Anpassen der Drucklisten
Allgemeines
Standardmäßig stehen Ihnen verschiedene Drucklisten zur Verfügung. Diese werden oft in der Praxis an die jeweilige Firma bzw. Kanzlei angepasst. Sie haben sowohl die Möglichkeit, die Drucklistvorlagen zu verändern als auch firmenbezogene Anpassungen der Ausdrucke durchzuführen, die für die Folgejahre gespeichert bleiben.
In den Einstiegsfeldern der Druckliste ist auf einen Blick ersichtlich, in welcher Firma, Fibu und welcher Vorlage Sie sich befinden. Hier können Sie die Anpassungen für die gewählte Firma treffen und diese werden automatisch mit der Jahresübernahme ins Folgejahr übernommen.
Hinweis
 | In der Druckliste unter dem Menüpunkt Vorlagen → Vorlagen bearbeiten wird direkt auf die Standardvorlagen verzweigt. Wählt man im nächsten Schritt die gewünschte Vorlage, kann man sie direkt über diese Verknüpfung anpassen. Diese Änderung betrifft alle, die diese Art der Vorlage eingestellt haben. |
Drucklistenvorlagen
Soll die Druckliste für alle Firmen angepasst werden, so werden die Änderungen direkt in den Vorlagen durchgeführt.
Vorlage anpassen
Die Drucklistvorlagen finden Sie im Bereich 
BIL → Stammdaten → Vorlagen → Drucklisten.
BIL → Stammdaten → Vorlagen → Drucklisten.Markieren Sie die Druckliste, die angepasst werden soll und öffnen Sie diese mit der Funktion "Druckliste bearbeiten". Der linke Fensterbereich "Verfügbare Ausdrucke" kann entweder über den Pfeil darüber oder mit F5 aufgeklappt werden. Hier finden Sie eine Auflistung möglicher Ausdrucke, die hinzugefügt werden können. Mit den Pfeilen, die nach rechts und links zeigen, können Ausdrucke hinzugefügt und wieder entfernt werden. Die Reihenfolge in der Druckliste selbst wird durch Pfeile, die nach oben und unten zeigen, angepasst.
Auf die möglichen einzelnen verfügbaren Ausdrucke, die einer Druckliste hinzugefügt werden können, wird im Kapitel Verfügbare Ausdrucke detaillierter eingegangen.
Sollten die Änderungen vor dem Ausstieg aus der Druckliste nicht bereits gespeichert worden sein, erhalten Sie eine Meldung "Wollen Sie die Änderungen speichern?".
Die Änderung einer Drucklistenvorlage wirkt sich sofort auf alle Drucklisten aus, die der Vorlage entsprechen. In der Druckliste des jeweiligen Bilanzprojektes kann dies dem Hinweis "Die Druckliste entspricht der Vorlage" entnommen werden. Dieser Hinweis wird rechts oben im Fensterbereich "Druckliste" angezeigt.
HTML-Vorlage für E-Mail Text
In der Drucklistvorlage kann eine Textvorlage (HTML-Vorlage) für E-Mails hinterlegt werden, welche automatisch beim Erzeugen des E-Mails vorgeschlagen wird. Dadurch muss nicht bei jedem Versand der Druckliste ein Text in das E-Mail eingegeben werden.
HTML-Vorlage erstellen
Zur Erstellung der HTML-Vorlage für E-Mails wählen Sie den Programmpunkt BIL → Stammdaten → Vorlagen → Drucklisten.
Im nächsten Schritt wählen Sie über den Menüpunkt Extras → HTML-Vorlagen.
Wählen Sie das Symbol "Plus" (F5) um eine neue HTML-Vorlage zu erfassen.
Folgende Felder stehen zur Auswahl:
- Name
- Beschreibung
- Speichern (Global, Firmenbezogen, Benutzerbezogen)
- Datenbesitzer für Ansehen
- Datenbesitzer für Bearbeiten
Erfassen Sie einen Namen, und - falls gewünscht - eine Beschreibung, und bestätigen Sie die Eingaben mit "Ok".
Anschließend wird der HTML-Editor geöffnet.
Erfassen Sie hier den gewünschten E-Mail-Text und wählen Sie "Übernehmen (F2)".
Jetzt kann ein Betreff für das E-Mail erfasst werden. Wählen Sie dazu in der Menüleiste "Betreff bearbeiten". Alternativ wählen Sie rechts bei "Betreff" das Symbol für "Bearbeiten".
Der HTML-Editor wird erneut geöffnet.
Erfassen Sie den gewünschten E-Mail-Betreff und wählen Sie "Übernehmen (F2)".
Die HTML-Vorlage ist nun vollständig erfasst. Im nächsten Schritt ist die HTML-Vorlage in der Drucklistvorlage zu hinterlegen.
HTML-Vorlage in Drucklistvorlage hinterlegen
Wurde die HTML-Vorlage erstellt, ist diese im nächsten Schritt in der Drucklistvorlage zu hinterlegen.
Wählen Sie dazu die gewünschte Drucklistvorlage und wählen das Symbol für "Bearbeiten" (F6). Alternativ wählen Sie mit der rechten Maustaste "Bearbeiten (F6)".
Im Feld "HTML-Vorlage" muss nun mit F4 (Pfeil) die HTML-Vorlage ausgewählt werden.
Wählen Sie die gewünschte HTML-Vorlage aus und bestätigen Sie mit "Übernehmen".
Neben dem Feld "HTML-Vorlage" ist nun die hinterlegte HTML-Vorlage ersichtlich. Beenden Sie den Vorgang im Fenster Drucklisten mit "Speichern".
Hinweis
| Mit Klick auf die zugeordnete HTML-Vorlage (beim Feld HTML-Vorlage) kann diese auch wieder entfernt werden.  Bestätigen Sie die nachfolgende Abfrage "Möchten Sie die Zuordnung wirklich entfernen?" mit "Entfernen".  |
E-Mail mit HTML-Vorlage
Wird in der Ausdrucksvorschau einer Druckliste (mit hinterlegter HTML-Vorlage) das Symbol "E-Mail" gewählt, wird das E-Mail mit dem vordefinierten Text und Betreff der HTML-Vorlage vorbereitet. Wählen Sie dazu in der entsprechenden Druckliste (mit hinterlegter HTML-Vorlage) "Drucken".
In der Druckvorschau wählen Sie anschließend das Symbol "E-Mail".
Das E-Mail wird mit dem vordefinierten Text und Betreff der HTML-Vorlage zum Versand vorbereitet.
Bestehende Vorlage mit einer angepassten firmenbezogenen Druckliste überschreiben
Alternativ zu dieser Vorgehensweise kann mit einer angepassten firmenbezogenen Druckliste eine bestehende Vorlage überschrieben werden. Voraussetzung dafür ist, dass man die notwendigen Berechtigungen besitzt. Fehlen diese, so werden die Funktionen in der Menüleiste grau angezeigt.
