Teil- und Schlussrechnungsablauf beinhaltend / FIBU auflaufend
Grundlegende Informationen zur Teil-/Schlussrechnungsautomatik finden Sie unter Teil- und Schlussrechnung.Allgemeines
Dieser spezielle Ablauf kann nur im Zusammenhang mit der NTCS Warenwirtschaft und NTCS ER-Kontrolle verwendet werden.
Achtung!
 | Ein manuelles Buchen mit diesem Ablauf funktioniert nicht! |
Dieser Ablauf ermöglicht, dass die Teilrechnung in der Warenwirtschaft beinhaltend ausgedruckt oder in der ER-Kontrolle beinhaltend erfasst wird, in der FIBU aber auflaufend verbucht wird.
Das Schema wird empfohlen bei Pauschalprojekten/Pauschalabrechnungen, unter Verwendung von Anzahlungsrechnungen, da hier mit einem Anzahlungs-Artikel in der WWS gearbeitet wird und am Auftrag dann der Betrag einfach verändert werden kann.
Die Fakturierung ist dadurch einfach – da z. B. 30 % des Gesamtauftragsvolumens schnell in Rechnung gestellt werden können.
Der Hauptgrund für die Verwendung dieses Ablaufes ist, dass mittels einer Zusatzlizenz (nsfinaz – FIBU Anzahlungsautomatik f. Baugewerbe) unter Bildschirmansichten → Teil- und Schlussrechnungen einfach Rechnungskorrekturen vorgenommen werden können.
Diese Funktion macht es überhaupt erst möglich, beinhaltende Teilrechnungen, zu denen es bereits weitere Teilrechnungen gibt, betragsmäßig einfach und automatisiert, sowohl in der FIBU als auch in der Warenwirtschaft zu korrigieren.
Bei Ausgangsrechnungen werden die Information in die Warenwirtschaft weitergegeben und bei der nächsten Teilrechnung berücksichtigt.
Die Stornobuchungen erhalten dabei in der Warenwirtschaft die gleiche Belegnummer wie die ursprüngliche Rechnung, bei manuellen Stornos in der Warenwirtschaft wird eine neue Belegnummer vergeben.
Speziell im Baugewerbe, wo Rechnungskorrekturen einfach durch händisches Streichen und meist ohne das Ausstellen einer neuen Rechnung üblich und auch gesetzlich erlaubt sind, ist das ein wertvolles Instrument.
Für die Archivierung ist zu beachten, dass die händisch korrigierten Rechnungen nochmals eingescannt und archiviert werden müssen.
Das Schema kann aber auch ohne dieser Zusatzlizenz verwendet werden. In dem Fall hat es zwar Auswirkung auf die Verbuchung, es kann aber nicht bearbeitet werden.
Speziell im Baugewerbe, wo Rechnungskorrekturen einfach durch händisches Streichen und meist ohne das Ausstellen einer neuen Rechnung üblich und auch gesetzlich erlaubt sind, ist das ein wertvolles Instrument.
Für die Archivierung ist zu beachten, dass die händisch korrigierten Rechnungen nochmals eingescannt und archiviert werden müssen.
Das Schema kann aber auch ohne dieser Zusatzlizenz verwendet werden. In dem Fall hat es zwar Auswirkung auf die Verbuchung, es kann aber nicht bearbeitet werden.
Hinweis
 | Wichtig ist in jedem Fall, dass keine manuellen Buchungen gemacht werden, sondern alle Änderungen entweder über die Warenwirtschaft oder über das Bearbeiten in der Bildschirmliste gemacht werden müssen. Sobald einmal manuell eingegriffen wurde, hat das Auswirkung auf alle weiteren Verbuchungen und eine nachträgliche Korrektur ist nur mit viel Aufwand möglich. Ebenso ist die Direktverbuchung ein absolutes Muss. |
Ausgangsrechnungen
Am Rechnungsschema sind im Zusammenhang mit der Warenwirtschaft zusätzliche Felder einzustellen. Zusätzlich zum Feld 58 „Art der Teilrechnung (Fibu)“, in dem Teilrechnung zu hinterlegen ist, muss auch das Feld „Art der Teilrechnung (WWS)“ beachtet werden.
Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass die Ablaufart beinhaltend/Fibu auflaufend nur verwendet werden kann, wenn am Schema unter Feld 59 „Art der Teilrechnung (WWS)“ Anzahlungsrechnung eingestellt ist.
Grund dafür ist, dass bei Anzahlungsrechnungen in der WWS mit einem eigener Anzahlungsartikel gearbeitet wird, auf dem bestimmte Prozentsätze des Gesamtvolumens als Anzahlungsrechnung gestellt werden. Somit ist eine betragsmäßige Korrektur leicht möglich. Bei Teilrechnungen hingegen werden die tatsächlich gelieferten Artikel verrechnet und es ist nicht möglich eine betragsmäßige Korrektur auf die gelieferten Artikel umzulegen. Somit ist es auch nicht möglich den Ablauf „beinhaltend/Fibu auflaufend“ zu verwenden.
Grund dafür ist, dass bei Anzahlungsrechnungen in der WWS mit einem eigener Anzahlungsartikel gearbeitet wird, auf dem bestimmte Prozentsätze des Gesamtvolumens als Anzahlungsrechnung gestellt werden. Somit ist eine betragsmäßige Korrektur leicht möglich. Bei Teilrechnungen hingegen werden die tatsächlich gelieferten Artikel verrechnet und es ist nicht möglich eine betragsmäßige Korrektur auf die gelieferten Artikel umzulegen. Somit ist es auch nicht möglich den Ablauf „beinhaltend/Fibu auflaufend“ zu verwenden.
Die Anlage des Rechnungsschemas sollte aber auf Grund der vielen zusätzlich erforderlichen Einstellungen grundsätzlich von der Warenwirtschaft gemacht werden.
In der Warenwirtschaft werden beinhaltende Teilrechnungen ausgestellt, die Verbuchung in die Fibu erfolgt aber auflaufend.
Bei der Verbuchung aus der NTCS Warenwirtschaft wird der Rechnungsbetrag (beinhaltender Betrag) an die Fibu übergeben. Zusätzlich wird im Feld TR-lfdNr (Spaltenüberschrift beim Import = ts-teilrechlfdnr) übergeben um die wievielte Teilrechnung des jeweiligen Ablaufs es sich handelt.
Bei der Verbuchung kann das Programm erkennen, welchen Betrag die vorangegangene Teilrechnung hatte, es wird dann die Differenz zwischen den bisher verbuchten Teilrechnungsbeträgen und dem aktuellen Rechnungsbetrag errechnet und nur der Zuwachs (auflaufender Betrag) in die Fibu verbucht.
Beispiel
 | In der Warenwirtschaft werden 1. und 2. Teilrechnung beinhaltend ausgestellt. 1. TR € 6.000,-- 2 TR beinhaltend € 22.800,-- |
In der Rechnungsübersicht wird der Ablauf beinhaltend behandelt, d. h. der Ausdruck der 2. Teilrechnung führt zu einem Teilrechnungsstorno der 1. Teilrechnung.
Am Kontoblatt sind diese beiden Rechnungen jeweils mit dem auflaufenden Betrag verbucht.
In der TR/SR-Übersicht wird in der Spalte Betrag der auflaufende Buchungsbetrag und in der Spalte Betrag beinhaltend der beinhaltende Betrag des Ablaufes angezeigt.
Wurde die Zusatzlizenz (nsfinaz – FIBU Anzahlungsautomatik f. Baugewerbe) erworben, und wird das Rechnungsschema „beinhaltend/FIBU auflaufend verwendet, dann ist in der TR/SR-Übersicht auf der Position der Teilrechnung stehend, die Funktion Bearbeiten aktiv.
Vorteil dieser Zusatzlizenz ist es, dass beinhaltend ausgestellte Teilrechnungen leicht betragsmäßig geändert werden können. Dazu wird über Bearbeiten der Rechnungsbetrag manuell korrigiert.
Diese Änderung des Rechnungsbetrages führt in der FIBU zu folgenden Korrekturbuchungen:
- Es wird die 1. Teilrechnung mit dem geänderten (verminderten) Betrag gebucht.
