Buchungseinstellungen
Grundlegende Informationen zur NTCS FIBU finden Sie unter Erste Schritte.Inhalt
Prozentsätze
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Prozentsätze
Das Fenster "Prozentsätze" gliedert sich in den Bereich der Einstiegsfelder und in die Listung der Prozentsätze selbst.
Wenn Sie bei der Anlage der Finanzbuchhaltung einen Standardkontenrahmen hinterlegt haben (diese Hinterlegung wird im Gegensatz zu anderen Feldern der Buchhaltungsstammdaten nicht aus BMD 5.5 übernommen) und dann die Abfrage Daten aus Standardkontenrahmen übernehmen? bestätigen, stehen die Prozentsätze für das Land Ihrer Finanzbuchhaltung hier bereits zur Verfügung.
Sie können dies auch durch die Schaltfläche Standardkontenrahmen übernehmen jederzeit nachträglich manuell auslösen.
Achtung!
 | Bestehende Prozentsätze werden durch die Übernahme aus dem Standardkontenrahmen überschrieben! |
Achtung!
| Es muss immer genau ein Standardprozentsatz vorhanden sein! |
Hinweis
 | Die Prozentsätze des Standardkontenrahmens (Firma 100) entsprechen den gesetzlichen Vorgaben. Bitte legen Sie hier keine zusätzlichen Prozentsätze an. Ausnahme: Zusätzlich benötigte Prozentsätze dürfen nur nach Rücksprache mit dem NTCS FIBU Support manuell angelegt werden. |
Prozentsatz | Prozentsatz |
UVA-Land | Land |
Bezeichnung | Bezeichnung |
Standardprozentsatz | Der Standardprozentsatz ist der "Hauptprozentsatz" des jeweiligen Landes (z. B. in Österreich 20 %). Dieser bildet im Programm auch die Rückfallsebene. Der Standardprozentsatz ist hier durch ein Häkchen im Feld "Standardprozentsatz" definiert. Pro Land muss ein Prozentsatz als Standard definiert werden. Um mit FIBU-Filialen und damit mit fremden Prozentsätzen buchen zu können, müssen die Prozentsätze für das jeweilige Land vorhanden sein. |
Steuercodes
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Steuercodes
Das Fenster Steuercodes gliedert sich in die Einstiegsfelder und die Liste der Steuercodes selbst.
Die Steuercodes definieren, mit welcher Steuerart gebucht wird und ob bzw. wo der Buchungsbetrag in der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen wird.
Hinweis
| Die österreichischen Steuercodes sowie die der meisten EU-Länder werden mit der Installation der NTCS FIBU automatisch angelegt. Falls es aufgrund gesetzlicher Änderungen neue Steuercodes gibt, können diese von BMD angefordert und importiert werden, ohne extra eine DVD einzuspielen. |
Bezeichnung | Bezeichnung |
Steuerart | Folgende Steuerarten sind hier möglich:
|
Steuergruppennr | Jeder Steuercode ist einer Steuergruppe zugeordnet. Auf der Steuergruppe hängen die Symbole (M = Umsatzsteuer, S = Skontobuchungen, R = ReverseCharge, B = Bausteuer …) und auch die Texte für die WWS. (Erstellt man in der WWS z. B. eine igL AR, muss am AR-Formular der Text „..es handelt sich um eine steuerfreie ig Lieferung ….“ angedruckt werden.) |
Startdatum | Ab diesem Datum ist der Steuercode gültig. |
Endedatum | Datum, bis zu welchem Datum der Steuercode gültig ist. |
Ist Standard | Kennzeichnet den Standardsteuercode für Aufwände/Erlöse Inland, EU, Drittland. |
Steuer auf Rng | Über das Feld „Steuer auf Rechnung“ kann definiert werden, ob in der Warenwirtschaft und in der LEA-Honorarverrechnung die Steuer auf der Rechnung ausgewiesen werden soll. |
ZM Art | Kennzeichen für Behandlung des Steuercodes in der Zusammenfassenden Meldung. |
KU-Kz | Kennzeichen (für Österreich), ob die Buchungen, die mit diesem Steuercode gebucht werden, in die Kammerumlagengrenze fallen. |
ADL-Kz | Kennzeichen, ob die Buchungen, die mit diesem Steuercode gebucht werden, zu den Auslandsdienstleistungen gehören. |
VStK-Kz | Kennzeichen bezüglich Vorsteuerkürzung. Übrige Umsätze = 1
Ausschlussumsätze = 2
VStK-Stc (Vorsteuerkürzungs-Steuercode) = 3 |
Eigenverbrauch | Eigenverbrauch |
Wissenswertes:
- Umbuchungen auf Steuerkonten, welche nicht in der USt-Berechnung bzw. UVA aufscheinen sollen, können mit dem Steuercode 99 - "Umbuchungen nicht steuerbar" gebucht werden.
- Umsätze, welche nur auf der ADL aber nicht auf der UVA oder ZM aufscheinen sollten, können mit dem Steuercode 82 - "Umsätze DL nicht steuerbar (nicht steuerpflichtig)" gebucht werden.
- Die Steuercodes 41 - "teilabzugsfähige VST" und 42 - "nichtabzugsfähige Vorsteuer" werden auf ein eigenes Sammelkonto gebucht, da zum Zeitpunkt der Rechnung meistens die Höhe vom VSt-Abzug noch nicht feststeht. Bei der automatischen Steuerumbuchung werden diese Sammelkonten nicht berücksichtigt. Die Umbuchung wird durch ein Kennzeichen am Steuercode unterbunden. Zum Jahresende erfolgt dann eine manuelle Umbuchung der Steuer.
