Das Verbuchen von Teilrechnungen, Akontoforderungen und Schlussrechnungen kann mit dem Teil-/Schlussrechnungsmodul automatisiert werden.

Über die Automatik wird beispielsweise der Zeitpunkt der Versteuerung, das Storno der Teilrechnungen und Akontoforderungen, sowie die Skontoverbuchung gesteuert. Mittels der sogenannten Ablaufnummer, welche sich wie ein roter Faden von der 1. Teilrechnung bis zur Schlussrechnung durchzieht, werden bestimmte Programmabläufe nahezu vollständig automatisiert.

Das kostenpflichtige TR/SR-Modul wird benötigt, sobald Teilrechnungen oder Akontoforderungen verbucht werden. Die Versteuerung von Anzahlungen (ohne vorangehende Teilrechnung) kann auch ohne das Zusatzmodul manuell ausgelöst werden. Nähere Informationen finden Sie unter Manuelle Anzahlung.

Vorteile der TR/SR-Automatik

Aufgrund der durchgängigen TR/SR-Ablaufnummer werden im Zuge der Schlussrechnung Teilrechnungen und Anzahlungen storniert sowie der angefallene Skonto richtig umgebucht und steuerlich entsprechend entlastet.
Pro Ablauf kann die Variante (beinhaltend oder auflaufend) festgelegt werden.
Pro Ablauf kann entschieden werden, ob die Versteuerung sofort oder erst bei der Zahlung erfolgen soll.
Zum Zeitpunkt der Schlussrechnung wird je nach gewählter Versteuerungsart nur noch der Differenzbetrag zu den bisherigen Teilrechnungen oder Anzahlungen versteuert.

Begriffsdefinition

Programmtechnisch wird nicht zwischen den Begriffen "Teilrechnungen" und "Anzahlungsrechnungen" unterschieden. Im Programm und in der Hilfe wird immer nur der Begriff "Teilrechnung" verwendet. Das hat keinen Einfluss auf den Zeitpunkt der Versteuerung. Dieser wird in einer eigenen Einstellung geregelt.

Überlegungen, bevor Sie starten
Bevor Sie mit der Teil-/Schlussrechnungsautomatik zu buchen beginnen, sollten einige Punkte, gegebenenfalls gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, geklärt werden.

Zu welchem Zeitpunkt erfolgt die Versteuerung der Rechnungen (zum Zeitpunkt der Rechnung, zum Zeitpunkt der Zahlung oder kann beides vorkommen)?
Welche Variante für Teilrechnungen treten bei Ihnen auf (auflaufend, beinhaltend oder beides)?
Daraus ergibt sich welche Rechnungsschemen angelegt werden müssen.
Nach welchem Kriterium werden die Ablaufnummern vergeben (Projekt, Kostenträger, Baustelle etc.) um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten.
Soll die Entlastung der n.n.g. USt sofort bei der Zahlung erfolgen oder erst bei der Schlussrechnung?

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1.1. TR/SR-Ablauf-Nr

Die TR/SR-Ablaufnummer (50 Stellen alphanumerisch) muss eindeutig sein und gleicht einem roten Faden, der Teilrechnungen, Anzahlungen und Schlussrechnungen verbindet.

Die Anlage erfolgt unter FIBU → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Teil- und Schlussrechnungsabläufe. In diesem Fenster besteht auch die Möglichkeit, Teil-/Schlussrechnungsabläufe von einer auf eine andere Firma zu kopieren.

Alternativ ist die Anlage der Teil-/Schlussrechnungsabläufe auch während des Buchens in der Buchungszeile im Feld TR/SR-AblaufNr möglich.

Bei der Wahl der Ablaufbezeichnung empfiehlt es sich, eine möglichst sprechende Bezeichnung zu wählen. In der Praxis werden häufig Projektbezeichnungen, Baustellen etc. verwendet.

Hinweis

Die TR/SR-Ablauf-Nummer kann am gleichen Personenkonto nach einer Schlussrechnung theoretisch auch wiederverwendet werden.

Wir raten aber davon ab, da es möglicherweise zu Darstellungsproblemen in der "TR/SR-Übersicht" kommen kann.

Im Feld Rechnungsschema ist das Rechnungsschema zu hinterlegen. Im Gegensatz zu den eindeutigen Ablaufnummern können Rechnungsschemen mehrfach verwendet werden.

Je nachdem, welche Lizenz (WWS, FIBU) Sie erworben haben, wird die Feldauswahl unterschiedlich dargestellt!

Am Feld Ablauf der Teilrechnung/Anzahlung wird eingestellt, ob die Teilrechnungen auflaufend (ohne TR-Storno) oder beinhaltend (mit TR-Storno) gebucht werden. Nähere Informationen finden Sie unter Varianten Teilrechnungsablauf.

Die Versteuerungsart regelt, ob die Versteuerung zum Zeitpunkt der Teilrechnung oder zum Zeitpunkt der Zahlung erfolgen soll.

Im Feld Auftragsdatum ist der Beginn des Projekts zu hinterlegen. Es wird empfohlen, hier das tatsächliche Beginndatum zu hinterlegen, da dies entscheidend dafür ist, bis in welches Jahr zurück Teilrechnungen für den Ausdruck auf der TR/SR-Übersicht bzw. für das Teilrechnungsstorno im Zuge einer Schlussrechnung gesucht werden.

Wird ein Ablauf ohne "Auftragsdatum" gespeichert, erhalten Sie folgenden Hinweis. Das Speichern ist aber trotzdem möglich.

Hinweis

Bei Abläufen, welche noch ohne Auftragsdatum erfasst sind, wird lt. Parametereinstellung standardmäßig 2 Jahre zurück gesucht.

Hinweis

Bei allen Abläufen, die durch eine 5.5 Übernahme angelegt worden sind, wird als Auftragsdatum automatisch WJ-Beginn vom höchsten Jahr minus Anzahl der übernommenen Vorjahre gesetzt.

Das Feld Auftragsendedatum ist relevant für die Suchroutine beim Buchen. Standardmäßig werden in der Suchroutine nur die aktuellen TR/SR-Ablauf-Nummern angezeigt. Das Programm vergleicht dabei das Auftragsendedatum mit dem eingegebenen Belegdatum. Sie können jedoch auch umschalten auf die "Abgeschlossenen" bzw. auf "Alle".

Die Hinterlegung des Auftragsendedatums macht den Ausdruck der "TR/SR-Übersicht" schneller.

Beim Ausdruck der TR/SR-Übersicht kann das Feld "Auftragsendedatum" befüllt werden. Wird ein Datum eingegeben, werden nur jene Abläufe angedruckt, bei denen das Auftragsendedatum am Ablauf höher ist als der angegebene Wert. Abläufe mit einem niedrigeren Auftragsendedatum werden nicht ausgewertet.

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Hinweis

In der Schweiz

sind Teilrechnungen in der Regel sofort zu versteuern.

1.1.1. Buchen ohne eindeutige TR/SR-Ablauf-Nr

Das Buchen gänzlich ohne TR/SR-Ablauf-Nr ist grundsätzlich nicht möglich. Jedoch gibt es die Möglichkeit, eine einzige Dummy-TR/SR-Ablauf-Nr anzulegen und alle Rechnungen und Anzahlungen mit ein und derselben Nummer zu buchen.

Achtung!

Das Buchen ohne eindeutige Ablaufnummer wird seitens BMD nicht empfohlen!

Die Nachteile dieser Methode sind:

Keine Übersicht über die einzelnen Projekte
Manuelle Auswahl der zu stornierenden Teilrechnungen und Anzahlungen
Kein Ausdruck "TR/SR-Übersicht" getrennt nach Projekten möglich

Wir empfehlen Ihnen daher das Arbeiten mit eindeutigen TR/SR-Ablaufnummern!

Eindeutige TR/SR-Ablaufnummern verbinden Teilrechnungen, Anzahlungen und die Schlussrechnung. Bei der Schlussrechnung bzw. bei beinhaltenden Teilrechnungen werden die Anzahlungen bzw. die Teilrechnungen automatisch storniert und Sie können jederzeit den Ausdruck "TR/SR-Übersicht" starten.

Somit haben Sie immer einen Überblick über Ihre offenen oder auch abgeschlossenen Projekte.

Bei der Verwendung einer Dummy-Ablaufnummer kann das Programm bei der Schlussrechnung nicht feststellen, welche Teilrechnungen und Anzahlungen zu diesem Projekt gehören, daher müssen Sie selbst auswählen, welche Buchungen storniert werden sollen.

Dazu ist auf der TR/SR-Ablauf-Nr das Feld Manuelle Auswahl bei SR anzuhaken. Aufgrund dieses Kennzeichens werden beim Buchen einer Schlussrechnung zwei Auswahlfenster geöffnet, in welche Sie manuell jeweils die TR und AZ markieren, die storniert werden müssen (sowohl im Buchen als auch in der ER-Kontrolle, Vorerfassung Buchungen oder Buchungen importieren).

Werden diese Fenster irrtümlich geschlossen, ohne dass die zu stornierenden TR und AZ ausgewählt wurden, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung.

1.2. Varianten Teilrechnungsablauf

Variante 1: auflaufende TR (ohne Teilrechnungsstorno)

Bei auflaufenden Teilrechnungen wird immer nur jener Teil verrechnet, welcher seit der letzten Teilrechnung erbracht wurde. Jede Teilrechnung wird separat verbucht und bleibt bis zur Schlussrechnung erhalten. Bei Verbuchung der Schlussrechnung wird jede zur TR/SR-Ablauf-Nr gehörende Teilrechnung storniert.

Variante 2: beinhaltende TR (mit Teilrechnungsstorno)

Bei beinhaltenden Teilrechnungen wird immer die gesamte bisherige Leistung ausgewiesen, d. h. auch jener Teil, der bereits in vorherigen TR verrechnet worden ist. Bei dieser Variante muss daher beim Einbuchen einer neuen TR die vorherige TR storniert werden, damit auf dem Personenkonto der richtige offene Posten ausgewiesen wird.
Bei der Verbuchung der Teilrechnung wird die vorherige Teilrechnung mit gleicher TR/SR-Ablauf-Nr storniert. Als Buchungsbetrag muss der Gesamtbetrag der aktuellen und der vorherigen Teilrechnung angegeben werden. Bei der Verbuchung der Schlussrechnung wird nur noch die letzte Teilrechnung storniert.

Hinweis

Bei den automatischen Stornobuchungen werden die Dokumente der Ursprungsbuchung auch auf die Stornobuchungen übernommen.

Hinweis

Bei beinhaltenden Teilrechnungen ist deshalb die automatische Stornofunktion im Kontoblatt und Journal (rechte Maustaste → Storno) nicht möglich!

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Variante 3: beinhaltend / FIBU auflaufend

Dieser spezielle Ablauf kann nur in Zusammenhang mit der NTCS Warenwirtschaft und/oder NTCS ER-Kontrolle verwendet werden. Diese Variante ermöglicht, dass Teilrechnungen in der Warenwirtschaft beinhaltend ausgedruckt oder in der ER-Kontrolle beinhaltend erfasst werden, in der FIBU aber auflaufend verbucht werden.

Nähere Informationen finden Sie im Thema Teil- und Schlussrechnungsablauf beinhaltend/FIBU auflaufend.

