Erste Schritte
Die "Ersten Schritte" sind für jene gedacht, die die NTCS KORE neu kennenlernen wollen, und bieten einen kurzen Überblick über Aufbau und Ablauf einer Kostenrechnung.
Dagegen werden in den Themen die einzelnen Programmabläufe – z. B. die Anlage von Kostenstammdaten, die Überleitung der Buchungen in die Kostenrechnung, Auswertungen etc. – im Detail beschrieben.
Tipps zur Bedienung der Onlinehilfe bekommen Sie unter Wir helfen Ihnen gerne. Grundlegendes zur NTCS (unabhängig von der KORE) finden Sie im Bereich Einfache Handhabung.
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.Inhalt
Allgemeines
Diese Dokumentation zeigt die Schritte die notwendig sind, um eine Kostenrechnung anzulegen und laufend damit zu arbeiten. Grundlegende NTCS Kenntnisse, vor allem die Themen Eingeben und Bearbeiten von Daten und Feldauswahl, werden allenfalls bereits vorausgesetzt!
Standardablauf Kostenrechnung
Einleitung
Die Kostenrechnung als Hauptbestandteil des betrieblichen Rechnungswesens bildet die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens in Form von Zahlen ab. Es geht dabei um eine mengen- und wertmäßige Darstellung des Unternehmensgeschehens.
Eine Kostenrechnung liefert eine wichtige Entscheidungsgrundlage. Sie unterstützt bei der Planung und Kontrolle der Kosten, liefert einen Überblick, wo welche Kosten in welcher Höhe anfallen und wie sie sich entwickelt haben, damit flexibel und angemessen darauf reagiert werden kann.
Eine Kostenrechnung liefert eine wichtige Entscheidungsgrundlage. Sie unterstützt bei der Planung und Kontrolle der Kosten, liefert einen Überblick, wo welche Kosten in welcher Höhe anfallen und wie sie sich entwickelt haben, damit flexibel und angemessen darauf reagiert werden kann.
Der erste Schritt bei Einführung einer Kostenrechnung ist die Erstellung eines Konzeptes, das auch schriftlich festgehalten werden soll. Dabei kann eine Kostenrechnung von einer einfachen Filialtrennung bis zur komplexen Kostenrechnung reichen, in der alle zur Verfügung stehenden Kostentypen (Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche) verwendet werden.
Folgende Fragen sind bei der Konzepterstellung sinnvoll:
- Welche Auswertungen werden gewünscht?
- Welche und wie viele Kostentypen werden gebucht?
- Wie sollen die Gliederungen aussehen?
- Sind Umlagen, Zuschläge, Kennzahlen nötig?
- Werden Mengen in den Auswertungen benötigt?
- Ist eine Planung vorgesehen – werden Soll-Ist-Vergleiche benötigt?
- usw.
Außerdem ist es notwendig, in der Finanzbuchhaltung bei jeder Aufwands- und Ertragsbuchung die kostenrechnungsrelevanten Daten wie Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich oder Mengen,... zu erfassen. Bestandskonten werden eher nur selten in die Kostenrechnung übernommen. Eine Bilanzerstellung auf Kostennummernbasis ist nicht möglich!
Auf Basis dieser Daten kann in der Kostenrechnung mithilfe von Gliederungen, Baumstrukturen, Umlagen, kalkulatorischen Buchungen, Planwerten, Kennzahlen usw. das Ergebnis abgerundet und über die zur Verfügung stehenden bzw. auch durch individuell erstellte Ausdrucke ausgewertet werden.
Hinweis
 | Die Kostenrechnung wird empfohlen, um bei Buchungen auf Aufwands- und Ertragskonten eine Unterscheidung nach KST, KTR usw. durchführen zu können. Einerseits können wir zur Vermeidung einer Kostenrechnung das Buchen mit Filialen bzw. eine Trennung mittels Konten oder Buchungsarten in der FIBU in diesem Zusammenhang nicht empfehlen! Andererseits ist es auch nicht möglich, eine Art Bilanz mit den Bestandskonten pro KST, KTR usw. in der KORE auszuwerten! |
Hinweis
| Im Paket "Bilanzierung und Steuern" ist es möglich, eine Steuererklärung nach Kostennummern (z. B. Kostenstelle ...) für beispielsweise Vermietungen zu erstellen. Die notwendigen Schritte dafür sind in den Steuererklärungen zu treffen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe: Hinterlegung Kostenstelle für Steuererklärung. Damit die Kostenrechnungsdaten richtig in den Steuererklärungen verwendet werden können, ist in der Kostenrechnung eine Übernahme und Umlage nötig. Zusätzlich kann folgender FIBU Parameter eingestellt werden, damit eine Abfrage für die Übernahme und Umlage nach dem Buchen erscheint: FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Kostenrechnung → Start KORE Übernahme und Umlage = JA
|
Überblick der Kostenrechnung
Das folgende Schema zeigt den Ablauf einer Kostenrechnung. Die linear dargestellten Programme und Bearbeitungsschritte stellen den einfachsten Ablauf einer Kostenrechnung dar:
Begriffsdefinitionen
Überleitung FIBU in KORE (Übernahme und Umlage): Die Buchungen werden von der Finanzbuchhaltung in die Kostenrechnung übernommen. Geänderte Buchungen werden aufgerollt und erneut übernommen. Weiters werden manuelle oder importierte Buchungen, die direkt in der Kostenrechnung erfasst worden sind, verarbeitet und die Umlage bzw. die Zuschläge berechnet.
Dieser Programmpunkt muss laufend gestartet werden. Erst wenn alle Buchungen in der Kostenrechnung verarbeitet worden sind, können Auswertungen mit den aktuellen Daten gestartet werden.
Jahresübernahme: Da die Kostenrechnung jahresbezogen existiert, ist eine Jahresübernahme notwendig. Dabei werden alle erforderlichen Daten (insbesondere die Stammdaten) vom Vorjahr ins neue Jahr übernommen. Im Standardfall ist die Jahresübernahme nur einmal beim Jahreswechsel zu starten.
Wichtige Stammdaten rund um die Kostenrechnung
Es gibt verschiedene Varianten, wo die Kore-Stammdaten (z. B. Kostenstellen, Kostenträger, Kostenschlüssel,…) in der Kostenrechnung angelegt und gewartet werden können. Grundsätzlich ist zu klären, ob mit oder ohne einer Firmengruppe gearbeitet wird.
Einen Überblick darüber finden Sie in der Hilfe: Wichtige Stammdaten rund um die Kostenrechnung.
Vorbereitungen
Anlage Firma
Damit eine Kostenrechnung verwendet werden kann, muss im ersten Schritt eine Firma angelegt werden. Unter dieser Firma wird die Kostenrechnung und die Finanzbuchhaltung je Jahr erfasst. Der Firmenstamm ist für alle Pakete gültig (nicht nur für die Kostenrechnung, sondern z. B. auch für CTR, CRM, WWS ...).
Für Ihre eigene Firma wurde bei der Installation bereits die Firma 1 mit dem Namen "Eigene Firma" für Sie angelegt. Sie können Ihre Firmenstammdaten im linken Fensterbereich mit der rechten Maustaste → Bearbeiten erfassen.
Sollten Sie noch weitere Firmen benötigen, können diese zusätzlich im linken Fensterbereich mit der rechten Maustaste → Neu angelegt werden.
