ER-Kontrolle mit WWS
In dieser Themenhilfe erhalten Sie alle wissenswerten Informationen zum Thema Eingangsrechnungskontrolle (ER-Kontrolle) in Verbindung mit der Warenwirtschaft (WWS).
Allgemein
Um die Eingangsrechnungskontrolle (ER-Kontrolle) nutzen zu können, werden Lizenzen in der FIBU und in der WWS benötigt.
Die ER-Kontrolle kann auch ohne WWS verwendet werden. Der Vorteil der ER-Kontrolle mit WWS ist allerdings, dass die Warenannahmepositionen mit der Eingangsrechnung verknüpft werden und dadurch ein Vergleich zwischen Warenannahme und Eingangsrechnung ermöglicht wird.
Voraussetzungen in der WWS
Folgende Voraussetzungen müssen in der Warenwirtschaft getroffen werden, damit mit der ER-Kontrolle gearbeitet werden kann.
Verbuchte Warenannahmepositionen
Ohne verbuchte Warenannahmepositionen kann keine Zuordnung von Warenannahmen in der ER-Kontrolle erfolgen. Es kann sich dabei um manuelle Warenannahmen (ohne Bestellung) oder um Warenannahmen zu Bestellungen handeln. Die Positionen müssen nicht unbedingt lagergeführt sein, es kann auch Warenannahmen zu Dienstleistungen geben. Zubuchungen über das manuelle Buchen im Lager können nicht in der ER-Kontrolle berücksichtigt werden.
Die Warenannahme kann auch zum Zeitpunkt der ER-Kontrolle im Fenster "ER-Kontrolle" bei der WE-Zuordnung durchgeführt werden. Dies wird verwendet, wenn eine Anlieferung/Leistungserbringung vor Erhalt der Eingangsrechnung nicht bekannt ist.
Hinweis
 | Empfehlung:
|
Falls es bei der Erfassung der Warenannahme keinen Lieferschein gibt, kann anstelle der Lieferscheinnummer eine andere eindeutige Nummer verwendet werden, z. B. die dazugehörige Eingangsrechnungsnummer.
Kontentabelle
Für die Artikel muss es einen Eintrag in der dazugehörigen Kontentabelle im Reiter "Einkauf" geben. Ohne hinterlegte Konten wird immer eine Meldung in der ER-Kontrolle angezeigt. Das gewünschte Konto kann sowohl für Inland, EU als auch Ausland hinterlegt werden. Steuerprozentsatz und Steuercodes werden in der Kontentabelle hinterlegt.
Beispiel
 | In der Kontentabelle eines Artikels wird das Konto 1600 für den Einkauf hinterlegt:  In diesem Fall wird der Einkauf auf ein Konto der Klasse 1 gebucht. Mit der Wareneinsatzermittlung wird der monatliche Verbrauch ermittelt und auf ein Konto der Klasse 5 umgebucht. |
Werden für einzelne Artikel oder Warengruppen andere Konten benötigt, muss die Kontentabelle angepasst bzw. müssen weitere Kontentabellen angelegt und zugeordnet werden.
Hinweis
| Falls bei der Warenannahme das Konto geändert wird, kann nach der WE-Zuordnung die Kontofindung neu angestoßen werden. Folgende Parameter sind dafür ausschlaggebend. Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Bearbeiten Eingangsrechnung
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Eingangsrechnung und Eingangslieferschein archivieren
Durch die Übernahme der Eingangsrechnungen via E-Mail bzw. BMD Scan gelangen diese in das Dokumentenmanagementsystem (NTCS DMS). Neben dem Archivieren der Eingangsrechnungen im DMS ist auch das Archivieren der Eingangslieferscheine zur Warenannahme von Vorteil. Dadurch werden sowohl die Eingangsrechnung als auch der Eingangslieferschein in der ER-Kontrolle angezeigt. Eine Kontrolle der Eingangsrechnung ist dadurch einfacher möglich.
Workflow in der ER-Kontrolle
Durch den Einsatz von Workflows in der ER-Kontrolle sind diverse Kontrollmöglichkeiten durch Mitarbeiter, Vorgesetzte bzw. Kontrollorgane möglich. Freigaben können so hierarchisch bzw. durch ein Mehr-Augen-Prinzip erfolgen.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der FIBU Themenhilfe ER-Workflow.
Ablauf Eingangsrechnungskontrolle mit Warenwirtschaft
Bei der ER-Kontrolle kann die Rechnung vom Lieferanten mit den Preisen, Rabatten und Aufschlägen lt. Warenannahme verglichen werden. Werden Einkaufspreise oder Einkaufswerte geändert, werden die Lagereinstandspreise über Differenzbuchungen im Lager korrigiert. Durch eine Lageraufrollung werden eventuelle Abgangsbuchungen mit den korrigierten Preisen bewertet. Wird mit der Eingangsrechnungskontrolle (ER-Kontrolle) gearbeitet, ergibt sich folgender Ablauf:
- Bestellung erfassen (Bestellerfassung)
- Warenannahme
- Warenannahme verbuchen (Ohne die Verbuchung der Warenannahme ist keine Zuordnung der Warenannahme zu einer Eingangsrechnung möglich.)
- Archivieren des Lieferscheins (In der Warenannahmeübersicht können per rechter Maustaste auf den Warenannahmekopf eingescannte Dokumente zugeordnet und archiviert werden.)
- Erfassen Eingangsrechnung in der FIBU (ER-Kontrolle)
- Zuordnung Warenannahme zu Eingangsrechnung (WE-Zuordnung)
- Kontrolle der Werte in der ER-Kontrolle (WE-Kontrolle)
- Vorkontierung der Eingangsrechnung
- Freigabe der Eingangsrechnung für die FIBU
- Buchen der Eingangsrechnung
- Lageraufrollung
- Statistikwerte neu ermitteln
Im Folgenden werden nicht alle Schritte dieses Ablaufs im Detail beschrieben, sondern nur jene Teile, welche die ER-Kontrolle betreffen.
Eingangsrechnung erfassen
In der Warenwirtschaft kann die ER-Kontrolle wie folgt geöffnet werden:
In den Einstiegsfeldern wird die Firma lt. CRM Parameter (Eigene Firma) inkl. der dazugehörigen FIBU vorgeschlagen. Informationen zu den Einstiegsfeldern finden Sie in der Fensterhilfe ER-Kontrolle unter dem Punkt Bereich Einstiegsfelder.
Hinweis
| Sollen alle Rechnungen angezeigt werden, muss der Eintrag im Feld "Mitarbeiter" entfernt werden. |
Im Übersichtsfenster ER-Kontrolle werden alle angelegten Eingangsrechnungen aufgelistet. Über die Combobox rechts oben können die Eingangsrechnungen gefiltert werden, z. B. "Neu erfasste", "Abgelehnte", "Alle nicht verbuchten", "Verbuchte" etc.
Die Eingangsrechnungen können auf mehrere Arten erfasst werden. Die einzelnen Varianten werden in der Themenhilfe ER-Kontrolle unter dem Punkt Varianten der Eingangsrechnungserfassung beschrieben, z. B.:
- Rechnungserfassung mit Dokument via BMD Scan: Wird mittels BMD Scan eine Eingangsrechnung erfasst, so ist bei dieser automatisch das gescannte Dokument zugeordnet.
- Neu aus elektronischer Rechnung (z. B. Import elektronischer Rechnungen via Databoximport/Verzeichnisimport)
- Manuelle Anlage "Neu"
Im Folgenden wird kurz die manuelle Anlage einer Eingangsrechnung beschrieben und danach die weiteren Schritte in der WWS (WE-Zuordnung und WE-Kontrolle).
Mit der F5-Funktion ("Neu") oder der Funktion "+" kann eine neue Eingangsrechnung angelegt werden. Dabei sind in der Rechnungskontrolle folgende Felder interessant:
- Interne Belegnummer
- Externe Belegnummer
- Belegdatum
- Valutadatum (Das Valutadatum ist das Datum, ab dem das Zahlungsziel bzw. die Skontofrist zu laufen beginnt.)
