Auswertungsübersicht
Arbeiten mit der Auswertungsübersicht
Das Fenster der Auswertungsübersicht bietet viele Möglichkeiten und ist individuell einstellbar.
Einstieg
Die Auswertungsübersicht kann in den meisten Projektvorlagen (z. B. 120, 121, 45) über eine eigene Tätigkeit in der Checkliste unter dem Punkt Auswertungen → Auswertungsübersicht gestartet werden.
Beispiel Aufruf der Tätigkeit über die Projektvorlage 120:
Die Auswertungsübersicht kann zudem jederzeit über das Paket "Bilanzierung und Steuern" aufgerufen werden: 
BIL → Bilanz und Berichte → Auswertungsübersicht
BIL → Bilanz und Berichte → AuswertungsübersichtFensteraufbau
In diesem Kapitel wird der Fensteraufbau erklärt, der als BMD Standard ausgeliefert wird. Sollten die einzelnen Bereiche bei Ihnen anders angeordnet sein, so wird bereits eine Anpassung der Fenster vorgenommen worden sein. Weitere Informationen zur Layoutgestaltung finden Sie in der Hilfedokumentation Layoutgestaltung in Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Mithilfe der Einstiegsfelder können Sie zwischen einzelnen Firmen und Fibus wechseln.
Auswertungsarten
Im Bereich "Auswertungsarten" sehen Sie alle aufbereiteten Auswertungen zu der in den Einstiegsfeldern definierten Firma bzw. Fibu.
Über die Funktionsleiste stehen Ihnen dabei unter anderem folgende wesentliche Funktionen zur Verfügung:
 Ansehen | Hier sehen Sie, mit welchen Einstellungen die Auswertung aufbereitet worden ist. |
 Neu | Wenn Sie zusätzliche Auswertungen benötigen, können diese hiermit ausgewählt und aufbereitet werden. |
 Bearbeiten | Öffnet die Bearbeitung des Auswertungssatzes. Dies kann z. B. notwendig werden, wenn auf der Auswertung ein längerer Wirtschaftsjahrzeitraum angezeigt werden soll, als in den Firmenstammdaten definiert worden ist. Dies kann beispielsweise bei Liquidationszeiträumen der Fall sein. |
 Löschen | Diese Funktion löscht die selektierte Auswertung. |
 Alle aufbereiten | Mit dieser Funktion werden alle bereits vorhandenen Auswertungen aus dieser Fibu neu aufbereitet. |
 Firmenstammdaten bearbeiten | Mit dieser Funktion werden die Firmenstammdaten des entsprechenden Jahres geöffnet und können bearbeitet werden. |
| Firmen-/FIBU-Stammdaten prüfen | In diesem Test werden wichtige Stammdaten ermittelt, angezeigt und ggf. erhalten Sie eine Warnung, wenn Unstimmigkeiten festgestellt werden. Geprüft werden:
|
| Für Mandant in BMD Com freigeben | Über diese Funktion können Sie die markierte Auswertungsart für Ihre Klient/innen in BMD Com freigeben. |
Auswertung
Im Reiter "Auswertung" im rechten Fensterbereich sieht man die ausgewählte Auswertung im Detail.
