Buchungsbelege drucken
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Buchungsbelege druckenMit diesem Programm können der Buchungsbeleg und das Lohnartenjournal gedruckt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, den Buchungsbeleg im CSV-Format zu exportieren. Haben Sie auch die BMD NTCS FIBU oder die BMD 5.5 FIBU im Einsatz, können die Lohn- und Gehaltsbuchungen automatisch verbucht werden.
Hinweis
 | Das Programm muss nicht jeden Monat manuell aufgerufen werden, sondern ist stapelfähig und kann in einen oder mehrere Lohnstapel aufgenommen werden. |
Hinweis
| Falls das Auswertungsprogramm weder bei der Voschau noch bei der Ausführung Daten liefert, dann kommen folgende Ursachen in Frage:
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Buchungsbeleg drucken
Wie eine Lohnart auf ein bestimmtes Konto gelangt, kann folgendermaßen nachvollzogen werden:
Auf dem Lohnartenjournal ist ersichtlich, welche Lohnarten (mit Menge und Betrag) auf welche Kontonummern gebucht werden. Auf dem Buchungsbeleg wird schließlich die Kontonummer (abhängig von der hinterlegten Buchhaltung) mit einer Bezeichnung versehen und die entsprechenden Beträge und Mengen werden ausgewiesen. Bei Unklarheiten bzw. bei einer Fehlersuche empfiehlt es sich also, das Lohnartenjournal auszudrucken.
Einstiegsfelder
| Firma | Angabe der Firma bzw. Firmen, für die die Auswertung gestartet werden soll.  Auswahl einer bestimmten Firma Auswahl mehrerer FirmenBleibt das Feld leer, wird die Auswertung für alle Firmen, für die der User berechtigt ist (siehe Datenbesitzer für Ansehen in Lohnfirmen), gestartet (z. B. Ausdruck der Lohnsets für alle Firmen, Ausdruck des Auszahlungsjournals für alle Firmen ...).  |
Hinweis
| In den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen bzw. über die LOHN Parameter für Ausdrucke können die gewünschten Parametereinstellungen für dieses Programm fix hinterlegt werden. |
Reiter "Allgemein"
Hier können Sie angeben, ob es sich bei dem Ausdruck um einen Kontrollausdruck handelt. Steht dieses Feld auf "Ja", erfolgt in der Zustandsverwaltung kein Eintrag es und wird auch nicht geprüft. Somit gelangen alle abgerechneten Dienstnehmer in der Vorschau auf den Ausdruck. 0 - Nein 1 - Ja | |||||
Wenn pro Fibukreis ein eigener Buchungsbeleg erstellt werden soll, dann ist dieser Parameter auf "Ja" zu stellen. 0 - Nein 1 - Ja Hinweis Wird der Buchungsbeleg für FIBU-Kreise erzeugt, ist keine Direktverbuchung (Parameter Verbuchung in Fibu) und keine "automatische" Abholung aus der FIBU (Programm Buchen, Funktion "Lohn-Buchungsbeleg verbuchen") möglich. Vor der Übernahme in die FIBU ist eine Zwischendatei zu erzeugen (siehe Feld "Verbuchung in Fibu" am Reiter "Export"). | |||||
Fibu-Kreis | Mit der Funktionstaste F8 bzw. einem Mausklick auf können beliebige Fibu-Kreise für die Vorschau selektiert werden. Soll das Programm jedoch ausgeführt werden (z. B. weil Buchungsbeleg-Dateien erstellt werden sollen), dann darf kein Fibu-Kreis selektiert sein, da die Buchungsbelegdateien automatisch für alle Fibu-Kreise erstellt werden. Da dieses Feld im Prinzip nur für die Druckvorschau verwendet werden kann, wird es nicht als Parameter angeboten. | ||||
Wählen Sie hier, ob ein Konzernbuchungsbeleg für die Firmengruppe erstellt werden soll. 0 - Nein 1 - Ja Hinweis Wird ein Konzernbuchungsbeleg erstellt, dann kann keine Verbuchung in die Fibu (Parameter: Verbuchung in Fibu) erfolgen. Stattdessen müssen je Firma Buchungsbelege erstellt und in die entsprechenden Buchhaltungen verbucht werden. | |||||
Von-Datum | In den Feldern "Von-Datum" und "Bis-Datum" haben Sie die Möglichkeit, einen Buchungsbeleg für einen längeren Zeitraum (z. B. Jahresbuchungsbeleg) zu drucken. Achtung!
Hinweis
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Bis-Datum | In den Feldern "Von-Datum" und "Bis-Datum" haben Sie die Möglichkeit, einen Buchungsbeleg für einen längeren Zeitraum (z. B. Jahresbuchungsbeleg) zu drucken. Achtung!
