Grundlegende Informationen zur NTCS FIBU finden Sie unter Erste Schritte.

1. Allgemein

Ein Austausch der Buchhaltung inklusive ER-Kontrolle mit Dokumenten zwischen Steuerberater und Klient ist nicht möglich. Alternative: Cloud bei BMD oder beim Steuerberater!

Erscheint bei Eingabe bzw. Bestätigung der FIBU die Meldung "Buchen nicht möglich, da die Buchhaltungssperre am FIBU-Stamm gesetzt ist!" überprüfen Sie Ihre Eingaben und entfernen Sie bei Bedarf nach Abklärung mit dem in der Fehlermeldung angegebenen Benutzer die Sperre in den Firmen- und FIBU-Stammdaten in der jeweiligen FIBU im Feld "BH-Sperre". Ursache kann z. B. sein, dass beim Export der gesamten FIBU eine Sperre gesetzt wurde, damit nicht weitergebucht werden kann. Erscheint bei Eingabe bzw. Bestätigen der FIBU die Meldung "Buchen nicht möglich, da Konsolidierungskennzeichen "UVA-Konsolidierung" hinterlegt ist!", ändern Sie bitte Ihre Eingaben. FIBUs mit diesem Kennzeichen dürfen nicht bebucht werden und dienen rein steuerlichen Auswertungen.

2. Ablauf der ER-Kontrolle

• Workflow anlegen (optional)
  Erstellen und Hinterlegung eines Arbeitsablaufplanes für die Eingangsrechnungen
• Erfassen der ER
• Ergänzen und Kontrolle der Rechnungsdaten
• Speichern der Rechnungsdaten → Dokumente werden automatisch archiviert
• Kontierung
• Kostendatenerfassung
• Freigabe zur Verbuchung
• Verbuchung in die NTCS FIBU 
  
  

3. Varianten der Eingangsrechnungserfassung

• Manuelle Anlage: "Neu" (F5)
• Neu aus elektronischer Rechnung
• Neu aus BMD DMS
• Buchungen importieren
• Automatische Anlage durch Beleg-Upload
• Import aus Finmatics
• BMD Scan
• Erzeuge Kopie
• Erzeuge Storno

• Gesamte E-Mail oder gesamtes Dokument mittels BMD Office-Add-Ins aus dem E-Mail-Programm in die ER-Kontrolle übernehmen.
  

Beim Überleiten mehrerer Rechnungen aus dem BMD Scan oder Import von Buchungen in die ER-Kontrolle sowie auch beim Import mit der Funktion "Neu aus elektronischer Rechnung" kann mittels Parameter eingestellt werden, dass der am Lieferanten oder im Parameter "Standardworkflow" hinterlegte Workflow gleich automatisch angestoßen werden soll. Dieser Parameter wirkt auch wenn der Import mittels Stapel (automatisch geplante Ausführung einer NTCS Funktion) erfolgt. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein: Standardworkflow bzw. Workflow bei Import autom. starten

3.1. Manuelle Anlage "Neu" (F5)

Die NTCS unterstützt bei den elektronischen Rechnungen das XML-Format ebInterface, ZUGFeRD, ebUtilities, ISDOC, XRechnung (UBL, CII) sowie Online Számla.

Beim Einlesen einer Datei wird sofort das Format überprüft. Handelt es sich um ein ungültiges Dateiformat, wird in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen wird, dass die Datei keinem von der NTCS unterstützten elektronischen Rechnungsformat entspricht und man sich an den Aussteller der Rechnung wenden soll.

In der Rechnungsübersicht kann das Feld "elektronische Rechnungsdatei" eingeblendet werden. Damit wird nachvollziehbar, aus welcher Datei dieser Satz erstellt worden ist.

Wenn der Parameter Automatische Vorkontierung aktiviert ist und Betragsgleichheit zwischen ER und Bestellung besteht, wird automatisch die Vorkontierung aus der WWS übernommen.

Mittels Parameter kann eingestellt werden, in welches Feld die übergebene Belegnummer übernommen werden soll. Es kann zwischen dem Feld "Externe Belegnummer" oder "Interne Belegnummer (alphanumerisch)" gewählt werden - nicht zu verwechseln mit dem Feld "interne Belegnummer"! Ein Import in das Feld "Interne Belegnummer" ist nicht möglich. Wird das Feld "interne Belegnummer (alphanum.)" verwendet, wird dieses Feld anstelle der internen Belegnummer bei der Verbuchung verwendet.

Sind sowohl eine Belegnummer als auch eine externe Belegnummer in der Datei enthalten, wird die übergebene Belegnummer automatisch in das Feld "Belegnummer (alphanum.)" übernommen.

3.2.1. Import elektronische Rechnung (einzeln)

• Betrag
  
  
• externe Belegnummer
  
  
• Belegdatum
  
  
• Buchungstext 
  
  
• Zahlungskonditionen (Wenn in der XML-Rechnung keine oder ungültige Zahlungskonditionen stehen, dann wird die Kondition vom Lieferantenstamm übernommen.)
  Wird das Feld "Valutadatum" befüllt, wird dieses anstatt des Belegdatums für die Fälligkeitsbezeichnung herangezogen - siehe Feldbeschreibung "Valutadatum".
  
  
• UID-Nummer und Lieferantenkontenermittlung: Das Lieferantenkonto kann anhand der UID-Nummer ermittelt werden, wenn diese in der XML-Datei mitgeschickt wird und zugleich auf einem der Lieferantenkonten hinterlegt ist.
  
  In der Schweiz wird das Kreditorenkonto anhand der IBAN und der Unternehmens-ID ermittelt.
  
  Konnte die UID-Nummer auf keinem Lieferantenstamm gefunden werden, wird in der Erfassungsmaske in der ER-Kontrolle abgefragt, ob automatisch ein neuer Lieferant mit den ausgelesenen Daten angelegt werden soll und das Kontenanlagefenster öffnet sich.
  
  Wurde eine UID-Nummer übergeben, aber der Lieferant konnte damit nicht oder nur aufgrund der IBAN ermittelt werden, und es weicht die im Feld "UID-Nummer" übergebene UID-Nummer von der am Lieferantenstamm ab, finden Sie die dazu nötigen Einstellungen im Punkt "Automatische Anlage UID-Nummer bei Import XML-Rechnung".
  
  
• IBAN wird vorläufig in der Erfassungsmaske in das Feld "IBAN" übernommen und mit den Stammdaten des laut UID-Nummer ermittelten Lieferanten verglichen bzw. bei Neulanlage des Lieferanten automatisch in die Stammdaten übernommen.
  Nähere Informationen zur Verarbeitung von Rechnungen, bei denen die IBAN auf der Rechnung von der IBAN am Lieferantenstamm abweicht, finden Sie im nachfolgenden Punkt "Automatische Anlage IBAN bei Import XML-Rechnung".
  
  
• Lieferdatum (Das Lieferdatum wird grundsätzlich aus den Rechnungsdaten übernommen, wenn eines vorhanden ist. Ist kein Lieferdatum vorhanden, aber auf mehreren Rechnungspositionen gibt es ein Lieferdatum, dann wird das kleinste Lieferdatum auf die ER übernommen).
  
  
• Lieferscheinnummer (Wird für WWS auf die Rechnungsposition ins Feld "Liefer-Nr" übernommen.)
  
  
• Bestellnummer (Wird für WWS auf die Rechnungsposition ins Feld "Best-Nr Empf" übernommen.)
  
  
• Bestellpositionsnummer (Wird für WWS auf die Rechnungsposition ins Feld "Best-PosNr Empf" übernommen.)
  
  
• Ab der ebInterface-Version 4p0 kann eine EAN übergeben werden, welche in die "Rechnungspositionen" übernommen wird (wird für WWS benötigt).
  

Hinweis 

Beim Import von XML-Rechnungen im Format ebUtilities können nicht die gleichen Daten ausgelesen werden wie bei ebInterface, ZUGFeRD und ISDOC.

3.2.2. Import elektronische Rechnungen (mehrere)

Hinweis 

Die Rechnungen können auch mittels Stapel in die ER-Kontrolle übertragen werden. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie der Onlinehilfe Batches und Stapel in der NTCS FIBU im Punkt Import elektronischer Rechnungen.

3.2.3. Automatische Anlage Bankverbindung/IBAN bei Import XML-Rechnung

Wird eine Prüfung im Parameter aktiviert und kommt es zu Abweichungen, wird beim Speichern der Rechnungserfassung abgefragt, was mit den ausgelesenen Daten passieren soll.

• Eine neue Bankverbindung anlegen.
  Das Feld "IBAN" in der Rechnungserfassung wird geleert, die neue Bankverbindung wird auf das Personenkonto übernommen.
  
  
• IBAN verwerfen und Rechnung speichern (Feld "IBAN" wird geleert)
  
  
• Rechnung speichern (Feld "IBAN" wird nicht geleert)
  

 Hinweis 

Im Aktionsprotokoll der jeweiligen Rechnung wird die automatische Entfernung, beim Speichern der Bankverbindung oder verwerfen der IBAN im Zuge der Hinweismeldung, protokolliert.

3.2.4. Automatische Anlage UID-Nummer bei Import XML-Rechnung

Was soll mit der UID-Nummer passieren?

• UID-Nummer auf Konto speichern
• UID-Nummer verwerfen und Rechnung speichern
• Rechnung speichern

Wenn die Rechnung gespeichert wird, jedoch die UID-Nummer nicht in die Kontostammdaten übernommen oder verworfen wird, erhält man bei der Verbuchung erneut einen Hinweis. Dieser Hinweis zeigt an, bei welchen Rechnungen die erfasste UID-Nummer nicht mit den Kontostammdaten übereinstimmt. Es erfolgt auch eine Abfrage, ob die Verbuchung fortgesetzt werden soll.

3.2.5. ebInterface

3.2.6. ZUGFeRD

3.2.7. ebUtilities

• externe BelegNr
• Belegdatum
• der Lieferant muss anhand der UID-Nr richtig erkannt werden (in diesem Fall "Supplier VAT")
• Fälligkeitsdatum (= ZZiel)
• Rechnungsbetrag (brutto)
• Währung
• Zahlungsreferenz
  
  

3.2.8. ISDOC

3.2.9. XRechnung (UBL OASIS, CII CEFACT)

3.2.10. Besonderheiten Ungarn 

Von Dataxo downgeloadete Rechnungsdateien können in die ER-Kontrolle über die Stapelfunktion "MCS_FIBUERIMPORTEINVOICE" übernommen werden. Diese werden als Zipdatei angeliefert und über den Stapel automatisch extrahiert und mit den von Dataxo ermittelten Rechnungsdaten in die ER-Kontrolle übertragen. Die Zipdatei enthält die von Dataxo ermittelten Rechnungsdaten (meta.xml), die original HU-szamla (_nav.xml) und das Rechnungsdokument (PDF). Voraussetzung ist die firmenbezogene Hinterlegung der Zugangsdaten in den Parametern: FIBU → Stammdaten → Paketübergreifende Parameter → CRM Zugangsdaten → Zugangsdaten Benutzername Dataxo Passwort Dataxo Steuernummer für Dataxo

3.3. Neu aus BMD DMS

3.4. Buchungen importieren in der ER-Kontrolle

3.5. Automatische Anlage durch Beleg-Upload

• NTCS Belegablage-Databox
• BMD Com
• BMD Web 
• App BMD Go
  

Hinweis 

Auch in Kombination mit der Verarbeitung über Finmatics können diese Einstellungen getroffen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Punkt Import aus Finmatics.

Hinweis 

Wird in der ER-Kontrolle mit einem Workflow gearbeitet und soll dieser automatisch nach der automatischen Anlage der Eingangsrechnung und OCR-Erkennung angestoßen werden, kann dies mittels Parameter eingestellt werden. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein: Standardworkflow bzw. Workflow bei Import autom. starten

Hinweis 

Werden Dokumente über die Belegablagedatabox verarbeitet und kontrolliert, kann hier mittels der Funktion "Zuordnung ermitteln" die Zuordnung zur Erfassungszeile in der ER-Kontrolle nachgeprüft werden. Eine andere Möglichkeit ist, in der Belegablage Databox die Spalte "EXT-DocID" mit der Spalte "Beleg-DokID Extern" in der ER-Kontrolle zu vergleichen.

3.6. Import aus Finmatics

• BMD Com
• BMD Web
• NTCS → Belegablage-Databox
• App BMD Go
  

Für den Download der digital verarbeiteten Belege inklusive Kontierungsvorschlag in die ER-Kontrolle gibt es zwei Möglichkeiten:

• Manuell über Finmatics-Download
• Automatisch mit Import über Stapel (empfohlen)

Bei den aus BMD im Hintergrund weitergeleiteten Belegen ist zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, welche und wie viele Belege hochgeladen wurden, welche noch in Verarbeitung sind und für welche die Verarbeitung bei Finmatics bereits abgeschlossen und der Download in die ER-Kontrolle inklusive Kontierungsvorschlag übernommen wurde.

Wichtige Funktionen, speziell in Zusammenhang mit der Verwendung von Finmatics in der ER-Kontrolle, sind unter anderem:

• OCR-Status zurücksetzen (Mit dieser Funktion kann in Ausnahmefällen die Sperre aufgrund der OCR-Erkennung bzw. Verarbeitung bei Finmatics aufgehoben werden.)
• OCR-Erkennung einplanen und starten (Mit dieser Funktion kann die OCR-Erkennung neu gestartet bzw. das Dokument erneut zu Finmatics hochgeladen und die Verarbeitung gestartet werden, wenn sie zuvor zurückgesetzt wurde.)
  

Werden Dokumente über die Belegablagedatabox verarbeitet und kontrolliert, kann hier mittels der Funktion "Zuordnung ermitteln" die Zuordnung zur Erfassungszeile in der ER-Kontrolle nachgeprüft werden.

Eine andere Möglichkeit ist, in der Belegablage Databox die Spalte "EXT-DocID" mit der Spalte "Beleg-DokID Extern" in der ER-Kontrolle zu vergleichen.

Nach erfolgtem Finmatics-Download können die Rechnungen wie gewohnt in der ER-Kontrolle weiterverarbeitet (z. B. mittels eines ER-Workflows) bzw. verbucht werden.

Um zu vermeiden, dass versehentlich mehrfach importierte Dokumente in der ER-Kontrolle weiterverarbeitet werden, empfehlen wir hier die Belegnummernprüfung zu aktivieren. Dies erfolgt mit folgendem Parameter:

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Prüfung ext. BelegNr.

Hinweis 

Wird in der ER-Kontrolle mit einem Workflow gearbeitet, und soll dieser gleich automatisch nach der Ausführung des Importstapels angestoßen werden, kann dies mittels Parameter eingestellt werden. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein: Standardworkflow bzw. Workflow bei Import autom. starten Ein am Lieferantenstamm hinterlegter Workflow übersteuert den Workflow aus den Parametereinstellungen.

Einen umfassenden Überblick und detaillierte Informationen zur Anbindung und Einrichtung von Finmatics, den Beleguploadmöglichkeiten sowie eine Übersicht aller Finmatics-Felder, die in der BMD berücksichtigt werden können und vieles mehr, finden Sie in unserer Onlinehilfe Finmatics. 

3.7. Rechnungserfassung mit Dokument via BMD Scan

• Die aktuellen Systemvoraussetzungen und Scanner-Empfehlungen finden Sie auf unserer Homepage unter Systemvoraussetzungen für papierloses Buchen und Übersicht über Scanner für die perfekte Digitalisierung von Dokumenten.
  
  
• Alle notwendigen Grundeinstellungen für die Archivierung und ein Archiv müssen vorhanden sein. Nähere Informationen zur Anlage eines Archivs finden Sie unter NTCS DMS.
  
