FAQ ER-Kontrolle mit WWS
Grundlegende Informationen zum Thema "Eingangsrechnungskontrolle mit Warenwirtschaft" finden Sie in der Themenhilfe ER-Kontrolle mit WWS.Eingangsrechnung erfassen
Kann in der ER-Kontrolle festgelegt werden, wann eine Rechnung zur Zahlung fällig ist?
Aufgrund der Hinterlegung in den Feldern "ZZiel" (Zahlungsziel) und "SktoTage" (Skonto-Tage) kann festgelegt werden, wann die Zahlung fällig ist. Zusätzlich kann im Feld "Valutadatum" eingestellt werden, ab wann die Zahlungsfrist zu laufen beginnt, falls diese vom Belegdatum abweichend sein soll.
Beispiel
 | Valutadatum: 01.07. Zahlungsziel: 30 Tage Somit muss die Zahlung bis 31.07. erfolgen.  |
Gibt es eine Möglichkeit, ein Valutadatum bei der Eingangsrechnung festzulegen?
Im Feld "Valutadatum" am Kopf der Eingangsrechnung kann das Valutadatum für eine Eingangsrechnung hinterlegt werden.
Hier kann das Valutadatum der Rechnung übergeben werden. Bei der Eingabe wird eine Meldung ausgegeben, wenn das Valutadatum um mehr als ein Jahr vom Belegdatum abweicht. Wird das Valutadatum manuell eingegeben oder automatisch übernommen mittels Makro oder Parametereinstellung Valutadatum = Tagesdatum, wird anstatt des Belegdatums das Valutadatum für die Fälligkeitsberechnung herangezogen. Den o. a. Parameter finden Sie in der ER-Kontrolle unter Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Vorschlagswert Valutadatum. |
Werden die Konten neu ermittelt, wenn bei der Eingangsrechnung eine zur Bestellung abweichende UID-Nummer eingetragen wird?
Wenn der folgende Parameter aktiviert ist, werden die Konten neu ermittelt, sobald eine abweichende UID-Nummer in der Eingangsrechnung ausgewählt wird.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Bearbeiten Eingangsrechnung
Definition, ob Konten bei abweichender UID-Nummer in der ER-Kontrolle neu ermittelt werden sollen. 0 - Nein (Standard bei Kundeninstallationen vor Version 28.45) 1 - Ja (Standard bei Neukunden ab Version 28.45) Beispiel Ein Lieferant hat eine österreichische und eine deutsche UID-Nummer hinterlegt. Die Bestellung wird mit der österreichischen UID-Nummer angelegt. Somit werden Steuercode "2" und der Steuerprozentsatz ermittelt. Der Lieferant kann fallweise je nach Warenverfügbarkeit auch aus Deutschland liefern. Eine Eingangsrechnung kommt aus Deutschland (i. g. Erwerb) und die ursprüngliche Kontierung ist nicht mehr korrekt. Auf der Eingangsrechnung kann beim Feld "UID-Nummer" in dem Fall die deutsche UID-Nummer ausgewählt werden. Ist der Parameter aktiv, so werden die Konten bzw. Steuerinformationen beim Ändern der UID-Nummer neu ermittelt. Hinweis Die Konten werden auch dann neu ermittelt, wenn der Eingangsrechnung schon Warenannahmen zugeordnet sind und die UID-Nummer geändert wird. |
Kann der Betrag in der Eingangsrechnung auch netto erfasst werden?
Im Standard wird der Betrag der Eingangsrechnung brutto im Feld "Betrag" erfasst. Allerdings gibt es die Möglichkeit, den Rechnungsbetrag auch netto einzugeben, damit es z. B. nicht zu Rundungsdifferenzen kommt.
Dazu kann der Betrag im Feld "Betrag (netto)" erfasst werden.
