1. Allgemeines

• Mit welchem Verfahren soll die Übermittlung der UVA an das Finanzamt durchgeführt werden? Entweder via Webservice (Standard) oder via FinanzOnline (Ausnahme). Details
• Wo müssen die dafür notwendigen Informationen im Programm hinterlegt werden? Die Antwort ist abhängig davon, ob man Wirtschaftskunde ist, oder ob man als Steuerberater für seine Mandanten die UVA abgibt (oder der Mandant diese selbst einreicht). Details

1.1. Neuer Steuersatz​

2. Übermittlungsverfahren

• Via Webservice-Daten automatisch (Standard und empfohlen!). Weiterer Vorteil: Hier ist keine 2-Faktor-Authentifikation nötig.
• Via FinanzOnline-Zugangsdaten manuell (wird nicht empfohlen) 
  
  

Achtung! 

Für eine fehlerfreie Übermittlung darf kein Datenbesitzer auf die Firma gelegt werden. Nur auf die FIBU. Sonst kann es passieren, dass besagte User die UVA nicht übermitteln können, da die Werbservicedaten der Firma (meist STB Firma 1) nicht ausgelesen werden können.

2.1. Automatisch via Webservice

Die automatische Übermittlung der UVA via Webservice empfehlen wir grundsätzlich für alle Kunden (Standard), insbesondere für alle Steuerberater, die für ihre Mandanten die UVAs übertragen, aber auch für Wirtschaftskunden, die sich einen weiteren Arbeitsschritt ersparen möchten.

Bei diesem Verfahren wird die UVA direkt an das Finanzamt übermittelt, ohne dass eine XML-Datei gespeichert wird. Eine 2-Faktor-Authentifikation und ein manuelles Hochladen der Datei ist hier nicht mehr notwendig. Sobald Zugangsdaten für den Webservice hinterlegt sind, wird die UVA immer via Webservice übermittelt.

Zugangsdaten für den Webservice sind eigene Login-Daten. Sie können sich nicht bei FinanzOnline mit diesen Daten einloggen. Diese sind nur für eine automatische Übertragung von XML-Dateien wie z. B. UVA u. a. angedacht. Der Webservice kann selbst in FinanzOnline für mehrere User beantragt werden. Näheres erfahren Sie unter - Anlage und Hinterlegung Webuser.

Die Zugangsdaten für den Webservice werden unter

FIBU → Stammdaten → Paketübergreifende-Parameter → CRM - Zugangsdaten → Firmenbezogene Einstellungen (empfohlen) → Teilnehmer-ID, Benutzer und PIN-Webservice

hinterlegt werden:

Wir empfehlen eine firmenbezogene Hinterlegung. In diesem Parameter dürfen auf keinen Fall die Zugangsdaten (Webservice) der Registrierkasse hinterlegt werden! Hier gibt es einen eigenen Parameter.

Wir empfehlen auch die Hinterlegung der FinanzOnline-Zugangsdaten (auch bei Verwendung des Übermittlungsverfahrens - Webservice). Dies deshalb, weil so von der NTCS aus die FinanzOnline-Homepage leicht aufzurufen ist, ohne die Zugangsdaten immer eingeben zu müssen (z. B. um den Steuerakt abzurufen).

Achtung! 

Beim Übermitteln der Dateien via Webservice wird folgender Link verwendet: "https://finanzonline.bmf.gv.at/fon/" Bitte stellen Sie sicher, dass der Zugriff darauf freigegeben ist. Die Übermittlung kann ansonsten nicht durchgeführt werden.

 

2.1.1. Anlage eines Webusers

Für die Anlage eines Webusers MUSS immer ein neuer Benutzer angelegt werden. Bestehende Benutzer können nicht umgestellt werden. Die Daten eines Benutzers für Webservice dürfen nur von einem Supervisor angelegt oder geändert werden.

Hinweis 

Benutzeridentifikation ist eine beliebige Benutzerbezeichnung mit 8-12 Stellen, die jedoch mindestens einen Buchstaben UND eine Ziffer enthalten muss, jedoch keine Sonderzeichen oder Umlaute. Beispiele, die nicht möglich sind: NameWort (keine Ziffer) oder 753951222 (kein Buchstabe) oder Wort444 (zu wenig Stellen)

 

Seitenanfang 

Achtung! 

Es sind keine Umlaute zulässig!

Hinweis 

Wir empfehlen als "Name neu" die Bezeichnung "Webservice1" zu verwenden. Die TeilnehmerID und PIN können gleich wie die Zugangsdaten zu FinanzOnline sein.

• "Name neu": vergebener Name neu muss ersichtlich sein
• "Start-PIN" und "Start-PIN Wiederholung": Hier muss "Eingegeben" angezeigt werden
• "Benutzer sperren (durch Teilnehmer)": Nein
• "Ich möchte die Benutzerrechte eines bestehenden Benutzers kopieren": Nein
• "Supervisor": Nein
• "Benutzer für Webservice": Ja 
• "Benutzer für Registrierkassen-Webservice": Nein
  

2.2. Manuell via FinanzOnline

Achtung! 

Privatpersonen und Benutzer ohne UID-Nummer bekommen von FinanzOnline nur mehr Benutzername und Passwort ausgestellt. Wird der Parameter "Benutzer FinanzOnline" und "Passwort FinanzOnline" ausgefüllt, erfolgt kein automatischer Login mehr. Es werden diese Daten vorgezogen und bei FinanzOnline nur ausgefüllt.

 

2.2.1. XML-Verzeichnis

Hinweis 

Wenn im Parameter "Zugangsdaten" kein Pfad für die XML-Datei hinterlegt ist, wird automatisch das Standard XML-Verzeichnis herangezogen und die Datei dort abgelegt. Als Standard XML-Verzeichnis gilt das Installationsverzeichnis der NTCS. In diesem Verzeichnis wird automatisch ein XML-Ordner erstellt. Das Installationsverzeichnis finden Sie auf dem Laufwerk, wo die NTCS installiert ist z. B. D:\Programme\BMDSoftware\Daten\XML

 

Hinweis 

Für Steuerberater: Hier kann je Klient ein eigenes Verzeichnis hinterlegt werden (Ist der Klient als Selbsteinreicher gespeichert, wird auch hier das firmenbezogene XML-Verzeichnis herangezogen und eine XML-Datei erzeugt.). Wird hier für die Steuerberaterfirma ein Verzeichnis hinterlegt, gilt dieses nur für die Steuerberaterfirma, nicht für alle Klienten. Für Klienten, für die hier kein firmenbezogenes Verzeichnis hinterlegt wird, wird jenes verwendet, welches in den CRM-Zugangsdaten bei der Steuerberaterfirma hinterlegt ist.

Achtung! 

Wird hier global ein Wert hinterlegt, dient dieser als letzter Rückfallwert. Es wird in diesem Fall nie das XML-Verzeichnis aus den CRM-Zugangsdaten verwendet. Diese Einstellung entspricht nicht dem BMD Standard! Weiters dürfen dann die Webservice-Zugangsdaten des Steuerberaters nicht in den "Allgemeinen Parametern" hinterlegt werden. Ist dies der Fall, werden diese Zugangsdaten verwendet und das firmenbezogene XML-Verzeichnis wird ignoriert. Hier muss der Steuerberater die Zugangsdaten firmenbezogen bei der eigenen Firma hinterlegen.

