Lohnbudget

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

Mit dem Modul Budget kann relativ einfach

eine Lohnverrechnung für einen bestimmten Budgetzeitraum durchgeführt werden.

Alle Programmpunkte, die für die Budgetierung notwendig sind, finden Sie unter LOHN → Budget.

Für die Lohn-Budgetierung wird zuerst ein eigener Budgetdatenbestand erstellt. In diesen werden die Abrechnungen aller Dienstnehmer aus dem Lohndatenbestand übernommen. Monate, die in der Echt-Lohnverrechnung noch nicht abgerechnet worden sind, werden anschließend im Budget geplant. Dafür steht das Programm Budget planen zur Verfügung. Dort können Stammdatenänderungen, Kostenverteilungen, aber auch Fixwertänderungen und variable Bezüge beispielsweise anhand von historischen Durchschnittswerten für die zu simulierenden Monate geplant werden.

Im Budgetdatenbestand können außerdem Regeln definiert werden, mit denen die übernommenen Abrechnungen für das Budget verändert werden können (z. B. Gehälter + 3 %).

Die eigentliche Budgeterstellung erfolgt mit der Durchführung einer Jahresabrechnung. Diese wird über einen Stapel gestartet, in dem einzelne Programme in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden (Budgetstapel). Dieser Budgetstapel ermöglicht die Abrechnung von Jänner bis Dezember in einem Arbeitsschritt.

Ist die Jahresabrechnung durchgeführt worden, können auch alle gewohnten Lohnauswertungen gestartet werden.

Zu guter Letzt können die Budgetwerte automatisch in die KORE-Planung übernommen werden.

Die Verwendung des Moduls Budget ist an die LOHN Ergängzungslizenz für Budgetierung (Nr. 10240, Name nslohbud) gebunden.

Anders als bei der Echtabrechnung gibt es im Budget keine Beschränkung durch Abrechnungslizenzen. Das heißt, es können beliebig viele Dienstnehmer budgetiert und endverspeichert werden. Die Anzahl der endverspeicherten Abrechnungen im Budget bleibt auch bei der Ermittlung der endverspeicherten Dienstnehmer in der Echtabrechnung unberücksichtigt.

In Verbindung mit einem Schulungstermin wird die Vorbereitungsliste BMD NTCS Lohnbudget empfohlen. Mit den darin enthaltenen Fragestellungen bereiten Sie sich und Ihre Unterlagen bestmöglich auf einen Schulungstermin zum Thema "Lohnbudget" vor.

Für jedes Budgetjahr bzw. für jeden Budgetzeitraum muss ein neuer Budgetdatenbestand angelegt werden. Damit bestimmte Einstellungen nicht jedes Mal aufs Neue getätigt werden müssen, können sie bereits im Lohndatenbestand hinterlegt werden.

So kann beispielsweise festgelegt werden, ob eine Lohnart im Programm Budget planen zur Verfügung steht (siehe Feld Budget) oder ob bereits Berechnungsregeln für bestimmte Lohnarten vorgeschlagen werden (siehe Feld Budget-Regelvorschlag). Außerdem kann der Budgetstapel, der für jede Budgeterstellung benötigt wird, einmalig definiert und so in jedem Budgetdatenbestand verwendet werden.

Bevor ein Budgetdatenbestand erstellt wird, sollte überlegt werden, welche Lohnarten im Programm Budget planen benötigt werden bzw. ob es Lohnarten gibt, für die immer wieder die gleichen Berechnungsregeln gelten.

Diese Einstellungen können im Lohndatenbestand unter Stammdaten → Lohnarten am Reiter "Budget" hinterlegt werden und stehen so in jedem zukünftigen Budgetdatenbestand zur Verfügung.

Hinweis 

Bei den Einstellungen im Lohndatenbestand handelt es sich um Vorschlagswerte, die im jeweiligen Budgetdatenbestand jederzeit angepasst bzw. abgeändert werden können.

Wird ein Budgetdatenbestand erstellt, werden natürlich alle Lohnarten (inklusive Systemlohnarten) übernommen, da sie entweder in der bisherigen Abrechnung vorhanden sind oder für zukünftige Abrechnungen im Budget benötigt werden.

Über das Feld "Budget" wird lediglich festgelegt, ob die Lohnart im Programm Budget Planung für die Definition von Berechnungsregeln zur Verfügung stehen soll.

Für eine bessere Übersicht sollte daher dieses Feld nur bei jenen Lohnarten auf "Ja" gestellt werden, die im zukünftigen Budgetzeitraum auch tatsächlich geplant werden sollen. Ist die Kennzeichnung einer Lohnart vergessen worden, kann das immer noch im Budgetdatenbestand nachgeholt werden. Natürlich können auch alle Lohnarten gekennzeichnet bleiben. Möglicherweise leidet daran jedoch die Übersicht.

Sollen beim Einstieg in die Budgetplanung bereits Berechnungsregeln für bestimmte Lohnarten vorgeschlagen werden, kann das in diesem Feld festgelegt werden. Dies ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn die Regeln auch für zukünftige Budgetzeiträume angewandt werden können. Die übernommenen Regeln können in der Budgetplanung natürlich wieder individuell angepasst werden.

Wird das Lohnbudget verbucht und ist eine zur Echtabrechnung abweichende Kontierung erforderlich, dann kann diese in den Feldern "Konto-Ref.-Nr. (Budget)" und "Konto-Ref.-Nr.-Gegenkonto (Budget)" hinterlegt werden. Auf diese Weise steht sie auch für zukünftige Budgets zur Verfügung.

Da für jede Budgeterstellung ein Budgetstapel gestartet werden muss, ist dessen Definition im Lohndatenbestand unbedingt zu empfehlen. Auf diese Weise ist der Stapel bei jeder Neuanlage eines Budgetdatenbestandes sofort verfügbar.

In der Regel ist der Budgetstapel im Standard unter der Nummer 60 bereits vorhanden. Ist das nicht der Fall, kann er unter Stammdaten → Einstellungen → Stapeleinstellungen über die Funktion Standard importieren geladen werden.

Beim Ausführen der Funktion wird der Budgetstapel unter der Nummer 60 - Budget abrechnen mit folgenden Programmen angelegt:

Achtung! 

Ist bereits ein anderer Stapel mit der Nummer 60 vorhanden, würde dieser um die Programme aus dem BMD Standard ergänzt werden. Die Bezeichnung, die Stapeleinstellungen und bestehende Programme blieben jedoch erhalten. Das betrifft nebenbei bemerkt auch alle anderen Stapel in den Stapeleinstellungen. Wird die Funktion "Standard importieren" gestartet, werden alle vorhandenen Stapel um den BMD Standard ergänzt.

Hinweis 

Ist das nicht gewünscht, kann der Budgetstapel im Programm Stapeleinstellungen natürlich auch manuell angelegt werden. Die benötigten Programme müssen dann einfach über die Funktion Lohnstapelprogramme zuordnen hinzugefügt werden (siehe auch Feldauswahl Lohnstapelanlage).

Der importierte Budgetstapel enthält folgende Programme: 

Ob der Budgetstapel für mehrere Monate oder auch nur für einen Monat durchlaufen soll, kann über folgende Felder im Lohnstapel festgelegt werden.

Damit nicht vor jeder Abrechnung ein Monatswechsel vorgenommen werden muss, kann im Budgetstapel festgelegt werden, dass die hinterlegten Stapelprogramme mehrmals hintereinander, bis zu einem bestimmten Monat ausgeführt werden sollen.

Hinweis 

Damit der Budgetstapel nicht unabsichtlich in der Echtabrechnung gestartet werden kann, muss das Feld "Nur in BudgetDBS ausführbar" immer auf "Ja" gestellt werden.

Nun ist es möglich, den Stapel für einzelne Dienstnehmer zu starten.

Wird kein Dienstnehmer eingetragen, läuft der Stapel wie gewohnt für die ganze Firma durch.

Hinweis 

Die Stapelart "Abrechnungskreis" sollte bei einem Budgetstapel auf keinen Fall hinterlegt werden, da Berechnungsregeln und Stammdatenplanungen bei einer Ausführung je Abrechnunskreis nicht berücksichtigt werden.

Damit der Budgetstapel beim Start des Programms "Budgetstapel durchführen" gleich vorgeschlagen wird, muss die entsprechende Stapelnummer in den LOHN Parametern hinterlegt werden.

Der Einstieg erfolgt unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke → Lohnstapel durchführen → Allgemeine Einstellungen.

Sind alle Vorarbeiten im Lohndatenbestand erledigt, kann mit der Erstellung des Budgetdatenbestandes begonnen werden.

Damit eine Planung für das Folgejahr bzw. für den gewünschten Zeitraum durchgeführt werden kann, muss ein eigener Budgetdatenbestand angelegt werden.

Der Vorteil eines eigenen Datenbestandes für das Budget besteht darin, dass die echte Lohnabrechnung von den Stammdatenänderungen, die beispielsweise in den Lohn-/Gehaltstabellen, den Erhöhungsregeln oder im Programm Budgetdienstnehmer vorgenommen werden, unbeeinflusst bleibt.

