Grundlegende Informationen zur Umlage finden Sie unter Umlage.

1. Allgemeines 

1. In den Kostenschlüsseln ist ein Umlageschlüssel anzulegen, in dem die Berechnungsbasis und die empfangenen Kostennummern hinterlegt werden.
2. In den Umlagereihenfolgen wird auf der abgebenden Kostennummer hinterlegt, in welcher Umlagevariante mit welchem Schlüssel und zu welchem Zeitpunkt diese umgelegt wird. Zusätzlich kann hier eine teilweise Umlage (nur ein Teil der Kostennummer, z. B. Personalkosten, werden umgelegt) hinterlegt werden.
3. Um Auswertungen mit Umlagen zu erhalten, muss die Umlage im Programm Übernahme/Umlage berechnet werden.
   

• Berechnung Umlage
• Kontrolle Auswertungskriterien
• Kontrolle Umlageschlüssel
• Kontrolle Umlagereihenfolgen
• Beispiel Nachrechnen einer Umlage

2. Berechnung Umlage

Zeigt die Umlage nicht das gewünschte Ergebnis, ist als erster Schritt die Umlage für das gesamte Jahr noch einmal neu zu berechnen. Die

Übernahme kann hierbei, wenn diese bereits zuvor durchgeführt wurde, weggelassen werden:

 

Achtung! 

Sind in der Kostenrechnung Zuschläge angelegt, muss die Zuschlagsberechnung im Zuge der Übernahme erfolgen, da ansonsten die Zuschläge bei Auswertungen mit Umlagen nicht richtig dargestellt werden können. Dazu kontrollieren sie bitte folgenden Parameter:   KORE-Parameter → Übernahme/Umlage → Übernahme → Zuschlagsberechnung muss auf 0 - Bei Übernahme stehen.   Zuschlagsberechnung Dieser Parameter ist nur in ganz seltenen Ausnahmefällen, in Absprache mit dem KORE Support, abweichend vom Standard zu setzen!  Grundsätzlich wird die Berechnung der vorhandenen Zuschläge mit der Übernahme der Buchungen gestartet. Über diesen Parameter kann die Zuschlagsberechnung auf Wunsch manuell gestartet werden. Achtung!  Sind in der Kostenrechnung Umlagen angelegt, muss die Zuschlagsberechnung im Zuge der Übernahme erfolgen, da ansonsten die Zuschläge bei Auswertungen mit Umlagen nicht richtig dargestellt werden können! 0 - Bei Übernahme: Zuschläge werden bei Übernahme berechnet.  1 - Manuell: Zuschlagsberechnung muss extra gestartet werden.

Sollen neben den Werten auch Mengen umgelegt werden, ist folgender Parameter auf Ja zu stellen:

KORE-Parameter → Übernahme/Umlage → Umlage → Umlage der Mengen

Umlage der Mengen

Einstellung, ob die Mengen genauso wie die Beträge bei der Umlage umgelegt werden sollen oder nicht.   0 - Nein: Mengen werden nicht umgelegt. 1 - Ja: Mengen werden umgelegt.

Eventuelle in der Logdatei enthaltene Meldungen nach der Übernahme/Umlage weisen auf Probleme bei der Umlage hin:

 

