Für eine neuerliche Übermittlung überprüfen Sie, in welchem Abrechnungsmonat das mBGM-Paket zuletzt übermittelt worden ist. Dies kann aufgrund einer Aufrollung auch in einem nachfolgenden/abweichenden Beitragsmonat erfolgt sein. Unter LOHN → Stammdaten → Lohn-Basiseinstellungen muss der entsprechende Monat ausgewählt werden.

Unter LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → mBGM erstellen → Zustände ist der Zustand des jeweiligen Dienstnehmers auf die Ausprägung "Nein" umzustellen. Mit der Funktion "Zustand ändern" können Sie den Zustand von "Ja" auf "Nein" ändern. Ein manuelles Setzen auf "Ja" ist nicht möglich. Sie können die Spalte "Zustand" auch zeilenweise bearbeiten oder für alle gefilterten Datensätze auf einmal mit der Funktion "Spalte bearbeiten" auf "Nein" ändern. Im Anschluss daran ist für den/die Dienstnehmer mit der Funktion "Ausführen" die mBGM erneut zu erstellen.

1.2. Wie kann eine mBGM storniert werden?

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, die Storno-Meldung einer mBGM über eine Korrektur bzw. Aufrollung der Abrechnung zu erstellen. Dazu müssen zuerst die Abrechnung bzw. die abrechnungsrelevanten Daten, welche sich auch auf die mBGM auswirken, geändert werden. Nach der Durchführung der Abrechnung und dem Erstellen der mBGM werden automatisch eine Storno-Meldung, falls es bereits eine gesendete mBGM gibt, sowie eine neue korrigierte mBGM erzeugt.

Eine Storno-Meldung einer bereits gesendeten mBGM kann auch manuell erstellt werden. Wählen Sie dazu die gewünschte mBGM aus. Unter den "Funktionen" können Sie dann mit der Ausprägung "Stornieren" die Storno-Meldung erzeugen.

1.3. Basis 1, Position 205: Korrekte Basis nicht ermittelbar. Was ist zu tun?

Bei der Erstellung der mBGMs erscheint eine Meldung zur Basis 1 auf der Position 205, die besagt, dass die korrekte Verrechnungsbasis der mBGM nicht ermittelt werden kann und deshalb die Erstellung der mBGMs fehlgeschlagen ist. In weiterer Folge kann die DAG-Prüfung (Dienstgeberabgabenprüfung) in Bezug auf geringfügige Mitarbeiter der gesamten Firma nicht durchgeführt werden.

Eine mögliche Ursache ist, dass beim betroffenen Dienstnehmer im jeweiligen Monat mehrere Dienstverhältnisse abgerechnet worden sind, die jeweils unterschiedliche Ausprägungen im Feld Sozialfonds AKÜ haben. Bei technischen Dienstverhältnissen, die zu einer durchgängigen Beschäftigung gehören, muss die Ausprägung dieses Feldes in einem Abrechnungsmonat jeweils gleich eingestellt sein.

Nach der Korrektur führen Sie die Abrechnung noch einmal durch und erstellen die mBGMs.

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2. mBGM-Übersicht drucken

2.1. Können die erstellten mBGMs ausgedruckt werden?

Ja, für den Listendruck steht das Programm LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → mBGM-Übersicht drucken zur Verfügung.

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3. Auszahlungsjournale drucken

3.1. Wie kann das Fälligkeitsdatum auf Auswertungen angedruckt werden?

Das Fälligkeitsdatum für Zahlungen an die üblichen Körperschaften wie ÖGK, Finanzamt, Gemeinden wird im LOHN nicht gespeichert und steht nicht als Datenbankfeld in Reports wie Titelblöcken zur Verfügung. Allerdings stehen die Datenbankfelder "Lohnjahr" und "Abrechnungsmonat" zur Verfügung, mit deren Hilfe das Fälligkeitsdatum ermittelt werden kann.

Soll das Fälligkeitsdatum immer der 15. des auf den Abrechnungsmonat folgenden Monats sein, dann kann folgendes Makro verwendet werden:

// Lese eingegebenes Abrechnungsmonat und Lohnjahr aus.
lMonat := BMD_MIN(MCA_LEN_MONAT, 12); //Maximal Monat 12, wichtig bei Aufrollungsmonaten
lJahr := MCA_LEN_JAHR;

// In der Variable Datum wird der 15. des Abrechnungsmonats im Lohnjahr gespeichert
Datum :='01.01.1900';
Datum := BMD_RECODEYEAR(Datum, lJahr);
Datum := BMD_RECODEMONTH(Datum,lMonat);
Datum := BMD_RECODEDAY(Datum, 15);

// In der Variable DatumIncMonat wird der 15. des Folgemonats gespeichert
DatumIncMonat := BMD_INCMONTH(Datum, 1);

// Gib das Ergebnis aus.
Result:=DatumIncMonat;

Soll als Fälligkeitsdatum der 15. des auf den Abrechnungsmonat folgenden Monats ausgegeben werden, bei Sonntagen jedoch der 16., dann kann folgendes Makro verwendet werden.

// Das Ergebnis ist immer der 15. des Folgemonats bzw. der 16. des Folgemonats,
// wenn der 15. des Folgemonats ein Sonntag ist.
// Lese eingegebenes Abrechnungsmonat und Lohnjahr aus.
lMonat := BMD_MIN(MCA_LEN_MONAT, 12); //Maximal Monat 12, wichtig bei Aufrollungsmonaten
lJahr := MCA_LEN_JAHR;

// In der Variable Datum wird der 15. des Abrechnungsmonats im Lohnjahr gespeichert
Datum :='01.01.1900';
Datum := BMD_RECODEYEAR(Datum, lJahr);
Datum := BMD_RECODEMONTH(Datum,lMonat);
Datum := BMD_RECODEDAY(Datum, 15);

// In der Variable DatumIncMonat wird der 15. des Folgemonats gespeichert
DatumIncMonat := BMD_INCMONTH(Datum, 1);
// Wenn es sich bei DatumIncMonat um einen Sonntag handelt,
// dann ist der darauffolgende 16. auszugeben.
if BMD_DAYOFWEEKASTEXT(DatumIncMonat)='Sonntag' then begin
DatumIncMonat:=BMD_RECODEDAY(DatumIncMonat, 16);
end;

// Gib das Ergebnis aus.
Result:=DatumIncMonat;

Der 15. des Folgemonats fällt beispielsweise auf einen Sonntag. Das erste Makro gibt den 15. des Folgemonats zurück, das zweite Makro den 16. des Folgemonats.

Beachten Sie, dass keine Überprüfung auf weitere Feiertage wie Ostermontag, Pfingstmontag etc. erfolgt.

3.2. Wie kann ich am Auszahlungsjournal den Auszahlungsbetrag inkl. der Akontolohnarten für den Dienstnehmer andrucken lassen?

Gibt es mehrere Zahlungsläufe in einer Firma, dann wird am Auszahlungsjournal immer der Betrag der Lohnart 9600 "Auszahlungsbetrag" angedruckt. Soll der gesamte Überweisungsbetrag für die einzelnen Dienstnehmer angeführt werden, dann muss unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke → Auszahlungsjournale drucken → Allgemein → Akontolohnartengruppe die entsprechende Lohnartengruppe hinterlegt werden.

Bei Bedarf ist unter LOHN → Stammdaten → Lohnartengruppen eine neue Lohnartengruppe mit einer Nummer > 999 anzulegen. (Die Nummern von 1 bis 999 sind BMD vorbehalten.)

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4. Buchungsbelege drucken

4.1. Die Druckvorschau des Programms "Buchungsbeleg drucken" zeigt unter anderem ein Fehler-/Hinweisprotokoll an, auf dem steht, dass in einer Buchung ein Kore-Typ fehlt. Was ist zu tun?

Sie erhalten unter anderem ein Fehler-/Hinweisprotokoll, welches etwa wie im folgenden Bild aussieht.

Bei den nachfolgend angeführten Dienstnehmern ist kein Kore-Typ hinterlegt bzw. konnten nicht alle Kosten des angegebenen Dienstnehmers auf Kore-Typen aufgeteilt werden. Beachten Sie, dass alle Kosten auf Kore-Typen aufgeteilt werden müssen, wenn Sie den Buchungsbeleg mit dem Parameter "Kore verwenden" und der Ausprägung "Ja" erstellen.

Kore-Typen sind Kostenstellen, Kostenträger, Kore-Abteilungen, Dimension bzw. Geschäftsbereich.

Hinterlegen Sie im Programm "Dienstnehmer" am Reiter "Allgemein/CRM" im Feld "Kostenstelle" eine Stammkostenstelle, die als Rückfallebene dienen kann.

Jene Lohnarten, die keinem Kore-Typ zugewiesen werden können, sind dem Lohnartenjounal zu entnehmen. Stellen Sie im Programm "Lohnarten" am Reiter "Buchungsbeleg" das Feld "KORE-Eingabe von Bruttoerfassung verwenden" auf "Ja". Soll eine optional hinterlegte Kostenverteilung angewandt werden, dann stellen Sie im Lohnartenstamm am Reiter "Buchungsbeleg" zusätzlich das Feld "Kostenverteilung anwenden" auf "Ja".

Starten Sie das Programm "Abrechnung durchführen" und erstellen Sie den Buchungsbeleg erneut.

Sofern Sie keine Änderung am Dienstnehmer- bzw. Lohnartenstamm wünschen und deshalb nicht alle Kosten einem Kore-Typ zugeteilt werden können, können Sie keine Kore im Buchungsbeleg verwenden. In diesem Fall ist der Parameter "Kore verwenden" im Programm "Buchungsbelege drucken" auf "Nein" zu stellen. Der Buchungsbeleg wird somit ohne Kosteninformationen erstellt und kann verbucht werden. Etwaige Kosteninfomationen sind manuell zu buchen.

4.2. Am Buchungsbeleg wird auf ein Fibu-Konto gebucht. Wie kann ich herausfinden, von welchem Dienstnehmer und welcher Lohnart die Beträge stammen?

Starten Sie das Programm "Buchungsbeleg drucken" mit den Einstellungen "Lohnartenjournal drucken" auf "Ja, sortiert nach Kontonummer" und "Verbuchung je Dienstnehmer" auf "Ja".

Vor dem Buchungsbeleg wird nun das Lohnartenjournal angedruckt. Auf diesem können Sie nach dem entsprechenden Fibu-Konto suchen. In eigenen Spalten sind die Dienstnehmernummer sowie die Dienstverhältnisnummer und der Name des Dienstnehmers angegeben, sodass eine Zuordnung zur Lohnart und zu einem Dienstnehmer erfolgen kann.

4.3. Wie kann ich eine elektronische Buchungsbelegdatei für eine NTCS Fibu bzw. BMD 5.5 Fibu erstellen?

Stellen Sie im Programm Buchungsbelege drucken am Reiter "Allgemein" das Feld "Kontrollausdruck" auf "Nein" und hinterlegen Sie den richtigen Monat.

