Wichtige Stammdaten rund um die Kostenrechnung
Grundlegende Informationen zur Kostenrechnung finden Sie unter Erste Schritte.Inhalt
Allgemeines
Im Folgenden wird erklärt, welche Stammdatenbereiche hauptsächlich „betroffen“ sind, wenn man mit der BMD Kostenrechnung arbeitet. Wir stellen den Zusammenhang zwischen Firma einerseits und FIBU und KORE andererseits dar.
Außerdem klären wir die Frage ob bei mehreren Firmen auch mehrere Kostenrechnungen angelegt werden sollen und falls ja, wie dann die Wartung von zentralen Kore-Stammdaten (z. B. Kostenstellen, Kostenträger, Kostenschlüssel,…) erfolgen kann bzw. soll.
Abhängig ist das alles auch davon, ob mit einer Firmengruppe (im BMD-technischen Sinn) gearbeitet wird bzw. werden muss.
Ziel ist also, dass am Ende klar ist, bei welcher Firma eine Kostenrechnung angelegt wird und wo die Wartung der zentralen Kore-Stammdaten (z. B. Kostenstellen, Kostenträger, Kostenschlüssel,…) erfolgt.
Firma
Firmen stellen in der NTCS die oberste Ebene eines Unternehmens dar. Der Firmenstamm ist jeweils für alle NTCS Pakete (FIBU, KORE, BILANZ, WWS ….) gültig.
Firmen haben verschiedene Aufgaben:
Firmen haben verschiedene Aufgaben:
- Verwaltung von Firmen-Stammdaten (Finanzamt, Gemeinde, Gericht …)
- Verwaltung von jahresunabhängigen Daten (WWS, ZEIT …)
- Verwaltung von jahresbezogenen Daten wie Fibu, Kore oder Bilanzprojekten
Dazu gibt es eine relativ einfache Grundregel: pro Steuernummer soll/muss genau eine Firma angelegt werden.
Finanzbuchhaltung
Meist gibt es eine Fibu pro Firma und Jahr.
Gängige Ausnahmen für mehrere Fibus pro Firma sind Vermietung/Verpachtung oder Konsolidierungsfibus.
Gängige Ausnahmen für mehrere Fibus pro Firma sind Vermietung/Verpachtung oder Konsolidierungsfibus.
Kostenrechnung
In der Kore gibt es verschiedenste Varianten was die Anzahl bzw. die Konstellationen auch im Zusammenspiel mit der Fibu (den Fibus) betrifft.
Die Palette reicht
Die Palette reicht
- von einer einzigen Firma, in der eine Fibu und eine Kore (und in dieser werden die gesamten Kore-Stammdaten gewartet) geführt wird (Variante 6.1)
- bis zu einer Firmengruppe, in der für alle Firmen die Kostenrechnung zentral in der Hauptfirma angelegt ist und dort die Wartung der Kore-Stammdaten erfolgt (Variante 7.4)
Dazwischen gibt es viele Varianten, die in der Praxis auch häufig vorkommen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Übersicht der Varianten.
Hinweis
 | Bei dem im folgenden verwendeten Begriff „Kore-Stammdaten“ geht es um die gesamte Verwaltung von allen in der Kore verfügbaren Stammdaten wie Kostenstammdaten (Kostenstellen, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich) Kostenschlüssel, Zuschläge … |
Firmengruppe
Gibt es in einem Unternehmen mehrere Firmen kann mit Hilfe einer Firmengruppe eine gemeinsame globale Stammdatenwartung (Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter, Kostenstammdaten) für alle Firmen erfolgen.
Mehrere Firmen werden zu einer Firmengruppe zugeordnet und können somit über gemeinsame Stammdaten verfügen. Die Wartung der Stammdaten kann innerhalb der Firmengruppe firmenübergreifend gemeinsam erfolgen.
Die Hauptfirma, in der die Stammdaten gewartet werden (Standard 98), ist immer die nicht operative Firma.
Achtung!
 | Wir empfehlen Ihnen die Konfiguration, Anpassung oder auch Erweiterung einer Firmengruppe immer gemeinsam mit dem BMD Support durchzuführen bzw. die Beratung eines BMD Consultants in Anspruch zu nehmen.  Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren. |
Muss eine Firmengruppe eingerichtet werden?
Folgende Fragen sollten gestellt werden:
- Gibt es mindestens ein Rechnungswesenmotiv (z. B. gemeinsame Personenerfassung bei zweiter Firma, Konsolidierung mit Personen)
- Gibt es eine BMD WWS oder wird es in absehbarer Zeit eine geben?
- Haben Sie das BMD Paket PLE oder ist das in Zukunft geplant?
- Haben Sie die BMD Zeiterfassung oder in Zukunft geplant?
- Haben Sie das BMD PI oder ist das in Zukunft geplant?
Achtung!
| Wenn ALLE obigen Fragen mit „nein“ beantwortet werden, ist KEINE Firmengruppe notwendig! Wird EINE der obigen Fragen mit „ja“ beantwortet, muss jedenfalls eine Firmengruppe eingerichtet werden! |
Zusammengefasst bedeutet das:
Es wird immer dann eine Firmengruppe angelegt, wenn ein Rechnungswesenmotiv (FIBU) vorhanden ist, und/oder andere Pakete wie WWS, PLE, ZEIT, PI im Einsatz sind (Zwangmotiv).
Ist eine Firmengruppe notwendig gibt es auch unterschiedliche Varianten, was die Einstellungen zur Personenerfassung betrifft, je nach verwendeten Paketen bzw. vorhandenen Motiven. Nähere Informationen dazu finden Sie im Dokument Firmengruppe und Personenverwaltung.
Hinweis
| Aus reiner Kore-Sicht besteht kein Motiv mit einer Firmengruppe zu arbeiten! |
Liegt aber ein Motiv für eine Firmengruppe außerhalb der KORE vor, müssen auch für die Kore, Überlegungen hinsichtlich Kostenstammdatenwartung innerhalb der Firmengruppe vorgenommen werden.
Eine Firmengruppe hat Auswirkung darauf, in welcher Kostenrechnung die Wartung der Kostenstammdaten erfolgt, und in welcher Kostenrechnung die Kostentypenfindung anzulegen ist.
Achtung!
| Firmengruppen kann es auch dort geben, wo keine gemeinsame Wartung der Kostenstammdaten erfolgen soll. Die Frage der Firmengruppe und die Frage der gemeinsamen Kostenstammdatenwartung sind also immer getrennt voneinander zu beurteilen! |
Folgende Fragen sollten im Hinblick auf die Kostenstammdatenwartung bei Verwendung einer Firmengruppe gestellt werden:
- Gibt es eine oder mehrere Kores in der Firmengruppe?
- Gibt es mehrere Kores in der Firmengruppe – sind die Kostenstammdaten in allen Kores gleich?
- Gibt es mehrere Kores in der Firmengruppe – sind die Kostenstammdaten unterschiedlich?
Hinweis
| Auch wenn mehrere Firmen/Kores vorhanden sind, gibt es Möglichkeiten gemeinsame Kostenstammdaten zu führen oder auch gemeinsame Auswertungen zu erhalten auch ohne Firmengruppe. |
Achtung!
| Die Firmengruppe darf nicht verwechselt werden mit Kore-Fibu-Zuordnung, Konsolidierung oder Verteilung von Kostenstammdaten. Weiterführende Infos dazu erhalten Sie hier:
|
Mögliche Varianten für Unternehmensstrukturen ohne Firmengruppe
Existiert keine Firmengruppe gibt es dennoch einige Varianten für die Klärung der Frage in welcher Kore die Wartung der Stammdaten (Kostenstammdaten, Kostenschlüssel…) stattfindet.
Keine Firmengruppe: Eine Firma/Fibu/Kore
Standardfall für diese Variante wäre:
Es existiert eine Firma mit einer dazugehörigen Fibu und einer dazugehörigen Kore.
Es existiert eine Firma mit einer dazugehörigen Fibu und einer dazugehörigen Kore.
Die KORE-Stammdatenwartung erfolgt in der operativen Kore.
Keine Firmengruppe: Mehrere Firmen/Fibus, eine Kore
Praxisfall wären z. B. Firmen mit gleicher Branche, verschiedene Filialen mit jeweils einer eigenen Steuernummer pro Firmen (Fibu).
Die Firmen gehören wirtschaftlich zusammen und haben gemeinsame Kostenstammdaten für alle Fibus.
Die Kore-Stammdatenwartung erfolgt in der operativen Kore in die alle Fibus übergeleitet werden.
Die Firmen gehören wirtschaftlich zusammen und haben gemeinsame Kostenstammdaten für alle Fibus.
Die Kore-Stammdatenwartung erfolgt in der operativen Kore in die alle Fibus übergeleitet werden.
Bei dieser Konstellation gibt es die Möglichkeit der getrennten Auswertung in der Kore (pro Firma/ FIBU) mittels Buchungsarten. Beide Fibus werden in der Kore-Fibu Zuordnung zu einer Kore zugeordnet.
Hinweis
| Bei komplexen Berechtigungen oder Währungsumrechnungen (1. Fibu in EUR, 2. Fibu in Fremdwährung) kann mit dieser einfachen Form der Zusammenfassung nicht gearbeitet werden. Hier empfehlen wir getrennte Kores (Variante 6.4.) die man mit Hilfe der Konsolidierung zusammenführen kann. Für diese Variante ist die Verwendung gleicher Fibu-Konten allerdings Voraussetzung. |
Keine Firmengruppe: Mehrere Firmen/Fibus, mehrere Kores – unterschiedliche Kostenstammdaten
Bei dieser Variante existieren Firmen bzw. Kores die miteinander wenig zu tun haben (z. B. unterschiedliche Branchen/Geschäftsfelder) bei denen auch die Kostenstammdaten unterschiedlich sind.
