Jahresübernahme FIBU
Grundlegende Informationen zu den Stammdaten finden Sie unter Firmen- und FIBU-Stammdaten.
Inhalt
Allgemeines
Da die Finanzbuchhaltung in der BMD jahresbezogen existiert, wird mit der Jahresübernahme für eine Buchhaltung ein neues Buchhaltungsjahr angelegt. Durch die Jahresübernahme in der FIBU werden erforderliche Daten (insbesondere Stammdaten) für das neue Jahr angelegt.
Der Zeitpunkt der Jahresübernahme ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Ist beispielsweise eine BMD Warenwirtschaft im Einsatz, so benötigt diese die Kunden- und Kontenstammdaten bereits zum Jahreswechsel, weil laufend fakturiert wird.
Verwenden Sie den BMD Zahlungsverkehr, Bankeinzug, Mahnwesen ... so möchten wir Sie darauf hinweisen, dass die Erstellung im jeweiligen Jahr gestartet werden muss, in welchem die Verbuchung auch durchgeführt wird. Wird beispielsweise im Jahr 2023 ein Zahlungslauf erstellt, so kann dieser Zahlungsverkehr nicht ins Folgejahr verbucht werden.
Die Jahresübernahme kann beliebig oft gestartet werden. Je nach Einstellung der Jahresübernahme können nur Stammdaten oder zu einem späteren Zeitpunkt die EB-Salden, aber auch einzelne Konten übernommen werden.
Arbeiten Sie auch mit anderen BMD Paketen (z. B. KORE, CTR, ...) führen Sie auch hier die Jahresübernahme durch.
Kontrollroutinen vor Übernahme
Bevor eine Buchhaltung für das neue Jahr angelegt wird, sollten zuvor einige Kontrollen in der "alten" Buchhaltung durchgeführt werden.
Ausdruck OP-Liste Sachkonten
Vor der Jahresübernahme empfiehlt es sich, eine OP-Liste der Sachkonten auszudrucken. Mit dieser Liste können die offenen Posten Ihrer OP-führenden Sachkonten leicht nachkontrolliert bzw. bei Bedarf dann auch korrigiert werden. Anhand dieser Liste kann überprüft werden, ob die Auszifferungen bei den OP-führenden Sachkonten ordnungsgemäß vorgenommen wurden. Korrekturen können bei Bedarf in der manuellen Auszifferung vorgenommen werden.
Prüfung Auszifferung alle Konten
Speziell bei importierten Buchungen aus Datenübernahmen oder bei übernommenen Buchhaltungen (auch aus BMD 5.5) können Differenzen in der Abstattung vorkommen. Damit die offenen Posten ordnungsgemäß ins neue Jahr übernommen werden, müssen die Auszifferungen im bestehenden Wirtschaftsjahr korrekt vorgenommen werden.
Führen Sie daher bitte bei solchen Buchhaltungen die Prüfung fehlerhafter Auszifferungen durch.
Bevor die Jahresübernahme gestartet werden kann, müssen Differenzen, die im dazugehörigen Protokoll ausgewiesen werden, unbedingt bereinigt werden. Dies können Sie auch gleich in der manuellen Auszifferung erledigen.
Nachdem die Korrekturen vorgenommen wurden, wird die Prüfung noch einmal gestartet. Diesmal sollten alle Konten in Ordnung sein.
Summencheck
Beim Summencheck werden die Sachkonten auf eventuelle Soll-/Haben-Differenzen überprüft. Weiters werden die Salden der Personenkonten mit den Salden der Sammelkonten verglichen.
Eventuelle Differenzen müssen unbedingt behoben werden, sonst werden diese Differenzen bei der Jahresübernahme ins neue Jahr übernommen.
Hinweis
 | Bitte lassen Sie ein neues FIBU-Jahr immer mittels Jahresübernahme automatisch anlegen und führen Sie keine Neuanlage durch! |
Jahresübernahme durchführen
Einleitung
Mit dem Jahresübernahmeassistenten können Sie in wenigen Schritten eine Jahresübernahme einer Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung durchführen. Folgen Sie dazu den Fragen bzw. Eingabemasken - Hinweistexte liefern Ihnen die nötigen Infos und Hintergründe.
FIBU auswählen
Im ersten Schritt der Jahresübernahme wählen Sie bitte jene FIBU aus, für welche die Jahresübernahme gestartet werden soll.
Übernehmen von:
Übernehmen auf:
Firma, auf die übernommen werden soll | |
FIBU, auf die übernommen werden soll (= neues Jahr, wird im Zuge der ersten Jahresübernahme automatisch angelegt) Eine Jahresübernahme auf ein gleiches Jahr oder auf einen älteren Zeitraum ist nicht möglich. | |
Es wird die Unternummer der Vorjahres-FIBU vorgeschlagen. Standardmäßig ist das die FIBU-Unternummer 01. |
Stammdaten und Eröffnungsbuchungen
In diesem Schritt können Sie festlegen, wie die Jahresübernahme (Stammdaten und EB) erfolgen soll.
Je nachdem, ob es sich um eine erstmalige oder um eine weitere Jahresübernahme handelt, sind unterschiedliche Auswahlpunkte aktiv.