Der Einstieg erfolgt unter LOHN → Budget → Budgetdatenbestand anlegen.

Wird das Programm gestartet, öffnet sich ein Assistent, mit dessen Hilfe in wenigen Schritten ein Budgetdatenbestand erstellt werden kann.

Über die Pfeiltasten  links oben oder die Schaltflächen  rechts unten kann durch den Assistenten bzw. die einzelnen Eingabemasken navigiert werden.

Im ersten Schritt wird festgelegt, welcher Datenbestand für die Erstellung des Budgetdatenbestandes herangezogen bzw. kopiert werden soll. Auch ein bereits existierender Budgetdatenbestand kann hier ausgewählt werden.

Im nächsten Schritt ist zu entscheiden, ab welchem Jahr die Daten für die Budgeterstellung zur Verfügung stehen sollen.

In diesem Fenster können jene Firmen festgelegt werden, für die ein Budget erstellt werden soll.

Sollen nur bestimmte Firmen in den Budgetdatenbestand übernommen werden, kann dies über die Schaltfläche  definiert werden.

Hinweis 

Existiert - wie in diesem Beispiel - eine Firmengruppe, deren Mitarbeitererfassung unter der Hauptfirma läuft, kann keine einzelne Firma selektiert werden. Es werden automatisch alle Firmen innerhalb dieser Firmengruppe übernommen.

Achtung! 

Wird eine Firma ausgewählt, bei der es Dienstnehmer mit Aufrollungen gibt, die noch nicht abgerechnet worden sind, kann der Budgetdatenbestand nicht angelegt werden. Es erscheint folgende Meldung: Bevor mit der Anlage fortgefahren werden kann, muss die Abrechnung im Lohndatenbestand fertiggestellt werden.

Hinweis 

Der Abrechnungsstatus der Echtabrechnung verhält sich in der Budgetabrechnung wie folgt: Status F: Die Abrechnungsdaten werden in den Budgetdatenbestand übernommen. Eine Neuberechnung im Budget ist für diese Monate nicht mehr möglich (siehe Felder Echtabrechnung vorhanden bis und Neuberechnung ab im Budgetdienstnehmerstamm). Status L: Die Abrechnungsdaten werden in den Budgetdatenbestand zwar übernommen, sie sind jedoch nicht vor einer Neuberechnung geschützt und können unter Umständen verloren gehen (je nachdem welche Budgetregeln definiert worden sind). Status 0:  Die Abrechnungsdaten werden nicht in den Budgetdatenbestand übernommen.

Ist eine entsprechende Auswahl getroffen worden, wird in der Eingabemaske eine Zusammenfassung der zu kopierenden Firmen angezeigt.

Darin stehen folgende Informationen zur Verfügung:

Achtung! 

Bitte beachten Sie, dass bei der Anlage eines Budgetdatenbestands bereits zu Beginn feststehen muss, für welche Firmen budgetiert werden soll. Eine nachträgliche Ergänzung einzelner Firmen in einen bestehenden Datenbestand ist nicht möglich. Sollten Sie versuchen, Firmen in einen bereits vorhandenen Datenbestand zu übernehmen, erscheint die Meldung: "Datenbestand xy existiert bereits!" In diesem Fall müssten die gewünschten Firmen in einen neuen Budgetdatenbestand übernommen werden.

In diesem Schritt kann die Nummer des Budgetdatenbestandes und dessen Bezeichnung vergeben werden.

In diesem Fenster werden noch einmal alle Einstellungen, die in den vorhergehenden Schritten festgelegt worden sind, im Überblick dargestellt.

Das heißt, welcher Quell-Datenbestand wird auf welchen Budgetdatenbestand (Nummer und Bezeichnung) mit welchen Jahren und welchen Firmen übernommen.

Sind die Angaben korrekt, wird mit einem Klick auf die Funktion  ein neuer Budgetdatenbestand mit den angeführten Einstellungen angelegt.

Hinweis 

Falls eine der gewählen Lohnfirmen in einem Lohnjahr mit einer Datenbesitzergruppe geschützt ist, der der ausführende User nicht angehört, dann erscheint die Meldung "Budgetdatenbestand konnte nicht erstellt werden" und der Vorgang wird abgebrochen. Dieser und andere Gründe, warum der Budgetdatenbestand nicht angelegt werden konnte, werden in der Logdatei HRS_BUDGETDBSERZEUGEN.LOG mitprotokolliert.

Hinweis 

Dieser Vorgang kann abhängig vom Datenvolumen einige Zeit in Anspruch nehmen.

Im letzten Schritt kann, wenn gewünscht, direkt in den Budgetdatenbestand gewechselt werden.

Wird die Funktion  gestartet, erscheint folgende Meldung:

Mit einem Klick auf "Ok" schließt sich der Assistent und wechselt in den Lohn-Basiseinstellungen automatisch in den Budgetdatenbestand.

In diesem Fenster können auch noch die gewünschte Budgetfirma (in eckiger Klarmmer wird die Quell-Firma angezeigt), das aktuelle Lohnjahr sowie der Abrechnungsmonat hinterlegt werden.

Hinweis 

Wird im Budgetdatenbestand im Feld "Firmenvorschlag" eine Lohnfirma statt einer Budgetfirma hinterlegt, erfolgt in den Budgetprogrammen (z. B. Budget planen und Budgetdienstnehmer) kein Firmenvorschlag.

Bevor mit der eigentlichen Budgetplanung begonnen werden kann, müssen erst einige Stammdaten definiert werden.

Achtung! 

Die Budgetprogramme können nur gestartet werden, wenn in den Lohn-Basiseinstellungen ein Budgetdatenbestand hinterlegt worden ist. Ist das nicht der Fall, erscheint folgende Meldung:

Damit für den gewünschten Budgetzeitraum auch die richtigen SV-Höchstbemessungen und AV-Grenzen zur Anwendung kommen, müssen diese im Programm Gesetzeswerte für Budget definiert werden.

Der Einstieg erfolgt über Budget → Stammdaten → Gesetzeswerte für Budget.

Beim erstmaligen Einstieg ist das Fenster leer. Damit die aktuellen Gesetzeswerte geladen werden, muss die Funktion "Standard erzeugen" gestartet werden.

In der Combobox auf der rechten Seite kann zwischen den für das Budget wesentlichen Gesetzeswerten und allen Gesetzeswerten gewechselt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Je nachdem, zu welchem Zeitpunkt der Budgetdatenbestand erstellt wird, sind die zukünftigen Gesetzeswerte bereits vorhanden oder nicht. In diesem Beispiel müssen die Werte für das Jahr 2027 erst erfasst werden. Dies erfolgt über die Funktion "Gesetzeswert kopieren".

Hinweis 

Gesetzeswerte für das Folgejahr stehen programmtechnisch in der Regel erst ab der Version 45.xx zur Verfügung. Sind diese bereits zu einem früheren Zeitpunkt bekannt, können Sie über die Funktion "Gesetzeswerte kopieren" manuell erfasst werden.

Der Einstieg erfolgt über LOHN → Budget → Stammdaten → Budgetfirma.

In der Budgetfirma wird festgelegt, welche Gliederung für die Planung der Berechnungsregeln verwendet werden soll. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, auf drei Ebenen zu budgetieren. Zwei dieser Gliederungsebenen sind fix vom Programm vergeben. Auf Firmenebene (Ebene 1) und Dienstnehmerebene (Ebene 3) kann immer geplant werden. Als Voreinstellung ist daher bei jeder Firma die Gliederung "Dienstnehmer" hinterlegt. Ist der Standard für die Budgetierung ausreichend, müssen hier keine weiteren Einstellungen vorgenommen werden.

Soll jedoch die Möglichkeit bestehen, Berechnungsregeln z. B. auf Kostenstellenebene oder je KV zu definieren, steht auch noch eine weitere Gliederungsebene (Ebene 2) mit den folgenden Ausprägungen zur Verfügung:

Achtung! 

Wird eine weitere Gliederungsebene benötigt, muss die Einstellung vor Definition der Berechnungsregeln stattfinden. Erfolgt die Änderung erst nach der Anlage im Budgetplanungsfenster, gehen alle manuell erstellten Berechnungsregeln verloren und müssen neu erfasst werden.

Im Budgetfirmenstamm gibt es auch noch die Felder "Vorschlag Planung Von Datum" und "Vorschlag Planung Bis Datum".

In diesem Fenster werden alle Dienstnehmer verwaltet, die in der Planung budgetiert werden sollen. Beispielsweise können hier neue Budgetdienstnehmer angelegt bzw. kopiert und Austritte sowie ruhende Dienstverhältnisse erfasst werden.

Der Einstieg erfolgt über LOHN → Budget → Stammdaten → Budgetdienstnehmer.

In der Combobox oben rechts stehen folgende Ausprägungen zur Verfügung:

Achtung! 

Dienstnehmer, die nach der Erstellung des Budgetdatenbestandes in der Echtlohnverrechnung angelegt werden, können nachträglich nicht mehr in den bestehenden Budgetdatenbestand übernommen werden. Sie müssen auch im Budgetdatenbestand neu angelegt werden (siehe Kopieren eines Budgetdienstnehmers).