- Das Buchen in einer österreichischen FIBU mit Steuercode 77 ist auch dann möglich, wenn das Kennzeichen Unechte Steuerbefreiung hinterlegt wurde.
- Steuercodes, welche mit Aufsteuer bebucht werden, erkennen Sie am Kennzeichen Steuerart. Grundsätzlich betrifft das alle Steuercodes mit der Steuerart "Vorsteuer und Umsatzsteuer" sowie "Umsatzsteuer, Aufwand erhöhend".
- Buchen von Dreiecksgeschäften:
- Buchungen beim Erwerber (2. im Dreiecksgeschäft). Konten werden mit Steuercode 11 und Steuergruppe 34 - Aufwände Dreiecksgeschäfte (2. in Reihe) angelegt.
- Buchungen beim Empfänger (3. im Dreiecksgeschäft). Die Aufwände des Empfängers müssen in der Intrastat erfasst werden. Dazu gibt es die Steuercodes 92 (ohne VSt-Abzug) und 93 (mit VSt-Abzug) mit der Steuergruppe 35 - Aufwände Dreiecksgeschäfte (3. in Reihe).
Sämtliche Buchungsbeispiele wie z. B. Vorsteuerkürzungsbuchungen manuell, Vorsteuerberichtigungsbuchungen manuell, Teilabzugsfähige Vorsteuer, Nichtabzugsfähige Vorsteuer finden Sie in den Buchungsbeispielen.
Die Ausfüllhilfe für die UVA können Sie in der Steuercode-Liste unter "Extras" aufrufen.
Eine Auflistung der Steuercodes für sämtliche Länder finden Sie im Dokument Auflistung Steuercodes.
Steuergruppen
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Steuercodes → Extras → Steuergruppen
Die Steuergruppen definieren, mit welchem Symbol die Steuer der Buchungen (z. B. im Einzelsteuernachweis) dargestellt wird.
Das Fenster Steuergruppen gliedert sich in das Einstiegsfeld und die Liste der Steuergruppen selbst.
Hinweis
| Die österreichischen Steuercodes sowie die der meisten EU-Länder werden mit der Installation der NTCS FIBU automatisch angelegt. Falls es aufgrund gesetzlicher Änderungen neue Steuercodes gibt, können diese von BMD angefordert und importiert werden, ohne extra eine DVD einzuspielen. |
Steuerschlüssel 
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Steuerschlüssel
Über einen Steuerschlüssel ist es möglich einen Steuercode und Prozentsatz zu hinterlegen. Dieser kann beim Buchen je Hinterlegung am Buchungssymbol oder aber auch über die Parameter im Buchen verwendet werden.
Steuerschlüssel | Nummer des Steuerschlüssels |
Bezeichnung | Bezeichnung des Steuerschlüssels |
Steuercode | Umsatzsteuercode |
Prozentsatz | Prozentsatz |
Buchungssymbole
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Buchungssymbole
Allgemeines
Das Buchungssymbol beinhaltet vordefinierte Buchungsregeln und steuert somit Soll/Haben bzw. auf welche Kontenarten (Sach-, Kunden- und/oder Lieferantenkonten) gebucht werden darf.
Die wichtigsten Buchungssymbole (AR, ER, BK, KA …) werden von BMD mitgeliefert.
Hinweis
| Änderungen an Buchungssymbolen sind im Normalfall nur dann notwendig, wenn Sie zusätzliche Symbole anlegen möchten (z. B. wenn mehrere Banksymbole (RK für Raika, OB für Oberbank …) oder z. B. ein Symbol GU für Gutschriften benötigt werden). In diesem Fall empfehlen wir, neue Belegsymbole von einem verwandten bestehenden Symbol zu kopieren, da die Einstellungen des Symbols übernommen werden (Stammdaten → Buchungseinstellungen → Buchungssymbole → Schaltfläche „Kopieren“). |
Kopieren von Buchungssymbolen
Wird die Funktion "Kopieren" gestartet, erscheint folgendes Fenster:
Hier müssen folgende Felder befüllt werden:
auf Kennzeichen
- Allgemein: Das Symbol gilt für alle Finanzbuchhaltungen.
- fibubezogen: Das Symbol gilt nur für jene FIBU, die ausgewählt wurde.