Über die Combobox rechts außen können Sie die Anzeige von "Überschriften kompakt" lt. BMD Vorschlag umstellen auf folgende Ansichtsvarianten:
- Alle Überschriften
- Überschriften und Konten kompakt
- Alle Überschriften und Konten
Über die Funktionsleiste unterhalb des Reiters "Auswertung" stehen Ihnen zahlreiche Tätigkeiten zur Verfügung:
Die wichtigsten Funktionen sind dabei folgende:
| Neu aufbereiten | Mit dieser Funktion wird die markierte Auswertung neu aufbereitet. |
| Gliedern | Sie können hier die Gliederung der Auswertung bzw. die Kontenzuordnung aufrufen, um Zuordnungen zu kontrollieren oder abzuändern. |
 Buchen | Mit dieser Funktion öffnen Sie die Buchungsmaske in der Fibu. |
 Drucken | Hier können Sie den Druckdialog für die markierte Auswertung starten. |
Im Menüpunkt "Funktionen" befinden sich unter anderen noch folgende wesentliche Tätigkeiten:
 Umbuchungen | Öffnet das Fenster zur Erfassungen von Umbuchungen. Die Umbuchungen in der NTCS Bilanzierung werden nicht in die echte Buchhaltung zurückgeschrieben. Sie sind eine ideale Ergänzung für Zwischenbilanzen oder bei jenen Mandanten, für die keine tatsächliche Fibu existiert und für die keine richtigen EB-Werte benötigt werden. Nähere Informationen finden Sie unter Auswertungsbezogene Umbuchungen. |
| Überschrift ändern | Ein häufiger Anwendungsbereich für das Ändern von Überschriften ist die mandantenbezogene Umbenennung des Textes. Damit sich die vorgenommene Änderung nicht auf alle Mandanten auswirkt, ist bei der Abfrage "auf Firma übernehmen" auszuwählen. Standardänderungen sollten nur von versierten NTCS Usern vorgenommen werden, da Standardänderungen auch Auswirkungen auf Folgeauswertungen und Kennzahlen haben können. Nähere Inforamtionen finden Sie unter Anpassen der Konten- und Auswertungsgliederungen. |
Spiegelwerte
Im rechten Fensterbereich der Auswertungsübersicht sieht man alle verwendeten Spiegel als eigenen Reiter.
Hinweis
 | Damit die Spiegelwerte in der Auswertungsübersicht angezeigt werden, muss eine Bilanz nach UGB (Schema 301) aufbereitet und auf der linken Seite im Bereich "Auswerungsarten" markiert bzw. ausgewählt sein. |
Sämtliche Spiegelwerte können direkt in der Auswertungsübersicht bearbeitet werden. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Hilfedokument Spiegel in der Bilanz.
Details
Der Bereich "Details" bietet einen Überblick über alle vorgenommenen Einstellungen, die sich auf die Auswertungen sowie Spiegelwerte auswirken.
Dokumente und Kontoblatt
Über das Burger-Menü → Layout kann die Einstellung vorgenommen werden, dass Dokumente angezeigt werden sollen.
1. Schritt: "Dokumente zum Konto" anhaken und übernehmen:
2. Schritt: "Dokumentenvorschau" anhaken und übernehmen:
Danach erhält man im rechten Fensterbereich der Auswertungsübersicht zwei neue Reiter: einen Reiter für das zugeordnete Dokument und einen Reiter für die Dokumentenvorschau.
Angezeigt werden dabei jeweils die Daten zum Konto, das aktuell markiert ist. Im nachfolgenden Screenshot wurde z. B. ein Dokument dem Konto 610 zugeordnet:
Im Fenster "Konten" ( FIBU → Stammdaten → Konten) wird das vorhandene Dokument ebenfalls in der Spalte "Dokument" 
angezeigt:
FIBU → Stammdaten → Konten) wird das vorhandene Dokument ebenfalls in der Spalte "Dokument" angezeigt:
Konto-Buchungen
Der Bereich "Konto-Buchungen" wird standardmäßig eingeklappt im rechten Fensterbereich dargestellt. Sie können den Bereich öffnen, indem Sie auf das Symbol mit dem blau eingekreisten Pfeil klicken 
.
.
Wenn Sie nun im Reiter "Auswertung" ein Konto auswählen, sehen Sie im geöffneten Bereich "Konto-Buchungen" sämtliche dazugehörige Buchungen.
Zusätzlich finden Sie hilfreiche Funktionen, die Sie direkt an dieser Stelle nutzen können, welche bereits aus der Fibu bekannt sind.