Beispiel
 | Kostenstelle 1 Firma 1 = Produktion Kostenstelle 1 Firma 2 = Verkauf |
Die Kore-Stammdatenwartung erfolgt in den einzelnen Kores.
Keine Firmengruppe: Mehrere Firmen/Fibus/Kores - gemeinsame Kostenstammdaten
Bei dieser Variante existieren Firmen bzw. Kores die miteinander zu tun haben (z. B. Bearbeitung gleicher Projekte, gleiche Branche/Geschäftsfelder). Die Kores haben gemeinsame Kostenstammdaten.
Die Kore-Stammdatenwartung findet in einer operativen Kore statt.
Die Kore-Stammdaten können mittels Kostenstammverteilung oder Übernahme aus Standard in die restlichen Kores verteilt werden.
Die Kore-Stammdatenwartung findet in einer operativen Kore statt.
Die Kore-Stammdaten können mittels Kostenstammverteilung oder Übernahme aus Standard in die restlichen Kores verteilt werden.
Bei dieser Konstellation gibt es die Möglichkeit der Konsolidierung der einzelnen Kores in einem weiteren Schritt.
Mögliche Varianten für Unternehmensstrukturen mit Firmengruppe
Bei Firmenkonstellationen mit Firmengruppe ist wichtig zu wissen, in welcher Kore die Stammdatenwartung (Kostenstammdaten, Kostenschlüssel…) stattfinden soll.
Die Kostenstammdatenwartung erfolgt unabhängig bzw. losgelöst von Personenwartung (Kunden/ Lieferanten) oder Mitarbeiterwartung.
Es ist möglich, für Kunden/Lieferanten oder Mitarbeiter eine gemeinsame Wartung in der Hauptfirma (98 - nicht operative Firma) zu verwenden und die Kore-Stammdaten in einer operativen Kore zu warten.
Im Folgenden werden die gängigsten Varianten der Stammdatenwartung mit Verwendung einer Firmengruppe dargestellt.
Mit Firmengruppe: Eine Firma/Fibu/Kore
Das Firmengruppenmotiv liegt hier außerhalb des RW (FIBU/KORE) – es existiert z. B. WWS oder ZEIT (Zwangmotive für eine Firmengruppe).
In diesem Anwendungsfall gibt es eine operative Firma (1) mit Fibu und Kore. In der Hauptfirma (98 - nicht operative Firma) werden z. B. die WWS/ZEIT-Stammdaten gewartet.
In diesem Anwendungsfall gibt es eine operative Firma (1) mit Fibu und Kore. In der Hauptfirma (98 - nicht operative Firma) werden z. B. die WWS/ZEIT-Stammdaten gewartet.
Die Kore-Stammdatenwartung findet in der operativen Kore statt.
Es existiert bei dieser Variante keine Kore in Hauptfirma (98 - nicht operative Firma)!
Es existiert bei dieser Variante keine Kore in Hauptfirma (98 - nicht operative Firma)!
Beispiel
| Es kann über die Kostentypenfindung eingestellt werden, dass Projekte als eigener Kostentyp (z. B. Kostenträger) in der Kostenrechnung geführt werden. Nähere Information dazu finden Sie in der Hilfe Kostentypenfindung → Projekterfassung unter Hauptfirma. |
Mit Firmengruppe: Mehrere Firmen/Fibus, eine Kore
Bei dieser Konstellation gibt es ev. ein RW-Firmengruppenmotiv oder auch ein Motiv außerhalb (WWS oder ZEIT).
Praxisfall wären z. B. Firmen mit gleicher Branche, verschiedene Filialen mit jeweils einer eigenen Steuernummer pro Firmen (Fibu). Die Firmen gehören wirtschaftlich zusammen und haben gemeinsame Kostenstammdaten für alle Fibus.
Die Kore-Stammdatenwartung findet in der operativen Kore statt.
Es existiert auch bei dieser Variante keine Kore in Hauptfirma (98 - nicht operative Firma)!
Praxisfall wären z. B. Firmen mit gleicher Branche, verschiedene Filialen mit jeweils einer eigenen Steuernummer pro Firmen (Fibu). Die Firmen gehören wirtschaftlich zusammen und haben gemeinsame Kostenstammdaten für alle Fibus.
Die Kore-Stammdatenwartung findet in der operativen Kore statt.
Es existiert auch bei dieser Variante keine Kore in Hauptfirma (98 - nicht operative Firma)!