Mit der Funktion "Als Vorlage speichern" werden die Einstellungen aus dem firmenbezogenen Jahresabschluss in die jeweilige (aktuell verwendete) Drucklistenvorlage übernommen.
Die verwendete Vorlage wird in den Einstiegsfeldern angezeigt. Hier ist die Firma, Fibu sowie die gewählte Vorlage ersichtlich.
Sie bekommen vor dem Überschreiben der Vorlage noch eine Meldung zum Bestätigen:
"Möchten Sie die aktuelle Druckliste als Vorlage speichern? Bereits in der Vorlage vorhandene Daten werden gelöscht bzw. überschrieben".
Neue Vorlage aus einer firmenbezogenen Druckliste erzeugen
Eine weitere Möglichkeit wäre, dass Sie aus einer angepassten firmenbezogenen Druckliste eine neue Vorlage erzeugen. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie die Funktion über das Burger-Menü manuell hinzufügen. Klicken Sie zuerst auf das Burger-Symbol (drei Striche).
Wählen Sie hier die Funktion "Neue Vorlage" unter dem Punkt "Vorlagen" aus und übernehmen Sie diese, indem Sie auf den schwarzen Pfeil links oben klicken.
Nun sollte die Funktion unter "Vorlagen" sichtbar sein.
Im nächsten Fenster sind noch weitere Eingaben notwendig:
- Nummer (eine freie Nummer wird Ihnen vorgeschlagen, Sie können aber diese ändern - vorausgesetzt diese ist noch nicht vergeben. Die Nummer kann max. 4-stellig sein)
- Bezeichnung (frei wählbar)
- Matchcode (wird von der Bezeichnung übernommen)
- Paket (hier wird das Paket "Bilanzierung" vorgeschlagen, kann bei Bedarf geändert werden)
Klicken Sie nach der Eingabe auf "Speichern". Eine abschließende Meldung kommt, bevor die neue Druckliste angelegt wird:
"Wollen Sie die Ausdrucke aus der aktuellen Druckliste in die Vorlage übernehmen?"
Bitte diese mit "Übernehmen" bestätigen.
Hinweis
| Mit dieser Funktion wird zwar die neue Druckliste angelegt, damit Sie aber tatsächlich in Bilanzprojekten als Tätigkeit aufscheint, sind weitere Anpassungen notwendig. Sie können die neue Druckliste entweder in den Projektvorlagen hinzufügen (wenn diese standardmäßig vorgeschlagen werden sollen) oder firmenbezogen im jeweiligen Bilanzprojekt hinzufügen. Weitere Infos dazu finden Sie unter Checklisten für Bilanzierung anpassen. |
Firmenbezogene Druckliste
Soll die Druckliste für eine bestimmte Firma angepasst werden, so werden die Änderungen direkt in der Druckliste im jeweiligen Bilanzprojekt durchgeführt. Verwenden Sie dazu die vordefinierte Auswahl aus dem Bereich "Verfügbare Ausdrucke".
Firmenbezogene Druckliste anpassen
Der linke Fensterbereich "Verfügbare Ausdrucke" kann entweder über den Pfeil darüber oder mit F5 aufgeklappt werden. Hier finden Sie eine Auflistung möglicher Ausdrucke, die hinzugefügt werden können. Mit den Pfeilen, die nach rechts und links zeigen, können Ausdrucke hinzugefügt und wieder entfernt werden. Die Reihenfolge in der Druckliste selbst wird durch Pfeile, die nach oben und unten zeigen, angepasst.
Auf die möglichen einzelnen verfügbaren Ausdrucke, die einer Druckliste hinzugefügt werden können, wird im Kapitel Verfügbare Ausdrucke detaillierter eingegangen.
Dass eine firmenbezogene Anpassung in der Druckliste vorgenommen worden ist und damit ein Unterschied zur Drucklistenvorlage besteht, sieht man auch an folgendem Hinweis: "Die Druckliste weicht von der Vorlage ab."
Sollten die Änderungen vor dem Ausstieg aus der Druckliste nicht bereits gespeichert worden sein, erhalten Sie eine Meldung mit der Abfrage, ob die Änderungen gespeichert werden sollen oder nicht:
Wenn Sie "Speichern" wählen, bleiben die Änderungen gespeichert und werden mit der Jahresübernahme auch ins Folgejahr übertragen.
Firmenbezogene Druckliste wieder auf Vorlage zurücksetzen
Sollte die aktuell verwendete Druckliste nicht der Vorlage entsprechen und möchten Sie diese zukünftig wieder verwenden, besteht die Möglichkeit, mit der Funktion "Vorlage laden" die firmenbezogene Druckliste wieder auf die Vorlage zurückzusetzen. Diese Funktion finden Sie standardmäßig in der Menüleiste unter "Vorlagen":
Firmenbezogene Druckliste vom Vorjahr laden
Ist die Jahresübernahme bereits durchgeführt worden und sind noch Änderungen in der Druckliste im Vorjahr erfolgt, kann man diese Änderungen ins nächste Jahr übernehmen. Verwenden Sie dazu die Funktion "Druckliste der Vorjahres-FIBU laden", die in der Menüleiste unter "Funktionen" zu finden ist:
Verfügbare Ausdrucke
Ausdrucke hinzufügen
Die verfügbaren Ausdrucke können sowohl einer Drucklistvorlage als auch einer firmenbezogenen Druckliste hinzugefügt werden. Weitere Infos darüber finden Sie unter Vorlage anpassen bzw. Firmenbezogene Drucklisten anpassen.
Sie können Ausdrucke aus folgenden Bereichen hinzufügen:
- Allgemein
- Berichte
- CRM
- Finanzbuchhaltung/Controlling
- Kostenrechnung
- Anlagenbuchhaltung
- Bilanzierung
- Steuererklärungen
- Personalrückstellungen
- Personaleinsatzplanung
Auf die Bereiche, die in der Praxis am meisten für Ergänzungen der Druckliste verwendet werden, wird in diesem Kapitel im Detail eingegangen.
Nach dem Hinzufügen können Sie zusätzlich mittels rechter Maustaste bzw. über die Menüleiste mit folgenden Funktionen weitere Einstellungen für die Ausdrucke vornehmen:
- Einstellungen (F6):
Bei den "Einstellungen" wird die Darstellungsform z. B. einer Auswertung definiert (Ausdruck mit Konten, Beträge in Tausendern etc.). Im Kapitel Ausdruckeinstellungen erfahren Sie mehr dazu. - Drucker und Inhaltsverzeichnis (Umsch + F6):
Unter "Drucker und Inhaltsverzeichnis" finden Sie sämtliche Einstellungen, die sich auf die Darstellung des Inhaltsverzeichnisses auswirken, div. Druckereinstellungen und die Möglichkeit, ein Wasserzeichen zu hinterlegen.