Notizen für Vermerke
Im Bereich der Auswertungsübersicht können drei verschiedene Arten von Notizen erfasst werden:
- Notiz (Konto)
- Bilanz Notiz
- Notiz (Auswertung)
Zur bisherigen "Notiz (Konto)" und "Bilanz Notiz" im Bereich der Sachkonten steht dem Anwender eine dritte Art der "Notiz (Auswertung)" zur Verfügung. Diese Art der Notiz kann sowohl auf Überschriften als auch auf Konten erfasst werden. Dadurch können allgemeine Infos notiert werden. Löscht man diese Auswertung, wird auch die Notiz (Auswertung) gelöscht.
Fügen Sie sich im Reiter "Auswertung" die Spalten der benötigten Notizart hinzu. Stellen Sie sich dazu auf eine Spaltenüberschrift (z. B. "Text") und wählen mit rechtem Mausklick → "Spalte hinzufügen".
Setzen Sie das Häkchen für die benötigte Notizart und bestätigen Sie die Auswahl mit übernehmen.
Mit einem Doppelklick in der entsprechenden Kontozeile und der Spalte "Notiz (Konto)", "Bilanz Notiz" oder "Notiz (Auswertung)" öffnet sich ein eigenes Fenster für die Erfassung der Notiz. Sollten bereits Notizen vorhanden sein, so ist das über ein entsprechendes Notizsymbol 
in den Spalten ersichtlich.
in den Spalten ersichtlich.
Alternativ zur Spaltenüberschrift kann über das Burger-Menü → Layout eine Einstellung vorgenommen werden, dass Notizen als eigene Bereiche im Fenster angezeigt werden sollen:
Falls Sie die Ansicht aktivieren, werden Ihre Notizen im rechten Fensterbereich der Auswertungsübersicht angezeigt. Über die Symbole mit den blau eingekreisten Pfeilen können diese Bereiche jederzeit ein - bzw. ausgeblendet 
werden.
- bzw. ausgeblendet werden.
Hinweis
| Sie können festlegen, ob die "Notizen (Konto)" oder "Bilanz Notizen" in das Folgejahr einmalig, jahresübergreifend oder nie übernommen werden sollen. Den entsprechenden Parameter finden Sie unter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Jahresübernahme → Jahresübernahme Notiz und Chronik sowie Jahresübernahme Bilanznotiz und Bilanzchronik. Notizen der Art "Notiz (Auswertung)" werden nicht übernommen. |
Hilfreiche Funktionen in der Auswertungsübersicht
Vorbehalt
Während der Bilanzierungsarbeit besteht die Möglichkeit, Konten mit einem Vorbehalt zu kennzeichnen, damit diese bis zur Fertigstellung entsprechend gekennzeichnet sind und hervorgehoben werden.
Für die Erfassung eines Vorbehalts gibt es zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1: Erfassung über das Kontoblatt
Öffnen Sie dazu das Kontoblatt unter FIBU → Bildschirmansichten → Kontoblatt.
FIBU → Bildschirmansichten → Kontoblatt.Wählen Sie in den Einstiegsfelder die gewünschte Firma, Fibu und das entsprechende Konto aus.
Durch Klick auf das Symbol im rechten oberen Bereich bis zur Ansicht des entsprechenden Symbols 
(Diagramm mit rotem Rufzeichen) kennzeichnen Sie das Konto mit einem Vorbehalt:
(Diagramm mit rotem Rufzeichen) kennzeichnen Sie das Konto mit einem Vorbehalt: 
Weitere mögliche Symbole:
Diagramm mit rotem Kreuz: Bilanzbuchen nicht fertig
Diagramm mit grünem Häkchen: Bilanzbuchen fertig
Möglichkeit 2: Erfassung im Fenster "Konten"
Öffnen Sie dazu das Fenster "Konten" unter FIBU → Stammdaten → Konten.
FIBU → Stammdaten → Konten.Fügen Sie sich die Spalte "Bil fertig" in Ihre Ansicht hinzu. Nun können Sie jederzeit beim gewünschten Konto über rechten Mausklick → "Zeilenweise bearbeiten" einen Vorbehalt hinterlegen bzw. auch wieder entfernen.
In der Spalte "Bil fertig" ist ein vorhandener Vorbehalt durch ein rotes Rufzeichen erkennbar.
