Grundlegende Informationen zur Kostenrechnung finden Sie unter Erste Schritte.
Inhalt
Genau wie eine Finanzbuchhaltung existiert auch eine Kostenrechnung jahresbezogen. Durch die Jahresübernahme in der Kostenrechnung werden alle erforderlichen Daten (insbesondere die Stammdaten) für das neue Jahr angelegt. Zusätzlich werden bei Kostennummern mit
VJ-Saldofortführung (häufig bei Kostenträgern eingestellt) die Vorjahressalden in das neue Jahr übertragen.
Der beste Zeitpunkt zur Durchführung der Kore-Jahresübernahme ist direkt bei der Fibu-Jahresübernahme im Schritt "Jahresübernahme KORE-Basis":
Zur Planung von Kore-Folgeplanjahren ist
keine Jahresübernahme nötig! Die einzige Ausnahme ist, wenn die Umlage der Planwerte in den Planjahren unterschiedlich eingestellt werden soll. Planen Sie bitte die Folgeplanjahre im aktuellen Jahr mit Hilfe der Mehrjahresplanung (siehe auch
Umstellung auf die Mehrjahresplanung).
Vor der ersten Jahresübernahme empfehlen wir, jene Kostennummern, welche im neuen Jahr
nicht mehr benötigt werden, mit einem
Endedatum zu versehen. Diese Kostennummern werden im nächsten Jahr automatisch auf inaktiv gesetzt und scheinen somit in Suchroutinen und in den Kostenstammdaten nicht mehr auf. Siehe:
Jahresübernahme mit Endedatum.
Zum Wirtschaftsjahresende empfiehlt sich folgende
Reihenfolge bei der Jahresübernahme:
- Übernahme der Fibu
- Übernahme der Kore
- Kontrolle der Kore-Fibu-Zuordnung
Die Jahresübernahme der Fibu befindet sich unter FIBU → Stammdaten → Jahresübernahme.
Mit dem Jahresübernahmeassistenten können Sie in wenigen Schritten eine Jahresübernahme einer Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung durchführen. Folgen Sie dazu den Fragen bzw. Eingabemasken - Hinweistexte liefern Ihnen die nötigen Infos und Hintergründe.
Wird bei der ersten Jahresübernahme der Fibu eine Kostenrechnung gefunden, erscheint bei der Fibu-Jahresübernahme der Schritt "Jahresübernahme KORE-Basis":

Damit in der Fibu des neuen Jahres mit Kostendaten gebucht werden kann, muss zwingend die Kore Jahresübernahme gestartet werden! Wird die Kore-Jahresübernahme nicht zu diesem Zeitpunkt durchgeführt, werden die Fibu-Buchungen ohne Kostendaten (KST, KTR, ...) gespeichert und es sind manuelle Nacharbeiten in der Kostenrechnung notwendig. Wir empfehlen Ihnen, die Kore-Jahresübernahme in diesem Schritt durchzuführen!
Die Jahresübernahme in der Kore sorgt dafür, dass sämtliche relevante Stammdaten, Einstellungen und VJ-Salden ins neue Jahr übernommen werden.
Wählen Sie bitte die Kore aus, für die die Jahresübernahme gestartet werden soll. Grundsätzlich müssen die vorgeschlagenen Werte nur bestätigt werden.
Jahresübernahme durchführen
| Ja = Standardeinstellung, bei der ersten Übernahme ins neue Jahr. Nein = Nur in seltenen Ausnahmefällen (z. B. die Kore wird nicht in der bisherigen Form weitergeführt). Im neuen Jahr kann nicht mit Kostendaten gebucht werden! |
Übernehmen von:
Firma
| Hinterlegung der aktuellen Firma, von der aus übernommen werden soll (kann nicht verändert werden). |
Kore | Hinterlegung der Kostenrechnung, von der aus übernommen werden soll (= Vorjahr). |
Übernehmen auf:
Firma
| Hinterlegung der Firma, auf die übernommen werden soll. |
Kore-Jahr | Hinterlegung des Kore-Jahres, auf das übernommen werden soll (= neues Jahr, wird im Zuge der ersten Jahresübernahme automatisch angelegt). |
Kore-Unternummer | Hinterlegung der Kore-Unternummer, auf die übernommen werden soll. Wird vom Vorjahr vorgeschlagen und muss grundsätzlich nicht verändert werden. |
Die Kore-Jahresübernahme wird im Normalfall über den Fibu-Assistenten im Schritt "Jahresübernahme KORE-Basis" gestartet. Sie kann aber auch in der KORE über den Programmpunkt Stammdaten, über die Firmen- und Kore-Stammdaten (auf die zu übernehmende Kore stellen und rechter Mausklick) oder unter Stammdaten → Jahresübernahme gestartet werden.