Folgende Felder sind im Budgetdienstnehmer von Bedeutung:

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

​Um einen Budgetdienstnehmer aus dem Budgetdienstnehmerstamm zu löschen, sind folgende Schritte notwendig:

1. Entfernen aus der Planungsgliederung: Zuerst muss der Dienstnehmer im Programm Budget planen über die Funktion Budgetdienstnehmer entfernen aus der Planungsgliederung gelöscht werden. Falls der Budgetstapel bereits ausgeführt worden ist, muss er erneut gestartet werden, um die Änderung  zu bewirken.
   
   
2. Löschen im Programm "Budgetdienstnehmer": Als nächstes kann im Programm Budgetdienstnehmer im Fenster "Nicht in Planungsgliederung verwendet" der betreffende Dienstnehmer markiert und über die Funktion "Löschen" entfernt werden.
   
   Hinweis 

   Der oben beschriebene Vorgang löscht den Dienstnehmer nicht aus dem Dienstnehmerstamm. Der Dienstnehmer bleibt dort weiterhin bestehen und kann bei Bedarf über die Funktion Budgetdienstnehmer automatisch aus Lohndienstnehmer erzeugen erneut aktiviert werden.

   
   
3. Vollständige Löschung im Programm "Dienstnehmer": Soll der Dienstnehmer komplett aus dem Budgetprozess entfernt werden, muss er im letzten Schritt im Programm Dienstnehmer über die Funktion Löschen endgültig gelöscht werden.
   
   Hinweis 

   Wird dieser Schritt nicht durchgeführt, werden im Zuge des Budgetstapels weiterhin Fixbezüge und Terminlohnarten bei diesem Dienstnehmer aktiviert und abgerechnet.

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Um die Planung von Neueintritten im Budget schnell und einfach zu gestalten, können über die Funktion Kopieren Budgetdienstnehmer Kopien von bereits bestehenden Budgetdienstnehmern erstellt werden. Die Funktion kann in den Programmen Budgetdienstnehmer und Budget planen gestartet werden.

Man stellt sich dazu einfach auf den zu kopierenden Dienstnehmer und startet die Funktion. Es öffnet sich ein Fenster, in dem der markierte Datensatz als Vorschlag in der Eingabezeile angezeigt wird.

Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf  kann eine neue Mitarbeiternummer vergeben werden. Außerdem können ausgewählte Stammdatenfelder (z. B. Nach- und Vorname, neues Eintrittdatum oder Kostenstelle) definiert werden.

Hinweis 

Über die Feldauswahl  können derzeit folgende Felder eingeblendet werden.

Soll der ausgewählte Budgetdienstnehmer mehrmals kopiert werden, ist dies mit F5 - Neu möglich.

Damit die angelegten Datensätze auch in den Dienstnehmerstamm kopiert werden, muss die Funktion "Kopieren starten" ausgeführt werden.

Ist der Kopiervorgang abgeschlossen, erscheint folgende Meldung:

"Es wurden x Kopien erstellt."

In der Spalte "Kopie erstellt" wird ein Kennzeichen gesetzt. Erst jetzt stehen die Dienstnehmer in der Budgetplanung zur Verfügung.

​Grundsätzlich wird ein kopierter Dienstnehmer mit dem Grundbezug (Lohnart und Betrag) des Original-Dienstnehmers abgerechnet, sofern ein Kollektivvertrag mit Intitiallohnarten hinterlegt ist.

Bevor mit der eigentlichen Budgetplanung bzw. mit der Definition der Berechnungsregeln begonnen werden kann, ist es manchmal notwendig, neue Dienstverhältnisse für Dienstnehmer anzulegen bzw. bestehende zu beenden.

Dies ist dann der Fall, wenn ein Dienstnehmer beispielsweise austritt, wegen Präsenzdienst in ein ruhendes Dienstverhältnis wechselt oder nach der Karenz aus einem ruhenden Dienstverhältnis zurückkehrt.

Solche Änderungen können bereits im Vorfeld über die entsprechenden Funktionen im Programm Budgetdienstnehmer, Dienstnehmer oder die Budgetplanung vorgenommen werden.

 

Hinweis 

Soll bei einem ausgetretenen Dienstnehmer ein Wiedereintritt erfasst werden oder wird ein paralleles Dienstverhältnis aufgrund einer geplanten Beschäftigung neben der Karenz benötigt, muss dies über die entsprechenden Funktionen im Programm Dienstnehmer erfolgen (siehe dazu Kapitel Dienstnehmer).

Da bestimmte Funktionen derzeit nur über das Programm Dienstnehmer aufgerufen werden können, steht dieser auch im Budgetdatenbestand zur Verfügung.

Der Einstieg erfolgt über LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer.

Über Funktionen → Dienstverhältnis ändern können weitere Funktionen zur Änderung eines Dienstverhältnisses aufgerufen werden.

So kann an dieser Stelle auch ein Wiedereintritt oder ein paralleles Dienstverhältnis angelegt werden, was im Programm Budgetdienstnehmer nicht möglich ist.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

 

Hinweis 

Wochenmodell- und Tarifgruppenänderungen sollten bei Budgetdienstnehmern aus Gründen der Übersicht und Nachvollziehbarkeit über die Stammdatenplanung im Porgramm "Budget planen" vorgenommen werden (siehe auch Beispiel zu Änderung des Wochenmodells).

Arbeitet man in der Echtabrechnung mit Lohn- und Gehaltstabellen bzw. mit Erhöhungsregeln, kann das auch im Budgetdatenbestand durchgeführt werden. Das heißt, die für die Budgetierung benötigten erhöhten Löhne und Gehälter können über die Definition von Erhöhungsregeln für die jeweiligen Lohn- und Gehaltstabellen geplant werden.

Wird später der Budgetstapel gestartet, werden die Fixwerte der Dienstnehmer im Monat, in dem die Erhöhungsregel ausgeführt werden soll, automatisch erhöht und in die Bruttoerfassung übernommen.

Der Einstieg erfolgt über LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge.

Am Reiter Lohn- und Gehaltstabelle bzw. Erhöhungsregeln können die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden.

Hinweis 

Da Kollektivverträge je Datenbestand gespeichert werden, hat eine Erhöhung der Lohn- und Gehaltstabellen im Budgetdatenbestand keine Auswirkung auf die Echtabrechnung.

Im Programm Budget planen werden alle Berechnungsregeln für die Jahresabrechnung erfasst. Sie stellen das Kernstück der Budgetierung dar. Änderungen an Stammdaten, Fixwerten oder Kostenverteilungen werden in diesem Programm geplant. Über Regeln kann definiert werden, wie die übernommenen Daten aus der Echtabrechnung für den Budgetzeitraum verändert werden sollen. Außerdem können hier Stammdatenänderungen, Kopien von Budgetdienstnehmern sowie Varianten des Budgets erstellt werden.

Der Einstieg erfolgt über LOHN → Budget → Budget planen.

Es öffnet sich folgendes Fenster, das sich in drei Bereiche unterteilt:

Im Bereich der Einstiegsfelder werden die Firma, die Gliederung und der Zeitraum, für den budgetiert werden soll, festgelegt.

 

Hinweis 

Damit mit der Planung für den tatsächlichen Budgetzeitraum begonnen werden kann, muss zuerst das aktuelle Budgetjahr fertig geplant (über die Definition von Regeln) und abgerechnet werden.

Werden die Einstiegsfelder bestätigt, erscheint folgende Meldung:

Bestätigt man die Meldung mit "Ja", wird für jene Lohnarten, die im Lohnartenstamm einen Budget-Regelvorschlag hinterlegt haben, eine Regel in das Planungsfenster gestellt.

Hinweis 

Jede Gliederungsebene wird mit einem eigenen Symbol gekennzeichnet. Auch die am Reiter Planung definierten Regeln werden im Anschluss mit diesem Symbol versehen. So kann schnell und einfach nachvollzogen werden, auf welcher Ebene die jeweilige Regel erstellt worden ist.  firmenbezogene Regeln  Regeln, die auf der Zwischenebene (z. B. Stammkostenstelle) definiert wurden  dienstnehmerbezogene Regeln

Im Gliederungsbereich werden auch noch weitere Informationen wie die Anzahl der Dienstverhältnisse, Beginn- und Ende-Datum sowie der Ruhendstatus der Dienstverhältnisse angezeigt. Außerdem wird innerhalb einer Gliederungsebene über den Abrechnungsstatus und ein Ampelsystem veranschaulicht, welche Dienstnehmer/innen bereits abgerechnet wurden (Ampel ist grün) und welche nicht (Ampel ist gelb).

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Die oben angeführten Funktionen können auch über das Kontextmenü aufgerufen werden.

In diesem Fensterbereich findet nun die eigentliche Budgetierung statt. Auf unterschiedlichen Reitern können Berechnungsregeln, Stammdatenplanungen und Kostenverteilungen definiert werden. Am Reiter "Terminlohnarten" werden alle Terminlohnarten aus dem KV-, Firmen-, und Dienstnehmerstamm angezeigt.

Der Reiter "Planung" teilt sich in zwei Bereiche → Berechnungsregeln und Lohnkonto.