- Die ursprüngliche 1. Teilrechnung wird storniert.
Da die beinhaltende Summe aber gleich bleibt, wird die 2. Teilrechnung ebenfalls korrigiert und zwar um den geänderten Betrag (in diesem Fall erhöht).
- Die 2. Teilrechnung wird mit dem erhöhten Betrag eingebucht.
- Die ursprüngliche 2. Teilrechnung wird storniert.
In der TR/SR-Übersicht stellt sich das wie folgt dar:
Es wird das Storno der 1. Teilrechnung sowie die 1. Teilrechnung mit dem korrigierten Betrag angezeigt, in der Spalte Betrag beinhaltend wird der neue (verminderte) Betrag angezeigt.
Es wird das Storno der 1. Teilrechnung sowie die 1. Teilrechnung mit dem korrigierten Betrag angezeigt, in der Spalte Betrag beinhaltend wird der neue (verminderte) Betrag angezeigt.
Zusätzlich wird die 2. Teilrechnung in der Spalte Betrag mit dem um die Korrektur erhöhten Betrag angezeigt, in der Spalte Betrag beinhaltend bleibt der Betrag gleich.
Die Information des geänderten Betrags wird auch in die Warenwirtschaft weitergeleitet. In der Rechnungsübersicht ergibt sich dadurch ebenfalls eine geänderte Ansicht.
- Die 1. Teilrechnung wird mit dem korrigierten Betrag neu eingebucht.
- Im gleichen Zug wird diese Teilrechnung gleich wieder storniert, weil ja bereits die 2. (beinhaltende) Teilrechnung gestellt wurde.
Im Zuge der nächsten Teilrechnung werden diese geänderten Werte auch auf dem Rechnungsdruck berücksichtigt.
In der TR/SR-Übersicht wird mit Erstellung der nächsten Teilrechnung lediglich die neue Teilrechnung zusätzlich dargestellt.
Je mehr Rechnungen korrigiert werden umso umfangreicher sind die Korrekturbuchungen, speziell wenn bereits weitere Teilrechnungen gestellt wurden.
Wird dieses Schema verwendet, dann muss auf alle Fälle kontrolliert werden, ob der FIBU-Parameter StornoTR-/AZ-Storno bei SR-Storno auf JA gestellt ist.
Wird dieses Schema verwendet, dann muss auf alle Fälle kontrolliert werden, ob der FIBU-Parameter StornoTR-/AZ-Storno bei SR-Storno auf JA gestellt ist.
Hinweis
| Wenn dieses Schema verwendet wird, dürfen keinesfalls manuelle Korrekturbuchungen im Buchungsprogramm gemacht werden! Die Korrekturen dürfen ausschließlich über die Warenwirtschaft bzw. Betragskorrekturen über das Bearbeiten in der TR/SR-Übersicht gemacht werden. |
ER-Kontrolle
Auch über die ER-Kontrolle kann dieses Schema verwendet werden. In der ER-Kontrolle werden die Rechnungen beinhaltend erfasst, in der FIBU werden sie aber auflaufend gebucht.
Abläufe, die aus der WWS im Zusammenhang mit Ausgangsrechnungen angelegt werden, haben automatisch des Rechnungskennzeichen "Ausgangsrechnung". Diese Abläufe können dann nicht in der ER-Kontrolle verwendet werden. Es wird folgende Meldung ausgegeben:
Abläufe, die aus der WWS im Zusammenhang mit Ausgangsrechnungen angelegt werden, haben automatisch des Rechnungskennzeichen "Ausgangsrechnung". Diese Abläufe können dann nicht in der ER-Kontrolle verwendet werden. Es wird folgende Meldung ausgegeben:
Es wird empfohlen, dass die AR-Abläufe mit der Projektnummer identisch sind und die ER-Abläufe manuell angelegt werden (z. B. mit ER_Projektnummer_01). Durch das vorangestellte ER ist sofort ersichtlich, ob es dazu schon einen Ablauf gibt. Wird ein Ablauf manuell angelegt, erhält er immer das Rechnungskennzeichen "undefiniert“.