Wichtige Felder Firmenstamm:
| Firma | Anlage der Firma mit einer bis zu 9‐stelligen, frei wählbaren Firmennummer, wobei die Firmennummer 100 für den Standardkontorahmen reserviert ist und Steuerberater die Klientennummer als Firmennummer verwenden. |
Name, Straße, ... | Stammdaten der Firma |
Aktuelle FIBU | Die aktuelle FIBU ist die FIBU jenes Wirtschaftsjahres, in der vorrangig gearbeitet wird. Entscheidend ist das richtige FIBU‐Jahr dann, wenn andere NTCS Pakete zusätzlich zur FIBU verwendet werden. In diesen anderen Paketen (z. B. NTCS Lohnverrechnung) werden die Stammdaten der jeweils aktuellen FIBU gezeigt bzw. wird in die jeweils aktuelle FIBU verbucht. |
Aktuelle KORE | Hinterlegung der aktuellen Kostenrechnung – alle anderen Pakete greifen auf diese KORE und deren Stammdaten zu. Die Stammdaten der jeweils aktuellen KORE (KST, KTR, …) werden dann zum Beispiel in der ER‐Kontrolle angezeigt und können bebucht werden. |
Anlage Kostenrechnung
Zu dieser Firma ist nun eine Kostenrechnung anzulegen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Neuanlage Kostenrechnung
Diese Art der Neuanlage wählen Sie, wenn Sie völlig neu beginnen und es keinerlei bestehende Daten gibt, die übernommen werden können.
Der Einstieg erfolgt unter Kostenrechnung → Stammdaten → Firmen und KORE-Stammdaten → rechtes Fenster (Reiter KORE) → rechte Maustaste → Neu (F5).
Wichtige Felder Kostenrechnung:
| Firma | Firma, zu der die Kostenrechnung angelegt wird. | ||
KORE-Jahr | Jahr, in dem die Kostenrechnung angelegt wird. | ||
KORE-Unternummer | Gibt es in einem Jahr mehrere Kostenrechnungen, müssen diese mittels Unternummern getrennt werden (kommt sehr selten vor, beispielsweise bei zusätzlich konsolidierten Kostenrechnungen). | ||
KORE-Name | Name der Kostenrechnung (Vorschlag aus Firmenname, Jahr und Unternummer) | ||
WJ-Beginn/Ende | Wirtschaftsjahr der Kostenrechnung (kann von jenem der FIBU abweichen) | ||
Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen, Geschäftsbereiche | Definition der in der Kostenrechnung benötigten Kostentypen. Neben Kostenstellen und Kostenträgern können auch Abteilungen,Dimensionen und Geschäftsbereiche verwaltet werden. Beispiele: KST – Abteilungen (z. B. Produktion, Verkauf, Verwaltung) KTR – Produkte, Baustellen, Projekte, Kurse, Dienstleistungen, … ABT – Regionen, Länder, … DIM – Fahrzeuge, Sparten, Projektleiter, … GBR – Kunden, Lieferanten, … Hinweis
| ||
Mengen | Kennzeichen, ob in der Kostenrechnung mit Mengen (Stunden, Kilo, Kilometer, …) gearbeitet wird. | ||
Firmen-/KORE-Nr. Vorjahr | Wird bei der Jahresübernahme automatisch befüllt. Wichtig für Vorjahresvergleiche. | ||
Firmen-/KORE-Nr. Folgejahr | Wird bei der Jahresübernahme automatisch befüllt. |
Hinweis
| Es müssen alle Kostenrechnungen, die für Vorjahresvergleiche benötigt werden, pro Jahr angelegt werden, wobei die Neuanlagen in weiterer Folge durch die Jahresübernahme ersetzt werden. |
Import KORE vom Steuerberater
Wenn Ihr Steuerberater mit BMD NTCS arbeitet, kann er Ihnen Ihre Kore exportieren und Ihnen z. B. per E-Mail übermitteln.
Unter KORE → Import und Export → Import bzw. unter KORE → Stammdaten → Firmen- und KORE-Stammdaten → rechte Fensterseite → rechte Maustaste → Import können Sie die übermittelte *.kor Datei importieren.
Anlage Finanzbuchhaltung
Meistens ist die Buchhaltung bereits vor der Kostenrechnung vorhanden. Sollte das nicht der Fall sein, kann nun die Anlage der Buchhaltung bzw. aller für die Kostenrechnung relevanten Buchhaltungen (kalkulatorische Buchhaltungen) erfolgen. Wird mit der Finanzbuchhaltung auch in anderen Paketen gearbeitet (FIBU, ER-Kontrolle, Controlling, Bilanz ...), soll die Anlage direkt in der FIBU erfolgen. Für Folgejahre wird die Neuanlage durch die Jahresübernahme ersetzt.
Der Einstieg erfolgt unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → rechtes Fenster → rechte Maustaste → Neu (F5).
KORE-FIBU-Zuordnung
Im Anschluss an die Anlage der Firma, der Fibus(s) und der Kore(s) müssen die Buchhaltungen der jeweiligen Kostenrechnung zugeordnet werden. Erst durch diese Zuordnung weiß die Kostenrechnung, aus welchen Fibus die Buchungen importiert werden müssen.
Der Einstieg erfolgt unter Kostenrechnung → Stammdaten → Firmen- und KORE-Stammdaten → Menü "Funktionen" → KORE-FIBU Zuordnung → Zuordnung der Fibu(s) (von der linken in die rechte Bildschirmhälfte):
Weitere Stammdaten
Anlage Kostenstammdaten
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um in der Kostenrechnung Kostenstammdaten (Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen, Geschäftsbereiche) anzulegen:
- Anlage oder Import im Programmpunkt "Kostenstammdaten"
- Anlage Kostenstammdaten beim Buchen
- Übernahme aus einem Standard
- Durch Verwendung der Kostentypenfindung werden beispielsweise Projekte aus dem Paket CRM automatisch als Kostenträger, oder Kunden und Lieferanten aus dem Paket FIBU als Geschäftsbereich in der Kore angelegt.
Anlage oder Import von Kostenstammdaten
Kostenstammdaten können direkt in der Kostenrechnung im Programmpunkt Stammdaten → Kostenstammdaten angelegt werden. Die möglichen Einstellungen sind dabei für alle Kostentypen gleich.
