FAQ Umlagen
Grundlegende Informationen zu den Umlagen finden Sie unter Umlage.Wie lege ich einen Kostenschlüssel an?
Kostenschlüssel ist der Überbegriff für Übernahmeschlüssel und Umlageschlüssel. Die Kostenschlüssel sind unter Stammdaten → Kostenschlüssel zu finden und können dort angelegt, geändert oder gelöscht werden.
Hier kann sowohl ein Übernahme- als auch ein Umlageschlüssel angelegt werden. Durch die Combobox rechts oben wird ausgewählt, welchen Kostenschlüssel man anlegt:
Der Unterschied zwischen einem Übernahmeschlüssel und einem Umlageschlüssel ist folgender:
Mithilfe von Übernahmeschlüsseln werden Werte von einer Buchung direkt auf verschiedene Kostennummern (Kostenstellen, Kostenträger ...) verteilt. Übernahmeschlüssel können fix oder als Vorschlagswert am FIBU-Konto hinterlegt oder beim Buchen erfasst werden. Die Verteilung erfolgt bei der Übernahme der Buchung von der FIBU in die KORE. Ein Auswerten der Buchungen auf den einzelnen, im Schlüssel enthaltenen Kostennummern ist danach möglich.
Umlageschlüssel werden in der Kostenrechnung angelegt, um Werte von einer Kostennummer (ganz oder teilweise) auf andere Kostennummern (Kostenstellen, Kostenträger ...) umzulegen. Die Umlageschlüssel müssen in den Umlagereihenfolgen auf den abgebenden Kostennummern hinterlegt werden. Die Umlage wird im Zuge der Übernahme und Umlage berechnet. Bei den Auswertungen kann anschließend wahlweise mit oder ohne Umlage ausgewertet werden.
Warum kann ich bei einem Kostenschlüssel (Übernahmeschlüssel bzw. Umlageschlüssel) die Schlüsselart nicht ändern?
Bei einem Kostenschlüssel (Übernahmeschlüssel bzw. Umlageschlüssel) kann die Schlüsselart nur verändert werden, wenn die Schlüsseleingabe leer ist. Löschen Sie bitte bei dem betreffenden Kostenschlüssel die Schlüsseleingaben in der untere Bildschirmhälfte:
Sobald die Schüsseleingabe leer ist, kann die Schlüsselart gewechselt werden und es können neue Schlüsseleingaben erfasst werden.
Wie kann ich einen Umlageschlüssel unterjährig "für" einen oder "ab" einem bestimmen Monat ändern?
Grundsätzliches: Wird bei einem Umlageschlüssel die Schlüsseleingabe (z. B. Prozentsatz, Bezugsgröße ...) geändert, wird bei der nächsten Berechnung der Umlage dieser geänderte Schlüssel für das gesamte Jahr angewendet. Die Verteilung der Werte wird dadurch auch rückwirkend verändert.
Durch Anlage von einem Monatsschlüssel kann dies jedoch vermieden werden.
Dazu kopieren Sie unter Stammdaten → Kostenschlüssel → Funktionen → Kopieren Schlüssel ihren bestehenden Schlüssel.
Für die Anlage von Monatsschlüsseln bleibt die Schlüsselnummer gleich, es wird nur der Monat zusätzlich erfasst und es muss im Feld "Kennzeichen für Monatsschlüssel" definiert werden, ob der Monatsschlüssel nur in dem angegebenen Monat gültig sein soll oder ab dem angegebenen Monat:
Nach dem Kopieren gibt es nun einen weiteren Schlüssel mit derselben Nummer, der für den ausgewählten Zeitraum gültig ist. In diesem Monatsschlüssel können Sie nun in der Schlüsseleingabe die gewünschte Änderung vornehmen:
Bei der nächsten Berechnung der Umlage wird der soeben angelegte Monatsschlüssel berücksichtigt.