auf Buchungssymbol
Bezeichnung des neuen Symbols (normalerweise 2-stellig, alphanumerisch und in Großbuchstaben)
auf Bezeichnung
Kurze Erklärung der Abkürzung des SymbolsBezeichnung | Bezeichnung | ||
Buchungstyp | Der Buchungstyp definiert, ob es sich um umsatzrelevante Buchungen (= Rechnungen) oder um Zahlungen handelt. Folgende Einstellungen sind möglich:
Rechnung (umsatzrelevant):
Zahlung:
Nicht definiert:
| ||
Buchungsart | Pro Buchungssymbol kann eine eigene Buchungsart hinterlegt werden. Damit können z. B. Auswertungen auf Symbole eingeschränkt werden. Dies macht dann Sinn, wenn Sie beispielsweise Ausdrucke mit und ohne Bilanzumbuchungen erhalten möchten. Dafür müssten jeweils zwei Symbole angelegt werden. Wenn ein Buchungssymbol mit Bilanzbuchungsart in der Buchungsmaske eingegeben wird, wird das Feld "Bilanzbuchen" aktiv. Nähere Informationen finden Sie in der Dokumentation Buchungseinstellungen unter den Punkten Buchungsarten und Buchungsvarianten. | ||
EB-Kennzeichen | Das Kennzeichen für die Eröffnungsbilanz darf nur beim Symbol EB gesetzt sein. | ||
Saldenübernahme-Kennz | Damit Saldenbuchungen in der NTCS beim Einzelsteuernachweis richtig berücksichtigt werden, müssen diese mit einem Buchungssymbol mit gesetztem Saldenübernahmekennzeichen eingebucht werden. | ||
Keine Ist-Steuer | Je nach Einstellung dieses Feldes wird die Ist-Steuer berechnet, wenn am FIBU-Stamm das Kennzeichen UST Ist/Soll auf Ist-Versteuerung gesetzt ist. Bitte ändern Sie diese Einstellung nur nach Rücksprache mit dem FIBU Support. | ||
Keine Steuerberechnung | Je nach Einstellung dieses Feldes wird die USt berechnet und gebucht. Bitte ändern Sie diese Einstellung nur nach Rücksprache mit dem FIBU Support. | ||
Keine Fremdwährung | Bitte aktivieren Sie dieses Feld nur, wenn Sie z. B. Kursdifferenzen buchen, da sich die Buchung dann nur auf den Saldo der Grundwährungsseite eines Kontos auswirkt. | ||
LEA-Verrechnung Journalzeilen | Dieses Feld ist für Steuerberater relevant, die Buchungszeilen an die Klienten verrechnen. Es kann eingestellt werden, wie viele Buchungen je Buchungssymbol in die LEA-Verrechnung hineinfließen (manuelle Buchungen, manuelle Buchungen und Gegenbuchungen (ohne Sammelbuchungen) oder alle Buchungen). Die Einstellung kommt nur zur Anwendung, wenn in den LEA Parametern die Verrechnung der Journalzeilen aktiviert ist (→ Verrechnung Journalzeilen). | ||
Aktivkonten erlauben | Dürfen Aktivkonten mit diesem Buchungssymbol bebucht werden?
Möglichkeiten:
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die zusätzlichen Einstellungsmöglichkeiten je Konto! | ||
Aktivkonten Buchungscode | Mithilfe dieser Einstellungen wird gesteuert, ob das angesprochene Konto je nach Kontoart im Soll oder im Haben vorgeschlagen werden soll (z. B. bei Ausgangsrechnungen werden Erlöskonten ins Haben übernommen). | ||
Passivkonten erlauben | Dürfen Passivkonten mit diesem Buchungssymbol bebucht werden?
Möglichkeiten:
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die zusätzlichen Einstellungsmöglichkeiten je Konto! | ||
Passivkonten Buchungscode | Mithilfe dieser Einstellungen wird gesteuert, ob das angesprochene Konto je nach Kontoart im Soll oder im Haben vorgeschlagen werden soll (z. B. bei Ausgangsrechnungen werden Erlöskonten ins Haben übernommen). | ||
Aufwandskonten erlauben | Dürfen Aufwandskonten mit diesem Buchungssymbol bebucht werden?
Möglichkeiten:
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die zusätzlichen Einstellungsmöglichkeiten je Konto! | ||
Aufwandskonten Buchungscode | Mithilfe dieser Einstellungen wird gesteuert, ob das angesprochene Konto je nach Kontoart im Soll oder im Haben vorgeschlagen werden soll (z. B. bei Ausgangsrechnungen werden Erlöskonten ins Haben übernommen). | ||
Ertragskonten erlauben | Dürfen Ertragskonten mit diesem Buchungssymbol bebucht werden? Möglichkeiten:
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die zusätzlichen Einstellungsmöglichkeiten je Konto! | ||
Ertragskonten Buchungscode | Mithilfe dieser Einstellungen wird gesteuert, ob das angesprochene Konto je nach Kontoart im Soll oder im Haben vorgeschlagen werden soll (z. B. bei Ausgangsrechnungen werden Erlöskonten ins Haben übernommen). | ||
Kundenkonten erlauben | Dürfen Kundenkonten mit diesem Buchungssymbol bebucht werden?
Möglichkeiten:
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die zusätzlichen Einstellungsmöglichkeiten je Konto! | ||
Kundenkonten Buchungscode | Mithilfe dieser Einstellungen wird gesteuert, ob das angesprochene Konto je nach Kontoart im Soll oder im Haben vorgeschlagen werden soll (z. B. bei Ausgangsrechnungen werden Erlöskonten ins Haben übernommen). | ||
Lieferantenkonten erlauben | Dürfen Lieferantenkonten mit diesem Buchungssymbol bebucht werden?