  
• Die Lizenz für BMD Scan ist im Paket "CRM und DMS" enthalten!
  

Wenn sich mehrere Dokumente in der BMD Scan-Ansichtsmaske befinden, gibt es verschiedene Funktionen, um diese einzeln getrennt oder auch gesamt auf einmal in die ER-Kontrolle zu übernehmen.

verarbeitete Datei(en) verschieben

In der Dropdown-Liste kann eine Funktion ausgewählt werden (ALT + F8). Die Funktionen für mehre Dateien beinhalten immer die Anzahl der vom Programm verarbeiteten Dateien, in unserem Beispiel sind das 20 Stück. Mit einem Klick auf die jeweilig gewünschte Funktion wird in die ER-Kontrolle gewechselt. Möchten Sie die zuletzt verwendete Archivierungsfunktion anwenden, rufen Sie diese mit F8 auf. Verschieben oder kopieren Sie ein einzelnes Dokument in die ER-Kontrolle, wird anschließend das Fenster für die Erfassung der Eingangsrechnung geöffnet. Wird mehr als eine Rechnung/ein Dokument in die ER-Kontrolle verschoben, öffnet sich ein Abfragefenster. In diesem werden die Firma und FIBU, in welcher die Dokumente weiterverarbeitet werden sollen, abgefragt. Anschließend wird pro Rechnungsdokument eine eigene Erfassungszeile mit den jeweils ausgelesenen Daten angelegt.

  

Als "Ablageart" wird automatisch die ER-Kontrolle vorgeschlagen, wenn BMD Scan aus der ER-Kontrolle über die Funktionen gestartet worden ist.

Hinweis 

Beim einzelnen Verschieben aus BMD Scan werden die Firma und die zugehörige aktuelle FIBU vorgeschlagen. Beides kann beim einzelnen Verschieben im Erfassungsfenster ausgewählt bzw. gewechselt werden. Soll die Firma gewechselt werden, dann können Sie dazu mit F4 das Suchfenster öffnen. In einer Combobox werden alle FIBUs der ausgewählten Firma angezeigt, die der Benutzer sehen darf. In diesem Zusammenhang sollte beachtet werden, dass es möglich ist, Benutzer, die normalerweise keine Berechtigung zum Anzeigen oder Bearbeiten von Firmen- oder Finanzbuchhaltungsdaten besitzen, durch eine spezielle Hinterlegung nur für die Anzeige und Auswahl in der Erfassungsmaske für bestimmte FIBUs zu berechtigen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Feldbeschreibung des Feldes Datenbesitzer für ER-Kontrolle am FIBU-Stamm.

Anschließend stehen die verarbeiteten Rechnungen mit Dokument in der ER-Kontrolle zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Informationen zu weiteren Funktionen im BMD Scan (wie z. B. Splitten eines Dokumentes, Notizen, Stempel ...) finden Sie in der Onlinehilfe im Dokument BMD Scan.

Die Felder und Funktionen für die Kontrollen und die Nachbearbeitung der aus BMD Scan in die ER-Kontrolle übernommenen (verschobenen) Rechnungen sind im Punkt Erfassung und Bearbeitung der ER beschrieben.

Hinweis 

Wenn Anlagen (Notizen, Stempel, XML-Dateien ...) aus dem BMD Scan nicht angezeigt bzw. übernommen werden, überprüfen Sie die Formateinstellung des PDF-Typs im BMD Scan. In der Dokumentenvorschau in der ER-Kontrolle wird der Hinweis angezeigt "Die aktuelle Datei ist kompatibel mit PDF/A... und wurde im schreibgeschützten Modus geöffnet, um Bearbeitungen zu verhindern."   Passwortgeschützte, digital signierte und PDF/A-Dokumente sind schreibgeschützt. Somit sind jegliche Bearbeitungen bzw. Veränderungen sowie auch die entsprechenden Funktionen nicht erlaubt. Es können auch keine XML-Dateien eingebettet werden. Wird mit XML-Dateien gearbeitet, muss  im BMD Scan der Parameter PDF-Typ auf "Standard" oder "PDF/A3 - A" gesetzt sein. (CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → BMD Scan → Allgemein → PDF-Typ) Durch die OCR-Erkennung im BMD Scan wird vom Programm im Hintergrund eine xml-Datei eingebettet oder extern erstellt. In diesem Fall werden die ausgelesenen Daten aber auch ohne Anlage der XML richtig übernommen und gespeichert!

3.7.1. OCR-Erkennung

 Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung war erfolgreich.
 Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung konnte nicht alle Werte ermitteln.
 Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung schlug fehl.
 Die Datei ist im Bearbeitungszustand.

Die Dokumentenansicht im BMD Scan ist mit einer gelben Informationsleiste ausgestattet. Diese Informationsleiste gibt Auskunft zum Dokument, zur OCR-Erkennung oder zu Fehlern am Dokument. Sie gibt auch Auskunft darüber, ob die OCR-Daten aufgrund der heuristischen Suche oder anhand einer Vorlage gefunden worden sind:

Das OCR-Ergebnis kann mit Klick auf das Symbol  angezeigt werden. Nach Klick auf dieses Symbol öffnet sich eine Textdatei (.TXT), in der ersichtlich ist, was tatsächlich als Text im Bild der Rechnung ausgelesen werden konnte.

Die Stellen, an welchen die OCR-Erkennung etwas gefunden hat, werden im Rechnungsdokument gelb markiert dargestellt.
Wurden mehrere Werte gefunden, die in eines der Datenfelder passen könnten, so zeigt das Programm diese Werte in einer Combobox an und man kann den richtigen Wert auswählen oder auch manuell überschreiben.
Wurden OCR-Werte gespeichert, sind diese in der Dokumentenansicht grün markiert und können nun in die ER-Kontrolle übernommen werden.

• Bankverbindung(IBAN) 
• Belegdatum
• Betrag
• externe Belegnummer
• Fremdwährung
• UID-Nummer
• Steuernummer, Gruppen-ID
• Mehrwertsteuernummer
  
  

Hinterlegen Sie für die korrekte Erkennung der IBAN des Lieferanten auf der Rechnung die eigene IBAN in den eigenen Firmenstammdaten.

Wird aus BMD Scan eine Lieferanten-Bankverbindung (IBAN) in die ER-Kontrolle übergeben und ist diese ist bereits auf einem Lieferantenkonto hinterlegt, wird in der ER-Kontrolle automatisch der richtige Lieferant ermittelt/übernommen. Für die Ermittlung ist keine Hinterlegung des SWIFT/BIC notwendig, da die IBAN eindeutig ist.

Ist die übergebene IBAN bereits über die Hauptbankverbindung oder die weiteren Bankverbindungen auf einem Lieferantenkonto hinterlegt, wird diese Bankverbindung automatisch auf die Eingangsrechnung übernommen.

Sind mehrere IBANs auf der Rechnung angeführt und bereits in den Stammdaten vorhanden, wird vorrangig die erfasste Hauptbankverbindung des Lieferanten in die Rechnung (und nachfolgend für einen eventuellen Zahlungsvorschlag) übernommen.

Mit dem (+) vor der IBAN im Feld "Bankverbindung" in der Rechnungsübersicht bzw. im Erfassungsfenster neben dem Feld "Bankverbindung" wird gekennzeichnet, dass bei diesem Lieferanten mehrere Bankverbindungen vorhanden sind.

Wird die IBAN beim Verschieben in die ER-Kontrolle in den Lieferantenstammdaten nicht gefunden, wird abgefragt, ob ein neuer Lieferant angelegt werden soll, und die ausgelesenen Personendaten werden automatisch im Kontenanlagefenster vorgeschlagen.

Gibt es zu dieser IBAN aber bereits ein bestehendes Personenkonto, aber es weicht die IBAN auf der Rechnung von der IBAN am Lieferantenstamm ab, wird sie vorläufig in das Feld "IBAN" übernommen. Mittels Parameter kann eingestellt werden, was mit der IBAN passieren soll.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter →  ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Feld IBAN prüfen.

Wird in diesem Parameter eingestellt, dass die IBAN geprüft werden soll, und es kommt zu einer Abweichung, dann wird beim Speichern der Rechnungserfassung abgefragt, was mit den ausgelesenen Daten passieren soll.

Bei jedem wiederholten Speichern der Erfassung wird auch diese Abfrage wiederholt, solange bis die IBAN verworfen oder eine neue Bankverbindung damit angelegt wird.

Was soll mit der IBAN passieren?

• Eine neue Bankverbindung anlegen
  Das Feld "IBAN" in der Rechnungserfassung wird geleert, die neue Bankverbindung wird auf das Personenkonto übernommen.
  
  
• IBAN verwerfen und Rechnung speichern (Feld "IBAN" wird geleert)
  
  
• Rechnung speichern
  Das Feld "IBAN" in der Erfassungsmaske wird nicht geleert. Das hat keinen Einfluss auf den Buchungsstatus. Die Rechnung durchläuft bei Freigabe den vorgesehenen Workflow, ein Verbuchen ist möglich. Beim Verbuchen kommt jedoch ein Hinweis mit genauer Angabe der betroffenen Rechnung.
  

Wenn die Rechnung gespeichert wird, und somit die IBAN nicht verworfen oder damit eine neue Bankverbindung angelegt wird, erhält man bei der Verbuchung erneut einen Hinweis. Dieser Hinweis zeigt an, bei welchen Rechnungen die erfasste IBAN nicht mit den Kontostammdaten übereinstimmt. Es wird auch eine Abfrage gestellt, ob die Verbuchung fortgesetzt werden soll.

Hinweis 

Im Aktionsprotokoll der jeweiligen Rechnung wird die automatische Entfernung, beim Speichern der Bankverbindung oder verwerfen der IBAN im Zuge der Hinweismeldung, protokolliert.

Werden mehrere Rechnungen auf einmal verschoben, und es konnte die ausgelesene IBAN (und auch eine ev. ausgelesene UID-Nummer) nicht in den Stämmen gefunden werden, werden die Rechnungen trotzdem in die ER-Kontrolle übernommen. Das Feld "Kontonummer" bleibt in diesen Fällen vorerst leer.

Es besteht die Alternative der Hinterlegung eines Dummykontos in den Parametern der ER-Kontrolle unter Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Lieferantenkonto bei elektronischer Rechnung. Ist in diesem Parameter eine Kontonummer hinterlegt, werden die Rechnungen, bei denen keine UID-Nummer oder IBAN in den Stämmen gefunden worden ist, in die ER-Kontrolle vorerst mit dieser Dummykontonummer übernommen.

Die Abfrage für die automatische Anlage eines neuen Lieferanten kommt erst beim Bearbeiten in der Erfassungsmaske. 

Wurde die Lizenz Compass-Firmensuche erworben, werden im Zuge dieser Neuanlage die Stammdaten mit den Firmenbuchdaten bzw. Gewerberegisterdaten des Compass-Verlags abgeglichen und vorgeschlagen.

Ist keine Compass-Lizenz vorhanden, werden die Stammdaten über die UID-Stufe-2-Überprüfung vorgeschlagen und übernommen.

Wird die UID-Nummer beim Verschieben in die ER-Kontrolle in den Lieferantenstammdaten nicht gefunden, weil diese am bestehenden Lieferantenstamm fehlt oder abweicht, kann mittels Parameter eingestellt werden, was mit der UID-Nummer passieren soll.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Feld "UID-Nummer" prüfen

Die UID-Nummer kann in Folge auf das Personenkonto übernommen werden.

Wird in diesem Parameter eingestellt, dass die UID-Nummer geprüft werden soll, und kommt es zu einer Abweichung, wird beim Speichern der Rechnungserfassung abgefragt, was mit den ausgelesenen Daten passieren soll.

Was soll mit der UID-Nummer passieren?

• UID-Nummer auf Konto speichern
• UID-Nummer verwerfen und Rechnung speichern
• Rechnung speichern

Wenn die Rechnung gespeichert wird, jedoch die UID-Nummer nicht in die Kontostammdaten übernommen oder verworfen wird, erhält man bei der Verbuchung erneut einen Hinweis. Dieser Hinweis zeigt an, bei welchen Rechnungen die erfasste UID-Nummer nicht mit den Kontostammdaten übereinstimmt. Es wird auch eine Abfrage gestellt, ob die Verbuchung fortgesetzt werden soll.

Werden mehrere Rechnungen auf einmal verschoben, und es konnte die UID-Nummer (und auch eine ev. ausgelesene IBAN) nicht in den Stämmen gefunden werden, werden die Rechnungen trotzdem in die ER-Kontrolle übernommen. Das Feld "Kontonummer" bleibt in diesen Fällen vorerst leer.

Es besteht die Alternative der Hinterlegung eines Dummykontos in den Parametern der ER-Kontrolle unter Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Lieferantenkonto bei elektronischer Rechnung. Ist in diesem Parameter eine Kontonummer hinterlegt, werden die Rechnungen, bei denen keine UID-Nummer oder IBAN in den Stämmen gefunden worden ist, in die ER-Kontrolle vorerst mit dieser Dummykontonummer übernommen.

Die Abfrage für die automatische Anlage eines neuen Lieferanten kommt erst beim Bearbeiten in der Erfassungsmaske. 

Wurde die Lizenz Compass-Firmensuche erworben, werden im Zuge dieser Neuanlage die Stammdaten mit den Firmenbuchdaten bzw. Gewerberegisterdaten des Compass-Verlags abgeglichen und vorgeschlagen.

Ist keine Compass-Lizenz vorhanden, werden die Stammdaten über die UID-Stufe-2-Überprüfung vorgeschlagen und übernommen.

Besonderheit Schweiz

Hinweis 

Es besteht die Möglichkeit, die OCR-Erkennung im Hintergrund mittels eines Stapels durchführen zu lassen. Nähere Informationen finden Sie unter OCR-Erkennung aller Dateien in einem Verzeichnis.

3.7.2. QR-Code (Barcode)

Besonderheit Tschechien  

Aus dem QR-Code wird bei tschechischen Buchhaltungen das Variabel-Symbol eingelesen. Dieses wird als externe Belegnummer in die ER-Kontrolle übernommen und in das Feld "ZV-Zahlungsreferenz" eingetragen. Zusätzlich wird die Bankverbindung (IBAN, BIC) ausgelesen und der Lieferant entsprechend ermittelt.

Besonderheit Schweiz

3.7.3. Bereits eingescannte Rechnungen verarbeiten

3.7.4.  Dokumente aus einer E-Mail in die ER-Kontrolle übernehmen

Beim Verschieben kann die dazugehörende E-Mail ebenfalls automatisch übernommen und mitarchiviert werden.

Soll nur die Rechnung und nicht auch die E-Mail archiviert werden, können Sie dies unter folgendem Parameter deaktivieren:  

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Allgemeine Einstellungen → Sonstige Einstellungen → Mail für BMD Scan exportieren

Bitte starten Sie NTCS und Outlook nach einer Änderung des Parameters neu. 

Für jede E-Mail mit Anhang wird ein eigener Ordner im lokalen TEMP Verzeichnis\BMDNTCS\BMD Scan-Ordner erstellt:

Der Ordner wird mit einer ID benannt:

Im Hintergrund werden in diesem Ordner (nur im Explorer sichtbar, nicht im BMD Scan) das PDF zusammen mit den Metadaten bzw. die exportierte E-Mail abgelegt. 

Nachdem sie in die ER-Kontrolle verschoben worden sind, ist der Ordner leer. Der leere Ordner bleibt bestehen.

Hinweis

Bitte halten Sie Rücksprache mit Ihrem Techniker, ob und in welchem Intervall Ihr Temp-Ordner automatisch geleert wird.

Gibt es Probleme bei der Überleitung bzw. ist ein PDF in diesem Ordner gelöscht oder nicht aus dem Outlook übernommen worden, so kann dieser Ordner gelöscht werden und die Add-in-Funktion "Rechnungskontrolle" erneut aufgerufen werden.