2. Einstellungen

Die folgenden Einstellungen entsprechen den Hinterlegungen unseres Standkontenrahmens und können von diesem automatisch übernommen werden.

2.1. Kontenanlage TR-Konto

Unter FIBU → Stammdaten → Konten muss das Teilrechnungskonto im Feld Teilrechnung-Kz als Teilrechnungskonto gekennzeichnet werden.

Wird das TR-Konto gemischt bebucht, wird am Konto kein Steuercode und auch kein Prozentsatz hinterlegt. Diese Eingaben erfolgen dann direkt bei der Buchung.

Wird je Steuercode ein eigenes Teilrechnungskonto geführt, in der Praxis häufig dann, wenn zusätzlich Bauleistungen gebucht werden, so kann der Steuercode direkt am Konto hinterlegt werden. Bei der Buchung wird der hinterlegte Steuercode vorgeschlagen.

Kontenanlage:

Hinweis

Teilrechnungskonten können auch als Bestandskonten geführt werden. Dazu legen Sie ein Konto in der gewünschten Kontenklasse als Aktiv- oder Passivkonto an, die restlichen Hinterlegungen sind wie oben abgebildet durchzuführen.

Beachten Sie bitte, dass niemals die Anzahlungskonten, die in den Steuerkonten hinterlegt sind, als Teilrechnungskonten verwendet werden dürfen!

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Hinweis

In diesem Dokument wird mit den Konten des österreichischen Standardkontenrahmens gearbeitet.

Konten für andere Länder finden Sie im jeweilgen Kontenrahmen.

2.2. Fixkonten

Unter FIBU → Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Fixkonten werden für die TR/SR-Automatik wichtige Konten hinterlegt.

Noch nicht fällige VSt bzw. USt

Auf diesen Konten wird die noch nicht fällige Steuer bei Teilrechnungen gebucht. Die Konten sind steuerlich neutral anzulegen.

Hinweis

Diese Konten sind nicht zu verwechseln mit den unter den Steuerkonten hinterlegten, nicht fälligen VSt- und USt-Konten, die für die Ist-Versteuerung notwendig sind.
Wie auch im Standardkontenrahmen vorgesehen, empfehlen wir, unterschiedliche Konten zu verwenden.

Konto für Anzahlungen

Buchen Sie erstmalig mit der Teil-Schlussrechnungs-Automatik, besteht die Möglichkeit hier ein steuerneutrales Sachkonto mit OP-Verwaltung zu hinterlegen. Der Vorteil ist, dass das Personenanzahlungskonto nicht in den OP-Listen aufscheint und die Anzahlungen automatisch auf ein eigens dafür vorgesehenes Forderungs- bzw. Verbindlichkeitenkonto gebucht werden.
Im Standardkontenrahmen stehen dafür die Konten 2070 und 3270 zur Verfügung.

Aus historischen Gründen wurde bisher standardmäßig ein Personenanzahlungskonto (299999 und 399999) hinterlegt. Wir empfehlen, für diese Personenanzahlungskonten ein eigenes Sammelkonto zu hinterlegen, damit die Forderungen im Sachkontobereich getrennt ausgewiesen werden können.

Wurde bisher ein Personenanzahlungskonto verwendet und Sie möchten aber zukünftig ein Sachkonto verwenden, so finden Sie die notwendige Vorgangsweise unter Nachträgliche Umstellung "Konto für Anzahlungen".

Gegenkonto für Anzahlungen

Für Anzahlungsbuchungen ohne Steuercode und ohne Prozentsatz sind hier die nichtsteuerbaren Anzahlungskonten zu hinterlegen. Werden die nichtsteuerbaren Steuercodes 80 oder 81 verwendet, so sind die Anzahlungskonten in den Steuerkonten zu hinterlegen.

Diese Konten werden auch für Anzahlungsbuchungen herangezogen, welche von Abläufen mit der Versteuerungsart "sofort" kommen.

Skonto für Anzahlungen

Bei diesen Konten handelt es sich um nicht steuerbare Skontokonten auf welchen die Skontobeträge, welche bei Anzahlungen in Abzug gebracht werden, verbucht werden. Diese Skontobeträge bleiben bis zur Schlussrechnung auf diesen Konten. Im Zuge der Schlussrechnung erfolgt dann die Umbuchung auf das tatsächliche steuerbare Skontokonto und auch die steuerliche Entlastung des Skontos.

Standardmäßig werden die Skontobeträge auf diesen Konten brutto gebucht. Im FIBU Stamm gibt es die Möglichkeit über die Einstellung im Feld n. stb. AZ Skonto netto, die Skontobeträge netto auf dieses Konto zu buchen. Die Steuerentlastung erfolgt in diesem Fall auf das ebenfalls in den Fixkonten hinterlegte Konto für die n. n. fällige Steuer aus AZ-Skonto. Nähere Informationen finden Sie unter FIBU Stamm.

Hinweis

Soll der Skonto von bestimmten TR-Konten auf eigene Skontokonten gebucht werden, kann im Feld "Kto-Nr" das jeweilige Teilrechnungskonto hinterlegt werden.

Noch nicht fällige VSt/USt aus AZ-Skonto

Diese Hinterlegung wird benötigt, wenn der Anzahlungsskonto netto gebucht wird. Nähere Informationen finden Sie unter FIBU Stamm.

Normalerweise werden die gleichen Konten, wie für die nicht fällige VSt/USt, hinterlegt.

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2.3. Steuerkonten

Unter FIBU → Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Steuerkonten muss je Steuercode und Prozentsatz das Anzahlungskonto hinterlegt werden.

Diese Konten dienen als Gegenkonto bei der Anzahlungsbuchung.

Standardmäßig werden die Anzahlungskonten mit dem jeweiligen Steuercode und Prozentsatz angelegt, damit die Anzahlung richtig versteuert und korrekt auf der UVA ausgewiesen wird.

Im Eingangsrechnungsbereich können die Anzahlungskonten natürlich auch gemischt bebucht werden. Der Steuercode wird dann von der mit der Zahlung ausgezifferten Teilrechnung übernommen.

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2.4. FIBU Stamm

Unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten können spezielle Fibu-bezogene Einstellungen getroffen werden. Diese Einstellungen sind optional. Wird nichts Abweichendes eingestellt, so arbeitet die Automatik mit den Standardeinstellungen.

Da die Einstellungen in den Feldern "Anzahlung brutto" und "n.stb.AZ-Skonto netto" gleichlautend getroffen werden müssen, werden diese bei der Neuanlage synchronisiert.

Wenn eines der beiden Felder bei bestehenden Buchhaltungen geändert wird, erhalten Sie eine Meldung, dass von einer Umstellung im laufenden Betrieb wegen der Gefahr von Abstimmungsproblemen abgeraten wird.

Anzahlung brutto

Über dieses Feld können Sie steuern, wie der Anzahlungsbetrag auf dem Anzahlungskonto ausgewiesen werden soll.

Nein: Am "Gegenkonto AZ" (3292) wird netto gebucht. Die Entlastung des n.n.g. Steuerkontos erfolgt erst im Zuge der Schlussrechnung.

Ja: Am "Gegenkonto AZ" (3292) wird brutto gebucht, die n.n.f. USt wird entlastet (Standardeinstellung). Bei dieser Einstellung wird am n.n.f. Steuerkonto nur jener Betrag ausgewiesen, der tatsächlich noch nicht versteuert wurde. Es entfällt daher die Anpassung des Kontos im Zuge der Bilanz.

Wenn Sie mit der TR-Automatik beginnen, empfehlen wir, die Einstellung "Ja" zu verwenden. Die Parametereinstellung sollte immer in Abstimmung mit dem Parameter n.stb. AZ-Skonto netto erfolgen. Entweder sind beide Parameter auf "Ja" oder beide Parameter auf "Nein" zu setzen. Arbeiten Sie bereits mit der TR/SR-Automatik ist von einer Umstellung der Parametereinstellung abzuraten, da die Abstimmung der "noch nicht fälligen Umsatzsteuer" vorübergehend schwierig ist. Im laufenden Betrieb kann der Parameter nur dann problemlos umgestellt werden, wenn aktuell alle TR-Abläufe schlussgerechnet sind bzw. wenn die offenen TR-Abläufe bis Jahresende schlussgerechnet werden.

Details entnehmen Sie bitte der Doku Teil- und Schlussrechnung.

n.stb. AZ-Skonto netto

Über dieses Feld können Sie steuern, wie die Steuer des Skontos bei Anzahlungen ausgewiesen werden soll.

Nein: Skonto der Anzahlung wird brutto auf das AZ-Skontokonto gebucht und die Steuer wird erst bei der SR entlastet.

Ja: Skonto der Anzahlung wird netto auf das AZ-Skontokonto gebucht (Standardeinstellung). Die Steuer wird auf das hinterlegte "n.n.f. USt aus AZ-Skontokonto" gebucht.

Wenn Sie mit der TR-Automatik beginnen, empfehlen wir, die Einstellung "Ja" zu verwenden. Die Parametereinstellung sollte immer in Abstimmung mit dem Parameter Anzahlung brutto erfolgen. Entweder sind beide Parameter auf "Ja" oder beide Parameter auf "Nein" zu setzen. Arbeiten Sie bereits mit der TR/SR-Automatik ist von einer Umstellung der Parametereinstellung abzuraten, da die Abstimmung der "noch nicht fälligen Umsatzsteuer" vorübergehend schwierig ist. Im laufenden Betrieb kann der Parameter nur dann problemlos umgestellt werden, wenn aktuell alle TR-Abläufe schlussgerechnet sind bzw. wenn die offenen TR-Abläufe bis Jahresende schlussgerechnet werden.

Übernahme Skonto in ANBU

Wie bzw. zu welchem Zeitpunkt der Skonto in die ANBU-Vorerfassung übernommen wird, ist abhängig von der Einstellung in diesem Feld.

- Bei der Einstellung Nein:

Bei der Bezahlung einer Teilrechnung mit Skontoabzug wird der Skonto auf das hinterlegte Fixkonto Skonto für Anzahlungen (Lieferanten) gebucht (z. B. Konto 5806).

Wird eine Teilrechnung auf ein Konto in der Klasse 0 gebucht und diese mit Skonto bezahlt, dann wird der Skonto nicht in die Anlagenbuchhaltung übernommen.

Erst bei der Schlussrechnung wird der Skonto auf das tatsächliche Konto der Klasse 0 umgebucht und damit automatisch in die ANBU-Vorerfassung übernommen.

Die Teilrechnungs-Stornos werden ebenfalls automatisch in die ANBU-Vorerfassung übernommen und damit auch in der Anlagenbuchhaltung storniert.

- Bei der Einstellung Ja:

Bei der Bezahlung einer Teilrechnung mit Skontoabzug wird der Skonto direkt auf das angesprochene Konto der Klasse 0 zurückgebucht.

Wird eine Teilrechnung auf ein Konto in der Klasse 0 gebucht und diese mit Skonto bezahlt, wird der Skonto automatisch in die Anlagenbuchhaltung übernommen.

Bei der Schlussrechnung wird der Skonto auf das tatsächliche Konto lt. Schlussrechnung umgebucht und automatisch in die ANBU-Vorerfassung (+/-) übernommen.