Über den folgenden Parameter kann gesteuert werden, ob dieser Nettobetrag für den Vergleich zwischen Warenannahme und Eingangsrechnung verwendet werden soll.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Bearbeiten Eingangsrechnung
Definition, ob ein Vergleich des "Nettobetrags" zwischen Wareneingang und Eingangsrechnung erfolgen soll. 0 - Nein: Der Vergleich erfolgt anhand des "Bruttobetrags". 1 - Ja, Nettobetragseingabe: Nur wenn auf der Eingangsrechnung der "Nettobetrag" erfasst wird, erfolgt ein Vergleich. Ansonsten wird mit dem "Bruttobetrag" verglichen. 2 - Ja, Nettobetrag oder fixer Prozentsatz: Nur wenn auf der Eingangsrechnung der "Nettobetrag" oder ein "fixer Prozentsatz" erfasst wird, erfolgt ein Vergleich. Ansonsten wird mit dem "Bruttobetrag" verglichen. Bei Eingabe "fixer Prozentsatz" wird der "Nettobetrag" der Eingangsrechnung mit dem eingegebenen Prozentsatz errechnet und danach mit dem "Nettobetrag" lt. Wareneingang verglichen. |
WE-Zuordnung
Wie kann die Zuordnung der Warenannahme zu einer Eingangsrechnung erfolgen?
Im Fenster ER-Kontrolle wird zunächst die gewünschte Eingangsrechnung markiert. Dann kann über das Fenstermenü → WWS die "WE-Zuordnung" geöffnet werden. Befinden Sie sich bereits in der Rechnungskontrolle, kann die WE-Zuordnung auch über das Fenstermenü → WWS → WE-Zuordnung geöffnet werden. In der WWS ER-Kontrolle (WE-Zuordnung) können Sie die gewünschten Warenannahmen der Eingangsrechnung zuordnen.
Nähere Informationen dazu erhalten Sie in der Themenhilfe ER-Kontrolle mit WWS unter dem Punkt WE-Zuordnung.
Kann die Zuordnung einer Warenannahme auch zu einer bereits verbuchten Eingangsrechnung erstellt werden?
Ist eine Eingangsrechnung bereits verbucht worden, können Warenannahmepositionen noch entfernt und/oder hinzugefügt werden. Die WE-Kontrolle kann wie gehabt erneut durchgeführt werden. Im Lager werden die entsprechenden Korrekturen durchgeführt
Ist diese Funktion zur Änderung nach der Verbuchung nicht gewünscht, kann diese über Berechtigungen für einzelne Benutzer deaktiviert werden. Diese sind zu finden über Berechtigungen → Bereich Finanzbuchhaltung → Buchen → "ER-Kontrolle":
- WWS Kontrolle (verbuchte)
- WWS Zuordnung (verbuchte)
Wie oft kann eine Warenannahme einer Eingangsrechnung zugeordnet werden?
Die Zuordnung einer Warenannahme zu einer Eingangsrechnung mit der Rechnungsart "Eingangsrechnung" ist einmal möglich.
Die gleiche Warenannahme kann im Standard dann noch ein weiteres Mal einer Eingangsrechnung mit der Rechnungsart "Frachtrechnung" und uneingeschränkt Eingangsrechnungen mit der Rechnungsart "Spesenrechnung" zugeordnet werden.
Hat eine Warenannahme mehrere Positionen, kann der Wareneingangslieferschein so lange einer Eingangsrechnung mit der Rechnungsart "Eingangsrechnung" zugeordnet werden, bis alle Positionen und deren gesamte Mengen einer Eingangsrechnung zugeordnet sind.
Müssen Warenannahmen als gesamter Lieferschein bzw. alle Positionen und Mengen auf einmal einer Eingangsrechnung zugeordnet werden?
Nein, es können auch einzelne Warenannahmepositionen und auch Teilmengen von Warenannahmepositionen einer Eingangsrechnung zugeordnet werden.
Sollen nur einzelne Wareneingangspositionen einer Eingangsrechnung zugeordnet werden, kann der Pfeil nach rechts im Bereich "Wareneingangspositionen" verwendet werden.
Sollen Teilmengen davon zugeordnet werden, kann die Funktion "ER-Menge ändern" im Bereich "Zugeordnete Wareneingangspositionen" verwendet werden (siehe dazu ER-Menge der zugeordneten Warenannahmeposition ändern).
Wo sehe ich, welche Eingangsrechnung zur Warenannahme gehört?
In der Warenannahmeübersicht kann der Reiter Eingangsrechnungen eingeblendet werden.