 

• UVA und Meldungen → E-Government → FinanzOnline oder
• über die UVA → Extras → FinanzOnline erfolgen.  

Hinweis 

Der Login kann auch über BILANZ → E-Government → FinanzOnline erfolgen. Die Ermittlung der Zugangsdaten für FinanzOnline ist jedoch bei FIBU und BILANZ unterschiedlich!

Bei Verwendung der Parameter innerhalb einer Kanzlei Bitte beachten Sie, dass es riskant sein kann, die FinanzOnline-Zugangsdaten der Kanzlei firmenbezogen oder allgemein zu hinterlegen! Damit würden sämtliche Benutzer, für die keine eigenen Zugangsdaten (als eigene Einstellung!) in den Parametern hinterlegt worden sind, automatisch auf die firmenbezogenen bzw. allgemeinen FinanzOnline-Zugangsdaten der Kanzlei zurückfallen. Cloud-Betrieb Um ein unerwünschtes automatisiertes Einsteigen zu verhindern, empfehlen wir daher vor allem bei Cloud-Betrieb (Mandanten arbeiten auf der Mandantenfirma in der STB-Datenbank) diese Zugangsdaten keinesfalls allgemein zu hinterlegen. Eingrenzung von Berechtigungen Um das Risiko einer unerwünschten Nutzung der FinanzOnline-Zugangsdaten zu minimieren, werden diese Daten in NTCS bestmöglich geschützt. So hat ein Benutzer keinen Zugriff darauf, wenn: keine Berechtigung für die Funktion "Start FinanzOnline" vorhanden ist. die Firma im Feld "Datenbesitzer für Ansehen" eine Gruppe hinterlegt hat, und der Benutzer nicht in der betreffenden Datenbesitzergruppe enthalten ist. der Benutzer in der Benutzergruppe *ASP_LCK01 enthalten ist und damit als Cloud-User erkannt wird. Sämtliche auftretende Sperren werden zudem im BMD.Err.log vermerkt, um die Ursache eines erfolglosen Einstieges leichter feststellen zu können.

3. Voraussetzungen

3.1. Allgemeine Voraussetzungen

3.1.1. Firmenstamm

Im Feld "Finanzamt" wird immer die zuständige Dienststelle (z. B. 51 Kirchdorf Perg Steyr) hinterlegt. Von dieser wird die Bankverbindung für die Telebankingdatei bzw. den Zahlschein herangezogen. Die Dienststelle wird immer automatisch vor die Steuernummer gestellt.  Für den Schriftverkehr gibt es nur noch das Finanzamt Österreich, welches automatisch auf der UVA angedruckt wird. Bei Aufforderung vom Finanzamt auf den Wechsel zum Finanzamt für Großbetriebe, muss im Feld Finanzamt manuell die 11 eingetragen werden.

Achtung! 

Format Steuernummer (F1 Hinweis): 3 Stellen, Schrägstrich (kein Backslash und Bindestrich) 4 Stellen, Bindestrich 2 Stellen (Team, wenn bekannt).

Hinweis 

In seltenen Fällen kommt es vor, dass eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden muss, jedoch noch keine Steuernummer vorhanden ist. Fehlt die Steuernummer, wird automatisch am UVA-Formular das Häkchen bei "Steuernummer noch nicht vorhanden" gesetzt. In diesem Fall kann keine XML-Datei erzeugt werden und die Umsatzsteuervoranmeldung muss im Papierformat übermittelt werden.

Beispiel 

Adresse: Resthofstraße 9 Top 4 Tür 6, 4400 Steyr ist wie folgt einzugeben Resthofstraße 9/4/6, 4400 Steyr

3.1.2. FIBU-Stamm

USt Ist/Soll

In diesem Feld wird eingestellt, ob die USt nach Ist- oder Sollversteuerung abgegeben wird. (Näheres siehe: Buchen)

Kammerumlage

Ist eine FIBU nicht kammerumlagepflichtig (z. B. Ärzte, Anwälte usw.), kann diese in diesem Feld deaktiviert werden. 

Wird das Kennzeichen für die Kammerumlagenberechnung auf "Nein" gesetzt, erhalten Sie beim Ausdruck der Kammerumlage folgenden Hinweis:

UVA-Abgabezeitraum

Hier wird eingestellt, ob die Abgabe der UVA monatlich, quartalsweise oder keine UVA erfolgt. Die UVA kann nicht für ein ganzes Jahr erstellt werden.

Hinweis

Wird der UVA-Abgabezeitraum auf "keine UVA" gestellt, dann wird der Vorauszahlungsbetrag am Steuernachweis und am Einzelsteuernachweis nicht gedruckt.

Betriebsadresse

Gibt es zu einer Steuernummer mehrere Buchhaltungen (z. B. ein Gewerbebetrieb mit einer Vermietung und Verpachtung), können diese unter einer Firmennummer geführt werden. Die Adresse der jeweiligen Buchhaltung kann in diesem Feld mit F8 hinterlegt werden. Auf der UVA wird dann die hinterlegte Betriebsadresse angedruckt. 

Achtung! 

Adresse: Wird am Formular die falsche Adresse angedruckt, kontrollieren Sie in den Stammdaten die Eingabe. Auch die Firmenvorjahre müssen kontrolliert werden. Diese werden in den Stammdaten über Extras Firmen Vorjahre gestartet und können mit F6 bearbeitet werden.

 

3.2. Besondere Voraussetzungen Unterscheidungen

• Wirtschaftskunde - nur mit dem Rechnungswesen Paket
• Steuerberater, welche für seine Klienten die UVA einreicht
• Steuerberater-Cloud, Klienten reichen selbst die UVA ein
• Wirtschaftskunde mit Bilanzmodul welcher mit Berichten arbeitet oder Erklärungen abgibt.
  
  

Beispiel 

Der Steuerberater arbeitet mit der Firma 1. Weitere Firmen (Mandanten) sind unter 200000 Mustermann und 200001 Kaufmann angelegt. In der Firma 1 gibt es diese entsprechenden Kunden, im Feld "entspricht Firma" muss die dazugehörige Firma hinterlegt werden. Bei dem Kunden 200000 Mustermann wird im Feld "entspricht Firma" die Firma 200000 hinterlegt und bei dem Kunden 200001 Kaufmann wird im Feld "entspricht Firma" die Firma 200001 hinterlegt.

 

3.2.1. Wirtschaftskunde - nur Rechnungswesenpaket im Einsatz

3.2.2. Steuerberater, der für seine Mandanten die UVA einreicht

Am Firmenstamm des Steuerberaters

und am Firmenstamm des Klienten wird die Steuernummer hinterlegt:

Weiters muss am Firmenstamm des Klienten die STB-Firma eingetragen sein:

Achtung! 

Auch hier gilt, ist die Wartung Kunde – Firma aktiviert, müssen diese Daten am Kundenstamm (CRM) gewartet werden, da bei Bearbeitung des Kunden automatisch die Änderungen auf den Firmenstamm (FIBU) geschrieben werden. Die Steuernummer der Person wird mit der Steuernummer am Firmenstamm verglichen. Sollte diese nicht übereinstimmen, wird mit einer Meldung darauf hingewiesen: Für die Erstellung der XML-Datei wird die Steuernummer des Firmenstammes herangezogen.

Am Firmenstamm besteht weiters die Möglichkeit, das Feld "STB-Firma für FIBU-Erklärungen" zu setzen.