Mit dem Jahresübernahmeassistenten können Sie in wenigen Schritten eine Jahresübernahme einer Kostenrechnung durchführen. Folgen Sie dazu den Fragen bzw. Eingabemasken - Hinweistexte liefern Ihnen die nötigen Informationen und Hintergründe.
Kore auswählen:
Grundsätzlich müssen die vorgeschlagenen Werte nur bestätigt werden und mit "Weiter" wird zum nächsten Schritt gewechselt.
Übernehmen von:
| Firma | Hinterlegung der aktuellen Firma, von der aus übernommen werden soll. |
| Kore | Hinterlegung der Kostenrechnung, von der aus übernommen werden soll (= Vorjahr). |
| Firma | Hinterlegung der Firma, auf die übernommen werden soll. |
| Kore | Hinterlegung des Kore-Jahres, auf das übernommen werden soll (= neues Jahr, wird im Zuge der ersten Jahresübernahme automatisch angelegt). |
| Kore-Unternummer | Hinterlegung der Kore-Unternummer, auf die übernommen werden soll. Wird vom Vorjahr vorgeschlagen und muss grundsätzlich nicht verändert werden. |
Jahresübernahme Kore-Basis:
In diesem Schritt können Sie festlegen, wie die Jahresübernahme erfolgen soll. Grundsätzlich müssen die vorgeschlagenen Häkchen nur bestätigt werden:

| Übernahme der gesamten Kore | Es werden alle Stammdaten und Werte (Planwerte, VJ-Salden …) in das neue Jahr übertragen. Bei der ersten Jahresübernahme wird dieser Punkt am häufigsten verwendet. |
| Übernahme VJ-Salden | Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Kostennummern mit VJ-Saldo-Forführung vorhanden sind (z. B. Kostenträger).
Werden im alten Jahr noch Buchungen geändert oder neu erstellt, dann erfolgt bei der Übernahme/Umlage der Buchungen dieses Jahres von der Fibu in die Kore die Abfrage, ob die Werte auch im neuen Jahr aktualisiert werden sollen. Wird diese Abfrage mit "Übertragen" beantwortet, ist es nicht mehr notwendig, die Übernahme der VJ-Salden mit diesem Schritt durchzuführen. Nur wenn diese Abfrage mit "Nicht Übertragen" bestätigt wird, ist die Jahresübernahme der VJ-Salden manuell durchzuführen. Stammdaten (Kostenstammdaten, Konten, Buchungsarten, Mengen, Planmodelle, Umlagevarianten/-reihenfolge), die für VJ-Salden notwendig sind, werden ebenfalls in das neue Jahr übernommen, wenn dort noch nicht vorhanden.
|
| Übernahme Stammdaten | Sehr selten: Werden im alten Jahr viele unterschiedliche Stammdaten (Kostenstellen und Bäume und Schlüssel …) neu angelegt oder verändert, können diese mit diesem Schritt ins neue Jahr übernommen werden.
Sind jedoch Stammdaten nur in einem bestimmten Bereich im alten Jahr neu angelegt worden (z. B. nur Kostenstellen), empfehlen wir, die Übernahme ins neue Jahr direkt im entsprechenden Programmpunkt mittels Übernahme bzw. Kopierfunktion durchzuführen.