Für Unternehmen, welche z. B. nur die ER-Kontrolle im Einsatz haben, kann die AddIn Standardfunktion in den Parametern auf Rechnungskontrolle gestellt werden.

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Allgemeine Einstellungen → Funktionen → Standardfunktion: Rechnungskontrolle

Ist die Add-in-Standardfunktion auf "Rechnungskontrolle" eingestellt, so verändert sich zwar das Add-in-Symbol nicht, aber man hat den Vorteil, dass man sich das Drop-Down-Menü erspart und nur mehr auf die Schaltfläche "BMD Archiv" klicken muss. (Das Drop-Down-Menü kann aber weiterhin mit Klick auf das Pfeilchen aufgerufen werden).

Achtung! 

Diese Parametereinstellung wirkt in allen Office-Programmen, wo die Schaltfläche "BMD Archiv/AddIn" ersichtlich ist!

Sind Anhänge bereits importiert worden, wird bei einem erneuten Importversuch abgefragt, ob man die Anhänge (obwohl sie schon einmal verarbeitet worden sind) nochmals neu importieren möchte.

Bei Anhängen, die nicht der Rechnungskontrolle dienen und im BMD Scan nicht angezeigt werden können (Word, Excel), erscheint die Meldung, dass die E-Mail keine Anhänge für die Rechnungskontrolle beinhaltet.

Sollten Sie dennoch eine Archivierung dieser Anhänge wünschen, finden Sie die Beschreibung dazu im Punkt Zuordnung weiterer Dateitypen.

Infos für die Anlage der BMD Office-Add-Ins im Outlook finden Sie in der Anleitung BMD Office-Add-Ins.

3.8. Erzeuge Kopie/Storno

4.  Erfassung, Bearbeitung und Speicherung der ER

Standardfelder Eingangsrechnung

Interne Belegnummer	Die interne Belegnummer kann nur numerisch eingegeben werden. Die interne Belegnummer wird immer bei der Eingabe geprüft. Dabei wird geprüft, ob diese generell bereits in der ER-Kontrolle erfasst wurde. Bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen wird zusätzlich die interne und externe Belegnummer lt. Einstellung am Buchungssymbol geprüft. Wird eine Eingangsrechnung in die NTCS verbucht und es ist gewünscht, alphanumerische Werte in das Feld "Belegnummer" zu übernehmen, dann kann in der ER-Kontrolle anstatt der "internen Belegnummer" das Feld "interne Belegnummer (alphanumerisch)" verwendet werden. Dann wird diese Belegnummer anstelle der "internen Belegnummer" in die Buchhaltung übernommen. Die automatische Beleg-Nr.-Vergabe kann im ER-Kontrolle Parameter "Interne Beleg-Nr Vergabe" aktiviert/deaktiviert werden.   Für die automatische Beleg-Nr.-Vergabe gilt: Beleg-Nr. wird je nachdem, ob mit/ohne Filiale gearbeitet wird, je FIBU (und je Filiale) fortlaufend vergeben. Wird bei der Neuanlage eine andere Beleg-Nr. eingegeben als vorgeschlagen, kommt beim Speichern die Abfrage, ob die fortlaufende Beleg-Nr. geändert werden soll. Wird eine ER gelöscht und die darauf vergebene Beleg-Nr. entspricht der fortlaufenden (letzten) Beleg-Nr., wird die fortlaufende Beleg-Nr. geändert (um 1 reduziert). Die Beleg-Nr. der gelöschten ER wird dann bei der nächsten Neuanlage wieder vorgeschlagen. Nach Eingabe der Belegnummer wird die Prüfung auf doppelte Belegnummern gestartet. Es wird entweder die "interne Belegnummer" oder die "interne Belegnummer (alphanumerisch)" in der gesamten Buchhaltung geprüft. Beide Felder können nicht gleichzeitig geprüft werden!   Weitere Informationen zur internen Belegnummer finden Sie unter Belegnummernvergabe.
Externe Belegnummer	In diesem Feld kann die externe Belegnummer erfasst werden. Mit dem Parameter "Prüfung ext. BelegNr" kann eingestellt werden, ob die externe Belegnummer bereits beim Erfassen bzw. Buchungen Importieren oder Verschieben aus BMD Scan in die ER-Kontrolle je Lieferant geprüft werden soll. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Prüfung ext.BelegNr Voraussetzung ist die Einstellung der Belegnummerprüfung am verwendeten Buchungssymbol im Bereich "Kontrollen" unter "Kontrolle externe Beleg-Nr". Hier ist "Kontrolle je PersKto/BuSymbol" zu hinterlegen. Die interne Belegnummer wird immer bei der Eingabe geprüft. Dabei wird geprüft, ob diese generell bereits in der ER-Kontrolle erfasst wurde. Bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen wird zusätzlich die interne und externe Belegnummer lt. Einstellung am Buchungssymbol geprüft.
Belegdatum	Als Belegdatum wird das Tagesdatum vorgeschlagen, wenn es innerhalb des Wirtschaftsjahres liegt. Wenn dieses nicht im WJ liegt und der Parameter "Vorschlag Buchungsperiode" auf "Kein Vorschlag" eingestellt ist, erscheint folgende Meldung: "Das eingegebene Datum liegt außerhalb des Wirtschaftsjahres. Soll die Buchungsperiode auf Periode X gesetzt werden?"
Valutadatum	Hier kann das Valutadatum der Rechnung übergeben werden. Bei der Eingabe wird eine Meldung ausgegeben, wenn das Valutadatum um mehr als ein Jahr vom Belegdatum abweicht.   Wird das Valutadatum manuell eingegeben oder automatisch übernommen mittels Makro oder Parametereinstellung Valutadatum = Tagesdatum, wird anstatt des Belegdatums das Valutadatum für die Fälligkeitsberechnung herangezogen. Den o. a. Parameter finden Sie in der ER-Kontrolle unter Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Vorschlagswert Valutadatum.
Lieferantenkonto	Eingabe des Lieferantenkontos.   Ist das eingegebene Lieferantenkonto in der FIBU nicht vorhanden, kann dieses automatisch aus dem Standardkontenrahmen oder aus dem PersKto-Standardkontenrahmen übernommen werden (beispielsweise bei Firmengruppen). Beim Erfassen der Eingangsrechnung kann das Kontoblatt über Funktionen → Kontoblatt oder mit "Strg + K" geöffnet werden. Wurde bereits ein Konto erfasst, dann wird direkt auf das Kontoblatt des jeweiligen Kontos verzweigt. Wurde noch kein Konto erfasst, dann wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen. Ist das Feld "Lieferantenkonto" befüllt, kann man über Funktionen → Kontostammdaten oder mit "Strg + N"  in die Stammdaten des jeweiligen Kontos für etwaige Kontrollen oder Änderungen verzweigen. Mit der Funktionstaste  (F8) kann die UID-Nummern-Prüfung Stufe 2 aufgerufen werden. Danach öffnet sich ein Fenster, in welchem die Prüfung mit F3 gestartet werden kann. Ist in den Parametern die Prüfung aktiviert und auf "Ja" gestellt, wird diese im Hintergrund durchgeführt und protokolliert. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Prüfung UID-Lieferanten Bei Eingabe einer ungültigen oder unbekannten UID-Nummer öffnet sich automatisch das Prüfungsprotokoll mit dem entsprechenden Vermerk.   Hat ein Lieferant keine UID-Nummer, kann am Kontenstamm im Feld "UID-Nummer" der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt.
Rechnungsart	Die Rechnungsart ist nur in Verbindung mit der WWS von Bedeutung und kann nur verändert werden, sobald in der Warenwirtschaft eine Warenannahme gebucht worden ist. Allerdings kann die Rechnungsart auch nur dann verändert werden, wenn noch kein Lieferschein (Warenannahme) der Eingangsrechnung zugeordnet ist. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Verfügung:  Eingangsrechnung  Frachtrechnung  Spesenrechnung
Buchungstext	Funktion F4: Anzeige der zuletzt verwendeten ER-Buchungstexte des Kontos.  Funktion F8: Anzeige und Bearbeitungsmöglichkeit der Buchungstextkürzel. Strg + F2: Kontobezeichnung übernehmen   Hinweis  Um einen mit F4 automatisch übernommen Text schneller um weitere Inhalte ergänzen zu können, kann der Parameter FIBU → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Eingabe → Stehenbleiben Buchungstext auf "Ja" gesetzt werden. Somit bleibt der Cursor im Feld "Buchungstext" stehen.  Standardmäßig werden die 10 häufigsten Buchungstexte zum bereits eingegebenen Konto in der Schnellsuche angezeigt. Datenbasis bilden die Buchungstexte der aktuellen FIBU sowie der Vorjahres-FIBU. Ist dies nicht gewünscht, kann man die Anzeige mittels Parameter auf inaktiv setzen. Die Einstellung finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Schnellsuche / KI-Suche → Buchungstext-Schnellsuche: Hier das Symbol  anklicken und das Häkchen bei "aktiv" entfernen. Diese Einstellung gilt gleichzeitig für den Buchungstext beim Erfassen als auch beim Kontieren.   Wurde am Kontenstamm des Personenkontos ein "Vorschlag Buchungstext" hinterlegt, wird dieser als Buchungstext übernommen. Es kann auch ein Vorschlag für den Buchungstext am verwendeten Buchungssymbol hinterlegt werden. Für die Hinterlegung am Buchungssymbol ist zu beachten, ob beim Erfassen ein bestimmtes oder kein Buchungssymbol erfasst wird. Wird kein Buchungssymbol erfasst, gilt als Rückfallebene das Symbol "ER" und die Hinterlegung hat bei Bedarf hier zu erfolgen.  Wurde am verwendeten Buchungssymbol im Feld "Vorschlag Buchungstext (Bezeichnung)"eine Auswahl getroffen (Konto-, Gegenkonto-, Kostenstellenbezeichnung), so wird diese in den Buchungstext übernommen. Werden am verwendeten Buchungssymbol im Feld "Vorschlag Buchungstext" Textvariablen hinterlegt (nur wirksam, wenn Feld "Vorschlag Buchungstext (Bezeichnung )" auf "kein Vorschlag"), werden diese Texte bei Auffüllung der erforderlichen Datenfelder in der Erfassungsmaske der ER-Kontrolle, in das Feld Buchungstext übernommen.   Verwaltung von Textkürzel: Sie können hier FIBU-bezogen oder allgemein Textkürzel für den Buchungstext anlegen und bearbeiten. Bei der nächsten Buchung wird durch die Eingabe des Textkürzels + Enter der hinterlegte Buchungstext automatisch in die Buchungszeile übernommen. Das Textkürzel kann 10-stellig (alphanumerisch) angelegt werden. Wenn keine allgemeinen Buchungstextkürzel vorhanden sind, können diese manuell über Extras →  "Import allgemeine Kürzel" eingespielt werden. (NTCS-Verzeichnis/Daten/Standards/Account/STD/BUTEXTKUERZEL.csv) Vorhandene Textkürzel werden nicht überschrieben. Weiters können auch Buchungstexte mittels Variablen hinterlegt werden, welche nach Aufruf des Textkürzels + Enter automatisch durch den jeweiligen Text ersetzt werden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass manche Variablen wie z. B. die Gegenkontobezeichnung bei der Erfassung noch als Variable angezeigt werden und erst bei der Verbuchung umgewandelt werden können. Die jeweiligen Textkürzel können mit dem Symbol  ausgewählt werden. Bei allen Platzhaltern, die sich auf Monat und Jahr beziehen, öffnet sich folgendes Fenster, in welchem das gewünschte Format angegeben werden kann. Je nach Auswahl wird die entsprechende Variable gesetzt:
Betrag	In diesem Feld kann der Bruttobetrag der Eingangsrechnung erfasst werden. Ist im Buchungsprogramm im Parameter "Hinweis bei Buchungen ab 10.000,-" das gewünschte Belegsymbol hinterlegt, dann wird diese Betragsgrenze auch bei der ER-Kontrolle geprüft. Das heißt, bei der Erfassung einer ER wird bei der Betragseingabe die Prüfung durchgeführt und ggf. folgende Meldung ausgegeben: "Bitte überprüfen Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit, ob die Rechnungsmerkmale vollständig sind, damit der Vorsteuerabzug nicht verloren geht!"   Das Belegsymbol kann direkt bei der Erfassung eingegeben werden. Wird kein Symbol eingegeben, dann wird jenes Symbol geprüft, welches bei der letzten Verbuchung der Eingangsrechnungen aus der ER-Kontrolle eingegeben wurde. Dieses Buchungssymbol wird intern gespeichert und somit bei der nächsten Erfassung für die Prüfung herangezogen.
ZZiel	Hier kann das Nettozahlungsziel in Tagen bzw. das konkrete Fälligkeitsdatum eingegeben werden. Standardmäßig wird auf die Zahlungskondition des Kontenstamms zurückgegriffen. Im Falle einer Abweichung vom Kontenstamm kann hier ein Wert erfasst werden. Wird das Zahlungsziel 0 oder kein Zahlungsziel erfasst, wird die Rechnung ohne Zahlungsziel verbucht. Mittels Parameter kann das gewünschte Eingabeformat (Tage oder konkretes Fälligkeitsdatum) für die Fälligkeit festgelegt werden.  FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Zahlungskonditionen Eingabe Dieser Parameter greift für die Felder "ZZiel", "SktoTage" und "SktoTage2".
SktoProz	Skonto-Prozent
SktoTage	Skontofälligkeit in Tagen bzw. Fälligkeitsdatum. Standardmäßig wird auf die Zahlungskondition des Kontenstamms zurückgegriffen. Im Falle einer Abweichung vom Kontenstamm kann hier ein Wert erfasst werden. Mittels Parameter kann das gewünschte Eingabeformat (Tage oder konkretes Fälligkeitsdatum) für die Fälligkeit festgelegt werden.  FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Zahlungskonditionen Eingabe Dieser Parameter greift für die Felder "ZZiel", "SktoTage" und "SktoTage2".

 

Die gesamte Auswahl und Feldbeschreibung aller möglichen Felder für die Erfassung der Eingangsrechnungen finden Sie unter  Felder Eingangsrechnung.

4.1.1. Belegnummernvergabe

• Automatisch bei Neuanlage: Es wird die gleiche Belegnummer vergeben.
• Automatisch beim Speichern: Es wird eine neue Belegnummer vergeben.
  

Achtung! 

Es wird empfohlen, Eingangsrechnungen ausschließlich über die ER-Kontrolle zu erfassen! Ein automatischer Abgleich der internen Beleg-Nummer zwischen manuell gebuchten Eingangsrechnungen aus dem Buchungsprogramm und der ER-Kontrolle ist nicht möglich! Sollte dies trotzdem nötig sein, haben Sie die Möglichkeit, mit unterschiedlichen Buchungssymbolen (z. B. ERB für das Buchungsprogramm und ER für die Erfassung in der Eingangsrechnungskontrolle) mit jeweils eigener fortlaufender Nummerierung zu arbeiten. Die Verwendung verschiedener Buchungssymbole innerhalb der ER-Kontrolle wird bei der fortlaufenden Nummerierung nicht berücksichtigt. Die fortlaufende Vergabe erfolgt für alle Buchungssymbole im Programm ER-Kontrolle immer pro FIBU bzw. Filiale. Es gibt diverse individuelle Lösungen, um z. B. Kleinbetragsrechnungen aus dem normalen Workflow herauszuhalten. Beispielsweise kann die Rechnung ohne Workflow gleich für die Verbuchung freigegeben werden oder es wird im Workflow mittels Makro ein eigener Ablauf für Rechnungen mit bestimmten Merkmalen angelegt.