Dort ist zu sehen, welche Eingangsrechnung der ausgewählten Warenannahme zugeordnet ist. Im Standard sind die Felder "Int. Beleg-Nr." (interne Belegnummer) und "Ext. Beleg-Nr." (externe Belegnummer) eingeblendet. Die externe Belegnummer enthält die Belegnummer lt. Rechnung (Rechnungsnummer), wenn diese bei der Erfassung der Eingangsrechnung eingetragen wird.
Warum ist in der ER-Kontrolle der Menüpunkt "WWS" nicht zu sehen?
Der Menüpunkt "WWS" mit den Funktionen "WE-Zuordnung" und "WE-Kontrolle" ist im Fenster "ER-Kontrolle" erst sichtbar, wenn in der Firma eine verbuchte Warenannahme existiert. Ist dies bereits der Fall, kontrollieren Sie bitte über das Burger-Menü → Menü, ob die Funktionen für die WWS aktiviert sind.
Wie kann die Kontenfindung nach der WE-Zuordnung neu angestoßen werden?
Über folgende Parameter wird gesteuert, ob eine Kontenfindung nach der WE-Zuordnung erfolgen soll:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Bearbeiten Eingangsrechnung
Definition, ob eine Kontofindung nach WE-Zuordnung erfolgen soll. 0 - Nein: Die Konten werden von der Bestellposition gezogen. Fehlen auf der Bestellposition buchungsrelevante Daten wie z. B. Konto, Steuercode, Steuerprozentsatz, so erfolgt eine Neuermittlung. 1 - Ja: Die Konten werden anhand der am Artikel zugeordneten Kontentabelle neu ermittelt. 2 - Ja, aber nicht bei diversen Artikeln: Die Konten werden anhand der am Artikel zugeordneten Kontentabelle neu ermittelt. Für Diversartikel erfolgt keine Neuermittlung und somit wird das Konto anhand der Bestellposition gezogen. Hinweis: Das Datum für die Kontofindung kann mittels des Parameters "Datum für Kontofindung" definiert werden. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Bearbeiten Eingangsrechnung. | |
Definition, welches Datum bei der Kontoneuermittlung nach der WE-Zuordnung verwendet wird. 0 - Wareneingangsdatum (Standard): Für die Neuermittlung der Konten wird das Wareneingangsdatum herangezogen. 1 - ER-Belegdatum: Das Belegdatum der Eingangsrechnung wird für die Kontoneuermittlung verwendet. Hinweis: Die Kontoneuermittlung nach der WE-Zuordnung kann mit dem Parameter "Neue Kontofindung" aktiviert werden. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Bearbeiten Eingangsrechnung. | |
Am Artikelstamm ist es möglich, über das Feld "Kennzeichen Kontentabelle" (MCA_ARL_KFG_BETRAGGRKZ) eine Betragsgrenze zu hinterlegen. Definition, ob eine Kontoneuermittlung bei Betragsgrenze erfolgen soll. 0 - Automatische Überprüfung + Abfrage: Ist am Artikel eine Betragsgrenze hinterlegt, so erfolgt eine Kontoneuermittlung. Wird auf Grund dieser ein neues Konto ermittelt, so erfolgt eine Abfrage, ob das Konto lt. Bestellung oder lt. Neuermittlung verwendet werden soll. 1 - Automatische Überprüfung + Übernahme: Ist am Artikel eine Betragsgrenze hinterlegt, so erfolgt eine Kontoneuermittlung. Wird auf Grund dieser ein neues Konto ermittelt, so wird dieses automatisch als neues Konto herangezogen. 2 - Keine Überprüfung: Es erfolgt keine Überprüfung und somit wird das Konto lt. Bestellposition verwendet. Hinweis: Auf der Kontentabelle kann im Feld "Kz" (MCA_WKP_BETRAGGRKZ) die Betragsgrenze hinterlegt werden. Es wird nicht nur das Konto, sondern auch der Steuercode, Steuerprozentsatz neu ermittelt. |
Können Lieferscheine automatisch zur Eingangsrechnung zugeordnet werden?
Lieferscheine aus der Warenannahme werden der Eingangsrechnung dann vollautomatisch zugeordnet, wenn es sich um eine elektronische Rechnung handelt. Diese muss entweder im XML-Format bereitgestellt werden, oder es wird ein PDF-Dokument mit eingebettetem XML-Datei verwendet.