- Lieferantenkonto
- Rechnungsart (mit den Ausprägungen: Eingangsrechnung, Frachtrechnung, Spesenrechnung)
- Buchungstext
- Betrag (Standardmäßig wird beim Feld "Betrag" der Bruttobetrag eingegeben. Siehe dazu die FAQ Kann der Betrag in der Eingangsrechnung auch netto erfasst werden?)
Die einzelnen Bereiche des Fensters "Rechnungskontrolle" können über das Burger-Menü → Layout aktiviert bzw. deaktiviert werden.
WE-Zuordnung
Ist die Eingangsrechnung vorhanden, können verbuchte Warenannahmen der Eingangsrechnung zugeordnet werden. Manuell ist dies über die Funktion "WE-Zuordnung" möglich. Die Funktion ist nur verfügbar, wenn es verbuchte Warenannahmen gibt.
Über die WE-Zuordnung können Warenannahmen einer Eingangsrechnung zugeordnet werden.
Eine Zuordnung ist nur von verbuchten Warenannahmen möglich. Nicht verbuchte Warenannahmen und Lieferscheine mit einer gesetzten ER-Sperre werden bei der WE-Zuordnung nicht angezeigt und stehen damit nicht zur Auswahl. Der Lieferschein der Warenannahme kann nur so lange einer ER zugeordnet werden, bis die gesamte angelieferte Menge zugeordnet ist.
Die WE-Zuordnung ist im Standard in folgende Bereiche aufgeteilt:
- Wareneingänge: Nicht zugeordnete Warenannahmen (Lieferscheine) des Lieferanten.
- Wareneingangspositionen: Einzelne Warenannahmepositionen, die noch nicht zugeordnet sind.
- Zugeordnete Wareneingangspositionen: Warenannahmepositionen, die bereits zu dieser Eingangsrechnung zugeordnet sind.
- ER-Dokumentenvorschau
Mit dem Pfeil nach rechts werden einzelne Wareneingänge (Lieferscheine) oder Wareneingangspositionen zur Eingangsrechnung zugeordnet.
Soll die Zuordnung von Warenannahmepositionen wieder von der Eingangsrechnung entfernt werden, ist dies über den Pfeil nach links im Bereich "Zugeordnete Wareneingangspositionen" möglich.
Ist eine Eingangsrechnung bereits verbucht worden, können Warenannahmepositionen noch entfernt und/oder hinzugefügt werden. Die WE-Kontrolle kann erneut durchgeführt werden. Im Lager werden die entsprechenden Korrekturen automatisch erstellt.
Ist diese Funktion zur Änderung nach der Verbuchung nicht gewünscht, kann diese über Berechtigungen für einzelne Benutzer deaktiviert werden. Diese sind zu finden über Berechtigungen → Bereich Finanzbuchhaltung → Buchen → "ER-Kontrolle":
- WWS Kontrolle (verbuchte)
- WWS Zuordnung (verbuchte)
Jede Warenannahmeposition kann nur einmal einer Eingangsrechnung zugeordnet werden. Ausnahmen:
- Zuordnung von Teilmengen (siehe dazu ER-Menge der zugeordneten Warenannahmeposition ändern)
- Zuordnung zu Eingangsrechnungen mit den Rechnungsarten "Frachtrechnung" und "Spesenrechnung" (siehe dazu Rechnungsart)
Nach der WE-Zuordnung sind die zugeordneten Warenannahmepositionen auch im Reiter "WWS-Info" bei der Eingangsrechnung zu sehen. Im Standard ist der Reiter nicht eingeblendet. Der Reiter kann über das Burger-Menü → Layout eingeblendet werden.
Spezialfunktionen in der WE-Zuordnung
Auswahl von Warenannahmen anderer Lieferanten
Im Standard sind nur die Warenannahmen jenes Lieferanten, der in der Eingangsrechnung ausgewählt ist, zu sehen. Sollen die Warenannahmen aller Lieferanten angezeigt werden, kann die Combobox im Bereich "Wareneingänge" von "Nur lieferantenbez." auf "Alle" umgeschaltet werden.
Dies ist z. B. notwendig, wenn die Eingangsrechnung von einem abweichenden Rechnungsleger kommt, der noch nicht in der Bestellung angegeben worden ist.
Bestellungen mit abweichendem Rechnungsleger
Wird in einer Bestellung bereits ein abweichender Rechnungsleger angegeben und die Eingangsrechnung kommt von diesem Rechnungsleger, wird in der WE-Zuordnung auch die Warenannahme zu dieser Bestellung angezeigt.
Beispiel
| BES 5020 wird für Lieferant 300148 erstellt. Als Rechnungsleger wird auf der Bestellung der Lieferant 300001 hinterlegt.  Die Eingangsrechnung wird zum Lieferanten 300001 erfasst, weil dieser die Eingangsrechnung gesendet hat.  In der WE-Zuordnung steht trotzdem die Warenannahme des Lieferanten 300148 zur Verfügung, weil auf der Bestellung der Lieferant 300001 als Rechnungsleger hinterlegt ist.  |
Warenannahme in WE-Zuordnung öffnen
Mit der Funktion "Warenannahme" kann direkt die Warenannahme geöffnet werden, wenn z. B. noch eine Warenannahme zu einer Eingangsrechnung fehlt oder vor Erhalt der Eingangsrechnung nicht bekannt ist (z. B. bei Dienstleistungsrechnungen).
ER-Menge der zugeordneten Warenannahmeposition ändern
Wird mit der Eingangsrechnung nur ein Teil einer Warenannahmeposition verrechnet und soll nur diese Teilmenge der Eingangsrechnung zugeordnet werden, kann die Warenannahmeposition mit der Funktion "ER-Menge ändern" angepasst werden.
Die Funktion "ER-Menge ändern" ist zu finden im Fenster "WE-Zuordnung" im Bereich "Zugeordnete Wareneingangspositionen". Im Standard ist diese Funktion nicht eingeblendet. Die Funktion kann über das Burger-Menü → Menü eingeblendet werden.
Alternativ ist die Funktion "ER-Menge ändern" auch über rechte Maustaste aufrufbar.
Nach dem Ausführen der Funktion "ER-Menge ändern" öffnet sich das Fenster "Eingangsrechnungsmenge ändern". Die Gesamtmenge der Position wird angezeigt und die gewünschte Teilmenge kann eingegeben und übernommen werden.
Die Teilmenge wird dann im Feld "Zugeordnete Mengen" bei den zugeordneten Warenannahmepositionen angezeigt.
Die restliche Menge kann später einer anderen Eingangsrechnung zugeordnet werden.
ER-Sperre und ER-Status
Bestellungen und Warenannahmen können für die Zuordnung zur Eingangsrechnung gesperrt werden. Dabei stehen zwei Optionen zur Verfügung:
- ER-Sperre
- ER-Status
Die ER-Sperre kann bereits beim Lieferanten, am Erfassungskennzeichen oder am Bestellkopf aktiviert werden. Warenannahmen, die daraus entstehen, werden nicht in der WE-Zuordnung angezeigt. Bei Erfassungskennzeichen, für die eine Zuordnung zur Eingangsrechnung keinen Sinn macht, wird die ER-Sperre automatisch gesetzt (z. B. Ankäufe).
Der ER-Status kann über die Funktion "Für Eingangsrechnung sperren" in der Warenannahmeübersicht gesetzt werden. Wird eine Warenannahme für die Eingangsrechnung gesperrt, ist diese Warenannahme nicht in der WE-Zuordnung zu sehen. Das Aufheben des ER-Status ist über die Funktion "Für Eingangsrechnung entsperren" möglich. Gibt es Warenannahmen, die nicht mehr relevant für die Eingangsrechnung sind, können diese mit dieser Sperre versehen werden.
WE-Kontrolle
Ist die WE-Zuordnung durchgeführt worden, kann nun die Eingangsrechnung mit der zugeordneten Warenannahme verglichen werden.
In der WE-Kontrolle werden die zugeordneten Warenannahmen der Eingangsrechnung gegenübergestellt. Dadurch wird eine wertmäßige Kontrolle des zugeordneten Wareneingangslieferscheins mit dem Eingangsrechnungsbetrag ermöglicht.