Hinweis
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Soll der Buchungsbeleg gedruckt werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja | |||||
Soll der Buchungsbeleg archiviert werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja | |||||
Soll der Buchungsbeleg per E-Mail versendet werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja |
Druckeinstellungen | Mit der Funktionstaste F8 bzw. einem Mausklick auf im Feld "Drucken" gelangt man in die Druckeinstellungen, wo der Drucker, die Anzahl der Kopien, die Sortierreihenfolge sowie die Seiten pro Blatt festgelegt werden können. |
Archiveinstellungen | Mit der Funktionstaste F8 bzw. einem Mausklick auf im Feld "Archivieren" gelangt man in die Archiveinstellungen, wo die Archivnummer, der Betreff und die Kategorie für das Archivieren hinterlegt werden können. |
E-Mail-Einstellungen | Mit der Funktionstaste F8 bzw. einem Mausklick auf im Feld "E-Mail" gelangt man in die E-Mail-Einstellungen, wo festgelegt werden kann, ob die E-Mail komprimiert werden soll. Des Weiteren können der E-Mail-Betreff, der E-Mail-Text, der Dateiname des Ausdrucks im Anhang der E-Mail sowie die Art des E-Mail-Versands definiert werden. |
Hinweis
| Eine detaillierte Beschreibung
finden Sie in der Fensterhilfe zum Programm Lohnsets drucken im Kapitel Lohnsetversand per E-Mail. Viele Felder im Parameter "Archiv" verhalten sich dazu analog. |
Reiter "Erweitert"
An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit zur Anlage und Hinterlegung eines eigenen Titelblocks. Hinweis
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In diesem Parameter wird definiert, ob und wie Aufrollungen am Lohnartenjournal dargestellt werden sollen. Mit der Ausprägung "Detailliert" werden Aufrollungen in eigenen Zeilen am Lohnartenjournal dargestellt und der Aufrollungsmonat wird in der Spalte Aufr.-M. am Lohnartenjournal dargestellt. Die Ausprägung "Zusammenfassen" stellt sämtliche Aufrollungen einer Lohnart in Vormonate zusammengefasst dar. 0 - Nein 1 - Detailliert 2 - Zusammenfassen | |||
In diesem Parameter wird definiert, ob und wie Aufrollungen am Buchungsbeleg dargestellt werden sollen. Mit der Ausprägung "Detailliert" wird jeder Buchungssatz einer Aufrollung separat dargestellt. Mit der Ausprägungen "Zusammenfassen" werden Buchungssätze, die Aufrollungen betreffen, zu einem Buchungssatz zusammengefasst. Mit den Ausprägungen "Detailliert" bzw. "Zusammenfassen" ist keine Verbuchung in Fibu möglich. 0 - Nein 1 - Detailliert 2 - Zusammenfassen | |||
Geben Sie an, ob ein Lohnartenjournal erstellt werden soll, und wenn ja, die gewünschte Sortierreihenfolge. 0 - Nein 1 - Ja, sortiert nach Lohnarten 2 - Ja, sortiert nach Kontonummern 3 - Ja, sortiert nach Mitarbeiter | |||
Geben Sie an, ob ein Buchungsbeleg erstellt werden soll, und wenn ja, die gewünschte Sortierreihenfolge. 0 - Nein 1 - Ja, sortiert nach Kontonummern 2 - Ja, sortiert nach Mitarbeiter | |||
Mit diesem Parameter kann eine Verbuchung je Dienstnehmer am Lohnartenjournal bzw. Buchungsbeleg für Kontrollzwecke bewerkstelligt werden. Mit der Ausprägung "Ja, eine Seite je Dienstnehmer" wird nur ein Dienstnehmer je Seite am Lohnartenjournal bzw. Buchungsbeleg dargestellt. Mit dieser Einstellung hat jeder Dienstnehmer im Idealfall Soll-Haben-Gleichheit. Eine Soll-Haben-Differenz kann mit diesem Parameter auf einige Dienstnehmer eingegrenzt werden. 0 - Nein 1 - Ja 2 - Ja, eine Seite je Dienstnehmer | |||
| Monat detailliert | Dieses Feld steht nur dann zur Verfügung, denn in den Feldern Von- und Bis-Datum ein größerer Zeitraum als ein Monat gewählt wurde. Dann können der Buchungsbeleg bzw. das Lohnartenjournal detailliert je Monat erstellt werden. | ||