Die Spalte "Bil fertig" können Sie sich schließlich auch in Ihrer "Auswertungsübersicht" einblenden:
In der Auswertungsübersicht steht Ihnen zudem im Zusammenhang mit der Spalte "Bil fertig" eine nützliche Funktion zur Verfügung (siehe Status "Bil fertig").
Status "Bil fertig"
Verwenden Sie in der Auswertungsübersicht die Spalte "Bil fertig", können Sie den Status auf Überschriftenebene auf "Fertig" setzen.
Beispiel
 | Im Zuge Ihrer Bilanzierungsarbeiten haben Sie den Bilanzposten "Umlaufvermögen" finalisiert. Durch Doppelklick auf die Überschrift "Umlaufvermögen" in der Spalte "Bil fertig" stellt Ihnen das Programm automatisch den Status aller untergeordneten Überschriften inklusive zugeordneter Konten ebenso auf "Fertig" (grünes Häkchen) um.  Führen Sie erneut einen Doppelklick auf die Überschrift "Umlaufvermögen" durch, wird der Status wieder zurückgesetzt. Der Status wird dabei jeweils auf den Konten in der Fibu mitaktualisiert. Hinweis
|
Bilanz-Chronik
So wie die Bilanz-Notiz kann auch eine Bilanz-Chronik erfasst werden. Sie können diese sowohl über das Fenster "Konto" als auch direkt über die Auswertungsübersicht erstellen und aufrufen.
Fügen Sie dazu im Fenster "Konten" ( FIBU → Stammdaten → Konten) die Spalte "Bilanz Chronik" hinzu:
FIBU → Stammdaten → Konten) die Spalte "Bilanz Chronik" hinzu:
In der Auswertungsübersicht können Sie ebenfalls die Spalte "Bilanz Chronik" hinzufügen:
Mit einem Doppelklick in der entsprechenden Kontozeile und der Spalte "Bilanz Chronik" öffnet sich ein eigenes Fenster für die Erfassung. Haben Sie bei einem Konto bereits eine Bilanz-Chronik erfasst, erkennen Sie dies über ein entsprechendes Symbol 
in der Spalte "Bilanz Chronik".
in der Spalte "Bilanz Chronik".Hinweis
| Sie können festlegen, ob die Bilanz-Chronik in das Folgejahr einmalig, jahresübergreifend oder nie übernommen werden soll. Den entsprechenden Parameter finden Sie unter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Jahresübernahme → Jahresübernahme Bilanznotiz und Bilanzchronik. |
Prüfung Gewinn
Beim Erstellen der Bilanz wird geprüft, ob der Jahresgewinn/-verlust der Bilanz jenem Jahresüberschuss/-verlust der Gewinn- und Verlustrechnung entspricht.
Bei einer Differenz erfolgt die Kennzeichnung mit einem roten Rufzeichen. Mit Mausklick auf das Symbol erhalten Sie den entsprechenden Hinweis, dass Gewinn/Verlust lt. Bilanz ungleich Ergebnis lt. GuV (lfd. Jahr) ist.
Mögliche Gründe dafür und Lösungswege sind folgende:
- Der Gewinn oder Verlust wurde nicht (vollständig) verbucht. Bitte verbuchen Sie den Gewinn oder Verlust nochmals neu.
- Das Konto Gewinnvortrag oder Verlustvortrag ist nicht in die Kontogruppe "Gewinn-/Verlustvortrag" gegliedert, sondern direkt unter "Jahresgewinn/-verlust".
Um dieses Problem zu lösen, gliedern Sie das Konto entsprechend um. - Der Jahresgewinn bzw. -verlust ist mit dem Gewinn- bzw. Verlustvortrag auf einem gemeinsamen Konto gebucht.
In diesem Fall buchen Sie dies bitte auf zwei Konten und gliedern Sie diese entsprechend.