Standardfelder Kostenstammdaten:
Definition, ob es sich um eine Kostenstelle, einen Kostenträger, eine Abteilung, eine Dimension oder einen Geschäftsbereich handelt. Auswählbar sind Kostentypen, die zuvor im KORE-Stamm aktiviert wurden. | |
Nummer des Kostentyps. Die Anlage kann wahlweise auch auf alphanumerisch (siehe Alphanumerische Kostennummern ) umgestellt werden (numerisch bis zu 14 Stellen, alphanumerische Anlage bis zu 20 Stellen). Durch F8 oder das Symbol neben dem Feld kann für numerische Kostentypen automatisch die nächste frei Nummer vorgeschlagen werden. Bei alphanumerischen Kostentypen ist das nicht möglich und es wird mit der Meldung "Die nächste freie Kostennummer kann nicht automatisch ermittelt werden, weil der Kostentyp am KORE-Stamm alphanumerisch eingestellt ist" darauf hingewiesen. Hinweis: Bei der Anlage eines Baumknotens dürfen keine geschützten Leerzeichen verwendet werden! |
Kosten-Bezeichnung | Bezeichnung der Kostennummer (Name der Kostenstelle, des Kostenträgers, der Abteilung, der Dimension oder des Geschäftsbereichs). Es können bis zu 300 Zeichen verwendet werden. Hier kann auch der Name der Kostennummer geändert werden. | ||||||||||||||||
Beginndatum | Hinterlegung Beginndatum auf Kostenstamm. Buchungen vor diesem Datum (z. B. Projektbeginn bei KTR) werden zwar in die Kore übernommen, im Übernahmeprotokoll erscheint aber je nach Parametereinstellung ein Hinweis oder Fehler: "Das Belegdatum der Buchung liegt vor dem Beginndatum der KST/KTR/..." Eine fehlerhafte Buchung kann in der Kore nicht ausgewertet werden. In der Lohnverrechnung wird das Beginndatum auch am Schlechtwetterantrag angeführt. | ||||||||||||||||
Endedatum | Sollen abgelaufene Kostenstellen, Kostenträger ... in den Kostenstammdaten nicht mehr angezeigt werden, können diese durch Setzen des Endedatums auf inaktiv geschaltet werden, wenn das Endedatum kleiner als der Beginn des Wirtschaftsjahres ist. Die inaktiven (grauen) Kostennummern können über Ansicht → Abgelaufene Kostennummer wieder eingeblendet werden. Bei der Jahresübernahme werden Kostennummern, deren Endedatum kleiner als der Beginn des Wirtschaftsjahres im neuen Jahr ist, als inaktiv dargestellt, um Vorjahresvergleiche durchführen zu können. Voraussetzung dafür ist, dass der Parameter unter KORE Parameter → Jahresübernahme → Allgemein → auf "0 - Stammdaten werden übernommen, aber inaktiv angezeigt", gesetzt ist. Kostennummern, die durch die Jahresübernahme inaktiv werden, werden bei den Kostenschlüsseln im neuen Jahr entfernt. Bei der Umlage des neuen Jahres werden Sie in der Logdatei mit einem Hinweis darauf aufmerksam gemacht. In der Buchhaltung kann standardmäßig nach dem Endedatum nicht auf die inaktive Kostennummer gebucht werden. Hinweis: Hierbei erfolgt keine taggenaue Prüfung. Wurde als Endedatum z. B. der 15.12 hinterlegt, kann trotz des Parameters bis Ende Dezember auf diese Kostennummer gebucht werden, die Prüfung greift erst ab Jänner des nächsten Jahres. Soll die Prüfung wirklich ab dem 16.12 greifen, dann ist an diesem Tag manuell die Kost-Evidenz "nicht buchen" auf der jeweiligen Kostennummer zu setzen. Über den Parameter unter FIBU Parameter → Buchen → Kostenrechnung → Prüfen Kostenstamm-Endedatum kann eingestellt werden, dass trotz Endedatum auf die inaktive Kostennummer gebucht werden kann. Buchungen nach dem Endedatum werden dann zwar in die Kore übernommen, im Übernahmeprotokoll erscheint aber je nach Parametereinstellung ein Hinweis oder Fehler: "Das Belegdatum der Buchung liegt nach dem Endedatum der KST/KTR/...". Eine fehlerhafte Buchung kann in der Kore nicht ausgewertet werden. Im Reporting und bei Ausdrucken werden abgelaufene Kostennummern angezeigt, sobald Werte vorhanden sind (im lfd. Jahr oder in Vorjahren). Sollen abgelaufene Kostennummern bei den Auswertungen nicht mehr gedruckt werden, kann das Kost-Evidenz auf "nicht auswerten" gesetzt werden. In der Planung können über die Ansicht → Aktiv/Abgelaufene Kostennummern die inaktiven Kostennummern eingeblendet und Planwert erfasst werden. Soll auf inaktive Kostennummern nicht geplant werden, kann dies über den KORE Parameter → Planung → Allgemein → Abgelaufene Kostennummern laden = Nein eingestellt werden. Bei der Hinterlegung des Endedatums wird zusätzlich geprüft, ob es in der Anlagenbuchhaltung noch nach dem Endedatum aktive Anlagegüter zur jeweiligen Kostennummer gibt. Ist das der Fall, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung. Die Kostennummer muss bis zum Ausscheiden des betroffenen Anlagegutes aktiv bleiben oder die Kostennummern-Zuordnung des Anlagegutes muss in der ANBU geändert werden, sonst kommt es zu Problemen beim Verbuchen der Abschreibung. | ||||||||||||||||
Kost-Evidenz | Hier kann eingestellt werden, wie sich die Kostennummer beim Buchen, Auswerten, bei der Anzeige in der Suchroutine oder in der Planung verhalten soll.
| ||||||||||||||||
VJ Saldo Fortführung | KST, ABT, DIM und GBR sind standardmäßig ohne VJ-Saldo- Fortführung, bei KTR (mehrjährige Baustellen, Projekte, …) wird der Saldo durch die Jahresübernahme standardmäßig vorgetragen. Über dieses Feld kann gegengesteuert werden. Bei Kostennummern, die keine VJ-Saldo-Fortführung aktiviert haben, wird trotzdem ein Vorjahressaldo ausgewertet, wenn der Wert im Vorjahr in Reihenfolge auf eine Kostennummer mit VJ-Saldo Fortführung gebucht wird. | ||||||||||||||||
Zuschlagsberechnung | Gibt es in der Kostenrechnung Zuschläge (z. B. kalk. Sonderzahlungen, Material-GMK …), werden diese grundsätzlich bei allen Kostennummern gerechnet, können hier aber wahlweise deaktiviert werden. | ||||||||||||||||
Auftragssumme | Vor allem bei Kostenträgern kann die Auftragssumme als Information hinterlegt werden. | ||||||||||||||||
Verantwortlicher | Hier kann aus den Mitarbeitern z. B. für Auswertungszwecke der Kostennummern-Verantwortliche ausgewählt werden. Es wird hier die kurze Personennummer gespeichert (z. B. 101 anstatt KL1999101). In Verbindung mit diesem Feld wird in das Feld Verantwortlicher - Name der Name und in das Feld Verantwortlicher - Firma die Firmennummer übernommen. Beim Import von Kostennummern mit einem Verantwortlichen ist auch der Import der Verantwortlicher-Firma zwingend notwendig. |
Ein Import von Kostennummern kann mittels einer CSV-Datei unter den Kostenstammdaten → Extras (Fenstermenü) → Import erfolgen. Als Pflichtfelder müssen dabei nur die Felder Kostentyp, Kostennummer und Bezeichnung mitgegeben werden (die Spaltenüberschrift ist nicht verpflichtend):
Anlage Kostenstammdaten beim Buchen
Beim Buchen in der FIBU können Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche direkt in der Buchungszeile angelegt werden.
Wenn beispielsweise eine neue Kostenstelle angelegt werden soll, kann im Suchfenster (F4) mit "Neu (F5)" eine neue Kostenstelle angelegt werden:
Übernahme aus einem Standard
Die Kostennummern können in den Kostenstammdaten unter Funktionen (Fenstermenü) → Übernahme aus Standard inklusive aller Hinterlegungen von einer Standardkostenrechnung übernommen werden. Ist die Standardkostenrechnung im Firmenstamm hinterlegt, wird sie hier vorgeschlagen.