Sollen für das neue Jahr vorerst nur Budgetwerte erfasst werden, ist dafür grundsätzlich keine Jahresübernahme erforderlich (siehe Umstellung auf die Mehrjahresplanung). |
Durch einen Klick auf "Weiter" wird die Jahresübernahme gestartet:
Fertig:
Am Ende der Jahresübernahme wird noch ein Protokoll angezeigt, in dem auch aufgetretene Fehler aufgelistet sind. Mit einem Klick auf "Vollständiges Übernahmeprotokoll anzeigen" kann ein detailliertes Jahresübernahmeprotokoll aufgerufen werden.
Über die Schaltfläche "Fertig" können Sie den Jahresübernahmeassistenten verlassen:
Das Logprotokoll kann nachträglich direkt aus dem Fenster für die Jahresübernahme für die jeweils ausgewählte Kostenrechnung über Extras → Logdateien ansehen aufgerufen werden.
Im Logprotokoll werden Fehler oder Hinweise, die bei der Jahresübernahme auftreten, festgehalten. Im Zusammenhang mit Stapeln gibt es eine Hinweismeldung, wenn das alte Kore-Jahr noch in einem Stapelschritt verwendet wird. Das Jahr im Stapel muss manuell ausgetauscht werden. Alternativ dazu kann im Stapel (z. B. bei der Übernahme/Umlage, beim Ausdruck, bei der Druckliste, ...) auch
"aktuelle Kore" hinterlegt werden.
Im
Zuge der Jahresübernahme wird, wenn keine Kostentypenfindung eingerichtet ist, automatisch die neue Kore als
aktuelle Kore gesetzt.
Die Kennzeichnung der aktuellen Kostenrechnung ist für die anderen Pakete (z. B. WWS, LEA, ER-Kontrolle) entscheidend, da diese auf die Stammdaten der jeweils aktuellen Kore zugreifen bzw. in diese auch verbuchen.
Ist eine
Kostentypenfindung vorhanden oder soll die aktuelle Kore geändert werden, kann ab dem Zeitpunkt, auf dem die anderen Pakete auf das neue Jahr zugreifen sollen, über die Firmen- und Kore Stammdaten das Feld
Aktuelle Kore manuell eingestellt werden (auf der Kore
→ rechte Maustaste
→ Als aktuelle Kore übernehmen):
Werden nach der Jahresübernahme in beiden Jahren (VJ und lfd. Jahr) Kostennummern angelegt und sollen diese in beiden Jahren vorhanden sein, ist folgender Parameter auf "2 - Übernahme ins Folge- und Vorjahr zu setzten":
Stammdaten → Kore-Parameter → Allgemein → Kostentypen → Stammdatenneuanlagen/-änderungen übernehmen:
| Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, ob Neuanlagen und Änderungen an den Kostennummern automatisch ins Folgejahr bzw. ins Vorjahr verteilt werden sollen. Die Einstellung greift auch, wenn Neuanlagen oder Änderungen an den Kostennummern über eine Kostentypenfindung erfolgen, jedoch nicht bei Importen, hier erfolgt keine Verteilung.
0 - Keine Übernahme
1 - Übernahme ins Folgejahr
2 - Übernahme ins Folge- und Vorjahr Der Parameter ist auf 2 zu setzen, wenn nach der Jahresübernahme noch in beiden Jahren (VJ und lfd. Jahr) Kostennummern angelegt werden und diese in beiden Jahren zur Verfügung stehen sollen.
Hinweis: Die Felder "Notiz", "Umstellungskostennummer" und "Kostennummer numerisch" werden nicht verteilt!
|
Hinweis | Bei der Übernahme/Umlage der Buchungen von der Fibu in die Kore im neuen Jahr bekommt die neue Kore automatisch das Häkchen "aktuelle Kore.
|
Die Kore-Fibu-Zuordnung erfolgt bei der Jahresübernahme prinzipiell automatisch.
In der Kostenrechnung unter Stammdaten
→ Firmen- und Kore-Stammdaten ist auf der neuen Kostenrechnung über Funktionen die
Kore-Fibu-Zuordnung zu öffnen und kann dort kontrolliert werden:
Alle Fibus, die in die Kostenrechnung einfließen sollen, müssen der Kostenrechnung zugeordnet werden (mittels der gelben Pfeiltasten). Die Kostenrechnung greift also auf jene Buchhaltungen zu, die im rechten Teil (unter den zugeordneten Fibus) angeführt sind.