4.1.2. Belegnummernprüfung

4.1.3. Arbeiten mit Dokumente

Hinweis 

Sowohl in der Rechnungsübersicht als auch bei der Neuerfassung bzw. beim Bearbeiten können Dokumente (auch mehrere Dokumente mittels Multiselect z. B. aus dem Explorer oder einer Mail) mittels Drag & Drop auf die gewünschte Eingangsrechnung übernommen werden. Halten Sie beim Ziehen der Dokumentenzuordnung die Strg-Taste gedrückt, wird die Dokumentenzuordnung kopiert und mit der Umschalt-Taste verschoben. Wird ein Dokument zugeordnet, öffnet sich die Beschlagwortungsmaske und die Werte aus der Eingangsrechnung werden automatisch übernommen. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Dokument im Punkt Archivierung bzw. unter Zuordnung weiterer Dateitypen. Wird mit BMD Scan gearbeitet, kann ein PDF-Dokument aus einer Mail mittels Drag & Drop auch zuvor ins BMD Scan übernommen und von dort in die ER-Kontrolle verschoben werden.

Wird eine Rechnung mit Dokument in der ER-Kontrolle erfasst, ist es umgekehrt auch möglich, im DMS aus der Dokumentenübersicht mit der Funktion "Quelldaten öffnen" in die ER-Kontrolle zu verzweigen und es öffnet dort die ER-Erfassung und das dazugehörige Dokument. Im Archiv wird für diesen Zweck auf dem Dokument im Feld "Key extern" ein Key (Erfassnummer) verspeichert. Der Key setzt sich zusammen aus "FirmenNr;FIBUNR;BelegID(Erfass-Nr in der ER-Kontrolle)". Rechnungen aus der ER-Kontrolle sind mit dem Symbol  in der Spalte "Herkunft" versehen. Welche Daten aus der ER-Kontrolle ins Archiv übernommen werden entnehmen Sie dem Punkt Speichern und Archivieren der Eingangsrechnung.

4.1.4.  Notiz

Um wichtige Informationen zu einer Rechnung speichern oder den nächsten Mitarbeiter für die Freigabe oder Erledigung seiner Aufgabe erfassen zu können, verwenden Sie am besten die Notiz.

Fügen Sie in der Rechnungsübersicht die Spalte "Notiz" hinzu und bei Bedarf ergänzen Sie auch die Feldauswahl beim Erfassen um das Feld "Notiz".

In der Rechnungsübersicht kann zu den einzelnen Rechnungen mit einem Doppelklick im Feld "Notiz" oder über das Kontextmenü eine Notiz erfasst bzw. ergänzt werden. Eine bereits erfasste Notiz wird im Feld "Notiz" mit einem Symbol dargestellt und angezeigt, sobald Sie mit der Maus darauf zeigen.

Übernahme der Notiz in die Buchhaltung

Falls eine Übernahme der Notiz auf die Buchung in der Buchhaltung erfolgen soll, muss dies eigens in den Parametern aktiviert werden. Dabei kann eingestellt werden, ob die Notiz nur auf die Lieferantenbuchung oder auch auf die Gegenbuchung übernommen werden soll.

Für eine Übernahme bzw. Anzeige der Notiz in der KORE ist die Parametereinstellung "Auf Lieferanten- und Gegenbuchung" erforderlich.

Die Parametereinstellung "Auf Lieferantenbuchung" ist abhängig vom Buchen-Parameter "Notiz auf gesamte Buchung". Wird im Buchen der Parameter auf "Ja - Übernahme auf Buchung und Gegenbuchung" gestellt, wird der ER-Kontrolle-Parameter "Auf Lieferantenbuchung" übersteuert.

Übernahme der Notiz ins Archiv

Standardmäßig ist in den Parametern der ER-Kontrolle eingestellt, dass die Notiz in das Archiv übernommen wird.

Man kann festlegen, ob ein Abgleich zwischen dem Archiv und der ER-Kontrolle bei Änderung der Notiz erfolgen soll oder nicht.

Die Übernahme kann aber auch deaktiviert werden. 

Eine Änderung dieses Parameters wirkt immer erst für Notizen, die nach der Änderung erstellt worden sind. 

Hinweis 

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Notiz ist, dass Sie in der Rechnungsübersicht oder auch später im Archiv eine textliche Inhaltssuche über alle angezeigten Rechnungen bzw. Dokumente über einen beinhaltenden Filter durchführen können.

4.1.5. Funktionen im Rechnungserfassungsfenster

Rechnungskontrolle

Speichern (Strg+S)	Dient zum Speichern der erfassten Rechnungsdaten.
Verwerfen	Dient zum Verwerfen der erfassten Rechnungsdaten.
Neu (F5)	Funktion zum manuellen Anlegen einer neuen Eingangsrechnung. Es öffnet sich ein leeres Erfassungsfenster.
Bearbeiten (F6)	Öffnet für die markierte Rechnung das Erfassungsfenster im Änderungsmodus.
Löschen (F7)	Löschen eines bereits angelegten Datensatzes.
Neu aus elektronischer Rechnung	Mit dieser Funktion können ausschließlich XML-Rechnungen in die ER-Kontrolle übernommen werden. Nähere Informationen finden Sie unter Elektronische Rechnung.
Neu aus BMD DMS	Hier kann eine ER-Erfassung zu einem bereits archivierten Dokument vorgenommen werden. Wird eine Rechnung mit dieser Funktion erfasst, wird im Archiv auf dem Dokument im Feld "Key extern" ein Key (Erfassnummer) verspeichert. Damit ist es möglich, aus der Dokumentenübersicht mit der Funktion "Quelldaten öffnen" in die ER-Kontrolle zu verzweigen. Der Key setzt sich zusammen aus "FirmenNr;FIBUNR;BelegID(Erfass-Nr in der ER-Kontrolle)"

Funktionen

Freigabe	Mit dieser Funktion kann die Eingangsrechnung freigegeben werden.
Kontierung	Mit dieser Funktion kann die Eingangsrechnung kontiert werden.
Kostendaten	Hier können die Kostendaten zu den Kontierungen erfasst werden (nur möglich, wenn eine KORE existiert).
Delegieren	Die Freigabe kann an einen anderen Mitarbeiter delegiert werden. Die Funktion ist nur bei dem Mitarbeiter aktiv, bei dem die Rechnungen gerade zugeordnet sind.
Buchungsstatus (Alt+S)	Hier kann der Status bzw. die Zuordnung einer Eingangsrechnung abgerufen werden. Ist eine Rechnung unvollständig, kann mit dieser Funktion kontrolliert werden, welche Daten fehlen bzw. fehlerhaft sind.
Zahlungsinformationen ermitteln	Mit dieser Funktion können im Erfassungsfenster die Zahlungsinformationen zu einer bereits erfassten Eingangsrechnung ermittelt werden. Diese sind dann in den Feldern Summe Skonto, Summe Zahlungen und letzte Zahlung ersichtlich. Im Feld "Summe Zahlungen" kann mit F8 die Auszifferung aufgerufen werden. In der Rechnungsübersicht kann die Funktion "Alle Zahlungsinformationen ermitteln" gleich für alle Rechnungen durchgeführt werden. Achtung: Für alle Rechnungen kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen!
Kontoblatt	Mit dieser Funktion kann das Kontoblatt aufgerufen werden. Wurde noch kein Konto erfasst, dann wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet, und man kann mit F4 ein Konto suchen.
Kontostammdaten	Wurde ein Konto erfasst, können Sie mit dieser Funktion in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen.
Ratenvereinbarung	Mit dieser Funktion kann eine Eingangsrechnung auf mehrere Raten aufgeteilt werden.
Rechnung abgrenzen	Mit dieser Funktion kann eine Rechnungsabgrenzung erfasst werden. Die Funktion ist nur aktiv, wenn die Rechnung vollständig kontiert ist (inkl. Kostenaufteilung) und wenn auf ein Aufwandskonto kontiert worden ist. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Rechnungsabgrenzung.
Spesenverteiler	Mit dieser Funktion kann der Spesenverteiler aufgerufen werden.
Bewirtungsrechner	Mit dieser Funktion kann der Bewirtungsrechner aufgerufen werden.
Abzüge	Diese Funktion ist nur aktiv, wenn eine Teil- oder Schlussrechnung erfasst wird. Weiters muss der Parameter ER-Kontrolle - Allgemein - Ausdruck Deckblatt aktiv auf JA gesetzt sein. Mit dieser Funktion können Abzüge zur TR/SR erfasst werden. Für diese Anzeige können die Abzugs-Felder auf dem TR/SR-Ablauf hinterlegt werden. Es handelt sich dabei jedoch um individuelle Eingabefelder, welche sehr selten verwendet werden.
Anzeige Teilrechnungen	Die zu den Schlussrechnungen gehörenden Teilrechnungen oder die einer Teilrechnung vorangegangenen Teilrechnungen (also jene mit einer kleineren Teilrechnungs-lfd-Nr.) können angezeigt werden, wenn diese über die ER-Kontrolle erfasst und verbucht worden sind (manuell gebuchte Teilrechnungen aus dem Buchungsprogramm können nicht berücksichtigt werden). Voraussetzung dafür ist die Erfassung der TR/SR-AblaufNr bei den einzelnen Buchungen. Es werden auch - wenn vorhanden - die Teilrechnungen der Vorjahre angezeigt.
LEA-Verbuchung	Mit dieser Funktion wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können. Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt: Bezugsjahr und Bezugsmonat Leistungsdatum Buchungstext Betrag auf der ER hinterlegter Mitarbeiter Projekt Kostendaten Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert wurde. Wird bei einer Eingangsrechnung ein Dokument zugeordnet, wird dieses Dokument auch in die LEA-Erfassung übernommen und kann aus der Barauslage aufgerufen werden. Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA-Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle)
DMS	Dokument ansehen	Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet. Wurden mehrere Dokumente/Dateien mit unterschiedlichen Kategorien archviert, werden diese gelistet und können mit Doppelklick geöffnet/bearbeitet werden.
	Dokument bearbeiten	Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet. Wurden mehrere Dokumente/Dateien mit unterschiedlichen Kategorien archviert, werden diese gelistet und können mit Doppelklick geöffnet/bearbeitet werden.
	Dokument in Vorschau anzeigen	Es werden alle zugeordneten Dokumente angezeigt. Wurden mehrere Dokumente/Dateien archviert, können Sie mit den beiden blauen Pfeiltasten im unteren Bereich dieses Fensters zum nächsten bzw. vorherigen Dokument springen.
	Dokumente zuordnen	Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden. Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind.
	Zu Dokument in DMS	Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet.
	Dokument versenden	Genauere Informationen zum Versenden entnehmen Sie der Dokumentation "Dokument versenden aus DMS".
	Neues Dokument	Dateisystem: Mit dieser Funktion können Sie direkt ein Dokument aus einem lokalen Verzeichnis archivieren. BMD Scan: Mit einem Klick auf diese Funktion öffnet sich BMD Scan, wo Sie die Archivierung des Dokumentes durchführen können.

 
Ansicht

Kontierung, Kostendaten	Hier können die Kontierung und die Kost-Erfassung ein- bzw. ausgeblendet werden.
zugeordnete Dokumente	Hier kann definiert werden, ob bzw. in welcher Form die zugeordneten Dokumente angezeigt werden sollen.   Zusätzlich besteht die Möglichkeit, direkt in der Dokumentenansicht unter "Ansicht" zu definieren, ob das Dokument als eigenständiges Fenster angezeigt werden soll. Somit ist es möglich, während der Rechnungserfassung bzw. Kontierung die Dokumentenanzeige parallel zu öffnen und zwischen den Seiten zu wechseln.
Übersicht TR/SR	Hier kann die TR/SR Übersicht ein- bzw. ausgeblendet werden. Wird der Parameter Ausdruck Deckblatt aktiv auf JA gestellt, muss die TR/SR-Übersicht ebenfalls manuell eingeblendet werden.
Abzüge bei Teil-/Schlussrechnung	Hier können die Abzüge bei TR/SR ein- bzw. ausgeblendet werden.

 

Ausdruck

Datenblatt

Ausdruck Datenblatt

Etikett drucken

Bei diesem Ausdruck handelt es sich um eine Individualprogrammierung! Die Einrichtung bzw. die notwendigen Einstellungen sind von einem BMD Mitarbeiter vorzunehmen. Vereinbaren Sie dazu bitte rechtzeitig einen Termin.   Wenn in einer Buchung ein Barcode erfasst wird, dann kann dieser Barcode als Etikett ausgedruckt werden. Wird der Parameter Automatischer Etikettendruck auf JA gestellt, dann wird der Ausdruck der Etiketten automatisch gestartet, sobald eine Buchung mit Barcode gespeichert wird.   Für den Ausdruck der Etiketten steht in den Ausdrucksmodellen eine eigene Ablaufart "Fibu-Etikett" zur Verfügung.

 Hinweis 

Sowohl in der Rechnungsübersicht als auch beim Neuerfassen bzw. Bearbeiten können Dokumente (auch mehrere Dokumente) mittels Drag & Drop auf die gewünschte Eingangsrechnung übernommen werden. Halten Sie beim Ziehen der Dokumentenzuordnung die Strg-Taste gedrückt, wird die Dokumentenzuordnung kopiert und mit der Umschalt-Taste verschoben. Wird ein Dokument zugeordnet, öffnet sich die Beschlagwortungsmaske und die Werte aus der Eingangsrechnung werden automatisch übernommen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Archivierung E-Mail und/oder Zuordnung weiterer Dateitypen.

4.2.  Speichern und Archivieren der Eingangsrechnung 

• Interne Belegnummer bzw. Interne Belegnummer (alphanumerisch). Wird die alphanumerische Belegnummer verwendet, wird diese vorrangig für die Archivierung herangezogen.
• Externe Belegnummer
• Buchungssymbol
• Belegdatum
• Jahr vom Belegdatum
• Monat vom Belegdatum
• Lieferantenkonto
• Buchungstext
• Projektnummer
• Ressource
• Datenbesitzer für Ansehen
• Notiz
• Barcode
• Währung
• Sachkonto
• Kostentypen (Kostenstelle, Kostenträger etc.)

5.  Rechnungskontierung

Hinweis 

In der Rechnungserfassung sowie in der Rechnungskontierung stehen die Freifelder "Buchen-Freifeld 01-12" zur Verfügung. Werden diese Felder bei der Rechnungserfassung oder der Kontierung befüllt, dann werden die eingegebenen Werte in das jeweilige Freifeld der Buchung übernommen.

