Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie unter Buchen.

1. Allgemeines

1.1. Grundsätzliche Vorbereitungen

• Entscheiden Sie sich anhand der unten angeführten Definitionen für ein Datenträgerformat.
  
  
• Fordern Sie von Ihrer Bank eine Datei in einem Format an, welches von BMD unterstützt wird.
  
  
• Klären Sie mit Ihrem Bankberater, ob in den Dateien Sammelüberweisungen enthalten sind. Um die Positionen einzeln zuordnen zu können, ist es notwendig, dass die Daten bereits von der Bank aufgeschlüsselt werden. Das heißt, in der Datei müssen bereits die einzelnen Umsätze enthalten sein. Dies ist bei manchen Banken nicht in jedem Datenträgerformat möglich.
  
  
• Verwenden Sie Kreditkarten? Die automatische Aufteilung und Verbuchung von Kreditkartenabrechnungen ist programmtechnisch bei allen Dateiformaten möglich. Entscheidend ist jedoch, dass die Informationen in der Datei entsprechend angeliefert werden. Bitte lassen Sie dies ggf. durch BMD prüfen.
  
  
• Passen Sie Ihre Rechnungen, Zahlscheine und Mahnungen so an, dass Ihre Kunden bei der Überweisung im Feld "Verwendungszweck" Daten mitschicken, die für die automatische Zuordnung wichtig sind.
  
  

1.2. Folgende Formate können in der Bankauszugsverbuchung verarbeitet werden: 

Hinweis 

Nur mit den hier angeführten Formaten kann optimal mit der Bankauszugsverbuchung gearbeitet werden. Andere Formate (z. B. MT94b, MT941, MT942 etc.) können nicht oder nur teilweise ausgelesen werden und sind daher für die Bankauszugsverbuchung nicht geeignet!

In der Bankauszugsverbuchung können auch Datenträger von diversen ausländischen Banken oder von Fremdwährungskonten verarbeitet werden. In diesen Fällen empfiehlt es sich, den Datenträger von BMD überprüfen zu lassen. So ist sichergestellt, dass die Datei mit der Bankauszugsverbuchung verarbeitet werden kann.

 

Beim Einlesen der Dateien in die Bankauszugsverbuchung wird geprüft, ob am FIBU-Stamm das Kennzeichen Fremdwährungskonten gesetzt wurde.

• Ist das Kennzeichen gesetzt, dann werden die Fremdwährungsbeträge in der entsprechenden Währung eingelesen und die Spesen gesondert ausgewiesen (wenn diese in der Datei angeführt sind).
  
  
• Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, dann werden alle Beträge in Euro eingelesen bzw. inklusive der Spesen angezeigt.

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1.2.1. Dateiformate Österreich

EDIFACT Österreich (V3)	In dieser Datei ist immer nur ein Teil der Kontobewegungen enthalten. Es gibt eine eigene Datei für Kundenzahlungen (CREMUL) und eine für Lieferantenzahlungen (DEBMUL). Zusätzliche Bankbewegungen wie z. B. Zinsbuchungen müssen manuell gebucht werden, da diese Buchungen nicht in der Datei enthalten sind. Dieses Dateiformat verliert immer mehr an Bedeutung und wird nur mehr wenig verwendet! Dateiaufbau:
MT940 Österreich	In dieser Datei werden alle Bankbewegungen übergeben. Bei der MT940-Datei handelt es sich also um den gesamten Kontoauszug, der in elektronischer Form zur Verfügung gestellt wird. Das bedeutet, dass alle Umsätze in der Datei enthalten sind und keine manuellen Bankbuchungen mehr notwendig sind. Die MT940-Datei kann entweder strukturiert oder unstrukturiert ausgegeben werden. Beide Dateiarten können in die Bankauszugsverbuchung eingelesen werden - wir empfehlen Ihnen jedoch, eine strukturierte Datei zu verwenden! Bei strukturierten Dateien werden die Informationen durch Trennzeichen (Bsp. ~) getrennt, und dadurch können diese einzeln ins Programm eingelesen werden. Bei unstrukturierten Dateien fehlen diese Trennzeichen, daher können eventuell nicht alle Daten in der Bankauszugsverbuchung angezeigt werden. Dies betrifft zum Beispiel die Bankverbindungen. Bei unstrukturierten Dateien können diese nicht erkannt werden und werden daher auch nicht in den Feldern IBAN bzw. BIC angezeigt. In solchen Fällen entfällt dann die Möglichkeit, mit den Regeln nach Bankverbindung zu arbeiten. Ob eine Datei strukturiert ist, können Sie am Symbol "~" im Feld :86 erkennen. Bei unstrukturierten Datenträgern fehlt dieses Zeichen.   Dateiaufbau (strukturiert): Dateiaufbau (unstrukturiert): Wird nicht empfohlen!   Manche Banken liefern standardmäßig nur die Minimalvariante beim MT940 aus. Um die Möglichkeiten der Bankauszugsverbuchung optimal nutzen zu können, fordern Sie die Maximalvariante des MT940 an.
EDIFACT-Zahlungsaviso Österreich	Dabei handelt es sich um ein spezielles Datenformat. Diese Dateien werden nicht von Banken, sondern von einigen Firmen zur Verfügung gestellt. Diese Firmen stellen ihre Zahlungsavisos in diesem Dateiformat zur Verfügung (z. B. Remadv). Für den Import von Zahlungsavisos ist es notwendig, im Vorfeld einen Termin mit BMD zu vereinbaren, in dem folgende Details besprochen bzw. abgeklärt werden müssen: Werden die Daten im richtigen Format geliefert; können die Dateien in das Programm eingelesen werden? Wie kann die Auszifferung der Rechnungen erfolgen? Gibt es Skonti zu berücksichtigen bzw. werden diese als einzelne Beträge angeliefert? Fallen sonstige Gebühren, Spesen etc. an? Gibt es sonst noch Besonderheiten in den Dateien, die bei der Zuordnung und Verbuchung berücksichtigt werden müssen? Nur, wenn diese Punkte besprochen und geklärt wurden, ist ein problemloses Arbeiten möglich! Da die Zahlungsavisos in verschiedenen Formaten angeliefert werden, müssen Sie am Bankauszugskreis den richtigen MakroTyp angeben. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: REWE Group, Markant, Etris Bank, Thalia, EKS, Einkaufsverband DE
CSV-Datei mit Feldauswahl	Der gesamte Kontoauszug wird in Form einer CSV-Datei von der Bank zur Verfügung gestellt. Der Aufbau der CSV-Dateien ist individuell, daher muss beim Einlesen solcher Dateien die Feldauswahl entsprechend angepasst werden. Da in CSV-Dateien relativ wenige Informationen mitgeschickt werden, empfiehlt sich diese Variante nur für sehr kleine Buchhaltungen mit wenigen Umsätzen bzw. für Buchhaltungen ohne Personenkonten. Dateiaufbau (Beispiel):
	Hinweis  Wenn Sie Excel-Kassenbücher über die Bankauszugsverbuchung einspielen, dann verwenden Sie dieses Format!
CSV-Datei Bank Austria	Die CSV-Dateien der UniCredit/Bank Austria werden in einem eigenen Format angeliefert. Das Format wurde als eigenes Format in der Bankauszugsverbuchung implementiert, daher können diese Dateien ohne zusätzliche Feldauswahl eingelesen werden. Dateiaufbau:
CSV-Dateien Banken AT	CSV-Dateien der Raiffeisenbank, Oberbank, Hypo und Volksbank werden in einem einheitlichen Format angeliefert. Dieses Format wurde als eigenes Format in der Bankauszugsverbuchung implementiert, daher ist beim Einlesen keine zusätzliche Feldauswahl notwendig. Da in CSV-Dateien relativ wenige Informationen mitgeschickt werden, empfiehlt sich diese Variante nur für sehr kleine Buchhaltungen mit wenigen Umsätzen bzw. für Buchhaltungen ohne Personenkonten. Dateiaufbau:
	Achtung!  Achten Sie beim Arbeiten mit CSV-Dateien darauf, diese NICHT im Excel zu bearbeiten. Sehr oft genügt schon das erneute Speichern einer Datei, um das Format zu verändern, was das Einlesen in die Bankauszugsverbuchung teilweise nicht mehr möglich macht (vor allem bei den fix programmierten Formaten wie CSV-Bank Austria und CSV-Banken AT)!
CAMT (camt.053.001.02) Österreich	Analog zur SEPA-Umstellung 2014 wurde dieses neue Datenträgerformat eingeführt. Dabei handelt es sich um ein einheitliches SEPA-Datenformat im XML-Format. Die CAMT-Dateien sollen zukünftig die V3- und MT94x- Datenträger ersetzen. Unterschieden werden dabei drei Formate: - CAMT.052: entspricht MT941 →  Sollte nicht verwendet werden! Es handelt sich dabei um untertägige Auszüge, die noch nicht abgeschlossen wurden. Die Dateien enthalten keine Auszugsnummer und die Umsätze können sich noch ändern. Es kann daher zu fehlenden oder doppelten Buchungen kommen! - CAMT.053: entspricht MT940 - CAMT.054: entspricht Edifact/V3 Dateiaufbau:
Kassen-Buchungen importieren	Bei diesem Format handelt es sich um ein Sonderformat, welches nach speziellen Anforderungen programmiert wurde. Im Normalfall können Sie dieses Telebankingformat daher nicht verwenden. Für den Import von Excel-Kassenbüchern verwenden Sie das Format CSV-Datei mit Feldauswahl!
Amazon Marketplace/Amazon Pay	Zahlungen aus Amazon können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
PayPal-Abrechnung	PayPal-Zahlungen können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
Kreditkarten	Bei einigen Kreditkartenunternehmen ist es möglich, eine Umsatzliste in Dateiform zu erhalten. Diese Zahlungen können eventuell mit der Funktion "CSV-Modelle" in die Bankauszugsverbuchung importiert werden.  Für diese Dateien gibt es kein Standardformat, daher werden die Kreditkartendaten in verschiedensten Formaten und Ausprägungen angeliefert. Zusätzlich sind die Anforderungen für die einzelnen Firmen und Buchhaltungen natürlich sehr unterschiedlich. Daher ist es unbedingt notwendig, im Vorfeld einen Termin mit BMD zu vereinbaren, bei dem die folgenden Details besprochen bzw. abgeklärt werden müssen: Werden die Daten im richtigen Format geliefert, können die Dateien in das Programm eingelesen werden? Wie kann die Auszifferung der Rechnungen erfolgen? Fallen sonstige Gebühren, Spesen etc. an? Gibt es sonst noch Besonderheiten in den Dateien, die bei der Zuordnung und Verbuchung berücksichtigt werden müssen? Nur wenn diese Punkte besprochen und geklärt worden sind, ist ein problemloses Arbeiten möglich! Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen klären Sie, ob ein Import mittels "CSV-Modelle" möglich ist. Beim Einlesen der Dateien mit dem Telebankingformat "Kreditkarten" muss zusätzlich der richtige "Makrotyp" am Bankauszugskreis hinterlegt werden. Folgende Ausprägungen stehen dafür zur Verfügung: Mastercard XML Diners Club CSV Stripe CSV VISA CSV
George	Der Download von CSV-Dateien aus dem Telebankingprogramm "George" kann völlig variabel gestaltet werden. Das heißt, es gibt je nach Download-Variante verschiedene Trennzeichen, Spalten und Sprachen. Damit Sie diese Dateien ohne großen Aufwand in die Bankauszugsverbuchung übernehmen können, wählen Sie zum Einlesen der Datei das Telebankingformat George. Zusätzlich sind keine weiteren Einstellungen zu treffen. Nach dem Einlesen können die Daten wie gewohnt weiterverarbeitet werden. Dateiaufbau (Beispiel): Durch Umstellungen im George-Programm kann es vorkommen, dass eine Spaltenüberschrift nicht richtig erkannt wird. In solchen Fällen werden die betroffenen Inhalte im Feld "Verwendungszweck" angezeigt.
STRIPE CSV	Stripe-Zahlungen können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
Heidelpay	Bei Unzer (Heidelpay) ist es möglich, eine Umsatzliste in Dateiform zu erhalten. Diese Zahlungen können eventuell mit der Funktion "CSV-Modelle" in die Bankauszugsverbuchung importiert werden.  Für diese Dateien gibt es kein Standardformat, daher werden die Zahlungsdaten in verschiedensten Formaten und Ausprägungen angeliefert. Zusätzlich sind die Anforderungen für die einzelnen Firmen und Buchhaltungen natürlich sehr unterschiedlich. Daher ist es unbedingt notwendig, im Vorfeld einen Termin mit BMD zu vereinbaren, bei dem die folgenden Details besprochen bzw. abgeklärt werden müssen: Werden die Daten im richtigen Format geliefert, können die Dateien in das Programm eingelesen werden? Wie kann die Auszifferung der Rechnungen erfolgen? Fallen sonstige Gebühren, Spesen etc. an? Gibt es sonst noch Besonderheiten in den Dateien, die bei der Zuordnung und Verbuchung berücksichtigt werden müssen? Nur wenn diese Punkte besprochen und geklärt worden sind, ist ein problemloses Arbeiten möglich! Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen klären Sie, ob ein Import mittels "CSV-Modelle" möglich ist.
Wirecard	Wird nicht mehr angeboten!
SIX Payment	Zahlungen über Payone (SIX Payment) können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
Shopify Payments	Shopify-Zahlungen können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
Braintree	Bei Braintree ist es möglich, eine Umsatzliste in Dateiform zu erhalten. Diese Zahlungen können eventuell mit der Funktion "CSV-Modelle" in die Bankauszugsverbuchung importiert werden.  Für diese Dateien gibt es kein Standardformat, daher werden die Zahlungsdaten in verschiedensten Formaten und Ausprägungen angeliefert. Zusätzlich sind die Anforderungen für die einzelnen Firmen und Buchhaltungen natürlich sehr unterschiedlich. Daher ist es unbedingt notwendig, im Vorfeld einen Termin mit BMD zu vereinbaren, bei dem die folgenden Details besprochen bzw. abgeklärt werden müssen: Werden die Daten im richtigen Format geliefert, können die Dateien in das Programm eingelesen werden? Wie kann die Auszifferung der Rechnungen erfolgen? Fallen sonstige Gebühren, Spesen etc. an? Gibt es sonst noch Besonderheiten in den Dateien, die bei der Zuordnung und Verbuchung berücksichtigt werden müssen? Nur wenn diese Punkte besprochen und geklärt worden sind, ist ein problemloses Arbeiten möglich! Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen klären Sie, ob ein Import mittels "CSV-Modelle" möglich ist.
eBay	EBay-Zahlungen können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
HOGAST-XML-Saldoermittlung	In der Bankauszugsverbuchung ist es möglich, XML-Dateien aus Hogast (Zahlungen der AR bzw. Zahlungen der ER) zu importieren. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "Hogast-Schnittstelle", welches auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Für diese Dateien gibt es kein Standardformat, daher werden die Dateien in verschiedensten Formaten und Ausprägungen angeliefert. Zusätzlich sind die Anforderungen für die einzelnen Firmen und Buchhaltungen natürlich sehr unterschiedlich. Um damit problemlos arbeiten zu können, ist es unbedingt notwendig, im Vorfeld einen Termin mit BMD zu vereinbaren, in dem die folgenden Details besprochen bzw. abgeklärt werden müssen: Werden die Daten im richtigen Format geliefert? Können die Dateien in das Programm eingelesen werden? Wie kann die Auszifferung der Rechnungen erfolgen? Fallen sonstige Gebühren, Spesen etc. an? Gibt es sonst noch Besonderheiten in den Dateien, die bei der Zuordnung und Verbuchung berücksichtigt werden müssen? Nur, wenn diese Punkte besprochen und geklärt worden sind, ist ein problemloses Arbeiten möglich!
ISO-Datenformat 20022 (camt.053.001.08) Österreich	Bei diesem Format handelt es sich um ein neues Camt-Datenformat, welches ab 2025 zum Einsatz kommen soll.
Drittanbieter über Zahlungsplattform	Dieses Format wird nur dann benötigt, wenn Sie Dateien über finAPI oder PayData beziehen. Grundsätzlich ist es nicht notwendig, dieses Format manuell auf einem Kreis zu hinterlegen. Sie benötigen dieses ausschließlich dann, wenn Sie Automatikkreise manuell bearbeiten und speichern möchten.

Achtung! 

Wir empfehlen das Arbeiten mit Camt.053 oder MT940-Dateien in der Maximalvariante - in diesen Dateien sind die meisten Informationen enthalten und Sie erreichen damit den höchsten Automatisierungsgrad! Mit Camt.052 - Dateien sollte nicht gearbeitet werden. Es handelt sich dabei um untertägige Auszüge, die noch nicht abgeschlossen wurden. Die Dateien enthalten daher keine Auszugsnummer und die Umsätze können sich noch ändern. Es kann daher zu fehlenden oder doppelten Buchungen kommen! Bei manchen Telebankingprogrammen wird die Camt.052 automatisch für den Abruf markiert. Da die Camt.052 nicht verwendet werden sollte, bitte die Markierung entsprechend herausnehmen!

Hinweis 

Mit dem Zusatzmodul "PayData" können Zahlungsinformationen diverser Zahlungsanbieter über die Zahlungsplattform direkt in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Nähere Informationen zu den angebotenen Zahlungssystemen bzw. zur Vorgangsweise finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Für ein Angebot wenden Sie sich direkt an BMD.