Der letzte gültige "ab diesem Monatsschlüssel" wird bei der Anlage eines neuen Jahres im Zuge der Jahresübernahme wieder als allgemeiner Schlüssel (Monat 0) angelegt.
Welche Auswirkungen hat es auf die Umlage, wenn Kostennummern inaktiv werden?
Wenn Kostennummern (Kostenstelle, Kostenträger ...) durch das Endedatum inaktiv werden, bleibt die Hinterlegung der Kostennummer im Umlageschlüssel für das laufende Jahr erhalten. Auf der abgelaufenen Kostennummer können dadurch Be- bzw. Entlastungen entstehen.
Wir empfehlen Ihnen, nach dem Setzen des Endedatum auch die Umlageschlüssel und Umlagereihenfolgen zu überprüfen.
Kostennummern, die durch die Jahresübernahme inaktiv werden, werden bei den Umlageschlüsseln und aus den Umlagereihenfolgen im neuen Jahr entfernt. Ein manuelles Nachbearbeiten der Kostenschlüssel und Umlagereihenfolgen ist notwendig! Bei der Umlage des neuen Jahres werden Sie in der Logdatei mit einem Hinweis darauf aufmerksam gemacht.
Warum rechnet die Umlage nicht bzw. falsch?
Tipps zur Suche bei Problemen mit Umlagen finden Sie in der Onlinehilfe Suche bei Umlageproblemen.
Was wird als Basis für die Umlageberechnung herangezogen?
Als Basis für die Berechnung der Umlage werden immer nur direkt gebuchte Werte herangezogen. Das heißt, es werden keine Werte berücksichtigt, die durch vorangegangene Umlagen, Kennzahlen oder Zuschläge ... auf die empfangende Kostennummer gelangen.
Werte, die durch eine Umlage auf die Zielkostenstelle kommen, werden bei weiteren Umlagen nicht berücksichtigt. Gelangt beispielsweise ein Wert nur durch eine Umlage auf das Konto 4999, kann in einer weiteren Umlage "nach Konto" dieses Konto nicht als Basis herangezogen werden, da keine direkt gebuchten Werte vorhanden sind und daher die Basis für die Umlage fehlt.
Wie können die Umlagewerte auf einem bestimmten Konto oder einer bestimmten Gliederungszeile ausgewiesen werden?
Um Umlagewerte auf einem bestimmten Konto oder einer bestimmten Gliederungszeile ausweisen zu lassen, ist eine entsprechende Hinterlegung am jeweiligen Kostenschlüssel zu treffen. Es können entweder Belastungs- und Entlastungskonto oder Gliederungsschema und Gliederungsnummer hinterlegt werden. Wird in der Kostenrechnung mit verschiedenen Gliederungsschemen gearbeitet, dann empfehlen wir das Arbeiten mit Belastungs- und Entlastungskonto, da diese je Schema individuell zugeordnet werden können.
Schlüssel mit Belastungs- und Entlastungskonto: Wir empfehlen Ihnen, dafür eigene kalkulatorische Konten in der KORE anzulegen.
Bei Auswertungen mit Gliederung muss das Belastungskonto dem Gliederungsschema zugeordnet sein, ansonsten wird die Umlage nicht ausgewiesen:
Schlüssel mit Gliederungsschema und Gliederungsnummer:
Hinweis
 | Wird die Umlage in einer Gliederung oder auf einem Be- bzw. Entlastungskonto dargestellt, muss bei der Auswertung unbedingt "Umlage kumuliert" verwendet werden. Nur dann kann die Umlage richtig dargestellt werden. |
Wie können nur bestimmte Konten bzw. Gliederungszeilen einer Kostennummer umgelegt werden?
Die Definition einer sogenannten "teilweisen Umlage", erfolgt in der Kostenrechnung unter Stammdaten → Umlagereihenfolgen. Dort ist auf der abgebenden Kostennummer grundsätzlich die Reihenfolge und der Schlüssel zu hinterlegen. Zusätzlich kann eine Einschränkung getroffen werden, welcher Teil der Kostennummer umgelegt werden soll. Dieser Teil können beispielsweise alle Werte sein, die in Kombination mit einem bestimmten anderen Kostentyp gebucht wurden, oder auch der Wert eines Kontos oder einer Gliederungszeile.