Wechseln Sie auf den Reiter "Export". Wählen Sie im Feld "Verbuchung in Fibu" aus, wie verbucht werden soll. Hier können Sie wählen, dass eine Zwischendatei für eine NTCS Fibu oder eine BMD 5.5 Fibu erstellt werden soll. "Ersetzend" bedeutet in diesem Zusammenhang, dass eine bereits bestehende Datei überschrieben wird. "Hinzufügend" ergänzt die Buchungssätze in einer bestehenden Buchungsbelegdatei.

Erfassen Sie im Feld "Name Zwischendatei" den gewünschten Pfad und Dateinamen. Sie können dafür auch Platzhalter verwenden. Eine Dateiendung ist nicht zu erfassen.

Mit diesen Einstellungen führen Sie das Programm aus (Schaltfläche "Ausführen", nicht "Druckvorschau").

4.4. Gibt es einen Differenzbuchungsbeleg im NTCS LOHN?

Nein, da dieser nicht notwendig ist.

Zum Zeitpunkt der Lohnverbuchung ist der Monat in der Finanzbuchhaltung (FIBU) üblicherweise noch nicht abgeschlossen, somit wird kein spezieller User benötigt, um einen Lohn-Buchungsbeleg zu löschen. Ein spezieller User wird nur dann benötigt, falls die Buchungskreise nach der UVA-Abgabe bereits geschlossen sind.

In der NTCS FIBU ist es sehr einfach, die Buchungen eines Lohn-Buchungsbelegs herauszulöschen. Sie stellen sich auf eine beliebige Buchungszeile des Lohnbelegs und verwenden die Taste F7 bzw. die Funktion "Löschen". Der gesamte Lohn-Buchungsbeleg wird gesammelt gelöscht. Die Journalnummerreihung funktioniert automatisch.

Abstimmungsprobleme zwischen NTCS LOHN und NTCS FIBU werden somit generell ausgeschlossen.

Aus diesem Grund werden zwei Vorgehensweisen empfohlen:

Der Buchungsbeleg wird erst dann verbucht, wenn der Buchungsbeleg seitens des LOHNS tatsächlich fertig ist. Gehen Sie auf diese Weise vor, falls Sie in Ihrem Buchhaltungsprogramm (z. B. der BMD 5.5 FIBU) das Löschen eines Lohn-Buchungsbelegs nicht selbstständig durchführen dürfen.
Ein bereits verbuchter Buchungsbeleg wird in der NTCS FIBU gelöscht, ein neuer Buchungsbeleg wird im LOHN erstellt und erneut in der NTCS FIBU verbucht.

4.5. Welche Einstellung ist zu hinterlegen, damit Lohnnebenkosten auf Kostenstellen am Buchungsbeleg aufgeteilt werden?

Sollen Lohnnebenkosten (kurz LNK) wie Lohnsteuer, DB, DZ, Kommunalsteuer und U-Bahn-Steuer auf Kostenstellen gebucht werden, dann sind zwei Einstellungen zu beachten:

Im Lohnartenstamm der betroffenen Lohnarten sind die Felder "Kostenverteilung anwenden" und "Kore-Eingaben von Bruttoerfassung verwenden" beide mit "Nein" zu befüllen. Grund dafür ist, dass bei diesen Lohnnebenkostenlohnarten ein Konto und ein Gegenkonto hinterlegt werden müssen, da ansonsten eine Soll-Haben-Differenz am Buchungsbeleg entsteht.

Durch die Kontoreferenznummer (im Beispiel "902 Dienstgeberzuschlag") wird ein Aufwandskonto von der 6er-Klasse bebucht. Als Gegenkonto ist im Feld "Konto-Ref.-Nr.-Gegenkonto" eine Kontoreferenzierungsgruppe (im Beispiel "816 Verrechnung Dienstgeberzuschlag") hinterlegt, die ein Verrechnungskonto der 3er-Klasse anspricht. Würde man die beiden Felder "Kostenverteilung anwenden" und "Kore-Eingaben von Bruttoerfassung verwenden" auf "Ja" stellen, dann würden auch die Verrechnungskonten mit einer Kostentypeninformation versehen. Verrechnungskonten werden keinem Kostentyp (Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich) zugeordnet.
Damit jedoch die Aufwände der 6er-Konten mit Kostentypeninformationen versehen werden, ist im Programm "Buchungsbeleg drucken" am Reiter "Erweitert" das Feld "LNK auf Kostentypen aufteilen" auf "Ja" zu stellen. Würde man dieses Feld auf "Nein" stellen, dann würden die Lohnnebenkosten (Lohnsteuer, DB, DZ, Kommunalsteuer, U-Bahn-Steuer) nicht auf Kostentypen aufgeteilt werden. Somit blieben Aufwandskonten der 6er-Klasse auf der Kostenstelle 0 stehen, was in den meisten Fällen zu einem Fehler in der Kostenrechnung führen würde.

4.6. Wenn ich einen Buchungsbeleg ausführen möchte, passiert nichts. Was ist zu tun?

Führen Sie das Programm Abrechnungen durchführen aus und stellen Sie ggf. die Zustände im Programm Buchungsbelege drucken über das Menü Funktionen → Zustände auf "Nein" zurück. Überprüfen Sie, dass "Kontrollausdruck" auf "Nein" gestellt ist und erstellen Sie eine Druckvorschau.

Wenn nun die Druckvorschau ohne ein Fehler-/Hinweisprotokoll erstellt wird, führen Sie mit diesen Einstellungen den Buchungsbeleg noch einmal aus.

Wenn die Druckvorschau ein Fehler-/Hinweisprotokoll anzeigt, dann müssen diese Fehler vor Ausführung eines Buchungsbelegs behoben werden. Folgen Sie den Anweisungen am Fehler-/Hinweisprotokoll.

4.7. Validierungsfehler "Die Kostendaten dieser Buchung werden nicht verbucht, da keine Kore hinterlegt ist." Was ist zu tun?

Beim Import des Buchungsbelegs in die NTCS FIBU wird im Fall von Kore-Buchungen geprüft, ob mit der Fibu eine Kore verknüpft ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint folgender Validierungsfehler:

Die Kostendaten dieser Buchung werden nicht verbucht, da keine Kore hinterlegt ist.

Im Paket KORE finden Sie unter Stammdaten das Programm "Firmen- und KORE-Stammdaten".

Im linken Bereich ist die jeweilige Firma zu wählen. Im rechten Bereich sehen Sie die Kore mit dem Kore-Jahr und den Angaben zum Wirtschaftsjahr. Mit der Funktion "KORE-FIBU-Zuordnung" kann eine Verbindung zwischen FIBU und KORE hergestellt werden. Das nachfolgende Fenster ist wieder in einen linken und rechten Bereich geteilt. Links finden Sie die Fibus, die zu dieser Firma gehören. Rechts stehen die Fibus der Firma, die der gerade selektierten Kore zugeordnet sind. Beachten Sie, dass mehrere Fibus einer Kore zugeordnet sein können.

Ist die Fibu der Kore zugeordnet worden, dann kann die Verbuchung nochmals gestartet werden.

Hinweis

Es gibt einen Parameter im Paket FIBU, in dem festgelegt werden kann, ob die Buchungen im Falle eines Hinweises oder Fehlers dennoch in der Fibu verbucht werden sollen. Diesen Parameter finden Sie im Paket FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU Parameter → Buchen → Import Buchungen → Meldung bei Kostendaten ohne KORE.

4.8. Für eine Lohnfirma sollen mehrere Buchungsbelege für mehrere Buchhaltungen erstellt werden. Wie kann ich das umsetzen?

Verwenden Sie Fibu-Kreise. Diese werden in der jeweiligen Lohnfirma mit einer eindeutigen Nummer und einem möglichst sprechenden Namen angelegt. Jeder Dienstnehmer muss genau einem Fibu-Kreis zugeordnet werden. Im Programm "Buchungsbeleg drucken" können durch eine entsprechende Parametereinstellung Buchungsbelege je Fibu-Kreis erstellt werden.

Beachten Sie, dass bei Verwendung von Fibu-Kreisen keine direkte Verbuchung in eine NTCS FIBU möglich ist.

4.9. Validierungsfehler: "Der Prozentsatz stimmt nicht mit der Hauptbuchung überein." Was ist zu tun?

Dieser Validierungsfehler tritt unter anderem dann auf, wenn ein Steuerkonto aus dem Paket FIBU in einer Kontoreferenzierung im Paket LOHN hinterlegt ist. Erstellen Sie eine Druckvorschau des Buchungsbelegs und kontrollieren Sie, ob ein Steuerkonto (meistens 25xx bzw. 35xx) bebucht werden soll. Eruieren Sie danach am Lohnartenjournal, welche Lohnart das Steuerkonto bebucht und ändern Sie deren Kontoreferenzierung. In der Kontoreferenzierung werden nie Steuerkonten hinterlegt, sondern ausschließlich Aufwands-, Ertrags- bzw. Verbindlichkeiten- und Forderungskonten.

4.10. Warum kommt es zu Differenzen beim Vergleich des Auszahlungsjournals mit dem Buchungsbeleg?

Bei Verwendung einer Kostenverteilung, einer Gemeindeverteilung oder automatischen Gemeindeverteilung nach Baustellen kann es zu geringfügigen Differenzen beim Vergleich der Auswertungen Auszahlungsjournal und Buchungsbeleg kommen.

Beim Auszahlungsjournal wird die Bemessungsgrundlage für die ganze Firma mit dem jeweiligen Prozentsatz für die Lohnnebenkosten multipliziert und dann entsprechend der Kosten- oder Gemeindeverteilung aufgeteilt.

Beim Buchungsbeleg wird die Bemessungsgrundlage entsprechend der Kontoreferenzierung pro Kostentyp, Gemeinde, ÖGK etc. ermittelt und mit dem jeweiligen Prozentsatz für die Lohnnebenkosten multipliziert.

4.11. Können Abrechnungskreise am Buchungsbeleg angedruckt werden?

Nein, der Andruck von Abrechnungskreisen am Buchungsbeleg ist nicht möglich.

4.12. Wie erfolgt die Verbuchung eines Lohnbuchungsbelegs für die Aufrollungsmonate 13-24?

Die direkte Verbuchung aus dem Programm "Buchungsbelege drucken" in die NTCS FIBU ist nur bei übereinstimmendem Lohnmonat und übereinstimmender Fibu-Periode möglich. Das heißt, der Buchungsbeleg vom Abrechnungsmonat Jänner im LOHN wird in der FIBU in die Periode 1 verbucht.

In Aufrollungsmonaten 13-24 ist keine direkte Verbuchung aus dem Programm "Buchungsbelege drucken" in die FIBU möglich.

Stattdessen kann die Funktion Lohn-Buchungsbeleg verbuchen im Programm FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Buchen verwendet werden. Bei dieser Funktion kann eine vom Abrechnungsmonat abweichende Fibu-Buchungsperiode definiert werden.

