Grundlegende Informationen zur NTCS FIBU finden Sie unter Erste Schritte.

Mit unserem Lernvideo Die neue FLEX-Oberfläche in der ER-Kontrolle  wollen wir Ihnen einen kleinen Überblick über das neue Layout verschaffen.

1. Allgemein

Ein Austausch der Buchhaltung inklusive ER-Kontrolle mit Dokumenten zwischen Steuerberater und Klient ist nicht möglich. Alternative: Cloud bei BMD oder beim Steuerberater!

Für das NTCS Programm "Eingangsrechnungskontrolle" werden zusätzlich auch webbasierende Softwarelösungen angeboten:

1.1. Einstieg – flexibles Layout

Der Einstieg erfolgt über: Finanzbuchhaltung → Buchen und Vorerfassungen → ER-Kontrolle

Die ER-Kontrolle verfügt über ein flexibles Layout und enthält sowohl fixe als auch optionale Bereiche. Über die Layoutgestaltung  können die verschiedenen Bereiche getrennt von einander sowohl im Übersichtsfenster als auch im Erfassungs-/Detailfenster individuell angepasst werden.

In manchen Bereichen sind im Standard nicht alle möglichen Funktionen eingeblendet, welche jedoch über das Burgermenü  hinzugefügt werden können.

Einen allgemeinen Überblick zum Aufbau und zur Layoutgestaltung des ER-Kontrolle-Fensters mit Informationen zu den Einstiegsfeldern sowie zu den Funktionen für das Rechnungsübersichtsfenster finden Sie in der Fensterhilfe ER-Kontrolle - Übersichtsfenster bzw. für das Erfassungsfenster im Punkt Erfassung, Bearbeitung und Speicherung der ER oder in der Fensterhilfe ER-Kontrolle - Erfassungs-/Detailfenster.

Mit unserem Lernvideo Layoutgestaltung in der ER-Kontrolle wollen wir Ihnen einen kleinen Überblick zu den Einstellungsmöglichkeiten verschaffen.

Änderungen im Layout werden automatisch userbezogen beim Verlassen der Layoutgestaltung gespeichert. Sollen Layouteinstellungen für mehrere oder alle User oder soll ein neuer Standard festgelegt werden, kann dies im jeweiligen Programm in der NTCS im Burger-Menü unter "Administration" erfolgen. Eine nähere Beschreibung zu den hier gelisteten Funktionen finden Sie in der Onlinehilfe Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design im Punkt Administration.

Wie Sie als Administrator generell in der NTCS das flexible Layout für einen bestimmten User oder gesamt für alle User gestalten/kopieren oder die Änderung der Layoutgestaltung durch die einzelnen Benutzer sperren können, wird im Lernvideo  Wie administriere ich die Layouts und Sichtbarkeiten in Fenstern mit flexiblen Layouts? gezeigt.

Es wird empfohlen, Änderungen bzw. die Speicherung von Standardlayouts an Randzeiten bzw. nur wenn alle anderen Benutzer das betroffene Fenster geschlossen haben, durchzuführen, um Konflikte zu vermeiden.

Die Gestaltung der Spalten und Felder in der ER-Kontrolle kann individuell in der Feldauswahl  des jeweiligen Fensters/Bereiches mit rechter Maustaste oder rechts oben im jeweiligen Fenster/Bereich über die weiteren Funktionen  und Extras bzw. mit Strg + F9 aufgerufen, geändert und gespeichert werden.

Eine Übersicht und genaue Beschreibung zur gesamten Feldauswahl finden Sie in den nachfolgenden Punkten bzw. kann diese zum betroffenen Feld mit der Funktionstaste F1 aufgerufen werden.

Hinweis 

Erscheint bei Eingabe bzw. Bestätigung der FIBU die Meldung "Buchen nicht möglich, da die Buchhaltungssperre am FIBU-Stamm gesetzt ist!" überprüfen Sie Ihre Eingaben und entfernen Sie bei Bedarf nach Abklärung mit dem in der Fehlermeldung angegebenen Benutzer die Sperre in den Firmen- und FIBU-Stammdaten in der jeweiligen FIBU im Feld "BH-Sperre". Ursache kann z. B. sein, dass beim Export der gesamten FIBU eine Sperre gesetzt wurde, damit nicht weitergebucht werden kann. Erscheint bei Eingabe bzw. Bestätigen der FIBU die Meldung "Buchen nicht möglich, da Konsolidierungskennzeichen "UVA-Konsolidierung" hinterlegt ist!", ändern Sie bitte Ihre Eingaben. FIBUs mit diesem Kennzeichen dürfen nicht bebucht werden und dienen rein steuerlichen Auswertungen.

1.2. ER-Kontrolle Übersichtsfenster

1.2.1. Allgemeine Informationen zum Übersichtsfenster

Nachdem alle notwendigen Rechnungsdaten erfasst, kontrolliert und bearbeitet worden sind, können diese in der Erfassungsmaske gespeichert und freigegeben werden.

Die Beschreibung zur ER-Freigabe finden Sie im gleichlautenden Punkt nachfolgend in dieser Dokumentation.

Die Beschreibung zur Rechnungskontierung und zur Kostendatenerfassung finden Sie in den nachfolgenden gleichlautenden Punkten.

Hinweis 

Sowohl in der Rechnungsübersicht als auch beim neu Erfassen bzw. Bearbeiten können Dokumente (auch mehrere Dokumente) mittels Drag & Drop auf die gewünschte Eingangsrechnung übernommen werden. Halten Sie beim Ziehen der Dokumentenzuordnung die Strg-Taste gedrückt, wird die Dokumentenzuordnung kopiert und mit der Umschalt-Taste verschoben. Unabhängig vom ER-Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" wird ein mit Drag & Drop hinzügefügtes Dokument immer sofort archiviert. Wird ein Dokument zugeordnet, öffnet sich die Beschlagwortungsmaske und die Werte aus der Eingangsrechnung werden automatisch übernommen.  Weitere Informationen dazu finden Sie unter Archivierung E-Mail und/oder Zuordnung weiterer Dateitypen.

Solange die Eingangsrechnung nicht vollständig erfasst und anschließend freigegeben wird, kann diese unabhängig von einer vollständigen Kontierung nicht verbucht werden. In diesem Fall wird in der Rechnungsübersicht ein Sperrsymbol im Feld "Buchen-Sperre" angezeigt.

1.2.2. Bereiche in der Rechnungsübersicht

1.2.2.1. Bereich Einstiegsfelder

Die Feldauswahl  für diesen Bereich können Sie mit rechter Maustaste oder rechts oben über die weiteren Funktionen  und Extras bzw. mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten.

Beim Feld "Mitarbeiter" kann durch Klick auf das Mitarbeitersymbol auf Knopfdruck vom eigenen Mitarbeiter auf "leer" bzw. "kein Mitarbeiter" und wieder zurück auf den eigenen Mitarbeiter gewechselt werden. Die Funktion ist nur verfügbar, wenn der Mitarbeiter laut Berechtigungen gewechselt werden darf und die dazu nötige Berechtigung "ER - Ansehen Alle (nicht nur eigene)" hat.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Einstellungsmöglichkeiten des Parameters Mitarbeiter Vorschlag.

1.2.2.2. Bereich Eingangsrechnungen

Hinweis 

In diesem Bereich haben Sie auch die Möglichkeit die Fibu-Checkliste bzw. Fibu-Notiz anzulegen bzw. aufzurufen oder zu starten falls bereits eine angelegt wurde. Um Sie bei Ihren laufenden Aufgaben zu unterstützen, gibt es im Programm eine Standardcheckliste für die FIBU. Diese fasst die vielen einzelnen Arbeitsschritte vom Beginn einer Buchhaltung bis hin zum Jahresabschluss in einem strukturierten Ablauf zusammen. Diese Vorlage können Sie als Ihre eigene Checkliste übernehmen oder individuell auf Ihre betriebsinternen Abläufe anpassen. Voraussetzung für die Verwendung einer Fibu-Checkliste ist die Hinterlegung des Parameters "Verzeichnis für externe Dokumente" unter: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Checkliste - Einstellungen Genaue Informationen zur Vorlagengestaltung entnehmen Sie bitte der Dokumentation Checkliste - Vorlagengestaltung. Informationen zur Abarbeitung entnehmen Sie bitte der Dokumentation Checklisten abarbeiten. Um eine allgemeine Notiz explizit für diese Fibu zu erfassen oder einsehen zu können, klicken Sie das Symbol für die Notiz im Bereich Eingangsrechnungen an. Sowohl für die Fibu-Checkliste als auch die Fibu-Notiz ist eine eigene Berechtigung erforderlich. Fehlen die entsprechenden Rechte sind die Symbole nicht sichtbar.

	Rechnung ist vollständig und zum Buchen freigegeben.
	- Rechnung ist vollständig, aber noch nicht zum Buchen freigegeben. - Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus – "Alt + S"), aber zum Buchen freigegeben.
	Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus – "Alt + S") und noch nicht zum Buchen freigegeben.
	Unklarer Status der Verbuchung Wenn bei der Verbuchung aus der ER-Kontrolle Probleme auftreten und danach abgebrochen wird, wird der Buchungsstatus der betroffenen Rechnungen automatisch auf "unklar" gesetzt. Wird die Verbuchung erneut gestartet, wird folgende Hinweismeldung angezeigt: "Es wurden Rechnungen mit einem nicht eindeutigen Status der Verbuchung gefunden. Die betroffenen Rechnungen sind im Logfile aufgelistet. Der Status der Rechnung wurde automatisch korrigiert." Es wird geprüft, ob es zu den betroffenen Rechnungen bereits Buchungen in der Fibu gibt, oder ob die Verbuchung fehlgeschlagen ist. Entsprechend dem Ergebnis wird der Status der Buchungen korrigiert (bereits verbucht/zur Verbuchung freigegeben).
	Rechnung ist verbucht.

Hinweis 

Ist eine Rechnung unvollständig, kann mit der Funktion "Buchungsstatus (Alt + S)" kontrolliert werden, welche Daten fehlen bzw. fehlerhaft sind. Auch im Feld "Info" können in der ER-Kontrolle z. B.: beim Import von Buchungen, automatischen Anlagen aus Finmatics, Import mit elektronischer Rechnung usw. hilfreiche Informationen und Hinweise zur Rechnung enthalten sein.

Die Feldauswahl  für diesen Bereich können Sie mit rechter Maustaste in der Überschriftenleiste oder rechts oben über die weiteren Funktionen  oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten. Mit der rechten Maustaste in der Überschriftenleiste kann auch temporär die Funktion "Spalte hinzufügen", "Spalte austauschen" bzw. "Spalte ausblenden" ausgeführt werden.

 Felder Eingangsrechnung

1.2.2.3. Bereich Kontierung/Kostenaufteilung

Die Feldauswahl  für diesen Bereich können Sie mit rechter Maustaste in der Überschriftenleiste oder rechts außen über die weiteren Funktionen  oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, den fix kombinierten Bereich "Kontierung/Kostenaufteilung" z. B. für bestimmte Mitarbeiter über die Layoutgestaltung  im Übersichtsfenster auszublenden, um z. B. eine Erfassung nur im Erfassungs-/Detailfenster vorzunehmen.

Nähere Informationen zur zweiten Möglichkeit der Kontierung über das Detailfenster finden Sie in der Onlinehilfe ER-Kontrolle - Erfassungs-/Detailfenster bzw. u. a. in unserem Lernvideo Layoutgestaltung in der ER-Kontrolle .

1.2.2.4. Bereich Lieferanteninfo, Notiz

Explizit für die Lieferanteninfo haben Sie die Möglichkeit, über die weiteren Funktionen  rechts oben in der Überschriftenleiste die Ansicht unter Extras auf "Ansicht mehrzeilig" umzustellen.

Standardmäßig ist dieser Bereich eingeklappt. Mit dem Button vergrößern  kann er angezeigt werden. Wieder einklappen kann man diesen Infobereich mit dem Button "Verkleinern" .

Die Feldauswahl  für diesen Bereich können Sie mit rechter Maustaste in der jeweiligen Überschriftenleiste oder rechts oben über die weiteren Funktionen  oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten.

1.2.2.5. Bereich Dokumentenvorschau/Aktionsprotkoll in der Rechnungsübersicht

Ist ein Dokument für die erfasste Rechnung angehängt worden, kann auch in der Rechnungsübersicht die Dokumentenvorschau durch das Drücken des Buttons "Vergrößern"  angezeigt bzw. mit dem Button "Verkleinern"  wieder ausgeblendet bzw. eingeklappt werden.

Ebenso komfortabel ist die Möglichkeit, die Dokumentenvorschau über die Layoutgestaltung  als eigenständiges Fenster auf einem weiteren Bildschirm einzustellen.

Im Punkt Funktionen in der Rechnungsübersicht werden die Bearbeitungsfunktionen für diesen Bereich beschrieben.

Weitere Informationen finden Sie im Punkt Arbeiten mit Dokumenten - Dokumentenvorschau.

1.2.3.  Funktionen in der Rechnungsübersicht

Die wichtigsten Standardfunktionen sind in den jeweiligen Fensterbereichen der ER-Kontrolle prominent platziert, um ein schnelleres Arbeiten zu ermöglichen. Die Grundfunktionen "Ansehen" , "Neu" , "Bearbeiten"  und "Löschen"  werden aus Platzgründen nur als Symbole angezeigt.
Zusätzlich können weitere Funktionen über das Burger-Menü  ausgeführt werden bzw. in der Menüleiste als eigene Schaltfläche oder gesammelt in einer Schaltfläche  individuell pro User zusammengefasst gespeichert werden. Beachten Sie beim Hinzufügen weiterer Funktionen unbedingt die Einstellungsmöglichkeiten im Burger-Menü rechts bei Favoriten unter "Position und Anzeige".

Burger-Menü	Öffnet das Burger-Menü. Hier können weitere Einstellungen zum Fenster vorgenommen werden.
Freigabe	Mit dieser Funktion (STRG + F) kann die Eingangsrechnung freigegeben werden. Die Anzeige dieser Funktion ist abhängig von der Einstellung vom Parameter Rechnungs-Freigabe und Bezeichnung der Rechnungs-Freigabe.
Delegieren	Die Freigabe kann an einen anderen Mitarbeiter delegiert werden. Die Funktion ist nur bei dem Mitarbeiter aktiv, bei dem die Rechnungen gerade zugeordnet sind.
Verbuchen	Die Rechnungen, die in der ER-Kontrolle den Status haben, können in die Buchhaltung verbucht werden (STRG + B). Details siehe Verbuchen.
Import	BMD Scan Soll in der ER-Kontrolle papierlos gebucht werden, haben Sie die Möglichkeit, über BMD Scan (STRG + I) die Dokumente einzuscannen bzw. bereits abgelegte Dokumente (TIF- oder PDF-Dateien) zu verarbeiten und in die ER-Kontrolle zu verschieben. In der ER-Kontrolle wird in der Rechnungsübersicht pro übernommenem Dokument eine Erfassungszeile mit angehängtem Dokument angelegt. Die so zugeordneten Dokumente können jederzeit in der ER-Kontrolle bzw. nach dem Speichern der Rechnungserfassung im BMD Archiv und nach der Verbuchung der Rechnung auch aus dem Kontoblatt, aus der OP-Liste usw. aufgerufen werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe "ER-Kontrolle" im Punkt Rechnungserfassung mit Dokument via BMD Scan. Buchungen importieren Import von Buchungen in die ER-Kontrolle (inklusive Dokumente, Kostendaten, Sammel- oder Einzelgegenbuchung, Splittbuchungen möglich). Wird in der Datei keine oder eine falsche Lieferantenkontonummer übergeben, aber es ist eine UID-Nr., Steuer-Nr. oder IBAN in der Importdatei vorhanden, dann wird dieser Lieferant automatisch anhand dieser Daten ermittelt. Konnte kein Lieferant ermittelt werden, wird die Rechnung ohne Eintrag bei der Kontonummer (bleibt leer) in die ER-Kontrolle übernommen und kann über die ER-Kontrolle manuell angelegt bzw. geändert werden. Allfällige Fehler, Validierungsinformationen werden im Feld "Info" gespeichert. Per Parameter kann ausgewählt werden, in welches Feld die Belegnummer beim Import übernommen werden soll. Parameter ER-Kontrolle → Allgemein → Beleg-Nr. bei Import Beim Import von Buchungen in der ER-Kontrolle werden die Zahlungskonditionen der Person übernommen, wenn keine Konditionen in der Datei mitgeliefert werden. Wird die Meldung "Beim Öffnen der Buchungs-Datei ist ein Fehler aufgetreten" anzeigt, entnehmen Sie den Grund dafür bitte der Logdatei FIBUERIMPORT, indem Sie im Hinweis auf "Logfile ansehen" klicken. Meist handelt es sich um einen Schreibschutz auf der zu importierenden Datei. Während des Imports wird automatisch vom Programm ein Schreibschutz gesetzt, der bei erfolgreichem Import wieder gelöscht wird. Bricht oder stürzt man während des Imports ab, kann es sein, dass der Schreibschutz auf der Datei erhalten bleibt. In diesem Fall muss der Schreibschutz in den Eigenschaften der Datei manuell entfernt werden. Neu aus BMD DMS Hier kann eine ER-Erfassung zu einem bereits archivierten Dokument vorgenommen werden.  Neu aus Databox Nach dem Ausführen dieser Funktion öffnet sich die NTCS Belegablagedatabox. Hier haben Sie die Möglichkeit, direkt die Dokumente zu übernehmen, die Ihr Klient in die Databox hochgeladen hat. Wir empfehlen hier jedoch die Einstellungen so zu treffen, dass beim Beleg-Upload durch den Klienten sofort automatisch Erfassungszeilen in der ER-Kontrolle angelegt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe "ER-Kontrolle" im Punkt Automatische Anlage durch Belegupload. Sollten bei dieser Einstellung im Ausnahmefall nicht zugeordnete Dokumente in der Belegablagedatabox vorhanden sein, können diese auch mit der Funktion "Neu aus Databox" in die ER-Kontrolle geladen werden. Neu aus elektronischer Rechnung Nähere Informationen finden Sie unter Elektronische Rechnung Finmatics-Download Belegdokumente, die über die Databox zu Finmatics hochgeladen worden sind, können mit dieser Funktion fertig kontiert automatisch in die ER-Kontrolle übernommen und weiter verarbeitet werden. Beachten Sie die Einstellungsmöglichkeiten im FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox → Automatische Anlage von Rechnungen in der ER-Kontrolle. Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, dass für jede Rechnung, die über die Databox hochgeladen wird, automatisch ein Datensatz in der Rechnungsübersicht angelegt wird. Dieser Datensatz bleibt vorerst gesperrt, bis die Funktion "Finmatics-Download" erfolgreich für diese Rechnungen ausführt wird. Nähere Informationen und Voraussetzungen finden Sie in der Onlinehilfe "ER-Kontrolle" im Punkt Import aus Finmatics.
WWS Dieser Menüpunkt ist nur vorhanden, wenn eine Warenwirtschaft im Einsatz ist. Die WWS-Funktionen sind immer aktiv, auch wenn eine Buchhaltungssperre gesetzt ist.	WE-Zuordnung Mit dieser Funktion wird der Wareneingang (Warenannahme) der Eingangsrechnung zugeordnet. Wird die ER storniert, dann wird die WE-Zuordnung wieder gelöscht. Nähere Informationen entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WE-Zuordnung.  WE-Kontrolle Mit dieser Funktion wird der Wert des Wareneingangs dem Betrag der Eingangsrechnung gegenübergestellt. Etwaige Differenzen durch Spesen, Transportkosten oder zur Bestellung abweichende Preise werden hier manuell bzw. durch eine automatische Differenzaufteilung ausgeglichen. Nähere Informationen entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle). Vorkontierung Mit dieser Funktion kann die Vorkontierung aus der WWS übernommen werden. Wenn der Parameter Automatische Vorkontierung aktiviert ist und Betragsgleichheit zwischen ER und Bestellung besteht, wird automatisch die Vorkontierung aus der WWS übernommen. Nähere Informationen zur Vorkontierung aus der WWS entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS. Rechnungsplan Mit dieser Funktion kann einer Eingangsrechnung ein Rechnungsplan zugeordnet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der WWS Onlinehilfe Rechnungsplan. Auftragsvorerfassung Für die Weiterverrechnung von Eingangsrechnungen in der WWS steht der Punkt "Auftragsvorerfassung" zur Verfügung. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem die gewünschten Positionen erfasst werden können. Nähere Informationen dazu finden Sie in der WWS Onlinehilfe Auftragsvorerfassung.
Funktionen	Teil- und Schlussrechnungen Die zu den Schlussrechnungen gehörenden Teilrechnungen oder die einer Teilrechnung vorangegangenen Teilrechnungen, also jene mit einer kleineren lfd. Teilrechnungs-Nr. (Feld: TR-LfdNr) können angezeigt werden. Voraussetzung dafür ist die Erfassung der Projektnummer (bei Verbuchung in BMD 5.5) bzw. der TR/SR-Ablauf-Nr. (bei Verbuchung in BMD NTCS) bei den einzelnen Buchungen. Es werden auch – wenn vorhanden – die Teilrechnungen der Vorjahre angezeigt.  Alle Zahlungsinformationen ermitteln Mit dieser Funktion können die Zahlungsinformationen zu den Eingangsrechnungen ermittelt werden. Diese sind dann in den Feldern Summe Skonto, Summe Zahlungen und letzte Zahlung ersichtlich. Mit einem einfachen Klick auf eines der Felder kann die Auszifferung aufgerufen werden. Diese Funktion kann auch automatisch innerhalb eines Workflows als eigene Aktion aufgerufen werden.   Damit die Ermittlung funktioniert, muss das Symbol, mit dem die Zahlung gebucht worden ist, auch entsprechend mit Typ "Zahlung" eingestellt sein, sonst wird der Hinweis "Es konnten keine Zahlungsinformationen ermittelt werden!" ausgegeben.
Ausdruck	ER-Journal drucken Hier kann ein Ausdruck der erfassten Rechnungen inkl. Status, Betrag, Belegnummern etc. gedruckt werden (Strg + P). Im Reiter ER-Ausdruck kann eingestellt werden, welche Daten gedruckt werden sollen (z. B. Workflowstatus, Datum, Lieferantenkonto, Mitarbeiter ...). Zusätzlich kann ausgewählt werden, wie der Ausdruck sortiert werden soll (z. B. Belegnummer, Kontonummer, aktueller Mitarbeiter ...). Im Reiter Feldauswahl kann eingestellt werden, welche Felder auf der Liste angedruckt werden sollen.  Unter Ausdruck kann ausgewählt werden, ob nur die Rechnungen oder auch die Gegenkonten bzw. die Kostenstellen angedruckt werden sollen. Zusätzlich kann noch ausgewählt werden, ob die Abzüge, Raten sowie das Aktionsprotokoll mitgedruckt werden sollen. Unter Ausdruck Summe kann die Summe der Eingangsrechnungen angedruckt werden. Sollen jedoch nur bestimmte Erfassungen gedruckt werden, ist über die rechte Maustaste – auf der jeweiligen Position stehend – ER-Journal für markierte Rechnungen auszuwählen.  Etikett drucken Bei diesem Ausdruck handelt es sich um eine Individualprogrammierung! Die Einrichtung bzw. die notwendigen Einstellungen sind von einem/einer BMD Mitarbeiter/in vorzunehmen. Vereinbaren Sie dazu bitte rechtzeitig einen Termin. Wenn in einer Buchung ein Barcode erfasst wird, dann kann dieser Barcode als Etikett ausgedruckt werden. Wird der Parameter Automatischer Etikettendruck auf "Ja" gestellt, dann wird der Ausdruck der Etiketten automatisch gestartet, sobald eine Buchung mit Barcode gespeichert wird. Für den Ausdruck der Etiketten steht in den Ausdrucksmodellen eine eigene Ablaufart "Fibu-Etikett" zur Verfügung.  Rechnungsdeckblatt Diese Funktion (ALT+1) ist nur aktiv, wenn der Parameter Ausdruck Deckblatt aktiv die Einstellung "Ja" aufweist und eine Rechnung markiert worden ist, bei der eine TR/SR-Ablauf-Nr. erfasst worden ist. Im anschließenden Ausdrucksfenster kann in die Reportgestaltung verzweigt werden (F8 im Feld "Reportname") und diese bei Bedarf angepasst werden. Es besteht auch die Möglichkeit, das Firmenlogo am Rechnungsdeckblatt anzudrucken, wenn es am Firmenstamm und im Report mit den Feldern "Firmenlogo klein" bzw. "Firmenlogo groß" hinterlegt ist.     Rechnungsdeckblatt vor Rechnung einfügen Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der Parameter Ausdruck Deckblatt aktiv die Einstellung "Ja" aufweist und eine Rechnung markiert worden ist, bei der eine TR/SR-Ablauf-Nr. erfasst worden ist.
Extras	Hier finden Sie die Einstellungen bzw. Parameter für die ER-Kontrolle, die je nach Auswahl entweder allgemein, Fibu-bezogen oder userbezogen gespeichert werden können.

