Die BMD Go bietet Ihnen die Möglichkeit, die Belegarten ER (Eingangsrechnung), AR (Ausgangsrechnung), KASSE und WEITERE mit jeweils beliebig konfigurierbaren Untergruppen hochzuladen. Die Belege können direkt am Smartphone beschlagwortet werden und im Anschluss daran stehen diese in der NTCS Buchhaltung und/oder in der BMD Com zur Verfügung.

Steuerberatungskanzleien und Mandanten erhalten so ein leistungsfähiges Werkzeug, mit dem sie Belege digital und einfach erfassen und für die Buchhaltung anliefern können.

2. Login

Sie können die BMD Go für Android im Google Play Store sowie für iOS im Apple App Store herunterladen. Voraussetzung für einen einwandfreien Betrieb ist eine aktuelle Version.

Um die App BMD Go verwenden zu können, müssen Sie zuerst in den Einstellungen die nötigen Zugangsdaten hinterlegen. Sie können die Zugangsdaten entweder manuell hinterlegen oder bequem mittels QR-Code einlesen.

2.1. Anmeldung über die NTCS

In der NTCS haben Sie die Möglichkeit, den QR-Code direkt unter TOOLS → Tools → Einstellungen → Zugangsdaten → BMD Go-Zugangscode abzuscannen.

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2.2. Anmeldung BMD Web (Webanwendung Wirtschaftskunde)

Öffnen Sie Ihr BMD Web und wählen Sie rechts oben im Fenster bei den Einstellungen die Funktion "BMD Go-Zugangscode".

2.3. Anmeldung BMD Com (Mandant beim Steuerberater)

Öffnen Sie Ihre BMD Com und wählen Sie rechts oben im Fenster bei den Einstellungen die Funktion "BMD Go-Zugangscode".

2.4. Anmeldung my BMD Com (Mandant beim Steuerberater)

Öffnen Sie Ihre my BMD Com und wählen Sie unter den Einstellungen den Reiter "BMD Go-Login".

Hinweis

Damit der QR-Code-Scan im jeweiligen Programm zur Verfügung steht, muss die Berechtigung "BMD Go-Zugangscode" vergeben werden.

3. Upload Vorgang

Sobald Ihr User in der BMD Go angemeldet ist und die entsprechenden Berechtigungen hat, kann unter FIBU → Hochladen

für die oben ausgewählte Belegart mit + ein neuer Beleg abfotografiert werden.

Für die optimale Erkennung des Beleges wählen Sie einen Hintergrund mit dunklem Kontrast ohne weitere "Kanten", bevor Sie das Bild markieren. Über den orangen Punkt wird das Bild aufgenommen und Sie wechseln in die Beschlagwortungsmaske:

Sollten Sie einen mehrseitigen Beleg hochladen, kann über die Anzeige "Seite" in die Beschlagwortungsmaske gewechselt werden.

Nach erster Beschlagwortung des Beleges wird der Uploadvorgang mit "Speichern" abgeschlossen.

3.1. Besonderheit Upload Wirtschaftskunde

Bei einem Wirtschaftskunden (= BMD Web Profil) stehen alle Firmen mit dem Kennzeichen "ist eigene Firma" im Uploadbereich zur Auswahl.

Hinweis

Ermittelt wird die Firmenauswahl im BMD Web nach folgenden Kriterien:

Eigene (benutzerbezogene) Einstellung des Parameters "Eigene Firma“: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Allgemein → Eigene Firma
Firma, unter welcher der Mitarbeiter angelegt ist, zu dem der Benutzer über das Feld "User-ID" zugeordnet ist.
Allgemeine (globale) Einstellung des Parameters, wie unter Punkt 1 beschrieben

4. Verarbeitungsmöglichkeiten

Nachdem erfolgreichen Login in die BMD Go können die Belege nun für die weitere Verarbeitung in der NTCS und/oder in der BMD Com hochgeladen werden.