Im oberen Bereich ist ersichtlich, um welche Eingangsrechnung (u. a. Belegnummer) es sich handelt. Dabei werden folgende Informationen der Eingangsrechnung dargestellt:
- Rechnungsart
- Kontonummer (Lieferant)
- Belegdatum
- Externe Belegnummer
- Interne Belegnummer
- Fibu
Im mittleren Bereich sind die zugeordneten Warenannahmepositionen mit den entsprechenden Werten ersichtlich.
Im unteren Bereich (Summenbereich) wird der Einkaufswert der Warenannahme (Einkaufswert exkl. USt, Steuer und Einkaufswert inkl. USt) dem Rechnungswert der Eingangsrechnung (Rechnungsbetrag inkl. USt) gegenübergestellt und die Differenz berechnet.
In der Dokumentenvorschau wird das zugeordnete Dokument der Eingangsrechnung angezeigt.
Ist eine Differenz vorhanden, soll zunächst analysiert werden, woher diese stammt. Aus Sicht der WWS dürfen Differenzen stehen bleiben, wenn diese nicht relevant für die Artikel sind. Sollen die ursprünglichen Warenannahmen mit den Abweichungen angepasst werden, stehen u. a. folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Einkaufspreis ändern
- Einkaufswert ändern
- Speseneingabe
- Differenz aufteilen (Alle Pos.)
- ER-Menge ändern
- ER-Gratismenge ändern
- Rabatte aufteilen und Aufschläge aufteilen
Hinweis
| Jede Änderung, die hier durchgeführt wird, führt bei lagergeführten Artikeln zu einer entsprechenden Wertkorrektur des Einstandspreises im Lager! Diese Korrektur im Lager findet schon mit dem Ausführen der jeweiligen Funktion statt, nicht erst beim Verbuchen der Eingangsrechnung. Die Differenzbuchung wird mit dem gleichen Lagerbuchungskennzeichen und dem identischen Lagerbuchungsdatum der ursprünglichen Warenannahme verbucht. Änderungen werden nicht auf die Bestellposition übergeben, sondern nur auf die Warenannahmeposition. |
Differenzen in der WE-Kontrolle verhindern nicht die Verbuchung in der FIBU. Der Eingangsrechnungsbetrag muss allerdings für die FIBU komplett kontiert sein. Sonst ist keine Verbuchung in die FIBU möglich.
Spezialfunktionen in der WE-Kontrolle
Funktion "Einkaufspreis speichern"
Das Ändern von Einkaufspreis bzw. Einkaufwert in der WE-Kontrolle bewirkt neben einer eventuellen Korrektur im Lager auch eine Änderung in den Warenannahmepositionen. Dies geschieht automatisch und hängt nicht mit der Funktion "Einkaufspreis speichern" zusammen.
Mit der Funktion "Einkaufspreis speichern" wird der Einkaufspreis der Position der WE-Kontrolle in die lieferantenbezogene Einkaufspreistabelle gespeichert. Die Funktion kann auch automatisch oder mittels Abfrage gestartet werden. Dies ist in folgendem Parameter einstellbar.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Preisspeicherung
Definition, ob beim Ausstieg aus der WE-Kontrolle der Einkaufspreis gespeichert werden soll, sofern dieser von der Preistabelle abweicht. 0 - Nein 1 - Ja: Der Einkaufspreis wird mit dem Tagesdatum (Ab-Datum) in die Lieferantenpreistabelle zurückgespeichert. Gibt es zu dem Lieferanten noch keinen lieferantenbezogenen Einkaufspreis, so wird eine neue Tabelle angelegt. 2 - Abfrage: Es erscheint eine Abfrage, ob der Einkaufspreis als neuer Einkaufspreis zurückgespeichert werden soll. |
Feld "Kontrolliert"
Das Feld "Kontrolliert" kann in der WE-Kontrolle bei den Positionen eingeblendet werden. Dieses Feld ist vorteilhaft bei langen Eingangsrechnungen mit vielen Positionen. Positionen, die kontrolliert worden sind, können manuell gekennzeichnet werden, um den Überblick bei der Kontrolle zu behalten. Mit der Funktion "Kontrolliert-Kennzeichen setzen/entfernen" wird das Kennzeichen gesetzt bzw. aufgehoben.
Vorkontierung
Nach dem Schließen der ER-Kontrolle kann automatisch vorkontiert werden, z. B. bei Betragsgleichheit zwischen Einkaufswert der Warenannahme und dem Rechnungswert der Eingangsrechnung.
Dazu gibt es folgenden Parameter im Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → WWS.
Werden Lieferscheine aus NTCS WWS zugeordnet, kann die Kontierung automatisch aus der WWS übernommen werden. 0 - keine automatische Vorkontierung 1 - autom. Vorkontierung bei Betragsgleichheit: Mit dieser Ausprägung werden die Positionen automatisch kontiert, wenn der Rechnungsbetrag mit der Erfassung in der WWS übereinstimmt. 2 - autom. Vorkontierung: Die Positionen werden automatisch kontiert, auch wenn der Rechnungsbetrag nicht mit der Erfassung in der WWS übereinstimmt. |
Die Funktion "Vorkontierung" kann ebenso manuell über das Fenstermenü → WWS aufgerufen werden. Über die Funktion werden die Buchungszeilen erzeugt. Diese sind danach im unteren Bereich der Eingangsrechnung zu sehen.
Bei der Kontierung wird definiert, auf welche Konten die Eingangsrechnung in der FIBU verbucht wird. Wichtig dabei ist, dass der Bruttogesamtbetrag der ER kontiert sein muss, um diese ER verbuchen zu können. Wird mit der WWS gearbeitet, werden die Konten durch die Kontenfindung in der Bestellung an die Warenannahme übergeben und über die WE-Zuordnung dann von der Warenannahme in die Kontierung.
Soll bei der ER-Kontrolle eine erneute Kontofindung erfolgen, ist der folgende Parameter zu aktivieren.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Bearbeiten Eingangsrechnung
Definition, ob eine Kontofindung nach WE-Zuordnung erfolgen soll. 0 - Nein: Die Konten werden von der Bestellposition gezogen. Fehlen auf der Bestellposition buchungsrelevante Daten wie z. B. Konto, Steuercode, Steuerprozentsatz, so erfolgt eine Neuermittlung. 1 - Ja: Die Konten werden anhand der am Artikel zugeordneten Kontentabelle neu ermittelt. 2 - Ja, aber nicht bei diversen Artikeln: Die Konten werden anhand der am Artikel zugeordneten Kontentabelle neu ermittelt. Für Diversartikel erfolgt keine Neuermittlung und somit wird das Konto anhand der Bestellposition gezogen. Hinweis: Das Datum für die Kontofindung kann mittels des Parameters "Datum für Kontofindung" definiert werden. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Bearbeiten Eingangsrechnung. |
Bei manuellen Warenannahmen erfolgt die Kontofindung über die Kontentabelle automatisch in der ER-Kontrolle.
In der FIBU gibt es auch die Möglichkeit, eine sofortige Kontierung einzustellen. Wird mit der WWS gearbeitet, ist die Empfehlung, dass der folgende Parameter deaktiviert ist, da sich ansonsten direkt nach der Erfassung der Eingangsrechnung das Kontierungsfenster öffnet. Die Vorkontierung soll erst nach WE-Zuordnung und WE-Kontrolle erfolgen.
Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein
0 - Nein: Nach dem Speichern der Erfassung der Eingangsrechnung öffnet sich zuerst das Freigabefenster. Nach der Freigabe kann in die Kontierung gewechselt werden. 1 - Ja: Nach dem Speichern der Erfassung der Eingangsrechnung wird automatisch sofort die Kontierungseingabe geöffnet – ausgenommen, es ist zu diesem Zeitpunkt bereits eine Kontierung (wenn auch nur unvollständig) vorhanden. Ist noch keine Kontierung vorhanden, öffnet sich erst beim Speichern der Kontierung die Freigabemaske. |
Eingangsrechnung freigeben und verbuchen
Damit eine Eingangsrechnung verbucht werden kann, muss der Rechnungsbetrag der ER vollständig kontiert sein und die ER muss freigegeben sein.
