Buchungsvarianten / -arten KORE
Grundlegende Informationen zur Kostenrechnung finden Sie unter Erste Schritte.
Inhalt
Allgemeines
Buchungsvarianten/-arten dienen zum Trennen von Buchungen unterschiedlichen Charakters beim Auswerten. Jede Buchung hat eine Buchungsart, beispielsweise kann damit eine Trennung in laufende, kalkulatorische, externe, Abgrenzungs-,... Buchungen erfolgen. Buchungsarten können mittels Buchungsvarianten beliebig gruppiert werden. Die Buchungsarten müssen hierzu den einzelnen Buchungsvarianten zugeordnet werden. Beim Auswerten kann dann die jeweils gewünschte Buchungsvariante eingestellt werden.
Bei manchen Kostenrechnungen werden nicht nur Buchungen aus einer Finanzbuchhaltung ausgewertet, sondern die FIBU-Buchungen werden beispielsweise direkt in der KORE durch kalkulatorische Buchungen (z. B. kalk. AfA, Abgrenzungen, ...) ergänzt und/oder mehrere Finanzbuchhaltungen werden in eine Kostenrechnung zusammengefasst.
Möchten Sie in der Kostenrechnung noch getrennt auswerten, d. h. nur die Buchungen aus der FIBU (ohne kalkulatorische Ergänzungen) oder nur die Buchungen aus einer Finanzbuchhaltung sollen auf der Auswertung aufscheinen, müssen diese durch Buchungsarten getrennt werden.
Dies erreichen Sie, indem Sie die kalkulatorischen Buchungen mit eigenen Buchungsarten buchen bzw. wenn mehrere FIBUs in eine KORE übergeleitet werden, kann jede FIBU mit einer eigenen Buchungsart gekennzeichnet werden.
Werden die Buchungsarten dann entsprechend zu den verschiedenen Buchungsvarianten zusammengefasst, dann kann bei den Auswertungen unter Angabe der jeweiligen Buchungsvariante entschieden werden, ob z. B. nur Werte aus der Finanzbuchhaltung oder auch die kalkulatorischen Werte berücksichtigt werden sollen.
Buchungsarten werden auch zur Übernahme von beispielsweise dem Lohnbudget oder der Anbu-Abschreibung in die Planung verwendet.
Anlage Buchungsarten
Die Anlage der Buchungsarten erfolgt in der Kostenrechnung über Stammdaten → weitere Stammdaten → Buchungsvarianten/-arten im rechten Fenster unter Buchungsart → Neu oder im rechten Bereich mittels rechter Maustaste → Neu. Die Vergabe einer Nummer zwischen 1 und 889 und einer Bezeichnung ist dabei ausreichend. Die Nummern 890 - 999 sind für die Übernahme von Budget- bzw. Planwerten aus anderen Paketen (z. B. ANBU-Abschreibung, LOHN-Budget, WWS-Budget, ...) in die KORE Planung reserviert und können nicht manuell angelegt werden.
Es werden automatisch immer zwei Buchungsarten angelegt. Die Buchungsart 1001 für die Buchungen der Perioden Jänner bis Dezember und die Buchungsart 2001 für Bilanzbuchungen.
Die Buchungsart wird immer 4-stellig angelegt. Die erste Stelle unterscheidet, ob es sich um laufende Buchungen (beginnend mit 1) oder ob es sich um Bilanzbuchungen (beginnend mit 2) handelt. Die letzten 3 Stellen spiegeln die Nummer, die bei der Buchungsart-Hauptnummer vergeben wurde.
Standardfelder Buchungsarten
Firmennummer (wird automatisch befüttert). | |
KORE-Nummer (wird automatisch befüttert). | |
Vergabe einer bis zu 3-stelligen Hauptnummer. Die erste Stelle (Tausenderstelle) wird vom System automatisch vergeben. Ein 1er kennzeichnet laufende Periodenbuchungen, ein 2er Buchungen der Bilanzperiode und ein 3er EB-Buchungen. Die Nummern 890 - 999 sind für die Übernahme von Budget- bzw. Planwerten aus anderen Paketen (z. B. ANBU-Abschreibung, LOHN-Budget, WWS-Budget, ...) in die FIBU Budgetierung bzw. KORE Planung reserviert und können nicht manuell angelegt werden. |
Bezeichnung | Bezeichnung der Buchungsart |
VerwendungsKz | Standardeinstellung = manuell. Das Verwendungskennzeichen wird nur benötigt, wenn Budgetwerte aus der ANBU, dem LOHN, den Personalrückstellungen, der WWS oder der PEP/PPS (Übernahme nur in KORE Planung möglich) in die KORE Planung oder das CTR Budget übernommen werden sollen. Folgende Einstellungen sind möglich:  |
Hinterlegung Buchungsarten
FIBU-Stammdaten
Normalerweise werden alle Buchungen mit der Buchungsart 1001 bzw. 2001 aus einer hinterlegten Buchhaltung in die Kostenrechnung übernommen. Sobald allerdings mehrere Buchhaltungen in eine KORE einfließen, können die jeweiligen Buchungen durch verschiedene Buchungsarten getrennt werden.