Hier stehen Ihnen die Programme Papierlos Buchen, Vorerfassen Buchungen, ER-Kontrolle und der Fibu-Dokumentenpool zur Verfügung.

4.1. Papierlos Buchen

Sobald ein Beleg über die BMD Go hochgeladen wird, kann dieser über das papierlose Buchen im BMD Scan verarbeitet werden. Damit die Dokumente richtig im Scan ankommen, muss folgender Parameter unter FIBU → FIBU Parameter → Allgemein → Firmenbezogene Einstellungen → Belegablage Databox → Verarbeitungsprogramm Eingangsrechnungen/Ausgangsrechnungen/Kasse gesetzt werden:

Ist der Parameter auf 1 Papierlos Buchen eingestellt, erfolgt der Upload für das papierlose Buchen. Wird im Buchungsprogramm mit der jeweiligen Firma mit Strg + i bzw. Funktionen → Papierlos Buchen eingestiegen, werden die Belege heruntergeladen und können verbucht werden.

Welche Belegarten angezeigt werden (wenn z. B. mehrere Kassen existieren), kann unter dem Parameter Buchungssymbole Papierlos Buchen für die jeweiligen Symbole hinterlegt werden.

In der BMD Go kann dann zwischen den hinterlegten Symbolen gewählt werden.

Hinweis

Der Download erfolgt in das Databox Downloadverzeichnis, welches unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemeine Einstellungen → Databox → Databox Downloadpfad hinterlegt ist.

Sollte nichts hinterlegt sein, ist die Rückfallebene das Temp-Verzeichnis des Windows-Benutzers.

4.1.1. Feldauswahl

Belegart	Buchungssymbol beim Upload
Periode	Es wird die aktuelle Periode inkl. 2 Vormonate vorgeschlagen.
Notiz	Die Notiz wird in der NTCS in das Feld "Beschreibung übernommen".
Zahlstatus	Wird der Beleg als "bezahlt" hochgeladen, wird automatisch ein Hilfsbuch in der Vorerfassung dazu angelegt.

Hinweis

Die Feldauswahl ist beim Upload für das papierlose Buchen fix vordefiniert und kann nicht verändert werden!

4.2. Vorerfassen Buchungen

Ob der Beleg für die Vorerfassung oder für das papierlose Buchen hochgeladen wird, wird über den unten angeführten Parameter (unter FIBU → Allgemeine FIBU Parameter → Allgemein → Firmenbezogene Einstellungen → Belegablage Databox → Verarbeitungsprogramm Eingangsrechnungen/Ausgangsrechnungen/Kasse) entschieden. Dieser kann pro Uploadtyp individuell definiert werden.

Ist der Parameter auf Automatische Ermittlung und es existieren Vorerfassungsbücher oder auf Vorerfassung eingestellt, erfolgt der Upload automatisch in die Vorerfassung.

Die Uploadtypen werden je nach angelegten Vorerfassungsbüchern angezeigt.

Diese stehen daher beim Upload über die BMD Go als Belegart zur Auswahl:

Nach dem Upload wird im Hintergrund im "Vorerfassen Buchungen" automatisch eine Buchungszeile inkl. Dokument angelegt. Sollte die automatische OCR-Erkennung im Hintergrund aktiviert sein, werden die wesentlichen Rechnungsmerkmale automatisch vorgeschlagen.

Nach fertiger Kontierung wird die Vorerfassung verbucht.

4.2.1. Hochladen mit Kostenstellen

Mit dem Verarbeitungsprogramm "Vorerfassen" können in der App BMD Go auch die Felder "Kostenstelle", "Kostenträger", "Dimension", "Geschäftsbereich", "Abteilung" und "Projekt" angezeigt werden. Dafür müssen eine Kostenrechnung sowie mindestens eine Kostenstelle vorhanden sein.