Sollen Kostentypen (Kostenstellen, Kostenträger, KORE-Abteilungen, Dimensionen oder Geschäftsbereiche) am Lohnartenjournal bzw. Buchungsbeleg verwenden werden? Mit diesem Parameter kann die Anwendung von Kostentypen auf einmal zur komprimierten Ansicht deaktiviert werden. 0 - Nein 1 - Ja | |||
Sollen Kostenstellen am Lohnartenjournal bzw. Buchungsbeleg verwendet werden? Damit eine Aufteilung nach Kostenstellen passiert, muss außerdem der Parameter Kostenrechnung verwenden auf "Ja" gestellt sein. 0 - Nein 1 - Ja | |||
Sollen Kostenträger am Lohnartenjournal bzw. Buchungsbeleg verwendet werden? Damit eine Aufteilung nach Kostenträger passiert, muss außerdem der Parameter Kostenrechnung verwenden auf "Ja" gestellt sein. 0 - Nein 1 - Ja | |||
Sollen KORE-Abteilungen am Lohnartenjournal bzw. Buchungsbeleg verwendet werden? Damit eine Aufteilung nach KORE-Abteilungen passiert, muss außerdem der Parameter Kostenrechnung verwenden auf "Ja" gestellt sein. 0 - Nein 1 - Ja | |||
Sollen Dimensionen am Lohnartenjournal bzw. Buchungsbeleg verwendet werden? Damit eine Aufteilung nach Dimensionen passiert, muss außerdem der Parameter Kostenrechnung verwenden auf "Ja" gestellt sein. 0 - Nein 1 - Ja | |||
Sollen Geschäftsbereiche am Lohnartenjournal bzw. Buchungsbeleg verwendet werden? Damit eine Aufteilung nach Geschäftsbereichen passiert, muss außerdem der Parameter Kostenrechnung verwenden auf "Ja" gestellt sein. 0 - Nein 1 - Ja | |||
Sollen vor jedem Wechsel auf einen anderen Kostentyp ein Seitenumbruch am Lohnartenjournal bzw. der Buchungsbeleg durchgeführt werden? 0 - Nein 1 - Ja | |||
In diesem Parameter wird hinterlegt, ob die Mengeninformation am Lohnartenjournal bzw. Buchungsbeleg ausgegeben werden soll. Abgerechnete Mengen von Lohnarten, die im Lohnartenstamm am Reiter Buchungsbeleg das Feld Mengen berücksichtigen mit der Ausprägung "Ja" belegt haben, werden dabei am Lohnartenjournal bzw. Buchungsbeleg berücksichtigt. Handelt es sich dabei um eine Lohnart, bei der keine Menge abgerechnet wurde, sondern nur ein Betrag wie z. B. bei der Lohnart Gehalt, dann wird auf den Monatsteiler zugegriffen. 0 - Nein 1 - Ja | |||
Legen Sie fest, ob Lohnnebenkosten sowohl am Lohnartenjournal als auch am Buchungsbeleg auf Kostentypen aufgeteilt werden sollen. 0 - Nein 1 - Ja |
Reiter "Export"
Hier wird das zu verwendende Buchungsymbol für den elektronischen Buchungsbeleg hinterlegt. | |
Der Buchungstext steht zusammen mit dem Jahr und Monat im gleichnamigen Feld Buchungstext in jeder Buchungszeile am elektronischen Buchungsbeleg. | |
Mit diesem Parameter legen Sie fest, ob ein elektronischer Buchungsbeleg erstellt oder direkt verbucht werden soll. Für die Ausprägungen "Ja, direkt" bzw. "Ja, direkt mit Vorschau" muss im Feld Aktuelle FIBU eine NTCS FIBU hinterlegt sein. Werden Fibukreise verwendet, ist keine Direktverbuchung (Parameter Verbuchung in Fibu) und keine "automatische" Abholung aus der FIBU (Programm Buchen, Funktion "Lohn-Buchungsbeleg verbuchen") möglich. Vor der Übernahme in die FIBU ist eine Zwischendatei zu erzeugen. Zwischendateien können sowohl im NTCS Format als auch im BMD 5.5 Format erzeugt werden. Das Wort "ersetzend" bedeutet, dass eine eventuell gleichnamige Buchungsbelegdatei überschrieben also ersetzt wird. Das Wort "hinzufügend" bedeutet, dass die Buchungszeilen in eine bereits bestehende Buchungsbelegdatei hinzugefügt werden. Existiert noch keine Buchungsbelegdatei, wird sie natürlich angelegt. Falls der Buchungsbeleg für einen Zeiträum größer als einen Monat erstellt werden soll, dann wird weder eine Zwischendatei erstellt noch ist eine direkte Verbuchung (auch nicht mit Vorschau) möglich. 0 - Nein: Keine direkte Verbuchung und keine Erstellung einer Zwischendatei. 