Allgemein
Aus dieser Gruppe können folgende Punkte in die Druckliste hinzugefügt werden:
- Deckblatt
- Inhaltsverzeichnis
- Platzhalter
- Ausdruck aus BMD 5.5/BMD NTCS
- Externes Dokument
- Dokument aus BMD DMS
Deckblatt
Wenn Sie ein (weiteres) Deckblatt in die Druckliste aufnehmen möchten, öffnen Sie den Bereich "Verfügbare Ausdrucke". Das Deckblatt finden Sie im Bereich "Allgemein". Fügen Sie das Deckblatt mit dem Pfeil rechts in die Druckliste ein.
Nach dem Hinzufügen eines Deckblattes definieren Sie im Einstellungsfenster, welches Deckblatt an dieser Stelle erscheinen soll. Im Feld "Deckblatt" können Sie mit dem blauen Pfeil (F4) ein vorhandenes Deckblatt auswählen oder alternativ mit F8 ein neues Deckblatt gestalten.
Die Einstellungen können nachträglich auch jederzeit über die Funktion "Einstellungen" aufgerufen und verändert werden. Die Funktion kann entweder über die Menüleiste, mit dem rechten Mausklick auf das Deckblatt oder mit F6 gestartet werden.
Platzhalter
Werden zum Ausdruck Seiten hinzugefügt, die nicht in elektronischer Form als Datei zur Verfügung stehen, kann man sogenannte Platzhalter verwenden. Als Beispiel sollen kopierte Seiten zum fertigen Ausdruck beigelegt werden, die im Inhaltsverzeichnis mit der richtigen Anzahl der Seiten Berücksichtigung finden sollen.
Um einen Platzhalter in die Druckliste aufzunehmen, öffnen Sie den Bereich "Verfügbare Ausdrucke". Den Platzhalter finden Sie im Bereich "Allgemein". Fügen Sie den Platzhalter mit dem Pfeil rechts in die Druckliste ein.
Über "Einstellungen" wird die Anzahl der Seiten eingegeben:
Die Einstellungen können nachträglich auch jederzeit über die Funktion "Einstellungen" aufgerufen und verändert werden. Die Funktion kann entweder über die Menüleiste, mit dem rechten Mausklick auf den Platzhalter oder mit F6 gestartet werden.
Zusätzlich müssen Sie über "Drucker und Inhaltsverzeichnis" in der Zeile "Bezeichnung" den Eintrag für das Inhaltsverzeichnis anpassen. Auch diese Funktion kann entweder über die Menüleiste, mit dem rechten Mausklick auf den Platzhalter oder mit F6 gestartet werden.
Hinweis
| Wird die Zeile "Einlageblatt drucken" aktiviert, so erscheint sowohl in der Vorschau als auch in einer erstellten PDF-Datei eine leere Seite mit der Bezeichnung "Platzhalter". Dies soll das nachträgliche Hinzufügen eines Platzhalters zu einem Ausdruck erleichtern. |
Ausdruck aus BMD 5.5 / BMD NTCS
Auch Ausdrucke aus BMD 5.5 können in die Druckliste hinzugefügt werden. Um einen solchen Ausdruck in die Druckliste aufzunehmen, öffnen Sie den Bereich "Verfügbare Ausdrucke". Den Ausdruck aus BMD 5.5 finden Sie im Bereich "Allgemein". Fügen Sie den Ausdruck aus BMD 5.5 mit dem Pfeil rechts in die Druckliste ein.
Damit diese Ausdrucke genutzt werden können und in NTCS richtig überspielt werden, sind weitere Einstellungen notwendig. Bitte beachten Sie hierfür weitere Informationen, die in der Doku Ausdrucke aus BMD 5.5 in NTCS Bilanzdrucklisten integrieren genauer beschrieben sind.
Externes Dokument
Dateien, die in Ihrem System gespeichert sind, können als externes Dokument im Inhaltsverzeichnis berücksichtigt werden. Um ein externes Dokument in die Druckliste aufzunehmen, öffnen Sie den Bereich "Verfügbare Ausdrucke". Die externen Dokumente finden Sie im Bereich "Allgemein". Fügen Sie das externe Dokument mit dem Pfeil rechts in die Druckliste ein.
Nach dem Hinzufügen ist die Angabe der Seitenanzahl des Dokuments notwendig (kann vom Programm nicht erkannt werden) bzw. ist es nötig, die Datei mit dem blauen Pfeil oder F4 in der Zeile "Dateiname" zu hinterlegen:
Zusätzlich müssen Sie über "Drucker und Inhaltsverzeichnis" in der Zeile "Bezeichnung" den Eintrag für das Inhaltsverzeichnis anpassen. Auch diese Funktion kann entweder über die Menüleiste, mit dem rechten Mausklick auf den Platzhalter oder mit F6 gestartet werden.
In der Druckliste ist bei einem externen Dokument in der Spalte "Art" ersichtlich, auf welchem Laufwerk und mit welchem Namen dieses Dokument gespeichert ist.
Hinweis
| Man kann den Pfad soweit verallgemeinern, dass nicht jedes Jahr eine Änderung nötig ist. Dazu ist es wichtig, dass beim Speichern des Dokuments immer dieselbe Struktur eingehalten wird. Beispiel: Ein Dokument der Firma 200100 für das Jahr 2023 wird unter D:\200100\2023\Berechnung.xls gespeichert. Im Jahr 2024 wird dieses Dokument unter D:\200100\2024\Berechnung.xls gespeichert. In solchen Fällen kann in der Drucklistvorlage der Pfad mit Variablen hinterlegt werden. Im Falle dieses Beispiels:  Folgende Variablen stehen zur Verfügung:
|
Hinweis
| Beachten Sie ebenfalls bei externen Dokumenten, dass in der Vorschau nur eine leere Seite mit dem Verweis auf das Dokument angezeigt wird. Beim Ausdruck werden die Dokumente mitgedruckt (ein Druckauftrag der jeweiligen Datei erfolgt im Hintergrund). wird ein externes Dokument (soweit als PDF-Datei definiert) automatisch "miterzeugt" und ist anschließend in der PDF-Datei ersichtlich. Falls Sie andere Dateiformate verwenden, empfehlen wir die betroffenen Dateien als PDF zu speichern. |
Dokument aus BMD DMS
Sämtliche, im DMS abgelegten Dokumente können ebenfalls zum Ausdruck hinzugefügt werden. Um ein Dokument aus dem DMS in die Druckliste aufzunehmen, öffnen Sie den Bereich "Verfügbare Ausdrucke". Die Dokumente aus dem DMS finden Sie im Bereich "Allgemein". Fügen Sie das Dokument aus BMD DMS mit dem Pfeil rechts in die Druckliste ein.
Nach der Eingabe der Seitenanzahl (die Anzahl der Seiten des Dokuments im DMS kann vom Programm nicht erkannt werden) wählen Sie das Dokument mit dem blauen Pfeil oder F4 aus dem DMS aus:
Als Eintrag im Inhaltsverzeichnis wird der Name des Dokuments automatisch übernommen.