Die Teilrechnungsstornos werden ebenfalls automatisch in die ANBU-Vorerfassung übernommen und damit auch in der Anlagenbuchhaltung storniert.

Details entnehmen Sie bitte der Dokumentation Teil- und Schlussrechnung.

AZ-Automatik

In diesem Feld kann definiert werden, ob bzw. wann die Anzahlungsautomatik ausgelöst werden soll.

Keine AZ-Automatik: Die Automatikbuchungen für die Anzahlungsbuchungen werden nicht durchgeführt. Die Anzahlungsautomatik muss manuell mit "Alt + 3" aktiviert werden.
Bei allen TR-/SR-Abläufen (Standardeinstellung): Die Automatikbuchungen für die Anzahlungsautomatik werden immer durchgeführt, wenn mit Teilrechnungs-/Schlussrechnungsabläufen gearbeitet wird. Wird beim Buchen eine Teilrechnung ausgeziffert, schaltet das Programm automatisch auf die Anzahlungsautomatik um, und das manuelle Auslösen mit "Alt + 3" entfällt.
Bei allen TR/SR-Abläufen mit Versteuerung bei Bezahlung: Die Automatikbuchungen für die Anzahlungsautomatik werden nur dann durchgeführt, wenn mit Teilrechnungs-, Schlussrechnungsabläufen gearbeitet wird, bei denen "Versteuerung bei Bezahlung" hinterlegt wurde.

Diese Einstellung gilt auch für den automatischen Zahlungsverkehr!

Wird eine Anzahlungsbuchung manuell ausgelöst, dann werden die Automatikbuchungen unabhängig von dieser Einstellung immer durchgeführt.

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Buchen mit Teil- und Schlussrechnungen.

AZ-Automatik bei IstSteuer

In diesem Feld kann eingestellt werden, ob bei Buchungen mit Iststeuer die Anzahlungsautomatik ausgelöst werden soll.

Da die Versteuerung in diesem Fall ohnehin durch die Ist-Versteuerung erfolgt, empfehlen wir bei Buchhaltung mit Ist-Versteuerung, die AZ-Automatik bei IstSteuer zu deaktivieren, da es bei der Verprobung der n.n.fälligen Steuer zu Differenzen führen kann.

Wenn z. B. nach dem Schema "Ist UST/Soll VST" gearbeitet wird, wird die Anzahlungsautomatik nur für die Umsatzsteuerbuchungen deaktiviert. Im Vorsteuerbereich kann weiterhin mit der Anzahlungsautomatik gearbeitet werden. Bei der Einstellung "Ist UST/Ist VST" wird die Anzahlungsautomatik sowohl für die Umsatzsteuerbuchungen als auch für die Vorsteuerbuchungen deaktiviert.

Bei der Umstellung einer Buchhaltung mit Istversteuerung von BMD 5.5 auf NTCS wird geprüft, ob in der BMD 5.5 Teil- bzw. Schlussrechnungsprojekte vorhanden sind. Da hier davon auszugehen ist, dass mit der Anzahlungsautomatik gearbeitet wird, wird bei der Übernahme das Kennzeichen automatisch auf AZ-Automatik anwenden gesetzt.

2.5. Feldauswahl

Bei Verwendung der TR/SR-Automatik empfiehlt es sich die Feldauswahl in manchen Bereichen anzupassen.

2.5.1. Buchungszeile

In der Buchungszeile kann bei jenen Buchungssymbolen, bei denen eine Eingabe der Ablaufnummer erforderlich ist (AR, ER ...) dieses Feld eingeblendet werden.
Somit ist das Feld in der Buchungszeile sofort sichtbar und kann bei Teilrechnungen und Schlussrechnungen eingegeben werden.
Im Buchungssymbol BK hat dieses Feld eigentlich nur Kontrollfunktion, weil die Ablaufnummer aus der ausgezifferten Rechnung übernommen wird. Lediglich bei manuellen Anzahlungen muss dieses Feld im Banksymbol manuell erfasst werden.

2.5.2. Bildschirmansicht Kontoblatt

Zur besseren Übersicht und für Kontrollzwecke empfehlen wir die Felder "TR/SR-AblaufNr", "TR/SR-Ablauftyp" und "TR/SR-Orig.KontoNr" in der Feldauswahl zu aktivieren.

2.5.3. Auszifferung

Auch im Auszifferungsfenster können die TR/SR-Felder dazu geblendet werden.

Das wären in diesem Fall das Feld "TR/SR-AblaufNr" und ev. das Feld "TR/SR-Ablauftyp".

3. Tägliches Arbeiten

3.1. Standardablauf

3.1.1. Teilrechnung

Am Konto 4080 (Erlöse Teilrechnungen) ist das Teilrechnungs-Kennz. gesetzt, dadurch wird automatisch auf "Teilrechnung" umgeschaltet.
Ist das Konto nicht als TR-Konto angelegt, kann in der Buchung mit Alt + 5 auf "Teilrechnung" umgeschaltet werden. Wir empfehlen zur besseren Übersicht und wegen der geringeren Fehleranfälligkeit aber die Hinterlegung am Teilrechnungskonto.
Bei der Buchung sind der Steuercode und der Prozentsatz einzugeben, um die Ermittlung des Steuerbetrags zu ermöglichen.
Das Konto 4080 (Erlöse Teilrechnungen) wird mit dem Nettobetrag der Buchung belastet.
Der Steuerbetrag wird bis zur Schlussrechnung auf dem Konto 3515 (USt-Evidenzkonto) verbucht.
Mit der Eingabe der Ablaufnummer wird die Buchung einem Ablauf zugeordnet.
Teilrechnungen sind nicht steuerbar und werden daher nicht in der UVA ausgewiesen. In der Buchung wird dies in der Spalte "TR/SR-NichtSteuerbar" mit einem Häkchen gekennzeichnet.
Beim Bearbeiten einer bereits stornierten TR kommt eine entsprechende Meldung.
Wenn beim Buchen von beinhaltenden Teilrechnungen die Versteuerungsart nicht mit dem hinterlegten Rechnungsschema übereinstimmt, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.

3.1.2. Zahlung einer Teilrechnung/Anzahlung

Ist am FIBU Stamm die AZ-Automatik aktiviert (Standardeinstellung), schaltet das Programm automatisch auf "Anzahlung" um, sobald eine TR ausgeziffert wird.
Die Auszifferung ist entscheidend für die korrekte Versteuerung der Anzahlung, da der Steuercode und der Prozentsatz von der ausgezifferten Teilrechnung übernommen werden. Auch die Ablaufnummer wird aus der ausgezifferten Teilrechnung automatisch übernommen.
Mit Alt + 3 kann die Buchung manuell als "Anzahlung" gekennzeichnet werden. Eine manuelle Anzahlung sollte nur bei Anzahlungen ohne vorangegangene Teilrechnung ausgelöst werden. Die Ablaufnummer ist in diesem Fall manuell einzugeben.
Das Konto für Anzahlungen lt. Fixkonten (je nach Hinterlegung 2070 oder 299999) wird automatisch mit dem Anzahlungsbetrag bebucht.
Am Gegenkonto 3292 (Anzahlungen von Kunden 20 %) wird brutto gebucht und die n.n.f. USt wird entlastet. Am n.n.f. Steuerkonto wird nur jener Betrag ausgewiesen, der tatsächlich noch nicht versteuert wurde.
Es entfällt daher die Anpassung des Kontos im Zuge der Bilanz.
Der Steuerbetrag wird auf dem Umsatzsteuerkonto (3500) verbucht.
Es sollte keine Mehrfachauszifferung für verschiedene Ablaufnummern gebucht werden. In diesem Fall buchen Sie bitte eine Zahlung je Ablauf bzw. eine Zahlungsaufteilung in der Bankauszugsverbuchung. Andernfalls wird keine Ablaufnummer auf der Zahlung gespeichert.

Hinweis

Wird eine Zahlung ohne Auszifferung auf ein Personenkonto gebucht, auf dem offene Teilrechnungen vorhanden sind, wird folgende Meldung ausgegeben:

Hinweis

Standardmäßig wird das Anzahlungskonto brutto gebucht. Die Steuer wird vom n.n.f USt-Konto umgebucht.

Mittels einer Einstellung am FIBU Stamm kann jedoch das Anzahlungskonto netto gebucht werden. Die n.n.f. USt wird dann allerdings erst im Zuge der Schlussrechnung korrigiert.

3.1.3. Schlussrechnung

Die Schlussrechnung wird gegen das tatsächliche Erlöskonto gebucht. Mit der Funktion Alt + 4 wird die Buchung als "Schlussrechnung" gekennzeichnet.
Geben Sie anschließend die TR/SR-Ablauf-Nr ein, um den Bezug zu den Anzahlungen und Teilrechnungen herzustellen. Durch die Eingabe der TR/SR-Ablauf-Nr wird das automatische Storno der Teilrechnungen und Anzahlungen veranlasst.
Die Teilrechnungen werden automatisch storniert.
Ebenso werden die Anzahlungen storniert.

Hinweis

Bei der Verbuchung der Schlussrechnung wird grundsätzlich in den letzten 2 Jahren nach vorhandenen Teilrechnungen gesucht. Sind diese schon älter als 2 Jahre, kann in der FIBU unter Stammdaten → FIBU Parameter → Auswertungen → Ausdruck TR/SR-Ablaufübersicht bei dem Parameter Anzahl der VJ-FIBUs für Storno bei SR und Auswertung TR/SR die Anzahl der Vorjahre hinterlegt werden.

Dieser Parameter wird auch im Buchungsprogramm für die Ermittlung der zu stornierenden Teilrechnungen herangezogen.

Werden hier allerdings sehr viele Vorjahre angegeben, dann kann dies zu Performanceproblemen führen.

Deshalb ist vorzugsweise das Auftragsdatum am jeweiligen Ablauf einzugeben. Dann wird bei der Schlussrechnung bis zum Auftragsdatum zurück nach vorhandenen Teilrechnungen gesucht.

Hinweis

SR-Protokoll

Im Buchungsprogramm unter Extras → Einstellungen → TR/SR/AZ kann ein Protokoll bei SR aktiviert werden. Beim Buchen einer Schlussrechnung wird dann automatisch ein Protokoll mit den automatisch stornierten Teilrechnungen und Anzahlungen geöffnet, dieses kann auch archiviert werden.
Unabhängig von dieser Parametereinstellung wird unter Tools → Administration → Protokolle → Logdateien bei jeder Schlussrechnung ein Protokoll in die Datei "SR_Firmennummer_FIBU-Nummer.log" geschrieben. Diese Logdatei wird bei jeder Schlussrechnung ergänzt.

Hinweis

Wird bei der Schlussrechnung die Originalbuchung der TR-, AZ- oder Akontoforderung z. B. aufgrund eines fehlenden Vorjahres nicht gefunden, erhalten Sie diesbezüglich eine Hinweismeldung und das Storno kann nicht durchgeführt werden!
In diesem Fall ist die Schlussrechnung wieder zu stornieren. Nachdem die Vorjahre korrekt hinterlegt worden sind, kann die Schlussrechnung nochmals gebucht werden.
Sollte das Vorjahr tatsächlich nicht verfügbar sein, müssen die fehlenden Stornobuchungen manuell durchgeführt werden.