1 - Ja, direkt: Die Verbuchung erfolgt direkt in die NTCS FIBU, ohne Zwischenschritt und ohne Möglichkeit, die Datei vorher anzusehen. Sollten in der zu verbuchenden Datei jedoch Fehler enthalten sein, wird die Vorschau trotzdem geöffnet. Bei Auftreten eines Fehlers, der den Abbruch der Verbuchung zur Folge hat, wird ein entsprechender Hinweis in der jeweiligen Logdatei aufgenommen. Alle Meldungen, die beim Verbuchen auftreten, werden in das Logfile "HRS_Buchungsbeleg.log" geschrieben. 2 - Ja, direkt mit Vorschau: Die Verbuchung erfolgt direkt, allerdings öffnet sich bei dieser Ausprägung ein Fenster, in dem die Buchungszeilen angesehen werden können und die Verbuchung extra über die Funktion "Verbuchen" angestoßen werden muss. Diese Ausprägung ist nicht bei Verwendung eines Lohnstapels sinnvoll einsetzbar, da das Vorschaufenster im Stapelbetrieb nicht angezeigt werden kann. Bei Auftreten eines Fehlers, der den Abbruch der Verbuchung zur Folge hat, wird ein entsprechender Hinweis in der jeweiligen Logdatei aufgenommen. Alle Meldungen, die beim Verbuchen auftreten, werden in das Logfile "HRS_Buchungsbeleg.log" geschrieben. 3 - Ja, mit Zwischendatei (NTCS Format): Erzeugt eine Zwischendatei für die Verbuchung in NTCS. Im Namen der Buchungsbelegdatei wird der Name als Suffix im zweistelligen Format "-MM" angehängt. 4 - Ja, mit Zwischendatei (BMD 5.5 Format): Erzeugt eine Zwischendatei für die Verbuchung in BMD 5.5. Im Namen der Buchungsbelegdatei wird der Name als Suffix im zweistelligen Format "-MM" angehängt. 5 - Ja, mit Zwischendatei (Individualprogrammierungen): Diese Ausprägung ist bei Verwendung einer Individualprogrammierung für den Buchungsbeleg zu verwenden. Allgemeiner Hinweis zur Verbuchung in der FIBU: Es gibt drei Vorgehensweisen, um den Buchungsbeleg aus der Lohnverrechnung in die FIBU zu verbuchen.
Beachten Sie außerdem folgende FAQ: | |
Dieser Parameter ist nur dann aktiv, wenn der Parameter Verbuchung in Fibu nicht auf "Nein" gestellt ist. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - Je Konto eine Buchung, KST/KTR... als Kore-Aufteilung (Standard): Standardeinstellung und bisheriges Programmverhalten: Bei dieser Einstellung steht jedes Konto nur einmal in der Übersicht "Buchungen ansehen". Im Feld "Betrag" steht die Gesamtsumme, und die Kostentypen sind durch Semikolons getrennt. 2 - Je KST/KTR... wird eine separate Buchung am Konto durchgeführt: Bei dieser Einstellung werden mehrere Buchungszeilen für ein Konto erzeugt. Im Feld "Betrag" steht der Teilbetrag, der auf das Konto zum jeweiligen Kostentyp gehört, und in den Feldern "Kostenstelle", "Kostenträger" etc. steht jeweils nur eine Kostentypennummer. Diese Parametereinstellung darf bei Verwendung einer BMD FIBU bzw. KORE nicht verwendet werden. | |
In diesem Feld ist der Name der Zwischendatei inklusive Pfad anzugeben. Es kann nach einem Verzeichnis gesucht werden. Die Verwendung von Platzhaltern insbesondere im Dateinamen ist möglich. | |
Soll die Zwischendatei beim E-Mail-Versand angehängt werden? Um eine E-Mail mit Zwischendatei an die Firmen-E-Mail-Adresse zu erstellen, muss das Feld "Verbuchung in Fibu" auf eine Ausprägung mit dem Präfix "Ja, mit Zwischendatei" stehen und am Reiter "Allgemein" das Feld "E-Mail" auf "Ja" gestellt werden. 0 - Nein 1 - Ja | |
