Dienstnehmerliste
Vor dem Erfassen bzw. vor dem Import von Dienstnehmern muss eine Personalrückstellungsart angelegt sein. Erst danach kann die "Dienstnehmerliste" für die Erfassung geöffnet werden. Diese Dienstnehmer stehen dann für alle zu dem ausgewählten Stichtag angelegten Personalrückstellungsarten zur Verfügung.
Sie haben folgende Möglichkeiten, die Dienstnehmerliste im Startfenster der Personalrückstellungen aufzurufen:
- über die Funktion "Dienstnehmerliste" in der Menüleiste der Rückstellungsarten
- mit doppeltem Mausklick auf einer Personalrückstellungsart stehend
- über die rechte Maustaste
- über die Taste F8
Beim Öffnen der Dienstnehmerliste bzw. bei der Änderung von Daten wird Folgendes überprüft:
A) Gibt es Zeitausgleichswerte in den ZA-Feldern der Liste UND im Gutstundendetail? Sind beide Arten vorhanden, so kommt eine entsprechende Meldung und die Abfrage, ob Sie die Werte aus dem Detail oder aus der Liste verwenden wollen. Die Auswahl einer Variante führt dazu, dass die Daten der anderen Variante gelöscht werden.
Details zum Arbeiten mit dem Gutstundendetail bzw. der Listen können Sie im Hilfe-Artikel Berechnung Gutstundenrückstellung nachlesen.
B) Gibt es eine Jubiläumsgeldrückstellung, wird geprüft, ob für alle Dienstnehmer eine passende Multiplikatortabelle in den Berechnungseinstellungen hinterlegt ist. Auch hier kommt eine entsprechende Meldung, wenn es Dienstnehmer gibt, zu denen keine Multiplikatoren- bzw. Fixwerttabelle ermittelt werden konnte.
Hinterlegung von Multiplikatortabellen können Sie im Dokument Berechnungseinstellungen für Jubiläumsgeldrückstellung nachlesen.
Import der Dienstnehmer
In der Dienstnehmerliste stehen Ihnen in der Menüleiste unter Import die verschiedenen Importmöglichkeiten zur Verfügung:
- Import aus BMD NTCS LOHN
- Import aus BMD 5.5 LOHN
- Import Dienstnehmer aus Datei
- Variabler CSV-Import
- Dienstnehmer kopieren
- Import aus BMD 5.5 Personalrückstellungen
- Lohnnebenkosten für markierten Dienstnehmer importieren
- Import Gutstunden aus BMD 5.5 Zeiterfassung
- Import Gutstunden aus NTCS Zeiterfassung
Sollten einzelne Funktionen für Sie nicht sichtbar sein, so können Sie diese über das Burger-Menü einblenden.
Mit dem variablen CSV-Import und der manuellen Anlage von Dienstnehmern haben Sie auch die Möglichkeit, ohne eigene laufende Lohnverrechnung in BMD NTCS oder BMD 5.5, die Personalrückstellungen zu berechnen.
Feldsperren für Importe
Erfolgt der Import der Daten für die Berechnung der Personalrückstellungen aus dem BMD NTCS LOHN, dem BMD 5.5 LOHN, den BMD 5.5 Personalrückstellungen oder durch Import aus Datei, besteht die Möglichkeit, durch Feldsperren zu verhindern, dass manuell erfasste Daten beim Import überschrieben werden.
In der Dienstnehmerliste kann in der Menüleiste unter Extras "Feldsperren für Importe" der Import von einzelnen Feldern aus dem BMD NTCS LOHN, dem BMD 5.5 LOHN, den BMD 5.5 Personalrückstellungen oder einer Datei verhindert werden.
Hinweis
 | Wenn Sie die Funktion "Feldsperren für Importe" nicht in Ihrer Menüleiste sehen, dann blenden Sie die Funktion über das Burger-Menü ein. Öffnen Sie dazu in der Dienstnehmerliste das Burger-Menü und setzen Sie im Bereich "Dienstnehmer" unter "Extras" ein Häkchen bei der Funktion "Feldsperren für Importe".   |
Im Fenster "Feldsperren für Importe" wählen Sie zunächst rechts oben in der Combobox aus, für welchen Import Sie die Feldsperren erfassen möchten:
- BMD NTCS LOHN
- BMD 5.5 LOHN
- BMD 5.5 Personalrückstellungen
- Datei
Mit Klick auf das Plus-Symbol starten Sie die Anlage der Felder für die Importsperre.