 Felder ER-Kontierung

Funktionen:

Kontoblatt	Mit dieser Funktion kann das Kontoblatt aufgerufen werden. Wurde noch kein Konto erfasst, dann wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet, und man kann mit F4 ein Konto suchen.
Kontostammdaten	Wurde ein Konto erfasst, können Sie mit dieser Funktion in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen.
Gegenkontoblatt	Mit dieser Funktion kann das Gegenkontoblatt aufgerufen werden.
Gegenkontostammdaten	Mit dieser Funktion öffnen sich die Kontenstammdaten des Lieferantenkontos.
ANBU-Vorerfassung	Wird auf ein Anlagekonto mit dem ANBU-Vorerfassungs-Kz gebucht, kann mit dieser Funktion die ANBU-Vorerfassung geöffnet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie unter ANBU-Vorerfassung.
ANBU-Lebenslauf	Ein bestehender ANBU-Lebenslauf kann angesehen werden (nur möglich, wenn eine ANBU existiert).
Erfassen ANBU-Lebenslauf	Nach der Auswahl des Anlageguts kann ein neuer Eintrag im ANBU-Lebenslauf erfolgen (nur möglich, wenn eine ANBU existiert).
Zusatzmeldungen Ungarn	Diese Funktion ist nur bei Firmensitz bzw. Filiale Ungarn sichtbar und dient der Erfassung von Rechnungen über landwirtschaftliche Produkte für die "Zusatzmeldungen Ungarn". Nach dem Speichern einer Kontierung bzw. nach einer Änderung (Betrag oder Steuercode) einer Kontierung mit einem Steuercode der Steuergruppe "Aufwände landwirtschaftliche Produkte" (Steuercode 108,109,118 und 119) öffnet sich das Erfassungsfenster für die Zusatzmeldungen Ungarn automatisch. Über das Menü "Kontierung" kann diese Funktion aber auch manuell aufgerufen werden. Der Ausdruck erfolgt unter FIBU → UVA/Meldungen → Weitere Meldungen → Zusatzmeldungen Ungarn. Weitere Informationen dazu finden Sie in der FIBU Onlinehilfe "Handbuch für Ungarn".
Intrastat-Erfassung	Bei Eingangsrechnungen mit Steuercode 8 und 9 (ig. Erwerb) kann die Intrastat-Erfassung aufgerufen werden.
Rechnung abgrenzen	Mit dieser Funktion kann eine Rechnungsabgrenzung erfasst werden. Die Funktion ist nur aktiv, wenn die Rechnung vollständig kontiert ist (inkl. Kostenaufteilung) und wenn auf ein Aufwandskonto kontiert worden ist. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Rechnungsabgrenzung.
Erfassen Vorsteuererstattung	Die Vorsteuererstattungserfassung ist aktiv, wenn kein Datensatz in Bearbeitung ist und wenn mindestens eine Kontierung einen Steuercode der Gruppe VST hat. Vorgeschlagen werden die Beträge lt. Summe der bisherigen Kontierungen. Das Belegfeld wird mit der ext. Belegnummer befüllt. Nur wenn diese nicht vorhanden ist, wird die interne Belegnummer verwendet.
Spesenverteiler	Mit dieser Funktion kann der Spesenverteiler aufgerufen werden.
Bewirtungsrechner	Mit dieser Funktion kann der Bewirtungsrechner aufgerufen werden.
LEA-Verbuchung	Mit dieser Funktion wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können. Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt: Bezugsjahr und Bezugsmonat Leistungsdatum Buchungstext Betrag auf der ER hinterlegter Mitarbeiter Projekt Kostendaten Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist. Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA-Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle).

Extras:

Automatische Kostendaten-Erfassung	Ist dieser Punkt aktiviert, öffnet sich nach jeder erfassten Kontierung die Erfassung der Kostendaten automatisch (nur möglich, wenn eine KORE existiert).
Kostendaten	Hier können die Kostendaten zu den Kontierungen erfasst werden (nur möglich, wenn eine KORE existiert).
Betragseingabe Brutto	Die Betragseingabe kann von Netto (= Standardeinstellung) auf Brutto umgeschaltet werden. (Strg+2)

Rechte Maustaste im Feld "Konto":

Gkto als Personenkonto-Vorschlagskonto

Mit dieser Funktion wird das erfasste Sachkonto auf dem eingegebenen Lieferanten im Feld "Lief -Vorschlag Gegenkonto" zurückgespeichert und somit bei jeder neuen Buchung auf diesen Lieferanten automatisch vorgeschlagen.

 

Rechte Maustaste im Feld "Betrag":

Steuer manuell

Das Feld "Steuer" ist normalerweise deaktiviert und kann über diese Funktion aktiviert werden. Die Funktion ist allerdings nur ausführbar, wenn folgende Punkte zutreffen: Der Cursor muss sich im Feld Betrag befinden. Das Feld Prozent muss befüllt und ungleich 0 sein. Das Feld Steuercode muss befüllt sein. Die Felder Prozent und Steuercode dürfen nicht über das Konto fixiert sein.

5.1. Vorläufige Kontierung

5.1.1. Erfassung und Einstellungen Vorläufige Kontierung

 

Hinweis 

Ist eine WE-Zuordnung vorhanden, gibt es zusätzlich die Auswahlmöglichkeit "Aus WE-Vorkontierung generieren". Nähere Informationen zur WE-Zuordnung finden Sie in der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WE-Zuordnung.

5.1.2. Verbuchung (vorläufig)

Wurde eine Rechnung vorläufig kontiert, kann der Rechnungsstatus in der Spalte "Buchungsstatus (vorl. Verb.)" angezeigt werden.

Die vorläufig kontierten Rechnungen gelten grundsätzlich als unvollständig kontiert und können daher nicht "normal" verbucht werden.

Wird die Verbuchung aufgerufen, muss im Eingabefenster das Feld "Vorläufig verbuchen" angehakt werden.

Die Rechnung wird in die Fibu verbucht (mit Zahlsperre und Kennzeichen nicht in kurzfr. Finanzplan) und der Status im Feld "Buchungsstatus (vorl. Verb.)" auf "Verbucht" gesetzt.

Der Buchungsstatus bzw. das Symbol in der ER-Kontrolle bleiben jedoch weiterhin auf unvollständig.

  

Wenn die Rechnung später kontrolliert bzw. freigegeben wird, muss die "Kontierung" erfasst und die Rechnung erneut in die Fibu verbucht werden. Auch Änderungen des Rechnungsbetrages werden richtig verbucht. Bei der Verbuchung in die Fibu wird die ursprüngliche Buchung mit dem ursprünglichen Betrag der vorläufigen Kontierung storniert (mit aktuellem Buchungsdatum), und die Rechnung neu eingebucht.

Hinweis 

Beim Verbuchen der Stornobuchung wird auch die Sachkontobuchung mit der Buchung der vorl. Kontierung ausgeziffert. Voraussetzung dafür ist, dass auf dem Sachkonto das OP-Kennzeichen gesetzt ist.

5.1.3. Lieferantenkonto Wareneingang (Fixkonto)

Zusätzlich kann in den Fixkonten unter Lieferantenkonto Wareneingang ein Standard-Lieferant (Dummykonto) für die vorläufige Verbuchung hinterlegt werden.

Über den Parameter Vorl. Kontierung auf Fixkonto Lieferantenkonto Wareneingang kann eingestellt werden, dass bei der vorläufigen Verbuchung der tatsächlich erfasste Lieferant durch dieses in den Fixkonten hinterlegte Dummykonto im Hintergrund automatisch ersetzt wird.

ER-Kontrolle → Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Vorl. Kontierung auf Fixkonto Lieferantenkonto Wareneingang: Ja

Zusätzlich zu dem Vorteil, dass eine vorläufig verbuchte Rechnung für den Zahlungsverkehr gesperrt wird (kann auch nicht freigegeben werden), erreicht man mit dieser Spezialeinstellung, dass auf der OP-Liste auf den "echten" Lieferantenkonten keine Buchung aufscheint, sondern nur auf dem "Lieferantenkonto Wareneingang" (Dummykonto).

5.1.4. Vorläufige Verbuchung in Kombination mit NTCS WWS (Spezialeinstellung)

Hinweis 

Bitte verwechseln Sie die vorläufige Kontierung in der ER-Kontrolle nicht mit der vorläufigen WE-/RE-Verbuchung aus der WWS. In der WWS gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, eine vorläufige Verbuchung ohne die ER-Kontrolle in die FIBU zu erstellen. Diese Buchungen, die in der WWS beim Wareneingang generiert und ohne ER-Kontrolle in die FIBU verbucht werden, werden nur dann automatisch storniert, wenn dazu eine ER in der ER-Kontrolle inklusive der zugehörigen WE-Zuordnung erfasst und verbucht wird. Die vorläufige WE-/RE-Verbuchung aus der WWS schließt die vorläufige Kontierung über die ER-Kontrolle aus und umgekehrt. Erfolgt eine doppelte Erfassung/Verbuchung einer vorläufigen Kontierung (in der ER-Kontrolle und in der WE-/RE-Verbuchung), kommt es zu Doppelbuchungen, die nicht automatisch storniert werden können.

Hinweis 

Bei der späteren finalen Verbuchung der Eingangsrechnung wird die "Vorläufige Verbuchung" automatisch storniert. Beim Verbuchen der Stornobuchung wird auch die Sachkontobuchung mit der Buchung der vorl. Kontierung ausgeziffert. Voraussetzung dafür ist, dass auf dem Sachkonto das OP-Kennzeichen gesetzt ist.

6.  Kostendatenerfassung 

Für die Eingabe der Kostendaten können alle benötigten Felder über die Feldauswahl  hinzugefügt werden.

 Felder ER-Kostenaufteilung

 

Funktionen

Kostenperioden-Aufteilung

Mit dieser Funktion kann der Betrag anteilsmäßig auf die gewünschten Perioden verteilt werden.

Extras

Export Textdatei - Kostenaufteilung	Mit dieser Funktion kann die erfasste Kostenaufteilung exportiert werden.
Import Textdatei - Kostenaufteilung	Mit dieser Funktion kann eine Kostenaufteilung importiert werden. Der Import erfolgt mittels variabler Feldauswahl, daher sind keine fixen Spaltenüberschriften notwendig. Treten beim Import Fehler auf, werden diese in einer Logdatei ("FIBUERKOSTCSVEXPIMP.log") angezeigt.

Nach dem Speichern kann durch den Punkt "Freigabe" (Alt+F)  festgelegt werden, wie Sie die Rechnung freigeben wollen.

Hinweis 

Es gibt die Möglichkeit, die Kostendaten ebenfalls ins Archiv zu schreiben. Dafür muss im Paket CRM unter den "Allgemeinen CRM Parametern" unter BMD DMS im Punkt "FIBU/KORE" der Parameter Übernahme KORE-Zuordnung auf "Ja" gestellt werden. Dieser Parameter bewirkt auch, dass nachträgliche Änderungen der Kostendaten auf den Buchungen ebenfalls im Archiv geändert werden. Mittels Parameter kann auch eingestellt werden, dass im Zuge der Verbuchung aus der ER-Kontrolle automatisch eine Abfrage zur Übernahme und Umlage in die KORE ausgegeben wird. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Kostenrechnung → Start KORE Übernahme und Umlage Löschung KORE/Kostendatenerfassung Sollte geplant sein, dass die Kostenrechnung eingestellt und gelöscht werden soll, dürfen zum Zeitpunkt der Löschung der KORE keine noch nicht verbuchten Rechnungen mit vorhandenen Kostendaten in der Eingangsrechnungskontrolle vorhanden sein. Es kommt sonst beim Verbuchen die Fehlermeldung "Die Rechnung XY ist fehlerhaft. Bei Konto XY können keine Kostendaten erfasst werden. Zu dieser Kontierung sind aber Kostendaten vorhanden.", und eine Verbuchung ist nicht möglich. Bitte löschen Sie zuvor die vorhandene Kostendatenerfassung (können nur gelöscht werden, solange eine KORE vorhanden/zugeordnet ist) bei den noch nicht verbuchten Rechnungen.

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7.  ER-Freigabe

Hinweis 

Im Aktionsprotokoll werden sämtliche Stationen der Eingangsrechnungen mitprotokolliert. Sie können das Aktionsprotokoll in der ER-Kontrolle in der Rechnungsübersicht für jede Rechnung einzeln über Extras → Protokolle → Aktionsprotokoll (Alt + A) aufrufen, oder beim Ausdruck des ER-Journals mitdrucken lassen. In der Rechnungsübersicht wird in der Spalte "aktueller Mitarbeiter" angezeigt, bei welchem Mitarbeiter die Rechnung gerade zur weiteren Verarbeitung liegt. Im Erfassungs-/Detailfenster wird rechts oben in der Menüleiste der aktuelle Mitarbeiter angezeigt, dem die Rechnung zugeordnet ist. Wird mit Workflow gearbeitet, wird im Mouse-over-Text auch in der Spalte "Workflow" der Name des aktuellen Mitarbeiters angezeigt.

7.1. ER-Freigabe ohne Workflow

 

 

Wird bei der Freigabe ohne Workflow gearbeitet, besteht die Möglichkeit, zwischen mehreren Aktionen auszuwählen:

 

Aktion	Beschreibung
Rechnung OK	Die Rechnung wird als korrekt bestätigt und freigegeben. Soll noch ein weiterer Mitarbeiter diese Rechnung zur Bearbeitung bzw. zur Freigabe bekommen, können Sie diesen im Feld "Mitarbeiter" auswählen. Wählen Sie keinen weiteren Mitarbeiter aus, wird die Genehmigung abgeschlossen und die Rechnung zum Buchen freigegeben.
Verbuchen	Mit dieser Aktion kann die Freigabe zur Verbuchung erfolgen, obwohl die Kontrolle der Eingangsrechnung noch nicht abgeschlossen ist und noch weitere Freigaben durch Mitarbeiter erfolgen müssen. Voraussetzung für die Verbuchung ist, dass die Rechnungen vollständig kontiert sind.
Verbuchen mit ZV-Sperre	Mit dieser Aktion kann die Freigabe zur Verbuchung mit einer ZV-Sperre erfolgen obwohl die Kontrolle der Eingangsrechnung noch nicht abgeschlossen ist und noch weitere Freigaben durch Mitarbeiter erfolgen müssen. Voraussetzung für die Verbuchung ist, dass die Rechnungen vollständig kontiert sind. In der Rechnungsübersicht kann zur Kontrolle die Spalte "ZV-Sperre" hinzugefügt werden. Über eine weitere Freigabe und der Aktion "Zahlungsfreigabe" kann die Rechnung für den Zahlungsverkehr dann freigegeben werden. Im Zahlungsvorschlag wird eine mit ZV-Sperre verbuchte Position als "nicht freigegeben" angezeigt. Eine Änderung der Sperre im Zahlungsvorschlag wird nicht in die ER-Kontrolle zurückgeschrieben.
Verbuchen ohne ZV-Sperre	Wurde bei einer ER bereits eine ZV-Sperre beim Erfassen hinterlegt, kann diese hiermit wieder aufgehoben werden. War das nicht der Fall, hat die Aktion "Verbuchen ohne ZV-Sperre" dieselbe Auswirkung wie "Verbuchen".
Rechnung ablehnen	Die ER wird abgelehnt und ist unter der Rubrik "Abgelehnte" ersichtlich.
Zahlungsfreigabe	Die Aktion steht nur dann zur Auswahl, wenn die Rechnung zuvor bereits mit der Aktion "ZV-Sperre" freigegeben wurde.

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Die Zuordnung und der Status können mit der Schaltfläche "Buchungsstatus" bzw. mit der Tastenkombination ALT + S abgerufen werden: 

7.2. ER-Freigabe mit Workflow

Solange die Rechnung noch im Umlauf ist, kann der Status in der Rechnungsübersicht der ER-Kontrolle mit einem Doppelklick auf das Workflowsymbol abgefragt werden.

Hinweis 

Werden Rechnungen mit ZV-Sperre verbucht, dann kann diese Sperre im Programm "Zahlungsvorschlag" wieder entfernt und für den Zahlungsvorschlag freigegeben werden. Wird dies nicht gewünscht, kann bei Verwendung eines Workflows anstelle der Standardfunktion die Makroaktion "Buchungsfreigabe mit ZV-Sperre" mit der Nummer "18" (=ER im Umlauf) eingefügt und somit eine erweiterte Sperre gesetzt werden: Die betroffenen Rechnungen erhalten dadurch in den Programmen ER-Kontrolle und Zahlungsvorschlag im Feld "ZV-Sperre" den Eintrag "ER im Umlauf". Die ZV-Sperre "ER im Umlauf" kann nicht über das Programm "Zahlungsvorschlag" entfernt werden und muss über eine eigene Workflowaktion in der ER-Kontrolle mit einem Makro aufgehoben werden. Nähere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe ER-Workflow im Punkt Makro für eine erweiterte Einstellung der ZV-Sperre.