Die Rechnungen können im Fenster ER-Kontrolle über das Fenstermenü → Import → "Neu aus elektronischer Rechnung" importiert werden. Danach muss die Eingangsrechnung noch gespeichert werden, anschließend ist die Warenannahme zugeordnet. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Automatisch über ebInterface.
Ist keine elektronische Rechnung vorhanden kann, sofern es sich nur um einen Lieferschein handelt, im Eingangsrechnungskopf das Feld "Lieferschein-Nr." befüllt werden, mehr Informationen dazu erhalten Sie unter Manuell über das Feld "Lieferschein-Nr." in der Eingangsrechnung.
Wenn mehrere Lieferscheine einer Eingangsrechnung zugeordnet werden sollen, so müssen die einzelnen Lieferscheinnummern unter Rechnungspositonen in der Eingangsrechnung eingetragen werden, weitere Informationen dazu finden Sie unter Manuell über den Reiter "Rechnungspositionen" in der Eingangsrechnung.
Warum sind keine Ankäufe in der WE-Zuordnung ersichtlich?
Auf Ankäufen wird automatisch die ER-Sperre gesetzt und daher sind diese nicht in der WE-Zuordnung ersichtlich. Im Standard ist bei bestimmten Erfassungskennzeichen automatisch die ER-Sperre eingestellt. Unter diese Erfassungskennzeichen fallen auch jene für den Ankauf. Auch bei der Neuanlage von Erfassungskennzeichen mit der Art "Ankauf" wird die Sperre gesetzt.
Warenannahmen aus dem Modul "Ankauf" werden generell nicht in der ER-Kontrolle abgebildet.
Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Ankaufserstellung.Kann eine Bestellung einer Eingangsrechnung zugeordnet werden?
Bestellungen können nicht direkt einer Eingangsrechnung zugeordnet werden. Zu einer Bestellung muss zuerst eine Warenannahme erfasst und verbucht werden. Diese Warenannahme kann dann einer Eingangsrechnung zugeordnet werden.
WE-Kontrolle
Wie kann in der ER-Kontrolle das Konto oder der Steuerprozentsatz geändert werden?
In der ER-Kontrolle kann in der WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle) die Funktion "Konto und Prozentsatz ändern" über das Fenstermenü → Funktionen aufgerufen werden. Die Änderung kann für eine oder mehrere Positionen vorgenommen werden.
Hinweis
 | Diese Änderungen werden nicht auf die Bestellung zurückgespeichert. |
Wann kann in der WE-Kontrolle der Einkaufspreis in Einkaufspreiseinheit geändert werden?
Es gibt die Möglichkeit, in der WE-Kontrolle den Einkaufspreis in Einkaufspreiseinheit zu ändern, sobald Einkaufseinheit (EK-EH) und Einkaufspreiseinheit (EK-PEH) in der Bestellung voneinander abweichen.
In der Funktion "Einkaufspreis ändern" ist sofort ersichtlich, dass es eine abweichende Einkaufspreiseinheit auf der zugrunde liegenden Bestellung gibt, wenn die Funktion "Preis in Einkaufspreiseinheit" verfügbar ist.
Wird die Funktion "Preis in Einkaufspreiseinheit" ausgeführt, ist die abweichende Einkaufspreiseinheit sofort neben dem Feld "Einkaufspreis" zu sehen.
Soll wieder auf den Preis in Einkaufseinheit gewechselt werden, kann die Funktion "Preis in Einkaufspreiseinheit" wieder deaktiviert werden.
Wo sind die Änderungen nach der WE-Kontrolle ersichtlich?
Werden z. B. Differenzen aufgeteilt oder Spesen eingegeben, ist dies nach dem Ausführen der Funktion auf den Warenannahmepositionen und auf der Lagerbuchung ersichtlich.
In den Warenannahmepositionen ist der korrigierte Wert in den Feldern "Einkaufswert" und "EP" ersichtlich.
Im Lagerjournal wird zusätzlich zur ursprünglichen Lagerbuchung eine zweite Lagerbuchung mit Menge 0, dem gleichen Buchungsdatum und dem gleichen Lagerbuchungskennzeichen erstellt. Der Wert der Speseneingabe ist im Feld "Wert +/-" zu sehen. Im Feld "Quelle" ist der Hinweis "ER-Korrektur" ersichtlich.