Möglichkeiten:
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die zusätzlichen Einstellungsmöglichkeiten je Konto! | ||
Lieferantenkonten Buchungscode | Mithilfe dieser Einstellungen wird gesteuert, ob das angesprochene Konto je nach Kontoart im Soll oder im Haben vorgeschlagen werden soll (z. B. bei Ausgangsrechnungen werden Erlöskonten ins Haben übernommen). | ||
Beleg-Nr-Vorschlag | In diesem Feld können Sie einstellen, wie der Vorschlag der Belegnummer im Buchen erfolgen soll:
Die automatische Belegnummernerhöhung hat den Vorteil, dass beim Buchen automatisch die nächsthöhere Belegnummer vorgeschlagen wird. Wird mit alphanumerischen Belegnummern gebucht, kann die Belegnummer jedoch nicht automatisch erhöht werden. Bei der automatischen Erhöhung wird zuerst geprüft, ob im jeweiligen Buchungskreis bereits eine Buchung mit diesem Buchungssymbol vorhanden ist und erhöht diese. Gibt es in diesem Buchungskreis noch keine Buchung, so wird die letzte Beleg-Nr mit diesem Buchungssymbol für die Erhöhung herangezogen. | ||
BuSymbol für Beleg-Nr-Erhöhung | In diesem Feld können Sie ein weiteres Buchungssymbol hinterlegen, welches bei der Ermittlung der nächsten Belegnummer zusätzlich verwendet werden soll.
Beispielsweise soll beim Buchungssymbol GU ein gemeinsamer Belegnummernkreis mit dem Buchungssymbol ER verwendet werden. Das bedeutet, dass Sie beim Buchungssymbol GU in diesem Feld das Buchungssymbol ER hinterlegen können. | ||
Suchen bei Konto | Möglichkeiten:
Mithilfe dieses Feldes kann festgelegt werden, ob in der Suchroutine im Feld "Konto" Sachkonten, Kunden oder Lieferanten vorgeschlagen werden.
Das kann eine große Zeitersparnis bedeuten, da bereits die richtige Kontogruppe aufscheint, wenn nach einem Konto gesucht wird. | ||
Suchen bei GKto | Möglichkeiten:
Mithilfe dieses Feldes kann festgelegt werden, ob in der Suchroutine im Feld "Konto" Sachkonten, Kunden oder Lieferanten vorgeschlagen werden.
Das kann eine große Zeitersparnis bedeuten, da bereits die richtige Kontogruppe aufscheint, wenn nach einem Konto gesucht wird. | ||
Steuercode-Vorschlag | Die Festlegung am Buchungssymbol, ob ein Steuercode vorgeschlagen werden soll, gilt nur, wenn ein Passivkonto ohne Steuercode und ohne Prozentsatz angelegt wurde. Möglichkeiten:
Beispiel
| ||
Prozent-Vorschlag | Die Festlegung am Buchungssymbol, ob ein Prozentsatz vorgeschlagen werden soll, gilt nur, wenn das Konto ohne Steuercode und ohne Prozentsatz angelegt wurde.
Möglichkeiten:
Mithilfe der Einstellung "Prozentsatz 0" können Sie einstellen, dass bei Buchungen auf dieses Buchungssymbol null Prozent vorgeschlagen werden. | ||
Vorschlag Buchungstext (Bezeichnung) | Hier kann pro Buchungssymbol ein Vorschlag für den Buchungstext in der Buchungsmaske hinterlegt werden:
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Parameter im Buchen bzgl. Vorschlag Buchungstext: Damit die Einstellung am Buchungssymbol greift, muss im Parameter die Standardeinstellung "laut Buchungssymbol" hinterlegt sein. Die Einstellung des Vorschlags im Parameter ist höherrangig als die Einstellung am Buchungssymbol. Zusätzlich kann auf jedem Konto im Feld Vorschlag Buchungstext ein Buchungstext hinterlegt werden. Dieser übersteuert alle anderen Einstellungen! | ||
Splittaufteilungen brutto | Pro Buchungssymbol kann eingestellt werden, ob die Splittaufteilungen brutto oder netto erfolgen sollen. Standardeinstellung ist die Nettoaufteilung. | ||
Eingabe Gegenbuchungstext | Wenn Sie bei den Gegenbuchungen einer Buchung bzw. Splittbuchung einen anderen Buchungstext als bei den Buchungen auf das führende Konto eingeben möchten, aktivieren Sie bitte dieses Feld. | ||
Buchungscode überspringen | Die Standardeinstellung „Ja“ bedeutet, dass das Feld "BC" (= Buchungscode) beim Buchen übersprungen wird, wenn ein Vorschlag hinterlegt wurde. Wenn z. B. bei einer Buchung mit dem Symbol "AR" ein Kundenkonto im Feld „Konto“ eingegeben wird und das Feld „Buchungscode Kunde“ beim Buchungssymbol auf „Soll“ gestellt ist, wird der Buchungscode auf „S“ wie Soll gesetzt und das Feld übersprungen. | ||
Kontrolle Belegnummer | Die Belegkontrolle setzt sich aus der Kontrolle der Belegnummer und der Kontrolle der externen Belegnummer zusammen. Möglichkeiten:
| ||
Kontrolle externe Beleg-Nr | Die Belegkontrolle setzt sich aus der Kontrolle der Belegnummer und der Kontrolle der externen Belegnummer zusammen. Möglichkeiten:
| ||
Kontrolle Kassenstand | In diesem Feld kann eingestellt werden, ob bei einem negativen Kassensaldo eine Meldung ausgegeben werden soll oder nicht. Ist der Kassensaldo negativ, erscheint folgende Meldung: „Der Kassensaldo ist negativ!“ Der Kassensaldo wird so ermittelt:
Bei Splittbuchungen wird immer der Saldo des führenden Kontos in der Hauptbuchung geprüft. Die Prüfung erfolgt, sobald die Felder "Konto", "Gkonto" und "Betrag" einen Wert haben. | ||