Wie soll die Jahresübernahme erfolgen:
| Übernahme der gesamten FIBU | Es werden alle Stammdaten und EB-Buchungen in das neue Jahr übertragen (inkl. Budgetmodelle). Bei der ersten Jahresübernahme wird (mit Ausnahme einiger EA-Rechner) dieser Punkt am häufigsten verwendet. Die Jahresübernahme kann mehrmals gestartet werden. Im Zuge der EB-Korrektur wird die EB im neuen Jahr aktualisiert (es entstehen keine zusätzlichen EB-Buchungen). Bei OP-geführten Konten werden fehlende Buchungen ergänzt. Die EB befindet sich immer am Beginn von Kontoblatt und Journal. |
| Übernahme aus Tabelle | Es werden alle Stammdaten (ausgenommen Budgetmodelle) und EB-Buchungen für die ausgewählten Konten (z. B. Kasse, Bank ...) in das neue Jahr übertragen. Bestehende Stammdaten werden nicht überschrieben. Für die Übernahme aus Tabelle gibt es folgende Motive:
Mittels rechter Maustaste in der Auswahlliste können Sie auf das Bildschirmkontoblatt verzweigen. Bei der erstmaligen Übernahme aus Tabelle mit dem Jahresübernahmeassistenten werden im nächsten Schritt automatisch folgende Werte vorgeschlagen: Sachkonten: keine Übernahme; Kunden: alle Konten; Lieferanten: alle Konten Ist am FIBU-Stamm die EA-Rechner-Automatik hinterlegt, so wird automatisch die "Übernahme aus Tabelle" vorgeschlagen. Im nächsten Schritt, der Jahresübernahme FIBU, wird bei Kunden und Lieferanten automatisch die Einstellung "OP-Übernahme" vorgeschlagen. |
EB-Korrektur | Häufigster Fall bei erneuter Jahresübernahme: Es wird die EB nochmals übernommen. Bestehende EB-Buchungen im neuen Jahr werden aktualisiert und fehlende Buchungen (bei OP-geführten Konten) werden ergänzt (es entstehen dadurch keine zusätzlichen EB-Buchungen). Außerdem werden im alten Jahr neu angelegte Stammdaten in das neue Jahr übernommen. Ist eine Kostenrechnung vorhanden, wird überprüft ob sich Kostenstellen, Kostenträger, ... der Buchung des alten WJ von denen der EB-Buchung unterscheiden. Sind Abweichungen vorhanden, so werden die Kostendaten im Zuge der EB-Korrektur aktualisiert. Die EB-Korrektur wird standardmäßig im Buchen-Programm vorgeschlagen, wenn in der FIBU des alten Jahres noch Änderungen vorgenommen werden. |
Sonstige Übernahmemöglichkeiten (selten verwendet):
Übernahme Stammdaten | Bei einer erstmaligen Jahresübernahme werden alle Stammdaten ins neue Jahr übertragen (inkl. Budgetmodelle). Bei einer neuerlichen Jahresübernahme werden neu angelegte Stammdaten aus dem alten Jahr ins neue Jahr übertragen, bestehende Stammdaten werden dabei nicht überschrieben (Standardeinstellung - weitere Einstellungsmöglichkeiten im nächsten Schritt). Sind in der Buchhaltung keine Buchungen, sondern nur Salden vorhanden - beispielsweise, wenn nur bilanziert wird oder es handelt sich um eine Konsolidierungs-FIBU so kann bei der Jahresübernahme nur der Punkt "Übernahme Stammdaten" ausgewählt werden. Wird die Jahresübernahme für andere Pakete benötigt wie z. B. die Warenwirtschaft, so steht Ihnen ebenfalls nur der Punkt "Übernahme Stammdaten" zur Verfügung. Sollen fürs neue Jahr vorerst nur Budgetwerte erfasst werden, ist dafür keine Jahresübernahme erforderlich. (FIBU-Budget) |
Stammdatenkorrektur | Es werden Stammdaten wie z. B. Konten, Fixkonten, Steuerkonten, Importmodelle ... nochmals übernommen, bestehende Stammdaten des neuen Jahres werden überschrieben (ausgenommen Budgetmodelle). Im neuen Jahr neu angelegte Konten bleiben bestehen. Eine Stammdatenkorrektur wird dann benötigt, wenn sich beispielsweise die Bezeichnung eines Sachkontos im Vorjahr ändert und diese Änderung auch fürs neue Jahr gelten soll. Die Stammdatenkorrektur ist erst dann aktiv, wenn im neuen Wirtschaftsjahr Buchungen bzw. EB-Buchungen vorhanden sind. |
EB-Korrektur inkl. Stammdatenkorrektur | Es wird die EB nochmals übernommen. Bestehende EB-Buchungen im neuen Jahr werden aktualisiert und fehlende Buchungen (bei OP-geführten Konten) werden ergänzt (es entstehen keine zusätzlichen EB-Buchungen). Es werden Stammdaten wie z. B. Konten, Fixkonten, Steuerkonten, Importmodelle ... nochmals übernommen, bestehende Stammdaten des neuen Jahres werden überschrieben (ausgenommen Budgetmodelle und Budgetwerte). |
Übernahme Budgetwerte | Bei der erstmaligen Jahresübernahme wird automatisch mit dem Punkt Übernahme der gesamten FIBU auch der Punkt Übernahme Budgetwerte aktiviert. Dadurch werden, bei Verwendung der Mehrjahresplanung, die relevanten Budgetmodelle und Budgetwerte in das neue Fibu-Jahr vorgetragen. Wurde der Punkt Übernahme der Budgetwerte allerdings deaktiviert, wird beim Einstieg in die Unternehmensplanung folgende Meldung ausgegeben: "In der FIBU 2025/01 sind Budgetmodelle (inkl. Werte) vorhanden, die noch nicht in die aktuelle FIBU 2026/01 übernommen wurden. Möchten Sie die Übernahme der Budgetmodelle inkl. Werte jetzt starten?". Mit der Auswahl Budgetwerte übernehmen kann die Übernahme der relevanten Budgetmodelle bzw. Budgetwerte im Nachhinein gestartet werden - die für das neue Jahr relevanten Budgetmodelle, Budgetwerte, Detailpläne, ... werden vorgetragen. Alternativ können die einzelnen Budgetmodelle auch manuell vom Vorjahr in das neue Jahr kopiert werden:  |
Je nachdem, welche Auswahl Sie für die Jahresübernahme im vorangegangenen Schritt ausgewählt haben, stehen Ihnen unterschiedliche Felder zur Verfügung.
Bei einer Stammdatenübernahme bzw. bei einer neuerlichen Jahresübernahme können Sie pro Kontoart (Sachkonten/Kunden/Lieferanten) entscheiden, wie diese bei der Übernahme behandelt werden sollen. Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
|
Es werden nur neu angelegte Konten übernommen |
Es werden nur neu angelegte Konten in das neue FIBU-Jahr übertragen. Bestehende Konten werden nicht überschrieben.
Hinweis
| ||
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Bestehende Konten werden überschrieben, neue Konten angelegt |
Es werden alle Kontenstammdaten nochmals übernommen. Neu angelegte Konten werden in das neue FIBU-Jahr übertragen, bestehende Konten werden überschrieben. Diese Einstellung wird ausgewählt, wenn im alten Jahr die Kontenstammdaten nochmals überarbeitet wurden und diese Stammdaten gesamt in das neue Jahr übertragen werden sollen.
Achtung!
| ||
|
keine Übernahme |
Es erfolgt keine Übernahme der Stammdaten. |
Wird im vorangegangenen Schritt eine Jahresübernahme mit EB-Übernahme gewählt, sind noch folgende Einstellungen zu treffen:
Übernahmedatum | Datum, an dem die Jahresübernahme durchgeführt wird. | ||||
Sachkonten | Es stehen folgende Auswahlmöglichkeiten für die Übernahme von Sachkonten (Bestandskonten) zur Verfügung:
Wenn alle Sachkonten eröffnet werden sollen, lassen Sie bitte die Standardeinstellung "OP-Übernahme bei OP-führenden, sonst Saldenübernahme" unverändert. Sollte es in der Fibu Sachkonten mit offener Postenführung geben, werden die einzelnen offenen Posten im neuen Jahr eröffnet, wodurch eine Auszifferung im neuen Jahr möglich ist. Hinweis
Bei der Einstellung "Saldenübernahme alle Sachkonten" werden keine offenen Posten auf Sachkonten eröffnet, eine Auszifferung im neuen Jahr ist damit nicht mehr möglich. Hinweis
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Kundenkonten | Es stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
Werden bei der EB-Übernahme Kunden und/oder Lieferanten übernommen, dann werden alle KuLi-Konten mitübernommen - auch dann, wenn die Konten lt. Nummernkreis zur anderen Kontengruppe gehören. Hinweis
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Lieferantenkonten | Es stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
Werden bei der EB-Übernahme Kunden und/oder Lieferanten übernommen, dann werden alle KuLi-Konten mitübernommen - auch dann, wenn die Konten lt. Nummernkreis zur anderen Kontengruppe gehören. Hinweis
| ||||
EB-Symbol | Als Eröffnungsbuchungssymbol bei Sachkonten und bei der Saldenübernahme wird standardmäßig "EB" verwendet. Sie können aber auch ein anderes Symbol hierfür bekanntgeben. Für die Übernahme der offenen Posten wird standardmäßig das ursprüngliche Buchungssymbol von der Buchung vom Vorjahr verwendet. Wird hier jedoch ein EB-Symbol hinterlegt, so werden die offenen Posten mit diesem EB-Symbol im neuen Jahr eröffnet. Weiters kann unter Extras → Parameter → Buchungssymbol für alle EB-Buchungen ein abweichendes Buchungssymbol hinterlegt werden, das dann für die Jahresübernahme herangezogen wird. Dieses hinterlegte Buchungssymbol wird als Vorschlag in dieses Feld übernommen und gilt für alle EB-Buchungen, d. h. für EB-Buchungen auf Sachkonten sowie für die Übernahme der offenen Posten auf die Personenkonten. Diese Einstellung gilt auch, wenn die Jahresübernahme im Buchen (Parameter EB-Korrektur) gestartet wird. | ||||
Das Eröffnungsbilanzkonto wird normalerweise aus der Hinterlegung in den Fixkonten übernommen. Dieses Konto wird zum Sammelbuchen der EB-Salden und als Gegenkonto verwendet. |
Wurden alle Einstellungen getroffen, klicken Sie bitte auf "Weiter". Es erfolgt dann die Abfrage, ob die Jahresübernahme gestartet werden soll.