Im oberen Teil werden die Lohnarten mit den dazugehörigen Berechnungsregeln angezeigt.

Ist im Lohnartenstamm ein Regelvorschlag vorhanden, wurde dieser normalerweise beim Einstieg in die Planung geladen. Ist das nicht der Fall, können die Regelvorschläge über die Funktion "Autom. erzeugen" geladen werden.

Über die Funktionen  Neu, Bearbeiten und  Löschen können nun neue Berechnungsregeln angelegt, bestehende bearbeitet oder auch gelöscht werden.

Hinweis 

Die Anlage von Berechnungsregeln wird im Kapitel Berechnungsregeln anlegen im Detail erklärt.

Im unteren Teil des Fensters befindet sich das Lohnkonto.

Je nachdem, auf welcher Gliederungsebene man sich befindet, wird entweder das Lohnkonto der gesamten Firma, einer Zwischengliederung (z. B. Kostenstelle) oder eines einzelnen Dienstnehmer angezeigt. Wechselt man die Gliederungsstufe, muss die Anzeige über die Schaltfläche  neu geladen werden.

Achtung! 

In dieser Ansicht handelt es sich immer um das Lohnkonto des Vorjahres! Das heißt, für die Darstellung wird immer das Vorjahr des hinterlegten Zeitraumes aus den Einstiegsfeldern herangezogen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Auf diesem Reiter wird je nachdem, auf welcher Gliederungsebene man sich befindet, entweder das aktuelle Lohnkonto der gesamten Firma, einer Zwischengliederung (z. B. Kostenstelle) oder eines einzelnen Mitarbeiters angezeigt. Voraussetzung ist, dass die Abrechnung für das jeweilige Budgetjahr – der Budgetstapel – bereits durchgeführt worden ist.

Über die Comboboxen auf der rechten Seite kann die Ansicht nach Belieben geändert werden.

Bim Wechsel der Gliederungsstufe muss die Anzeige über die Schaltfläche  neu geladen werden.

Dieser Reiter bietet die Möglichkeit zur Hinterlegung einer Kostenverteilung. Je nachdem, welche Gliederungsstufe markiert ist, werden entweder die Kostenverteilungen aller Mitarbeiter oder einzelner Mitarbeiter angezeigt.

Die Erfassung kann entweder über die Funktionstaste F5 oder über die Schaltfläche "Neu" in der Menüleiste vorgenommen werden. Dabei erfolgt die Anlage immer mit einem "Ab Jahr" und einem "Ab Monat". Auf diese Weise wird die jeweilige Kostenverteilung bis zum Eintrag des nächsten "Ab Datum" angewandt.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Ma-Nr	Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet.  Hinweis Eine nachträgliche Änderung der Personennummer ist nur mit Hilfe der entsprechenden Hilfsprogramme möglich. Sie finden diese im Paket CRM unter Stammdaten → Hilfsprogramme. Bitte beachten Sie vor dem Ausführen einer Umstellung unbedingt die Hilfe zum Fenster im Umstellprogramm!
Ab Jahr	Jahr, ab dem die Kostenverteilung angewandt werden soll.
Ab Monat	Monat, ab dem die Kostenverteilung angewandt werden soll.
Kostenstelle	Nummer der Kostenstelle
Kostenträger	Nummer des Kostenträgers
Kore-Abteilung	Nummer der KORE-Abteilung
Geschäftsbereich	Nummer des Geschäftsbereichs
Dimension	Nummer der Dimension
Wert	Erfassen Sie hier den Prozentsatz, die Stunden bzw. eine andere Bezugsgröße, der/die auf den jeweiligen Kostentyp verteilt werden soll.

 

Wird der Budgetstapel gestartet, werden die hier hinterlegten Kostenverteilungen in die Bruttoerfassung übernommen. Demzufolge werden die entsprechend gekennzeichneten Lohnarten nach diesem Schlüssel aufgeteilt.

Hinweis 

Die notwendigen Einstellungen zur Anwendung einer Kostenverteilung sind im Themendokument Dienstnehmer im Kapitel Kostenverteilung genauer beschrieben.

Dieser Reiter ermöglicht die Planung von ausgewählten Stammdaten an zentraler Stelle. Die Darstellung bzw. Listenansicht richtet sich dabei wieder nach der markierten Gliederungsstufe. Dementsprechend werden die Stammdatenplanungen aller oder einzelner Mitarbeiter angezeigt.

Auch hier erfolgt die Erfassung entweder mit F5 oder die Schaltfläche "Neu".

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Mitarb-Nr	Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet.  Hinweis Eine nachträgliche Änderung der Personennummer ist nur mit Hilfe der entsprechenden Hilfsprogramme möglich. Sie finden diese im Paket CRM unter Stammdaten → Hilfsprogramme. Bitte beachten Sie vor dem Ausführen einer Umstellung unbedingt die Hilfe zum Fenster im Umstellprogramm!
DV-Nr.	Dienstverhältnisnummer
Nachname	Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis    Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname" Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname). Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!
Vorname	Erfassen Sie den Vornamen der Person.
Ab-Jahr	Jahr, in dem die Stammdatenänderung durchgeführt werden soll.
Ab-Monat	Monat, in dem die Stammdatenänderung durchgeführt werden soll.
Änd-Feld	Folgende Felder können über die Stammdatenplanung verändert werden. KORE-Kostenstelle KORE-Kostenträger KORE-Dimension KORE-Geschäftsbereich KORE-Abteilung Wochenmodell KV-Nummer KV-Unternummer Verwendungsgruppe Beschäftigungsjahr Tarifgruppe Monatsteiler Überstundenteiler
Neuer Wert	Wert, der im Zuge der Stammdatenplanung beim jeweiligen Dienstnehmer angewandt werden soll.

 

Auch Stammdatenplanungen werden im Zuge des Budgetstapels zum jeweiligen Zeitpunkt ausgeführt.

​Siehe auch FAQ Wie werden Kostentypen für einen Dienstnehmer im Budget geändert?

Auf diesem Reiter werden alle Terminlohnarten der markierten Firma und jene des Generalkollektivvertrages angezeigt. Befindet man sich auf der Gliederungsstufe der Mitarbeiter, sieht man alle mitarbeiter-, KV-, und firmenspezifischen Terminlohnarten, die den jeweiligen Mitarbeiter betreffen.

Folgende Felder stehen zur Verfügung: 

Von	Eingabe Von
Bis	Eingabe Bis
Kz	Das Kennzeichen gibt an, an welcher Stelle die Terminlohnart definiert wurde. Folgende Einstellungen sind möglich: Generalkollektivvertrag Kollektivvertrag Firma Dienstnehmer
Lohnart	Eingabe der Lohnart, die aktiviert werden soll.
Lohnartenbezeichnung	Lohnartenbezeichnung
Menge	Eingabe der Menge, die aktiviert werden soll.
Satz	Eingabe des zu aktivierenden Satzes.
Betrag	Eingabe des zu aktivierenden Betrags
Betragsformat	Wie ist der in der Terminlohnart erfasste Betrag zu interpretieren? Folgende Einstellungen können getroffen werden: Absolut: Die Einstellung "Absolut" bewirkt, dass eine Lohnart mit einem bestimmten Betrag zum festgelegten Termin aktiviert wird (z. B. Abzug eines Darlehens in der Höhe von € 250,00 von Februar bis Dezember 2025). Relativ: Durch die Einstellung "Relativ" wird eine Lohnart um den erfassten Betrag zu einem bestimmten Termin erhöht (z. B. das Gehalt eines Dienstnehmers soll im Mai 2025 um € 90,00 erhöht werden). Relativ bis KV: Will man bewirken, dass sich (bei einer etwaigen Unterzahlung) der Wert aus dem Fixwertspeicher jährlich um einen bestimmten Betrag erhöht (und zwar so lange bis der KV-Wert erreicht ist), so ist die Einstellung "Relativ bis KV" zu wählen. In diesem Fall ist bei den Feldern "von" und "Bis" nur der Monat – keine Jahreszahl – einzugeben (z. B. bis der KV-Lohn erreicht ist, soll sich der Monatslohn jeweils im Juni um € 60,00 erhöhen).
Vorgang	Welcher Vorgang soll durch die Terminlohnart ausgelöst werden? Folgende Einstellungen können getroffen werden: Lohnart erzeugen: Die Lohnart wird in der Bruttoerfassung zum hinterlegten Termin mit dem entsprechenden Wert erzeugt. Lohnart löschen: Die Lohnart wird in der Bruttoerfassung gelöscht.

 

Wie bereits mehrmals erwähnt, bilden die Berechnungsregeln das Kernstück der Budgetierung. Sie werden am Reiter Planung auf drei unterschiedlichen Gliederungsebenen definiert und vom Programm hierarchisch berücksichtigt.

Eine Regel, die auf der Firmenebene erfasst worden ist, gilt für alle Dienstnehmer dieser Firma. Existiert auf der Zwischenebene (z. B. Stammkostenstelle) eine eigene Regel, hat diese eine höhere Priorität und wird für alle Dienstnehmer der Zwischenebene herangezogen. Wird zusätzlich noch eine Regel am Dienstnehmer hinterlegt, so hat diese die höchste Priorität.