Mit dem F4-Symbol können Sie danach das gewünschte Feld auswählen, welches Sie für den Import sperren möchten.
Im Fenster für die Auswahl der Felder befindet sich rechts oben eine Combobox. Hier können Sie zwischen "Dienstnehmer" und "Gutstunden" wechseln.
Im Bereich "Dienstnehmer" stehen Ihnen eine Vielzahl von Felder zu Verfügung, welche Sie für den Import sperren können.
Im Bereich "Gutstunden" können Sie folgende Felder für den Import sperren:
- Aufschlag %
- Stunden
- Stundensatz
Markieren Sie das gewünschte Feld und speichern Sie es durch Klick auf "Übernehmen". Möchten Sie weitere Felder für den Import sperren, müssen Sie wiederum auf das Plus-Symbol klicken.
Haben Sie versehentlich eine Feldsperre angelegt, können Sie diese im Fenster "Feldsperren für Importe" durch Klick auf das Papierkorb-Symbol wieder löschen.
Import aus BMD NTCS LOHN
Mit der Funktion "Import aus BMD NTCS LOHN" können Daten aus dem BMD NTCS LOHN übernommen werden.
Alle notwendigen Vorarbeiten und Voraussetzungen für einen fehlerfreien Import aus dem NTCS LOHN können Sie in diesem Hilfedokument nachlesen:
Folgende Felder stehen Ihnen beim Import zur Verfügung:
Lohnfirma: Diese wird grundsätzlich vorgeschlagen, kann aber mit F4 bzw. 
ausgewählt werden.
ausgewählt werden.Von/Bis Dienstnehmer-Nr: In diesen Feldern können Sie auf bestimmte Dienstnehmer einschränken.
Dienstnehmer:
Personalnummer übernehmen: Wird hier ein Häkchen gesetzt, kann in der Personalrückstellung damit gefiltert werden.
Übernahme Dienstverhältnis: Hier stehen "Erstes aktuelles Dienstverhältnis" (nur das Hauptdienstverhältnis wird übernommen) und "Alle aktuellen Dienstverhältnisse" zur Verfügung. Bei Auswahl "Alle aktuellen Dienstverhältnisse" werden sämtliche aktive (fallweise parallele) Dienstverhältnisse in die PRST importiert. Dies kann beispielsweise relevant sein, wenn ein Dienstnehmer in Karenz ist und zusätzlich geringfügig tätig ist. In diesem Fall können personalrückstellungsrelevante Sachverhalte beim zweiten DV auftreten, die bei der Berechnung der Personalrückstellungen berücksichtigt werden müssen.
Es werden alle Dienstnehmer importiert, die zum ausgewählten Stichtag ein aufrechtes Dienstverhältnis und am Dienstnehmerstamm am Reiter "Rückstellungen" ein Häkchen im Feld "Rückstellung" haben.
Bereits ausgetretene Dienstnehmer werden nicht importiert, außer diese haben am Dienstnehmerstamm am Reiter "Rückstellungen" ein Häkchen im Feld "Wiedereinstellungszusage".
Weitere Informationen dazu können Sie hier nachlesen: Kontrolle Lohndienstnehmerstammdaten.
Nach dem Import aus dem NTCS LOHN können die Entgelte in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen mit der Funktion "Berechnungsanalyse - Lohnverrechnung" geprüft werden.
Sie können diese Funktion aus der Dienstnehmerliste aufrufen:
Ebenso können Sie diese Funktion aus dem Bearbeitungsdialog (DN markieren - F6 bearbeiten) eines einzelnen Dienstnehmers aufrufen.
Weitere Informationen zu den Kontrollarbeiten nach dem Import aus dem LOHN lesen Sie bitte hier nach: Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN
Beachten Sie beim Import aus NTCS LOHN auch die Besonderheiten bei mehreren bzw. befristeten Dienstverhältnissen.