Hinweis
 | Bei der erstmaligen Jahresübernahme wird geprüft, ob im Standardkontenrahmen zusätzliche Prozentsätze, Steuerkonten und Fixkonten vorhanden sind. Fehlen diese in der Fibu, so werden im Zuge der Jahresübernahme diese fehlenden Werte angelegt! Sollten diese Stammdaten nicht aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden, so können Sie dieses Verhalten mittels Parameter deaktivieren. |
Hinweis
| Bei der EB-Übernahme wird der Datenbesitzer für Buchen am Fibu-Stamm geprüft. Wenn der Benutzer nicht in der betroffenen Fibu buchen darf, dann sind die Werte bei der Jahresübernahme inaktiv. Eine dementsprechende Hinweismeldung wird angezeigt. |
Nach erfolgreicher Durchführung erhalten Sie folgende Meldung:
Sobald Sie auf "OK" klicken und es wurden nicht nur Stammdaten übernommen, sondern auch Eröffnungsbuchungen durchgeführt, erhalten Sie noch das Übernahmeprotokoll.
aktuelle FIBU
Das Kennzeichen "aktuelle FIBU" am FIBU-Stamm wird im Zuge der Jahresübernahme oder der UVA-Erstellung nach folgenden Kriterien automatisch gesetzt.
1. Jahresübernahme
Mandanten-FIBU
auf der neuen FIBU wird immer die aktuelle FIBU gesetzt.
Eigene FIBU
- Wenn die Von-FIBU die aktuelle FIBU ist und
- auf der aktuellen FIBU kein "letzter UVA-Monat" gesetzt ist
- oder wenn der "letzte UVA-Monat" das Wirtschaftsjahrs-Ende ist
- oder eine UVA-XML mit der Periode vom Wirtschaftsjahr-Ende ist.
2. UVA-Erstellung (hier gibt es keine Unterscheidung zwischen Mandanten-FIBU oder eigene FIBU)
Erstellung UVA im Vorjahr
Die Vorjahres-FIBU ist die aktuelle FIBU. Die UVA wird vom letzten Wirtschaftsjahr-Monat erstellt und es gibt bereits ein Folgejahr → die Folgejahr-FIBU wird automatisch als aktuelle FIBU gesetzt.
Erstellung UVA im neuen FIBU-Jahr
Die UVA wird in einer FIBU erstellt, welche nicht als aktuelle FIBU gekennzeichnet ist. Hier wird geprüft, ob bei der Vorjahres-FIBU die aktuelle FIBU hinterlegt ist. Ist das der Fall, so wird die UVA-FIBU als aktuelle FIBU gesetzt.
In Ausnahmefällen kann das neue FIBU-Jahr manuell als aktuelle FIBU markiert werden. Diese Hinterlegung können Sie in den Firmen- und FIBU-Stammdaten vornehmen.
Dafür können Sie auf der Firma im Feld aktuelle FIBU die FIBU auswählen. Oder Sie können in der Übersicht der Firmen- und FIBU-Stammdaten die entsprechende FIBU markieren, und diese unter den Funktionen "Als aktuelle FIBU übernehmen" auswählen.
Mögliche Fehler und Hinweise bei der Jahresübernahme
Fehlerhafte Konten und Hinweismeldungen (wenn z. B. eine automatische Stornobuchung nicht durchgeführt werden konnte oder ein EB-Buchkonto am EB-Konto ignoriert wird) werden ebenfalls im Protokoll nach der Jahresübernahme angezeigt:
Auch die Periodensperre und die Bilanzperiodensperre werden bei der Jahresübernahme berücksichtigt.
Periodensperre
Sie werden darauf hingewiesen, dass Buchungen und damit auch Salden in einer bereits gesperrten Periode verändert wurden.
Bilanzperiodensperre
Sie werden darauf hingewiesen, dass EB-Stornobuchungen (aktive und passive Rechnungsabgrenzungsbuchungen) und damit auch Salden in einer bereits gesperrten Periode verändert wurden.
Verlust von Auszifferungen
Sie werden darauf hingewiesen, dass im aktuellen Jahr bereits bezahlte EB-Buchungen existieren, zu denen im Vorjahr kein offener Posten zum Stichtag der Jahresübernahme ermittelt werden konnte.
Diese EB-Buchungen werden inklusive der zugehörigen Auszifferung gelöscht. Dazu wird Folgendes verglichen:
- Belegnummer/Belegdatum
- Kontonummer
- Externe Belegnummer
- Ablaufnummer/Ablauftyp
- OP-Betrag im Vorjahr mit EB-Buchungsbetrag im laufenden Jahr
- ob Buchungsbeträge in beiden Jahren gleich sind
Prüfung, ob im neuen Wirtschaftsjahr gebucht wird
Beim Start der Jahresübernahme wird geprüft, ob in der neuen FIBU gebucht wird. Diese Prüfung wird bei der Jahresübernahme mit Assistenten und auch bei der EB-Korrektur im Buchen durchgeführt. Sie erhalten die Meldung, dass eine Jahresübernahme nicht möglich ist, da im neuen Wirtschaftsjahr gebucht wird:
Prüfung Wirtschaftsjahr
Bei der Jahresübernahme wird geprüft, ob der Wirtschaftsjahrbeginn der Folge-FIBU mit dem Wirtschaftsjahrende zusammenpasst. Wenn nicht, wird folgender Hinweis ausgegeben:
Eine Jahresübernahme können Sie trotzdem durchführen.