Dieses Feld soll nur in dem Ausnahmefall gesetzt werden, wenn für die Monatserklärungen und die Jahressteuererklärungen 2 unterschiedliche steuerliche Vertreter zuständig sind! (Zum Beispiel: STB 1 übermittelt die Umsatzsteuererklärung, und STB 2 gibt die Jahressteuererklärung für den Klienten ab.

Wird dort eine Steuerberater-Firma hinterlegt, dann wird diese als steuerliche Vertretung für alle FIBU-Erklärungen herangezogen.

Beispiel UVA:

Dieses Feld muss nur dann gesetzt werden, wenn für die Monatserklärungen und die Jahressteuererklärungen zwei unterschiedliche steuerliche Vertreter zuständig sind. Sonst reicht das Feld "STB-Firma".

 

Die Zuordnung Kunde - Firma über das Feld "entspricht Firma" am Kunden (in der STB-Firma) muss grundsätzlich getroffen werden, damit für die Einreichung die Zugangsdaten des Steuerberaters und nicht die der Firma herangezogen werden.

Hier wird die Firmennummer des Klienten eingetragen!

Kunden, die keiner Firma zugeordnet sind, werden automatisch als "Selbsteinreicher" behandelt – auch dann, wenn im Feld "STB-Firma" ein STB-Kennzeichen hinterlegt ist.

Weitere wichtige Gründe für die Zuordnung Kunde/Firma sind:

Wartung Klientenstamm: Der STB muss nur die Kunden warten. Der Abgleich mit dem Firmenstamm des Kunden kann über eine Parametereinstellung (CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → 1. Allgemein → Update von Person auf Firma) automatisiert werden.  

Steuererklärungen (Bilanz): Diese können nur verwendet werden, wenn die Kunden/Firmenzuordnung vorhanden ist (Aufruf im Steuernavigator über den Kunden).

Hinweis 

Ist ein Klient als Selbsteinreicher markiert, kommen die Umsatzsteuerwerte nicht in die Klientenzahlungen. Die UVA-Werte aus der XML-Datei werden gleich bei Erstellung der Datei in die Klientenzahlung gespeichert.

 

3.2.3. Cloud-Kunden, welche beim Steuerberater arbeiten; Mandanten reichen selbst die UVA ein

Firmenstamm

Am Firmenstamm des Steuerberaters

und am Firmenstamm des Klienten wird die Steuernummer hinterlegt:

Weiters muss am Firmenstamm des Klienten die STB-Firma eingetragen sein:

Achtung! 

Auch hier gilt, ist die Wartung Kunde – Firma aktiviert, müssen diese Daten am Kundenstamm gewartet werden, da bei Bearbeitung des Kunden automatisch die Änderungen auf den Firmenstamm geschrieben werden.. Die Steuernummer der Person wird mit der Steuernummer am Firmenstamm verglichen. Sollte diese nicht übereinstimmen, wird mit einer Meldung darauf hingewiesen: Für die Erstellung der XML-Datei wird die Steuernummer des Firmenstammes herangezogen.

Am Firmenstamm besteht weiters die Möglichkeit, das Feld "STB-Firma für FIBU-Erklärungen" zu setzen.

Dieses Feld soll nur in dem Ausnahmefall gesetzt werden, wenn für die Monatserklärungen und die Jahressteuererklärungen 2 unterschiedliche steuerliche Vertreter zuständig sind! (Zum Beispiel: STB 1 übermittelt die Umsatzsteuererklärung, und STB 2 gibt die Jahressteuererklärung für den Klienten ab)

Wird dort eine Steuerberater-Firma hinterlegt, dann wird diese als steuerliche Vertretung für alle FIBU-Erklärungen herangezogen.

Beispiel UVA:

Dieses Feld muss nur dann gesetzt werden, wenn für die Monatserklärungen und die Jahressteuererklärungen zwei unterschiedliche steuerliche Vertreter zuständig sind. Sonst reicht das Feld "STB-Firma".

Personenstamm

Die Zuordnung Kunde - Firma über das Feld "entspricht Firma" am Kunden (in der STB-Firma) muss grundsätzlich getroffen werden, damit für die Einreichung die Zugangsdaten des Steuerberaters und nicht die der Firma herangezogen werden.

Hier wird die Firmennummer des Klienten eingetragen!

Kunden, die keiner Firma zugeordnet sind, werden automatisch als "Selbsteinreicher" behandelt – auch dann, wenn im Feld "STB-Firma" ein STB-Kennzeichen hinterlegt ist.

Ist ein Klient Selbsteinreicher, d. h., die XML-Dateien werden mit den Zugangsdaten des Klienten abgegeben, muss am Kundenstamm das Feld "Selbsteinreicher" auf "Ja" gesetzt werden:

Weitere wichtige Gründe für die Zuordnung Kunde/Firma sind:

Wartung Klientenstamm: Der STB muss nur die Kunden warten. Der Abgleich mit dem Firmenstamm des Kunden wird über die Parametereinstellung (CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → 1. Allgemein → Update von Person auf Firma) automatisiert werden.  

Steuererklärungen (Bilanz): Diese können nur verwendet werden, wenn die Kunden/Firmenzuordnung vorhanden ist (Aufruf im Steuernavigator über den Kunden).

3.2.4. Wirtschaftskunde (mit Bilanzmodul) arbeitet mit Berichten bzw. gibt Erklärungen ab

Firmenstamm

Am Firmenstamm sind keine weiteren Einstellungen notwendig.

Personenstamm

In diesem speziellen Fall wird in der eigenen Firma eine dazugehörige Person (z. B. Geschäftsführer der Firma) angelegt, damit Berichte richtig ausgewertet werden können bzw. Erklärungen der eigenen Firma richtig versandt werden. Im Feld "entspricht Firma" wird am Kunden (in der eigenen Firma) die eigene Firma hinterlegt:

Damit auch weiterhin die Zugangsdaten der eigenen Firma herangezogen werden, muss das Feld Selbsteinreicher auf "Ja" gestellt werden!

Steuererklärungen (Bilanz): Diese können nur verwendet werden, wenn die Kunden/Firmenzuordnung vorhanden ist (Aufruf im Steuernavigator über den Kunden).

3.3. Test FinanzOnline

Mit der Schaltfläche "Test FinanzOnline"  können Sie diesen Test starten. Hier wird getestet, ob für die Übermittlung der XML-Datei alle notwendigen Daten hinterlegt sind:

Die einzelnen Punkte werden als Richtig mit "" oder als falsch mit "" gekennzeichnet.

