Übernahmeschlüssel
Grundlegende Informationen zur Kostenrechnung finden Sie unter Erste Schritte.
Inhalt
Allgemeines
Im Programmpunkt Kostenschlüssel können Übernahmeschlüssel oder Umlageschlüssel definiert werden.
Mithilfe von Übernahmeschlüsseln werden Werte von einer Buchung direkt auf verschiedene Kostennummern (Kostenstellen, Kostenträger ...) verteilt. Übernahmeschlüssel können fix oder als Vorschlagswert am FIBU-Konto hinterlegt oder beim Buchen erfasst werden. Die Verteilung erfolgt bei der Übernahme der Buchung von der FIBU in die KORE. Ein Auswerten der Buchungen auf den einzelnen, im Schlüssel enthaltenen, Kostennummern ist danach möglich.
Umlageschlüssel werden in der Kostenrechnung angelegt, um Werte von einer Kostennummer (ganz oder teilweise) auf andere Kostennummern umzulegen. Dabei können beispielsweise Kostenstellen auf Kostenstellen oder Kostenstellen auf Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich ... umgelegt werden. Die Umlageschlüssel müssen in den Umlagenreihenfolgen auf den abgebenden Kostennummern hinterlegt werden.
Umlagen dienen in der Kostenrechnung hauptsächlich dazu, Hilfskostenstellen auf Hauptkostenstellen (oder auf andere Kostennummern z. b. Kostenträger) umzulegen. Normalerweise können Einzelkosten gemäß dem Verursacherprinzip direkt Kostenstellen bzw. Kostenträgern zugeordnet werden, Gemeinkosten hingegen nicht. Werden diese Gemeinkosten (Küche, Strom, Miete, Telefon, Versicherungen, …) auf einer eigenen Kostenstelle gesammelt, kann diese Hilfskostenstelle anschließend anhand von diversen Schlüsselkriterien mit einem Umlageschlüssel umgelegt bzw. aufgeteilt werden.
Nach der Berechnung der Umlage können zusätzlich Auswertungen mit Umlagen oder ohne Umlage gestartet werden. Ohne Umlage sind die Werte und Buchungen auf der ursprünglich direkt bebuchten Kostennummer ersichtlich. Mit Umlage sind die umgelegten Werte zusätzlich auf den empfangenden Kostennummern lt. Schlüssel ersichtlich. Bei Werten, welche aus der Umlage stammen, ist es nicht möglich auch die Einzelbuchungen auszuwerten!
Beispiel
 | Verwendungsbeispiele für Übernahmeschlüssel: Die Mietkosten sollen automatisch anhand der Quadratmeter auf die einzelnen Kostenstellen verteilt werden. Die Telefonkosten sollen automatisch anhand der vorhandenen Telefonanschlüsse auf die einzelnen Kostenstellen verteilt werden. |
Werden in der Kostenrechnung Übernahmeschlüssel benötigt, sind dafür immer zwei Schritte notwendig:
- Anlage Übernahmeschlüssel im Programmpunkt Kostenschlüssel
- Hinterlegung des Übernahmeschlüssels in der FIBU auf den Konten oder Bekanntgabe beim Buchen
Anlage Übernahmeschlüssel
Manuelle Anlage
Die Anlage der Übernahmeschlüssel erfolgt im Programmpunkt "Kostenschlüssel". Am ersten Schirm werden die Basisinformationen hinterlegt, am zweiten Schirm die Details:
Standardfelder Übernahmeschlüssel (Schirm 1)
Firmennummer die beim Einstieg automatisch übernommen wird. | |
Kore Nummer, die beim Einstieg automatisch übernommen wird. | |
Wird automatisch vom Einstieg übernommen (Übernahmeschlüssel oder Umlageschlüssel). | |
Nummer des Übernahme- oder Umlageschlüssels.