Anzeige Buchungssumme | Hier kann eingestellt werden, ob eine Buchungssumme, Gegenkontosumme oder keine Buchungssumme oberhalb der Buchungszeile angezeigt werden soll. In dieser Summe werden alle Grundwährungsbeträge sowie Fremdwährungsbeträge pro Buchungskreis und Buchungssymbol addiert. Mit dem Symbol  neben der Buchungssumme kann die Summe manuell auf 0 gestellt werden. Im Buchen in den Buchungskreisen können pro Kreis mit der rechten Maustaste → Buchungssumme die derzeit gespeicherten Buchungssummen angesehen bzw. neu berechnet werden. Weiters kann in diesem Fenster auch pro Buchungssymbol mit der rechten Maustaste die Buchungssumme neu berechnet werden. | ||
Anzeige Gewinnsumme | Oberhalb der Buchungszeile wird der Gewinn bzw. Verlust aller Buchungen angezeigt. In den Buchungssymbolen mit der Buchungsart "Bilanzbuchung" (z. B. das Buchungssymbol BB) ist das Kennzeichen standardmäßig auf "Ja" gesetzt.  Diese Einstellung greift nicht, wenn der Firmensitz Deutschland ist und die Gewinnermittlungsart "Einnahmen-Überschuss-Rechnung gem. § 4 Absatz 3" eingestellt ist. Der Gewinn/Verlust wird nicht angezeigt.Nähere Informationen finden Sie in der Dokumentation Einnahmen-Überschuss-Rechner. | ||
Anzeige KöSt | Oberhalb der Buchungszeile wird die KöSt-Rückstellung oder Aktivierung angezeigt. Dieser Wert wird laufend aktualisiert, wenn Buchungen erfasst werden, die auf die Berechnung des vorläufigen Gewinns eine Auswirkung haben. | ||
Kontrolle Belegnummer im VJ/FJ | Für die Prüfung der Belegnummer kann eingestellt werden, ob auch im Vorjahr bzw. Folgejahr geprüft werden sollte. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
| ||
Kontrolle externe Beleg-Nr. im VJ/FJ | Für die Prüfung der externen Belegnummer kann eingestellt werden, ob auch im Vorjahr bzw. Folgejahr geprüft werden sollte. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
|
Gleichzeitig kann über das Buchungssymbol im Bearbeiten-Modus die Feldauswahl für das Buchen festgelegt werden. Dazu gibt es folgende Schaltflächen:
FB Buchung Eingabe 
Hier kann gleich die Feldauswahl für die Buchungszeile eingestellt werden.
Hier kann gleich die Feldauswahl für die Buchungszeile eingestellt werden.
FB Buchung Info 
Hier kann die Feldauswahl für die Buchungsinfo, welche im Buchen eingeblendet werden kann, eingestellt werden.
Hier kann die Feldauswahl für die Buchungsinfo, welche im Buchen eingeblendet werden kann, eingestellt werden.
Im Zuge einer Neuanlage bzw. Kopie von einem Buchungssymbol können Sie folgende Meldungen erhalten:
Neuanlage von Buchungssymbolen
Für die Neuanlage von neuen Symbolen, empfehlen wir Ihnen mittels einer Kopie, sämtliche Einstellungen von einem ähnlich angelegten Buchungssymbol zu übernehmen.
Wird eine Neuanlage von einem Buchungssymbol durchgeführt, so erhalten Sie die Empfehlung, das Buchungssymbol zu kopieren:
Buchungstyp "nicht definiert"
Beim Kopieren bzw. Speichern eines Buchungssymbols mit dem Buchungstyp "nicht definiert" bekommen Sie den Hinweis auf korrekte Hinterlegung vom Buchungstyp "Rechnung" bzw. "Zahlung":
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Standardkontenrahmen übernehmen | Hier können fibubezogene Buchungssymbole aus einer anderen FIBU oder einem Standardkontenrahmen übernommen werden. Allgemeine Buchungssymbole gelten für alle Firmen, daher ist keine Übernahme aus dem Standard notwendig. | ||||||
 Kopieren | Wird die Funktion "Kopieren" gestartet, erscheint folgendes Fenster:  Hier müssen folgende Felder befüllt werden:
| ||||||
 Allgemeine BS importieren | Allgemeine Buchungssymbole (sind für alle Buchhaltungen gültig) können hier exportiert werden. Diese werden beim Export einer FIBU im Gegensatz zu fibubezogenen Buchungssymbolen nicht mitgenommen. Verwendet z. B. ein Steuerberater eigene allgemeine Buchungssymbole, können diese mittels Export an Klienten versendet werden. | ||||||
 Allgemeine BS exportieren | Allgemeine Buchungssymbole (sind für alle Buchhaltungen gültig) können hier importiert werden. Diese werden beim Import einer FIBU im Gegensatz zu fibubezogenen Buchungssymbolen nicht mitgenommen. Verwendet z. B. ein Steuerberater eigene allgemeine Buchungssymbole, können diese mittels Import beim Klienten verwendet werden. |
Buchungsvarianten/-arten
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Buchungsvarianten/-arten
Buchungsarten sind Kennzeichen, die bei einzelnen Buchungen mitgegeben werden, um z. B. Werte bestimmter Buchungen später bei Auswertungen trennen zu können.
Beispiele für Anwendungsfälle:
- Sie können z. B. Abgrenzungs- oder auch Abschreibungsbuchungen mit einer eigenen Buchungsart buchen, um beim Auswerten zwischen den laufenden Perioden- und anderen Buchungen trennen zu können.