Hier kann die Nummer einer Individualprogrammierung hinterlegt werden. Meistens handelt es sich bei Indiviudalprogrammierungen um Implementierungen für einzelne Kunden. Individualprogrammierungen können unterschiedliche Einsatzgebiete haben wie beispielsweise Überweisungen, Buchungsbelege oder Auswertungen. Die Parametrierung der Individualprogrammierung erfolgt im Programm Stammdaten → Weitere Stammdaten → Individualprogrammierungen. Folgende Individualprogrammierungen werden ohne zusätzliche Lizenz kostenlos zur Verfügung gestellt: 78 - keine Aufschlüsselung: In der Telebankingdatei wird das Segment <InstrForDbtrAgt>/CONFIDENTIAL/Y</InstrForDbtrAgt> mitgegeben. Dadurch wird die Zahlung am Kontoauszug nur als Sammelüberweisung ausgewiesen (die einzelnen Beträge sind nicht sichtbar). Diese Indiviualprogrammierungen gilt ausschließlich im Programm Dienstnehmer überweisen und Akonto überweisen. Voraussetzung ist, dass im Feld "Geschäftsvorfallcode" die Ausprägung "29 - SAL Gehaltsüberweisung" gewählt wurde. Das benötigte Telebankingformat ist in den Einstellungen der auszahlenden Bank auf "SEPA Österreich RB 6.0 International" (Feld "Telebankingformat Inland/EU") festzulegen. 92 - Eilüberweisung: In der Datei wird das Segment <InstrPrty>HIGH</InstrPrty> mitgegeben, wodurch die Bank die Überweisung als Eilüberweisung erkennt. Diese Indiviualprogrammierungen gilt ausschließlich in den Programmen Dienstnehmer überweisen und Akonto überweisen. Voraussetzung ist, dass im Feld "Geschäftsvorfallcode" die Ausprägung "29 - SAL Gehaltsüberweisung" gewählt wurde. Das benötigte Telebankingformat ist in den Einstellungen der auszahlenden Bank auf "SEPA Österreich RB 6.0 International" (Feld "Telebankingformat Inland/EU") festzulegen. 101 - CSV-Export im BMD 5.5 Format: Mit dieser Individualprogrammierung wird der Buchungsbeleg im BMD 5.5 Format als CSV-Datei erstellt. Diese Individualprogrammierung steht in den Programmen Buchungsbelege drucken und Buchungsbelege kalk. SZ drucken zur Verfügung (siehe Individualprogrammierung 101 CSV-Export im BMD 5.5 Format). 2020 - Datenexport für Abrechnung CoV-KUA: Mit dieser Individualprogrammierung konnte für das Jahre 2020 ein Datenexport für die CoV-KUA (COVID-19-Kurzarbeit) für das AMS erzeugt werden. Diese Individualprogrammierung steht im Programm Individualprogrammierungen drucken zur Verfügung. | |
Sollen das Lohnartenjournal bzw. der Buchungsbeleg als CSV-Datei exportiert werden? 0 - Nein 1 - Ja | |
Soll die Datei nach dem Exportieren geöffnet werden? 0 - Nein 1 - Ja | |
In diesem Feld ist der Name der Exportdatei inklusive Pfad anzugeben. Der ausführende Benutzer benötigt entsprechende Schreibrechte für den angegebenen Ordner. Es kann nach einem Verzeichnis gesucht werden. Die Verwendung von Platzhaltern, insbesondere im Dateinamen, ist möglich. Es öffnet sich folgendes Fenster: 
Folgende Platzhalter stehen derzeit zur Verfügung:  Eine Eingabe könnte beispielsweise so aussehen: <EXPORTDIR>\<FIRMENNR>\<PGM>_<YYYY>.CSV Wird der CSV-Export gestartet, so werden die Platzhalter mit den entsprechenden Werten "ausgetauscht". Beispiel Buchungsbeleg drucken: Firma: 1 Jahr: 2024 Exportverz.: D:\Temp Dateiname wäre somit: D:\Temp\1\Buchungsbeleg drucken_2024.CSV Zusatzfunktionalität Länge (:) Wird in einem Platzhalter das Zeichen : gefolgt von einer Zahl hinterlegt (z. B.: <EXPORTDIR>\<FIRMA:9>\Auswertung.CSV), so kann definiert werden, wie lange dieser Platzhalter mindestens ist. :9 bedeutet, wenn die Firmennummer nur 3-stellig ist, so werden führende Nullen ergänzt. Die Firmennummer wird somit 9-stellig. Beispiele: <EXPORTDIR>\<FIRMA:9>\Auswertung.CSV) => D:\Temp\000000001\Auswertung.CSV | |
Sollen die Spaltenüberschriften oder Datenbanknamen in der CSV-Datei mitexportiert werden? 0 - nicht exportieren: Die Spaltenüberschrift wird nicht exportiert. Das heißt, die erste Zeile in der exportierten Datei ist eine Datenzeile. 1 - exportieren: Die Bezeichnungen der Spalten bilden die Spaltenüberschriften und werden exportiert. 2 - DB-Namen exportieren: Die Datenbankfeldnamen der Spalten bilden die Spaltenüberschriften und werden exportiert. | |
In diesem Feld ist der Separator in der CSV-Exportdatei anzugeben. Standardmäßig ist das ein Semikolon. Für Trennzeichen Tabstopp ist #9 zu hinterlegen. | |