Hier ein Screenshot der korrekten Kontenzuordnung von den Jahresgewinn/-verlustkonten sowie von den Gewinn-/Verlustvortragskonten:
Hilfreiche Tipps zu anderen Fehlern in Ihren Auswertungen finden Sie in unserem Hilfedokument Bilanzsummendifferenz und andere Fehler in der Auswertung.
Ausdrucksvorschau
Über das Burger-Menü im Bereich "Layout" kann die Ausdrucksvorschau hinzugefügt werden.
Dadurch wird im rechten Fensterbereich ein Reiter "Dokumentenvorschau" eingeblendet, wo man den Ausdruck sehen und kontrollieren kann, ohne auf "Drucken" zu klicken:
Grafische Darstellung der Abweichung
Es besteht die Möglichkeit, die Darstellung von Auswertungen mit grafischen Informationen zu erweitern. Fügen Sie dazu in der jeweiligen Auswertung folgende Spalten ein:
- Abweichung LJ/VJ
- Abweichung % LJ/VJ
Abweichung LJ/VJ
Die Darstellung ist wie folgt zu verstehen:
In dieser Spalte wird mittig ein Strich dargestellt. Je nach Wertentwicklung werden die Balken bei positiven Entwicklungen mit einem Plus und einem Balken nach rechts dargestellt und im gegenteiligen Fall bei negativen Entwicklungen mit einem Minus und einem Balken nach links dargestellt. Im Bereich der Aktiva und Passiva wird der Balken in grauer Farbe, im Bereich der Gewinn- und Verlustrechung in grüner bzw. roter Farbe dargestellt. Die Werte der Abweichung LJ/VJ werden in Tausendern dargestellt.
Abweichung % LJ/VJ
Die Darstellung ist wie folgt zu verstehen:
In dieser Spalte wird mittig ein Strich dargestellt. Je nach prozentueller Entwicklung werden die Balken bei positiven Entwicklungen mit einem Plus und einem Balken nach rechts dargestellt und im gegenteiligen Fall bei negativen Entwicklungen mit einem Minus und einem Balken nach links dargestellt. Im Bereich der Aktiva und Passiva wird der Balken in grauer Farbe, im Bereich der Gewinn- und Verlustrechung in grüner bzw. roter Farbe dargestellt.
Bei der prozentuellen Darstellung gibt es noch eine weitere Besonderheit: Beträgt der Prozentsatz mehr als 150, so wird dieser als Pfeil dargestellt. Dieser deutet auf einen viel höheren Wert als in der jeweiligen Spaltenbreite grafisch dargestellt, so wie bei diesem Beispiel:
In beiden Fällen passt sich die Spaltenbreite immer automatisch an.
Auswertung für BMD Com freischalten
Über die Auswertungsübersicht können Sie als Steuerberater/in die Bilanzauswertung für Ihre Klient/innen in BMD Com freigeben. Klicken Sie auf die jeweilige Auswertung im Fensterbereich "Auswertungsarten" mit der rechten Maustaste und wählen Sie anschließend die Funktion "Für Mandant in BMD Com freigeben".
Die Auswertung ist somit freigeschaltet (nachvollziehbar durch das Häkchen, das nun links neben der Funktion "Für Mandant in BMD Com freigeben" angezeigt wird).
Um die Freischaltung wieder rückgängig zu machen, wählen Sie nochmals die gleiche Funktion. Anschließend wird die Freigabe zurückgesetzt und das Häkchen nicht mehr angezeigt.
Die Auswertung ist ab der Freigabe für den Klienten bzw. die Klientin über BMD Com im Bereich "Bilanz" ersichtlich und kann ähnlich wie im Auswertungsprogramm mit einem Doppelklick eine Ebene tiefer geöffnet werden. Ebenfalls kann rechts oben über die Combobox die Originalsprache bzw. allgemein die Überschriftenebene der Darstellung eingestellt werden.