Falls notwendig, kann diese Bezeichnung übersteuert werden. Passen Sie dazu über "Drucker und Inhaltsverzeichnis" in der Zeile "Bezeichnung" den Eintrag für das Inhaltsverzeichnis an. Diese Funktion kann entweder über die Menüleiste, mit dem rechten Mausklick auf dem Dokument aus BMD DMS oder mit F6 gestartet werden.
In der Druckliste werden Dokumente aus dem DMS in der Spalte "Art" als [DOCS] Archivnummer |Dokumentennummer| Betreff angezeigt.
Hinweis
| Beachten Sie ebenfalls bei Dokumenten aus dem Archiv (DMS), dass in der Vorschau nur eine leere Seite mit dem Verweis auf das Dokument angezeigt wird. Beim Ausdruck werden die Dokumente mitgedruckt (ein Druckauftrag der jeweiligen Datei erfolgt im Hintergrund). Falls Sie andere Dateiformate verwenden, empfehlen wir die betroffenen Dateien als PDF zu archivieren. Sollte das nicht gewünscht sein, können Sie alternativ die betroffene Datei als PDF speichern (Serverpfad) und diese als externes Dokument in der Druckliste hinterlegen. |
Berichte
Um einen Bericht in die Druckliste aufzunehmen, öffnen Sie den Bereich "Verfügbare Ausdrucke". Im Bereich "Berichte" finden Sie Berichtsarten aus allen NTCS Programmbereichen, in denen Berichte erstellt werden können. Berichte, die im Rahmen eines Jahresabschlusses erstellt werden, finden Sie unter "Bilanzierung". Fügen Sie den benötigten Bericht mit dem Pfeil rechts in die Druckliste ein.
In der Regel ist nach dem Hinzufügen eines neuen Berichts keine weitere Anpassung in den Einstellungen erforderlich. Der Eintrag im Inhaltsverzeichnis wird automatisch erzeugt.
Falls notwendig, kann diese Bezeichnung übersteuert werden. Passen Sie dazu über "Drucker und Inhaltsverzeichnis" in der Zeile "Bezeichnung" den Eintrag für das Inhaltsverzeichnis an. Diese Funktion kann entweder über die Menüleiste, mit dem rechten Mausklick auf dem Dokument aus BMD DMS oder mit F6 gestartet werden.
Die wichtigsten Einstellungen für Berichte sind:
| Kopf-/Fußbereich | Der Eintrag "0" im Kopf- und Fußbereich bedeutet, dass die in der Ausdrucksgestaltung definierten Kopf- und Fußzeilen standardmäßig für den Druck herangezogen werden. Achtung!
| ||
| Gliederungsschema | Wurde bei der Erstellung eines Berichts ein Gliederungsschema hinterlegt (in den Checklisteneinstellungen ersichtlich), ist dies auch im Ausdruck zu definieren, damit die im Bericht verwendeten Datenfelder und Tabellen auf derselben Grundlage basieren. Am häufigsten ist dabei das Bilanzgliederungsschema 301 hinterlegt (für Österreich). | ||
| Firma/FIBU | Mit der Eintragung einer Firma und FIBU kann ein Bericht aus anderen firmenbezogenen Projekten in die Druckliste integriert werden. |
Bilanzierung
Um weitere Auswertungen bzw. Ausdrucke aus dem Bereich Bilanzierung in die Druckliste aufzunehmen, öffnen Sie den Bereich "Verfügbare Ausdrucke". Im Bereich "Bilanzierung" finden Sie
- Auswertungen (z. B. Bilanz, GuV, Eröffnungsbilanz, Geldflussrechnung etc.)
- Bilanzformulare (betreffen Bilanz und GuV Auswertungen für Tschechien und Slowakei)
- diverse Spiegel (z. B. Anlagen-, Forderungen-, Verbindlichkeitenspiegel etc.) als auch
- Ausdrucke, die im Rahmen einer XML-Erstellung ans Firmenbuch und Finanzamt erstellt werden können (z. B. Firmenbuchjahresabschluss oder E-Bilanz aus DMS).
Fügen Sie den benötigten Ausdruck mit dem Pfeil rechts in die Druckliste ein.
Gleiche Auswertungen können auch mehrmals zu einer Druckliste hinzugefügt werden. Dadurch kann beispielsweise die Bilanz und GuV einmal als kumulierte und ein weiteres Mal als detaillierte Auswertung dargestellt werden. Mit der Funktion Einstellungen (F6) müssen für die detaillierte Bilanz und GuV noch die Konten bzw. Kontonummern (falls gewünscht) ausgewählt werden. In unserem Beispiel werden die Felder "Konten drucken" und "Kontonummer" mit einem Häkchen aktiviert.
Der Eintrag im Inhaltsverzeichnis wird auch hier automatisch erzeugt. Falls notwendig, kann diese Bezeichnung übersteuert werden. Passen Sie dazu über "Drucker und Inhaltsverzeichnis" in der Zeile "Bezeichnung" den Eintrag für das Inhaltsverzeichnis an. Diese Funktion kann entweder über die Menüleiste, mit dem rechten Mausklick auf der jeweiligen Auswertung oder mit F6 gestartet werden.
Bitte beachten Sie dazu auch weitere wichtige Erläuterungen in der Doku Gestaltung des Inhaltsverzeichnisses. Hier werden in einer eigenen Überschrift Bezeichnung nützliche Funktionen wie Variablen erklärt. Diese ermöglichen, dass in der Bezeichnung jahresbezogene Texte miteingebunden werden. Mit Variablen kann eine Angabe wie Bilanzjahr oder Bilanzstichtag automatisiert werden, damit im Folgejahr keine textliche Anpassung notwendig ist.
Hinweis
| Die Hinterlegung einer Firma und FIBU bei den Einstellungen ermöglicht Ihnen, Auswertungen aus anderen Bilanzprojekten in die Druckliste zu integrieren. Damit können Sie für einen Mandanten mit z. B. mehreren Vermietungen (und in Folge mehreren FIBUs mit Überschussrechnungen) einen gesamten Ausdruck erstellen. |
Steuererklärungen
Die Steuererklärungen bzw. die dazugehörigen Berechnungsblätter können zum Ausdruck ebenfalls hinzugefügt werden. Um diese in die Druckliste aufzunehmen, öffnen Sie den Bereich "Verfügbare Ausdrucke". Im Bereich "Steuererklärungen" finden Sie - nach Ländern sortiert - sämtliche Steuererklärungen, die mit NTCS erstellt werden können. Fügen Sie die benötigten Steuererklärungen mit dem Pfeil rechts in die Druckliste ein.
In einem weiteren Schritt legen Sie mit der Funktion "Einstellungen" fest, welche Ausdrucke Sie im Detail benötigen. Diese Funktion kann entweder über die Menüleiste, mit dem rechten Mausklick auf der Steuererklärung ausgewählt oder mit F6 gestartet werden.
Zur Auswahl stehen folgende Bereiche:
- Formulare (z. B. Hauptformular, Nebenformulare, mit Infozeile drucken etc.)
