Standardausdrucke Personalrückstellungen
Im Hauptfenster der Personalrückstellungen kann das Summenblatt über die Menüleiste unter "Ausdruck" gedruckt werden.
Im Ausdrucksmenü werden automatisch der Stichtag der laufenden Periode und der Vorperiode vorgeschlagen.
Anschließend können Sie die gewünschten Personalrückstellungen auswählen, die Sie am Summenblatt ausgewiesen haben möchten.
Die Vorperiode ermittelt sich aufgrund der Einstellung in den allgemeinen Berechnungseinstellungen im Feld "Berechnungsperiode", z. B. "jährlich" (Vorperiode ist das Vorjahr), "halbjährlich" (Vorperiode liegt 6 Monate zurück) usw.
Der Ausdruck "Summenblatt" dient oftmals als Buchungsbeleg, da hier ersichtlich ist, welcher Betrag tatsächlich in die Finanzbuchhaltung verbucht werden soll. Es wird der aktuelle Betrag zum Stichtag mit dem Betrag der Vorperiode (Vormonat, Vorjahr, ...) verglichen. Die Differenz wird dann verbucht.
Beim Summenblatt ist kein Ausdruck mit Kostenstellen möglich. Einstellungen zum Ausdruck mit Kostenstellen gibt es beim Ausdruck der Dienstnehmerliste.
Das Summenblatt kann ins Excel exportiert werden. Über den Reiter "Diverses" kann im Bereich Datenexport über das Feld "Exportieren nach" die Exportart "Exceldatei (.xlsx)" ausgewählt werden.
Ausdruck Dienstnehmerliste
Allgemeines
Eine Liste mit den Personalrückstellungsdaten kann pro Personalrückstellungsart direkt aus der Dienstnehmerliste oder aus dem Personalrückstellungshauptfenster gedruckt werden. In beiden Fällen über das Menü unter Ausdruck → Dienstnehmerliste drucken. Hier werden automatisch die Firma, das Modell sowie der Stichtag jener Personalrückstellung vorgeschlagen, aus der der Druck gestartet wurde.
Im Feld "Ausdruck" kann der gewünschte Ausdruck mit dem F4-Symbol 
ausgewählt werden:
ausgewählt werden: 
Zur Auswahl stehen folgende Ausdruckslisten:
- Abfertigungsliste
- Jubiläumsgeldliste
- Urlaubsliste
- Gutstundenliste
- Sonderzahlungsliste
- Altersteilzeitliste
- Pensionsliste
- Sabbaticalliste
Die verschiedenen Auswertungen unterscheiden sich nach Unternehmensrecht (UR), Steuerrecht (SR) oder IFRS und können im Hoch- bzw. Querformat bereitgestellt werden.
Im Reiter "Filter" können Einstellungen in drei Bereichen getroffen werden:
- Allgemein
- Abfertigung
- Urlaub
Allgemein
Mit dem Feld "Filter" kann der Druck auf bestimmte Dienstnehmer, Kostenstellen, Kostenträger, Abteilung, Geschäftsbereich, Dimension und Kollektivvertrag eingeschränkt werden. Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob Dienstnehmer mit Ergebnis 0 bzw. nur Dienstnehmer aus der lfd. Periode gedruckt werden sollen.
Abfertigung
Für die Abfertigungsrückstellung kann ausgewählt werden, ob Neueintritte und Vollübertritte gedruckt werden sollen.
Neuantritt und Vollübertritt sind Ausprägungen im Feld "Betriebliche Vorsorge" am Dienstnehmerstamm im Paket LOHN. Dieses Feld legt fest, ob ein Dienstnehmer der "Abfertigung-Neu" angehört. Mehr Details dazu finden Sie unter Dienstnehmer.
Urlaub
Im Bereich Urlaub kann im Feld "Dienstnehmer mit Urlaubsvorgriffen drucken" eingestellt werden, ob Dienstnehmer mit Urlaubsvorgriffen gedruckt werden sollen. Es stehen drei Ausprägungen zur Verfügung:
- Dienstnehmer ausdrucken
- Dienstnehmer nicht ausdrucken
- Nur Dienstnehmer mit Vorgriffen drucken
Mehr Informationen dazu finden Sie unter Berechnung Urlaubsrückstellung.
Hinweis
 | Ein gesetzter Filter kann nur durch Anpassung der Einstellung im jeweiligen Feld deaktiviert werden! Um alle Filter gleichzeitig zurückzusetzen, klicken Sie auf die Funktion "Filter zurücksetzen".  |
Im Reiter "Reihenfolge" kann eingestellt werden, in welche Gruppen die DN am Ausdruck zusammengefasst und in welcher Reihenfolge diese Gruppen dargestellt werden sollen.