Im Belegdetail können Sie oben rechts unter dem Punkt "Info" die erfassten Daten einsehen. Dort werden sämtliche relevanten Informationen zum Beleg angeführt.

Hinweis

Die Felder "Kostenstelle", "Kostenträger", "Dimension", "Geschäftsbereich", "Abteilung" und "Projekt" werden ausschließlich mit dem Verarbeitungsprogramm "Vorerfassung" und "ER-Kontrolle" angezeigt. Nähere Informationen zur Feldauswahl in der ER-Kontrolle finden Sie unter dem Punkt ER-Kontrolle.

4.2.2. Feldauswahl

Die angezeigten Felder vor dem Belegupload können variabel in der NTCS hinzugefügt bzw. ausgeblendet werden, wenn das Verarbeitungsprogramm der Belege die Vorerfassung ist.

Bei "Papierlos Buchen" ist die Feldauswahl fix programmiert und somit nicht veränderbar.

Dazu muss in der NTCS unter dem Paket FIBU → Buchen → Vorerfassen Buchungen im jeweiligen Buch eingestiegen und die gewünschten Spalten hinzugefügt oder ausgeblendet werden.

Im nächsten Schritt kann man mit rechter Maustaste → Feldauswahl → Speichern unter

mit der Plattformart "BMD Com" firmenbezogen, allgemein oder benutzerbezogen die Feldauswahl abgespeichert werden.

Belegart	Im Vorerfassen Buchungen angelegte Bücher.
Periode	Es wird die aktuelle Periode inkl. 2 Vormonate vorgeschlagen.
Notiz	Landet in der NTCS im Feld "Beschreibung".
Schlagwort	Landet als Schablone in der Vorerfassung.
Kostenstelle	Achtung: Es muss eine KORE und mind. eine Kostenstelle existieren. Wird nur bei Verarbeitungsprogramm "Vorerfassung" angezeigt.
Kostenträger	Achtung: Es muss eine KORE und mind. ein Kostenträger existieren. Wird nur bei Verarbeitungsprogramm "Vorerfassung" angezeigt.
Dimension	Achtung: Es muss eine KORE und mind. eine Dimension existieren. Wird nur bei Verarbeitungsprogramm "Vorerfassung" angezeigt.
Geschäftsbereich	Achtung: Es muss eine KORE und mind. ein Geschäftsbereich existieren. Wird nur bei Verarbeitungsprogramm "Vorerfassung" angezeigt.
Abteilung	Achtung: Es muss eine KORE und mind. eine Abteilung existieren. Wird nur bei Verarbeitungsprogramm "Vorerfassung" angezeigt.
Projekt	Im CRM angelegtes Projekt. Achtung: Es muss ein Projekt angelegt sein. Wird nur bei Verarbeitungsprogramm "Vorerfassung" angezeigt.
Zahlungsstatus	Hier kann für die Verarbeitung der Belege in der my BMD Com der Beleg als "bezahlt" gekennzeichnet werden.

4.2.3. Schablone

Die Schablone bietet eine wesentliche Buchungserleichterung für einen häufig benötigten gleichbleibenden Buchungssatz. Diese werden im Vorhinein in der NTCS vom Steuerberater definiert.

Anschließend steht in der BMD Go die Schablone als "Schlagwort" zur Verfügung und kann über die Lupe ausgewählt werden.

Nach dem erfolgreichen Upload werden die Eingaben aus der Schablone automatisch auf die Vorerfassungsbuchung übernommen.