Anlage Kostenstammdaten durch eine Kostentypenfindung
Mit Hilfe der Kostentypenfindung können Stammdaten aus anderen Paketen in der Kostenrechnung automatisch auch als Kostentyp angelegt werden. Beispielsweise wird dann bei der Anlage eines Projekts in der Projektverwaltung oder auch bei der Anlage von Kunden/Lieferanten im CRM automatisch im Hintergrund auch eine entsprechende Kostennummer angelegt. Das ermöglicht auch in der Kostenrechnung Auswertungen nach Projekt, Kunde/Lieferant ...
Neben der automatischen Anlage von Stammdaten in der Kostenrechnung wird die Kostentypenfindung auch von anderen Paketen, wie z. B. der WWS, für die automatische Hinterlegung von KORE Informationen z. B. bei Aufträgen, Artikel ... verwendet.
Hinweis
| Der Programmpunkt Baumzuordnung kann dazu verwendet werden, die angelegten Kostenstellen, Kostenträger, … zu verdichten, d. h. in Gruppen zusammenzufassen. Beispielsweise könnte so eine Auswertung für das Gesamtunternehmen aufgebaut werden. |
Anlage Übernahmeschlüssel
In der Kostenrechnung können (alternativ) auch Übernahmeschlüssel angelegt werden, mit denen gesteuert wird, wie die Aufteilung des Buchungsbetrages auf die einzelnen Kostenstellen, Kostenträger, ... der jeweiligen Buchung für die Kostenrechnung erfolgen soll. Übernahmeschlüssel werden sofort im Zuge der Übernahme der Buchungen wirksam.
Zum Beispiel können mit Übernahmeschlüsseln die Stromkosten automatisch anhand der Quadratmeter auf die einzelnen Kostenstellen, Kostenträger, ... verteilt werden.
Standardfelder Übernahmeschlüssel (Schirm 1)
| Schlüsselkennzeichen | Definition, ob es sich um einen Übernahme‐ oder Umlageschlüssel handelt (wird vom Einstieg übernommen). Übernahmeschlüssel werden auf Konten hinterlegt, Umlageschlüssel auf Hilfskostenstellen. |
Schlüssel | Vergabe einer Schlüsselnummer. Wird der Schlüssel nur auf einem Konto hinterlegt, kann zum Beispiel die Kontonummer als Schlüsselnummer verwendet werden. |
Monat | Solange in diesem Feld 0 steht, gilt der Schlüssel für das gesamte Jahr (Standard). Sollte die Verteilung ab bzw. in einem Monat anders sein, muss zusätzlich zum Jahresschlüssel ein Monatsschlüssel (mit der gleichen Schlüsselnummer) angelegt werden. Bei einem Monatsschlüssel wird im Feld Kennzeichen für Monatsschlüssel eingestellt, ob der Schlüssel ab einem bestimmten Monat (häufiger) oder nur für einen bestimmten Monat (sehr selten) gilt. Schlüssel können über den Menüpunkt Funktionen auch kopiert und dann entsprechend geändert werden. |
Schlüsselname | Name des Schlüssels |
Schlüsselart | Übernahmeschlüssel können nach Prozent oder nach Bezugsgrößen angelegt werden. Bezugsgrößen können dabei individuell verwendet werden (m2, Telefonanschlüsse, …). |
Schlüssel mit KST, KTR, ... | Die Übernahme erfolgt auf Kostenstellen, Kostenträger, ... |
Standardfelder Übernahmeschlüssel (Schirm 2)
nach Prozent:
| KST, KTR, ... | Hinterlegung der empfangenden Kostenstellen, Kostenträger, ... |
Basis Prozent | Prozentsatz, anhand dessen die Kosten verteilt werden. Bei Übernahmeschlüsseln empfehlen wir eine Aufteilung zu 100 %, da ansonsten Differenzen zwischen FIBU und KORE entstehen können. |
nach Bezugsgröße:
| KST, KTR, ... | Hinterlegung der empfangenden Kostenstellen, Kostenträger, ... |
Basis Bezugsgröße | Bezugsgrößen werden direkt im Schlüssel eingegeben (Quadratmeter, Anzahl Telefonanschlüsse, …) - über diese Verhältniszahl errechnet sich das Programm dann die prozentuelle Verteilung |
Anlage Mengen
Ob in der Kostenrechnung mit Mengen gearbeitet wird, ist individuell einstellbar. Häufig werden Mengen in der Kostenrechnung verwendet, um Kennzahlen, wie zum Beispiel Umsatzerlös pro Mitarbeiter, zu berechnen. Um mit Mengen arbeiten zu können, muss zunächst in den Firmenstammdaten der KORE das entsprechende Kennzeichen gesetzt werden:
Anschließend können unter KORE → Stammdaten → Mengen die benötigten Mengen mit einer frei wählbaren Mengennummer angelegt werden:
Definition Konten
Konten können in der Finanzbuchhaltung und in der Kostenrechnung angelegt werden. Die Konten der Finanzbuchhaltung werden bei der Überleitung von der FIBU in die KORE in der Kostenrechnung angelegt. Es existieren somit getrennte Kontostammdaten.
Diese Unterscheidung ist nötig, wenn z. B. mehrere Buchhaltungen mit unterschiedlichen Kontostämmen in eine Kostenrechnung übergeleitet werden. Die Kostenrechnung muss alle Konten der zugeordneten Fibus beinhalten. Gibt es das gleiche Konto in mehreren Buchhaltungen, werden bei der Übernahme der Kontostammdaten in die Kostenrechnung die Stammdaten der ersten hinterlegten Finanzbuchhaltung übernommen.
Grundsätzlich sind für alle Konten, die in der Fibu bebucht werden, die kostenrechnungsrelevanten Einstellungen immer auf dem Fibu-Kontostamm zu treffen. Nur von kalkulatorischen Konten, die ausschließlich in der Kostenrechnung existieren, ist der Kontostamm auch in der Kostenrechnung zu warten.
Wichtige Kore-relevante Felder am Kontostamm:
| Konto in KORE | Hier wird definiert, ob die Werte des Sachkontos in die KORE übernommen werden sollen. Möglichkeiten:
Hinweis
| ||||||||||
| Kostenstellen-Kz | Dieses Feld wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden. Prinzipiell steht dieses Feld auf "Manuelle Eingabe". Es stehen aber auch noch "Fixe Kostenstelle", "Zwingende Eingabe" und "Keine Eingabe" zur Verfügung:
Beispiel
Unterschied Feld Konto in KORE: Wenn Sie auf dem Konto Büromaterial das Feld auf "Konto nicht in KORE" setzen, dann können Sie beim Buchen keinen Kostentypen erfassen. Hinweis
| ||||||||||
| Kostenstelle | Dieses Feld wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden. Es steht in Verbindung mit dem Feld Kostentyp-(= Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich)Kz. Es ist nur aktiv, wenn "fixer Kostentyp" oder "zwingende Eingabe" ausgewählt wurde.