Früher war eine mehrmalige Jahresübernahme nötig, wenn im alten Jahr noch mit Kostennummern mit VJ-Saldofortführungskennzeichen (meist bei Kostenträgern) gebucht wurde und/oder neue Stammdaten (Kostennummern, Bäume, Schlüssel, ...) angelegt wurden. Dies ist jetzt nicht mehr nötig.
Werden im alten Jahr noch
Buchungen geändert oder neu erstellt, dann erfolgt bei der Übernahme/Umlage der Buchungen dieses Jahres von der Fibu in die Kore die Abfrage, ob die Werte auch im neuen Jahr aktualisiert werden sollen. Wird die
Abfrage, ob Kostentypen mit VJ-Saldofortführung übertragen werden sollen, mit "Übertragen" beantwortet, ist es nicht mehr notwendig, die Übernahme der VJ-Salden mittels der Jahresübernahme durchzuführen:
Nur wenn diese Abfrage mit "Nicht Übertragen" bestätigt wird, ist die Jahresübernahme der VJ-Salden manuell durchzuführen (siehe
Vorjahressalden).
Beispiel
| Beispiele für die Übertragung der Werte bei Kostentypen mit VJ-Saldofortführung ins neue Jahr: - Im Vorjahr wird noch eine neue Buchung auf einer bestehenden Kostenstelle und einem bestehenden Kostenträger (mit VJ-Saldofortführung) vorgenommen.
- Im Vorjahr wird bei einer bestehenden Buchung der Kostenträger (mit VJ-Saldofortführung) geändert.
- Es wird im Vorjahr eine neue Buchung auf einen neu angelegten Kostenträger (mit VJ-Saldofortführung) erstellt.
|
Werden nach der ersten Jahresübernahme im alten Jahr noch vereinzelt Stammdaten (Kostennummern, Bäume, Schlüssel,...) angelegt oder verändert, so werden Kostennummern (KST, KTR, ...) mit der Standardeinstellung des Parameter "Stammdatenneuanlegen/-änderungen übernehmen" auch ins neue Jahr übernommen.
Die Neuanlagen/Änderungen im alten Jahr aller anderen Stammdaten (Bäume, Schlüssel, ...) und alternativ auch die Kostennummern können Sie mittels
Übernahme- und Kopierfunktionen ins neue Jahr vortragen.
Kore-Parameter → Allgemein
→ Kostentypen
→ Stammdatenneuanlagen/-änderungen übernehmen
| Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, ob Neuanlagen und Änderungen an den Kostennummern automatisch ins Folgejahr bzw. ins Vorjahr verteilt werden sollen. Die Einstellung greift auch, wenn Neuanlagen oder Änderungen an den Kostennummern über eine Kostentypenfindung erfolgen, jedoch nicht bei Importen, hier erfolgt keine Verteilung.
0 - Keine Übernahme
1 - Übernahme ins Folgejahr
2 - Übernahme ins Folge- und Vorjahr Der Parameter ist auf 2 zu setzen, wenn nach der Jahresübernahme noch in beiden Jahren (VJ und lfd. Jahr) Kostennummern angelegt werden und diese in beiden Jahren zur Verfügung stehen sollen.
Hinweis: Die Felder "Notiz", "Umstellungskostennummer" und "Kostennummer numerisch" werden nicht verteilt!
