Sachkonten importieren
Grundlegende Informationen zu Konten finden Sie unter Kontenstammdaten.
Kopieren Sie hier den Link zu den Schnittstellenbeschreibungen der NTCS FIBU in Ihre Zwischenablage. Versenden Sie diesen Link anschließend per E-Mail, damit auch Nicht BMD Kunden auf die Schnittstellenbeschreibungen zugreifen können. Inhalt
Allgemeines
Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten, neue Sachkonten in der Buchhaltung anzulegen. Der gängige Weg ist, die Konten aus einem Standardkontenrahmen zu übernehmen. Statt der manuellen Anlage können Sachkonten (Bestands- und Erfolgskonten) aber auch importiert werden. Dies ist hauptsächlich bei einmaligen Datenübernahmen der Fall. Dabei werden Daten über eine Schnittstelle von einem Fremdsystem in BMD importiert.
Oft werden Stammdatenfelder von Sachkonten durch den Import nur ergänzt, das bedeutet, die Konten selbst sind in der Buchhaltung bereits vorhanden, durch den Import wird zum Beispiel nur der ADL-Code hinzugefügt.
Sie haben auch die Möglichkeit, zusätzlich zu den Stammdaten Salden zu importieren. In diesem Zusammenhang können auch Saldenbuchungen erzeugt werden.
Mit dem Sachkontenimport werden Konten importiert. Bezüglich Import einer gesamten Buchhaltung, von Buchungen und Personenkonten gibt es folgende Dokumentationen:
Hinweis
Ablauf
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Erstellen der Importdatei |
Erstellung einer Datei mit den benötigten Stammdatenfeldern. |
| Anzeigen der Daten beim variablen Satzaufbau |
Vor dem Import in die Buchhaltung werden die Spaltenüberschriften bzw. 8 Datensätze in einer Vorschau angezeigt.
Auf eventuelle Fehler wird unter "Dateiüberprüfung" hingewiesen. Dabei wird allerdings nicht der Inhalt geprüft - Sie werden zum Beispiel darauf aufmerksam gemacht, wenn eine Spaltenüberschrift in der Zuordnungsdatei nicht gefunden wurde oder wenn die Anzahl der Spalten in der Datei von der Anzahl der Spalten in der Vorschau abweicht, nicht aber, dass zum Beispiel der Wert Kontoklasse 99 ungültig ist. Darauf werden Sie nach dem Import in der Logdatei hingewiesen - das Konto wird dabei nicht importiert. |
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Import der Datei |
Nach der Kontrolle können die Daten importiert werden. |
Variabler Satzaufbau
Ein laufender Import von Sachkonten aus einem externen Programm wird nicht empfohlen. In diesem Fall sollte das führende Programm stets die NTCS FIBU sein!
Aufbau
Grundsätze
Der variable Satzaufbau ist im Unterschied zum fixen Satzaufbau flexibler.
Die zu importierende Datei muss eine Textdatei sein. In der Praxis ist es meist eine CSV-Datei (die Bestandteile des Kontos sind durch ; getrennt). Es können CSV- und TXT-Dateien importiert werden.
Die Grundlage für korrekt importierte Sachkonten bildet eine dementsprechende Datei.
Die Anzahl und Art der Spalten, die importiert werden, richten sich nach den Anforderungen, die der BMD Benutzer an das importierte Konto stellt. Programmseitig gibt es keine Pflichtspalten oder Mindestanzahl an Werten.
Das bedeutet, dass eine Datei im Normalfall mit einem variablen Satzaufbau zusammengestellt wird, die nur die benötigten Informationen enthält.
Zum Unterschied vom Import von Buchungen gibt es keine genormten Überschriften.
Die Spalten der Datei können auf 2 Arten zum richtigen Feld des Sachkontos zugeordnet werden:
1. Über die Einstellung Zuordnungsdatei verwenden: Damit erkennt das Programm die Feldauswahl automatisch anhand der Überschriften in der Importdatei. Sollten Felder nicht erkannt werden, können diese immer noch über die Feldauswahl ergänzend zugeordnet werden.
2. Über die Feldauswahl: Die Spalten werden manuell in der Feldauswahl an die Datei angepasst. BMD erkennt also nicht anhand der Überschrift, welchen Inhalt eine Spalte hat, sondern die Feldauswahl wird an die Datei angepasst - Sie geben also bekannt, wie viele, welche und in welcher Reihenfolge die Werte angeliefert werden.
Die Art und die Reihenfolge der Felder (Spalten) wird über die Feldauswahl im Vorschaufenster definiert.
Aufbau der Datei im Excel:
Darstellung im Editor:
Grundsätzlich sind in der Datei alle Felder anzugeben, die auch bei der manuellen Anlage eines Kontos befüttert werden.
Achten Sie bei Verwendung des ";" als Trennzeichen darauf, dass in den Datensätzen der Strichpunkt sonst nicht vorkommt (z. B. in der Kontobezeichnung), denn dann können die darauffolgenden Felder nicht mehr richtig importiert werden.
Werden in die Buchhaltung auch Buchungen importiert, sind immer zuerst die Konten und danach die Buchungen zu importieren (damit die neuen Konten vorhanden sind, bevor die Buchung darauf erfolgt).
Werden Konten zum ersten Mal importiert, wird empfohlen, eine Testbuchhaltung zu verwenden.
Die Felder im angeführten Beispiel sind für einen Import grundsätzlich ausreichend, können jedoch um zusätzliche Felder erweitert werden (z. B. Kostenstellenkennzeichen, Währung,...)