Bei der Reihenfolge gibt es die Auswahlmöglichkeiten nach:
- Kostenstelle
- Kostenträger
- Abteilung
- Dimension
- Geschäftsbereich
- Geschlecht
- Angestellte/Arbeiter und
- Kollektivvertrag.
Weiters können die Mitarbeiter nach Nummer oder Name sortiert werden.
Diverse Einstellungen
Im Reiter "Diverses" können folgende Einstellungen getroffen werden:
- Ausdruck: kumuliert oder detailliert
- Dienstnehmer automatisch aufteilen: Keine Aufteilung, Kore-Schlüssel, Lohnkosten
- Anzeigeart Kostentyp (Liste): Nummer, Nummer und Titel oder nur Titel
- Sortierkriterien für die Ermittlung der Dienstnehmer in der Vorperiode verwenden: ja/nein
- Anzahl der Dienstnehmer drucken: ja/nein
- Seitenumbruch nach Sortierung: ja/nein
Dienstnehmer automatisch aufteilen: Keine Aufteilung
Bei der Ausprägung "Keine Aufteilung" werden die Dienstnehmer nach den vorhandenen Stammkostenstellen aufgeteilt. Die Stammkostenstelle ist jene Kostenstelle, die dem Dienstnehmer zugeordnet ist.
Wenn die Übernahme der Dienstnehmer aus dem NTCS LOHN erfolgt, werden die am Dienstnehmerstamm hinterlegten Kostenstellen aus dem Feld "Kostenstelle" mitimportiert.
Mehr Informationen zu Kostenstelle bzw. Stammkostenstelle im Lohn finden Sie unter Dienstnehmerstammdaten.
Dienstnehmer automatisch aufteilen: Kore-Schlüssel
Wenn Kostenstellen gemäß den hinterlegten Kostenschlüsseln aufgeteilt werden, können die Dienstnehmer auch entsprechend dem "Kore-Schlüssel" angedruckt werden.
Dienstnehmer automatisch aufteilen: Lohnkosten
Wenn im Feld "Dienstnehmer automatisch aufteilen" die Option "Lohnkosten" ausgewählt ist, erfolgt der Ausdruck der Dienstnehmer entsprechend der in der Kostenverteilung hinterlegten Kostenstellen, Kostenträgern, Abteilungen, Dimensionen und/oder Geschäftsbereichen.
Die Kostenverteilung ist zu finden im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer.
Mehr Informationen zur Kostenverteilung im Lohn finden Sie unter Kostenverteilung.
Datenexport
Unter Ausdruck → "Dienstnehmerliste drucken" können Sie im Reiter "Datenexport" alle zur Verfügung stehenden Ausdrucke z. B. ins Excel exportieren.
Es können folgende Einstellungen getroffen werden:
- Exportieren nach: Auswahl, ob und in welches Dateiformat (.xls oder .csv) exportiert werden soll
- Zieldatei: Dateiname für die Exportdatei
- Datei nach dem Exportieren öffnen
Starten Sie den Datenexport mit Klick auf das Excel-Symbol.
Der Berechnungsnachweis ist eine detaillierte Aufgliederung der Personalrückstellungsberechnung pro Dienstnehmer. Der Druck des Berechnungsnachweises kann in jeder Personalrückstellungsliste für einen, mehrere oder alle Dienstnehmer in der Menüleiste unter Ausdruck gestartet werden.
Anschließend ist die Personalrückstellungsart auszuwählen, die am Berechnungsnachweis gedruckt werden soll, wobei automatisch zumindest jene Personalrückstellungsart angehakt ist, aus der der Druck des Berechnungsnachweises gestartet worden ist.
Zur Auswahl stehen folgende Rückstellungsarten:
- Abfertigung UR,SR und IFRS
- Jubiläum UR, SR und IFRS
- Urlaub UR, SR und IFRS
- Gutstunden
- Sonderzahlungen
- Altersteilzeit
- Prämien
- Sabbatical
- Pension UR und SR
Das Programm schlägt für den Druck automatisch die Dienstnehmernummer vor, die vor dem Start des Druckvorgangs in der Dienstnehmerliste markiert war. Die Dienstnehmernummer wird automatisch im Reiter "Filter" vorgeschlagen. Wird die vorgeschlagene Dienstnehmernummer gelöscht, werden die Berechnungsnachweise für alle Dienstnehmer gedruckt.