|
Hinweis | Wird der Parameter nach der Neuanlage oder Änderung von Kostennummern gesetzt, können diese erneut bearbeitet und gespeichert werden, dabei kommt nochmal die Abfrage, ob die Neuanlage/Änderung ins Folgejahr und/oder Vorjahr verteilt werden soll. |
Hier finden Sie eine
Auflistung aller Übernahme- und Kopierfunktionen:
- Übernahme Kostennummer: Stammdaten → Kostenstammdaten - Funktion →Übernahme aus Standard
- Kopieren Kostenschlüssel: Stammdaten → Kostenschlüssel → Funktionen → Kopieren Schlüssel
- Kopieren Baum: Stammdaten → Baumzuordnung → Funktionen →Kopiere Baum
- Kopieren Zuschläge: Stammdaten → Zuschläge → Funktionen →Kopieren Zuschlag
- Kopieren Umlagevarianten: Stammdaten → Umlagereihenfolgen → Umlagevarianten → Extras →Kopieren
- Kopieren Bericht: Auswertungen → Berichte → Bericht →
Bericht kopieren
Bei Verwendung von Kostennummern (meist Kostenträgern) mit dem
Vorjahressaldofortführungskennzeichen werden die Salden der Vorjahre in das neue Jahr mitgenommen, damit beispielsweise bei längerfristigen Projekten im aktuellen Jahr wahlweise auch die bisher aufgelaufenen Gesamtkosten (inklusive der Vorjahre) ausgewertet werden können.
Grundsätzlich werden die VJ-Salden bei neuen oder geänderten Buchungen im alten Jahr im Zuge der Übernahme/Umlage aktualisiert.
Nur wenn die
Abfrage, ob Kostentypen mit VJ-Saldofortführung übertragen werden sollen, mit "Nicht Übertragen" bestätigt wird, ist die Jahresübernahme manuell mit folgenden Einstellungen durchzuführen:
Im nächsten Schritt können Sie auswählen, welche Werte übernommen werden. Grundsätzlich sind immer Ist- und Planwerte zu übernehmen.
| Istwerte | Bei allen Kostennummern mit VJ-Saldofortführung werden die Istwerte/Istmengen (inkl. umgelegter Werte) ins neue Jahr vorgetragen.
|
| Planwerte | Bei allen Kostennummern mit VJ-Saldofortführung werden die Planwerte/Planmengen (inkl.umgelegter Werte, Notizen und allgemeiner Kennzahlen und Abhängigkeiten) ins neue Jahr vorgetragen.
|
Hinweis | Stammdaten (Kostenstammdaten, Konten, Buchungsarten, Mengen, Planmodelle, Umlagevarianten/-reihenfolge), die für VJ-Salden notwendig sind, werden ebenfalls in das neue Jahr übernommen, wenn dort noch nicht vorhanden (nur Neuanlagen).
|
Sind Stammdaten nur in einem bestimmten Bereich im alten Jahr neu angelegt worden (z. B. nur Kostenstellen, nur Schlüsseln,... ), empfehlen wir, die Übernahme ins neue Jahr direkt im entsprechenden Programmpunkt mittels
Übernahme bzw. Kopierfunktion durchzuführen.
Nur wenn im alten Jahr viele unterschiedliche Stammdaten (Kostenstellen und Bäume und Schlüssel …) neu angelegt oder verändert wurden, können diese mit einer neuerlichen Jahresübernahme ins neue Jahr übernommen werden.
In diesem Fall ist die Einstellung "Übernahme Stammdaten" auszuwählen:
Im nächsten Schritt kann ausgewählt werden, wie die Stammdaten übernommen werden sollen:
Konkret darf die Ausprägung nicht auf "Nein, wenn Daten vorhanden" stehen, weil hier die neuen Stammdaten nicht übernommen werden. Empfohlen wird die Ausprägung "Nur Neuanlagen", damit bleiben Änderungen von Kostentypen, die im neuen Jahr bereits durchgeführt worden sind, erhalten.
Kore-Stammdaten
| Neuanlage und Überschreiben: Bei einer wiederholten Jahresübernahme werden aus dem Vorjahr sowohl Änderungen als auch Neuanlagen übernommen. Stammdaten, die im neuen Jahr bereits neu angelegt worden sind (und somit im Vorjahr nicht existieren), bleiben dabei natürlich erhalten. Ausgenommen davon ist die Kontenzuordnung. Ein bereits zugeordnetes Konto wird im neuen Jahr nicht mehr umgegliedert.
Nur Neuanlagen: Bei einer wiederholten Jahresübernahme werden nur neu angelegte Stammdaten, die es im neuen Jahr noch nicht gibt, aus dem Vorjahr übernommen.