Prüfung überlanges Geschäftsjahr
Bei überlangem Geschäftsjahr wird geprüft, ob der Wirtschaftsjahrbeginn der Folge-FIBU mit dem Wirtschaftsjahrende zusammenpasst. Wenn nicht, wird folgender Hinweis ausgegeben:
Prüfung BMD Standardkontenrahmen
Bei der Jahresübernahme wird geprüft, ob in jener Firma, auf die übernommen wird, FIBUs mit dem Kennzeichen BMD Standard existieren. Ist das der Fall, so erhalten Sie folgende Hinweismeldung:
Prüfung Kontenart
Bei der Jahresübernahme wird geprüft, ob sich die Kontoart zwischen Vor- und Folgejahr unterscheiden. Kommt es hier zu unterschiedlichen Hinterlegungen, so wird dies am Protokoll angezeigt:
Prüfung Salden- bzw. EB-Übernahme
Wird bei einer erneuten Jahresübernahme bei den Personenkonten das Kennzeichen Saldenübernahme ausgewählt, dann wird geprüft, ob bereits eine OP-Übernahme durchgeführt wurde. Ist dies der Fall, dann kann nicht auf Saldenübernahme umgestellt werden. Folgender Hinweis wird angezeigt:
Wird bei der erstmaligen Jahresübernahme bei Personenkonten das Kennzeichen Saldenübernahme ausgewählt, dann wird folgender Hinweis angezeigt - die Saldenübernahme kann trotzdem durchgeführt werden:
Prüfung FW-Salden
Bei der Saldenübernahme mit Filiale wird geprüft, ob auf einem Konto mit Fremdwährungsbuchungen ein Grundwährungssaldo vorhanden ist. Ist ein Fremdwährungssaldo auf einem Konto vorhanden, der Grundwährungssaldo ist jedoch auf "null" dann werden diese Fremdwährungsbeträge der Filialen nicht in das neue Jahr übernommen. Am Übernahmeprotokoll erhalten Sie dazu einen entsprechenden Hinweis.Prüfung Auszifferungen im Zusammenhang mit Buchungen aus BMD 5.5
Bei der Jahresübernahme wird bei ausgezifferten EB-Buchungen geprüft, ob der Offene Posten im Vorjahr noch vorhanden ist. Kommt es hier zu Abweichungen im Zusammenhang mit Buchungen aus 5.5-Import (Umstellung BMD 5.5 auf NTCS), so erhalten Sie folgende Fehlermeldung:
Anschließend erhalten Sie ein Protokoll, bei welchem die fehlerhaften Konten/Positionen ersichtlich sind.
Geprüft wird hier Folgendes: Fehlt auf der Buchung die EB-Orig-BuchungsID, so werden zusätzlich folgende Felder verglichen:
- Konto
- Belegnummer
- Belegdatum
- Externe Belegnummer
- Ablaufnummer und Ablauftyp
Prüfung EB-Salden Sammelkonten/Personenkonten
Diese Prüfung erfolgt bei FIBUs, die aus BMD 5.5 importiert wurden.
Folgendes wird verglichen:
Gesamtsaldo der Sammelkonten mit dem Gesamtsaldo der Personenkonten. Sind hier keine Differenzen, dann wird der EB-Saldo der Sammelkonten mit dem EB-Saldo der Personenkonten verglichen. Gibt es bei dieser Prüfung eine Abweichung, dann kommt folgendes Fehlerprotokoll:
Eine EB-Übernahme wird in diesem Fall nicht durchgeführt. Bei der Saldenprüfung im Summencheck können Sie kontrollieren, woher diese Differenz kommt.
Prüfung Vorjahres-FIBU in Stapel
Bei der Jahresübernahme mittels Jahresübernahmeassistenten wird geprüft, ob die "Vorjahres-FIBU" in einem Stapel hinterlegt wurde. Falls dies der Fall ist, wird ein entsprechender Hinweis im Protokoll angezeigt:
Prüfung Übernahme-Art bei Istversteuerung
Bei der Jahresübernahme von Buchhaltungen mit Ist-Versteuerung kann die EB-Übernahme bei Kunden und/oder Lieferanten nur mittels der Übernahme-Art "OP-Übernahme" durchgeführt werden. Wird die Auswahl "Saldenübernahme" getroffen, so wird folgender Hinweis angezeigt:
Prüfung Berechtigung LOG-Verzeichnis
Erhalten Sie bei der Jahresübernahme einen der beiden Fehlermeldungen, so liegt es daran, dass die benötigte Berechtigung auf das LOG-Verzeichnis fehlt. Für die Jahresübernahme wird diese Berechtigung benötigt, da hier automatisch ein Eintrag ins LOG-Verzeichnis durchgeführt wird.
Jahresübernahme KORE
Existiert zu dieser Firma auch eine KORE, für die noch keine Jahresübernahme gestartet wurde, erfolgt nach Beendigung des Assistenten über die Schaltfläche "Fertig" die Abfrage, ob diese ebenfalls übernommen werden soll. Wird diese Abfrage bestätigt, wird eine Jahresübernahme der gesamten Kostenrechnung gestartet. Bei fehlender Berechtigung erhalten Sie einen demensprechenden Hinweis.
Im Zuge einer EB-Korrektur, wird überprüft, ob sich Kostenstellen, Kostenträger, ... der Buchung des alten Wirtschaftsjahres von denen der EB-Buchungen unterscheiden. Sind Abweichungen vorhanden, so werden diese aktualisiert.
Jede weitere KORE Jahresübernahme muss direkt im Paket KORE unter Stammdaten→ Jahresübernahme gestartet werden.
Informationen dazu finden Sie in unserer Dokumentation Jahresübernahme KORE.
Zusatzinformationen
Informationen in Eröffnungsbuchungen
Bei der Saldenübernahme und bei allen automatischen Buchungen (Sammelbuchungen und Gegenbuchungen am Eröffnungsbilanzkonto) steht als Buchungstext im neuen Jahr "EB".
Bei der offenen Postenübernahme eines Teilbetrages (wenn die Rechnung im Vorjahr schon teilweise bezahlt wurde) wird vor den ursprünglichen Buchungstext "Rest" geschrieben. Dies kann aber mittels Parameter ausgeschaltet werden.
Bei der EB-Übernahme werden die Buchungstexte vom alten und neuen Jahr abgeglichen. Buchungstexte aus dem Vorjahr werden bei der Jahresübernahme in das neue Jahr übertragen. Wenn jedoch im Vorjahr kein Buchungstext auf der Buchung eingetragen wurde, dann wird der Text im neuen Wirtschaftsjahr nicht mehr überschrieben.
Dieses Feld kennzeichnet eine Buchung als Eröffnungsbuchung mit dem Wert "1".
In diesem Feld sehen Sie bei einer EB-Buchung den ursprünglichen Betrag, der im Vorjahr gebucht wurde.
In diesem Feld sehen Sie bei einer EB-Buchung den ursprünglichen Fremdwährungsbetrag, der im Vorjahr gebucht wurde.
In diesem Feld sehen Sie bei einer EB-Buchung das ursprüngliche Gegenkonto, auf das im Vorjahr gebucht wurde.
Einstellungen am Kontostamm
Am Kontostamm von Bestands- und Personenkonten im Feld EB-Kennzeichen können Einstellungen bzgl. Stammdaten- und EB-Übernahme pro Konto getroffen werden.
Wurde auf einem Konto das Kennzeichen für keine EB-Übernahme gesetzt, dann erscheint ein Hinweis im Jahresübernahmeprotokoll, sobald die Vorjahres- und EB-Salden differieren.
Am Bestandskontostamm im Feld EB-Buchkontonummer kann die EB auf ein abweichendes Bestandskonto verbucht werden.
Die Umstellung der Sachkontonummern im Zuge der Jahresübernahme ist nur bei erstmaliger Übernahme möglich.