7.2.1. ER-Freigabe lt. Bildschirmliste

Hinweis 

Eine Alternative stellt die Auswahl "Markierte Rechnungen" dar. Mit dieser Auswahl können in der Bildschirmansicht zuvor einzelne Rechnungen (auch multiselect möglich) für die Freigabe ausgewählt werden. Im Freigabefenster muss anschließend im Feld Auswahl Rechnungen "markierte Rechnungen" eingestellt werden.

7.2.2. Workflow nicht in Ordnung

Hinweis 

Diese Abfrage kann über den Parameter Mitarbeiterabfrage bei Workflowabbruch deaktiviert werden.

Hinweis 

Das Abbrechen des Workflows kann benutzerbezogen in den Berechtigungen gesperrt werden. Das bedeutet, der User hat keine Möglichkeit mehr, die Rechnung im Workflow abzubrechen.

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8.  Verbuchen

Die Rechnungen, die in der ER-Kontrolle den Status haben, können verbucht werden. 

Unter Extras → Fibu-bezogene oder globale Einstellungen → FIBU → Aktion bei Verbuchen  kann eingestellt werden, wie die Verbuchung erfolgen soll (direkte Verbuchung in NTCS FIBU, Verbuchung mit Vorschau, NTCS Buchungsdatei erstellen).

Sobald die Verbuchung unter Funktionen → Verbuchen bzw. mit der Schaltfläche "Verbuchen"  gestartet wird, öffnet sich das Verbuchungsfenster, in dem die nachfolgend beschriebenen Felder erfasst bzw. bestätigt werden müssen.

Firma	Firma, in welcher die Rechnungen aus der ER-Kontrolle verbucht werden sollen.
FIBU	Fibu, in welcher die Rechnungen aus der ER-Kontrolle verbucht werden sollen. Die Combobox ist nur aktiv, wenn der Parameter Aktion bei Verbuchen auf "Direkte Verbuchung in Fibu" bzw. "Verbuchung mit Vorschau" eingestellt ist. Wurden Rechnungen irrtümlich in die ER-Kontrolle in das falsche Fibu-Jahr importiert, kann hier bei Bedarf auf das Vorjahr oder Folgejahr umgestellt und verbucht werden.
Filiale	Wird mit Filialen gebucht, kann in diesem Feld eingeschränkt werden, welche Filiale verbucht werden soll.
Buchungsdatum	Buchungsdatum, mit welchen die Rechnungen verbucht werden sollen. Mittels Parameter kann eingestellt werden, dass laut GoB-Richtlinien zwingend das Tagesdatum als Buchungsdatum verwendet werden muss.
Buchungsperiode	Grundsätzlich wird in die Periode lt. Rechnung verbucht. Wird jedoch im Feld "Fibu" z. B. das Folgejahr ausgewählt, ist das Feld "Buchungsperiode" aktiv und es kann die Periode eingegeben werden, in welche die Rechnungen verbucht werden sollen.
Buchungssymbol	Buchungssymbol, mit welchen die Rechnungen verbucht werden sollen. Beim nächsten Start der Verbuchung wird automatisch das zuletzt ausgewählte Buchungssymbol vorgeschlagen.
Auswahl Rechnungen	Mit der Einstellung: "Alle Rechnungen" - alle freigegebenen Rechnungen werden verbucht. "Rechnungen laut Bildschirmliste" - alle laut Bildschirmliste angezeigten und freigegebenen Rechnungen werden verbucht - diese können zuvor nach individuellen Kriterien gefiltert/selektiert werden. "Markierte Rechnungen" - es können einzelne zuvor markierte Rechnungen (multiselect möglich) verbucht werden.
Vorläufig verbuchen	Dieses Feld wird für die Vorläufige Kontierung verwendet. Nähere Informationen finden Sie unter Vorläufige Kontierung.
Vorschau anzeigen	In diesem Feld kann ausgewählt werden, ob vor der Verbuchung noch ein Vorschaufenster zur Kontrolle der Rechnungen geöffnet werden soll.

Hinweis 

Sind bei der Verbuchung fehlerhafte Buchungen vorhanden, dann werden nur die korrekten Rechnungen verbucht und die fehlerhaften Buchungen bleiben offen. Ist in den FIBU Parametern unter Buchen → Import Buchungen → Sicherungsverzeichnis ein Pfad hinterlegt worden, wird bei der Verbuchung zusätzlich automatisch eine Datei mit den jeweiligen verbuchten Buchungen unter diesem Pfad gespeichert. Ist kein Pfad im Parameter hinterlegt, wird keine Datei gespeichert. Gibt es zu der Buchhaltung auch eine Kostenrechnung, kann mittels Parameter eingestellt werden, dass im Zuge der Verbuchung aus der ER-Kontrolle automatisch eine Abfrage zur Übernahme und Umlage in die KORE ausgegeben wird. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Kostenrechnung → Start KORE Übernahme und Umlage

8.1. Jahreswechsel - EB-Korrektur

Mit der Schaltfläche "Geänderte Konten anzeigen" kann geprüft werden, welche Konten bei der EB-Korrektur berücksichtigt werden.

Bei den angeführten Konten haben sich VJ-Endsaldo, OP-Beträge oder buchungsrelevante Daten (z. B. Buchungstext, Gegenkonto, Belegnummer usw.) geändert.

Wenn Sie möchten, dass die Eröffnungsbuchungen des nächsten Jahres aktuell sind, betätigen Sie die Schaltfläche "Korrigieren". 

Hinweis 

Die vorgeschlagenen Einstellungen (Auswahl Sachkonten, Kundenkonten, Lieferantenkonten) werden von der letzten Jahresübernahme angezeigt und für die EB-Korrektur verwendet. Ist dies nicht so gewünscht, wählen Sie die Option "Nicht korrigieren" und führen Sie die Jahresübernahme mit den gewünschten Einstellungen in der FIBU durch.  Nähere Informationen zur Jahresübernahme in der FIBU finden Sie in der Onlinehilfe Jahresübernahme mit Assistenten .

9. Besondere Buchungsfälle

9.1. Buchen mit Filiale

• Um mit Filialen buchen zu können, ist unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten auf der FIBU das Feld "FIBU-Filiale" auf "Ja" zu setzen.
  
  
• Danach müssen Sie unter Stammdaten → FIBU-/OSS-Filialen die jeweilige Filiale anlegen.
  
  
• Unter FIBU → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Prozentsätze müssen für das jeweilige Land die fremden USt-Prozentsätze angelegt werden.
  

• Sie können die Filiale direkt am Konto fixieren (nähere Infos entnehmen Sie bitte dem Punkt Stammdaten Allgemein) oder
  
  
• Sie erfassen die jeweilige Filiale direkt bei der Rechnungskontierung im Feld "Filiale", wo aus den angelegten Filialen gewählt werden kann. (Falls dieses Feld nicht sichtbar ist, muss es über die Feldauswahl eingeblendet werden.)
  

9.2. Buchen mit Fremdwährung

Fremdwährungskonten	Wenn Konten in Fremdwährung geführt werden, muss dieses Feld aktiviert werden. Das Fremdwährungspaket ist nicht im FIBU Basis-Paket enthalten. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur Fremdwährung.
Kurstabellennummer	Hier kann die Kurstabelle hinterlegt werden, mit der in der NTCS gearbeitet wird. Die Standardkurstabelle trägt die Nummer 0.  Bei Neuanlage einer FIBU wird die bei der Firma hinterlegte Kurstabelle vorgeschlagen. Wenn Sie mit Fremdwährungen buchen möchten, finden Sie Informationen dazu unter dem Punkt Buchen mit Fremdwährung.
Grundwährung	Normalerweise ist der Euro die Grundwährung einer Buchhaltung. Die Grundwährung ist ein Pflichtfeld: Dieses Feld ist vor allem für Währungssymbole bei Beträgen in Auswertungen wichtig (€)! Die Grundwährung hat z. B. im Wareneingangsbuch Vorrang gegenüber der hinterlegten Kursdatei. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen mit Fremdwährung.

Mehr-Währungs-Kz

Grundsätzlich ist es in der NTCS Finanzbuchhaltung möglich, auf jedes Konto gemischt in einer oder auch in mehreren Währungen zu buchen. Das Feld "Mehr-Währungs-Kz "hat beim Buchen nur noch eine Relevanz für die Steuerung. Einstellungsmöglichkeit fixe Währung Das Feld Währung wird beim Buchen mit der hinterlegten Währung übersprungen und kann auch nur mit dieser Währung bebucht werden. Zwei Konten mit verschiedenen Fixierungen können somit nicht gegeneinander gebucht werden. Es erfolgt eine Meldung, dass der Währungscode des Kontos, dem Währungscode des Gegenkontos widerspricht. Wird ein Konto mit einer Währung abweichend von der Grundwährung der FIBU angelegt oder aus BMD 5.5 übernommen, wird die Währung fixiert. Konten, die bereits mit mehreren Währungen bebucht sind, können im Nachhinein NICHT auf eine Währung fixiert werden.    Wird bei einer Person das Feld Währung befüttert, wird das Mehr-Währungs-Kennzeichen automatisch auf "fixe Währung" gestellt.   Einstellungsmöglichkeit Mischwährung Sie werden in der Buchungszeile nach der gewünschten Währung gefragt, die bei dieser Buchung verwendet werden soll. (Der Cursor bleibt im Feld Währung stehen.) In der Konteninfo wird "gemischt" angezeigt. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird das Feld Währung mit dem Inhalt der Grundwährung in der Buchungszeile übersprungen. Es besteht aber die Möglichkeit, über das Feld "Währung" die Eingabe zu verändern.    Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Feld Währung am Kontostamm und in der Dokumentation zum Thema Buchen mit Fremdwährung.

Währung

Wenn das Währungsfeld befüttert ist, wird die hinterlegte Währung in der Buchungszeile im Feld "WAE" vorgeschlagen. Bei Personenkonten siehe auch Feld Währung am Reiter "Allgemein". Die beiden Felder werden miteinander abgeglichen. Hinweis  Eine Fremdwährung sollte nur auf Konten eingetragen werden, auf denen man einen FW-Saldo sehen möchte. Wenn viele Konten mit Fremdwährung angelegt werden, dann kann auch das Laden verschiedenster Auswertungen länger dauern. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Feld Mehr-Währungs-Kz am Kontostamm und in der Dokumentation zum Thema Buchen mit Fremdwährung.

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9.3. Buchen mit Teil- und Schlussrechnung

9.3.1. Allgemeine Information zur Teil- und Schlussrechnungserfassung

Konto

In diesem Feld kann die jeweilige Kontonummer eingegeben werden.   Mit der rechten Maustaste kann die Funktion "Gkto als Personenkonto-Vorschlagskonto" ausgeführt werden. Damit wird das erfasste Sachkonto auf dem eingegebenen Lieferanten im Feld "Lief -Vorschlag Gegenkonto" zurückgespeichert und somit bei jeder neuen Buchung auf diesen Lieferanten automatisch vorgeschlagen.   Im Buchungsprogramm steht unter den Allgemeinen bzw. Eigenen Einstellungen unter dem Punkt "Eingabe" der Parameter Vorschlag Gegenkonto zur Verfügung. Ist dieser Parameter mit Vorschlag eingestellt, werden in diesem Feld automatisch die bisher auf dem Lieferanten gebuchten Gegenkonten in der Schnellsuche vorgeschlagen.

Proz

In diesem Feld kann der Steuerprozentsatz der Buchung festgelegt werden. Er wird aufgrund der Hinterlegung am Sachkonto vorgeschlagen. Dieser Vorschlagswert kann überschrieben werden, sofern am Sachkonto der Prozentsatz nicht fixiert ist. Es ist auch möglich, ohne Steuercode und Prozentsatz zu kontieren. Ausgenommen sind Direktbuchungen auf Steuerkonten, damit der korrekte Ausweis der Bemessungsgrundlage in den Steuernachweisen sichergestellt ist. Ist am Lieferantenkonto das Kennzeichen "ohne Steuer" hinterlegt, dann kann in der Kontierung bei Steuerart "Vorsteuer" kein Prozentsatz erfasst werden. Dieser wird automatisch mit "0" fixiert!  Verfügbare Funktionen: F4 Suche nach möglichen Prozentsätzen + Mit dieser Funktion wird für Buchungen mit verschiedenen Prozentsätzen ein Fenster geöffnet, in dem die Bemessungsgrundlagen (Brutto oder Netto je nach eingestelltem Eingabemodus) den einzelnen Steuerprozentsätzen zugeordnet werden können. Gilt nicht für unterschiedliche Steuercodes. Diese Funktion kann auch innerhalb einer Splittbuchung verwendet werden. Mit der Funktion Strg + 2 kann von Brutto- auf Nettoeingabe umgeschaltet werden. Das Vorzeichen einer Prozentaufteilung darf nicht dem Vorzeichen des Gesamtbuchungsbetrages widersprechen, ansonsten erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. In der BMD Web Eingangsrechnungskontrolle kann bei einer Neuanlage die Prozentaufteilung mit + oder der Funktionstaste F8 im Feld "Prozentsatz" und bei bereits erfassten Prozentaufteilungen im Bearbeitungsmodus mit der Funktionstaste F8 aufgerufen werden. ++ Mit dieser Funktion kann automatisch eine Prozentaufteilung aus Bruttobetrag, Nettobetrag und Prozentsätzen errechnet und verbucht werden. Dies kann für Rechnungen (z. B. UPC) verwendet werden, auf denen nur der Brutto- und Nettobetrag ausgewiesen ist, die Bemessung der einzelnen Prozentsätze jedoch fehlt. Durch die Eingabe der vorhandenen Daten (Bruttobetrag, Nettobetrag, Prozentsatz) wird im Hintergrund anhand einer Formel der richtige Steuerbetrag errechnet. Beispiel einer UPC-Rechnung: Wird im Feld "Proz" die Prozentaufteilung mit ++ gestartet, öffnet sich folgendes Fenster. In diesem sind folgende Felder zu befüllen: Bmg Brutto: Bruttobetrag der Rechnung (€ 52,07) Steuer bzw. Bmg Netto: Steuer- bzw. Nettobetrag der Rechnung (€ 7,06) Prozentsatz 1 bzw. Prozentsatz 2: Steuerprozentsätze, aus denen sich die Rechnung zusammensetzt (10 und 20) Anhand einer Formel wird automatisch die Bemessungsgrundlage für 10 % bzw. 20 % ermittelt.

Hinweis 

Bei Teilrechnungen kann keine WE-Zuordnung durchgeführt werden bzw. ist die Funktion inaktiv, weil diese später wieder automatisch storniert werden und dabei die Zuordnungen verloren gehen würden. WE-Zuordnungen sind immer erst bei der Schlussrechnung durchzuführen. Nähere Informationen zur WE-Zuordnung finden Sie in der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WE-Zuordnung.

Hinweis 

Die Erfassung des Deckungsrücklasses bzw. des Haftrücklasses als Rate schließt die Erfassung in den Erfassungsfeldern in der ER-Kontrolle aus und umgekehrt.

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TR/SR mit NTCS Buchhaltung Die TR/SR-Ablaufnummer kann mit 50 Stellen alphanumerisch eingegeben werden. Bei Kontierung einer TR mit RC, Bausteuer usw. kann jeder gültige Prozentsatz erfasst werden. Deckungsrücklass und Haftrücklass werden als Rate verbucht.