Soll die exportierte CSV-Datei beim E-Mail-Versand anhängt werden? Um eine E-Mail mit CSV-Datei an die Firmen-E-Mail-Adresse zu erstellen, muss am Reiter "Allgemein" das Feld "E-Mail" auf "Ja" gestellt werden. 0 - Nein 1 - Ja | |
Wählen Sie die Exportbasis. Für jede Exportbasis können die Exportfelder separat und individuell festgelegt werden. 1 - Lohnartenjournal 2 - Buchungsbeleg 3 - Lohnartenjournal Jahr 4 - Buchungsbeleg Jahr | |
Hier können die Felder für der CSV-Export festgelegt werden. Auf diesen Parameter wird zugegriffen, wenn wie Exportbasis "Buchungsbeleg" gewählt wurde. | |
Hier können die Felder für der CSV-Export festgelegt werden. Auf diesen Parameter wird zugegriffen, wenn wie Exportbasis "Lohnartenjournal" gewählt wurde. | |
Hier können die Felder für der CSV-Export festgelegt werden. Auf diesen Parameter wird zugegriffen, wenn wie Exportbasis "Buchungsbeleg Jahr" gewählt wurde. | |
Hier können die Felder für der CSV-Export festgelegt werden. Auf diesen Parameter wird zugegriffen, wenn wie Exportbasis "Lohnartenjournal Jahr" gewählt wurde. |
Relevante LOHN Parameter
Beachten Sie außerdem folgende Parameter dieses Programms:
Dieser Parameter bewirkt, dass Lohndetaildaten, die die Kostenrechnung betreffen, in einer Datenbanktabelle gespeichert werden und für Auswertungen in der KORE zur Verfügung stehen (siehe Lohn-Details). Der Parameter muss vor der Erstellung des Buchungsbelegs auf "Ja" gesetzt werden. Diese Einstellung ist nur bei direkter Verbuchung in die Fibu (Ausprägungen "Ja, direkt" bzw. "Ja, direkt mit Vorschau") sinnvoll anwendbar. Werden die Kore-Lohndetaildaten gespeichert, sind Auswertungen in der Kostenrechnung mit Durchstieg auf die Lohndaten möglich. 0 - Nein 1 - Ja Wenn im Nachhinein für einen "verbuchten Monat" noch einmal der Buchungsbeleg ausgeführt wird, werden die nun aktuellen Kore-Lohndetaildaten gespeichert. Dies kann insbesondere dann zu Differenzen im Vergleich zu den originalen Werten führen, wenn sich der zuletzt ausgeführte Buchungsbeleg vom verbuchten Buchungsbeleg unterscheidet. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Firmenbezogene Einstellungen | Einstieg in die firmenbezogenen LOHN Parameter für Ausdrucke des Programms. |
| Allgemeine Einstellungen | Einstieg in die allgemeinen LOHN Parameter für Ausdrucke des Programms. |
| Zustände | Einstieg in die Zustandsverwaltung des Programms. |
 Kore-Lohndetail erzeugen | Damit die Kore-Lohndetaildaten erzeugt werden, muss bei der Erstellung des Buchungsbelegs der Parameter Kore-Lohndetaildaten speichern auf "Ja" gesetzt sein. Ist die Einstellung erst zu einem späteren Zeitpunkt getroffen worden, können die Kore-Lohndetaildaten mit dieser Funktion auch für jene Zeiten erzeugt werden, in denen der Parameter Kore-Lohndetaildaten speichern noch auf "Nein" gesetzt war.  |
 Kore-Lohndetail ansehen | Mit dieser Funktion können Kore-Lohndetaildaten angezeigt werden, die beim Erstellen eines Buchungsbelegs gespeichert werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Parameter Kore-Lohndetaildaten speichern auf "Ja" gesetzt ist. Ist dies der Fall, sind Auswertungen in der Kostenrechnung mit Durchstieg auf die Lohndaten möglich. |
Voraussetzungen
Damit der Buchungsbeleg bzw. das Lohnartenjournal so ausgedruckt wird, wie Sie es sich wünschen, müssen gewisse Voraussetzungen und Einstellungen beachtet werden.
Lohnarten
Bei jeder zu verbuchenden Anwender- und Systemlohnart muss im Lohnartenstamm (Reiter "Buchungsbeleg") die entsprechende Kontenreferenznummer, bei der die im Programm Kontoreferenzierungen gültigen Kontonummern für z. B. Angestellte und Arbeiter hinterlegt wurden, erfasst werden. Die Eingabe eines Kontenreferenznummer-Gegenkontos ist nur bei Lohnnebenkosten und bei Sachbezügen erforderlich.