Import aus BMD 5.5 LOHN
Wenn die Lohnverrechnung noch im BMD 5.5 LOHN erfolgt, so können Sie die Daten mit der Funktion "Import aus BMD 5.5 LOHN " in die NTCS Personalrückstellungen importieren.
Folgende Felder stehen Ihnen beim Import aus BMD 5.5 LOHN zur Verfügung:
Lohndatei:
- BMD 5.5 Lohnverzeichnis: Auswahl mit F4 bzw.
- Lohnklient: Auswahl mit F4 bzw.
Dienstnehmer:
- Von/Bis Dienstnehmer-Nr: In diesen Feldern können Sie auf bestimmte Dienstnehmer einschränken.
- Personalnummer übernehmen: Wird hier ein Häkchen gesetzt, wird die Personalnummer vom Lohn-Dienstnehmer übernommen. Damit kann in den Personalrückstellungen gefiltert werden.
Diverses:
- Gutstunden importieren in:
- Detail: empfohlene Variante
- Liste: der Vorteil ist hier die einfachere Nachbearbeitung (falls erforderlich).
Die Liste kann man aber nur verwendet werden, wenn es nicht mehr als 5 ZA-Arten und nicht mehr als 2 verschiedene Stundensätze gibt
Hinweis
 | Mögliche Ursachen für Probleme bei der Datenübernahme aus dem BMD 5.5 LOHN:
|
Import Dienstnehmer aus Datei
Mit der Funktion "Import Dienstnehmer aus Datei" können Dienstnehmer, die bei einer anderen Firma bzw. auf einer anderen Datenbank exportiert worden sind, importiert werden.
Mit der Funktion LOHN → Personalrückstellungen → Dienstnehmer aus Lohnverrechnung exportieren können die Daten exportiert werden. Diese Vorgehensweise dient somit in erster Linie zum Datenaustausch zwischen verschiedenen Datenbanken. Beim Export wird eine Datei mit der Endung ".prse" erstellt, die für die Importfunktion "Import Dienstnehmer aus Datei" benötigt wird.
Variabler CSV-Import
Die Importfunktion "Variabler CSV-Import" empfiehlt sich, wenn es keine Lohnverrechnung mit einem BMD Lohnprogramm gibt. Auch wenn Gutstunden oder Urlaubstände in Excellisten oder Fremdprogrammen geführt werden, empfehlen wir diese Importfunktion. Excellisten können ganz einfach beim Speichern als CSV-Datei definiert werden.
Beim CSV-Import gibt es zwei Varianten für den Import der Dienstnehmer:
- Import aufgrund von Spaltenüberschriften (Standard) und
- Import aufgrund einer selbst definierten Feldauswahl
Beispiel
Import aufgrund von Spaltenüberschriften (Standard)
Wenn der Datenimport beim variablen CSV-Import anhand der von BMD vordefinierten Spaltenkürzel erfolgt, so ist die Bezeichnung der Spaltenüberschriften maßgeblich.
Die Groß- und Kleinschreibung der Spaltenkürzel ist für den Import irrelevant. In der Zuordnungsdatei sind die Spaltenüberschriften definiert, die beim Import automatisch erkannt werden.
Die Beschreibung der Datenfelder finden Sie im Dokument Spaltenkürzel CSV Import Dienstnehmer .
Wählen Sie im Feld "Importdatei" den gewünschten CSV-File. Anschließend werden in der Vorschau die Importfelder angezeigt.
Wurde ein Spaltenkürzel nicht erkannt, wird in der Vorschau die Spalte mit einem X gekennzeichnet und der Text durchgestrichen. Diese Spalte(n) werden beim Import ignoriert.
Handelt es sich um eine Spalte, die importiert werden soll, muss die Bezeichnung im CSV-File an die vordefinierten Spaltenkürzel angepasst werden.
Import aufgrund einer selbst definierten Feldauswahl
Beim Import mit einer selbst definierten Feldauswahl wählen Sie im Feld "Importdatei" den gewünschten CSV-File. Anschließend werden in der Vorschau die Importfelder angezeigt. Wechseln Sie dann auf den Reiter "Erweitert" und entfernen Sie den Pfad im Feld "Benutzerdefinierte Zuordnungsdatei".