Dadurch ist auf der Kostenrechnungsauswertung nachvollziehbar, aus welcher FIBU die Werte kommen bzw. kann ein Ergebnis je FIBU durch unterschiedliche Buchungsvarianten dargestellt werden.
Die Buchungsart muss dabei direkt in den FIBU-Stammdaten hinterlegt werden:
Erst wenn die Felder "Firmen-Nr. KORE" und "KORE-Nr." befüllt sind, kann im Feld 99 die KORE-Buchungsart hinterlegt werden.
Achtung!
 | Sollen in weiterer Folge Umlagen von Buchungen von einer FIBU auf die andere möglich sein (interne Weiterverrechnungen), müssen die Buchhaltungen mittels Kostentypen getrennt werden! |
Manuelle Buchungen
Kalkulatorische Buchungen, die in der Kostenrechnung im Programmpunkt Buchungen bearbeiten manuell erstellt werden, können ebenfalls mit einer eigenen Buchungsart versehen werden. So erkennen Sie auf den ersten Blick, woher die Buchungen stammen, und zusätzlich bleibt die Möglichkeit, diese Buchungen beim Auswerten auszuschließen, bestehen:
Im "Buchungen bearbeiten" sehen Sie in der Spalte "Buchungsart" auf den ersten Blick, woher die Buchungen stammen:
Beispiel
 | Hier stammen die Buchungen mit der Buchungsart 1 (1001 und 2001) aus der laufenden FIBU. Buchungen mit der Buchungsart 6 (1006) wurden manuell in der KORE erfasst. |
Import Buchungen
Werden Buchungen im Buchungen bearbeiten über die Funktion "Kore-Buchungen importieren" eingespielt, kann ebenfalls eine eigene Buchungsart hinterlegt werden:
Übernahme Planwerte aus anderen BMD Paketen
Werden in der Anlagenbuchhaltung Investitionen erfasst, kann die Abschreibung in die Planung auf eine eigenen Buchungsart übernommen werden. Dazu wird automatisch bei der Übernahme der ANBU-Abschreibungen eine eigene Buchungsart mit dem Verarbeitungskennzeichen "aus ANBU" angelegt.
Hinweis
 | Neben der ANBU-Abschreibung können auch noch das Lohnbudget, die Personalrückstellungen, das WWS-Budget oder die PEP/PPS-Vorgänge mit einer eigenen Buchungsart in die Planung übernommen werden.  |
Anlage der Buchungsvarianten
Sobald in der Kostenrechnung mit Buchungsarten gearbeitet wird, muss auch die entsprechende Buchungsvariante kontrolliert bzw. korrigiert werden. Die Buchungsvariante gruppiert die Buchungsarten und entscheidet darüber, welche Buchungen bei den Auswertungen berücksichtigt werden und welche nicht.
Über Stammdaten → weitere Stammdaten → Buchungsvarianten/-arten können im linken Fenster unter Buchungsvarianten → Neu oder im linken Bereich mittels rechter Maustaste → Neu, durch Vergabe einer laufenden Nummer und einer Bezeichnung beliebig viele Buchungsvarianten angelegt werden.
Bezeichnung | Bezeichnung der Buchungsvariante. |
Zuordnung der Buchungsarten zur Buchungsvariante
Die Buchungsvarianten werden in einer Baumstruktur auf der linken Seite des Fensters dargestellt. Rechts sehen Sie die existierenden Buchungsarten.
Die Zuordnung der Buchungsarten erfolgt mittels Drag & Drop: Die Buchungsart muss vom rechten Bereich in den linken Bereich gezogen werden und dort auf der gewünschten Buchungsvariante losgelassen werden. Es werden automatisch immer beide Buchungsarten (lfd. + Bilanz) zugeordnet.