Alternativ kann mit dem Programm "Buchungsbelege drucken" eine Zwischendatei erstellt und im Anschluss verbucht werden.

4.13. In welchen Fällen werden bereits in der FIBU verbuchte Lohnbuchungen durch ein erneutes Verbuchen überschrieben?

In der FIBU bereits verbuchte Lohnbuchungen werden beim erneuten Verbuchen nur dann überschrieben, wenn folgende drei Merkmale gleich sind:

Fibu-Funktionsnummer
Belegdatum
Belegnummer

Es ist unerheblich, ob die Lohnbuchungen durch direkte Verbuchung, einen Import einer CSV-Datei oder durch Ausführung der Funktion Lohn-Buchungsbeleg verbuchen entstanden sind.

4.14. Wieso habe ich am Buchungsbeleg Zeilen ohne Kostenstelle, obwohl ich im laufenden Monat Kostenstellen erfasst habe?

Hier können mehrere Gründe vorliegen. Entweder fehlen im Lohnartenstamm am Reiter "Buchungsbeleg" die Häkchen für die Felder "Kostenverteilung anwenden" bzw. "KORE-Eingaben von Bruttoerfassung verwenden". Oder es sind Aufrollungen in Monate getätigt worden, in denen noch keine Kostentypen erfasst waren. In diesem Fall sind die Datensätze direkt in der FIBU manuell zu beheben oder über einen kostenpflichtigen Termin zu lösen.

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5. Buchungsbelege kalk. SZ drucken

5.1. Wie kann ich die Differenz am Buchungsbeleg kalk. SZ nachvollziehen?

Mit dem Programm Buchungsbelege kalk. SZ drucken können Sonderzahlungen (Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration) gleichmäßig über das Jahr geglättet werden, sodass aussagekräftige monatliche Fibu- bzw. Kore-Auswertungen generiert werden können. Monatlich erfolgt eine Dotierung, die den tatsächlich ausbezahlten Beträgen gegenübergestellt wird. In dieser Auswertung werden monatliche Differenzbeträge ausgewiesen. Diese entstehen meistens bei unterjährigen Austritten und stellen keinen Fehler dar.

Im Hintergrund wird bei jedem Ausführen des Programms der monatliche Zustand auf "Ja" gesetzt und in die Datenbanktabelle werden mit den Hilfslohnarten 10000-10003 Datenbankeinträge erstellt. Mit Hilfe dieser Datenbankeinträge kann eine möglicherweise später auftretende Differenz ermittelt werden.

Die Werte auf den Lohnarten 10004 und 10005 ermitteln sich folgendermaßen:

LA "10004 Kalk. SZ Differenz" = Jahressumme der Beträge auf der Lohnart "10000 Kalk. SZ" - Jahressumme der Beträge auf der Lohnart "10002 Kalk. SZ ausbez."

LA "10005 Kalk. SZ Differenz LNK" = Jahressumme der Beträge auf der Lohnart "10001 Kalk. SZ LNK" - Jahressumme der Beträge auf der Lohnart "10003 Kalk. SZ ausbez. LNK"

Haben Sie eine scheinbar zu hohe Differenz, dann empfiehlt sich die Erstellung des Buchungsbelegs kalk. SZ mit der Einstellung "Ja, eine Seite je Mitarbeiter" im Feld "Verbuchung je Mitarbeiter". Damit können Sie in einem ersten Schritt jene Mitarbeiter identifizieren, die zu der hohen Differenz führen.

Haben Sie Zugriff auf den Datenbankexplorer, dann kann über das Datenbankschema HRS in der Tabelle "KSZ_BBKALKSZ" eine Filterung nach dem relevanten Lohnjahr, der Firma, dem Mitarbeiter und den oben genannten Lohnarten durchgeführt werden. Filtern Sie wie unten im Bild ersichtlich beispielsweise nach:

Jahr = 2020 und
Firma = 200969 und
Mitarb-ID = MA20001 (die Mitarbeiter-ID ist immer die Mitarbeiternummer mit vorangestelltem "MA2000") und
LA-Nr. = 10000

Sie erhalten damit alle Dotierungen der Firma 200969 im Jahr 2020 vom Mitarbeiter mit der Nummer 1. Bilden Sie die Summe der Beträge aus der Spalte "Betrag" und notieren Sie diese. Nutzen Sie dafür die Funktion Extras → Statistik/Summen. Filtern Sie auf analoge Weise nach der Lohnart 10002, um die Summe der ausbezahlten Sonderzahlungen im selben Jahr, bei derselben Firma und demselben Mitarbeiter zu erhalten. Bilden Sie auch hier die Summe und notieren Sie sich das Ergebnis. Nun ist die Differenz aus den notierten Werten zu bilden und das ergibt den Betrag, der auf der Lohnart "10004 Kalk. SZ Differenz" ausgewiesen wird.

Analog kann bei einer Differenz der Lohnnebenkosten vorgegangen werden.

Überlegen Sie bei zu hohen Differenzen, welche Werte falsch sind. Möglicherweise fehlen ausbezahlte Sonderzahlungen oder die Dotierung der Sonderzahlung erfolgt nach anderem Schema als die Berechnung der tatsächlich ausbezahlten Sonderzahlung oder eine Individual-Programmierung ist nicht das ganze Jahr über angewandt worden. Stellen Sie die erforderlichen Parameter im Programm "Buchungsbeleg kalk. SZ drucken" korrekt ein, setzen Sie die Zustände für die Vormonate ab Kalenderjahrsbeginn auf "Nein" und führen Sie jeden Monat erneut aus. Dadurch werden – wie eingangs erwähnt – Datenbankeinträge in der Tabelle "KSZ_BBKALKSZ" geschrieben und berichtigt.

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6. Konjunkturstatistiken drucken

6.1. Welche Lohnarten fließen bei der Konjunkturstatistik in den gesetzlichen Sozialbeitrag AG ein?

Für die Konjunkturstatistik haben wir diverse Standardberechnungen. Wichtig ist, dass seitens der Programmierung im Programm "Konjunkturstatistik" nicht auf ein DV eingeschränkt wird. Das bedeutet, dass alle relevanten Dienstverhältnisse durchlaufen und berechnet werden. Insofern ist die Einstellung "übergebenes DV" korrekt.

Wer sich die Berechnung für den gesetzlichen Sozialbeitrag AG ansieht, kommt vielleicht auf die Idee, dass bestimmte Sozialbeiträge fehlen. Die folgenden zwei Positionen sind bewusst nicht in die Berechnung aufgenommen worden.

Die Berechnung beinhaltet beispielsweise nicht das E-Card-Service-Entgelt. Das liegt daran, dass diese Abgabe der Dienstnehmer selbst zahlt und diese somit keinen Sozialbeitrag des Arbeitgebers darstellt.

Der Sozialfonds AKÜ ist zwar ein Sozialbeitrag des Arbeitgebers, ist jedoch nicht taxativ im zugrunde liegenden Gesetz aufgelistet. Außerdem ist er vermutlich nicht für die Konjunkturstatistik relevant. Die Konjunkturstatistik wird nur für den produzierenden Bereich erstellt und davon sind Arbeitskräfteüberlasser nicht betroffen. Aus diesen Gründen fehlt der Sozialfonds AKÜ in der Berechnung für den gesetzlichen Sozialbeitrag AG.

Die Position "Centausgleich" (Standardlohnart "9999 Centausgleich mBGM") gibt es erst seit der Einfügung der mBGM im Jahr 2019. Ggf. ist Ihre Berechnung zu ergänzen.

6.2. Kann man die Konjunkturstatistik für ein ganzes Jahr ausdrucken?

Nein. Bei der Konjunkturstatistik handelt es sich um eine monatliche Auswertung zur Übermittlung an die Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria). Die Konjunkturstatistik wird mit dem Programm LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Konjunkturstatistiken drucken erstellt.

Die Leistungs- und Strukturerhebung wird hingegen jährlich durchgeführt. Der Erhebungszeitraum erstreckt sich auf das zuletzt abgeschlossene Wirtschaftsjahr, in dem die Mehrzahl der Monate im jeweiligen Berichtsjahr der Erhebung liegen. Die Leistungs- und Strukturerhebung (kurz LSE) wird über das Programm BILANZ → Bilanz und Berichte → Leistungs- und Strukturerhebung (LSE) erstellt.

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7. AUVA-Rückerstattungen drucken

7.1. Ich habe für einen Dienstnehmer einen hinlänglich langen Krankenstand bzw. Unfall erfasst. Warum wird keine AUVA-Rückerstattungsmeldung erstellt?

Kontrollieren Sie im Programm "Lohnfirma", ob die Firma das Feld "AUVA Zuschussberechtigt" mit "Ja" befüllt hat. Hinterlegen Sie ggf. einen Ansprechpartner bei der Lohnfirma.

Kontrollieren Sie beim betroffenen Mitarbeiter die Nichtleistungszeit. Krankheiten ab dem 11. Tag und Unfälle ab dem 4. Tag berechtigen für einen AUVA-Zuschuss. Bei einem Unfall befüllen Sie das Feld "Unfalltag", da dies im Falle eines Unfalls eine Pflichtangabe bei der AUVA-Meldung ist.

Nur wenn die Nichtleistungszeit zum Monatsletzten endet und Sie im aktuellen Monat bereits die AUVA-Meldung erstellen möchten, müssen Sie das Feld "AUVA fertig" anhaken. Wenn Sie das Häkchen nicht setzen, wird die AUVA-Meldung im nächsten Monat erstellt. Diese Logik ist deshalb implementiert worden, da bei einem Endedatum mit Letztem des Monats davon auszugehen ist, dass die Nichtleistungszeit im Zuge der Abrechnung des nächsten Monats entsprechend verlängert wird.

Das Feld "AUVA" ist wie ein Zustand zu betrachten. Nichtleistungszeiten, für die eine AUVA-Rückerstattungsmeldung erstellt worden ist, werden in diesem Feld mit "Ja" gekennzeichnet. Will man für diese Nichtleistungszeit nochmals eine AUVA-Rückerstattungsmeldung erstellen, so muss die NLZ bearbeitet und dieses Feld auf "Nein" gestellt werden.

Führen Sie das Programm "Abrechnung durchführen" aus.

Danach stellen Sie sicher, dass im Programm AUVA-Rückerstattungen drucken die Felder "Kontrollausdruck" mit "Nein" und "ELDA-Meldung erstellen" mit "Ja" belegt sind. Führen Sie das Programm mit diesen Einstellungen aus (Schaltfläche "Ausführen", nicht "Druckvorschau").

Hinweis

Die Werte für die Krankenstände und Unfälle werden von den abgerechneten Lohnaten ermittelt. Es werden alle Lohnarten herangezogen, die in den Lohnartengruppen 510, 511 und 512 hinterlegt sind. Diese Lohnartengruppennummern sind fix für den AUVA-Rückerstattungsantrag vergeben.

Achtung!

