Lohnstapel
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Allgemeines
Mithilfe eines Lohnstapels werden einzelne Programme automatisch in der vorgegebenen Reihenfolge abgearbeitet, ohne diese manuell aufrufen zu müssen. Außerdem besteht die Möglichkeit, den Druck, den E‐Mail‐Versand und die Archivierung der Auswertungen in einem Stapellauf abzuwickeln. Einige Stapel werden im Auslieferungsstandard ausgeliefert.
Im Kapitel Stapeleinstellungen werden die Einstellungsmöglichkeiten für Lohnstapel erklärt.
Im Kapitel Parametrierung der Standardstapel-Programme sind jene Parameter zusammengefasst, die für Standardstapel-Programme im Paket LOHN relevant sind.
Grundsätzlich werden Lohnstapel allgemein definiert. Firmenbezogene Einstellungen werden natürlich berücksichtigt und können über den Reiter "Auswertungen" im Programm Lohnfirmen erfasst werden. Informationen darüber finden Sie im Kapitel Firmenbezogene Stapelverwaltung in diesem Dokument.
Oftmals sollen Dokumente, die über einen Lohnstapel an den Kunden eines Steuerberaters verschickt werden, mit einem Kundenpasswort geschützt werden. Im Kapitel Kundenpasswörter wird darauf kurz eingegangen.
Nachdem der Lohnstapel angelegt und sämtliche Parameter, Passwörter und firmenbezogene Einstellungen getroffen sind, geht es im anschließenden Kapitel um die Ausführung eines Lohnstapels.
Einige Besonderheiten in Bezug auf Lohnstapel finden Sie im gleichnamigen Kapitel.
Ein Lohnstapel kann in einen Toolsstapel aufgenommen werden, sodass eine geplante Ausführung eines Lohnstapels realisiert werden kann.
Stapeleinstellungen
Das Programm LOHN → Stammdaten → Einstellungen → Stapeleinstellungen bietet eine Übersicht aller vorhandenen Lohnstapel.
Über die Combobox auf der rechten Seite ist auswählbar, welche Lohnstapel angezeigt werden sollen. Lohnstapel sind meistens allgemein definiert können aber auch userbezogen angelegt sein. Sie sind nicht durch Datenbesitzergruppen geschützt, sondern gelten für den jeweiligen Datenbestand. Folgende Ausprägungen stehen in der Combobox zur Filterung zur Verfügung:
- Allgemeine + Userbezogene Stapel: Hier werden nur allgemeine und userbezogene Lohnstapel angezeigt, die dem User zur Verfügung stehen.
- Alle: Alle Lohnstapel des Datenbestandes, insbesondere auch Lohnstapel, die einem anderen User zugeordnet sind.
- Allgemeine Stapel: Allgemeine Lohnstapel ohne Benutzer-Einschränkung
- Userbezogene Stapel: Lohnstapel, die einem bestimmten User zugeordnet sind.
Standard importieren
Lohnstapel im Nummernbereich bis 100 werden standardmäßig bei Neuanlage des Datenbestandes angelegt. Mit der Funktion "Standard importieren" über das Menü "Funktionen" kann der derzeitige Auslieferungsstandard in Bezug auf Lohnstapel wiederhergestellt bzw. aktualisiert werden. Indiviuduell angelegte Lohnstapel im Nummernbereich über 100 werden nicht geändert. Es erscheint die folgende Meldung:
"Durch den Standardimport werden noch nicht existierende Stapel angelegt und bei den bereits vorhandenen Stapeln werden die Stapelzuordnungen aktualisiert. Wollen Sie die Funktion "Standard importieren" ausführen?"
Lohnstapel definieren
Über F5 wird ein Lohnstapel neu angelegt. Ein bestehender Lohnstapel, auch ein Lohnstapel, der im Auslieferungsstandard enthalten ist, kann mit F6 bearbeitet werden.