Umlage
Umlage der Istwerte bzw. Planwerte nicht möglich	Diese Meldung dient als Überschrift zu den unten stehenden Meldungen. Beispiel Bei der Umlage der Planwerte sind für die Variante 1, im Planmodell 1, für das Planjahr 2025 in der Reihenfolge 30 für den Schlüssel 30 keine berechneten Schlüsselwerte vorhanden.
Berechnungsbasis für die Umlage (der Fixkosten bzw. variablen Kosten) nicht vorhanden!	Es ist ein Umlageschlüssel hinterlegt, für den in einem oder mehreren Monat(en) keine Basis vorhanden ist. Dadurch kann die Umlage nicht berechnet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe Umlage. Beispiel Es werden Kosten anhand der gebuchten Umsätze umgelegt. Im August sind auf den empfangenden Kostennummern keine Umsätze gebucht und daher ist keine Basis für die Umlage vorhanden. Die Kosten im August können nicht verteilt werden.
keine berechneten Schlüssel vorhanden	Es ist ein Umlageschlüssel hinterlegt, für den keine Basis vorhanden ist. Dadurch kann die Umlage nicht berechnet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe Umlage. Beispiel Es werden Kosten anhand der gebuchten Umsätze umgelegt. Es wurden auf den empfangenden Kostennummern noch keine Umsätze gebucht und daher ist keine Basis für die Umlage vorhanden.
Umlage kann nicht durchgeführt werden, fehlerhafte Kostenschlüssel vorhanden!   Schlüssel X kann nicht berechnet werden, weil bei der Schlüsseleingabe keine Kostenstammnummer erfasst wurde.	Es ist ein Umlageschlüssel hinterlegt, bei dem in der Schlüsseleingabe die Hinterlegung einer empfangenden Kostennummer fehlt.   Unter Stammdaten → Kostenschlüssel kann diese nacherfasst werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe Umlage.
Schlüssel X kann nicht berechnet werden, weil Gliederungszeile XX im Schema XXXX nicht vorhanden ist.	Es ist ein Umlageschlüssel hinterlegt, bei dem die hinterlegte Basis-Gliederungszeile nicht mehr existiert. Dadurch kann die Umlage nicht berechnet werden.   Unter Stammdaten → Kostenschlüssel kann die Gliederungszeile getauscht, unter Stammdaten → Gliederungstexte kann die benötigte Zeile wieder angelegt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe Umlage.
Die berechneten Schlüssel enthalten abgelaufene Kostentypen!	Im Umlageschlüssel sind Kostennummern (KST, KTR ...) enthalten, die durch ein hinterlegtes Endedatum bereits abgelaufen sind. Zusätzlich wurden Sie bei der Anlage des Umlageschlüssels mit einer Meldung darauf hingewiesen.
Planmodell Nr.: XX ist gesperrt. Umlage der Planwerte / Planmengen kann nicht durchgeführt werden!	Wurde ein Planmodell zur Bearbeitung gesperrt kann keine Umlageberechnung für dieses Planmodell mehr erfolgen, außer die Sperre wird am betroffenen Planmodell wieder aufgehoben.
Planmodell Nr.: xx wurde  am tt.mm.jjjj stillgelegt. Umlage Planwerte der Folgeplanjahre kann nicht durchgeführt  werden!	Ein Planmodell wurde durch die Jahresübernahme stillgelegt (ersichtlich durch das Feld Folgejahre stillgelegt am am Planmodell). Wurde die Umlage für (alle) Folgeplanjahre gestartet, kann für stillgelegte Planmodelle die Umlage nicht durchgeführt werden.

3. Kontrolle Auswertungskriterien

• Um Auswertungen mit Umlagen zu erhalten, müssen Sie im Reiter "Reihenfolge/Umlage" die Umlage aktivieren, die richtige Umlagevariante auswählen und den Umlage-Anzeigecode definieren:
  
  
  
  

  Umlage	Soll die Auswertung mit Berücksichtigung der Umlage gestartet werden, muss die Umlage hier aktiviert werden.   Hinweis Wurde die letzte Übernahme und Umlage ohne Umlageberechnung durchgeführt, werden Sie beim Start der Auswertung darauf hingewiesen:     Mit "Ok" wird das Fenster für die Übernahme und Umlageberechnung geöffnet, mit "Abbrechen" wird die Auswertung gestartet ohne die Umlage neu zu berechnen.
  Umlage-Variante	Soll die Auswertung mit Berücksichtigung der Umlagen gestartet werden, muss hier die Umlage aktiviert und die entsprechende Variante hinterlegt werden.
  Umlage-Anzeigecode	Hier kann der Ausweis der Umlage definiert werden.   Umlage kumuliert Die gebuchten und die umgelegten Werte werden in einer Summe ausgewiesen. Bei diesem Ausdruck ist nicht ersichtlich, welcher Betrag zu einer Kostennummer direkt gebucht bzw. welcher Betrag auf die Kostennummer umgelegt wurde. Diese Darstellungsform ist bei Ausweis der Umlage in einer eigenen Gliederungszeile verpflichtend. Kostennummern, die durch die Umlage "null" werden, scheinen bei der "Umlage kumuliert" nicht mehr auf. Umlage detailliert Die direkt gebuchten und die umgelegten Werte werden getrennt, in eigenen Zeilen dargestellt. Die Umlage wird pro abgebender/empfangender Kostennummer extra dargestellt. Kostennummern, die durch die Umlage "null" werden, scheinen bei der "Umlage detailliert" auf. Umlage detailliert in Summe Die direkt gebuchten und die umgelegten Werte werden getrennt dargestellt. Der Wert der Umlage wird nicht pro Kostennummer, sondern in einer Summe dargestellt (nur bei Ausdruck). Kostennummern, die durch die Umlage "null" werden, scheinen bei der "Umlage detailliert in Summe" auf. Umlage detailliert in Konten/Gliederung Je nachdem, ob mit oder ohne Gliederung ausgewertet wird, steht bei den empfangenen bzw. abgebenden Zeilen die betreffende Gliederungszeile bzw. Kontonummer dabei = Umlagenachweis (nur bei Ausdruck). Kostennummern, die durch die Umlage "null" werden, scheinen bei der "Umlage detailliert in Konten/Gliederung" auf. Umlage detailliert Summenblatt Die direkt gebuchten Werte, die Empfangenen und Abgegebenen werden je in einer Summe dargestellt (nur bei Ausdruck). Kostennummern, die durch die Umlage "null" werden, scheinen bei der "Umlage detailliert Summenblatt" auf.   Hinweis Wird die Umlage in einer Gliederung oder auf einem Be- bzw. Entlastungskonto dargestellt, muss unbedingt "Umlage kumuliert" verwendet werden.
  Bis Umlagereihenfolge-Nr	Die Umlage wird nur bis zur eingegebenen Reihenfolge berücksichtigt (siehe Umlagereihenfolge).

