Auswertungsbezogene Umbuchungen
Allgemeine Informationen
Bei den NTCS Umbuchungen können Buchungen erfasst werden, die für die Bilanzerstellung notwendig sind. Diese Buchungen betreffen lediglich das Bilanzprojekt und werden nicht in die Buchhaltung übernommen. Somit werden diese Buchungen auch nicht als EB-Übertrag bei einer Jahresübernahme in der FIBU berücksichtigt.
Beispiele für die Nutzung einer NTCS Umbuchung bzw. einer auswertungsbezogenen Umbuchung können unter anderem folgende sein:
- Darstellung unter einer anderen Gliederungsposition oder unter einer anderen Kontonummer
- Umbuchung für den Konzern
- Umbuchung nur für die Geldflussrechnung (z. B. Trennung in cash-wirksame und cash-unwirksame Buchung)
- Umbuchungen, wenn keine BMD FIBU existiert (z. B. Wirtschaftsprüfer, der nur Saldenimport macht)
Aufgerufen werden kann die Funktion "Umbuchungen" entweder über die Auswertungsübersicht oder im Auswertungs-Showprogramm unter "Funktionen".
Anschließend können Sie die Umbuchung mit der Funktion F5 (Neu) oder mit dem Plussymbol (+) anlegen.
Grundsätzlich wird jede neue Umbuchung für alle Auswertungen angelegt. Es ist aber möglich eine Umbuchung nur in einer einzelnen Auswertung berücksichtigen zu lassen. Ein Beispiel dafür wäre eine Korrekturbuchung für die Geldflussrechnung.
Um das zu erreichen, hinterlegen Sie bei der Umbuchung im Feld 4 "Gliederungsschema" die entsprechende Nummer:
Die Vorgehensweise bei Periodenbuchungen wird anhand des unten angeführten Beispiels beschrieben:
Beispiel
 | Unterjährige Abschreibung soll für Periodenauswertungen eingebucht werden. Allerdings wird die tatsächliche Abschreibung zum Jahresende als Bilanzbuchung gebucht. Das bedeutet: Die Umbuchung ist nur gültig für Auswertungen mit Periode 1 bis 12 – monatlich € 1.000,00 im aktuellen Jahr, € 900,00 im Vorjahr. |
Effekte:
- Bei der Zwischenbilanz/-auswertung (Schalter „Jahressalden Nein“ beim Aufbereiten) im März werden € 3.000,00, im Juni € 6.000,00 und im September € 9.000,00 mitgerechnet. Im Vorjahr wird natürlich auch entsprechend gerechnet, z. B. im März € 2.700,00.
- Bei einer späteren Jahresauswertung (Schalter „Jahressalden Ja“ beim Aufbereiten) werden Buchungen mit Periode nicht mehr berücksichtigt, sehr wohl aber bei unterjährigen Auswertungen im Folgejahr:
Um die Rückstellungen für die unterjährige Periodenauswertung einzubuchen, erfassen Sie den Betrag und die Perioden. Für die aufbereiteten Buchungsperioden wird die Rückstellung automatisch gebucht. Wenn im Anschluss mit Jahressalden aufbereitet wird, werden diese Buchungen nicht mitgerechnet.
Genauso wird auch die Gewinn-/Verlustbuchung für unterjährige Periodenauswertungen erfasst. Die Gewinn-/Verlustbuchung wird für die eingegebene von/bis Buchungsperiode automatisch erstellt. Wenn dann mit Jahressalden aufbereitet wird, werden diese Buchungen nicht mitgerechnet.
Bei einer Buchung mit Saldo-Kennzeichen ist es nicht immer erforderlich einen Betrag zu erfassen. D. h. bei Zwischenauswertungen kann eine Buchung für den Gewinn bzw. Verlust erfasst werden und es wird dann immer der entsprechende Betrag verbucht.