Ein Lohnstapel wird stets allgemeingültig und weitreichend definiert. Gewisse Einstelllungen können firmenspezifisch übersteuert und damit deaktiviert werden (Kapitel Firmenbezogene Stapelverwaltung). Beispielsweise wird ein Lohnstapel für den Druck und E-Mail-Versand von Auswertungen angelegt. Sowohl Druck als auch E-Mail-Versand sind im Lohnstapel aktiviert. Firmenbezogen soll für eine bestimmte Lohnfirma der Druck deaktiviert also übersteuert werden.
Nicht möglich es hingegen, im besagten Lohnstapel den Druck und E-Mail-Versand allgemein zu unterbinden und über die firmenbezogene Stapelverwaltung freizugeben.
Ein Lohnstapel wird über folgende Felder definiert:
Archiveinstellungen | Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf  gelangen Sie in die Archiveinstellungen, wo Sie die Archivnummer, den Betreff und die Kategorie festlegen können. Bei der Ausprägung "Dienstnehmer" im Feld Stapelart werden die Archiveinstellungen des Lohnstapels verworfen. In diesen Fällen werden Archiveinstellungen des jeweiligen zugeordneten Programms verwendet. | ||
Archivieren | Die Eingaben in diesem Feld dienen als Vorschlagswert beim Start des Lohnstapels. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
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Ausführungsart | Werden in einem Stapellauf gleich mehrere Firmen abgearbeitet, kann in diesem Feld die Reihenfolge der aufgerufenen Programme bzw. die Ausführungsart festgelegt werden. Folgende Vorgehensweisen stehen zur Verfügung: Alle Firmen pro Programm: Jedes Stapelprogramm wird einmal aufgerufen und jeweils für alle selektierten Firmen ausgeführt. Alle Programme pro Firma: Bei dieser Einstellung wird jeder Stapel für jede selektierte Firma einzeln durchlaufen. | ||
Bezeichnung | Bezeichnung des Lohnstapels | ||
Datenbestand | Datenbestand, für den der Lohnstapel definiert wurde. Im Zuge einer Erstellung eines Budget-Datenbestandes werden die Lohnstapel des Quell-Datenbestandes auf den Budget-Datenbestand kopiert. | ||
Druckeinstellungen | Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf gelangen Sie in die Druckeinstellungen, wo Sie den Drucker, die Anzahl der Kopien und die Sortierreihenfolge festlegen können. Bei der Ausprägung "Dienstnehmer" im Feld Stapelart werden die Druckeinstellungen des Lohnstapels verworfen. In diesen Fällen werden Druckeinstellungen des jeweiligen zugeordneten Programms verwendet. | ||
Drucken | Die Eingaben in diesem Feld dienen als Vorschlagswert beim Start des Lohnstapels. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
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E-Mail | Die Eingaben in diesem Feld dienen als Vorschlagswert beim Start des Lohnstapels. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
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E-Mail Einstellungen | Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf gelangen Sie in die E-Mail-Einstellungen.  Neben der Hinterlegung eines Betreffs und eines E-Mail-Textes können Sie festlegen, ob die E-Mail im Vordergrund oder im Hintergrund gesendet werden soll. Entscheiden Sie sich für den E-Mail-Versand im Vordergrund, wird die E-Mail bei der Stapelausführung geöffnet, um eventuelle Ergänzungen vornehmen zu können. Bei der Ausprägung "Dienstnehmer" im Feld Stapelart werden die E-Mail-Einstellungen des Lohnstapels verworfen. In diesen Fällen werden E-Mail-Einstellungen des jeweiligen zugeordneten Programms verwendet. | ||
Erstelldatum | Datum, wann der Datensatz erstellt wurde. | ||