| ||||||||||
| Das Feld "Schlüssel-Kz" wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden und mit Übernahmeschlüsseln buchen möchten. Der Schlüssel muss in der Kostenrechnung im Programmpunkt "Kostenschlüssel" als Übernahmeschlüssel angelegt werden. Folgende Einstellungen sind möglich:
| |||||||||||
Im Feld "Schlüssel" erfolgt die Eingabe der Schlüsselnummer, wenn im Feld Schlüssel-Kz "Vorschlag" oder "fixer Kostenschlüssel" eingestellt ist. Im Suchfenster für die Schlüssel (F4) werden auch immer die Details der Schlüssel dargestellt, damit ersichtlich ist, welche Kostennummern durch den Schlüssel angesprochen werden. | |||||||||||
Das Feld "Mengen-Nr-Kz" wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden und mit Mengen buchen und auswerten möchten. Möglichkeiten siehe Kostenstellen-Kz. Die Menge muss in der Kostenrechnung in den Firmenstammdaten der Kostenrechnung aktiviert und in den Stammdaten angelegt werden (siehe Mengen). Wenn das Mengen-Nr-KZ "zwingende Eingabe" eingestellt ist, muss beim Buchen in der FIBU zwar die Mengen-Nr eingegeben werden, aber eine Buchung ohne Menge ist möglich. Wenn man allerdings im "Buchungen bearbeiten" in der KORE einen Kostendetailsatz erfasst, muss bei dieser Einstellung eine Menge eingegeben werden. | |||||||||||
Das Feld "Mengen-Nr" steht in Verbindung mit dem Feld Mengen-Nr-Kz und wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden und mit Mengen buchen und auswerten möchten. |
Hinweis
| Durch Gliederungen können die Konten in der Kostenrechnung strukturiert werden. Die Konten sollen beispielsweise zu Gruppen wie Erlöse, Material, Personal, … zusammengefasst werden, um bestimmte Zwischensummen abbilden zu können. |
Buchen mit Kostenrechnung
Hinweis
| Weitere Kore-relevante Felder können über die Feldauswahl hinzugefügt werden und müssen je Buchungssymbol gespeichert werden. |
In der Buchungsmaske stehen speziell für die Kostenrechnung folgende Felder zur Verfügung:
Kore-relevante Felder:
Eingabe der Kostenstelle für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann eine neue Kostenstelle angelegt werden. Mit "+" gelangen Sie in die Aufteilung. Diese Funktion ist nötig, wenn für eine Buchung mehrere Kostenstellen erfasst werden sollen. Im Kostenaufteilungsfenster ist es möglich, Kostenaufteilungen zu importieren. Dazu steht unter Extras → der Punkt "Import Textdatei - Kostenaufteilung" zur Verfügung. Im Importfenster muss die Feldauswahl entsprechend dem CSV-File angepasst werden. Wird eine Kostenstelle eingegeben und zusätzlich auch ein Kostenschlüssel, dann erhalten Sie die Meldung, dass die eingegebene Kostenstelle in der KORE ignoriert wird. Die Kostenstelle wird auch in der Buchung nicht mehr angezeigt. D. h., sobald ein Schlüssel eingegeben wurde, wird ein + im Feld Kostenstelle angezeigt. | |||
Eingabe des Kostenträgers für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann ein neuer Kostenträger angelegt werden. Mit "+" gelangt man in die Aufteilung. Diese Funktion ist nötig, wenn für eine Buchung mehrere Kostenträger erfasst werden sollen. Bei der Schnellsuche wird das Feld "Gehört zu Kostenstelle" berücksichtigt. Das bedeutet, es werden auch die Kostenträger angezeigt, welche die eingegebene Kostenstelle laut Buchung hinterlegt haben. | |||
Eingabe der Abteilung für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann eine neue Abteilung angelegt werden. Mit "+" gelangen Sie in die Aufteilung. Diese Funktion ist nötig, wenn für eine Buchung mehrere Abteilungen erfasst werden sollen. Bei der Schnellsuche wird das Feld "Gehört zu Kostenstelle" berücksichtigt. Das bedeutet, es werden auch die Abteilungen angezeigt, welche die eingegebene Kostenstelle laut Buchung hinterlegt haben. | |||
Eingabe der Dimension für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann eine neue Dimension angelegt werden. Mit "+" gelangen Sie in die Aufteilung. Diese Funktion ist nötig, wenn für eine Buchung mehrere Dimensionen erfasst werden sollen. Bei der Schnellsuche wird das Feld "Gehört zu Kostenstelle" berücksichtigt. Das bedeutet, es werden auch die Dimensionen angezeigt, welche die eingegebene Kostenstelle laut Buchung hinterlegt haben. | |||
Eingabe des Geschäftsbereich für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann ein neuer Geschäftsbereich angelegt werden. Mit "+" gelangen Sie in die Aufteilung. Diese Funktion ist nötig, wenn für eine Buchung mehrere Geschäftsbereiche erfasst werden sollen. Bei der Schnellsuche wird das Feld "Gehört zu Kostenstelle" berücksichtigt. Das bedeutet, es werden auch die Geschäftsbereiche angezeigt, welche die eingegebene Kostenstelle laut Buchung hinterlegt haben. | |||
Im diesem Feld kann ein Übernahmeschlüssel eingegeben werden. Bei der KORE Überleitung wird auf die hinterlegten Kostenstellen, Kostenträger, … aufgeteilt. Im Suchfenster für die Schlüssel (F4) werden auch immer die Details der Schlüssel dargestellt, damit ersichtlich ist, welche Kostennummern durch den Schlüssel angesprochen werden. Hinweis  Wird in einer Buchung neben dem Schlüssel (in dem die Aufteilung der Kostenstellen hinterlegt ist) noch ein Kostenträger, … erfasst, stehen in der KORE die Daten der Buchung sowohl auf den Kostenstellen wie auch auf dem Kostenträger. Beispiel
In der KORE sieht die Aufteilung folgendermaßen aus: KST 10 € 600,-- KST 20 € 400,-- KTR 100 € 1.000,-- Wird eine Kostenstelle eingegeben und zusätzlich auch ein Kostenschlüssel, dann erhalten Sie die Meldung, dass die eingegebene Kostenstelle in der KORE ignoriert wird. Die Kostenstelle wird auch in der Buchung nicht mehr angezeigt. D. h. sobald ein Schlüssel eingegeben wurde, wird ein + im Feld Kostenstelle angezeigt. | |||
Hier wird das Kennzeichen für die im Feld KoMengen erfasste Menge, z. B. Stück, Kilometer, Stunden, … , hinterlegt. Das Mengenkennzeichen kann in den KORE-Stammdaten → Mengen angelegt werden. Besonderheiten dieses Felders in der LEA: Die Mengennummer für KORE-Buchungen aus der LEA wird entweder von der Fixierung auf dem Konto oder von der Grundeinheit genommen, welche am Artikel- bzw. Tätigkeitenstamm hinterlegt ist. Kann keine Mengennummer ermittelt werden, erfolgt keine Überleitung. Details finden Sie hier. | |||
In Verbindung mit dem Feld KoMengenNr kann hier manuell die Menge eingegeben werden (z. B. Anzahl der Stunden, Kilometer, Stück ...). | |||
Eingabe einer abweichenden Periode für die Kostenrechnung (Format JJJJMM). Wird nichts eingegeben, so ist Buchungsperiode = Kostenperiode. Eine Verschiebung in die Vergangenheit ist bis maximal zum ersten Monat des Vorjahres möglich. Beispiel
Hinweis  Wird versucht, in eine gesperrte Kostenperiode zu verbuchen, erhalten Sie beim Buchen folgende Meldung: Es ist eine Kostenperiode > der gesperrten Periode im Format "JJJJMM" zu hinterlegen, z. B. 201602, oder es wird die Sperre bis Periode am KORE-Stamm entfernt/geändert. Wird versucht, auf eine abgelaufene Kostennummer zu buchen, bekommen Sie bei gesetztem Prüf-Parameter folgende Meldung:  | |||
Monatsteiler: Anzahl der Monate, auf die die Kosten in der KORE zu gleichen Teilen aufgeteilt werden sollen, beginnend mit dem Monat, der im Feld KoPeriode eingegeben wurde. Mit Monatsteilern sollte nach Möglichkeit nur unterjährig gearbeitet werden, um Überschneidungen mit tatsächlichen FIBU-Abgrenzungen zu vermeiden. Generell empfehlen wir als Alternative zu KoPeriode und Monatsteiler die direkte Abgrenzung in der FIBU. Beispiel
Wenn bei einer Rechnung eine Kostenerfassung mit Monatsteiler erfasst worden ist, wird dieser Monatsteiler auch auf die Steuer-Sammelbuchungen übernommen, wenn das jeweilige Steuerkonto die Einstellung "Konto in KORE" hat. In folgenden Fällen wird kein Monatsteiler übernommen:
| |||
Hier kann ein Variator je Buchung erfasst werden. Beispiel
| |||
Hier kann für die Kostenrechnung ein abweichendes KORE Konto eingegeben werden. Dieses muss aber nicht in der FIBU angelegt sein, es reicht die Kontoanlage in der Kostenrechnung. |
Hinweis
| In den Feldern "KST", "KTR" ... kann auch eine neue Kostenstelle/ein neuer Kostenträger ... angelegt werden, indem mit F4 in die Suche verzweigt und dort mit F5 eine neue KST, ein neuer KTR ... angelegt wird. |
Buchen mit einer Aufteilung
Sollen in einer Buchung mehrere Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und/oder Geschäftsbereiche berücksichtigt werden, kann in den Feldern "Kostenstelle", "Kostenträger" … mit "+" die Aufteilung geöffnet werden. Die Aufteilung kann dabei betragsmäßig oder prozentuell erfolgen.