Für die Umstellung der Kontonummern hinterlegen Sie in der Vorjahresbuchhaltung bei den Konten, welche auf eine neue Kontonummer umgestellt werden sollten, im Feld RLG-Referenzkontonummer die Kontonummern des neuen Jahres. Die Hinterlegung des Feldes RLG-Referenzkontonummer ist nicht bei allen Konten zwingend notwendig. Wurde bei einem Konto diese nicht hinterlegt, so bleibt das Konto gleich wie im Vorjahr.
Hinweis
| Ein Zusammenführen von Konten im Zuge der Jahresübernahme ist nicht möglich! Für eine Kontenumstellung unterjährig bzw. zum Zusammenführen von Konten siehe Kontenumstellung. |
Bei der Jahresübernahme erscheint folgender Hinweis:
Wird Konten umstellen gewählt, wird auch am Protokoll vermerkt, dass die Jahresübernahme mit Umstellung der Konten erfolgt ist.
Im neuen Jahr ist die alte Kontonummer mit negativem Vorzeichen im Feld "RLG-Referenzkontonummer" sichtbar.
Im Zuge der Jahresübernahme mit einer RLG-Kontenumstellung werden nur bei der erstmaligen Übernahme die Kontenzuordnungen (Gliederungen) übernommen. Bei allen weiteren Jahresübernahmen erfolgt keine Übernahme der Kontenzuordnungen mehr.
Achtung!
 | Wir möchten darauf hinweisen, dass bei der Kontenumstellung im Zuge der Jahresübernahme keine Kostenrechnung umgestellt wird. Ist eine KORE vorhanden, so empfehlen wir, die Kontenumstellung mit den entsprechenden Vorjahren über die Funktion Kontenumstellung durchzuführen. Ist eine Kostenrechnung vorhanden, so erhalten Sie dazu einen entsprechenden Hinweis bei der Jahresübernahme. |
Jahresübernahme von Fix- oder Sammelkonten
- Fixkonto für Anzahlungen: Bei der Übernahme des Fixkontos für Anzahlungen wird immer eine OP-Übernahme durchgeführt; auch dann, wenn ein Sachkonto als Anzahlungskonto verwendet wird und auf diesem Konto kein OP-Kennzeichen hinterlegt worden ist.
- Personensammelkonto: Bei der Übernahme von Personen-Sammelkonten wird immer eine Saldenübernahme durchgeführt; auch dann, wenn auf den Konten das OP-Kennzeichen gesetzt worden ist. Am Jahresübernahmeprotokoll wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
- Sachkonten mit OP-Kennzeichen: Bei der Übernahme von Konten mit OP-Führung, bei denen ein EB-Buchkonto hinterlegt worden ist, wird immer eine Saldenübernahme durchgeführt. Am Jahresübernahme-Protokoll wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
Jahresübernahme mit Filialen
Bei einer Jahresübernahme mit Filialen auf den Buchungen werden die Eröffnungsbuchungen bei einer OP-Übernahme pro Filiale durchgeführt.
Bei einer Saldenübernahme wird ebenfalls ein Saldo pro Filiale eröffnet, wenn das Konto im Vorjahr einen Endsaldo hat. Konten, welche in Summe einen Saldo "null" ergeben, werden nicht auf die Salden pro Filiale im neuen Jahr aufgesplittet.
Sollten Konten mit einem Gesamtsaldo von "null" auf die einzelnen Werte pro Filiale aufgesplittet werden, so kann das mit folgendem Parameter eingestellt werden:
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU Parameter → Jahresübernahme
Hier kann eingestellt werden, ob bei einer Saldenübernahme die Salden nach Filialen getrennt bei einem Gesamtkontosaldo von 0,00 € übernommen werden sollen oder nicht. Die Standardeinstellung ist, dass die Filialsalden nicht übernommen werden. |
Jahresübernahme Checkliste
Ist eine FIBU-Checkliste erfasst worden, kann mittels Parameter entschieden werden, ob diese auf die neue FIBU übernommen werden soll.
Dazu starten Sie die Jahresübernahme → Extras → Allgemeine/Firmenbezogene Einstellungen → Jahresübernahme → Jahresübernahme FIBU-Checkliste.
Ist der Parameter auf "Ja" gestellt, so wird bei der Jahresübernahme die aktuell gültige Checkliste (ohne Erledigungsvermerke) übernommen. Die Checkliste wird auch bei einer nachträglichen Jahresübernahme übernommen, solange es noch keine Checkliste auf der neuen FIBU gibt.
Parameter Jahresübernahme Notiz
FIBU-Notiz
Damit die Notiz auf den Buchungen bei der Jahresübernahme berücksichtigt wird, muss vor der ersten Jahresübernahme der Parameter im Fenster Jahresübernahme unter Extras → Allgemeine/Firmenbezogene Einstellungen → Jahresübernahme → Jahresübernahme FIBU-Notiz eingestellt werden:
0 - keine Übernahme | Es erfolgt keine Übernahme der Buchungsnotizen in das neue Jahr. |
1 - Übernahme einmalig | Die Buchungsnotizen werden einmalig übernommen, Änderungen im alten Jahr werden nicht in das neue Jahr übertragen (Standardeinstellung). |
2 - Jahresübergreifend | Die Buchungsnotizen werden in das nächste Jahr übernommen. Diese Notizen gelten jahresübergreifend und Änderungen sind immer in allen Jahren sichtbar. |
Kontennotiz und Chronik
Damit die Kontonotizen auch bei der Jahresübernahme wie gewünscht berücksichtigt werden, muss VOR der ersten Jahresübernahme der Parameter im Fenster Jahresübernahme unter Extras → Allgemeine/Firmenbezogene Einstellungen → Jahresübernahme → Jahresübernahme Notiz und Chronik eingestellt werden, wie die Notizen (Sachkonten-, Kunden- und Lieferantenchroniken) übernommen werden sollen.
0 - keine Übernahme | Es erfolgt keine Übernahme der Notizen/Chroniken in das neue Jahr. |
1 - Übernahme einmalig | Die Notizen/Chroniken werden einmalig übernommen, Änderungen im alten Jahr werden nicht in das neue Jahr übertragen (Standardeinstellung). |
2 - Jahresübergreifend | Die Notizen/Chroniken werden in das nächste Jahr übernommen. Diese Notizen/Chroniken gelten jahresübergreifend und Änderungen sind immer in allen Jahren sichtbar. Änderungen sind über den Notizverlauf ersichtlich. |
Achtung!
| Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang mit Sachkonten auch die Einstellung "Stammdaten überschreiben"! Wird dort Neuanlage/Überschreiben gewählt, der Parameter auf "Übernahme einmalig" gestellt und sind im alten Jahr Notizen bzw. Chroniken vorhanden, dann werden bei einer weiteren Übernahme auch wieder die Notizen/Chroniken vom alten Jahr überschrieben! |
Erneute Jahresübernahme/EB-Korrektur
Die Jahresübernahme kann beliebig oft durchgeführt werden. Die bestehenden EB-Buchungen werden bei Bedarf entsprechend korrigiert.
Wurde bereits eine Jahresübernahme mit EB durchgeführt und im alten Jahr wird noch gebucht, kann mittels Parameter (Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → EB-Korrektur) eingestellt werden, dass eine Abfrage nach einer EB-Korrektur erscheinen soll.
