Import Sachkonten variabel
Grundlegende Informationen zum Import Sachkonten variabel finden Sie unter Sachkonten importieren.In diesem Fenster können Einstellungen für den variablen Import von Sachkonten vorgenommen werden.
Einspielvorgang
Der Aufruf des Imports erfolgt unter FIBU → Stammdaten → Konten → Import/Export → Sachkonten importieren.
Beschreibung der Importfensterfelder
Reiter Allgemein
Im Startfenster sind das Modell und die Importdatei anzugeben.
Ist auf der betreffenden FIBU noch kein Modell angelegt, wird automatisch ein allgemeines Standardmodell angelegt bzw. vorgeschlagen. Falls bereits ein fibubezogenes Modell angelegt wurde, wird dies auch automatisch vorgeschlagen.
Nach Auswahl der Importdatei wird automatisch die Vorschau der zu importierenden Daten angezeigt.
Hinweis
 | Bitte kontrollieren Sie die Datei mittels dem Button "Prüfung Dateistruktur"! |
Im Vorschauteil des Fensters wird kontrolliert, ob die Spalten der Datei mit den Feldern der Sachkonten übereinstimmen.
Welche Konten angelegt werden, wird im unteren Teil vom Fenster mit einem Hinweis von den Parametereinstellung der Kontenanlage angezeigt.
Möchten Sie keine Zuordnungsdatei verwenden, passen Sie bitte die Feldauswahl mittels rechter Maustaste in der Überschriftenzeile der Vorschau an die Importdatei an!
Im Vorschauteil des Fensters treffen Sie die Entscheidung über die Reihung der Importfelder. Sie können in der Überschriftenzeile mit der rechten Maustaste → Spalte hinzufügen/Spalte ausblenden die Feldauswahl individuell einstellen. Alle verfügbaren Felder sind mit der rechten Maustaste auswählbar.
Hinweis
| Achtung! Die in der Vorschau angezeigten Spaltenüberschriften müssen dem Inhalt und der Reihenfolge nach unbedingt 1:1 mit dem Inhalt der zu importierenden Datei übereinstimmen! Die Feldauswahl kann mit einem rechten Mausklick in die Überschriftenzeile im Vorschaufenster → Feldauswahl → Bearbeiten an die Datei angepasst werden. Danach können Sie die Feldauswahl userbezogen oder allgemein mittels "Speichern unter" mit einem Namen versehen und beim nächsten Import wieder aufrufen. |
Import von Salden
Aufbau
Grundsätze
Über den Reiter Salden/Buchungen können beim Import von Sachkonten auch Saldenbuchungen erzeugt werden. Diese Variante wird beispielsweise dann benötigt, wenn in dieser FIBU weitergebucht wird, oder die Bilanzbuchungen in dieser FIBU erfasst werden.
Salden können auch auf bereits bestehende Sachkonten dazu importiert werden.
Wird in einer Buchhaltung zum Beispiel ab einem Stichtag in BMD gebucht und die Salden der bisherigen Monate sollen für Auswertungen zur Verfügung stehen, können diese als Information mit importiert werden. Es besteht auch die Möglichkeit, monatlich die Salden zu importieren.
Ein Saldenimport ist nur dann möglich, wenn in der Buchhaltung
- noch keine Buchungen bzw.
- nur Sachkontenbuchungen
- mit dem gleichen Buchungssymbol (wie beim Import) vorhanden sind.
Dazu erhalten Sie beim Import einen entsprechenden Hinweis.
Sind vor dem Import Salden auf Sachkonten vorhanden, werden diese vor dem Import gelöscht:
Sind in der Buchhaltung bereits Buchungen vorhanden und in der Importdatei auch Vorjahressalden enthalten, werden weder die Salden, noch die Stammdaten importiert:
Aufbau der Datei im Excel:
Darstellung im Editor:
Darstellung im Importfenster Reiter "Allgemein":
Darstellung im Importfenster Reiter "Salden/Buchungen":
Vorschau der Buchungen:
Hinweis
| Ein Bearbeiten der Buchungen ist hier nicht möglich. Das Bearbeiten der Buchungen ist nur über den klassischen Import von Buchungen vorgesehen. |
Nach dem Import im Journal:
Nach dem Import unter Stammdaten→ Konten:
Für die Erzeugung von Saldenbuchungen in einer bestimmten Periode sind die Felder "Soll" oder "Haben" (inklusive Angabe eines Buchungskreises oder Monats) erforderlich. Sind die Felder "Soll" und "Haben" befüllt, so werden beim Import zwei getrennte Buchungen erzeugt.