Hinweis 

Es gibt die Möglichkeit, die TR/SR-Ablauf-Nr. automatisch aus dem Projekt erzeugen zu lassen. Dazu steht unter den FIBU Parametern → Buchen → TR/SR/AZ folgender Parameter zur Verfügung: NTCS Buchhaltung Wird der Parameter "TR/SR-Ablauf aus Projekt erzeugen" auf "erzeugen" oder "erzeugen mit Abfrage" gestellt, muss zusätzlich in diesem Parameter auch noch ein Standard-Rechnungsschema für Lieferanten hinterlegt werden.   Der TR/SR-Ablauf wird immer in der Firma der Eingangsrechnung angelegt. Wird der TR/SR-Ablauf in einer anderen Firma als das Projekt angelegt (z. B. weil die Projektverwaltung unter Hauptfirma erfolgt), werden die Daten auf den TR/SR-Ablauf übernommen. Der Steuercode wird nur übernommen, wenn dieser in dem Land der TR/SR-Ablauf-Firma vorhanden ist. Besonderheit Rechnungsschema wenn Projekterfassung unter Hauptfirma: Ist auf dem Projekt kein Rechnungsschema hinterlegt, wird bei der Anlage des TR/SR Ablaufs das Standardrechnungsschema herangezogen. Dazu muss dieses in der jeweiligen Firma angelegt und in o.a. Parameter hinterlegt sein. Ist auf dem Projekt ein Rechnungsschema hinterlegt, wird geprüft, ob anhand von bestimmten Kriterien (Ablauf TR, Versteuerungsart, DRL, HRL usw.) in der Firma bereits ein passendes Rechnungschema vorhanden ist. Wird ein passendes gefunden, wird dies auf den TR/SR-Ablauf übernommen. Wird kein passendes Rechnungsschema gefunden wird das Rechnungsschema in der Erfassungsfirma neu angelegt und auf den TR/SR-Ablauf übernommen.

9.3.2. Buchen mit Rechnungsschema beinhaltend/FIBU auflaufend

Hinweis 

Die Funktion "Erzeuge Storno" darf nur bei normalen Rechnungen verwendet werden, nicht bei TR/SR.

 Achtung! 

Auf keinen Fall dürfen manuelle Buchungen vorgenommen werden, sondern alle Änderungen müssen über die Bearbeitung in der Bildschirmliste durchgeführt werden. Sobald einmal manuell eingegriffen wurde, hat das Auswirkungen auf alle weiteren Verbuchungen, und eine nachträgliche Korrektur ist nur mit viel Aufwand und gegen Verrechnung möglich.

• Der Parameter "StornoTR-/AZ-Storno bei SR-Storno" muss auf "Ja" eingestellt sein.
  
  
• Der Parameter "Aufbau vorherige TR-/Anz-Storno bei TR-/Anz-Storno“ ist nur im Zusammenhang mit NTCS WWS gültig und bewirkt, dass bei Storni von beinhaltenden Teilrechnungen der Stand vor der letzten Teilrechnung wiederhergestellt wird, also, dass die durch die TR ursprünglich stornierte vorangegangene TR wieder aufgebaut wird. Beim Schema "beinhaltend/FIBU auflaufend" betrifft die Korrekturbuchung nur den Zuwachs (auflaufenden Betrag).
  
  

Verbuchte Rechnung zum Bearbeiten öffnen - Schema "beinhaltend/FIBU auflaufend"

Mit der Lizenz "FIBU Anzahlungsautomatik für Baugewerbe" und der Berechtigung "ER-verbuchte Rechnungen zum Bearbeiten öffnen" wird eine Sonderfunktion freigeschaltet.

Bei direkter Verbuchung aus der ER-Kontrolle in die FIBU gibt es für die Verwendung des TR/SR-Schemas "beinhaltend/FIBU auflaufend" die Sonderfunktion Verbuchte Rechnung zum Bearbeiten öffnen.

Die Funktion kann in der Rechnungsübersicht mit rechter Maustaste direkt auf der betroffenen Rechnung bzw. mit F2 in der Ansicht der Erfassungsmaske unter Funktionen aufgerufen werden.

Hinweis 

Wurde zu dieser Teilrechnung bereits eine Schlussrechnung erfasst, so kann diese nicht mehr bearbeitet werden.

Sobald diese Funktion gestartet wird, kann die Rechnung bearbeitet und gespeichert werden.

Wurde die Rechnung auf diese Weise geöffnet, bleibt sie im Bearbeitungsmodus, und es stehen Ihnen zwei weitere Funktionen mittels rechter Maustaste zur Verfügung:

 Nachbearbeitete Rechnung erneut verbuchen

Wenn die Rechnung bearbeitet und gespeichert wurde, kann man diese mittels rechter Maustaste, oder in der Erfassungsansicht über die Menüleiste unter Funktionen, mit der Funktion "Nachbearbeitete Rechnung erneut verbuchen" erneut verbuchen lassen.

Für die Verbuchung kann dann das Buchungsdatum und die Buchungsperiode gewählt und anschließend die Verbuchung gestartet werden. Die Rechnung wird mit dem neuen Betrag verbucht und die Originalrechnung storniert. Der Workflowstatus bleibt unverändert.

Bei der erneuten Verbuchung kann die Rechnung auch in das Folgejahr verbucht werden. Wird in die gleiche FIBU verbucht, wird geprüft, ob die Eingangsrechnung bereits ins Folgejahr verbucht wurde.

 Nachbearbeitete Rechnung schließen (ohne verbuchen)

Um Rechnungen bei denen sich im Nachhinein herausstellt, dass doch keine Änderung erforderlich ist, nicht erneut verbuchen zu müssen, wurde die Funktion "Nachbearbeitete Rechnung schließen (ohne verbuchen)" geschaffen. Dabei wird geprüft, ob die Rechnungsdaten mit der bereits verbuchten Rechnung übereinstimmen, und die Rechnung wird wieder geschlossen.

Hinweis 

Wird das Rechnungsdeckblatt verwendet, müssen die Korrekturen in der ER-Kontrolle vorgenommen und das Rechnungsdeckblatt im Anschluss gegebenenfalls neu gedruckt werden. Wird das Rechnungsdeckblatt nicht verwendet, so kann die Änderung auch in der TR/SR-Übersicht durchgeführt werden. Die Funktion "Bearbeiten" in der TR/SR Übersicht ist nur ersichtlich, wenn die Zusatzlizenz (nsfinaz - FIBU Anzahlungsautomatik f. Baugwerbe) erworben wurde. Eine Korrektur, die über die TR/SR Übersicht vorgenommen wurde, wird in der ER-Kontrolle nicht angezeigt (alte Werte bleiben hier bestehen)! Die erfolgten Korrekturbuchungen werden in der TR/SR-Übersicht, sowie in der Buchhaltung am Kontoblatt angezeigt.

9.4.  ANBU-Vorerfassung

ANBU-Erfass-Kz

Je nach Kontenart stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Wird ein Konto bebucht, dann wird im Buchungsprogramm (sowie in der Vorerfassung Buchungen und der ER-Kontrolle) der entsprechende Aufruf gestartet:   Aktivkonto: Keine ANBU-Vorerfassung ANBU-Vorerfassung: Bitte einstellen, wenn der Sitz der Buchhaltung Österreich ist und nach Fertigstellung der Buchung auf ein Anlagekonto eine ANBU-Vorerfassungsmaske erscheinen soll. Passivkonto: Keine ANBU-Vorerfassung Vorerfassung Investitionszuschuss Erlöskonto: Keine ANBU-Vorerfassung Vorerfassung Anlagenabgang Anlagenabgang Aufwandskonto: Keine ANBU-Vorerfassung ANBU-Vorerfassung Aktivierungskonto: Wie ANBU-Vorerfassung, aber es wird z. B. ein Aktivierungskonto für die geringwertigen Wirtschaftsgüter und für Firmensitz Ungarn  hinterlegt. Hinweis  Anbu-Erfassungs-Kennz. / WEBU-Erfassungs-Kennz. Wird im Feld "Anbu-Erfassungs-Kennz." ein Kennzeichen erfasst, darf im Feld "Webu-Erfassungs-Kennz." kein Hinterlegung durchgeführt werden und umgekehrt. Die beiden Kennzeichen schließen sich gegenseitig aus!   Im BMD Standardkontenrahmen ist das ANBU-Erfass-Kz bei allen Anlagekonten auf "ANBU-Vorerfassung" gesetzt.  Nähere Informationen zur Anlagenbuchhaltung finden Sie in der entsprechenden Dokumentation.

Aktivierungskonto

Hier kann für ein Aufwandskonto das dazugehörige Anlagekonto hinterlegt werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter werden in der FIBU teilweise direkt im Aufwand gebucht, weil dieser Aufwand z. B. in der KERF sofort aufscheinen soll und nicht erst am Jahresende durch die Abschreibung. Wenn diese jedoch in der Anlagenbuchhaltung verwaltet werden sollen, müssen sie dennoch im Anlagenbereich erfasst werden können. Damit dieses Aktivierungskonto eingegeben werden kann, müssen Sie das Feld In Anlagenexplorer aktivieren. Wenn beim Buchen der Eingangsrechnung für das geringwertige Wirtschaftsgut am Aufwandskonto die Anlagenvorerfassung eingestellt ist, soll die Vorerfassung aufgerufen werden, wobei statt dem Aufwandskonto gleich das Aktivierungskonto übergeben wird.    Voraussetzung ist die Einstellung Aktivierungskonto im Feld Anlagenbuchhaltungserfassungskennzeichen am Sachkonto.

Hinweis 

Wird eine Eingangsrechnung auf ein Anlagekonto importiert, welches das ANBU-Vorerfassungskennzeichen gesetzt hat, wird diese Rechnung automatisch nach dem Import in der Anlagenvorerfassung erfasst. Es werden alle Daten der Buchung wie z. B. Anschaffungsdatum, Lieferant etc. in die Anlagenvorerfassung übernommen. Daten wie z. B. abnutzbar, beweglich, Menge usw. können nicht übernommen werden und müssen nachträglich in der ANBU-Vorerfassung ergänzt werden.

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9.5.  Intrastat

9.6.  ADL-Erfassung

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9.7.  Vorsteuererstattung

 

Wird eine Eingangsrechnung gelöscht, dann wird auch die Erfassung der Vorsteuererstattung dieses Beleges automatisch gelöscht. 

 

9.8.  Ratenvereinbarung

9.9.  Wareneingangsbuch

9.10.  Spesenverteiler und Bewirtungsrechner

In der ER-Kontrolle kann der Spesenverteiler bzw. der Bewirtungsrechner in der Rechnungskontierung mit den jeweiligen Schaltflächen   bzw. über den Punkt "Funktionen" aufgerufen werden.

9.11.  Buchen mit IC-Code

9.12.  Buchen mit Projektnummer

• Soll die Rechnung mit einer Projektnummer gebucht werden, kann diese direkt bei der Rechnungserfassung eingegeben werden.
  
  
• Soll die Rechnung auf mehrere Projektnummern aufgeteilt werden, müssen die jeweiligen Projektnummern direkt in der Rechnungskontierung erfasst werden. (Splittbuchung)
  
  

9.13.  Abgrenzungen

Hinweis 

Bei Teilrechnungen und Akontoforderungen ist die automatische Rechnungsabgrenzung nicht möglich, bei Schlussrechnungen aber sehr wohl. Bei Schlussrechnungen wird nur der Zuwachsbetrag, d. h. der Betrag der Schlussrechnung abzüglich der Beträge aus den Teilrechnungsstornos abgegrenzt. Der Abgrenzungsbetrag muss in diesem Fall im Abgrenzungsfenster manuell abgeändert werden, da vom Programm zum Zeitpunkt der Kontierung der Schlussrechnung noch nicht festgestellt werden kann, welche TR-Stornos mit der Schlussrechnung aufgelöst werden müssen.

Wird nach der Rechnungskontierung automatisch das Kostenrechnungsfenster geöffnet, kann die Funktion "Rechnung abgrenzen" auch im Nachhinein in der Erfassungsmaske der Rechnung aufgerufen werden (im Ansichtsmodus), da für die Abgrenzung auch eine vollständige Kostenerfassung notwendig ist.