4.3. ER-Kontrolle

Sobald ein Beleg über die BMD Go hochgeladen wird, kann dieser über die ER-Kontrolle weiterverarbeitet werden. Damit die Dokumente richtig ankommen, muss folgender Parameter unter FIBU → Allgemeine FIBU Parameter → Allgemein → Firmenbezogene Einstellungen → Belegablage Databox → Verarbeitungsprogramm Eingangsrechnungen/Ausgangsrechnungen/Kasse gesetzt werden. Dieser kann pro Uploadtyp individuell definiert werden:

Um automatisch Erfassungsvorschläge in der Rechnungsübersicht anlegen zu lassen, müssen noch folgende Parameter gesetzt werden:

OCR-Erkennung: OCR-Erkennung mit oder ohne Trennung
Automatische Anlage von Rechnungen in der ER Kontrolle: Ja

Nach dem Upload wird im Hintergrund in der "ER-Kontrolle" automatisch einen Buchungszeile inkl. Dokument angelegt. Sollte die automatische OCR-Erkennung im Hintergrund aktiviert sein, werden die wesentlichen Rechnungsmerkmale automatisch vorgeschlagen.

Hinweis

Die Felder "Kostenstelle", "Kostenträger", "Dimension", "Geschäftsbereich", "Abteilung" und "Projekt" können im Fenster "Kontierung" für die ER‑Kontrolle definiert werden.

Diese Definition ist nicht im oberen Erfassungsfenster möglich, sondern ausschließlich im Kontierungsfenster!

4.3.1. Aufgaben aus ER-Kontrolle über BMD Go ausführen

Wurde eine Eingangsrechnung über die ER-Kontrolle einem Mitarbeiter zugeordnet und im Hintergrund eine Aufgabe erzeugt, kann diese auch in der BMD Go ausgeführt werden. Nähere Informationen zu den Voraussetzungen finden Sie unter Aufgaben in der ER-Kontrolle.

Möchten Sie eine Aufgabe aus der ER-Kontrolle aufrufen, können Sie das mit der Schaltfläche ER-Freigabe. Das Dokument der jeweiligen Eingangsrechnung wird geöffnet und es stehen Ihnen die Funktionen "Ablehnen" oder "Freigabe" zur Verfügung.

4.3.2. ER-Kontrolle Lizenzen

Für die Verwendung der einfachen Aufgabenerfassung in der BMD Go App sind je nach verwendeter Version folgende Lizenzen erforderlich:

Web-Version: Es wird eine Named-User-Lizenz "Pro" oder die Lizenz "ER-Kontrolle" benötigt.

Com-Version: Der BMD Com-Benutzer muss über eine Pro-User-Lizenz oder my BMD Com Lizenz verfügen.

Bei Fragen zur Lizenzierung wenden Sie sich bitte an unseren BMD Verkauf.

4.3.3. Berechtigung

Um in der BMD Go App Rechnungen freigeben und Aufgaben einsehen zu können, benötigt der Benutzer die entsprechenden Berechtigungen:

"ER-Freigabe" – für die Freigabe von Eingangsrechnungen
"Aufgaben ansehen" – für den Zugriff auf zugewiesene Aufgaben

4.4. Fibu-Dokumentenpool

Sobald ein Beleg über die BMD Go hochgeladen wird, kann dieser über den Fibu-Dokumentenpool weiterverarbeitet werden. Damit die Dokumente richtig ankommen, muss folgender Parameter unter

FIBU → Allgemeine FIBU Parameter → Allgemein → Firmenbezogene Einstellungen → Belegablage Databox → Verarbeitungsprogramm Eingangsrechnungen/Ausgangsrechnungen/Kasse gesetzt werden. Dieser kann pro Uploadtyp individuell definiert werden:

Mit den ausgelesenen OCR-Daten wird im Fibu-Dokumentenpool im Hintergrund ein Datensatz mit dem hochgeladenen Dokument angelegt. Damit die Verarbeitung korrekt funktioniert, müssen noch folgende Parameter gesetzt werden:

OCR-Erkennung: OCR-Erkennung mit oder ohne Trennung
Automatische Anlage von Belegen im Fibu-Dokumentenpool: Ja

Der Fibu-Dokumentenpool eignet sich für Einnahmen-Ausgaben-Rechner ohne offene Posten. Hier können eindeutige Beträge direkt den entsprechenden Rechnungen und Zahlungen zugeordnet werden. Er dient als Zwischenablage für Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt in der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden.