Nein, wenn Daten vorhanden: Stammdaten, die bereits einmal übernommen worden sind, werden bei einer wiederholten Jahresübernahme gar nicht mehr berücksichtigt. |
Nicht mehr benötigte Kostennummern, (Kostenstellen, Kostenträger ...) die mit einem
Endedatum versehen sind, werden zum Zweck eines möglichen VJ-Vergleichs in das nächste Jahr mitübernommen. In den Kostenstammdaten werden diese allerdings inaktiv dargestellt. Das heißt standardmäßig werden sie nicht mehr angezeigt, können aber über Ansicht -
aktive/abgelaufenen Kostennummern wieder eingeblendet werden.
Voraussetzung ist, dass folgender Parameter auf 0 gesetzt ist, bevor die Jahresübernahme durchgeführt wird:
Stammdaten → Jahresübernahme → Auswahl des zu übernehmenden Jahres → Extras → firmenbezogene Einstellungen → Allgemein - 0 - Stammdaten werden übernommen, aber als inaktiv angezeigt:
Achtung! | Im neuen Jahr abgelaufene Kostennummern werden automatisch aus den Kostenschlüsseln und aus den Umlagereihenfolgen (sofern die Kostennummer dort als Einschränkung hinterlegt wurde) entfernt! Ein manuelles Nachbearbeiten der Kostenschlüssel und Umlagereihenfolgen ist notwendig! Es erfolgt ein entsprechender Hinweis im Protokoll der Jahresübernahme:
|
Hinweis | Kostennummern können auch im Nachhinein im neuen Jahr, mit der Hinterlegung eines Endedatums, noch inaktiv gesetzt werden. Bereits inaktive Kostennummern können wieder reaktiviert werden, indem man diese in den Kostenstammdaten über Ansicht → aktive/abgelaufenen Kostennummern wieder einblendet und einfach das Endedatum entfernt.
Mit der Funktion Endedatum setzen wird automatisiert das jeweilige Wirtschaftsjahrende bei allen nicht verwendeten Kostennummern eines Kostentyp (KST, KTR, ABT, DIM, GB) als Endedatum eingetragen. Somit können diese Kostennummern bei der Jahresübernahme ausgeschieden / inaktiv gesetzt werden. Als nicht verwendete Kostennummern, zählen jene Kostennummern, die weder in den Stammdaten der Kore (Bäume, Schlüssel, Zuschläge) verwendet werden, noch Werte (Ist-, Plan-, Umlage-, VJ-Saldo-Werte) aufweisen. Ist bei einer nicht verwendeten Kostennummer bereits ein Endedatum eingetragen, wird dieses nicht überschrieben!
|
Mithilfe der
Kostenstammverteilung ist es möglich, Kostennummern-Neuanlagen und/oder -Änderungen von einer Kostenrechnung (Quell-Kore) in andere Kostenrechnungen (Ziel-Kores) automatisch verteilen zu lassen. Die zu verteilende Kore ist häufig eine Standardkostenrechnung, kann aber auch eine beliebige andere Kore oder ein Vorjahr sein.
Für einen reibungslosen Ablauf empfehlen wir, erst die Jahresübernahmen der Ziel-Kores durchzuführen und danach die Quell-Kore zu übernehmen. Hinterlegungen in der Kostenstammverteilung werden nur bei der erstmaligen Jahresübernahme der Quell-Kore mitgenommen!
Folgende Hinweise erscheinen nach der Jahresübernahme, je nachdem, ob zuerst die Quell- oder die Ziel-Kore übernommen wird:
Hinweis, dass die neue Ziel-Kore erst mit der Jahresübernahme der Quell-Kore in die Kostenstammverteilung aufgenommen wird. Soll die Verteilung sofort wirksam werden, kann die Ziel-Kore manuell der Vorjahres-Quell-Kore zugeordnet werden.
Sind noch keine Ziel-Kores vorhanden, kann kein Datensatz in die Kostenstammverteilung übernommen werden. Die Ziel-Kores müssen nach erfolgter Jahresübernahme manuell in der Kostenstammverteilung hinterlegt werden!
Hinweis, dass die Ziel-Kore des neuen Jahres in die Verteilung der Quell-Kore manuell aufgenommen werden muss.