Eine Umlage, dass nur Buchungen einer bestimmten "Buchungsart oder Buchungsvariante" umgelegt werden, kann nicht über die teilweise Umlage definiert werden.
Details zur teilweisen Umlage finden Sie im Punkt Teilweise Umlage.
Wie kann eine Umlage ohne Entlastung der abgebenden Kostennummer erfolgen?
Für eine Umlage ohne Entlastung muss die entsprechende Einstellung am Schlüssel deaktiviert werden (Entlastung bei Umlage auf Kostenstelle, Kostenträger ... = Nein) :
Was ist ein Umlage-Anzeigecode und welche Ausprägungen gibt es?
Über den "Umlage-Anzeigecode" kann definiert werden, wie die Umlagewerte (empfangende Werte bzw. abgebende Werte) am Ausdruck oder im Reporting dargestellt werden sollen:
| Umlage-Anzeigecode | Hier kann der Ausweis der Umlage definiert werden.
Hinweis
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Wie funktioniert eine Auswertung mit Vorjahr und Umlage, obwohl es im Vorjahr noch keine Umlagen gibt?
Damit eine Auswertung mit Umlage im lfd. Jahr mit Vorjahr funktionieren kann, muss unabhängig davon, ob es im Vorjahr Umlagen gibt, die Umlageberechnung für das gesamte Vorjahr gestartet worden sein.
Wie kann ich einen Umlageschlüssel oder eine Umlagereihenfolge löschen, sperren oder inaktiv setzen?
Wird ein bestehender Umlageschlüssel oder eine Umlage nicht mehr benötig, kann folgendermaßen vorgegangen werden: Die Entfernung oder das Löschen von Kostenschlüsseln ist grundsätzlich jahresbezogen. Das heißt, eine Änderung in einem Jahr hat keine Auswirkungen auf Vor- oder Folgejahre.
- Die Auswertungen (Ausdruck oder Reporting) sollen ohne Umlage ausgewertet werden:
Stellen Sie bitte im Reiter "Reihenfolge/Umlage" das Feld Umlage auf "Nein". - Eine Kostennummer soll nicht mehr auf andere Kostennummern umgelegt werden (z. B. KST 10 soll nicht mehr auf KST 20 und 30 umgelegt werden):
Einstieg KORE → Stammdaten → Umlagereihenfolgen. Hier kann die hinterlegte Umlagereihenfolge der abgebenden Kostennummer (rechte Bildschirmhälfte) mit F7 gelöscht werden (in diesem Beispiel bei der KST 10). Nach Neuberechnung der Umlage wird die Kostennummer nicht mehr auf die anderen Kostennummern umgelegt. Der Umlageschlüssel kann aber auf einer anderen Kostennummer noch verwendet werden. - Der Umlageschlüssel soll gar nicht mehr existieren und gelöscht werden:
Einstieg unter KORE → Stammdaten → Kostenschlüssel → Combobox (rechts oben) auf Umlageschlüssel stellen. Hier kann der Umlageschlüssel in der oberen Bildschirmhälfte mit F7 gelöscht werden. Der Umlageschlüssel kann in der KORE nicht mehr verwendet werden. - Soll die gesamte Umlage (alle Umlagereihenfolgen) gelöscht werden, kann die Umlagevariante entfernt werden.
Einstieg KORE → Stammdaten → Umlagereihenfolgen. Bei der Umlagevariante mit F4 einsteigen und die gewünscht Umlagevariante löschen.Wenn noch Umlage-Reihenfolgen oder Umlage-Istwerte gespeichert sind, wird mit einer Meldung darauf hingewiesen, dass alle abhängigen Datensätze auch gelöscht werden.
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