Bezeichnung	Bezeichnung der Automatikbuchung Es wird automatisch der Buchungstext übernommen.
Buchungssymbol	Buchungssymbole, mit welchen die Auflösungsbuchungen durchgeführt werden sollen. Es wird automatisch das Symbol der Buchung übernommen. Sollen die Abgrenzungsbuchungen ohne Steuer durchgeführt werden, muss hier bereits ein Symbol eingegeben werden, welches ohne Steuerberechnung definiert ist (Feld "Keine Steuerberechnung"). Im Parameter Vorschlag Buchungssymbol für Abgrenzungen kann ein Vorschlagswert hinterlegt werden.
Gültig von	Datum, ab wann die Abgrenzungsbuchungen gültig sind. Es wird automatisch das Belegdatum übernommen. Die Abgrenzungsautomatik kann auch rückwirkend angelegt werden. Das heißt, es können auch Buchungen erfasst werden, die ins Vorjahr reichen. Wird ein Datum aus dem Vorjahr eingegeben, wird bei der Verbuchung automatisch das Konto für "Sonst. Verbindlichkeiten/Forderungen" verwendet. Wenn das Gültig von Datum im selben Monat liegt wie das Belegdatum, dann wird zusätzlich zur ursprünglichen Buchung nur eine Umbuchung generiert. Die Abgrenzung und die Auflösung werden saldiert gebucht. Wenn das Gültig von Datum im nächsten Monat liegt, dann wird zusätzlich zur ursprünglichen Buchung eine Abgrenzungsbuchung generiert. Die Auflösungsbuchungen erfolgen dann in den nächsten Monaten.
Gültig bis	Datum, bis wann die Abgrenzungsbuchungen gültig sind. Wird das Feld "Anzahl Monate" befüllt, dann ist dieses Feld inaktiv.
Abgrenzungsart	Hier kann eingestellt werden, ob es sich um eine aktive oder passive Rechnungsabgrenzung handelt.
Abweichender Erstbetrag	Wenn der Betrag der ersten Abgrenzungsbuchung zu den restlichen Beträgen abweicht, kann dieser hier eingegeben werden. Wird beispielsweise verwendet, wenn die Abgrenzungsbuchung während eines Monats startet und daher nicht der ganze Betrag abgegrenzt werden soll. Somit wird der restliche Betrag im letzten Monat gebucht, da hier ebenfalls kein ganzer Monat abgegrenzt wird. Beispiel  Rechnungsbetrag € 3.600,– brutto (€ 3.000,– netto) soll für 3 Monate abgrenzt werden. Abweichender Erstbetrag ist € 500,– Monat 1: € 500,– Monat 2: € 1.000,– Monat 3: € 1.000,– Monat 4: 500,– Bei der Berechnungsart "Gesamtbetrag auf alle Monate/gesamten Zeitraum aufteilen" wird der abw. Erstbetrag automatisch berechnet sobald die Felder "Gültig von" und "Gültig bis" befüllt werden. Mit F8 kann dieser auch neu berechnet werden. Dies ist allerdings nur möglich, wenn bei "Gültig von" nicht der 1. Tag des Monats eingegeben wird (wenn also der 1. Monat nur teilweise abgegrenzt wird). Berechnung: monatlicher Betrag x Anzahl Tage 1. Monat/30 Anzahl Tage für den ersten Monat werden aufgrund der Eingabe bei "Gültig von" berechnet.
Anzahl Monate	Hier wird die Anzahl eingegeben, auf wie viele Monate die Buchung aufgeteilt werden soll. Wird das Feld "Gültig bis" befüllt, dann ist dieses Feld inaktiv. Eine Abgrenzung nur für 1 Monat ist nicht möglich, wenn dieser Monat derselbe Monat wie die ursprüngliche Buchungsperiode ist.
Gesamtbetrag	Gesamtbetrag der Buchung Es wird automatisch der Buchungsbetrag übernommen.
Berechnungsart	Bei der Berechnungsart gibt es 3 Einstellmöglichkeiten:   Gesamtbetrag auf alle Monate/gesamten Zeitraum aufteilen Wird kein abweichender Erstbetrag eingegeben, wird der Betrag auf die eingegenben Monate aufgeteilt. z. B. € 3.000,– sollen auf 3 Monate aufgeteilt werden: Monat 1: € 1.000,–, Monat 2: € 1.000,–, Monat 3: € 1.000,– Wird ein abweichender Erstbetrag eingegeben, dann wird der  1. Monatsbetrag um diesen vermindert. z. B  € 3.000,– mit abweichendem Erstbetrag von € 500,– sollen auf 3 Monate aufgeteilt werden:  Monat 1: € 500,–, Monat 2: € 1.000,–, Monat 3: € 1.000,–, Monat 4: € 500,– Gesamtbetrag ohne abweichendem Erstbetrag auf restliche Monate/Zeitraum (ohne 1. Monat) aufteilen Bei dieser Einstellung muss ein abweichender Erstbetrag vorhanden sein. Der Erstbetrag wird vom Gesamtbetrag abgezogen.  Der Erstbetrag wird für das 1. Monat herangezogen. Der Restbetrag (Gesamtbetrag minus Erstbetrag) wird auf die Restmonate aufgeteilt. (bei taggenauer Eingabe "Gültig von/bis" werden die Tage vom 1. Monat nicht mitgerechnet) z. B. € 3.000,– mit abweichendem Erstbetrag von € 500,– sollen auf 3 Monate aufgeteilt werden: Monat 1: € 500,–, Monat 2: € 1.250,–, Monat 3: € 1.250,– Gesamtbetrag ohne abweichenden Erstbetrag auf gesamten Zeitraum (inkl. 1. Monat) aufteilen Bei dieser Einstellung muss ein abweichender Erstbetrag vorhanden sein.  Der Erstbetrag wird vom Gesamtbetrag abgezogen und der Restbetrag wird auf die angegeben Monate aufgeteilt. z. B. € 3.000,– ,mit abweichendem Erstbetrag von € 500,– sollen auf 3 Monate aufteilt werden: Monat 1: € 1.333,33 (500,– + 833,33), Monat 2: € 833,33, Monat 3: € 833,34
Aufwands-/Erlöskonto	Hier kann ein abweichendes Aufwands- bzw. Erlöskonto eingegeben werden. Die Abgrenzungsbuchungen werden dann nicht auf das ursprüngliche Konto, sondern auf das hier angegeben Konto gebucht.
Konto für ARA/PRA	In diesem Feld kann das jeweilige Konto für ARA bzw. PRA eingegeben werden. Wird kein Konto erfasst, wird automatisch das Konto lt. Fixkonten verwendet. Dieses Feld ist aktiv, wenn bei "Gültig von" ein Datum des aktuellen Jahres eingegeben wurde.
Konto für sonst. Verbindlichkeiten/Forderungen	In diesem Feld kann das jeweilige Konto für sonst. Verbindlichkeiten bzw. sonst. Forderungen eingegeben werden. Wird kein Konto erfasst, wird automatisch das Konto lt. Fixkonten verwendet. Dieses Feld ist grundsätzlich nur aktiv, wenn bei "Gültig von" ein Datum des Vorjahres eingegeben wurde. Wird in den Automatikbuchungen im Parameter Allgemein - Konten für rückwirkende Auflösung unterjährig eingestellt, dass auf sonst. Verb./sonst. Ford. gebucht werden soll, dann sind die Felder auch bei einem rückwirkenden Datum im laufenden Jahr aktiv.
Brutto-Abgrenzung	Bei sonstigen Verbindlichkeiten (bzw. Forderungen) ist es möglich, mit Steuer abzugrenzen und diese auf ein eigenes Konto zu buchen, das in den Fixkonten unter "Vorsteuer/Umsatzsteuer in Folgeperioden" zu hinterlegen ist. Das Kennzeichen kann nur dann gesetzt werden, wenn die Abgrenzung das Vorjahr betrifft und die ursprüngliche Buchung mit Steuer gebucht worden ist. Buchungen ohne Steuercode können nicht Brutto abgegrenzt werden. Die Buchung im Vorjahr erfolgt als Splittbuchung: Aufwand + VSt in Folgeperioden / Sonst. Verbindlichkeiten Die Brutto-Abgrenzung ist auch unterjährig möglich, wenn unterjährig rückwirkend auf sonst. Verb./sonst. Ford. gebucht wird. Dazu muss folgender Parameter gesetzt werden: FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Automatikbuchungen → Allgemein → Konten für rückwirkende Auflösungen unterjährig → 1 - Sonst. Verb./Sonst.Ford.
Abgrenzung-Info	In diesem Feld werden (nach Eingabe der Berechnungsgrundlagen) die berechneten Beträge angezeigt.

Hinweis 

Wurde bereits eine Abgrenzung erfasst und es werden die Kostendaten einer Kontierung geändert, dann werden diese Kostendaten automatisch im Hintergrund auf den dazu vorerfassten Abgrenzungen geändert. Bei einer nachträglichen Änderung der Kontierung oder des Betrages öffnet sich nach dem Speichern der Kontierung nochmals das Abgrenzungsfenster.

Verbuchung

Eine Verbuchung der Auflösungsbuchungen kann nicht aus der ER-Kontrolle gestartet werden, sondern erfolgt im Buchungsprogramm.

Nähere Informationen entnehmen Sie der Onlinehilfe Buchungsbeispiele im Punkt Verbuchung.

Hinweis 

Ist der Parameter Interne Beleg-Nr Vergabe auf "Automatisch bei Verbuchung" gesetzt, wird die Belegnummer bei der Verbuchung auch auf die erfassten Abgrenzungsbuchungen im Programm Automatikbuchungen übernommen. Möchte man für die Abgrenzungsbuchungen eine eigene Belegnummer vergeben, empfehlen wir hier auch ein eigenes Buchungssymbol zu verwenden (beim Erfassen der Abgrenzung anzugeben, z. B. UB). Zu beachten ist jedoch, dass die Belegnummer der Abgrenzungsbuchung nicht frei wählbar ist, sondern immer gleichlautend der Zahl der Buchungsperiode ist. Dazu sind folgende Einstellungen notwendig: Im Programmpunkt "Automatikbuchungen" unter Extras → Einstellungen für Automatikbuchungen → Allgemein → Erhöhung BelegNr bei Verbuchung: "0 – Eingegebene BelegNr wird erhöht"  Im Programmpunkt "ER-Kontrolle" unter Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr.-Vergabe eine dieser 3 Auswahlmöglichkeiten: 1 - Automatisch bei Freigabe 2 - Automatisch bei Freigabe mit Abfrage 3 - Keine automatische Vergabe Bei diesen Einstellungen wird die Buchungsperiode als Belegnummer beim Verbuchen in die Buchung übernommen. Die Belegnummer auf den erfassten Abgrenzungsbuchungen im Programm Automatikbuchungen bleibt leer.

 

Nähere Informationen zu den Voreinstellungen bzw. Erfassung von Abgrenzungen finden Sie unter Rechnungsabgrenzungen.

10.  ER-Kontrolle in Kombination mit NTCS WWS

10.1. WE-/RE-Verbuchung

Hinweis 

Nähere Informationen zur WE-Zuordnung finden Sie in der WWS Onlinehilfe WWS ER-Kontrolle (WE-Zuordnung) Nähere Informationen zur WE-Kontrolle finden Sie in der WWS Onlinehilfe WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle)

10.2. Vorläufige Verbuchung WES über ER-Kontrolle

10.3. Eigenes Rechnungsschema TR/SR - Baugewerbe 

11.1. Ungarn

11.1.1. Ungarn Steuernummer/Gruppen-ID 

11.1.2. Import elektronischer Rechnungen 

11.2. Slowakei

11.3. Tschechien 

11.4. Schweiz 

11.4.1. Belegleser Schweiz  

12.  Stellvertreterregelung

12.1. Hinterlegungen

Mittels  F8 können Sie noch weitere Stellvertreter zuordnen. (Hauptstellvertreter und weitere Stellvertreter schließen einander aus.)

12.2. Anzeige der Stellvertreter in der ER-Kontrolle

 

Hinweis 

Hat ein Mitarbeiter nur die Berechtigung seine eigenen Rechnungen zu sehen, dann steht in diesem Fall nur die F4- Funktion zur Verfügung. Mit F4 öffnet sich ebenfalls die Liste aller Mitarbeiter, bei denen man als Stellvertreter hinterlegt ist und es kann auf diese Mitarbeiter umgeschaltet werden. Ist man bei keinem Mitarbeiter als Stellvertreter hinterlegt, ist in diesem Fall die Mitarbeitereingabe inaktiv!

13. Aufgaben

Hinweis 

Aufgaben aus der ER-Kontrolle können auch im BMD Web bzw. in BMD Com ausgeführt werden! Mittels Parameter kann eingestellt werden, wie die Ausführung erfolgen soll. Standardmäßig ist der Parameter auf "Eingeschränkte Freigabe" eingestellt und die Ausführung erfolgt über die Kachel "CRM" bzw. den Punkt "Aufgaben". Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe unter Aufgaben aus ER-Kontrolle über BMD Com ausführen bzw unter Aufgaben aus ER-Kontrolle über BMD Web ausführen. Wird der Parameter auf "ER-Kontrolle öffnen" gestellt, öffnet sich die BMD Web: Eingangsrechnungskontrolle für die Ausführung der Aufgaben, und es werden alle dem Benutzer zugeordneten Rechnungen angezeigt. Die notwendigen Voraussetzungen und nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe BMD Web: Eingangsrechnungskontrolle.

13.1. Aufgabenbenachrichtigung/interne Nachricht

Hinweis 

Alternativ kann über die Anlage eines Stapels gearbeitet werden. In der ER-Kontrolle muss dafür die Aufgabenerstellung aktiv und eine eigene Kategorie hinterlegt sein, für die der Stapel eingerichtet werden kann. Nähere Informationen entnehmen Sie der Onlinehilfe Stapel Aufgabenbenachrichtigung.

13.2. Stellvertreter bei Aufgabenzuordnung

14.  Archivierung

14.1. Archiv

Hinweis 

Soll für mehrere Firmen nur ein Archiv verwendet werden, muss über die Firmen eine Firmengruppe gelegt werden. Ist das nicht möglich, da die Firmen nicht zusammenhängen, muss für jede Firma ein eigenes Archiv angelegt und am Archivstamm die dazugehörige Firma hinterlegt werden.

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14.2. Datenbesitzer Ansehen

14.3. Zuordnung weiterer Dateitypen (xlsx, csv, docx ...)

14.4. Barcode/Schnittstelle "bmddocs.dok"

• Parameter "DMS Kategorie": Die Kategorie des Archivdokuments muss mit der hier hinterlegten Kategorie übereinstimmen, ansonsten erfolgt kein Abgleich der Beschlagwortung.
  
  
• Parameter "Übernahme Dateiname als Barcode" auf "Ja"
  
  

15. Berechtigungen

15.1. Wichtige Berechtigungen

Workflow abbrechen
Bestimmt, ob ein Mitarbeiter einen Workflow abbrechen darf oder nicht. 

Workflow ändern
Bestimmt, ob ein Mitarbeiter eine Workflowhinterlegung ändern darf oder nicht. 

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15.2. Berechtigungen für Kontierung, Kosterfassung und Bestellpositionen

Für das Aktionsprotokoll in der ER-Kontrolle steht eine eigene Berechtigung (MCS_MDFIBUERBUCHUNGMGR_SHOWACTIONPROTOCOL) mit der Funktionsnummer 41922 zur Verfügung.

 

 

15.3. Berechtigungen für WWS Zuordnung

Für die Zuordnung aus der WWS stehen folgende Berechtigungen zur Verfügung:

 

• WWS Kontrolle (allgemein): WE-Kontrolle kann für unverbuchte Eingangsrechnungen aufgerufen und verändert werden. Für verbuchte Rechnungen kann sie zwar aufgerufen, aber nicht verändert werden.
  
  
• WWS Kontrolle (verbuchte): WE-Kontrolle kann für unverbuchte und verbuchte Eingangsrechnungen aufgerufen und verändert werden.
  
  
• WWS Vorkontierung: Mit dieser Funktion können Sie eine Vorkontierung für die vorläufige Verbuchung aus der WWS übernehmen.
  
  
• WWS Zuordnung (allgemein): WE-Zuordnung kann für unverbuchte ERs aufgerufen und verändert werden. Für verbuchte Rechnungen kann sie zwar aufgerufen, aber nicht verändert werden.
  
  
• WWS Zuordnung (verbuchte): WE-Zuordnung kann für unverbuchte und verbuchte Eingangsrechnungen aufgerufen und verändert werden.
  
  

15.4. Berechtigung für WWS Auftragsvorerfassung

• Workflow abbrechen
• Workflow ändern
• WWS Auftragsvorerfassung
• WWS Bestellkontierung
• WWS Bestellzuordnung
  
  

15.5. Datenbesitzer Vorschlagswerte

Dieser Parameter wird unter FIBU →  Stammdaten →  Paketübergreifende Parameter →  CRM Allgemein →  CRM Allgemein gespiegelt:

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

0 - Nein

Es werden keine Datenbesitzer ermittelt.

1 - Datenbesitzer-Vorschlagswert aus CRM

Bei dieser Ausprägung werden die Datenbesitzer-Vorschlagswerte vom Projekt oder von der Person (Lieferant, div. Person, Mitarbeiter) als "Datenbesitzer Ansehen" auf die Eingangsrechnung übernommen.

Der Vorschlagswert wird jedoch erst beim Speichern der Rechnung eingetragen (wenn das Feld "Datenbesitzer Ansehen" leer ist).

Wird der Vorschlagswert "Datenbesitzer Ansehen" am Projekt oder der Person (Lieferant, div. Person, Mitarbeiter) geändert, kommt die Abfrage, ob die Änderung im System verteilt werden soll.

Wenn ja, werden alle Eingangsrechnungen im System, auf denen das Projekt hinterlegt ist, auf den neuen Wert geändert.

2 - Datenbesitzer-Vorschlagswert lt. TOOLS Einstellungen (=Standardeinstellung)

Diese Datenbesitzer Vorschlagswerte können unter TOOLS → Berechtigungen → Datenbesitzerzuordnung → Datenbesitzervorschlagswerte hinterlegt werden.

Mit  "F5 - Neuanlage" können die jeweiligen Datenbesitzer unter der Funktion "FIBU Eingangsrechnungen" hinterlegt werden.

Wird kein Benutzer eingeben, werden die Datenbesitzer bei allen Benutzern verwendet.

Wenn eine neue Rechnung in der ER-Kontrolle erfasst wird, werden diese hinterlegten Datenbesitzer automatisch in den Feldern "Datenbesitzer für Ansehen" bzw. "Datenbesitzer für Bearbeiten".

15.6. Sonstige Berechtigungen

15.6.1. Berechtigung ER-Kontrolle - Öffnen von Dokumenten

Hinweis

Greift die Stellvertreterregelung, ist auch der Stellvertreter berechtigt, Dokumente betroffener Eingangsrechnungen zu öffnen, egal, ob er diese freigegeben hat oder nicht.  Zusätzlich können Sie auf der zugeordneten Kategorie im Feld "Datenbesitzer ER-Kontrolle" eine Datenbesitzergruppe hinterlegen, in der jene Mitarbeiter zugeordnet sind, die ein Dokument unterhalb dieser Kategorie auch ohne Beteiligung am ER-Workflow bzw. der KORE sehen dürfen.

15.6.2. Datenbesitzergruppe für Workflow

16. FAQ

Siehe auch:       Fensterhilfe ER-Kontrolle ER-Kontrolle mit WWS WWS ER-Kontrolle (WE-Zuordnung) WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle) Parameter ER-Kontrolle  ER-Workflow Stapel Aufgabenbenachrichtigung BMD Web: Eingangsrechnungskontrolle BMD Com: Eingangsrechnungskontrolle Stammdaten Allgemein Buchen Optimale Belegverarbeitung NTCS DMS BMD Scan BMD Scan: OCR-Erkennung

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