1.2.2. Dateiformate Deutschland 

DTA Deutschland	Das DTA-Format wird zur Übermittlung von Kontoauszugsinformationen von der Bank zum Kunden eingesetzt. In dieser Datei werden alle Bankbewegungen übergeben.   Dateiaufbau: Zusätzlich zu diesem Format gibt es die Möglichkeit, Dateien vom Typ "EK/Servicegroup EG" einzulesen. Um dieses Format zu verwenden, müssen Sie im Feld "MakroTyp" auf "EK/Servicegroup EG" umstellen. Beachten Sie, dass es sich bei diesem Makrotyp um eine Sonderprogrammierung handelt, die auf speziellen Kundenwunsch in dieser Form programmiert wurde.
MT940 Deutschland	In dieser Datei werden alle Bankbewegungen übergeben. Bei der MT940-Datei handelt es sich also um den gesamten Kontoauszug, der in elektronischer Form zur Verfügung gestellt wird. Das bedeutet, dass alle Umsätze in der Datei enthalten sind und keine manuellen Bankbuchungen mehr notwendig sind. Fordern Sie unbedingt eine strukturierte Datei an, da bei unstrukturierten Datenträgern sehr viele Informationen nicht ausgelesen werden können. Ob eine Datei strukturiert ist, können Sie am Symbol "?" im Feld :86 erkennen. Bei unstrukturierten Datenträgern fehlt dieses Zeichen.   Dateiaufbau (strukturiert):
EDIFACT-ZAHLUNGSAVISO	Dabei handelt es sich um ein spezielles Datenformat. Diese Dateien werden nicht von Banken, sondern von einigen Firmen zur Verfügung gestellt. Diese Firmen stellen ihre Zahlungsavisos in diesem Dateiformat zur Verfügung (z. B. Remadv). Für den Import von Zahlungsavisos ist es notwendig, im Vorfeld einen Termin mit BMD zu vereinbaren, in dem folgende Details besprochen bzw. abgeklärt werden müssen: Werden die Daten im richtigen Format geliefert; können die Dateien in das Programm eingelesen werden? Wie kann die Auszifferung der Rechnungen erfolgen? Gibt es Skonti zu berücksichtigen bzw. werden diese als einzelne Beträge angeliefert? Fallen sonstige Gebühren, Spesen etc. an? Gibt es sonst noch Besonderheiten in den Dateien, die bei der Zuordnung und Verbuchung berücksichtigt werden müssen? Nur, wenn diese Punkte besprochen und geklärt wurden, ist ein problemloses Arbeiten möglich! Da die Zahlungsavisos in verschiedenen Formaten angeliefert werden, müssen Sie am Bankauszugskreis den richtigen MakroTyp angeben. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: REWE Group, Markant, Etris Bank, Thalia, EKS, Einkaufsverband DE
CSV-Datei mit Feldauswahl	Der gesamte Kontoauszug wird in Form einer CSV-Datei von der Bank zur Verfügung gestellt. Der Aufbau der CSV-Dateien ist individuell, daher muss beim Einlesen solcher Dateien die Feldauswahl entsprechend angepasst werden.   Dateiaufbau (Beispiel):
CSV-Dateien DE	Mit diesem Format können EFIS-Dateien eingelesen werden. Dieses Format wurde als eigenes Format in der Bankauszugsverbuchung implementiert, daher ist beim Einlesen keine zusätzliche Feldauswahl notwendig.   Dateiaufbau (Beispiel):
CAMT (camt.053.001.02) Deutschland	Analog zur SEPA-Umstellung 2014 wurde dieses neue Datenträgerformat eingeführt. Dabei handelt es sich um ein einheitliches SEPA-Datenformat im XML-Format. Die CAMT-Dateien sollen zukünftig die DTA- und MT940-Datenträger ersetzen. Dateiaufbau:
Kassen-Buchungen importieren	Bei diesem Format handelt es sich um ein Sonderformat, welches nach speziellen Anforderungen programmiert wurde. Im Normalfall können Sie dieses Telebankingformat daher nicht verwenden. Für den Import von Excel-Kassenbüchern verwenden Sie das Format CSV-Datei mit Feldauswahl!
Amazon Marketplace/Amazon Pay	Zahlungen aus Amazon können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
PAYPAL Abrechnung	PayPal-Zahlungen können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
STRIPE CSV	Stripe-Zahlungen können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
CSV-Dateien Deutsche Bank	Die CSV-Dateien der Deutschen Bank werden in einem eigenen Format angeliefert. Das Format wurde als eigenes Format in der Bankauszugsverbuchung implementiert, daher können diese Dateien ohne zusätzliche Feldauswahl eingelesen werden. Dateiaufbau:
Heidelpay	Bei Unzer (Heidelpay) ist es möglich, eine Umsatzliste in Dateiform zu erhalten. Diese Zahlungen können eventuell mit der Funktion "CSV-Modelle" in die Bankauszugsverbuchung importiert werden.  Für diese Dateien gibt es kein Standardformat, daher werden die Zahlungsdaten in verschiedensten Formaten und Ausprägungen angeliefert. Zusätzlich sind die Anforderungen für die einzelnen Firmen und Buchhaltungen natürlich sehr unterschiedlich. Daher ist es unbedingt notwendig, im Vorfeld einen Termin mit BMD zu vereinbaren, bei dem die folgenden Details besprochen bzw. abgeklärt werden müssen: Werden die Daten im richtigen Format geliefert, können die Dateien in das Programm eingelesen werden? Wie kann die Auszifferung der Rechnungen erfolgen? Fallen sonstige Gebühren, Spesen etc. an? Gibt es sonst noch Besonderheiten in den Dateien, die bei der Zuordnung und Verbuchung berücksichtigt werden müssen? Nur wenn diese Punkte besprochen und geklärt worden sind, ist ein problemloses Arbeiten möglich! Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen klären Sie, ob ein Import mittels "CSV-Modelle" möglich ist.
SIX Payment	Zahlungen über Payone (SIX Payment) können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
Shopify Payments	Shopify-Zahlungen können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen.
Braintree	Bei Braintree ist es möglich, eine Umsatzliste in Dateiform zu erhalten. Diese Zahlungen können eventuell mit der Funktion "CSV-Modelle" in die Bankauszugsverbuchung importiert werden.  Für diese Dateien gibt es kein Standardformat, daher werden die Zahlungsdaten in verschiedensten Formaten und Ausprägungen angeliefert. Zusätzlich sind die Anforderungen für die einzelnen Firmen und Buchhaltungen natürlich sehr unterschiedlich. Daher ist es unbedingt notwendig, im Vorfeld einen Termin mit BMD zu vereinbaren, bei dem die folgenden Details besprochen bzw. abgeklärt werden müssen: Werden die Daten im richtigen Format geliefert, können die Dateien in das Programm eingelesen werden? Wie kann die Auszifferung der Rechnungen erfolgen? Fallen sonstige Gebühren, Spesen etc. an? Gibt es sonst noch Besonderheiten in den Dateien, die bei der Zuordnung und Verbuchung berücksichtigt werden müssen? Nur wenn diese Punkte besprochen und geklärt worden sind, ist ein problemloses Arbeiten möglich! Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen klären Sie, ob ein Import mittels "CSV-Modelle" möglich ist.
eBay	EBay-Zahlungen können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
ISO-Datenformat 20022 (camt.053.001.08) Deutschland	Bei diesem Format handelt es sich um ein neues Camt-Datenformat, welches ab 2025 zum Einsatz kommen soll.

1.2.3. Dateiformate andere Länder

Großbritannien

CAMT (camt.053.001.02) England

Italien	RIBA Lastschriftverfahren Italien
	CBI Italien

Polen

MT940 Polen

Schweiz (+  Liechtenstein)	ESR Typ 3
	ESR Typ 4
	CSV-Datei mit Feldauswahl
	MT940 Schweiz
	ISO-Datenformat 20021 (camt.053.001.04) Schweiz
	Kassen-Buchungen importieren Bei diesem Format handelt es sich um ein Sonderformat, welches nach speziellen Anforderungen programmiert wurde. Im Normalfall können Sie dieses Telebankingformat daher nicht verwenden. Für den Import von Excel-Kassenbüchern verwenden Sie das Format CSV-Datei mit Feldauswahl!
	PAYPAL Abrechnung PayPal-Zahlungen können mittels der PayData-Schnittstelle automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden. Dazu benötigen Sie das Zusatzmodul "PayData", das auf Anfrage bei BMD erworben werden kann. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit PayData finden Sie unter Bankauszugsverbuchung mit PayData. Wenn Sie bisher mit der Zusatzlizenz "Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten" gearbeitet haben, dann können Sie die Importe weiterhin durchführen. Es wird jedoch keine Programmanpassungen bzw. Programmerweiterungen diesbezüglich mehr geben. In solchen Fällen wird ein Umstieg auf PayData angeraten.
	ISO-Datenformat 20023 (camt.053.001.08) Schweiz

Slowakei	MT940 Slowakei
	CSV-Datei mit Feldauswahl
	CAMT (camt.053.001.02) Slowakei
	Kassen-Buchungen importieren

 

Slowenien	CAMT (camt.053.001.02) Slowenien

Tschechien	MT940 Tschechien
	CSV-Datei mit Feldauswahl
	ABO-Format Tschechien
	Kassen-Buchungen importieren

Ungarn	MT940 Ungarn
	CSV-Datei mit Feldauswahl
	CAMT (camt.053.001.002) Ungarn
	Kassen-Buchungen importieren

Achtung! 

Wir empfehlen das Arbeiten mit Camt.053 oder MT940-Dateien in der Maximalvariante - in diesen Dateien sind die meisten Informationen enthalten und Sie erreichen damit den höchsten Automatisierungsgrad! Mit Camt.052 - Dateien sollte nicht gearbeitet werden. Es handelt sich dabei um untertägige Auszüge, die noch nicht abgeschlossen wurden. Die Dateien enthalten daher keine Auszugsnummer und die Umsätze können sich noch ändern. Es kann daher zu fehlenden oder doppelten Buchungen kommen!

Hinweis 

Für deutsche Steuerberater besteht die Möglichkeit, Kontoauszugsdaten im MT940-Format für verschiedene Klienten/Konten mittels Stapel bei eurodata abzurufen und automatisch in die Bankauszugsverbuchung zu übernehmen. Für die Nutzung des eurodata-Services ist ein eigener Vertrag mit BMD abzuschließen. Zur Abklärung der Details wenden Sie sich bitte direkt an BMD! Nach Abschluss der Verträge werden die erforderlichen Zugangsdaten für den Abruf zur Verfügung gestellt und im Programm hinterlegt. Pro Klient muss eine Vereinbarung zur Bereitstellung der Kontoauszugsdaten ausgefüllt werden. Danach können die Kontoauszüge für alle betroffenen Klienten mittels Stapelabruf einmal täglich abgerufen werden. Die MT940-Dateien werden nach Klientennummern sortiert in Verzeichnissen abgelegt. Beim Einstieg in die Bankauszugsverbuchung werden die Dateien anhand der Bankverbindung erkannt und automatisch in die FIBU eingelesen.  Grundlegende Informationen zum Arbeiten mit eurodata finden Sie unter Abruf Kontoauszugsdaten über eurodata.

2.  Grundeinstellungen

2.1. Allgemeine Einstellungen

2.1.1. Skontoeinstellungen

• Hinterlegung eines Skontotoleranzbetrages im Feld Skontotoleranz am Fibustamm. Der Skontotoleranzbetrag wird sowohl bei Abzügen als auch bei Überzahlungen berücksichtigt!
  
  
• Hinterlegung eines Toleranz-Prozentsatzes im Feld Skonto-Toleranz direkt auf der Kondition.
  
  
• Hinterlegung von Toleranztagen in den Parametern unter Buchen → Auszifferung → Zusätzliche Skontofälligkeitstage Kunden/Lieferanten.
  
  

Hinweis 

Die Skontotoleranz wird auch bei Überzahlungen berücksichtigt. Wenn beispielsweise für eine Rechnung über € 10,99 ein Betrag von € 11,00 überwiesen wird, dann wird diese automatisch ausgeziffert (wenn der Differenzbetrag innerhalb der Skontotoleranz liegt) und der Rest auf das Skontokonto ausgebucht.

2.1.2. Ausdruck OP-Benachrichtigung

2.2. Einstellungen in der Bankauszugsverbuchung

2.2.1. Hinterlegung Bankverbindung

Bankleitzahl	Das Feld Bankleitzahl bildet mit den Feldern Bankkontonummer, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung.  Wählen Sie mittels  F4 eine gewünschte Bank aus der Bankenliste aus. Hinweis Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen. Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Sobald Bankleitzahl und Bankkontonummer eingegeben worden sind, wird auch die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie dort den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis.
Bankkontonummer	Hinterlegung der Bankkontonummer Sobald Bankleitzahl und Bankkontonummer eingegeben worden sind, wird auch die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie dort den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis. Bei der Eingabe einer IBAN wird aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Hinweis Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen. Betrugsbekämpfung: In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten oder einer Institution geändert wird: Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Kunden → Workflow: Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666" Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden: Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Hauptbankverbindung der eigenen Firma wird als Rückfallebene für die Mahnung, den Avisobrief, die Saldenbestätigung und die OP-Benachrichtigung verwendet. Dieses Feld wird auch für den automatischen Zahlungsverkehr benötigt. Besonderheiten Prüfung für Ungarn Bei der Eingabe wird geprüft, ob die Kombination aus Bankkontonummer und Bankleitzahl die erlaubten 16 oder 24 Stellen besitzt. Ebenso wird eine Prüfsumme berechnet. Fällt die Prüfung negativ aus, erfolgt eine Meldung.
IBAN	Die IBAN wird aufgrund der hinterlegten Bankkontonummer und Bankleitzahl automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis. Da IBANs, abhängig vom Land, unterschiedlich lang sind, passt sich die Eingabemaske nach der Eingabe der ersten beiden Zeichen (= Landkürzel) entsprechend an, wenn die IBAN manuell eingegeben wird.  Bei der Eingabe einer IBAN wird von der IBAN die Kontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die entsprechenden Felder übernommen. Achtung!  Wir weisen darauf hin, dass die NTCS-internen Funktionen zur Berechnung der IBAN in Österreich und Deutschland zwar die offiziellen IBAN-Berechnungsregeln anwenden, es aber Ausnahmen geben kann, bei denen es zu einer Abweichung der berechneten IBAN von der tatsächlichen IBAN kommen kann, da u. a. einige Banken im Rahmen der Umstellung auch Zusammenlegungen etc. vorgenommen haben. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, die Korrektheit der IBAN nach der Eingabe von Bankverbindungen selbst zu prüfen. BMD kann also keine Garantie dafür übernehmen, dass die erfasste oder vom Programm berechnete IBAN auch tatsächlich die für diese Bankverbindung gültige und richtige ist. Hinweis Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen. IBAN-Prüfung bei Eingabe: Bei der Eingabe wird in jedem Land die Länge und Übereinstimmung mit der Prüfziffer kontrolliert. Das heißt, die Prüfung bestätigt, dass eine IBAN die formalen, länderbezogenen Kriterien erfüllt, nicht jedoch, dass die IBAN insgesamt für diese Bank korrekt ist. Wenn eine IBAN nicht den Kriterien entspricht, erfolgt ein Hinweis. Bei der Eingabe einer neuen IBAN erfolgt für folgende Personenarten eine automatische Dublettenprüfung: Kunde/Lieferant: Wenn auf einem Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten existiert. Mitarbeiter: Wenn auf einem Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter existiert. Werden Dubletten gefunden, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Die Bankverbindung kann dennoch gespeichert werden! Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Personen innerhalb der Firmengruppe geprüft. Betrugsbekämpfung: In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten oder einer Institution geändert wird: Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Kunden → Workflow: Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666" Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden:
SWIFT/BIC	Internationale Bankenkennung: Sollten Sie im Feld Bankleitzahl bereits eine Bank mit SWIFT/BIC ausgewählt haben, wird dieser in dieses Feld übernommen. Über F4 kann auch in diesem Feld eine Bank ausgewählt werden. Es kann auch ein SWIFT hinterlegt werden, zu dem in der NTCS keine Bank existiert. Hinweis Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen. Weitere Informationen zum Feldverhalten: Wenn ein SWIFT eingegeben wird, wird überprüft, ob dieser die korrekte Länge hat (8- oder 11-stellig), und ob das Land im SWIFT ermittelt werden kann (= 5. und 6. Stelle des SWIFT-Codes, z. B. VKBLAT2L →  AT = Österreich). Bei einem nicht korrekten SWIFT (falsche Länge oder ungültiges Land) erfolgt ein Hinweis, dass der SWIFT nicht korrekt ist. Die Eingabe wird aber zugelassen. Handelt es sich bei dem ermittelten Land um ein Land, für das BMD einen Bankenstandard ausliefert, dann erscheint ergänzend ein Hinweis, dass der SWIFT nicht im Bankenstamm enthalten ist. Die Eingabe wird auch hier zugelassen. Bei allen anderen Ländern erfolgt kein Hinweis. Wenn ein SWIFT im Bankenstamm enthalten ist, wird er immer für gültig befunden und es erfolgen keine Prüfungen. Ist der SWIFT zum Zeitpunkt der IBAN-Eingabe leer und aus der eingegebenen IBAN kann eine Bank mit einem eindeutigen SWIFT ermittelt werden, wird dieser automatisch befüllt. Ist der SWIFT zum Zeitpunkt der IBAN-Eingabe befüllt, wird er gelöscht, wenn der SWIFT nicht in den Banken der ermittelten Bankleitzahl existiert. Sonst bleibt er bestehen. Bei der Eingabe einer IBAN wird ein bestehender SWIFT nur bei österreichischen Banken automatisch aktualisiert. Bei allen anderen Ländern erfolgt ein Hinweis, wenn sich durch die IBAN ein anderer SWIFT ergeben würde. Es ist technisch leider nicht möglich, einen SWIFT automatisch anhand der IBAN länderübergreifend eindeutig zu ermitteln.
FIBU-Bankkonto	FIBU-Kontonummer des Bankkontos.
Bu-Symbol Bankauszugsverbuchung	Hinterlegung Buchungssymbol für die Bankauszugsverbuchung. Wird hier nichts hinterlegt, dann wird automatisch "BA" als Buchungssymbol herangezogen.
Bel-Nr Bankauszugsverbuchung	Hier wird nach der Verbuchung der Bankauszugsverbuchung automatisch die letzte Belegnummer gespeichert. Bei der nächsten Verbuchung wird die erste Belegnummer um +1 erhöht. Ein manuelles Eingreifen ist nur im Einzelfall notwendig.

 

 Feldauswahl Bankverbindung Bankauszugsverbuchung

Wurde die Bankverbindung beim Einlesen einzelner Dateien nicht hinterlegt, dann erhalten Sie beim Einlesen der Bankdatei folgenden Hinweis:

Je nach Dateiformat werden beim Einlesen IBAN/SWIFT bzw. Kontonummer/Bankleitzahl aus der Datei ausgelesen und angezeigt. Durch Anklicken der Zeile "Bankverbindungen bearbeiten" gelangen Sie direkt in die Verwaltung der Bankverbindungen und können dort die neue Bankverbindung anlegen. IBAN und SWIFT werden dabei automatisch in die vorgesehenen Felder übernommen:

Werden die Kontonummer und Bankleitzahl in der Datei übergeben, dann können diese nicht automatisch übertragen werden. Die Werte werden jedoch in den Feldern "IBAN" bzw. "SWIFT/BIC" angezeigt und können mittels rechter Maustaste in die richtigen Felder kopiert werden.

Nachdem die Bankverbindung angelegt wurde, muss die Datei neu eingelesen werden. Solange die Bankverbindung nicht richtig ausgelesen werden konnte, werden die einzelnen Umsätze zwar angezeigt, können aber nicht bearbeitet werden.

Hinweis 

In folgenden Fällen müssen die Bankverbindungen unbedingt vor dem Einlesen angelegt werden: Wenn Sie mit CSV-Dateien arbeiten. In diesen Dateien wird keine Bankverbindung mitgeschickt, daher muss die Bankverbindung manuell angelegt werden. Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig einlesen. Damit die Dateien den richtigen Banken zugeordnet werden können, müssen die Bankverbindungen manuell angelegt werden. Telebankingdateien, zu denen keine Bankverbindung gefunden wird, werden nicht eingelesen!

2.2.2. Hinterlegung Technisches Gegenkonto in den Fixkonten

In der Bankauszugsverbuchung können Sie sich aussuchen, ob die Buchungen einzeln auf das Bankkonto gebucht werden (Standard), oder ob Sie über ein Zwischenkonto (Technisches Gegenkonto) arbeiten möchten. Wenn Sie über das technische Gegenkonto arbeiten, werden die einzelnen Buchungen auf dieses Konto gebucht und der Gesamtbetrag wird in einer Summe (eine Soll-, eine Haben-Buchung) auf das Bankkonto gebucht.

Um die Sammelbuchungen zu aktivieren, setzen Sie unter Extras → Einstellungen für Bankauszugsverbuchung → Verbuchung den Parameter "Buchung auf Bank/Verrechnungskonto"  in der Bankauszugsverbuchung auf 0 - Sammelbuchungen auf Verrechnungskonto.

Für die Verbuchung als Sammelbuchungen wird ein Zwischenkonto, d. h. ein Technisches Gegenkonto, benötigt. Bitte beachten Sie bei der Anlage dieses Kontos, dass Steuercode und Steuerprozentsatz leer sein müssen und nicht fixiert sein dürfen. Dieses Konto ist in der Finanzbuchhaltung unter Fixkonten zu hinterlegen, wobei beim Kontotyp unbedingt "Technisches Gegenkonto" anzugeben ist.

 

 

Dieses Konto wird als Gegenkonto für die einzelnen Zahlungsbuchungen auf den Konten verwendet. Der Gesamtbetrag wird dann in einer Summe vom Zwischenkonto auf das Bankauszugsverbuchungs-Verrechnungskonto gebucht. Das hat den Vorteil, dass bei der Umbuchung auf das Bankkonto nur mehr eine Gesamtsumme umzubuchen ist.

 

Buchungsbeispiel:

 

Verbuchung der Zahlungen aus der Bankauszugsverbuchung:

 

 

Die einzelnen Zahlungen werden gegen das technische Zwischenkonto 9900 gebucht. Als letzte Buchung erfolgt die Umbuchung der gesamten Summe auf das Verrechnungskonto 2895. Als Buchungstext wird "Bankauszug" in die Sammelbuchung übernommen. 