Nach dem Import unter Stammdaten→ Konten:
Beispiel variable Importdatei für Sachkonten
Hinweis
 | Werden die Salden nur für Bilanzauswertungen benötigt, so wäre ein Import über das Bilanzprojekt möglich. Eine Beschreibung dazu finden Sie in der Bilanz unter Import Saldenliste aus MS Excel. |
Beschreibung der Sachkontofelder
Die wichtigsten Stammdatenfelder bei der Anlage von Sachkonten sind:
Feldbezeichnung in der NTCS | Feldtyp (A = alphanumerisch, N = numerisch), Feldlänge | Hinweise |
Konto | N 10 | Beachten Sie bitte die Kontogrenzen der Buchhaltung! |
Bezeichnung | A 80 | Die Bezeichnung kann vom Matchcode (Name für die Suchroutine) abweichen. |
Kontoart | N 1 | Wird die Kontoart in der Datei nicht mitgegeben, wird diese automatisch aufgrund der Kontonummer ermittelt. In diesem Fall müssen eventuelle Anpassungen manuell vorgenommen werden. 1 = Aktiv, 2 = Passiv, 3 = Aufwand, 4 = Erlös |
Umsatzsteuercode | N 4 | Zulässig sind nur die Steuercodes des jeweiligen Landes der Buchhaltung. |
Umsatzsteuerprozentsatz | N 4,3 | Zulässig sind nur die Prozentsätze des jeweiligen Landes der Buchhaltung. |
Umsatzsteuerautomatik | N 2 | Die USt-Automatik in der NTCS steuert, ob der Cursor in der Buchungsmaske in den Feldern Steuercode und Prozentsatz stehen bleibt, oder ob diese Felder gleich übersprungen werden. |
Offene Posten Kennzeichen | N 1 | Über das OP-Kennzeichen können Sachkonten mit offenen Posten gebucht werden, sodass es auch möglich ist, auszuziffern. |
Anlagenbuchhaltungskennzeichen | N 1 | Wird dieses Kennzeichen auf dem Anlagekonto gesetzt, wird beim Buchen automatisch die Anlagenvorerfassung geöffnet. Im BMD Standardkontenrahmen ist das ANBU-Erfass-Kz bei allen Anlagekonten auf "ANBU-Vorerfassung" gesetzt. 0 = Keine ANBU-Vorerfassung, 1 = ANBU-Vorerfassung, 2 = Aktivierungskonto |
Kostenstellenkennzeichen | N 1 | Dieses Feld wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden. Leer = manuelle Eingabe, 2 = zwingende Eingabe, 1 = fixe Kostenstelle, 9 = keine Eingabe |
Kostenstelle | A 20 | Dieses Feld wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden. Hier wird - abhängig von der Einstellung im Feld Kostenstellenkennzeichen - die Kostenstellennummer hinterlegt. |
Die weiteren Stammdatenfelder, die eventuell auch mitimportiert werden sollen, entnehmen Sie bitte der Feldbeschreibung für die Sachkonten:
Bezeichnung | Bezeichnung des Kontos | ||||||||||
Kontoart | Bitte wählen Sie zwischen Aktiv, Passiv, Aufwand und Ertrag. Die Wahl der Kontoart wirkt sich z. B. beim Buchen (Steuerungen durch Buchungssymbole), in der kurzfristigen Erfolgsrechnung (Ausdruck der Erfolgskonten), auf der Saldenliste (Ausweis des Gewinnes) … aus. Bei Neuanlage eines Sachkontos wird die Kontoart, wenn es das Konto nicht im Standardkontenrahmen gibt, vom vorhergehenden Konto mit der gleichen Klasse übernommen. Über den variablen Import von Sachkonten ist es möglich, die Kontenart/Kontenklasse automatisch aus dem Standardkontenrahmen befüllen zu lassen. Hier kann in Ausnahmefällen ohne Kontenart bzw. Kontenklasse importiert werden. Das Buchen auf Konten ohne Kontenart/Kontenklasse ist jedoch nicht möglich. Ein entsprechender Hinweis dazu wird beim Buchen angezeigt. | ||||||||||
Kontoklasse | Geben Sie bitte die Klasse (0-9) bekannt. Die Wahl der Kontoklasse wirkt sich z. B. in der Saldenliste mit Klassensummen aus, da für jede Klasse eine Summe gebildet wird. Bei Neuanlage eines Sachkontos wird die Kontoklasse, wenn es das Konto nicht im Standardkontenrahmen gibt, vom vorhergehenden Konto mit der gleichen Klasse übernommen. Über den variablen Import von Sachkonten ist es möglich, die Kontenart/Kontenklasse automatisch aus dem Standardkontenrahmen befüllen zu lassen. Hier kann in Ausnahmefällen ohne Kontenart bzw. Kontenklasse importiert werden. Das Buchen auf Konten ohne Kontenart/Kontenklasse ist jedoch nicht möglich. Ein entsprechender Hinweis dazu wird beim Buchen angezeigt. | ||||||||||
OP-Kennzeichen | Standardmäßig werden Sachkonten ohne Offene Posten-Verwaltung geführt. Über das OP-Kennzeichen können Sachkonten mit offenen Posten gebucht werden, sodass es auch möglich ist, sie auszuziffern (z. B. beim Konto Schwebende Geldbewegungen). Beim Buchen sollten dann die offenen Posten des Kontos über das Feld "OP" zugeordnet werden (die Zuordnung kann wie bei Personenkonten auch noch im Nachhinein in der manuellen Auszifferung vorgenommen werden). Bei einer Jahresübernahme werden alle offenen Posten ins nächste Jahr übertragen. Hinweis
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USt-Steuercode | Die Umsatzsteuercodes werden standardmäßig ausgeliefert. Mit F4 kann der zum Konto gehörende Steuercode ausgewählt werden. Je nachdem, welches Land hinterlegt ist, werden die jeweiligen Steuercodes in der Suchroutine vorgeschlagen. Sind Sie verpflichtet, auch in einem oder mehreren anderen Ländern als dem Firmensitzland eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, sind auch die Steuercodes der jeweiligen FIBU-Filiale relevant. Ist in diesem Fall am Konto ein anderes Land hinterlegt, werden die Steuercodes dieses Landes angezeigt. In der NTCS FIBU besteht grundsätzlich die Möglichkeit, auf ein Konto mit verschiedenen Steuercodes zu buchen. Die Standardeinstellung für manche Konten ist allerdings, dass nur ein Steuercode pro Konto erlaubt ist. Nähere Informationen zu den Steuercodes entnehmen Sie bitte dem Punkt Steuercodes. Wie sich die Steuerung der Konten über den Steuercode, den Prozentsatz und deren Fixierungen verhält, entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen. | ||||||||||