Mittels rechter Maustaste auf den Spaltenüberschriften kann über das Menü Feldauswahl → Bearbeiten eingestellt werden, welche Felder importiert werden sollen. Außerdem können diese Felder in der Vorschau mit der Maustaste beliebig verschoben werden.
Diverses
Gutstunden importieren in:
- Detail: empfohlene Variante
- Liste: der Vorteil ist hier die einfachere Nachbearbeitung (falls erforderlich).
Die Liste kann man aber nur verwendet werden, wenn es nicht mehr als 5 ZA-Arten und nicht mehr als 2 verschiedene Stundensätze gibt
Weitere Informationen können Sie in der Dokumentation Berechnung Gutstundenrückstellung nachlesen.
Hinweis
| Sollte die Funktion "Dienstnehmer kopieren" für Sie nicht ersichtlich sein, kann diese über das Burger-Menü hinzugefügt werden.   |
Dienstnehmer kopieren
Mit der Funktion "Dienstnehmer kopieren" können Dienstnehmer von den NTCS Personalrückstellungen eines anderen Mandanten, von einem anderen Stichtag oder von einem anderen Modell des gleichen Mandanten auf einen neuen Stichtag bzw. ein neues Modell kopiert werden.
Mit der Kopierfunktion werden sämtliche Dienstnehmerdaten kopiert. Diese Funktion kann z. B. genutzt werden, um alle Dienstnehmerdaten des ersten Modells in ein zweites Modell zu übernehmen und eine zweite Berechnungsvariante durchzuführen.
Mit der Kopierfunktion werden sämtliche Dienstnehmerdaten kopiert. Diese Funktion kann z. B. genutzt werden, um alle Dienstnehmerdaten des ersten Modells in ein zweites Modell zu übernehmen und eine zweite Berechnungsvariante durchzuführen.
Import aus BMD 5.5 Personalrückstellungen
Mit der Funktion "Import aus BMD 5.5-Personalrückstellungen" können Dienstnehmer aus den Personalrückstellungen BMD 5.5 (PR76A) übernommen werden.
Folgende Felder stehen Ihnen beim Import zur Verfügung:
Lohndatei:
- BMD 5.5 FIBU-Verzeichnis: Auswahl mit F4 bzw.
Dienstnehmer:
- Von/Bis Dienstnehmer-Nr: In diesen Feldern können Sie auf bestimmte Dienstnehmer einschränken.
- Personalnummer übernehmen
Diverses:
- Gutstunden importieren in:
- Detail: empfohlene Variante
- Liste: der Vorteil ist hier die einfachere Nachbearbeitung (falls erforderlich).
Die Liste kann aber nur verwendet werden, wenn es nicht mehr als 5 ZA-Arten und nicht mehr als 2 verschiedene Stundensätze gibt
Hinweis
| Sollte die Funktion "Rückstellung aus BMD 5.5-Personalrückstellungen importieren" für Sie nicht ersichtlich sein, kann diese über das Burger-Menü hinzugefügt werden.   |
Lohnnebenkosten für markierten Dienstnehmer importieren
In der Dienstnehmerliste besteht die Möglichkeit, die Lohnnebenkosten für Dienstnehmer aus der entsprechenden Beitragsgruppe zu übernehmen. Diese Funktion kann von Vorteil sein, wenn die Lohnverrechnung des Klienten nicht in BMD erfolgt.
Hinweis
| Voraussetzung dafür ist, dass die Tarifgruppen in der NTCS Lohnverrechnung existieren. Ebenso muss ein korrekter Lohn-Datenbestand vorhanden sein. Genauere Information dazu können Sie hier nachlesen: Datenbestände. |
Sie können die Funktion "Lohnnebenkosten für markierten Dienstnehmer importieren" wie folgt aufrufen:
- Aufruf in der Dienstnehmerliste über das Fenstermenü unter "Import". Sollte diese Funktion unter dem Punkt "Import" fehlen, so können Sie diese über das Burger-Menü hinzufügen.
Wählen Sie im nächsten Fenster die richtige Tarifgruppe aus.