Hinweis

Kann bei der Schlussrechnung eine Stornobuchung aufgrund einer Soll-Haben-Ungleichheit nicht durchgeführt werden, erhalten Sie diesbezüglich eine Hinweismeldung, in der genau ersichtlich ist, um welche Buchung es sich handelt (Konto, Belegnummer, Belegdatum).

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3.1.4. Bezahlung einer Schlussrechnung

Bei der Bezahlung einer Schlussrechnung ist nichts Besonderes zu beachten.

Hinweis

Zum Standardablauf gehört auch eine regelmäßige Kontrolle der offenen TR/SR- Abläufe.

Die programmtechnische Unterstützung erhalten Sie in Form der TR/SR-Übersicht und der Kontrolle Anzahlungen.

3.2. Import von Buchungen

Werden Teilrechnungen, Anzahlungen und Schlussrechnungen von einem Fremdsystem importiert, dann müssen die notwendigen Felder in der Schnittstellendatei übergeben werden. Nähere Infos zum Satzaufbau finden Sie hier.

Der Import erfolgt unter FIBU → Import und Export → Buchungen importieren.

Hinweis

Im Vorschaufenster können Sie über die Combobox auf "Fertige Buchungen" umschalten. So sehen Sie bereits im Ansehen-Fenster auch die Buchungssätze, die erst bei der Verbuchung automatisch generiert werden z. B. Sammelbuchungen, Anzahlungsbuchungen, Stornobuchungen bei der Schlussrechnung usw.

Wird der Teil- und Schlussrechnungsablauf erst im Zuge des Imports der Teilrechnung angelegt, wird unter den "Fertigen Buchungen" das tatsächliche USt-Konto angezeigt.

Ist am Rechnungsschema hinterlegt, dass die Versteuerung erst bei der Bezahlung erfolgt, wird bei der Verbuchung dieses USt-Kontos durch das noch nicht fällige USt-Konto, welches in den Fixkonten hinterlegt ist, ersetzt.

Hinweis

Ist am Teil- und Schlussrechnungsablauf das Kennzeichen für "Man. Auswahl bei SR" gesetzt, dann erhalten Sie beim Import von Schlussrechnungen ein Fenster, in dem die zu stornierenden Teilrechnungen und die zu stornierenden Anzahlungen ausgewählt werden können.

3.3. Spezialbuchungsfälle

3.3.1. Storno einer Schlussrechnung

Wird eine Schlussrechnung storniert, sollte bei der Stornobuchung unbedingt die gleiche Belegnummer wie bei der Schlussrechnung verwendet werden. Bei entsprechender Parametereinstellung unter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → TR/SR/AZ → Storno TR-/AZ-Storno bei SR-Storno kann das Programm automatisch die ursprünglichen Teilrechnungs- und Anzahlungsstornos ebenfalls stornieren und somit die Ausgangssituation vor der Schlussrechnung wiederherstellen.
Ist diese Eingabe der gleichen Belegnummer nicht möglich, kann bei der Stornobuchung im Feld "GU/STO-Org.Beleg" die originale Belegnummer der Schlussrechnung eingegeben werden, um ebenfalls die richtigen Korrekturbuchungen auszulösen!

Hinweis

Bei SR-Stornos aus der WWS und aus der LEA werden die TR/AZ-Stornos unabhängig von der Parametereinstellung immer storniert und die ursprünglichen Teilrechnungen und Anzahlungen wieder aufgebaut.

Hinweis

Beim Storno einer Schlussrechnung wird in den Vorjahren lt. Parameter Anzahl der VJ-FIBUs für Storno bei SR und Auswertung TR/SR nach der ursprünglichen Schlussrechnung gesucht. Nur wenn eine entsprechende Schlussrechnung innerhalb dieses Zeitraums gefunden wird, werden die ursprünglichen Teilrechnungs- und Anzahlungsstornos storniert.

3.3.2. Manuelle Anzahlung

Eine manuelle Anzahlung sollte nur ausgelöst werden, wenn es keine vorangegangene Teilrechnung gibt und somit die Anzahlung nicht automatisch ausgelöst werden kann. Bei manuellen Anzahlungen ist es wichtig, dass der Steuercode und der Prozentsatz erfasst wird, damit die Anzahlung richtig versteuert wird bzw. im richtigen Feld auf der UVA ausgewiesen wird.

Wird häufig oder ausschließlich mit manuellen Anzahlungen gearbeitet, so empfiehlt sich mittels Parametereinstellung festzulegen, dass im Falle einer offenen Anzahlung, beim Buchen einer Rechnung abgefragt wird, ob eine Schlussrechnung gebucht werden soll.
FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → TR/SR/AZ → SR autom. einstellen

Zusätzlich wird bei einer manuellen Anzahlung geprüft, ob es auf diesem Personenkonto bereits eine Schlussrechnung mit der gleichen Ablaufnummer gibt. Wenn ja, wird folgende Meldung ausgegeben:

Die Meldung wird in folgenden Fällen angezeigt:

Wenn bei der Auszifferung eine Teilrechnung und die manuelle Anzahlung ausgewählt wird, und zu der gleichen Ablaufnummer bereits eine Schlussrechnung vorhanden ist. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass der gesamte Ablauf bereits mit der Schlussrechnung versteuert wurde und daher keine neuerliche Anzahlungsversteuerung auszulösen ist.
Wenn bei einer Zahlung ohne Auszifferung die manuelle Anzahlung ausgewählt wird und auf dem Personenkonto unter der gleichen Ablaufnummer bereits eine Schlussrechnung mit der gleichen Ablaufnummer vorhanden ist. In diesem Fall wäre abzuklären, ob es sich tatsächlich um eine eigenständige Anzahlung handelt, die zu versteuern ist, oder ob die Versteuerung schon mit der Schlussrechnung stattgefunden hat.

Achtung!

Das Kunden- bzw. Lieferantenanzahlungskonto (299999 bzw. 399999) darf in der "Manuellen Auszifferung" nicht ausgeziffert werden!

Hinweis

Eine manuelle Anzahlung kann nur bei Zahlungsbuchungen auf ein Personenkonto ausgelöst werden. Wird in der Buchung kein Personenkonto ausgewählt oder ist beim ausgewählten Buchungssymbol nicht Typ "Zahlung" hinterlegt, kann die Funktion "Anzahlung manuell" nicht gestartet werden.

Wird ein Buchungssymbol verwendet, bei dem der Typ nicht definiert wurde, wird folgende Meldung angezeigt:

3.3.3. Anzahlungen mit Skonto

Wird bei einer Anzahlung ein Skonto in Abzug gebracht, so wird dieser auf das in den Fixkonten hinterlegte Skontokonto für Anzahlungen gebucht. Der Skontobetrag wird standardmäßig netto gebucht.

Die Steuerentlastung erfolgt in diesem Fall auf das ebenfalls in den Fixkonten hinterlegte Konto für die n. n. fällige Steuer aus AZ-Skonto. Nähere Informationen finden Sie unter FIBU Stamm.

Im Zuge der Schlussrechnung erfolgt die Umbuchung auf das tatsächliche steuerbare Skontokonto und auch die steuerliche Entlastung des Skontos. Zusätzlich wird das n.n.f. USt-Konto korrigiert.

Diese Korrektur erfolgt in Form einer Splittbuchung. Die Splitthauptzeile ist eine 0-Buchung auf das technische Gegenkonto.

In den Splittaufteilungen werden die Buchungen der nicht steuerbaren und der steuerbaren Skontobuchungen gebucht.

Die Steuer wird als Sammelbuchung gebucht.

Im FIBU Stamm gibt es die Möglichkeit, über die Einstellung im Feld "n.stb. AZ Skonto netto", die Skontobeträge brutto auf dieses Konto zu buchen. Der Skontobetrag ist zu diesem Zeitpunkt nicht steuerbar und wird brutto gebucht.

Im Zuge der Schlussrechnung erfolgt wieder die Umbuchung auf das tatsächliche steuerbare Skontokonto und auch die steuerliche Entlastung des Skontos.

Achtung!

Das Konto für Anzahlungen lt. Fixkonten (je nach Hinterlegung 299999 bzw. 399999 oder Sachkonto) darf in der "Manuellen Auszifferung" nicht ausgeziffert werden!
Der OP-Betrag der Anzahlungsbuchung ist ausschlaggebend für die korrekte Stornierung der Anzahlungen. Durch manuelle Auszifferungen kann es zu falschen Anzahlungsstornos und somit zu falschen Versteuerungen kommen!

Hinweis

Die Einstellung am FIBU Stamm, ob die Anzahlungen brutto oder netto gebucht werden, sollte nicht geändert werden, wenn bereits Buchungen vorhanden sind!

Durch eine nachträgliche Umstellung ist die Abstimmung des n.n.f. Steuerkontos nur mehr sehr schwer möglich bzw. unmöglich.

Bitte halten Sie Rücksprache mit unserem Support bevor Sie die Einstellung ändern!

Hinweis

Der Skontobetrag muss zwingend in der Originalbuchung stehen, damit dieser in der FIBU und auch in der WWS richtig ausgewiesen wird!

Eine manuelle Skontobuchung oder eine Skontoausbuchung aus der manuellen Auszifferung wird bei der SR nicht richtig umgebucht bzw. in der WWS nicht richtig auf der Rechnung ausgewiesen.

3.3.4. Storno von Teilrechnungen

Hier ist zu unterscheiden, ob es sich bei der Teilrechnung um auflaufende oder beinhaltende Teilrechnungen handelt.

Zusätzlich muss kontrolliert werden, ob die zu stornierende Teilrechnung womöglich schon bezahlt wurde und damit auch die Anzahlungen korrigiert werden müssen!

Auflaufende Teilrechnungen

Es wurde irrtümlich eine TR gebucht obwohl es eine "normale" Rechnung sein sollte.
Lösung: In diesem Fall kann eine SR mit dem ursprünglichen Rechnungsbetrag eingebucht werden, die TR wird dann automatisch storniert und scheint auch nicht mehr auf der TR/SR Übersicht als offener Ablauf auf.
Es wurde irrtümlich eine TR auf ein falsches Personenkonto gebucht.
Lösung: Eine SR mit Betrag 0,00 storniert automatisch die TR und diese scheint auch nicht mehr auf der TR/SR Übersicht als offener Ablauf auf.
Es soll nur eine bestimmte TR storniert werden.
Lösung: Das Storno erfolgt wie die Teilrechnung nur mit umgekehrten Vorzeichen und der gleichen Ablaufnummer wie die ursprüngliche Teilrechnung. Bei der SR werden dann sowohl die ursprüngliche TR als auch das manuelle TR-Storno storniert.

Beinhaltende Teilrechnungen

Bei beinhaltenden Teilrechnungen ist zu beachten, dass jede neuerliche Buchung mit TR-Kennzeichen die vorherige Buchung storniert.