Grundsätzlich kann für jede Lohnart auf jeder Ebene eine eigene Regel definiert werden.

Die Anlage einer Regel erfolgt im Planungsfenster mit F5 oder einem Mausklick auf die Schaltfläche "Neu". Es öffnet sich folgendes Fenster:

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

LA-Nr.	Eingabe der Lohnart, die für einen bestimmten Budgetzeitraum geplant werden soll. Mit der Funktionstaste F8 oder einem Mausklick auf  besteht auch die Möglichkeit zur Auswahl einer Lohnartengruppe. So kann auf einfache Weise eine bestimmte Regel für gleich mehrere Lohnarten definiert werden.
Reihung	Hier wird eine fortlaufende Nummer vergeben, welche die Priorität der Regeln bzw. die Reihenfolge der Ausführung festlegt, da zur gleichen Lohnart mehrere Regeln angelegt werden können.
Von Monat/Jahr	Beginn-Datum einer Regel im Format MM.YYYY Mit welchem Monat bzw. Jahr soll die Regel starten?
Bis Monat/Jahr	Ende-Datum einer Regel im Format MM.YYYY Mit welchem Monat bzw. Jahr soll die Regel enden? Hinweis  Ist in den Einstiegsfeldern der Budgetplanung ein entsprechender Planungszeitraum eingegeben worden, kann in diesem Feld auch ein Datum über die Jahresgrenze hinaus erfasst werden. So kann eine Regel beispielsweise im Monat 1/2026 beginnen und 12/2027 enden.
Regel	Durch Auswahl der Regel kann festgelegt werden, wie die einzelnen Lohnarten zu budgetieren sind. Abhängig von der Auswahl in diesem Feld sind die Felder Wert, Menge, Betrag, Satz, Schnitt von, Schnitt bis und Anzahl Durchschnittsmonate verfügbar. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: Wert Vormonat +/- Mit dieser Ausprägung kann der Wert aus dem Vormonat, je nach Steuerung der Lohnart und gewünschter Eingabe, um einen bestimmten Prozentsatz, Betrag oder Satz bzw. um eine bestimmte Menge erhöht oder vermindert werden (z. B. Erhöhung der Gehälter um 3,5 % oder Erhöhung der Gefahrenzulage um € 0,40). Wert Vorjahr +/-  Mit dieser Ausprägung kann der Wert aus dem Monat des Vorjahres, je nach Steuerung der Lohnart und gewünschter Eingabe, um einen bestimmten Prozentsatz, Betrag oder Satz bzw. um eine bestimmte Menge erhöht oder vermindert werden. Wert Eingabe  Diese Ausprägung ermöglicht die Eingabe eines absoluten Betrages bzw Satzes oder einer absoluten Menge (z. B. Auszahlung einer Prämie in der Höhe von € 800,00). Durchschnitt +/-  Mit dieser Ausprägung kann für einen bestimmten Zeitraum der Schnitt einer Lohnart berechnet werden (z. B. Errechnung eines 6-Monats-Schnitts der Gefahrenzulage für die Monat 10 bis 12). Aktueller Fixwert  Bei dieser Ausprägung wird der aktuelle Wert aus dem Fixwertspeicher herangezogen. Automatisch  Diese Ausprägung ist erforderlich, wenn Betrag, Satz oder Menge einer Lohnart automatisch ermittelt werden sollen. Dabei werden die Einstellungen des Lohnartenstamms im Reiter "Name, Bruttoerfassung" herangezogen. Beispiele dafür sind eine hinterlegte Berechnung (z. B. bei UZ und WR), eine automatische Ermittlung der Stunden oder Tage gemäß Wochenmodell (z. B. für Feiertage) sowie die Verwendung des Fixwerts einer anderen Lohnart. Nicht anwenden  Soll eine Regel, die beispielsweise auf der Firmenebene angelegt wurde bei einem Dienstnehmer nicht berücksichtigt werden, kann sie mit dieser Ausprägung deaktiviert werden. Löschen  Eine Lohnart soll im Budget nicht abgerechnet werden, wird aber automatisch über Fixwerte erzeugt. Mit einer Lösch-Regel kann dies gelöst werden. Eine Löschung funktioniert jedoch nicht bei Terminlohnarten, da zum Zeitpunkt der Regelerstellung noch keine Terminlohnart erzeugt worden ist (siehe Lohnart löschen über Regel).
Wert	Prozentsatz
Menge	Menge
Betrag	Betrag
Satz	Satz
Schnitt von	Angabe des Monats im Format MM.YYYY, von dem aus der Schnitt gerechnet werden soll, bei Verwendung einer Regel mit Durchschnitten.
Schnitt bis	Angabe des Monats im Format MM.YYYY, bis zu dem der Schnitt gerechnet werden soll, bei Verwendung einer Regel mit Durchschnitten.
Anzahl Durchschnittsmonate	In diesem Feld ist bei Regeln mit Durchschnitten die Anzahl der Durchschnittsmonate anzugeben.
Rückfall andere Dienstverhältnisse	Bei der Ausführung einer Regel gibt es eine fixe Rückfallebene, wenn im Feld Regel die Ausprägung "Wert Vormonat +/-", "Wert Vorjahr +/-" oder "Durchschnitt +/-" ausgewählt wurde und das Dienstverhältnis im Vorjahr oder Vormonat nicht existiert, da z. B. ein neues DV aufgrund eines Lehrjahreswechsels oder eines ruhenden Bezuges angelegt wurde. Ist das der Fall, dann wird auf die Werte der davorliegenden Dienstverhältnisse mit derselben Beschäftigungsnummer zurückgegriffen. Bei der Neuanlage einer Regel steht dieses Feld standardmäßig auf "Ja".
Rückfall anderer Mitarbeiter	Soll z. B. aufgrund eines Neueintritts bei der Wertermittlung (z. B. 12-Monats-Schnitt oder Werte aus Vorjahr) auch auf die Abrechnungen anderer Dienstnehmer zurückgegriffen werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. Ist das der Fall, muss im Programm Budgetdienstnehmer beim betroffenen Dienstnehmer im Feld Rückfall-MitarbeiterDV das entsprechende Dienstverhältnis hinterlegt werden.

 

In den nachfolgenden Kapiteln werden einzelne Regelfunktionen anhand von Beispielen näher ausgeführt.

Die Fixgehälter aller Dienstnehmer sollen ab Jänner um 3,5 % erhöht werden.

Da diese Regel bei allen Dienstnehmern angewandt werden soll, muss sie auf der Firmenebene angelegt werden. Das heißt, im Fensterbereich Gliederung muss der Fokus auf der Firma stehen.

Ist das der Fall, kann die Neuanlage mit F5 oder einem Mausklick auf die Schaltfläche "Neu" gestartet werden.

Hinweis 

Bei dieser Konstellation ist es wichtig, dass in den Feldern "Von Monat/Jahr" und "Bis Monat/Jahr" nur der Jänner erfasst wird. Würde man in diesem Fall die Monate 1 bis 12 erfassen, würde der Wert aus dem Vormonat im Februar wieder ausgelesen und erneut um 3,5 % erhöht werden.

Achtung! 

Sind im Kollektivvertrag bereits Erhöhungsregeln für die Gehaltserhöhung definiert worden, muss an dieser Stelle keine Berechnungsregel mehr angelegt werden. Die Erhöhungsregeln werden im Zuge des Budgetstapels ausgeführt → die erhöhten Fixwerte werden in die Bruttoerfassung gestellt. Alle Informationen zur Anlage von Erhöhungsregeln siehe Themendokument Lohn- und Gehaltserhöhungen.

Im Jänner sollen die Fixprovisionen aller Dienstnehmer um 2,5 % erhöht werden. Wie im Beispiel davor, muss auch diese Regel auf der Firmenebene angelegt werden.

Zur Erhöhung wird die Regelart Aktueller Fixwert ausgewählt. Auch hier werden die Eingabefelder je nach Steuerung der Lohnart gesperrt oder für die Erfassung freigeschaltet.

Im Zuge des Budgetstapels wird die Fixprovision aus dem Fixwertspeicher des aktuellen Monats ausgelesen und um 2,5 % erhöht. Anschließend wird dieser Wert in der Bruttoerfassung aktiviert und wieder in den Fixwertspeicher gestellt, um im darauffolgenden Monat wieder aktiviert zu werden.

Auch bei dieser Konstellation darf in den Feldern "Von Monat/Jahr" und "Bis Monat/Jahr" nur der Jänner erfasst werden.

Im Planungsfenster wird die Regel wie folgt dargestellt: 

Achtung! 

Die Regel Aktueller Fixwert ist nicht dazu geeignet, um die Grundbezüge der Dienstnehmer einer Firma zu erhöhen! Würde man beispielsweise eine eigene Regel für Monatslohn, Lehrlingsentschädigung und Gehalt anlegen: LA 1000 Gehalt: Aktueller Fixwert + 2,5 % LA 1200 Monatslohn: Aktueller Fixwert + 2,8 % LA 1400 Lehrlingsentschädigung: Aktueller Fixwert + 3,0 % ... würden bei jedem Dienstnehmer alle drei Lohnarten (1000, 1200 und 1400) mit dem erhöhten Wert der letzten Lohnart aktiviert werden. Lohn- und Gehaltserhöhungen sollten daher immer mit der Regel Vormonat +/- oder über Erhöhungsregeln im KV definiert werden.