Folgende Beispiele von unterschiedlichen Saldo-Kennzeichen gibt es:
- eingegebener Betrag
- Saldo des Sollkontos
- Saldo des Habenkontos
- Summe der kreditorischen Debitoren
- Summe der debitorischen Kreditoren
- Gewinn lt. Bilanz
- Verlust lt. Bilanz
- Ergebnis lt. Bilanz (Gewinn oder Verlust)
Buchung mit "eingegebenem Betrag"
Wird mit Saldo-Kennzeichen "eingegebener Betrag" eine Buchung erstellt, ist der Betrag manuell im Feld "Betrag lfd. Jahr" zu erfassen.
Soll die Buchung auch für das Vorjahr erstellt werden, ist der Betrag im Feld "Betrag 1.Vorjahr" zu erfassen.
Wird ein Betrag im Feld "Betrag 1.Vorjahr" eingegeben, bekommen Sie folgende Abfrage:
Die Anpassung erfolgt nur für die Vorjahreswerte in der laufenden Buchhaltung. Die Vorjahresbuchhaltung und die Auswertungen im Vorjahr werden durch diese Buchung nicht verändert.
Buchung mit "Saldo des Soll Kontos" oder "Saldo des Haben Kontos"
Ebenso wie bei den Einzelbuchhaltungen können auch im Konzern Umbuchungen mit Saldokennzeichen „Saldo des Soll-Kontos“ bzw. „Saldo des Haben-Kontos“ erstellt werden. Dies hilft beispielsweise bei den Umbuchungen von Verrechnungskonten, da der Betrag nicht jedes Jahr manuell erfasst werden muss.
Voraussetzung dafür ist, dass die Konten in der FIBU angelegt wurden, damit man beim Erstellen der Umbuchung Zugriff darauf hat.
Das Programm addiert dabei z. B. bei "Saldo des Haben-Kontos" alle Konten mit der genannten Kontonummer auf und bucht die Summe der Konten aus den Detail-Fibus um.
Das Programm addiert dabei z. B. bei "Saldo des Haben-Kontos" alle Konten mit der genannten Kontonummer auf und bucht die Summe der Konten aus den Detail-Fibus um.
Buchung "Summe der kreditorischen Debitoren" oder "Summe der debitorischen Kreditoren"
Mit Hilfe der auswertungsbezogenen Umbuchungen können Sie auch kreditorische Debitoren bzw. debitorische Kreditoren umbuchen.
Folgende Konten stehen Ihnen dafür in unserem Standardkontenrahmen zur Verfügung:
- 2360 Zufallsguthaben Lieferanten
- 3690 Zufallsguthaben Kunden
Die Konten können aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden, indem Sie die Konten im Paket FIBU → Stammdaten → Konten aufrufen und dann in der Menüleiste die Funktion "Standardkontenrahmen übernehmen" wählen. Im folgenden Fenster können Sie auf der linken Seite die Konten suchen und dann mit dem Pfeil nach rechts schieben.
Wird in der OP-Liste ein kreditorischer Debitor ausgewiesen, kann dies in den auswertungsbezogenen Umbuchungen in der Bilanz umgebucht werden.
Dazu legen Sie mit "F5" oder dem Symbol "+" eine neue Umbuchung an, geben die Konten ein und hinterlegen als Saldo Kennzeichen "Summe der kreditorischen Debitoren".
In der Bilanz wird das Konto "Zufallsguthaben Kunden" unter den sonstigen Verbindlichkeiten ausgewiesen.
Bei debitorischen Kreditoren erfassen Sie auch mit "F5" oder dem Plussymbol eine auswertungsbezogene Umbuchung, Sie geben die Konten ein und hinterlegen als Saldo-Kennzeichen "Summe der debitorischen Kreditoren". Das Programm bucht nun die Guthaben der Lieferanten auf das Konto 2360 um.
Am Ausdruck der OP-Liste kann kontrolliert werden, in welcher Höhe der Guthabensaldo ausgewiesen wird.
In der Bilanz wird das Konto "Zufallsguthaben Lieferanten" unter den sonstigen Forderungen dargestellt.