Ersteller | Benutzer, der den Datensatz erstellt hat. | ||
Firmen | Die in diesem Feld hinterlegte(n) Firma bzw. Firmen wird/werden bei der Auswahl des jeweiligen Stapels als Vorschlagswert in den Einstiegsfeldern des Lohnstapel-Programms eingetragen. Es gibt folgende Einstellungsmöglichkeiten: Feld bleibt leer: Der Lohnstapel wird für alle Firmen durchgeführt. Im Feld steht eine bestimmte Firma: Der Lohnstapel wird für die konkrete Firma ausgeführt. Im Feld steht <Tabelle>: Der Lohnstapel wird für die Liste der Firmen ausgeführt. Im Feld steht <VSF>: Der Lohnstapel wird für die Lohnfirma ausgeführt, die in den Lohn-Basiseinstellungen im Feld "Firmenvorschlag" hinterlegt ist. Bei der Neuanlage eines Stapels wird im Feld "Firmen" immer <VSF> vorgeschlagen. Soll der Wert auch bei bestehenden Lohnstapeln hinterlegt werden, kann dies über die Funktion "Vorschlagsfirma" im Menü "Extras" durchgeführt werden. | ||
Letzter User | Benutzer, der den Datensatz zuletzt geändert hat. | ||
Lohnjahr | Lohnjahr, für das der Lohnstapel definiert ist. Im Zuge der globalen Jahresumstellung werden die Lohnstapel auf das neue Lohnjahr kopiert. Eine Änderung eines Lohnstapels in einem Jahr hat keine Auswirkung auf den Lohnstapel des Folge- oder Vorjahres, sondern muss für jedes gewünschte Lohnjahr vorgenommen werden. | ||
nur austretende Dienstnehmer | In diesem Feld wird festgelegt, dass der Lohnstapel nur für ausgetretene Dienstnehmer durchgeführt werden soll. | ||
Nur in Budget-DBS ausführbar | Soll der angelegte Stapel nur im Budget ausgeführt werden können, muss dieses Feld auf "Ja" gestellt werden. Dies ist notwendig, damit ein Budgetstapel nicht unabsichtlich in der Echtabrechnung gestartet werden kann. | ||
Stapelart | Die Stapelart legt fest, ob der Stapel je Firma, Abrechnungskreis oder Dienstnehmer ausgewählt werden kann. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
 Wird die Ausprägung "Abrechnungskreis" oder "Dienstnehmer" ausgewählt, können nur personenbezogene Programme in den Stapel aufgenommen werden. Dadurch wird verhindert, dass beispielsweise der Buchungsbeleg dem Austrittsstapel zugeordnet wird. Bei der Ausprägung "Dienstnehmer" in diesem Feld werden die Druck-, Archiv- und E-Mail-Einstellungen des Lohnstapels verworfen. In diesen Fällen werden Druck-, Archiv- und E-Mail-Einstellungen des jeweiligen zugeordneten Programms verwendet. | ||
Stapelnummer | Stapelnummer | ||
Steuerung | Über die Steuerung kann festgelegt werden, ob der Stapel für einen oder gleich für mehrere Monate ausgeführt werden soll. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl: keine Steuerung: Mit dieser Ausprägung wird immer nur ein Monat abgerechnet. Die Werte der Felder "Steuerung - Bis Monat" und "Steuerung - Von Monat" bleiben dabei unberücksichtigt. Automatische Wiederholung bis Monat X: Mit dieser Ausprägung kann bis zu jenem Monat, der im Feld Steuerung - Bis Monat hinterlegt ist, automatisch abgerechnet werden. Voraussetzung: Die Programme "Endverspeicherung durchführen" und "Abrechnungsmonat um 1 erhöhen" sind im Stapel enthalten. Starte bei Von-Monat und automatische Wiederholung bis Monat X (nur Budget): Diese Ausprägung kann nur in einem Budgetstapel sinnvoll verwendet werden. Die Abrechnung startet dabei in dem Monat, der im Feld Steuerung - Von Monat hinterlegt ist und endet in jenem Monat, der im Feld Steuerung - Bis Monat hinterlegt ist.  | ||