In der ER-Kontrolle wird die Teilrechnung mit dem beinhaltenden Betrag erfasst. Zwingende Felder wie sonst auch bei Teilrechnungen sind TR/SR-Ablauftyp und TR/SR-Ablaufnummer. Auf der Ablaufnummer muss das entsprechende Rechnungsschema hinterlegt sein.
Am Kontoblatt ist ersichtlich, dass diese beiden Rechnungen jeweils mit dem auflaufenden Betrag verbucht wurden.
In der TR/SR-Übersicht wird in der Spalte Betrag der auflaufende Buchungsbetrag und in der Spalte Betrag beinhaltend der beinhaltende Betrag des Ablaufes angezeigt.
Dazu gibt es im Zusammenhang mit der ER-Kontrolle zwei unterschiedliche Möglichkeiten.
- Wird das Rechnungsdeckblatt nicht verwendet so kann die Änderung in der TR/SR-Übersicht durchgeführt werden, sofern die Zusatzlizenz (nsfinaz – FIBU Anzahlungsautomatik f. Baugewerbe) erworben wurde.
Nur dann ist in der TR/SR-Übersicht die Funktion Bearbeiten freigeschaltet.
Wird der Betrag geändert, so erfolgen die entsprechenden Korrekturbuchungen in der FIBU.
Am Kontoblatt ist ersichtlich, dass die ursprünglich Teilrechnung storniert und mit dem korrigierten auflaufenden Betrag neu eingebucht wird.
Auf der TR/SR-Übersicht wird die Korrektur ebenfalls dargestellt. Im der Spalte Betrag beinhaltend wird somit auch der aktuelle beinhaltende Betrag angezeigt.
- Wird das Rechnungsdeckblatt verwendet und soll dieses auch geändert werden, so ist die Änderung in der ER-Kontrolle durchzuführen. Dazu steht mit rechter Maustaste die Funktion Verbuchte Rechnungen zum Bearbeiten öffnen zur Verfügung.
HinweisDiese Funktion ist standardmäßig nicht berechtigt und muss über die Berechtigungen freigegeben werden.
Die Rechnung bekommt dann ein neues Kennzeichen und kann wie gewohnt mit F6 bearbeiten werden. Dabei können Felder wie z. B. Lieferant und die Felder für TR/SR nicht geändert werden.
Danach wird die Änderung abgespeichert und gegebenenfalls das Rechnungskorrekturblatt neu ausgedruckt.
Damit die Rechnungskorrektur verbucht wird, muss auf der Rechnungsübersicht mit rechte Maustaste die Funktion Nachbearbeitete Rechnung erneut verbuchen ausgeführt werden.
Für die Verbuchung kann dann das Buchungsdatum und die Buchungsperiode gewählt und die Verbuchung gestartet werden.
Es wird dann automatisch die Stornobuchung und eine neue Buchung gemacht.
Die Funktion Verbuchte Rechnung zum Bearbeiten öffnen wird vorwiegend bei TR/SR benützt, kann aber auch bei normalen Rechnungen verwendet werden.
Die Funktion Erzeuge Storno darf nur bei normalen Rechnungen verwendet werden, nicht bei TR/SR.
Kostenrechnung
Für die Kostenerfassung werden immer die tatsächlichen Kostendaten auf Grund der letzten Teilrechnung ermittelt.
In der Buchung steht nur der auflaufende Betrag, in der Kostenaufteilung wird aber der beinhaltende Betrag (netto - abzüglich Steuer) angezeigt und die Kostendaten von der vorangegangenen Teilrechnung storniert als Minusbetrag.
Beispiel
| 1. TR beinhaltender Betrag 4.320,-- (netto 3.600,--) auf Kostenstelle m100201  2. TR beinhaltender Betrag 8.000,-- (netto 6.666,67) auf Kostenstelle m100301 und m200101 → auflaufender Betrag 3.680,-- (netto 3.066,67)  Die Kostendaten der 2. TR werden vom beinhaltenden Betrag genommen und die Kostendaten von der vorangegangen TR werden storniert. |
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