Folgende Auswertungen können für Klienten über BMD Com freigegeben werden:
Für Österreich
- Bilanz und GuV gemäß UGB (Schema 301)
- Einnahmen-Ausgabenrechnung (Schema 305)
- Einnahmen-Ausgabenrechnung (detailliert) (Schema 315)
- Überschussrechnung (Schema 304)
Für Schweiz 
- Bilanz und ER gemäss OR (Schema 401)
- Bilanz und ER "hotelleriesuisse" (Schema 421)
- Bilanz und ER Personalvorsorgestiftungen PVE (Schema 411)
Für Deutschland 
- Bilanz und GuV nach HGB (Schema 501)
- Bilanz und GuV nach HGB (mit Rohergebnis) (Schema 504)
- Bilanz und GuV von Wohnungsunternehmen (Schema 511)
- Bilanz und GuV nach Steuerrecht (Schema 521)
- Bilanz und GuV für Kleinstkapitalgesellschaften (Schema 530)
- Bilanz und Einnahmen-Überschussrechnung Verein (Schema 531)
- Bilanz und GuV Soziale Einrichtungen nach PBV (Schema 545)
- Einnahmenüberschussrechnung (Schema 507)
- Einnahmenüberschussrechnung analog Steuererklärung (Schema 505)
Hinweis
| Die Freigabe der Auswertungen für BMD Com kann alternativ auch über eine eigene Tätigkeit in der Checkliste erfolgen. Wie eine Tätigkeit ergänzt werden kann, können Sie unter Checklisten für Bilanzierung anpassen nachlesen. Für die Funktion "Für Mandant in BMD Com freigeben" gibt es eine eigene Berechtigung. Damit Sie die Auswertungen für BMD Com freigeben können, schalten Sie folgende Berechtigung frei:
Weitere Informationen können Sie unserem Hilfedokument BMD Com - BILANZ unter Bilanzauswertung in BMD Com ansehen entnehmen. |
Gliederungsbaum
Über das Burger-Menü im Bereich "Layout" kann zudem der Gliederungsbaum eingeblendet werden:
Auf diese Weise kann direkt im Reiter "Gliederungsbaum" kontrolliert werden, welche Konten unter welchen Überschriften gegliedert sind.
Ein Umgliedern der Konten oder auch ein Bearbeiten der Überschriften ist in dieser Ansicht aber nicht möglich.
Hinweis
| Grundsätzlich sind Layoutänderungen immer userspezifisch. Mit "Administration" kann man allerdings ein Layout als Standard speichern, damit alle User die gleichen Layouteinstellungen haben. Klicken Sie dazu im Burger-Menü auf Administration → Administration starten:  Nun können Sie vorgenommene Änderungen für alle NTCS User speichern, indem Sie auf "Layout als Standard speichern" klicken:  |
Fixierung der Überschriftenebene
In der Auswertungsübersicht werden die Überschriften der einzelnen Auswertungen standardmäßig kompakt angezeigt. Deshalb ist die Combobox im rechten Fensterbereich auf "Überschriften kompakt" voreingestellt:
Möchten Sie diese Standardeinstellung ändern, da Sie bspw. immer alle Überschriften und Konten in der Auswertungsübersicht sehen möchten, gibt es hierfür einen eigenen BILANZ Parameter.
Wechseln Sie dafür zu BIL → Stammdaten → BILANZ Parameter.
BIL → Stammdaten → BILANZ Parameter.Wählen Sie im linken Fensterbereich 1 Bilanzierung → 7 Auswertungen. Im rechten Fensterbereich können Sie anschließend unter "Vorbelegung Filterung in Auswertungsübersicht" die gewünschte Ausprägung der Überschriftenebene festlegen.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen dabei zur Verfügung:
- 0 - Überschriften kompakt (Standard)
- 1 - Alle Überschriften
- 2 - Überschriften und Konten kompakt
- 3 - Alle Überschriften und Konten
Beim Öffnen der Auswertungsübersicht wird die Combobox für die Überschriftenebene automatisch gemäß der hinterlegten Parametereinstellung vorausgewählt. Sie müssen somit die gewünschte Auswahl der Überschriftenebene nicht bei jedem Einstieg erneut anpassen.