Hinweis

Die Feldauswahl ist beim Upload für den Dokumentenpool fix vordefiniert und kann nicht verändert werden!

5. Belegablage Databox

Eine zentrale Übersicht über alle hochgeladenen Belege bietet die "Belegablage Databox".

Hier finden Sie im Reiter "Finanzbuchhaltung" zu den jeweiligen Uploadtypen die hochgeladenen und noch nicht verbuchten Dokumente.

Über die Spalte "Typ" ist ersichtlich, ob der Beleg für die Vorerfassung oder für das papierlose Buchen bestimmt ist.

Im Zuge der Verbuchung wird das Dokument in das Archiv verschoben und die Einträge werden aus der Databox gelöscht.

6. Automatische OCR-Erkennung

Damit die OCR-Erkennung unmittelbar nach dem Upload gestartet wird, muss folgender Parameter aktiviert werden:

Unter FIBU → Allgemeine FIBU Parameter → Allgemein → Firmenbezogene Einstellungen → Belegablage Databox → OCR-Erkennung Eingangsrechnungen/Ausgangsrechnungen/Kasse/Weitere:

Ist der Parameter auf OCR mit automatischer Trennung bzw. auf OCR ohne Trennung gesetzt, läuft nach dem Upload die OCR-Erkennung über die Belege.

Achtung!

Damit der Parameter funktioniert,

müssen die Applikationseinstellungen (= Voraussetzungen für die geplante Ausführung) vorhanden sein,
muss der BMDNTCSSOAP Dienst laufen,
muss ein Betriebssystembenutzer hinterlegt sein etc.

Im Normalfall werden diese Einstellungen von der BMD Technik miteingerichtet. Näheres zur Einrichtung von Stapeln finden Sie hier.

7. Berechtigungen

7.1. Berechtigungen für den Upload

Um einen reibungslosen Upload in der BMD Go zu garantieren, müssen untenstehende Berechtigungen für die jeweilige Gruppe freigeschaltet sein.

Im CRM müssen folgende Berechtigungen freigeschaltet werden:

Die Berechtigung zum Ansehen der Firmen (CRM und DMS → Stammdaten → Firmen → Firmen → Ansehen).

Die Berechtigungen für die Databox (CRM und DMS → CRM → weitere Funktionen → Databox Baum FIBU [44615]).

In der FIBU müssen folgende Berechtigungen freigeschaltet werden:

Die Berechtigung für die Belegablage Databox in der Finanzbuchhaltung (Finanzbuchhaltung → Buchen und Vorerfassen → Belegablage Databox [45615]).

7.2. Berechtigung auf Uploadtypen

Sollte der BMD Go-User nur bestimmte Belegarten nicht einsehen dürfen, kann dies über die Baumberechtigung gesteuert werden.

7.3. Datenbesitzergruppe "Belegupload"

Oftmals ist die eigene Firma über einen Datenbesitzer für Ansehen am FIBU-Stamm geschützt. Für alle Mitarbeitenden, die dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sind, gibt es eine sogenannte "Anti-Datenbesitzergruppe". Diese kann im Feld 187 Datenbesitzer für Belege hochladen hinterlegt werden. Ist ein Mitarbeiter in dieser Gruppe, ist ein Belegupload möglich.

8. Jahresübernahme

In der BMD Go wird die Jahresübernahme automatisch durchgeführt, wenn: Tagesdatum größer als Wirtschaftsjahr-Ende. Gibt es eine Kostenrechnung, wird auch hier automatisch eine Jahresübernahme durchgeführt.

Hinweis

In der BMD Go wird keine vollständige Jahresübernahme durchgeführt. Es werden nur die offenen Posten sowie Bank- und Kassenkonten übernommen, die im Kontenstamm das Kassen-Bank Kennzeichen gesetzt haben.