Es wurde irrtümlich eine TR gebucht, obwohl es eine "normale" Rechnung sein sollte.
Lösung: In diesem Fall kann eine SR mit dem ursprünglichen Rechnungsbetrag eingebucht werden, die TR wird automatisch storniert und scheint auch nicht mehr auf der TR/SR Übersicht als offener Ablauf auf.
Es wurde irrtümlich eine TR auf ein falsches Personenkonto gebucht.
Lösung: Eine SR mit Betrag 0,00 storniert automatisch die TR und diese scheint auch nicht mehr auf der TR/SR Übersicht als offener Ablauf auf.
Es soll nur die letzte TR storniert werden.
Lösung: Es wird eine TR mit dem Rechnungsbetrag der vorletzten TR eingebucht. Damit wird die letzte TR automatisch storniert und es ist wieder der Rechnungsbetrag der vorherigen TR hergestellt.
Stornos von TR die schon durch eine neuere TR storniert wurden.
Lösung: In diesem Fall ist zu überlegen, ob die Korrektur nicht mit der letzten TR vorgenommen werden kann.
Von einem Storno raten wir in diesem Fall ab. Ansonsten müsste eine TR mit dem Rechnungsbetrag der letzten richtigen TR eingebucht werden. Damit wird die aktuelle TR automatisch storniert. Anschließend müssen allerdings alle TR, die anschließend gebucht wurden, nochmals in der richtigen Reihenfolge eingebucht werden. Sind dann auch noch Anzahlungen vorhanden, wird das äußerst kompliziert, da diese auch neu zugeordnet werden müssten.

Hinweis

Wird eine TR mit DRL mit der Funktion "Storno" storniert, dann werden die TR und auch der DLR mit der Stornobuchung ausgeziffert.

3.3.5. Storno von Anzahlungen

Grundsätzlich wird die Anzahlung im Zuge der Schlussrechnung automatisch storniert.

In Ausnahmefällen kann es jedoch vorkommen, dass eine Anzahlung manuell storniert werden muss (z. B. wenn die Schlussrechnung niedriger ist als die Anzahlung, oder wenn irrtümlich eine Anzahlungsautomatik ausgelöst wurde, obwohl es bereits eine Schlussrechnung gibt)

In diesem Fall kann die Anzahlung am Konto für Anzahlungen lt. Fixkonten (je nach Hinterlegung 2070/3270 oder 299999/399999) mit der Funktion "Anzahlung ausbuchen" storniert werden.

Diese Funktion ist nur auf der Anzahlungshauptbuchung oder auf der Anzahlungs-EB-Buchung aktiv. Der Rest-OP Betrag und der Buchungstext der Anzahlungen werden automatisch vorgeschlagen, können jedoch überschrieben werden.

Der nicht steuerbare Skonto der Anzahlung wird anteilig auf das Fixkonto "Skonto nicht steuerbar" ausgebucht.

3.3.6. Teil-/Schlussrechnungen

Der Begriff Teil-/Schlussrechnung taucht immer wieder auf, obwohl es ihn steuerrechtlich gar nicht geben dürfte. Eine Leistung ist dann abzurechnen, wenn sie vollständig erbracht wurde. Somit sind mehrere Schlussrechnungen zu einem Projekt gar nicht möglich.

Programmtechnisch müsste man das Projekt auf mehrere Abläufe aufteilen, damit diese getrennt schlussgerechnet werden können. Diese Variante wäre zu empfehlen, weil eine eindeutige Ablaufnummer die automatischen Stornos ermöglicht und auf der TR/SR-Übersicht ebenfalls die Abläufe getrennt dargestellt werden können.

Eine zweite Variante wäre auf dem Ablauf das Häkchen für manuelle Auswahl zu setzen.
Dadurch hat man die Möglichkeit bei der Schlussrechnung auszuwählen, welche Teilrechnungen und welche Anzahlungen mit dieser Schlussrechnung zu stornieren sind. Mit dem Nachteil, dass die Fehleranfälligkeit durch die manuelle Auswahl größer ist und in der TR/SR-Übersicht keine übersichtliche Darstellung möglich ist!

Nähere Informationen finden Sie unter Buchen ohne eindeutige TR/SR-Ablauf-Nr.

3.3.7. Vorsteuerkürzung im Zusammenhang mit Teil-/Schlussrechnungsautomatik

Kürzungsvarianten und weitere Informationen finden Sie in der Hilfe im Thema Vorsteuerkürzung unter Vorsteuerkürzung in Verbindung mit Teil- und Schlussrechnunsautomatik.

3.3.8. Fremdwährung

Wurde eine Teilrechnung in Fremdwährung gebucht, dann wird bei der Anzahlung die Kursdifferenz automatisch auf das hinterlegte Kursgewinn/-verlustkonto gebucht.
Grundsätzliche Informationen zum Buchen mit Fremdwährung finden Sie in der Hilfe im Thema Buchen mit Fremdwährung.

Besonderheit in Tschechien

:
Im Buchen unter Extras → Einstellungen für Buchen → TR/SR/AZ → Kursdifferenz bei FW umbuchen kann eingestellt werden, dass die Kursdifferenz auf das Gegenkonto der Teilrechnung gebucht wird.
Bei der Schlussrechnung wird diese Kursdifferenzbuchung wieder storniert. Diese Stornobuchung der Kursdifferenz wird automatisch mit der Schlussrechnung ausgeziffert.

3.4. Nachträgliche Umstellung "Konto für Anzahlungen"

Aus historischen Gründen (z. B. Umstieg von BMD 5.5 auf NTCS) wird oft ein Personenanzahlungskonto (299999 und 399999) verwendet. Es besteht aber die Möglichkeit, auch in der laufenden Buchhaltung auf ein Sachkonto umzustellen. Im Standardkontenrahmen stehen dafür die Konten 2070 und 3270 zur Verfügung.

3.4.1. Hinterlegung "Konto für Anzahlung historisch"

Im ersten Schritt muss das bisherige "Konto für Anzahlungen" (299999 und 399999) als "Konto für Anzahlungen historisch" hinterlegt werden. Dazu muss in den Fixkonten für die beiden Konten jeweils ein neuer Fix-Kontentyp angelegt werden.

3.4.2. Hinterlegung "Konto für Anzahlungen"

Im Anschluss wird das "Konto für Anzahlungen" vom Personenanzahlungskonto (299999 und 399999) auf die neuen Sachkonten ausgetauscht (z. B. 2070 und 3270 lt. Standardkontenrahmen).
Verwenden Sie nicht unsere Standardkonten, beachten Sie, dass auf diesen Konten das OP-Kennzeichen gesetzt sein muss.

Achtung!

Für die Personenanzahlungskonten wurde meist ein eigenes Sammelkonto hinterlegt.
Beachten Sie bei der Umstellung, dass die Sammelkonten von den Konten 299999 und 399999 niemals als neues "Konto für Anzahlungen" hinterlegt werden dürfen!

3.4.3. Tägliches Arbeiten

Ab dem Zeitpunkt der Umstellung erfolgen die Anzahlungs-Automatikbuchungen auf das neu hinterlegte Sachkonto.

Bei der Schlussrechnung werden die Anzahlungs-Automatikbuchungen immer auf den Originalkonten storniert. Bis die letzte "alte" Anzahlung schlussgerechnet wird, sind also die Anzahlungen auf 2 Konten verteilt, nämlich am "Konto für Anzahlungen historisch" und am "Konto für Anzahlungen".

3.5. OP-Liste drucken

Sind in den Fixkonten bei "Konto für Anzahlungen" Personensammelkonten hinterlegt (z.B. die Konten 299999 bzw. 399999), so scheinen diese grundsätzlich auf der OP-Liste auf.
Dies lässt sich deaktivieren, indem direkt beim Ausdruck der OP-Liste das Feld "Konten für Anzahlungen" auf nein gestellt wird.

4. Besonderheiten Bauwirtschaft

Im Zusammenhang mit Bauleistungen gibt es einige Besonderheiten, die in diesem Kapitel behandelt werden.

4.1. Bauleistung – Übergang der Steuerschuld nach § 19 Abs. 1a UStG 1994

Die Vorgangsweise beim Buchen von Teilrechnungen nach § 19 Abs. 1a unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von der bisher beschriebenen Vorgangsweise.

Im Zusammenhang mit den Teilrechnungskonten ist zu entscheiden, ob eines oder mehrere Teilrechnungskonten geführt werden. Erfahrungsgemäß werden die Teilrechnungskonten gerne getrennt geführt.

4.1.1. Kontenanlage

Die angeführten Konten sind Empfehlungen und können aus unserem Standardkontenrahmen automatisch übernommen werden.

Teilrechnungskonten

Grundsätzlich kann das normale Teilrechnungs-Erlöskonto auch bei diesen Buchungen verwendet werden. (20%ige und steuerfreie Teilrechnungen können natürlich gemischt bebucht werden.)

Bei einem getrennten Konto "Bausteuer" kann der USt-Steuercode 27 bzw. 29 bereits in den Stammdaten hinterlegt werden. Damit entfällt die Eingabe beim Buchen.

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Anzahlungskonto

Das Anzahlungskonto hat die gleichen Einstellungen wie das Schlussrechnungskonto. Im Standardkontenrahmen stehen die Konten 3294 und 2294 zur Verfügung.

Schlussrechnungs-Erlöskonto

Für die Schlussrechnung zu Bauleistungen nach § 19/1a werden meist ebenfalls getrennte Erlös- und Aufwandskonto angelegt. Im Standardkontenrahmen stehen die Konten 4070 und 5770 zur Verfügung.

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4.1.2. Gesamtbeispiel Erlöse § 19 Abs. 1a

Teilrechnung an den Kunden

Am Konto 4084 (Erlöse Teilrechnungen § 19/1a) ist das Teilrechnungs-Kz gesetzt, dadurch wird automatisch auf "Teilrechnung" umgeschaltet.

Hinweis: Ist das Konto nicht als TR-Konto angelegt, kann in der Buchung mit Alt + 5 auf "Teilrechnung" umgeschaltet werden. Wir empfehlen zur besseren Übersicht und wegen der geringeren Fehleranfälligkeit aber die Hinterlegung am Teilrechnungskonto.
Am Konto 4084 (Erlöse Teilrechnungen § 19/1a) ist der Steuercode als Vorschlagswert hinterlegt. Dieser wird automatisch in die Buchung übernommen. Ist am Teilrechnungskonto kein Steuercode hinterlegt, muss dieser bei der Buchung eingegeben werden.
Mit Eingabe der Ablaufnummer wird die Buchung einem Ablauf zugeordnet.

Zahlung einer Teilrechnung/Anzahlung

Ist am FIBU Stamm die AZ-Automatik aktiviert (Standardeinstellung), schaltet das Programm automatisch auf "Anzahlung" um, sobald eine TR ausgeziffert wird.

Hinweis: Die Auszifferung ist entscheidend für die korrekte Versteuerung der Anzahlung, da der Steuercode und der Prozentsatz von der ausgezifferten Teilrechnung übernommen wird. Auch die Ablaufnummer wird aus der ausgezifferten Teilrechnung automatisch übernommen.

Hinweis: Mit Alt + 3 kann die Buchung manuell als "Anzahlung" gekennzeichnet werden. Eine manuelle Anzahlung sollte nur bei Anzahlungen ohne vorangegangene Teilrechnung ausgelöst werden. Die Ablaufnummer ist in diesem Fall manuell einzugeben.
Das Konto für Anzahlungen lt. Fixkonten (je nach Hinterlegung 299999 oder Sachkonto) wird automatisch mit dem Anzahlungsbetrag bebucht. Obwohl keine Steuer berechnet wird, ist diese Buchung notwendig, damit die Anzahlung auf der UVA ausgewiesen wird.