Auch bei verbuchten Eingangsrechnungen können Warenannahmen hinzugefügt bzw. entfernt werden. Die WE-Kontrolle kann erneut durchgeführt werden. Im Lager werden bei lagergeführten Artikeln die entsprechenden Korrekturen durchgeführt. Ist diese Funktion nicht gewünscht, kann diese über Berechtigungen für einzelne Benutzer deaktiviert werden.
Weitere Informationen finden Sie unter ER-Freigabe und Verbuchen in der FIBU Themenhilfe ER-Kontrolle.Spezialthemen
Rechnungsart
Gibt es zusätzliche Eingangsrechnungen, können die Warenannahmen diesen ebenfalls zugeordnet werden.
Bei der Anlage einer Eingangsrechnung wird das Feld "Rechnungsart" im Standard mit der Ausprägung "Eingangsrechnung" vorgeschlagen. Die Warenannahme kann nur so lange einer Eingangsrechnung mit Rechnungsart "Eingangsrechnung" zugeordnet werden, bis die gesamte angelieferte Menge zugeordnet ist. Handelt es sich bei der Eingangsrechnung aber um eine Frachtrechnung oder um eine Spesenrechnung, kann das Feld "Rechnungsart" entsprechend umgestellt werden. Die Warenannahme, die bereits einer ER zugeordnet ist, lässt sich zu solchen weiteren Eingangsrechnungen zuordnen. Das Feld "Rechnungsart" kann nur geändert werden, wenn zu der Eingangsrechnung noch keine Warenannahme zugeordnet ist.
Die Zuordnung der Warenannahmen zu Fracht- und Spesenrechnungen erzeugt automatisch Differenzen in der WE-Kontrolle. Mit der Aufteilung der Differenzen werden die ursprünglichen Warenzugangswerte korrigiert. Handelt es sich um lagergeführte Artikel, wird im Lager eine zusätzliche Korrekturbuchung zur ursprünglichen Warenannahme erstellt.
Werden die Differenz und somit die Zusatzkosten auf die Warenannahme aufgeschlagen, müssen diese Werte auch auf die gleichen Konten gebucht werden wie die Wareneingänge zuvor.
Ausnahme: Gibt es ergänzende Eingangsrechnungen (z. B. Frachtkosten oder/und Spesen) für Warenannahmen, die nur zur Information zugeordnet werden, muss keine Aufteilung der Differenz erfolgen. Diese haben dann aber keine Auswirkung auf die ursprünglichen Warenzugangswerte und somit auch nicht auf die Lagerwerte der Artikel. Werden die Differenzen nicht aufgeteilt, muss manuell auf gewünschte Aufwandskonten kontiert werden.
Im Folgenden finden Sie Informationen zu Fracht- und Spesenrechnung.
Frachtrechnung
Um eine Warenannahme einer Frachtrechnung zuordnen zu können, muss in der Eingangsrechnung die Rechnungsart "Frachtrechnung" ausgewählt werden.
Die Warenzuordnung der entsprechenden Lieferscheine erfolgt wie in der WE-Zuordnung beschrieben. In diesem Fall werden jedoch nicht nur die Warenannahmen zum Bestelllieferanten angezeigt, sondern die Warenannahmen zu allen Lieferanten, weil z. B. die Frachtrechnung von einem Spediteur verrechnet wird. Ausnahme: Warenannahmen, die bereits einer Frachtrechnung zugeordnet sind, werden hier im Standard nicht angezeigt.
Standardmäßig kann eine Warenannahmeposition nur einer Frachtrechnung zugeordnet werden. Soll es aber eine Mehrfachzuordnung geben, kann folgender Parameter gesetzt werden:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Zuordnung:
Definition, ob sich eine Wareneingangsposition auf mehrere Frachtrechnungen beziehen kann. |
Bei einer Frachtrechnung sind in der WE-Kontrolle zusätzliche Funktionen verfügbar.
In der WE-Kontrolle können die Frachtkosten (Rechnungsbetrag der Frachtrechnung) auf die Positionen aufgeteilt werden. Dazu die gewünschte Position markieren und die Funktion "Frachtkosten ändern" ausführen. Eine Mehrfachauswahl von Positionen ist möglich.
Der restliche Ablauf entspricht den Eingangsrechnungen mit der Rechnungsart "Eingangsrechnung". Auch bei der Frachtrechnung findet die Korrektur im Lager schon mit dem Ausführen der jeweiligen Funktion statt. Die Differenzbuchung wird auch hier mit dem gleichen Lagerbuchungskennzeichen und dem identischen Lagerbuchungsdatum der ursprünglichen Warenannahme verbucht.
Spesenrechnung
Ähnlich wie die Frachtrechnung können auch Spesenrechnungen erfasst werden. Zu diesen können auch wieder Warenannahmen zugeordnet werden.
Um eine Warenannahme einer Spesenrechnung zuordnen zu können, muss in der Eingangsrechnung die Rechnungsart "Spesenrechnung" ausgewählt werden.
Die Warenzuordnung der entsprechenden Warenannahmen erfolgt wie in der WE-Zuordnung beschrieben. In diesem Fall werden jedoch nicht nur die Warenannahmen zum Bestelllieferanten angezeigt, sondern die Warenannahmen zu allen Lieferanten.
Bei Spesenrechnungen können Warenannahmen immer mehreren Spesenrechnungen zugeordnet werden.
In der WE-Kontrolle können die Spesen auf die Positionen aufgeteilt werden.
Der restliche Ablauf entspricht den Eingangsrechnungen mit der Rechnungsart "Eingangsrechnung". Auch bei der Spesenrechnung findet die Korrektur im Lager schon mit dem Ausführen der jeweiligen Funktion statt. Die Differenzbuchung wird auch hier mit dem gleichen Lagerbuchungskennzeichen und dem identischen Lagerbuchungsdatum der ursprünglichen Warenannahme verbucht.
Automatisches Öffnen des Freigabe-Fensters
Soll das Fenster "ER-Freigabe" nicht automatisch nach dem Speichern der Eingangsrechnung geöffnet werden, kann dies über den folgenden Parameter eingestellt werden.
Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein
Mit diesem Parameter kann festgelegt werden, ob sich nach dem Neuerfassen oder Bearbeiten einer Eingangsrechnung das Freigabefenster automatisch öffnen soll. 0 - Nein 1 - Ja Wird die Auswahl "Ja" (öffnen des Freigabefensters) gewählt, ist dies nur möglich, wenn noch kein Workflow gestartet/hinterlegt worden ist. |
Fremdwährung
Wird mit Fremdwährungen gearbeitet, ist bei der ER-Kontrolle darauf zu achten, dass bei Eingangsrechnungen die Kurse im Standard nicht mit dem Kehrwert erfasst werden. Da aber in der Warenwirtschaft immer mit dem Kehrwert der Kurse gearbeitet wird, ist dies bei der ER-Kontrolle zu berücksichtigen.
Manuelle Kursänderungen in Bestellungen (z. B. wenn ein Kurs vereinbart und dieser für die Bestellung fixiert worden ist), müssen bei der Erfassung der Eingangsrechnung ebenfalls manuell erfasst werden. Dabei ist beim manuellen Erfassen von Kursen in der ER-Kontrolle auf das Feld "Kurs ist Kehrwert" zu achten.
Wird der Kurs der Bestellung eingetragen (also als Kehrwert), muss das Feld "Kurs ist Kehrwert" auf "Ja" gestellt werden.
Automatische WE-Zuordnung
Die automatische WE-Zuordnung kann über folgende Optionen erfolgen:
- Manuell über das Feld "Lieferschein-Nr." in der Eingangsrechnung
- Manuell über den Reiter "Rechnungspositionen" in der Eingangsrechnung
- Automatisch über ebInterface
Manuell über das Feld "Lieferschein-Nr." in der Eingangsrechnung
Soll ein einzelner Wareneingangslieferschein einer Eingangsrechnung zugeordnet werden, kann die Lieferscheinnummer der Warenannahme im Feld "Lieferschein-Nr." am Eingangsrechnungskopf eingetragen werden.