Übernahmeschlüssel: Wird der Schlüssel auf einem bestimmten Konto hinterlegt, kann beispielsweise die Kontonummer verwendet werden. Umlageschlüssel: Wird der Schlüssel z. B. bei einer bestimmten Kostenstelle hinterlegt, kann die Nummer dieser umzulegenden KST verwendet werden. | |
Jeder Schlüssel muss mit Monat "0" angelegt werden. Schlüssel mit Monat "0" gelten für das gesamte Jahr (die Umlage bzw. die Übernahme ist jeden Monat gleich). Zusätzlich zum Jahresschlüssel können (mit der gleichen Schlüsselnummer) Monatsschlüssel angelegt bzw. kopiert werden, um die Umlage bzw. Übernahme in oder ab bestimmten Monaten zu ändern. Beim Kopieren kann über das Feld "Kennzeichen für Monatsschlüssel" definiert werden, ob der Monatsschlüssel nur in dem angegebenen Monat oder ab dem angegebenen Monat gültig ist. Nur bei Übernahmeschlüssel: Wird ein Übernahmeschlüssel mit Monat angelegt und für diese Schlüsselnummer gibt es noch keinen Jahresschlüssel (Monat =0), wird automatisch der Monatsschlüssel auch als Jahresschlüssel angelegt. |
Bezeichnung des Schlüssels | |
Hinterlegung wie die Werte übernommen oder umgelegt werden sollen. Übernahmeschlüssel: Nach Prozent: Die Werte werden anhand von Prozentsätzen auf die empfangenden Kostennummern verteilt. Nach Bezugsgrößen: Die Werte werden anhand von Bezugsgrößen (Quadratmeter, Telefonanschlüsse, …), die in Prozentsätze umgerechnet werden, auf die empfangenden Kostennummern verteilt. Bei Umlageschlüsseln gibt es grundsätzlich drei große Gruppen: Nach Prozent: Die Werte werden anhand von Prozentsätzen auf die empfangenden Kostennummern umgelegt. Nach Bezugsgrößen/Bezugsmengen: Basis für die Umlage bilden Bezugsgrößen (Quadratmeter, Telefonanschlüsse, …) oder Bezugsmengen (Stunden, Kilo, Kilometer, Stück, …). Bezugsgrößen werden im Schlüssel hinterlegt (fix), Bezugsmengen müssen monatlich gebucht werden (dynamisch). Bei Schlüsselart nach Bezugsmengen, kann zusätzlich auf ein Basis Konto für die Mengen eingeschränkt werden. Nach Konten/Gliederung: Die Werte werden anhand von einzelnen Konten oder Gliederungszeilen auf die empfangenden Kostennummern umgelegt. Basis für die Umlage bilden einzelne Konten oder Gliederungszeilen (z. B. Umlage auf Basis Nettoumsatz – die KST mit dem meisten Umsatz wird durch die Umlage am stärksten belastet). Diese Umlagen orientieren sich immer an den aktuell gebuchten Werten und sind daher dynamisch. | |
Die Übernahme bzw. Umlage erfolgt auf Kostenstellen (es kann auch auf mehrere Kostennummern übernommen oder umgelegt werden).
Umlageschlüssel: Definition, ob die Werte auf Kostenstellen oder auch auf andere Kostennummern umgelegt werden sollen. Bei Buchungen mit Reihenfolge werden sämtliche angesprochenen Kostennummern automatisch mit umgelegt. | |
Die Übernahme bzw. Umlage erfolgt auf Kostensträger (es kann auch auf mehrere Kostennummern übernommen oder umgelegt werden).
Umlageschlüssel: Definition, ob die Werte auf Kostenträger oder auch auf andere Kostennummern umgelegt werden sollen. Bei Buchungen mit Reihenfolge werden sämtliche angesprochenen Kostennummern automatisch mit umgelegt. | |
Die Übernahme bzw. Umlage erfolgt auf Abteilungen (es kann auch auf mehrere Kostennummern übernommen oder umgelegt werden). Umlageschlüssel: Definition, ob die Werte auf Abteilungen oder auch auf andere Kostennummern umgelegt werden sollen. Bei Buchungen mit Reihenfolge werden sämtliche angesprochene Kostennummern automatisch mit umgelegt. | |
Die Übernahme bzw. Umlage erfolgt auf Dimensionen (es kann auch auf mehrere Kostennummern übernommen oder umgelegt werden).
Umlageschlüssel: Definition, ob die Werte auf Dimensionen oder auch auf andere Kostennummern umgelegt werden sollen. Bei Buchungen mit Reihenfolge werden sämtliche angesprochenen Kostennummern automatisch mit umgelegt. | |
Die Übernahme bzw. Umlage erfolgt auf Geschäftsbereiche (es kann auch auf mehrere Kostennummern übernommen oder umgelegt werden). Umlageschlüssel: Definition, ob die Werte auf Geschäftsbereiche oder auch auf andere Kostennummern umgelegt werden sollen. Bei Buchungen mit Reihenfolge werden sämtliche angesprochenen Kostennummern automatisch mit umgelegt. | |
Kennzeichen, ob ein Monatsschlüssel nur in dem gewählten Monat gültig sein soll, oder ab dem gewählten Monat. Wird "nur für diesen Monat" gewählt, so ist für die nachfolgenden Monate wieder der allgemeine Schlüssel (= Schlüssel mit Monat 0) gültig. Wird "ab diesem Monat" gewählt, so gilt der Schlüssel für alle nachfolgenden Monate bis zum WJ-Ende und wird darüber hinaus bei einer Jahresübernahme im nächsten Jahr als neuer allgemein gültiger Schlüssel angelegt. Ein Schlüssel mit "nur für diesen Monat" übersteuert den allgemeinen Schlüssel und einen evtl. vorhandenen Schlüssel mit "ab diesem Monat". |
Werden diese Basisinformationen (z. B. Schlüsselnummer, Schlüsselart) gespeichert, müssen am folgenden Schirm die Details (Aufteilung je Kostennummer) für den Übernahmeschlüssel bekanntgegeben werden. Die Felder sind dabei von der zuvor gewählten Schlüsselart abhängig.