- Berechnungsblätter (Hauptberechnungsblatt, Umsatzsteuerzinsen, Verlustvorträge, Lohnzettel etc.)
- Sonstiges (Gesamtübersicht, Beilagen, Notizen und Dokumente)
Die Einstellungen können nachträglich auch jederzeit über die Funktion "Einstellungen" aufgerufen und verändert werden. Die Funktion kann entweder über die Menüleiste, mit dem rechten Mausklick auf der Steuererklärung oder mit F6 gestartet werden.
Die Hinterlegung der Person ist im Standardfall nicht erforderlich, außer die Erklärungen einer anderen Person (Firma/Gesellschafter) sollen gedruckt werden.
Die Einträge im Inhaltsverzeichnis werden automatisch erstellt und richten sich nach der von Ihnen definierten Auswahl, die über "Einstellungen" vorgenommen wurde. Eine zusätzliche Anpassung ist im Normalfall nicht notwendig. Bei gewünschten Änderungen (z. B. die Einträge sollen als "Beilage" definiert und dementsprechend im Inhaltsverzeichnis ausgewiesen werden) verwenden Sie die Funktion "Drucker und Inhaltsverzeichnis". Diese Funktion kann entweder über die Menüleiste, mit dem rechten Mausklick auf der Steuererklärung ausgewählt oder mit F6 gestartet werden.
In unserem Beispiel müsste für den Ausweis als Beilage ein Häkchen im Feld "Als Beilage" gesetzt werden.
Beispiel von Darstellungsvarianten
 | Variante 1: Die Erklärung wird einmal der Druckliste zugeordnet. In unserem Beispiel soll eine Umsatzsteuererklärung mitgedruckt werden. Über "Einstellungen F6" wählt man die gewünschten Ausdrucke aus. Je nachdem, welche Ausdrucke ausgewählt worden sind, entstehen automatisch Einträge im Inhaltsverzeichnis. Dabei können mehrere Zeilen entstehen wie in unserem Beispiel zu sehen ist:  Variante 2: Ausgehend von unserem Beispiel (Variante 1) soll die Darstellung im Inhaltsverzeichnis geändert werden. Gewünscht wird lediglich eine Zeile im Inhaltsverzeichnis, um die Anzahl der Einträge zu verringern. Dazu wird die Funktion "Drucker und Inhaltsverzeichnis" verwendet. Durch die Eingabe im Feld "Bezeichnung" übersteuern wir die automatische Darstellung.   Variante 3: Es ist ebenfalls möglich, die Anzahl der Einträge im Inhaltsverzeichnis zu beeinflussen. Denn die gleiche Erklärung könnte alternativ auch mehrmals zugeordnet werden. In dieser dritten Variante sollen zwei Einträge im Inhaltsverzeichnis entstehen. Dazu wird die Erklärung zweimal der Druckliste zugeordnet.  Über "Einstellungen F6" wählt man pro Eintrag die gewünschten Ausdrucke aus. In unserem Beispiel werden
Auch hier werden die Einträge für das Inhaltsverzeichnis automatisch erzeugt. Den Eintrag der ersten Zeile (Formularseiten) können wir belassen. Den Eintrag der zweiten Zeile (Berechnungsblätter) möchten wir übersteuern, damit nicht wie bei Variante 1 mehrere Zeilen je Berechnungsblatt entstehen. Dazu wird die Funktion "Drucker und Inhaltsverzeichnis" verwendet. Durch die Eingabe im Feld "Bezeichnung" übersteuern wir die automatische Darstellung.  Als Ergebnis sehen wir lediglich zwei Zeilen im Inhaltsverzeichnis:  |
Hinweis
| Sollte trotz einer vorhandenen Steuererklärung diese in der Druckliste zugeordnet sein, aber grau aufscheinen, so bedeutet das, dass die Zuordnung zur jeweiligen Person nicht gefunden wird. Kontrollieren Sie in diesem Fall im Kundenstamm, ob im Feld "Entspricht Firma" ein Eintrag vorhanden ist (in der Regel sind die Firmen- und Kundennummer gleich). |
Zusätzliche Funktionalitäten
Wasserzeichen
Ein Wasserzeichen auf einem Ausdruck ist ein deutlich erkennbares Muster, Bild oder auch ein Wort, das zusätzlich dem Ausdruck hinzugefügt wird. Es hat den Zweck, dem Ausdruck eine besondere oder wichtige Information hinzuzufügen.
In der Druckliste besteht über die Funktion "Drucker und Inhaltsverzeichnis" die Möglichkeit, ein Wasserzeichen zu hinterlegen. Das Wasserzeichen sehen Sie
- in der Vorschau,
- am Ausdruck und
- beim PDF-Export (als PDF-Datei, E-Mail mit PDF-Anhang bzw. DMS).
Die Einstellung kann entweder für bestimmte Ausdrucksteile (z. B. nur Deckblatt) oder für den gesamten Ausdruck vorgenommen werden. Zusätzlich kann für die erste Seite ein abweichendes Wasserzeichen hinterlegt werden. Die Funktion kann über die rechte Maustaste bzw. über die Funktion "Drucker und Inhaltsverzeichnis" gestartet werden:
In den Feldern "Wasserzeichen" bzw. "Wasserzeichen erste Seite" sind weitere Einstellungen über das F8 Symbol (links davor) möglich.
In der Praxis wird das Wasserzeichen oft verwendet, indem ein bestimmter Text eingeblendet wird oder das eigene Briefpapier hinterlegt wird.
Wird ein Wasserzeichen hinterlegt, fragt das Programm abschließend ab, ob diese Einstellung auf alle folgenden Druckteile übernommen werden soll oder lediglich für diesen Eintrag gilt.
Hinweis
| Die Übernahme erfolgt auf alle Druckteile, in denen kein Wasserzeichen definiert ist, und überschreibt nicht bereits vorhandene Einstellungen für Wasserzeichen. |
Text als Wasserzeichen verwenden
Sie können einen beliebigen Text auf den Ausdrucken als Wasserzeichen hinzufügen (z. B. vorläufig, Entwurf, Kopie, geheim, intern, in Arbeit etc.).
In unserem Beispiel wird über das Feld "Text" der Eintrag "vorläufig" definiert. Zusätzliche Einstellungen sind über das erste Symbol rechts neben dem Feld möglich.
Hier definieren wir zum Beispiel, dass das Wasserzeichen mit einer Drehung von 45 Grad aufscheinen soll:
Weitere Einstellungen des Wasserzeichens wie die Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Effekte sowie die genaue Angabe der Position sind möglich. Mit jeder Einstellung sehen Sie die Auswirkungen auf das Wasserzeichen in einer Vorschau.
Als Ergebnis erhalten Sie einen Ausdruck mit dem Wasserzeichen, wie auf diesem Bild zu sehen ist:
Briefpapier als Wasserzeichen verwenden
Sie können auch ein Briefpapier als Wasserzeichen hinterlegen. Dabei wird über die Einstellungen für Wasserzeichen eine Datei (Bilddatei in der passenden Größe, z. B. A4) über die Zeile "Dateinamen" ausgewählt und hinterlegt.