Hinweis
| Es ist nicht nötig, dafür eine Fibu-Splittbuchung mit mehreren Sachkonten zu buchen. |
Hier können für die Buchung mehrere Aufteilungssätze erfasst werden. Alle zuvor beschriebenen Felder wie "Kostenstelle", "Kostenträger", "Abteilung", "Dimension", "Geschäftsbereich", "Schlüssel", "Monatsteiler", "Menge" … stehen auch in der Aufteilung zur Verfügung.
Die benötigten Felder sind auch für Aufteilungszeilen wieder über die Feldauswahl zu laden und werden je Belegsymbol gespeichert.
Hinweis
| Es können z. B. auch je Aufteilungssatz unterschiedliche Kostenperioden und Monatsteiler gebucht werden. Über die Funktion Kostenperioden-Aufteilung können je Aufteilungssatz noch individuell die Beträge je Periode aufgeteilt werden. |
Überleitung FIBU in KORE
Übernahme Buchungen
Um die Buchungen aus der Fibu in die Kore zu übernehmen oder um Buchungen, die direkt in der Kore erzeugt bzw. in diese importiert wurden, zu verarbeiten, ist eine Überleitung notwendig. Erst wenn alle Buchungen in der Kostenrechnung verarbeitet worden sind, können die Auswertungen mit den aktuellen Daten gestartet werden.
| Firma, KORE | Firma und Kostenrechnung, für die die Daten in die KORE übernommen werden sollen. Es wird immer die zuletzt in einem Fenster verwendete Kostenrechnung vorgeschlagen. | ||
von … bis … Periode | Zeitraum, für den die Übernahme gestartet wird. Als Periode wird die "von Periode" des ersten Monats des Wirtschaftsjahres und die "bis Periode" bis zur zuletzt übernommenen Periode vorgeschlagen. Wird die "von ... bis ... Periode" einmal manuell verändert, wird dies beim nächsten Einstieg wieder vorgeschlagen (Daten werden gespeichert). Es empfiehlt sich, die Übernahme immer vom Beginn des Wirtschaftsjahres bis zum laufenden Monat durchzuführen. Wurde im KORE-Stamm eine Periodensperre gesetzt, kann die Übernahme erst ab diesem Monat gestartet werden. | ||
Übernahme | Dieser Punkt ist zwingend, damit die Daten in der KORE verarbeitet werden können. Dabei werden der Datenimport, die Aufrollung, die Übernahme der Buchungen und standardmäßig die Zuschlagsberechnung durchgeführt. Es werden die Buchungen aus den hinterlegten FIBUs übernommen. Dieser Punkt muss auch durchgeführt werden, wenn Buchungen in der KORE nachträglich geändert, manuell erfasst oder importiert wurden (siehe Buchungen bearbeiten). Werden die Zuschläge (z. B. Materialgemeinkostenzuschlag, Sonderzahlungszuschlag ...) nicht standardmäßig mit der Übernahme berechnet (siehe Parameter Zuschlagsberechnung), können diese über den Menüpunkt Extras → Berechnen Zuschläge manuell angestoßen werden (siehe auch Zuschläge). Zusätzlich erscheint bei der Übernahme ein Hinweis, dass die Übernahme ohne Zuschlagsberechnung stattfindet:  Achtung!
| ||
Umlage | Gibt es in der KORE Umlagen (weil z. B. Hilfskostenstellen auf Hauptkostenstellen umgelegt werden), müssen diese ebenfalls berechnet werden. Mit diesem Punkt werden die Umlagen aufgerollt und neu berechnet (siehe auch Umlage). | ||
Variante | Gibt es mehrere Umlagevarianten kann hier entschieden werden, ob die Umlage für alle Varianten (=keine Eingabe), oder nur für eine Variante berechnet werden soll. | ||
Verarbeitung im Hintergrund | Bei Aktivierung dieses Feldes wird die Übernahme und Umlage im Hintergrund ausgeführt, es kann währenddessen in der NTCS weitergearbeitet werden. Ist die Übernahme und Umlage fertig, erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung:  Damit die Benachrichtigung angezeigt werden kann, muss folgender CRM Parameter gesetzt sein: Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Workflow → Benachrichtigungen am Desktop anzeigen = Ja Nach Änderung dieses Parameters starten Sie bitte die NTCS neu! Hinweis
|
Ändern Buchungen
Buchungen können hinsichtlich der KORE-Erfassung direkt im Programm Buchungen bearbeiten geändert werden. Dabei ist es möglich, Kostenstellen, Kostenträger, ... KostPerioden, Mengen, ... zu ändern oder auch nachträgliche Aufteilungen zu erfassen.
Änderungen, die die Buchhaltung betreffen (Konten, Beträge …), oder Stornos von Buchungen können nur direkt in der FIBU vorgenommen werden.
Im Anschluss an die Änderung/Korrektur muss die Übernahme der Daten in die Kore neu gestartet werden, bevor dann die Kostenrechnungsdaten endgültig ausgewertet werden können.
Die KORE Informationen können in der unteren Bildschirmhälfte mit F6 geändert werden:
Neben dem Ändern von Buchungen können in diesem Programmpunkt auch kalkulatorische Buchungen erfasst oder importiert werden, die sich nur in den Kore-Auswertungen auswirken.
Auswertungen
Wurden alle Buchungen in die Kostenrechnung übernommen, können nun die Auswertungen gestartet werden.
Reporting
Im Reporting kann die Kostenrechnung am Bildschirm analysiert werden. Ausgehend von einzelnen Kostennummern oder einem Knoten (in einem Knoten werden mehrere Kostennummern zusammengefasst) kann bis zum eingescannten Beleg bzw. bis zu den Quelldaten durchgestiegen werden. Wichtig sind die Einstellungen, die in der Einstiegsmaske definiert werden.