Ansehen	Öffnet den selektierten Datensatz zum Ansehen (F2).
Neu	Erstellt einen neuen Datensatz (F5).
Bearbeiten	Öffnet den selektierten Datensatz zur Bearbeitung (F6).
Löschen	Mit dieser Funktion kann eine Eingangsrechnung endgültig (inkl. Kontierung und Kostendatenerfassung) gelöscht werden.  Wurde der Rechnung ein Rechnungsdokument zugeordnet, wird zusätzlich abgefragt, ob auch das Dokument gelöscht werden soll. Wir empfehlen, in den ER-Kontrolle-Parametern ein Sicherungsverzeichnis für Dokumente zu hinterlegen. Wird eine Eingangsrechnung mitsamt den zugeordneten Dokumenten gelöscht, dann werden diese Dokumente in das hier hinterlegte Sicherungsverzeichnis kopiert und im Archiv unter "Gelöschte Dokumente" angezeigt.
Aktualisieren	Schaltfläche zum Aktualisieren der Daten
Buchungsstatus	Hier kann der Status bzw. die Zuordnung einer Eingangsrechnung abgerufen werden (ALT + S). Ist eine Rechnung unvollständig, kann mit dieser Funktion kontrolliert werden, welche Daten fehlen bzw. fehlerhaft sind.
Aktionsprotokoll	Im Aktionsprotokoll (ALT + A) werden sämtliche Stationen der Eingangsrechnung mitprotokolliert. Es kann somit zu jedem Zeitpunkt festgestellt werden, welchem Arbeitsschritt (Buchungsstatus) bzw. welchem Mitarbeiter (Workflowstatus) die Rechnung zugeteilt worden ist. Es lässt sich auch im Nachhinein nachvollziehen, welchen Prozess die Rechnung bis zur Verbuchung durchlaufen hat. Beispiel   Beachten Sie auch die zusätzliche Möglichkeit, das Aktionsprotokoll als eigenen permanenten Reiter im rechten Bereich neben der Dokumentenvorschau über die Layoutgestaltung hinzuzufügen. Beim Wechsel der Eingangsrechnung werden die Daten im Aktionsprotokoll automatisch aktualisiert. Diese Layouteinstellung kann getrennt jeweils für das Übersichtsfenster und/oder das Erfassungs-/Detailfenster getroffen werden.
Funktionen	Kontoblatt Mit dieser Funktion (STRG + K) kann das Kontoblatt aufgerufen werden. Kontostammdaten Ist ein Konto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (STRG + N) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen. Ratenvereinbarung Um eine Rechnung auf mehrere Raten aufzuteilen, steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung, Sie gelangen damit sofort zur Aufteilung. Nähere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe Raten. Rechnung abgrenzen Hier gelangen Sie zur Rechnungsabgrenzung  (ALT + 6). Spesenverteiler Hier gelangen Sie zur Erfassung eines Spesenverteilers (STRG + 9). Bewirtungsrechner Hier gelangen Sie zur Erfassung des Bewirtungsrechners (STRG + ALT + 9). Anzeige Teilrechnungen Mit dieser Funktion (ALT + C) öffnet sich die ER-Buchungsliste. LEA Verbuchung Mit dieser Funktion (STRG + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können. Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt: Bezugsjahr und Bezugsmonat Leistungsdatum Buchungstext Betrag auf der ER hinterlegter Mitarbeiter Projekt Kostendaten Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist. Wird bei einer Eingangsrechnung ein Dokument zugeordnet, wird dieses Dokument auch in die Leistungserfassung (LEA) übernommen und kann aus der Barauslage aufgerufen werden. Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle.   Erzeuge Kopie Mit der Funktion "Erzeuge Kopie" kann eine bereits in der ER-Kontrolle vorhandene Rechnung in eine neue Erfassungszeile kopiert werden. Die Funktion "Erzeuge Kopie" kann für Rechnungen wie z. B. Dauerrechnungen (gleichbleibende und wiederkehrende Rechnungen zu Dienstleistungs- oder Wartungsverträgen, Pacht- oder Mietverträgen ...) verwendet werden. Die Eingangsrechnung wird samt Kontierung und Kostendatenerfassung kopiert und in der Rechnungsübersicht als eigener Datensatz hinzugefügt. Der Buchungsstatus und der Workflowstatus werden wie bei der gewöhnlichen Neuanlage gesetzt. Das bedeutet, dass der Freigabeprozess von vorne durchlaufen werden muss. Wird eine Rechnung mit der Funktion "Erzeuge Kopie" kopiert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordnete Dokumente, Notizen und Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die kopierten Buchungen übernommen werden sollen. Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr. Vergabe) Folgende Daten werden nicht kopiert (es erscheint eine Hinweismeldung): Anbu-Erfassung Anbu-Lebenslauf Abzüge Intrastat Vorsteuererstattung   Bestellpositionen Wareneingangspositionen  Abgrenzungs-/Auflösungsbuchungen Grundsätzlich sollte die Funktion "Erzeuge Kopie" nur bei gleichbleibenden/wiederkehrenden Rechnungen verwendet werden. Beachten Sie beim Ändern von kopierten Rechnungen, dass z. B. eine Betragsänderung nicht mit der Kontierung oder Kostendatenerfassung abgeglichen wird und diese manuell angepasst werden müssen.  Erzeuge Storno Prinzipiell wird beim Storno eine Kopie der Eingangsrechnung mit gedrehten Vorzeichen erzeugt. Soll die ER nur buchhalterisch storniert werden, dann soll dies über die bestehenden Funktionen im Programm "Buchen" bzw. im Kontoblatt gelöst werden. Hinweis  Bei Teilrechnungen, die mit einem Rechnungsschema "beinhaltend" gebucht worden sind, ist diese Funktion inaktiv! Ist zu der zu stornierenden ER eine WE-Zuordnung erfasst worden, so wird diese wieder gelöscht. Wird eine Rechnung mit dieser Funktion storniert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordnete Dokumente, Notizen und Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die Stornobuchung übernommen werden sollen. Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr. Vergabe) Anschließend kommt die Meldung, dass die Eingangsrechnung erfolgreich storniert worden ist. Ergänzend wird angeführt, dass für folgende Daten das Storno nicht automatisch übernommen werden kann und gegebenenfalls manuell nacherfasst werden muss: Anbu-Erfassung Anbu-Lebenslauf Webu-Erfassung Abzüge Intrastat Vorsteuererstattung Bestellpositionen Wareneingangspositionen Abgrenzungs-/Auflösungsbuchungen Sind bei der stornierten Rechnung Erfassungen vorgenommen worden, die in dieser Information gelistet sind, müssen diese in den jeweiligen Programmen separat bearbeitet/gelöscht werden. Bei der Verbuchung werden die Originalrechnung und die Stornorechnung automatisch miteinander ausgeziffert!  Rechnung verschieben Mit dieser Funktion kann eine Rechnung, solange sie nicht verbucht wurde, samt Dokument in eine andere Fibu (NICHT in eine andere Firma) verschoben werden. Ist die betroffene Rechnung mit einem Workflow im Umlauf, bleibt dieser auf der Rechnung auch in der neuen Fibu erhalten und läuft normal weiter. Auch das Aktionsprotokoll samt Eintrag über das Verschieben wird in die neue Fibu übernommen. Wurde eine Aufgabe für die betroffene Rechnung angelegt, kann diese nahtlos ausgeführt werden. OCR-Status zurücksetzen Wenn eine Buchung aufgrund der OCR-Verarbeitung gesperrt ist, kann die Sperre mit der Funktion "OCR-Status zurücksetzen" aufgehoben werden.   OCR-Erkennung einplanen und starten Mit dieser Funktion kann die OCR-Erkennung gestartet werden, wenn zuvor der OCR-Status zurückgesetzt worden ist. OCR-Daten erneut übernehmen Mit dieser Funktion können die OCR-Daten vom zugeordneten Dokument erneut übernommen werden. Bereits erfasste Rechnungsdaten und Kontierungen werden dabei überschrieben.  Zahlungsinformationen ermitteln Mit dieser Funktion (ALT + Z) können die Zahlungsinformationen zu den Eingangsrechnungen ermittelt werden. Diese sind dann in den Feldern Summe Skonto, Summe Zahlungen und letzte Zahlung ersichtlich. Mit einem einfachen Klick auf eines der Felder kann die Auszifferung aufgerufen werden. Diese Funktion kann auch automatisch innerhalb eines Workflows als eigene Aktion aufgerufen werden.   Damit die Ermittlung funktioniert, muss das Symbol, mit dem die Zahlung gebucht worden ist, auch entsprechend mit Typ "Zahlung" eingestellt sein, andernfalls wird der Hinweis "Es konnten keine Zahlungsinformationen ermittelt werden!" ausgegeben. ER-Journal für markierte Rechnung Mit dieser Funktion kann für eine einzelne Rechnung ein ER-Journal gedruckt werden. Genauere Informationen entnehmen Sie der Funktionsbeschreibung ER-Journal drucken.    Verbuchte Rechnung zum Bearbeiten öffnen Für diese Funktion ist die Lizenz "FIBU Anzahlungsautomatik für Baugewerbe" und die Berechtigung "ER-verbuchte Rechnungen zum Bearbeiten öffnen" erforderlich. Diese Funktion steht nur bei TR mit dem TR/SR-Schema "beinhaltend/Fibu auflaufend" und nur bei direkter Verbuchung in die Fibu zur Verfügung. Sobald die Rechnung auf diese Weise geöffnet worden ist, bleibt sie im Bearbeitungsmodus und es stehen Ihnen zwei weitere Funktionen mit rechter Maustaste zur Verfügung:  Nachbearbeitete Rechnung erneut verbuchen Wenn die Rechnung bearbeitet und gespeichert worden ist, kann man mit rechter Maustaste und der Funktion "Nachbearbeitete Rechnung erneut verbuchen" die Rechnung erneut verbuchen lassen. Die Rechnung wird mit dem neuen Betrag verbucht und die Originalrechnung storniert. Der Workflowstatus bleibt unverändert. Ist zu dieser TR bereits eine SR erfasst worden, so kann diese nicht mehr bearbeitet werden.  Bei der erneuten Verbuchung kann die Rechnung auch in das Folgejahr verbucht werden. Wird in die gleiche Fibu verbucht, wird geprüft, ob die Eingangsrechnung bereits ins Folgejahr verbucht worden ist.  Nachbearbeitete Rechnung schließen (ohne verbuchen) Um Rechnungen, bei denen sich im Nachhinein herausstellt, dass doch keine Änderung erforderlich ist, nicht erneut verbuchen zu müssen, ist die Funktion "Nachbearbeitete Rechnung schließen (ohne verbuchen)" geschaffen worden. Dabei wird geprüft, ob die Rechnungsdaten mit der bereits verbuchten Rechnung übereinstimmen, und die Rechnung wird wieder geschlossen.  DMS Dokument ansehen Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet (UMSCH + STRG + O).  Dokument bearbeiten Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet (UMSCH + STRG + Q).  Dokumente in Vorschau anzeigen Zeigt das Dokument in der Vorschau an (UMSCH + STRG + P).   Dokumente zuordnen Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden (UMSCH + STRG + K). Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind.  Zu Dokument in DMS Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet (UMSCH + STRG + U).  Dokument versenden Mit dieser Funktion (UMSCH + STRG + M) werden Ihnen alle E-Mail-Adressen aufgelistet, die zu diesem Lieferanten (inkl. Kontaktpersonen und Gesellschafter) gespeichert sind. Nähere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe E-Mail adressieren. Neues Dokument Mit dieser Funktion kann ein neues oder zusätzliches Dokument zur erfassten Rechnung über BMD Scan (UMSCH + STRG + N) oder über ihr Dateisystem (UMSCH + STRG + I) hinzugefügt werden.

Kontierung

Speichern	Speichert eine erfasste oder geänderte Kontierung (STRG + S).
Verwerfen	Verwirft eine erfasste, aber noch nicht gespeicherte Kontierung.
Neu	Öffnet die Felder für die Neuanlage in diesem Bereich.
Bearbeiten	Öffnet die Felder für die Bearbeitung einer bereits vorhandenen Kontierung.
Löschen	Löscht eine vorhandene Kontierung.
Restbetrag	Beim Erfassen einer Splittbuchung kann mit dieser Funktion (STRG + 1) der verbleibende Restbetrag in das Feld "Betrag" übernommen werden.
Prozenteingabe	Zum Erfassen einer Splittbuchung kann mit dieser Funktion ein Aufteilungsprozentsatz in der Kontierung im Feld "Betrag" eingegeben werden. Der automatisch daraus berechnete Betrag wird nach Bestätigen des Prozentsatzes in das Feld "Betrag" übernommen. Eingabewert ist der prozentuelle Wert vom Gesamtbetrag.
WWS	WWS Bestellzuordnung Aufruf der Bestellzuordnung aus der WWS WWS Bestellkontierung Aufruf der vorläufigen Bestellkontierung aus der WWS
Vorläufige Kont.	Generieren aus Kontierung Anlage einer Vorkontierung aufgrund der hinterlegten Fixkonten Generieren aus aus WE-Vorkontierung Übernahme der vorläufigen Kontierung aus der WWS
Funktionen	Kontoblatt Mit dieser Funktion (STRG + K) kann das Kontoblatt aufgerufen werden. Ist noch kein Konto erfasst worden, wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen.    Kontostammdaten Ist ein Konto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (STRG + N) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen.    Gegenkontoblatt Mit dieser Funktion (STRG + G) kann das Kontoblatt des Gegenkontos aufgerufen werden. Ist noch kein Gegenkonto erfasst worden, wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen.      Gegenkontostammdaten Ist ein Gegenkonto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (STRG + D) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Gegenkontos verzweigen.   Erfassen Anbu-Vorerfassung Wird auf ein Anlagekonto mit dem Anbu-Vorerfassungskennzeichn gebucht, kann mit dieser Funktion (STRG+A) die Anbu-Vorerfassung geöffnet werden.  Anbu-Vorerfassung (Übersicht) Mit dieser Funktion (STRG + A) kann die Übersicht der Anbu-Vorerfassungen geöffnet werden. Anbu-Lebenslauf erfassen Nach der Auswahl des Anlageguts kann ein neuer Eintrag (ALT + 9) im Anbu-Lebenslauf erfolgen (nur möglich, wenn eine Anbu existiert).  Anbu-Lebenslauf Ein bestehender Anbu-Lebenslauf kann angesehen werden (nur möglich, wenn eine Anbu existiert).  Wertpapier vorerfassen Wird auf einem Anlagekonto mit dem Webu-Vorerfassungskennzeichen gebucht, kann mit dieser Funktion die Wertpapiervorerfassung geöffnet werden.   ESRS-Datenpunkte vorerfassen Wird in den Kontostammdaten das Feld "ESRS-Datenpunkt" befüllt, öffnet sich mit dieser Funktion die "ESRS-Datenpunkte-Vorerfassung". Zusatzmeldungen Ungarn Diese Funktion ist nur bei Firmensitz bzw. Filiale Ungarn sichtbar und dient der Erfassung von Rechnungen über landwirtschaftliche Produkte für die "Zusatzmeldungen Ungarn". Nach dem Speichern einer Kontierung bzw. nach einer Änderung (Betrag oder Steuercode) einer Kontierung mit einem Steuercode der Steuergruppe "Aufwände landwirtschaftliche Produkte" (Steuercode 108,109,118 und 119) öffnet sich das Erfassungsfenster für die Zusatzmeldungen Ungarn automatisch. Über das Menü "Kontierung" kann diese Funktion aber auch manuell aufgerufen werden. Der Ausdruck erfolgt unter FIBU → UVA/Meldungen → Weitere Meldungen → Zusatzmeldungen Ungarn. Weitere Informationen dazu finden Sie in der FIBU Onlinehilfe "Handbuch für Ungarn".  Intrastat erfassen Bei Eingangsrechnungen mit Steuercode 8 und 9 (ig. Erwerb) kann die Intrastat-Erfassung aufgerufen werden (ALT + I).  Rechnung abgrenzen Mit dieser Funktion kann eine Rechnungsabgrenzung erfasst werden. Die Funktion ist nur aktiv, wenn die Rechnung vollständig kontiert ist (inkl. Kostenaufteilung) und wenn auf ein Aufwandskonto kontiert worden ist. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Rechnungsabgrenzung.  Spesenverteiler Mit dieser Funktion kann der Spesenverteiler aufgerufen werden (ALT + 6). Bewirtungsrechner Mit dieser Funktion kann der Bewirtungsrechner aufgerufen werden (STRG + ALT + 9).  Erfassen Vorsteuererstattung Die Vorsteuererstattungserfassung ist aktiv, wenn kein Datensatz in Bearbeitung ist und wenn mindestens eine Kontierung einen Steuercode der Gruppe VST hat (ALT + 7). Vorgeschlagen werden die Beträge lt. Summe der bisherigen Kontierungen. Das Belegfeld wird mit der externen Belegnummer befüllt. Nur wenn diese nicht vorhanden ist, wird die interne Belegnummer verwendet.  LEA-Verbuchung Mit dieser Funktion (STRG + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können. Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt: Bezugsjahr und Bezugsmonat Leistungsdatum Buchungstext Betrag auf der ER hinterlegter Mitarbeiter Projekt Kostendaten Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist. Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle). Steuer manuell Das Feld "Steuer" ist normalerweise deaktiviert und kann über diese Funktion aktiviert werden. Die Funktion ist allerdings nur ausführbar, wenn folgende Punkte zutreffen: Der Cursor muss sich im Feld "Betrag" befinden. Das Feld "Prozent" muss befüllt und ungleich 0 sein. Das Feld "Steuercode" muss befüllt sein. Die Felder "Prozent" und "Steuercode" dürfen nicht über das Konto fixiert sein.
Extras	Betragseingabe Brutto (Strg + 2) Die Betragseingabe kann von Netto (= Standardeinstellung) auf Brutto umgeschaltet werden (Strg + 2). Automatische Kostendaten-Erfassung Hier kann die automatische Kostendatenerfassung aktiviert oder deaktiviert werden. Ist diese aktiviert, müssen Kostendaten erfasst werden, andernfalls wird folgende Meldung ausgegeben: "Achtung! Es sind folgende Warnhinweise aufgetreten: Es sind unvollständige Kostendaten vorhanden. Möchten Sie Sie speichern oder zurück zur Erfassung?". Soll dieser Hinweis nicht erscheinen, ist die automatische Kostendatenerfassung zu deaktivieren. Der Buchungsstatus lautet in diesem Fall so lange "Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus)", bis zu einem späteren Zeitpunkt die Kostendaten ergänzt und gespeichert werden. Bei einer Deaktivierung der automatischen Kostendatenerfassung können keine Kostendatenvorschläge aus Hinterlegungen am Projekt vorgeschlage  werden.

Kostenaufteilung

Neu	Öffnet eine neue Zeile zur Erfassung einer Kostenaufteilung.
Bearbeiten	Öffnet eine erfasste Kostenaufteilung zur Bearbeitung.
Löschen	Löscht eine bereits erfasste und gespeicherte Kostenaufteilung.
Restbetrag	Funktion nur in der Spalte "Betrag": Es wird der gesamte Restbetrag der Buchung übernommen.
Prozenteingabe	Mit dieser Funktion (Strg + 1 – nur in der Spalte "Betrag") kann durch Eingabe des Prozentsatzes der prozentuelle Anteil des Gesamtbetrags berechnet und als Betrag übernommen werden.
Funktionen	Kostenperioden-Aufteilung Mit dieser Funktion kann der Betrag anteilsmäßig auf die gewünschten Perioden verteilt werden.   LEA Verbuchung Mit dieser Funktion (STRG + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können. Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt: Bezugsjahr und Bezugsmonat Leistungsdatum Buchungstext Betrag auf der ER hinterlegter Mitarbeiter Projekt Kostendaten Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist. Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle).
Extras	Textdatei importieren - Kostenaufteilung  Mit dieser Funktion kann eine Kostenaufteilung importiert werden. Der Import erfolgt mittels variabler Feldauswahl, daher sind keine fixen Spaltenüberschriften notwendig. Treten beim Import Fehler auf, werden diese in einer Logdatei (FIBUERKOSTCSVEXPIMP.log) angezeigt.  Textdatei exportieren - Kostenaufteilung   Mit dieser Funktion kann die erfasste Kostenaufteilung exportiert werden.

Bearbeiten	Die Funktion "Bearbeiten" im Bereich "Dokumentenvorschau" öffnet das Dokument zur Bearbeitung und zeigt ein neues Menüband mit zusätzlichen Funktionen unter verschiedenen Reitern an. Eine Beschreibung zu diesem Menüband und den Reitern finden Sie in der nachfolgenden Tabelle bei den Funktionen für noch nicht arichvierte Dokumente. Allerdings sind bei bereits archivierten Dokumenten nur eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten vorhanden. Nicht erlaubte Funktionen sind entweder ausgegraut oder es wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, dass die gewählte Bearbeitungsmöglichkeit nicht erlaubt ist. Ist ein bereits archiviertes Dokument (= Archivdokument) bearbeitet worden, wird beim Wechsel auf eine andere Rechnung eine Archivierungsabfrage ausgegeben. Kommt es bis zum Beenden der ER-Kontrolle aus irgendeinem Grund zu keiner Archivierung der bearbeiteten Archivdokumente, erfolgt beim Beenden eine gesammelte Abfrage (Listenauswahl) für alle Dokumente. Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Einstellungsmöglichkeiten im folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen → Dokumentenzugriff Dieser Parameter steuert, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht, Dokumentenversionen zu erstellen.
Versenden	"Versenden" öffnet den Standard-E-Mail-Client zum Versenden der ausgewählten Datei.
Drucken	"Drucken" öffnet das Druckfenster in Windows zum Ausdruck der ausgewählten Datei.
Speichern	Mit "Speichern" können Änderungen am Dokument gespeichert werden.
Eigenschaften	Den "Eigenschaften" kann man sämtliche Dokumenteneigenschaften entnehmen (Erstelldatum, PDF-Version, Auflösung, Sicherheit ...).
	Ermöglicht Ihnen das Wechseln auf andere Seiten innerhalb eines mehrseitigen Dokuments – entweder seitenweise durch Betätigung der Pfeile oder direkt auf eine Seite durch Eingabe einer Seitennummer.
Suchen	Mit dieser Funktion kann im Dokument nach einem Wort oder einer Zahl gesucht werden. Treffer werden am Dokument gelb markiert dargestellt.
	Diese Funktionen bietet folgende Optionen: Die ausgewählte Seite kann hier passend zur gesamten Größe bzw. Breite der Dokumentenansicht skaliert angezeigt werden. Eine Zoomgröße kann benutzerdefiniert eingestellt werden. Dieser Wert wird bis zur nächsten Änderung beibehalten. Beim Neueinstieg wird automatisch die zuletzt verwendete Zoomeinstellung herangezogen. Durch Klick auf die Lupe wird der Zoom schrittweise vergrößert bzw. verkleinert.
	Durch Klick auf die Lupe wird der Zoom schrittweise vergrößert bzw. verkleinert.
	Diese Funktionen bieten folgende Optionen: Der vergrößerte, sichtbare Bereich des Dokuments kann verschoben werden. Mit dem Auswahlrahmen kann ein Bereich am Dokument aufgezogen werden. Danach kann eine Kontextfunktion für diesen Bereich ausgewählt werden. Durch Klick auf die Lupe wird ein Rechteck erzeugt, in dem zum Zweck der besseren Lesbarkeit der jeweilige Bereich vergrößert dargestellt wird.
	Mit den beiden blauen Pfeiltasten im unteren Bereich dieses Fensters können Sie zum nächsten bzw. vorherigen Dokument springen, wenn diesem Datensatz mehrere Dokumente zugeordnet worden sind.

Folgende Funktionen stehen in der ER-Kontrolle mit flexiblem Layout im Bereich "Dokumentenvorschau" zur Verfügung, wenn das Dokument noch nicht archiviert wurde (Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" mit Einstellung "Bei der Verbuchung"):

In der Dokumentenvorschau wird bei noch nicht archivierten Dokumenten sofort ein Menüband mit verschiedenen Funktionsreitern und Funktionen angezeigt. Im Folgenden wird nur auf die nützlichsten Funktionen eingegangen: Reiter START  Im Reiter START befinden sich die Standardfunktionen, die auch bei archivierten Dokumenten ausgeführt werden können. Siehe Beschreibung in der Funktionstabelle oberhalb (versenden, drucken, speichern ...). Ausnahme:  Archivieren Mit dieser Funktion kann die Archivierung von Pooldokumenten direkt aus dem Dokumentenviewer heraus gestartet werden. Dabei werden aus der ER-Kontrolle die Metadaten fürs Archiv übergeben (nur aktiv, wenn der Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" die Einstellung "Bei der Verbuchung" hat). BEARBEITEN     Mit der Funktionen "Voriges Dokument" bzw. "Nächstes Dokument" wechselt der Fokus auf die in der Rechnungsübersicht entsprechend der getroffenen Auswahl oberhalb oder unterhalb der aktuellen Rechnung stehende Rechnung samt Anzeige der zugehörigen Dokumentenvorschau. Mit der Funktion "Vorherige Seite", "Nächste Seite" bzw. "Erste/Letzte Seite" wechselt die Dokumentenvorschau innerhalb eines mehrseitigen Dokuments auf die entsprechend gewählte Seite.  Mit der Funktion "Vor Seite trennen" bzw. "Nach Seite trennen" können fälschlicherweise nicht getrennte Dokumente in der Vorschau gesplittet werden. Für die getrennte Seite wird eine neue Erfassungszeile in der Rechnungsübersicht angelegt. Diese Funktion ist nur bei noch nicht archivierten Dokumenten verfügbar. Mit der Funktion "Nach vorne verschieben" bzw. "Nach hinten verschieben" können die Seiten innerhalb eines Dokuments neu gereiht werden. Ebenso kann man mit dieser Funktion in der Rechnungsübersicht eine einzelne Dokumentenseite auf den Datensatz direkt davor oder direkt danach verschieben und dort automatisch als weiteres Dokument hinzufügen lassen. Anwendungsfall wäre z.B.: ein durch OCR-Erkennung falsch gesplitteter Lieferschein, der versehentlich getrennt als eigene Datenzeile in der Rechnungsübersicht angelegt wurde. Wird diese Funktion bei einem Rechnungsdokument mit nur einer Seite ausgeführt, wird das Dokument je nach Auswahl verschoben und es erscheint folgende Meldung: "Das Dokument wurde von der Rechnung entfernt. Soll die Rechnung ebenfalls gelöscht werden?" Bei der Auswahl "Rechnung löschen" wird der Datensatz in der Rechnungsübersicht gelöscht. Bei der Auswahl "Rechnung nicht löschen" bleibt die Erfassungszeile der Rechnung erhalten. Diese Funktion ist nur bei noch nicht archivierten Dokumenten verfügbar. Bei bereits archvierten Dokumenten nützen Sie bitte die DMS Funktion Dokumente zuordnen. Um einem bestehenden Dokument zusätzliche Seiten hinzuzufügen verwenden Sie die Funktion Anfügen/Einfügen. WERKZEUGE Im Reiter WERKZEUGE kann mittels Zeichenwerkzeugen, Format und Farben die aktuelle selektierte Seite mit Grafikfunktionen und Anmerkungen ergänzt werden. STEMPELN/SIGNIEREN  Im Reiter STEMPELN/SIGNIEREN können Stempel angebracht werden.   ANSICHT Im Reiter ANSICHT werden Einstellungen zum Bereich Dokumentenvorschau angeboten.  ANFÜGEN/EINFÜGEN Im Reiter ANFÜGEN/EINFÜGEN stehen jeweils zwei Funktionen zur Verfügung, um direkt in der Dokumentenvorschau bei einem bestehenden Dokument zusätzliche Seiten hinzuzufügen. Entweder indem diese neu gescannt werden oder durch Auswahl eines bereits im Explorer abgelegten Dokuments.