- Führen Sie mehrere Buchhaltungen, und werden diese konsolidiert, können die Buchungen pro Buchhaltung mit einer eigenen Buchungsart konsolidiert und somit später noch nachvollzogen werden, von welcher Buchhaltung die Werte kommen.
- Leiten Sie mehrere Buchhaltungen in eine gemeinsame Kostenrechnung über, können die Buchungen einer Buchhaltung ebenfalls mit je einer Buchungsart versehen werden, um in der Kostenrechnung nachvollziehen zu können, von welcher Buchhaltung die Werte kommen.
Buchungsvarianten gruppieren die Buchungsarten. Bei der Auswertung werden letztlich die Buchungsvariante und damit die zugeordneten Buchungsarten ausgewählt.
Hinweis
| Die beiden Programmpunkte Buchungsarten und Buchungsvarianten gehören zwingend zusammen – sobald Buchungsarten verwendet werden, um beispielsweise laufende, kalkulatorische, manuelle, … Buchungen zu kennzeichnen, müssen auch die Buchungsvarianten für die Auswertungen angepasst bzw. kontrolliert werden. |
Buchungsarten
Anlage Buchungsarten
Wenn Sie bei der Anlage der Finanzbuchhaltung einen Standardkontenrahmen hinterlegt haben (diese Hinterlegung wird im Gegensatz zu anderen Feldern der Buchhaltungsstammdaten nicht aus BMD 5.5 übernommen) und dann die Abfrage "Daten aus Standardkontenrahmen übernehmen?" bestätigen, stehen die Buchungsarten für das Land Ihrer Finanzbuchhaltung hier bereits zur Verfügung.
Sie können dies auch durch die Schaltfläche "Standardkontenrahmen übernehmen" jederzeit nachträglich manuell auslösen.
Die manuelle Anlage der Buchungsarten erfolgt in der NTCS Finanzbuchhaltung über den Programmpunkt Buchungsvarianten/-arten (Gelbe Leiste → Buchungsarten → Neu) oder im rechten Bereich mittels rechter Maustaste → Neu. Die Vergabe einer Nummer zwischen 1 und 999 und einer Bezeichnung ist ausreichend.
Es werden dabei automatisch drei Buchungsarten angelegt:
- die Buchungsart 1001 für die Buchungen der Periode Jänner bis Dezember
- die Buchungsart 2001 für die Bilanzbuchungen bzw. für Buchungen der Periode 13 und
- die Buchungsart 3001 für die EB-Buchungen
Standardfelder Buchungsarten
Bezeichnung | Bezeichnung der Buchungsart |
VerwendungsKz | Standardeinstellung = manuell. Das Verwendungskennzeichen wird nur benötigt, wenn Budgetwerte aus der ANBU, dem LOHN, den Personalrückstellungen, der WWS oder der PEP/PPS (Übernahme nur in KORE Planung möglich) in die KORE Planung oder das CTR Budget übernommen werden sollen. Folgende Einstellungen sind möglich:  |
Auf der Buchungsart ist es möglich, eine eigene Hintergrundfarbe zu hinterlegen. Im Buchungsprogramm und den Bildschirmansichten von Journal und Kontoblatt werden die Buchungen entsprechend eingefärbt. Dies wird beispielsweise in Deutschland für die Unterscheidung zwischen Handels- und Steuerrecht verwendet. Diese Hintergrundfarbe ist nur direkt auf der jeweiligen Buchungsart ersichtlich. Eine Anzeige in der Übersicht ist leider nicht möglich.
| Bestehende Buchungsarten werden durch die Übernahme aus dem Standardkontenrahmen überschrieben! Buchungsarten, die im Standard nicht vorhanden sind, werden dabei aber nicht gelöscht! Um eine Buchungsart zu löschen, stellen Sie sich auf eine "Untergliederung", da hier die einzelnen Zeilen gelöscht werden müssen. Das Löschen einer Überschriftenzeile ist inaktiv. |
Hinterlegung Buchungsarten
Am Belegsymbol kann die gewünschte Buchungsart hinterlegt werden. Alle Buchungen mit diesem Symbol laufen dann unter dieser Buchungsart und können extra ausgewertet werden.
Buchungsarten können aber auch in der Buchung selbst im Feld Buchungsart bekanntgegeben werden.
Buchungsvarianten
Wenn Sie bei der Anlage der Finanzbuchhaltung einen Standardkontenrahmen hinterlegt haben (diese Hinterlegung wird im Gegensatz zu anderen Feldern der Buchhaltungsstammdaten nicht aus BMD 5.5 übernommen), und die Abfrage "Daten aus Standardkontenrahmen übernehmen?" bestätigen, stehen die Buchungsvarianten für das Land Ihrer Finanzbuchhaltung hier bereits zur Verfügung.
Sie können dies auch durch die Schaltfläche "Standardkontenrahmen übernehmen" jederzeit nachträglich manuell auslösen.
Achtung!
| Bestehende Buchungsvarianten werden durch die Übernahme aus dem Standardkontenrahmen überschrieben! Buchungsvarianten, die im Standard nicht vorhanden sind, werden dabei nicht gelöscht! |
Die manuelle Anlage der Buchungsvarianten erfolgt in der NTCS Finanzbuchhaltung über den Programmpunkt Buchungsvarianten/-arten (Fenstermenü → Buchungsvarianten → Neu) oder im linken Bereich mittels rechter Maustaste → Neu. Die Vergabe einer Nummer und einer Bezeichnung ist ausreichend.