Steuerung - Bis Jahr | Dieses Feld ist abhängig von einer Individualprogrammierung. In diesem Feld ist jenes Jahr einzugeben, bis zu dem der Lohnstapel wiederholt werden soll. Dieses Feld hat nur dann Relevanz, wenn im Feld Steuerung die Ausprägung "Automatische Wiederholung bis Monat X" bzw. "Starte bei Von-Monat und automatische Wiederholung bis Monat X (nur Budget)" hinterlegt ist. Diese Einstellung ist allenfalls in einem Budgetstapel relevant und nur dann, wenn der Budgetstapel jahresübergreifend stattfinden soll. | ||
Steuerung - Bis Monat | In diesem Feld ist jener Monat einzugeben, bis zu dem der Lohnstapel wiederholt werden soll. Dieses Feld hat nur dann Relevanz, wenn im Feld Steuerung die Ausprägung "Automatische Wiederholung bis Monat X" bzw. "Starte bei Von-Monat und automatische Wiederholung bis Monat X (nur Budget)" hinterlegt ist. | ||
Steuerung - Von Jahr | Dieses Feld ist abhängig von einer Individualprogrammierung. In diesem Feld kann für die Ausprägung "Starte bei Von-Monat und automatische Wiederholung bis Monat X (nur Budget)" im Feld Steuerung der Von-Monat hinterlegt werden, ab dem in einem Stapel neu abgerechnet werden soll. Diese Einstellung ist allenfalls in einem Budgetstapel relevant und nur dann, wenn der Budgetstapel jahresübergreifend stattfinden soll. | ||
Steuerung - Von Monat | In diesem Feld kann für die Ausprägung "Starte bei Von-Monat und automatische Wiederholung bis Monat X (nur Budget)" im Feld Steuerung der Von-Monat hinterlegt werden, ab dem in einem Stapel neu abgerechnet werden soll. | ||
User-ID | Eingabe der User-ID, wenn der Lohnstapel nur von einem bestimmten User verwendet wird und dieser Stapel deshalb nur bei ihm zur Auswahl stehen soll. Hinweis
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Zugeordnete Programme | Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf gelangen Sie in das Fenster, in dem die Zuordnung der Lohnstapelprogramme durchgeführt werden kann. Alternativ kann dieses Fenster auch über die Funktion "Lohnstapelprogramme zuordnen" geöffnet werden. Hinweis
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Änderungsdatum | Datum der letzten Änderung |
Lohnprogramme zuordnen
Über die Funktion "Lohnstapelprogramme zuordnen" im Menü "Funktionen" können diverse Lohnprogramme dem Lohnstapel zugeordnet werden. Die dem Lohnstapel zugeordneten Programme werden in dieser Reihenfolge abgearbeitet. Die Reihenfolge der Abarbeitung der Programme ist insbesondere dann relevant, wenn ein Programm zwingend vor einem anderen ausgeführt worden sein muss. Beispielsweise kann das Lohnstapelprogramm "Abrechnungsmonat um 1 erhöhen" nur nach dem Lohnstapelprogramm "Endverspeicherung durchführen" ausgeführt werden, aber nicht davor. Denn ansonsten wird die Endverspeicherung für den Folgemonat probiert und schlägt in der Regel fehl, weil der Monat noch nicht abgerechnet ist.
Parametrierung der Standardstapel-Programme
Unter Standardstapel versteht man vom Programm fix vorgesehene Lohnstapel mit eigenem Programmaufruf. Jene Lohnstapel, die standardmäßig in den Parametern hinterlegt sind und beim Programmaufruf der folgenden Programme ausgeführt werden, sind im Standard enthalten:
- Monatsbeginnstapel durchführen
- Abrechnungsstapel durchführen
- Austrittsstapel durchführen
- Auswertungsstapel durchführen
- Monatsendestapel durchführen
- Jahresendestapel durchführen
- Budgetstapel durchführen
Haben Sie einen eigenen Lohnstapel unter einer anderen Nummer angelegt, welcher von einem der oben genannten Programme verwendet werden soll, dann ist die Parametrierung unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke → Lohnstapel durchführen → Standardstapel zu adaptieren.