BEISPIEL 1

Bei diesem Beispiel reicht der Steuerberater mit der Firma 1 für seinen Klienten Firma 200000 ein:

Erläuterung:

• Test Erreichbarkeit FinanzOnline - es gibt zurzeit keine Wartungsarbeiten.
• Ermittlung der hinterlegten Zugangsdaten - es werden die Zugangsdaten der Firma 200000 kontrolliert.
• Es wurde eine Entspricht-Person gefunden (notwendig, wenn der Steuerberater für den Klienten einreicht!). In der Firma 1 (Steuerberater) ist der Kunde 200000 mit dem Feld "entspricht Firma" hinterlegt
• Dieser ist nicht als "Selbsteinreicher markiert - die Firma 1 reicht für den Klient 2000000 ein.
• Es wird mit der Firma 1 übermittelt.
• Kontrolle der Webservice-Daten der Firma 1 (Steuerberater). Diese sind firmenbezogen hinterlegt.
• Kontrolle der FinanzOnline-Zugangsdaten der Firma 1 (Steuerberater). Diese sind firmenbezogen hinterlegt.
• Test Webservice - Die Webservice-Zugangsdaten der Firma 1 sind korrekt (wird mit einer UID-Abfrage im Hintergrund kontrolliert).
• Test Webservice - Die UID-Abfrage Stufe 2 mit der Firma 1 ist möglich.
• Zusammenfassung - keine Fehler

BEISPIEL 2

• Test Erreichbarkeit FinanzOnline - es gibt zurzeit keine Wartungsarbeiten.
• Ermittlung der hinterlegten Zugangsdaten - Es werden die Zugangsdaten der Firma 200000 kontrolliert.
• Es wurde eine Entspricht-Person gefunden (notwendig, wenn der Steuerberater für den Klienten einreicht!). In der Firma 1 (Steuerberater) ist der Kunde 200000 mit dem Feld "entspricht Firma" hinterlegt
• Dieser ist als "Selbsteinreicher markiert - die Firma 200000 reicht für sich ein, von dort werden auch die Zugangsdaten gezogen.
• Es wird mit der Firma 200000 übermittelt.
• Kontrolle der Webservice-Daten der Firma 200000. Diese sind firmenbezogen hinterlegt.
• Kontrolle der FinanzOnline-Zugangsdaten der Firma 200000. Diese sind firmenbezogen hinterlegt.
• Test Webservice - die Webservice-Zugangsdaten der Firma 200000 sind korrekt (wird mit einer UID-Abfrage im Hintergrund kontrolliert).
• Test Webservice - die UID-Abfrage Stufe 2 mit der Firma 200000 ist möglich.
• Zusammenfassung - keine Fehler
  

Hinweis 

Beim Start des Test FINONL wird im Hintergrund beim Finanzamt eine UID-Nummernabfrage mit der UID Nummer der Firma BMD gestartet. Somit kann es vorkommen, dass Sie in der Databox im Finanzonline eine Übermittlungsmitteilung erhalten.

4. Kontrolle und Berechnung Steuern

4.1. Steuerkontrolle

Hinweis 

Sobald ZM-pflichtige Umsätze gebucht werden, erscheint bei der Steuerkontrolle auf dem Steuernachweis der Hinweis auf die ZM-Einreichung.

Hinweis 

Ein Steuer- bzw. Einzelsteuernachweis kann für jedes Land gedruckt werden.

4.2. Steuerberechnung speziell 

Achtung! 

Ist unter FIBU Parameter → UVA/Meldungen → ZM → der Parameter "Meldungen Teilrechnung" auf  1 "Teilrechnung in Meldung" eingestellt, wird die Teilrechnung in die ZM genommen. In der UVA wird weiterhin die Anzahlung gerechnet. Wird in dem oben genannten Parameter "Anzahlungen nicht in UVA/ZM" der Steuercode 7 "ig Lieferung" hinterlegt, kommt die Teilrechnung in die ZM. In die UVA wird weder die Teilrechnung noch die Anzahlung mitgerechnet. Ist der Parameter auf 0 "Anzahlung in Meldung" eingestellt, dann wird durch die Hinterlegung des Steuercodes 7 "ig Lieferung" sowohl der Ausweis in der UVA als auch in der ZM unterbunden. Auswirkung: Wenn also im Parameter "Anzahlung nicht in UVA/ZM" der Steuercode 7 "ig Lieferung" hinterlegt ist UND der Parameter "Meldung Teilrechnungen" auf 0 "Anzahlung in Meldung" gesetzt ist, wird weder die Teilrechnung noch die Anzahlung in der UVA gemeldet. Der Ausweis in der UVA/ZM erfolgt erst zum Zeitpunkt der Schlussrechnung. Wir empfehlen, diese Einstellung vorab mit Ihrem Steuerberater abzuklären!

• Bei Zahlung (Standard)
• IgL bei Rechnung, RC bei Zahlung
• IgL und RC bei Rechnung

5. UVA am Bildschirm

5.1. Einstiegsoptionen

Bezüglich der LOHN Abfrage werden im LOHN folgende Punkte geprüft: Ist im betreffenden Monat bei einem Dienstnehmer eine Lohnabrechnung vorhanden und ist im Lohn-Buchungsbeleg der Zustand "Buchungsbeleg in Fibu exportiert" auf "nein" (z. B. wirklich noch nicht in Fibu verbucht oder es gab danach Änderungen im LOHN)? Ist im betreffenden Monat keine Abrechnung vorhanden, jedoch im Vormonat (Abrechnung wurde vergessen oder Beendigung der Lohnverrechnung)? Für die Kontrolle spielt es keine Rolle, ob in der Fibu im betroffenen Monat Lohn-Buchungen vorhanden sind. Kontrollieren Sie den aktuell gedruckten Buchungsbeleg mit den bereits verbuchten Lohnbuchungen in der Finanzbuchhaltung. Falls dieser übereinstimmt, kann diese Meldung ignoriert werden.

Hinweis 

Ist der ANBU-Verbuchungsintervall auf monatlich gesetzt, wird geprüft, ob für dieses Monat noch offene ANBU-Buchungen vorhanden sind. Mit dem vorgeschlagenen Link gelangen Sie direkt zur Anbu-Verbuchung. Zusätzlich wird geprüft, ob es in der Anlagenvorerfassung noch offene Positionen gibt. Mit dem vorgeschlagenen Link gelangen Sie hier zum Anlagenexplorer.

5.2. UVA-Reiter

Nach dem Einstieg wird das ausgefüllte UVA-Formular am Bildschirm angezeigt. Im Kopf sehen Sie die Firmennummer, das FIBU-Jahr und die Von Periode/Bis Periode, für welche die Berechnung durchgeführt wurde. Über die Reiter   können Sie zwischen den Seiten 1 bis 4 des UVA-Formulars, auf das Formular U31 oder auf den UVA-Zahlschein wechseln.

• "Ich übermittle Rechnungskopien": Dies ist eine Information an FinanzOnline, dass mittels Fax, E-Mail, Post etc. Rechnungen übermittelt werden. BMD erzeugt hierfür keine Datei. Dieses Feld ist nur ein Informationsfeld für FinanzOnline. Die PDF-Dateien müssen gesondert an FinanzOnline übermittelt werden.
  
• "Ich beantrage die Verwendung des unter der Kennzahl 095 ausgewiesenen Überschusses zur Entrichtung von Abgaben."
  

Achtung! 

Auf dem Reiter "Gesamt" können keine Daten bearbeitet werden!

 Hinweis Kennziffer 020

Für die Bekanntgabe der Gesetzesstelle (§ 6 Abs. 1 Z ...), auf die die übrigen steuerfreien Umsätze ohne Vorsteuerabzug entfallen, steht die KZ 020 mit maximal 4 Zeichen (alphanumerisch) zur Verfügung. Unter Extras → Allgemeine Einstellungen für UVA/Meldungen oder fibubezogene Einstellungen für UVA/Meldungen → Ausdruck → Ziffer bei Kennzeichen 020 kann die Ziffer für KZ 020 hinterlegt werden. Wird in der UVA ein Wert in der KZ 020 angedruckt und die Kennziffer ist nicht im oben angeführten Parameter hinterlegt, kommt folgende Meldung:           Die Kennziffer kann nun erfasst werden und wird direkt auf das UVA-Formular übernommen. In den fibubezogenen Einstellungen für UVA/Meldungen → Ausdruck → "Ziffer bei Kennzeichen 020" wird diese Kennziffer zurückgespeichert.