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2. Ablauf der ER-Kontrolle

• Workflow anlegen (optional)
  Erstellen und Hinterlegung eines Arbeitsablaufplanes für die Eingangsrechnungen.
• Erfassen der ER
• Ergänzen und Kontrolle der Rechnungsdaten
• Speichern der Rechnungsdaten → Dokumente werden automatisch archiviert
• Kontierung
• Kostendatenerfassung
• Freigabe zur Verbuchung
• Verbuchung in die NTCS FIBU 
  
  

3. Varianten der Eingangsrechnungserfassung

In der BMD NTCS gibt es verschiedene Möglichkeiten, Belege bzw. Rechnungsdokumente wie z. B. eine Eingangsrechnung in die Buchhaltung zu übernehmen. Neben den verschiedenen Anlieferungs- und Uploadmöglichkeiten für Rechnungsdokumente gibt es auch verschiedene Verarbeitungsmöglichkeiten.

Einen genauen Überblick und nähere Informationen zur optimalen Belegverarbeitung in der NTCS finden Sie in der gleichnamigen Onlinehilfe Optimale Belegverarbeitung.

In dieser Dokumentation wird nachfolgend nur auf die Möglichkeiten in Zusammenhang mit der ER-Kontrolle eingegangen.

In der ER-Kontrolle gibt es verschiedene Funktionen, um Eingangsrechnungen anzulegen/zu erfassen:

• Manuelle Anlage: Neu
• Neu aus elektronischer Rechnung
• Neu aus BMD DMS
• Buchungen importieren
• Automatische Anlage durch Beleg-Upload
• Import aus Finmatics
• BMD Scan
• Erzeuge Kopie
• Erzeuge Storno

• Gesamte E-Mail oder gesamtes Dokument mittels BMD Office-Add-Ins aus dem E-Mail-Programm in die ER-Kontrolle übernehmen.
  

Beim Überleiten mehrerer Rechnungen aus dem BMD Scan oder Import von Buchungen in die ER-Kontrolle sowie auch beim Import mit der Funktion "Neu aus elektronischer Rechnung" kann mit einem Parameter eingestellt werden, dass der am Lieferanten oder im Parameter "Standardworkflow" hinterlegte Workflow gleich automatisch angestoßen werden soll. Dieser Parameter wirkt auch, wenn der Import mittels Stapel (automatisch geplante Ausführung einer NTCS Funktion) erfolgt. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein: Standardworkflow bzw. Workflow bei Import autom. starten

3.1. Halbautomatismus Stammdatenanlage bei elektronischen Rechnungen

Zusätzlich verfügt der Bereich Personeninfo links oben über eine Schaltfläche  bzw. Funktion "Kontostammdaten aus Rechnunsdaten übernehmen".

Im Datensatzprotokoll der betroffenen Eingangsrechnung wird eine gegebenenfalls vorgenommene Übernahme und somit Änderung protokolliert und die ursprünglichen sowie die neuen abweichenden Daten festgehalten. In das Datensatzprotokoll gelangen Sie über die drei Punkte  rechts oben im Bereich "Eingangsrechnungen" unter Extras.

3.2. Manuelle Anlage "Neu"

Besteht keine Möglichkeit, die Rechnung aus einem anderen Programm (wie oben bei den Erfassungsvarianten aufgezählt) zu übernehmen, können Sie Rechnungen mit der Funktion "Neu"  manuell erfassen. Auch bei der manuellen Erfassung können Dokumente angefügt und archiviert werden.

Die Felder und Funktionen für die manuelle Neuanlage/Erfassung unterscheiden sich nicht von denen der anderen Erfassungsvarianten, da auch hier Kontrollen und eine Nachbearbeitung notwendig sind. Diese werden im Punkt Erfassung und Bearbeitung der ER beschrieben.

Die NTCS unterstützt bei den elektronischen Rechnungen die XML-Formate ebInterface, ZUGFeRD, ebUtilities, ISDOC, XRechnung (UBL, CII) sowie Online Számla.

Genauere Informationen zu den verschiedenen Arten von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen), der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen sowie der Visualisierung von reinen XML-Rechnungen wie z. B. der XRechnung und der automatischen Konvertierung in ein PDF-Dokument finden Sie in der Onlinehilfe Optimale Belegverarbeitung im Punkt E-Rechnung.

Beim Einlesen einer Datei wird sofort das Format überprüft. Handelt es sich um ein ungültiges Dateiformat, wird in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen wird, dass die Datei keinem von der NTCS unterstützten elektronischen Rechnungsformat entspricht und man sich an den Aussteller der Rechnung wenden soll.

In der Rechnungsübersicht kann das Feld "elektronische Rechnungsdatei" eingeblendet werden. Damit wird nachvollziehbar, aus welcher Datei dieser Satz erstellt worden ist.

Wenn der Parameter Automatische Vorkontierung aktiviert ist und Betragsgleichheit zwischen ER und Bestellung besteht, wird automatisch die Vorkontierung aus der WWS übernommen.

Mittels Parameter kann eingestellt werden, in welches Feld die übergebene Belegnummer übernommen werden soll. Es kann zwischen dem Feld "Externe Belegnummer" oder "Interne Belegnummer (alphanumerisch)" gewählt werden – nicht zu verwechseln mit dem Feld "interne Belegnummer"! Ein Import in das Feld "Interne Belegnummer" ist nicht möglich. Wird das Feld "interne Belegnummer (alphanum.)" verwendet, wird dieses Feld anstelle der internen Belegnummer bei der Verbuchung verwendet.

Sind sowohl eine Belegnummer als auch eine externe Belegnummer in der Datei enthalten, wird die übergebene Belegnummer automatisch in das Feld "Belegnummer (alphanum.)" übernommen.

3.3.1. Import elektronische Rechnung (einzeln)

Beim Import mit der Funktion "Neu aus elektronischer Rechnung" einer einzelnen XML-Rechnung wird sofort die Erfassungsmaske geöffnet und folgende Daten werden automatisch erfasst:

• Betrag
  
  
• externe Belegnummer
  
  
• Belegdatum
  
  
• Buchungstext 
  
  
• Zahlungskonditionen (Wenn in der XML-Rechnung keine oder ungültige Zahlungskonditionen stehen, dann wird die Kondition vom Lieferantenstamm übernommen.)
  Wird das Feld "Valutadatum" befüllt, wird dieses anstatt des Belegdatums für die Fälligkeitsbezeichnung herangezogen - siehe Feldbeschreibung "Valutadatum".
  
  
• UID-Nummer und Lieferantenkontenermittlung: Das Lieferantenkonto kann anhand der UID-Nummer ermittelt werden, wenn diese in der XML-Datei mitgeschickt wird und zugleich auf einem der Lieferantenkonten hinterlegt ist.
  
  In der Schweiz wird das Kreditorenkonto anhand der IBAN und Unternehmens-ID ermittelt.
  
  Konnte die UID-Nummer auf keinem Lieferantenstamm gefunden werden, wird in der Erfassungsmaske in der ER-Kontrolle abgefragt, ob automatisch ein neuer Lieferant mit den ausgelesenen Daten angelegt werden soll und das Kontenanlagefenster öffnet sich.
  
  Wurde eine UID-Nummer übergeben, aber der Lieferant konnte damit nicht oder nur aufgrund der IBAN ermittelt werden, und es weicht die im Feld UID-Nummer übergebene UID-Nummer von der am Lieferantenstamm ab, finden Sie die dazu nötigen Einstellungen im Punkt Automatische Anlage UID-Nummer bei Import XML-Rechnung.
  
  
• IBAN wird vorläufig in der Erfassungsmaske in das Feld "IBAN" übernommen und mit den Stammdaten des laut UID-Nummer ermittelten Lieferanten verglichen bzw. bei Neulanlage des Lieferanten automatisch in die Stammdaten übernommen.
  
  Nähere Informationen zur Verarbeitung von Rechnungen, bei denen die IBAN auf der Rechnung von der IBAN am Lieferantenstamm abweicht, finden Sie im nachfolgenden Punkt Automatische Anlage IBAN bei Import XML-Rechnung.
  
  
• Lieferdatum (Das Lieferdatum wird grundsätzlich aus den Rechnungsdaten übernommen, wenn eines vorhanden ist. Ist kein Lieferdatum vorhanden, aber auf mehreren Rechnungspositionen gibt es ein Lieferdatum, dann wird das kleinste Lieferdatum auf die ER übernommen).
  
  
• Lieferscheinnummer (Wird für WWS auf die Rechnungsposition ins Feld "Liefer-Nr" übernommen.)
  
  
• Bestellnummer (Wird für WWS auf die Rechnungsposition ins Feld "Best-Nr Empf" übernommen.)
  
  
• Bestellpositionsnummer (Wird für WWS auf die Rechnungsposition ins Feld "Best-PosNr Empf" übernommen.)
  
  
• Ab der ebInterface-Version 4.0 kann eine EAN übergeben werden, welche in die "Rechnungspositionen" übernommen wird (wird für WWS benötigt).
  

Hinweis 

Beim Import von XML-Rechnungen im Format ebUtilities können nicht die gleichen Daten ausgelesen werden wie bei ebInterface, ZUGFeRD und ISDOC.

3.3.2. Import elektronischer Rechnungen (mehrere)

Werden mehrere XML-Rechnungen gleichzeitig mit der Funktion "Neu aus elektronischer Rechnung" importiert, werden dieselben Daten wie beim Import einer einzelnen übernommen und die Erfassungssätze automatisch angelegt, ohne dass zusätzlich die Erfassungsmaske geöffnet wird.

Hinweis 

Die Rechnungen können auch mittels Stapel in die ER-Kontrolle übertragen werden. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie der Onlinehilfe Batches und Stapel in der NTCS FIBU im Punkt Import elektronischer Rechnungen.

Lieferantenkontoermittlung

Sollten beim Einlesen von mehreren Rechnungen neue Lieferanten enthalten sein (UID-Nummer bzw. IBAN konnte in den bereits vorhandenen Lieferantenstammdaten nicht gefunden werden), werden diese Rechnungen trotzdem in die ER-Kontrolle übernommen. Das Feld "Kontonummer" bleibt in diesen Fällen vorerst leer.

Hierzu besteht die Alternative der Hinterlegung eines Dummykontos in den Parametern der ER-Kontrolle unter Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Lieferantenkonto bei elektronischer Rechnung. Ist in diesem Parameter eine Kontonummer hinterlegt, werden die Rechnungen, bei denen keine UID-Nummer oder IBAN in den Stämmen gefunden wurde, in die ER-Kontrolle vorerst mit dieser Dummykontonummer importiert.

Beim Bearbeiten dieser Rechnungen in der Erfassungsmaske kommt sofort eine Abfrage, ob mit den übergebenen elektronischen Rechnungsdaten (Name, UID-Nummer bzw. IBAN)  automatisch ein neues Personenkonto angelegt werden soll.

• Bei Auswahl "Ja" öffnet sich die Kontoanlagemaske für die Erfassung und Speicherung der restlichen Kontodaten.
  
  
• Bei Auswahl "Nein" haben Sie die Möglichkeit, einen bereits vorhandenen Lieferanten beim Feld "Konto" einzugeben und die übergebene IBAN wird auf die Rechnung übernommen.
  

Nähere Informationen zur Verarbeitung von Rechnungen, bei denen die IBAN auf der Rechnung von der IBAN am Lieferantenstamm abweicht, finden Sie im nachfolgenden Punkt Automatische Anlage IBAN bei Import XML-Rechnung.

Wurde eine UID-Nummer übergeben, aber der Lieferant konnte damit nicht oder nur aufgrund der IBAN ermittelt werden, und es weicht die im Feld "UID-Nummer" übergebene UID-Nummer von der am Lieferantenstamm ab, finden Sie die dazu nötigen Einstellungen im Punkt Automatische Anlage UID-Nummer bei Import XML-Rechnung.

3.3.3. ​Import elektronische Rechnungen via Stapelfunktion

3.3.4. ​Import elektronischer Rechnungen via Databoximport/Verzeichnisimport

3.3.5. Automatische Anlage Bankverbindung/IBAN bei Import XML-Rechnung

Wird eine Prüfung im Parameter aktiviert und kommt es zu Abweichungen, wird beim Speichern der Rechnungserfassung abgefragt, was mit den ausgelesenen Daten passieren soll.

• Eine neue Bankverbindung anlegen
  Das Feld "IBAN" in der Rechnungserfassung wird geleert, die neue Bankverbindung wird auf das Personenkonto übernommen.
  
  
• IBAN verwerfen und Rechnung speichern (Feld "IBAN" wird geleert)
  
  
• Rechnung speichern (Feld "IBAN" wird nicht geleert)
  

Bei der Auswahl "Speichern" wird das Feld "IBAN" in der Erfassungsmaske nicht geleert. Das hat keinen Einfluss auf den Buchungsstatus. Die Rechnung durchläuft bei Freigabe den vorgesehenen Workflow, ein Verbuchen ist möglich. Beim Verbuchen kommt jedoch ein Hinweis mit genauer Angabe der betroffenen Rechnung.

Hinweis beim Verbuchen der Rechnung:

 Hinweis 

Im Aktionsprotokoll der jeweiligen Rechnung wird die automatische Entfernung, beim Speichern der Bankverbindung oder verwerfen der IBAN im Zuge der Hinweismeldung, protokolliert.

3.3.6. Automatische Anlage UID-Nummer bei Import XML-Rechnung

Wurden elektronische Rechnungen mit der Funktion "Neu aus elektronischer Rechnung" importiert und dabei eine UID-Nummer übergeben, wird zuerst versucht, mit dieser einen Lieferanten zu ermitteln. Wird keine UID-Nummer aber eine IBAN übergeben, wird versucht, den Lieferanten aufgrund der IBAN zu ermitteln.

Konnte der Lieferant nicht oder nur aufgrund der IBAN ermittelt werden und es weicht die im Feld "UID-Nummer" übergebene UID-Nummer von der am Lieferantenstamm ab, kann mittels Parameter eingestellt werden, ob Sie das Programm auf diese Abweichung aufmerksam machen soll.

Das heißt, mittels Parameter kann geprüft werden, ob die übergebene UID-Nummer mit der UID-Nummer, die am Lieferantenstamm hinterlegt ist, übereinstimmt.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter →  ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Feld UID-Nummer prüfen

Standardmäßig ist dieser Parameter auf Prüfung beim Speichern und bei der Verbuchung eingestellt, und es wird bei einer abweichenden übergebenen UID-Nummer eine Abfrage ausgegeben, was mit der übergebenen UID-Nummer passieren soll. Die UID-Nummer kann in Folge auf das Personenkonto bzw. automatisch auch auf die Rechnung übernommen werden.

Möchte man diese Abfrage generell deaktivieren und keine Übernahme der UID-Nummer auf die einzelne Rechnung und den Lieferantenstamm, ist im oben angeführten Parameter die Einstellung "Nicht auf die Rechnung übernehmen" zu treffen.

Wird in diesem Parameter eingestellt, dass die UID-Nummer geprüft werden soll, und kommt es zu einer Abweichung, wird beim Speichern der Rechnungserfassung bzw. bei der Verbuchung abgefragt, was mit den ausgelesenen Daten passieren soll:

Was soll mit der UID-Nummer passieren?

• UID-Nummer auf Konto speichern (Die UID-Nummer wird am Lieferantenstamm und auf der Rechnung gespeichert.)
• UID-Nummer verwerfen und Rechnung speichern (Die UID-Nummer wird weder am Lieferantenstamm noch auf der Rechnung gespeichert.)
• Rechnung speichern (die UID-Nummer wird auf der Rechnung gespeichert.)

Wenn die Rechnung gespeichert wird, jedoch die UID-Nummer nicht in die Kontostammdaten übernommen oder verworfen wird, erhält man bei der Verbuchung erneut einen Hinweis. Dieser Hinweis zeigt an, bei welchen Rechnungen die erfasste UID-Nummer nicht mit den Kontostammdaten übereinstimmt. Es erfolgt auch eine Abfrage, ob die Verbuchung fortgesetzt werden soll.

3.3.7. ebInterface

3.3.8. ZUGFeRD

3.3.9. ebUtilities

• externe BelegNr
• Belegdatum
• der Lieferant muss anhand der UID-Nr richtig erkannt werden (in diesem Fall "Supplier VAT")
• Fälligkeitsdatum (= ZZiel)
• Rechnungsbetrag (brutto)
• Währung
• Zahlungsreferenz
  
  

3.3.10. ISDOC

3.3.11. XRechnung (UBL OASIS, CII CEFACT)

3.3.12. Besonderheiten Ungarn 

Hinweis 

Von Dataxo downgeloadete Rechnungsdateien können in die ER-Kontrolle über die Stapelfunktion "MCS_FIBUERIMPORTEINVOICE" übernommen werden. Diese werden als Zipdatei angeliefert und über den Stapel automatisch extrahiert und mit den von Dataxo ermittelten Rechnungsdaten in die ER-Kontrolle übertragen. Die Zipdatei enthält die von Dataxo ermittelten Rechnungsdaten (meta.xml), die original HU-szamla (_nav.xml) und das Rechnungsdokument (PDF). Voraussetzung ist die firmenbezogene Hinterlegung der Zugangsdaten in den Parametern: FIBU → Stammdaten → Paketübergreifende Parameter → CRM Zugangsdaten → Zugangsdaten Benutzername Dataxo Passwort Dataxo Steuernummer für Dataxo

3.4. Neu aus BMD DMS

3.5. Buchungen importieren in der ER-Kontrolle

3.5.1. ​Direktimport in der ER-Kontrolle via Standardimportschnittstelle 

3.5.2. ​Nachträglicher Import, Ergänzungen und/oder Änderungen zu vorhandenen Datensätzen

• Nur Neuanlagen
• Nur Änderungen (Es werden nur Rechnungen, die anhand der eingestellten Buchungsfindung ermittelt werden konnten, aktualisiert.)
• Neuanlagen und Änderungen (Es werden sowohl neue Rechnungen als auch bestehende Rechnungen, die anhand der eingestellten Buchungsfindung ermittelt werden, aktualisiert.)

• Interne Beleg-Nr. (Zuordnung aufgrund des Inhaltes im Feld "Belegnummer")
• Externe Beleg-Nr. + Konto (Zuordnung aufgrund des Inhaltes im Feld "extbelegnr" in Kombination mit der Lieferantenkontonummer)
• Erfass-Nr. (Zuordnung aufgrund des Inhaltes im Feld "MCA_ERB_ERFASSNR" = BMD ConstName-Bezeichnung - Ermittlung aus Fremdprogramm über Makro/indiv. Programmierung möglich)

• alle FIBU Belege über die Belegablage Databox automatisch zu verarbeiten, anstatt in einem Verzeichnis im Datei-Explorer abzulegen
• und auf einen Blick zu sehen, welche Belege für welche Verarbeitung vorgesehen und noch nicht verbucht sind.
  

Hinweis 

Auch in Kombination mit der Verarbeitung über Finmatics können diese Einstellungen getroffen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Punkt Import aus Finmatics. Auch in Kombination mit einem automatischen Verzeichnisimport können diese Einstellungen getroffen werden. Weitere Informationen zum Verzeichnisimport finden Sie in diesem Hilfedokument im Punkt "Automatische Anlage durch Verzeichnisimport in Databox".

• NTCS → Belegablage Databox
• BMD Com
• BMD Web 
• App BMD Go
• Scanstation (direkte Scanneranbindung an die Databox)
• E-Mail-Postfach-Überwachung (Mailbox)
• my BMD Com
• Autom. Einlesen aus Verzeichnis

 Grün bedeutet: Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung war erfolgreich.

 Orange bedeutet: Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung konnte nicht alle Werte ermitteln.

 Rot bedeutet: Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung schlug fehl.

Auch wenn der Status einen grünen Punkt zeigt, bedeutet das nicht, dass alle Werte korrekt ermittelt worden sind. Eine Kontrolle ist immer notwendig!

Wird in der ER-Kontrolle mit einem Workflow gearbeitet und soll dieser automatisch nach der automatischen Anlage der Eingangsrechnung und OCR-Erkennung angestoßen werden, kann dies mittels Parameter eingestellt werden. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein: Standardworkflow bzw. Workflow bei Import autom. starten Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Einstellungsmöglichkeiten betreffend Archivierungszeitpunkt über den folgenden Parameter: FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Archiv → Zeitpunkt der Archivierung Ist dieser Parameter auf "sofort" eingestellt, wird das Dokument archiviert, sobald die OCR-Erkennung abgeschlossen ist.

Hinweis 

Werden Dokumente über die Belegablagedatabox verarbeitet und kontrolliert, kann hier mittels der Funktion "Zuordnung ermitteln" die Zuordnung zur Erfassungszeile in der ER-Kontrolle nachgeprüft werden. Eine andere Möglichkeit ist, in der Belegablage Databox die Spalte "EXT-DocID" mit der Spalte "Beleg-DokID Extern" in der ER-Kontrolle zu vergleichen.

3.7. Import aus Finmatics

Wird in diesem Parameter die automatische Anlage aktiviert, wird automatisch im Hintergrund für alle über die Databox hochgeladenen Dokumente jeweils ein Datensatz pro Dokument in der ER-Kontrolle in der Rechnungsübersicht angelegt. Die Anlage erfolgt mit den aus unserer OCR-Erkennung ausgelesenen Daten und bleibt vorerst, wegen der laufenden Verarbeitung bei Finmatics, gesperrt.

Die Ermittlung der korrekten Fibu, in der der Datensatz samt Dokument angelegt werden soll, wird im Punkt Automatische Anlage durch Beleg-Upload (Databox) genau beschrieben.

Für den Download der digital verarbeiteten Belege inklusive Kontierungsvorschlag in die ER-Kontrolle gibt es zwei Möglichkeiten:

• Manuell über Finmatics-Download
• Automatisch mit Import über Stapel (empfohlen)

Bei den aus BMD im Hintergrund weitergeleiteten Belegen ist zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, welche und wie viele Belege hochgeladen worden sind, welche noch in Verarbeitung sind und für welche die Verarbeitung bei Finmatics bereits abgeschlossen und der Download in die ER-Kontrolle inklusive Kontierungsvorschlag übernommen worden ist.

Wichtige Funktionen speziell bei Verwendung von Finmatics in der ER-Kontrolle sind unter anderem:

• OCR-Status zurücksetzen (Mit dieser Funktion kann in Ausnahmefällen die Sperre aufgrund der OCR-Erkennung bzw. Verarbeitung bei Finmatics aufgehoben werden.)
• OCR-Erkennung einplanen und starten (Mit dieser Funktion kann die OCR-Erkennung neu gestartet bzw. das Dokument erneut zu Finmatics hochgeladen und die Verarbeitung gestartet werden, wenn sie zuvor zurückgesetzt wurde.)

Werden Dokumente über die Belegablagedatabox verarbeitet und kontrolliert, kann hier mittels der Funktion "Zuordnung ermitteln" die Zuordnung zur Erfassungszeile in der ER-Kontrolle nachgeprüft werden. Eine andere Möglichkeit ist, in der Belegablage Databox die Spalte "EXT-DocID" mit der Spalte "Beleg-DokID Extern" in der ER-Kontrolle zu vergleichen. Sollten im Ausnahmefall nicht zugeordnete Dokumente in der Belegablagedatabox vorhanden sein, können diese mit der Funktion "Neu aus Databox" in die ER-Kontrolle geladen werden.

Nach erfolgtem Finmatics-Download können die Rechnungen wie gewohnt in der ER-Kontrolle weiterverarbeitet (z. B. mittels eines ER-Workflows) bzw. verbucht werden.

Um zu vermeiden, dass versehentlich mehrfach importierte Dokumente in der ER-Kontrolle weiterverarbeitet werden, empfehlen wir hier die Belegnummernprüfung zu aktivieren. Dies erfolgt mit folgendem Parameter:

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Prüfung ext. BelegNr.

Hinweis 

Wird in der ER-Kontrolle mit einem Workflow gearbeitet, und soll dieser gleich automatisch nach der Ausführung des Importstapels angestoßen werden, kann dies mittels Parameter eingestellt werden. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein: Standardworkflow bzw. Workflow bei Import autom. starten Ein am Lieferantenstamm hinterlegter Workflow übersteuert den Workflow aus den Parametereinstellungen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Einstellungsmöglichkeiten den Archivierungszeitpunkt betreffend über den folgenden Parameter: FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Archiv → Zeitpunkt der Archivierung Ist dieser Parameter auf "sofort" eingestellt, wird das Dokument archiviert, sobald die OCR Erkennung bzw. die Verarbeitung bei Finmatics und der Download abgeschlossen sind.

Einen umfassenden Überblick und detaillierte Informationen zur Anbindung und Einrichtung von Finmatics, den Beleguploadmöglichkeiten sowie eine Übersicht aller Finmatics-Felder, die in der BMD berücksichtigt werden können, und vieles mehr finden Sie in unserer Onlinehilfe Finmatics. 

Ebenso finden Sie eine genaue Ablaufbeschreibung in der Onlinehilfe Finmatics im Punkt Finmatics über ER-Kontrolle.

3.8. ​Automatische Anlage durch Verzeichnisimport in Databox

3.9. Rechnungserfassung mit Dokument via BMD Scan

• Die aktuellen Systemvoraussetzungen und Scanner-Empfehlungen finden Sie auf unserer Homepage unter Systemvoraussetzungen für papierloses Buchen und Übersicht über Scanner für die perfekte Digitalisierung von Dokumenten.
  