Diese Art von Wasserzeichen können Sie sowohl für alle Seiten des Ausdrucks verwenden oder alternativ nur bei bestimmten Seiten (z. B. beim ersten Deckblatt).
Als Ergebnis erhalten Sie einen Ausdruck inkl. des Briefpapiers, wie auf diesem Bild zu sehen ist:
Änderungen am Deckblatt
Sollen bestehende Deckblätter verändert oder zusätzliche Deckblätter in die Druckliste aufgenommen werden (egal ob in der Vorlage oder in einer firmenbezogenen Druckliste), haben Sie die Möglichkeit, über die Funktion "Einstellungen" (F6)
- mit dem blauen Pfeil ein bestehendes Deckblatt zu definieren oder
- mit dem F8 Symbol ein neues Deckblatt zu erstellen.
Weitere Informationen zum Gestalten von Deckblättern finden Sie in der Dokumentation Deckblatt, Kopf- und Fußzeile gestalten.
Änderungen in der Kopf- und Fußzeile
Möchten Sie Veränderungen in den Kopf- und/oder Fußzeilen vornehmen, so können Sie das über die Druckliste direkt (egal ob in der Vorlage oder in einer firmenbezogenen Druckliste) über die Funktion "Einstellungen" (F6) erledigen.
Weitere Informationen zum Gestalten von Kopf- und Fußzeilen finden Sie in der Dokumentation Deckblatt, Kopf- und Fußzeile gestalten.
Gestaltung des Inhaltsverzeichnisses
In der Doku Gestaltung des Inhaltsverzeichnisses finden Sie ausführliche Erläuterungen und Beispiele, wie das Inhaltsverzeichnis allgemein gestaltet und Ihren Bedürfnissen angepasst werden kann.
Ausdruckeinstellungen
Wir möchten noch ein einige mögliche und oft nachgefragte Einstellungen eingehen. Die Einstellungen können auch nachträglich jederzeit über die Funktion "Einstellungen" aufgerufen und verändert werden. Die Funktion kann entweder über die Menüleiste, mit dem rechten Mausklick auf den jeweiligen Ausdruck oder mit F6 gestartet werden.
Aktiva / Passiva nebeneinander
Es besteht die Möglichkeit in der Auswertung Bilanz die Aktiva und Passiva untereinander und nebeneinander darzustellen. Wie die Darstellung erfolgt, wird über das Feld "Aktiva/Passiva nebeneinander" gesteuert:
Hier können Sie wählen zwischen:
- Nein
Die Auswertung Bilanz wird im Hochformat dargestellt und nacheinander ausgedruckt.
- Ja, Format A4
Aktiva und Passiva werden nebeneinander im Querformat dargestellt, angepasst an das Format A4 (Aktiva linke Seitenhälfte, Passiva rechte Seitenhälfte).
- Ja, Format A3
Aktiva und Passiva werden nebeneinander im Querformat dargestellt, angepasst an das Format A3 (Aktiva linke Seitenhälfte, Passiva rechte Seitenhälfte).
Hinweis
| Mit der Einstellung "Nein" werden Aktiva und Passiva grundsätzlich im Hochformat angedruckt. Das gilt auch für die Darstellung der Bilanzwerte mit 1 bis 3 Vorjahren. Lediglich bei der Darstellung der Bilanzwerte mit 4 Vorjahren wird der Ausdruck aus Platzgründen automatisch auf das Querformat umgestellt. |
12-Perioden-Auswertung
Um einen Ausdruck als 12-Perioden-Auswertung nutzen zu können, müssen Sie zuerst eine Auswertung als eine 12-Perioden-Auswertung aufbereiten.
Wählen Sie beim Aufbereiten die Einstellung, dass diese mit Perioden erstellt werden sollen. Dazu müssen Sie das Häkchen bei den "Jahressalden" deaktivieren. Nun werden die Felder in der Gruppe "Perioden" frei. Hier wählen Sie die entsprechenden Perioden aus und setzen zusätzlich ein Häkchen im Feld "Als 12-Perioden-Auswertung".
Die Darstellung im Auswertungs-Showfenster ist jetzt nun viel detaillierter. Zusätzlich zu den Jahressalden bzw. evtl. Vorjahresspalten, werden auch Spalten mit monatlichen Werten angezeigt.
In der Druckliste selbst kann über die Funktion "Einstellungen" (auch mit F6 bzw. rechte Maustaste auf der entsprechenden Auswertung) ebenfalls die Einstellung getroffen werden. Das Feld "Als 12-Perioden-Auswertung" bitte mit einem Häkchen auf "Ja" einstellen.
Der Ausdruck soll nun detailliert dargestellt werden, wie hier am Beispiel einer GuV zu sehen ist:
GuV mit Detail bzw. ohne Detail
Grundsätzlich können alle Auswertungen kumuliert (nur Überschriften, keine Kontendarstellung) oder detailliert (Überschriften inkl. Kontendarstellung) dargestellt werden. An diesem Beispiel einer GuV zeigen wir Ihnen, wie sich verschiedene Einstellungen auswirken.
In der Druckliste können Sie über die Funktion "Einstellungen" die Felder "Konten drucken" einzeln oder in Kombination mit "Kontonummer" verwenden.
Variante 1: Kumulierter Ausdruck (nur Überschriften)
Standardmäßig ist der Ausdruck einer Bilanz und GuV in der Druckliste für den Jahresabschluss in kumulierter Form vorgesehen.
Variante 2: Detaillierter Ausdruck mit Konten, OHNE Kontonummer
Wird nur das Feld "Konten drucken" über Einstellungen (F6) aktiviert, so werden in der detaillierten Darstellung der GuV unter den Überschriften auch die Kontenbezeichnungen samt Beträgen angedruckt.
Variante 3: Detaillierter Ausdruck mit Konten, MIT Kontonummer
Werden über Einstellungen (F6) beide Felder aktiviert, so werden in der detaillierten Darstellung der GuV unter den Überschriften auch die Kontenbezeichnungen samt den Beträgen mit der jeweiligen Kontonummer angedruckt.
Kontosortierung anwenden
Sollen Auswertungen mit Kontendetails erstellt bzw. gedruckt werden, besteht die Möglichkeit eine Kontensortierung für die gesamten Auswertungen einzustellen. Sowohl in der Gliederung als auch in der Druckliste finden Sie über "Einstellungen" (F6) die Möglichkeit eine Kontensortierung einzustellen. Möglich sind folgende Darstellungsvarianten:
- Nach Kontonummer aufsteigend (1, 2, 10, 20)
- Nach Kontonummer aufsteigend (1, 10, 2, 20)
- Nach Kontobezeichnung aufsteigend
- Nach Betrag absteigend
Um die Kontensortierung verändern zu können, muss die Einstellung "Konten drucken" mitaktiviert werden.