Rechnungsart
Was ist der Unterschied zwischen Frachtrechnung und Spesenrechnung?
In der ER-Kontrolle kann im Feld "Rechnungsart" anstatt einer Eingangsrechnung auch eine Frachtrechnung oder Spesenrechnung gewählt werden.
Einer Warenannahme kann im Standard nur eine Eingangsrechnung mit der Rechnungsart "Frachtrechnung" zugeordnet werden (z. B. Lieferkosten durch Spedition). Jedoch können einer Warenannahme mehrere Eingangsrechnungen mit der Rechnungsart "Spesenrechnung" zugeteilt werden (z. B. Zoll).
Nähere Informationen finden Sie in der Themenhilfe ER-Kontrolle mit WWS unter dem Punkt Rechnungsart.
Wie können Zusatzkosten zu einer Warenannahme erfasst werden?
Zusatzkosten, die mit einer eigenen Eingangsrechnung verrechnet werden, können als Fracht- oder Spesenrechnung angelegt werden. Zu dieser kann eine Warenannahme erneut zugeordnet werden. Dadurch ergibt sich eine Differenz in der WE-Kontrolle. Wird diese Differenz aufgeteilt, wirkt sich dies auf den Wert der Warenannahmepositionen aus. In weiterer Folge wird bei lagergeführten Artikeln der Lagerwert korrigiert.
Nähere Informationen finden Sie in der Themenhilfe ER-Kontrolle mit WWS unter dem Punkt Rechnungsart.
Welche Möglichkeiten gibt es, Zusatzkosten oder abweichende Betragswerte auf die Warenannahme aufzuteilen und muss dies zwingend gemacht werden?
Zusatzkosten können z. B. als eigene Fracht- oder Spesenrechnung angelegt werden. Siehe dazu die FAQ Wie können Zusatzkosten zu einer Warenannahme erfasst werden?
Eine andere Möglichkeit ist, dass sich eine Differenz über die Eingabe eines erhöhten Rechnungsbetrags der Eingangsrechnung ergibt und diese Differenz dann aufgeteilt wird. Weiters können auch Spesen in der WE-Kontrolle eingegeben werden.
Zusatzkosten müssen nicht auf die Warenannahmen aufgeteilt werden, auch nicht, wenn Zusatzkosten über eigene Eingangsrechnungen verrechnet werden. Sinnvoll ist eine Aufteilung, damit die Warenannahmepositionen und Lagerwerte korrigiert werden, aber aus programmtechnischer Sicht ist es nicht zwingend notwendig.
Nähere Informationen finden Sie in der Themenhilfe ER-Kontrolle mit WWS unter dem Punkt Rechnungsart.
Spezialthemen
Muss eine Eingangsrechnung storniert werden, damit die Warenannahme bearbeitet werden kann?
Das Stornieren der Eingangsrechnungsverbuchung ist nicht notwendig.
Warenannahmen können zum Teil bearbeitet werden, auch wenn diese verbucht sind. Siehe dazu die FAQ Kann ich eine Warenannahme nach dem Verbuchen ändern?
Ist für die Bearbeitung das Stornieren der Warenannahme notwendig, ist dies nur möglich, wenn die Warenannahme noch keiner Eingangsrechnung zugeordnet ist.
Ist eine Warenannahme bereits einer Eingangsrechnung zugeordnet, muss zuerst die Zuordnung in der ER-Kontrolle aufgehoben werden, damit das Stornieren möglich ist. Beim Stornieren der Warenannahme ist dies in folgendem Hinweis ersichtlich: "Fehler bei der Wareneingangsstornierung! Warenannahme kann nicht storniert werden, da Eingangsrechnungsdaten existieren!"
Über die WE-Zuordnung kann die Zuordnung entfernt werden und die Warenannahme über die Warenannahmeübersicht storniert werden. Siehe dazu die FAQ Wie storniere ich eine Warenannahme?
Muss ich die Eingangsrechnung stornieren, wenn ich der ER den falschen Lieferschein zugeordnet habe?
Die Zuordnung eines Wareneingangslieferscheins kann auch nach der Verbuchung der Eingangsrechnung geändert werden. Das Stornieren der Eingangsrechnung ist dafür nicht notwendig.
 | Siehe auch: |