Ist der Parameter auf "Ja" gestellt, so erscheint
- beim Ausstieg aus der Buchungsmaske des alten und neuen Jahres,
- beim Einstieg in die Buchungsmaske mit dem neuen Jahr und
- beim Wechsel in der Buchungsmaske auf das neue Jahr sowie
- nach der Verbuchung von:
- Automatikbuchungen
- Bankauszugsverbuchung
- Bankeinzug
- ER-Kontrolle
- Mahnung
- Vorerfassen Buchungen
- Zahlungsvorschlag
folgende Meldung:
Es wird angezeigt, welche Kontengruppen übernommen werden, und es kann das gewünschte Buchungssymbol eingegeben werden. Mit dem Button "Geänderte Konten anzeigen" können Sie vor der Übernahme kontrollieren, welche Konten ins nächste Jahr übertragen werden.
Wenn Sie möchten, dass die Eröffnungsbuchungen des nächsten Jahres aktuell sind, wählen Sie "Korrigieren".
Hinweis
| Diese Einstellungen werden von der letzten Jahresübernahme angezeigt und für die EB-Korrektur verwendet. Sollen die Einstellungen geändert werden, muss eine vollständige Jahresübernahme durchgeführt werden. |
Hinweis
| Wird in der neuen Buchhaltung gerade gebucht, erscheint die Abfrage nach der EB-Korrektur nicht. |
Bei der Jahresübernahme werden die EB-Buchungen (OP-Übernahme Personenkonten und Sachkonten) bei einer neuerlichen Jahresübernahme nur dann aktualisiert, wenn sich folgende Felder bei der Buchung im Vorjahr geändert haben:
- Belegdatum
- Buchungsbetrag
- Buchungstext
- Währung
- Gegenkonto
- Belegnummer
- Externe Belegnummer
- Steuercode
- Prozentsatz
- LandNr
- FilialNr
- OP-Betrag
- IC-Code
- Ablaufnummer und Ablauftyp
- Projektnummer
- TR/SR-NichtSteuerbar und
- TR/SR-Orig.KontoNr
- Kontengruppe
- Notiz: Wenn im aktuellen Jahr die bestehende EB-Buchung noch keine Notiz hat, die dazugehörige Buchung im Vorjahr jedoch schon, dann wird die Notiz bei einer erneuten Jahresübernahme aktualisiert.
- Dokumentenzuordnungs-ID: Wenn im aktuellen Jahr die bestehende EB-Buchung noch keine DKZ-ID hat, die dazugehörige Buchung im Vorjahr jedoch schon, dann wird die DKZ-ID bei einer erneuten Jahresübernahme aktualisiert.
- Gesellschafternummer
Hinweis
| Es werden nur jene Felder korrigiert, welche auch geprüft werden. Alle anderen Felder bleiben wie ursprünglich übernommen auf der Buchung bestehen. |
Ist eine Kostenrechnung vorhanden und weicht die Kostenstellen, Kostenträger, ... der Buchung des alten WJ von denen der EB-Buchung im neuen Jahr ab, muss mittels einer manuell angestoßenen Jahresübernahme eine Korrektur durchgeführt werden.
Die Prüfung, ob sich die EB-Salden verändert haben, kann nur gemacht werden, wenn bereits einmal eine Jahresübernahme in der NTCS gestartet wurde. Zusätzlich müssen zwingend die Vorjahre und Folgejahre am FIBU-Stamm hinterlegt werden.
EB-Übernahme am Bildschirm-Kontoblatt
Zusätzlich gibt es am Bildschirm-Kontoblatt die Möglichkeit, für das aktuelle Konto im neuen Jahr, die EB-Übernahme aus dem Vorjahr zu starten.
Sie finden diese Variante am Kontoblatt unter Funktionen → EB-Übernahme aktuelles Konto. Diese Funktion ist inaktiv, wenn:
- keine Vorjahres-FIBU existiert
- noch keine EB-Übernahme durchgeführt wurde
- wenn bei der letzten Jahresübernahme für die Kontengruppe des aktuellen Kontos der EB-Übernahmecode "Keine Übernahme" gesetzt wurde oder
- wenn das aktuelle Konto ein Erfolgskonto ist (außer es handelt sich um ein überlanges Geschäftsjahr)
Jahresübernahme mit Kontenverteilung
Mithilfe der Kontenverteilung ist es möglich, Konto-Neuanlagen und/oder -Änderungen von einer FIBU (Quell-FIBU) in andere FIBUs (Ziel-FIBUs) automatisch verteilen zu lassen. Die zu verteilende FIBU ist häufig der Kontorahmen, kann aber auch eine beliebige andere FIBU oder ein Vorjahr sein.
Folgende Hinweise erscheinen nach der Jahresübernahme, je nachdem, ob zuerst die Quell- oder die Ziel-FIBU übernommen wird:
Jahresübernahme einer Ziel-FIBU, bei deren Quell-FIBU noch keine Jahresübernahme durchgeführt wurde
Hinweis, dass die neue Ziel-FIBU in der Kontenverteilung der Quell-FIBU des Vorjahres eingetragen wurde. Wird die Übernahme der Quell-FIBU im Nachhinein durchgeführt, so wird die Ziel-FIBU in der Kontenverteilung angepasst.
Jahresübernahme der Quell-FIBU; Ziel-FIBU ist noch nicht vorhanden
Die Ziel-FIBUs des Vorjahres werden bei der Jahresübernahme der Quell-FIBU automatisch mitgezogen! Das bedeutet, dass Änderungen in der Quell-FIBU des neuen Jahres automatisch in alle Vorjahres-Ziel-FIBUs geschrieben werden! Möchten Sie das verhindern, entfernen Sie unter Stammdaten → Konten → Extras → Kontenverteilung der Quell-FIBU des neuen Jahres die Vorjahres-Ziel-FIBUs.
Jahresübernahme einer Ziel-FIBU; von der Quell-FIBU wurde bereits eine Jahresübernahme durchgeführt
Hinweis, dass die Ziel-FIBU des neuen Jahres in die Verteilung der Quell-FIBU des neuen Jahres hinzugefügt wurde.
Gesellschafternummer
Bei Sachkonten ohne OP-Führung, auf denen ein Gesellschafterkontentyp hinterlegt worden ist, werden Buchungen mit erfasster Gesellschafternummer pro Nummer als eigene EB-Buchung übernommen. Wird zusätzlich mit verschiedenen Währungen gearbeitet, wird pro Nummer und Währung eine eigene EB-Buchung durchgeführt.
Bei der OP-Übernahme wird geprüft, ob sich die Gesellschafternummer in der Buchung geändert hat. Dann werden die EB-Buchungen korrigiert.
Automatikbuchungen
Bezüglich Automatikbuchungen (gleichbleibende Buchungen, die immer wieder verbucht werden können, z. B. Miete) gibt es bei der Jahresübernahme einige Besonderheiten:
- Wenn ein Modell bereits übernommen wurde, und im neuen Jahr wurde an diesem Modell etwas geändert, wird das Modell nicht mehr mit den Daten aus dem Vorjahr überschrieben, auch wenn bei den Stammdaten grundsätzlich Neuanlage/Überschreiben eingestellt ist. Das heißt, es werden nur neue Modelle übernommen. Ein Bezug zwischen lfd. Jahr und Vorjahr kann hier nicht mehr hergestellt werden, da es sich hier um zwei unterschiedliche Modelle handeln könnte.