 

Umbuchung des gesamten Überweisungsbetrags vom Verrechnungskonto auf das Bankkonto:

 

 

Durch das Zwischenschalten des Kontos 9900 ist auf dem Konto 2895 nur die Gesamtsumme als offener Posten vorhanden bzw. abzustatten.

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2.2.3. Belegnummer für die Verbuchung

2.2.4. Zahlungsdatum für die Verbuchung

Hinweis 

Beachten Sie, dass die Einstellung zur Ermittlung des Zahlungsdatums auch Einfluss auf die Auswahl "Ab Zahlungsdatum" und "Bis Zahlungsdatum" am Bankauszugskreis hat. Beim Prüfen der relevanten Zahlungen wird dort auch auf das – hier hinterlegte – Datum aus der Datei zugegriffen!

2.2.5. Buchungsdatum für die Verbuchung

2.2.6. Buchungstext

• In den Parametern "Fixer Buchungstext für xxkontobuchungen" kann ein fixer Text hinterlegt werden, der für die Verbuchung der jeweiligen Kontoart verwendet wird.
  
  
• In den Parametern "Variabler Buchungstext für xxkontobuchungen" kann ein variabler Text hinterlegt werden, der bei der Verbuchung der jeweiligen Kontoart ermittelt und eingetragen wird.

Für beide Hinterlegungen gilt: Wird die Zahlung aufgrund einer Regel zugeordnet und ist auf dieser Regel bereits ein Buchungstext hinterlegt, dann wird immer der Buchungstext der Regel herangezogen!

Mit welchem Buchungstext die Zahlungen verbucht werden, wird in der Buchungsübersicht im Feld Text angegeben.

3. Einlesen Telebankingdateien

Hinweis 

Zusätzlich zum "normalen" Einlesen in der Bankauszugsverbuchung haben Sie auch die Möglichkeit, mit der Zahlungsübersicht zu arbeiten. Die Zahlungsübersicht ermöglicht ein Einlesen der Telebankingdateien, ohne dass die Zahlungen sofort bearbeitet bzw. verbucht werden müssen. Dies wird dann benötigt, wenn die Zahlungen täglich zur Verfügung stehen, die dazugehörenden Rechnungen jedoch noch nicht in die Buchhaltung verbucht wurden. Dies kann z. B. bei Steuerberatern mit Klientendaten vorkommen oder auch beim Arbeiten mit Onlineplattformen, bei denen die Rechnungen erst nach vollständiger Zahlung ausgestellt werden.

3.1. Bankauszugskreis

Standardfeldauswahl Bankauszugskreis

 Standardfeldauswahl Bankauszugskreis

 Feldauswahl Bankauszugskreis - Alle Felder

• Arbeiten Sie mit einzelnen Telebankingdateien oder möchten Sie mehrere Dateien gleichzeitig einlesen?
• Welche Art von Datei (Telebankingformat) verwenden Sie?
• Sollen zusätzlich Kontoauszugs-Dokumente archiviert werden?
   

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Wenn Sie irrtümlich eine Datei eingelesen haben und die Zahlungen nicht mehr angezeigt werden sollen, oder wenn ein falscher Kreis angelegt wurde, dann gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die Liste mit den Bankauszugskreisen unter Funktionen → Stammdaten → Bankauszugskreise. Dort wählen Sie die Funktion Schließen/Zahlungen löschen. Danach haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Auswahl: Bankauszugskreis schließen  Der Bankauszugskreis wird geschlossen, d. h., mit sämtlichen Einstellungen und Hinterlegungen gelöscht. Zum Einlesen einer neuen Datei muss ein anderer Kreis verwendet oder angelegt werden. Bankauszugskreis Zahlungen löschen Nur die eingelesenen Daten werden aus dem Kreis entfernt. Der Bankauszugskreis bleibt erhalten und Sie können eine neue Datei in diesen Kreis einlesen.

3.1.1. Einlesen einzelner Telebankingdateien

Bezeichnung Bankauszugskreis	Die Bezeichnung des Bankauszugskreises hat keinen Einfluss auf das Programmverhalten. Sie sollten eine Bezeichnung wählen, die Ihnen eine einfache Zuordnung bzw. Identifizierung des Kreises ermöglicht.
Einlesen einzelner/mehrerer Dateien	Wenn Sie einzelne Telebankingdateien einlesen, dann wählen Sie in diesem Feld die Einstellung Einlesen einer einzelnen Telebankingdatei. Ist das Kennzeichen nicht richtig gesetzt, erhalten Sie beim Speichern des Kreises folgende Fehlermeldung:
Dateiname oder Verzeichnis Telebankingdateien	Geben Sie hier den Dateinamen der Telebankingdatei an. Mit F4 kann nach einer Datei gesucht und diese mit "öffnen" übernommen werden.
Telebankingformat	Sobald Sie die Datei ausgewählt haben, erfolgt im Hintergrund eine Prüfung des Dateiformates. MT940 und Camt-Dateien werden automatisch erkannt und das richtige Format ausgewählt. Verwenden Sie andere Dateiformate (wie z. B. CSV-Dateien), dann müssen Sie das Format manuell auswählen.
Ab Zahlungsdatum	Wenn der Abrufzeitraum richtig gewählt wurde, dann ist im Normalfall keine Einschränkung der Zahlungen notwendig. In diesem Fall bleibt das Feld einfach leer und alle Zahlungen aus der Datei werden eingelesen. Eine Einschränkung benötigen Sie nur dann, wenn in der Datei sehr viele Zahlungen aus verschiedenen Zeiträumen enthalten sind. Wenn Sie das Zahlungsdatum einschränken, dann werden nur Zahlungen angezeigt, die in den angegebenen Zeitraum fallen. Alle anderen Zahlungen werden nicht eingelesen und daher auch nicht in der Bankauszugsverbuchung angezeigt. Geben Sie in diesem Feld das Datum an, ab welchem die Umsätze eingelesen werden sollen. Damit die richtigen Umsätze eingelesen werden können, geben Sie immer Ab Zahlungsdatum und Bis Zahlungsdatum an!
Bis Zahlungsdatum	Wenn der Abrufzeitraum richtig gewählt wurde, dann ist im Normalfall keine Einschränkung der Zahlungen notwendig. In diesem Fall bleibt das Feld einfach leer und alle Zahlungen aus der Datei werden eingelesen. Eine Einschränkung benötigen Sie nur dann, wenn in der Datei sehr viele Zahlungen aus verschiedenen Zeiträumen enthalten sind. Wenn Sie das Zahlungsdatum einschränken, dann werden nur Zahlungen angezeigt, die in den angegebenen Zeitraum fallen. Alle anderen Zahlungen werden nicht eingelesen und daher auch nicht in der Bankauszugsverbuchung angezeigt. Geben Sie in diesem Feld das Datum an, bis zu dem die Umsätze eingelesen werden sollen. Damit die richtigen Umsätze eingelesen werden können, geben Sie immer Ab Zahlungsdatum und Bis Zahlungsdatum an!

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3.1.2. Einlesen mehrerer Telebankingdateien

• Nicht immer ist es möglich, dass die Dateien von den Banken über einen gewissen Zeitraum erstellt werden. In diesen Fällen wird täglich eine Datei ausgegeben. Um diese Dateien nicht einzeln einlesen zu müssen, können diese gemeinsam aus dem Verzeichnis eingelesen werden.
  
  
• Werden Dateien für mehrere Firmen abgerufen, dann werden diese oft in ein gemeinsames Verzeichnis abgelegt. Um die jeweils richtigen Dateien nicht manuell heraussuchen zu müssen, kann beim Programmeinstieg das Verzeichnis eingegeben werden. 
  

Hinweis 

Wenn Sie sehr viele oder sehr große Daten gleichzeitig verarbeiten, dann empfehlen wir das Verarbeiten der Daten im Hintergrund über Stapel. Damit haben Sie die Möglichkeit, die Daten zu Randzeiten automatisch in die unterschiedlichen Fibus einlesen zu lassen. Die Vorgangsweise zur Anlage eines solchen Stapels finden Sie unter Batches und Stapel in der NTCS FIBU.

Achtung! 

Achten Sie beim Einlesen aus dem Verzeichnis unbedingt darauf, dass nur die wirklich benötigten Dateien im entsprechenden Verzeichnis liegen. Folgende Punkte sollten Sie speziell beachten: Speichern Sie Camt.052 und Camt.053-Dateien nicht in einem gemeinsamen Ordner. Die Dateien enthalten ggf. die gleichen Umsätze – diese würden daher doppelt eingelesen. Alte bzw. nicht benötigte Dateien müssen in ein Unterverzeichnis verschoben bzw. gelöscht werden. Damit besteht nicht die Gefahr, dass alte Dateien erneut verbucht werden. Beim Einlesen werden ALLE Dateien im angegebenen Verzeichnis geprüft. Legen Sie daher nicht zu viele Dateien in das Verzeichnis, da das Einlesen ansonsten relativ lange dauern kann. Wenn Sie mit Dokumenten arbeiten, empfehlen wir die Anlage eines eigenen Verzeichnisses für die Ablage dieser Dokumente. Dokumente werden zwar "erkannt" und beim Einlesen nicht berücksichtigt, die entsprechenden Prüfungen verlangsamen jedoch den Einleseprozess enorm!

Wenn Sie sehr große Dateien mit vielen Umsätzen haben, kann das Einlesen relativ lange dauern. Im Hintergrund müssen allen Bankverbindungen und Zahlungen geprüft werden, daher empfehlen wir, nicht zu viele Dateien auf einmal einzulesen.

Bei der Anlage eines Bankauszugskreises für mehrere Dateien benötigen Sie folgende Einstellungen:

Nach Auswahl des gewünschten Verzeichnisses werden Ihnen zur Kontrolle die Anzahl und Gesamtgröße der Dateien im ausgewählten Verzeichnis angezeigt.

Bezeichnung Bankauszugskreis	Die Bezeichnung des Bankauszugskreises hat keinen Einfluss auf das Programmverhalten. Sie sollten eine Bezeichnung wählen, die Ihnen eine einfache Zuordnung bzw. Identifizierung des Kreises ermöglicht.
Einlesen einzelner/mehrerer Dateien	Wenn Sie mehrere Telebankingdateien gemeinsam einlesen, dann wählen Sie in diesem Feld die Einstellung Einlesen aller Dateien aus einem Verzeichnis. Ist das Kennzeichen nicht richtig gesetzt, erhalten Sie beim Speichern des Kreises folgende Fehlermeldung:
Dateiname oder Verzeichnis Telebankingdateien	Geben Sie hier das Verzeichnis an, in dem die Dateien gespeichert wurden. Mit F8 kann nach einem Verzeichnis gesucht und dieses mit "ok" übernommen werden. Sie haben auch die Möglichkeit, einen Vorschlagswert für den Pfad zu hinterlegen. Dazu steht Ihnen unter Extras → Allgemeine Einstellungen für Bankauszugsverbuchung → Allgemein der Parameter Verzeichnis Telebankingdateien zur Verfügung.
Telebankingformat	Damit die Dateien im Verzeichnis richtig erkannt werden, müssen Sie hier das Telebankingformat der Dateien angeben. Mit F4 öffnen Sie die Liste aller möglichen Formate und übernehmen das benötigte Format mit "übernehmen".
Ab Zahlungsdatum	Wenn die Dateigröße richtig gewählt wurde, dann ist im Normalfall keine Einschränkung der Zahlungen notwendig. In diesem Fall bleibt das Feld einfach leer und alle Zahlungen aus der Datei werden eingelesen. Eine Einschränkung benötigen Sie nur dann, wenn in der Datei sehr viele Zahlungen aus verschiedenen Zeiträumen enthalten sind. Wenn Sie das Zahlungsdatum einschränken, dann werden nur Zahlungen angezeigt, die in den angegebenen Zeitraum fallen. Alle anderen Zahlungen werden nicht eingelesen und daher auch nicht in der Bankauszugsverbuchung angezeigt. Geben Sie in diesem Feld das Datum an, ab welchem die Umsätze eingelesen werden sollen. Damit die richtigen Umsätze eingelesen werden können, geben Sie immer Ab Zahlungsdatum und Bis Zahlungsdatum an!  Die Datei bleibt auch nach der Verbuchung unverändert erhalten und es können Umsätze eines anderen Zeitraums bearbeitet und verbucht werden. Beim Verbuchen wird das "Bis Zahlungsdatum" in das Feld Bankauszugsdatum auf der betreffenden Bankverbindung zurückgespeichert. Beim nächsten Programmeinstieg wird der nächste Tag als neues "Ab Zahlungsdatum" vorgeschlagen.
Bis Zahlungsdatum	Wenn die Dateigröße richtig gewählt wurde, dann ist im Normalfall keine Einschränkung der Zahlungen notwendig. In diesem Fall bleibt das Feld einfach leer und alle Zahlungen aus der Datei werden eingelesen. Eine Einschränkung benötigen Sie nur dann, wenn in der Datei sehr viele Zahlungen aus verschiedenen Zeiträumen enthalten sind. Wenn Sie das Zahlungsdatum einschränken, dann werden nur Zahlungen angezeigt, die in den angegebenen Zeitraum fallen. Alle anderen Zahlungen werden nicht eingelesen und daher auch nicht in der Bankauszugsverbuchung angezeigt. Geben Sie in diesem Feld das Datum an, bis zu dem die Umsätze eingelesen werden sollen. Damit die richtigen Umsätze eingelesen werden können, geben Sie immer Ab Zahlungsdatum und Bis Zahlungsdatum an! Die Datei bleibt auch nach der Verbuchung unverändert erhalten und es können Umsätze eines anderen Zeitraums bearbeitet und verbucht werden. Beim Verbuchen wird das "Bis Zahlungsdatum" in das Feld Bankauszugsdatum auf der betreffenden Bankverbindung zurückgespeichert. Beim nächsten Programmeinstieg wird der nächste Tag als neues "Ab Zahlungsdatum" vorgeschlagen.

Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig eingelesen haben, können Sie sich in der Bankauszugsverbuchung ansehen, aus welcher Datei die einzelnen Zahlungen eingelesen wurden. Dazu blenden Sie sich die Spalte Telebankingdatei ein. Hier werden zu jeder Zahlung der Dateipfad und der Dateiname angezeigt.

So können Sie beispielsweise auch kontrollieren, warum Zahlungen doppelt angezeigt werden. In sehr vielen Fällen liegt das daran, dass sowohl die Camt.052 als auch die Camt.053 für den gleichen Zeitraum abgerufen wurden. In diesem Fall löschen Sie die Camt.052 aus dem Verzeichnis und lesen sie erneut ein. Sollten die Zahlungen tatsächlich doppelt in einer Datei vorhanden sein, dann muss dies mit der Bank abgeklärt werden.

Achtung! 

Bei CSV-Dateien und Spezialformaten aus Ungarn, Tschechien und der Slowakei kann die Bankverbindung nicht aus der Datei ermittelt werden. Daher ist es in diesen Fällen notwendig, das Feld "Prüfung Format/Bankverbindung" einzublenden und dort auf "Alle Dateien ohne Prüfung" umzustellen. Damit werden alle Dateien aus dem angegebenen Verzeichnis eingelesen. Es erfolgt jedoch keine Prüfung auf die Zahlbank – alle Umsätze werden der angegebenen Zahlbank (Firma) zugeordnet.

Hinweis 

Wenn Sie viele Dateien gleichzeitig in die Bankauszugsverbuchung einlesen, kann das Einlesen der Daten einige Zeit dauern. Damit Sie überprüfen können, welche Daten gerade bearbeitet werden, wird der jeweilige Dateiname im Fortschrittsfenster angezeigt. Seitenanfang

3.1.2.1. Prüfung auf ausgewählte Zahlungsbank

Seitenanfang 

Hinweis 

Aus CSV-Dateien kann die eigene Bankverbindung nicht ausgelesen werden. Daher ist eine Prüfung auf die Zahlbank bei solchen Dateien nicht möglich. Wird als Telebankingformat ein Format für CSV-Dateien angegeben, dann wird beim Speichern des Kreises folgende Meldung angezeigt: "Bitte überprüfen Sie die Einstellung im Feld 13 "Prüfung Format/Bankverbindung" am Bankauszugskreis. Beachten Sie, dass in CSV-Dateien keine Bankverbindung angegeben wird und daher die Einstellung "Dateien lt. ausgewählter Zahlbank" nicht möglich ist."

3.1.3. Dateiformate

3.1.3.1. EDIFACT

3.1.3.2. MT940

3.1.3.3. EDIFACT-Zahlungsaviso

Hinweis 

Bitte beachten Sie beim Import von variablen Dateien, dass manche Felder zwingend benötigt werden, um eine richtige Verbuchung zu ermöglichen! Sie können davon ausgehen, dass es sich dabei um die Felder handelt, die auch bei der manuellen Eingabe eines Buchungssatzes notwendig sind. Dabei handelt es sich vor allem um die Felder: Zahlungsdatum (Zlg-Datum) Zahlungsbetrag (Zlg-Betrag) Währung (WAE) Wenn diese Felder nicht eingelesen werden, können die Zahlungen nicht verarbeitet bzw. verbucht werden! Je mehr Felder in der Datei zur Verfügung gestellt werden, desto mehr Informationen können auch in der Bankauszugsverbuchung angezeigt werden. Dies ist speziell für die Regelanlage und die automatische Zuordnung der Zahlungen wichtig!

Importdatei	Hier wird der Name der Telebankingdatei angezeigt.
Erste Zeile ignorieren	In vielen CSV-Dateien wird in der ersten Zeile die Spaltenbezeichnung angegeben. Diese wird in der Bankauszugsverbuchung nicht benötigt und kann daher ignoriert werden. Sollten Sie dieses Kennzeichen nicht setzen, wird die Überschriftenzeile mit eingelesen und muss für die Verbuchung gesperrt werden.
Protokolldatei schreiben	Dieses Feld kann aktiviert werden, wenn für fehlerhafte Datensätze eine Protokolldatei erstellt werden soll.
Protokolldateiname	Wurde das Feld Protokolldatei schreiben aktiviert, dann ist hier der Pfad bzw. Name der gewünschten Protokolldatei anzugeben.   Zum Beispiel: Die gewünschte Datei soll unter dem Namen "Muster.err" (die Dateiendung .err ist dabei unbedingt beizubehalten) auf dem Laufwerk D:\ gespeichert werden.
Zahlbank (Firma)	Da die Zahlbank nicht aus der CSV-Datei ermittelt werden kann, müssen Sie in diesem Feld die dazugehörende (eigene) Bankverbindung angeben. Dazu mit F4 die Liste der Banken öffnen und die entsprechende Bank übernehmen. Als Vorschlagswert wird die Hauptbankverbindung angezeigt.
Bankbeleg	Da die Belegnummer (Kontoauszugsnummer) nicht aus der CSV-Datei ermittelt werden kann, müssen Sie diese in diesem Feld eintragen. Die angegebene Belegnummer wird für die Verbuchung in die Fibu verwendet.

Grundsätzlich ist es nicht notwendig, noch weitere Einstellungen am Reiter "Erweitert" zu treffen. Die nicht benötigten Felder sind daher grundsätzlich inaktiv. Wenn eine zusätzliche Einstellung benötigt wird, klären Sie dies bitte mit dem NTCS FIBU Support.

Da die Datei keinen Normvorschriften unterliegt, müssen Sie selbst definieren, welche Spalte in welches Feld in der Bankauszugsverbuchung importiert werden soll. Hilfreich kann es sein, wenn Sie die Datei zuvor z. B. im Excel öffnen und die Felder dort identifizieren.

Danach müssen Sie die Felder in genau der Reihenfolge auswählen, in der diese auch in der Datei angegeben sind. Die Feldauswahl kann mit einem rechten Mausklick in die Überschriftenzeile im Vorschaufenster → Feldauswahl → Bearbeiten an die Datei angepasst werden.

Die Werte der Datei werden Ihnen sofort in den jeweils ausgewählten Spalten angezeigt. Kontrollieren Sie hier, ob die ausgewählten Felder auch wirklich den Informationen aus der Datei entsprechen (die Datei darf dabei in keinem anderen Programm geöffnet sein, sonst kann die Vorschau nicht angezeigt werden).

In manchen Dateien sind Spalten vorhanden, die in der Bankauszugsverbuchung nicht benötigt werden. Wählen Sie für diese Spalten in der Feldauswahl einen Platzhalter aus. Solche Spalten werden mit einem roten X gekennzeichnet.

Speichern Sie die Feldauswahl userbezogen oder allgemein mittels "Speichern unter" und versehen Sie diese mit einem eindeutigen Namen. Damit können Sie die Feldauswahl beim nächsten Import wieder aufrufen und müssen nichts mehr manuell anpassen.

Mit "Ok" wird die Telebankingdatei eingelesen und das Übersichtsfenster geöffnet. Danach stehen Ihnen alle Funktionen und Regeln in der Bankauszugsverbuchung zur Verfügung.

Seitenanfang 

Haben Sie die Feldauswahl nicht richtig eingestellt, dann werden die Werte in der Bankauszugsverbuchung u. U. nicht richtig angezeigt. In solchen Fällen lesen Sie die Datei einfach neu ein. Dadurch öffnet sich das Feldauswahl-Fenster erneut und Sie können die Reihenfolge der Spalten richtigstellen.

 

3.1.3.5. CSV-Datei Bank Austria

3.1.3.6. CSV-Dateien Banken AT

3.1.3.7. George

3.1.3.8. CAMT

3.1.3.9. Kassen-Buchungen importieren

3.1.3.10. AMAZON, PayPal, Kreditkarten

Seitenanfang 

3.2. Mögliche Fehler beim Einlesen der Telebankingdateien

4. Übersicht Bankauszugsverbuchung

4.1. Kopfdaten

4.2. Konteninfo

Hinweis 

Nach dem Einlesen der Datei sollten Sie unbedingt den Saldo am Bankkonto prüfen! Wenn Sie mit Camt- oder MT940-Dateien arbeiten (gilt für Ö, DE, CH), haben Sie zusätzlich folgende Möglichkeit zur Kontrolle: In Camt- und MT940-Dateien werden bei den meisten Banken der Anfangssaldo und der Endsaldo mitgeschickt. Diese Felder können über die Feldauswahl im Konteninfo-Bereich eingeblendet werden. Vergleichen Sie den Anfangssaldo lt. Datei mit dem Saldo (aktueller Saldo des FIBU-Bankkontos) bzw. den Endsaldo lt. Datei mit dem Saldo nach Verbuchung (fiktiver Saldo des FIBU-Bankkontos, wenn alle Zahlungen verbucht werden).     Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den Anfangssaldo lt. Datei automatisch mit dem FIBU-Bankkonto zu vergleichen. Setzen Sie dazu den Parameter Allgemein → Kontrolle Saldo FIBU-Bankkonto auf "1 - Ja". Beim Programmeinstieg, Wechseln der Firma oder FIBU und beim Einlesen einer Telebankingdatei wird die Prüfung durchgeführt. Nur wenn die Salden abweichen, wird folgender Hinweis angezeigt: "Der aktuelle Saldo am FIBU-Bankkonto entspricht nicht dem Anfangssaldo lt. Telebankingdatei. Bitte überprüfen Sie, ob alle vorherigen Umsätze verbucht wurden oder eine manuelle Buchung vorgenommen wurde."

4.3.1. Zahlungsinformationen

4.3.2. OP-Zuordnung

Unter dem Reiter "OP-Zuordnung" werden die der betreffenden Buchung zugeordneten offenen Posten dargestellt.

Wurde die Position nicht ausgeziffert, erhalten Sie den Hinweis "Keine OP-Zuordnung vorhanden".

 Feldauswahl OP-Zuordnung Bankauszugsverbuchung

4.3.3. Kostenaufteilung

In der Überschriftenzeile dieses Reiters wird der gesamte Betrag für die Kostenrechnung angezeigt, darunter sind die einzelnen KORE-Aufteilungszeilen dargestellt.

Die Aufteilung von Kostendaten kann sowohl hier als auch in der Bearbeitungszeile mittels "+" im Feld "Kostenstelle" vorgenommen werden.

Genauere Informationen zum Erfassen von Kostenaufteilungen finden Sie unter Buchen mit Kostenrechnung. Ist für diese FIBU keine Kostenrechnung vorhanden, ist dieser Reiter ausgeblendet.

 Feldauswahl Kostenaufteilung Bankauszugsverbuchung

4.3.4. Zahlungsaufteilung

Ist eine Zahlung auf mehrere Konten aufgesplittet worden, sehen Sie hier die einzelnen Konten, auf die aufgeteilt worden ist.

Ist zu einer Zahlung eine Aufteilung erfasst worden, dann können die einzelnen Buchungen nur in diesem Reiter mittels rechter Maustaste bearbeitet werden. In der Zahlungsübersicht sind die Funktionen inaktiv. Wenn es bereits eine Zahlungsaufteilung gibt, dann kann kein zusätzlicher Spesenverteiler erfasst werden; die Funktion steht nicht zur Verfügung.

Möchten Sie bei der Zahlungsaufteilung mit Nettobeträgen arbeiten, dann blenden Sie sich zusätzlich das Feld Zahlungsbetrag Netto ein und geben Sie dort Ihren Betrag an. Der Zahlungsbetrag (Feld "Zlg-Betrag") wird automatisch aus Nettobetrag und angegebenem Prozentsatz ermittelt.

 Feldauswahl Zahlungsaufteilung Bankauszugsverbuchung

4.3.4.1. Dokumente bei Zahlungsaufteilungen

Hinweis 

Da die Beträge einzeln auf die angegebenen Konten verbucht werden, ist der Gesamtbetrag dieser Zahlung nicht im Journal ersichtlich. Sie haben jedoch die Möglichkeit, den Gesamtbetrag zu Informationszwecken auf ein Freifeld in der Buchung zu übernehmen. Dazu steht Ihnen der Parameter Verbuchung → Übernahme Zahlungsbetrag in Freifeld zur Verfügung. Wenn Sie in diesem Parameter ein Freifeld hinterlegen, dann wird der gesamte Betrag der Zahlung bei der Verbuchung in dieses Freifeld übernommen. Damit haben Sie die Möglichkeit, im Journal nach der Überweisungssumme zu suchen.

Beispiel 

Eine Zahlung über 270,00 wird auf zwei verschiedene Erlöskonten aufgeteilt:     Im Parameter Übernahme Zahlungsbetrag in Freifeld ist das Freifeld 1 hinterlegt worden. Bei der Verbuchung wird der Gesamtbetrag bei beiden Buchungen in dieses Freifeld übernommen.

4.4. Buchungen

Im Feld "Zahlungsstatus" wird Ihnen der aktuelle Status der betreffenden Position angezeigt:

 

Mögliche Anzeigen im Feld "Zahlungsstatus":

	Zahlung wurde vollständig kontiert bzw. ausgeziffert (bei Personenkonten und Sachkonten mit OP-Führung).
	Zahlung wurde vollständig kontiert, jedoch nicht - oder unvollständig - ausgeziffert (bei Personenkonten und Sachkonten mit OP-Führung). Bei der Verbuchung wird die Zahlung ohne Auszifferung auf das Konto verbucht. Wenn auf eine Zahlung mehrere Regeln zutreffen, wird dieses Symbol ebenfalls angezeigt. Wird ein Konto mit hinterlegter Anzahlungsautomatik aufgrund einer Regel zugeordnet, dann wird die betroffene Zahlung durch dieses Symbol gekennzeichnet. Wenn ein Konto mit hinterlegtem Wareneingangsbuch-Kennzeichen aufgrund einer Regel zugeordnet worden ist, dann wird dieses Symbol auch angezeigt.
	Zahlung wurde vollständig auf ein Sachkonto mit OP-Führung kontiert und ausgeziffert. Außerdem wurde auf eine Kostenstelle zugeordnet.
	Zahlung prüfen. Die Zahlung wurde aufgrund einer Regel zugeordnet und aufgrund der Hinterlegung auf der Regel zur Prüfung markiert. Bei der automatischen Zuordnung einer Zahlung auf ein Aufwands- oder Erlöskonto wird geprüft, ob es sich um einen Zahlungseingang oder Zahlungsausgang handelt. Wird bei einem Zahlungsausgang ein Erlöskonto ermittelt (oder umgekehrt ein Aufwandskonto bei einem Zahlungseingang), dann wird die Zahlung ebenfalls zur Prüfung gekennzeichnet. Wird eine Zahlung anhand einer Regel zugeordnet, bei der zwar ein Steuercode, jedoch kein Steuerprozentsatz hinterlegt wurde, dann wird dieses Kennzeichen angezeigt. Geben Sie den gewünschten Steuerprozentsatz ein, da die Zahlung sonst nicht verbucht werden kann.
	Zahlung wurde aufgrund der Volltextsuche zugeordnet, konnte jedoch nicht vollständig aufgeteilt werden. Um Verbuchen zu können, muss diese Position vollständig zugeordnet werden. Wenn ein Konto mit hinterlegter Buchungssperre aufgrund einer Regel zugeordnet worden ist, dann wird dieses Symbol auch angezeigt.
	Zahlungen, die mittels rechter Maustaste manuell als ok gekennzeichnet wurden, werden mit diesem Kennzeichen dargestellt. Damit erkennen Sie auf einen Blick, welche Zahlungen bereits kontrolliert und für richtig befunden wurden.
	Die Zahlung wurde aufgrund einer Kreditkartenregel zugeordnet und die Spesen aufgeteilt.
	Die gesamte Zahlung wurde vollständig auf mehrere Konten aufgeteilt.
	Am Bankauszugskreis wurde beim Kennzeichen Fremdwährung die Option "Beträge in Grundwährung, Rest-OP als Kursdifferenz" gewählt und der Differenzbetrag automatisch ausgebucht.
	Die Zahlung wurde auf mehrere Konten aufgeteilt. Die Aufteilung des Gesamtbetrages ist jedoch noch nicht vollständig.
	Aufteilung der Zahlung mittels Spesenverteiler auf mehrere Konten. Der Gesamtbetrag wurde vollständig aufgeteilt.
	Aufteilung der Zahlung mittels Spesenverteiler auf mehrere Konten. Der Gesamtbetrag wurde jedoch nicht vollständig aufgeteilt.
	Zahlung wurde nicht kontiert.
	Zahlung wurde für die Verbuchung gesperrt.

 

Hinweis 

Wenn Sie den Mauszeiger auf das Symbol stellen, wird Ihnen als Hilfetext die Bedeutung des Symbols angezeigt:

Im Feld "Regel-ID" wird Ihnen angezeigt, anhand welcher Regel die Zahlung zugeordnet wurde.

 

Mögliche Anzeigen im Feld "Regel-ID":

	Regel nach Bankverbindung
	Regel nach Textkonstante
	Kreditkartenregel
	Regel nach "Name Auftraggeber"
	Regel nach Schlüsselwörtern
	Die Zahlung wurde mit der Funktion "Zuweisen Zwischenkonto auf unkontierte Zahlungen" kontiert.
	Regel nach Geschäftsvorfallcode
	Die Zahlung wurde manuell zu einem Konto zugeordnet.
	Die Zahlung wurde mittels Volltextsuche zugeordnet.

Wenn Sie den Mauszeiger auf das Symbol stellen, wird Ihnen als Hilfetext die zugeordnete Regel angezeigt:

5. Bearbeitung Bankauszugsverbuchung

Bankauszugsverbuchung

Neu	Diese Funktion steht in der Bankauszugsverbuchung nicht zur Verfügung.
Bearbeiten	Die markierte Zeile wird zum Bearbeiten geöffnet.
Automatisches Bearbeiten	Die markierte Zeile wird zum Bearbeiten geöffnet. Nach dem Speichern bzw. Schließen der Zeile öffnet sich automatisch die nächste Zeile zur Bearbeitung.
Schließen	Programm verlassen

Stammdaten	Bankverbindungen	Verzweigt in die Bankverbindungen. Bei der Anlage einer neuen Bankverbindung werden nur jene Felder anzeigt, welche für die Bankauszugsverbuchung notwendig sind.
	Bankauszugskreise	Mit diesem Punkt öffnen Sie die Liste der vorhandenen Bankauszugskreise.
	Hinterlegung Zahlungsreferenz	Hier können die Einstellungen für das Auslesen der Zahlungsreferenz angelegt bzw. bearbeitet werden.
	Regeln-Bankauszugsverbuchung	Öffnet die Liste der gespeicherten Regeln. Hier können bestehende Regeln bearbeitet oder neue Regeln angelegt werden.
Neu erstellen/einlesen	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, entweder neue Dateien einzulesen, oder einen neuen Kreis zu erstellen. Mit der Auswahl "Neu einlesen" werden die geöffneten Dateien in den bestehenden Kreis neu eingelesen. Manuell überarbeitete Zuordnungen werden dabei überschrieben und anhand der angelegten Regeln neu vorgenommen. Wurden alle Dateien bereits verbucht, werden die neuen Daten mit den bestehenden Einstellungen am Bankauszugskreis eingelesen. Mit der Auswahl "Neuen Kreis anlegen" können Sie einen neuen Bankauszugskreis anlegen. Dies benötigen Sie zum Beispiel dann, wenn Sie in dieser FIBU mit verschiedenen Dateiformaten arbeiten.
Verbuchen	Mit dieser Funktion wird die Verbuchung in die Fibu gestartet. Die Verbuchung kann nur gestartet werden, wenn die Überschriftenzeile grün dargestellt wird und den Hinweis  enthält.
Regelerfassung einschalten Regelerfassung ausschalten	Mit dieser Funktion kann die Regelerfassung aktiviert bzw. ausgeschaltet werden. Bei ausgeschalteter Erfassung erfolgt keine automatische Verspeicherung der Bankverbindungen bzw. erfolgt keine Abfrage zur manuellen Regelerfassung. Bestehende Regeln werden weiterhin angewendet. In der Überschriftenzeile wird angezeigt, ob die Regelerfassung aktiviert wurde oder nicht:  bzw. Wenn Sie aus dem Programm aussteigen, ist die Regelerfassung beim nächsten Einstieg wieder automatisch eingeschaltet.
Unkontierte Zahlungen erneut prüfen	Wenn Sie Zahlungsreferenzen bearbeitet haben, oder die Regeln in der Liste "Regeln Bankauszugsverbuchung" geändert wurden, dann können Sie mit dieser Funktion eine erneute Prüfung der Zuordnungen durchführen. Das heißt, alle Zahlungen, die noch nicht zugeordnet wurden, werden erneut eingelesen und geprüft, ob diese durch die Änderungen kontiert bzw. ausgeziffert werden können.
Fehlerhafte Zahlungsaufteilungen bereinigen	Unter gewissen Umständen (z. B. Löschen von Spesenverteilern nachdem bereits eine Aufteilung anhand des Spesenverteilers vorgenommen wurde) kann es dazu kommen, dass in der Bankauszugsverbuchung fehlerhafte Zahlungsaufteilungen vorhanden sind. Damit in der Buchhaltung keine Differenzen entstehen können, kann die Bankauszugsverbuchung so lange nicht verbucht werden, bis die fehlerhaften Zahlungsaufteilungen bereinigt wurden. Wenn die Funktion ausgeführt wird, werden die Aufteilungszeilen der fehlerhaften Zahlungsaufteilungen gelöscht und die Kontierung zurückgesetzt. Die betroffenen Zahlungen müssen danach erneut richtig kontiert werden.
Zahlung sperren ein/aus	Über diese Funktion kann eine Zahlung für die Verbuchung gesperrt werden. Achtung: Die gesperrten Buchungen müssen manuell im Buchungsprogramm nachgebucht werden, da sonst der Saldo auf dem Bankkonto nicht stimmt.
Zuweisen Zw.-Konto auf unkontierte Zahlungen	Wird die Funktion gestartet, dann wird das Zwischenkonto auf alle Zahlungen übernommen, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht kontiert wurden. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn viele Zahlungen auf das gleiche Konto gebucht werden. Wenn das Zwischenkonto noch nicht in den Regeln hinterlegt wurde, erhalten Sie beim Aufruf folgende Meldung: "Bitte erfassen SIe das gewünschte Konto in den Regeln." Danach öffnet sich das Fenster für die Hinterlegung des Zwischenkontos auf der Regel. Wenn sie die Regel speichern, wird das Zwischenkonto übernommen.
Kontoermittlung mittels IBAN	Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der Parameter Kontoermittlung IBAN auf "Ja" gesetzt wurde. Bei der Kontoermittlung mittels IBAN wird die IBAN aus allen in der Datei enthaltenen Zahlungen ausgelesen (Feld IBAN/Bankkonto Auftraggeber) und mit den auf den Personenkonten hinterlegten Bankverbindungen verglichen. Wird auf den Kontenstammdaten eine entsprechende IBAN gefunden, dann wird mit der IBAN und dem betreffenden Personenkonto automatisch eine Regel nach Bankverbindung angelegt. Zusätzlich werden alle unkontierten Zahlungen mit der neuen Regel überprüft und ggf. zugeordnet. Nach der Kontoermittlung wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. "Es wurden x neue Regeln nach Bankverbindung angelegt. Bei allen noch nicht kontierten Zahlungen wird geprüft, ob die neue Regel zutrifft und diese ggf. zugeordnet." Da bei dieser Funktion die Stammdaten aller Personenkonten überprüft werden, kann die Ausführung längere Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie bereits über einen längeren Zeitraum mit der Bankauszugsverbuchung arbeiten, bestehen bereits sehr viele Regeln und die Kontoermittlung wird daher nicht mehr notwendig sein. Der Abgleich kann nur dann erfolgen, wenn die Bankverbindungen auf den Kunden- bzw. Lieferantenstammdaten hinterlegt wurden.
Skonto ausbuchen	Bleibt bei einer Position ein offener Posten stehen, dann kann dieser mit dieser Funktion automatisch als Skonto ausgebucht werden. Bei Mehrfachauszifferungen steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
Zahlungsaufteilung	Ermöglicht die Aufteilung einer Zahlung auf mehrere Konten. Der Reiter "Zahlungsaufteilung" im unteren Bildschirmbereich wird geöffnet, und die gewünschten Konten können eingegeben werden. Wurde bei einer Zahlung eine Zahlungsaufteilung erfasst, dann können die Aufteilungszeilen nur im Reiter "Zahlungsaufteilung" mittels rechter Maustaste bearbeitet werden. Die Funktionen in der Zahlungsübersicht sind inaktiv.
Spesenverteiler anlegen	Mit dieser Funktion kann aus einer Zahlungsaufteilung ein Spesenverteiler angelegt werden. Die erfassten Beträge in den Aufteilungszeilen werden ebenfalls im Spesenverteiler gespeichert. Die Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn auf der aktuellen Zahlung bereits eine Zahlungsaufteilung erfasst wurde, ansonsten ist die Funktion inaktiv.
Spesenverteiler	Damit kann ein Spesenverteiler oder Bewirtungsrechner zur Aufteilung der Zahlung aufgerufen werden. Grundlegende Informationen zum Spesenverteiler finden Sie unter Spesenverteiler. Wurde auf der aktuellen Zahlung bereits eine Zahlungsaufteilung erfasst, dann kann der Spesenverteiler nicht erneut aufgerufen werden und die Funktion ist inaktiv.
Vorerfassung Buchungen
Sammelauszifferung	Mit dieser Funktion kann die Sammelauszifferung auf einer Position oder Zahlungsaufteilung gestartet werden.
Zahlung abgrenzen	Zahlungen, die auf ein Erlös- oder Aufwandskonto verbucht werden, können mit dieser Funktion abgegrenzt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Zahlung abgrenzen.
Wareneingangsbuch	Mit dieser Funktion können Sie die Erfassung dieser Position für das Wareneingangsbuch manuell öffnen bzw. bearbeiten. Wird in der Bankauszugsverbuchung ein Konto mit hinterlegtem Wareneingangsbuch-Kennzeichen bebucht, dann öffnet sich beim Speichern der Buchung automatisch die Erfassung für das Wareneingangsbuch. Die Erfassung bzw. Abfrage bei Zahlungsaufteilungen erfolgt lt. Einstellung des Parameters Wareneingangsbuch-Erfassung bei Zlg-Splitt-Buchung im Buchungsprogramm! Grundlegende Informationen zum Arbeiten mit dem Wareneingangsbuch finden Sie unter Wareneingangsbuch.
Vorerfassung Anlagegut	Ist bei einem Konto das ANBU-Erfass-Kz auf "Anbu-Vorerfassung" gesetzt, dann öffnet sich die Anlagenvorerfassung automatisch. Mit dieser Funktion kann die vorhandene Erfassung erneut zur Ansicht geöffnet werden; gibt es noch keine Vorerfassung, kann eine neue Erfassung eingegeben werden. Bei der Zuordnung aufgrund einer Regel muss die Funktion manuell aufgerufen werden.
Erfassen Vorsteuererstattung	Mit dieser Funktion wird die Erfassung dieser Position für die Vorsteuererstattung aufgerufen. Grundlegende Informationen zur Vorsteuererstattung finden Sie unter Vorsteuererstattung. Wurde bei einer Zahlung eine Zahlungsaufteilung auf mehrere Konten erfasst, dann kann die Vorsteuererstattung bei den Aufteilungszeilen nur mit der Tastenkombination Alt+7 aufgerufen werden. Die Funktion wird im Menü als inaktiv dargestellt. Wurde am Sachkonto das Kennzeichen Vorsteuererstattung auf Ja gesetzt, dann öffnet sich das Fenster für die Vorsteuererstattung bei der Kontierung automatisch. Bei der Zuordnung aufgrund einer Regel muss die Funktion manuell aufgerufen werden.
Intrastat-Erfassung	Wird in der Bankauszugsverbuchung ein entsprechender Steuercode eingegeben, dann öffnet sich beim Speichern der Buchung automatisch die Intrastat-Erfassung. Die Erfassung bzw. Abfrage erfolgt lt. Einstellung des Parameters Erfassen Daten für Intrastat im Buchungsprogramm! In die Intrastat-Erfassung werden jene Daten übernommen, die auch bei der Erfassung im Buchungsprogramm übergeben werden.Mit dieser Funktion kann das Fenster für die Intrastat-Erfassung manuell geöffnet werden.
Kontoauszugsdokument anzeigen	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, sich das Kontoauszugsdokument anzeigen zu lassen. Diese Möglichkeit steht Ihnen auch dann zur Verfügung, wenn Sie den Parameter "Zuordnung archivierter Kontoauszugsdokumente bei Zahlungsbuchung" auf "Dokument nur auf Sammelbuchung" gesetzt haben. In solchen Fällen wird das Kontoauszugsdokument nicht im Feld "Dokument" angezeigt und kann ausschließlich über "Kontoauszugsdokument anzeigen" geöffnet werden.
Im Fibu-Dokumentenpool suchen	Mit dieser Funktion wird der Fibu-Dokumentenpool geöffnet und das gewünschte Dokument kann mittels Drag & Drop auf die Zahlung übernommen werden.
DMS	Dokument ansehen	Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet und kann nicht bearbeitet werden.
	Dokument bearbeiten	Öffnen des Dokumentes zur Bearbeitung. Dieses Dokument bleibt während der Bearbeitung für alle anderen Benutzer gesperrt.
	Dokumente in Vorschau anzeigen	Die zugeordneten Dokumente werden in einem eigenen Vorschaufenster angezeigt.
	Dokumente zuordnen	Mit dieser Funktion können ein oder mehrere Dokumente aus dem Archiv zugeordnet werden.
	Zu Dokument in DMS	Das zugeordnete Dokument wird aus der Dokumentenliste geöffnet.
	Dokument versenden	Mit dieser Funktion wird eine neue E-Mail geöffnet und das Dokument als Anhang angefügt.
	Neues Dokument aus BMD Scan	Mit dieser Funktion ist es möglich, einer Buchung Dokumente aus BMD Scan zuzuordnen. Wird die Funktion aufgerufen, wird BMD Scan geöffnet. Die Dokumente dort können aus dem Datei-Explorer mittels Drag & Drop auf die gewünschte Buchung zugeordnet werden.
	Neues Dokument aus Zwischenablage	Mit dieser Funktion können Dokumente aus der Zwischenablage zugeordnet werden.

Bildschirm-Ansichten

Kontoblatt	Verzweigt in die Bildschirmansicht des Kontoblatts.
Gegenkontoblatt	Öffnet die Bildschirmansicht des Gegenkontoblatts.
Journal	Verzweigt in die Bildschirmansicht des Journals.
Saldenliste	Öffnet die Bildschirmansicht der Saldenliste.
Umsatzliste	Verzweigt in die Bildschirmansicht der Umsatzliste.
OP-Liste	Öffnet die OP-Liste am Bildschirm.
TR/SR-Übersicht	Öffnet die TR/SR-Übersicht.

Ansicht

Filter anzeigen	Die Filterleiste dient der raschen Suche von Daten, indem die Datenliste durch vordefinierte Vergleiche eingeschränkt wird (z. B. Suche nach einem bestimmten Betrag). Ist diese Filterleiste deaktiviert, kann auch in den einzelnen Spalten nicht mehr über die Filterfunktion gesucht werden. Die Anzeige der Filterleiste ist Computerbezogen gespeichert.
Zahlungsinformationen	Über diese Funktion kann der Reiter "Zahlungsinformationen" im unteren Bildschirmbereich ein- bzw. ausgeschaltet werden.
OP-Zuordnung	Über diese Funktion kann der Reiter "OP-Zuordnung" im unteren Bildschirmbereich ein- bzw. ausgeschaltet werden.
Kostenaufteilung	Über diese Funktion kann der Reiter "Kostenaufteilung" im unteren Bildschirmbereich ein- bzw. ausgeschaltet werden.
Zahlungsaufteilung	Über diese Funktion kann der Reiter "Zahlungsaufteilung" im unteren Bildschirmbereich ein- bzw. ausgeschaltet werden.

Ausdruck

Ausdruck Protokoll	Hier kann der Ausdruck des Protokolls gestartet werden.
Bildschirmliste	Ausdruck der Bildschirmliste

Extras

FIBU-bezogene Einstellungen für Bankauszugsverbuchung	Öffnet die firmenbezogenen Parameter.
Allgemeine Einstellungen für Bankauszugsverbuchung	Öffnet die allgemeinen Parameter.
Erfassung Fremdwährung	Diese Funktion dient zum manuellen Erfassen von Fremdwährungsbeträgen. Um die Funktion starten zu können muss der Parameter "Erfassung Fremdwährungsbeträge" auf "1 - Ja" gesetzt sein!

Zahlungsstatus ok	Zahlungen mit den Kennzeichen  oder  können mit dieser Funktion manuell als bearbeitet (überprüft) gekennzeichnet werden. Derart bearbeitete Zahlungen werden mit einem eigenen Zahlungsstatus versehen. Dadurch können Sie leichter erkennen, welche Zahlungen Sie bereits überprüft und für richtig befunden haben.
Regel neu anlegen	Mit dieser Funktion kann eine neue Regel angelegt werden. Die neu angelegte Regel wird sofort angewendet. D. h. alle Zahlungen werden automatisch geprüft, ob die neue Regel auf diese zutrifft und ggf. gleich zugeordnet. Ausnahme: Wenn Sie die Regel Hinterlegung Zwischenkonto anlegen, dann wird keine automatische Kontierung durchgeführt. Wenn Sie die Funktion auf einer Zahlung starten, welche bereits aufgrund einer Regel kontiert wurde, dann werden die Werte dieser Regel für die neue Regel vorgeschlagen.
Regel bearbeiten	Wurde eine Zahlung anhand einer Regel kontiert, dann kann die betreffende Regel mit dieser Funktion zur Bearbeitung geöffnet werden. Beim Speichern wird automatisch geprüft, ob die geänderte Regel auf eine Zahlung zutrifft und ggf. gleich zugeordnet. Ausnahme: Wenn auf der aktuellen Zahlung bereits eine Zahlungsaufteilung oder OP-Zuordnungen erfasst wurden, dann wird die geänderte Regel nicht übernommen. In diesem Fall bekommen Sie folgende Hinweismeldung: "Zu dieser Regel wurden bereits Zahlungsaufteilungen oder OP-Zuordnungen erfasst. Um fehlerhafte Aufteilungen bzw. Zuordnungen zu vermeiden, wird die Regel nach dem Speichern nicht neu ausgeführt. Um die geänderte Regel zu übernehmen, muss die Datei neu eingelesen werden."
Kreditkartenregel anlegen	Mit dieser Funktion wird die Erfassung von Kreditkartenregeln gestartet. Grundlegende Informationen zur Verbuchung von Kreditkartenzahlungen finden Sie unter Kreditkartenverbuchung.
Kontenstamm	Verzweigt auf den Kontenstamm des angegebenen Kontos.

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5.1. Neu erstellen/einlesen

Hinweis 

Wenn Sie mit der Zahlungsübersicht arbeiten, werden teilweise andere Meldungen und Abfragen angezeigt. Eine genaue Beschreibung dazu finden Sie unter Arbeiten mit der Zahlungsübersicht.

5.1.1. Neu einlesen von bereits geöffneten Dateien

Hinweis 

Wenn Sie eine bereits geöffnete Datei neuerlich einlesen, werden alle manuell getroffenen Kontierungen und Zuordnungen verworfen. Auch eventuell vorhandene Dokumentenzuordnungen gehen dabei verloren. Die Dokumente bleiben im Fibu-Dokumentenpool erhalten und können über "Funktionen" → "Im Fibu-Dokumentenpool suchen" wieder zugeordnet werden.

5.1.2. Neu einlesen nach Verbuchung

Hinweis 

Wenn Sie mehrere Dateien aus dem Verzeichnis einlesen, dann bleibt das gewünschte Verzeichnis am Kreis gespeichert und Sie können das Bankauszugskreisfenster mit Speichern und Schließen schließen. Die Dateien werden aus dem vorgeschlagenen Verzeichnis eingelesen.

5.1.3. Neuen Bankauszugskreis anlegen

Mit der Funktion "Neuen Kreis anlegen" öffnet sich das Fenster zur Anlage eines neuen Bankauszugskreises.

Seitenanfang 

Hinweis 

Wenn Sie mit mehreren Kreisen arbeiten, können Sie im Auswahlmenü zwischen den einzelnen Kreisen wechseln. Als Information wird neben dem Kreis angezeigt, welche Datei(en) eingelesen wurden und der jeweilige Benutzer wird in Klammer angezeigt. Zum leichteren Finden des richtigen Kreises werden die Kreise alphabetisch sortiert angezeigt. Wenn Sie einen Kreis nicht mehr benötigen oder die Einstellungen dieses Kreises verändern wollen, dann können Sie dies unter Funktionen → Stammdaten → Bankauszugskreise vornehmen.

6. Manuelles Bearbeiten der Zahlungen

Hinweis 

Wenn Sie ein Konto auswählen, auf dem eine Buchungssperre hinterlegt ist, dann wird folgender Hinweis angezeigt:

6.1. Verbuchung auf Personenkonten

6.1.1. Verbuchung auf Personenkonten mit Auszifferung

6.1.2. Verbuchung auf Personenkonten ohne Auszifferung

Kann zu einer Zahlung kein offener Posten zugeordnet werden, dann kann die Zahlung auch ohne Auszifferung auf das Personenkonto gebucht werden. Im Feld "Zahlungsstatus" werden solche Positionen mit dem Kennzeichen "Zahlungsstatus"  versehen. Diese können jedoch ganz normal verbucht werden. Am Personenkonto wird die Zahlung als neuer offener Posten eingebucht und kann später mit der Rechnung in der manuellen Auszifferung ausgeziffert werden.

6.1.2.1. Verbuchung auf Personenkonten mit Eingabe Steuercode und Steuerprozentsatz

 

Hinweis 

Der Steuercode und Steuerprozentsatz dienen zur richtigen Berechnung von nachträglichen Skontobuchungen o. Ä. bzw. haben reinen Informationscharakter. Bei der Verbuchung wird keine zusätzliche Steuerbuchung ausgelöst! Soll eine Zahlung versteuert werden, dann muss diese als Anzahlung gekennzeichnet werden.

6.1.2.2. Verbuchung auf Personenkonten ohne Auszifferung bei Ist-Versteuerung

Achtung! 

Damit bei Ist-Versteuerung die Zahlungen versteuert werden, müssen sowohl der Steuercode als auch der Prozentsatz angegeben werden. Aus diesem Grund werden bei allen Zahlungen ohne Auszifferung der Standardprozentsatz bzw. der Standardsteuercode vorgeschlagen. Beide Werte werden in der Bankauszugsverbuchung angezeigt und können jederzeit manuell korrigiert werden.

6.1.2.3.  Verbuchung auf Personenkonten ohne Auszifferung bei E/A-Rechner-Automatik

Hinweis 

Wenn Sie die Zahlungen nicht gegen ein "normales" Bankkonto buchen, sondern über ein Treuhandkonto verwalten, dann können Sie die E/A-Umbuchung deaktivieren. Dazu steht Ihnen am Kontenstamm des Bankkontos das Feld Kassen-/Bank-Kz zur Verfügung. Wenn Sie dort Bank - Treuhandkonto auswählen, dann werden in der Bankauszugsverbuchung keine E/A-Rechner-Automatikbuchungen durchgeführt.

6.2. Verbuchung auf Sachkonten

 

Hinweis 

Bei der Verbuchung mit einem ZM-pflichtigen Steuercode (7 bzw. 77) ist es notwendig, eine UID-Nummer einzugeben. In diesem Fall wird beim Speichern der bearbeiteten Zeile folgende Meldung ausgegeben: "Es wurde ein ZM-pflichtiger Steuercode gebucht. Bitte geben Sie eine UID-Nr. ein!"   Nach dem Bestätigen dieser Meldung ist die UID-Nummer im Feld "UID-Nr" einzugeben.

6.2.1. Aufteilung auf mehrere Prozentsätze

Hinweis 

Bei Rechnungen, auf denen nur Brutto- und Nettobetrag ausgewiesen sind – die Bemessung der einzelnen Prozentsätze aber fehlt – können Sie mit ++ im Feld Proz die automatische Prozentaufteilung starten. Durch Eingabe der vorhandenen Daten (Bruttobetrag, Steuer, Nettobetrag, Prozentsatz) werden die jeweiligen Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge errechnet. Details dazu finden Sie unter Funktionen im Feld Prozentsatz.

6.3. Sammelauszifferung

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6.4. Unechte Steuerbefreiung

6.5. Anzahlungen

 

 

Hinweis 

Die Automatikbuchungen werden erst bei der Verbuchung ausgelöst. Sie können dies am einfachsten kontrollieren, wenn Sie bei der Verbuchung die Vorschau aktivieren. Damit die automatischen Anzahlungsbuchungen angezeigt werden, müssen Sie in der Buchungsvorschau auf fertige Buchungen umschalten. Nur dann werden auch jene Buchungen angezeigt, die vom Programm automatisch erstellt werden. Seitenanfang

6.6. Zahlungen aufbauen

Seitenanfang 

6.7. Fremdwährung

6.7.1. Einzelne Fremdwährungsbuchungen

Hinweis 

In den Telebankingdateien werden die Gebühren bei den Banken unterschiedlich angeliefert. Wenn diese nicht richtig angezeigt werden, können Sie die Spesenberechnung im Bankauszugskreis umstellen. Dazu steht Ihnen das Feld Spesenberechnung zur Verfügung. Damit Sie die Dateien nicht analysieren müssen, stellen Sie das Feld einfach um, lesen die Datei neu ein und kontrollieren die Spesen.

  In der Schweiz gibt es Banken, die die Spesen zwar in der Datei anliefern, abgebucht werden die Spesen jedoch nur einmal im Quartal als Gesamtsumme. Für diese Fälle gibt es im Feld Spesenberechnung eine eigene Ausprägung "Spesen Monats-/Quartalsabrechnung". Wählen Sie diese Einstellung, damit die Spesen bei den monatlichen Dateien nicht ausgelesen werden!

6.7.2. Bankkonten in Fremdwährung

Hinweis 

Wenn die Währung nicht auf der Bankverbindung hinterlegt wird, können die Umsätze nicht richtig ausgelesen werden und die Zahlungen werden mit einer Gesamtsumme von 0,00 angezeigt.

 Seitenanfang 

6.7.3. Manuelles Ausschalten der Fremdwährung

Seitenanfang 

6.7.4. Manuelle Erfassung von Fremdwährungsbeträgen

Beispiel 

Eine Rechnung wurde in USD eingebucht. In der Telebankingdatei wird jedoch nur der EUR-Betrag angeliefert und angezeigt. Um die Rechnung ausziffern zu können, verwenden Sie die Funktion "Erfassung Fremdwährung". Sobald Sie diese Funktion gestartet haben, öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der gewünschten Umrechnungsfaktoren. Nach Eingabe der Daten wird die Zahlung in der Bankauszugsverbuchung in der angegebenen Währung dargestellt. Damit kann die Rechnung richtig ausgeziffert werden und eventuelle Kursdifferenzen werden automatisch verbucht. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, anfallende Spesen etc. über die Auszifferung auszubuchen.

6.8. Buchen mit Filialen

• Manuelle Eingabe bzw. Auswahl der Filiale direkt auf der Zahlung im Feld "Filiale":
  
  
  
  
• Automatische Übernahme der Filiale auf die Zahlungsbuchung durch eine Fixierung am Kontenstamm.
  
  
• Hinterlegung der Filiale auf den Regeln im Feld "Filialnummer":
  
  
  
  
• Automatische Übernahme der Filiale auf die Zahlungsbuchung durch Hinterlegung eines Vorschlagswertes auf dem Bankkonto (Gegenkonto).

Seitenanfang 

6.9. Meldung Sonderausgaben (Spenden)

 Grundlegende Informationen zur Erfassung und Übermittlung der Sonderausgaben finden Sie unter Meldung Sonderausgaben (Spenden) ab 2017

6.9.1. Buchung auf Personenkonten

6.9.2. Buchung auf Sachkonten

Wenn Sie das Spendenkennzeichen setzen und keine Personennummer erfassen, dann wird beim Speichern der Buchung folgende Meldung ausgegeben:

"Es wurde eine Spende gebucht. Bitte geben Sie eine Personen-Nr. ein!"

Seitenanfang 

6.10. Zahlung abgrenzen

Zahlungen, die auf Aufwands- oder Erlöskonten gebucht werden, können mit der Funktion "Zahlung abgrenzen"  bei der Verbuchung abgegrenzt werden.

Hinweis 

Wenn auf einem Sachkonto das Kennzeichen Abgrenzungsautomatik auf "Ja" gesetzt wurde, dann öffnet sich automatisch die Abgrenzungserfassung, wenn eine Zahlung auf dieses Konto zugeordnet wird. Wurde das Konto anhand einer Regel zugeordnet, muss die Abgrenzung manuell gestartet werden.

Es können nur Zahlungen abgegrenzt werden, die auf ein Aufwands- oder Erlöskonto gebucht werden. Starten Sie die Funktion bei einer anderen Zahlung, wird folgende Meldung ausgegeben: "Abgrenzung kann nur bei Erlös/Aufwandsbuchungen durchgeführt werden."

Wird bei der Kontierung ein Konto mit hinterlegter Abgrenzungsautomatik eingegeben, dann öffnet sich das Abgrenzungsfenster beim Speichern der Buchung automatisch! Wird ein Konto mit hinterlegter Abgrenzungsautomatik aufgrund einer Regel zugeordnet, dann wird die betroffene Zahlung durch das Symbol  gekennzeichnet. Als Hinweistext wird beim Zahlungsstatus "Sachkonto Abgrenzung ohne Erfassung" angezeigt. Seitenanfang

6.11. Barauslagen (LEA-Verbuchung)

Hinweis 

Wenn Sie der Zahlung in der Bankauszugsverbuchung ein Dokument zuordnen, dann wird dieses ebenfalls in die Barauslagen übergeleitet!

6.12. Kraftfahrzeuge

6.13. Gesellschafternummer

Wurde eine Zahlung aufgrund einer Regel automatisch kontiert, dann erfolgt ebenfalls eine Prüfung auf das Gesellschafterkennzeichen. Bei zwingender Eingabe wird die Zahlung mit dem Zahlungsstatus  gekennzeichnet und die Gesellschafternummer muss eingegeben werden, um verbuchen zu können.

7. Automatische Kontenzuordnung

1. Zuerst werden die Zahlungsreferenzen ausgelesen und geprüft, anhand der Hinterlegungen eine Zuordnung möglich ist.
   
   
2. Ist eine Bankverbindung vorhanden und bereits als Regel abgespeichert, dann wird danach aufgrund der Bankverbindung zugeordnet.
   
   
3. Als drittes Kriterium werden die Textkonstanten ausgelesen.
   
   
4. Weiters werden die Regeln nach "Name Auftraggeber" überprüft.
   
   
5. Im Anschluss daran erfolgt eine Überprüfung des Verwendungszwecks auf die hinterlegten Schlüsselwörter.
   
   
6. Danach werden die Zahlungen anhand der Geschäftsvorfallcodes zugeordnet.
   
   
7. Konnte aufgrund dieser Hinterlegungen keine Zuordnung erfolgen, dann wird die Volltextsuche im Verwendungszweck durchgeführt.
   
   
8. Zuletzt wird versucht, die Belege anhand der ZV Zahlungsreferenz zuzuordnen (wenn der Parameter Auszifferung nach "ZV-Zahlungsreferenz entsprechend gesetzt wurde).

Hinweis 

Bei Kreditkartenzahlungen muss die Zuordnung immer aufgrund der hinterlegten Regeln für die Kreditkarten erfolgen. Ansonsten ist keine automatische Aufteilung der Spesen möglich.

7.1. Hinterlegung Zahlungsreferenzen

Hinweis 

Für spezielle Anlassfälle wurde eine Variante geschaffen, Kontierungen anhand der Zahlungsreferenz vornehmen zu lassen ohne weitere Einstellungen treffen zu müssen. Für diese Sonderfälle gibt es die Möglichkeit der Referenzierung über eine CSV-Datei: In der CSV-Datei muss in der ersten Spalte jene Nummer angegeben werden, die in der Telebankingdatei als Zahlungsreferenz mitgeschickt wird. In der zweiten Spalte wird die Kontonummer des Personenkontos angegeben. Die Zahlungsreferenz ist auch in der Telebankingdatei enthalten und wird in der Bankauszugsverbuchung in der Spalte Zahlungsreferenz angezeigt. Die Zuordnung in der Bankauszugsverbuchung erfolgt folgendermaßen: Die CSV-Datei wird in einem Ordner mit dem Namen "Ref" abgespeichert. Der Ordner "Ref" liegt im gleichen Verzeichnis wie die Telebankingdateien. Beim Einlesen der Telebankingdateien wird geprüft, ob es einen Ref-Ordner gibt. Wenn ja, dann wird die Zahlungsreferenz aus der Telebankingdatei ausgelesen – und dann diese Zahlungsreferenz in der CSV-Datei gesucht. Wird die Zahl gefunden, dann wird in dieser Zeile die Kontonummer aus der zweiten Spalte ausgelesen und damit in der Bankauszugsverbuchung kontiert.

 

Hinweis 

Wird eine neue Einstellung für die Zahlungsreferenz angelegt, dann muss diese am Bankauszugskreis im Feld Zahlungsreferenz zugeordnet werden. Ohne diese Zuordnung wird die Zahlungsreferenz beim Einlesen nicht berücksichtigt.

7.2.  Regeln Bankauszugsverbuchung

 Seitenanfang 

• Regeln nach Bankverbindung
• Regeln nach Textkonstanten
• Regeln nach Name Auftraggeber
• Regeln nach Schlüsselwörtern
• Regeln nach Geschäftsvorfallcodes

Treffen zwei gleichartige Regeln auf eine Zahlung zu, wird die erste gefundene Regel zugeordnet und die Zahlung mit dem Zahlungsstatus  gekennzeichnet.

Firma	Firma, für die die Regel angelegt wurde.
PrüfKz	Kennzeichen, um welche Art von Regel es sich handelt.
Vergleichswerte	Hier ist der Wert zurückgespeichert, nach dem die Zuordnung zukünftig erfolgen soll. Die Vergleichswerte sind ergänzend d. h. nur, wenn die Werte aller Vergleichswerte zutreffen, wird zugeordnet.
Vergleichswerte	Hier ist der Wert zurückgespeichert, nach dem die Zuordnung zukünftig erfolgen soll. Die Vergleichswerte sind ergänzend d. h. nur, wenn die Werte aller Vergleichswerte zutreffen, wird zugeordnet.
Vergleichswerte	Hier ist der Wert zurückgespeichert, nach dem die Zuordnung zukünftig erfolgen soll. Die Vergleichswerte sind ergänzend d. h. nur, wenn die Werte aller Vergleichswerte zutreffen, wird zugeordnet.
Vergleichswerte	Hier ist der Wert zurückgespeichert, nach dem die Zuordnung zukünftig erfolgen soll. Die Vergleichswerte sind ergänzend d. h. nur, wenn die Werte aller Vergleichswerte zutreffen, wird zugeordnet.
Kto-Nr	Konto, auf das laut Regel verbucht wird.
Spesenkonto	Konto, auf das die Kreditkartenspesen verbucht werden.
USt-Steuercode	Steuerart, mit der verbucht wird.
USt-Prozentsatz	Steuerprozentsatz, mit dem verbucht wird.
Kostenstelle	Eingabe der Kostenstelle für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet und mit F5 kann eine neue Kostenstelle angelegt werden. Beachten Sie, dass nur eine einzelne Kostenstelle auf der Regel hinterlegt werden kann. Die Hinterlegung von mehreren Kostenstellen auf der Regel ist nicht möglich. In solchen Fällen muss die Kostenaufteilung manuell in der Bankauszugsverbuchung durchgeführt werden.
Buchungstext (Zahlung)	In diesem Feld kann ein Text für die Verbuchung der Zahlung eingegeben werden. Wird eine Zahlung aufgrund einer Regel kontiert, dann wird dieser Text automatisch übernommen. Zusätzlich kann mit variablen Buchungstexten gearbeitet werden. Die Variablen werden bei der Zahlung automatisch in die richtigen Werte umgewandelt. Die Variablen können entweder manuell eingetragen oder mit der Schaltfläche  angezeigt und durch Anklicken in das Feld übernommen werden. Folgende Variable stehen für den Buchungstext zur Verfügung:   $Auszifferung$: Alle ausgezifferten Rechnungen der Zahlung werden in den Buchungstext übernommen. Bei Lieferanten wird die externe Belegnummer übernommen (wenn diese eingegeben wurde), ansonsten die interne Belegnummer. Die Belegnummern werden mit Bindestrich getrennt. $BelegNr$: Belegnummer der zugeordneten Rechnung $BMDZweck$: Mit dieser Variable wird der - von BMD aus verschiedenen Werten generierte - Verwendungszweck aus dem Feld "Verwendungszweck" als Buchungstext herangezogen. $BuSymbol$: Buchungssymbol $GktoBez$: Bezeichnung des Gegenkontos (Bank- oder Verrechnungskonto) $HalbJahr$: Halbjahr Wenn Sie die Variable $Halbjahr$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem das Format  (HJ z. B. 1) eingestellt wird. Nach der Auswahl wird die Variable $HalbJahr$ angezeigt. $VorHalbJahr$: Voriges Halbjahr Wenn Sie die Variable $VorHalbJahr$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem das Format (HJ z. B. 2) eingestellt wird. Nach der Auswahl wird die Variable $VorHalbJahr$ angezeigt. $Jahr$: Jahr laut Zahlungsdatum Wenn Sie die Variable $Jahr$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (yy oder yyyy) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $Jahr:yy$ (z. B. 18) oder $Jahr:yyyy$ (z. B. 2018) angezeigt. $JahrNaechstMonat$: Jahr Folgemonat Wenn Sie die Variable $JahrNaechstMonat$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (yy oder yyyy) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $JahrNaechstMonat:yy$ (z. B. 18) oder $JahrNaechstMonat:yyyy$ (z. B. 2018) angezeigt. $JahrNaechstQuartal$: Jahr des Folgequartals Wenn Sie die Variable $JahrNaechstQuartal$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (yy oder yyyy) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $JahrNaechstQuartal:yy$ (z. B. 18) oder $JahrNaechstQuartal:yyyy$ (z. B. 2018) angezeigt. $JahrVorMonat$: Jahr Vormonat Wenn Sie die Variable $JahrVorMonat$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (yy oder yyyy) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $JahrVorMonat:yy$ (z. B. 18) oder $JahrVorMonat:yyyy$ (z. B. 2018) angezeigt. $JahrVorVorMonat$: Jahr Vor-Vormonat in Kurzform Wenn Sie die Variable $JahrVorVorMonat$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (yy oder yyyy) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $JahrVorVorMonat:yy$ (z. B. 18) oder $JahrVorVorMonat:yyyy$ (z. B. 2018) angezeigt. $JahrVorQuartal$: Jahr Vorquartal Wenn Sie die Variable $JahrVorQuartal$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (yy oder yyyy) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $JahrVorQuartal:yy$ (z. B. 18) oder $JahrVorQuartal:yyyy$ (z. B. 2018) angezeigt. $KW$: Kalenderwoche Wenn Sie die Variable $KW$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem das Format (KW z. B. 22) eingestellt wird. Nach der Auswahl wird die Variable $KW$ angezeigt. $KtoBez$: Bezeichnung des zugeordneten Kontos $KtoNam$: Kontoname aus dem Feld "Name Auftraggeber" der Zahlung $KundDat$: Zahlungsreferenz aus dem Feld "Zahlungsreferenz" der Zahlung $Monat$: Monat lt. Zahlungsdatum Wenn Sie die Variable $Monat$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (m, mm, mmm oder mmmm) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $Monat:m$ (z. B. 2), $Monat:mm$ (z. B. 02), $Monat:mmm$ (z. B. Feb) oder $Monat:mmmm$ (z. B. Februar) angezeigt. $MonatsErster$: Erster Tag des Monats lt. Zahlungsdatum Wenn Sie die Variable $MonatsErster$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (d oder dd.mm.yyyy) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $MonatsErster$ (z. B. 1) oder $MonatsErster:dd.mm.yyyy$ (z. B. 01.10.2019) angezeigt. $MonatsLetzter$: Letzter Tag des Monats lt. Zahlungsdatum Wenn Sie die Variable $MonatsLetzter$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (d oder dd.mm.yyyy) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $MonatsLetzter$ (z. B. 31) oder $Monatsletzter:dd.mm.yyyy$ (z. B. 31.10.2019) angezeigt. $NaechstJahr$: Folgejahr lt. Zahlungsdatum Wenn Sie die Variable $NaechstJahr$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (yy oder yyyy) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $NaechstJahr:yy$ (z. B. 18) oder $NaechstJahr:yyyy$ (z. B. 2018) angezeigt. $NaechstMonat$: Folgemonat lt. Zahlungsdatum Wenn Sie die Variable $NaechstMonat$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (m, mm, mmm oder mmmm) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $NaechstMonat:m$ (z. B. 2), $NaechstMonat:mm$ (z. B. 02), $NaechstMonat:mmm$ (z. B. Feb) oder $NaechstMonat:mmmm$ (z. B. Februar) angezeigt. $NaechstQuartal$: Nächstes Quartal Wenn Sie die Variable $NaechstQuartal$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das Format (q) einstellen müssen. Die Variable wird weiterhin als $NaechstQuartal$ (z. B. 4) angezeigt. $Quartal$: Quartal lt. Zahlungsdatum Wenn Sie die Variable $Quartal$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das Format (q) einstellen müssen. Die Variable wird weiterhin als $Quartal$ (z. B. 4) angezeigt. $RechnungsText$: Buchungstext der zugeordneten Rechnung $VorJahr$: Vorjahr lt. Zahlungsdatum Wenn Sie die Variable $VorJahr$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (yy oder yyyy) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $VorJahr:yy$ (z. B. 18) oder $VorJahr:yyyy$ (z. B. 2018) angezeigt. $VorMonat$: Vormonat lt. Zahlungsdatum Wenn Sie die Variable $VorMonat$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (m, mm, mmm oder mmmm) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $VorMonat:m$ (z. B. 2), $VorMonat:mm$ (z. B. 02), $VorMonat:mmm$ (z. B. Feb) oder $VorMonat:mmmm$ (z. B. Februar) angezeigt. $VorQuartal$: Vorquartal Wenn Sie die Variable $VorQuartal$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das Format (q) einstellen müssen. Die Variable wird weiterhin als $VorQuartal$ (z. B. 4) angezeigt. $VorVorMonat$: Vor-Vormonat lt. Zahlungsdatum Wenn Sie die Variable $VorVorMonat$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (m, mm, mmm oder mmmm) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $VorVorMonat:m$ (z. B. 2), $VorVorMonat:mm$ (z. B. 02), $VorVorMonat:mmm$ (z. B. Feb) oder $VorVorMonat:mmmm$ (z. B. Februar) angezeigt. $ZDat$: Zahlungsdatum Wenn Sie die Variable $ZDat$ eingeben, dann öffnet sich danach ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Format (dd.mm.yyyy oder yyyy.mm.dd) einstellen können. Je nach Auswahl wird die Variable $ZDat:dd.mm.yyyy$ (z. B. 17.02.2018) oder $ZDat:yyyy.mm.dd$ (z. B. 2018.02.17) angezeigt. $Zweck$: Verwendungszweck aus der Telebankingdatei (Feld "Verwendungszweck Bank"). Es können mehrere Variable miteinander kombiniert werden (auch mit Leerzeichen dazwischen, wenn dies gewünscht wird). Beispiel: $KundDat$$KtoNam$$Beleg$ Bei der Verbuchung wird der Buchungstext automatisch in das Feld "ZV-Zahlungsreferenz" der Zahlungsbuchung übernommen.
Regel aktiv	Gibt an, ob die Regel aktiv ist d. h. angewendet wird. Ist diese Regel deaktiviert, werden Zahlungen, auf die die aktuelle Regel zutrifft, nicht mehr automatisch kontiert. Regeln nach Schlüsselwort können nicht deaktiviert werden. Wenn Sie diese nicht mehr benötigen, dann muss die Regel gelöscht werden.

 

 Feldauswahl Regeln Bankauszugsverbuchung

Hinweis 

Bei der Erfassung von Regeln ist es nicht notwendig, auf Groß-/Kleinschreibung zu achten. Sonderzeichen müssen bei der Regelerfassung nicht berücksichtigt werden.

7.2.1. Regel nach Bankverbindung

 

Für die Verspeicherung der Bankverbindung ist es nicht notwendig, dass diese auf den Personenkonten hinterlegt wurde. Die Bankverbindung wird nur aus der Telebankingdatei ausgelesen und es erfolgt kein automatischer Abgleich mit den Kontenstammdaten.

 

Wurde eine Zahlung aufgrund einer Regel nach Bankverbindung zugeordnet, erkennen Sie das am Bank-Symbol im Feld "Regel-ID".

 

 

Standardmäßig werden die Regeln nach Bankverbindung automatisch im Hintergrund angelegt. Um die Regeln besser kontrollieren oder ergänzen (siehe Gleiche Bankverbindung bei mehreren Konten) zu können, besteht die Möglichkeit, dass auch bei diesen Regeln das Fenster für die Regelanlage geöffnet wird. Dazu setzen Sie den Parameter → Regelanlage nach "Bankverbindung" auf 2 - Ja mit Abfrage. 

Wenn Sie mit dieser Einstellung eine Zahlung kontieren und danach speichern, öffnet sich folgendes Fenster. Die Regel wird nur angelegt, wenn Sie die Abfrage mit Speichern und Schließen bestätigen.

 

Wenn Sie nicht mit Regeln nach Bankverbindung arbeiten möchten (nicht empfohlen), setzen Sie den Parameter auf 0 - Nein.

Hinweis 

Wenn Sie die Bankverbindungen der Kunden und/oder Lieferanten direkt am Kontenstamm erfassen, dann können Sie in der Bankauszugsverbuchung die Kontoermittlung mittels IBAN starten. Mit dieser Funktion werden die Bankverbindungen (d. h. die IBAN) aus der Datei mit den auf den Personenkonten hinterlegten Bankverbindungen verglichen. Wird eine IBAN erkannt, dann wird automatisch eine Regel nach Bankverbindung angelegt. Die Zahlungen müssen dadurch nicht mehr manuell bearbeitet werden, um die Regel anzulegen! Voraussetzung dafür ist, dass die Bankverbindungen auf den Kunden bzw. Lieferanten hinterlegt wurden.   Da der Stammdatenvergleich speziell bei großen Buchhaltungen relativ lange dauern kann, empfehlen wir die Ausführung nur dann, wenn Sie noch keine/wenige Regeln nach Bankverbindung angelegt haben.

7.2.1.1. Gleiche Bankverbindung bei mehreren Konten

Beispiel 

Die Versicherungszahlungen werden alle an die gleiche Versicherungsgesellschaft bezahlt. Dabei wird bei jeder Zahlung die gleiche Bankverbindung mitgesendet. Es sind jedoch verschiedene Konten betroffen, daher muss eine zusätzliche Textkonstante eingefügt werden.   Die Bankverbindung ist bei allen Zahlungen gleich:     In solchen Fällen schauen Sie sich den Verwendungszweck der Zahlungen genauer an. Überprüfen Sie, durch welche Werte sich die beiden Zahlungen unterscheiden. Dies können z. B. Polizzennummern sein.       Aufgrund der bestehenden Regel würden alle Versicherungseinzüge auf das gleiche Konto 7330 zugeordnet: Um dies zu verhindern und die Zahlungen den richtigen Konten zuzuordnen, wählen Sie über die rechte Maustaste die Funktion Regel neu anlegen. Achten Sie darauf, dass die Funktion auf der zugeordneten Versicherungszahlung gestartet wird. Damit werden die Werte der bestehenden Regel automatisch für die neue Regel vorgeschlagen. Bei der neuen Regel hinterlegen Sie im Feld "Textkonstante 3" den Text, durch den sich die Zahlungen unterscheiden – in unserem Beispiel z. B. die Polizzen-Nummer. Als Konto hinterlegen Sie das richtige Konto für die Polizze 123456789.   Sobald Sie die Regel speichern, wird automatisch geprüft, auf welche Zahlungen die neue Regel zutrifft. Diese Zahlungen werden nach der neuen Regel kontiert. In diesem Fall werden alle Zahlungen mit der Bankverbindung AT39120000023480444 auf das Konto 7330 gebucht – außer jene, bei denen der Text "123456789" im Verwendungszweck vorkommt. Diese werden dem Konto 7331 zugeordnet.     Mit dieser Vorgangsweise können daher beliebig viele Regeln pro Bankverbindung angelegt werden.

Hinweis 

Bei Kunden, die auch als Lieferanten auftreten, ist es oft schwierig, eine Unterscheidung anhand des Verwendungszwecks zu treffen. In diesen Fällen kann mit der Betragsprüfung auf der Regel gearbeitet werden!

7.2.2. Regel nach Textkonstante

Achtung! 

Legen Sie die Regeln nach Textkonstante so genau und detailliert wie möglich an. Je mehr Wörter oder Begriffe angegeben werden, desto exakter funktioniert die automatische Zuordnung. Beachten Sie dabei, die Textkonstanten so zu wählen, dass die Zahlungen eindeutig zugeordnet werden können. Von Textkonstanten mit nur 2 oder 3 Zeichen raten wir unbedingt ab. Solche Regeln führen sehr häufig zu falschen Zuordnungen und enormen Problemen beim Einlesen der Telebankingdateien. Wenn keine eindeutige Zuordnung der Zahlungen vorgenommen werden kann, können die Daten nicht richtig in die Bankauszugsverbuchung eingelesen werden!

7.2.3. Regel nach Name Auftraggeber

 

7.2.4. Regel nach Schlüsselwörtern

Beispiel 1 

Im Verwendungszweck wurde eingetragen, dass die Überweisung für die Kundennummer 200006 erfolgte:     In diesem Fall soll daher die Kontonummer ausgelesen werden. Das Schlüsselwort "Kundennr." muss daher im Feld Schlüsselwort Konto angegeben werden:

Hinweis 

In manchen Fällen werden die Kundennummern auf den Ausgangsrechnungen verkürzt angegeben und entsprechen daher nicht den Kundennummern in der FIBU. So wird auf der Rechnung z. B. die Kundennummer mit 1003 angedruckt, in der FIBU wurde das Konto jedoch mit 201003 angelegt. Bei der Zahlung wird damit im Verwendungszweck "Kundennummer 1003" angegeben, und die Kontonummer kann nicht automatisch erkannt werden. Bei der Schlüsselwortsuche nach Kontonummer besteht daher die Möglichkeit, der Nummer im Verwendungszweck zusätzliche Zahlen voranzustellen. Dazu steht das Feld "Zus. Zahl vor Konto-/Belegnummer" zur Verfügung.     Mit dieser Einstellung wird die Kontonummer 1003 aus dem Verwendungszweck ausgelesen, die Zahl 20 wird vorangestellt, und das Konto 201003 kann damit richtig zugeordnet werden.

Beispiel 2 

Im Verwendungszweck wurde eingetragen, dass die Rechnung Nr. 1016 überwiesen wurde:     In diesem Fall soll daher die Rechnungsnummer ausgelesen werden. Das Schlüsselwort "Rechnung Nr." muss daher im Feld "Schlüsselwort Beleg" angegeben werden:

Beispiel 3 

Im Verwendungszweck wurde eingetragen, dass die Rechnung Nr. 60102 überwiesen wurde:     Die Rechnung wurde jedoch in der Buchhaltung mit der Nummer 201760102 gebucht.     In diesem Fall muss zusätzlich zur Rechnungsnummer auch der Wert 2017 ergänzt werden. Die Regel nach Schlüsselwörtern muss daher wie folgt angelegt werden.   Das Schlüsselwort "Rechnung Nr." muss daher im Feld Schlüsselwort Beleg angegeben werden:     Damit der Wert 2017 automatisch erkannt wird, muss im Feld Zus. Zahl vor Konto-/Belegnummer der Wert 2017 eingetragen werden:     Beim Prüfen der Rechnungsnummer wird damit 2017 vorangestellt und die Rechnung erkannt:

Hinweis 

Wird in der Buchhaltung mit alphanumerischen Belegnummern gearbeitet, dann muss dies bei der Schlüsselwortsuche nach Belegnummer im Feld Art der Belegnummer durch Hinterlegung einer "1" angegeben werden.

Achtung! 

Die Schlüsselwortsuche nach Kundennummer wird häufig für die Zuordnung von SEPA-Einzügen verwendet. In diesen Fällen wird die Mandats-ID im Verwendungszweck übergeben. Im Verwendungszweck ist die Mandats-ID (entspricht der Kundenkontonummer) jedoch sehr oft mit angehängtem Mandatsdatum angegeben:   Beispiel:   Im Verwendungszweck wird z. B. 20100401012015 mitgeschickt. Da die Kundenummer nur 201004 lautet, kann die Kontonummer nicht erkannt werden.   Um auch diese Kontonummern richtig zu erkennen wird im Hintergrund geprüft, ob in den Zahlungsreferenzen die Länge der Kundennummer eingegeben wurde. Das heißt, wurde in der hinterlegten Zahlungsreferenz angegeben, wie viele Stellen die Kontonummer hat, dann wird diese mit den Werten im Verwendungszweck abgeglichen.   Beispiel:   Aufgrund dieser Hinterlegung kann das Programm erkennen, dass die Kontonummern 6stellig angelegt sind und die Kundennummer wird richtig aus dem Verwendungszweck ausgelesen.

7.2.5. Regel nach Geschäftsvorfallcode

7.3. Spesenverteiler

• Wenn sich die Beträge jedes Monat ändern, dann sollte der Spesenverteiler zuvor in den Automatikbuchungen angelegt und dann in der Bankauszugsverbuchung manuell aufgerufen werden.
  
  
• Wenn die Beträge jedes Monat gleichbleiben, dann legen Sie den Spesenverteiler am besten direkt aus der Bankauszugsverbuchung heraus an. Der Vorteil dabei ist, dass bei dieser Vorgangsweise die Beträge automatisch verspeichert werden.
  
  
• Wenn sich die Beträge jedes Monat ändern, Sie aber aufgrund der Textkürzel eine automatische Betragsaufteilung möchten, dann kann diese sowohl bei bestehenden Spesenverteilern, als auch bei neu angelegten verwendet werden. Dabei handelt es sich jedoch um eine spezielle Funktion, die auf die Texte im Verwendungszweck zugreift.
  
  

Hinweis 

Sie können den Spesenverteiler auch nutzen, wenn Sie zwar das gleiche Konto, aber verschiedene Kostenstellen bebuchen möchten. Legen Sie dazu im Spesenverteiler ebenfalls zwei Aufteilungszeilen an. Dort erfassen Sie zwar in jeder Zeile das gleiche Konto, jedoch eine andere Kostenstelle. Beachten Sie dabei, dass die Aufteilungszeilen bei der Verbuchung nicht zusammengefasst werden und pro Kostenstelle eine eigene Buchungszeile erzeugt wird!

7.3.1. Manueller Aufruf des Spesenverteilers und Zuordnung der Zahlung

 

Hinweis 

Da die Beträge einzeln auf die angegebenen Konten verbucht werden, ist der Gesamtbetrag dieser Zahlung nicht im Journal ersichtlich. Sie haben jedoch die Möglichkeit, den Gesamtbetrag zu Informationszwecken auf ein Freifeld in der Buchung zu übernehmen. Dazu steht Ihnen der Parameter Verbuchung → Übernahme Zahlungsbetrag in Freifeld zur Verfügung. Wenn Sie in diesem Parameter ein Freifeld hinterlegen, dann wird der gesamte Betrag der Zahlung bei der Verbuchung in dieses Freifeld übernommen. Damit haben Sie die Möglichkeit, im Journal nach der Überweisungssumme zu suchen.

7.3.2. Anlage eines neuen Spesenverteilers aus Zahlungsaufteilung

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7.3.3. Spesenverteiler mit automatischer Betragserkennung

Beispiel 

In diesem Beispiel werden die Monatsabgaben an das Finanzamt überweisen. Die Beträge und Kürzel für die monatlichen Abgaben sind im Verwendungszweck angeführt.

Hinweis 

Wir empfehlen, den benötigten Spesenverteiler zuvor anzulegen bzw. aus dem Standard zu übernehmen. Nähere Infos dazu finden Sie unter Automatikbuchungen.

Beispiel 

In der ersten Zeile des Spesenverteiler soll die Umsatzsteuer-Zahllast ermittelt werden. Diese ist im Verwendungszweck so angeführt:

Beispiel 

Die USt-Zahllast wird in diesem Fall durch den Buchstaben U definiert. Daher tragen Sie als Textkonstante "U" ein.

Beispiel 

Der Betrag wird hier links der Textkonstante ("U") angeführt. Wählen Sie daher im Feld Betragsposition die Ausprägung "Betrag links vom Text".

Beispiel 

Da der Betrag im Verwendungszweck ohne Komma angegeben wird, muss im Feld "Betragsformat" die Ausprägung "Dezimalkomma automatisch einfügen (100=1,00)" ausgewählt werden.

Beispiel 

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Wird beim Einlesen einer Datei eine Zahlung aufgrund dieser Regel zugeordnet, dann wird automatisch eine Zahlungsaufteilung lt. Spesenverteiler vorgenommen. Die Beträge werden aufgrund der Einstellungen automatisch erkannt und richtig aufgeteilt.

 

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Hinweis 

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass die Beträge im Verwendungszweck mit unterschiedlichen Vorzeichen angegeben werden. Dies ist z. B. sehr häufig bei Monatsabschlüssen der Fall.     Damit die Beträge auch in diesen Fällen richtig erkannt werden können, müssen Sie im Spesenverteiler zusätzlich das Feld Unterschiedliche Vorzeichen aktivieren.

Hinweis 

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass die Beträge nicht ermittelt werden können, weil zwischen Textkonstante und Zahlungsbetrag ein weiterer Wert angegeben wurde. Dies ist z. B. sehr häufig bei Kreditkartenabrechnungen der Fall (z. B. das Datum). In diesem Beispiel wird zusätzlich das Abrechnungsdatum "1228" angegeben. Damit die Beträge auch in diesen Fällen richtig erkannt werden können, müssen Sie im Spesenverteiler zusätzlich das Feld Variabler Text einblenden. In diesem Feld werden jene Zeichen eingetragen, die bei der Betragsermittlung nicht berücksichtigt werden sollen. Entscheidend dabei ist nur die Anzahl der angegebenen Zeichen. Das heißt, Sie müssen nicht zwingend genau den Text aus dem Verwendungszweck eingeben (hier 1228), sondern Sie könnten genauso XXXX oder 1234 eintragen. Der Einfachheit halber empfehlen wir Ihnen, den Text aus dem Verwendungszweck zu übernehmen. Steht bei der nächsten Abrechnung ein anderer Wert mit vier Stellen (z. B. 0105), funktioniert die Betragserkennung trotzdem.

7.4. Kreditkartenverbuchung

 

Kreditkartenfirma	Hier wird der Name des Kreditkarteninstitutes angegeben (Paylife, Card Complete etc.). Sollen die Umsätze nach Kreditkartenart (z. B. Visa, Mastercard etc.) unterschieden werden, dann sind die entsprechenden Kürzel aus dem Verwendungszweck (CM, CV) übermittelt als Kreditkartenfirma anzugeben.
Kreditkartenterminal	Als Terminalnummer wird der Wert aus dem Feld "Zahlungsreferenz" vorgeschlagen. Sollte dort die Terminalnummer nicht aufscheinen (z. B. bei Bankomatzahlungen), dann können Sie diese aus dem Verwendungszweck auslesen.
Textkonstante vor Bruttobetrag	Damit der Bruttobetrag richtig ausgelesen werden kann, ist es notwendig zu definieren, wo dieser Betrag im Verwendungszweck übergeben wird. Diese Definition erfolgt über das Feld "Textkonstante vor Bruttobetrag".   In diesem Beispiel steht vor dem Bruttobetrag das Wort "BR" (das "+" dient als Vorzeichen für den Betrag und ist nicht anzugeben)   Daher ist als Textkonstante "BR" anzugeben. Sollte die Buchstabenkombination "BR" mehrmals im Text vorkommen, wird durch interne Berechnungen der richtige Bruttobetrag trotzdem erkannt bzw. ausgelesen.   Bei manchen Kreditkartenfirmen wird der Bruttobetrag ohne entsprechenden Text angegeben. In diesen Fällen geben Sie hier bitte ein Leerzeichen ein!
Freifeld Kreditkarte	In manchen Fällen kann es vorkommen, dass die Kreditkartenspesen vergütet und damit positiv übermittelt werden. Um die positiven Spesen zu berücksichtigen, muss im "Freifeld Kreditkarte" das Kürzel für die Spesen inkl. positivem Vorzeichen hinterlegt werden.
Konto	Konto für die Verbuchung des Bruttobetrages der Kreditkartenzahlung; Der Bruttobetrag kann auf ein Verrechnungs- oder Personenkonto gebucht werden. Wenn gewünscht, kann auch direkt auf ein Erlöskonto gebucht werden. Dann ist das betreffende Erlöskonto hier zu hinterlegen. Der Steuercode und Prozentsatz für die Erlösbuchung werden lt. Hinterlegung am Erlöskonto übernommen.
Spesenkonto	Konto für die Verbuchung der Kreditkartenspesen. Die Höhe der Spesen wird automatisch aus der Datei ermittelt und diese Spesen werden dann auf das angegebene Spesenkonto verbucht.
USt-Steuercode	Angabe der Steuerart für die Spesenverbuchung
USt-Prozentsatz	Angabe des Steuerprozentsatzes für die Spesenverbuchung
Kostenstelle	Kostenstelle, auf die verbucht werden soll.
Buchungstext (Zahlung)	Text, mit dem die Zahlung verbucht werden soll.

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Beispiel 

Verwendungszweck der Zahlung:   Erfassung der Kreditkartendaten:   Anzeige im Reiter "Zahlungsaufteilung":

Hinweis 

Wenn Sie das Kreditkarten-Verrechnungskonto als OP-führend angelegt haben, dann können Sie eine automatische Auszifferung nach Zahlbetrag vornehmen lassen. Setzen Sie dazu den Parameter Automatische Zuordnung → Auszifferung nach Zahlungsbetrag Kreditkarten auf "1 - Auszifferung bei Betragsgleichheit". Mit dieser Einstellung wird geprüft, ob der Bruttobetrag der Zahlung als offener Posten auf dem Verrechnungskonto vorhanden ist. Wenn ja, wird der Beleg automatisch ausgeziffert.

7.5. Zusätzliche Regeloptionen

7.5.1. Betragsprüfung

Beispiel 

Die Firma "EP Elektro Poth" ist als Kunde in der Buchhaltung angelegt und erhält regelmäßig Ausgangsrechnungen, die mittels Überweisung bezahlt werden. Zusätzlich gibt es jedoch auch ein Lieferantenkonto zur Firma "EP Elektro Poth", da von dort auch Ware bezogen wird. Die Eingangsrechnungen werden ebenfalls via Banküberweisung beglichen. Da bei beiden Überweisungen die gleiche IBAN mitgeschickt wird, ist die Zuordnung über eine "normale" Regel nach Bankverbindung schwierig:     In diesem Fall arbeiten Sie mit dem Feld "Betragsprüfung": Kontieren Sie die Eingangszahlung wie gewohnt auf das Kundenkonto. Im Hintergrund wird automatisch eine Regel nach Bankverbindung angelegt und beide Zahlungen auf das Kundenkonto zugeordnet.     Damit die Kontierung zukünftig richtig erfolgt, bearbeiten Sie die Regel mit rechter Maustaste → Regel bearbeiten und hinterlegen Sie bei der Betragsprüfung das Kennzeichen Zahlungseingang.     Beim Speichern der Regel wird erneut geprüft und nur mehr die Eingangszahlung kontiert.     Jetzt können Sie die Ausgangszahlung wie gewohnt dem Lieferantenkonto zuweisen. Im Hintergrund wird wieder automatisch eine Regel nach Bankverbindung angelegt. Da bereits eine Regel mit der gleichen Bankverbindung vorhanden ist, wird zusätzlich das Kennzeichen Betragsprüfung berücksichtigt und bei der neuen Regel automatisch die umgekehrte Einstellung getroffen. Das heißt, wenn es bereits eine Regel mit dem Kennzeichen "Zahlungseingang" gibt, dann wird die neue Regel automatisch mit dem Kennzeichen "Zahlungsausgang" angelegt (und natürlich umgekehrt).

Sie können die Betragsprüfung bei folgenden Regelarten verwenden: Regel nach Bankverbindung Regel nach Textkonstante Regel nach Name Auftraggeber Regel nach Geschäftsvorfallcode Zwischenkonto für unkontierte Zahlungen

7.5.2. Regelerfassung ausschalten

7.5.2.1. Kurzfristiges Ausschalten der Regelerfassung

Mit der Funktion "Regelerfassung ausschalten"  kann die Regelerfassung ausgeschaltet werden. Bei ausgeschalteter Erfassung erfolgt keine automatische Verspeicherung der Bankverbindungen bzw. erfolgt keine Abfrage zur manuellen Regelerfassung. Bereits bestehende Regeln werden jedoch weiterhin angewendet.

Wenn die Regelerfassung eingeschaltet ist, dann ist die Schaltfläche mit "Regelerfassung ausschalten" gekennzeichnet, d. h., durch Anklicken des Schalters deaktivieren Sie die Regelerfassung.

Zusätzlich wird in der Infozeile der Hinweis "Regelerfassung eingeschaltet" angezeigt.

 

 

Wurde die Regelerfassung ausgeschaltet, dann ist der Button mit "Regelerfassung einschalten" gekennzeichnet und in der Infozeile wird der Hinweis "Regelerfassung ausgeschaltet" angezeigt.

Die Regelerfassung wird beim nächsten Programmeinstieg automatisch wieder aktiviert.

 

7.5.2.2. Generelles Ausschalten der Regelerfassung

7.5.2.3. Ausschalten einzelner Regelarten

Wenn Sie die Anlage einzelner Regelarten ausschalten möchten, dann stehen Ihnen dazu unter Extras → Einstellungen für Bankauszugsverbuchung → Allgemein folgende Parameter zur Verfügung.

Damit haben Sie die Möglichkeit, die Neuanlage von Regeln nach "Name Auftraggeber", "Textkontanten" bzw. "Bankverbindung" zu verhindern.

 

 

Wenn Sie die Parameter auf "Nein" setzen, werden solange keine neuen Regeln angelegt, bis Sie die Regelerfassung wieder aktivieren.

Seitenanfang 

7.5.3. Zahlungen zur Prüfung kennzeichnen

Hinweis 

In manchen Fällen entsteht das Problem, dass bei einer Bankverbindung sowohl Zahlungsausgänge als auch Zahlungseingänge vorkommen (z. B. bei Gemeinden mit Gemeindeabgaben und Mieterlösen). Das Problem dabei ist, wenn das erste Mal eine Zahlung an die Gemeinde geleistet wird, dann wird im Hintergrund eine Regel nach Bankverbindung mit dem Aufwandskonto angelegt. Wenn das nächste Mal dann eine Gutschrift von der Gemeinde eingeht (z. B. Mieterlöse), dann wird die Eingangszahlung auf das Aufwandskonto kontiert. Daher wird bei der Regelzuordnung folgende Prüfung durchgeführt: Bei der ersten Kontierung wird die Regel nach Bankverbindung im Hintergrund angelegt. Bei der nächsten Zahlung mit dieser Bankverbindung wird dann geprüft, ob das Vorzeichen der Zahlung mit dem hinterlegten Erfolgskonto übereinstimmt (d. h. Gutschrift/Erlöskonto, Zahlung/Aufwandskonto). Stimmt das Vorzeichen, dann wird ganz normal anhand der Regel kontiert. Unterscheidet sich das Vorzeichen, dann wird bei der betroffenen Zahlung das Kennzeichen Zahlung prüfen gesetzt. Für die betreffende Zahlung kann dann mittels rechter Maustaste eine neue Regel mit einer zusätzlichen Textkonstante (zur Unterscheidung, z. B. Miete) angelegt werden.

7.5.4. Regeln auf inaktiv setzen

7.5.5. Einschränkung nach eigener (Firmen-)Bankverbindung

Die Telefongebühren werden üblicherweise auf das Konto 7380 gebucht. Zusätzlich dazu werden die privaten Telefongebühren vom Konto AT9734560000121234567 bezahlt – diese müssen auf das Privatkonto gebucht werden.   In diesem Fall werden zwei Regeln angelegt: Die Regel für die Telefongebühren wird wie gewohnt erfasst, um die Telefonkosten auf das Konto 7380 zu buchen.     Zusätzlich wird eine eigene Regel für die privaten Telefonkosten erfasst.     Die Kontierung erfolgt somit bei allen Banken auf das Konto 7380. Nur, wenn die Telefongebühren am Konto AT973456000121234567 aufscheinen, wird auf das Konto 9600 zugeordnet.  Seitenanfang

7.5.6. Regeln kopieren

7.6. Volltextsuche

Beispiel 

Um die Volltextsuche richtig anwenden zu können, muss zuerst geprüft werden, ob bzw. wie die Belegnummern im Verwendungszweck der Zahlung angegeben sind. In diesem Fall werden die Rechnungsnummern 9-stellig angegeben. Werden die Rechnungen mit der gleichen Belegnummer eingebucht, dann setzen Sie die Beleglänge für die Volltextsuche Kunden auf 9 Stellen. Beim Einlesen der Datei in die Bankauszugsverbuchung werden dann jeweils neun Zahlen hintereinander aus dem Verwendungszweck ausgelesen und geprüft, ob es dazu einen offenen Posten mit dieser Nummer in der Buchhaltung gibt. Wird eine Rechnung mit dieser Belegnummer gefunden, dann wird diese ausgeziffert. Sind im Verwendungszweck mehrere Belegnummern angegeben, dann wird solange ausgeziffert, bis der Zahlungsbetrag vollständig aufgeteilt wurde.

Beispiel 1

Im Parameter wird als Beleglänge für die Volltextsuche eine Stellenanzahl von 7 eingetragen: Die Rechnung wird mit der Belegnummer 202000 eingebucht: Im Verwendungszweck wird folgende Belegnummer angegeben: Es erfolgt keine Zuordnung, da die Volltextsuche erst ab Beleglängen von 7 Stellen durchgeführt wird:

Beispiel 2 

Im Parameter wird als Beleglänge für die Volltextsuche eine Stellenanzahl von 6 eingetragen: Die Rechnung wird mit der Belegnummer 202000 eingebucht: Im Verwendungszweck wird folgende Belegnummer angegeben: Die Zuordnung erfolgt richtig, da alle 6 Stellen der Belegnummer im Verwendungszweck angeführt sind:

Beispiel 3 

Im Parameter wird als Beleglänge für die Volltextsuche eine Stellenanzahl von 6 eingetragen: Die Rechnung wird mit der Belegnummer 202000204 eingebucht: Im Verwendungszweck wird folgende Belegnummer angegeben: Die Zuordnung erfolgt richtig, da alle Stellen der Belegnummer im Verwendungszweck angeführt sind:

Beispiel 4 

Im Parameter wird als Beleglänge für die Volltextsuche eine Stellenanzahl von 6 eingetragen: Die Rechnung wird mit der Belegnummer 202000204 eingebucht: Im Verwendungszweck wird folgende Belegnummer angegeben: Es erfolgt keine Zuordnung, da nicht die gesamte Belegnummer im Verwendungszweck angegeben wurde:

Hinweis 

Bei falscher Parametereinstellung kann die Volltextsuche zu fehlerhaften Zuordnungen führen. Wird keine Beleglänge angegeben, dann werden ALLE Zahlen aus dem Verwendungszweck mit den Belegnummern verglichen und ggf. ausgeziffert. Wenn also im Verwendungszweck die Zahl 20200101 angegeben wurde, dann würde in diesem Fall nach den Belegnummern 2, 20, 200, 1, 10, 101 etc. gesucht. Aus diesem Grund wird geprüft, ob die Beleglänge in den Parametern richtig eingestellt wurde. Fehlt die Beleglänge oder ist ein Wert unter 3 hinterlegt, dann wird beim Einlesen der Datei folgende Meldung angezeigt: Wenn Sie diese Meldung erhalten, korrigieren Sie unbedingt die Beleglänge im Parameter. Die Volltextsuche wird trotz der Meldung durchgeführt, als Beleglänge wird automatisch 3 herangezogen. Die Meldung wird solange immer wieder angezeigt, bis die Parametereinstellungen korrigiert worden sind.

7.7. Auszifferung nach Zahlungsbetrag

• 0 - Keine Automatische Auszifferung: Das Konto wird anhand einer Regel gefunden und zugeordnet. Eine automatische Auszifferung wird nicht durchgeführt.
  
  
• 1 - Auszifferung bei Betragsgleichheit: Das Konto wird anhand einer Regel gefunden und zugeordnet. Danach wird geprüft, ob es auf diesem Konto einen offenen Posten in Höhe des Zahlungsbetrages gibt. Wenn ja, wird diese Rechnung ausgeziffert.
  
  
• 2 - Auszifferung nach Kontensaldo: Das Konto wird anhand einer Regel gefunden und zugeordnet. Danach wird geprüft, ob der Saldo dieses Kontos dem Zahlungsbetrag entspricht. Wenn ja, werden alle offenen Positionen ausgeziffert.
  
  
• 3 - Auszifferung nach Belegdatum: Das Konto wird anhand einer Regel gefunden und zugeordnet. Danach wird geprüft, ob alle offenen Posten eines Tages (d. h. nach Belegdatum) dem Zahlungsbetrag entsprechen. Wenn ja, werden alle OP dieses Datums ausgeziffert.
  
  
• 4 - Auszifferung ohne Prüfung: Das Konto wird anhand einer Regel gefunden und zugeordnet. Danach werden die offenen Posten des Kontos so lange ausgeziffert, bis der Zahlungsbetrag erreicht ist.
  
  
• 5 - Alle Prüfungen durchführen: Das Konto wird anhand einer Regel gefunden und zugeordnet. Danach werden die Punkte 1-4 dieses Parameters der Reihe nach durchgeführt. D. h., zuerst wird versucht, eine einzelne Rechnung auszuziffern; danach wird der aktuelle Kontensaldo geprüft; usw.
  
  

7.8. Auszifferung nach "ZV-Zahlungsreferenz"

Achtung! 

Wenn Sie diese Rechnung mit dem elektronischen Lieferantenzahlungsverkehr überweisen, dann wird der Wert aus dem Feld "ZV-Zahlungsreferenz" automatisch als Zahlungsreferenz für diese Zahlung übergeben! Unabhängig davon, welche Hinterlegungen für die Übergabe des Verwendungszweckes im Zahlungsverkehr getroffen wurden.

Achtung! 

Um die richtigen Belege ausziffern zu können, ist es unbedingt notwendig, dass im Parameter Beleglänge für Auszifferung nach "ZV-Zahlungsreferenz" angegeben wird, ab welcher Beleglänge die Zuordnung erfolgen soll. Das heißt, wenn Sie im Parameter 10 Stellen definieren, dann werden nur Belege zugeordnet, bei denen die ZV-Zahlungsreferenz 10 Stellen oder mehr enthält. Buchungen, bei denen eine 9-stellige ZV-Zahlungsreferenz angegeben wurde, werden nicht berücksichtigt! Werden keine Stellen für die Länge der ZV-Zahlungsreferenz definiert, kann es zu fehlerhaften Auszifferungen kommen! Die Angabe der Beleglänge definiert, ab welcher Stellenanzahl die Belege gesucht werden sollen. Wichtig ist jedoch, dass trotzdem immer die komplette Belegnummer der Buchung im Verwendungszweck enthalten sein muss (egal, wie viele Stellen diese hat), damit die Zuordnung durchgeführt werden kann. Es genügt nicht, wenn nur Teile der Belegnummer im Verwendungszweck angeführt werden. Der Mindestwert für die Stellenanzahl beträgt 3 Stellen, der Maximalwert 35 Stellen (dies entspricht der Länge des Feldes im Buchungsprogramm).

7.8.1. Virtuelle IBAN

7.9. Zuweisen Zwischenkonto für unkontierte Zahlungen

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Hinweis 

Die Regeln werden immer firmenbezogen angelegt, daher kann es sein, dass das hinterlegte Zwischenkonto in der aktuell bearbeiteten FIBU noch nicht angelegt wurde. Ist das der Fall, wird folgender Hinweis angezeigt: "Das auf der Regel hinterlegte Zwischenkonto existiert in dieser FIBU nicht! Bitte legen Sie das Konto unter Stammdaten → Konten an oder übernehmen Sie es aus dem Standardkontenrahmen."

8. Ausdruck Protokoll

 

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Wenn Sie das Protokoll nicht verwenden möchten, dann können Sie den automatischen Ausdruck auch ausschalten. Dazu steht Ihnen unter Extras → Einstellungen für Bankauszugsverbuchung → Allgemein der Parameter "Ausdruck Protokoll" zur Verfügung.

9. Verbuchen

Unter Umständen kann es vorkommen, dass alle Zahlungen kontiert wurden, die Statusmeldung jedoch nicht umschaltet und auch nicht verbucht werden kann. Dies kann daran liegen, dass z. B. bei Zahlungsaufteilungen nicht vollständig aufgeteilt oder abgebrochen wurde. Schalten Sie in diesem Fall mit der Combobox auf "Fehlerhafte Zahlungsaufteilungen" um. Im Fenster werden dann die fehlerhaften Positionen angezeigt. Um die Fehler zu beheben, sperren Sie die fehlerhaften Positionen und heben Sie die Sperre gleich danach wieder auf. Die Zahlungen sollten dadurch nicht mehr fehlerhaft sein und verschwinden aus der Anzeige. Sie finden diese danach wieder unter "Alle" und können sie erneut kontieren. Wenn die Verbuchung trotz fehlerhafter Zahlungsaufteilungen gestartet werden kann (dies kann z. B. vorkommen, wenn Spesenverteiler nachträglich gelöscht werden obwohl diese in der Bankauszugsverbuchung zu einer Zahlung zugeordnet sind), wird folgende Meldung angezeigt und die Verbuchung abgebrochen. "Die Zahlungen können nicht verbucht werden, da fehlerhafte Zahlungsaufteilungen vorhanden sind. Bitte führen Sie die Funktion "Fehlerhafte Zahlungsaufteilungen bereinigen" aus und kontieren Sie die betroffenen Zahlungen neu. Danach kann die Verbuchung erneut gestartet werden." Um die Buchungen zu korrigieren, starten Sie die Funktion Fehlerhafte Zahlungsaufteilungen bereinigen und kontieren Sie die betroffenen Buchungen danach neu.

Hinweis 

In manchen Dateien sind nur reine Informationen enthalten (wie z. B. Camt.086, Monatsabschlussdatei). In diesen Fällen gibt es auch keine Zahlungen, die verbucht werden können. Beim Starten der Verbuchung wird daher folgender Hinweis angezeigt: "Es sind keine Zahlungen für die Verbuchung vorhanden."

9.1. Korrekte Verbuchung

Hinweis 

Beim Verbuchen wird automatisch ein Ordner mit der entsprechenden Firmennummer angelegt. Die Telebankingdatei wird bei der Verbuchung in diesen Ordner verschoben. Damit geht diese nicht verloren und kann ggf. erneut eingelesen werden. Der Ordner wird automatisch in dem Verzeichnis angelegt, in dem sich die Datei ursprünglich befunden hat.

Beispiel 

Die Bankendatei ist im Ordner D:\Bankdateien\ abgelegt.     Bei der Verbuchung aus der Firma 206000 wird im Ordner "Bankdateien" der neue Ordner 206000 angelegt und die Datei dorthin verschoben. Dabei wird der Dateiname um das Buchungsdatum und die Uhrzeit erweitert.

Bei der Verbuchung der Zahlungen wird die Zahlungsreferenz automatisch in das Feld "ZV-Zahlungsreferenz" übernommen. Die Zahlungsinformationen wie Name Auftraggeber, Zahlungsdatum, Verwendungszweck etc. werden ebenfalls auf die Zahlungsbuchungen übernommen. Sie können die Zahlungsinformation jederzeit in den Bildschirmansichten von Kontoblatt und Journal aufrufen.

9.2. Verbuchung bei Periodensperre oder anderem Wirtschaftsjahr

Speziell bei Abschlussbuchungen kommt es vor, dass das Zahlungsdatum bei einzelnen Umsätzen in einer bereits gesperrten Vorperiode oder in einem anderen Wirtschaftsjahr liegt.

Bei der Verbuchung wird dieses Zahlungsdatum überprüft und gegebenenfalls folgende Meldung angezeigt:

"Eingabe der Buchungsperiode, da Zahlungsdatum außerhalb WJ oder Periodensperre gesetzt."

 

In diesem Eingabefenster muss im Feld "Monat" die gewünschte Periode für die Verbuchung der betroffenen Umsätze angegeben werden.

Solange der Monat nicht eingegeben wird, kann nicht verbucht werden. Wird die Meldung ohne Angabe der Periode bestätigt, dann erscheint folgender Hinweis:

"Unter den zu verbuchenden Zahlungen sind Buchungen außerhalb des Wirtschaftsjahres oder in einer gesperrten Periode vorhanden. Bitte geben Sie im Feld "Monat" das Monat ein, in welches die betroffenen Zahlungen verbucht werden sollen. Alle anderen Zahlungen werden in die Periode laut Zahlungsdatum verbucht."

 

Alle Umsätze, deren Zahlungsdatum in eine gesperrte Periode oder ein anderes Wirtschaftsjahr fällt, werden in die hier eingegebene Periode verbucht. Alle anderen Zahlungen werden in die jeweilige Periode laut Zahlungsdatum verbucht.

9.3. Fehlende Kontierung beim Verbuchen

9.4. Fehlerhafte Bankverbindung

9.5. Fehlerhafte Buchungen

• allen
• fehlerhaften
• noch nicht verbuchten

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Hinweis 

Wenn der GoB-Parameter Prüfung Buchungsdatum auf "3 - Buchungsdatum zwingend Tagesdatum" gesetzt ist, dann wird als Buchungsdatum automatisch das jeweilige Tagesdatum herangezogen. Unabhängig von der Parametereinstellung in der Bankauszugsverbuchung.

10. Archivierung Kontoauszug

10.1. Parametereinstellungen

Achtung! 

Sollten Sie bei Ihren Banken unterschiedliche Archivierungseinstellungen benötigen, kann diese Einstellung auch pro Bankauszugskreis getroffen werden. Dazu steht Ihnen am Kreis ebenfalls das Feld Archivieren Kontoauszug zur Verfügung. Bestehende Kreise werden jedoch durch ein Umstellen des Parameters nicht geändert - in solchen Fällen bitte auch die Einstellung am Kreis kontrollieren und ggf. ändern!

Hinweis 

Wenn Sie anstelle des Dokuments Ihre Telebankingdatei archivieren möchten, dann müssen Sie die Telebankingdatei auch im Feld "Dateiname Dokument" zusätzlich auswählen.

10.2. Einlesen einzelner Kontoauszüge

Einlesen einzelner/mehrerer Dokumente	Wenn Sie einzelne Dokumente archivieren, dann wählen Sie in diesem Feld die Einstellung "Einlesen eines einzelnen Dokuments". Ist das Kennzeichen nicht richtig gesetzt, erhalten Sie beim Speichern des Kreises folgende Fehlermeldung:
Dateiname Dokument	Geben Sie hier den Dateinamen des Dokuments an. Mit F4 kann nach einer Datei gesucht und diese mit "öffnen" übernommen werden.

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Hinweis 

Wenn Sie den Parameter Zuordnung archivierter Kontoauszugsdokumente bei Zahlungsbuchung auf "Dokument nur auf Sammelbuchung" gesetzt haben, dann wird das Kontoauszugsdokument nicht im Feld "Dokument" angezeigt und kann nur über die Funktion "Kontoauszugsdokument ansehen" geöffnet werden.

Hinweis 

Ist das Dokument bei der Verbuchung geöffnet, dann kann dieses nicht in das Archiv verschoben werden. Bei der Verbuchung wird daher geprüft, ob das Dokument noch geöffnet ist und ggf. folgender Hinweis angezeigt: Schließen Sie in diesem Fall das Dokument und starten Sie die Verbuchung erneut.

10.3. Einlesen mehrerer Kontoauszüge

Hinweis 

Wenn Sie mehrere Dokumente aus dem Verzeichnis einlesen, dann werden immer alle Dokumente aus dem Verzeichnis ausgelesen und in den "Fibu-Dokumentenpool" verschoben. Wenn Sie das Zahlungsdatum am Bankauszugskreis mit den Feldern "Ab Zahlungsdatum" und "Bis Zahlungsdatum" einschränken, werden dennoch alle Dokumente aus dem angegebenen Verzeichnis in den Fibu-Dokumentenpool abgelegt. Es werden jedoch nur die Dokumente lt. ausgewähltem Zeitraum auf die dazugehörigen Buchungen archiviert.

10.3.1. Archivierung Kontoauszüge auf mehrere Buchungen

Einlesen einzelner/mehrerer Dokumente	Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig einlesen, dann wählen Sie in diesem Feld die Einstellung "Einlesen aller Dokumente aus einem Verzeichnis". Ist das Kennzeichen nicht richtig gesetzt, erhalten Sie beim Speichern des Kreises folgende Fehlermeldung:
Dateiname Dokument	Geben Sie hier das Verzeichnis an, in dem die Dokumente gespeichert wurden. Mit F8 kann nach einem Verzeichnis gesucht und dieses mit "Ok" übernommen werden. Sie haben auch die Möglichkeit, einen Vorschlagswert für den Pfad zu hinterlegen. Dazu steht Ihnen unter Extras → Allgemeine Einstellungen für Bankauszugsverbuchung → Allgemein der Parameter Verzeichnis Dokumente zur Verfügung.

Hinweis 

Wenn Sie nicht mit Dokumenten arbeiten, dann haben Sie die Möglichkeit, jene Telebankingdateien (z. B. MT940, Camt) zu archivieren, die Sie gerade verbuchen. Dazu können Sie am Bankauszugskreis die Einstellung Alle verbuchten Telebankingdateien archivieren treffen. Blenden Sie dazu das Feld Einlesen einzelner/mehrerer Dokumente ein. Beim Archivieren der Dateien wird durch diese Einstellung geprüft, ob die betreffenden Zahlungen bereits verbucht wurden. Nur wenn die Dateien vollständig verbucht wurden, werden diese ins Archiv übernommen.

10.3.2. Archivierung Kontoauszüge mit automatischer Zuordnung lt. Belegnummer

• Damit die Belegnummer aus der Telebankingdatei ausgelesen wird, muss der Parameter Erhöhung der Beleg-Nr bei Verbuchen auf 2 - Belegnummer wird vom Telebankingfile genommen gesetzt werden.
  
  
• Damit die Belegnummer aus dem Dateinamen der Kontoauszüge ermittelt wird, muss der Parameter Archivieren Kontoauszug auf 2 - Ja nach Belegnummer gesetzt werden. 
  Beim Umstellen des Parameters werden die Einstellungen geprüft und ggf. eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben!
  
  

Es werden mehrere Telebankingdateien gemeinsam eingelesen. Folgende Belegnummern sind darin enthalten:     Für eine korrekte Zuordnung der Dokumente muss die Belegnummer im Dateinamen der Dokumente enthalten sein:     Durch die entsprechenden Parametereinstellungen werden die Dokumente lt. Belegnummer zugeordnet und bei der Verbuchung auf die Zahlungen übernommen.   Seitenanfang

10.3.3. Archivierung Kontoauszüge mit automatischer Zuordnung lt. Belegnummer und IBAN

Beispiel 

Es werden mehrere Telebankingdateien gemeinsam eingelesen. Sowohl bei der Bank AT11 1200 0002 2222 2222 als auch bei der Bank AT82 1200 0002 3480 3685 wird die Belegnummer 201900010 verarbeitet.     Für eine korrekte Zuordnung der Dokumente müssen sowohl die Belegnummer als auch die IBAN der jeweiligen Bank im Dateinamen der Dokumente enthalten sein:     Durch die entsprechenden Parametereinstellungen werden die Dokumente lt. Belegnummer und IBAN zugeordnet und bei der Verbuchung auf die Zahlungen übernommen.   Seitenanfang

10.3.4. Archivierung Kontoauszüge nach Datum und IBAN

Beispiel 

Es werden mehrere Telebankingdateien gemeinsam eingelesen. Im Dateinamen werden zwar Belegnummern angegeben, diese stimmen jedoch nicht überein. Damit dennoch eine Zuordnung der Dokumente zu den richtigen Zahlungen erfolgen kann, werden die ersten 10 Stellen der Dateinamen verglichen. Zusätzlich wird die IBAN aus den Dateinamen ausgelesen und ebenfalls verglichen. Durch die entsprechenden Parametereinstellungen werden die Dokumente lt. Datum und IBAN zugeordnet und bei der Verbuchung auf die Zahlungen übernommen.