In der WE-Zuordnung ist die Warenannahme automatisch der Eingangsrechnung zugeordnet.
Manuell über den Reiter "Rechnungspositionen" in der Eingangsrechnung
Sollen mehrere Wareneingänge einer Eingangsrechnung automatisch zugeordnet werden, können in der ER-Kontrolle im Reiter "Rechnungspositionen" die Lieferscheinnummern beim Feld "Liefer-Nr." hinterlegt werden. Wichtig ist dabei die Auswahl der Option "Lieferschein-Nr." beim Feld "Positionsart".
In der WE-Zuordnung sind dann die Warenannahmen zugeordnet.
Automatisch über ebInterface
Bei ebInterface erfolgt die Zuordnung lt. Einstellung der folgenden Parameter.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Automatische Zuordnung bei ebInterface
Definition, ob eine automatische Zuordnung der Wareneingänge beim Verarbeiten der Eingangsrechnungen mittels ebInterface erfolgen soll. 0 - Nein: Die Wareneingänge müssen manuell zugeordnet werden. 1 - Ja: Es wird ein Zuordnungsvorschlag ermittelt. Kriterien sind Lieferant, Lieferscheinnummer, Bestellnummer, Lieferscheindatum, Artikel (Lieferantenartikel) ... | |
Definition, ob bei aktivierter "automatischer Zuordnung der Wareneingänge (Parameter "Automatische Zuordnung der Wareneingänge") eine Prüfung auf die Lieferscheinnummer erfolgen soll. 0 - Nein, ohne LFS-Nr. erfolgt keine Zuordnung: Wenn keine Lieferscheinnummer lt. Eingangsrechnung vorhanden ist, erfolgt keine Zuordnung zu einem Wareneingang. 1 - Ja, wenn LFS-Nr. gleich oder leer: Eine automatische Zuordnung der Wareneingänge erfolgt nur dann, wenn die Lieferscheinnummer lt. Wareneingang mit der Lieferscheinnummer lt. Eingangsrechnung übereinstimmt. Ist die Lieferscheinnummer der Eingangsrechnung "leer", erfolgt die Zuordnung nach den Kriterien "Lieferant", "Bestellnummer" und, wenn aktiviert, "Lieferdatum" (Parameter "Berücksichtigung Lieferdatum") und "Artikelnummer" (Parameter "Berücksichtigung Artikelnummer"). 2 - Ja, es erfolgt keine Prüfung: Es erfolgt keine Prüfung auf die Lieferscheinnummer, sondern nur auf die Kriterien "Lieferant", "Bestellnummer" und, wenn aktiviert, "Lieferdatum" (Parameter "Berücksichtigung Lieferdatum") und "Artikelnummer" (Parameter "Berücksichtigung Artikelnummer"). | |
Definition, ob bei aktivierter automatischer Zuordnung der Wareneingänge eine Prüfung auf das Lieferdatum erfolgen soll. 0 - Nein: Unabhängig vom Lieferdatum werden die Wareneingänge automatisch zugeordnet. 1 - Ja: Eine automatische Zuordnung der Wareneingänge erfolgt nur dann, wenn das Lieferscheindatum lt. Wareneingang mit dem Lieferdatum lt. Eingangsrechnung übereinstimmt. | |
Definition, ob bei aktivierter "automatischer Zuordnung der Wareneingänge" eine Prüfung auf die Artikelnummer erfolgen soll. 0 - Nein: Unabhängig von der Artikelnummer werden die Wareneingänge automatisch zugeordnet. 1 - Ja: Eine automatische Zuordnung der Wareneingänge erfolgt nur dann, wenn die Artikelnummer lt. Wareneingang mit der Artikelnummer lt. Eingangsrechnung übereinstimmt. |
Diese Parameter sind im Standard wie folgt eingestellt.
| Automatische Zuordnung der Wareneingänge | Ja |
| Berücksichtigung der Lieferscheinnummer | Ja, wenn LFS-Nr. gleich oder leer |
| Berücksichtigung des Lieferdatums | Ja |
| Berücksichtigung der Artikelnummer | Ja |
Im Standardformat ist die Lieferscheinnummer vorhanden und es wird lt. Parameter automatisch zugeordnet. Kontrolliert werden kann dies im Reiter "Rechnungspositionen" in der ER-Kontrolle.
Hinweis
| Auch eine nachträgliche automatische Zuordnung erfolgt, wenn die Eingangsrechnung bereits importiert oder manuell angelegt worden ist. Ist die Eingangsrechnung noch nicht verbucht, so erfolgt nach der WE-Zuordnung auch, je nach Parametereinstellung, die automatische Vorkontierung über die zugeordneten Lieferscheindaten. |
Dafür ist ein Stapel mit der Funktion "WWS WE Zuordnung & Vorkontierung" (MCS_MDFIBUERBUCHUNGMGR_WWS_ZUORDNUNG_VORKONTIERUNG) notwendig. In den Stapelparametern sind Firmennummer und Fibu anzugeben.
Voraussetzungen für die nachträgliche automatische WE-Zuordnung inkl. Vorkontierung – wenn die ER noch nicht verbucht ist – sind:
Beim Feld "Fibu" empfehlen wir, die Option "Aktuelle FIBU" anstelle einer bestimmten Fibu auszuwählen, da ansonsten der Stapel mit Jahreswechsel angepasst werden muss.
Voraussetzungen für die nachträgliche automatische WE-Zuordnung inkl. Vorkontierung – wenn die ER noch nicht verbucht ist – sind:
- Der FIBU Parameter "Automatische Vorkontierung" muss auf die Ausprägung "1 – autom. Vorkontierung bei Betragsgleichheit" oder "2 – autom. Vorkontierung" eingestellt sein. Der Parameter ist zu finden im Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → WWS.Werden Lieferscheine aus NTCS WWS zugeordnet, kann die Kontierung automatisch aus der WWS übernommen werden.0 - keine automatische Vorkontierung1 - autom. Vorkontierung bei Betragsgleichheit: Mit dieser Ausprägung werden die Positionen automatisch kontiert, wenn der Rechnungsbetrag mit der Erfassung in der WWS übereinstimmt.2 - autom. Vorkontierung: Die Positionen werden automatisch kontiert, auch wenn der Rechnungsbetrag nicht mit der Erfassung in der WWS übereinstimmt.
- Die WWS Parameter für ebInterface (siehe oben) müssen entsprechend eingestellt sein.
Wird die Eingangsrechnung über die FIBU Funktion importiert, so wird das Feld "Positionsart" im Reiter "Rechnungspositionen" in der Eingangsrechnung automatisch befüllt.
Automatische Differenzaufteilung
Die automatische Differenzaufteilung kann im Zuge der WE-Zuordnung erfolgen. Toleranzgrenzen können am Lieferanten (und dessen Rückfallebenen), am Artikel bzw. am Lieferantenartikel hinterlegt werden. Ist auf keiner der Ebenen ein Wert hinterlegt, erfolgt keine automatische Aufteilung.
Folgende Einstellungen sind dafür notwendig:
Parameter
Folgender Parameter muss für die Eingangsrechnung in der WWS aktiviert sein.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Allgemein
Definition, ob Differenzen bei Eingangsrechnungen automatisch aufgeteilt werden sollen. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja |
Für die automatische Aufteilung der Fracht- und Spesenrechnung gibt es eigene Parameter.
Damit eine automatische Aufteilung der Differenzen erfolgt, muss beim folgenden FIBU Parameter die Ausprägung "autom. Vorkontierung bei Betragsgleichheit" ausgewählt sein.
Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → WWS
Werden Lieferscheine aus NTCS WWS zugeordnet, kann die Kontierung automatisch aus der WWS übernommen werden. 0 - keine automatische Vorkontierung 1 - autom. Vorkontierung bei Betragsgleichheit: Mit dieser Ausprägung werden die Positionen automatisch kontiert, wenn der Rechnungsbetrag mit der Erfassung in der WWS übereinstimmt. 2 - autom. Vorkontierung: Die Positionen werden automatisch kontiert, auch wenn der Rechnungsbetrag nicht mit der Erfassung in der WWS übereinstimmt. |
Sollen Warenannahmen automatisch zugeordnet werden, sind die Einstellungen lt. dem Punkt Automatische WE-Zuordnung vorzunehmen.
Stammdaten
Folgende Einstellungen sind auf den Stammdaten zu treffen:
Lieferant
Am Lieferanten können die Toleranzgrenzen betragsmäßig oder in Prozent hinterlegt werden:
| Max. Nettowertabweichung | Bei der maximalen Nettowertabweichung kann der Betrag hinterlegt werden, bis zu dem eine automatische Aufteilung der Wertdifferenz erfolgen soll. Sobald dieser Betrag erreicht wird, erfolgt keine automatische Differenzaufteilung. Der Betrag ist immer in der Währung der Firma zu hinterlegen. Weitere Informationen dazu sind zu finden unter Automatische Differenzaufteilung in der Themenhilfe ER-Kontrolle mit WWS. |
| Bei der Wertabweichung in Prozent kann der Prozentsatz hinterlegt werden, bis zu dem eine automatische Aufteilung erfolgen soll. Sobald dieser Prozentsatz erreicht wird, erfolgt keine automatische Differenzaufteilung. Weitere Informationen dazu sind zu finden unter Automatische Differenzaufteilung in der Themenhilfe ER-Kontrolle mit WWS. |
Die Hinterlegung ist auch bei den Lieferantengruppen und im folgenden Parameter möglich.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standardkunden-/-lieferantenkennzeichen
Bei der maximalen Nettowertabweichung kann der Betrag hinterlegt werden, bis zu dem eine automatische Aufteilung der Wertdifferenz erfolgen soll. Sobald dieser Betrag erreicht wird, erfolgt keine automatische Differenzaufteilung. Der Betrag ist immer in der Währung der Firma zu hinterlegen. Weitere Informationen dazu sind zu finden unter Automatische Differenzaufteilung in der Themenhilfe ER-Kontrolle mit WWS. | |
Bei der Wertabweichung in Prozent kann der Prozentsatz hinterlegt werden, bis zu dem eine automatische Aufteilung erfolgen soll. Sobald dieser Prozentsatz erreicht wird, erfolgt keine automatische Differenzaufteilung. Weitere Informationen dazu sind zu finden unter Automatische Differenzaufteilung in der Themenhilfe ER-Kontrolle mit WWS. |
Eine Kombination beider Felder ist möglich. Die automatische Differenzaufteilung erfolgt nur dann, wenn beide Werte innerhalb der Toleranzgrenzen liegen.
Artikel
Auch am Artikel kann die maximale Nettowertabweichung sowie die Wertabweichung in Prozent hinterlegt werden.
Weiters hat das Feld "Spesenaufteilung" des Artikels Auswirkung auf die automatische Spesenaufteilung. Nur wenn "nach Wert" eingestellt ist, werden die Spesen aufgeteilt. Die Ausprägung "nach Gewicht" hat keine Auswirkung.
Ist dieses Feld auf "Keine Spesenaufteilung" gestellt, so wird dies auch bei der automatischen Spesenaufteilung berücksichtigt.
Für dieses Feld gibt es Rückfallebenen auf den Warengruppen.
Lieferantenartikel
Die maximale Nettowertabweichung und die Wertabweichung in Prozent können auch beim Lieferantenartikel hinterlegt werden.
Automatische Differenzaufteilung in der ER-Kontrolle
Wird eine Eingangsrechnung erfasst, kann die WE-Zuordnung manuell oder automatisch erfolgen. Geschieht die Zuordnung automatisch, so wird schon beim Speichern der Eingangsrechnung geprüft, ob es Differenzen gibt und ob diese innerhalb der definierten Abweichungen liegen.
Die Toleranzgrenzen wirken sich nur bei Eingangsrechnungen mit der Rechnungsart "Eingangsrechnung" aus. Diese haben keine Auswirkung bei Fracht- bzw. Spesenrechnungen.
Die Hinterlegung der Toleranzgrenzen auf den Stammdaten kann kombiniert werden. Folgende Reihenfolge gilt für die Ermittlung:
- Lieferantenartikel
- Artikel
- Lieferant
Liegen die Differenzen außerhalb der Grenzen, so erfolgt keine automatische Differenzaufteilung. Dies kann über verschiedene Kontrollmöglichkeiten nachverfolgt werden. Mehr Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt Kontrollmöglichkeiten.
Liegen die Differenzen innerhalb der Grenzen, wird automatisch aufgeteilt.
Die Prüfung erfolgt in folgenden Schritten:
- Schritt 1: Parameterprüfung
Zunächst wird geprüft, ob die automatische Differenzaufteilung aktiviert ist. Ist diese nicht aktiviert, wird keine automatische Differenzaufteilung durchgeführt. - Schritt 2: Prüfung der Positionszuordnung
Sind im FIBU Reiter "Rechnungspositionen" Positionen erfasst, muss jeder Rechnungsposition mindestens eine Warenannahmeposition zugeordnet sein. Fehlt eine Zuordnung, wird die automatische Differenzaufteilung abgebrochen. - Schritt 3: Prüfung auf manuelle Spesen
Sind für die Eingangsrechnung bereits manuell erfasste Spesen vorhanden, erfolgt keine automatische Differenzaufteilung. - Schritt 4: Ermittlung der maximalen Abweichung
Für alle Positionen wird die zulässige maximale Abweichung ermittelt. Die Toleranzgrenzen werden von den Stammdaten in der folgenden Reihenfolge ermittelt (Lieferantenartikel, Artikel, Lieferant). Zusätzlich wird geprüft, ob Positionen ohne hinterlegte maximale Abweichung vorhanden sind. - Schritt 5: Berechnung der Spesenverteilung
Die Spesen werden auf die Positionen verteilt. Anschließend wird geprüft, ob die berechnete Verteilung die zulässigen maximalen Abweichungen einhält.
Nur wenn alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen werden, wird die automatische Differenzaufteilung übernommen.
Bei Fracht- und Spesenrechnungen werden alle Differenzen ohne Berücksichtigung der Grenzen aufgeteilt. Ob Differenzen bei Fracht- bzw. Spesenrechnungen aufgeteilt werden, hängt von der Einstellung des jeweiligen Parameters ab.
Die Aufteilung erfolgt, indem rechnerisch die Gesamtdifferenz auf alle Positionen aufgeteilt wird. Es wird anhand des Wertes der Position aufgeteilt.
Bei Eingangsrechnungen in Fremdwährung wird der Betrag in Stammwährung umgerechnet und mit den Toleranzgrenzen verglichen.
Kontrollmöglichkeiten bei automatischer Differenzaufteilung
Logdatei
Wird eine automatische Spesenaufteilung gestartet, so wird dies in der Logdatei "WWSERKONTROLLE.LOG" mitprotokolliert. Dabei werden zwei Zeilen erstellt. In der ersten Zeile sind die Daten der Eingangsrechnung zu sehen. In der zweiten Zeile ist zu sehen, ob die Aufteilung möglich ist oder nicht.
Beispiel
| Logdatei-Eintrag bei einer erfolgten Aufteilung:  Logdatei-Eintrag bei einer nicht möglichen Aufteilung:  |
Fenster "Automatische Spesenaufteilung"
Eine weitere Kontrolle ist über das Fenster "Automatische Spesenaufteilung" möglich. Dieses kann über die WE-Kontrolle → Extras geöffnet werden. Falls diese Funktion nicht verfügbar ist, muss diese über das Burger-Menü aktiviert werden.
Im Fenster "Automatische Spesenaufteilung" ist ersichtlich, ob die Aufteilung innerhalb der Toleranzen erfolgt ist oder nicht. Bei den Feldern "Ist-Abweichungswert", "Ist-Abweichung in %", "Max. Nettoabweichung", "Wertabweichung in %" sowie in der Summenzeile werden mit Mouseover die Berechnungsdetails angezeigt.