Hinweis
| Statt Soll und Haben getrennt, können die Haben-Salden in der Soll-Spalte mit "-" (Minus) importiert werden. Folgende Einstellung ist in diesem Fall unter Salden/Buchungen auszuwählen:  |
Für die Erzeugung von monatlichen Saldenbuchungen sind die entsprechenden "Monatssaldo"-Felder (der Buchungskreis oder der Monat wird automatisch ermittelt) erforderlich.
Beim Erzeugen von Buchungen dürfen die Felder "Soll" oder "Haben" und "Monatssaldo" nicht gemeinsam in der Datei vorhanden sein. Sind diese gemeinsam in der Datei, so können keine Saldenbuchungen erzeugt werden.
Zusätzlich zu den laufenden Saldenbuchungen können auch noch EB- und Bilanzsaldenbuchungen erzeugt werden.
Für die EB-Saldobuchung ist das Feld "EB-Soll" oder "EB-Haben" erforderlich.
Für die Bilanzbuchung ist das Feld "Saldo Bilanz" notwendig.
Einspielvorgang
Minus in der Spalte Haben automatisch setzen | Wenn in der Datei die Beträge in der Spalte "Haben" kein Vorzeichen haben, kann es mit diesem Feld automatisch hinzugefügt werden. |
EB-Saldo ist im 1. Monatssaldo des WJ enthalten | Wenn das Wirtschaftsjahr z. B. im Jänner beginnt, kann in diesem Feld bekanntgegeben werden, ob die Eröffnungsbuchungen in den Jänner-Salden der Importdatei bereits enthalten sind oder nicht. Voraussetzung dafür ist eine eigene Spalte mit "EB-Saldo" in der Importdatei. |
Erzeuge Saldenbuchungen | Wenn Sie Sachkonten importieren, können Sie dazu automatisch auch Saldenbuchungen erzeugen lassen. Beim Import wird pro Importzeile eine Buchung auf dem jeweiligen Konto erzeugt. Bei der Standardeinstellung werden keine Saldenbuchungen erzeugt. Saldenbuchungen können nur erzeugt werden, wenn in der Buchhaltung noch keine Buchungen vorhanden sind. Ist in den Stammdaten eine BMD 5.5 Buchhaltung hinterlegt, können auch keine Saldenbuchungen erzeugt werden. Vor dem Erzeugen der Saldenbuchungen werden die Salden der FIBU automatisch gelöscht. Aufgrund des Vorzeichens (setzen Sie dieses in der Datei vor den Betrag!) generiert das Programm eine Soll- oder eine Haben-Buchung. (Wird dem Betrag ein Minus vorangestellt, wird immer eine Habenbuchung erzeugt, egal ob in der Datei der Betrag in der Spalte "Soll" oder "Haben" steht.) Die Felder "Buchungssymbol", "Buchungskreis" oder "Monat" und "Gegenkonto" müssen gesetzt sein, wenn Buchungen erzeugt werden sollen. |
| Buchungssymbol | Geben Sie hier ein in der Buchhaltung vorhandenes Buchungssymbol (z. B. UE) für die Saldenbuchung bekannt. Für Saldenbuchungen empfehlen wir das Symbol UE, welches bereits vorhanden und mit dem Saldenübernahme-Kz und Keine Steuerberechnung angelegt ist - mit diesem Symbol sind keine weiteren Anpassungen notwendig. |
| Monat | Wählen Sie einen Buchungskreis oder einen Buchungsmonat (je nach Parametereinstellung) aus. Sind in der Datei Monats-, EB- oder Bilanzsalden enthalten, wird der Hinweis "laut Monatssaldo" angezeigt. |
| Gegenkonto | Eingabe des Gegenkontos für die Saldenbuchung. |
| Belegnummer | Bekanntgabe der Belegnummer für die Saldenbuchung. |
| Buchungstext | Buchungstext für die Saldenbuchung. Variable Texte können mit der Schaltfläche  oder mit rechter Maustaste "Platzhalter" gesucht bzw. übernommen werden. |
Vorschau anzeigen | Vor dem Import in die Buchhaltung werden die einzelnen Buchungen angezeigt. Auf eventuelle Fehler wird hingewiesen. |