Achtung!
 | Der Berechnungsnachweis kann nicht ins Excel exportiert werden! |
Details zu den unterschiedlichen Berechnungsnachweisen können Sie in folgenden Hilfedokumenten nachlesen:
Hinweis
| Der Ausdruck des Berechnungsnachweises kann auch aus der Personalrückstellungsliste - mittels rechter Maustaste - aufgerufen werden, wenn z. B. bei einem Dienstnehmer unklar ist, wie die Werte berechnet werden.  |
Ausdruck Berechnungseinstellungen
Es besteht die Möglichkeit, den Ausdruck der Berechnungseinstellungen in zwei unterschiedlichen Varianten zu erstellen:- Alle Berechnungseinstellungen drucken
- Berechnungsrelevante Einstellungen drucken
Alle Berechnungseinstellungen drucken
Eine Zusammenfassung aller allgemeinen, für eine Firma, für einen Kollektivvertrag bzw. für einen Dienstnehmer hinterlegten Berechnungseinstellungen kann mit dem Druck aller Berechnungseinstellungen erstellt werden.
Der Druck erfolgt aus dem Personalrückstellungshauptfenster:
oder aus der Dienstnehmerliste über das Menü Ausdruck → Alle Berechnungseinstellungen drucken.
Anschließend sind die entsprechende Firma, der Stichtag und das Modell zu wählen sowie das "Gültig bis"-Datum für die Berechnungseinstellungen.
Es können auch folgende Ebenen dargestellt werden:
- Allgemein: Auf dieser Ebene werden die Berechnungseinstellungen gedruckt, die für alle Firmen desselben Datenbestands gelten.
- Kollektivvertrag: Auf der Ebene Kollektivvertrag werden die erfassten Eintellungen für den entsprechenden Kollektivvertrag gedruckt.
- Firma: Hier erfolgt der Ausdruck der Berechnungseinstellungen über alle Dienstnehmer der Firma.
- Dienstnehmer: Wenn abweichende Einstellungen für einzelne Dienstnehmer vorhanden sind, können diese auch gedruckt werden.
Berechnungsrelevante Einstellungen drucken
Mit dem Punkt "Berechnungsrelevante Einstellungen drucken" können Sie einen Ausdruck aller berechnungsrelevanten Einstellungen je Stichtag und Modell erstellen.
Der Druck kann aus dem Personalrückstellungshauptfenster erfolgen:
Der Druck kann auch aus der Dienstnehmerliste über das Menü Ausdruck → Berechnungsrelevante Einstellungen drucken erfolgen:
Im Bereich Ebene stehen folgende Felder zur Verfügung:
- Bis Ebene: Hier kann man definieren, bis zur welcher Ebene die berechnungsrelevanten Einstellungen dargestellt werden sollen.
- Datenbestand: In diesem Feld wird definiert, auf welchen Datenbestand sich die Rückstellungen beziehen.
- KV-Nr.: Hier kann eingegrenzt werden, dass die berechnungsrelevante Einstellungen eines bestimmten Kollektivvertrags gedruckt werden
- Firma: Es wird die entsprechende Firma ausgewählt.
- Dienstnehmer: In dem Feld "Dienstnehmer" kann gesteuert werden, ob dienstnehmerbezogene Einstellungen auch dargestellt werden sollen.
- Stichtag: es werden nur die berechnungsrelevanten Einstellungen bis zum im Feld "Stichtag" angegebenen Datum gedruckt.
Im Block "Rückstellungarten" kann ausgewählt werden, für welche Personalrückstellungsarten die Einstellungen ausgegeben werden sollen.
Hier stehen folgende Rückstellungsarten zur Auswahl:
- Allgemein
- Abfertigung
- Jubiläum
- Urlaub
- Gutstunden
- Pension
- Prämien
- Sonderzahlungen
Berechnngseinstellungen für fixierte Personalrückstellung
Sollten die berechnungsrelevanten Einstellungen für eine fixierte Personalrückstellung ausgedruckt werden, dann erfolgt die Abfrage:
"Wollen Sie die Standardeinstellungen oder jene mit den gesperrten Einstellungen zur aktuell ausgewählten Rückstellung drucken?"
Für den Ausdruck der aktuell gültigen Berechnungseinstellungen wählen Sie die Ausprägung "Standard".
Sollten die für die fixierte Personalrückstellung relevanten Berechnungseinstellungen gedruckt werden, wählen Sie die Ausprägung "Gesperrt".
Ausdruck aus der Personalrückstellungsdruckliste
Die Druckliste der Personalrückstellung finden Sie im Paket BIL → Personalrückstellungen → Druckliste.
Zusätzlich ist die Druckliste in dem Hauptfenster der Personalrückstellungen unter dem Menüpunkt Ausdruck → Druckliste aufrufbar.