- Es werden nur Modelle übernommen, die aktiv sind.
- Wenn am Modell ein Gültig-bis-Datum hinterlegt und dieses kleiner als das Übernahmedatum (Wirtschaftsjahrbeginn des neuen Wirtschaftsjahres) ist, dann wird das Modell nicht übernommen.
- Wird das Modell ins neue Jahr übernommen, dann werden alle Buchungen übernommen, die aktiv sind und bei denen das Gültig-bis-Datum leer oder größer als das Übernahmedatum ist.
Hinweis
| Erfolgt die erstmalige Jahresübernahme bevor die Verbuchung der Automatikbuchungen für den letzten Monat des Wirtschaftsjahres gestartet wurden, hat dies ein Anzeigeproblem im neuen Jahr zur Folge. Eine weitere Jahresübernahme nach der Verbuchung der Automatikbuchungen im letzten Monat korrigiert nicht das Datum im Feld "zuletzt verbucht" im neuen Jahr. Sobald die Verbuchung im neuen Jahr gestartet wird, wird auch die Anzeige korrigiert. |
Raten
Raten werden bei der Jahresübernahme als "normale" Buchungen in das neue Jahr übernommen. Somit können Änderungen nur im Vorjahr durchgeführt und mit einer neuerlichen Jahresübernahme in das neue Jahr übertragen werden. Eine Ratenvereinbarung kann auf einer EB-Buchung nicht erfasst werden.
Überlanges Geschäftsjahr
Wenn das Jahr ausnahmsweise mehr als 12 Monate umfasst gibt es in den FIBU-Stammdaten die Möglichkeit, ein überlanges Geschäftsjahr zu definieren.
Wird eine Jahresübernahme mit hinterlegtem überlangem Geschäftsjahr durchgeführt, so werden die GuV-Konten ebenfalls gegen das Eröffnungsbilanzkonto eröffnet. Somit beinhalten alle Konten der neu eröffneten FIBU als EB-Werte die (Jahres-)Werte des Vorjahres (inkl. Aufwands- und Ertragskonten).
Grundsätzlich sollten diese Einstellung vor der erstmaligen Jahresübernahme getroffen werden. Wurde jedoch die Jahresübernahme bereits durchgeführt und diese Einstellungen werden erst im Nachhinein vorgenommen, so beachten Sie, dass die Einstellungen von GJ-Beginn, GJ-Ende und überlanges Geschäftsjahr in beiden Buchhaltungen korrigiert werden müssen.
Darlehen
Im Rahmen der Jahresübernahme wird ein Darlehen in das Folgejahr übernommen, sofern das berechnete Enddatum des Darlehens später als der Beginn des neuen Wirtschaftsjahres (WJ-Beginn) in der Finanzbuchhaltung liegt.
Folgende Werte werden dabei mitübernommen:
- fixe Annuität
- Kfz
- Kfz-wertabhängig
- Notiz
- Dokumente
- Datenbesitzer
Damit wird sichergestellt, dass alle relevanten Darlehensinformationen nahtlos in das neue Wirtschaftsjahr übernommen werden.
Rumpfwirtschaftsjahr
Mittels einer Jahresübernahme ist es möglich, ein Rumpfwirtschaftsjahr anzulegen. Dazu ist es notwendig, in den FIBU-Stammdaten den richtigen WJ-Beginn und das richtige WJ-Ende zu definieren.
Bei einer weiteren Jahresübernahme, beispielsweise auf ein abweichendes Wirtschaftsjahr, wird bei der Jahresübernahme das richtige Übernahmedatum vorgeschlagen, wenn das WJ-Ende im FIBU-Stamm richtig angepasst wurde. Genaue Informationen zur Umstellung von abweichendem WJ, Rumpfjahr bzw. Kalender entnehmen Sie der Dokumentation Firmen- und FIBU-Stammdaten im Kapitel Umstellung Wirtschaftsjahr - Kalenderjahr - Rumpfwirtschatsjahr.
Jahresübernahme GoB-Richtlinien
Mittels dem Parameter EB-Korrektur bei Journalisierung in den GoB-Richtlinien kann eingestellt werden, ob eine EB-Korrektur bei bereits GoB-journalisierten EB-Buchungen durchgeführt werden darf.
Diesen Parameter finden Sie unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU Parameter → GoB-Richtlinien → EB-Korrektur bei Journalisierung:
| Hinweis | Mit der Einstellung "Hinweis" wird geprüft, ob bereits EB-Buchungen mit GoB-Journalnummer größer "null" in einem bereits journalisierten Kreis vorhanden sind. In diesem Fall wird die EB-Übernahme mit folgender Meldung gesperrt:  Wenn nein, wird weiters geprüft, ob bereits EB-Buchungen mit GoB-Journalnummer ist gleich "null" vorhanden sind. Hier wird folgender Hinweis angezeigt - die Jahresübernahme kann fortgesetzt werden:  Mit der Einstellung "Hinweis" wird beim Export für die Betriebsprüfung die GoB-Journalnummer "null" vergeben. |
| Sperre | Mit der Einstellung "Sperre" wird geprüft, ob bereits EB-Buchungen mit GoB-Journalnummer ist größer "null" oder ist gleich "null" in einem bereits journalisierten Kreis vorhanden sind. Ist das der Fall wird die EB-Übernahme gesperrt.  Mit der Einstellung "Sperre" wird beim Export für die Betriebsprüfung eine fortlaufende GoB-Journalnummer vergeben. |
Hinweis
| Eine Abweichung von der BMD Standardeinstellung widerspricht den GoB-Richtlinien! |
Saldo am Eröffnungsbilanzkonto
Bleibt nach der Jahresübernahme am EB-Konto des neuen Jahres ein Saldo stehen, kann dies verschieden Ursachen haben.
- Wurde die Jahresübernahme für alle Konten durchgeführt?
Wurde die Jahresübernahme noch nicht für alle Konten durchgeführt, kann es natürlich vorkommen, dass am EB-Konto noch ein Saldo vorhanden ist.
Im Buchungsprogramm kann unter Funktionen → Summencheck → Funktionen die "Saldenprüfung" gestartet werden.
In diesem Protokoll können Sie kontrollieren, für welche Konten die Jahresübernahme noch nicht (vollständig) erfolgt ist.
- Wurde der Gewinn im Vorjahr umgebucht?
Kontrollieren Sie, ob der Gewinn im Vorjahr bereits umgebucht wurde, indem Sie in der Vorjahresbuchhaltung in das Buchungsprogramm einsteigen und dort ein Buchungssymbol auswählen, bei welchem die Anzeige für die Gewinnsumme aktiviert ist.
Der Gewinn/Verlust wird oberhalb der Buchungszeile angezeigt.
Verbuchen Sie den Gewinn/Verlust im Vorjahr und führen Sie anschließend die Jahresübernahme erneut durch.
Nähere Informationen finden Sie unter Gewinn/Verlustverbuchung.
- Bestehen im Vorjahr Differenzen im Summencheck?
Steigen Sie mit der Vorjahresbuchhaltung in das Buchungsprogramm ein und kontrollieren Sie unter Funktionen → Summencheck, ob Differenzen vorhanden sind.