Mit Firmengruppe: Mehrere Firmen/Fibus/Kores – keine gemeinsamen Kostenstammdaten
Die Kores haben keine gemeinsamen Kostenstammdaten (unterschiedliche Geschäftsfelder, Branchen ..).
Die Kore-Stammdatenwartung erfolgt in den einzelnen operativen Kores.
Es existiert bei dieser Variante keine Kore in Hauptfirma (98 - nicht operative Firma)!
Die Kore-Stammdatenwartung erfolgt in den einzelnen operativen Kores.
Es existiert bei dieser Variante keine Kore in Hauptfirma (98 - nicht operative Firma)!
Beispiel
| Es kann über die Kostentypenfindung eingestellt werden, dass Projekte als eigener Kostentyp (z. B. Kostenträger) in der Kostenrechnung geführt werden. Nähere Information dazu finden Sie in der Hilfe Kostentypenfindung → Projekterfassung nicht unter Hauptfirma. |
Mit Firmengruppe: Mehrere Firmen/Fibus/operative Kores/zentrale Kore für Stammdatenwartung in Hauptfirma (98) – gemeinsame Kostenstammdaten
Es existieren mehrere operative Kostenrechnungen mit gemeinsamen Kostenstammdaten.
Die Kostenstammdatenwartung erfolgt in der Kore der Hauptfirma (98 - nicht operative Firma).
Von dieser Kore können die Kostenstammdaten mittel Kostenstammverteilung oder Übernahme aus Standard in die restlichen Kores verteilt werden.
Die Kostenstammdatenwartung erfolgt in der Kore der Hauptfirma (98 - nicht operative Firma).
Von dieser Kore können die Kostenstammdaten mittel Kostenstammverteilung oder Übernahme aus Standard in die restlichen Kores verteilt werden.
Achtung!
| Die Kore in der Hauptfirma (98 - nicht operative Firma) dient hierbei nur zur Kostenstammdatenwartung, NICHT für Bewegungsdaten (Buchungen)! |
Beispiel
| Es kann über die Kostentypenfindung eingestellt werden, dass Projekte als eigener Kostentyp (z. B. Kostenträger) in der Kostenrechnung geführt werden. Nähere Information dazu finden Sie in der Hilfe Kostentypenfindung → Projekterfassung unter Hauptfirma. |
Übersicht der Varianten
| Variante | Firmengruppe | Firmen | Fibus | Kores | gemeinsame Kostenstammdaten | Kostenstammdatenwartung | Weiterführende Links |
| 6.1. | Nein | 1 | 1 | 1 | Irrelevant | operative Kore | Kore Kostenstammdaten |
| 6.2. | Nein | >1 | >1 | 1 | Irrelevant | operative Kore | Kore Kostenstammdaten (Trennung Buchungsarten) |
| 6.3. | Nein | >1 | >1 | >1 | Nein | jeweils in jeder Einzel-Kore | Kore Kostenstammdaten (Trennung Buchungsarten) |
| 6.4. | Nein | >1 | >1 | >1 | Ja | operative Kore → Verteilung in alle anderen Kores | |
Ja | 1 | 1 | 1 | Irrelevant | operative Kore | ||
Ja | >1 | >1 | 1 | Irrelevant | operative Kore | ||
Ja | >1 | >1 | >1 | Nein | jeweils in jeder Einzel-Kore | ||
Ja | >1 | >1 | >1 | Ja | Kore-Hauptfirma (98) |
Manche dieser Firmenkonstellationen (Varianten) können auch parallel existieren.
Beispiel
| Es existiert eine Firmengruppe mit mehreren Firmen. Eine Firma wir getrennt mit eigener Fibu und Kore geführt unabhängig von den anderen Firmen/Fibus/Kores. In diesem Fall hat die „Extrafirma“ eine eigene Kostenstammdatenwartung, unabhängig von anderen Kores in der Firmengruppe die eventuell eine gemeinsame Kostenstammdatenwartung haben. |
Anlage Kostenstammdaten
Ist die Frage geklärt in welcher Kore die Kore-Stammdaten gewartet werden sollen, gibt es für die die Anlage der Kostenstammdaten (Kostenstellen, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich) verschiedene Varianten:
- Manuelle Anlage (Import) der Kostenstammdaten in der jeweiligen Kore.
- Anlage mit Hilfe der Kostentypenfindung. Hierbei können Stammdaten (Artikel, Projekte, Kunden/Lieferanten) aus verschiedenen Paketen (CRM, WWS, …) automatisch als Kostentyp (Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich) angelegt bzw. gewartet werden.
 | Siehe auch: Firmengruppe FIBU: Firmengruppe und Personenwartung Firmengruppe CRM: Firmengruppen Firmengruppe WWS: Firmengruppe in der WWS mit Kostenrechnung |