Alternativ können Sie die Kontensortierung nur für bestimmte Überschriften ändern. In diesem Fall ist die Änderung nicht über die Einstellungen der Druckliste definierbar. Sollen beispielsweise nur die Personalaufwände "Nach Betrag absteigend" dargestellt, die restlichen Überschriften aber als Standard dargestellt und gedruckt werden, so ist eine Anpassung direkt auf der Überschrift vorzunehmen. Lesen Sie dazu mehr in der Doku Anpassen der Konten- und Auswertungsgliederungen.
Tiefste Gliederungsebene
Standardmäßig ist vorgesehen, dass beim Ausdruck einer Auswertung alle Überschriften angezeigt werden. Sie können jedoch über die Funktion "Einstellungen" (F6) in der Druckliste für Auswertungen über "Tiefste Gliederungsebene" den Detaillierungsgrad der Darstellung verändern. Möglich sind folgende Darstellungsvarianten:
- Alle Überschriften
- Ebene 1, Bilanzgruppenüberschrift
- Ebene 2, Arabische Überschrift
- Ebene 3, Kleinbuchstaben-Überschrift
- Ebene 4, Hauptüberschrift ohne Nummerierung
- Ebene 5, Überschrift ohne Nummerierung
Aktuelle Periode drucken
Werden unterjährige Auswertungen aufbereitet (Eingrenzung der Perioden von - bis Monat) für z. B. Zwischenabschlüsse, so kann der Ausdruck zusätzlich verändert werden. Möglich sind folgende Darstellungsvarianten:
- Lfd. Jahr und Vorjahre
- Nur lfd. Jahr
- Kein Ausdruck der Vergleichsperiode (Standardeinstellung)
Beispiel
| Im folgenden Beispiel (Auszug einer Bilanz) wird die Auswirkung der verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten dargestellt, wobei nur die Perioden 1 bis 3 aufbereitet worden sind: Einstellung "Lfd. Jahr und Vorjahre": Die aktuelle Periode 3 wird in der ersten Spalte dargestellt (hier werden nur Buchungen der Periode 3 berücksichtigt), gefolgt von der Spalte zum 31.03.lfd Jahr (Buchungen der Perioden 1 bis 3 berücksichtigt). Weiters wird als Vergleich die Vorjahres-Periode 3 dargestellt (hier werden nur Buchungen der Vorjahresperiode 3 berücksichtigt), gefolgt von der Spalte zum 31.03.VJ.  Einstellung "Nur lfd. Jahr": Die aktuelle Periode 3 wird in der ersten Spalte dargestellt (hier werden nur Buchungen der Periode 3 berücksichtigt), gefolgt von der Spalte zum 31.03.lfd Jahr (Buchungen der Perioden 1 bis 3 berücksichtigt). Als Vergleich zum Vorjahr wird nur eine Spalte mit dem Wert zum 31.03.VJ. angeführt.  Einstellung "Kein Ausdruck der Vergleichsperiode" (= Standardeinstellung): Diese Einstellung wird standardmäßig vorgeschlagen. Das bedeutet, dass bei einer unterjährigen Aufbereitung der Auswertung (wie in unserem Beispiel Perioden 1 bis 3), diese sowohl eine Spalte für das laufende Jahr als eine Spalte für das Vorjahr beinhaltet. Die Werte in beiden Spalten beziehen sich auf den jeweiligen Stichtag.  |
Vorjahre
Auch bei der Darstellung der Vorjahreswerte bestehen einige Gestaltungsmöglichkeiten. Sowohl während der Aufbereitung als auch in der Druckliste werden über die Funktion "Einstellung" (F6) folgende Möglichkeiten der Darstellung geboten:
- Anzahl der Vorjahre (Ohne Vorjahr, 1 bis 4 Vorjahre)
Sie bestimmen mit dieser Einstellung selbst, wie viele Jahre auf dem Ausdruck aufscheinen sollen.
- Vorjahr(e) in Tausend (für eine Darstellung der Vorjahreswerte als T)
Vor allem, wenn die Beträge sehr hoch sind, wird gerne die Darstellung der Vorjahreswerte in Tausendern bevorzugt.
Veränderung
Sollte zusätzlich zu den Spalten, wie "laufendes Jahr" und "Vorjahr" auch eine Spalte dargestellt werden, in der die Veränderung anzeigt wird (= Differenz zwischen lfd. Jahr und VJ), so kann über die Funktion "Einstellungen" (F6) die "Veränderung" bzw. "Veränderung in Prozent" aktiviert werden.
Damit wird eine weitere Spalte Veränderung als letzte Spalte in der Auswertung angezeigt:
Sprachen
Um eine Auswertung in anderen Sprachen ausdrucken zu können, verwenden Sie über die Funktion "Einstellungen" (F6) das Feld "Sprache".
Die Übersetzung auf Englisch ist standardmäßig im Programm inkludiert. Sowohl der Standardkontenrahmen als auch sämtliche Überschriften in den Auswertungen können in englischer Sprache aufbereitet werden.
Übersetzungen in andere Sprachen sind möglich. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Bilanz in Fremdsprache.
Firma/Fibu
Für den Fall, dass in einem Ausdruck mehrere Auswertungen von unterschiedlichen Firmen dargestellt werden sollen (z. B. verschiedene Betriebe einer Person, mehrere Vermietungsobjekte mit jeweils eigener Fibu), können über die Funktion "Einstellungen" (F6) die Felder "Firma" und "FIBU" genutzt werden.
Hier wählen Sie zuerst mit dem blauen Pfeil bzw. über F4 die Firma aus und anschließend bestimmen Sie die jeweilige Fibu, von der die Daten mitgedruckt werden sollen.
Ein häufiger Fall in der Praxis sind mehrere Vermietungsobjekte, die in einem Ausdruck zusammengefasst werden. Lesen Sie dazu mehr in der Dokumentation Varianten in der Vermietung und Verpachtung.
Aufruf Druckliste
Die Druckliste kann aus verschiedenen Paketen geöffnet werden. Zusätzlich können Sie von Ihnen verwendete Navigatoren (z. B. Kundennavigator) entsprechend einstellen, damit ein Aufruf der Druckliste schneller erfolgen kann.
Aufruf aus dem jeweiligen Paketbereich
Sie können die Drucklisten aus den jeweiligen Paketen aufrufen:
In der ANBU:
Eine ANBU Druckliste lässt sich beispielsweise direkt aus dem Anlagenexplorer und auch im Hauptmenü der ANBU aufrufen unter
ANBU → Auswertungen → Druckliste.
In der Bilanz:
Eine Jahresabschluss-Druckliste können Sie aus dem Bilanzprojekt heraus aufrufen und auch aus dem Hauptmenü der Bilanz unter
BIL → Bilanz und Berichte → Druckliste.
In der Steuererklärung:
Die Druckliste zur Steuererklärung kann aus dem Steuernavigator heraus aufgerufen werden oder auch aus dem Hauptmenü der Bilanz unter
BIL → Steuerberechnung → Druckliste.