  
• Alle notwendigen Grundeinstellungen für die Archivierung und ein Archiv müssen vorhanden sein. Nähere Informationen zur Anlage eines Archivs finden Sie unter NTCS DMS.
  
  
• Die Lizenz für BMD Scan ist im Paket "CRM und DMS" enthalten!

3.9.1. Wichtige Funktionen im BMD Scan für die ER-Kontrolle

Wenn sich mehrere Dokumente in der BMD Scan-Ansichtsmaske befinden, gibt es folgende Funktionen, um diese einzeln getrennt oder auch gesamt auf einmal in die ER-Kontrolle zu übernehmen:

In der Dropdown-Liste kann eine Funktion ausgewählt werden (ALT + F8). Die Funktionen für mehre Dateien beinhalten immer die Anzahl der vom Programm verarbeiteten Dateien, in unserem Beispiel sind das 20 Stück. Mit einem Klick auf die jeweilig gewünschte Funktion wird in die ER-Kontrolle gewechselt. Möchten Sie die zuletzt verwendete Archivierungsfunktion anwenden, rufen Sie diese mit F8 auf. Verschieben oder kopieren Sie ein einzelnes Dokument in die ER-Kontrolle, wird anschließend das Fenster für die Erfassung der Eingangsrechnung geöffnet. Wird mehr als eine Rechnung/ein Dokument in die ER-Kontrolle verschoben, öffnet sich ein Abfragefenster. In diesem werden die Firma und FIBU, in welcher die Dokumente weiterverarbeitet werden sollen, abgefragt. Anschließend wird pro Rechnungsdokument eine eigene Erfassungszeile mit den jeweils ausgelesenen Daten angelegt.

  

Als "Ablageart" wird automatisch die ER-Kontrolle vorgeschlagen, wenn BMD Scan aus der ER-Kontrolle über die Funktionen gestartet worden ist.

Anschließend stehen die verarbeiteten Rechnungen mit Dokument in der ER-Kontrolle zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Informationen zu weiteren Funktionen im BMD Scan (wie z. B. Splitten eines Dokumentes, Notizen, Stempel ...) finden Sie in der Onlinehilfe im Dokument BMD Scan.

Die Felder und Funktionen für die Kontrollen und die Nachbearbeitung der aus BMD Scan in die ER-Kontrolle übernommenen (verschobenen) Rechnungen sind im Punkt Erfassung und Bearbeitung der ER beschrieben.

Hinweis 

Wenn Anlagen (Notizen, Stempel, XML-Dateien ...) aus dem BMD Scan nicht angezeigt bzw. übernommen werden, überprüfen Sie die Formateinstellung des PDF-Typs im BMD Scan. In der Dokumentenvorschau in der ER-Kontrolle wird der Hinweis angezeigt "Die aktuelle Datei ist kompatibel mit PDF/A... und wurde im schreibgeschützten Modus geöffnet, um Bearbeitungen zu verhindern."   Passwortgeschützte, digital signierte und PDF/A-Dokumente sind schreibgeschützt. Somit sind jegliche Bearbeitungen bzw. Veränderungen sowie auch die entsprechenden Funktionen nicht erlaubt. Es können auch keine XML-Dateien eingebettet werden. Wird mit XML-Dateien gearbeitet, muss  im BMD Scan der Parameter PDF-Typ auf "Standard" oder "PDF/A3 - A" gesetzt sein. (CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD Scan → Allgemein → PDF-Typ) Durch die OCR-Erkennung im BMD Scan wird vom Programm im Hintergrund eine xml-Datei eingebettet oder extern erstellt. In diesem Fall werden die ausgelesenen Daten aber auch ohne Anlage der XML richtig übernommen und gespeichert!

3.9.2. OCR-Erkennung

 Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung war erfolgreich.
 Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung konnte nicht alle Werte ermitteln.
 Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcodeerkennung schlug fehl.
 Die Datei ist im Bearbeitungszustand.

Die Dokumentenansicht im BMD Scan ist mit einer gelben Informationsleiste ausgestattet. Diese Informationsleiste gibt Auskunft zum Dokument, zur OCR-Erkennung oder zu Fehlern am Dokument. Sie gibt auch Auskunft darüber, ob die OCR-Daten aufgrund der heuristischen Suche oder anhand einer Vorlage gefunden worden sind:

Das OCR-Ergebnis kann mit Klick auf das Symbol  angezeigt werden. Nach Klick auf dieses Symbol öffnet sich eine Textdatei (.txt), in der ersichtlich ist, was tatsächlich als Text im Bild der Rechnung ausgelesen werden konnte.

Die Stellen, an welchen die OCR-Erkennung etwas gefunden hat, werden im Rechnungsdokument gelb markiert dargestellt.

Wurden mehrere Werte gefunden, die in eines der Datenfelder passen könnten, so zeigt das Programm diese Werte in einer Combobox an und man kann den richtigen Wert auswählen oder auch manuell überschreiben.

Wurden OCR-Werte gespeichert, sind diese in der Dokumentenansicht grün markiert und können nun in die ER-Kontrolle übernommen werden.

• Bankverbindung(IBAN) 
• Belegdatum
• Betrag
• externe Belegnummer
• Fremdwährung
• UID-Nummer
• Steuernummer, Gruppen-ID 
• Mehrwertsteuernummer 
  
  

Bankverbindung – Lieferantenkontoermittlung

Hinterlegen Sie für die korrekte Erkennung der IBAN des Lieferanten auf der Rechnung die eigene IBAN in den eigenen Firmenstammdaten. Wird aus BMD Scan eine Lieferanten-Bankverbindung (IBAN) in die ER-Kontrolle übergeben und ist diese ist bereits auf einem Lieferantenkonto hinterlegt, wird in der ER-Kontrolle automatisch der richtige Lieferant ermittelt/übernommen. Für die Ermittlung ist keine Hinterlegung des SWIFT/BIC notwendig, da die IBAN eindeutig ist.

Ist die übergebene IBAN bereits über die Hauptbankverbindung oder die weiteren Bankverbindungen auf einem Lieferantenkonto hinterlegt, wird diese Bankverbindung automatisch auf die Eingangsrechnung übernommen.

Sind mehrere IBANs auf der Rechnung angeführt und bereits in den Stammdaten vorhanden, wird vorrangig die erfasste Hauptbankverbindung des Lieferanten in die Rechnung (und nachfolgend für einen eventuellen Zahlungsvorschlag) übernommen.

Mit dem (+) vor der IBAN im Feld "Bankverbindung" in den Rechnungen bzw. im Erfassungsfenster neben dem Feld "Bankverbindung" wird gekennzeichnet, dass bei diesem Lieferanten mehrere Bankverbindungen vorhanden sind.

Wird die IBAN beim Verschieben in die ER-Kontrolle in den Lieferantenstammdaten nicht gefunden, wird abgefragt, ob ein neuer Lieferant angelegt werden soll, und die ausgelesenen Personendaten werden automatisch im Kontenanlagefenster vorgeschlagen.

Gibt es zu dieser IBAN aber bereits ein bestehendes Personenkonto, aber es weicht die IBAN auf der Rechnung von der IBAN am Lieferantenstamm ab, wird sie vorläufig in das Feld "IBAN" übernommen und mittels Parameter kann eingestellt werden, was mit der IBAN passieren soll.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter →  ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Feld IBAN prüfen

Wird in diesem Parameter eingestellt, dass die IBAN geprüft werden soll, und es kommt zu einer Abweichung, dann wird beim Speichern der Rechnungserfassung abgefragt, was mit den ausgelesenen Daten passieren soll. Bei jedem wiederholten Speichern der Erfassung wird auch diese Abfrage wiederholt, solange bis die IBAN verworfen oder eine neue Bankverbindung damit angelegt wird.

Was soll mit der IBAN passieren?

• Eine neue Bankverbindung anlegen
  Das Feld "IBAN" in der Rechnungserfassung wird geleert, die neue Bankverbindung wird auf das Personenkonto übernommen.
  
  
• IBAN verwerfen und Rechnung speichern (Feld "IBAN" wird geleert)
  
  
• Rechnung speichern
  Das Feld "IBAN" in der Erfassungsmaske wird nicht geleert. Das hat keinen Einfluss auf den Buchungsstatus. Die Rechnung durchläuft bei Freigabe den vorgesehenen Workflow, ein Verbuchen ist möglich. Beim Verbuchen kommt jedoch ein Hinweis mit genauer Angabe der betroffenen Rechnung.
  

Wenn die Rechnung gespeichert wird, und somit die IBAN nicht verworfen oder damit eine neue Bankverbindung angelegt wird, erhält man bei der Verbuchung erneut einen Hinweis. Dieser Hinweis zeigt an, bei welchen Rechnungen die erfasste IBAN nicht mit den Kontostammdaten übereinstimmt. Es wird auch eine Abfrage gestellt, ob die Verbuchung fortgesetzt werden soll.

Hinweis 

Im Aktionsprotokoll der jeweiligen Rechnung wird die automatische Entfernung, beim Speichern der Bankverbindung oder verwerfen der IBAN im Zuge der Hinweismeldung, protokolliert.

Werden mehrere Rechnungen auf einmal verschoben, und es konnte die ausgelesene IBAN (und auch eine ev. ausgelesene UID-Nummer) nicht in den Stämmen gefunden werden, werden die Rechnungen trotzdem in die ER-Kontrolle übernommen. Das Feld "Kontonummer" bleibt in diesen Fällen vorerst leer.

Es besteht die Alternative der Hinterlegung eines Dummykontos in den Parametern der ER-Kontrolle unter Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Lieferantenkonto bei elektronischer Rechnung. Ist in diesem Parameter eine Kontonummer hinterlegt, werden die Rechnungen, bei denen keine UID-Nummer oder IBAN in den Stämmen gefunden worden ist, in die ER-Kontrolle vorerst mit dieser Dummykontonummer übernommen.

Die Abfrage für die automatische Anlage eines neuen Lieferanten kommt erst beim Bearbeiten in der Erfassungsmaske. 

Wurde die Lizenz Compass-Firmensuche erworben, werden im Zuge dieser Neuanlage die Stammdaten mit den Firmenbuchdaten bzw. Gewerberegisterdaten des Compass-Verlags abgeglichen und vorgeschlagen. Ist keine Compass-Lizenz vorhanden, werden die Stammdaten über die UID-Stufe-2-Überprüfung vorgeschlagen und übernommen.

Wird die UID-Nummer beim Verschieben in die ER-Kontrolle in den Lieferantenstammdaten nicht gefunden, weil diese am bestehenden Lieferantenstamm fehlt oder abweicht, kann mittels Parameter eingestellt werden, was mit der UID-Nummer passieren soll.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Feld "UID-Nummer" prüfen

Die UID-Nummer kann in Folge auf das Personenkonto übernommen werden.

Wird in diesem Parameter eingestellt, dass die UID-Nummer geprüft werden soll, und kommt es zu einer Abweichung, wird beim Speichern der Rechnungserfassung abgefragt, was mit den ausgelesenen Daten passieren soll.

Was soll mit der UID-Nummer passieren?

• UID-Nummer auf Konto speichern
• UID-Nummer verwerfen und Rechnung speichern
• Rechnung speichern

Wenn die Rechnung gespeichert wird, jedoch die UID-Nummer nicht in die Kontostammdaten übernommen oder verworfen wird, erhält man bei der Verbuchung erneut einen Hinweis. Dieser Hinweis zeigt an, bei welchen Rechnungen die erfasste UID-Nummer nicht mit den Kontostammdaten übereinstimmt. Es wird auch eine Abfrage gestellt, ob die Verbuchung fortgesetzt werden soll.

Werden mehrere Rechnungen auf einmal verschoben, und es konnte die UID-Nummer (und auch eine ev. ausgelesene IBAN) nicht in den Stämmen gefunden werden, werden die Rechnungen trotzdem in die ER-Kontrolle übernommen. Das Feld "Kontonummer" bleibt in diesen Fällen vorerst leer.

Es besteht die Alternative der Hinterlegung eines Dummykontos in den Parametern der ER-Kontrolle unter Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Lieferantenkonto bei elektronischer Rechnung. Ist in diesem Parameter eine Kontonummer hinterlegt, werden die Rechnungen, bei denen keine UID-Nummer oder IBAN in den Stämmen gefunden worden ist, in die ER-Kontrolle vorerst mit dieser Dummykontonummer übernommen.

Die Abfrage für die automatische Anlage eines neuen Lieferanten kommt erst beim Bearbeiten in der Erfassungsmaske. 

Wurde die Lizenz Compass-Firmensuche erworben, werden im Zuge dieser Neuanlage die Stammdaten mit den Firmenbuchdaten bzw. Gewerberegisterdaten des Compass-Verlags abgeglichen und vorgeschlagen.

Ist keine Compass-Lizenz vorhanden, werden die Stammdaten über die UID-Stufe-2-Überprüfung vorgeschlagen und übernommen.

Steuernummer, Gruppen-ID Ungarn

Besonderheit Schweiz

Hinweis 

Es besteht die Möglichkeit, die OCR-Erkennung im Hintergrund mittels eines Stapels durchführen zu lassen. Nähere Informationen finden Sie unter OCR-Erkennung aller Dateien in einem Verzeichnis.

3.9.3. Zweistufiger OCR-Prozess

3.9.4. QR-Code (Barcode)

Besonderheit Tschechien  

Aus dem QR-Code wird bei tschechischen Buchhaltungen das Variabel-Symbol eingelesen. Dieses wird als externe Belegnummer in die ER-Kontrolle übernommen und in das Feld "ZV-Zahlungsreferenz" eingetragen. Zusätzlich wird die Bankverbindung (IBAN, BIC) ausgelesen und der Lieferant entsprechend ermittelt.

Besonderheit Schweiz

3.9.5. Bereits eingescannte Rechnungen verarbeiten

3.9.6. Dokumente aus einer E-Mail in die ER-Kontrolle übernehmen

Beim Verschieben kann die dazugehörende E-Mail ebenfalls automatisch übernommen und mitarchiviert werden.

Soll nur die Rechnung und nicht auch die E-Mail archiviert werden, können Sie dies unter folgendem Parameter deaktivieren:  

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-ins → Allgemeine Einstellungen → Sonstige Einstellungen → Mail für BMD Scan exportieren

Bitte starten Sie NTCS und Outlook nach einer Änderung des Parameters neu. 

Für jede Mail mit Anhang wird ein eigener Ordner im lokalen Temp-Verzeichnis\BMDNTCS\BMD Scan-Ordner erstellt:

Der Ordner wird mit einer ID benannt:

Im Hintergrund werden in diesem Ordner (nur im Explorer sichtbar, nicht im BMD Scan) das PDF zusammen mit den Metadaten bzw. die exportierte E-Mail abgelegt. 

Nach dem Verschieben in die ER-Kontrolle ist dieser Ordner leer. Der leere Ordner bleibt bestehen.

Hinweis

Bitte halten Sie Rücksprache mit Ihrem Techniker, ob und in welchem Intervall Ihr Temp-Ordner automatisch geleert wird.

Gibt es Probleme bei der Überleitung bzw. ist ein PDF in diesem Ordner gelöscht oder nicht aus dem Outlook übernommen worden, so kann dieser Ordner gelöscht werden und die Add-in-Funktion "Rechnungskontrolle" erneut aufgerufen werden.

Zudem kann in der Dokumentenvorschau im unteren Bereich mit den beiden blauen Pfeiltasten   zwischen der Anzeige der archivierten Dateien gewechselt und somit auch die E-Mail in der Dokumentenvorschau angezeigt werden.

Für Unternehmen, die z. B. nur die ER-Kontrolle im Einsatz haben, kann die Add-in-Standardfunktion in den Parametern auf Rechnungskontrolle gestellt werden.

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-ins → Allgemeine Einstellungen → Funktionen → Standardfunktion: Rechnungskontrolle

Ist die Add-in-Standardfunktion auf "Rechnungskontrolle" eingestellt, so verändert sich zwar das Add-in-Symbol nicht, aber man hat den Vorteil, dass man sich das Drop-Down-Menü erspart und nur mehr auf die Schaltfläche "BMD Archiv" klicken muss. (Das Drop-Down-Menü kann aber weiterhin mit Klick auf das Pfeilchen aufgerufen werden).

Achtung! 

Diese Parametereinstellung wirkt in allen Office-Programmen, wo die Schaltfläche "BMD Archiv/AddIn" ersichtlich ist!

Sind Anhänge bereits importiert worden, wird bei einem erneuten Importversuch abgefragt, ob man die Anhänge (obwohl sie schon einmal verarbeitet worden sind) nochmals neu importieren möchte.

Bei Anhängen, die nicht der Rechnungskontrolle dienen und im BMD Scan nicht angezeigt werden können (Word, Excel), erscheint die Meldung, dass die E-Mail keine Anhänge für die Rechnungskontrolle beinhaltet.

Sollten Sie dennoch eine Archivierung dieser Anhänge wünschen, finden Sie die Beschreibung dazu im Punkt Zuordnung weiterer Dateitypen.

Infos für die Anlage der BMD Office-Add-Ins im Outlook finden Sie in der Anleitung BMD Office-Add-Ins.

3.10. Erzeuge Kopie/Storno

4. Erfassung, Bearbeitung und Speicherung der ER

In den vorangegangenen Punkten wurden die verschiedenen Erfassungsvarianten aufgezählt und erklärt. In diesem Punkt wird genau auf die Anlage der Eingangsrechnung in der Erfassungsmaske (= Detailfenster zur jeweiligen Rechnung) eingegangen.

Das Erfassungs-/Detailfenster und Übersichtsfenster verfügen teilweise über identische Bereiche bzw. Funktionen und greifen ineinander. Ebenso verhält es sich bei den zugehörigen Funktionen für beide Fenster (Rechnungsübersicht und Erfassungsmaske).

Einen allgemeinen Überblick zum Aufbau des ER-Erfassungs-Fensters sowie dessen Bereiche und jeweiligen Funktionen finden Sie in den nachfolgenden Punkten oder auch in der Fensterhilfe ER-Kontrolle - Erfassungs-/Detailfenster.

Wird in der Rechnungsübersicht eine Rechnung mit der Funktion  "Neu" (F5) neu angelegt oder wählen Sie bei einer bereits erfassten Rechnung die Funktion  "Bearbeiten" (F6)  bzw.  "Ansehen" (F2), öffnet sich automatisch das Erfassungsfenster (= Detailfenster zur jeweiligen Rechnung).

Im Detailfenster werden die Bereiche Eingangsrechnung, Kontierung und Kostenaufteilung, Lieferanteninfo, Notiz sowie die Dokumentenvorschau vom Übersichtsfenster wiederholt und die Details explizit für die gewählte Rechnung zur Bearbeitung bzw. Kontrolle angezeigt.

Nachdem alle notwendigen Rechnungsdaten erfasst, kontrolliert und bearbeitet worden sind, können diese in der Erfassungsmaske gespeichert und freigegeben werden.

Die Beschreibung zur ER-Freigabe finden Sie im gleichlautenden Punkt nachfolgend in dieser Dokumentation.

Die Beschreibung zur Rechnungskontierung und zur Kostendatenerfassung finden Sie in den nachfolgenden gleichlautenden Punkten.

Hinweis 

Sowohl in der Rechnungsübersicht als auch beim neu Erfassen bzw. Bearbeiten können Dokumente (auch mehrere Dokumente) mittels Drag & Drop auf die gewünschte Eingangsrechnung übernommen werden. Halten Sie beim Ziehen der Dokumentenzuordnung die Strg-Taste gedrückt, wird die Dokumentenzuordnung kopiert und mit der Umschalt-Taste verschoben. Unabhängig vom ER-Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" wird ein mit Drag & Drop hinzügefügtes Dokument immer sofort archiviert. Wird ein Dokument zugeordnet, öffnet sich die Beschlagwortungsmaske und die Werte aus der Eingangsrechnung werden automatisch übernommen.  Weitere Informationen dazu finden Sie unter Archivierung E-Mail und/oder Zuordnung weiterer Dateitypen.

Solange die Eingangsrechnung nicht vollständig erfasst und anschließend freigegeben wird, kann diese unabhängig von einer vollständigen Kontierung nicht verbucht werden. In diesem Fall wird in der Rechnungsübersicht ein Sperrsymbol im Feld "Buchen-Sperre" angezeigt.

4.1. Layoutgestaltung im Erfassungs-/Detailfenster

Sowohl das Übersichtsfenster als auch das Erfassungs-/Detailfenster der ER-Kontrolle verfügen über ein flexibles Layout und können fixe als auch optionale Bereiche enthalten und unabhängig voneinander individuell über die Layoutgestaltung  angeordnet werden.

Wie in allen Fenstern mit flexiblem Layout befindet sich auch im Erfassungs-/Detailfenster rechts oben in der Menüleiste die Funktion "Layout ändern". Wenn Sie diese Funktion ausführen, werden die einzelnen Bereiche verschiebbar, wodurch eine beliebige individuelle Anordnung mittels Klick und Ziehen der Überschriftenzeile mit der Maus ermöglicht wird. Mit unserem Lernvideo Layoutgestaltung in der ER-Kontrolle  können Sie Sich einen kurzen Überblick verschaffen.

4.2. Bereiche im Erfassungs-/Detailfenster

4.2.1. Bereich Eingangsrechnung

Nachdem alle notwendigen Rechnungsdaten erfasst, kontrolliert und bearbeitet worden sind, können diese in der Erfassungsmaske gespeichert und freigegeben werden.

Für die Rechnungserfassung ist eine Standardfeldauswahl voreingestellt, die Sie Ihren Bedürfnissen anpassen können:

Standardfelder Eingangsrechnung

Interne Belegnummer	Die interne Belegnummer kann nur numerisch eingegeben werden. Die interne Belegnummer wird immer bei der Eingabe geprüft. Dabei wird geprüft, ob diese generell bereits in der ER-Kontrolle erfasst wurde. Bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen wird zusätzlich die interne und externe Belegnummer lt. Einstellung am Buchungssymbol geprüft. Wird eine Eingangsrechnung in die NTCS verbucht und es ist gewünscht, alphanumerische Werte in das Feld "Belegnummer" zu übernehmen, dann kann in der ER-Kontrolle anstatt der "internen Belegnummer" das Feld "interne Belegnummer (alphanumerisch)" verwendet werden. Dann wird diese Belegnummer anstelle der "internen Belegnummer" in die Buchhaltung übernommen. Die automatische Beleg-Nr.-Vergabe kann im ER-Kontrolle Parameter "Interne Beleg-Nr Vergabe" aktiviert/deaktiviert werden.   Für die automatische Beleg-Nr.-Vergabe gilt: Beleg-Nr. wird je nachdem, ob mit/ohne Filiale gearbeitet wird, je FIBU (und je Filiale) fortlaufend vergeben. Wird bei der Neuanlage eine andere Beleg-Nr. eingegeben als vorgeschlagen, kommt beim Speichern die Abfrage, ob die fortlaufende Beleg-Nr. geändert werden soll. Wird eine ER gelöscht und die darauf vergebene Beleg-Nr. entspricht der fortlaufenden (letzten) Beleg-Nr., wird die fortlaufende Beleg-Nr. geändert (um 1 reduziert). Die Beleg-Nr. der gelöschten ER wird dann bei der nächsten Neuanlage wieder vorgeschlagen. Nach Eingabe der Belegnummer wird die Prüfung auf doppelte Belegnummern gestartet. Es wird entweder die "interne Belegnummer" oder die "interne Belegnummer (alphanumerisch)" in der gesamten Buchhaltung geprüft. Beide Felder können nicht gleichzeitig geprüft werden!   Weitere Informationen zur internen Belegnummer finden Sie unter Belegnummernvergabe.
Externe Belegnummer	In diesem Feld kann die externe Belegnummer erfasst werden. Mit dem Parameter "Prüfung ext. BelegNr" kann eingestellt werden, ob die externe Belegnummer bereits beim Erfassen bzw. Buchungen Importieren oder Verschieben aus BMD Scan in die ER-Kontrolle je Lieferant geprüft werden soll. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Prüfung ext.BelegNr Voraussetzung ist die Einstellung der Belegnummerprüfung am verwendeten Buchungssymbol im Bereich "Kontrollen" unter "Kontrolle externe Beleg-Nr". Hier ist "Kontrolle je PersKto/BuSymbol" zu hinterlegen. Die interne Belegnummer wird immer bei der Eingabe geprüft. Dabei wird geprüft, ob diese generell bereits in der ER-Kontrolle erfasst wurde. Bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen wird zusätzlich die interne und externe Belegnummer lt. Einstellung am Buchungssymbol geprüft.
Belegdatum	Als Belegdatum wird das Tagesdatum vorgeschlagen, wenn es innerhalb des Wirtschaftsjahres liegt. Wenn dieses nicht im WJ liegt und der Parameter "Vorschlag Buchungsperiode" auf "Kein Vorschlag" eingestellt ist, erscheint folgende Meldung: "Das eingegebene Datum liegt außerhalb des Wirtschaftsjahres. Soll die Buchungsperiode auf Periode X gesetzt werden?"
Valutadatum	Hier kann das Valutadatum der Rechnung übergeben werden. Bei der Eingabe wird eine Meldung ausgegeben, wenn das Valutadatum um mehr als ein Jahr vom Belegdatum abweicht.   Wird das Valutadatum manuell eingegeben oder automatisch übernommen mittels Makro oder Parametereinstellung Valutadatum = Tagesdatum, wird anstatt des Belegdatums das Valutadatum für die Fälligkeitsberechnung herangezogen. Den o. a. Parameter finden Sie in der ER-Kontrolle unter Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Vorschlagswert Valutadatum.
Lieferantenkonto	Eingabe des Lieferantenkontos.   Ist das eingegebene Lieferantenkonto in der FIBU nicht vorhanden, kann dieses automatisch aus dem Standardkontenrahmen oder aus dem PersKto-Standardkontenrahmen übernommen werden (beispielsweise bei Firmengruppen). Beim Erfassen der Eingangsrechnung kann das Kontoblatt über Funktionen → Kontoblatt oder mit "Strg + K" geöffnet werden. Wurde bereits ein Konto erfasst, dann wird direkt auf das Kontoblatt des jeweiligen Kontos verzweigt. Wurde noch kein Konto erfasst, dann wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen. Ist das Feld "Lieferantenkonto" befüllt, kann man über Funktionen → Kontostammdaten oder mit "Strg + N"  in die Stammdaten des jeweiligen Kontos für etwaige Kontrollen oder Änderungen verzweigen. Mit der Funktionstaste  (F8) kann die UID-Nummern-Prüfung Stufe 2 aufgerufen werden. Danach öffnet sich ein Fenster, in welchem die Prüfung mit F3 gestartet werden kann. Ist in den Parametern die Prüfung aktiviert und auf "Ja" gestellt, wird diese im Hintergrund durchgeführt und protokolliert. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Prüfung UID-Lieferanten Bei Eingabe einer ungültigen oder unbekannten UID-Nummer öffnet sich automatisch das Prüfungsprotokoll mit dem entsprechenden Vermerk.   Hat ein Lieferant keine UID-Nummer, kann am Kontenstamm im Feld "UID-Nummer" der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt.
Rechnungsart	Die Rechnungsart ist nur in Verbindung mit der WWS von Bedeutung und kann nur verändert werden, sobald in der Warenwirtschaft eine Warenannahme gebucht worden ist. Allerdings kann die Rechnungsart auch nur dann verändert werden, wenn noch kein Lieferschein (Warenannahme) der Eingangsrechnung zugeordnet ist. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Verfügung:  Eingangsrechnung  Frachtrechnung  Spesenrechnung
Buchungstext	Funktion F4: Anzeige der zuletzt verwendeten ER-Buchungstexte des Kontos.  Funktion F8: Anzeige und Bearbeitungsmöglichkeit der Buchungstextkürzel. Strg + F2: Kontobezeichnung übernehmen   Hinweis  Um einen mit F4 automatisch übernommen Text schneller um weitere Inhalte ergänzen zu können, kann der Parameter FIBU → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Eingabe → Stehenbleiben Buchungstext auf "Ja" gesetzt werden. Somit bleibt der Cursor im Feld "Buchungstext" stehen.  Standardmäßig werden die 10 häufigsten Buchungstexte zum bereits eingegebenen Konto in der Schnellsuche angezeigt. Datenbasis bilden die Buchungstexte der aktuellen FIBU sowie der Vorjahres-FIBU. Ist dies nicht gewünscht, kann man die Anzeige mittels Parameter auf inaktiv setzen. Die Einstellung finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Schnellsuche / KI-Suche → Buchungstext-Schnellsuche: Hier das Symbol  anklicken und das Häkchen bei "aktiv" entfernen. Diese Einstellung gilt gleichzeitig für den Buchungstext beim Erfassen als auch beim Kontieren.   Wurde am Kontenstamm des Personenkontos ein "Vorschlag Buchungstext" hinterlegt, wird dieser als Buchungstext übernommen. Es kann auch ein Vorschlag für den Buchungstext am verwendeten Buchungssymbol hinterlegt werden. Für die Hinterlegung am Buchungssymbol ist zu beachten, ob beim Erfassen ein bestimmtes oder kein Buchungssymbol erfasst wird. Wird kein Buchungssymbol erfasst, gilt als Rückfallebene das Symbol "ER" und die Hinterlegung hat bei Bedarf hier zu erfolgen.  Wurde am verwendeten Buchungssymbol im Feld "Vorschlag Buchungstext (Bezeichnung)"eine Auswahl getroffen (Konto-, Gegenkonto-, Kostenstellenbezeichnung), so wird diese in den Buchungstext übernommen. Werden am verwendeten Buchungssymbol im Feld "Vorschlag Buchungstext" Textvariablen hinterlegt (nur wirksam, wenn Feld "Vorschlag Buchungstext (Bezeichnung )" auf "kein Vorschlag"), werden diese Texte bei Auffüllung der erforderlichen Datenfelder in der Erfassungsmaske der ER-Kontrolle, in das Feld Buchungstext übernommen.   Verwaltung von Textkürzel: Sie können hier FIBU-bezogen oder allgemein Textkürzel für den Buchungstext anlegen und bearbeiten. Bei der nächsten Buchung wird durch die Eingabe des Textkürzels + Enter der hinterlegte Buchungstext automatisch in die Buchungszeile übernommen. Das Textkürzel kann 10-stellig (alphanumerisch) angelegt werden. Wenn keine allgemeinen Buchungstextkürzel vorhanden sind, können diese manuell über Extras →  "Import allgemeine Kürzel" eingespielt werden. (NTCS-Verzeichnis/Daten/Standards/Account/STD/BUTEXTKUERZEL.csv) Vorhandene Textkürzel werden nicht überschrieben. Weiters können auch Buchungstexte mittels Variablen hinterlegt werden, welche nach Aufruf des Textkürzels + Enter automatisch durch den jeweiligen Text ersetzt werden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass manche Variablen wie z. B. die Gegenkontobezeichnung bei der Erfassung noch als Variable angezeigt werden und erst bei der Verbuchung umgewandelt werden können. Die jeweiligen Textkürzel können mit dem Symbol  ausgewählt werden. Bei allen Platzhaltern, die sich auf Monat und Jahr beziehen, öffnet sich folgendes Fenster, in welchem das gewünschte Format angegeben werden kann. Je nach Auswahl wird die entsprechende Variable gesetzt:
Betrag	In diesem Feld kann der Bruttobetrag der Eingangsrechnung erfasst werden. Ist im Buchungsprogramm im Parameter "Hinweis bei Buchungen ab 10.000,-" das gewünschte Belegsymbol hinterlegt, dann wird diese Betragsgrenze auch bei der ER-Kontrolle geprüft. Das heißt, bei der Erfassung einer ER wird bei der Betragseingabe die Prüfung durchgeführt und ggf. folgende Meldung ausgegeben: "Bitte überprüfen Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit, ob die Rechnungsmerkmale vollständig sind, damit der Vorsteuerabzug nicht verloren geht!"   Das Belegsymbol kann direkt bei der Erfassung eingegeben werden. Wird kein Symbol eingegeben, dann wird jenes Symbol geprüft, welches bei der letzten Verbuchung der Eingangsrechnungen aus der ER-Kontrolle eingegeben wurde. Dieses Buchungssymbol wird intern gespeichert und somit bei der nächsten Erfassung für die Prüfung herangezogen.
ZZiel	Hier kann das Nettozahlungsziel in Tagen bzw. das konkrete Fälligkeitsdatum eingegeben werden. Standardmäßig wird auf die Zahlungskondition des Kontenstamms zurückgegriffen. Im Falle einer Abweichung vom Kontenstamm kann hier ein Wert erfasst werden. Wird das Zahlungsziel 0 oder kein Zahlungsziel erfasst, wird die Rechnung ohne Zahlungsziel verbucht. Mittels Parameter kann das gewünschte Eingabeformat (Tage oder konkretes Fälligkeitsdatum) für die Fälligkeit festgelegt werden.  FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Zahlungskonditionen Eingabe Dieser Parameter greift für die Felder "ZZiel", "SktoTage" und "SktoTage2".
SktoProz	Skonto-Prozent
SktoTage	Skontofälligkeit in Tagen bzw. Fälligkeitsdatum. Standardmäßig wird auf die Zahlungskondition des Kontenstamms zurückgegriffen. Im Falle einer Abweichung vom Kontenstamm kann hier ein Wert erfasst werden. Mittels Parameter kann das gewünschte Eingabeformat (Tage oder konkretes Fälligkeitsdatum) für die Fälligkeit festgelegt werden.  FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Zahlungskonditionen Eingabe Dieser Parameter greift für die Felder "ZZiel", "SktoTage" und "SktoTage2".

Die gesamte Auswahl und Feldbeschreibung aller möglichen Felder für die Erfassung der Eingangsrechnungen finden Sie hier:

 Felder Eingangsrechnung

Die Feldauswahl  für diesen Bereich können Sie rechts oben über die weiteren Funktionen  oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten. Über das Feld "Auswahl" direkt unterhalb der Erfassungsfelder kann auch temporär ein Feld über die Suchfunktion hinzugefügt werden.

4.2.1.1. Belegnummernvergabe

• Automatisch bei Neuanlage – es wird die gleiche Belegnummer vergeben.
• Automatisch beim Speichern – es wird eine neue Belegnummer vergeben.
  

Achtung! 

Es wird empfohlen, Eingangsrechnungen ausschließlich über die ER-Kontrolle zu erfassen! Ein automatischer Abgleich der internen Belegnummer zwischen manuell gebuchten Eingangsrechnungen aus dem Buchungsprogramm und der ER-Kontrolle ist nicht möglich! Sollte dies trotzdem nötig sein, haben Sie die Möglichkeit, mit unterschiedlichen Buchungssymbolen (z. B. ERB für das Buchungsprogramm und ER für die Erfassung in der Eingangsrechnungskontrolle) mit jeweils eigener fortlaufender Nummerierung zu arbeiten. Die Verwendung verschiedener Buchungssymbole innerhalb der ER-Kontrolle wird bei der fortlaufenden Nummerierung nicht berücksichtigt. Die fortlaufende Vergabe erfolgt für alle Buchungssymbole im Programm "ER-Kontrolle" immer pro Fibu bzw. Filiale. Es gibt diverse individuelle Lösungen, um z. B. Kleinbetragsrechnungen aus dem normalen Workflow herauszuhalten. Beispielsweise kann die Rechnung ohne Workflow gleich für die Verbuchung freigegeben werden oder es wird im Workflow mittels Makro ein eigener Ablauf für Rechnungen mit bestimmten Merkmalen angelegt.

4.2.1.2. Belegnummernprüfung

4.2.2. Bereich Kontierung/Kostenaufteilung

Standardmäßig ist der Bereich zur Erfassung bzw. Änderung der Kontierung inkl. Kostendatenerfassung bzw. Kostenaufteilung links im unteren Fensterbereich horizontal (Standardeinstellung: Eingabe zeilenweise) platziert. Hier kann die Kontierung bzw. eine eventuell erforderliche Kostenerfassung vorgenommen bzw. kontrolliert werden.

Die Erfassung erfolgt adäquat und inklusive der gewohnten Funktionen aus der Buchungszeile im Buchungsprogramm.

Um etwaige Kostendaten aufteilen zu können, geben Sie in den Kostendatenfeldern ein Plus (+) ein und das Programm wechselt automatisch in die Erfassung im selben Bereich, aber im eigenen Reiter "Kostenaufteilung". Es wird so lange eine neue Zeile angelegt, bis der gesamte Betrag aufgeteilt worden ist.

Die Feldauswahl  für diesen Bereich können Sie rechts oben über die weiteren Funktionen  oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten. Über das Feld "Auswahl" direkt unterhalb der Erfassungsfelder kann auch temporär ein Feld über die Suchfunktion hinzugefügt werden.

 Felder Eingangsrechnung

Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, über die Layoutgestaltung die Kontierung und Kostendatenerfassung im Erfassungs-/Detailfenster von "Eingabe zeilenweise" auf "Eingabe vertikal" zu ändern. Diese Möglichkeit wird in unserem Lernvideo Layoutgestaltung in der ER-Kontrolle  veranschaulicht.

Ist im Layout der Bereich "Kontierung/Kostenaufteilung" auf "Eingabe vertikal" umgestellt und gespeichert und man möchte wieder zurückstellen auf "Eingabe zeilenweise", kann dies wiederum über die Layoutgestaltung unter "Bereiche" angehakt werden. Zusätzlich muss der Bereich aber selbständig neu positioniert werden.

Weitere allgemeine Informationen zur Rechnungskontierung und Kostendatenerfassung entnehmen Sie diesem Hilfedokument in den Punkten Rechnungskontierung bzw. Kostendatenerfassung.

4.2.3. Bereich Lieferanteninfo, Notiz

Möchten Sie nähere Informationen (wie z. B. Saldo, Adresse, Konditionen, UID-Nummer, Bankverbindungsdaten usw.) über den zur markierten Rechnung erfassten Lieferanten abrufen oder rechnungsbezogen eine Notiz erfassen, ändern oder anzeigen lassen, können Sie dies über den kombinierten Bereich "Lieferanteninfo, Notiz" erledigen.

Explizit für die Lieferanteninfo haben Sie die Möglichkeit, über die weiteren Funktionen  rechts oben in der Überschriftenleiste die Ansicht unter Extras auf "Ansicht mehrzeilig" umzustellen.

Mittels der Notiz können Sie wichtige Details oder Anmerkungen zu einer Rechnung speichern.

Nähere Informationen zur Notiz entnehmen Sie der Onlinehilfe ER-Kontrolle.

Standardmäßig ist dieser Bereich eingeklappt. Mit dem Button vergrößern  kann er angezeigt werden. Wieder einklappen kann man diesen Infobereich mit dem Button "Verkleinern" .

Die Feldauswahl  für diesen Bereich können Sie mit rechter Maustaste in der jeweiligen Überschriftenleiste oder rechts oben über die weiteren Funktionen  oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten.

4.2.4. Bereich Dokumentenvorschau/Aktionsprotkoll im Erfassungs-/Detailfenster

Ist ein Dokument für die erfasste Rechnung angehängt worden, kann auch in der Rechnungsübersicht die Dokumentenvorschau durch das Drücken des Buttons "Vergrößern"  angezeigt bzw. mit dem Button "Verkleinern"  wieder ausgeblendet bzw. eingeklappt werden.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang den Parameter "Seitenanpassung für zugeord. Dokumente", in dem die gewünschte Seiteneinstellung vorgegeben werden kann. Bei der Einstellung "0 - letzte Einstellung beibehalten" werden die letzten Einstellungen jetzt für den Dokumentenviewer im Übersichtsfenster und im Erfassungs-/Detailfenster getrennt gemerkt und wieder vorgeschlagen.

Ebenso komfortabel ist die Möglichkeit, die Dokumentenvorschau über die Layoutgestaltung  als eigenständiges Fenster auf einem weiteren Bildschirm einzustellen.

Im Punkt Funktionen im Erfassungs-/Detailfenster werden die Bearbeitungsfunktionen für diesen Bereich beschrieben.

Weitere Informationen finden Sie im Punkt Arbeiten mit Dokumenten - Dokumentenvorschau.

Ebenso kann im Bereich Dokumentenvorschau in einem eigenen Reiter auch das Aktionsprotokoll für die aktuelle Rechnung aufgerufen werden.

Über die Layoutgestaltung können im Bereich der Dokumentenvorschau bei vorhandener Lizenz noch weitere Reiter ( z. B.:  WWS-Info) hinzugefügt oder ausgeblendet werden

4.3. Funktionen im Erfassungs-/Detailfenster

Die Feldauswahl  für den jeweiligen Bereich können Sie rechts oben über die weiteren Funktionen  oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten. Über das Feld "Auswahl" direkt unterhalb der Erfassungsfelder kann auch temporär ein Feld über die Suchfunktion hinzugefügt werden.

Die wichtigsten Standardfunktionen sind in den jeweiligen Fensterbereichen der ER-Kontrolle prominent platziert, um ein schnelleres Arbeiten zu ermöglichen. Die Grundfunktionen "Ansehen" , "Neu" , "Bearbeiten"  und "Löschen"  werden aus Platzgründen nur als Symbole angezeigt.
Zusätzlich können weitere Funktionen über das Burger-Menü  ausgeführt werden bzw. in der Menüleiste als eigene Schaltfläche oder gesammelt in einer Schaltfläche  individuell pro User zusammengefasst gespeichert werden. Beachten Sie beim Hinzufügen weiterer Funktionen unbedingt die Einstellungsmöglichkeiten im Burger-Menü rechts bei Favoriten unter "Position und Anzeige".

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Burger-Menü	Öffnet das Burger-Menü. Hier können weitere Einstellungen zum Fenster vorgenommen werden.
Freigabe	Mit dieser Funktion (Strg + F) kann die Eingangsrechnung freigegeben werden. Die Anzeige dieser Funktion ist abhängig von der Einstellung der Parameter Rechnungsfreigabe und Bezeichnung der Rechnungsfreigabe.
Delegieren	Die Freigabe kann an einen anderen Mitarbeiter delegiert werden. Die Funktion ist nur bei dem Mitarbeiter aktiv, bei dem die Rechnungen gerade zugeordnet sind.
Import	Buchungen importieren Import von Buchungen in die ER-Kontrolle (inklusive Dokumente, Kostendaten, Sammel- oder Einzelgegenbuchung, Splittbuchungen möglich) Wird in der Datei keine oder eine falsche Lieferantenkontonummer übergeben, aber ist eine UID-Nr., Steuer-Nr. oder IBAN in der Importdatei vorhanden, dann wird dieser Lieferant automatisch anhand dieser Daten ermittelt. Konnte kein Lieferant ermittelt werden, wird die Rechnung ohne Eintrag bei der Kontonummer (bleibt leer) in die ER-Kontrolle übernommen und kann über die ER-Kontrolle manuell angelegt bzw. geändert werden. Allfällige Fehler, Validierungsinformationen werden im Feld "Info" gespeichert. Per Parameter kann ausgewählt werden, in welches Feld die Belegnummer beim Import übernommen werden soll. Parameter ER-Kontrolle → Allgemein → Beleg-Nr bei Import Beim Import von Buchungen in der ER-Kontrolle werden die Zahlungskonditionen der Person übernommen, wenn keine Konditionen in der Datei mitgeliefert werden. Wird die Meldung "Beim Öffnen der Buchungs-Datei ist ein Fehler aufgetreten" anzeigt, entnehmen Sie den Grund dafür bitte der Logdatei FIBUERIMPORT, indem Sie im Hinweis auf "Logfile ansehen" klicken. Meist handelt es sich um einen Schreibschutz auf der zu importierenden Datei. Während des Imports wird automatisch vom Programm ein Schreibschutz gesetzt, der bei erfolgreichem Import wieder gelöscht wird. Bricht oder stürzt man während des Imports ab, kann es sein, dass der Schreibschutz auf der Datei erhalten bleibt. In diesem Fall muss der Schreibschutz in den Eigenschaften der Datei manuell entfernt werden. Neu aus BMD DMS Hier kann eine ER-Erfassung zu einem bereits archivierten Dokument vorgenommen werden. Neu aus Databox Nach dem Ausführen dieser Funktion öffnet sich die Databox. Hier haben Sie die Möglichkeit, direkt die Dokumente zu übernehmen, die Ihr Klient in die Databox hochgeladen hat. Neu aus elektronischer Rechnung Nähere Informationen finden Sie unter Elektronische Rechnung  Finmatics-Download  Belegdokumente, die über die Databox zu Finmatics hochgeladen wurden, können mit dieser Funktion fertig kontiert automatisch in die ER-Kontrolle übernommen und weiterverarbeitet werden. Beachten Sie die Einstellungsmöglichkeiten im FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox → Automatische Anlage von Rechnungen in der ER-Kontrolle. Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, dass für jede Rechnung, die über die Databox hochgeladen wird, automatisch ein Datensatz in der Rechnungsübersicht angelegt wird. Dieser Datensatz bleibt vorerst gesperrt, bis die Funktion "Finmatics-Download" erfolgreich für diese Rechnungen ausführt wird.   Nähere Informationen und Voraussetzungen finden Sie in der Onlinehilfe "ER-Kontrolle" im Punkt Import aus Finmatics.
WWS Dieser Menüpunkt ist nur vorhanden, wenn eine Warenwirtschaft im Einsatz ist. Die WWS Funktionen sind immer aktiv, auch wenn eine Buchhaltungssperre gesetzt ist.	WE-Zuordnung Mit dieser Funktion wird der Wareneingang (Warenannahme) der Eingangsrechnung zugeordnet. Wird die ER storniert, dann wird die WE-Zuordnung wieder gelöscht. Nähere Informationen entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WE-Zuordnung.  WE-Kontrolle Mit dieser Funktion wird der Wert des Wareneingangs dem Betrag der Eingangsrechnung gegenübergestellt. Etwaige Differenzen durch Spesen, Transportkosten oder zur Bestellung abweichende Preise werden hier manuell bzw. durch eine automatische Differenzaufteilung ausgeglichen. Nähere Informationen entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle). Vorkontierung Mit dieser Funktion kann die Vorkontierung aus der WWS übernommen werden. Wenn der Parameter Automatische Vorkontierung aktiviert ist und Betragsgleichheit zwischen ER und Bestellung besteht, wird automatisch die Vorkontierung aus der WWS übernommen. Nähere Informationen zur Vorkontierung aus der WWS entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS. Rechnungsplan Mit dieser Funktion kann einer Eingangsrechnung ein Rechnungsplan zugeordnet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der WWS Onlinehilfe Rechnungsplan. Auftragsvorerfassung Für die Weiterverrechnung von Eingangsrechnungen in der WWS steht der Punkt "Auftragsvorerfassung" zur Verfügung. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem die gewünschten Positionen erfasst werden können. Nähere Informationen dazu finden Sie in der WWS Onlinehilfe Auftragsvorerfassung.
Ausdruck	ER Journal drucken Hier kann ein Ausdruck der erfassten Rechnungen inkl. Status, Betrag, Belegnummern etc. gedruckt werden (Strg + P). Im Reiter ER-Ausdruck kann eingestellt werden, welche Daten gedruckt werden sollen (z. B. Workflowstatus, Datum, Lieferantenkonto, Mitarbeiter ...). Zusätzlich kann ausgewählt werden, wie der Ausdruck sortiert werden soll (z. B. Belegnummer, Kontonummer, aktueller Mitarbeiter ...). Im Reiter Feldauswahl kann eingestellt werden, welche Felder auf der Liste angedruckt werden sollen.  Unter Ausdruck kann ausgewählt werden, ob nur die Rechnungen oder auch die Gegenkonten bzw. die Kostenstellen angedruckt werden sollen. Zusätzlich kann noch ausgewählt werden, ob die Abzüge, Raten sowie das Aktionsprotokoll mitgedruckt werden sollen. Unter Ausdruck Summe kann die Summe der Eingangsrechnungen angedruckt werden. Sollen jedoch nur bestimmte Erfassungen gedruckt werden, ist über die rechte Maustaste – auf der jeweiligen Position stehend – ER Journal für markierte Rechnungen auszuwählen.  Etikett drucken Bei diesem Ausdruck handelt es sich um eine Individualprogrammierung! Die Einrichtung bzw. die notwendigen Einstellungen sind von einem/einer BMD Mitarbeiter/in vorzunehmen. Vereinbaren Sie dazu bitte rechtzeitig einen Termin. Wenn in einer Buchung ein Barcode erfasst wird, dann kann dieser Barcode als Etikett ausgedruckt werden. Wird der Parameter Automatischer Etikettendruck auf "Ja" gestellt, dann wird der Ausdruck der Etiketten automatisch gestartet, sobald eine Buchung mit Barcode gespeichert wird. Für den Ausdruck der Etiketten steht in den Ausdrucksmodellen eine eigene Ablaufart "Fibu-Etikett" zur Verfügung.  Rechnungsdeckblatt Diese Funktion (Alt + 1) ist nur aktiv, wenn der Parameter Ausdruck Deckblatt aktiv die Einstellung "Ja" aufweist und eine Rechnung markiert worden ist, bei der eine TR/SR-Ablauf-Nr. erfasst worden ist. Im anschließenden Ausdrucksfenster kann in die Reportgestaltung verzweigt (F8 im Feld "Reportname") und diese bei Bedarf angepasst werden.   Rechnungsdeckblatt vor Rechnung einfügen Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der Parameter Ausdruck Deckblatt aktiv die Einstellung "Ja" aufweist und eine Rechnung markiert worden ist, bei der eine TR/SR-Ablauf-Nr. erfasst worden ist.
Extras	Hier finden Sie die Einstellungen bzw. Parameter für die ER-Kontrolle, die je nach Auswahl entweder allgemein, Fibu-bezogen oder userbezogen gespeichert werden können.