Beispiel
| Kann eine Differenz nicht automatisch auf die Spesen aufgeteilt werden, wird dies z. B. mit dem Text "Die Spesen können nicht aufgeteilt werden, weil die Abweichung außerhalb des erlaubten Bereichs liegt." angezeigt.  |
Beispiel
| Sind die Spesen automatisch aufgeteilt worden, wird im Text angezeigt, dass keine Differenzen bestehen.  |
Die Spalten im Fenster "Automatische Spesenaufteilung" zeigen folgende Inhalte an:
| Ist-Abweichungswert | Zeigt den errechneten Abweichungswert in Stammwährung zum Eingangsrechnungswert an. Mit Mouseover wird der Wert in Stamm- und Eingangsrechnungswährung angezeigt. |
| Ist-Abweichung in % | Zeigt den errechneten Abweichungsprozentsatz an. Mit Mouseover wird die Berechnungsformel angezeigt. |
| Max. Nettoabweichung | Zeigt die hinterlegte maximale Nettoabweichung in Stammwährung an. Mit Mouseover wird der Wert in Stamm- und Eingangsrechnungswährung angezeigt. Zusätzlich wird die Herkunft der Daten angezeigt. |
| Wertabweichung in % | Zeigt die hinterlegte maximale Abweichung in Prozent an. Mit Mouseover wird die Herkunft der Daten angezeigt. |
Im Kopfbereich ist das Gesamtergebnis ersichtlich. Folgende Anzeigetexte sind möglich:
| √ Es bestehen keine Differenzen. | Der aktuelle Gesamtwert der Position ist gleich der Eingangsrechnung. Eine Spesenaufteilung ist nicht notwendig. |
| √ Alle Abweichungen innerhalb der Grenze. | Der aktuelle Gesamtwert der Eingangsrechnung weicht ab, aber die Differenzen sind innerhalb der maximalen Abweichung. |
| X Die Spesen können nicht aufgeteilt werden, weil die Zuordnungen nicht vollständig sind. | Nicht alle Rechnungspositionen/Lieferscheinnummern haben eine Zuordnung. |
| X Spesen können nicht aufgeteilt werden, da nicht alle Positionen durch Grenzwerte abgedeckt sind. | Es muss entweder für jede Position oder für den Gesamtwert eine maximale Abweichung festgelegt werden. |
| X Die Spesen können nicht aufgeteilt werden, weil bereits Spesen erfasst wurden. | Es sind bereits manuelle Spesen erfasst worden, daher ist eine automatische Spesenaufteilung nicht möglich. |
| X Die Spesen können nicht aufgeteilt werden, weil die Abweichung außerhalb des erlaubten Bereichs liegt. | Der aktuelle Gesamtwert der Eingangsrechnung weicht ab und die Differenzen überschreiten die maximale Abweichung. |
Zusätzlich gibt es pro Position eine eigene Darstellung des Prüfungsergebnisses:
| leer | Keine Abweichungsprüfung möglich. |
 | Der Wert der Position ist innerhalb der maximalen Abweichung. |
 | Der Wert überschreitet die maximale Abweichung. |
Sind Toleranzgrenzen (Max. Nettoabweichung und Wertabweichung in %) in den Stammdaten definiert, obwohl nicht mit der automatischen Differenzaufteilung gearbeitet wird, ist in diesem Fenster die Schaltfläche "Spesen übernehmen" verfügbar, wenn alle Kontrollen positiv sind.
Eingangsrechnungspositionen
Im Bereich der Eingangsrechnungspositionen gibt es das Feld "Speseninfo-Kennz.", das anzeigt, ob Spesen vorhanden sind und woher diese stammen.
Dabei gibt es folgende Ausprägungen:
| Undefiniert | Der Position sind keine Spesen zugeordnet oder die Herkunft der Spesen ist nicht bekannt (z. B. alte Daten). |
| Manuelle Spesen | Die Spesen wurden im Fenster "WE-Kontrolle" vergeben. |
| Wareneingang | Die Spesen wurden aus dem zugehörigen Wareneingang übernommen. |
| Automatisch | Die Spesen wurden durch die automatische Spesenaufteilung erzeugt. Nur bei dieser Kennzeichnung werden vorhandene Spesen neu aufgeteilt, wenn sich der Betrag der Eingangsrechnung nachträglich ändert. |
Durch die Kennzeichnung wird sichergestellt, dass manuelle Anpassungen durch den Anwender erhalten bleiben, während automatisch berechnete Spesen jederzeit neu ermittelt werden können.
Beispiel
| Die Differenz wurde automatisch aufgeteilt. Das Speseninfo-Kennzeichen zeigt daher "Automatisch" an.  Wird der Betrag der Eingangsrechnung geändert, werden die Spesen automatisch angepasst, wenn diese gesamt innerhalb der Grenzen liegen. |
Zahlungskonditionen überprüfen
Wenn die Zahlungskondition der erfassten Eingangsrechnung mit der Zahlungskondition der Bestellung überprüft werden soll, kann der folgende Parameter aktiviert werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Zuordnung
Definition, ob bei der WE-Zuordnung kontrolliert werden soll, ob die Zahlungskonditionen der Bestellung mit der Zahlungskondition von der ER-Kontrolle übereinstimmen. Hinweis: Wird in der Bestellung und auf der Eingangsrechnung keine Zahlungskondition angegeben, so fällt das Programm auf die Einstellung vom Kontenstamm (FIBU) und vom Lieferantenstamm (CRM) zurück. |
Ist der Parameter aktiviert und die Zahlungskondition weicht ab, kommt eine entsprechende Meldung.
Automatisierung der Funktionen nach der ER-Kontrolle
Die Funktionen "Lageraufrollung" und "Statistik nachermitteln" können per Stapel regelmäßig automatisch durchgeführt werden.
Die Stapelfunktionen können als Stapelschritte in einem Stapel eingestellt werden und über die geplante Ausführung kann dieser Stapel täglich ausgeführt werden:
AVE-Datensatz aus der ER-Kontrolle anlegen
Aus der ER-Kontrolle können Datensätze für die Auftragsvorerfassung angelegt werden, damit diese dann weiterverrechnet werden können. Dafür steht die Funktion "Auftragsvorerfassung" in der ER-Kontrolle zur Verfügung.
Mit dem Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster "Ausgangsrechnung erfassen". Dort können die gewünschten Positionen erfasst werden.
Sollen die zugeordneten Warenannahmepositionen automatisch in das Fenster übernommen werden, kann der folgende Parameter aktiviert werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Zuordnung
Definition, ob beim Ausführen der Funktion "Auftragsvorerfassung" im Fenster "ER-Kontrolle" → Fenstermenü → Funktionen die Artikel, Mengen und Projekte der Wareneingangspositionen in die Auftragsvorerfassung übernommen werden. Somit können auf Basis dieser Daten in weiterer Folge einfach Ausgangsrechnungen erzeugt werden. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja Hinweis: Die automatische Übernahme wird nur dann durchgeführt, wenn noch keine Positionen in der Auftragsvorerfassung vorhanden sind. |
Wenn der Parameter aktiviert ist und bereits Positionen erfasst bzw. nach der Übernahme geändert worden sind, werden beim erneuten Ausführen der Funktion "Auftragsvorerfassung" nicht noch einmal die Warenannahmepositionen übernommen.
ER-Stornoverbuchung
Wird eine Eingangsrechnung storniert, wird eine Kopie der Eingangsrechnung mit gedrehtem Vorzeichen erzeugt. Das ER-Storno wird nicht automatisch verbucht.
Die WE-Zuordnung wird automatisch aus der stornierten ER entfernt.
Neue Rechnung vom Lieferanten
Sendet der Lieferant eine neue Rechnung, stehen zwei Varianten zur Verfügung. Entscheidend dabei ist, ob die ursprüngliche Eingangsrechnung verbucht ist.