Im Mai 2022 soll für alle Dienstnehmer der Kostenstelle "Verkauf" eine Prämie in der Höhe von € 1.500,00 ausbezahlt werden. Das heißt, in der Gliederung muss der Fokus auf der Kostenstelle stehen.

Die Regeldefinition würde wie folgt aussehen:

Da es sich hier um eine Betragslohnart handelt, ist nur das Feld "Betrag" freigegeben, alle anderen Eingabefelder sind für die Bearbeitung gesperrt.

Im Planungsfenster ist nun ersichtlich, dass die Regel auf der Kostenstellenebene für den Monat Mai angelegt worden ist.

Der Dienstnehmerin Franziska Trauner soll ein 3-Monatsschnitt der Monatgezulage ausbezahlt werden. Da diese Regel nur für diese Dienstnehmerin gültig ist, muss der Fokus in der Gliederung auf sie gesetzt werden.

Die Einstellungen dazu sehen wie folgt aus:

Hier werden die Beträge der letzten drei Monate von der Lohnart 4560 ausgelesen. Der Schnittwert für Jänner 2022 würde sich beispielsweise aus den Monaten Oktober, November und Dezember 2021 errechnen. Der Schnittwert für Februar 2022 aus November 2021, Dezember 2021 und Jänner 2022.

Wie im Beispiel zuvor, soll ein 3-Monats-Schnitt der Lohnart 4560 ausbezahlt werden, nur sollen jetzt die errechneten Druchschnittswerte zusätzlich um 2 % erhöht werden.

Die Regeldefinition würde wie folgt aussehen:

Soll aus einem bestimmten Grund in jedem angeführten Monat der "Von Monat/Jahr und Bis Monat/Jahr"-Periode der errechnete Schnittwert eines bestimmten Zeitraums aktiviert werden, muss die Regel wie folgt aussehen:

Hier wird ein Schnitt der Überstunden aus den Monaten Jänner bis Juni 2021 berechnet und in die Monate Jänner bis Dezember 2022 gestellt.

Da bei den Sonderzahlungslohnarten für Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration häufig mit Berechnungen gearbeitet wird, muss dies auch bei der Regelanlage berücksichtigt werden. Ist bei den Lohnarten eine automatische Berechnung hinterlegt, kann die Regeldefinition wie folgt aussehen:

Wird die Ausprägung "Automatisch" gesetzt, werden alle anderen Eingabefelder deaktiviert.

Am Planungsreiter ist ersichtlich, dass UZ und WR im Juni bzw. November automatisch aktiviert werden.

Hinweis 

Sind die Sonderzahlungen UZ und WR durch einen Termin im KV oder Firmenstamm geregelt, muss im Planungsfenster keine Regel mehr angelegt werden. Die Lohnarten werden automatisch aktiviert.

Soll eine Regel, die auf der Firmenebene angelegt worden ist, bei bestimmten Dienstnehmern nicht zur Anwendung kommen, kann diese durch die Anlage einer neuen Regel auf Dienstnehmerebene deaktiviert werden.

Über die Regelart "Löschen" ist es in der Budgetplanung möglich, Lohnarten beim Aktivieren löschen zu lassen, die über eine Automatik erzeugt aber im Budget nicht gebraucht werden.

Hinweis 

Das Löschen über Budget-Regeln funktioniert für eine Terminlohnart leider nicht, da zum Zeitpunkt der Regelaktivierung (eine Budget-Regel erzeugt Einträge im Importpuffer) die Terminlohnart noch nicht erzeugt worden ist. Das heißt, auch wenn im Importpuffer steht, dass z. B. die LA 5000 "Urlaubszuschuss" gelöscht werden soll, gibt es die LA 5000 zu diesem Zeitpunkt noch nicht, da Terminlohnarten erst im nächsten Schritt (nach der Entleerung des Importpuffers) erzeugt werden.

Wie bereits erwähnt, muss für die Durchführung der Planung des tatsächlichen Budgetzeitraums zuerst das aktuelle Budgetjahr fertig geplant und abgerechnet werden.

Da in diesem Dokument ein Budget für das Jahr 2022 erstellt werden soll und die Echtabrechnung bis einschließlich Monat 9/2021 fertiggestellt worden ist, muss im Budgetdatenbestand zuerst bis Jahresende, d. h. Monat 12/2021, abgerechnet werden.

Dazu müssen in diesem Beipiel für die Monate 10 bis 12 Regeln erfasst (wie im Kapitel Berechnungsregeln anlegen beschrieben), Stammdatenplanungen und eventuelle Änderungen an den Dienstverhältnissen (z. B. Austritt, Ruhendes DV, Wiedereintritt, Neueintritt ...) vorgenommen und schließlich über den Budgetstapel ausgeführt werden. Erst dann kann eine Jahresumstellung durchführt und die Budgetierung für 2022 gestartet werden.

Über den Budgetstapel kann eine "Jahresabrechnung" durchgeführt werden, die alle noch offenen Monate bis Dezember fertig abrechnet und auch verspeichert.

Der Einstieg erfolgt über Budget → Budgetstapel durchführen (er kann aber auch direkt in der Budgetplanung über das Menü Funktionen oder das Kontextmenü gestartet werden).

Es erscheint folgendes Fenster:

Über die Schaltfläche "Ausführen" wird der Budgetstapel gestartet. Folgende Programme werden der Reihe nach ausgeführt.

Auf diese Weise werden gleich alle Monate hintereinander abgerechnet.

Bei Ausführung des Budgetstapels erscheint eine Abfrage zum Schließen offener Lohnfenster, sofern andere Lohnfenster geöffnet sind. Dadurch kann der Monatswechsel im Zuge des Budgetstapels durchgeführt werden. Beantworten Sie die Frage mit "Nein", sofern Sie Daten in anderen geöffneten Lohnfenstern zuerst speichern müssen. Bei der Antwort "Ja" werden alle offenen Lohnfenster geschlossen und der Budgetstapel gestartet.  

 

Hinweis 

Sollten im Anschluss noch Änderungen notwendig sein, können jederzeit neue Regeln definiert oder bestehende abgeändert werden. Die Abrechnung kann aber auch wie gewohnt über ein Aufrollmonat direkt in der Bruttoerfassung korrigiert werden.

Damit ein neues Budgetjahr abgerechnet werden kann, muss - wie auch in der Echtlohnabrechnung - eine Jahresumstellung durchgeführt werden.

Der Einstieg erfolgt unter Budget → Jahresumstellung durchführen.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Mit der Jahresumstellung werden alle Stammdaten und Berechnungsregeln des Jahres 2021 auf das Jahr 2022 kopiert.

Achtung! 

Wurden im Jahr 2021 bereits Berechnungsregeln für das Jahr 2022 erfasst (siehe Budgetplanung über die Jahresgrenze hinaus), werden die Berechnungsregeln vom Jahr 2021 im Zuge der Jahresumstellung nicht mehr übernommen, da bereits Regeln für das Jahr 2022 existieren und diese nicht überschrieben werden sollen.

Damit nun das eigentliche Budget erstellt werden kann, muss zuerst das Jahr gewechselt werden. Dies erfolgt wie gewohnt über die Lohn-Basiseinstellungen.

Im Anschluss kann mit der Planung für das Jahr 2022 begonnen werden.

Folgende Punkte sind zu berücksichtigen:

Sind alle benötigten Plandaten erfasst worden, kann die Jahresabrechnung über den Budgetstapel erneut gestartet werden.

 Seitenanfang 

Wurde in den Einstiegsfeldern des Programms Budgetplanung ein entsprechender Planungszeitraum (z. B. von 01.2022 bis 12.2023) eingegeben, können Berechnungsregeln auch über eine Jahresgrenze hinaus erfasst werden. Dies ist vor allem bei einer Budgetierung mit abweichendem Wirtschaftsjahr von Vorteil, da die Berechnungsregeln sofort für den gesamten Zeitraum (ohne vorher eine Jahresumstellung durchführen zu müssen) erfasst werden können.

Hinweis 

Die Jahresgrenze kann jedoch nur bei der Erfassung einer Berechnungsregel überschritten werden. Die Abrechnung über den Budgetstapel ist nach wie vor auf das Lohnjahr, das in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt ist, beschränkt. Soll in diesem Beispiel auch das Jahr 2023 abgerechnet werden, muss zuerst eine Jahresumstellung durchgeführt und das Basiseinstellungsjahr geändert werden.

Achtung! 