Seitenanfang 

Achtung Kennziffer 020! 

Kommt es vor, dass es in einem Monat mehr Gutschriften als Rechnungen gibt ODER gleich viele Gutschriften als Rechnungen, wird trotzdem der Wert 0,00 angedruckt bzw. in die XML-Datei geschrieben. Auch in diesem Fall muss die Ziffer zwingend (lt. Finanzamt) befüllt werden.

Seitenanfang 

 

Extras

XML-Datei erstellen	Hier können Sie die XML-Datei erstellen. Nähere Infos finden Sie unter Erstellung XML-Datei.
E-Government-Detail	Hier kann die E-Government-Detailliste geöffnet werden.
E-Government-Databox	Hier kann die E-Government-Databox geöffnet werden.
Test FinanzOnline	Hier können die Einstellungen für die XML-Übermittlung mittels FinanzOnline überprüft werden. Sie finden im Programm unten eine eigene Schaltfläche für diese Funktion. Näheres finden Sie unter Test FinanzOnline.
FinanzOnline	Hier können Sie sich zu FinanzOnline verbinden. Es erscheint eine Abfrage der Firma, mit deren Zugangsdaten Sie sich einloggen wollen: Vorgeschlagen wird immer jene Firma, mit der die UVA erstellt wurde. Der Zugang erfolgt mit den jeweils hinterlegten Zugangsdaten. (Das können auch die hinterlegten STB-Zugangsdaten sein, wenn das Feld "entspricht Firma" im CRM befüttert ist).   Mittels Parameter kann diese Abfrage ausgeschaltet werden: Stammdaten → Paketübergreifende Parameter → 3 CRM - Zugangsdaten → FinanzOnline mit Abfrage auf Firma.
Statistik Austria	Hier können Sie sich zu Statistik Austria verbinden. Die Zugangsdaten hierfür werden im Parameter hinterlegt: Stammdaten → Paketübergreifende Parameter → 3 CRM - Zugangsdaten → Benutzererkennung Statistik Austria UND Passwort Statistik Austria
Kontendetail Umsatzsteuer	Hier können Sie die Steuerübersicht starten.
Ausfüllhilfe	Hier können Sie die Ausfüllhilfe starten. Sie finden im Programm unten eine eigene Schaltfläche für diese Funktion. Näheres finden Sie unter Ausfüllhilfe.
Steuerumbuchungen	Hier können Sie die Steuerumbuchungen starten - nähere Infos finden Sie unter Steuerumbuchungen.
Abgabenarten	Hier können Sie pro Land zu den bereits aus dem Standard vorhandenen Abgabenarten weiter erfassen. Diese können Sie am Reiter "U31" Abgabenart mit F4 auswählen.
Zusammenfassende Meldung	Hier können Sie die Zusammenfassende Meldung öffnen.
Auslandsdienstleistungen	Hier können Sie die Auslandsdienstleistungen öffnen.
Übernahme UVA-Werte aus 5.5  (Punkt ist nur ersichtlich, wenn Übernahme aus 5.5. vorgenommen wurde)	Handelt es sich bei der auszuwertenden FIBU um eine Buchhaltung, die aus BMD 5.5. importiert wurde, werden die UVA-Werte nicht neu berechnet, sondern 1:1 aus BMD 5.5 übernommen. Diese Werte könnten gelöscht und mit dieser Funktion nochmals neu berechnet werden. Die UVA sollte in jedem Fall neu gestartet werden.
Löschen UVA-Werte aus 5.5  (Punkt ist nur ersichtlich, wenn Übernahme aus 5.5. vorgenommen wurde)	Mit dieser Funktion können die UVA-Werte aus BMD 5.5 gelöscht werden. Es gibt hier eine Möglichkeit, auf Perioden einzugrenzen: Nach dem Löschen der 5.5-UVA-Werte können diese mittels Neustart der UVA aktualisiert werden, die UVA-Werte aus der BMD 5.5. sind dann 0,00! Um die Werte wieder zu berechnen, müssen diese nochmals neu mit "Übernahme UVA-Werte aus 5.5" übernommen werden und die UVA muss neu gestartet werden.
Ausdruck Umbuchung SOLL/IST	In dieser Auswertung werden jene Rechnungen angezeigt, die zum Stichtag einer Umstellung von Vorsteuer Ist- auf Soll-Versteuerung noch offen waren. Zusätzlich wird der Steuerbetrag angedruckt, der nachträglich in Abzug gebracht werden darf. Damit die Werte ermittelt werden können, muss die Versteuerungsart im neuen Wirtschaftsjahr bereits vor dem Ausdruck der Liste umgestellt werden. Näheres unter Umstellung von Ist- auf Soll-Versteuerung.
UVA-Werte aus Datenübernahme	Stammen Daten aus BMD 5.5 oder anderen Datenübernahmen (z. B. RZL ...), wird auf diese schon beim Einstieg in die UVA hingewiesen: Für eine genaue Kontrolle werden diese hier nach (UVA)-Feldbezeichnung getrennt angeführt. Sollten nach der Datenübernahme keine Werte ersichtlich sein, können diese unter Funktionen → Übernahme Importierte Buchungen geladen werden.    Hier können Sie die Werte bearbeiten oder mit F5 manuell neue Werte erfassen, die in die UVA übernommen werden. Die UVA muss danach nochmals aufbereitet werden. Manuell erfasste Werte werden mit "man." gekennzeichnet. Werden Daten für die Kennzahl 020 in der UVA erfasst, wird die notwendige Ziffer für die UVA aus dem Parameter herangezogen: UVA/Meldungen → Ausdruck → Ziffer bei Kennzeichen 020. Bei falschen manuellen Eingaben erhalten Sie den entsprechenden Hinweis: - Bei der Eingabe einer Kontonummer ohne Steuercode bzw. Prozentsatz: - Bei der Eingabe eines Steuercodes ohne Kontonummer: - Bei der Eingabe eines Prozentsatzes ohne Steuercode bzw. Kontonummer:
Vorbehalt hinterlegen	Sie haben hier die Möglichkeit, Vorbehalte zu setzen - Felder werden mit einem "V!" markiert Stellen Sie sich in das betreffende Feld und markieren Sie dieses mit "Vorbehalt hinterlegen". Es erscheint in der Bildschirmübersicht rechts die Markierung "V!"   Möchten Sie die Markierung wieder aufheben, müssen Sie das eben markierte Feld verlassen und wieder mit der Maus markieren (oder die UVA neu einlesen). Anschließend kann die Markierung unter "Extras" mit "Vorbehalt entfernen" entfernt werden.
Auf berechneten Wert zurücksetzen	Diese Funktion steht Ihnen zur Verfügung, um manuell veränderte Werte wieder auf die berechneten Werte zurückzusetzen. Stellen Sie sich hierfür in das Feld und klicken Sie auf die Schaltfläche "Werte bearbeiten" . Nun können Sie unter "Extras" auf den berechneten Wert zurücksetzen. Sobald Sie das Feld wieder mit der Schalfläche "Eingabe sperren"  sperren, wird der neue Wert angezeigt.

