1. Allgemeines

Die NTCS unterstützt Sie beim Jahresabschluss, indem Sie Kontensalden bzw. eine komplette Saldenliste aus einer Exceldatei importieren können. Dieser Vorgang ist besonders nützlich, wenn in Ihrer NTCS FIBU noch keine Daten vorhanden sind und die Buchhaltung in einer anderen Anwendung geführt wird.

Für den Import sind einige Aspekte zu beachten, welche in den nachfolgenden Kapiteln näher beschrieben werden.

2. Vorbereitung in MS-Excel

Für den Import wird eine Exceltabelle mit den entsprechenden Kontensalden benötigt. Tragen Sie die Daten dazu spaltenweise in eine Exceltabelle ein.

Mindestens erforderliche Daten bzw. Spalten sind folgende:

Kto-Nr. (numerisches Feld)
Bezeichnung (Wichtig! Im Feld Bezeichnung dürfen keine „“ und ; enthalten sein!)
Kontenart (1 = Aktiv, 2 = Passiv, 3 = Aufwand, 4 = Ertrag)
Soll
Haben

Nach der Fertigstellung wählen Sie "Speichern unter" und speichern Sie die Exceldatei im Format CSV (Trennzeichen getrennt).

Hinweis

Statt Soll- und Haben-Salden getrennt, können die Haben-Salden auch in der Soll-Spalte mit „-“ (Minus) importiert werden.

Im Fenster für den Import müssen Sie dabei am Reiter "Salden/Buchungen" die Checkbox "Minus in Spalte Haben automatisch setzen" auf "Nein" stellen.

Die allgemeine Durchführung des Imports können Sie unter Import der Saldenliste nachlesen.

Mit dem Import können auch Vorjahreswerte mitimportiert werden. Dabei stehen Ihnen Felder bis zum 4. Vorjahr zur Verfügung.

Falls Sie Vorjahreswerte importieren möchten, ergänzen Sie dazu in Ihrer Exceldatei die gewünschten Spalten:

Saldo 1. Vorjahr
Saldo 2. Vorjahr
Saldo 3. Vorjahr
Saldo 4. Vorjahr

3. Import der Saldenliste

Der Import der gewünschten Salden erfolgt im Fenster "Konten".

In der Projektvorlage 120 "BMD Abschluss-Navigator" gibt es dafür eine eigene Tätigkeit "Kontenstammdaten (Saldenliste Sachkonten)", die Sie nutzen können:

Alternativ können Sie außerhalb Ihres Bilanzprojektes die Kontenstammdaten aufrufen:

FIBU → Stammdaten → Konten

Wählen Sie im Fenster "Konten" anschließend in der Menüleiste unter "Import/Export" die Funktion "Sachkonten importieren":

Es öffnet sich im Anschluss das Fenster für den Import, wo diverse Einstellungen vorgenommen werden können.

3.1. Allgemeine Importeinstellungen

Am Reiter "Allgemein" sind nachstehende Felder zu befüllen:

Importmodell für Kontenimport	Hinterlegen Sie hier mit F4 bzw. durch Klick auf den blauen Pfeil das gewünschte Importmodell. Ist auf der betreffenden Fibu noch kein Modell angelegt, wird automatisch ein allgemeines Standardmodell angelegt bzw. vorgeschlagen. Falls bereits ein Fibu-bezogenes Modell angelegt wurde, wird dies auch automatisch vorgeschlagen.
Importdatei	Wählen Sie in diesem Feld mit F4 bzw. durch Klick auf den blauen Pfeil Ihre vorbereitete Importdatei (Format: .csv) aus. (siehe Vorbereitung in MS-Excel).

Nach Auswahl der Importdatei wird automatisch die Vorschau der zu importierenden Daten angezeigt.

Achtung!

Die in der Vorschau angezeigten Spaltenüberschriften müssen dem Inhalt und der Reihenfolge nach unbedingt 1:1 mit dem Inhalt der zu importierenden Datei übereinstimmen! Falls dies nicht der Fall ist, erkennt das System die Spalten nicht korrekt und kennzeichnet im Vorschaufenster die betreffenden Spalten mit einem roten Kreuz.

Zur Korrektur kann die Feldauswahl mit einem rechten Mausklick in die Überschriftenzeile im Vorschaufenster → Feldauswahl → Bearbeiten an die Datei angepasst werden. Danach können Sie die Feldauswahl userbezogen oder allgemein mittels "Speichern unter" mit einem Namen versehen und beim nächsten Import wieder aufrufen.

Wenn die Reihenfolge und Anzahl der Felder in der Vorschau mit den Spalten im CSV-File übereinstimmen, können Sie den Import durch Bestätigen mit "OK" ausführen.

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3.2. Salden/Buchungen

Den Reiter "Salden/Buchungen" benötigen Sie, wenn Sie nicht nur Salden importieren, sondern mit dem Import gleichzeitig Saldenbuchungen (NTCS FIBU) erzeugen möchten.

Im Bereich "Buchungen" finden Sie eine Reihe von notwendigen Feldern, die für die Erzeugung der Buchungen notwendig sind wie Buchungssymbol, Monat, Gegenkonto, Belegnummer und Buchungstext.

Weitere Informationen finden Sie unter Import von Salden.

3.3. Import mit Fremdreferenzkonten

Arbeiten Sie in der NTCS mit BMD Standardkontenrahmen und Ihr Klient mit anderen Kontonummern, so können Sie die Saldenliste des Klienten mit Hilfe der Fremdreferenzkonten importieren.

Dafür müssen Sie in der Saldenliste unter

FIBU → Stammdaten → Konten in der Spalte "Fremd-Referenzkonto" die Kontonummern des Klienten hinterlegen:

Die zu importierende CSV-Datei muss die Fremd-Referenzkonten ebenfalls enthalten:

Beim Import der Salden muss schließlich die Spalte "Kto-Nr" mit der Spalte "Fremd-Referenzkonto" ausgetauscht werden. Klicken Sie dafür im Vorschaufenster mit der rechten Maustaste auf die Überschrift "Kto-Nr" und wählen "Spalte austauschen".