Öffnet man die Druckliste aus dem Hauptfenster der Rückstellungen, werden automatisch die entsprechende Firma und Fibu bzw. Stichtag, Modell und Stichtag Vorperiode im Bereich der Einstiegsfelder vorgeschlagen.
Die Druckliste besteht aus einzelnen Ausdrucken, die bereits in einer Vorlage vordefiniert sind. Mit dem Pfeil nach rechts 
können weitere Ausdrucke aus dem Bereich "Verfügbare Ausdrucke" hinzugefügt werden. Nicht benötigte Ausdrucke können ebenfalls aus der Druckliste mit dem Pfeil nach links 
entfernt werden. Auch die Reihenfolge der Ausdrucke kann beliebig über die Pfeile "nach oben" 
bzw. "nach unten" 
verändert werden.
können weitere Ausdrucke aus dem Bereich "Verfügbare Ausdrucke" hinzugefügt werden. Nicht benötigte Ausdrucke können ebenfalls aus der Druckliste mit dem Pfeil nach links entfernt werden. Auch die Reihenfolge der Ausdrucke kann beliebig über die Pfeile "nach oben" bzw. "nach unten" verändert werden. Detalierte Informationen zur Anpassung der Druckliste finden Sie unter Anpassen der Drucklisten.
Die Ausdrucke der Personalrückstellungen können ebenfalls aus der Bilanzdruckliste erstellt werden.
Die Bilanzdruckliste finden Sie im Paket BIL → Bilanz und Berichte → Druckliste.
Ausdrucke aus dem Bereich der Personalrückstellungen können in der Bilanzdruckliste sowohl in der Standardvorlage als auch beim jeweiligen Mandanten hinzugefügt werden.
Unter "Verfügbare Ausdrucke" im Bereich der Personalrückstellungen stehen folgende Ausdrucke zur Auswahl:
- Dienstnehmerlisten
- Summenblätter
- Berechnungsnachweis
- Berechnungseinstellungen
Dienstnehmerliste
Nach dem Hinzufügen der Dienstnehmerliste wird abgefragt, welches Modell und zu welchem Stichtag gedruckt werden soll.
- Bleibt das Feld "Firma "leer, so wird die Firma automatisch ermittelt.
- Bleibt das Feld "Stichtag" leer, kommt der Stichtag aus der aufbereiteten Bilanz zur Anwendung. Falls keine Bilanz aufbereitet worden ist, wird das WJ-Ende der Fibu verwendet.
Summenblätter
Werden Summenblätter hinzugefügt, kommt die Abfrage zu Firma, Stichtag und Modell (aktuelle Periode bzw. Vergleichsperiode). Bleiben diese Felder leer, werden diese wie beim Ausdruck der Dienstnehmerliste automatisch vorgeschlagen. Zusätzlich sind die gewünschten Rückstellungsarten auszuwählen.
Berechnungsnachweis
Nach dem Hinzufügen der Berechnungsnachweise erfolgt die Abfrage zu Firma, Modell und gewünschten Rückstellungsarten.
Berechnungseinstellungen
Nach dem Hinzufügen der berechnungsrelevanten Einstellungen, erfolgt die Abfrage zu Ebenen und Rückstellungsarten.
Bleiben die Felder "Firma" und "Stichtag" leer, werden Sie automatisch vorgeschlagen.
Für den Ausdruck aller berechnungsrelevanten Ausdrucke werden Firma,Stichtag, Modell und "Gültig bis"-Datum abgefragt. Bleiben diese Felder leer, werden Sie automatisch vorgeschlagen. Die Vorschlagswerte sind neben dem Feld zu sehen. Zusätzlich können die gewünschten Ebenen ausgewählt werden.
Hinsichtlich Sortier- und Filterfunktion stehen in der Bilanzdruckliste die gleichen Funktionen zur Verfügung wie beim Druck aus dem Personalrückstellungsprogramm.
DMS-Vorschlagswert
Für die Ausdrucke aus den Personalrückstellungen können im Paket CRM unter DMS eigene DMS-Vorschlagswerte hinterlegt werden. Dadurch werden Ausdrucke (einzeln oder aus der Druckliste) automatisch anhand der Vorschlagswerte im entsprechenden Archiv gespeichert.
Sperren und Archivieren der Personalrückstellungen
Nach Abschluss der Personalrückstellungsberechnung eines Mandanten sollten Sie die Personalrückstellungen sperren sowie die Berechnungseinstellungen und Berechnungsnachweise archivieren. Dies gewährleistet, dass der Originalzustand bei späteren Änderungen – aus welchem Grund auch immer – relativ einfach wiederhergestellt werden kann.
 | Siehe auch: |