5.3. Ausfüllhilfe

Mit der Schaltfläche "Ausfüllhilfe"   können Sie das besagte Dokument UVA Ausfüllhilfe Österreich öffnen.

5.4. Werte bearbeiten

Grundsätzlich werden die UVA-Werte vom Programm richtig berechnet. Werden diese nun manuell überarbeitet, stimmen die Werte nicht mehr mit den tatsächlichen Buchungen überein. Korrekturen sollten daher immer über Buchungen erfolgen! Weiters werden die manuellen Werte nicht in die Jahressteuererklärung übernommen!

Über die Schaltfläche  können die Werte am Schirm manuell verändert werden. Manche Kennzahlen werden automatisch berechnet und können nicht bearbeitet werden (z. B. KZ 000). Wenn Sie im Auswahlfeld die jeweilige UVA-Kennziffer eingeben, springt der Cursor automatisch auf dieses Feld.
Sobald ein Wert manuell erfasst bzw. geändert wird, wird das Feld mit der Bezeichnung "Man." gekennzeichnet. Nach der Änderung kann das Feld wieder "gesperrt" werden

Seitenanfang 

5.5. Kennzahl 62, 63, 67 und 90 UVA-Berichtigungen

Hinweis 

Dieser Hinweis erscheint nicht, wenn die "Berichtigung" durch Direktbuchungen auf das jeweilige Steuerkonto ausgelöst wurde.

Hinweis 

Kfz-Verwaltung - Fünftelberichtigung beim Verkauf des Kfz Die automatische Fünftelberichtigung des Aufwandseigenverbrauchs beim Verkauf des Fahrzeuges wird automatisch mit dem Steuercode 38 verbucht und in der Kennzahl 63 ausgewiesen.

5.6. Beilage zur Umsatzsteuervoranmeldung

 Bei einer deutschen Installation kann es sein, dass die Abgabenarten manuell importiert werden müssen, sollte die Kammerumlage nicht automatisch auf dem U31 aufscheinen.

Hinweis 

Es ist technisch möglich, die U31 XML-Datei mehrmals zu senden, jedoch muss darauf geachtet werden, ob es schon Meldungen bzw. Buchungen beim Finanzamt gibt. Eine Kontrolle ist hier vorab sehr wichtig. Im Zweifelsfalle muss eine Korrektur bzw. Berichtigung direkt mit dem Finanzamt abgeklärt werden.

Hinweis 

Möchten Sie die Abgaben aus dem NTCS LOHN automatisch ins U31 übernehmen, so finden Sie hier die nötigen Einstellungen im Thema Klientenzahlungen ,und Abgabenarten. Grundvoraussetzung ist die Lizenz für die Klientenzahlungen. Weiters müssen folgende Lohn-Parameter VOR der Abrechnung auf "Ja" gestellt sein: Haben Sie die Klientenzahlungen nicht in Verwendung, können die Lohnabgaben am U31 Formular nur händisch erfasst werden, da im Normalfall die Lohnabgaben direkt vom NTCS LOHN gemeldet werden. Die Lohnabgaben aus BMD 5.5. können auf das U31 übernommen werden. Näheres finden Sie unter Lohnabgaben aus der BMD 5.5. Die errechnete Kammerumlage auf dem U31 wird automatisch nach der Dateierstellung der Selbstbemessung in die Klientenzahlungen geschrieben.

5.7. Meldung von Selbstbemessungsabgaben

Möchten Sie einen bereits bestehenden Rückstand beim Finanzamt mit berechnen (wenn z. B. bei der UVA ein Guthaben entsteht), so ist dies auch mit dem Abgabenkürzel "ZZZ Guthaben aus Vormonat" möglich. Der Gesamtbetrag ist hier mit einem Plusbetrag einzutragen:

Zu beachten ist hier, dass in dem Zahlbetrag auf der Telebankingdatei bzw. auf dem Zahlschein die Selbstbemessungen UND der Rückstand aus Vormonat gerechnet wird. Jedoch wird bei dem Verwendungszweck die Selbstbemessung (z. B. Lohnsteuer) gemeldet. Der Rückstand muss nicht gemeldet werden, da er schon beim Finanzamtkonto gebucht ist.

Beispiel

UVA Zahllast EUR 96.959,57

Lohnabgaben EUR 10.000,00 zuzügl. dem Rückstand aus Vormonaten EUR + 50.000,00 ergeben einen den Betrag EUR 60.000,00

Zahllast EUR 96.959,57 und Lohnsteuer 10.000,00 bleiben im Verwendungszweck.

Der Überweisungsbetrag von EUR 156.959,57 ergibt sich aus der Zahllast EUR 96.595,57 zuzügl. den EUR 60.000,00 vom U31.

In unserem Beispiel ist wieder die Telebankingdatei bzw. der Zahlschein zu übersenden und nicht die XML-Datei für die Selbstbemessungen:

5.8. Übertragung auf ein anderes Steuerkonto

Dazu haken Sie am U31-Formular das entsprechende Feld an:

Im Feld "Steuernummer" können Sie über die Auswahl oder mit der F4-Taste auf die Firmen zugreifen und so die auf der Firma hinterlegte Steuernummmer übernehmen.

Mit der Schaltfläche "Werte bearbeiten" muss der Betrag manuell erfasst werden. Danach wird das Feld mit der Schaltfläche "Eingabe sperren" verspeichert.

5.9. Rückzahlung des Guthabens

Mit der Schaltfläche "Werte bearbeiten" muss der Betrag manuell erfasst werden. Danach wird das Feld mit der Schaltfläche "Eingabe sperren" verspeichert.

Sobald ein Betrag erfasst wird, wird bei der XML-Erstellung automatisch die XML-Erstellung für die Rückzahlung markiert.

Achtung! 

Manuell angelegte Abgabenarten (auch die Abgabenart ZZZ) werden nicht in die XML-Datei für die SB/SBZ übernommen.

Die Bankverbindung wird automatisch vom Firmenstamm eingefügt, es wird immer die Hauptbankverbindung verwendet. Sie können jedoch entweder im Feld "SWIFT/BIC" mit dem F8-Button weiter Bankverbindungen auswählen

oder unter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → UVA und Meldungen (nur Firmenbezogene Einstellungen) → Zahlschein/Telebanking → Bankverbindung eine Bankverbindung hinterlegen. Diese Parameterhinterlegung greift bei folgenden Ausdrucken bzw. Dateierstellungen: UVA Formular, UVA Zahlschein, UVA Telebankingdatei, OSS Telebankingdatei, Vorsteuererstattung und bei der manuellen Überweisung.

Hinweis 

Beim Ausdruck der UVA über die Druckliste kann entschieden werden, ob die U31 mitgedruckt werden soll oder nicht.

5.10. Selbstbemessungsabgabenzahlung (SBZ) über EPS bei FinanzOnline melden

6. Erstellung und Versendung XML-Datei

Achtung! 

Aufgrund der Standardeinstellung wird nach Abgabe der UVA gemäß den GoB-Richtlinien die Buchhaltung journalisiert. Journalisierte Buchungen sind endgültig festgeschrieben. Alle für die UVA relevanten Daten, können nicht mehr geändert werden.