Buchungsvariante | Eingabe einer bis zu 4stelligen Nummer. Mittels Buchungsvarianten können mehrere Buchungsarten für Auswertungen gruppiert werden (Auswertung nur auf Basis der laufenden Buchungen, ohne kalk. Buchungen, ...). |
Bezeichnung | Bezeichnung der Buchungsvariante. |
Diese Buchungsvarianten werden in einer Baumstruktur (inkl. der Buchungsarten) auf der linken Seite des Fensters dargestellt. Rechts sehen Sie die existierenden Buchungsarten.
Die Zuordnung der Buchungsarten erfolgt mittels Drag & Drop: Die Buchungsart muss vom rechten Bereich in den linken gezogen werden und dort auf der gewünschten Buchungsvariante losgelassen werden. Es werden automatisch immer alle drei Buchungsarten (lfd. Buchungen, Bilanz und EB) zugeordnet.
Eine Buchungsart kann je Buchungsvariante einmal zugeordnet werden. Wird eine bereits zugeordnete Buchungsart im linken Bereich auf eine weitere Buchungsvariante "verschoben", so ist diese Buchungsart danach sowohl zur ursprünglichen als auch zu der weiteren Buchungsvariante zugeordnet.
Wird der Befehl "Standardkontenrahmen übernehmen" ausgewählt, und ist die Buchungsvariante bereits vorhanden, werden die alten Zuordnungen gelöscht und nur die Zuordnungen, die im Standard vorkommen, werden übernommen.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Standardkontenrahmen übernehmen | Aus einem Standardkontenrahmen können alle Buchungsvarianten und Buchungsarten inkl. Zuordnung übernommen werden:  |
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU-/OSS-Filialen
Details zu den notwendigen Schritten, um mit Filialen arbeiten zu können, finden Sie unter Buchen mit Filiale.
Name | Firmenname oder Firmenwortlaut bzw. Name der Filiale. Beim Update von Person auf Firma werden die Inhalte der Felder "Titel", "Name" und "Titel hinten" vom Kunden in diesem Feld zusammengesetzt. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Besonderheiten dieses Feldes in CRM/LEA Das Feld kann für diverse Korrespondenzen in Standardbrief und LEA-Honorarnoten beispielsweise für Firmenkopf und -fuß verwendet werden. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für die Empfängerüberprüfung (VoP - Verification auf Payee) werden standardmäßig 50 Zeichen des Namens und 19 Zeichen des Vornamens herangezogen. Wenn Sie den vollständigen Namen für die Prüfung verwenden möchten, können Sie diesen im Feld Kontoinhaber hinterlegen. | ||
Land | Land der Firma. Da diese Information in den meisten Paketen von essentieller Bedeutung ist, sollte es jedenfalls korrekt befüllt werden. Besonderheiten dieses Feldes für die FIBU Bitte tragen Sie hier unbedingt das Land der betroffenen Firma ein. Alle steuerlichen Abläufe werden über das Feld "Land" gesteuert (Ermittlung der Steuercodes und Prozentsätze …). Dies hat Auswirkungen auf die Konten, die Buchungen, bis hin zur Umsatzsteuererklärung. Bis jetzt sind die steuerlichen Routinen nur für Österreich, Deutschland und Schweiz eingebaut, andere Länder folgen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zum Land der Verrechnungsfirma wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Das Feld "Land" muss für die LEA vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote hinterlegt sein. Wenn die UID-Nummer des Rechnungsempfängers nicht mit einer tatsächlichen UID-Nummer lt. Norm befüllt ist (also leer oder anderweitig befüllt, z. B. mit "-"), wird das Land des Rechnungsempfängers mit dem Land der Verrechnungsfirma nach folgenden Regeln verglichen:
Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. | ||
Straße | Tragen Sie hier die Straße ein.  Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen. Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar! Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben. Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster. | ||
Postleitzahl | Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden. Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt. Hinweis
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Telefonnummer | Haupt-Telefonnummer der Firma/Institution. Mittels F8-Symbol  können Sie weitere Telefonnummern (siehe auch Verwaltung Telefonnummern) eingeben.Informationen zu Formatierungsmöglichkeiten von Telefonnummern finden sie unter Telefonnummernformatierung. | ||
E-Mail | Erfassen Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse. Hinweis
Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.Weiters können Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem ";" getrennt in diesem Feld anführen. Für den E-Mail-Versand (Fibu-Ausdrucke, Druckliste ...), werden alle folgenden Adressen in der E-Mail automatisch als CC-Empfänger angeführt. Besonderheit LOHN Durch ein Semikolon getrennte E-Mail-Adressen haben zwar den Vorteil, dass Auswertungen über einen Lohnstapel an mehrere E-Mail-Adressen versendet werden können. Die erste E-Mail-Adresse wird im Feld "An" und alle weiteren im Feld "CC" des E-Mail-Programms verwendet. Nachteilig ist jedoch die Auswirkung bei ELDA-Meldungen, insbesondere der AUVA-Rückerstattungsmeldung. Hier wird genau die Zeichenkette, die im Feld "E-Mail" eingetragen ist, für die ELDA-Meldung verwendet. Durch das Semikolon entspricht die Meldung nicht mehr dem Satzaufbau, was zu einer Nichtübernahme der Meldung führt. Die AUVA-Meldung könnte vor dem Versand hinsichtlich der E-Mail-Adressen manuell über die ELDA-Datendrehscheibe bearbeitet oder als Ansprechpartner könnte anstelle der Firma der oder ein anderer Datensender verwendet werden. | ||