• Beispielsweise können Sie den Ausdruck "300 Perioden-Übersicht Ist" der abgebenden Kostennummer mit dem Umlage-Anzeigecode "Umlage detailliert" starten. So können Sie kontrollieren, ob die abgebende Kostennnummer null wird (vorausgesetzt, es wurde keine teilweise Umlage eingestellt). Weiters sehen Sie, welche Kostennummern mit welchem Betrag durch die Umlage belastet werden. 
  
  
  
  
  

Mit dem Umlage-Anzeigecode "Umlage detailliert in Konten/Gliederung" wird zusätzlich zur Kostennummer auch die Kontonummer bzw. die Gliederungszeile der Umlage angezeigt.

• Ebenfalls können Sie eine Auswertung der empfangenden Kostennummer mit dem Umlage-Anzeigecode "Umlage detailliert" starten, um zu sehen, von welchen Kostennummern die Werte empfangen werden. 
  
  

• Im Feld Bis Umlagereihenfolge-Nr kann Schritt für Schritt die Umlage ausgewertet werden. Dadurch können Sie die Umlage/den Umlageschlüssel ausfindig machen, durch die/den die Unstimmigkeiten verursacht werden.
  
  
  
  
  
• Wird die Umlage auf Basis einer Gliederung, eines Kontos oder einer Menge berechnet, kann durch Auswerten der empfangenden Kostennummern ohne Umlage kontrolliert werden, ob in jedem Monat eine Basis zur Berechnung der Umlage vorhanden ist.
  
  Achtung! 

  Als Basis werden immer nur direkt gebuchte Werte herangezogen. D. h. es werden keine Werte, die durch Umlagen, Kennzahlen oder Zuschläge,... auf die empfangende Kostennummer gelangen, berücksichtigt.

  
  Beispiel: Die Kostenstelle 10 wird auf die Kostenträger 100 und 200 auf Basis der Umsatzerlöse (nach Gliederung) umgelegt. Durch eine Auswertung der Kostenträger 100 und 200 ohne Umlage kann kontrolliert werden, ob in jedem Monat Umsatzerlöse vorhanden und somit die Voraussetzung für die Umlageberechnung gegeben sind.
  
  
  
  
  
  
  
• Soll die Umlage in einer eigenen Gliederungszeile (Felder Uml. auf Gliederunggschema und Uml. auf GliederungsNr. im Umlageschlüssel) oder auf einem Belastungs- und/oder Entlastungskonto ausgewiesen werden, muss als Umlage-Anzeigecode "Umlage kumuliert" ausgewählt werden, damit die Umlage in der Gliederungszeile oder auf dem Belastungs- bzw. Entlastungskonto dargestellt wird:
  
  
  
  
  
  
• Zusätzlich gilt: Je einfacher der Ausdruck, umso besser. Stimmt der Ausdruck mit Umlage-Anzeigecode kumuliert und ohne Gliederungsschema/Baumknoten oder anderen Einschränkungen, dann fügen Sie nach und nach jeweils ein Kriterium hinzu und kontrollieren zwischenzeitlich, ob das Ergebnis noch stimmt.
  