Falls Differenzen vorhanden sind, müssen diese behoben werden. Anschließend führen Sie die Jahresübernahme erneut durch.
- Ist der Saldo am EB-Konto im Vorjahr 0?
Bitte kontrollieren Sie, ob der Saldo am EB-Konto im Vorjahr auf 0 ist. Steht im Vorjahr bereits ein Saldo am EB-Konto, müssen Sie die Ursache dafür im Vorjahr suchen und beheben und anschließend die Jahresübernahme erneut durchführen.
- Gibt es Direktbuchungen am EB-Konto?
Direktbuchungen auf das EB-Konto (z. B. Umbuchungen) oder manuelle EB-Buchungen, welche nicht mit einem Buchungssymbol gebucht wurde, welches die Buchungsart "EB-Buchung" hinterlegt und das "EB-Kennzeichen" aktiviert hat, können einen Saldo am EB-Konto verursachen.
Achtung!
| Manuelle EB-Buchungen sind immer mit dem jeweiligen gekennzeichneten EB-Symbol im ersten Monat des neuen Wirtschaftsjahres einzubuchen. Ansonsten fehlen diverse Kennzeichen und das Programm übernimmt die Werte aus dem Vorjahr bei einer automatischen Jahresübernahme erneut. Dadurch kommt es nicht nur zu doppelten Werten auf den Aktiv- und Passivkonten, sondern auch zu einem Saldo am EB-Konto. |
- Gibt es Fehler in der Buchhaltung?
Konten- oder Summenfehler bzw. OP-Differenzen (z. B. aufgrund von Abstürzen ...) können natürlich ebenso Ursache für eine unvollständige bzw. fehlerhafte Übernahme sein.
Kontrollieren Sie die Vorjahresbuchhaltung sowie auch die neue Buchhaltung mit den jeweiligen Kontrollprogrammen, welche Sie im Summencheck unter dem Punkt "Funktionen" finden.
- Gibt es eine EB-Buchung auf einem GuV-Konto?
Kontrollieren Sie, ob auf einem Aufwands- oder Erlöskonto ein EB-Saldo übernommen wurde.
Ursache dafür kann zum Beispiel sein, dass am Konto zum Zeitpunkt der Stammdatenübernahme eine falsche Kontenart hinterlegt war. (Aktiv oder Passiv)
Am einfachsten finden Sie betreffende Konten mit einer Saldenliste mit EB-Spalte. Kontrollieren Sie, ob bei einem Konto der Klassen 4-8 EB-Werte angezeigt werden.
Korrigieren Sie anschließend die Kontoart in beiden Jahren und stornieren Sie die EB-Buchung mit dem jeweiligen EB-Symbol im ersten Monat des Wirtschaftsjahres.
- Falsche Kontenart bei einem Aktiv-/Passivkonto?
Es kann natürlich sein, dass bei einem Aktiv- oder Passivkonto eine falsche Kontenart (Aufwand bzw. Ertrag) hinterlegt ist bzw. war. Kontrollieren Sie die Kontenart in den Kontenstammdaten oder drucken Sie eine Erfolgsrechnung aus.
- Eröffnungsbilanzkonto als EB-Buchkonto?
Ist das EB-Konto bei einem anderen Konto als EB-Buchkonto hinterlegt, kann das ebenfalls zu einem Saldo am EB-Konto führen.
Die Hinterlegung eines EB-Buchkontos hat zur Auswirkung, dass der Vorjahressaldo eines Kontos auf einem anderen Konto als EB eröffnet wird. Damit muss im neuen Jahr keine manuelle Umbuchung gemacht werden (z. B. Jahresgewinn soll am Konto "Gewinnvortrag Vorjahr" eröffnet werden).
Kontrollieren Sie bei sämtlichen Sachkonten das Feld "EB-Buchkontonummer" bzw. können Sie auch in der Kontenliste die Spalte hinzufügen, damit Sie einen Gesamtüberblick haben.
- Konto für die Übernahme gesperrt?
Kontrollieren Sie auf den Sachkonten zusätzlich das Feld "EB-Kennzeichen". Ist das Konto für die Übernahme gesperrt, wird dieses nicht ins neue Jahr übernommen.
- Technische Probleme während der Jahresübernahme?
Kam es während der Jahresübernahme zu technischen Problemen (z. B. Stromausfall), kann es natürlich sein, dass die EB-Buchungen aus diesem Grund nicht vollständig gebucht wurden.
Sollte eine neue neuerliche Übernahme zu keiner Lösung führen, kontrollieren Sie die Buchhaltung des neuen Jahres auf Differenzen im Summencheck und auch auf weitere Fehler in den Kontrollprogrammen.
Besteht z. B. bei den EB-Buchungen keine Soll-Haben-Gleichheit, kann es sein, dass aufgrund der technischen Probleme die Gegenbuchung auf das EB-Konto fehlt oder in falscher Höhe gebucht wurde.
- Konto wird im neuen Jahr nicht eröffnet?
Wird ein bestimmtes Konto im neuen Jahr nicht eröffnet, kontrollieren Sie bitte am Kontenstamm die Felder "EB-Buchkontonummer" und "EB-Kennzeichen".
Mit dem Feld "EB-Kennzeichen" können Sie die Stammdaten- oder EB-Übernahme des Kontos sperren.
Das Feld "EB-Buchkontonummer" bewirkt, dass der Vorjahressaldo im neuen Jahr am hinterlegten EB-Buchkonto eröffnet wird.
Weiters kontrollieren Sie bitte, ob das Konto in beiden Jahren existiert. Gibt es das Konto im Vorjahr nicht, kann ein bestehender EB-Wert nicht aufgelöst werden. Stornieren Sie die Buchung im neuen Jahr manuell mit dem jeweiligen EB-Symbol im ersten Monat des Wirtschaftsjahres oder legen Sie das Konto im Vorjahr an, bevor Sie eine neuerliche EB-Übernahme starten.
Kontrollieren Sie zudem die Kontoart in der Vorjahres- und in der aktuellen Buchhaltung sowie die Kontengrenzen beider Buchhaltungen.
- Eine Eröffnungsbuchung ist doppelt vorhanden (auf 2 verschiedenen Personensammelkonten)?
Wenn Sie eine Kontenumstellung von einem Konto durchgeführt haben, welches in den Fixkonten als Personensammelkonto hinterlegt ist, kann es zu doppelten EB-Buchungen kommen. Dazu kommt es dann, wenn im Folgejahr ein Personensammelkonto auf eine neue Kontonummer (mittels Kontenumstellung) umgestellt wurde. Somit ist im neuen Wirtschaftsjahr ein anderes Sammelkonto hinterlegt als im Vorjahr.
Aus diesem Grund wird empfohlen, eine Kontenumstellung mit mindestens einem Vorjahr durchzuführen! Sie können die doppelte Buchung jedoch korrigieren, indem Sie am Personensammelkonto im Vorjahr im Feld "RLG-Referenz-Konto" das Konto hinterlegen, auf welches umgestellt wurde und umgekehrt im Folgejahr im Feld "RLG-Referenz-Konto", das "alte" Personensammelkonto mit "-" davor eintragen. Das Programm erkennt, dass hier eine Umstellung erfolgt ist, und durch eine erneute EB-Korrektur wird die doppelte Buchung richtiggestellt.
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