Folgende Funktionen stehen im Bereich "Eingangsrechnungen" zur Verfügung:

Neu	Erstellt einen neuen Datensatz.
Bearbeiten	Öffnet den selektierten Datensatz zur Bearbeitung.
Löschen	Löscht den selektierten Datensatz.
Verwerfen	Verwirft die zuvor eingegebenen, aber noch nicht gespeicherten Daten.
Buchungsstatus	Hier kann der Status bzw. die Zuordnung einer Eingangsrechnung abgerufen werden (Alt + S). Ist eine Rechnung unvollständig, kann mit dieser Funktion kontrolliert werden, welche Daten fehlen bzw. fehlerhaft sind.
Aktionsprotokoll	Im Aktionsprotokoll (Alt + A) werden sämtliche Stationen der Eingangsrechnung mitprotokolliert. Es kann somit zu jedem Zeitpunkt festgestellt werden, welchem Arbeitsschritt (Buchungsstatus) bzw. welchem Mitarbeiter (Workflowstatus) die Rechnung zugeteilt worden ist. Es lässt sich auch im Nachhinein nachvollziehen, welchen Prozess die Rechnung bis zur Verbuchung durchlaufen hat. Beispiel Beachten Sie auch die zusätzliche Möglichkeit, das Aktionsprotokoll als eigenen permanenten Reiter im rechten Bereich neben der Dokumentenvorschau bzw. Lieferanteninfo über die Layoutgestaltung hinzuzufügen. Beim Wechsel der Eingangsrechnung werden die Daten im Aktionsprotokoll automatisch aktualisiert. Diese Layouteinstellung kann getrennt jeweils für das Übersichtsfenster und/oder das Erfassungs-/Detailfenster getroffen werden.
Funktionen	Kontoblatt Mit dieser Funktion (Strg + K) kann das Kontoblatt aufgerufen werden. Kontostammdaten Ist ein Konto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (Strg + N) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen. Ratenvereinbarung Um eine Rechnung auf mehrere Raten aufzuteilen, steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung, Sie gelangen damit sofort zur Aufteilung. Nähere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe Raten. Rechnung abgrenzen Hier gelangen Sie zur Rechnungsabgrenzung (Alt + 6). Spesenverteiler Hier gelangen Sie zur Erfassung eines Spesenverteilers (Strgr + 9). Bewirtungsrechner Hier gelangen Sie zur Erfassung des Bewirtungsrechners (Strg + Alt + 9). Anzeige Teilrechnungen Mit dieser Funktion (Alt + C) öffnet sich die ER-Buchungsliste. LEA Verbuchung Mit dieser Funktion  (Strg + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können. Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt: Bezugsjahr und Bezugsmonat Leistungsdatum Buchungstext Betrag auf der ER hinterlegter Mitarbeiter Projekt Kostendaten Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist. Wird bei einer Eingangsrechnung ein Dokument zugeordnet, wird dieses Dokument auch in die LEA Erfassung übernommen und kann aus der Barauslage aufgerufen werden. Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle.   Erzeuge Kopie Mit der Funktion "Erzeuge Kopie" kann eine bereits in der ER-Kontrolle vorhandene Rechnung in eine neue Erfassungszeile kopiert werden. Die Funktion "Erzeuge Kopie" kann für Rechnungen wie z. B. Dauerrechnungen (gleichbleibende und wiederkehrende Rechnungen zu Dienstleistungs- oder Wartungsverträgen, Pacht- oder Mietverträgen ...) verwendet werden. Die Eingangsrechnung wird samt Kontierung und Kostendatenerfassung kopiert und in der Rechnungsübersicht als eigener Datensatz hinzugefügt. Der Buchungsstatus und der Workflowstatus werden wie bei der gewöhnlichen Neuanlage gesetzt. Das bedeutet, dass der Freigabeprozess von vorne durchlaufen werden muss. Wird eine Rechnung mit der Funktion "Erzeuge Kopie" kopiert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordnete Dokumente, Notizen und Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die kopierten Buchungen übernommen werden sollen. Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr. Vergabe) Folgende Daten werden nicht kopiert (es erscheint eine Hinweismeldung): Anbu-Erfassung Anbu-Lebenslauf Abzüge Intrastat Vorsteuererstattung   Bestellpositionen Wareneingangspositionen  Abgrenzungs-/Auflösungsbuchungen Grundsätzlich sollte die Funktion "Erzeuge Kopie" nur bei gleichbleibenden/wiederkehrenden Rechnungen verwendet werden. Beachten Sie beim Ändern von kopierten Rechnungen, dass z. B. eine Betragsänderung nicht mit der Kontierung oder Kostendatenerfassung abgeglichen wird und diese manuell angepasst werden müssen.  Erzeuge Storno Prinzipiell wird beim Storno eine Kopie der Eingangsrechnung mit gedrehten Vorzeichen erzeugt. Soll die ER nur buchhalterisch storniert werden, dann soll dies über die bestehenden Funktionen im Programm "Buchen" bzw. im Kontoblatt gelöst werden. Hinweis  Bei Teilrechnungen, die mit einem Rechnungsschema "beinhaltend" gebucht worden sind, ist diese Funktion inaktiv! Ist zu der zu stornierenden ER eine WE-Zuordnung erfasst worden, so wird diese wieder gelöscht. Wird eine Rechnung mit dieser Funktion storniert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordnete Dokumente, Notizen und Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die Stornobuchung übernommen werden sollen. Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr. Vergabe) Anschließend kommt die Meldung, dass die Eingangsrechnung erfolgreich storniert worden ist. Ergänzend wird angeführt, dass für folgende Daten das Storno nicht automatisch übernommen werden kann und gegebenenfalls manuell nacherfasst werden muss: Anbu-Erfassung Anbu-Lebenslauf Webu-Erfassung Abzüge Intrastat Vorsteuererstattung Bestellpositionen Wareneingangspositionen Abgrenzungs-/Auflösungsbuchungen Sind bei der stornierten Rechnung Erfassungen vorgenommen worden, die in dieser Information gelistet sind, müssen diese in den jeweiligen Programmen separat bearbeitet/gelöscht werden. Bei der Verbuchung werden die Originalrechnung und die Stornorechnung automatisch miteinander ausgeziffert! Rechnung verschieben Mit dieser Funktion kann eine Rechnung, solange sie nicht verbucht wurde, samt Dokument in eine andere FIBU (NICHT in eine andere Firma) verschoben werden. Ist die betroffene Rechnung mit einem Workflow im Umlauf, bleibt dieser auf der Rechnung auch in der neuen FIBU erhalten und läuft normal weiter. Auch das Aktionsprotokoll samt Eintrag über das Verschieben wird in die neue FIBU übernommen. Wurde eine Aufgabe für die betroffene Rechnung angelegt, kann diese nahtlos ausgeführt werden. OCR-Status zurücksetzen Wenn eine Buchung aufgrund der OCR-Verarbeitung gesperrt ist, kann die Sperre mit der Funktion "OCR-Status zurücksetzen" aufgehoben werden.   OCR-Erkennung einplanen und starten Mit dieser Funktion kann die OCR-Erkennung gestartet werden, wenn zuvor der OCR-Status zurückgesetzt worden ist. OCR-Daten erneut übernehmen Mit dieser Funktion können die OCR-Daten vom zugeordneten Dokument erneut übernommen werden. Bereits erfasste Rechnungsdaten und Kontierungen werden dabei überschrieben.  Zahlungsinformationen ermitteln Mit dieser Funktion können die Zahlungsinformationen zu den Eingangsrechnungen ermittelt werden. Diese sind dann in den Feldern Summe Skonto, Summe Zahlungen und letzte Zahlung ersichtlich. Mit einem einfachen Klick auf eines der Felder kann die Auszifferung aufgerufen werden. Diese Funktion kann auch automatisch innerhalb eines Workflows als eigene Aktion aufgerufen werden.   Damit die Ermittlung funktioniert, muss das Symbol, mit dem die Zahlung gebucht worden ist, auch entsprechend mit Typ "Zahlung" eingestellt sein, andernfalls wird der Hinweis "Es konnten keine Zahlungsinformationen ermittelt werden!" ausgegeben. ER-Journal für markierte Rechnung Mit dieser Funktion (Alt + Z) kann für eine einzelne Rechnung ein ER-Journal gedruckt werden. Genauere Informationen entnehmen Sie der Funktionsbeschreibung ER-Journal drucken.    DMS Dokument ansehen Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet (Umsch + Strg + O).  Dokument bearbeiten Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet (Umsch + Strg + Q).  Dokumente in Vorschau anzeigen Zeigt das Dokument in der Vorschau an (Umsch + Strg + P).   Dokumente zuordnen Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden (Umsch + Strg + K). Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind.  Zu Dokument in DMS Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet (Umsch+ Strg + U).  Dokument versenden Mit dieser Funktion (Umsch+ Strg + M) werden Ihnen alle E-Mail-Adressen aufgelistet, die zu diesem Lieferanten (inkl. Kontaktpersonen und Gesellschafter) gespeichert sind. Nähere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe E-Mail adressieren. Neues Dokument Mit dieser Funktion kann ein neues oder zusätzliches Dokument zur erfassten Rechnung über BMD Scan (Umsch+ Strg + N) oder über ihr Dateisystem (Umsch+ Strg + I) hinzugefügt werden.

Kontierung

Speichern	Speichert eine erfasste oder geänderte Kontierung (Strg + S).
Verwerfen	Verwirft eine erfasste, aber noch nicht gespeicherte Kontierung.
Neu	Öffnet die Felder für die Neuanlage in diesem Bereich.
Bearbeiten	Öffnet die Felder für die Bearbeitung einer bereits vorhandenen Kontierung.
Löschen	Löscht eine vorhandene Kontierung.
Restbetrag	Beim Erfassen einer Splittbuchung kann mit dieser Funktion (Strg + 1) der verbleibende Restbetrag in das Feld "Betrag" übernommen werden.
Prozenteingabe	Zum Erfassen einer Splittbuchung kann mit dieser Funktion ein Aufteilungsprozentsatz in der Kontierung im Feld "Betrag" eingegeben werden. Der automatisch daraus berechnete Betrag wird nach Bestätigen des Prozentsatzes in das Feld "Betrag" übernommen. Eingabewert ist der prozentuelle Wert vom Gesamtbetrag.
WWS	WWS Bestellzuordnung Aufruf der Bestellzuordnung aus der WWS. WWS Bestellkontierung Aufruf der vorläufigen Bestellkontierung aus der WWS.
Vorläufige Kont.	Generieren aus Kontierung Anlage einer Vorkontierung aufgrund der hinterlegten Fixkonten.  Generieren aus aus WE-Vorkontierung Übernahme der vorläufigen Kontierung aus der WWS.
Funktionen	Kontoblatt Mit dieser Funktion (Strg + K) kann das Kontoblatt aufgerufen werden. Ist noch kein Konto erfasst worden, dann wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen.    Kontostammdaten Ist ein Konto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (Strg + N) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen.    Gegenkontoblatt Mit dieser Funktion (STRG + G) kann das Kontoblatt des Gegenkontos aufgerufen werden. Ist noch kein Gegenkonto erfasst worden, wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen.   Gegenkontostammdaten Ist ein Gegenkonto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (STRG + D) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Gegenkontos verzweigen.   Erfassen Anbu-Vorerfassung Wird auf ein Anlagekonto mit dem Anbu-Vorerfassungskennzeichen gebucht, kann mit dieser Funktion (Strg +A) die Anbu-Vorerfassung geöffnet werden.  Anbu-Vorerfassung (Übersicht) Mit dieser Funktion (STRG + A) kann die Übersicht der Anbu-Vorerfassungen geöffnet werden. Anbu-Lebenslauf erfassen Nach der Auswahl des Anlageguts kann ein neuer Eintrag (Alt + 9) im Anbu-Lebenslauf erfolgen (nur möglich, wenn eine Anbu existiert). Anbu-Lebenslauf Ein bestehender Anbu-Lebenslauf kann angesehen werden (nur möglich, wenn eine Anbu existiert).   Wertpapier vorerfassen Wird auf einem Anlagekonto mit dem Webu-Vorerfassungskennzeichen gebucht, kann mit dieser Funktion die Wertpapiervorerfassung geöffnet werden.   ESRS-Datenpunkte vorerfassen Wird in den Kontostammdaten das Feld "ESRS-Datenpunkt" befüllt, öffnet sich mit dieser Funktion die "ESRS-Datenpunkte-Vorerfassung". Zusatzmeldungen Ungarn Diese Funktion ist nur bei Firmensitz bzw. Filiale Ungarn sichtbar und dient der Erfassung von Rechnungen über landwirtschaftliche Produkte für die "Zusatzmeldungen Ungarn". Nach dem Speichern einer Kontierung bzw. nach einer Änderung (Betrag oder Steuercode) einer Kontierung mit einem Steuercode der Steuergruppe "Aufwände landwirtschaftliche Produkte" (Steuercode 108,109,118 und 119) öffnet sich das Erfassungsfenster für die Zusatzmeldungen Ungarn automatisch. Über das Menü "Kontierung" kann diese Funktion aber auch manuell aufgerufen werden. Der Ausdruck erfolgt unter FIBU → UVA/Meldungen → Weitere Meldungen → Zusatzmeldungen Ungarn. Weitere Informationen dazu finden Sie in der FIBU Onlinehilfe "Handbuch für Ungarn".  Intrastat erfassen Bei Eingangsrechnungen mit Steuercode 8 und 9 (ig. Erwerb) kann die Intrastat-Erfassung aufgerufen werden  (Alt + I).   Rechnung abgrenzen Mit dieser Funktion kann eine Rechnungsabgrenzung erfasst werden. Die Funktion ist nur aktiv, wenn die Rechnung vollständig kontiert ist (inkl. Kostenaufteilung) und wenn auf ein Aufwandskonto kontiert worden ist. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Rechnungsabgrenzung.  Spesenverteiler Mit dieser Funktion kann der Spesenverteiler aufgerufen werden (Alt + 6). Bewirtungsrechner Mit dieser Funktion kann der Bewirtungsrechner aufgerufen werden (Strg + Alt + 9).   Erfassen Vorsteuererstattung Die Vorsteuererstattungserfassung ist aktiv, wenn kein Datensatz in Bearbeitung ist und wenn mindestens eine Kontierung einen Steuercode der Gruppe VST hat (ALT + 7). Vorgeschlagen werden die Beträge lt. Summe der bisherigen Kontierungen. Das Belegfeld wird mit der externen Belegnummer befüllt. Nur wenn diese nicht vorhanden ist, wird die interne Belegnummer verwendet.  LEA Verbuchung Mit dieser Funktion (Strg + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können. Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt: Bezugsjahr und Bezugsmonat Leistungsdatum Buchungstext Betrag auf der ER hinterlegter Mitarbeiter Projekt Kostendaten Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist. Wird bei einer Eingangsrechnung ein Dokument zugeordnet, wird dieses Dokument auch in die LEA Erfassung übernommen und kann aus der Barauslage aufgerufen werden. Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle. Steuer manuell Das Feld "Steuer" ist normalerweise deaktiviert und kann über diese Funktion aktiviert werden. Die Funktion ist allerdings nur ausführbar, wenn folgende Punkte zutreffen: Der Cursor muss sich im Feld "Betrag" befinden. Das Feld "Prozent" muss befüllt und ungleich 0 sein. Das Feld "Steuercode" muss befüllt sein. Die Felder "Prozent" und "Steuercode" dürfen nicht über das Konto fixiert sein.
Extras	Betragseingabe Brutto (Strg + 2) Die Betragseingabe kann von Netto (= Standardeinstellung) auf Brutto umgeschaltet werden (Strg + 2). Automatische Kostendatenerfassung Hier kann die automatische Kostendatenerfassung aktiviert oder deaktiviert werden. Ist diese aktiviert, müssen Kostendaten erfasst werden, andernfalls wird folgende Meldung ausgegeben: "Achtung! Es sind folgende Warnhinweise aufgetreten: Es sind unvollständige Kostendaten vorhanden. Möchten Sie Sie speichern oder zurück zur Erfassung?". Soll dieser Hinweis nicht erscheinen, ist die automatische Kostendatenerfassung zu deaktivieren. Der Buchungsstatus lautet in diesem Fall so lange "Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus)", bis zu einem späteren Zeitpunkt die Kostendaten ergänzt und gespeichert werden. Bei einer Deaktivierung der automatischen Kostendatenerfassung können keine Kostendatenvorschläge aus Hinterlegungen am Projekt vorgeschlagen werden.

Kostenaufteilung

Neu	Öffnet einen neue Zeile zur Erfassung einer Kostenaufteilung.
Bearbeiten	Öffnet eine erfasste Kostenaufteilung zur Bearbeitung.
Löschen	Löscht eine bereits erfasste und gespeicherte Kostenaufteilung.
Restbetrag	Funktion nur in der Spalte "Betrag": Es wird der gesamte Restbetrag der Buchung übernommen.
Prozenteingabe	Mittels dieser Funktion (Strg + 1 – nur in der Spalte "Betrag") kann durch Eingabe des Prozentsatzes der prozentuelle Anteil des Gesamtbetrags berechnet und als Betrag übernommen werden.
Funktionen	Kostenperioden-Aufteilung Mit dieser Funktion kann der Betrag anteilsmäßig auf die gewünschten Perioden verteilt werden.   LEA Verbuchung Mit dieser Funktion (Strg + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können. Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt: Bezugsjahr und Bezugsmonat Leistungsdatum Buchungstext Betrag auf der ER hinterlegter Mitarbeiter Projekt Kostendaten Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist. Wird bei einer Eingangsrechnung ein Dokument zugeordnet, wird dieses Dokument auch in die LEA Erfassung übernommen und kann aus der Barauslage aufgerufen werden. Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle.
Extras	Textdatei importieren - Kostenaufteilung  Mit dieser Funktion kann eine Kostenaufteilung importiert werden. Der Import erfolgt mittels variabler Feldauswahl, daher sind keine fixen Spaltenüberschriften notwendig. Treten beim Import Fehler auf, werden diese in einer Logdatei (FIBUERKOSTCSVEXPIMP.log) angezeigt.  Textdatei exportieren - Kostenaufteilung   Mit dieser Funktion kann die erfasste Kostenaufteilung exportiert werden.

Bearbeiten	Die Funktion "Bearbeiten" im Bereich "Dokumentenvorschau" öffnet das Dokument zur Bearbeitung und zeigt ein neues Menüband mit zusätzlichen Funktionen unter verschiedenen Reitern an. Eine Beschreibung zu diesem Menüband und den Reitern finden Sie in der nachfolgenden Tabelle bei den Funktionen für noch nicht arichvierte Dokumente. Allerdings sind bei bereits archivierten Dokumenten nur eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten vorhanden. Nicht erlaubte Funktionen sind entweder ausgegraut oder es wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, dass die gewählte Bearbeitungsmöglichkeit nicht erlaubt ist. Ist ein bereits archiviertes Dokument (= Archivdokument) bearbeitet worden, wird beim Wechsel auf eine andere Rechnung eine Archivierungsabfrage ausgegeben. Kommt es bis zum Beenden der ER-Kontrolle aus irgendeinem Grund zu keiner Archivierung der bearbeiteten Archivdokumente, erfolgt beim Beenden eine gesammelte Abfrage (Listenauswahl) für alle Dokumente. Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Einstellungsmöglichkeiten im folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen → Dokumentenzugriff Dieser Parameter steuert, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht, Dokumentenversionen zu erstellen.
Versenden	"Versenden" öffnet den Standard-E-Mail-Client zum Versenden der ausgewählten Datei.
Drucken	"Drucken" öffnet das Druckfenster in Windows zum Ausdruck der ausgewählten Datei.
Speichern	Mit "Speichern" können Änderungen am Dokument gespeichert werden.
Eigenschaften	Den "Eigenschaften" kann man sämtliche Dokumenteneigenschaften entnehmen (Erstelldatum, PDF-Version, Auflösung, Sicherheit ...).
	Ermöglicht Ihnen das Wechseln auf andere Seiten innerhalb eines mehrseitigen Dokuments – entweder seitenweise durch Betätigung der Pfeile oder direkt auf eine Seite durch Eingabe einer Seitennummer.
Suchen	Mit dieser Funktion kann im Dokument nach einem Wort oder einer Zahl gesucht werden. Treffer werden am Dokument gelb markiert dargestellt.
	Diese Funktionen bietet folgende Optionen: Die ausgewählte Seite kann hier passend zur gesamten Größe bzw. Breite der Dokumentenansicht skaliert angezeigt werden. Eine Zoomgröße kann benutzerdefiniert eingestellt werden. Dieser Wert wird bis zur nächsten Änderung beibehalten. Beim Neueinstieg wird automatisch die zuletzt verwendete Zoomeinstellung herangezogen. Durch Klick auf die Lupe wird der Zoom schrittweise vergrößert bzw. verkleinert.
	Durch Klick auf die Lupe wird der Zoom schrittweise vergrößert bzw. verkleinert.
	Diese Funktionen bieten folgende Optionen: Der vergrößerte, sichtbare Bereich des Dokuments kann verschoben werden. Mit dem Auswahlrahmen kann ein Bereich am Dokument aufgezogen werden. Danach kann eine Kontextfunktion für diesen Bereich ausgewählt werden. Durch Klick auf die Lupe wird ein Rechteck erzeugt, in dem zum Zweck der besseren Lesbarkeit der jeweilige Bereich vergrößert dargestellt wird.
	Mit den beiden blauen Pfeiltasten im unteren Bereich dieses Fensters können Sie zum nächsten bzw. vorherigen Dokument springen, wenn diesem Datensatz mehrere Dokumente zugeordnet worden sind.

Folgende Funktionen stehen in der ER-Kontrolle mit flexiblem Layout im Bereich "Dokumentenvorschau" zur Verfügung, wenn das Dokument noch nicht archiviert wurde (Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" mit Einstellung "Bei der Verbuchung"):

In der Dokumentenvorschau wird bei noch nicht archivierten Dokumenten sofort ein Menüband mit verschiedenen Funktionsreitern und Funktionen angezeigt. Im Folgenden wird nur auf die nützlichsten Funktionen eingegangen: Reiter START  Im Reiter START befinden sich die Standardfunktionen, die auch bei archivierten Dokumenten ausgeführt werden können. Siehe Beschreibung in der Funktionstabelle oberhalb (versenden, drucken, speichern ...). Ausnahme:  Archivieren Mit dieser Funktion kann die Archivierung von Pooldokumenten direkt aus dem Dokumentenviewer heraus gestartet werden. Dabei werden aus der ER-Kontrolle die Metadaten fürs Archiv übergeben (nur aktiv, wenn der Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" die Einstellung "Bei der Verbuchung" hat). BEARBEITEN     Mit der Funktionen "Voriges Dokument" bzw. "Nächstes Dokument" wechselt der Fokus auf die in der Rechnungsübersicht entsprechend der getroffenen Auswahl oberhalb oder unterhalb der aktuellen Rechnung stehende Rechnung samt Anzeige der zugehörigen Dokumentenvorschau. Mit der Funktion "Vorherige Seite", "Nächste Seite" bzw. "Erste/Letzte Seite" wechselt die Dokumentenvorschau innerhalb eines mehrseitigen Dokuments auf die entsprechend gewählte Seite.  Mit der Funktion "Vor Seite trennen" bzw. "Nach Seite trennen" können fälschlicherweise nicht getrennte Dokumente in der Vorschau gesplittet werden. Für die getrennte Seite wird eine neue Erfassungszeile in der Rechnungsübersicht angelegt. Diese Funktion ist nur bei noch nicht archivierten Dokumenten verfügbar. Mit der Funktion "Nach vorne verschieben" bzw. "Nach hinten verschieben" können die Seiten innerhalb eines Dokuments neu gereiht werden. Ebenso kann man mit dieser Funktion in der Rechnungsübersicht eine einzelne Dokumentenseite auf den Datensatz direkt davor oder direkt danach verschieben und dort automatisch als weiteres Dokument hinzufügen lassen. Anwendungsfall wäre z.B.: ein durch OCR-Erkennung falsch gesplitteter Lieferschein, der versehentlich getrennt als eigene Datenzeile in der Rechnungsübersicht angelegt wurde. Wird diese Funktion bei einem Rechnungsdokument mit nur einer Seite ausgeführt, wird das Dokument je nach Auswahl verschoben und es erscheint folgende Meldung: "Das Dokument wurde von der Rechnung entfernt. Soll die Rechnung ebenfalls gelöscht werden?" Bei der Auswahl "Rechnung löschen" wird der Datensatz in der Rechnungsübersicht gelöscht. Bei der Auswahl "Rechnung nicht löschen" bleibt die Erfassungszeile der Rechnung erhalten. Diese Funktion ist nur bei noch nicht archivierten Dokumenten verfügbar. Bei bereits archvierten Dokumenten nützen Sie bitte die DMS Funktion Dokumente zuordnen. Um einem bestehenden Dokument zusätzliche Seiten hinzuzufügen verwenden Sie die Funktion Anfügen/Einfügen. WERKZEUGE Im Reiter WERKZEUGE kann mittels Zeichenwerkzeugen, Format und Farben die aktuelle selektierte Seite mit Grafikfunktionen und Anmerkungen ergänzt werden. STEMPELN/SIGNIEREN  Im Reiter STEMPELN/SIGNIEREN können Stempel angebracht werden.   ANSICHT Im Reiter ANSICHT werden Einstellungen zum Bereich Dokumentenvorschau angeboten.  ANFÜGEN/EINFÜGEN Im Reiter ANFÜGEN/EINFÜGEN stehen jeweils zwei Funktionen zur Verfügung, um direkt in der Dokumentenvorschau bei einem bestehenden Dokument zusätzliche Seiten hinzuzufügen. Entweder indem diese neu gescannt werden oder durch Auswahl eines bereits im Explorer abgelegten Dokuments.

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5. Speichern und Archivieren der Eingangsrechnung

• Interne Belegnummer bzw. Interne Belegnummer (alphanumerisch). Wird die alphanumerische Belegnummer verwendet, wird diese vorrangig für die Archivierung herangezogen.
• Externe Belegnummer
• Buchungssymbol
• Belegdatum
• Jahr vom Belegdatum
• Monat vom Belegdatum
• Lieferantenkonto
• Buchungstext
• Projektnummer
• Ressource
• Datenbesitzer für Ansehen
• Notiz
• Barcode
• Währung
• Sachkonto
• Kostentypen (Kostenstelle, Kostenträger etc.)
  

5.1. Arbeiten mit Dokumenten – Dokumentenvorschau

Wird in der ER-Kontrolle mit Rechnungsdokumenten gearbeitet und sind diese bei der erfassten Rechnung bereits angefügt, wird in der Rechnungsübersicht in der Spalte "Dokument" ein Symbol bzw. werden die entsprechenden Dokumente neben der Rechnungsübersicht im Bereich "Dokumentenvorschau" und auch in der Erfassungsmaske im Bereich der Dokumentenvorschau angezeigt. Beim Wechsel der Zeile in der Rechnungsübersicht wird auch automatisch das Dokument in der Vorschau mitgewechselt.

In der Rechnungsübersicht in der Spalte "Herkunft" kann nachvollzogen werden, wie das Dokument in die ER-Kontrolle übernommen wurde (Import, BMD Scan, Databox, Finmatics ...).

Beachten Sie hier die Einstellungsmöglichkeit für die Anzeige des Dokumentes in einem eigenständigen Fenster und somit auf einem ev. weiteren Bildschirm.