Dabei öffnet sich nach dem Speichern der ersten Schlüsseleingabe automatisch eine weitere Zeile. Handelt es sich bei dem Schlüssel um einen Prozentschüssel wird dieser Vorgang so oft wiederholt, bis in Summe 100 % erreicht sind. Zusätzlich werden die Restprozent bei jeder Neuanlage vorgeschlagen.
Beispiel
| Hier werden die Stromkosten aufgrund von Bezugsgrößen auf die KST 10, 20, 30, 40 und 50 aufgeteilt. |
Standardfelder Übernahmeschlüssel (Schirm 2)
nach Prozent:
Hinterlegung empfangende Kostenstelle | |
Hinterlegung empfangender Kostenträger | |
Hinterlegung empfangende Abteilung | |
Hinterlegung empfangende Dimension | |
Hinterlegung empfangender Geschäftsbereich | |
Eingabe Prozentsatz, mit dem die empfangende Kostennummer belastet wird. Übernahmeschlüssel: Prozentsatz, anhand dessen die Kosten verteilt werden. Bei Übernahmeschlüsseln empfehlen wir eine Aufteilung zu 100 %, da ansonsten Differenzen zwischen FIBU und KORE entstehen können. Umlageschlüssel: Eingabe des jeweiligen Prozentsatzes. Werden weniger als 100 % umgelegt, bleibt der Rest auf der abgebenden Kostennummer stehen (siehe Beispiel). Werden mehr als 100 % umgelegt, wird der berechnete Umlagewert sowohl bei der abgebenden als auch bei der empfangenden Kostennummer berücksichtigt (siehe Beispiel). |
nach Bezugsgröße:
Hinterlegung empfangende Kostenstelle | |
Hinterlegung empfangender Kostenträger | |
Hinterlegung empfangende Abteilung | |
Hinterlegung empfangende Dimension | |
Hinterlegung empfangender Geschäftsbereich | |
Bezugsgrößen werden direkt im Schlüssel eingegeben (Quadratmeter, Anzahl Telefonanschlüsse, …) - über diese Verhältniszahl errechnet sich das Programm dann die prozentuelle Verteilung (für Übernahme- und Umlageschlüssel). |
Achtung!
 | Ein Übernahmeschlüssel nach Prozent ist grundsätzlich in Summe mit 100 % anzulegen. Wird ein Übernahmeschlüssel mit mehr oder weniger als 100 % angelegt, wird bei der Übernahme der Daten von der FIBU in die KORE dieser Wert auch in die KORE-Buchung übernommen. Dadurch können Differenzen zwischen FIBU und KORE auftreten! Beim Ausstieg aus einem Übernahmeschlüssel <> 100 % erhalten Sie folgende Hinweismeldung:  |
Hinweis
 | Bei der Eingabe einer abgelaufene Kostennummer auf dem Übernahmeschlüssel wird mit einer Meldung darauf hingewiesen, dass die Kostennummer lt. hinterlegtem Endedatum bereits abgelaufen ist. Die abgelaufene Kostennummer kann dadurch Werte erhalten. Der Schlüssel kann jedoch auch mit einer abgelaufenen Kostennummer gespeichert werden.  Kostennummern, die durch die Jahresübernahme inaktiv werden, werden bei den Übernahmeschlüsseln im neuen Jahr entfernt. |
Hinweis
| Beim Löschen eines Übernahmeschlüssels, der in der ANBU noch verwendet wird, kommt eine Meldung, dass noch Daten vorhanden sind:  Wird der Übernahmeschlüssel trotzdem gelöscht, bleibt die Hinterlegung in der ANBU erhalten! |
Import von Übernahmeschlüsseln
Übernahmeschlüssel können neben der manuellen Anlage auch importiert werden. Dies kann für die erstmalige Erstellung der Schlüssel, oder auch beispielsweise dafür genutzt werden, um Monatsschlüssel oder weitere Schlüssel zu den allgemeinen/bereits vorhandenen Schlüsseln zu ergänzen.