USt-Steuercode fix | Wenn der Steuercode fixiert wird, kann auf dem Konto nur mit der im Feld "Steuercode" angegebenen Steuerart gebucht werden. | ||||||||||
USt-Prozentsatz | Wählen Sie hier einen gültigen Prozentsatz aus. Bei den Steuercodes ist fixiert, welche Steuerprozentsätze für den jeweiligen Steuercode erlaubt sind. Wenn am Konto ein "nicht erlaubter" Prozentsatz hinterlegt UND fixiert wird, erhalten Sie beim Buchen einen Hinweis. Je nachdem, welches Land hinterlegt ist, werden die jeweiligen Steuercodes in der Suchroutine vorgeschlagen. Sind Sie verpflichtet, auch in einem oder mehreren anderen Ländern als dem Firmensitzland eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, sind auch die Prozentsätze der jeweiligen FIBU-Filiale relevant. Ist in diesem Fall am Konto ein anderes Land hinterlegt, werden die Prozentsätze dieses Landes angezeigt. Nähere Informationen zu den Prozentsätzen entnehmen Sie bitte dem Punkt Prozentsätze. Wie sich die Steuerung der Konten über den Steuercode, den Prozentsatz und deren Fixierungen verhält, entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen. | ||||||||||
USt-Prozentsatz fix | Wenn der Prozentsatz fixiert wird, kann auf dem Konto nur mit dem im Feld "Prozentsatz" angegebenen Satz gebucht werden. Hinweis
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USt-Automatik | Die USt-Automatik in der NTCS steuert, ob der Cursor in der Buchungsmaske in den Feldern Steuercode und Prozentsatz stehen bleibt oder ob diese Felder gleich übersprungen werden (gilt natürlich nur, wenn Steuercode und Prozentsatz nicht fixiert wurden). | ||||||||||
Kassen-/Bank-Kz | Über dieses Kennzeichen kann ein Bestandskonto als Kassen- oder Bankkonto bzw. Bank-Treuhandkonto gekennzeichnet werden. Für diese gekennzeichneten Konten kann dann der Ausdruck Kassen- bzw. Bankbericht gestartet werden.
Folgende Auswirkung hat das Kassen- zw. Bankkennzeichen auf Buchungen:
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Konto in KORE | Hier wird definiert, ob die Werte des Sachkontos in die KORE übernommen werden sollen. Möglichkeiten:
Hinweis
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Kostenstellen-Kz | Dieses Feld wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden. Prinzipiell steht dieses Feld auf "Manuelle Eingabe". Es stehen aber auch noch "Fixe Kostenstelle", "Zwingende Eingabe" und "Keine Eingabe" zur Verfügung:
Beispiel
Unterschied Feld Konto in KORE: Wenn Sie auf dem Konto Büromaterial das Feld auf "Konto nicht in KORE" setzen, dann können Sie beim Buchen keinen Kostentypen erfassen. Hinweis
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Kostenstelle | Dieses Feld wird nur benötigt, wenn Sie die Kostenrechnung verwenden. Es steht in Verbindung mit dem Feld Kostentyp-(= Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich)Kz. Es ist nur aktiv, wenn "fixer Kostentyp" oder "zwingende Eingabe" ausgewählt wurde.
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ANBU-Erfass-Kz | Je nach Kontenart stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Wird ein Konto bebucht, dann wird im Buchungsprogramm (sowie in der Vorerfassung Buchungen und der ER-Kontrolle) der entsprechende Aufruf gestartet: Aktivkonto:
Passivkonto:
Erlöskonto:
Aufwandskonto:
Aktivierungskonto: Wie ANBU-Vorerfassung, aber es wird z. B. ein Aktivierungskonto für die geringwertigen Wirtschaftsgüter und für Firmensitz Ungarn  hinterlegt.Hinweis
Im BMD Standardkontenrahmen ist das ANBU-Erfass-Kz bei allen Anlagekonten auf "ANBU-Vorerfassung" gesetzt. Nähere Informationen zur Anlagenbuchhaltung finden Sie in der entsprechenden Dokumentation. | ||||||||||
Anlagenart | Anlagenart Folgende Anlagenarten können eingestellt werden:
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MWR-Kennzahl | Die Rechtsform am Firmenstamm und die Gewinnermittlungsart am FIBU-Stamm müssen hinterlegt sein, damit auf die richtigen MWR-Kennzahlen zugegriffen werden kann. Ist am Sachkonto eine MWR-Kennzahl hinterlegt, wird der entsprechende Saldo dieses Kontos in die NTCS Mehr-/Weniger-Rechnung übernommen. Zusätzlich kann ein MWR-Prozentsatz hinterlegt werden, um einen entsprechenden Konto-Saldo in die NTCS MWR zu übernehmen (z. B. Bewirtungskosten). Siehe Mehr-/Weniger-Rechnung im Bilanzpaket. | ||||||||||
MWR-Prozentsatz | Die Rechtsform am Firmenstamm und die Gewinnermittlungsart am FIBU-Stamm müssen hinterlegt sein, damit auf die richtigen MWR-Kennzahlen zugegriffen werden kann. Ist am Sachkonto eine MWR-Kennzahl hinterlegt, wird der entsprechende Saldo dieses Kontos in die NTCS Mehr-/Weniger-Rechnung übernommen. Zusätzlich kann ein MWR-Prozentsatz hinterlegt werden, um einen entsprechenden Kontosaldo in die NTCS MWR zu übernehmen (z. B. Bewirtungskosten). Wird kein MWR-Prozentsatz eingetragen, werden 100 % des Kontosaldos in die MWR übernommen. Ein Negativ-Prozentsatz kann ebenfalls eingetragen werden. Siehe Mehr-/Weniger-Rechnung im Bilanzpaket. |
Feldauswahl SachkontoEinspielvorgang
Der Aufruf des Imports erfolgt unter FIBU → Stammdaten → Konten → Import/Export → Sachkonten importieren.