Ursprüngliche Eingangsrechnung ist noch nicht verbucht
Eine neue korrigierte Eingangsrechnung mit gleicher Rechnungsnummer (keine Gutschrift) wird vom Lieferanten gesendet. Wenn die ursprüngliche Eingangsrechnung noch nicht verbucht ist, kann die Eingangsrechnung korrigiert werden. Die weiteren Schritte wie WE-Zuordnung und WE-Kontrolle können geprüft werden. Im DMS ist es von Vorteil, die Eingangsrechnung als neue Version zu speichern.
Ursprüngliche Eingangsrechnung ist verbucht
Eine neue korrigierte Eingangsrechnung mit neuer Rechnungsnummer wird vom Lieferanten gesendet. Wenn die ursprüngliche Eingangsrechnung verbucht ist, muss es eine Gutschrift oder ein Storno für die ursprüngliche Eingangsrechnung geben.
Die Vorgehensweise dabei ist:
- Warenannahmepositionen von der ursprünglichen Eingangsrechnung entfernen.
- Gutschrift ohne Zuordnung der Warenannahmepositionen (Rechnungsart "Eingangsrechnung") erfassen.
- Neue Eingangsrechnung erfassen und wie im Standard behandeln (mit WE-Zuordnung und WE-Kontrolle).
Gutschrift
Wenn bereits die ursprüngliche Eingangsrechnung vollständig abgeschlossen ist, kann die Gutschrift als neue Eingangsrechnung erfasst und über die WE-Zuordnung zugeordnet werden. Im Folgenden ist die Beschreibung von zwei Varianten zu finden.
Gutschrift für Rücksendung an den Lieferanten
Durch das Erfassen von Rücklieferungen an Lieferanten (BER) wird ein negativer Wareneingangslieferschein erstellt. Dieser Wareneingangslieferschein kann in der ER-Kontrolle über die WE-Zuordnung der Gutschrift mit der Rechnungsart "Eingangsrechnung" zugeordnet werden.
Gutschrift für Wertminderung
Soll sich durch die Gutschrift eines Lieferanten nur der Warenwert ändern, so muss diese Gutschrift mit der Rechnungsart "Spesenrechnung" mit einem negativen Betrag angelegt werden. In der WE-Zuordnung werden dann die entsprechenden Warenannahmepositionen ausgewählt. Durch die Zuordnung der betroffenen Warenannahmepositionen entsteht eine negative Wertdifferenz. Durch die Möglichkeiten der Aufteilung bzw. Korrektur der Einkaufspreise werden die ursprünglichen Warenannahmepositionen angepasst. Bei lagergeführten Artikeln werden in Folge auch die Lagerwerte geändert.
Teil- und Schlussrechnung
Das Erfassen von Teil- und Schlussrechnungen ist in der ER-Kontrolle möglich.
Weitere Informationen finden Sie unter Buchen mit Teil- und Schlussrechnung in der FIBU Themenhilfe ER-Kontrolle.Rechnungsplan
Damit der Rechnungsplan zu einer Eingangsrechnung aufgerufen werden kann, darf keine WE-Zuordnung zur Eingangsrechnung bestehen. Rechnungsplan und WE-Zuordnung schließen einander gegenseitig aus.
Die Rechnungsplanzuordnung ist zu finden im Fenster ER-Kontrolle → Fenstermenü → WWS → Rechnungsplan.
Im Fenster Rechnungsplan zuordnen sind alle Bestellungen aufgelistet, zu denen ein Rechnungsplan zugeordnet worden ist. Bei Bedarf können in der Rechnungsplanzuordnung noch Änderungen der Rechnungsplanpositionen vorgenommen werden.
WE-/RE-Verbuchung
Eingangsrechnungen können mittels WE-/RE-Verbuchung vorab verbucht werden, um diese ohne Warenannahmen abzugrenzen oder im Kontrolllauf befindliche Eingangsrechnungen in die richtige Buchungsperiode zu buchen.
Wenn die Ware noch unterwegs ist, die Eingangsrechnung aber bereits aus verschiedenen Gründen verbucht werden soll, kann mit der nachträglichen Zuordnung der Warenannahme ein automatisches WE-/RE-Storno ausgelöst werden oder die Eingangsrechnung kann vorab gebucht werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe WE-/RE-Verbuchung:Warenbeschaffungskosten (WBK)
Unter Warenbeschaffungskosten (WBK) sind alle Kosten zu verstehen, die zur Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen vom Unternehmen aufgewendet werden (z. B. Frachtkosten, Verpackungskosten).
WBK haben im Vergleich zur einfachen Spesenaufteilung in der WE-Kontrolle den Vorteil, dass je WBK-Art (automatisch) kontiert werden kann.
Werden die WBK bereits bei der Bestellung erfasst, wenn der Lieferant seinen Auftrag inklusive der voraussichtlichen Bezugskosten bestätigt, ist dies von Vorteil. Dadurch werden die WBK bereits möglichst genau in der Zahlungsplanliste bzw. bei der WE-/RE-Verbuchung berücksichtigt. Gegebenenfalls muss dann auch in der ER-Kontrolle keine Korrektur mehr erfolgen.
Beispiel
| Bestellt werden zwei Artikel mit einer Menge von je 10 Stk. zu 10 EUR (gesamter Warenwert = 200 EUR). Die Frachtkosten betragen 50 EUR. Für die Verpackung fallen 20 EUR an. Im Reiter "Warenbeschaffungskosten" in der Bestellerfassung können diese Warenbeschaffungskosten manuell erfasst werden.  In diesem Fenster kann über "Extras" das Fenster "Details zu Warenbeschaffungskosten" aufgerufen werden. Dort ist die wertmäßige Aufteilung der WBK je Bestellposition ersichtlich.  Beim Druck der Bestellung werden diese Warenbeschaffungskosten nicht angedruckt. In der Zahlungsplanliste wird der Bestellwert inkl. WBK dargestellt (200 EUR Warenwert + 70 EUR WBK = 270 EUR).  Auch in der WE-/RE-Verbuchung werden die Warenbeschaffungskosten berücksichtigt. In der ER-Kontrolle werden jene Warenbeschaffungskosten automatisch angezeigt, die für die jeweilige Rechnungsart lt. WBK-Kategorien angelegt sind. In diesem Fall wird die Verpackung der Bestellung in der WE-Kontrolle angezeigt, da die WBK-Kategorie "4 - Verpackung" für die Rechnungsart "Eingangsrechnung" eingestellt ist.  Die Fracht von 50 EUR wird bei dieser Eingangsrechnung nicht angezeigt, sondern erst, wenn eine Eingangsrechnung mit der Rechnungsart "Frachtrechnung" erfasst wird. Sollen weitere Warenbeschaffungskosten bereits bei der Eingangsrechnung erfasst werden, können die entsprechenden Funktionen genutzt werden. Zu finden sind diese Funktionen im Fenster "WE-Kontrolle" → Fenstermenü → Funktionen: |
Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Warenbeschaffungskosten.FAQ
Eingangsrechnung erfassen
WE-Zuordnung
Wie kann die Zuordnung der Warenannahme zu einer Eingangsrechnung erfolgen?
Kann die Zuordnung einer Warenannahme auch zu einer bereits verbuchten Eingangsrechnung erstellt werden?
Wie kann die Zuordnung der Warenannahme zu einer Eingangsrechnung erfolgen?
Kann die Zuordnung einer Warenannahme auch zu einer bereits verbuchten Eingangsrechnung erstellt werden?
Warum ist in der ER-Kontrolle der Menüpunkt "WWS" nicht zu sehen?
Wie kann die Kontenfindung nach der WE-Zuordnung neu angestoßen werden?
Wie kann die Kontenfindung nach der WE-Zuordnung neu angestoßen werden?
WE-Kontrolle
Wie kann in der ER-Kontrolle das Konto oder der Steuerprozentsatz geändert werden?
Wann kann in der WE-Kontrolle der Einkaufspreis in Einkaufspreiseinheit geändert werden?
Spezialthemen
Muss ich die Eingangsrechnung stornieren, wenn ich der ER den falschen Lieferschein zugeordnet habe?