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung wird gegen das tatsächliche Erlöskonto gebucht. Mit der Funktion Alt + 4 wird die Buchung als "Schlussrechnung" gekennzeichnet.
Geben Sie anschließend die TR/SR-Ablauf-Nr ein, um den Bezug zu den Anzahlungen und Teilrechnungen herzustellen. Durch die Eingabe der TR/SR-Ablauf-Nr wird das automatische Storno der Teilrechnungen und Anzahlungen veranlasst.
Die Teilrechnungen werden automatisch storniert.
Ebenso werden die Anzahlungen storniert.

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4.1.3. Gesamtbeispiel Aufwand § 19 Abs. 1a

Teilrechnung vom Lieferanten

Am Konto 5084 (Erhaltene Teilrechnungen § 19/1a) ist das Teilrechnungs-Kz gesetzt, dadurch wird automatisch auf "Teilrechnung" umgeschaltet.

Hinweis: Ist das Konto nicht als TR-Konto angelegt, kann in der Buchung mit Alt + 5 auf "Teilrechnung" umgeschaltet werden. Wir empfehlen zur besseren Übersicht und wegen der geringeren Fehleranfälligkeit die Hinterlegung am Teilrechnungskonto.
Am Konto 5084 (Erhaltene Teilrechnungen § 19/1a) ist der Steuercode als Vorschlagswert hinterlegt. Dieser wird automatisch in die Buchung übernommen. Ist am Teilrechnungskonto kein Steuercode hinterlegt, muss dieser bei der Buchung eingegeben werden.
Die Steuerbuchungen auf ein Wartekonto entfallen im Falle von Bauleistung.
Mit Eingabe der Ablaufnummer wird die Buchung einem Ablauf zugeordnet.

Zahlung einer Teilrechnung/Anzahlung

Ist am FIBU Stamm die AZ-Automatik aktiviert (Standardeinstellung), schaltet das Programm automatisch auf "Anzahlung" um, sobald eine TR ausgeziffert wird.

Hinweis: Die Auszifferung ist entscheidend für die korrekte Versteuerung der Anzahlung, da der Steuercode und der Prozentsatz von der ausgezifferten Teilrechnung übernommen wird. Auch die Ablaufnummer wird aus der ausgezifferten Teilrechnung automatisch übernommen.

Hinweis: Mit Alt + 3 kann die Buchung manuell als "Anzahlung" gekennzeichnet werden. Eine manuelle Anzahlung sollte nur bei Anzahlungen ohne vorangegangene Teilrechnung ausgelöst werden. Die Ablaufnummer ist in diesem Fall manuell einzugeben.
Das Konto für Anzahlungen lt. Fixkonten (je nach Hinterlegung 399999 oder Sachkonto) wird automatisch mit dem Anzahlungsbetrag bebucht. Die Steuerbeträge werden auf die entsprechenden Steuerkonten gebucht und auf der UVA ausgewiesen.

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung wird gegen das tatsächliche Aufwandskonto gebucht. Mit der Funktion Alt + 4 wird die Buchung als "Schlussrechnung" gekennzeichnet.
Geben Sie anschließend die TR/SR-Ablauf-Nr ein, um den Bezug zu den Anzahlungen und Teilrechnungen herzustellen. Durch die Eingabe der TR/SR-Ablauf-Nr wird das automatische Storno der Teilrechnungen und Anzahlungen veranlasst.
Die Teilrechnungen werden automatisch storniert.
Ebenso werden die Anzahlungen storniert.

4.2. Deckungsrücklass/Haftrücklass

Der Deckungsrücklass (DRL) ist im österreichischen Recht die Sicherstellung gegen Überzahlung bei Abschlagszahlung bei Bauvorhaben. Dieser wird vertraglich festgesetzt (max. 10 %, ÖNORM 5 %) und von der jeweilig fälligen Rechnung in Abzug gebracht. Mit der Schlussrechnung wird er zur Rückzahlung fällig.

Der Haftungsrücklass (HRL) ist im österreichischen Recht eine Sicherstellung für den Fall, dass der Auftragnehmer die ihm aus der Gewährleistung oder aus dem Titel des Schadenersatzes obliegenden Pflichten nicht erfüllt. Der Einbehalt erfolgt für die Dauer von 3 Jahren ab der Übergabe des eigentlichen Vertragsgegenstandes und beträgt mindestens 2 % des vereinbarten Kaufpreises.

4.2.1. Erfassung beim Buchen

Um bei einer Teilrechnung einen Deckungsrücklass bzw. bei einer Schlussrechnung einen Haftrücklass eingeben zu können, steht Ihnen die Ratenvereinbarung zur Verfügung. Die Ratenvereinbarung können Sie entweder direkt beim Buchen unter Buchen → Ratenvereinbarung oder später am Kontoblatt unter Funktionen → Ratenvereinbarung aufrufen.

Beim Ratentyp können Sie Deckungsrücklass oder Haftrücklass auswählen. Der Rechnungsbetrag der Teil- bzw. Schlussrechnung wird dadurch automatisch auf zwei offene Posten aufgeteilt und kann mit unterschiedlichen Fälligkeiten versehen werden.

Die vorgeschlagene Zeile wird dabei mit den Daten des Deckungsrücklasses überschrieben:

Der Vorteil dieser Erfassung liegt darin, dass bei der Zahlung der Teilrechnung sofort der tatsächlich fällige Teil der Rechnung ersichtlich ist.

Bei der Erfassung eines Deckungs- bzw. Haftrücklasses werden die Skontokonditionen nur dann von der Rechnung übernommen, wenn das Zahlungsziel des Deckungs- bzw. Haftrücklasses kleiner (oder gleich) wie das Zahlungsziel der Rechnung ist. Ist das Zahlungsziel höher als das der Rechnung, wird davon ausgegangen, dass der Deckungs- bzw. Haftrücklass einbehalten wird und somit kein Skontoabzug mehr zusteht.

Wenn die Ratenaufteilung bei einer Zahlung vorgenommen wird, können kein Deckungs- bzw. Haftrücklass oder Abzug erfasst werden.

4.2.2. Hinterlegung auf der TR/SR-Ablaufnummer

Ist am Rechnungsschema, welches der TR/SR-Ablaufnummer zugeordnet ist, ein Prozentsatz für den Deckungs- bzw. Haftrücklass hinterlegt, so wird beim Buchen der Teil- bzw. Schlussrechnung automatisch die Ratenvereinbarung geöffnet und der Deckungs- bzw. Haftrücklass vorgeschlagen.

Hinweis

Die Felder "Deckungsrücklass berechnen" und "Haftrücklass berechnen" sind ausschließlich für die NTCS Warenwirtschaft ausschlaggebend.

Für die Berechnung in der Finanzbuchhaltung hat das keine Auswirkung. Sobald ein Prozentsatz in den Feldern "Deckungsrücklass", "Haftrücklass" erfasst wird, werden die beiden Felder automatisch umgeschaltet.

Für die Berechnung des Deckungs-/Haftrücklasses in der Finanzbuchhaltung wird immer x % des Bruttorechnungsbetrages herangezogen.

Hinweis

Alle anderen Felder in diesem Zusammenhang sind ausschließlich für die WWS relevant.

Beispiel

Buchung - Teilrechnung - Deckungsrücklass

Nach Eingabe der Teilrechnung mit der jeweiligen Ablaufnummer öffnet sich automatisch das Ratenvereinbarungsfenster, in welchem der berechnete Deckungsrücklass bereits vorgeschlagen wird.

Am Kontoblatt wird der Deckungsrücklass in einer eigenen Zeile angezeigt.

Bei jeder weiteren Teilrechnung wird ebenfalls automatisch das Ratenvereinbarungsfenster geöffnet und der Deckungsrücklass berechnet.

Je nachdem, ob die Teilrechnungen beinhaltend oder auflaufend eingestellt sind, wird der Deckungsrücklass unterschiedlich ausgewiesen.

Beinhaltend: Deckungsrücklass wird immer nur bei der letzten Teilrechnung ausgewiesen.

Auflaufend: Pro Teilrechnung wird der Deckungsrücklass gesondert ausgewiesen.

Buchung - Schlussrechnung - Haftrücklass

Nach Eingabe der Schlussrechnung mit der jeweiligen Ablaufnummer öffnet sich automatisch das Ratenvereinbarungsfenster, in welchem der berechnete Haftrücklass bereits vorgeschlagen wird.

Durch das von der Schlussrechnung ausgelöste Teilrechnungsstorno werden automatisch die OP-Beträge der Deckungsrücklässe auf 0,00 gestellt und der Haftrücklass vom Betrag der Schlussrechnung neu berechnet.

Hinweis

Verbuchung aus der WWS

Werden die Teil- und Schlussrechnungen aus der NTCS Warenwirtschaft verbucht, kann auch ein Haft- bzw. Deckungsrücklass automatisch in die FIBU als Rate verbucht werden. Dazu muss in der Warenwirtschaft der Parameter Verspeicherung → Erfassungsdatei → Verbuchung Haft-/Deckungsrücklass auf JA gestellt werden.

4.2.3. Anlage von Garantien

Der Haftrücklass wird gerne in eine Bankgarantie umgewandelt. Im Programmpaket CRM steht ein Verwaltungsprogramm für Garantien zur Verfügung. Die Garantien im CRM ermöglicht einen Überblick über alle gegebenen und erhaltenen Garantien. Über die Ratenvereinbarung können Garantien automatisch im CRM angelegt werden.

Die automatische Anlage von Garantien funktioniert nur in der eigenen Firma. Wird in einer anderen Firma ein Haftrücklass erfasst, dann erscheint folgende Meldung:

Für die automatische Anlage stehen im Buchungsprogramm unter TR/SR zwei Parameter für Kunden und Lieferanten zur Verfügung, bei denen die jeweilige Garantieart hinterlegt werden kann. Die Garantieart kann im Parameter ausgewählt bzw. auch neue angelegt werden.

Ist die Garantieart in den Parametern hinterlegt, wird beim Buchen eines Haftrücklasses über die Ratenvereinbarung automatisch eine Garantie mit der hinterlegten Garantieart in den Garantien angelegt.

Wurde eine Garantie angelegt, wird diese durch ein Häkchen im Feld "Garantie" im Fenster der Ratenvereinbarung angezeigt. Durch Doppelklick auf das Häkchen werden die Garantien geöffnet.

Die Garantien können über die Ratenvereinbarung im Buchungsprogramm, im Kontoblatt oder über mit dem Programm "Import Buchungen" angelegt werden.

Wird ein Haftrücklass in der ER-Kontrolle erfasst, wird die Garantie bei der Verbuchung der Eingangsrechnung erzeugt.

Als Information kann die Garantie auch mit einem Symbol in der Konteninfo angezeigt werden. Dafür muss der Parameter Garantie in Konteninfo auf "Ja" gestellt werden. Durch Klicken auf das Symbol kann direkt in die Garantien gewechselt werden.

Hinweis

Sind Garantien im Fall von Haftrücklässen bei mehreren eigenen Firmen vorhanden, so beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass eine Firmengruppe benötigt wird.