Stapel, der beim Aufruf des Programms Monatsbeginnstapel durchführen gestartet werden soll. | |
Stapel, der beim Aufruf des Programms Abrechnungsstapel durchführen gestartet werden soll. Der Abrechnungsstapel entspricht dem aus BMD 5.5 Lohn bekannten Programm stap1. | |
Stapel, der beim Aufruf des Programms Austrittsstapel durchführen gestartet werden soll. Der Austrittsstapel entspricht dem aus BMD 5.5 Lohn bekannten Programm stap3. | |
Stapel, der beim Aufruf des Programms Auswertungsstapel durchführen gestartet werden soll. Der Auswertungsstapel entspricht dem aus BMD 5.5 Lohn bekannten Programm stap2. | |
Stapel, der beim Aufruf des Programms Monatsendestapel durchführen gestartet werden soll. | |
Stapel, der beim Aufruf des Programms Jahresendestapel durchführen gestartet werden soll. | |
Stapel, der beim Aufruf des Programms Budgetstapel durchführen gestartet werden soll. |
Firmenbezogene Stapelverwaltung
Sollen im Lohnstapel zugeordnete Programme für einzelne Firmen nicht gestartet werden, kann im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen am Reiter "Auswertungen" firmenbezogen entschieden werden, ob eine Auswertung gedruckt, archiviert, gemailt oder als CSV- bzw. PDF-Datei exportiert werden soll.
Über die Combobox kann nach einem bestimmten Lohnstapel gefiltert werden oder nicht. Alle Spalten in dieser Tabellenansicht können spaltenweise bearbeitet werden. Über das Menü "Funktionen" steht die Funktion "Firmenbezogene Einstellungen ansehen/ändern" zur Verfügung. Damit werden die firmenbezogenen Programmeinstellungen des am Reiter "Auswertungen" markierten Programms angezeigt.
Nach Anlage einer neuen Lohnfirma können auf diesem Reiter die firmenbezogene Einstellungen in Bezug auf die Lohnstapel rasch angepasst werden.
Kundenpasswörter
Beim E-Mail-Versand von Auswertungen sollen die Dateien meist mit einem Passwort zum Öffnen geschützt sein. Kundenpasswörter können für Kunden im Programm CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Kunden am jeweiligen Kunden stehend über das Menü Funktionen → Weitere Stammdaten → Kundenpasswörter paketspezifisch hinterlegt werden.
Das Kundenpasswort ist auf jenem Kunden zu hinterlegen, der im Feld "Entspricht Firma" die jeweilige Lohnfirma hinterlegt hat.
Ausführung
Lohnstapel durchführen
Über das Programm LOHN → Auswertungen → Lohnstapel durchführen kann ein beliebiger Lohnstapel für einzelne, mehrere oder alle Firmen des Datenbestandes gestartet werden.
Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Lohnstapel | Nummer des gewählten Lohnstapels |
Firma | Auswahl einer Firma, mehrerer Firmen (F8-Funktion) oder aller Firmen des Datenbestandes |
Abrechnungskreis | Auswahl eines Abrechnungskreises bei Stapelart "Abrechnungskreis" und genau einer selektierten Firma |
Dienstnehmer | Auswahl eines oder mehrerer Dienstnehmer (F8-Funktion) bei Stapelart "Dienstnehmer" und genau einer selektierten Firma. |
Kontrollausdruck | Das Feld „Kontrollausdruck“ steht üblicherweise auf "wie im Parameter der jeweiligen Programme hinterlegt". Wird hier "Ja" oder "Nein" ausgewählt, so wird die Einstellung im jeweiligen Programm übersteuert. Bei Auswahl "Ja" ist keine E-Mail, kein Archiv, keine Dateierstellung möglich! |
Drucken Archiv E-Mail | Die Felder "Drucken"“, "Archiv" und "E‐Mail" werden wie im jeweiligen Lohnstapel definiert vorgeschlagen. Die Einstellungen des Lohnstapels und der firmenbezogenen Stapelverwaltung können über diese Felder temporär übersteuert werden. Ebenfalls kann eine Auswertung temporär mit F6 auf "nicht aktiv" gesetzt werden, wenn diese einmal nicht dabei sein soll. |
Ein dem Lohnstapel zugeordnetes Programm kann temporär deaktiviert werden, indem das Feld "Aktiv" in der jeweiligen Zeile auf "Nein" gesetzt wird.