Achtung!
 | Werden Kontenreferenznummer-Gegenkonten an der falschen Stelle hinterlegt, führt dies zu Differenzen am Buchungsbeleg! Für Anwenderlohnarten gilt die Faustregel, dass bei Lohnarten, die sowohl die Pflichtigkeit "Brutto" als auch "Abzug" jeweils auf "Nein" gestellt haben, ein Eintrag im Feld "Kontenreferenznummer-Gegenkonten" zu erfolgen hat. Das sind beispielsweise Sachbezüge. |
Kontoreferenzierungen
Im Programm Kontoreferenzierungen müssen bei allen im Lohnartenstamm verwendeten Referenzierungsgruppen die entsprechenden Kontonummern, auf welche die jeweiligen Lohnarten letztendlich gebucht werden, hinterlegt werden.
Beispiel
 | Bei der Lohnart 1000 "Gehalt" ist die Kontoreferenznummer 100 "Grundbezug" hinterlegt.  |
Hinweis
| Wird bei einer verwendeten Referenzgruppe keine Kontonummer hinterlegt, erscheint am Buchungsbeleg auf der letzten Seite der Druckvorschau folgende Meldung: "Kein Fibukonto bzw. Fibureferenznummer hinterlegt".  |
Beispiel
| Es soll kontrolliert werden, wie sich der Betrag, der auf das Aufwandskonto 6300 im Soll verbucht wird, zusammensetzt.  Im Lohnartenjournal ist ersichtlich, dass die Lohnarten 1000 "Gehalt" und 1200 "Monatslohn" mit einem Gesamtbetrag von 10.588,71 auf das Konto 6300 im Soll verbucht werden.  |
Finanzbuchhaltung
Soll der Buchungsbeleg automatisch verbucht werden, muss im Programm Lohnfirmen am Reiter "Lohnfirma-Bürodaten" die aktuelle FIBU hinterlegt werden.
Beispiel
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Nur in diesem Fall ist eine automatische Verbuchung in die NTCS FIBU oder BMD 5.5 FIBU möglich. Verwenden Sie keine Buchhaltung von BMD, muss das Programm trotzdem wissen, welche Bezeichnung die einzelnen Konten tragen. Diese bezieht das Programm aus der Finanzbuchhaltung (z. B. 6200 - Gehälter) und wird wie folgt ermittelt:
Zuerst wird das Konto in der aktuellen FIBU der Firma gesucht (die aktuelle FIBU wird dabei durch eine Funktion ermittelt). Führt das zu keinem Ergebnis, sucht das Programm in der aktuellen FIBU, die im Lohnfirmenstamm → Reiter "Lohnfirma - Bürodaten" hinterlegt wurde. Wird das Konto auch dort nicht gefunden, greift das Programm in einem weiteren Schritt auf die FIBU-Standardfirma im Datenbestand (Stammdaten → Weitere Stammdaten → Datenbestände → Jahresbezogene Einstellungen → FIBU-Standard-Firma) zurück. In der Regel wird dort der verwendete Standardkontenrahmen (100 - RLGBMD) hinterlegt. Sollte die Suche auch dort erfolglos geblieben sein, wird als letzte Instanz noch die aktuelle FIBU der Firma 100 - Standardkontenrahmen RLGBMD überprüft.
Wurde das Konto an keiner der genannten Stellen gefunden, wird am Buchungsbeleg, neben der Kontonummer, folgender Text angedruckt: "FIBU-Konto existiert in FIBU nicht".
Hinweis
| Zur Fehlerbehebung müssen die Firmen- und FIBU-Stammdaten angepasst werden. Falls die Durchführung einer Jahresübernahme der NTCS FIBU erforderlich ist, stimmen Sie den Zeitpunkt mit Ihrer Buchhaltung ab! |
Hinweis
| Bei Verwendung des Programms UVA im Paket FIBU wird geprüft, ob der Zustand "Buchungsbeleg - in Fibu exportiert" im Programm "Buchungsbeleg drucken" auf "Ja" steht. Falls dies nicht der Fall ist, erscheint folgende Meldung, dass
wodurch der Zustand des Programms automatisch auf "Nein" gestellt wurde. Stellen Sie sicher, dass der "Letztstand" des Buchungsbelegs aus der Lohnverrechnung in die FIBU verbucht worden ist und der Zustand "Buchungsbeleg - in Fibu exportieren" in diesem Programm auf "Ja" steht.  |
Die direkte Verbuchung aus dem Programm "Buchungsbelege drucken" in die NTCS FIBU ist nur bei übereinstimmendem Lohnmonat und übereinstimmender Fibu-Periode möglich. Das heißt, der Buchungsbeleg vom Abrechnungsmonat Jänner im LOHN wird in der FIBU in die Periode 1 verbucht.
In Aufrollungsmonaten 13-24 ist keine direkte Verbuchung aus dem Programm "Buchungsbelege drucken" in die FIBU möglich.