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4.3. Abzug und Bauschaden

In der TR/SR-Übersicht gibt es die Möglichkeit, Abzüge und Bauschäden in einer eigenen Spalte darstellen zu lassen. Um das zu erreichen, müssen diese Buchungen mit eigenen Buchungssymbolen, welche in den Parametereinstellungen der TR/SR-Übersichtsliste zu hinterlegen sind, gebucht werden.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Auswertungen → Teil- und Schlussrechnungen drucken → Buchungssymbol für Abzugsbuchungen bzw. Buchungssymbol für Bauschadenbuchung

4.3.1. Abzug

Abzüge werden wie Gutschriften zu Teilrechnungen behandelt.

Das Buchungssymbol für die Abzüge sollte vorzugsweise von den Buchungssymbolen AR bzw. ER kopiert werden.

Ein Abzug wird wie eine Gutschrift gegen das jeweilige TR-Erlöskonto mit Umsatzsteuer gebucht.

In der TR/SR-Übersicht wird dieser Abzug in der Kopfzeile in einer eigenen Spalte dargestellt:

Hinweis

Auf diese Weise dürfen nur Abzüge mit dem Rechnungsschema "auflaufend" gebucht werden.

Bei "beinhaltendem" Rechnungsschema kann ein Abzug in der TR/SR-Übersicht nicht extra dargestellt werden.

4.3.2. Bauschaden

Bauschäden werden nach der Schlussrechnung OP-mindernd wie eine Zahlungsbuchung eingebucht.

Das Buchungssymbol für die Bauschäden sollte vorzugsweise vom Buchungssymbol BK kopiert werden. Zusätzlich ist die Einstellung "Keine Steuerberechnung" auf "JA" zu setzen.

Ein Bauschaden wird nach der Schlussrechnung gegen ein Aufwandskonto mit OP-Auszifferung OHNE Steuer gebucht.
Die OP-Auszifferung kann ganz normal erledigt werden. Es erfolgt keine Versteuerung dieser Buchung (auch keine Versteuerung der OP-Auszifferung der TR!).
Die Frage nach der Umsatzrelevanz sollte in diesem Fall eher mit Nein beantwortet werden.
Dadurch, dass der Bauschaden erst nach der Schlussrechnung gebucht wird, erfolgt auch keine Anzahlungsbuchung.

Da der Bauschaden nicht versteuert, jedoch wie eine Zahlungsbuchung ausgeziffert wird, muss die Bauschaden-Summe bei der Abstimmung der nicht fälligen USt manuell berücksichtigt werden.

4.3.3. Regierechnungen auf TR/SR-Auswertungen

Regierechnungen bzw. Rechnungen, die nicht über Teilrechnungen dem eigentlichen Ablauf zugeordnet sind, können trotzdem auf den Auswertungen beim Ablauf mitgedruckt werden.

Dazu müssen folgende Parameter gesetzt sein:
FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter→ Buchen → TR/SR/AZ → TR/SR-AblaufNr bei normaler Rechnung/Zahlung

Dieser Parameter bewirkt, dass bei normalen Rechnungen/Zahlungen eine Ablaufnummer erfasst werden kann.

FIBU → Auswertungen → Teil- und Schlussrechnungen drucken → Andruck aller Rechnungen u. Zahlungen mit TR/SR-Ablaufnummer
Dieser Parameter steuert, dass auch normale Rechnungen/Zahlungen mit Ablaufnummer am Ausdruck der TR/SR-Übersicht bzw. auf der Bildschirmliste angedruckt werden.

5. Akontoforderungen

Akontoforderungen kommen hauptsächlich in der kanzleieigenen Buchhaltung von Steuerberatern zum Einsatz und werden meistens über die LEA automatisch verbucht.
Dieses Kapitel behandelt die manuelle Verbuchung von Akontoforderungen. Grundsätzlich werden Akontoforderungen hauptsächlich deswegen gebucht, um ausstehende Akontos mahnen zu können.

Theoretisch kann eine Akontoforderung auch im Eingangsrechnungsbereich gebucht werden, ist aber eher unüblich.

Akontoforderungen sind ähnlich zu buchen wie Teilrechnungen. Der Unterschied besteht darin, dass Akontoforderungen brutto auf das Sachkonto gebucht und bei der Zahlung wieder storniert werden.

5.1. Kontenanlage

Für Akontoforderungen muss ein eigenes Konto mit dem Teilrechnungs-Kz "Akontoforderung" angelegt werden.

5.2. TR/SR-Ablauf-Nr

Bei der TR/SR-Ablauf-Nr muss im Rechnungsschema im Feld "Art der Teilrechnung (FIBU)" → "Akontoforderung (dann Teilrechnung)" hinterlegt werden.

Nähere Informationen zur Anlage entnehmen Sie der Dokumentation TR/SR-Ablauf-Nr.

5.3. Akontoforderung ohne Teilrechnung

Wird nur eine Akontoforderung gestellt, welcher dann nur noch eine Schlussrechnung folgt, sieht der Ablauf wie folgt aus:

Akontoforderung an den Kunden

Am Konto 4082 (Akontoforderungen) muss das Teilrechnungs-Kz auf "Akontoforderung" gesetzt werden.
Für die richtige Versteuerung der späteren Zahlung müssen Steuercode und Prozentsatz eingegeben werden.
Die Verbuchung der Akontoforderung selbst erfolgt jedoch brutto.

Zahlung der Akontoforderung

Bei der Bezahlung der Akontoforderung muss für eine korrekte Versteuerung unbedingt die Akontoforderung ausgeziffert werden.
Das Konto für Anzahlungen lt. Fixkonten (je nach Hinterlegung Sachkonto oder 299999) wird automatisch mit dem Anzahlungsbetrag bebucht. Der Nettobetrag wird auf dem Konto 3292 (Anzahlungen von Kunden 20 %) verbucht. Der Steuerbetrag wird auf dem Umsatzsteuerkonto (3500) verbucht.
Gleichzeitig wird die Akontoforderung automatisch storniert. Wird der gesamte Betrag bezahlt, wird die gesamte Akontoforderung storniert. Wird nur ein Teil bezahlt, erfolgt das Storno in der Höhe der Zahlung.

Schlussrechnung

Mit der Funktion Alt + 4 wird die Buchung als "Schlussrechnung" gekennzeichnet.
Durch die Eingabe der TR/SR-Ablauf-Nr wird das automatische Storno der Anzahlungen veranlasst.
Wurde bereits die gesamte Akontoforderung bei der Bezahlung storniert, erfolgt bei der Schlussrechnung kein Storno mehr, ansonsten wird der Rest der Akontoforderung storniert.

Hinweis

Bei dieser Methode ist die Einstellung der Versteuerungsart am Rechnungsschema nicht relevant, da die Akontoforderung immer bei der Zahlung versteuert wird!

5.4. Akontoforderung mit Teilrechnung

Werden nach der Akontoforderung noch Teilrechnungen gebucht, müssen diese Teilrechnungen zwingend auf ein Teilrechnungskonto gebucht werden.

Das TR-Konto muss im Feld "Teilrechnungs-Kz" als Teilrechnungskonto gekennzeichnet werden.

Durch diese Hinterlegung ist gewährleistet, dass diese Buchung als Teilrechnung gekennzeichnet ist und somit bei der Zahlung nicht storniert wird. (wie die Akontoforderung)

Hinweis

Ist am Rechnungsschema bei der Versteuerungsart "Sofortige Versteuerung" eingestellt, ist die Anzahlungsbuchung für die Versteuerung nicht notwendig. Am FIBU Stamm im Feld "AZ-Automatik" kann die Automatik daher nur für TR/SR-Abläufe mit Versteuerung bei Bezahlung eingestellt werden.

Wird diese Einstellung nicht getroffen und die Anzahlungsbuchung soll beispielsweise aus bilanztechnischen Gründen trotzdem durchgeführt werden, erfolgt zwar eine Anzahlungsautomatikbuchung allerdings ohne Versteuerung.

5.4.1. Akontoforderungen aliquot auf Teilrechnungen anrechnen

Über die NTCS Warenwirtschaft ist es möglich, die Akontozahlung aliquot auf die nachfolgenden Teilrechnungen anrechnen zu lassen. Die Auszifferung erfolgt automatisch aufgrund der Buchungsinformationen, die aus der Warenwirtschaft übergeben werden. Der festgelegte prozentuelle Anteil, der auf die Teilrechnung übertragen werden soll, wird mit der offenen Anzahlung ausgeziffert. Diese vermindert sich dadurch und auf der Teilrechnung wird der um diesen Betrag verminderte OP-Betrag ausgewiesen.

Ist keine NTCS Warenwirtschaft im Einsatz, so muss diese Auszifferung manuell über die manuelle Auszifferung durchgeführt werden.

6. Kontrollmöglichkeiten

Beim Arbeiten mit TR/SR-Automatik ist eine regelmäßige Kontrolle wichtig. Somit sollte kontrolliert werden, ob wirklich nur noch Abläufe offen sind, welche noch nicht schlussgerechnet wurden. Besonders wichtig, um Doppelversteuerungen zu vermeiden, ist die Kontrolle der Anzahlungen. Im Programm gibt es dazu einige Hilfsmittel.

6.1. Teil- und Schlussrechnungen drucken

Unter Ausdrucke → Teil- und Schlussrechnungen drucken kann eine Übersicht ausgedruckt werden.

Hinweis

Diese Liste sollte monatlich gedruckt und kontrolliert werden!

Diese Liste ermöglicht einen Gesamtüberblick über alle offenen Abläufe und stellt ein wichtiges Kontrollwerkzeug dar.

Wir empfehlen einen monatlichen Abgleich der Liste, vorzugsweise mit dem Ausdruck "241 TR/SR Übersicht mit Anzahlungen".

Nähere Informationen finden Sie unter Teil- und Schlussrechnungen drucken.

6.2. TR/SR Übersicht - Bildschirm-Ansicht

Unter Bildschirm-Ansichten → Teil- und Schlussrechnungen wird die TR/SR-Übersicht am Bildschirm angezeigt. Diese Bildschirmansicht bieten den Überblick über einen bestimmten Ablauf.

Die TR/SR-Übersicht wird vor allem im Baugewerbe verwendet und liefert eine jahresübergreifende Übersicht über einen bestimmten TR/SR-Ablauf.

Nähere Informationen finden Sie unter Teil- und Schlussrechnung.

6.3. Summencheck - Kontrolle Anzahlungen

Im Buchungsprogramm steht unter Buchen → Summencheck → Funktionen → Kontrolle Anzahlungen ein weiteres Kontrollprogramm zur Verfügung.

Hier wird pro Personenkonto geprüft, ob noch offene Anzahlungen am Personenanzahlungskonto stehen, zu denen es schon eine Schlussrechnung mit der gleichen Ablaufnummer gibt.

Damit kann überprüft werden, ob tatsächlich alle Anzahlungen zu einer Ablaufnummer korrekt storniert wurden und es zu keinen Doppelversteuerungen kommt.

Voraussetzung ist natürlich, dass die Ablaufnummern übereinstimmen.