Burger-Menü → Fenster → Einstellungen → als eigenständiges Fenster

Hinweis 

Sowohl in der Rechnungsübersicht als auch bei der Neuerfassung bzw. beim Bearbeiten können Dokumente (auch mehrere Dokumente mittels multiselect z. B. aus dem Explorer oder aus einer Mail) mittels Drag & Drop auf die gewünschte Eingangsrechnung übernommen werden. Halten Sie beim Ziehen der Dokumentenzuordnung die Strg-Taste gedrückt, wird die Dokumentenzuordnung kopiert und mit der Umschalttaste verschoben. Unabhängig vom ER-Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" wird ein mit Drag & Drop hinzügefügtes Dokument immer sofort archiviert. Wird ein Dokument mittels Drag & Drop auf einen bestehenden Datensatz in der ER-Kontrolle zugeordnet, öffnet sich die Beschlagwortungsmaske. Bereits erfasste Werte (Person, Kategorie, Datum, Betreff, Sachbearbeiter, Kostendaten bzw. Sachkonto aus einer bereits erfassten Kontierung bzw. Kostendatenerfassung usw.) aus der Eingangsrechnung werden automatisch auf das Dokument übernommen.  Eine genaue Auflistung und Beschreibung der verfügbaren Felder der Beschlagwortungsmaske, die Sie später in der Dokumentenübersicht anzeigen lassen können, finden Sie in der Feldbeschreibungsliste Dokument, oder sie rufen die Feldhilfe im hinzugefügten Feld mit der Funktionstaste F1 auf. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Dokument im Punkt Archivierung bzw. unter Zuordnung weiterer Dateitypen. Wird mit BMD Scan gearbeitet, kann ein PDF-Dokument aus einer Mail mittels Drag & Drop auch zuvor ins BMD Scan übernommen und von dort in die ER-Kontrolle verschoben werden.

In der Rechnungsübersicht kann das Dokument (oder auch mehrere angefügte Dokumente) mit Doppelklick auf das Dokumentensymbol in der Dokumentenvorschau angezeigt werden.

Änderungen der Anzeigeeinstellungen betreffend dem Dokumentenviewer können über Parameter unter Extras → Einstellungen → Archiv → Seitenanpassung für zugeordnete Dokumente oder Zoomfaktor für zugeordnete Dokumente vorgenommen werden.

Wird eine Rechnung mit Dokument in der ER-Kontrolle erfasst, ist es umgekehrt auch möglich, im DMS aus der Dokumentenübersicht mit der Funktion "Quelldaten öffnen" in die ER-Kontrolle zu verzweigen und es öffnet dort die ER-Erfassung und das dazugehörige Dokument. Im Archiv wird für diesen Zweck auf dem Dokument im Feld "Key extern" ein Key (Erfassnummer) verspeichert. Der Key setzt sich zusammen aus "FirmenNr;FIBUNR;BelegID(Erfass-Nr in der ER-Kontrolle)". Rechnungen aus der ER-Kontrolle sind im DMS in der Dokumentenübersicht mit dem Symbol  in der Spalte "Herkunft" versehen. Welche Daten aus der ER-Kontrolle ins Archiv übernommen werden entnehmen Sie dem Punkt Speichern und Archivieren der Eingangsrechnung.

Das Dokument zur selektierten Rechnung wird in der Vorschau angezeigt. In dieser Dokumentenvorschau wird Ihnen ein Menüband angezeigt, um das Dokument gleich direkt in der Vorschau zu bearbeiten, zu drucken, zu versenden etc.

Hinweis 

Mittels der Funktion "Vor Seite trennen" bzw. "Nach Seite trennen" können fälschlicherweise nicht getrennte Dokumente in der Vorschau gesplittet werden. Für die getrennte Seite wird eine neue Erfassungszeile in der Rechnungsübersicht angelegt. Wird mit unserer OCR-Verarbeitung oder Finmatics gearbeitet, wird für das so hinzugefügte "neue" Dokument die OCR-Erkennung bzw. die Verarbeitung bei Finmatics neu gestartet. Das Splitten eines Dokuments wird im Aktionsprotokoll der ER, von der der Splittvorgang ausgeht, protokolliert.   Umgekehrt kann ein Dokument, das fälschlicherweise getrennt und als eigener Datensatz in der ER-Kontrolle angelegt wurde, in der Rechnungsübersicht mittels Drag & Drop in der Dokumentenspalte auf den richtigen Datensatz gezogen werden. Es wird eine Abfrage ausgegeben, ob die Dokumentenzuordnung kopiert oder verschoben werden soll. Das Verschieben einer Dokumentenseite wird im Aktionsprotokoll der ER, von der aus verschoben wird, protokolliert. In der Dokumentenvorschau im Reiter ANFÜGEN/EINFÜGEN stehen jeweils zwei Funktionen zur Verfügung, um direkt in der Dokumentenvorschau bei einem bestehenden Dokument zusätzliche Seiten hinzuzufügen. Entweder indem diese neu gescannt werden oder durch Auswahl eines bereits im Explorer abgelegten Dokuments.

Nähere Informationen zum Bearbeiten von Dokumenten finden Sie in den Funktionsbeschreibungen für die Dokumentenvorschau in der Fensterhilfe ER-Kontrolle - Übersichtsfenster bzw. in diesem Dokument im Punkt Funktionen im Erfassungs-/Detailfenster.

Ob eine Funktion aktiv ist oder nicht, ist immer abhängig von der Parametereinstellung "Zeitpunkt der Archivierung" und somit davon, ob das Dokument bereits archiviert wurde oder noch nicht.

6. Notiz

Die Notiz kann in der Eingangsrechnungskontrolle in der Rechnungsübersicht und auch im Erfassungs-/Detailfenster rechnungsbezogen im Bereich "Notiz" erfasst, geändert und angezeigt werden. Über die Layoutgestaltung kann dieser Bereich generell aus- oder eingeblendet bzw. über die Verkleinerungs- bzw. Vergrößerungsspfeile gemeinsam mit dem Bereich Lieferanteninfo minimiert bzw. wieder ausgeklappt werden. 

Wir empfehlen das Hinzufügen der Spalte "Notiz" in der Rechnungsübersicht. In diesem Feld wird mit einem Symbol angezeigt, ob eine Notiz vorhanden ist bzw. wird diese im Mouseover-Text angezeigt. Ist der Bereich "Notiz" ausgeblendet worden, kann durch einen Doppelklick im Feld "Notiz" oder über das Rechte-Maus-Menü der Bereich Notiz wieder aufgerufen und bei Bedarf ergänzt werden.

In der Erfassungs-/Detailansicht kann über die Feldauswahl im Bereich "Eingangsrechnungen" das Feld Notiz hinzugefügt werden und Notizen genauso wie im Bereich "Notiz" erfasst oder ergänzt/geändert werden.  

Unabhängig davon wo die Notiz erfasst wurde können die Anlage und die letzte Änderungen im Notizverlauf nachvollzogen werden.

Übernahme der Notiz in die Buchhaltung

Falls eine Übernahme der Notiz auf die Buchung in der Buchhaltung erfolgen soll, muss dies eigens in den Parametern aktiviert werden. Dabei kann eingestellt werden, ob die Notiz nur auf die Lieferantenbuchung oder auch auf die Gegenbuchung übernommen werden soll.

Für eine Übernahme bzw. Anzeige der Notiz in der Kore ist die Parametereinstellung "Auf Lieferanten- und Gegenbuchung" erforderlich.

Die Parametereinstellung "Auf Lieferantenbuchung" ist abhängig vom Buchen-Parameter "Notiz auf gesamte Buchung". Wird im Buchen der Parameter auf "Ja - Übernahme auf Buchung und Gegenbuchung" gestellt, wird der ER-Kontrolle-Parameter "Auf Lieferantenbuchung" übersteuert.

Übernahme der Notiz ins Archiv

Standardmäßig ist in den Parametern der ER-Kontrolle eingestellt, dass die Notiz in das Archiv übernommen wird. Man kann festlegen, ob ein Abgleich zwischen dem Archiv und der ER-Kontrolle bei Änderung der Notiz erfolgen soll oder nicht. Die Übernahme kann aber auch deaktiviert werden. Eine Änderung dieses Parameters wirkt immer erst für Notizen, die nach der Änderung erstellt worden sind. 

Hinweis 

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Notiz ist, dass Sie in der Eingangrechnunskontrolle oder auch später im Archiv eine textliche Inhaltssuche über alle angezeigten Rechnungen bzw. Dokumente über einen beinhaltenden Filter durchführen können.

7. Rechnungskontierung

7.1. Kontierung

Die Kontierung kann in der Einstiegsmaske im Bereich Kontierung/Kostenaufteilung (Eingabe zeilenweise) mit der Schaltfläche  "Neu" angelegt oder mit  "Bearbeiten" bearbeitet werden.

Tipps zur Layoutgestaltung und welche Funktionen für welche Bereiche verfügbar sind, finden Sie im vorangegangenen Punkt Erfassung, Bearbeitung und Speicherung der ER und im Lernvideo Layoutgestaltung in der ER-Kontrolle  sowie in der jeweiligen Fensterhilfe – getrennt nach Bereichen – in der Onlinehilfe:

• ER-Kontrolle Übersichtsfenster
• ER-Kontrolle - Erfassungs-/Detailfenster

Hinweis 

In der Rechnungserfassung sowie in der Rechnungskontierung stehen die Freifelder "Buchen-Freifeld 01-12" zur Verfügung. Werden diese Felder bei der Rechnungserfassung oder der Kontierung befüllt, dann werden die eingegebenen Werte in das jeweilige Freifeld der Buchung übernommen. Im Bereich Kontierung/Kostenaufteilung kann am Reiter "Kontierung" über den Menüpunkt "Extras" die automatische Kostendatenerfassung aktiviert werden. Ist diese aktiviert, müssen Kostendaten erfasst werden, andernfalls wird folgende Meldung ausgegeben: "Achtung! Es sind folgende Warnhinweise aufgetreten: Es sind unvollständige Kostendaten vorhanden. Möchten Sie Sie speichern oder zurück zur Erfassung?". Soll dieser Hinweis nicht erscheinen, ist die automatische Kostendatenerfassung im Menüpunkt "Extras" im Bereich Kontierung/Kostenaufteilung am Reiter "Kontierung" zu deaktivieren. Der Buchungsstatus lautet in diesem Fall solange "Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus)", bis zu einem späteren Zeitpunkt die Kostendaten ergänzt und gespeichert werden.

 Felder ER-Kontierung

7.2. Vorläufige Kontierung

7.2.1. Erfassung und Einstellungen Vorläufige Kontierung

Hinweis 

Ist eine WE-Zuordnung vorhanden, gibt es zusätzlich die Auswahlmöglichkeit "Aus WE-Vorkontierung generieren". Nähere Informationen zur WE-Zuordnung finden Sie in der WWS-Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WE-Zuordnung.

7.2.2. Verbuchung (vorläufig)

Wurde eine Rechnung vorläufig kontiert, kann der Rechnungsstatus in der Spalte "Buchungsstatus (vorl. Verb.)" angezeigt werden.

Die vorläufig kontierten Rechnungen gelten grundsätzlich als unvollständig kontiert und können daher nicht "normal" verbucht werden.

Wird die Verbuchung aufgerufen, muss im Eingabefenster das Feld "Vorläufig verbuchen" angehakt werden.

Die Rechnung wird in die Fibu verbucht (mit Zahlsperre und Kennzeichen nicht in kurzfr. Finanzplan ) und der Status im Feld "Buchungsstatus (vorl. Verb.)" auf "Verbucht" gesetzt.

Der Buchungsstatus bzw. das Symbol in der ER-Kontrolle bleiben jedoch weiterhin auf unvollständig.

  

Wenn die Rechnung später kontrolliert bzw. freigegeben wird, muss die "Kontierung" erfasst und die Rechnung erneut in die Fibu verbucht werden. Auch Änderungen des Rechnungsbetrages werden richtig verbucht. Bei der Verbuchung in die Fibu wird die ursprüngliche Buchung mit dem ursprünglichen Betrag der vorläufigen Kontierung storniert (mit aktuellem Buchungsdatum), und die Rechnung neu eingebucht.

Hinweis 

Beim Verbuchen der Stornobuchung wird auch die Sachkontobuchung mit der Buchung der vorl. Kontierung ausgeziffert. Voraussetzung dafür ist, dass auf dem Sachkonto das OP-Kennzeichen gesetzt ist.

7.2.3. Lieferantenkonto Wareneingang (Fixkonto)

Zusätzlich kann in den Fixkonten unter Lieferantenkonto Wareneingang ein Standardlieferant (Dummykonto) für die vorläufige Verbuchung hinterlegt werden.

Über den Parameter Vorl. Kontierung auf Fixkonto Lieferantenkonto Wareneingang kann eingestellt werden, dass bei der vorläufigen Verbuchung der tatsächlich erfasste Lieferant durch dieses in den Fixkonten hinterlegte Dummykonto im Hintergrund automatisch ersetzt wird.

ER-Kontrolle → Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Vorl. Kontierung auf Fixkonto Lieferantenkonto Wareneingang: Ja

Zusätzlich zu dem Vorteil, dass eine vorläufig verbuchte Rechnung für den Zahlungsverkehr gesperrt wird (kann auch nicht freigegeben werden), erreicht man mit dieser Spezialeinstellung, dass auf der OP-Liste auf den "echten" Lieferantenkonten keine Buchung aufscheint, sondern nur auf dem "Lieferantenkonto Wareneingang" (Dummykonto).

7.2.4. Vorläufige Verbuchung in Kombination mit NTCS WWS (Spezialeinstellung)

Hinweis 

Bitte verwechseln Sie die vorläufige Kontierung in der ER-Kontrolle nicht mit der vorläufigen WE-/RE-Verbuchung aus der WWS. In der WWS gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, eine vorläufige Verbuchung ohne die ER-Kontrolle in die FIBU zu erstellen. Diese Buchungen, die in der WWS beim Wareneingang generiert und ohne ER-Kontrolle in die FIBU verbucht werden, werden nur dann automatisch storniert, wenn dazu eine ER in der ER-Kontrolle inklusive der zugehörigen WE-Zuordnung erfasst und verbucht wird. Die vorläufige WE-/RE-Verbuchung aus der WWS schließt die vorläufige Kontierung über die ER-Kontrolle aus und umgekehrt. Erfolgt eine doppelte Erfassung/Verbuchung einer vorläufigen Kontierung (in der ER-Kontrolle und in der WE-/RE-Verbuchung), kommt es zu Doppelbuchungen, die nicht automatisch storniert werden können.

Hinweis 

Bei der späteren finalen Verbuchung der Eingangsrechnung wird die "Vorläufige Verbuchung" automatisch storniert. Beim Verbuchen der Stornobuchung wird auch die Sachkontobuchung mit der Buchung der vorl. Kontierung ausgeziffert. Voraussetzung dafür ist, dass auf dem Sachkonto das OP-Kennzeichen gesetzt ist.

8. Kostendatenerfassung 

Gibt es zu der Buchhaltung auch eine Kostenrechnung, erfolgt die Erfassung der Kostendaten im Zuge der Kontierung. Für die Eingabe der Kostendaten können alle benötigten Felder über die Feldauswahl hinzugefügt werden. Die Feldauswahl  für diesen Bereich können Sie mit rechter Maustaste oder rechts oben über die weiteren Funktionen  und Extras bzw. mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten.

 Felder ER-Kostenaufteilung

Eingabe der Kostenstelle für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann eine neue Kostenstelle angelegt werden. Mit "+"  gelangen Sie in die Aufteilung im Bereich Kontierung/Kostenaufteilung. Diese Funktion ist nötig, wenn für eine Buchung mehrere Kostenstellen erfasst werden sollen.

Falls diese Funktionen nicht angezeigt werden, müssen Sie diese im Burger-Menü  aktivieren. Diese Funktionen stehen unabhängig voneinander im Übersichtsfenster und im Erfassungs-/Detailfenster zur Verfügung und müssen bei Bedarf auch in beiden Fenstern über das Burger-Menü hinzugefügt werden.

Hinweis 

Im Bereich Kontierung/Kostenaufteilung kann am Reiter "Kontierung" über den Menüpunkt "Extras" die automatische Kostendatenerfassung aktiviert werden. Ist diese aktiviert, müssen Kostendaten erfasst werden, andernfalls wird folgende Meldung ausgegeben: "Achtung! Es sind folgende Warnhinweise aufgetreten: Es sind unvollständige Kostendaten vorhanden. Möchten Sie sie speichern oder zurück zur Erfassung?". Soll dieser Hinweis nicht erscheinen, ist die automatische Kostendatenerfassung im Menüpunkt "Extras" im Bereich "Kontierung/Kostenaufteilung" am Reiter "Kontierung" zu deaktivieren. Der Buchungsstatus lautet in diesem Fall so lange "Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus)", bis zu einem späteren Zeitpunkt die Kostendaten ergänzt und gespeichert werden.

Tipps zur Layoutgestaltung und welche Funktionen für welche Bereiche verfügbar sind, finden Sie im vorangegangenen Punkt Erfassung, Bearbeitung und Speicherung der ER und im Lernvideo Layoutgestaltung in der ER-Kontrolle  sowie in der jeweiligen Fensterhilfe – getrennt nach Bereichen – in der Onlinehilfe:

• ER-Kontrolle Übersichtsfenster 
• ER-Kontrolle - Erfassungs-/Detailfenster
  
  

Hinweis 

Es gibt die Möglichkeit, die Kostendaten ebenfalls ins Archiv zu schreiben. Dafür muss im Paket CRM unter den "Allgemeinen CRM Parametern" unter BMD DMS im Punkt "FIBU/KORE" der Parameter Übernahme KORE-Zuordnung auf "Ja" gestellt werden. Dieser Parameter bewirkt auch, dass nachträgliche Änderungen der Kostendaten auf den Buchungen ebenfalls im Archiv geändert werden. Mittels Parameter kann auch eingestellt werden, dass im Zuge der Verbuchung aus der ER-Kontrolle automatisch eine Abfrage zur Übernahme und Umlage in die KORE ausgegeben wird. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Kostenrechnung → Start KORE Übernahme und Umlage Löschung KORE/Kostendatenerfassung Sollte geplant sein, dass die Kostenrechnung eingestellt und gelöscht werden soll, dürfen zum Zeitpunkt der Löschung der KORE keine noch nicht verbuchten Rechnungen mit vorhandenen Kostendaten in der Eingangsrechnungskontrolle vorhanden sein. Es kommt sonst beim Verbuchen die Fehlermeldung "Die Rechnung XY ist fehlerhaft. Bei Konto XY können keine Kostendaten erfasst werden. Zu dieser Kontierung sind aber Kostendaten vorhanden." und eine Verbuchung ist nicht möglich. Bitte löschen Sie zuvor die vorhandene Kostendatenerfassung (können nur gelöscht werden, solange eine KORE vorhanden/zugeordnet ist) bei den noch nicht verbuchten Rechnungen.

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9. Delegieren

10. ER-Freigabe

1. Ablauf eines ER-Workflows oder Zuordnung eines Mitarbeiters (Kombination)
   
   
2. ER-Workflow muss durchlaufen werden
   
   
3. Mitarbeiter muss ausgewählt werden (ohne ER-Workflow)
   
   
4. einfache Freigabe ohne Mitarbeiterzuordnung
   
   
5. Rechnung wird nach korrekter Eingabe automatisch freigegeben (gilt auch für Rechnungsimport)

Hinweis 

Im Aktionsprotokoll werden sämtliche Stationen der Eingangsrechnungen mitprotokolliert. Es kann somit zu jedem Zeitpunkt festgestellt werden, welchem Arbeitsschritt (Buchungsstatus) bzw. welchem Mitarbeiter (Workflowstatus) die Rechnung zugeteilt worden ist. Es lässt sich auch im Nachhinein nachvollziehen, welchen Prozess die Rechnung bis zur Verbuchung durchlaufen hat. Sie können das Aktionsprotokoll in der ER-Kontrolle in der Rechnungsübersicht für jede Rechnung einzeln über Extras → Protokolle → Aktionsprotokoll (Alt + A) aufrufen oder beim Ausdruck des ER-Journals mitdrucken lassen. Beachten Sie auch die zusätzliche Möglichkeit, das Aktionsprotokoll als eigenen permanenten Reiter im rechten Bereich neben der Dokumentenvorschau bzw. Lieferanteninfo über die Layoutgestaltung hinzuzufügen. Beim Wechsel der Eingangsrechnung werden die Daten im Aktionsprotokoll automatisch aktualisiert. Diese Layouteinstellung kann getrennt jeweils für das Übersichtsfenster und/oder das Erfassungs-/Detailfenster getroffen werden. In der Rechnungsübersicht wird in der Spalte "aktueller Mitarbeiter" angezeigt, bei welchem Mitarbeiter die Rechnung gerade zur weiteren Verarbeitung liegt. Im Erfassungs-/Detailfenster wird rechts oben in der Menüleiste der aktuelle Mitarbeiter angezeigt, dem die Rechnung zugeordnet ist. Wird mit Workflow gearbeitet, wird im Mouseover-Text auch in der Spalte "Workflow" der Name des aktuellen Mitarbeiters angezeigt.

10.1. ER-Freigabe ohne Workflow

 

 

Wird bei der Freigabe ohne Workflow gearbeitet, besteht die Möglichkeit, zwischen mehreren "Aktionen" auszuwählen:

 

Aktion	Beschreibung
Rechnung OK	Die Rechnung ist zwar OK, aber nicht zum Buchen freigegeben. Es muss daher ein Mitarbeiter eingegeben werden, der diese Rechnung zur weiteren Bearbeitung/Freigabe bekommt.
Verbuchen	Sind eine Kontierung und eine Kostenerfassung auf der Buchung vorhanden, bekommt die Eingangsrechnung das Kennzeichen . Sie ist somit zum Verbuchen freigegeben und kann im Anschluss verbucht werden.
Verbuchen mit ZV-Sperre	Die ER wird mit einer ZV-Sperre freigegeben. In der Rechnungsübersicht kann zur Kontrolle die Spalte "ZV-Sperre" hinzugefügt werden. Entweder wird die ER mit der Aktion "Zahlungsfreigabe" nochmals freigegeben/geändert oder es wird mit ZV-Sperre in die Buchhaltung verbucht. Im Zahlungsvorschlag wird eine mit ZV-Sperre verbuchte Position als "nicht freigegeben" angezeigt. Eine Änderung der Sperre im Zahlungsvorschlag wird nicht in die ER-Kontrolle zurückgeschrieben.
Verbuchen ohne ZV-Sperre	Wurde bei einer ER bereits eine ZV-Sperre beim Erfassen hinterlegt, kann diese hiermit wieder aufgehoben werden. War das nicht der Fall, hat die Aktion "Verbuchen ohne ZV-Sperre" dieselbe Auswirkung wie "Verbuchen".
Rechnung ablehnen	Die ER wird abgelehnt und ist unter der Rubrik "Abgelehnte" ersichtlich.
Zahlungsfreigabe	Die Aktion steht nur dann zur Auswahl, wenn die Rechnung zuvor bereits mit der Aktion "ZV-Sperre" freigegeben wurde.

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Die Zuordnung und der Status können mit der Schaltfläche "Buchungsstatus" bzw. mit der Tastenkombination ALT + S abgerufen werden: 

10.2. ER-Freigabe mit Workflow

Wird mit Workflowhinterlegung gearbeitet, wird die verwendete ER-Workflownummer in der Spalte "Workflow-Nr." angezeigt. Solange die Rechnung noch im Umlauf ist, kann der Status in der Rechnungsübersicht der ER-Kontrolle mit einem Doppelklick auf das Workflowsymbol abgefragt werden.

Hat eine Rechnung den Workflow bereits vollständig durchlaufen und der Workflow wurde somit geschlossen, wird die Spalte "Workflow" geleert (Symbol verschwindet) und die einzelnen Aktionschritte können pro markierter Rechnung im Aktionsprotokoll über die Menüleiste → Extras → Protokolle → Aktionsprotokoll (Alt + A) abgefragt werden.

In der Spalte "Workflow-Nr." bleibt die Nummer des verwendeten Workflows auch nach dem Verbuchen ersichtlich, außer der Workflow wurde abgebrochen und die Rechnung ohne Workflow weiter verarbeitet.

Hinweis 

Werden Rechnungen mit ZV-Sperre verbucht, dann kann diese Sperre im Programm "Zahlungsvorschlag" wieder entfernt und für den Zahlungsvorschlag freigegeben werden. Wird dies nicht gewünscht, kann bei Verwendung eines Workflows anstelle der Standardfunktion die Makroaktion "Buchungsfreigabe mit ZV-Sperre" mit der Nummer "18" (=ER im Umlauf) eingefügt und somit eine erweiterte Sperre gesetzt werden: Die betroffenen Rechnungen erhalten dadurch in den Programmen "ER-Kontrolle" und "Zahlungsvorschlag" im Feld "ZV-Sperre" den Eintrag "ER im Umlauf". Die ZV-Sperre "ER im Umlauf" kann nicht über das Programm Zahlungsvorschlag entfernt werden und muss über eine eigene Workflowaktion in der ER-Kontrolle mittels Makro aufgehoben werden. Nähere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe ER-Workflow im Punkt Makro für eine erweiterte Einstellung der ZV-Sperre.

10.2.1. ​ER-Freigabe mit Workflow via multiselect/Mehfachauswahl

Im Übersichtsfenster der ER-Kontrolle können Sie mit der Mehrfachauswahl (Multiselect) mehrere Datensätze markieren und gemeinsam mit demselben Workflow mit der Funktion "Freigabe" freigeben.

Die Freigabe mehrerer Rechnungen mit einem Workflow ist nur möglich, wenn entweder alle ausgewählten Rechnungen noch keinen Workflow haben oder alle bereits einen Workflow zugeordnet bekommen haben.

Eine Mischung bei der Freigabe mit Multiselect aus Rechnungen mit und ohne Workflow ist nicht erlaubt. Es wird eine entsprechende Meldung ausgegeben: "Rechnungen mit hinterlegtem Workflow, können nur getrennt von neu erfassten oder abgelehnten Rechnungen freigegeben werden."

Befinden sich die ausgewählten Rechnungen im selben Workflow und im selben Workflowschritt, ist im Freigabefenster im Feld "ER-Workflow" die Workflownummer eingetragen und mit der F8-Schaltfläche  kann das Workflowdiagramm aufgerufen werden. Dort wird die Stelle angezeigt, an der sich die Rechnungen aktuell befinden.