Beschreibung der Importfensterfelder
Reiter Allgemein
Im Startfenster sind das Modell und die Importdatei anzugeben.
Ist auf der betreffenden FIBU noch kein Modell angelegt, wird automatisch ein allgemeines Standardmodell angelegt bzw. vorgeschlagen. Falls bereits ein fibubezogenes Modell angelegt wurde, wird dies auch automatisch vorgeschlagen.
Nach Auswahl der Importdatei wird automatisch die Vorschau der zu importierenden Daten angezeigt.
Hinweis
 | Bitte kontrollieren Sie die Datei mittels dem Button "Prüfung Dateistruktur"! |
Im Vorschauteil des Fensters wird kontrolliert, ob die Spalten der Datei mit den Feldern der Sachkonten übereinstimmen.
Welche Konten angelegt werden, wird im unteren Teil vom Fenster mit einem Hinweis von den Parametereinstellung der Kontenanlage angezeigt.
Möchten Sie keine Zuordnungsdatei verwenden, passen Sie bitte die Feldauswahl mittels rechter Maustaste in der Überschriftenzeile der Vorschau an die Importdatei an!
Konten-Importmodell
Falls bei einer FIBU kein Modell gefunden wird, so wird ein allgemeines "STANDARD"-Modell angelegt und dieses auch vorgeschlagen. Ist bereits ein Modell vorhanden, dann wird dieses auch angezeigt. Bei der Anlage eines Importmodells, welches in einer anderen Kontengruppe existiert, erhalten Sie einen dementsprechenden Hinweis.
Bezeichnung | In diesem Feld geben Sie eine Bezeichnung für Ihr Importmodell bekannt. | ||
| Feldauswahl-Name | Mithilfe der Feldauswahl erkennt BMD, welche Felder in welcher Reihenfolge in der Importdatei übergeben werden. Die Spalten werden NICHT anhand der Überschrift des Inhalts erkannt. Die getroffene Auswahl wird unter einem wiedererkennbaren Namen abgespeichert und kann somit beim nächsten Import wieder aufgerufen werden. Damit müssen die Felder nicht jedes Mal von Neuem ausgewählt werden. | ||
Importdatei | Pfad und Name der Datei, die importiert werden soll. Mit F4 kann nach diesem Pfad auch gesucht werden. | ||
Erste Zeile ignorieren | Die erste Zeile in der Datei ist oftmals die Überschriftenzeile. Mit dieser Einstellung kann die erste Zeile für den Import von Sachkonten ignoriert werden. | ||
Zuordnungsdatei verwenden | Beim variablen Import von Konten werden bestimmte Felder immer gleich benannt. Hier gibt es die Möglichkeit, mittels Zuordnungsdatei, die Überschriften automatisch bestimmten Datenbankfeldern zuordnen zu lassen. Damit erkennt das Programm die Feldauswahl automatisch anhand der Überschriften in der Importdatei. Voraussetzung dafür ist, dass in der Importdatei auch die Überschriften stehen, die in der Zuordnungsdatei hinterlegt sind. Beispielsweise ist die Überschrift für die Kontonummer sehr häufig "Ktonr". Hier wurde von unserem Standard eine Zuordnungsdatei erstellt, mit der automatisch die Überschriften eingelesen werden können. Unsere Standardzuordnungsdatei wird laufend mit Bezeichnungen und Überschriften aktualisiert bzw. erweitert. Sie finden die Datei im Programmverzeichnis STANDARDS\ACCOUNT\STD\fibu_import_sachkonto.txt. Wird das Feld "Zuordnungsdatei verwenden" auf "Ja" gesetzt, wird im Reiter "Erweitert" automatisch die Standard-Zuordnungsdatei vorgeschlagen. In den Parametern kann auch eine individuelle Zuordnungsdatei hinterlegt werden. Dann erfolgt die Zuordnung der Spalten in der Datei anhand dieser Überschriften. Hinweis
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Benutzerdefinierte Zuordnungsdatei | In diesem Feld wird die Zuordnungsdatei hinterlegt. | ||
Datumsformat in Importdatei | Geben Sie in diesem Feld bekannt, welches Datumsformat in der Importdatei verwendet werden soll. | ||
Separator automatisch bestimmen | Hier geben Sie bekannt, ob der Separator automatisch ermittelt werden soll. | ||
Separator | Der Separator ist das Trennzeichen, durch das die Spalten in der zuvor angegebenen Datei getrennt sind. Bei z.B. einer CSV-Datei ist das der Strichpunkt (;). | ||
Texterkennungszeichen | Hier können bestimmte Sonderzeichen gefiltert werden. Beinhaltet eine Datei zum Beispiel einen Strichpunkt, würde die Spaltenanzahl ohne Texterkennungskennzeichen nicht mit der getroffenen Feldauswahl übereinstimmen. Durch das Texterkennungskennzeichen wird beispielsweise ein Strichpunkt (der normalerweise für den Übergang zum nächsten Datenfeld ist = Separator) im Text ignoriert. Beispiel
Ist im Inhalt von Feldern ein Separator ohne Texterkennungszeichen enthalten, stimmt im betroffenen Datensatz die Anzahl der Spalten nicht mit der getroffenen Feldauswahl überein. Nach dem Import erscheint ein entsprechender Hinweis. | ||
Zeichensatz automatisch bestimmen | Wird dieses Feld auf "Ja" gesetzt, kann das Feld Konvertierung angepasst werden. | ||
Konvertierung | Hier wird bestimmt, ob Sonderzeichen beim Import konvertiert werden sollten. | ||
Zeichensatztabelle | Hier können Sie über die Dropdownliste die Zeichensatztabelle auswählen mit der die Importdatei geschrieben wurde. Wenn diese auf einem Rechner geschrieben wurde mit gleicher Regionseinstellung, so können Sie "automatisch" auswählen. | ||