Bei dieser Übernahme werden alle Lohnnebenkosten der ausgewählten Tarifgruppe aus dem LOHN übernommen. - Aufruf in den Dienstnehmerstammdaten: Bei den Feldern der Lohnnebenkosten können Sie mit F4 den gewünschten Datensatz auswählen und übernehmen.
Bei dieser Variante können die Lohnnebenkosten einzeln je Lohnnebenkostenfeld übernommen werden.
Import Gutstunden aus NTCS Zeiterfassung
Die Gutstunden können auch direkt aus der NTCS Zeiterfassung importiert werden. Klicken Sie dazu in der Dienstnehmerliste in der Menüleiste auf "Import" und rufen Sie die Funktion "Import Gutstunden aus NTCS Zeiterfassung" auf.
Im nächsten Fenster "Gutstunden-Auswahl" wählen Sie in den Feldern "Bezugsart 1", "Bezugsart 2" usw. mit der Suchfunktion (F4) die gewünschte Zeitbezugsart aus.
Mit Klick auf den Button "Starten" wird der Import gestartet.
Die Zeitbezugsarten sind in der NTCS Zeiterfassung anzulegen. Details dazu können Sie im Hilfedokument Zeitbezugsarten nachlesen.
Für die Gutstunden ist es unbedingt erforderlich, das Feld "Nullwerte exportieren" auf "Ja" zu stellen, da es sonst in Folgeperioden zu Fehlern kommen könnte.
Dieses Kennzeichen steuert, ob die Bezugsart auch im Falle eines Nullwertes übergeben werden soll.
Ist eine Bezugsart für die Überleitung von Gutstunden vorgesehen, so sollte dieses Kennzeichen mittels Häkchen auf "Ja" aktiviert werden, damit auch Zeitsalden mit "0" übergeben werden und somit eine Gutstundenveränderung auslösen.
Im Feld "Gutstunden importieren in" können Sie zwischen "Detail" und "Liste" auswählen. Bei Verwendung vom Gutstundendetail wählen Sie die Einstellung "Detail" aus.
Der Import der Gutstunden direkt aus der NTCS Zeiterfassung ist nicht erforderlich, wenn diese bereits aus der NTCS Zeiterfassung in den NTCS LOHN übergeleitet wurden. In diesem Fall werden die Gutstunden automatisch beim Import aus dem NTCS LOHN in das Gutstunden-Detail eingetragen.
Weitere Informationen zur Gutstundenrückstellung können Sie hier nachlesen: Berechnung Gutstundenrückstellung
Dienstnehmer manuell anlegen
Stehen Ihnen keine Daten für eine der oben beschriebenen Importfunktionen zur Verfügung, so können Sie die Dienstnehmer in der Dienstnehmerliste auch manuell anlegen.
Mit F5 Neu oder mit Klick auf das Plus-Symbol können Sie mit der Anlage eines neuen Dienstnehmers beginnen. Befüllen Sie die Felder im Reiter "Allgemein" und in den Reitern für die jeweils benötigten Personalrückstellungen. Es werden immer jene Reiter angezeigt, zu denen eine Personalrückstellungsart angelegt worden ist.
Die Dienstnehmer können in der geöffneten Dienstnehmerliste bearbeitet werden.
- Doppelklick mit der linker Maustaste
- mit rechtem Mausklick und "Spaltenweise bearbeiten" bzw.
- rechter Mausklick und "Spalte bearbeiten"
A) Durch Auswahl eines Dienstnehmers und anschließendem Doppelklick mit der linken Maustaste oder über den Button Bearbeiten (F6-Taste) öffnet sich ein neues Fenster mit den Dienstnehmerstammdaten. In diesem Fenster werden automatisch die Stammdaten für jene Personalrückstellungsart dargestellt, aus der die DN-Stammdaten aufgerufen wurden, z. B. Aufruf der Dienstnehmerstammdaten aus der Urlaubsrückstellungsliste → der Reiter "Urlaub" wird automatisch angezeigt.
Unter Funktionen gibt es die "Berechnungsanalyse - Lohnverrechnung" mit den Funktionen "Entgelt" und "Sonderzahlung". Damit können Sie eine Berechnungsanalyse der Entgelte durchführen und so die Details der Werte einsehen, welche aus dem LOHN importiert wurden.