Hinweis
 | Sollten Sie eine sehr umfangreiche Buchhaltung führen, empfehlen wir, die Umbuchung der kreditorischen Debitoren bzw. debitorischen Kreditoren nicht im Rahmen der auswertungsbezogenen Umbuchungen vorzunehmen. Bei der Bilanzaufbereitung werden alle offenen Posten durchsucht und miteinander verrechnet. Bei einer großen Datenmenge kann dieser Prozess deutlich länger dauern und zu einer spürbaren Beeinträchtigung der Performance führen. Wir empfehlen daher, die entsprechenden Umbuchungen bei umfangreichen Buchhaltungen manuell durchzuführen. |
Buchung mit "Gewinn laut Bilanz" oder "Verlust laut Bilanz"
Beim Saldo-Kennzeichen "Gewinn laut Bilanz" oder Verlust laut Bilanz" wird jeweils separat der Gewinn/Verlust auf ein eigenes Konto gebucht. Der Gewinn/Verlust wird automatisch ermittelt.
Buchung mit Ergebnis lt. Bilanz (Gewinn oder Verlust)
Das Ergebnis wird immer auf das gleiche Konto gebucht. Der Betrag wird mit +/- dargestellt.
Überleitungsbuchungen
Überleitungsbuchungen können im Bereich der Konsolidierung verwendet werden. Sie können beim Aufbereiten entscheiden, ob diese Buchungen berücksichtigt werden sollen, oder nicht (z. B. Im Einzelabschluss soll diese Buchung nicht berücksichtigt werden, im Konzernabschluss schon). Dazu wählen Sie in der Umbuchung das Feld "Ist Überleitungsbuchung" aus.
Beim Neuaufbereiten einer Auswertung muss am Reiter "Erweitert" das Feld "Mit Überleitungsbuchungen" aktiviert werden:
Weitere Informationen zum Konzernabschluss finden Sie in der Doku Bilanz-Konsolidierung: Vom Einzelabschluss zum Konzernabschluss.
Vorjahreswerte verändern
Mittels einer Umbuchung können auch die Vorjahreswerte in einer Auswertung verändert werden, ohne die tatsächliche Vorjahresbilanz zu berühren. Dazu gibt man bei einer Buchung den Betrag 1. Vorjahr ein.
Wenn ein Wert im Feld 8 (Betrag 1. Vorjahr) erfasst wird, erfolgt diese Abfrage: "Sie haben einen Vorjahresbetrag angegeben. Sollen dadurch die Vorjahresvergleichswerte in Auswertungen angepasst werden?"
Wenn Sie "Anpassen" wählen, wird automatisch im Feld 39 (Vorjahreswerte berücksichtigen) "Ja" angezeigt.
Nun wird diese Buchung beim Aufbereiten von Auswertungen beim Vorjahresvergleich berücksichtigt. In der echten (abgeschlossenen) Vorjahresbuchhaltung ändert sich dadurch natürlich nichts.
Hinweis
| Hat die hier erfasste Umbuchung eine Relevanz für die Spiegelwerte, so können auch die Speicherwerte für den Vorjahresspiegel bearbeitet werden. Schalten Sie dazu im betroffenen Spiegel rechts auf die erfassten Speicherwerte um und korrigieren/ergänzen hier dann die Aufteilung bzw. Fristigkeit. Der ursprüngliche VJ-Spiegel bleibt dadurch in der VJ-Buchhaltung unberührt.  |
Im Rahmen der Jahresübernahme der Bilanz bzw. des Bilanzprojektes (siehe Jahresübernahme Bilanz mit Assistenten) besteht die Möglichkeit sämtliche auswertungsbezogenen Umbuchungen in das neue Jahr zu übertragen.
