Import/Export Kostenrechnung
Grundlegende Informationen zur Kostenrechnung finden Sie unter Erste Schritte.Inhalt
Allgemeines
Mit den Programmen Export und Import können Kostenrechnungen von einer Datenbank zu einer anderen transferiert werden. Dies eignet sich zum Beispiel gut für den Datenaustausch mit dem Steuerberater oder mit BMD. Dabei werden sowohl die Stammdaten als auch die Werte der ausgewählten Kostenrechnung berücksichtigt.
Achtung!
 | Der Export/Import ist keine Sicherung, es handelt sich lediglich um ein Werkzeug zum raschen Datenaustausch! |
Grundsätzlich werden beim Export/Import nur jene Daten exportiert bzw. importiert, die vorhanden sind. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, unsere Standardeinstellungen zu verwenden, da diese für die meisten Fälle zutreffen.
Die allgemeinen Daten folgender Programme werden NICHT automatisch mitexportiert, da diese die Exportdatei, wenn sie nicht benötigt werden, unnötig vergrößern. Wenn die Daten exportiert werden sollen, sind sie im jeweiligen Programmpunkt gesondert zu exportieren:
- Kennzahlen
- Gliederungstexte
- Individuelle Auswertungen
- allgemeine Berichte
- Kore-Dokumente auf Kore-Buchungen (siehe Feld Dokument)
Hinweis: Dokumente auf Fibu-Buchung können beim Export bzw. Import der Fibu übernommen werden und werden auch in der Kore angezeigt (siehe Feld Dokument (FIBU)).
Der Export bzw. Import einer Kostenrechnung kann entweder über den Punkt Import und Export oder direkt aus den Firmen- und KORE-Stammdaten heraus gestartet werden:
Hinweis
 | Hinterlegte Datenbesitzergruppen (DOGs) auf Firma, KORE, Kostennummern, Planmodellen und Sachkonten werden beim Export/Import nicht übernommen! Ist ein Benutzer über eine Datenbesitzergruppe zum Ansehen gewisser Daten gesperrt, so kann dieser keinen Export durchführen. Er erhält einen entsprechenden Hinweis:  Der Export muss mit einem berechtigten Benutzer durchgeführt werden! |
Export Kostenrechnung
Über den Punkt Allgemein können die allgemeinen Exporteinstellungen getroffen werden:
| Firma, KORE | Auswahl der zu exportierenden Firma und Kostenrechnung. Es wird immer die zuletzt in einem Fenster verwendete Kostenrechnung vorgeschlagen. |
Exportziel | Definition, ob die Exportdatei als "Datei", direkt in eine "E-Mail" eingefügt oder an "BMD SYSTEMHAUS GesmbH" hochgeladen werden soll:  Wird die Funktion "BMD SYSTEMHAUS GesmbH" aufgerufen, wird die zuvor gewählte Kostenrechnung exportiert und im Anschluss direkt bei BMD in die Cloud (BMD-FTP-Server) hochgeladen.  |
| Dateiname | Pfad und Name der Exportdatei. Der Vorschlag für den Exportpfad kann unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Import/Export → Verzeichnis für Export hinterlegt werden. Der Vorschlag des Dateinamens setzt sich zusammen aus KORE_Firmennummer_KORE-Jahr + Unternummer_Firmenbezeichnung (die ersten 5-Stellen).kor. Pfad und Name können aber auch beliebig gewählt werden, nur die Dateiendung .kor muss erhalten bleiben. Mit dem blauen Pfeil links vom Feld kann in den Explorer verzweigt werden, um einen geeigneten Speicherort auszuwählen. Über  sind die zuletzt verwendeten Dokumente aufrufbar. |
Stammdaten | Zusätzlich besteht die Möglichkeit, nur bestimmte, firmenbezogene Stammdaten zu exportieren (wird allerdings nicht empfohlen, da beispielsweise Kostenstammdaten und Bäume voneinander abhängig sind). |
| Werte | Es besteht die Möglichkeit, nur bestimmte Werte zu exportieren (wird nicht empfohlen). |
Folgende Stammdaten können exportiert werden:
Folgende Werte können exportiert werden:
Funktionen:
| Protokolle | Treten beim Export Fehler auf, dann werden diese in einem eigenen Logprotokoll abgespeichert. Mit dieser Funktion kann das Logprotokoll nachträglich für die jeweils ausgewählte KORE ausgewählt werden. Erfolgt der Export ohne Fehler wird kein Logprotokoll erstellt. |
 Eintrag Standard anzeigen | Schaltet im Navigationsbaum den Menüpunkt "Standard" dazu, über den zusätzlich Berichtsarten, Kennzahlen, Gliederungstexte und Drucklisten exportiert werden können. |