Zahlentrenner verändern | Wird dieses Feld auf "Ja" gesetzt, können die Felder Dezimaltrenner und Tausendertrenner verändert werden. | ||
Dezimaltrenner | Trennzeichen der Dezimalstelle. Standardmäßig wird als Trennzeichen "," hinterlegt. | ||
Tausendertrenner | Trennzeichen der Tausenderstelle. Standardmäßig wird als Trennzeichen "." hinterlegt. | ||
Aktionen nach Import der Datei | Hinterlegen Sie hier, was mit der Datei nach erfolgreichem Import durchgeführt werden soll: - keine Aktion - Umbenennen - Verschieben - Umbenennen und Verschieben | ||
Ordner in den die Datei verschoben werden soll | Wird bei Aktionen nach dem Import der Datei "Verschieben" oder "Umbenennen und Verschieben" hinterlegt, so ist es notwendig, hier einen Ordner einzutragen, in welchem die Importdatei nach erfolgreichem Import verschoben werden soll. Fehlt dieser Ordner, so erhalten Sie einen dementsprechenden Hinweis. | ||
Minus in Spalte Haben automatisch setzen | Wenn in der Datei die Beträge in der Spalte "Haben" kein Vorzeichen haben, kann es mit diesem Feld hinzugefügt werden. | ||
EB Saldo ist im 1. Monatssaldo des WJ enthalten | Wenn das Wirtschaftsjahr z. B. im Jänner beginnt, kann in diesem Feld bekanntgegeben werden, ob die Eröffnungsbuchungen in den Jännersalden der Importdatei bereits enthalten sind oder nicht. Ist das Häkchen auf "Ja" gesetzt, so wird beim Import der Salden die EB vom 1. Monat des Wirtschaftsjahres herausgerechnet. Voraussetzung dafür ist eine eigene Spalte mit "EB-Saldo" in der Importdatei. |
Wenn Sie nicht mit der Zuordnungsdatei arbeiten möchten, können Sie in der Überschriftenzeile mit der rechten Maustaste → Spalte hinzufügen/Spalte ausblenden die Feldauswahl individuell einstellen. Alle verfügbaren Felder sind mit der rechten Maustaste auswählbar.
Hinweis
| Achtung! Die in der Vorschau angezeigten Spaltenüberschriften müssen dem Inhalt und der Reihenfolge nach unbedingt 1:1 mit dem Inhalt der zu importierenden Datei übereinstimmen! Die Feldauswahl kann mit einem rechten Mausklick in die Überschriftenzeile im Vorschaufenster → Feldauswahl → Bearbeiten an die Datei angepasst werden. Danach können Sie die Feldauswahl firmenbezogen mittels "Speichern unter" mit einem Namen versehen, welcher beim nächsten Import wieder aufgerufen werden kann. Wird für den Import ein allgemeines Modell verwendet (ohne hinterlegte Feldauswahl und ohne Zuordnungsdatei), dann wird automatisch geprüft, ob eine firmenbezogene Feldauswahl für den Import vorhanden ist. Wenn ja, wird diese firmenbezogene Feldauswahl automatisch vorgeschlagen bzw. angezeigt. |
Importdatei - zuletzt verwendete Dateien
Beim Import von Kontenstammdaten werden die zuletzt verwendeten Dateien durch Anklicken der Schaltfläche angezeigt:
Deltaimport
Bei wiederkehrendem Import von nur leicht geänderten Dateien mit vielen Datensätzen ist diese Option zeitsparend. Es werden nur die Zeilen importiert, die sich seit dem letztmaligen Import geändert haben bzw. dazugekommen sind.
Für den Deltaimport ist es notwendig, dass das Importfile immer mit dem gleichen Dateinamen gespeichert wird.
Folgende Felder müssen dazu im Importmodell befüllt werden:
Ordner für Deltaimport | Tragen Sie hier den Ordner ein, in dem die importierte Datei für den nächsten Deltaimport aufbewahrt wird. |
| Delta statt Datei importieren | Wird hier das Häkchen gesetzt, so werden nur jene Datensätze geändert, welche sich seit dem letzten Import geändert haben. |
Kontenart/Kontenklasse automatisch befüllen
Kontenart/Kontenklasse automatisch befüllen | Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob die Kontenart/Kontenklasse vom Standardkontenrahmen übernommen wird, wenn diese in der Importdatei nicht vorhanden ist. |
Hinweis
| Wird das Kennzeichen nicht gesetzt, werden die Kontenstammdaten ohne Kontenart bzw. Kontenklasse importiert. Saldenbuchungen können auch ohne Kontenart/Kontenklasse mit dem Übernahmesymbol importiert werden. Es ist jedoch nicht möglich, Konten zu bebuchen, bei denen die Kontenart bzw. Kontenklasse fehlt! |
Import von Salden
Aufbau
Grundsätze
Über den Reiter Salden/Buchungen können beim Import von Sachkonten auch Saldenbuchungen erzeugt werden. Diese Variante wird beispielsweise dann benötigt, wenn in dieser FIBU weitergebucht wird, oder die Bilanzbuchungen in dieser FIBU erfasst werden.
Salden können auch auf bereits bestehende Sachkonten dazu importiert werden.
Wird in einer Buchhaltung zum Beispiel ab einem Stichtag in BMD gebucht und die Salden der bisherigen Monate sollen für Auswertungen zur Verfügung stehen, können diese als Information mit importiert werden. Es besteht auch die Möglichkeit, monatlich die Salden zu importieren.
Ein Saldenimport ist nur dann möglich, wenn in der Buchhaltung
- noch keine Buchungen bzw.
- nur Sachkontenbuchungen
- mit dem gleichen Buchungssymbol (wie beim Import) vorhanden sind.
Dazu erhalten Sie beim Import einen entsprechenden Hinweis.