Die Erfassung von Berechnungsregeln über eine Jahresgrenze bedeutet jedoch auch, dass bei vorhandenen Planungsregeln in dem Jahr, auf das durch die Jahresumstellung umgestellt werden soll, keine Regeln aus dem Vorjahr kopiert werden, da man sonst die bereits definierten zukünftigen Planungsregeln mit einer später durchgeführten Jahresumstellung überschreiben würde. Wurden also im Jahr 2022 bereits Berechnungsregeln für das Jahr 2023 erfasst, werden die Berechnungsregeln vom Jahr 2022 im Zuge der Jahresumstellung nicht mehr auf das Jahr 2023 kopiert, da bereits Regeln für das Jahr 2023 existieren und diese nicht überschrieben werden sollen.

In der Budgetplanung besteht auch die Möglichkeit zur Erstellung mehrerer Budget-Varianten. Das heißt, es kann eine komplette Kopie der bereits vorhandenen Plandaten (mit allen bisher definierten Regeln) einer Budgetfirma erstellt werden. Anschließend können die Daten in dieser Kopie beliebig abgeändert und weiterbearbeitet werden. Auf diese Weise können mehrere unterschiedliche Budget-Varianten erstellt werden, die die Abbildung von Worst- und Best-Case-Modellen ermöglichen. 

Der Einstieg erfolgt unter Budget → Budgetplanung → Funktionen → Variante erstellen.

Im ersten Schritt wird festgelegt, welche Firma für die Erstellung einer neuen Variante kopiert werden soll. 

Soll gleich für mehrere Firmen eine neue Variante erstellt werden, können diese auch über die Schaltfläche "Auswahl Firmen" definiert werden.

Im zweiten Schritt geht es um die Firmenzuordnung. Hier wird als Firmennummer automatisch die nächst freie vorgeschlagen.

Durch Klick auf die Schaltfläche "Firmen zuordnen", öffnet sich ein Fenster, in dem die Firmennummer selbst gewählt werden kann. Auch ein sprechender Name kann an dieser Stelle für die neue Budget-Variante vergeben werden.

Mit "Speichern" und "Weiter" gelangen Sie schließlich zum 3. und letzten Schritt - dem Start des Kopiervorgangs.

Per Klick auf die Schaltfläche "Kopieren starten", wird der Vorgang ausgelöst. Alle budgetrelevante Daten werden auf die neue Firma kopiert.

Ist der Kopiervorgang abgeschlossen, erscheint folgende Meldung:

Mit einem Mausklick auf "Fertig" schließt sich der Assistent.

In der Budgetplanung stehen nun die neuen Varianten, in denen die Regeln unterschiedlich definiert werden können, zur Verfügung.

So kann beispielsweise festgestellt werden, wie sich eine Gehaltserhöhung von 2,5 % oder von 3 % auswirken würde oder welche Kosten entstehen würden, wenn Prämien ausbezahlt werden oder nicht. Mit Hilfe von Varianten können auf einfache Weise Worst- und Best-Case-Szenarien abgebildet werden.

Mit der Erstellung des Budgets ist es in der Regel nicht getan. Um mögliche Budgetabweichungen frühzeitig aufzuzeigen, steht im Paket LOHN → Budget → Soll-Ist-Vergleich das Programm "Soll-Ist-Vergleich" zur Verfügung. Hier geht es vor allem darum, die geplanten Werte aus dem Budget mit den Ist-Werten aus der Echtabrechnung zu vergleichen. Auf diese Weise können Abweichungen rechtzeitig identifiziert und entsprechend gegegengesteuert werden.

Der Soll-Ist-Vergleich ermöglicht aber auch den Vergleich unterschiedlicher Budgetvarianten. So können beispielsweise die Planwerte von Worst- und Best-Case-Szenarien einfach gegenübergestellt werden. Auch das Vergleichen von unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen (z. B. 01.2024 bis 03.2024 mit 04.2024 bis 06.2024) stellt kein Problem dar. Da der Soll-Ist-Vergleich nicht an das Budget gekoppelt ist, könnten theoretisch auch zwei Echtabrechnungen (z. B. 2023 und 2024) miteinander verglichen werden.

Damit ein Soll-Ist-Vergleich erstellt werden kann, müssen unter LOHN → Budget → Soll-Ist-Vergleich → Soll-Ist-Vergleich Daten jene Daten hinterlegt werden, die für einen Vergleich herangezogen werden sollen. Dabei müssen jeweils der Datenbestand, die Firmennummer sowie das Von- und Bis-Datum der zu vergleichenden Daten angegeben werden.

Hinweis 

Werden Abrechnungsdaten verändert – egal ob im Budget oder in der Echtabrechnung, müssen sie für einen korrekten Soll-Ist-Vergleich über die Funktion Vergleichsdaten erzeugen neu geladen werden. Dabei ist darauf zu achten, dass beim Starten der Funktion auch der entsprechende Datensatz markiert ist. Die Funktion kann aber auch über einen Stapel automatisch zu geplanten Zeiten ausgeführt werden. Beispielsweise jedes Monat nach Fertigstellung der Echtabrechnung. Details zur Anlage siehe Kapitel Toolsstapel - automatische Erzeugung der Vergleichsdaten.

Wie bereits erwähnt, können im Programm "Soll-Ist-Vergleich" unterschiedliche Daten miteinander verglichen werden. Für jeden gewünschten Vergleich muss eine eigene Soll-Ist-Vergleich-Einstellung angelegt werden.

Unter LOHN → Budget → Soll-Ist-Vergleich → Soll-Ist-Vergleich erfolgt nun der tatsächliche Vergleich der Daten. Sind die Soll-Ist-Vergleich Daten und Soll-Ist-Vergleich Einstellungen korrekt hinterlegt worden, kann an dieser Stelle die Auswertung gestartet werden.

Dazu muss in den Einstiegsfeldern lediglich der gewünschte Vergleich ausgewählt werden. Infolgedessen werden die Basis- und Vergleichsdaten mit den Von- und Bis-Daten aus den Soll-Ist-Vergleich Einstellungen, automatisch befüllt. Natürlich kann das Vergleichsdatum an dieser Stelle noch abgeändert und z. B. auf einen bestimmten Zeitraum (Monat 1 bis 6) eingeschränkt werden.

Hinweis 

Das Von- und Bis-Datum darf jedoch nicht außerhalb der hinterlegten Datumsgrenzen im Programm Soll-Ist-Vergleich Daten liegen. Ist das der Fall, erscheint folgende Meldung: "Der Vergleichszeitraum liegt ganz oder zum Teil außerhalb der generierten Daten. Der Vergleich ist dadurch möglicherweise unvollständig."

Nach Bestätigung aller Eingaben werden die Vergleichsdaten erzeugt und entsprechend der hinterlegten Gliederung in den Soll-Ist-Vergleich Einstellungen angezeigt.

Über die Funktion "Details anzeigen/verbergen" werden die Vergleichswerte und Differenzen zusätzlich je Monat dargestellt.

Hinweis 

Monat 1 entspricht in diesem Fall nicht dem Kalendermonat Jänner, sondern bildet den ersten Vergleichsmonat ab. Sollen beispielsweise die Monate 3 bis 6 verglichen werden, werden die Vergleichswerte im Detail unter Monat 1 bis 4 ausgewiesen.

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie ein Toolsstapel zur automatischen Erzeugung und Aktualisierung der Vergleichsdaten angelegt wird. Allgemeine Informationen zum Thema Stapelschritte im Paket Lohnverrechnung finden Sie im gleichnamigen Dokument.

Der Einstieg erfolgt unter TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition.

Es wird empfohlen, einen neuen Stapel mit der entsprechenden Funktion anzulegen, dessen Ausführung eigens geplant werden kann.

Mit der Funktion "Neu" kann eine neue Stapelnummer vergeben werden.

Hier sind mindestens eine Stapelnummer und eine entsprechende Bezeichnung zu hinterlegen. Im Feld "Notiz" könnte noch vermerkt werden, wer den Stapel zu welchem Zweck angelegt hat.

Klickt man auf "Speichern und Schließen" öffnet sich automatisch das Fenster "Stapelschritte", wo wieder eine Bezeichnung und die Funktion MCS_HRSSOLLISTVERGLEICH_DATENERZEUGEN (F4 - Suchen) hinterlegt werden muss.

Mit "Speichern und Schließen" ist die Stapeldefinition abgeschlossen. In diesem Fall werden keine weiteren Parameter oder Stapelvariablen benötigt.

Hinweis 

Welche Vergleichsdaten im Zuge der Stapelausführung erzeugt bzw. aktualisiert werden sollen, muss im Programm Soll-Ist-Vergleich Daten im Feld "Daten erzeugen (Stapel)" festgelegt werden.

Im Bereich "Parameter für Stapelschritte" kann die Ausführung des Stapels, durch das Setzen des Parameters "LSP_FRIMEN", auf bestimmte Firmen eingeschränkt werden.

Grundsätzlich stehen im Budgetdatenbestand alle Auswertungsprogramme, die auch in der Echt-Lohnabrechnung verwendet werden, zur Verfügung.

Das Einzige, das nicht in den Budgetdatenbestand übernommen wird, sind die Listen des Auswertungsdesigners. Werden diese Listen für Budgetauswertungen benötigt, müssen diese aus dem Lohndatenbestand oder dem Standard importiert werden.