Werden Monatsschlüssel importiert, ist zusätzlich zur Spalte "Monat" die Spalte "Kennzeichen für Monatsschlüssel" mitzugeben. Dafür gibt es folgende Kennzeichen:
- ab diesem Monat = 1
- nur für diesen Monat = leer
Der Import ist unter Extras → Importieren möglich:
Allgemein
| Importdatei | Auswahl der Importdatei (CSV) |
Erste Zeile ignorieren | Wurden in die CSV-Datei die Spaltenüberschriften exportiert, muss dieses Feld aktiviert werden, um nur Daten zu importieren. Wurden die Konstantennamen der Spalte als erste Zeile in die CSV-Datei exportiert, ist dieses Feld automatisch auf "BMD NTCS Infozeile wird automatisch übersprungen" eingestellt. |
Notizen als Text importieren | Hier kann eingestellt werden, ob die Notiz als Text importiert werden soll oder nur die Nummer einer bereits bestehenden Notiz im File mitgegeben wird, und dadurch eine Verknüpfung entsteht. |
Protokolldatei für fehlerhafte Importdatensätze
| Protokolldatei schreiben | Ist diese Option aktiv, werden nicht importierbare Sätze aus der Importdatei wieder in eine Datei hinausgeschrieben. |
| Protokolldateiname | Hinterlegung Pfad und Name der Datei, in der die nicht importierbaren Datensätze ausgegeben werden sollen. |
Hinweis
| Nähere Informationen zum Reiter "Erweitert" finden Sie unter: Import Reiter Erweitert |
Hinweis
| Die Reihenfolgen der Felder in der Vorschau/Feldauswahl muss mit der Reihenfolge der Spalten in der Importdatei übereinstimmen. Die Feldauswahl kann unter Feldbeschreibung angepasst werden:  Wird das Musterfile für den Import verwendet oder ein Export mit der BMD Standard Feldauswahl durchgeführt, reicht es, die BMD Standard Feldauswahl auch für den Import zu laden. |
Beispiel
Achtung!
| Beim Import von Kostenschlüsseln werden zu Beginn alle Detailsätze in der Schlüsseleingabe (z. B. Aufteilung nach Prozent je Kostenstelle) gelöscht. Daher ist es nötig, alle Detailsätze zu importieren. Weiters kann es bei Problemen beim Import des Kostenschlüssels selbst dazu führen, dass Aufteilungssätze gelöscht werden aber nicht neu importiert werden können. |
Funktionen:
 Löschen | Nur bei Übernahmeschlüssel: Ein Schlüssel mit Monat 0 (Jahresschlüssel) kann nur gelöscht werden, wenn keine Monatsschlüssel dazu existieren. Wird der Übernahmeschlüssel noch verwendet (in Buchungen, in Detailplänen der Planung oder in der ANBU), wird mit einer Meldung darauf hingewiesen. Die Hinterlegung des Schlüssels in der Buchung bzw. in den Detailplänen bleibt nach dem Löschen erhalten. Die Buchungen bzw. Detailpläne müssen korrigiert werden. | ||
 Berechnete Schlüsselwerte | Über diesen Punkt können die vom Programm errechneten, monatlichen Verteilungsprozentsätze kontrolliert werden. Es werden pro Monat und pro Schlüssel die durch die Umlage berechneten Prozentwerte auf den jeweils empfangenden Kostennummern ausgewiesen:  Beispiel
| ||
Schlüssel + Details | Hier ist eine kombinierte Ansicht des Schlüssels mit allen Feldern möglich. |
 Kopieren Schlüssel | Ebenfalls im Programmpunkt Kostenschlüssel gibt es die Funktion "Kopieren Schlüssel". Aus bereits angelegten Schlüsseln können so beispielsweise Monatsschlüssel erzeugt und dann bearbeitet werden. Zusätzlich werden auch Firma und KORE abgefragt, sodass Schlüssel auch firmen- bzw. kostenrechnungsübergreifend kopiert werden können:  Für die Anlage von Monatsschlüsseln bleibt die Schlüsselnummer gleich, es wird nur der Monat zusätzlich erfasst und es muss im Feld "Kennzeichen für Monatsschlüssel" definiert werden, ob der Monatsschlüssel nur in dem angegebenen Monat gültig sein soll oder ab dem angegebenen Monat. Wird ein Schlüssel firmen-bzw. kostenrechnungsübergreifend kopiert, erfolgt eine Prüfung der vorhandenen Stammdaten in der Ziel-KORE. Ist beispielsweise eine Kostenstelle dort nicht vorhanden, dann kommt eine entsprechende Meldung:  Wird ein Schlüssel, der für das gesamte Jahr gültig ist (Schlüssel mit Monat 0), in eine andere Kostenrechnung oder auf eine neue Nummer kopiert, dann werden automatisch alle zu diesem Schlüssel vorhandenen Monatsschlüssel mitkopiert! |