In den Personalrückstellungen:
Die Druckliste zu den Personalrückstellungen lässt sich aus der Dienstnehmerliste und ebenfalls aus dem Hauptmenü der Bilanz öffnen unter
BIL → Personalrückstellungen → Druckliste.
Anzeige der Drucklisten in den Navigatoren
Die Drucklisten können über verschiedene Navigatoren geöffnet werden. Mit einer entsprechenden Einstellung kann somit für bestimmte Benutzer (z. B. Sekretariat) ein leichterer Aufruf der Drucklisten ermöglicht werden.
Um die gewünschten Anzeigeneinstellungen zu treffen, starten Sie im Paket Bilanzierung und Steuererklärungen → Stammdaten → Vorlagen die Funktion Drucklisten und wählen die gewünschte Drucklistvorlage aus. Mit Bearbeiten (F6) gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus, in dem Sie in den entsprechenden Feldern die Einstellung vornehmen können:
Mit der im Beispiel getroffenen Einstellung kann die Druckliste für den Jahresabschluss nun über den Kunden-Navigator geöffnet werden:
Hinweis
| Sofern die angepassten Navigatoren im Programm geöffnet sind, müssen diese neu gestartet werden, damit die Drucklisten angezeigt werden. |
Häufig gestellte Fragen
DMS-Vorschlagswert hinterlegen
Für die Drucklisten der Bereiche Bilanzierung, Wirtschaftsprüfung, Steuern, Anlagenbuchhaltung und Personalrückstellungen können im Paket CRM unter DMS eigene DMS-Vorschlagswerte hinterlegt werden. Mit dieser Einstellung werden Ausdrucke aus diesen Drucklisten automatisch anhand der hinterlegten Vorschlagswerte im entsprechenden Archiv gespeichert.
Die DMS-Vorschlagswerte sind im Bereich CRM zu finden unter
CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → DMS-Vorschlagswerte
Mit Neu (F5) können neue Vorschlagswerte angelegt werden. Anbei finden Sie ein Beispiel für die Bilanz-Druckliste:
Neben der Einstellung für die Archiv-Nr. und Kategorie kann im Feld 7 der Betreff über Felder 
vordefiniert werden. Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:
vordefiniert werden. Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:
In unserem Beispiel wurden die Felder "Bezeichnung" und "Jahr" ausgewählt.
Ausgegraute Ausdrucke
Sind in der Druckliste Einträge grau dargestellt oder fügen Sie weitere Ausdrucke hinzu, die ebenfalls grau aufscheinen, bedeutet das, dass diese Inhalte nicht aufbereitet sind bzw. noch nicht erstellt wurden und somit nicht gedruckt werden können. Wenn Sie in der Druckliste die Maus zu solchen grauen Einträgen bewegen, so wird Ihnen in einem Mouseover-Text angezeigt, dass dieser Bericht noch nicht erstellt oder diese Auswertung noch nicht aufbereitet wurde.
In einem solchen Fall gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Beim Verwenden einer Bilanzierungscheckliste gilt:
Sind in der Checkliste Tätigkeiten vorgesehen, in denen die betroffenen Auswertungen, Berichte oder Steuererklärungen erstellt und bearbeitet werden, so sind diese Tätigkeiten abzuarbeiten. Sobald Inhalte verfügbar sind, werden diese anschließend in der Druckliste erkannt und werden nicht mehr grau angezeigt. - Ohne Verwendung einer Bilanzierungscheckliste – bzw. die benötigten Ausdrucke sind nicht in dieser vorgesehen – gilt:
Es besteht auch die Möglichkeit, weitere Auswertungen, Berichte etc. zu erstellen, ohne eine Bilanzierungscheckliste zu verwenden bzw. eine bestehende Checkliste zu verändern.
Zusätzliche Auswertungen:
Zusätzliche Auswertungen können über die Auswertungsübersicht mit der Funktion "Neue Auswertung aufbereiten" erstellt werden. Lesen Sie dazu mehr in der Dokumentation Auswertungsübersicht.
Über mögliche Einstellungen beim Aufbereiten von Auswertungen erfahren Sie mehr in der Dokumentation Einstellungsmöglichkeiten bei der Aufbereitung von Auswertungen.
Zusätzliche Berichte:
Benötigen Sie weitere Berichte, können Sie diese auch direkt über die Funktion "Berichte" (Paket BIL → Bilanz und Berichte → Berichte) mit "Neu" (F5) in der jeweiligen Firma/Fibu erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erstellung eines Berichts im Berichte-Fenster.
Wenn Sie über das Feld "Berichtsart" einen bestehenden Bericht wählen, können Sie in Anschluss auch von BMD mitgelieferte Standardtextbausteine verwenden. Dazu mehr in der Dokumentation Berichtswesen.
Sollten zusätzliche Auswertungen und Berichte generell in Zukunft über die Bilanzierungscheckliste verwendet werden, so bedarf es einer entsprechenden Anpassung der Vorlage oder einer firmenbezogenen Checkliste. Mehr dazu erfahren Sie in der Dokumentation Checklisten für Bilanzierung anpassen.
Gestaltungsmöglichkeiten in der Ausdrucksvorschau
In der Ausdrucksvorschau selbst bestehen noch weitere Funktionen, die Sie verwenden können, z. B.:
- Seitenumbrüche erstellen
- Abstände verkleinern (zwischen den jeweiligen Überschriften; wird oft verwendet, wenn die Auswertungen gerade nicht auf einer Seite Platz finden)
- Abstände vergrößern (zwischen den jeweiligen Überschriften; wird oft verwendet, wenn die Auswertung nur wenige Überschriften beinhaltet und man den Inhalt "strecken" möchte)
Diese Funktionen sind in der Dokumentation Gestaltungsmöglichkeiten im Report bei den Auswertungen genauer beschrieben.
Fremdsprachige Ausdrucke
Es ist auch möglich, sämtliche Auswertungen und Berichte in Fremdsprachen zu erstellen bzw. zu drucken. Auch die Gestaltung einer eigenen Druckliste in einer bestimmten Fremdsprache wäre möglich. Wie in diesen Fällen vorzugehen ist, können Sie in der Dokumentation Bilanz in Fremdsprache nachlesen.
Monats- und Quartalsauswertungen
Die Checkliste für die Erstellung eines Jahresabschlusses kann auch unterjährig dafür verwendet werden, Monats- oder Quartalsauswertungen zu erstellen bzw. zu drucken. Damit auch die Zahlen in den Auswertungen mit der jeweiligen Periode übereinstimmen, sind weitere Einstellungen beim Aufbereiten notwendig. Weitere Infos zum Aufbereiten von Zwischenabschlüssen finden Sie in der Dokumentation Zwischenabschlüsse aufbereiten.
Passen Sie für die unterjährigen Ausdrucke auch das Deckblatt entsprechend an. Weitere Infos dazu finden Sie in der Dokumentation Deckblatt.