Wie in allen Auswertungsprogrammen im Paket LOHN üblich stehen die Vorschaufunktionen "Druckvorschau", "Archivvorschau" und "E-Mail-Vorschau" zur Verfügung. Mit der Funktion "Ausführen" wird der Lohnstapel entsprechend den bereits gesetzten Zuständen ausgeführt. Durch das "Ausführen" selbst werden weitere Zustände gesetzt. Über das Menü "Funktionen" steht die Funktion Zustände zur Verfügung, mit der die Zustandsverwaltung geöffnet werden kann.
Hinweis
 | Beim Ausführen werden Zustände gesetzt, Telebanking- sowie Exportdateien erstellt. Bei Vorschau wird kein Zustand gesetzt, Telebanking- sowie Exportdateien werden nicht erstellt. |
Standardstapel-Programme durchführen
Die Handhabung der Standardstapel-Programme ist analog zum Programm Lohnstapel durchführen. Die Standardstapel werden über die folgenden Menüpunkte aufgerufen:
- Monatsbeginnstapel durchführen
- Abrechnungsstapel durchführen
- Austrittsstapel durchführen
- Auswertungsstapel durchführen
- Monatsendestapel durchführen
- Jahresendestapel durchführen
- Budgetstapel durchführen
Anders als im Porgramm Lohnstapel durchführen kann bei einem Standardstapel-Programm die Nummer des Lohnstapels nicht frei eingegeben werden. Jener Lohnstapel, welcher in den Parametern LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke → Lohnstapel durchführen → Standardstapel hinterlegt ist, wird angezeigt.
Falls im jeweiligen Standardstapel-Programm noch nicht parametriert worden ist, erscheint folgende Meldung:
"Im allgemeinen Parameter <Standardstapelname> ist kein auszuführender Stapel hinterlegt."
Der Anwender hat die Wahl,
- die Parametereinstellung zu öffnen, um die fehlende Parametrierung vorzunehmen und damit die Ursache dauerhaft zu beheben, oder
- das Programm Lohnstapel durchführen zu öffnen und die gewünschte Lohnstapelnummer manuell einzutragen.
Besonderheiten
Lohnstapel zum E-Mail-Versand von Auswertungen an Dienstnehmer
Lohnsets und anderen dienstnehmerbezogene Auswertungen können per E-Mail über einen Lohnstapel an den Dienstnehmer versendet werden. In der Praxis wird dafür häufig ein eigener E-Mail-Stapel verwendet. Folgende Einstellungen sind zu treffen:
Im Programm Dienstnehmer ist am Reiter "CRM/Allgemein" im Feld "E‐Mail“ die E-Mail-Adresse des Dienstnehmers zu hinterlegen. Beachten Sie, dass in diesem Feld immer nur die Display-E-Mail-Adresse angezeigt wird. Im Allgemeinen handelt es sich dabei um die geschäftliche E-Mail-Adresse. Für den Versand von Auswertungen aus dem LOHN an den Dienstnehmer wird – sofern vorhanden – immer die E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung" verwendet. Falls diese nicht vorhanden ist, wird die geschäftliche E-Mail-Adresse berücksichtigt.
Im Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" sollte ein mit dem Dienstnehmer vereinbartes Passwort hinterlegt werden. Das Passwort kann auch mittels eines Feldmakros befüllt werden.
Am Reiter "Divers" ist das Feld "Lohnset per E-Mail" mit "Ja" zu befüllen.
Der im Programm Stapeleinstellungen dafür angelegte Lohnstapel könnte folgendermaßen aussehen:
- Drucken: Nein
- Archivieren: Nein
- E-Mail: Ja, pro Dienstnehmer
- E-Mail Einstellungen: ggf. Art des E-Mail-Versands, Betreff, E-Mail-Text etc. festlegen.