Sind vor dem Import Salden auf Sachkonten vorhanden, werden diese vor dem Import gelöscht:
Sind in der Buchhaltung bereits Buchungen vorhanden und in der Importdatei auch Vorjahressalden enthalten, werden weder die Salden, noch die Stammdaten importiert:
Aufbau der Datei im Excel:
Darstellung im Editor:
Darstellung im Importfenster Reiter "Allgemein":
Darstellung im Importfenster Reiter "Salden/Buchungen":
Vorschau der Buchungen:
Hinweis
| Ein Bearbeiten der Buchungen ist hier nicht möglich. Das Bearbeiten der Buchungen ist nur über den klassischen Import von Buchungen vorgesehen. |
Nach dem Import im Journal:
Nach dem Import unter Stammdaten→ Konten:
Für die Erzeugung von Saldenbuchungen in einer bestimmten Periode sind die Felder "Soll" oder "Haben" (inklusive Angabe eines Buchungskreises oder Monats) erforderlich. Sind die Felder "Soll" und "Haben" befüllt, so werden beim Import zwei getrennte Buchungen erzeugt.
Hinweis
| Statt Soll und Haben getrennt, können die Haben-Salden in der Soll-Spalte mit "-" (Minus) importiert werden. Folgende Einstellung ist in diesem Fall unter Salden/Buchungen auszuwählen:  |
Für die Erzeugung von monatlichen Saldenbuchungen sind die entsprechenden "Monatssaldo"-Felder (der Buchungskreis oder der Monat wird automatisch ermittelt) erforderlich.
Beim Erzeugen von Buchungen dürfen die Felder "Soll" oder "Haben" und "Monatssaldo" nicht gemeinsam in der Datei vorhanden sein. Sind diese gemeinsam in der Datei, so können keine Saldenbuchungen erzeugt werden.
Zusätzlich zu den laufenden Saldenbuchungen können auch noch EB- und Bilanzsaldenbuchungen erzeugt werden.
Für die EB-Saldobuchung ist das Feld "EB-Soll" oder "EB-Haben" erforderlich.
Für die Bilanzbuchung ist das Feld "Saldo Bilanz" notwendig.
Einspielvorgang
Minus in der Spalte Haben automatisch setzen | Wenn in der Datei die Beträge in der Spalte "Haben" kein Vorzeichen haben, kann es mit diesem Feld automatisch hinzugefügt werden. |
EB-Saldo ist im 1. Monatssaldo des WJ enthalten | Wenn das Wirtschaftsjahr z. B. im Jänner beginnt, kann in diesem Feld bekanntgegeben werden, ob die Eröffnungsbuchungen in den Jänner-Salden der Importdatei bereits enthalten sind oder nicht. Voraussetzung dafür ist eine eigene Spalte mit "EB-Saldo" in der Importdatei. |
Erzeuge Saldenbuchungen | Wenn Sie Sachkonten importieren, können Sie dazu automatisch auch Saldenbuchungen erzeugen lassen. Beim Import wird pro Importzeile eine Buchung auf dem jeweiligen Konto erzeugt. Bei der Standardeinstellung werden keine Saldenbuchungen erzeugt. Saldenbuchungen können nur erzeugt werden, wenn in der Buchhaltung noch keine Buchungen vorhanden sind. Ist in den Stammdaten eine BMD 5.5 Buchhaltung hinterlegt, können auch keine Saldenbuchungen erzeugt werden. Vor dem Erzeugen der Saldenbuchungen werden die Salden der FIBU automatisch gelöscht. Aufgrund des Vorzeichens (setzen Sie dieses in der Datei vor den Betrag!) generiert das Programm eine Soll- oder eine Haben-Buchung. (Wird dem Betrag ein Minus vorangestellt, wird immer eine Habenbuchung erzeugt, egal ob in der Datei der Betrag in der Spalte "Soll" oder "Haben" steht.) Die Felder "Buchungssymbol", "Buchungskreis" oder "Monat" und "Gegenkonto" müssen gesetzt sein, wenn Buchungen erzeugt werden sollen. |
| Buchungssymbol | Geben Sie hier ein in der Buchhaltung vorhandenes Buchungssymbol (z. B. UE) für die Saldenbuchung bekannt. Für Saldenbuchungen empfehlen wir das Symbol UE, welches bereits vorhanden und mit dem Saldenübernahme-Kz und Keine Steuerberechnung angelegt ist - mit diesem Symbol sind keine weiteren Anpassungen notwendig. |
| Monat | Wählen Sie einen Buchungskreis oder einen Buchungsmonat (je nach Parametereinstellung) aus. Sind in der Datei Monats-, EB- oder Bilanzsalden enthalten, wird der Hinweis "laut Monatssaldo" angezeigt. |
| Gegenkonto | Eingabe des Gegenkontos für die Saldenbuchung. |
| Belegnummer | Bekanntgabe der Belegnummer für die Saldenbuchung. |
| Buchungstext | Buchungstext für die Saldenbuchung. Variable Texte können mit der Schaltfläche  oder mit rechter Maustaste "Platzhalter" gesucht bzw. übernommen werden. |
Vorschau anzeigen | Vor dem Import in die Buchhaltung werden die einzelnen Buchungen angezeigt. Auf eventuelle Fehler wird hingewiesen. |
Import von Übersetzungen
Die Kontenbezeichnungen können in verschiedene Sprachen übersetzt werden (FIBU → Stammdaten → Konten → Sachkonten → Funktionen → Übersetzungen).
Unter Extras → Import Textdatei-Übersetzung können Kontenbezeichnungen in Fremdsprachen importiert werden.
Aufbau
Grundsätze
Hinweis
| Bitte beachten Sie, dass beim Import von Sonderzeichen sowohl die Datenbank als auch die zu importierende Datei im Format Unicode sein muss! Kontrollieren können Sie das Datenbankformat in der Menüleiste → "?" → Info unter der Datenbankversion. |
Aufbau der Datei im Excel:
Die Überschriftenzeile ist nicht zwingend notwendig.