Bei den auswertungsbezogenen Umbuchungen hinsichtich der Darstellung der Vorjahres-Beträge greift dabei folgende Programmlogik:
Beispiel
| Ich erfasse im Jahr 2024 eine auswertungsbezogene Umbuchung:  Durch die Jahresübernahme von 2024 auf 2025 wird diese Umbuchung in das neue Jahr übernommen. Die Umbuchung wird allerdings hellgrau dargestellt und ist somit nicht aktiv. In der Spalte bzw. im Feld "VJ berücksichtigen" ist kein Häkchen gesetzt:  Haben Sie in Ihren FIBU-Stammdaten für Ihre laufende Fibu 2025 die Vorjahres-Fibu 2024 verknüpft, passt diese Umbuchung. Das System übernimmt |
Jahresübernahme der auswertungsbezogenen Umbuchungen
Im Rahmen der Jahresübernahme der Bilanz bzw. des Bilanzprojektes (siehe Jahresübernahme Bilanz mit Assistenten) besteht die Möglichkeit, sämtliche auswertungsbezogenen Umbuchungen in das neue Jahr zu übertragen.
Bei den auswertungsbezogenen Umbuchungen greift dabei folgende Programmlogik:
Beispiel
| Im Jahr 2024 wird eine auswertungsbezogene Umbuchung erfasst: Durch die Jahresübernahme Ihrer Bilanz von 2024 auf 2025 wird diese Umbuchung in das neue Jahr übernommen. Die Umbuchung wird zunächst im neuen Jahr im Fenster "Umbuchungen" hellgrau dargestellt und ist somit nicht aktiv.  Im Fensterbereich "Umbuchung" können Sie erkennen, dass das Feld "Inaktiv" auf Ja gesetzt ist. Zudem ist das Feld "Vorjahreswerte berücksichtigen" auf "Nein" gestellt.  Haben Sie in Ihren Fibu-Stammdaten für Ihre Fibu 2025 die Vorjahres-Fibu 2024 verknüpft, passt diese Umbuchung. Das System greift für die Darstellung der Vorjahreswerte 2024 auf die Vorjahresauswertung zu, welche die auswertungsbezogene Umbuchung beinhaltet. Haben Sie keine Vorjahres-Fibu verknüpft und benötigen Sie die auswertungsbezogene Umbuchung für das Vorjahr, müssen Sie im Feld "Vorjahreswerte berücksichtigen" ein Häkchen setzen und das Feld "Inaktiv" auf "Nein setzen". Die Umbuchung wird im Anschluss fett dargestellt. Möchten Sie zugleich für das laufende Jahr 2025 dieselbe Umbuchung vornehmen, müssen Sie im Feld "Betrag lfd. Jahr" den gewünschten Betrag erfassen. Kontrollieren Sie zudem, dass das Feld "Inaktiv" auf "Nein" gesetzt ist. Die Umbuchung wird somit schwarz dargestellt und greift für Ihre laufende Auswertung. |
Hinweis
| Wenn Sie regelmäßig mit auswertungsbezogenen Umbuchungen arbeiten, empfehlen wir, die Umbuchungen im Rahmen der Jahresübernahme der Bilanz zu übernehmen. Im laufenden Jahr können Sie diese bei Bedarf dann verändern oder gegebenenfalls auch löschen. |
Buchungen können auch aus einer CSV-Datei importiert werden. Diese Funktion befindet sich im Menü unter Extras → Textdatei importieren - Bilanzumbuchungen oder Textdatei exportieren - Bilanzumbuchungen:
Im Feld "Importdatei" kann nun mit dem F4-Symbol 
die Datei ausgewählt werden. Ist im CSV-File eine Überschriftenzeile enthalten, muss im Feld "Erste Zeile ignorieren" ein Häkchen gesetzt werden.
die Datei ausgewählt werden. Ist im CSV-File eine Überschriftenzeile enthalten, muss im Feld "Erste Zeile ignorieren" ein Häkchen gesetzt werden.
Die CSV-Datei könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen und folgende Spalten enthalten:
- Soll
- Haben
- Buchungstext
- lfd. Jahr
- Betrag 1. Vorjahr
Stimmt die Feldauswahl der Spalten im Vorschaufenster nicht mit der CSV-Datei überein, so kann diese folgendermaßen angepasst werden.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Spalte → Spalte austauschen bzw. Spalte hinzufügen
Wählen Sie die benötigte Überschrift aus:
Stimmen die Spalten mit den Inhalten der CSV-Datei überein, kann der Import mit OK gestartet werden.