Rechnen Sie die ermittelten Beträge – insbesondere in Monaten mit Feiertagen – nach und korrigieren Sie die vorgeschlagenen Beträge manuell.

Die Feiertagslohnarten sind der Lohnartengruppe 510 zu 100 % zugeordnet.

Um den Betrag für die AUVA-Rückerstattung zu ermitteln, wird im Hintergrund geprüft, ob Feiertagslohnarten abgerechnet worden sind.

Somit prüft das Programm nicht auf den tatsächlichen Feiertag laut Kalender!

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8. Hinweislisten drucken

8.1. Warum erscheint auf der Hinweisliste ein Eintrag mit dem Datum 29.12.1899?

Auf der Hinweisliste steht ein Eintrag, dass mit der Endverspeicherung ein neues Dienstverhältnis mit Beginn 29.12.1899 für einen Dienstnehmer aufgrund eines Beitragsgruppenwechsels angelegt wird.

Mit der Endverspeicherung wird ein neues Dienstverhältnis mit Beginn 29.12.1899 angelegt und die Beitragsgruppe auf ... geändert. Vergessen Sie nicht bis 05.01.1900 die automatisch erstellte Änderungsmeldung zu senden.

Dies kann mehrere Ursachen haben.

Zuerst sind die Daten des Dienstnehmers zu kontrollieren. Darunter fallen Eintritt, Austritt, DV-Beginn, DV-Ende, Lehrzeit von, Lehrzeit bis.

Finden sich hier keine Unstimmigkeit, dann ist die Beitragsgruppe zu kontrollieren. Auf der Hinweisliste steht, dass angeblich die Beitragsgruppe geändert wird. Im Programm "Beitragsgruppen" ist jene zu kontrollieren, die beim betroffenen Dienstnehmer hinterlegt ist. Hier sind insbesondere die Felder zu kontrollieren, in denen Folgebeitragsgruppen für Lehrlinge bzw. ältere Dienstnehmer hinterlegt sind. Möglicherweise sind diese Felder nicht befüllt. Nach Korrektur der Beitragsgruppe erscheint dieser Hinweis nicht mehr.

Hinweis

Ein Hinweis wie dieser wird übrigens nicht vom Programm ausgeführt, da die Beitragsgruppe, auf die gewechselt werden soll, nicht bekannt ist und das Datum 29.12.1899 nicht verwendet werden kann. Das bedeutet, auch wenn Sie den Hinweis ignorieren, werden keine Änderungen am Dienstverhältnis gemacht, obwohl es anders in diesem Hinweistext steht.

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9. Geburtstagslisten drucken

9.1. Kann ich die Geburtstagsliste auch nach Geburtstagen sortiert drucken?

Ja. Dazu ist im Feld "Sortierung" das Feld "Geburtstag" auszuwählen.

Die Priorität, ob z. B. zuerst nach dem Geburtstag und erst danach nach der Dienstnehmernummer sortiert wird, kann individuell mit den Schaltflächen "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" eingestellt werden.

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10. NLZ-Rest drucken

10.1. Wie bekomme ich eine Übersicht über den offenen Urlaub aller Dienstnehmer?

Eine Auswertung über die noch offenen Urlaube aller Dienstnehmer kann mit dem Programm LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → NLZ-Rest drucken erstellt werden. Stellen Sie am Reiter "Erweitert" im Feld "NLZ-Art im Detail" die Ausprägung "Urlaub" ein. Das Ergebnis ist eine Liste, in der jeder Dienstnehmer mit seinen für den Urlaub relevanten Vordienstzeiten, dem Urlaub-Beginn, Urlaub-Anspruch, Rest und aliquoten Rest zum gewünschten Stichtag aufgeführt wird. Die Auswertung kann als PDF-Dokument erstellt bzw. gedruckt oder als CSV-Datei exportiert werden. Bei dieser Auswertung werden nur jene Urlaube berücksichtigt, die bereits im Paket LOHN als Urlaube erfasst sind. Im Paket ZEIT lediglich geplante Urlaube bleiben bei dieser Auswertung unberücksichtigt.

Wird das Paket ZEIT verwendet, steht alternativ das Programm ZEIT → Urlaubsverwaltung → Resturlaubsstände zur Verfügung, in welchem auch erst geplante Urlaube berücksichtigt werden. Auch diese Auswertung kann für alle Mitarbeiter einer Firma zu einem beliebigen Stichtag erstelt werden. Das Ergebnis ist eine Bildschirmansicht, die beispielsweise mit einem Rechtsklick in die Tabelle über die Funktion "Extras" → "Exportieren" zur späteren Weiterverarbeitung in eine CSV-Datei exportiert werden kann.

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11. Lohnzettel bei Austritt

11.1. Ein Dienstnehmer ist ausgetreten. Warum wird im Programm "Lohnzettel bei Austritt" nichts gedruckt bzw. keine ELDA-Meldung erstellt? Was ist zu tun?

Grundsätzlich wird über das Programm Lohnzettel bei Austritt keine ELDA-Meldung erstellt. Die ELDA-Meldung für während des Jahres ausgetretene Dienstnehmer wird mit dem Programm Jahreslohnzettel wie für alle anderen Dienstnehmer erstellt.

Ein Ausdruck des Lohnzettels ist mit dem Programm Lohnzettel bei Austritt möglich. Falls nicht, sind folgende Schritte zu setzen:

Erfassen Sie in der Bruttoerfassung mit der Funktion Austritt den arbeitsrechtlichen Austritt des Dienstnehmers. Bestätigen Sie das Dialogfenster und kontrollieren Sie die in der Bruttoerfassung eingegebenen Werte.
Danach führen Sie das Programm Abrechnungen durchführen aus.
Im Programm Lohnzettel bei Austritt kontrollieren Sie über das Menü "Extras" die Zustände. Falls erforderlich, ändern Sie den Zustand für den betroffenen Dienstnehmer auf "Nein".
Im Programm Lohnzettel bei Austritt ist am Reiter "Allgemein" das Feld" Kontrollausdruck" auf "Nein".

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12. Arbeitsbescheinigungen

12.1. Warum erhalte ich keinen Ausdruck der Arbeitsbescheinigung?

Einen Arbeitsbescheinigungsausdruck erhält man nur in diesen Fällen:

bei Austritt (im L16-Erstellmonat) und
wenn der Dienstnehmer AV-versichert ist (AV-Prozentsatz in der Tarifgruppe)

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13. Dienstnehmer-Kore-Auswertungen

13.1. Kann ich in den Dienstnehmer-Kore-Auswertungen Bezeichnungen von Lohnarten, Kostenstellen etc. einblenden?

Die Dienstnehmer-Kore-Auswertungen sind sehr nützlich, wenn Sie kontrollieren möchten, was bei welchem Dienstnehmer und welchem Kostentyp (Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich) abgerechnet worden ist.

Standardmäßig werden Lohnartennummern, Dienstnehmernummer bzw. die Nummern von Kostenstellen etc. angezeigt. Dies kann jedoch leicht geändert werden. Sie verwenden die Funktion "Einstellungen" links unten.

Es öffnet sich das nächste Fenster. Am Reiter "Detaillierung" kann eingestellt werden, welche Details Sie überhaupt sehen möchten. Beispielsweise können Abteilung, Dimension und Geschäftsbereich ausgeblendet werden, wenn Sie diese nicht verwenden. Am Reiter "Diverses" stehen Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung, ob Lohnnebenkosten bzw. Systemlohnarten angezeigt werden sollen.

Am Reiter "Anzeigeart" können Sie pro Feld einstellen, ob nur die Nummer, nur die Bezeichnung oder beides angezeigt werden soll. Auf diese Weise können übersichliche Auswertungen erstellt werden.

Verlässt man das Programm, werden die Einstellungen automatisch benutzerbezogen gespeichert.

13.2. Die Lohnart "7551 UEL Folgemonat lfd." ist bei der Abrechnung einer Kostenstelle zugeordnet, aber nicht auf den Dienstnehmer-Kore-Auswertungen. Woran liegt das?

Die Lohnart "7551 UEL Folgemonat lfd." kann einer Kostenstelle zugeordnet werden. Dazu ist es notwendig, dass die Lohnart im Lohnartenstamm korrekt eingestellt ist. Wichtig sind dabei die Felder "Kostenverteilung anwenden" bzw. "KORE-Eingabe von Bruttoerfassung verwenden". Es sollte sichergestellt werden, dass beide Felder auf "Ja" stehen.

Im Dienstnehmer-Kore-Report gibt es eine eigene Einstellung für Systemlohnarten. Steigen Sie in die Dienstnehmer-Kore-Auswertungen ein und öffnen Sie das Fenster "Einstellungen" über die gleichnamige Schaltfläche unten links. Wechseln Sie auf den Reiter "Diverses". Stellen Sie sicher, dass die Felder "Systemlohnarten (mit Soll-/Habenverbuchung)" und "Stammkostentypen als Rückfallsebene" angehakt sind. Danach wird die Lohnart 7551 auch in den Dienstnehmer-Kore-Auswertungen mit der jeweiligen Kostenstelle (bzw. einem Kostentyp) angezeigt.

13.3. Wie kann ich herausfinden, wie Differenzen am Buchungsbeleg / Auszahlungsjournal / Lohnkonto ansehen zustande kommen?

Haben Sie Differenzen bei DGA, Lohnsteuer, DB/DZ oder KommSt, so kann das Programm "Dienstnehmer-Kore-Auswertungen" sowie der Ausdruck je Dienstnehmer des Buchungsbelegs bei der Suche hilfreich sein. Hier kann nach Kostenstellen und anderen Kostentypen sowie Lohnarten gefiltert werden.

13.4. Wieso wird in der Bruttoerfassung mit der Ansicht "mit KORE" nicht die richtige Kostenverteilung angezeigt?

In der Bruttoerfassung kann für die Ansicht der Monatswerte zwischen "ohne KORE" und "mit KORE" gewechselt werden. Zu beachten ist, dass die Anzeige "mit KORE" nur die Stammkostenstelle anzeigen kann. Ist eine Kostenverteilung hinterlegt, so kann über die Ansicht "mit KORE" die korrekte Aufteilung nicht nachvollzogen werden.

Das Programm "Dienstnehmer-Kore-Auswertungen" zeigt beides an: eine Kostenverteilung sowie die Stammkostenstelle. Es kann genau nachvollzogen werden, welche Werte auf welcher Kostenstelle (oder anderen Kostentypen) verbucht werden.

13.5. Welche Filtermöglichkeiten stehen mir im Programm "Dienstnehmer-Kore-Auswertungen" zur Verfügung?

Unten links kann das Fenster für "Einstellungen" geöffnet werden. Hier wird gewählt, welche Felder grundsätzlich eingeblendet sein sollen:

Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich, Dienstnehmer und Lohnart

Mit F4 kann in jeder Spalte der Filter aktiviert und nach einem bestimmten Wert gefiltert werden. Soll dieser Filter mehrere Werte beinhalten, dann kann im unteren Fensterbereich über das blaue Plus-Symbol der Filter erweitert werden. Dies ermöglicht eine spezifischere Auswertungen.

Diese Filterung ist sehr hilfreich, wenn bestimmte Differenzen gesucht oder die korrekte Kostenverteilung kontrolliert werden soll.

13.6. Wie kann ich nachvollziehen, ob die Aufrollung der Kostenstellen korrekt funktioniert hat?

Mit dem Programm "Dienstnehmer-Kore-Auswertungen" sind die Be- bzw. Entlastung der Kostenstellen sehr gut ersichtlich. Es kann nachvollzogen werden, welche Werte von welchen Kostenstellen mit Minus herausgerollt und welche Werte stattdessen nun auf eine andere Kostenstelle hineingerollt worden sind.

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14. Dienstnehmerstammblätter

14.1. Kann ein Dienstnehmerstammblatt in Form einer Excel- oder CSV-Datei exportiert werden?

Nein, mit dem Programm "Dienstnehmerstammblätter" kann kein Export der Dienstnehmerstammdaten in einem Tabellenformat realisiert werden.

Um Dienstnehmerstammdaten zu exportieren, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer legen Sie über die Feldauswahl die gewünschten Felder und deren Reihenfolge fest. Filtern Sie nach den gewünschten Dienstnehmern. Die angezeigte Tabelle kann wie jede andere Tabelle in der NTCS über Rechtsklick in die Tabelle → Extras → Exportieren exportiert werden. Diese Vorgehensweise eignet sich insbesondere dann, wenn die getroffene Dienstnehmerauswahl einmalig exportiert werden soll.
Alternativ steht das Programm LOHN → Weitere Funktionen → Import und Export → Dienstnehmer → Dienstnehmer exportieren zur Verfügung. In diesem Programm kann eine Schnittstelle definiert werden. Das Programm kann über einen Stapel im Paket TOOLS automatisiert und geplant ausgeführt werden. Man kann auch einstellen, dass nur jene Dienstnehmer exportiert werden sollen, bei denen es seit dem letzten Export zu einer Änderung kam.
Auch über den Auswertungsdesigner kann eine Liste von Dienstnehmerstammdaten erstellt und exportiert werden.

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15. Standardbrief

15.1. Gibt es eine Möglichkeit, Dienstverträge, Dienstzettel, Lohnbestätigungen oder andere Dokumente bzw. Briefe für bzw. an Dienstnehmer zu erstellen?

Ja, mit dem Programm LOHN → Auswertungen → Standardbrief. Einige vorbereitete Standardbriefe finden Sie zum Download und anschließenden Import im Dokument Standardbrief.

15.2. Können mehrere Standardbriefe automatisch im Hintergrund versendet werden?

Beim E-Mail-Versand einen Standardbriefs aus dem Paket LOHN werden pro Dienstnehmer E-Mails mit dem Standardbrief generiert. Die Empfängeradresse ist jeweils die E-Mail-Adressse des Dienstnehmers. Wenn es sich um einen Dienstzettel oder eine Lohnbestätigung handelt, versendet man üblicherweise an einzelne Mitarbeiter und kann/möchte in den meisten Fällen bewusst auf "Senden" drücken.

Will man massenhaft einen Standardbrief an alle Dienstnehmer per E-Mail schicken, dann stellt sich rasch die Frage, ob man den Sendevorgang nicht auch automatisieren kann. Das ist natürlich möglich.

Markieren Sie die Briefvorlage und wählen Sie die Funktion "Briefeinstellungen". Sie können in den Feldern "Betreff", "Absenderadresse" und "E-Mail-Account" entsprechende Einstellungen vornehmen.

15.3. Wie kann man die Kopfzeile in der Vorlage für den Standardbrief ändern?

In Vorlagen für den Standardbrief im LOHN können individuelle Kopfzeilen mit einem Logo oder individuellen Text hinterlegt oder geändert werden. Folgendermaßen ist in diesem Fall vorzugehen:

Programm "Standardbrief Lohn" unter dem Menübaum "Auswertung"
Funktion "Briefvorlage bearbeiten"
Reiter "Seitenlayout" → "Kopfzeile" ("Fußzeile" analog)
Menü "Kopfbereich" → Textbaustein hinzufügen

Im nachfolgenden Fenster ist ein neuer Name für den neuen Textbaustein zu hinterlegen:

Nun kann ein Text oder Bild als Logo eingefügt und der Textbaustein übernommen werden:

Es ist darauf zu achten, dass das Häkchen im Icon links neben der Kopfzeilennummer gesetzt ist. Nur damit wird die Kopfzeile übernommen.
In der Abfrage "An welcher Positon der Textbaustein eingefügt werden soll", kann zwischen der Kopfzeile nur auf der ersten Seite oder allen Kopfzeilen unterschieden werden:

15.4. Wie aktiviert man die Firmeneingabe im Standardbrief im Paket LOHN?

Im Programm LOHN → Auswertungen → Standardbrief steht zur Eingabe der Lohnfirma der Bereich "Einstiegsfelder" zur Verfügung. Falls für mehrere Lohnfirmen - etwa bei einem Steuerberater - der Standardbrief Lohn genutzt wird, muss die jeweilige Lohnfirma hinterlegt werden. Neben der Lohnfirma wird die gewünschte Lohnperiode festgelegt.

15.5. Wie kann die Lohnarten-ID nach Einspielen einer Standardbrief-LOHN-Vorlage geändert werden?

Standardbrief-Lohn-Vorlagen können importiert werden. Allerdings sind diese nach dem Import insbesondere dann zu bearbeiten, wenn auf Lohnarten oder Fixwerte zugegriffen wird. Dies kann direkt über die gleichnamigen Lohn-Berechnungsfunktionen oder innerhalb von Makros passieren.

Bearbeiten Sie die Briefvorlage mit der Funktion "Briefvorlage bearbeiten" im Programm LOHN → Auswertungen → Standardbrief:

Wählen Sie durch einen Rechtklick auf das Feld bzw. Makro die Funktion "Feldeigenschaften":

Wählen Sie im nachfolgenden Fenster die richtige Lohnart bzw. Lohnartengruppe aus:

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16. Auswertungsdesigner

16.1. Wie drucke/archiviere/versende ich eine Auswertung vom Auswertungsdesigner?

Mit dem Programm LOHN → Auswertungen → Auswertungsdesigner können Sie Auswertungen kreieren, also designen und entwerfen. Zur Auswertung haben Sie zwei Programmeinstiegsmöglichkeiten.

Im Programm LOHN → Auswertungen → Auswertungsdesigner können Sie eine beliebige Auswertung markieren. Mit der Funktion "Ausdruck" öffnet sich das Programm "Lohnauswertungen drucken" (gilt beim Auswertungstyp Dienstnehmer bzw. "Lohnauswertungen von Firmen drucken" beim Auswertungstyp Lohnfirma).
Sie können auch direkt in das Programm LOHN → Auswertungen → Lohnauswertungen drucken (bzw. Lohnauswertungen von Firmen drucken) einsteigen.

Hinweis

Die Tatsache, dass es ein Programm zum "Designen" von Auswertungen und eines zum Auswerten gibt, kann für Berechtigungsthemen genutzt werden. Einige wenige Benutzer sollten die Berechtigung haben, Auswertungen im Auswertungsdesigner zu kreieren. Mehrere Benutzer sollen jedoch die Berechtigung haben, diese Auswertungen über das Programm "Lohnauswertungen drucken" (bzw. "Lohnauswertungen von Firmen drucken" für beliebige Firmen) zu nutzen.

Im Programm "Lohnauswertungen drucken" wählen Sie die Firma aus und geben den gewünschten Auswertungszeitraum (Felder "von Monat" und "bis Monat") ein. Im Feld "Auswertung" müssen Sie eine oder mehrere zuvor im Auswertungsdesigner entworfene Auswertung/en auswählen. Wie in anderen Auswertungsprogrammen auch, können Sie über die Felder "Drucken", "Archiv" bzw. "E-Mail" spezielle Einstellungen für den Druck, das Archivieren und den Versand per E-Mail vornehmen.

Die Funktionen "Druckvorschau", "Archivvorschau" bzw. "E-Mail-Vorschau" erstellen im Wesentlichen eine Reportvorschau der Auswertung, die am Bildschirm angezeigt wird. Auch von dieser Reportvorschau kann gedruckt, archiviert oder per E-Mail versendet werden.

Die Funktion "Ausführen" druckt, archiviert bzw. versendet eine E-Mail direkt ohne Reportvorschau.

16.2. Wie exportiere ich eine Auswertung vom Auswertungsdesigner?

Mit dem Programm LOHN → Auswertungen → Auswertungsdesigner können Sie Auswertungen kreieren, also designen und entwerfen. Zur Auswertung haben Sie zwei Programmeinstiegsmöglichkeiten.

Im Programm LOHN → Auswertungen → Auswertungsdesigner können Sie eine beliebige Auswertung markieren. Mit der Funktion "Ausdruck" öffnet sich das Programm "Lohnauswertungen drucken" (gilt beim Auswertungstyp Dienstnehmer bzw. "Lohnauswertungen Firma drucken" beim Auswertungstyp Lohnfirma).
Sie können auch direkt in das Programm LOHN → Auswertungen → Lohnauswertungen drucken (bzw. Lohnauswertungen von Firmen drucken) einsteigen.

Hinweis

Im Programm "Lohnauswertungen drucken" wählen Sie die Firma aus und geben den gewünschten Auswertungszeitraum (Felder "von Monat" und "bis Monat") ein. Im Feld "Auswertung" müssen Sie eine oder mehrere zuvor im Auswertungsdesigner entworfene Auswertung/en auswählen.

Wollen Sie lediglich als CSV-Datei exportieren (ohne Druck, Archivierung oder E-Mail-Versand), dann stellen Sie die Felder "Drucken", "Archiv" und "E-Mail" auf "Nein".

Die Funktionen "Druckvorschau", "Archivvorschau" bzw. "E-Mail-Vorschau" erstellen im Wesentlichen eine Reportvorschau der Auswertung, die am Bildschirm angezeigt wird. Auch von dieser Reportvorschau kann gedruckt, archiviert oder per E-Mail versendet werden.

Die Funktion "Ausführen" druckt, archiviert bzw. versendet eine E-Mail direkt ohne Reportvorschau.

Wechseln Sie auf den Reiter "Export" und nehmen Sie entsprechende Einstellungen für den Export vor. Mindestangaben: Das Feld "Exportieren" muss auf "Ja" stehen und eine Zieldatei inklusive Verzeichnis, Dateiname und Endung .csv ist zu erfassen. Optional können Sie die Datei nach dem Exportieren öffnen lassen oder die exportierte Datei an die E-Mail vom E-Mail-Versand anhängen.

Drücken Sie auf die Funktion "Ausführen", um den Export anschließend zu starten.

Hinweis

Falls trotz dieser Einstellungen keine Exportdatei generiert wird, dann versuchen Sie ganz ohne Export eine Druckvorschau. Dafür muss das Feld "Drucken" am Reiter "Allgemein" aktiviert sein. Kann auch bei der Druckvorschau keine Auswertung erzeugt werden, dann liegt es möglicherweise daran, dass nicht abgerechnet oder ein falscher Auswertungsmonat gewählt worden ist oder keine Daten aufgrund von Filterungen vorliegen.

16.3. Wie kann bei einer Auswertung vom Auswertungsdesigner eine zusätzliche Spalte hinzugefügt werden?

Im Programm LOHN → Auswertungen → Auswertungsdesigner ist die jeweilige Auswertung zu wählen und mit F6 zu bearbeiten. Über das Feld "Spaltendesigner" öffnet sich ein neues Fenster, in dem weitere Spalten hinzugefügt oder entfernt bzw. anderwertig geändert werden.

Standardauswertungen können nicht geändert werden. Stattdessen ist eine Kopie der Standardauswertung zu erstellen und die Kopie zu ändern.

16.4. Wie kann die Zeile "Gesamtsumme" in einer Auswertung vom Auswertungsdesigner ausgeblendet werden?

Bei manchen Auswertungen möchte man keine Zeile "Gesamtsumme" am Ende der Liste vorfinden, da keine Summen errechnet werden sollen, sondern nur Stammdaten ausgegeben werden. In diesem Fall kann diese Zeile im Auswertungsdesigner im Fenster "Spaltendesigner" über die Funktionen "Gesamtsumme deaktivieren" ausgeblendet werden.

Die im nächsten Bild markierte Zeile "Gesamtsumme" kann mit dieser Funktion deaktiviert (ausgeblendet) werden.

16.5. Wie kann ich die Gesamtsumme der Auswertung mitexportieren?

Mit dem Export über das Programm Lohnauswertungen drucken bzw. Lohnauswertungen von Firma drucken werden lediglich die Rohdaten der Auswertung ohne Formatierung und Summenzeile im Dateifomat CSV exportiert.

Am PDF-Ausdruck in der Vorschau sind sowohl die Summenzeile als auch die Formatierung der Auswertung wie im Spaltendesigner definiert.

Außerdem besteht die Möglichkeit, das Showprogramm zu nutzen. Auch hier sind Summenzeilen und Formatierungseinstellungen berücksichtigt. Beim Export über das Showprogramm können ebenso die Daten exportiert werden. Rechtsklick in den Bereich der Auswertung rechts → Menü "Extras" → Exportieren. Hier kann das Format Exceldatei (.xlsx) gewählt werden. Wird das Feld "Summenzeilen exportieren" ausgewählt, werden auch die Summe und die Formatierungseinstellungen in die XLSX-Datei exportiert.

Über das Showprogramm ist ebenso ein Export in andere Dateiformate wie CSV, HTML und XML möglich, aber dabei wird die Summenzeile nicht unterstützt.

Leider kann dieser Export über das Showprogramm nicht über einen Stapel oder Lohnstapel erfolgen.

16.6. Gibt es im Auswertungsdesigner eine Möglichkeit, den Wert 0 einfach als leere Zeile anzudrucken?

Möchten Sie, dass in einer Auswertung vom Auswertungsdesigner der Wert 0 als leere Zelle angedruckt wird, dann können Sie die jeweilige Spalte im Spaltendesigner markieren und das Format ändern. Dazu steigen Sie in die F8-Funktion des Feldes "Format" ein.

In diesem Fenster ist der Typ "Zahlen und Summen" einzustellen oder bereits hinterlegt. Mit einen Klick auf die Funktion "Zahlen..." öffnet sich das nächste Fenster.

Hier kann das Zahlenformat genau definiert werden. Sie können beispielsweise die Anzahl der Vor- und Nachkommastellen definieren. Soll der Wert 0 nicht angedruckt werden, sondern leer bleiben, dann ist ein Häckchen im Feld "Leer wenn Null" zu setzen.

Hinweis

Möchten Sie Nullzeilen (das sind Datenzeilen, in denen alle Datenspalten den Wert 0 haben) gar nicht auf der Auswertung anzeigen lassen, dann ist im Auswertungsdesigner das Feld "Nullzeichen unterdrücken" zu verwenden.

16.7. Wie erstelle ich eine Auswertung mit "Abrechnung je Kostentyp" für die Aufrollungsmonate 13 bis 24?

In der Sortierfeldkategorie "Abrechnung je Kostentyp" können Sie mit dem Sortierfeld "Monat" den Monat auswählen, in dem abgerechnet worden ist. Mit diesem Feld ist es möglich, die Monate 1 bis 24 auszuwerten, die auch abgerechnet werden können.

Beispiel

Im Monat 12 wurden € 250,00 auf der Kostenstelle 1 abgerechnet. Im Monat 13 wurde eine Aufrollung in Höhe von € 100,00 in den Dezember, ebenfalls Kostenstelle 1 betreffend, durchgeführt.

Nun können Sie folgende Auswertung erstellen:

Die 5. Spalte "Monat" ist das Sortierfeld "Monat", welches keiner Sortierfeldkategorie zugeordnet ist. In dieser Spalte sind lediglich die Werte 1 bis 12 erlaubt. Der Von-bis-Zeitraum, den man bei der Ausführung der Auswertung wählt, filtert auf dieses Feld. Bei der Ausführung der Auswertung kann man nur echte Monate 1 bis 12 wählen.

Die 6. Spalte "Monat" ist das Sortierfeld "Monat" aus der Sortierfeldkategorie "Abrechnung je Kostentyp". Hier können nun auch Monate von 1 bis 24 angezeigt werden. Es handelt sich um jenen Monat, in dem die Abrechnung erfolgt ist, z. B. von dem aus die Aufrollung durchgeführt worden ist.

Die 7. Spalte "Monat (A)" ist das Sortierfeld "Aufrollungsmonat" aus der Sortierfeldkategorie "Abrechnung je Kostentyp". Hier wird jener Monat angezeigt, in den aufgerollt wird. Also sind in diesem Feld nur echte Monate von 1 bis 12 möglich.

Damit auf die Ist-Werte der Abrechnung zugegriffen wird, muss in der Auswertung das Feld "Ausgangstabelle" auf die Ausprägung "Ist" gestellt werden.

16.8. Kann ich Standardauswertungen importieren?

Ja, im Programm LOHN ? Auswertungen ? Auswertungsdesigner steht dafür über das Menü Funktionen ? Import/Export die Funktion "Standardauswertungen importieren" zur Verfügung.

Standardauswertungen sind im Feld "BMD" ein gekennzeichnet und können nicht manuell bearbeitet werden. Ist eine Individualisierung einer Stanardauswertung gewünscht, so erfolgt dies auf einer Kopie der Auswertung, aber nie auf der originalen Standardauswertung. Dadurch werden durch den Vorgang des erneuten Imports von Stanardauswertungen keine manuellen Anpassungen zerstört oder überschrieben.

Über eine Mehrfachauswahl können Sie individuell entscheiden, welche Standardauswertung importiert werden soll.

Auswertungsdesigner Standardauswertungen importieren (Lernvideo)

16.9. Kann man eine Auswertung von einem in einen anderen Datenbestand kopieren?

Ja! Markieren Sie die gewünschte Auswertung im Programm LOHN → Auswertungen → Auswertungsdesigner und drücken Sie auf die rechte Maustaste. Im Kontextmenü stehen die Funktionen "Kopieren", "Einfügen" und "Einfügen unter" zur Verfügung.

Kopieren: Kopiert die Auswertung in die Zwischenablage.

Einfügen: Fügt die Auswertung von der Zwischenablage in den aktuellen Datenbestand ein. Bei dieser Funktion müssen Quell- und Ziel-Datenbestand identisch sein. Diese Funktion ist besonders dann nützlich, wenn Sie eine Arbeitskopie einer bereits existierenden Auswertung erstellen wollen, bei der gewisse Einstellungen ausprobiert werden.

Einfügen unter: Fügt die Auswertung von der Zwischenablage in einen beliebigen Datenbestand ein. Es öffnet sich ein Fenster, in dem man den gewünschten Ziel-Datenbestand auswählen kann. Alle Zugriffe auf die Funktionen "Lohnart" bzw. "Fixwert", die sowohl als Lohnfunktionen oder in Makros bzw. Formeln vorkommen können, müssen in der Kopie bearbeitet werden, weil die IDs (eindeutige Identifikationsnummern) der Lohnarten und Lohnartengruppen pro Datenbestand unterschiedlich sind.

16.10. Wie kann die Lohnarten-ID nach dem Import einer Auswertungsdesigner-Liste geändert werden?

Auswertungen können von einer Datenbank bzw. einem Datenbestand exportiert und auf einem anderen importiert werden. Außerdem werden im Dokument Auswertungsdesigner einige nützliche Auswertungen zum optionalen Download angeboten.

Allerdings sind die Berechnungen bzw. Makros innerhalb der Auswertungsdesigner-Listen nach dem Import insbesondere dann zu bearbeiten, wenn auf Lohnarten oder Fixwerte zugegriffen wird. Dies passiert über die Lohn-Berechnungsfunktionen "Lohnart" bzw. "Fixwert", oder innerhalb von Makros bzw. Makros auf Aggregat.

Sie erkennen alle zu bearbeitenden Stellen in den Funktionen "Lohnart" bzw. "Fixwert" daran, dass entweder eine sehr lange ID an der Position der Lohnarten bzw. der Lohnartengruppe oder keine Lohnart anstelle einer Mehrfachauswahl im Makrotext steht.

Bearbeiten Sie die jeweiligen Stellen mit der Funktion "Parameterwert..." (innerhalb eines Makros bzw. Makros auf Aggregat) oder mit der Funktion "Bearbeiten" (bei Verwendung einer Lohn-Funktion). Wählen Sie im nachfolgenden Fenster die richtige Lohnart bzw. Lohnartengruppe bzw. mehrere Lohnarten aus. Solange im Feld noch die Zahl 0 steht bzw. im Text neben dem Feld keine bekannte Lohnartennummer, ist die Lohnart-ID noch nicht geändert.

Funktion "Fixwert" unbearbeitet:

Funktion "Fixwert" bearbeitet:

Funktion "Lohnart" mit Mehrfachauswahl unbearbeitet:

Funktion "Lohnart" mit Mehrfachauswahl bearbeitet:

16.11. Im Showprogramm wird nur noch eine Gesamtsumme angezeigt. Was ist zu tun?

Im Showprogramm kann die Sortierung über die Funktion dargestellt durch ein Summensymbol im Bereich "Sortierung" zwischen den Ausprägungen

Sortierung kumuliert und
Sortierung detailliert

alternierend umgeschaltet werden. Bei der kumulierten Sortierung wird nur eine Gesamtsummenzeile angezeigt bzw. nach der ersten Sortierspalte der Auswertung sortiert.

16.12. Wie kann ich die IBAN ohne Leerzeichen im Auswertungsdesigner auswerten?

Das Feld "IBAN" aus der Bankverbindung des Dienstnehmers, der Lohnfirma einer Körperschaft etc. wird zur besseren Übersicht in 4er-Blöcken durch Leerzeichen getrennt dargestellt. Will man das Ausgabeformat verändern, sodass die IBANs ohne Leerzeichen ausgegeben werden, dann ist ein Makro zu verwenden.

Eingesetzt wird hier "Makros als Sortierung", damit danach wie mit üblichen Sortierfeldern auch sortiert werden kann. Alternativ kann auch ein "Makro" verwendet werden, dann kann allerdings nicht danach sortiert werden. Bei einem Makro wird das Ergebnis als Datenfeld interpretiert.

Wichtig ist, dass das Feld "Format" auf die Ausprägung "Standard Text" gestellt wird, da das Ergebnis des Makros ein Text ist und keine Zahl. Das Makro zur Bearbeitung der IBAN liest zuerst das gewünschte Datenbankfeld "IBAN" ein und ersetzt jedes Vorkommen des Leerzeichens durch nichts.

16.13. Was ist der Unterschied zwischen "Makro" und "Makro auf Aggregat"

Der Unterschied zwischen "Makros" und "Makros auf Aggregat" liegt im Zeitpunkt und der Art der Ausführung innerhalb von Auswertungen:

Ein Makro wird auf jeden einzelnen Datensatz angewendet, bevor eine Aggregation (z. B. Summierung, Gruppierung) der Teilergebnisse stattfindet. Makros wirken auf Einzeldatensätze. Für die Zeile der Gesamtsumme wird das Makro nicht separat ausgeführt, sondern die Ergebnisse der Datenzeilen werden aufsummiert.

Bei einem Makro auf Aggregat wird der Datensatz zuerst kumuliert, aggregiert und zusammengefasst und danach das Makro auf Aggregat ausgeführt. Makros auf Aggregat wirken auf bereits zusammengefasste (aggregierte) Datensätze. Für die Zeile der Gesamtsumme wird das Makro auf Aggregat separat ausgeführt.

Insbesondere bei Prozentrechnungen macht die Reihenfolge,

ob zuerst das Makro ausgeführt und danach summiert, kumuliert, aggregiert wird (→ Makro) oder
ob zuerst aggregiert und danach das Makro auf dem Aggregat ausgeführt wird (→ Makro auf Aggregat)

einen deutlichen Unterschied.

16.14. Kann eine Arbeitskostenerhebung mit dem Auswertungsdesigner erstellt werden?

Leider nein. Das Formular der Arbeitskostenerhebung muss manuell ausgefüllt werden.

Viele Informationen und Werte für die Arbeitskostenerhebung sind dem Firmen-Lohnkonto zu entnehmen (LOHN → Jahresende → Firmen-Lohnkonten).

Außerdem steht in der Dokumentation zum Programm Auswertungsdesigner die Auswertung "Arbeitskostenerhebung (12 Monate)" zum optionalen Download zur Verfügung. Sie können die Zipdatei downloaden und im Programm Auswertungsdesigner über das Menü "Funktionen" → Import/Export → "Auswertung importieren" einspielen. Danach ist die Auswertung Ihren individuellen Konstellationen und Lohnarten anzupassen. Beachten Sie dazu auch die FAQ Wie kann die Lohnarten-ID nach dem Import einer Auswertungsdesigner-Liste geändert werden?

Das Firmen-Lohnkonto und diese optionale Auswertung im Auswertungsdesigner liefern die meisten Daten, die Sie für die Arbeitskostenerhebung benötigen.

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17. E-Mail-Versand

17.1. Welche Empfänger-E-Mail-Adresse wird beim E-Mail-Versand verwendet?

Abhängig davon, ob eine E-Mail an den Dienstnehmer oder die Lohnfirma gesendet wird, wird die Empfänger-E-Mail-Adresse unterschiedlich ermittelt.

Beim E-Mail-Versand an die Lohnfirma wird die E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung" verwendet, die bei der Lohnfirma hinterlegt ist. Wird keine gefunden, wird die E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung" von jenem Kunden verwendet, welcher der Firma entspricht. Beim E-Mail-Versand von Lohnauswertungen an die Lohnfirma erfolgt kein Rückfall auf die "geschäftliche" E-Mail-Adresse der Lohnfirma. Damit wird sichergestell, dass LOHN Auswertungen nachvollziehbar an die richtigen Empfänger gesendet werden und nicht irrtümlich an eine allgemeine E-Mail-Adresse der Lohnfirma versendet werden können. Beachten Sie dazu auch die FAQ Welche Empfänger-E-Mail-Adresse wird beim E-Mail-Versand an die Firma verwendet?

Beim E-Mail-Versand an den Dienstnehmer wird die E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung" verwendet, die beim Dienstnehmer hinterlegt ist. Wird keine gefunden, wird die E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "geschäftlich" vom Dienstnehmer verwendet. Beim E-Mail-Versand von Lohnauswertungen an den Dienstnehmer erfolgt im Bedarfsfall ein Rückfall auf dessen "geschäftliche "E-Mail-Adresse". Beachten Sie dazu auch die FAQ Welche Empfänger-E-Mail-Adresse wird beim E-Mail-Versand an den Dienstnehmer verwendet?

17.2. Welche Empfänger-E-Mail-Adresse wird beim E-Mail-Versand an die Firma verwendet?

In der Lohnverrechnung werden häufig diverse Auswertungen wie Buchungsbeleg, Auszahlungsjournal oder auch individuelle Auswertungen an die Mandanten, also an die abzurechnende Firma per E-Mail versendet. Eine Firma kann mehrere E-Mail-Adressen haben, die natürlich auch im System hinterlegt werden können. Somit stellt sich die Frage, an welche E-Mail-Adresse die Auswertungen übermittelt werden sollen bzw. wie einzustellen ist, dass Auswertungen an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet werden.

Bei der Ermittlung der Empfänger-E-Mail-Adresse einer Lohnfirma werden zwei Ebenen unterschieden und berücksichtigt:

Im Firmenstamm der Lohnfirma ist im Feld "E-Mail" mit der F8-Funktion das Fenster "E-Mail-Adressen" zu öffnen. Ist eine E-Mail-Adresse der E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung" vorhanden, wird immer diese herangezogen.
Falls 1. nicht zutrifft, wird im Kundenstamm nach jenem Kunden gesucht, welcher der Firma entspricht und die E-Mail-Adresse des Kunden verwendet, welche die E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung" aufweist.

Beim E-Mail-Versand von Lohnauswertungen an die Lohnfirma erfolgt kein Rückfall auf die "geschäftliche" E-Mail-Adresse der Lohnfirma. Damit wird sichergestell, dass LOHN Auswertungen nachvollziehbar an die richtigen Empfänger gesendet werden und nicht irrtümlich an eine allgemeine E-Mail-Adresse der Lohnfirma versendet werden können.

Es ist aus diesem Grund sehr wichtig, ...

die korrekte E-Mail-Adresse, an die Lohnauswertungen einer Firma gesendet werden sollen, mit der E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung" zu kennzeichnen und
bei Kunden, die als Firma angelegt werden, das Feld "Entspricht Firma" korrekt zu pflegen (betrifft hauptsächlich Steuerberater).

Änderungen am Kundenstamm werden in den Firmenstamm auf die zugeordnete Firma übernommen.

Wird weder bei der Firma noch beim dazugehörigen Kunden eine E-Mail-Adresse mit der Adressart "Lohnverrechnung" gefunden, dann erscheint beim Versuch, eine Auswertung direkt vom Programm heraus zu versenden, folgende Meldung:

"Für die Firma <Firmennummer> wurde keine E-Mail-Adresse hinterlegt bzw. gefunden!"

Achtung!

Ändern Sie nicht einfach von einer bestehenden E-Mail-Adresse die Adressart! Möglicherweise wird die E-Mail-Adresse, die Sie verändern wollen, mit genau diesen Einstellungen in anderen Paketen verlangt. Klären Sie das vor einer geplanten Änderung mit Ihren Kollegen/Kolleginnen intern ab oder legen Sie stattdessen eine eigene E-Mail-Adresse für die Lohnverrechnung an.

Hinweis

Es ist nicht möglich, pro Auswertung unterschiedliche E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Beispielsweise soll der Buchungsbeleg an A@bmd.at und das Auszahlungsjournal an B@bmd.at gesendet werden. Einigen Sie sich mit dem Kunden (Mandanten) auf eine E-Mail-Adresse, an die die Auswertungen vom Paket LOHN gesendet werden dürfen.

17.3. Welche Empfänger-E-Mail-Adresse wird beim E-Mail-Versand an den Dienstnehmer verwendet?

Manche Auswertungen (insbesondere Lohnset, Jahreslohnzettel oder Ähnliches) können direkt an den jeweiligen Dienstnehmer per E-Mail versendet werden. Dabei stellt sich die Frage, welche Empfänger-E-Mail-Adresse des Dienstnehmers herangezogen wird.

Bei der Ermittlung der Empfänger-E-Mail-Adresse eines Dienstnehmers werden zwei Ebenen unterschieden und berücksichtigt:

Ist beim Dienstnehmer eine E-Mail-Adresse der E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung" erfasst, dann wird diese herangezogen. Üblicherweise wird unter dieser E-Mail-Adressart die private E-Mail-Adresse hinterlegt. Charakteristisch an der E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung" ist, dass bei diesen E-Mail-Adressen automatisch das Feld "Lohnverrechnung" auf "Ja" gesetzt wird. Dieses Feld ist im Standard ausgeblendet, kann jedoch über das Kontextmenü (rechte Maustaste) eingeblendet werden (Feldauswahl → Bearbeiten).
Falls 1. nicht zutrifft, dann wird die geschäftliche E-Mail-Adresse (E-Mail-Adressart "geschäftlich") des Dienstnehmers verwendet.

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18. Allgemeines zu Auswertungen

18.1. Wie erstelle ich eine Liste mit Daten aus der Nichtleistungszeitenverwaltung?

Das NLZ-Karteiblatt kann direkt in einem Reiter im Programm "Dienstnehmer" angesehen werden. Das NLZ-Karteiblatt lässt sich auch über folgendes Programm starten:

Auswertungen → Reporting → NLZ-Karteiblätter ansehen

Ausdrucke des NLZ-Karteiblatts, einer NLZ-Verbrauchsliste oder einer NLZ-Restliste können über die gleichnamigen Programme im Paket LOHN unter Auswertungen → Monatsauswertungen → Nichtleistungszeiten erfolgen.

In den Programmen NLZ-Verbrauch drucken und NLZ-Rest drucken steht zusätzlich eine Exportmöglichkeit in eine CSV-Datei zur Verfügung.

Mithilfe des Auswertungsdesigners können weiters individuelle Listen angelegt werden.