Hinweis 

Übermittlungsart - Testübermittlung. Mittels Parameter Allgemeine CRM Parameter → E-Government → Allgemein → "Übermittlungsart" kann eingestellt werden, dass immer eine Testübermittlung durchgeführt wird. Ist dieser Parameter gesetzt, wird immer eine Testdatei erzeugt.

Hinweis 

Periodensperre. Soll verhindert werden, dass in einer Periode, für die bereits eine UVA abgegeben wurde, noch gebucht wird, kann der Parameter "Periodensperre setzen" gesetzt werden  (UVA → Extras → Parametereinstellungen → Allgemein → Periodensperre setzen). Über Parameter kann eingestellt werden, ob die Periode mit der Erstellung der XML-Datei für die UVA gesperrt wird oder die Periode auch bei der Erstellung der XML-Datei für die Selbstbemessungsabgaben (SB, SBZ, RZ, UEB) gesperrt werden soll.   Über den Parameter kann weiters eingestellt werden, ob zur Periode auch die Bilanzperiode gesperrt werden soll. Buchungskreise abschließen. In der UVA gibt es außerdem die Möglichkeit, zu entscheiden, ob die Buchungskreise nur bei der Erstellung der UVA geschlossen werden sollen, oder auch bei der Erstellung der anderen XML-Dateien. Dazu gibt es einen eigenen Parameter (UVA → Extras → Parametereinstellungen → Allgemein → Buchungskreise abschließen (weitere Meldungen)).

Hinweis 

Ist die XML-Datei bereits erstellt bzw. eingereicht worden, ist dies neben dem Auswahlfeld ersichtlich:

Achtung! 

Sobald mit dem Kennzeichen GoB journalisiert wurde, können diese Kreise in keinster Weise mehr bearbeitet werden! Dies geschieht auch beim Start des Export für Betriebsprüfung.

Wird der Parameter unter UVA →  Allgemein → Journalisieren durchführen auf "nein" gesetzt, dann wird folgende Meldung angezeigt:



Wird der Parameter unter Allgemeine FIBU Parameter → GoB-Richtlinien → Allgemein → EB-Korrektur bei Journalisierung auf "Hinweis" gesetzt, dann wird folgende Meldung angezeigt:

Ist der Parameter "EB-Korrektur bei Journalisierung" auf "Sperre" gesetzt, dann werden beim Journalisieren der EB-Buchungen GoB-Journalnummern > 0 vergeben.

Hinweis 

Wird mit der UVA gleichzeitig auch die XML-Datei für die Zusammenfassende Meldung erstellt, muss hier die UID-Nummernprüfung aus der UVA gestartet werden. Eine Überprüfung über den Menüpunkt ZM wird nicht für die Übermittlung aus dem Menüpunkt UVA übernommen.

Schritt 1	Die XML-Datei wird erstellt und die Buchungskreise werden bei einer Echtübermittlung geschlossen. Details siehe E-Government-Detail.
Schritt  2	Nach dem Erstellen der XML-Datei erhalten Sie die Abfrage, ob die Datei sofort paketiert und versendet werden soll. Bitte bestätigen Sie die Meldung mit "Ja", wenn die Übermittlung mittels Webservice gestartet werden soll. Hinweis  Wenn Sie diese Meldung mit "Nein" bestätigen, gelangen Sie in die E-Government-Detailübersicht. Hier müssen die Freigabe und das Paketieren manuell erfolgen. (Siehe Schritt B) Hinweis  Fehlt die nötige Berechtigung in der NTCS, kommt folgende Meldung: Das Paket wird jedoch trotzdem erstellt und ist in der E-Government-Detailliste ersichtlich. Von dort kann es versendet werden. Hinweis  Bei dieser Meldung ist der User in FinanzOnline nicht berechtigt, die UVA zu senden. Die Änderung muss in FinanzOnline erfolgen! Unter FIBU Parameter → UVA → Allgemein → Abfrage XML Sofort Paketieren und Senden kann eingestellt werden, ob diese Abfrage erfolgen soll, oder ob IMMER nur die XML-Datei erstellt werden soll, ohne diese sofort zu paketieren und zu senden. Sinnvoll ist diese Einstellung, wenn zum Beispiel mehrere UVAs zu einem Paket zusammengefügt werden sollen, oder wenn die Pakete von einem anderen User erzeugt werden.
Schritt  3	Unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → E-Government kann eingestellt werden, wie die Übermittlung erfolgt (Testübermittlung, Echtübermittlung, Abfrage). Standardmäßig erfolgt hier eine Abfrage. Ob hier Test- oder Echtübermittlung ausgewählt wird, hat ausschließlich Auswirkung auf die Übermittlung. Testübermittlungen gelten nicht als eingebracht.
Schritt  4	Sobald die Übermittlung erfolgreich stattgefunden hat, erfolgt noch eine Abfrage, ob Sie zurück in die Erfassung oder in die Paketliste wechseln möchten. Wählen Sie hier "Zurück zur Erfassung", befinden Sie sich anschließend wieder in der Bildschirmanzeige der UVA. Mit der Auswahl "Paketliste öffnen" gelangen Sie in die Paketliste (E-Government-Detail).

Schritt  A	Die XML-Datei wurde erstellt. Mit der Schaltfläche "Zurück zur Erfassung" können weitere Dateien erstellt werden. Mit dem Punkt "Liste öffnen" gelangen Sie in die XML-Steuererklärungsliste (E-Government-Detail). Dort werden die Steuererklärungen aufgelistet.
Schritt  B	In der E-Government-Detailliste muss die XML-Datei zuerst über die Schaltfläche "Freigeben" freigegeben und mit der Schaltfläche "Paketieren" paketiert werden. Details zu dieser Liste finden Sie unter E-Government-Detail.  Hinweis  Um Steuererklärungen einzeln zu paketieren, gibt es einen Parameter unter CRM-Einstellungen → E-Government → Allgemein → "Steuererklärungen einzeln paketieren". Es wird pro Steuererklärung immer ein Paket erstellt. Folgende Einstellungen sind möglich: Gleichartige Abgaben werden zu einem Paket zusammengefügt (lt. Vorgaben von FinanzOnline). Je Steuererklärung wird ein Paket erzeugt.
Schritt  C	Ist die XML-Datei paketiert worden, erscheint die Abfrage, ob die erstellten Pakete sofort gesendet werden sollen. Wird hier "Paket senden" gewählt, wird das Paket an das Finanzamt gesendet. Es sind somit keine weiteren Bearbeitungen mehr notwendig. Wird "Paketliste öffnen" gewählt, öffnet sich die Liste mit allen Steuererklärungspaketen. Dort können die Pakete wiederum manuell versendet werden. Details zur XML-Steuererklärungspaketliste finden Sie unter E-Government-Detail.

Hinweis 

Planabgabedatum: Das Planabgabedatum der UVA kann unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → E-Government → Allgemeine Einstellungen → Allgemein "Ermittlung Planabgabedatum" auf Fälligkeitstag oder Tagesdatum oder unter → UVA "Ermittlung Planabgabedatum" auf Fälligkeitstag, Tagesdatum oder "Wie Allgemein" eingestellt werden. Im E-Government-Detail werden unter dem Reiter "Alle paketieren" nur XML-Dateien paketiert, bei denen im Planabgabedatum das heutige Datum oder ein Datum in der Vergangenheit steht. Zu beachten ist, dass sich das Planabgabedatum auf das Zahlungsdatum bzw. Durchführungsdatum für die Telebankingdatei auswirkt!  Schwarz = In der Zukunft  Rot = Vergangenheit  Grün = Heute

Achtung! 