UID-Nummer | Umsatzsteueridentifikationsnummer Update von Person auf Firma Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Hinterlegung der UID-Nummer ist bereits für das Buchen wichtig, damit der Steuercode i.g. Erwerbe richtig vorgeschlagen werden kann. Die hier eingetragene UID-Nummer wird mit der des Personenkontos verglichen (handelt es sich z. B. in beiden Fällen um eine österreichische UID-Nummer, wird kein innergemeinschaftlicher Erwerb verbucht). Weiters ist die Hinterlegung der UID-Nummer auch für die Zusammenfassende Meldung notwendig. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zur UID-Nummer der Verrechnungsfirma wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Konkret wird dabei das Landkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer mit dem Landkürzel der UID-Nummer des Rechnungsempfängers verglichen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. Das Feld "UID-Nummer" muss vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote korrekt gewartet sein. Besonderheiten dieses Feldes in der  SchweizDieses Feld ist für die Eingabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) der EU vorgesehen! Die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer wird im Feld UnternehmensID-Schweiz eingegeben. Um Falscheingaben zu verhindern, ist im Feld UID-Nummer die Eingabe von Nummern, die mit "CHE" beginnen, nicht möglich. | ||
UVA-Abgabezeitraum | vierteljährlich oder monatlich | ||
letzter UVA-Monat | letzter ausgedruckter UVA-Monat | ||
UVA-Währung | Hier wird die Währung der Filiale hinterlegt, in welcher die UVA abgegeben werden soll. Für die Umrechnung der Währung wird der jeweilige Saldo pro Konto zum Tageskurs vom Stichtag (Ausdrucksdatum) herangezogen. Ist zum Stichtag kein Kurs angelegt, so wird der letzte Kurs vom jeweiligen Ausdrucksmonat für die Umrechnung herangezogen. |
Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld
Wird in der FIBU eine Filiale angelegt oder geändert, wird diese auch ins CRM durchgeschrieben und umgekehrt.
Wenn Sie eine Filiale löschen möchten, muss diese nicht nur in der FIBU, sondern auch unter CRM → Stammdaten → Firmen → Filialen gelöscht werden.
Hinweis
 | Bei der Neuanlage einer FIBU-Filiale wird überprüft, ob das Kennzeichen für die FIBU-Filiale am FIBU-Stamm gesetzt wurde. Falls diese Hinterlegung fehlt, wird folgende Meldung ausgegeben:  Mit der Auswahl "Filialen bei der FIBU aktivieren" wird das Kennzeichen am FIBU-Stamm automatisch gesetzt und das Fenster für die Neuanlage einer Filiale wird geöffnet. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Ansehen | Filiale ansehen |
 Neu | Filiale neu anlegen |
 Bearbeiten | Filiale bearbeiten |
 Löschen | Filiale löschen |
| Standardkontenrahmen übernehmen | Mit diesem Punkt können Filialen aus einer anderen FIBU oder einem Standardkontenrahmen übernommen werden. Bestehende Filialen werden dabei nicht übernommen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Filialen im CRM. |
| Aktive anzeigen | Aktive Filialen anzeigen |
Inaktive anzeigen | Inaktive Filialen anzeigen |
Alle anzeigen | Aktive und Inaktive Filialen anzeigen |
 Prüfung und Korrektur der FirmenNr. | Wenn eine angelegte FIBU-Filiale nicht sichtbar ist, führen Sie bitte diese Funktion aus. Dabei wird die interne Firmennummer (die Filiale gehört zu einer Firma) geprüft und wenn notwendig richtiggestellt. |
| Übernahme Filialen aus BMD 5.5 | Mit diesem Punkt können Filialen (Landkennzeichen) aus der FIBU 5.5 übernommen werden, welche in den FIBU-Stammdaten im Feld Importierte BMD 5.5 hinterlegt wurde. |
Teil-/Schlussrech-Ablauf
Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Teil-/Schlussrechnungsabläuf
Für das Buchen mit Teil- und Schlussrechnungen gibt es eine eigene Dokumentation.
Ablaufnummer | Ablauf-SammelNr | ||
Ablaufbezeichnung | Bezeichnung | ||
Rechnungsschema | Hinterlegung des gewünschten Rechnungsschemas. Am Rechnungsschema wird eingestellt, ob die Teilrechnungen auflaufend oder beinhaltend gebucht werden und ob die Versteuerung bei Bezahlung oder bereits sofort bei Verbuchung der Teilrechnung erfolgen soll. Hinweis
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Versteuerungsart | Legt die gewünschte Versteuerungsart der Anzahlungen bzw. Teilrechnungen fest.
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Ablauf TR/ANZ | Auflaufend Beinhaltend Zur Erläuterung der Begriffe "auflaufend" und "beinhaltend" siehe Begriffsdefinitionen Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung. Beinhaltend (FIBU: Auflaufend): In der Warenwirtschaft ist der Ablauf beinhaltend, an die Finanzbuchhaltung werden die jeweiligen Rechnungen jedoch auflaufend übergeben. Das heißt, bei Einbuchung der 2. Anzahlung/Teilrechnung wird nur der Differenzbetrag verbucht und nicht die vorige Anzahlung/Teilrechnung storniert und der volle Betrag neu eingebucht. |