18.2. Wenn ich ein Auswertungsprogramm (Buchungsbeleg, Auszahlungsjournal ...) drucken möchte, kommt die Meldung: "Summierung Körperschaften: Daten sind nicht aktuell: Mindestens ein Mitarbeiter ist nicht abgerechnet." Was ist zu tun?

Die Firma ist noch einmal abzurechnen. Ein Dienstnehmer hat noch den Abrechnungsstatus 0 im aktuellen Monat. Führen Sie das Programm "Abrechnung durchführen" bzw. den Abrechnungsstapel durch.

18.3. Was muss ich tun, damit ich eine Auswertung noch einmal erzeugen kann?

Haben Sie ein Auswertungsprogramm schon einmal ausgeführt, so ist der Zustand auf "Ja" gesetzt. Über das Menü Extras → Zustände können Sie den Zustand auf "Nein" ändern und danach die Auswertung noch einmal ausführen.

Sie können auch einen Kontrollausdruck anfertigen, indem Sie das gleichnamige Feld am Reiter "Allgemein" auf "Ja" stellen.

18.4. Warum wird bei einer Auswertung ein anderer Firmenname angezeigt als die Bezeichnung der Lohnfirma?

In machen Auswertungen greift der LOHN nicht einfach auf die Felder im Lohnfirmenstamm zu, sondern auf Stammdatenfelder der Firma von einem bestimmten Vorjahr. Beispiele dafür sind die Kommunalsteuererklärung oder auch Auswertungen vom Auswertungsdesigner.

Beispiel
Die Lohnfirma heißt jetzt "Schubert 1". Früher hatte sie jedoch einen anderen Namen.

Obwohl im Programm "Lohnfirma" im Jahr 2016 die neue Bezeichnung "Schubert 1" eingetragen ist, wird bei der Kommunalsteuererklärung oder bei Auswertungen vom Auswertungsdesigner die alte Bezeichnung "Schubert Hans" angedruckt.

Wo ist dieser Name hinterlegt?

Im Paket CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen → Menü Extras → Firmen Vorjahre findet man eine Übersicht über vergangene Jahre und die damals gültigen Stammdaten. Die Firmen-Vorjahre (auch "Firmenwerte" genannt) beinhalten für jedes Kalenderjahr einen Eintrag mit den zum jeweiligen Jahresende gültigen Stammdaten. Das ist nötig, damit Programme (speziell jene aus der Buchhaltung (FIBU)), die Auswertungen für Vorjahre rekonstruieren, auch die damals gültigen Stammdaten zur Verfügung haben.

In einem derartigen Fall sollte man hinterfragen, ob die Stammdaten im alten Kalenderjahr korrekt gewesen sind. Sofern die Umbenennung der Firma erst im aktuellen Jahr erfolgt ist, verhält sich das Programm, das auf die Stammdaten des damals gültigen Jahres zurückgreift, grundsätzlich korrekt.

18.5. Wie lege ich für Lohnsets und andere Auswertungen den Betreff beim Archivieren und den Betreff beim E-Mail-Versand fest?

Lohnsets und andere Auswertungen können nicht nur gedruckt, sondern auch archiviert oder per E-Mail direkt an den jeweiligen Dienstnehmer versendet werden. Dafür möchten viele Anwender einen Betreff hinterlegen.

Der Betreff für archivierte Dokumente bzw. E-Mails kann in den Archiveinstellungen bzw. E-Mail-Einstellungen (Taste F8 oder Symbol) hinterlegt werden.

Die Einstellungen für die Archivierung können für den Versand per E-Mail analog übernommen werden.
Möchten Sie als Betreff einen einfachen Text hinterlegen, so ist dieser in das dafür vorgesehene Feld "Betreff beim Archivieren" einzutragen.

Der Betreff in einer E-Mail als auch der Betreff beim Archivieren können über Makros indiviuell definiert werden. In nachfolgender Tabelle finden Sie einige Beispiele:

Format	Beispiel	Makro als Kopiervorlag
Lohnset YYYY MM	Lohnset 2025 7	Result := 'Lohnset ' + MCA_LEN_JAHR + ' ' + MCA_LEN_MONAT;
Lohn- und Gehaltsabrechnung MM YYYY	Lohn- und Gehaltsabrechnung 07 2025 Der Monat wird hierbei mit einer führenden 0 als 2-stellige Zahl angegeben.	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:='Lohn- und Gehaltsabrechnung'; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + DatumFormatiert;
Lohnset Name inkl Titel des Dienstnehmers MMMM YYYY	Lohnset Mustermann, Anton Juli 2025 Beachten Sie: Hier wird der Monatsname ausgeschrieben. Analog gibt es auch Variablen zur Abfrage der Mitarbeiter- bzw. Firmennummer	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:='Lohnset'; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mmmm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + BMD_MCU_PER_TITEL_VORN_NACHN_TITELH() + ' ' + DatumFormatiert;
Ausdruckstitel MM YYYY	Buchungsbeleg 07 2025 Beachten Sie, dass der Ausdruckstitel des Programms "Lohnsets drucken" das Zeichen "/" beinhaltet und deshalb nicht verwendet werden darf.	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:=MCU_RSO_AUSDRUCKSTITEL; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + DatumFormatiert;

Weitere Informationen: Lohnset drucken

18.6. Kann ich im Feld "Anhang-Dateiname" beim E-Mail-Versand von Lohnsets und anderen Auswertungen eine individuelle Bezeichnung festlegen?

Der Dateiname des Anhangs kann über ein Makro festgelegt werden. Die Besonderheit hier ist, dass nicht das Zeichen "/" im Makro-Editor verwendet werden darf. Dieses Zeichen ist auch bei manueller Dateianlage nicht erlaubt, weil andernfalls im Ordnersystem nicht bekannt wäre, ob es sich um einen Dateinamen oder um ein Unterverzeichnis handelt.

Mit der Variable MCU_RSO_AUSDRUCKSTITEL kann der Ausdruckstitel im Makro verwendet werden. Allerdings beinhaltet der Ausdruckstitel für das Programm "Lohnsets drucken" das Zeichen "/", weshalb es hier nicht verwendet werden darf, wohl aber in Makros für Anhang-Dateinamen von anderen Ausdrucksprogrammen.

Format	Beispiel	Makro als Kopiervorlag
Lohnset YYYY MM	Lohnset 2025 7	Result := 'Lohnset ' + MCA_LEN_JAHR + ' ' + MCA_LEN_MONAT;
Lohn- und Gehaltsabrechnung MM YYYY	Lohn- und Gehaltsabrechnung 07 2025 Der Monat wird hierbei mit einer führenden 0 als 2-stellige Zahl angegeben.	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:='Lohn- und Gehaltsabrechnung'; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + DatumFormatiert;
Lohnset Name inkl Titel des Dienstnehmers MMMM YYYY	Lohnset Mustermann, Anton Juli 2025 Beachten Sie: Hier wird der Monatsname ausgeschrieben. Analog gibt es auch Variablen zur Abfrage der Mitarbeiter- bzw. Firmennummer	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:='Lohnset'; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mmmm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + BMD_MCU_PER_TITEL_VORN_NACHN_TITELH() + ' ' + DatumFormatiert;
Ausdruckstitel MM YYYY	Buchungsbeleg 07 2025 Beachten Sie, dass der Ausdruckstitel des Programms "Lohnsets drucken" das Zeichen "/" beinhaltet und deshalb nicht verwendet werden darf.	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:=MCU_RSO_AUSDRUCKSTITEL; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + DatumFormatiert;

Weitere Informationen: Lohnset drucken

18.7. Warum erhalte ich bei Programmpunkt "Lohnkonten ansehen" am Reiter "Statistik Monatsletzter" bei der Spalte "Gesamt" einen falschen Wert?

Die Berechnung der Spalte "Gesamt" zieht als Divisor immer die bereits abgerechneten Monate heran.

Ist z. B. ein Dienstnehmer bereits ausgetreten und wird dann im darauffolgenden Monat eine Aufrollung vorgenommen, bevor die laufende Abrechnung beginnt, registriert das Programm diesen Monat bereits als angesprochen. Hier wird somit auf den Status der Dienstverhältnisse geachtet.

Beispiel

Ein Dienstnehmer tritt mit 30.04. aus dem Unternehmen aus.

Im Monat 5 werden anhand einer Aufrollung Bezüge für diesen Dienstnehmer abgerechnet.

Zeitraum: Von Monat: 01.202x – Bis Monat: 04.202x

Am Reiter "Statistik Monatsletzer" wird in der Datensatzzeile nun Folgendes ersichtlich:

Statistik Dienstnehmer

Jän

Feb

Mär

Apr

Mai

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dez

Ges.

Anzahl Dienstverhältnisse

12,20

Berechnung

14 + 15 + 15 + 17 = 61 / 5 = 12,20

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19. Lohnsets drucken

19.1. Wie berechnet sich der Satz einer addierenden Lohnart am Lohnset?

Ist bei einer Lohnart das Feld "Eingaben addieren" auf "Ja" gestellt, so kann es am Lohnset zu einem ungewöhnlichen Andruck des Satzes kommen. Die Programmlogik lautet wie folgt: Der Satz wird berechnet und mit einem eventuell vorhandenen Fixwert verglichen. Sind diese beiden Werte in einem Differenzbereich von weniger als 4 Cent unterschiedlich, so wird der Fixwert verwendet. Ist die Differenz größer als 4 Cent, so wird der berechnete Betrag angezeigt.

Beispiel

Die Differenz beträgt weniger als 4 Cent.

Für eine Zulage (Lohnart 4080) ist ein Fixsatz von 1,156 hinterlegt:

In der Bruttoerfassung wird die Lohnart 2 x erfasst: einmal mit einem Satz von 1,155 (gerundet 1,16) und einmal mit einem Satz von 1,1155 (gerundet 1,12)

In der Spalte "Betrag/Menge" wird korrekt ein Mischsatz von 1,14 angegeben:

Die Differenz zwischen dem Fixwertsatz und dem errechneten Satz beträgt weniger als 4 Cent: 1,156 - 1,14 = 0,016

Daher wird am Lohnset der Fixwert aus dem Speicher angedruckt:

Beispiel

Die Differenz beträgt mehr als 4 Cent.

Für eine Zulage (Lohnart 4080) ist ein Fixsatz von 1,156 hinterlegt:

In der Bruttoerfassung wird die Lohnart 2 x erfasst: einmal mit einem Satz von 1,155 (gerundet 1,16) und einmal mit einem Satz von 1,321 (gerundet 1,32)

In der Spalte "Betrag/Menge" wird korrekt ein Mischsatz von 1,24 angegeben:

Die Differenz zwischen dem Fixwertsatz und dem errechneten Satz beträgt mehr als 4 Cent: 1,156 - 1,24 = 0,084

Daher wird am Lohnset der errechnete Satz aus der Bruttoerfassung angedruckt:

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Siehe auch:

FAQ im Paket LOHN

FAQ LOHN Auswertungen