Nicht nur das Lohnset kann monatlich an den Dienstnehmer versendet werden, sondern beispielsweise auch eine Übersicht seiner Dienstreisen.
Telebankingdatei in einem E-Mail-Stapel erzeugen und anhängen
Damit die Telebankingdateien zur Überweisung an Dienstnehmer, Körperschaften oder Gläubiger in einem E-Mail-Stapel erzeugt und der E-Mail angehängt werden, sind nachfolgend angeführte Einstellungen in den Parametern des jeweiligen Programms notwendig:
- Kontrollausdruck = Nein
- Zahlungsart = Telebanking
- TB-Datei-Verzeichnis = Pfad, an dem die Telebankingdatei gespeichert wird, bevor sie der E-Mail angehängt wird.
- TB-Datei an E-Mail anhängen = Ja
Der Zustand muss zum Zeitpunkt der Stapelausführung für "Liste, Formular gedruckt/TB‐Datei erstellt" auf "Nein" stehen.
Die gewünschten Programme "Dienstnehmer überweisen", "Körperschaften überweisen", "Gläubiger überweisen" und "Akonto überweisen" müssen über das Programm Stapeleinstellungen dem gewünschten Lohnstapel zugeordnet werden.
Der Lohnstapel muss ausgeführt werden. Bei einer E-Mail-Vorschau wird keine Telebankingdatei erstellt.
Buchungsbeleg als PDF- und Zwischendatei in einem E-Mail-Stapel erzeugen und anhängen
Damit der Buchungsbeleg als PDF- und als Zwischendatei für den Import im Buchhaltungsprogramm in einem E-Mail-Stapel erzeugt und angehängt wird, sind nachfolgend angeführte Einstellungen in den Parametern des Programms Buchungsbelege drucken notwendig:
- Kontrollausdruck = Nein
- Verbuchung in Fibu = Hier ist eine Ausprägung mit einer Zwischendatei zu wählen.
- Name Zwischendatei = Pfad, an dem die Zwischendatei gespeichert wird, bevor sie der E-Mail angehängt wird.
- Zwischendatei an E-Mail anhängen = Ja
Der Zustand muss zum Zeitpunkt der Stapelausführung für "gedruckt" und "in Fibu exportiert“ auf "Nein" stehen.
Das Programm Buchungsbelege drucken muss über das Programm Stapeleinstellungen dem gewünschten Lohnstapel zugeordnet werden.
Solange eine Soll-Haben-Differenz am Buchungsbeleg besteht, wird keine Zwischendatei erstellt.
Der Lohnstapel muss ausgeführt werden. Bei einer E-Mail-Vorschau wird keine Zwischendatei erstellt.
Listen vom Auswertungsdesigner oder Personalkennzahlen in einem E-Mail-Stapel erzeugen und anhängen
Sollen Auswertungen aus dem Auswertungsdesigner über einen Lohnstapel gedruckt, gemailt, archiviert oder exportiert werden, sind nachfolgend angeführte Einstellungen in den Parametern des Programms Lohnauswertungen drucken bzw. Lohnauswertungen von Firma drucken notwendig:
- Auswertung(en) = Auswahl jener Auswertungen des Auswertungsdesigners, die über den Lohnstapel erstellt werden sollen.
- Exportieren = Ja
- Zieldatei = Pfad, an dem die CSV-Datei gespeichert wird, bevor sie der E-Mail angehängt wird. Statt eines fixen Dateinamens sollte mit Platzhaltern gearbeitet werden.
- An E-Mail anhängen = Ja
Abhängig vom Auswertungstyp ist die Parametrierung im jeweiligen Auswertungsprogramm vorzunehmen:
| Auswertungstyp | Auswertungsprogramm |
| Dienstnehmer | Lohnauswertungen drucken |
Lohnfirma |
Sollen Personalkennzahlen über einen Lohnstapel gedruckt, gemailt, archiviert oder exportiert werden, sind nachfolgend angeführte Einstellungen in den Parametern des Auswertungsprogramms Personalkennzahlen drucken notwendig:
- Gliederung = Auswahl jener Gliederungen für Personalkennzahlen, die über den Lohnstapel erstellt werden sollen.