B) "Zeilenweise bearbeiten" und "Spaltenweise bearbeiten" (über rechte Maustaste aufrufbar): Damit können die Stammdaten direkt in der Personalrückstellungsliste bearbeitet werden.
C) Spalte bearbeiten: Mit dieser Funktion kann für alle Dienstnehmer eine Spalte mit dem gleichen Wert befüllt werden. Die Funktion kann aufgerufen werden, wenn mit der rechten Maustaste eine Spaltenüberschrift ausgewählt wird.
Hinweis
| Dienstnehmer, die in der laufenden Periode austreten und damit abgefertigt werden, können über das Feld "Austrittsdatum" im Reiter "Stammdaten" gekennzeichnet werden, um gesondert gedruckt und verbucht zu werden. Über das Feld "Ist Verbindlichkeit" im Reiter "Stammdaten" kann definiert werden, ob diese Abfertigungsrückstellungen beim Ausdruck gesondert gedruckt werden sollen. Diese werden darüber hinaus nicht zur Gesamtsumme addiert.  Die gekennzeichneten Dienstnehmer können auch gesondert verbucht werden. Dabei werden alle Dienstnehmer, die nicht das Kennzeichen "Abfertigung als Verbindlichkeit ausweisen" gesetzt haben, wie gewohnt gebucht. Bei all jenen, bei denen das Kennzeichen gesetzt ist, werden nur die Beträge der laufenden Periode auf das Verbindlichkeitenkonto verbucht (sofern die Konten entsprechend hinterlegt wurden). |
Hinweis
| Wird bei einem Dienstnehmer ein manuell berechneter Personalrückstellungsbetrag erfasst, so wird dieser in der Dienstnehmerliste mit einem eigenen Icon gekennzeichnet.  Zusätzlich wird diese Personalrückstellungsart auch in der Personalrückstellungsliste gekennzeichnet, wenn mindestens ein manuell berechneter Dienstnehmer existiert bzw. direkt ein manueller Wert eingetragen wurde.  |
Sie können je Personalrückstellungsart und je Dienstnehmer entscheiden, ob die jeweilige Personalrückstellung für diesen Dienstnehmer berechnet werden soll oder nicht. Zusätzlich können Sie noch auswählen, ob der Dienstnehmer, wenn die Personalrückstellung nicht gerechnet werden soll, am Ausdruck der Personalrückstellung dargestellt werden soll oder nicht.
Dafür starten Sie den Bearbeitungsmodus des gewünschten Dienstnehmers und wählen die gewünschte Personalrückstellungsart aus:
Im Feld "Berechnungskennzeichen" können Sie nun die gewünschte Einstellung hinterlegen:
- Standard: Die Personalrückstellung wird für diesen Dienstnehmer berechnet und der Mitarbeiter wird am Ausdruck dargestellt.
- keine Berechnung: Die Personalrückstellung des Dienstnehmers wird nicht berechnet, der Dienstnehmer wird jedoch am Ausdruck dargestellt.
- keine Berechnung, kein Druck: Die Personalrückstellung des Dienstnehmers wird nicht berechnet, der Dienstnehmer wird am Ausdruck nicht dargestellt.
In der Dienstnehmerliste wird, sobald bei einem Dienstnehmer das Berechnungskennzeichen nicht "Standard" ist, folgende Meldung angezeigt:
- keine Berechnung:
- keine Berechnung, kein Druck:
Dienstnehmer löschen
Wenn Sie in der Dienstnehmerliste einen Dienstnehmer löschen möchten, markieren Sie diesen und löschen ihn anschließend entweder mit der Taste F7, durch einen Klick auf das Symbol für "Löschen" oder durch einen Rechtsklick und Auswahl der Funktion "Löschen".
Bitte beachten Sie dabei, dass dieser Dienstnehmer in der Dienstnehmerliste generell gelöscht wird und dadurch für keine Rückstellungsart zur Verfügung steht.
Wenn Sie alle Dienstnehmer löschen wollen, können Sie mit Strg + A alle Dienstnehmer markieren und mit F7 löschen.