Nach dem Import unter FIBU → Stammdaten → Konten → Sachkonten → Funktionen → Übersetzung:
Beispiel variable Importdatei für Übersetzungen
Beschreibung der Übersetzungsfelder (Pflichtfelder)
Key1 | Firmennummer |
Key2 | FIBU-Nummer Jahr + Unternummer (z. B. 201801) |
Key3 | Kontonummer |
Übersetzungstext | Hinterlegen Sie hier den übersetzten Text. |
Sprachnr | Eingabe der Sprachnummer, in die übersetzt wird. |
Einspielvorgang
Reiter "Allgemein":
Importdatei | Pfad und Name der Datei, die importiert werden soll. Mit F4 kann dieser Pfad auch gesucht werden. |
Erste Zeile ignorieren | Die erste Zeile in der Datei ist oftmals die Überschriftenzeile. Diese kann ignoriert (= nicht angezeigt und nicht importiert) werden, da die Spalten NICHT anhand der Überschrift, sondern anhand der Feldauswahl erkannt werden. |
Notizen als Text importieren | Wenn Sie das Feld aktivieren, werden die erfassten Notizen zu einem Datensatz als Text in ein eigenes Feld importiert. |
Protokolldatei schreiben | Wird diese Protokollierung aktiviert, werden fehlerhafte Datensätze wieder in eine Datei geschrieben. |
Protokolldateiname | Hinterlegung des Dateinamens für die fehlerhaften Sätze. |
Reiter Erweitert
Benutzerdefinierte Zuordnungsdatei | In dieser Datei kann eine Zuordnung der Spalten in der Importdatei zur lokalen Feldbeschreibung hinterlegt werden. Wird ein Feld eingelesen, bei dem die Feldüberschrift mit einer der Überschriften aus der Datei übereinstimmt, wird das Feld automatisch erkannt. Damit eine Feldzuordnung durchgeführt werden kann, müssen die Überschriften in der ersten Zeile der CSV-Datei stehen. | ||
Datumsformat in Importdatei | Geben Sie in diesem Feld bekannt, welches Datumsformat in der Importdatei verwendet wird. | ||
Separator automatisch bestimmen | Geben Sie hier an, ob der Separator automatisch ermittelt werden soll. | ||
Trennzeichen | Geben Sie hier den Separator an, welcher für diese Datei benötigt wird. | ||
Texterkennungszeichen | Hier können bestimmte Sonderzeichen gefiltert werden. Wenn in der Datei der Text unter Hochkomma oder Anführungszeichen steht, kann dieses herausgefiltert werden. Es wird somit nicht importiert. Beispiel
Ist im Inhalt von Feldern ein Separator ohne Texterkennungszeichen enthalten, stimmt im betroffenen Datensatz die Anzahl der Spalten nicht mit der getroffenen Feldauswahl überein. Nach dem Import erscheint ein entsprechender Hinweis. | ||
fixe Spaltenlänge | Wird dieses Feld aktiviert, so sind die Separatoren ungültig und die Spalten sind mit einer fixen Spaltenlänge definiert. | ||
Zeichensatz automatisch bestimmen | Definition, ob der Zeichensatz aus der Datei ermittelt werden soll. Eine CSV-Datei kann mit unterschiedlichen Zeichensätzen erstellt werden. (Das bedeutet, dass Umlaute unterschiedlich dargestellt werden.) Damit die Umlaute richtig importiert werden, kann der Zeichensatz (im Feld "Konvertierung") gewählt oder automatisch bestimmt werden. Wenn dieses Feld aktiv ist, wird der Zeichensatz automatisch aus der Datei ermittelt. Das Feld "Konvertierung" wird durch Aktivierung dieses Kennzeichens auf inaktiv gesetzt. | ||
Konvertierung | In diesem Feld wird die Konvertierung einer Datei eingestellt, sodass Umlaute und Sonderzeichen richtig importiert werden. Beachten Sie hierzu, dass die Datenbank auf Unicode umgestellt ist. Standardmäßig wird die Einstellung aus den Tools-Parametern vorgeschlagen (Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → BMD-System → Allgemeine Einstellungen → Import/Export → Ansi (Standard)). Wird zum Beispiel eine Datei aus BMD 5.5 importiert, muss die Konvertierung ANSI → OEM eingestellt sein. | ||
Zeichensatztabelle | Hier können Sie über die Dropdownliste die Zeichensatztabelle auswählen, in welche die Importdatei geschrieben wurde. Wenn diese auf einem Rechner mit gleicher Regionseinstellung geschrieben wurde, so können Sie "automatisch" auswählen. | ||
Aktionen nach Import der Datei | Hinterlegen Sie hier, was mit der Datei nach erfolgreichem Import durchgeführt werden soll. | ||
Ordner, in den die Datei verschoben werden soll | Tragen Sie hier den Ordner ein, in den die Importdatei nach erfolgreichem Import durchgeführt werden soll. | ||
Delta statt Datei importieren | Wird hier das Häkchen gesetzt, so werden nur jene Datensätze geändert, welche sich seit dem letzten Import geändert haben. | ||
Ordner für Deltaimport | Tragen Sie hier den Ordner ein, in den die importierte Datei für den nächsten Deltaimport aufbewahrt wird. | ||
Vorhandene Daten aktualisieren | Hier können Sie entscheiden, ob Sie die Daten aktualisieren möchten oder nicht. | ||
Zahlentrenner verändern | Nur wenn das Feld „Zahlentrenner verändern“ gesetzt wird, können die Felder "Dezimaltrenner" und "Tausendertrenner" bearbeitet werden. | ||
Dezimaltrenner | Trennzeichen der Dezimalstelle, standardmäßig „ ,“. Wird das Feld "Zahlentrenner verändern" auf "JA" gestellt, kann hier ein abweichendes Trennzeichen eingegeben werden. | ||
Tausendertrenner | Trennzeichen der Tausenderstelle, standardmäßig „ .“ Wird das Feld "Zahlentrenner verändern" auf "JA" gestellt, kann hier ein abweichendes Trennzeichen eingegeben werden. | ||
Zeilenseparator ersetzen | Durch unterschiedliche Computersysteme kann es in einer Textdatei auch unterschiedliche Zeichen für eine neue Zeile geben. Der eingestellte Separator wird beim Import durch Zeilenvorschübe ersetzt. | ||
Makro nach Lesen | |||
Makro vor Schreiben |
Import von Kontenzuordnungen
Die Zuordnung von Konten zu Gliederungsschemen kann mitimportiert werden.
Je Konto kann eine Zuordnung importiert werden.