- Exportieren = Ja
- Zieldatei = Pfad, an dem die CSV-Datei gespeichert wird, bevor sie der E-Mail angehängt wird. Statt eines fixen Dateinamens sollte mit Platzhaltern gearbeitet werden.
- An E-Mail anhängen = Ja
Das jeweilige Auswertungsprogramm muss über das Programm Stapeleinstellungen dem gewünschten Lohnstapel zugeordnet werden.
Der Lohnstapel muss ausgeführt werden. Bei einer E-Mail-Vorschau wird keine Zwischendatei erstellt.
Archivierung personenbezogener Auswertungen pro Dienstnehmer und pro Firma
Falls beispielsweise Lohnsets oder andere personenbezogene Auswertungen sowohl pro Dienstnehmer als auch pro Firma archiviert werden sollen, erfolgt dies in zwei Schritten. Grund dafür ist, dass das Feld "Archiv" im Auswertungsprogramm bzw. "Archivieren" in Programm "Stapeleinstellungen" im Wesentlichen über folgende Ausprägungen verfügt:
- Nein
- Ja, pro Firma
- Ja, pro Dienstnehmer
Nicht einstellbar ist "Ja, pro Firma und pro Dienstnehmer" also eine kombinierte Variante. Erschwerend kommt hinzu, dass es nur einen Archivierungszustand gibt.
Die Lösung des Problems ist, das Auswertungsprogramm zweimal (einmal mit "Ja, pro Firma" und einmal mit "Ja, pro Dienstnehmer") auszuführen. Beim zweiten Mal ist das Feld "Kontrollausdruck" auf "Ja" zu stellen, da der Zustand beim ersten Archivieren bereits gesetzt wird. Idealerweise wird für die zweite Ausführung ein Lohnstapel mit genau den gewünschten Archivierungseinstellungen und allein dem gewünschten Auswertungsprogramm definiert.
Die erste Ausführung erfolgt entweder über direkten Einstieg in das Auswertungsprogramm oder über einen anderen Lohnstapel, der die Archivierungseinstellungen "wie im Parameter der jeweiligen Programme hinterlegt" verwendet.
Beispiel
 | Die Lohnsets sollen pro Dienstnehmer in die Kategorie "ABR" archiviert werden. Im Programm "Lohnset drucken" sind ebendiese Archivierungseinstellungen getroffen. Wird das Programm direkt oder mit einem Stapel mit den Archivierungseinstellungen "wie im Parameter der jeweiligen Programme hinterlegt" ausgeführt, werden die Lohnsets pro Dienstnehmer in die Kategorie "ABR" archiviert und der Zustand wird gesetzt. Zustätzlich ist ein Lohnstapel definiert, der ausschließlich das Programm "Lohnsets drucken" enthält und die Archivierungseinstellungen "Ja, pro Firma" und die Kategorie "AUSW" hinterlegt hat. Das heißt, dieser Lohnstapel ignoriert die Einstellungen im jeweiligen Programm, sondern nutzt die direkt im Lohnstapel definierten Parameter. Bei Ausführung dieses Lohnstapels ist das Feld "Kontrollausdruck" auf "Ja" zu stellen. Eine Datei pro Firma mit allen Lohnsets wird in die Kategorie "AUSW" archiviert. |
Geplante Ausführung eines Lohnstapels
Soll die Ausführung eines Lohnstapels zeitlich geplant erfolgen, ist der Lohnstapel in einen Toolsstapel aufzunehmen. Dafür steht der Stapelschritt Lohnstapel starten zur Verfügung. Weiterführende Informationen sind im Dokument Stapelschritte im Paket Lohnverrechnung enthalten.