 Exportieren | Sowohl Übernahme- als auch Umlageschlüssel können mittels CSV-Datei exportiert werden. |
Sowohl Übernahme- als auch Umlageschlüssel können mittels CSV-Datei importiert werden. Die Pflichtfelder sind dabei identisch mit jenen, die auch bei der manuellen Anlage notwendig sind. Im Zweifelsfall kann zur Kontrolle der benötigten Felder zuerst ein Testschlüssel angelegt und exportiert werden. |
 Protokoll | Dieses Protokoll ist permanent aktiviert. Im Protokoll werden für alle Firmen sämtliche Änderungen (Neuanlage, Änderung und Löschen) der Kostenschlüssel (obere Bildschirmhälfte) und der Schlüsseleingaben (untere Bildschirmhälfte) aufgelistet. |
| Datensatzprotokoll | Dieses Protokoll ist permanent aktiviert. Im Datensatzprotokoll werden für die ausgewählte Firma sämtliche Änderungen (Neuanlage, Änderung und Löschen) der Kostenschlüssel (obere Bildschirmhälfte) und der Schlüsseleingaben (untere Bildschirmhälfte) aufgelistet. |
Hinterlegung Übernahmeschlüssel
Übernahmeschlüssel können in der FIBU auf den Konten hinterlegt werden und steuern, wie die Buchungsbeträge auf den jeweiligen Konten in die Kostenrechnung übernommen werden. Übernahmeschlüssel werden sofort im Zuge der Übernahme der Buchungen wirksam.
Übernahmeschlüssel können in der FIBU direkt am Konto in den Feldern Schlüssel-Kz und Schlüssel hinterlegt werden.
Dabei bedeutet "Vorschlag", dass der hinterlegte Schlüssel beim Buchen vorgeschlagen oder bei "fixer Eingabe" der Schlüssel fix (auch rückwirkend) in die Buchung geschrieben wird.
Das Feld "Schlüssel-Kz" wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden und mit Übernahmeschlüsseln buchen möchten. Der Schlüssel muss in der Kostenrechnung im Programmpunkt "Kostenschlüssel" als Übernahmeschlüssel angelegt werden. Folgende Einstellungen sind möglich:
|
Im Feld "Schlüssel" erfolgt die Eingabe der Schlüsselnummer, wenn im Feld Schlüssel-Kz "Vorschlag" oder "fixer Kostenschlüssel" eingestellt ist. Im Suchfenster für die Schlüssel (F4) werden auch immer die Details der Schlüssel dargestellt, damit ersichtlich ist, welche Kostennummern durch den Schlüssel angesprochen werden. |
Buchen mit Übernahmeschlüssel
In der Buchungsmaske kann im Feld Schlüssel der Übernahmeschlüssel definiert werden.
Wird in einer Buchung neben dem Schlüssel (in dem die Aufteilung der Kostenstellen hinterlegt ist) noch ein Kostenträger, … erfasst, stehen in der KORE die Daten der Buchung sowohl auf den Kostenstellen wie auch auf dem Kostenträger. Der Kostentyp oder die Kostentypen, welche im Schlüssel bereits verwendet wurden, dürften beim Buchen nicht auch noch extra erfasst werden!
Beispiel
| Im Übernahmeschlüssel werden 60 % auf Kostenstelle 10 und 40 % auf Kostenstelle 20 aufgeteilt. In der Buchung mit € 1.000,00 wird neben dem Schlüssel noch der Kostenträger 100 erfasst. In der KORE sieht die Aufteilung folgendermaßen aus: KST 10 € 600,00 KST 20 € 400,00 KTR 100 € 1.000,00 |
Sobald dann die Buchungen in die Kostenrechnung mittels Übernahme/Umlage übernommen werden, werden die Werte entsprechend auf die Kostenstellen, Kostenträger … verteilt.
In der KORE unter Buchungen bearbeiten wird ein Übernahmeschlüssel wie abgebildet dargestellt:
Hinweis
| Im "Buchungen bearbeiten" scheint nur der Übernahmeschlüssel auf. Wie sich die Beträge auf die einzelnen Kostenstellen, Kostenträger ... aufteilen, ist im Reporting oder bei den Ausdrucken sichtbar. |