Buchungsarten, die der ausgewählten Variante zugeordnet sind, sind mit einem blauen Quadrat gekennzeichnet. Rechts oben gibt es eine Box zum Auswählen der Ansicht (alle, zugeordnet, nicht zugeordnet):
Eine Buchungsart kann je Buchungsvariante einmal zugeordnet werden. Wird eine bereits zugeordnete Buchungsart im linken Bereich auf eine weitere Buchungsvariante "verschoben", so ist diese Buchungsart danach sowohl zur ursprünglichen als auch zu der weiteren Buchungsvariante zugeordnet.
Wird bei der Buchungsvariante ein Rufzeichen in einem roten Kreis angezeigt, wurde dieser Buchungsvariante keine Buchungsart zugeordnet:
Lösung: Buchungsart der Buchungsvariante zuordnen.
Ein Achtung-Symbol (Rufzeichen in gelbem Dreieck) wird angezeigt, wenn die Buchungsart nicht vollständig ist, wenn z. B. die Bilanzbuchungsart entfernt wurde.
Lösung: Die gesamte Buchungsart bitte nochmals der Buchungsvariante zuordnen. Dies ist wichtig, damit bei den Auswertungen die richtigen Werte (mit Bilanz) gedruckt werden können!
Die Buchungsvarianten, Buchungsarten und die Zuordnung kann auch aus einer anderen Kostenrechnung oder einer Buchhaltung übernommen werden. Bestehende Buchungsvarianten und -arten inkl. Zuordnung werden dabei überschrieben!
Achtung!
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Nur die links zur Buchungsvariante zugeordneten Buchungsarten werden bei Verwendung der jeweiligen Buchungsvariante in den Auswertungen (Reporting, Ausdruck, Berichte, Drucklisten,...) berücksichtigt.
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Hinweis
| Beim Ausstieg aus dem Fenster "Buchungsvarianten/-arten" wird geprüft, ob alle vorhandenen Buchungsarten zumindest eine Zuordnung zu einer Buchungsvariante haben, ansonsten erhält man beim Schließen des Fensters einen entsprechenden Hinweis. Wird die Buchungsart nicht im Fenster "Buchungsvarianten/-arten" anlegt, sondern z. B. direkt beim Buchen, dann erfolgt automatisch eine Zuordnung, sofern es nur eine Buchungsvariante gibt. Sind mehrere Buchungsvarianten vorhanden, dann erhält man nach Neuanlage einen entsprechenden Hinweis, dass eine Zuordnung zu treffen ist:  |
Weitere Funktionen Buchungsvarianten/-arten
 aus KORE übernehmen | Die Buchungsvarianten und -arten können mit dieser Funktion aus einer beliebigen anderen Kostenrechnung übernommen werden.  Achtung!
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| Standardkontenrahmen übernehmen (FIBU) | Die Buchungsvarianten und -arten können mit dieser Funktion aus einer Buchhaltung bzw. Standardkontorahmen übernommen werden.  Achtung!
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Hinweis
| In den Protokollen, sowohl bei den Buchungsvarianten als auch bei den Buchungsarten, wird protokolliert, wenn Neuanlagen, Änderungen oder Löschungen durchgeführt wurden. Zu finden sind diese Protokolle jeweils unter den weiteren Funktionen unter Extras → Protokolle:  Weiters wird in dem Datensatzprotokoll in den weiteren Funktionen der Buchungsvarianten protokolliert, wenn Buchungsarten zugeordnet oder entfernt werden. Auch wenn z. B. nur die Bilanzbuchung aus der Buchungsvariante entfernt wurde, steht dies im Datensatzprotokoll. |
Auswertungen mit Buchungsvarianten
Wurden die Buchungsarten zu Buchungsvarianten gruppiert, können sowohl das Reporting als auch die Ausdrucke entsprechend gestartet werden. Über die Zeile "Buchungsarten-Variante" wird entschieden, welche Buchungen berücksichtigt werden sollen:
Im Reporting kann im Einzelnachweis (F7) überprüft werden, woher die Buchungen stammen bzw. mit welcher Buchungsart sie erfasst wurden:
Der Standardausdruck "500 Buchungsartenübersicht" zeigt pro Spalte die Buchungen einer Buchungsart sowie die Gesamtsumme der ausgewählten Buchungsvariante:
Hinweis
| Wird mit einer Buchungsvariante ausgewertet, welcher keine Buchungsarten zugeordnet sind, erhalten Sie eine entsprechende Meldungen:   Lösung: Eine Buchungsart muss der Buchungsvariante zugeordnet werden. |