6.4. Abstimmung Anzahlungskonto

Wenn Sie kontrollieren möchten, welche Anzahlungen von welchem Personenkonto und zu welcher Ablaufnummer auf dem Anzahlungskonto noch offen sind, so sind folgende Schritte erforderlich:

Stellen Sie sich in unter Bildschirmansichten → Kontoblatt die Feldauswahl wie empfohlen ein. Siehe Bildschirmansicht - Kontoblatt.
Wählen Sie das, in den Fixkonten hinterlegte, Konto für Anzahlungen Kunden bzw. Konto für Anzahlungen Lieferanten aus.
Möchten Sie die Anzahlungen zu einem bestimmten Ablauf kontrollieren, können Sie nach der Spalte "TR/SR-Ablaufnummer" sortieren.
Möchten Sie die Anzahlungen eines bestimmten Personenkontos kontrollieren, können Sie nach der Spalte "TR/SR-Org.Kontonr." sortieren.
Möchten Sie nur die noch nicht stornierten Anzahlungen sehen, schalten Sie in der Combobox auf offene Posten um.

6.5. Abstimmung n.n.fällige Steuerkonto

Je nach Einstellung im FIBU Stamm kann dieses Konto folgendermaßen abgestimmt werden:

6.5.1. Anzahlungen netto und Anzahlungsskonto brutto

Bei dieser Einstellung wird das n.n.g USt-Konto erst bei der Schlussrechnung entlastet. Die Anzahlungen stehen netto am Anzahlungskonto, die USt wurde für den Anzahlungsbetrag bereits abgeführt und der in Abzug gebrachte Skonto wurde brutto auf das in den Fixkonten hinterlegte "Skonto für Anzahlungen" gebucht.

Mit folgender Sortierung kann die TR/SR-Übersicht nach Steuercodes und Prozentsätzen sortiert gedruckt werden und liefert pro Steuercode und Prozentsatz eine Summe der offenen Posten und des angefallenen Skontos.

Die Saldenliste stellt sich wie folgt dar:

Für die Verprobung werden folgende Werte verwendet:

Hinweis
Bei gemischten Abläufen ist die Berechnung schwierig!

6.5.2. Anzahlungen brutto und Anzahlungsskonto netto

Bei dieser Einstellung wird das n.n.g USt-Konto bereits bei der Anzahlung entlastet. Die Anzahlungen stehen brutto am Anzahlungskonto, die USt wurde für den Anzahlungsbetrag bereits abgeführt und der in Abzug gebrachte Skonto wurde netto auf das in den Fixkonten hinterlegte "Skonto für Anzahlungen" gebucht der darauf entfallende Steuerbetrag wurde ebenfalls am n.n.g. USt-Konto entlastet.

Mit diesen Einstellungen wird am n.n.g. USt-Konto nur noch jene Steuer ausgewiesen, die tatsächlich noch nicht versteuert wurde.

7. Ausweis in der Bilanz

Durch das Buchen von Teilrechnungen (bzw. Anzahlungsrechnungen) und den zugehörigen Zahlungen wird Folgendes auf der Saldenliste ausgewiesen:

Eine Forderung am "Konto für Anzahlungen" laut Fixkonten, (je nach Einstellung am Forderungskonto oder am Personenanzahlungskonto und am Forderungssammelkonto → Konto für Anzahlungen), die nur für die Buchung der Umsatzsteuer erzeugt wurde, aber nicht real besteht.
Eine nicht fällige Umsatzsteuer durch die Buchung der Teilrechnung, die jedoch durch die Anzahlung bereits fällig ist.

Für den korrekten Ausweis in der Bilanz sind darüber hinaus noch weitere Buchungen vorzunehmen:

In der Bilanzbuchhaltung ist beim Ausweis nach dem Zeitpunkt der Leistungserbringung zu unterscheiden.
Bei einer Teilrechnung geht man davon aus, dass die Leistung bereits erbracht wurde und der Umsatz daher erfolgswirksam ist.
Wurde noch keine Leistung erbracht (Anzahlungsrechnung), muss dieser Erlös wieder neutralisiert und als Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden dargestellt werden. Somit ist jede Rechnung gesondert zu betrachten und gegebenenfalls auch aufzuteilen.
In der Bilanz dürfen die Konten, welche über unsere Anzahlungsautomatik bebucht werden, nicht aufscheinen und müssen deshalb neutralisiert werden.
Der Ausweis der Anzahlungen und des Anzahlungsskontos Brutto/Netto dürfen keine Auswirkungen auf die Bilanzsumme haben.

Beispiel
Es wurde eine Teilrechnung und die zugehörige Anzahlung in Höhe von € 12.000,00 gebucht.
Eine zweite TR in der Höhe von € 9.000,00 wurde noch nicht bezahlt.

Auf der Saldenliste zeigt sich folgendes Bild:

7.1. Umbuchungen zum Bilanzstichtag

7.1.1. Umbuchung der Teilrechnung

USt-rechtlich gibt es keine Unterscheidung zwischen Teilrechnungen und Anzahlungsrechnungen, da für die Entstehung der Steuerschuld nicht die Leistungserbringung, sondern der Geldfluss ausschlaggebend ist. Die Leistung gilt steuerrechtlich erst als erbracht, wenn der Gesamtauftrag erfüllt wurde.

Für den Ausweis in der Bilanz muss zwischen einer Teilrechnung (Leistung erbracht) und einer Anzahlungsrechnung (Leistung noch nicht erbracht) unterschieden werden. Somit ist jede Rechnung gesondert zu betrachten und gegebenenfalls auch aufzuteilen.

7.1.1.1. Leistung wurde erbracht - erfolgswirksam

Bei einer Teilrechnung geht man davon aus, dass die Leistung bereits erbracht wurde und der Umsatz daher erfolgswirksam ist.

Hier wird der bereits realisierte Umsatz auf "Bestandsveränderungen noch nicht abrechenbare Leistungen" umgebucht.

Umbuchung:

7.1.1.2. Leistung wurde noch nicht erbracht - erfolgsneutral

Wurde noch keine Leistung erbracht, muss dieser Erlös wieder neutralisiert und als Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden dargestellt werden.

Hier wird der Umsatz auf ein passives Anzahlungskonto z.B. Standardkonto 3200 "Verbindlichkeiten nicht erbrachte Leistungen" umgebucht.

Umbuchung:

Sofern Sie unser BMD Standardkonto verwenden, wird diese Umbuchung auf das passive Anzahlungsrechnungskonto im nächsten Jahr automatisch storniert.

Sollten Sie ein vom BMD Standard abweichendes Konto verwenden, dann kann über das EB-Übernahme-Kz die Buchung im nächsten Jahr automatisch gestürzt werden. Dazu hinterlegt man am passiven Anzahlungsrechnungskonto im Feld "EB-Kennzeichen" - automatischer Storno nach Übernahme.

7.1.2. Weiterführende Umbuchungen bei der Einstellung AZ-netto am FIBU-Stamm

Dies ist nur relevant bei der Einstellung "AZ netto". Bei "AZ brutto" ist der Ausweis in der Bilanz bereits korrekt.

7.1.2.1. Korrektur der "Noch nicht fälligen Umsatzsteuer"

Hier muss jener Steuerbetrag der Teilrechnungen ermittelt werden, der durch die Anzahlungen bereits fällig wurde.

Berechnung:

Für die Ermittlung der Steuer aus dem AZ-Skonto verwenden Sie den Ausdruck "Teil- und Schlussrechnungen mit Anzahlungen" sortiert nach Steuercode und Prozent:

Hinweis
Sofern Abläufe mit der Einstellung Versteuerung bei Bezahlung und sofortiger Versteuerung in Verwendung sind, können die Werte für die Berechnung nicht so einfach von der TR/SR-Liste abgelesen werden.

Je Steuerprozentsatz kann so der anteilige Steuerbetrag herausgerechnet werden:

Berechnung:

Die Umbuchung erfolgt auf ein Hilfskonto z.B. Standardkonto 3529 "Umsatzsteuer Anzahlungsautomatik".

Sofern Sie unser BMD Standardkonto verwenden, wird der Saldo im Folgejahr wieder korrekt am Konto 3515 ausgewiesen.

Sollten Sie ein vom BMD Standard abweichendes Konto verwenden, dann muss am USt-Hilfskonto als EB-Buchkonto das "noch nicht fällige USt-Konto" hinterlegt werden. Somit wird die EB-Buchung wieder auf 3515 rückgebucht. Bitte gliedern Sie etwaige vom BMD Standard abweichende Konten entsprechend dem Standardkonto.

Hinweis
Das Konto ist in der Kontengruppengliederung auf eine in der Bilanz (301) nicht gegliederte Zeile zu gliedern.

7.1.2.2. Umbuchung Steueranteil des TR-Skontos (bei Abläufen mit Versteuerung bei BEZAHLUNG)

Hier muss jener Steuerbetrag der Teilrechnungen ermittelt werden, der aufgrund der Einstellung AZ-Skonto brutto am Skontokonto stehen geblieben ist. Dieser Betrag wird vom Konto "Skontoaufwand Teilrechnungen 0 %" umgebucht auf ein Hilfskonto z. B. Standardkonto 3528 "Umsatzsteuer zu Skonto Anzahlungsautomatik".

Sofern Sie unser BMD Standardkonto verwenden, wird diese Umbuchung im nächsten Jahr automatisch storniert.

Sollten Sie ein vom BMD Standard abweichendes Konto verwenden, dann kann über das EB-Übernahme-Kz die Buchung im nächsten Jahr automatisch gestürzt werden. Dazu hinterlegen Sie am Hilfskonto im Feld "EB-Kennzeichen" automatischer Storno nach Übernahme. Bitte gliedern Sie etwaige vom BMD Standard abweichende Konten entsprechend dem Standardkonto.

7.1.3. Kontrolle Zielerreichung

Auf den Teilrechnungskonten dürfen keine Salden mehr aufscheinen - diese wurden auf die Konten 3200 und 4520 umgebucht.
Auf dem Umsatzsteuer-Evidenzkonto für erhaltene Anzahlungen bleibt nur der Saldo der Steuer zu noch nicht bezahlten Teilrechnungen stehen (AZ netto und Versteuerung bei Bezahlung).
Auf dem Skontokonto für Teilrechnungen wird der Nettobetrag ausgewiesen (AZ netto).

7.2. Ausweis der Forderungen aus Anzahlungen

Die Anzahlungskonten der BMD Anzahlungsautomatik sollen nicht in der Bilanz ausgewiesen werden.

7.2.1. Bilanzierung in BMD NTCS

In den Standardschemen der Bilanz werden die Anzahlungskonten standardmäßig nicht ausgewiesen.

Diese Standards stehen Ihnen ab Version 28.01 zur Verfügung (bis zur Version 28.45 müssten Sie die Standards manuell aktualisieren, mit Version 29.01 werden die Standards automatisch aktualisiert).

7.2.2. Bilanzierung in einem Fremdprogramm

Wird in einem Fremdprogramm bilanziert, beachten Sie bitte, dass alle Konten, die von der Teil-/Schlussrechnungsautomatik verwendet werden, nicht manuell bebucht werden dürfen.

Verwenden Sie für Umbuchgen Hilfskonten, die Sie in der jeweiligen Kontenklasse bzw. wie oben beschrieben, anlegen (EB-Kennzeichen, EB-Buchkonto).

Das Funktionieren der Automatik kann andernfalls nicht gewährleistet werden!

Die Salden auf diesen Hilfskonten könnten Sie durch die Hinterlegung des EB-Kennzeichens "automatischer Storno nach Übernahme" am Kontenstamm im Zuge der Jahresübernahme automatisch stornieren lassen.