohnart 7950 "Austritt" automatisch erzeugt.

Achtung!

Die UEL/KÜE-Schablone wird durch die Funktion Betriebs-/Teilschließung nicht automatisch aktiviert!

Etwaige Ansprüche müssen datumsmäßig manuell ermittelt werden. Diese werden in der Regel über den Insolvenz-Entgelt-Fonds eingefordert und auch ausbezahlt.

Achtung!

Wird eine Teilschließung vorgenommen, sollte die Funktion unbedingt VOR der Funktion Dienstverhältnisse für Betriebsfortführung anlegen durchgeführt werden.

Ist das nicht der Fall, wird im Zuge der Funktion Dienstverhältnisse für Betriebsfortführung anlegen auch für Dienstnehmer/innen, die zu dem Zeitpunkt eigentlich nicht mehr beschäftigt sind, ein neues Dienstverhältnis angelegt.

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10.2. Betriebsfortführung

Diese Funktion wird erst zu einem späteren Zeitpunkt benötigt. Nämlich dann, wenn die Insolvenzabwicklung durch den Masseverwalter beendet ist und es zu einer Fortführung des Betriebes unter gleichen Voraussetzungen kommt.

Gestartet wird die Funktion im Lohnfirmenstamm unter Extras → Insolvenz → Dienstverhältnisse für Betriebsfortführung anlegen

Wird die Funktion gestartet, öffnet sich folgendes Fenster:

Vorgeschlagen wird wieder jene Lohnfirma, auf der man sich in der Übersicht befindet. Der Vorschlag kann natürlich abgeändert werden.

Im Feld "Betriebsfortführung" ist der erste Tag der Betriebsfortführung einzugeben.

Achtung!

Wird die Funktion mit einem falsch erfassten Datum ausgeführt, muss das DV-Beginndatum bei allen falsch angelegten Dienstverhältnissen manuell korrigiert werden.

Dies erfolgt in der Bruttoerfassung unter Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Dienstverhältnis Beginn-Datum ändern.
Das Ende-Datum des vorherigen Dienstverhältnisses wird dabei automatisch angepasst.

Wählen Sie "Ausführen", erscheint folgende Abfrage:

"Wollen Sie für die Firma XYZ für alle Mitarbeiter ein neues Dienstverhältnis per TT.MM.JJJJ anlegen?"

Erst wenn diese Abfrage mit "Ja" bestätigt wird, wird für jeden/jede Dienstnehmer/in ein neues Dienstverhältnis mit dem Stichtag der Betriebsfortführung angelegt.

Achtung!

Es gelten die gleichen Bedingungen wie bei der Funktion Dienstverhältnisse für Masseforderung anlegen.

Das heißt, der Abrechnungsstatus wird im betroffenen Monat geprüft und muss gegebenenfalls korrigiert werden.

Ebenso kann es vorkommen, dass bei bereits vorhandenen Dienstverhältnissen manuell eingegriffen werden muss.

Ist das der Fall, erhalten Sie beim Start der Funktion folgenden Hinweis:

"[Dienstverhältnis]: Mitarbeiter <DV-Firma>/<DN-Nr.(DV-Nr.)> hat ein Ende-Datum, das in die Betriebsführung hineinreicht."

Erst wenn alle Dienstverhältnisse korrekt sind, kann die Funktion ausgeführt und die Anlage der Dienstverhältnisse durchgeführt werden (Details siehe Mögliche Problemfälle inklusive Lösungsansatz).

Auf dem neuen Dienstverhältnis werden wieder jene Körperschaften und diversen Stammdaten (Abrechnungskreise, FIBU-Kreise) hinterlegt, die auch vor der Abrechnung der Masseforderung hinterlegt waren. Die ursprüngliche Auftraggeberbank muss jedoch manuell hinterlegt werden. Eine Automatik ist in Planung.

Sollten hier neue Körperschaften bzw. diverse Stammdaten benötigt werden (auch z. B. wegen einer neuen Bankverbindung), müssen diese manuell im Lohnfirmenstamm angelegt und beim entsprechenden neuen Dienstverhältnis des/der Dienstnehmers/in hinterlegt werden.

Hinweis

Die Funktion wird nur für Dienstverhältnisse mit Masseforderung ausgeführt. Dadurch wird ausgeschlossen, dass ein zweites Mal Dienstverhältnisse für die Betriebsfortführung angelegt werden.

11. Firmen-Lohnkonten / Dienstnehmer-Lohnkonten

Das Firmen-Lohnkonten kann unter LOHN → Jahresende → Firmen-Lohnkonten erstellt werden und ist eine Auswertung, die das Summenkonto eines Dienstgebers darstellt und die monatlichen Summen aller bei den Dienstnehmer/innen abgerechneten Lohnarten enthält.

Das Dienstnehmer-Lohnkonten kann unter LOHN → Jahresende → Dienstnehmer-Lohnkonten erstellt werden und stellt alle abgerechneten Lohnarten eines/r einzelnen Dienstnehmers/in dar.

Aus beiden Auswertungen kann ein BAO-konformer Export erstellt werden. Dazu muss am Reiter "Export" das Feld BAO-Export auf "Ja" gesetzt werden.