Der Einstieg erfolgt unter Kostenrechnung → Auswertungen → Reporting.
Das Reporting gliedert sich in die Reiter Basis, Erweitert, Reihenfolge/Umlage und Diverses, wobei die Reiter Basis und Erweitert teilweise dieselben Felder enthalten. Im Reiter Basis sind nur die wichtigsten Felder enthalten, alle Felder befinden sich auf dem Reiter Erweitert. Die Felder, die in beiden Reitern vorhanden sind, gleichen sich gegenseitig ab.
Standardfelder Reporting – Reiter "Basis"
Firma | Firma, für welche die Auswertung gestartet wird. Bei Vorjahresvergleichen werden die Stammdaten immer vom aktuellen Jahr herangezogen. Hinweis
| ||
Von Periode | Eingabe Auswertungszeitraum. Es sind maximal 12 Perioden zulässig. Über das Feld "Bilanz" werden die Bilanzbuchungen aktiviert. Wird nichts eingegeben, wird immer das gesamte Jahr ausgewertet. Über die Felder "Von/Bis Periode" können für Ausdrucke und Reporting die jahresübergreifenden Auswertungen aktiviert werden. Beispielsweise kann bei einem Kalenderjahr durch die Eingabe "Von Periode" = 10 und "Bis Periode" = 3 die Saison 10/2019 - 3/2020 ausgewertet werden. | ||
Bis Periode | Eingabe Auswertungszeitraum. Es sind maximal 12 Perioden zulässig. Über das Feld "Bilanz" werden die Bilanzbuchungen aktiviert. Wird nichts eingegeben, wird immer das gesamte Jahr ausgewertet. Über die Felder "Von/Bis Periode" können für Ausdrucke und Reporting die jahresübergreifenden Auswertungen aktiviert werden. Beispielsweise kann bei einem Kalenderjahr durch die Eingabe "Von Periode" = 10 und "Bis Periode" = 3 die Saison 10/2019 - 3/2020 ausgewertet werden. Vorschlag Bis Periode :
| ||
Von Kostenstelle | Einschränkung der gewählten Kostennummer auf einen bestimmten Von-/Bis-Bereich oder Auswahl mehrerer Kostennummern mittels Multiselect  (F8). Ohne Einschränkung werden immer alle KST, KTR … ausgewertet. Hinweis
| ||
Bis Kostenstelle | Einschränkung der gewählten Kostennummer auf einen bestimmten Von-/Bis-Bereich. Ohne Einschränkung werden immer alle KST, KTR, … ausgewertet. Hinweis
| ||
Baum/Knoten Darstellung | Wird ein Baum bzw. ein Knoten ausgewertet, muss hier definiert werden, wie der Knoten dargestellt werden soll:
|
Nach Bestätigung der Einstiegsmaske öffnet sich schließlich die eigentliche Reportingmaske, in welcher die Werte laut Einstieg ausgewiesen werden.
In der ersten Ebene werden, je nach gewähltem Einstieg, die Kostenstellen ... dargestellt. Ausgewiesen werden jeweils der Saldo des laufenden Jahres, der Vorjahressaldo und die Planwerte inklusive der Abweichungen.
Die eingeblendete Zeitleiste (Ansicht → Zeitleiste) erlaubt, die Perioden beliebig zu verändern, ohne die Auswertung neu starten zu müssen.
Über die Comboboxen (rechts oben) kann die Feldauswahl verändert werden.
Zusätzlich sind in der unteren Bildschirmhälfte in der Periodenübersicht die Werte monatlich ausgewiesen. In einem weiteren Reiter stehen Diagramme zur Verfügung.
Mittels Doppelklick auf eine dargestellte Kostennummer öffnet sich jeweils eine Ebene tiefer im Reporting. Je nach Einstieg werden die Reihenfolge-Kostennummern, die einzelnen Konten oder die verwendete Gliederung dargestellt.
Über die Combobox rechts oben kann bei Verwendung einer Gliederung der Detaillierungsgrad definiert werden. Ist das Gliederungsschema mit Ebenen angelegt, kann von einer eher kumulierten Darstellung (1. Gliederungsebene) bis zu einer sehr detaillierten Darstellung (alle 8 Gliederungsebenen + eine Kontenebene) gewechselt werden. Hingegen wird beim Doppelklick auf z. B. "Erlöse Inlandsproduktion" nur diese eine Gliederungszeile geöffnet bzw. geschlossen:
Darüber hinaus gibt es bei den Konten die Möglichkeit, den Einzelnachweis (F7) oder das Kontoblatt (F8) aufzurufen. Voraussetzung dafür ist eine hinterlegte und der Kore zugeordnete Fibu. Ausgehend vom Kontoblatt oder dem Einzelnachweis besteht zudem die Möglichkeit, die Quelldaten anzusehen oder pro Beleg das eingescannte Dokument aufzurufen.
Ausdruck
Im Programmpunkt "Ausdrucke" können sowohl sämtliche Standardausdrucke als auch die individuellen Ausdrucke (Kostenrechnung → Auswertungen → Auswertungsdesigner) über die Vorschau aufgerufen, direkt gedruckt oder ins Excel exportiert werden. Die Ausdrucke sind dabei in Hauptgruppen unterteilt:
Allgemein | Darstellung Werte aus dem laufenden Jahr mit Vergleich auf Vorjahres- und/oder Planwerte. |
Einzelnachweis | Darstellung der einzelnen Buchungen pro Kostennummer und pro Konto. |
Periodenübersicht | Darstellung der Ist- und/oder Planwerte in einer 12-Periodenübersicht. |
KostenNr. horizontal | Die einzelnen Kostennummern oder Knoten werden horizontal nebeneinander dargestellt. |
Buchungsart horizontal | Buchungen, die mit unterschiedlichen Buchungsarten erfasst wurden, werden horizontal nebeneinander dargestellt. |
Gliederung horizontal | Zuvor definierte Gliederungszeilen werden als Spalten horizontal nebeneinander dargestellt. |
Detailpläne | Darstellung der Detailpläne (Investitions-, Tilgungs-, Personalkosten- oder Artikelplan), die in der Planung erfasst wurden. |
Genauso wie im Reporting ist auch bei den Ausdrucken die Einstiegsmaske entscheidend.