 Passworteingabe | Wird diese Funktion aktiviert, kann beim Export ein Passwort vergeben werden und die Datei wird dadurch verschlüsselt. Beim Import muss das Passwort eingegeben werden, um importieren zu können.  Abfrage beim Import:  |
Import Kostenrechnung
Über den Punkt Allgemein können die allgemeinen Importeinstellungen getroffen werden:
Dateiname | Pfad und Name der zu importierenden KORE-Datei. Der Vorschlag für den Importpfad kann unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Import/Export → Verzeichnis für Import hinterlegt werden. Es kann aber auch mit dem blauen Pfeil links vom Feld in den Explorer verzweigt werden, um die abgespeicherte Importdatei auszuwählen. Über sind die zuletzt verwendeten Dokumente aufrufbar. |
Firma | Auswahl Ziel-Firma |
KORE | Auswahl Ziel-Kostenrechnung Soll die Datei auf eine neue Kostenrechnung importiert werden, muss die Einstellung "Neue KORE importieren" getroffen werden. Zusätzlich müssen auch die Felder "KORE-Jahr" und "KORE-Unternummer" befüllt werden. Soll die Datei über eine bestehende Kostenrechnung gespielt werden, muss eventuell das Feld "KORE vor Import löschen" berücksichtigt werden. |
KORE vor Import löschen | Wird eine bestehende KORE mit der Importdatei überschrieben, kann hier gesteuert werden, ob die bestehende KORE vorher zur Gänze gelöscht werden soll. Bei JA sind anschließend nur jene Stammdaten und Werte vorhanden, die auch in der Importdatei vorhanden sind. Bei NEIN bleiben neue Stammdaten und Werte (die zwischen Export und Import eventuell angelegt wurden) bestehen. |
KORE-Jahr | Wird mit der Importdatei eine neue Kostenrechnung angelegt, muss hier das gewünschte Jahr hinterlegt werden. |
KORE-Unternummer | Wird mit der Importdatei eine neue Kostenrechnung angelegt, muss hier die gewünschte Unternummer hinterlegt werden. |
Stammdaten | Im Bereich der Stammdaten könnte eingestellt werden, dass nur bestimmte Stammdaten importiert werden sollen (wird allerdings nicht empfohlen, da beispielsweise Kostenstammdaten und Bäume voneinander abhängig sind). |
Werte | Im Bereich der Werte könnte eingestellt werden, dass nur bestimmte Werte importiert werden sollen (wird nicht empfohlen). Beim Import der Buchungen werden keine Dokumente von Kore-Buchungen (z. B. manuelle oder externe Buchungen) importiert (siehe Feld Dokument). Dokumente auf Fibu-Buchung (die über die Übernahme und Umlage in die Kore kommen) können beim Export bzw. Import der Fibu übernommen werden und werden auch in der Kore angezeigt (siehe Feld Dokument (FIBU)). |
Hinweis
| Wird eine Kostenrechnung importiert, zu der es bereits ein Folgejahr gibt, erhalten Sie nach dem erfolgreichen Import die Abfrage, ob die Jahresübernahme durchgeführt werden soll:  Eine erneute Jahresübernahme kann dann notwendig sein, wenn es neue Stammdaten im Vorjahr gibt oder sich die VJ-Salden verändert haben. Mehr hierzu unter: mehrmalige Jahresübernahme Existiert in der Importfirma bereits eine Buchhaltung, wo die importierte Kostenrechnung hinterlegt ist, dann wird die betroffene Buchhaltung automatisch in der KORE-FIBU-Zuordnung der Kostenrechnung hinterlegt. Gibt es mehrere Buchhaltungen, wo die importierte Kostenrechnung hinterlegt ist, dann muss die KORE-FIBU-Zuordnung manuell getroffen werden. |
Funktionen:
| Protokolle | Treten beim Import Fehler auf, werden diese in einem eigenen Logprotokoll abgespeichert. Mit dieser Funktion kann das Logprotokoll nachträglich für die jeweils ausgewählte KORE ausgewählt werden. Erfolgt der Import ohne Fehler wird kein Logprotokoll erstellt. |
| Eintrag Standard anzeigen | Schaltet im Navigationsbaum den Menüpunkt "Standard" dazu, über den zusätzlich Berichtsarten, Kennzahlen, Gliederungstexte und Drucklisten importiert werden können. |
| Passworteingabe | Wird diese Funktion aktiviert, kann beim Export ein Passwort vergeben werden und die .Zipdatei wird dadurch verschlüsselt. Beim Import muss das Passwort eingegeben werden, um importieren zu können. Abfrage beim Import: |
 | Siehe auch: |