  Tritt das Problem mit der Gliederung auf, muss die Kontenzuordnung überprüft werden. Tritt das Problem mit dem Baumknoten auf, muss die Zuordnung der Kostennummern zum Baum überprüft werden - usw.
   
  Weiters muss kontrolliert werden, ob zur Buchungsvariante, mit welcher ausgewertet wird, alle benötigten Buchungsarten zugeordnet sind.

 

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4. Kontrolle Umlageschlüssel

Hinweis 

Sind keine berechneten Schlüsselwerte vorhanden, wurde entweder die Umlage nicht berechnet, es ist keine Berechnungsbasis für die Umlage vorhanden oder der Schlüssel wurde nicht in den Umlagereihenfolgen hinterlegt!

Schlüssel	Die Schlüsselnummer kann sowohl numerisch (z. B. 100) als auch alphanumerisch (z. B. A100) angelegt werden. Bei alphanumerischen Schlüsselnummern dürfen jedoch keine Umlaute enthalten sein!
Schlüsselart für Ist/Planumlage	Wurde der Schlüssel für IST- und PLANwerte angelegt? Dieses Feld ist standardmäßig nicht eingeblendet und kann über Ansicht → Umschalten alle/eingeschränkte Keyfelder aktiviert werden.
Schlüsselart Grenzkosten	Bei Grenzkostenrechnung: werden fixe und variable Kosten umgelegt? Dieses Feld ist standardmäßig nicht eingeblendet und kann über Ansicht → Umschalten alle/eingeschränkte Keyfelder aktiviert werden.
Schlüssel Modell-Nr	Bei Umlage PLANwerte: wurde der Schlüssel nur für ein bestimmtes Modell angelegt? Dieses Feld ist standardmäßig nicht eingeblendet und kann über Ansicht → Umschalten alle/eingeschränkte Keyfelder aktiviert werden.
Monat	Kontrolle des Schlüsselmonats. Es muss immer einen Schlüssel mit Monat 0 (= allgemeiner Schlüssel) geben, abweichend hiervon kann es zusätzlich weitere Schlüssel, mit gleicher Nummer, jedoch monatsbezogen geben. Beispiel  Wird ein Schlüssel z. B. für den Monat 8 angelegt, kann über das Feld Kennzeichen für Monatsschlüssel eingestellt werden, ob dieser nur für diesen Monat (August) oder ab diesem Monat gilt. Monatsschlüssel können mit der Funktion Kopieren Schlüssel angelegt werden.
Gesamtprozent Kostenstelle/ Kostenträger/Abteilung/Dimension/Geschäftsbereich	Wird hier keine Einschränkung getroffen, werden 100 % der Kostenstelle umgelegt → Kontrolle, ob hier ein Wert >< 0 oder >< 100 hinterlegt ist.
Entlastung bei Umlage auf Kostenstelle/ Kostenträger/Abteilung/Dimension/Geschäftsbereich	Ist das Häkchen für die Entlastung der Kostennummer richtig gesetzt?
Belastungskonto	Ist ein Belastungskonto hinterlegt, und in weiterer Folge, wenn mit einer Gliederung ausgewertet wird → Ist dieses Konto auch zu dieser Gliederung zugeordnet?
Entlastungskonto	Ist ein Entlastungskonto hinterlegt, und in weiterer Folge, wenn mit einer Gliederung ausgewertet wird → Ist dieses Konto auch zu dieser Gliederung zugeordnet?
Umlage auf Gliederungsschema	Wird hier ein Gliederungsschema hinterlegt, muss zusätzlich auch eine GliederungsNr. hinterlegt sein.
Umlage auf GliederungsNr.	Der Ausweis der Umlagewerte muss auf einer leeren Gliederungstextzeile erfolgen (es dürfen keine Konten zugeordnet sein!). Weiters überprüfen Sie bitte, ob die hinterlegte Gliederungszeile noch existiert. Hinweis  Damit die Umlage in einer Gliederungszeile ausgewiesen werden kann, muss die Umlage mit dem "Umlage Anzeige-Code" kumuliert gedruckt werden.
Durchschnittsberechnung Belastung	Ist die Durchschnittsberechnung aktiviert, wird der errechnete Durchschnitt (gesamtes Jahr/12) monatlich dargestellt.  Achtung!  Bei einer Durchschnittsberechnung ändern sich die umgelegten Werte auch rückwirkend!
Durchschnittsberechnung Entlastung	Ist die Durchschnittsberechnung aktiviert, wird der errechnete Durchschnitt (gesamtes Jahr/12) monatlich dargestellt.  Die umzulegende Kostennummer ist dann nur bei Betrachtung des gesamten Jahres auf Null, nicht in den einzelnen Monaten. Achtung!  Bei einer Durchschnittsberechnung ändern sich die umgelegten Werte auch rückwirkend!
Kennzeichen für Monatsschlüssel	Kontrolle, ob das Kennzeichen für einen Monatsschlüssel richtig eingestellt ist. Es stehen die Ausprägungen "für diesen Monat" oder "ab diesen Monat" zur Verfügung.