Standardfelder Ausdrucke - Reiter "Basis"
Firma | Firma, für welche die Auswertung gestartet wird. Bei Vorjahresvergleichen werden die Stammdaten immer vom aktuellen Jahr herangezogen. Hinweis
| ||||||||
Auswertung | Hier ist die Auswahl des gewünschten Ausdrucks zu treffen. Die Ausdrucksbezeichnung inkl. der Nummer wird zur leichteren Nachvollziehbarkeit standardmäßig im Fuß des Ausdrucks übernommen. Pro Standardausdruck ist eine Musterauswertung hinterlegt, die mittels rechter Maustaste aufrufbar ist:  Unter Auswertungen → Auswertungsdesigner können je Ausdruck (rechte Bildschirmhälfte) Einstellungen bezüglich der Ansicht von Ausdrucken vorgenommen werden:
| ||||||||
Vergleich | Bei den Ausdrucken 100 Lfd.Jahr - VJ oder Plan - Abweichung (mit Pz), 105 Lfd.Jahr - VJ oder Plan - Abw (mit Symbol), 106 Lfd. Jahr - V J oder Plan - Abw (grafisch), 300 - 315 Periodenübersicht und 405 Kosten-Nr horizontal mit Vgl. (7 Kosten-Nr) kann das laufende Jahr entweder mit dem Vorjahr oder mit den Planwerten verglichen werden. Das Vorjahr muss in den Stammdaten der Kore hinterlegt sein, das Planmodell muss im Einstiegsfenster in der Zeile Modell-Nr. hinterlegt werden. Bei den Periodenübersichten stehen standardmäßig zusätzlich die folgenden Ausprägungen zur Verfügung:
Wurden bei den Ausdrucken der Auswertungstypen Allgemein, Kostennummer horizontal oder Gliederung horizontal individuell im Auswertungsdesigner in der Vergleichszeile die Ausprägung Vergleich eingestellt, können hier weiter Vergleichszeilen ausgewählt werden. | ||||||||
Von Periode | Eingabe Auswertungszeitraum. Es sind maximal 12 Perioden zulässig. Über das Feld "Bilanz" werden die Bilanzbuchungen aktiviert. Wird nichts eingegeben, wird immer das gesamte Jahr ausgewertet. Über die Felder "Von/Bis Periode" können für Ausdrucke und Reporting die jahresübergreifenden Auswertungen aktiviert werden. Beispielsweise kann bei einem Kalenderjahr durch die Eingabe "Von Periode" = 10 und "Bis Periode" = 3 die Saison 10/2019 - 3/2020 ausgewertet werden. | ||||||||
Bis Periode | Eingabe Auswertungszeitraum. Es sind maximal 12 Perioden zulässig. Über das Feld "Bilanz" werden die Bilanzbuchungen aktiviert. Wird nichts eingegeben, wird immer das gesamte Jahr ausgewertet. Über die Felder "Von/Bis Periode" können für Ausdrucke und Reporting die jahresübergreifenden Auswertungen aktiviert werden. Beispielsweise kann bei einem Kalenderjahr durch die Eingabe "Von Periode" = 10 und "Bis Periode" = 3 die Saison 10/2019 - 3/2020 ausgewertet werden. Vorschlag Bis Periode :
| ||||||||
Istwerte gebucht bis Monat | Bei den Ausdrucken 310 Perioden-Übersicht Ist/Plan und 315 Perioden-Übersicht Ist/VJ werden in einer Periodenübersicht bis zum eingegebenen Monat die Istwerte, danach die Plan- oder Vorjahreswerte gedruckt. | ||||||||
Konten drucken | Das gewählte Gliederungsschema wird mit oder ohne zugegliederte Konten gedruckt. Dabei gibt es folgende Ausprägungen:
| ||||||||
Von Kostenstelle | Einschränkung der gewählten Kostennummer auf einen bestimmten Von-/Bis-Bereich oder Auswahl mehrerer Kostennummern mittels Multiselect (F8). Ohne Einschränkung werden immer alle KST, KTR … ausgewertet. Hinweis
| ||||||||
Bis Kostenstelle | Einschränkung der gewählten Kostennummer auf einen bestimmten Von-/Bis-Bereich. Ohne Einschränkung werden immer alle KST, KTR, … ausgewertet. Hinweis
| ||||||||
Baum/Knoten Darstellung | Wird ein Baum bzw. ein Knoten ausgewertet, muss hier definiert werden, wie der Knoten dargestellt werden soll:
| ||||||||
Summenblatt | Über das Summenblatt kann definiert werden, ob der Gesamtsaldo je Kostennummer gedruckt wird oder ob der Ausdruck mit Konten/Gliederung erfolgen soll. Ausdruck von ... bis ... Kostentyp: Für die ausgewählten Kostennummern wird der Gesamtsaldo gedruckt. Dabei werden weder die Gliederung noch die Konten gedruckt. Ausdruck mit Knoten: Ausgehend vom Knoten-Verdicht-Code kann bei nächste Ebene, letzte Ebene und nächste + letzte Ebene durch das Feld "Summenblatt" der Ausdruck mit oder ohne Konten bzw. Gliederung gedruckt werden. |
Häufig verwendete Ausdrucke sind dabei die Auswertungen 100, 200, 300 und 400:
Ausdruck 100 Lfd. Jahr - VJ oder Plan - Abweichung (mit Pz):
Ausdruck 200 Einzelnachweis:
Ausdruck 300 Perioden-Übersicht Ist:
Ausdruck 400 Kosten-Nr horizontal (10 Kosten-Nr):
Alternativ zu den Ausdrucken können Berichte erstellt werden, um beispielsweise Ergebnisse aus allen Paketen zu kombinieren und auch grafisch darzustellen. Berichte bieten dabei den Vorteil, dass sie nur einmal angelegt werden müssen, da bei jedem Neueinstieg die Daten entsprechend aufbereitet werden. Je nachdem mit welcher Firma, Kostenrechnung, Buchhaltung, Periode oder mit welchen Kostennummern der Bericht gestartet wird, werden die Werte dynamisch angepasst, sofern keine fixen Hinterlegungen vorhanden sind.
Drucklisten bieten die Möglichkeit, sämtliche Auswertungen aus den verschiedenen Paketen, alle erstellten Berichte, externe Dokumente usw. inklusive Deckblatt und Inhaltsverzeichnis zu dynamischen Ausdruckstapeln zusammenzufassen und unter bestimmten Namen abzuspeichern. Je nachdem mit welcher Firma, Kostenrechnung, Buchhaltung, Periode oder mit welchen Kostennummern die jeweilige Druckliste gestartet wird, werden die Werte dynamisch angepasst, sofern keine fixen Hinterlegungen vorhanden sind.
Jahresübernahme
Für die Jahresübernahmen der Kostenrechnung wird folgende Reihenfolge für einen reibungslosen Ablauf empfohlen:
- Jahresübernahme der FIBU(s)
- Jahresübernahme der KORE
- Kontrolle KORE-FIBU-Zuordnung
Der Einstieg erfolgt unter Kostenrechnung → Stammdaten → Firmen- und KORE-Stammdaten → Jahresübernahme
Der Einstieg in die Jahresübernahme ist auch unter Kostenrechnung → Stammdaten → Jahresübernahme möglich.
Umlage von Kostendaten
Alternativ können in der Kostenrechnung auch Umlagen angelegt werden. Umlageschlüssel werden dabei auf Kostenstellen, Kostenträgern, … hinterlegt und dienen dazu, bereits bebuchte Kostennummern (ganz oder teilweise) auf andere Kostennummern umzulegen. Beispielsweise sollen die Gemeinkosten der Kostenstelle "Küche" auf die restlichen Kostenstellen/Kostenträger verteilt werden.
Die Umlageberechnung muss über den Programmpunkt Übernahme/Umlage gestartet werden.
Planung
Für Plan-Ist-Vergleiche können (alternativ) in der Kostenrechnung im Programmpunkt "Planung" sowohl Planwerte als auch Planmengen auf allen fünf Kostentypen (Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen, Geschäftsbereiche) erfasst werden. Es besteht dabei die Möglichkeit, je nach Einstellung am Planmodell, die Kostennummern einzeln oder in Reihenfolge zu planen.
Berechtigungen
Berechtigungen können für die Kostenrechnung auf bestimmte Programmpunkte, Funktionen, Datenfelder und einzelne Datensätze vergeben werden.
Detailinformationen finden Sie in der Dokumentation Berechtigungen in der Kostenrechnung.