Befinden sich die ausgewählten Rechnungen nicht im selben Workflow oder Workflowschritt bzw. Status, werden im Freigabefenster neben dem Feld "ER-Workflow" folgende Informationen angezeigt:

Gleicher Workflow - unterschiedliche Ausführungsschritte	Befinden sich die ausgewählten Rechnungen im selben Workflow in unterschiedlichen Stufen des Workflows ist die Schaltfläche F8 inaktiv und daneben wird der Hinweis "Gleicher Workflow - unterschiedliche Ausführungsschritte" angezeigt.
Unterschiedliche Workflows	Ebenso wird der Hinweis "Unterschiedliche Workflows" neben dem Feld "ER-Workflow" angezeigt, wenn Rechnungen ausgewählt wurden, die sich in unterschiedlichen Workflows befinden. Zusätzlich wird eine Warnung ausgegeben. In der Logdatei kann im Anschluss geprüft werden, mit welcher Workflownummer die einzelnen Rechnungen jeweils freigegeben wurden (Workflow-FirmenNr/Workflow-Nr).
Unterschiedliche Vorschlagswerte für Workflow	Der Hinweis "Unterschiedliche Vorschlagswerte für Workflow" wird angezeigt, wenn keine Workflownummer im Feld "ER-Workflow" steht und unterschiedliche Vorschlagswerte vorhanden sind.
Die Freigabe ist bereits abgeschlossen	Wurden Rechnungen ausgewählt, bei denen der Workflow bereits abgeschlossen ist, wird die Meldung: "Die Freigabe ist bereits abgeschlossen" ausgegeben.

Die Schaltfläche "OK" ist gesperrt, wenn bei Freigabe mit Workflow keine Workflownummer im Feld "ER-Workflow" eingetragen wird, oder wenn bereits alle Rechnungen freigegeben und der Workflow abgeschlossen ist.  

10.2.2. ER-Freigabe lt. Bildschirmliste

Hinweis 

Eine Alternative stellt die Auswahl "Markierte Rechnungen" dar. Mit dieser Auswahl können in der Bildschirmansicht zuvor einzelne Rechnungen (auch multiselect möglich) für die Freigabe ausgewählt werden. Im Freigabefenster muss anschließend im Feld Auswahl Rechnungen "markierte Rechnungen" eingestellt werden.

10.2.3. Workflow nicht in Ordnung

Hinweis 

Diese Abfrage kann über den Parameter Mitarbeiterabfrage bei Workflowabbruch deaktiviert werden.

Hinweis 

Das Abbrechen des Workflows kann benutzerbezogen in den Berechtigungen gesperrt werden. Das heißt, der User hat keine Möglichkeit mehr, die Rechnung im Workflow abzubrechen.

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11. Verbuchen

Die Rechnungen, die in der ER-Kontrolle den Status haben, können verbucht werden. 

Firma	Die Firma wird automatisch aus den Einstiegswerten des ER-Kontrolle-Fensters übernommen und kann nicht geändert werden. Sie gibt an, in welche Firma die Rechnungen aus der ER-Kontrolle verbucht werden.
FIBU	Die Fibu wird automatisch aus den Einstiegswerten des ER-Kontrolle-Fenster übernommen. Sie gibt an, in welches Fibu-Jahr die Rechnungen aus der ER-Kontrolle verbucht werden sollen. Es kann nur in die gleiche Fibu oder in die Folge-/Vorjahres-Fibu verbucht werden. Die Combobox ist nur aktiv, wenn der Parameter Aktion bei Verbuchen auf "Direkte Verbuchung in Fibu" bzw. "Verbuchung mit Vorschau" eingestellt ist. Wurden Rechnungen irrtümlich in die ER-Kontrolle in das falsche Fibu-Jahr importiert, kann hier bei Bedarf auf das Vorjahr oder Folgejahr umgestellt und verbucht werden.
Filiale	Wird mit Filialen gebucht, kann in diesem Feld eingeschränkt werden, welche Filiale verbucht werden soll.
Buchungsdatum	Buchungsdatum, mit welchen die Rechnungen verbucht werden sollen. Mittels Parameter kann eingestellt werden, dass laut GoB-Richtlinien zwingend das Tagesdatum als Buchungsdatum verwendet werden muss.
Buchungsperiode	Grundsätzlich wird in die Periode lt. Rechnung verbucht. Wird jedoch im Feld "Fibu" z. B. das Folgejahr ausgewählt, ist das Feld "Buchungsperiode" aktiv und es kann die Periode eingegeben werden, in welche die Rechnungen verbucht werden sollen.
Buchungssymbol	Buchungssymbol, mit welchen die Rechnungen verbucht werden sollen. Beim nächsten Start der Verbuchung wird automatisch das zuletzt ausgewählte Buchungssymbol vorgeschlagen.
Auswahl Rechnungen	Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: "Alle Rechnungen": Alle freigegebenen Rechnungen werden verbucht. "Rechnungen laut Bildschirmliste": Alle laut Bildschirmliste angezeigten und freigegebenen Rechnungen werden verbucht – diese können zuvor nach individuellen Kritierien gefiltert/selektiert werden. "Markierte Rechnungen": Es können einzelne zuvor markierte Rechnungen (Multiselect möglich) verbucht werden.
Vorläufig verbuchen	Dieses Feld wird für die Vorläufige Kontierung verwendet. Nähere Informationen finden Sie unter Vorläufige Kontierung.
Vorschau anzeigen	In diesem Feld kann ausgewählt werden, ob vor der Verbuchung noch ein Vorschaufenster zur Kontrolle der Rechnungen geöffnet werden soll.

Hinweis 

Sind bei der Verbuchung fehlerhafte Buchungen vorhanden, dann werden nur die korrekten Rechnungen verbucht und die fehlerhaften Buchungen bleiben offen. Ist in den FIBU Parametern unter Buchen → Import Buchungen → Sicherungsverzeichnis ein Pfad hinterlegt worden, wird bei der Verbuchung zusätzlich automatisch eine Datei mit den jeweiligen verbuchten Buchungen unter diesem Pfad gespeichert. Ist kein Pfad im Parameter hinterlegt, wird keine Datei gespeichert. Gibt es zu der Buchhaltung auch eine Kostenrechnung, kann mittels Parameter eingestellt werden, dass im Zuge der Verbuchung aus der ER-Kontrolle automatisch eine Abfrage zur Übernahme und Umlage in die KORE ausgegeben wird. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Kostenrechnung → Start KORE Übernahme und Umlage Sind in einem der beiden letzten FIBU-Vorjahre noch nicht verbuchte Rechnungen in der ER-Kontrolle vorhanden, wird im Fenster für das Verbuchen im unteren Bereich ein entsprechender Hinweis ausgegeben:

11.1. Jahreswechsel – EB-Korrektur

Es wird angezeigt, welche Konten übernommen werden und es kann das gewünschte Buchungssymbol eingegeben werden.

Mit der Schaltfläche "Geänderte Konten anzeigen" kann geprüft werden, welche Konten bei der EB-Korrektur berücksichtigt werden.

Bei den angeführten Konten haben sich VJ-Endsaldo, OP-Beträge oder buchungsrelevante Daten (z. B. Buchungstext, Gegenkonto, Belegnummer usw.) geändert.

Wenn Sie möchten, dass die Eröffnungsbuchungen des nächsten Jahres aktuell sind, wählen Sie "Korrigieren". 

Hinweis 

Die vorgeschlagenen Einstellungen (Auswahl Sachkonten, Kundenkonten, Lieferantenkonten) werden von der letzten Jahresübernahme angezeigt und für die EB-Korrektur verwendet. Ist dies nicht so gewünscht, wählen Sie die Option "Nicht korrigieren" und führen Sie die Jahresübernahme mit den gewünschten Einstellungen in der FIBU durch.  Nähere Informationen zur Jahresübernahme in der FIBU finden Sie in der Onlinehilfe Jahresübernahme mit Assistent .

12. Besondere Buchungsfälle

12.1. Buchen mit Filiale

• Um mit Filialen buchen zu können, ist unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten auf der FIBU das Feld "FIBU-Filiale" auf "Ja" zu setzen.
  
  
• Danach müssen Sie unter Stammdaten → FIBU-/OSS-Filialen die jeweilige Filiale anlegen.
  
  
• Unter FIBU → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Prozentsätze müssen für das jeweilige Land die fremden USt-Prozentsätze angelegt werden.
  

• Sie können die Filiale direkt am Konto fixieren (nähere Infos entnehmen Sie bitte dem Punkt Stammdaten Allgemein) oder
  
  
• Sie erfassen die jeweilige Filiale direkt bei der Rechnungskontierung im Feld "Filiale", wo aus den angelegten Filialen gewählt werden kann. (Falls dieses Feld nicht sichtbar ist, muss es über die Feldauswahl eingeblendet werden.)
  

12.2. Buchen mit Fremdwährung

Fremdwährungskonten	Wenn Konten in Fremdwährung geführt werden, muss dieses Feld aktiviert werden. Das Fremdwährungspaket ist nicht im FIBU Basis-Paket enthalten. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zur Fremdwährung.
Kurstabellennummer	Hier kann die Kurstabelle hinterlegt werden, mit der in der NTCS gearbeitet wird. Die Standardkurstabelle trägt die Nummer 0.  Bei Neuanlage einer FIBU wird die bei der Firma hinterlegte Kurstabelle vorgeschlagen. Wenn Sie mit Fremdwährungen buchen möchten, finden Sie Informationen dazu unter dem Punkt Buchen mit Fremdwährung.
Grundwährung	Normalerweise ist der Euro die Grundwährung einer Buchhaltung. Die Grundwährung ist ein Pflichtfeld: Dieses Feld ist vor allem für Währungssymbole bei Beträgen in Auswertungen wichtig (€)! Die Grundwährung hat z. B. im Wareneingangsbuch Vorrang gegenüber der hinterlegten Kursdatei. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation Buchen mit Fremdwährung.

Mehr-Währungs-Kz

Grundsätzlich ist es in der NTCS Finanzbuchhaltung möglich, auf jedes Konto gemischt in einer oder auch in mehreren Währungen zu buchen. Das Feld "Mehr-Währungs-Kz "hat beim Buchen nur noch eine Relevanz für die Steuerung. Einstellungsmöglichkeit fixe Währung Das Feld Währung wird beim Buchen mit der hinterlegten Währung übersprungen und kann auch nur mit dieser Währung bebucht werden. Zwei Konten mit verschiedenen Fixierungen können somit nicht gegeneinander gebucht werden. Es erfolgt eine Meldung, dass der Währungscode des Kontos, dem Währungscode des Gegenkontos widerspricht. Wird ein Konto mit einer Währung abweichend von der Grundwährung der FIBU angelegt oder aus BMD 5.5 übernommen, wird die Währung fixiert. Konten, die bereits mit mehreren Währungen bebucht sind, können im Nachhinein NICHT auf eine Währung fixiert werden.    Wird bei einer Person das Feld Währung befüttert, wird das Mehr-Währungs-Kennzeichen automatisch auf "fixe Währung" gestellt.   Einstellungsmöglichkeit Mischwährung Sie werden in der Buchungszeile nach der gewünschten Währung gefragt, die bei dieser Buchung verwendet werden soll. (Der Cursor bleibt im Feld Währung stehen.) In der Konteninfo wird "gemischt" angezeigt. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird das Feld Währung mit dem Inhalt der Grundwährung in der Buchungszeile übersprungen. Es besteht aber die Möglichkeit, über das Feld "Währung" die Eingabe zu verändern.    Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Feld Währung am Kontostamm und in der Dokumentation zum Thema Buchen mit Fremdwährung.

Währung

Wenn das Währungsfeld befüttert ist, wird die hinterlegte Währung in der Buchungszeile im Feld "WAE" vorgeschlagen. Bei Personenkonten siehe auch Feld Währung am Reiter "Allgemein". Die beiden Felder werden miteinander abgeglichen. Hinweis  Eine Fremdwährung sollte nur auf Konten eingetragen werden, auf denen man einen FW-Saldo sehen möchte. Wenn viele Konten mit Fremdwährung angelegt werden, dann kann auch das Laden verschiedenster Auswertungen länger dauern. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Feld Mehr-Währungs-Kz am Kontostamm und in der Dokumentation zum Thema Buchen mit Fremdwährung.

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12.3. Buchen mit Teil- und Schlussrechnung

12.3.1. Allgemeine Information zur Teil- und Schlussrechnungserfassung

Konto

In diesem Feld kann die jeweilige Kontonummer eingegeben werden.   Mit der rechten Maustaste kann die Funktion "Gkto als Personenkonto-Vorschlagskonto" ausgeführt werden. Damit wird das erfasste Sachkonto auf dem eingegebenen Lieferanten im Feld "Lief -Vorschlag Gegenkonto" zurückgespeichert und somit bei jeder neuen Buchung auf diesen Lieferanten automatisch vorgeschlagen.   Im Buchungsprogramm steht unter den Allgemeinen bzw. Eigenen Einstellungen unter dem Punkt "Eingabe" der Parameter Vorschlag Gegenkonto zur Verfügung. Ist dieser Parameter mit Vorschlag eingestellt, werden in diesem Feld automatisch die bisher auf dem Lieferanten gebuchten Gegenkonten in der Schnellsuche vorgeschlagen.

Proz

In diesem Feld kann der Steuerprozentsatz der Buchung festgelegt werden. Er wird aufgrund der Hinterlegung am Sachkonto vorgeschlagen. Dieser Vorschlagswert kann überschrieben werden, sofern am Sachkonto der Prozentsatz nicht fixiert ist. Es ist auch möglich, ohne Steuercode und Prozentsatz zu kontieren. Ausgenommen sind Direktbuchungen auf Steuerkonten, damit der korrekte Ausweis der Bemessungsgrundlage in den Steuernachweisen sichergestellt ist. Ist am Lieferantenkonto das Kennzeichen "ohne Steuer" hinterlegt, dann kann in der Kontierung bei Steuerart "Vorsteuer" kein Prozentsatz erfasst werden. Dieser wird automatisch mit "0" fixiert!  Verfügbare Funktionen: F4 Suche nach möglichen Prozentsätzen + Mit dieser Funktion wird für Buchungen mit verschiedenen Prozentsätzen ein Fenster geöffnet, in dem die Bemessungsgrundlagen (Brutto oder Netto je nach eingestelltem Eingabemodus) den einzelnen Steuerprozentsätzen zugeordnet werden können. Gilt nicht für unterschiedliche Steuercodes. Diese Funktion kann auch innerhalb einer Splittbuchung verwendet werden. Mit der Funktion Strg + 2 kann von Brutto- auf Nettoeingabe umgeschaltet werden. Das Vorzeichen einer Prozentaufteilung darf nicht dem Vorzeichen des Gesamtbuchungsbetrages widersprechen, ansonsten erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. In der BMD Web Eingangsrechnungskontrolle kann bei einer Neuanlage die Prozentaufteilung mit + oder der Funktionstaste F8 im Feld "Prozentsatz" und bei bereits erfassten Prozentaufteilungen im Bearbeitungsmodus mit der Funktionstaste F8 aufgerufen werden. ++ Mit dieser Funktion kann automatisch eine Prozentaufteilung aus Bruttobetrag, Nettobetrag und Prozentsätzen errechnet und verbucht werden. Dies kann für Rechnungen (z. B. UPC) verwendet werden, auf denen nur der Brutto- und Nettobetrag ausgewiesen ist, die Bemessung der einzelnen Prozentsätze jedoch fehlt. Durch die Eingabe der vorhandenen Daten (Bruttobetrag, Nettobetrag, Prozentsatz) wird im Hintergrund anhand einer Formel der richtige Steuerbetrag errechnet. Beispiel einer UPC-Rechnung: Wird im Feld "Proz" die Prozentaufteilung mit ++ gestartet, öffnet sich folgendes Fenster. In diesem sind folgende Felder zu befüllen: Bmg Brutto: Bruttobetrag der Rechnung (€ 52,07) Steuer bzw. Bmg Netto: Steuer- bzw. Nettobetrag der Rechnung (€ 7,06) Prozentsatz 1 bzw. Prozentsatz 2: Steuerprozentsätze, aus denen sich die Rechnung zusammensetzt (10 und 20) Anhand einer Formel wird automatisch die Bemessungsgrundlage für 10 % bzw. 20 % ermittelt.

Hinweis 

Bei Teilrechnungen kann keine WE-Zuordnung durchgeführt werden bzw. ist die Funktion inaktiv, weil diese später wieder automatisch storniert werden und dabei die Zuordnungen verloren gehen würden. WE-Zuordnungen sind immer erst bei der Schlussrechnung durchzuführen. Nähere Informationen zur WE-Zuordnung finden Sie in der WWS-Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WE-Zuordnung.

Hinweis 

Die Erfassung des Deckungsrücklasses bzw. des Haftrücklasses als Rate schließt die Erfassung in den Erfassungsfeldern in der ER-Kontrolle aus und umgekehrt.

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TR/SR mit NTCS Buchhaltung Die TR/SR-Ablaufnummer kann mit 50 Stellen alphanumerisch eingegeben werden. Bei Kontierung einer TR mit RC, Bausteuer usw. kann jeder gültige Prozentsatz erfasst werden. Deckungsrücklass und Haftrücklass werden als Rate verbucht.

Hinweis 

Es gibt die Möglichkeit, die TR/SR-AblaufNr automatisch aus dem Projekt erzeugen zu lassen. Dazu gibt es unter den FIBU Parametern → Buchen → TR/SR/AZ folgenden Parameter: NTCS Buchhaltung Wird der Parameter "TR/SR-Ablauf aus Projekt erzeugen" auf "erzeugen" oder "erzeugen mit Abfrage" gestellt, muss zusätzlich in diesem Parameter auch noch ein Standardrechnungsschema für Lieferanten hinterlegt werden.   Der TR/SR-Ablauf wird immer in der Firma der Eingangsrechnung angelegt. Wird der TR/SR-Ablauf in einer anderen Firma als das Projekt angelegt (z. B. weil die Projektverwaltung unter Hauptfirma erfolgt), werden die Daten auf den TR/SR-Ablauf übernommen. Der Steuercode wird nur übernommen, wenn dieser in dem Land der TR/SR-Ablauf-Firma vorhanden ist. Besonderheit Rechnungsschema wenn Projekterfassung unter Hauptfirma: Ist auf dem Projekt kein Rechnungsschema hinterlegt, wird bei der Anlage des TR/SR Ablaufs das Standardrechnungsschema herangezogen. Dazu muss dieses in der jeweiligen Firma angelegt und in o. a. Parameter hinterlegt sein. Ist auf dem Projekt ein Rechnungsschema hinterlegt, wird geprüft, ob anhand von bestimmten Kriterien (Ablauf TR, Versteuerungsart, DRL, HRL usw.) in der Firma bereits ein passendes Rechnungschema vorhanden ist. Wird ein passendes gefunden, wird dies auf den TR/SR-Ablauf übernommen. Wird kein passendes Rechnungsschema gefunden wird das Rechnungsschema in der Erfassungsfirma neu angelegt und auf den TR/SR-Ablauf übernommen.

12.3.2. Buchen mit Rechnungsschema beinhaltend/FIBU auflaufend

Hinweis 

Die Funktion "Erzeuge Storno" darf nur bei normalen Rechnungen verwendet werden, nicht bei TR/SR.

 Achtung! 

Auf keinen Fall dürfen manuelle Buchungen vorgenommen werden, sondern alle Änderungen müssen über die Bearbeitung in der Bildschirmliste durchgeführt werden. Sobald einmal manuell eingegriffen wurde, hat das Auswirkungen auf alle weiteren Verbuchungen und eine nachträgliche Korrektur ist nur mit viel Aufwand und gegen Verrechnung möglich.

• Der Parameter "StornoTR-/AZ-Storno bei SR-Storno" muss auf "Ja" eingestellt sein.
  
  
• Der Parameter "Aufbau vorherige TR-/Anz-Storno bei TR-/Anz-Storno“ ist nur im Zusammenhang mit NTCS WWS gültig und bewirkt, dass bei Storni von beinhaltenden Teilrechnungen der Stand vor der letzten Teilrechnung wiederhergestellt wird, also, dass die durch die TR ursprünglich stornierte vorangegangene TR wieder aufgebaut wird. Beim Schema "beinhaltend/FIBU auflaufend" betrifft die Korrekturbuchung nur den Zuwachs (auflaufenden Betrag).
  
  

Verbuchte Rechnung zum Bearbeiten öffnen - Schema "beinhaltend/FIBU auflaufend"

Mit der Lizenz "FIBU Anzahlungsautomatik für Baugewerbe" und der Berechtigung "ER-verbuchte Rechnungen zum Bearbeiten öffnen" wird eine Sonderfunktion freigeschaltet.

Bei direkter Verbuchung aus der ER-Kontrolle in die FIBU gibt es für die Verwendung des TR/SR-Schemas "beinhaltend/FIBU auflaufend" die Sonderfunktion Verbuchte Rechnung zum Bearbeiten öffnen. Die Funktion kann in der Rechnungsübersicht mit rechter Maustaste direkt auf der betroffenen Rechnung bzw. mit F2 in der Ansicht der Erfassungsmaske unter Funktionen aufgerufen werden.

Hinweis 

Wurde zu dieser Teilrechnung bereits eine Schlussrechnung erfasst, so kann diese nicht mehr bearbeitet werden.

Sobald diese Funktion gestartet wird, kann die Rechnung bearbeitet und gespeichert werden.

Wurde die Rechnung auf diese Weise geöffnet, bleibt sie im Bearbeitungsmodus, und es stehen Ihnen zwei weitere Funktionen mittels rechter Maustaste zur Verfügung:

 Nachbearbeitete Rechnung erneut verbuchen

Wenn die Rechnung bearbeitet und gespeichert wurde, kann man diese mittels rechter Maustaste, oder in der Erfassungsansicht über die Menüleiste unter Funktionen, mit der Funktion "Nachbearbeitete Rechnung erneut verbuchen" erneut verbuchen lassen. Für die Verbuchung kann dann das Buchungsdatum und die Buchungsperiode gewählt und anschließend die Verbuchung gestartet werden. Die Rechnung wird mit dem neuen Betrag verbucht und die Originalrechnung storniert. Der Workflowstatus bleibt unverändert. Bei der erneuten Verbuchung kann die Rechnung auch in das Folgejahr verbucht werden. Wird in die gleiche Fibu verbucht, wird geprüft, ob die Eingangsrechnung bereits ins Folgejahr verbucht worden ist.

Nachbearbeitete Rechnung schließen (ohne verbuchen)

Um Rechnungen bei denen sich im Nachhinein herausstellt, dass doch keine Änderung erforderlich ist, nicht erneut verbuchen zu müssen, wurde die Funktion "Nachbearbeitete Rechnung schließen (ohne verbuchen)" geschaffen. Dabei wird geprüft, ob die Rechnungsdaten mit der bereits verbuchten Rechnung übereinstimmen, und die Rechnung wird wieder geschlossen.

Hinweis 

Wird das Rechnungsdeckblatt verwendet, müssen die Korrekturen in der ER-Kontrolle vorgenommen und das Rechnungsdeckblatt im Anschluss gegebenenfalls neu gedruckt werden. Wird das Rechnungsdeckblatt nicht verwendet, so kann die Änderung auch in der TR/SR-Übersicht durchgeführt werden. Die Funktion "Bearbeiten" in der TR/SR Übersicht ist nur ersichtlich, wenn die Zusatzlizenz (nsfinaz - FIBU Anzahlungsautomatik f. Baugwerbe) erworben worden ist. Eine Korrektur, die über die TR/SR Übersicht vorgenommen worden ist, wird in der ER-Kontrolle nicht angezeigt (alte Werte bleiben hier bestehen)! Die erfolgten Korrekturbuchungen werden in der TR/SR-Übersicht sowie in der Buchhaltung am Kontoblatt angezeigt.

12.4. ANBU Vorerfassung

ANBU-Erfass-Kz

Je nach Kontenart stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Wird ein Konto bebucht, dann wird im Buchungsprogramm (sowie in der Vorerfassung Buchungen und der ER-Kontrolle) der entsprechende Aufruf gestartet:   Aktivkonto: Keine ANBU-Vorerfassung ANBU-Vorerfassung: Bitte einstellen, wenn der Sitz der Buchhaltung Österreich ist und nach Fertigstellung der Buchung auf ein Anlagekonto eine ANBU-Vorerfassungsmaske erscheinen soll. Passivkonto: Keine ANBU-Vorerfassung Vorerfassung Investitionszuschuss Erlöskonto: Keine ANBU-Vorerfassung Vorerfassung Anlagenabgang Anlagenabgang Aufwandskonto: Keine ANBU-Vorerfassung ANBU-Vorerfassung Aktivierungskonto: Wie ANBU-Vorerfassung, aber es wird z. B. ein Aktivierungskonto für die geringwertigen Wirtschaftsgüter und für Firmensitz Ungarn  hinterlegt. Hinweis  Anbu-Erfassungs-Kennz. / WEBU-Erfassungs-Kennz. Wird im Feld "Anbu-Erfassungs-Kennz." ein Kennzeichen erfasst, darf im Feld "Webu-Erfassungs-Kennz." kein Hinterlegung durchgeführt werden und umgekehrt. Die beiden Kennzeichen schließen sich gegenseitig aus!   Im BMD Standardkontenrahmen ist das ANBU-Erfass-Kz bei allen Anlagekonten auf "ANBU-Vorerfassung" gesetzt.  Nähere Informationen zur Anlagenbuchhaltung finden Sie in der entsprechenden Dokumentation.

Aktivierungskonto

Hier kann für ein Aufwandskonto das dazugehörige Anlagekonto hinterlegt werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter werden in der FIBU teilweise direkt im Aufwand gebucht, weil dieser Aufwand z. B. in der KERF sofort aufscheinen soll und nicht erst am Jahresende durch die Abschreibung. Wenn diese jedoch in der Anlagenbuchhaltung verwaltet werden sollen, müssen sie dennoch im Anlagenbereich erfasst werden können. Damit dieses Aktivierungskonto eingegeben werden kann, müssen Sie das Feld In Anlagenexplorer aktivieren. Wenn beim Buchen der Eingangsrechnung für das geringwertige Wirtschaftsgut am Aufwandskonto die Anlagenvorerfassung eingestellt ist, soll die Vorerfassung aufgerufen werden, wobei statt dem Aufwandskonto gleich das Aktivierungskonto übergeben wird.    Voraussetzung ist die Einstellung Aktivierungskonto im Feld Anlagenbuchhaltungserfassungskennzeichen am Sachkonto.