 

Hier können beispielsweise folgende Kontrollen durchgeführt werden:

Sind die empfangenden Kostennummern/der empfangende Baumknoten richtig hinterlegt?
Kontrollieren Sie auch bei Umlage auf einen Knoten, ob in der Baumzuordnung alle relevanten Kostennummern zugeordnet sind.

• Wurde als Basis das richtige Gliederungsschema, die richtige Gliederungsnummer, die richtige Menge,...  hinterlegt, anhand derer die Umlage berechnet wird?
  Kontrollieren Sie auch, ob bei Basis Gliederungsnummer in der hinterlegten Gliederungszeile alle relevanten Konten zugeordnet sind.
• Werden bei der Schlüsselart nach Prozent auch 100 % umgelegt?
• usw.

Hinweis 

Die in der Schlüsseleingabe zur Verfügung stehenden Felder variieren je nach gewählter Schlüsselart!

5. Kontrolle Umlagereihenfolge

Hier können mehrere, voneinander unabhängige Umlagevarianten hinterlegt werden. Wählen Sie die Umlagevariante aus, die Sie kontrollieren möchten. 

Bleibt ein Rest auf der Kostenstelle und soll  diese zur zur Gänze umgelegt werden (es ist keine teilweise Umlage vorhanden), muss die Reihenfolge geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Kostenstelle nicht durch eine spätere Umlage mit einem Wert belastet wird. Eine einfache Überprüfung, ob es spätere Reihenfolgen gibt, kann mittels der Übersicht stattfinden:

  

Hinweis 

Wird die betroffene Kostenstelle mit Einschränkung der Umlagereihenfolge-Nr. auf die eigene Umlagereihenfolge leer, aber mit einer späteren Umlage belastet, müssen die Umlagereihenfolgen angepasst werden!

Bei Umlagen von einzelnen Gliederungszeilen ist es wichtig, dass nur Zeilen verwendet werden dürfen, denen direkt Konten zugeordnet sind. Es dürfen keine Summenzeilen und keine Gliederungszeilen mit darunterliegenden Ebenen hinterlegt werden. Weiters muss die Kontenzuordnung zu den Zeilen, welche umgelegt werden, überprüft werden.

 

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6. Beispiel: Nachrechnen einer Umlage

Beispiel 

Ausgangssituation: Die Kostenstelle "Wartungsarbeiten" soll zur Gänze anhand der gebuchten Maschinenstunden auf alle Kostenträger (= Maschinen) umgelegt werden. Die Maschinen sind in einem Baumknoten zusammengefasst.

6.1. Nachrechnen der berechneten Schlüsselwerte

Um die berechneten Schlüsselwerte für ein Monat (im Beispiel Jänner) nachvollziehen zu können, muss die Gesamtmenge und die Menge je Kostenträger der Mengennummer 5 für alle im Baum befindlichen Kostenträger ermittelt werden.

Dazu wurde eine Periodenübersicht mit Einschränkung auf Baum/Knoten 1 (Baumnr. 4) und Baum/Knoten Darstellung "letzte Ebene" mit Mengen gestartet:

Mit Hilfe dieser Werte kann der jeweilige Prozentsatz errechnet werden:

 

Die errechneten Prozentsätze können dann mit den berechneten Schlüsselwerten abgeglichen werden:

 

Hinweis 

Es kann aufgrund unterschiedlicher Berechnungslogiken zu minimalen Abweichungen bei den Nachkommastellen zwischen den Prozentsätzen und dadurch auch bei den Werten kommen!

6.2. Berechnung der Werte

Hinweis 

Gerne sind wir Ihnen auch bei der Suche behilflich, wenn die Umlage nicht das gewünschte Ergebnis zeigt. Vereinbaren Sie dazu mit uns einen Fernwartungstermin.  Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

Siehe auch: Umlage Übernahme/Umlage Ausdruck Seitenanfang

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