Wie bereits im Kapitel Budgetplanung beschrieben, gibt es zwei unterschiedliche Lohnkonten:

Natürlich kann im Budgetdatenbestand auch ein Buchungsbeleg erstellt werden. Die Besonderheit besteht darin, dass der Buchungsbeleg, anders als in der Echtabrechnung, auch nach dem IST-Stand gedruckt werden kann. Das bedeutet, dass Aufrollungen so dargestellt werden, als wären sie in dem jeweiligen Monat bereits abgerechnet worden.

Ist das gewünscht, muss im Programm Buchungsbeleg drucken folgende Einstellung getroffen werden:

Wie bereits erwähnt, werden die Listen des Auswertungsdesigners bei der Anlage des Budgetdatenbestands nicht übernommen. Werden sie für die Auswertung im Budget benötigt, müssen sie in den Budgetdatenbestand importiert bzw. kopiert werden. Dafür gibt es drei unterschiedliche Varianten.

Der Einstieg erfolgt immer unter LOHN → Auswertungen → Auswertungsdesigner.

Hinweis 

Bevor der Export der benötigten Auswertungen gestartet werden kann, muss in den Lohn-Basiseinstellungen in den Lohndatenbestand gewechselt werden.

Unter Funktionen → Import/Export können über die entsprechenden Funktionen entweder eine oder gleich mehrere Auswertungen exportiert werden.

Wird nur eine Liste benötigt, muss diese markiert und die Funktion Auswertung exportieren gewählt werden. Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Exportverzeichnis festgelegt werden kann.

Sollen mehrere Auswertungen exportiert werden, wählt man die Funktion Auswertungen exportieren (Mehrfachexport). Es öffnet sich ein Fenster, in dem die benötigten Listen mit Strg + Mausklick markiert werden können.

Nachdem der Export gestartet worden ist, werden die Dateien im gewünschten Verzeichnis abgelegt.

Im Budgetdatenbestand können nun die einzelnen Dateien unter Funktionen → Import/Export → Auswertung importieren importiert werden.

Die ausgewählten Listen sind nun im Auswertungsdesigner sichtbar.

Achtung! 

Sind in den Auswertungen Makros mit Lohnarten oder Fixwerten enthalten, müssen diese nach dem Import unbedingt überarbeitet werden. Dieser Vorgang ist nötig, da Lohnarten in jedem Datenbestand eine eigene Lohnarten-ID zugeteilt bekommen und an dieser Stelle noch nicht miteinander verknüpft werden können. In diesem FAQ findet man eine detaillierte Beschreibung zur genauen Vorgehensweise: Wie kann die Lohnarten-ID nach dem Import einer Auswertungsdesigner-Liste geändert werden?

Mit den Funktionen "Kopieren" und "Einfügen unter" steht eine weitere Variante zur Verfügung.

Dazu markieren Sie im Lohndatenbestand wieder die gewünschte Auswertung, wählen die Funktion Kopieren und anschließend Einfügen unter. Es öffnet sich ein Fenster, in dem der Ziel-Datenbestand ausgewählt werden kann - in diesem Fall der Budgetdatenbestand.

Mit einem Mausklick auf "Übernehmen" wird die Auswertung in den Budgetdatenbestand kopiert.

Hinweis 

Anders als beim Export und Import wird hier eine Kopie der Auswertung angelegt. Ist eine BMD Standardauswertung kopiert worden, kann diese sofort bearbeitet werden.

Werden nur Standardauswertungen, die von BMD zur Verfügung gestellt werden, benötigt, können diese einfach im Budgetdatenbestand über das Menü Funktionen → Import/Export →  Standardauswertungen importieren importiert werden.

Wurde das Lohnbudget fertiggestellt, können die Daten zur weiteren Verarbeitung entweder in die KORE Planung oder, wenn keine Kostenrechnung vorhanden ist bzw. kein Bedarf besteht, auf Kostenebene zu budgetieren, direkt in die Unternehmensplanung bzw. das Budget des Controllings übernommen werden.

Sollen die Daten in die Planung der KORE übernommen werden, erfolgt der Einstieg unter KORE → Planung → Planung.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem im Bereich der Einstiegsfelder folgende Einstellungen getroffen werden müssen:

Als Erstes müssen die Firma und die dazugehörige Plan-Kore ausgewählt werden. Dabei ist es wichtig, dass die "Echtfirma" und nicht die Lohnbudgetfirma hinterlegt wird. Außerdem werden noch eine Plan-Modellnummer und die Buchungsart, auf die im Anschluss die Lohnbudgetwerte übernommen werden sollen, benötigt.

Bei der Buchungsart ist es wichtig, dass sie mit dem Verwendungskennzeichen "aus Lohn" angelegt worden ist (Details zur Anlage siehe Hilfe zu Übernahme NTCS Lohnbudget)

Eine genaue Beschreibung zu den einzelnen Feldern der Eingabemaske findet sich in der Hilfe zur Planung.

Bestätigen Sie die Auswahl, öffnet sich das KORE-Planungsfenster.

Nachdem das Planjahr festgelegt worden ist (in ein Planmodell können mehrere Lohnjahre übernommen werden), können die Lohndaten über den Menüpunkt "Importe/Übernahmen" → NTCS Lohnbudget übernehmen importiert werden.

Es öffnet sich das Fenster "NTCS Lohnbudget übernehmen", in dem die gewünschte Budgetfirma ausgewählt werden kann. Außerdem muss festgelegt werden, ob die bestehenden Werte überschrieben oder addiert und ob die Daten vor dem Import auf der Lohnbuchungsart gelöscht werden sollen.

Mit F4 werden alle Firmen des Budgetdatenbestandes angezeigt.

Hinweis 

Die unterschiedlichen Varianten können auf unterschiedliche Planmodelle übernommen werden.

Mit einem Mausklick auf "Übernehmen" stehen die Lohnbudgetdaten in der KORE Planung zur Verfügung.

Hinweis 

Eine genaue Beschreibung zur KORE Planung finden Sie in den Themendokumenten der KORE.

Werden die Daten direkt in das Controlling Budget übernommen, erfolgt der Einstieg unter CTR → Unternehmensplanung → Budget und Finanzplan/Planbilanz.

Auch in diesem Programm müssen in den Einstiegsfeldern folgende Planwerte erfasst werden:

Bestätigt man die Eingaben oder klickt man auf "Neu berechnen", öffnet sich das Fenster "Budget- und Finanzplan/Planbilanz":

Nachdem das Planjahr festgelegt worden ist (in ein Budgetmodell können mehrere Lohnjahre übernommen werden), können die Lohndaten über den Menüpunkt "Importe/Übernahmen" → NTCS Lohnbudget übernehmen importiert werden.

Es öffnet sich das Fenster "NTCS Lohnbudget übernehmen", in dem die gewünschte Budgetfirma ausgewählt werden kann. Außerdem muss festgelegt werden, ob die bestehenden Werte überschrieben oder addiert und ob die Daten vor dem Import auf der Lohnbuchungsart gelöscht werden sollen.

Mit F4 werden alle Firmen des Budgetdatenbestandes angezeigt.

Hinweis 

Die unterschiedlichen Varianten können auf unterschiedliche Budgetmodelle übernommen werden.

Mit einem Mausklick auf "Übernehmen" stehen die Lohnbudgetdaten im CTR Budget zur weiteren Verwendung zur Verfügung.

Eine genaue Beschreibung zur Budgeterstellung im Controlling finden Sie in den Themendokumenten zur Unternehmensplanung.

Durch die Bildung einer Rückstellung sollen die später zu leistenden Ausgaben den Perioden ihrer Verursachung zugerechnet werden.

Die Berechnung der Personalrückstellungen erfolgt in der Regel im Paket "Bilanzierung und Steuern". Die Lohnverrechnung dient als Lieferant der notwendigen Dienstnehmerdaten zur Rückstellungsbildung, die im Programm Personalrückstellungen auf unterschiedliche Weise importiert werden können. Zusätzlich zur Übernahme der Daten aus dem NTCS LOHN besteht auch die Möglichkeit, die entsprechenden Daten aus dem NTCS Lohnbudget zu importieren.

Nachdem die benötigten Rückstellungsarten angelegt worden sind, kann die Übernahme der Dienstnehmerdaten aus dem Lohnbudget im Programm Personalrückstellungen unter Dienstnehmer → Import aus BMD NTCS Lohn-Budget gestartet werden.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Budgetfirma, aus der die Daten importiert werden sollen, ausgewählt werden muss. Sollten parallele Dienstverhältnisse (Geringfügigkeit neben Karenz) vorhanden sein, wird empfohlen, immer "alle aktuellen Dienstverhältnisse" zu übernehmen. In der Rückstellung kann dann entschieden werden, welches DV bei welcher Rückstellung verwendet werden soll (z. B. karenziertes DV (Vollzeit) für Abfertigung und Jubiläum und geringfügiges DV für Gutstunden und Urlaub).

Nach erfolgreicher Übernahme können die importierten Daten über den Aufruf der Dienstnehmerliste angesehen werden.

Weitere Informationen zu den notwendigen Einstellungen, zur Anlage und Bildung von Personalrückstellungen finden Sie unter Themen Personalrückstellungen.