Vorjahresbetrag übernehmen
Im Menü unter "Vorjahresbetrag übernehmen" besteht die Möglichkeit, automatisch bei der markierten Buchung den Vorjahresbetrag in das laufende Jahr zu übernehmen. Fehlt diese Funktion in Ihrer Menüleiste, können Sie diese über das Burger-Menü hinzufügen:
Darstellung im Bericht als vorgefertigte Tabelle
Die auswertungsbezogenen Umbuchungen können in einem Bilanzbericht als vorgefertigte Tabelle eingefügt werden.
Vorgefertigte Tabellen sind vordefinierte Tabellen, welche nur im Rahmen der dafür vorgesehenen Einstellungen abgeändert werden können. Die Inhalte der vorgefertigten Tabellen werden automatisch aktualisiert.
Im Bericht sind vorgefertigte Tabellen unter anderem an der gelben Hinterlegung erkennbar.
Um auswertungsbezogene Umbuchungen in den Bericht als vorgefertigte Tabelle einzufügen, wählen Sie in der Menüleiste im Bericht am Reiter Tabelle die Funktion "vorgefertigte Tabelle" aus.
Im Anschluss wählen Sie den Tabellenbaustein "Umbuchungen" im Ordner Konten aus.
Im darauffolgenden Fenster können Sie die Tabelleneigenschaften definieren:
Folgende Einstellungen sind dabei möglich:
| Gliederungstext | Es sollen nur jene Umbuchungen des ausgewählten Gliederungstextes angezeigt werden. |
| Umbuchungen aus FIBU | Es sollen Bilanzbuchungen aus der FIBU angeführt werden. |
| Umbuchungen aus Bilanz | Es sollen auswertungsbezogene Umbuchungen aus der Bilanz angeführt werden. |
| Notizen | Notizen, welche beim Buchen in der FIBU erfasst worden sind, werden angezeigt. |
| Vorjahresbuchungen | Es sollen die Vorjahresbuchungen angezeigt werden. |
| Gliederungsschema | Es sollen jene auswertungsbezogenen Umbuchungen, welche zu einem Gliederungsschema erfasst worden sind, angezeigt werden. Bleibt dieses Feld leer, dann werden nur jene Umbuchungen angezeigt, die zu keinem bestimmten Gliederungsschema erfasst worden sind. |
| Schriftart | Auswahl der Schriftart in der Tabelle. |
| Schriftgröße | Auswahl der Schriftgröße in der Tabelle. |
| Feldbezeichnung anzeigen | Feldbezeichnungen (Spaltenüberschriften in der Tabelle) können angezeigt werden. |
| Rahmen anzeigen | Rahmen der vorgefertigten Tabelle anzeigen. |
| Spalteneinstellungen | Mit F8 können Sie die Spalten auswählen und deren Reihenfolge bestimmen. |
Sie können jederzeit die Tabelleneigenschaften mit der rechten Maustaste wieder aufrufen.
Beispiel
|  Die dargestellte Tabelle zeigt eine Umbuchung aus der FIBU, erkennbar an der Belegnummer, mit der dazugehörigen Notiz sowie eine auswertungsbezogene Umbuchung in der Bilanz ohne Vorjahresbuchungen. Feldbezeichnung und Rahmen sind eingeblendet. |
Ausdruck der Umbuchungsliste
Die projektbezogenen Umbuchungen können auch in einer Umbuchungsliste ausgedruckt werden.
Dafür öffnen Sie die projektbezogenen Umbuchungen und wählen in den "weiteren Funktionen" (drei schwarze Punkte untereinander) → Bildschirmliste - Bilanzumbuchungen → Bildschirmliste - Bilanzumbuchungen
Im folgenden Fenster können Sie die Ausrichtung, Schriftgröße usw. ändern und mit Vorschau (F2) die Druckvorschau der Umbuchungsliste starten:
