Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie unter Buchen.

1. Allgemein

• Betroffen sind ausschließlich folgende Sonderausgabenkategorien (§ 18 EStG 1988):
• Verpflichtend zu leistende Beiträge an Kirchen und Religionsgesellschaften (siehe dazu auch Punkt 3)
• Freigebige Zuwendungen im Sinne des § 4a Einkommensteuergesetz (insbesondere Spenden an begünstigte Spendenempfänger und Feuerwehren, siehe dazu auch Punkt 3),
• Zuwendungen zur Vermögensausstattung einer gemeinnützigen Stiftung im Sinne des § 4b Einkommensteuergesetz sowie
• Beiträge für eine freiwillige Weiterversicherung einschließlich des Nachkaufs von Versicherungszeiten in der gesetzlichen Pensionsversicherung und vergleichbare Beiträge an Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbständig Erwerbstätigen (siehe dazu auch Punkt 3).

• Der Zahler, der Sonderausgaben absetzen möchte, muss seinen Vor- und Zunamen sowie sein Geburtsdatum bekannt geben, damit der Zahlungsempfänger auf Grundlage des für den Zahler ermittelten verschlüsselten bereichsspezifischen Personenkennzeichens für Steuern und Abgaben ( vbPK-SA, siehe dazu Punkt 8 und Punkt 23) die Übermittlung vornehmen kann. Beachten Sie bitte: Damit ein vbPK-SA problemlos ermittelt werden kann ist es wichtig, dass die Identifikationsdaten (Vor- und Zuname sowie Geburtsdatum) korrekt bekannt gegeben werden und insbesondere, dass die Schreibweise des Namens mit jener im Meldezettel übereinstimmt.
  
  
• Der Zahlungsempfänger muss auf Grundlage des verschlüsselten bereichsspezifischen Personenkennzeichens für Steuern und Abgaben (vbPK-SA), das auf Grundlage des Namens und des Geburtsdatums für den Zahler ermittelt worden ist, der Finanzverwaltung bis Ende Februar des Folgejahres im Wege von FinanzOnline den Gesamtbetrag der im betreffenden Kalenderjahr geleisteten Beträge übermitteln.

2. Ablauf

3. Buchen von Sonderausgaben (Spenden)

3.1. Vorbereitung

Am Personenkontenstamm des Kunden, im Reiter "Allgemein" sowie auf der div. Person stehen die folgenden zwei Felder zur Kennzeichnung als Spender zu Verfügung:

 

 

Spender an FON melden	Mit diesem Feld wird die Person als Spender gekennzeichnet.
Spender ID	Nähere Informationen zur Ermittlung des vbPK finden Sie im Kapitel Ermittlung der vbPK-Nummer.

 

Für die Anlage von div. Personen steht zusätzlich das Personenkennzeichen "Spender" zur Verfügung.

Dieses finden Sie unter CRM → Stammdaten → Personen → Div. Personen

 

Hinweis 

Um mehrere Adressen pro Adressart erfassen zu können, muss der CRM Parameter → Allgemein → Erfassen Adressen auf "Je Adressart mehrere Adressen" gesetzt werden.

3.2. Buchen von Sonderausgaben (Spenden) im Buchungsprogramm

Hinweis 

Im Buchungsprogramm kann mittels Parameter eingestellt werden, welche Personenkennzeichen bei der Suche nach diversen Personen angezeigt werden:   Wird eine diverse Person gelöscht, auf der sich eine Spendenbuchung befindet, kommt folgende Meldung: Die Person kann nicht gelöscht werden.

4. Spendenliste

Firma	Hier kann die betreffende Firma ausgewählt werden.
FIBU	Hier kann die betreffende FIBU ausgewählt werden.

Hinweis 

Wurde ein Spendenkennzeichen im Nachhinein auf eine Buchung gesetzt, kommt eine Hinweismeldung beim Einstieg. Diese Buchungen können unter der Ansicht "Spendenbuchungen ohne Person" gefiltert werden.

In dieser Ansicht können die Spenden direkt bearbeitet werden.

Spende	Kennzeichen der Spende Hinweis   Kennzeichen - Spende wurde über eine Buchung erfasst.        Spenden ohne Kennzeichen wurden in der Spendenliste manuell erfasst oder importiert.
Spender an FON melden	Kennzeichnet die Person als Spender. Dieses Kennzeichen ist für die Meldung nicht relevant, sondern das Kennzeichen in der Spalte "Spende".  Hinweis  Ist auf der Person das Feld "Spender an FON melden" gesetzt, werden ALLE Zahlungsbuchungen automatisch als Spende gekennzeichnet!
Pers-Nr	Die Nummer der Person bzw. die Nummer der Div. Person im CRM

 

Spendenliste Österreich

Neu	Neuanlage einer Spende (ohne Buchung). Bei Eingabe eines negativen Betrages und bei falsch befüllten bzw. fehlenden Pflichtfeldern kommen Hinweismeldungen:        Der Punkt ist nur in der Ansicht "Spenden detailliert" aktiv.   Hinweis Es ist auch möglich, Spenden über einen CSV-Datei zu importieren!
Bearbeiten	Bearbeiten einer bestehenden Spende. Spenden aus Buchungen können nur eingeschränkt bearbeitet werden.
Löschen	Löschen von manuelle erfassten Spenden (Spenden aus Buchungen können nicht gelöscht werden - hier muss das Kennzeichen "Spende" aus der Buchung genommen werden). Diese Funktion ist nur in der detaillierten Ansicht möglich.
Spendenliste drucken	Die Spendenliste kann genau wie in der Ansicht nach verschiedenen Kriterien ausgedruckt werden:  Spenden detailliert Spenden kumuliert Alle Zahlungen von Spenden Spendenbuchungen ohne Person
XML-Datei erstellen	Sobald alle Spender nun im Feld "SpenderID" die entsprechende Nummer gespeichert haben, kann die XML-Datei erzeugt werden. Die Übermittlung kann via FinanzOnline oder Webservice erfolgen.
Spenden importieren	Es ist möglich, mittels einer CSV-Datei die Spenden zu importieren.
vbPK-Antrag erstellen	Hier wird der vbPK-Antrag für das Finanzamt (CSV-Datei) erstellt.   Hinweis  Der Punkt ist nur in der Ansicht "Spenden detailliert" und "Spenden kumuliert" aktiv.
vbPK-Ergebnisse importieren	Mit dieser Funktion kann die vom Finanzamt erhaltene Zipdatei mit den SpenderID-Nummern importiert werden.    Hinweis  Der Punkt ist nur in der Ansicht "Spenden detailliert" und "Spenden kumuliert" aktiv.

Entfernen des Spenden-Kennzeichen: Die betreffende Buchung wird aus der Spendenliste entfernt. Eingabe der Personennummer (oder Suche der Person über F4): Die Personendaten werden in die Buchung übernommen und der vollständige Datensatz in die Spendenliste aufgenommen. Eingabe der Personendaten (Name, Geburtsdatum, Adresse): Die Person wird aus den eingegebenen Daten ermittelt oder, wenn diese nicht vorhanden ist, neu angelegt; die Personendaten werden in die Buchung übernommen und der vollständige Datensatz in die Spendenliste übernommen. Wird auf Sachkontenbuchungen das "Spender" Kennzeichen im Nachhinein gesetzt, fehlt dazu eine Person. Diese Buchungen können unter "Spendenbuchungen ohne Person" ausgewertet und bearbeitet werden.

Hinweis 

Die Spendenliste kann auch für das abweichende Wirtschaftsjahr erstellt werden. Voraussetzung ist, dass die Vorjahre richtig hinterlegt und die Spenden im richtigen Jahr erfasst sind.

4.1. Ausdruck Spendenliste

• Spenden detailliert
• Spenden kumuliert
• Alle Zahlungen von Spenden
• Spendenbuchungen ohne Person

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte in dem oben dargestellten Absatz "Umschalten der Ansicht".

 

 

Die Liste kann auch in der Vorschau angezeigt oder auch in Excel exportiert werden.

 

5.  Import von Spenden

• Datum (Pflichtfeld)
• Betrag (Pflichtfeld)
• Nachname (Pflichtfeld)
• Vorname
• Geburtsdatum
• Straße
• Postleitzahl
• Ort
• Land
• vbPK (= SpenderID) - falls  vorhanden und
• PersonenNr. - falls vorhanden

vbPK: Wird im File ein vbPK mitübergeben, wird geprüft, ob das vbPK exakt 172 Zeichen hat, wenn nicht, wird die Zeile nicht importiert.


PersonenNr: Sie können die PersonenNr im Importfile mitgeben. Die Person wird innerhalb der Kunden und der diversen Personen der aktuellen Firma gesucht. 
Wird der Kunde oder die diverse Person gefunden und die Daten (z. B. Name, Geburtsdatum etc.) im Importfile stimmen mit denen in den Stammdaten überein, werden die Daten ohne Hinweis importiert.

Wenn beim Import Hinweise oder Fehler auftreten, wird eine Logdatei ausgegeben.

Hinweis 

Der Import der CSV-Datei kann nur in der Ansicht "Spenden detailliert" gestartet werden.

Hinweis 

Beim Import (wie auch bei der Erstellung der vbPK-Datei) werden immer ALLE Personen überprüft (nicht nur die importierten). Hier kann es dann zu folgender Fehlermeldung kommen: Prüfen Sie hier in der detaillierten Ansicht, ob auch alle Pflichtfelder bei den einzelnen Spenden befüttert sind. Gibt es mehrere Personen, die die selbe Personennummer haben, kommt folgender Fehler: In diesem Fall müssen sämtliche Personen kontrolliert werden (Kunden, Div. Personen etc.), ob die Personennummer ev. doppelt vergeben worden ist. Wird hier eine (doppelte) Person inaktiv gesetzt, kann der Import nochmal gestartet werden.

6. Ermittlung des vbPK

• Die Übermittlung kann durch die Organisation selber oder durch einen Dienstleister (STB) erfolgen.
• Die vbPK-Berechnung erfolgt offline im Batchverfahren (nachts).
• Ergebnisdatei wird am nächsten Werktag zum Download zur Verfügung gestellt.

BMD hat keinen Einfluss auf das Ergebnis, die Trefferquote ist stark abhängig von der Qualität Ihrer Daten. Die richtige Schreibweise des Namens, das richtige Geburtsdatum sowie die richtige Adresse des Spenders haben Einfluss darauf, ob der Spender im Stammzahlenregister gefunden und ein vbPK zurückgeliefert wird.

6.1. vbPK-Antrag erstellen

• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse und
• Firmenbuchnummer bzw. ZVR-Nummer (Vereine)

Hinweis 

Kann die Steuerberater-Firma bei der Erstellung des vbPK-Antrages nicht ermittelt werden, dann wird jetzt folgende Meldung ausgegeben:

Hinweis 

Die ZVR-Nummer wird für den vbPK-Antrag automatisch auf 10 Stellen aufgefüllt.

Hinweis 

Die zwischen den Organisationen auszutauschenden Dateien werden mit folgender Dateinamenkonvention unterschieden. Basis dafür ist das sogenannte Verwaltungskennzeichen. Das Verwaltungskennzeichen VKZ ist eine der Organisation zugeordnete eindeutige Nummer und wird beim Filenamen, als auch in den Headerinformationen, zur Unterscheidung herangezogen. Im Portalverbund ist als Verwaltungskennzeichen die Firmenbuchnummer, die Vereinsregisternummer oder die Nummer aus dem Ergänzungsregister sonstiger Betroffener zu verwenden. Kennzeichen  Erläuterung Verwaltet durch  Beispiele  XFN  ins Firmenbuch eingetragene Unternehmen  Firmenbuch XFN-nnnnnn  XZVR  Vereine  Vereinsregister  XZVR-nnnnnn  XERSB  ins Ergänzungsregister sonstiger Betroffener eingetragene Identitäten  ERsB  XERSB-nnnnnn  XUNI  Privatuniversitäten  BMWFW, Akkreditierungsrat  XUNI-001

6.2. vbPK-Antrag Import FON (FinanzOnline)

Achtung! 

Der Import der Datei ist erst nach erfolgreicher Registrierung (für Spenden) bei FinanzOnline (FON) möglich! Vorher ist der Punkt "Stammzahlenregister" in FinanzOnline nicht aktiv und nicht ersichtlich!

Achtung! 

Die Bearbeitung dieser CSV-Datei erfolgt in FinanzOnline erst über Nacht! Die vpPK-Ergebnisse sind somit in den meisten Fällen erst am nächsten Tag erhältlich.

6.3.  vbPK-Ergebnisse Export FON (FinanzOnline)

Achtung! 

Speichern Sie die Zipdatei ab, ohne sie zu öffnen. Die CSV-Dateien in der Zipdatei dürfen nicht selbst formatiert oder einzeln gespeichert werden.

6.4.  vbPK-Ergebnisse importieren

 

6.4.1. vbPK konnte nicht ermittelt werden

leer	Es wurde noch nicht abgefragt, oder es wurde von FinanzOnline nichts zurückgeliefert
	Der Spender konnte eindeutig ermittelt werden, das vbPK wurde importiert
	Mit den Daten wurde keine Person gefunden z. B. wenn Geburtsdatum falsch, es wurde kein vbPK ermittelt.
	Mit den Daten wurden mehrere Personen gefunden, es wurde kein vbPK ermittelt.

• Mindestkriterien nicht erfüllt (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsjahr)
• Juristische Personen übermittelt (GmbHs, KGs, Vereine)
• Geburtsdatum liegt in der Zukunft (2041)
• Wildcards *, #
• Hausnummer z. B. beim Straßennamen dabei
• Vor 2001 verstorben
• Vor 2001 geheiratet
• Falsches Geburtsdatum (1. des Monats; Falscher Tag, 10 Jahre jünger ...)
• Doppelnameproblematik
• 2. Vorname ist nicht im ZMR angegeben
• Kosenamen (Franz, Maxi, Uschi, Gabi, Elfi)
• Abkürzungen A.H.L.
• Jun. Sen.
• Familienspender (Alfred & Maria)
• Akademische Titel im Vornamen, Nachnamen
• Person ist nicht meldepflichtig
  
  

Bei allen Personen, bei denen kein vbPK ermittelt werden konnte, müssen die Daten überprüft und korrigiert werden. Anschließend können Sie nochmals eine CSV-Datei erstellen und die Daten erneut abfragen! Die vbPK-Nummer hängt auf der Person und kann in der Spendenliste nicht bearbeitet werden.

Hinweis 

Wenn Sie den vbPK-Export ein weiteres Mal starten (nachdem schon ein Zipfile vom Finanzamt eingespielt wurde), werden immer nur jene Personen exportiert, welche noch KEINE SpenderID verspeichert haben.

7.  Erstellung XML-Datei 

Nachdem die vbPK-Zipdatei vom Finanzamt importiert wurde und alle Spender nun im Feld "SpenderID" die entsprechende Nummer gespeichert haben, kann mit dem Punkt "XML-Datei erstellen" im gelben Menü die XML-Datei erzeugt werden.

Hinweis 

Die Vorbereitungen für Selbsteinreicher bzw. Steuerberater finden Sie in der Dokumentation Umsatzsteuervoranmeldung UVA Österreich im Kapitel Vorbereitungen.

Die XML kann erstmalig mit 1.1.2018 erstellt und eingereicht werden. Starten Sie die XML Erstellung vor diesem Datum, erhalten Sie folgende Meldung:

Achtung! 

Ist keine Steuernummer vorhanden (z. B. bei Vereinen), wird die XML-Datei nicht im E-Government gespeichert, sondern direkt auf das hinterlegte XML-Verzeichnis.

7.1. Standardablauf mit FinanzOnline

Schritt 1	Vor Erstellung der XML-Datei muss die Übermittlungsart ausgewählt werden.
Schritt 2	Die Erstellung der XML-Datei erfolgt direkt in das hinterlegte XML-Verzeichnis. Nach Erstellung erhalten Sie eine Bildschirmmeldung, die anzeigt, wo die Datei erzeugt wurde. Der Dateiname setzt sich aus Abgabenart_Jahr_Abgabezeitraum_Firmennr.xml zusammen:
Schritt 3	Unter UVA/Meldungen →  FinanzOnline können Sie direkt in FinanzOnline einsteigen. Sind die Zugangsdaten in den CRM Parametern hinterlegt werden diese automatisch durchgeschleust und ein manuelles Einloggen ist nicht notwendig. Die Datei muss danach manuell über den Explorer gesucht und importiert werden.   Wenn die Firma "Selbsteinreicher" ist, werden die Zugangsdaten der Firma verwendet. Ist die Firma "kein Selbsteinreicher", werden die Zugangsdaten vom hinterlegten Steuerberater für den Einstieg in FinanzOnline herangezogen.   Unter CRM →  Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter →  1. CRM →  Allgemeine Einstellungen →  8. Zugangsdaten kann ein Parameter gesetzt werden, ob beim Einstieg in FinanzOnline eine Abfrage auf die FirmenNr erfolgen soll. Ist der Parameter für die Abfrage der FirmenNr beim Einstieg in FinanzOnline auf "keine Abfrage" gesetzt, wird immer mit der eigenen Firmennummer eingestiegen. Ist der Parameter auf "Abfrage" gesetzt, wird immer die zuletzt verwendete Firma vorgeschlagen.

Hinweis 

Beim Erstellen der XML-Datei wird geprüft, ob mehrere Personen (unterschiedliche Personen ID) mit gleichem Vornamen, Nachnamen und Geburtsdatum vorhanden sind. Wenn dies der Fall ist, wird folgende Meldung ausgegeben, im Logfile wird auf die Personen hingewiesen:     In diesem Fall müssen die doppelten Personen gegebenenfalls von Ihnen gelöscht oder zusammengefügt werden. Weiters wird geprüft ob es Personen gibt, die noch keine vbPK Nummer verspeichert haben: Personen ohne vbPK Nummer werden nicht in die XML Datei aufgenommen. Es wäre notwendig die vbPK Datei nochmals zu erstellen und die Ergebnisse zu importieren.

Schritt 1	Vor Erstellung der XML Datei muss die Übermittlungsart ausgewählt werden.
Schritt 2	Nach dem Erstellen der XML-Datei erhalten Sie die Abfrage, ob die Datei sofort paketiert und versendet werden soll. Bitte bestätigen Sie die Meldung mit JA, wenn die Übermittlung mittels Webservice gestartet werden soll. Hinweis  Wenn Sie diese Meldung mit NEIN bestätigen, gelangen Sie in die E-Government-Detailübersicht. Hier muss die XML-Datei zuerst über den Button "Freigeben" freigegeben werden und mit dem Button "Paketieren" paketiert werden. Details zu dieser Liste finden Sie unter E-Government-Detail. Hinweis  Fehlt die nötige Berechtigung in der NTCS kommt folgende Meldung: Das Paket wird jedoch trotzdem erstellt und ist in der E-Government-Detailliste ersichtlich und kann von dort versendet werden. Unter Allgemeine FIBU Parameter → UVA → Allgemein → Abfrage XML Sofort Paketieren und Senden kann eingestellt werden, ob diese Abfrage erfolgen soll oder ob IMMER nur die XML-Datei erstellt werden soll, ohne diese sofort zu paketieren und zu senden. Sinnvoll ist diese Einstellung, wenn zum Beispiel mehrere UVAs zu einem Paket zusammengefügt werden sollen oder wenn die Pakete von einem anderen User erzeugt werden. Hinweis  Ist kein Finanzamt und keine Steuernummer hinterlegt, wird immer nur eine XML-Datei erzeugt. Es erscheint folgende Meldung: Die Datei muss manuell bei FinanzOnline hochgeladen werden!
Schritt 3	Unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → E-Government kann eingestellt werden, wie die Übermittlung erfolgt (Testübermittlung, Echtübermittlung, Abfrage). Standardmäßig erfolgt hier eine Abfrage. Ob hier Test oder Echtübermittlung ausgewählt wird, hat ausschließlich Auswirkung auf die Übermittlung. Testübermittlungen gelten nicht als eingebracht.
Schritt 4	Sobald die Übermittlung erfolgreich stattgefunden hat, erfolgt noch eine Abfrage, ob Sie zurück in die Erfassung  oder in die Paketliste möchten. Wählen Sie hier "Zurück in Erfassung", befinden Sie sich anschließend wieder in der Bildschirmanzeige der UVA. Mit der Auswahl "Paketliste öffnen" gelangen Sie in die Paketliste. (E-Government-Detail)

Hinweis 

Für das Paketieren der Monatserklärungen (UVA, ZM, VSt-Erstattung, Spendenliste) gibt es in den Berechtigungen eine eigene Funktion.

7.2.1.  Einreichstatus prüfen

 

Betrag eingereicht	Betrag, der bei FinanzOnline eingereicht wurde und bereits Databox Ok ist.
Betrag lt. XML	Betrag, der mittels XML Datei erstellt wurde, bei dem der Status aber noch unbekannt ist.
Meldestatus	Betrag wurde vollständig eingereicht und hat den Status Databox Ok.  Betrag lt. Spendenliste stimmt mit dem Betrag lt. XML überein, Einreichstatus ist jedoch unbekannt.  Betrag weicht ab: Betrag lt. Spendenliste stimmt nicht mit dem Betrag lt. XML überein. LEER: Es wurde noch nichts gemeldet bzw. keine XML Datei erstellt.

7.3. Nochmalige Übermittlung der XML-Datei

Hinweis 

In die Änderungsmeldung kommen nur die geänderten und neu angelegten Spenden. Um eine einzelne Spende zu stornieren, muss die Zeile gelöscht werden.

7.4. XML-Datei Inhalt

Aufbau einer Erstmeldung 1 - Übermittlungstyp "E" für Erstmeldung 2 - Ref.-Nr.-Firmennummer + Personen-ID 3 - vbPK-Nummer

Beispiel 

Aufbau einer Änderungsmeldung 1 - Übermittlungstyp "A" für Änderung 2 - Ref.-Nr.-Firmennummer + Personen-ID Die vbPK-Nummer wird nur bei der Erstmeldung übergeben. Sollten nicht nur Änderungen gemacht worden sein, sondern auch neue Erfassungen, werden diese Positionen mit dem Kennzeichen der erstmaligen Übermittlung mit übergeben.

Beispiel 

Aufbau einer Stornomeldung 1 - Übermittlungstyp "S" für Storno 2 - Ref.-Nr.-Firmennummer + Personen-ID Wurde eine Gesamtstornodatei erzeugt, muss anschließend eine neue Erstmeldung aller Daten eingereicht werden!

8.  Archivierung

8.1. Vorbereitungen

Voraussetzung sind die richtigen Parameterhinterlegungen:
Unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Pkt. 11 E-Government → 1 Allgemein

1 - Allgemein

Automatisch archivieren	Wird dieser Parameter aktiviert (1), können die UVA/Meldungen archiviert werden.
Nummer des Archivs	Hier erfolgt die Hinterlegung der Nummer des Archivs, in welches die UVA/Meldungen abgelegt werden soll. Bei Steuerberatern wird die UVA/Meldungen standardmäßig ins STB-Archiv abgelegt und nicht ins Mandantenarchiv. Hinweis  Werden die E-Government-Parameter für das Archivieren der Erklärungen sowohl auf der STB-Firma als auch auf der Klientenfirma gesetzt, jedoch mit unterschiedlichen Einstellungen, dann wird beim Archivieren immer auf die Einstellungen der STB-Firma zugegriffen.
Archiveinstellungen	1 - Nur Erklärungen 2 - Erklärungen mit Standard-Berechnungsblätter (= BB) 3 - Erklärungen mit Detail-Berechnungsblätter ( = DBB) 4 - Erklärungen mit Standard- und Detail-Berechnungsblätter ( = BB + DBB) BB: Berechnungsblätter = Steuernachweis + KU Hinweis  Der Betreff wird vom E-Government-Detail übernommen + dem Wort Berechnungsblätter.

 

Folgende Parameter sind für alle oben genannten Punkte gleich:

Automatisches Archivieren	Wird dieser Parameter aktiviert (1), erfolgt eine Archivierung der Meldung. Es kann aber auch eingestellt werden (9), dass die Archivierung je nach Einstellung im Pkt. 1 – Allgemein (siehe oben) erfolgt.
Nummer des Archivs	Wird hier nichts eingetragen, wird das Archiv aus dem Pkt. 1 – Allgemein für die Archivierung herangezogen.
Standardkategorie	Hier muss die Kategorie für die Archivierung bekanntgegeben werden. Achtung!  Die hier hinterlegten Kategorien müssen auch unter den Dokumentenkategorien für das Archiv angelegt werden. Bei der manuellen Archivierung des Steuernachweises werden die DMS-Vorschlagswerte für den Steuernachweis berücksichtigt: Gibt es keine Vorschlagswerte für den Steuernachweis, werden jene für die UVA herangezogen.
Betreff	Hier kann der Betreff für die Archivierung hinterlegt werden, sofern die UVAs/Meldungen einzeln in der NTCS erzeugt werden. Folgende Formeln sind möglich: $KurzBez → Kurzbezeichnung der Steuererklärung z. B. U $LangBez → Bezeichnung der Steuererklärung z. B. Umsatzsteuererklärung $ErklJahr → Steuererklärungsjahr $ErklMonat → Abgabemonat oder Quartal $SteuerNr → Finanzamt und Steuernummer Hinweis  In besonderen Fällen können die Felder "ErklJahr" und "ErklMonat" auf den Betreff ins Archiv nicht übernommen werden: Wenn die XML Datei für die UVA/Meldungen in der BMD 5.5 abgegeben wurde, kann die NTCS beim UVA-Protokoll den Zeitraum nicht auslesen. Wenn im Paket, welches eingereicht wurde, mehrere UVAs/Meldungen mit unterschiedlichen Perioden zusammengefasst wurden, kann am UVA-Protokoll keine Periode ins Archiv übergeben werden.   Alle anderen Zeichen/Texte werden fix in den Betreff übernommen. Beispiel  1. Eingabe im Parameter Betreff: $LangBez $ErklJahr $ErklMonat $SteuerNr Betreff im Archiv: 2. Eingabe im Parameter Betreff:$KurzBez: $ErklJahr/ $ErklMonat Betreff im Archiv:

Hinweis 

Wird eine Erklärung als Paket gesendet und durch das Setzen des Status "Databox Ok" automatisch archiviert, so ist dies in der XML-Steuererklärungsliste im Feld "Dokument" als Symbol ersichtlich. Mit einem Doppelklick kann das Dokument geöffnet und angesehen werden. Bei der Archivierung werden alle Ausdrucke (UVA, Berechnungsblätter, u.a.) auf ein PDF zusammengefasst.

Hinweis 

Bei der Archivierung der Berechnungsblätter, Spendenliste und ZM wird als Sachbearbeiter jener Mitarbeiter übernommen, mit dem die Meldungen archiviert werden.

8.2. Versionierung

Siehe auch:   Buchen Fenster mit flexiblem Layout

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