Stattdessen kann die Funktion Lohn-Buchungsbeleg verbuchen im Programm FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Buchen verwendet werden. Bei dieser Funktion kann eine vom Abrechnungsmonat abweichende Fibu-Buchungsperiode definiert werden.
Alternativ kann mit dem Programm "Buchungsbelege drucken" eine Zwischendatei erstellt und im Anschluss verbucht werden.
In der FIBU bereits verbuchte Lohnbuchungen werden beim erneuten Verbuchen nur dann überschrieben, wenn folgende drei Merkmale gleich sind:
- Fibu-Funktionsnummer
- Belegdatum
- Belegnummer
Es ist unerheblich, ob die Lohnbuchungen durch direkte Verbuchung, einen Import einer CSV-Datei oder durch Ausführung der Funktion Lohn-Buchungsbeleg verbuchen entstanden sind.
Hinweis
| Wenn in der NTCS FIBU mit der Funktion Lohn-Buchungsbeleg verbuchen die Buchungen vom NTCS LOHN abgeholt werden sollen, wird geprüft,
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Kostenrechnung
Soll der Buchungsbeleg auf die unterschiedlichen Kostentypen (Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und/oder Geschäftsbereiche) aufgeteilt werden, muss im Lohnfirmenstamm (Reiter "Lohnfirma-Bürodaten") die aktuelle KORE hinterlegt werden.
Beispiel
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Achtung!
| Sind nicht alle Aufwände (Erträge) auf Kostentypen (meist Kostenstellen) aufgeteilt, dann kann nicht verbucht werden. Bei Verwendung einer Kostenrechnung ist darauf zu achten, dass beim Buchungsbeleg
Mit dem Programm Lohnverrechnung → Auswertungen → Bildschirmansichten → Dienstnehmer-Koreauswertungen können Sie rasch die Ursache finden und im Anschluss zielgerichtet beheben. Nehmen Sie die notwendigen Korrekturen sofort vor. Keinesfalls soll ein Monat mit einem fehlerhaften Buchungsbeleg endverspeichert werden. Die Korrektur muss im jeweiligen Abrechnungsmonat erfolgen, im dem das Problem auftritt. |
Beispiel
| Der Dienstnehmer ist in der Kostenstelle 1 abzurechnen. In den Dienstnehmer-Stammdaten ist diese Kostenstelle hinterlegt. In den Stammdaten der Lohnart 1000 "Gehalt" im Reiter "Buchungsbeleg" müssen die Felder "Kostenverteilung anwenden" und "KORE-Eingaben von Bruttoerfassung verwenden" mit "Ja" markiert sein. Diese Lohnart wird auf ein Aufwandskonto im Soll verbucht.  Der Betrag der Lohnart 1000 "Gehalt" setzt sich als Bruttobetrag aus den Beträgen der Systemlohnarten 9405 "SV Beitrag lfd", 9470 "LSt lfd" und 9600 "Auszahlungsbetrag" zusammen und dementsprechend erfolgt eine Verteilung dieser Beträge. In den Stammdaten dieser Systemlohnarten müssen diese Felder mit "Nein" markiert sein. Die Beträge dieser Systemlohnarten werden als Gegenbuchung zur Lohnart 1000 "Gehalt" auf Verrechnungskonten im Haben verbucht. Hier z. B. die Einstellungen der Lohnart 9405:  Weiters werden die Lohnnebenkosten in diese Kostenstelle abgerechnet. Auch bei diesen Systemlohnarten ist die Einstellung der Felder auf "Nein" gesetzt. Systemlohnarten für Lohnnebenkosten müssen ein Kontoreferenz-Nr. Gegenkonto aufweisen. Verbucht wird auf ein Aufwandskonto im Soll, als Gegenbuchung wird auf ein Verrechnungskonto im Haben verbucht.  Die Lohnarten 9405 "SV Beitrag lfd, 9470 "LSt lfd" und 9600 "Auszahlungsbetrag" werden ohne Kostenstelle verbucht. Die Summe dieser Lohnarten ist der Betrag der Lohnart 1000 "Gehalt", die der Kostenstelle 1 zugeordnet ist.  |
Hinweis
| Sind die Felder im Lohnartenstamm im Reiter "Buchungsbeleg" nicht korrekt eingestellt oder wurde kein Kostentyp in den Stammdaten der Dienstnehmer hinterlegt, wird auf der letzten Seite der Druckvorschau des Buchungsbeleges mit einem Fehler-/Hinweisprotokoll darauf hingewiesen. Die angeführten Lösungsvarianten unterstützen Sie dabei, die Fehlerquelle zu finden und diese im Anschluss zu beheben.  |