Möchten Sie das Konto zu mehreren Schemen zuordnen, erfassen Sie in der Importdatei je Gliederungsschema eine Zeile.
Nach dem Import unter FIBU → Stammdaten → Konten → Sachkonten → Konten zuordnen und Auswahl des Gliederungsschemas:
Beispiel variable Importdatei für Kontenzuordnungen
Beschreibung der Kontenzuordnungsfelder
Gliederungsschema | Gliederungsschema, zu dem das Konto zugeordnet wird. |
Textnummer | Gliederungszeilennummer, zu der das Konto zugeordnet wird. |
Ersatztextnummer | Wenn der Saldo eines Kontos sowohl positiv als auch negativ sein kann, und das Konto dementsprechend in verschiedenen Gliederungszeilen ausgewiesen werden soll, wird mit einem Ersatzkonto gearbeitet (z. B. Bankkonto: Gliederung unter Guthaben bzw. Verbindlichkeiten bei Kreditinstituten). |
Ausgegliedert | "1" für Konto ist ausgegliedert, und soll somit nicht auf der Auswertung aufscheinen, sonst 0. |
Ersatzkonto ausgegliedert | "1" für Ersatzkonto ist ausgegliedert, sonst 0. |
Wenn mindestens eines dieser Felder in der Feldauswahl ausgewählt ist, wird überprüft, ob auch die Schemanummer und die Textnummer in der Feldauswahl enthalten sind:
Einspielvorgang
Reiter "Allgemein"
Der Einspielvorgang für Kontenzuordnungen ist ähnlich dem Import von Sachkonten, bis auf die Feldauswahl - diese muss dementsprechend angepasst werden.
Import über Fremd-Referenzkontonummer
Wird beim variablen Import keine Kontonummer, sondern eine Fremd-Referenzkontonummer mitgeliefert, so wird aus dieser die Kontonummer ermittelt.
Wurde zur Fremd-Referenzkontonummer keine BMD Kontonummer gefunden, dann wird die betreffende Zeile übersprungen und mitprotokolliert.
Fixer Satzaufbau
Einige Fremdsysteme verfügen bereits über eine fixe Schnittstelle zu BMD. Der Import einer Datei mit einem fixen Satzaufbau funktioniert auch weiterhin in BMD NTCS.
Wenn eine Schnittstelle neu aufgebaut wird, empfehlen wir aber den variablen Satzaufbau zu verwenden.
Dieser Datei liegt eine Importbeschreibung für BMD 5.5 zugrunde. Weitere Details entnehmen Sie bitte der Dokumentation PR08B.
Aufbau
Grundsätze
In dieser Datei müssen alle Felder lt. Beschreibung befüttert werden. Jeder Position in einer Datenzeile kommt eine Bedeutung zu (die Kontonummer steht beispielsweise an den Stellen 1-9).
Darstellung im Editor:
Mit der Erfassungsdatei können Sie Konten unter FIBU → Stammdaten → Konten → Import/Export → Import Stamerf BMD 5.5 einspielen.
Nach dem Import unter Stammdaten → Konten:
Es werden nur die beiden Dateitypen mit 1000 und 660 Zeichen unterstützt.
Vorteil: Der Import ist schneller als beim variablen Satzaufbau.
Nachteil: Es ist schwierig, die Importdatei manuell zu bearbeiten, da alle Felder übergeben werden müssen, auch wenn manche nicht benötigt werden. (Diese sind dann entweder leer oder müssen mit Nullen aufgefüllt werden, je nachdem, ob es sich um ein alphanumerisches oder numerisches Feld handelt.)
Beispiel fixe Importdatei für Sachkonten
Einspielvorgang
Unter FIBU → Stammdaten → Konten → Import/Export → Import Stamerf BMD 5.5 können Sachkonten aus einer Datei mit einem fixen Satzaufbau importiert werden.
| Firma | Firmennummer |
FIBU | Im Feld "FIBU" geben Sie den Namen des Buchhaltungsjahres bekannt, in das die Konten importiert werden sollen. |
Dateiname | Unter "Dateiname" werden Pfad und Name der zu importierenden Datei entweder manuell eingegeben oder gesucht. |
Konvertierung | Die Konvertierung ermöglicht den richtigen Import von Umlauten und Sonderzeichen. Standardmäßig wird die Einstellung aus den Tools-Parametern vorgeschlagen (Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → BMD-System → Allgemeine Einstellungen → Import/Export → Ansi → Oem). |
Aktionen nach Import der Datei | Hinterlegen Sie hier, was mit der Datei nach erfolgreichem Import durchgeführt werden soll. |
Ordner in den die Datei verschoben werden soll | Tragen Sie hier den Ordner ein, in den die Importdatei nach erfolgreichem Import verschoben werden soll. Der Ordner für das Sicherungsverzeichnis kann mit F4 gesucht bzw. ausgewählt werden. |
Zusätzliche Parametereinstellungen
Unter FIBU → Stammdaten → Konten → Extras → Allgemeine Einstellungen für Konten → Import sind einige zusätzliche Einstellungen möglich:
0 - Es werden alle Konten bearbeitet. 1 - Es werden nur jene Konten bearbeitet, welche noch nicht vorhanden sind. 2 - Es werden nur jene Konten bearbeitet, welche schon vorhanden sind (keine Neuanlagen). | |
Beim Import von Konten (Sach- und Personenkonten, variabel oder Stamerf) wird die Kontenverteilung berücksichtigt (0 = Nein; 1 = Ja). Einstellungen für die Kontenverteilung siehe Parametereinstellungen in der Kontenverteilung. | |
Durch Angabe dieser Datei kann beim Sachkontenimport eine Zuordnung der Spalten in der Importdatei zu der lokalen Feldbeschreibung hinterlegt werden. Diese Datei wird im Modell als Vorschlag verwendet, wenn das Häkchen bei "Zuordnungsdatei verwenden" gesetzt wird. Ist hier keine Zuordnungsdatei (Mappingdatei) hinterlegt, so wird diese aus dem Standardverzeichnis verwendet. |