Übersicht einschränken Folgender Parameter kann gesetzt werden, damit die elektronischen Steuererklärungen nur für Mitarbeiter des zum Kunden gehörenden Steuerberaters ersichtlich sind. Stammdaten → Paketübergreifende Parameter → E-Government → Allgemein → Listung elektronische Steuererklärungen nach Steuerberater In der Übersicht wird in der Kopfzeile auf diese Einstellung verwiesen:

Hinweis 

Ein Versenden der UVAs ist über Stapel grundsätzlich möglich. Jedoch kann der Stapel nicht auf eine Erklärung eingeschränkt werden sondern es werden alle Pakete mit Planabgabedatum versendet.

6.2. Versendung mit FinanzOnline

Schritt 1	Die XML-Datei wird erstellt und die Buchungskreise werden bei einer Echtübermittlung geschlossen. Details siehe XML-Erstellung. Der Schritt 1 kann mittels Parameter dazugeschaltet werden, dies ist keine Standardeinstellung!
Schritt 2	Die Erstellung der XML-Datei erfolgt direkt in das in den CRM Parametern (siehe Übermittlungsverfahren) hinterlegte XML-Verzeichnis. Nach Erstellung erhalten Sie eine Bildschirmmeldung, die anzeigt, wo die Datei erzeugt wurde. Der Dateiname setzt sich aus Abgabenart_Jahr_Abgabezeitraum_Firmennr.xml zusammen: Diese Datei muss manuell bei FinanzOnline hochgeladen werden (zum Unterschied mit der Einreichung über Webservice!)
Schritt 3	Über die Funktion "FinanzOnline" können Sie direkt in FinanzOnline einsteigen. Sind die Zugangsdaten in den CRM Parametern hinterlegt (siehe Übermittlungsverfahren), werden diese automatisch durchgeschleust und ein manuelles Einloggen ist nicht notwendig. Die Datei muss danach manuell über den Explorer gesucht und importiert werden. Wenn die Firma "Selbsteinreicher" ist, werden die Zugangsdaten der Firma verwendet. Ist die Firma "kein Selbsteinreicher", werden die Zugangsdaten vom hinterlegten Steuerberater für den Einstieg in FinanzOnline herangezogen. Unter CRM →  Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter →  1. CRM →  Allgemeine Einstellungen →  8. Zugangsdaten kann ein Parameter gesetzt werden, ob beim Einstieg in FinanzOnline eine Abfrage auf die FirmenNr erfolgen soll. Ist der Parameter für die Abfrage der FirmenNr beim Einstieg in FinanzOnline auf "keine Abfrage" gesetzt, wird immer mit der eigenen Firmennummer eingestiegen. Ist der Parameter auf "Abfrage" gesetzt, wird immer die zuletzt verwendete Firma vorgeschlagen.

 

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Hinweis 

Für das Paketieren der Monatserklärungen (UVA, ZM, VSt-Erstattung, Spendenliste) gibt es in den Berechtigungen eine eigene Funktion.

6.3. Hinweismeldung beim Erstellen der XML-Datei

Hinweis 

Bitte beachten Sie das Jahr in der Klammer! Die Finanzamt- und Steuernummer muss in den betreffenden Firmenjahren eingetragen sein. In der Meldung wird auf das Jahr hingewiesen. Sollte es eine Filiale betreffen, wird auch hier in der Meldung darauf verwiesen.

Es muss beim hinterlegten Steuerberater die Änderung vorgenommen werden, um die XML-Datei mit der Vertretung des Steuerberaters versenden zu können. Diese finden Sie unter FIBU → Firmen und Fibu-Stammdaten → Firma auswählen → Reiter "Firma Finanzamt".

Ist kein Webuser hinterlegt, sondern nur das XML-Verzeichnis für die Datei, erhalten Sie folgende Meldung:

In diesem Fall muss die XML-Datei manuell bei FinanzOnline hochgeladen oder in den Parametern FIBU → Stammdaten → Paketübergreifende Parameter → CRM - Zugangsdaten → Zugangsdaten der Webuser hinterlegt werden.

Wenn die XML-Datei für die UVA schon eingereicht worden ist und Status "Databox nicht Ok" ist, und in der Periode wurde nach Erstellung der XML-Datei nachgebucht, wird beim Einstieg in die UVA folgender Hinweis angezeigt:

Wenn die XML-Datei für die UVA schon eingereicht worden ist und Status "Databox Ok" ist, und in dieser Periode wurde nach Erstellung der XML-Datei nachgebucht, erfolgt beim Einstieg in die UVA dieser Hinweis:

Drücken Sie auf die Schaltfläche "Abbrechen" ist die Funktion "XML-Datei erstellen" inaktiv.

Drücken Sie auf die Schaltfläche "XML-Datei erstellen" kommt folgende Meldung:

Drücken Sie nun die Schaltfläche "OK", kann eine neue XML-Datei erstellt werden.

Ist im Parameter CRM → Zugangsdaten → XML-Verzeichnis kein gültiger XML-Pfad bzw. ein Pfad ohne Schreibrechte hinterlegt worden, werden folgende Hinweise angezeigt:

 

Hinweis 

Bei Sonderkonstellationen (z. B. Klienten des Steuerberaters steigen auf der STB-Umgebung ein und buchen selbst) kann es notwendig sein, die eigene Firma (in der letzten Zeile der NTCS) benutzerbezogen zu definieren. So muss nicht für jede Firma ein Mitarbeiter mit User-ID verknüpft werden. Hierfür steht Ihnen folgender Parameter zur Verfügung: Allgemeine CRM Parameter → CRM → EIGENE Einstellungen → Allgemein → Eigene Firma (hier ist die Firma des Klienten zu hinterlegen) Eine Deaktivierung der Mitarbeiterabfrage ist mittels Parametereinstellung möglich, jedoch nicht empfohlen, da hier nicht mehr nachvollziehbar ist, welcher Mitarbeiter die XML-Datei erstellt hat.

Hinweis 

Wird ein neuer Mitarbeiter angelegt und gibt es für diesen Mitarbeiter keine Zeiterfassung oder Lohnabrechnung (z. B. externer Buchhalter arbeitet im ASP-Bereich), so kann bei der Anlage das Kennzeichen für diese Pakete entfernt werden. Mit dieser Einstellung muss kein Eintrittsdatum erfasst werden.

6.4. Kontrolle FinanzOnline nach Paketeinreichung

Hinweis 

Schalten Sie am besten auf "alle Benutzer" um!

Einreichstatus

	Paket wurde erstellt. Dies bedeutet, dass das Paket versendet wurde, jedoch muss noch kontrolliert werden, ob die Datei auch angenommen wurde!
	Datei wurde erstellt und auf einem Laufwerk gespeichert. Dies bedeutet, dass die Datei gespeichert, jedoch ev. NICHT an das Finanzamt versendet wurde! Es ist zu kontrollieren (FinanzOnline), ob die Datei anderweitig hochgeladen wurde. Wenn nicht, kann mittels rechter Maustaste das Paket nochmal versendet werden. Weiters ist es mit der rechten Maustaste möglich, den Databox-Status richtig zu stellen.
	Paket wurde nicht gesendet.
	Paket wurde gesendet, warte auf Rückantwort Dies bedeutet, dass das Paket versendet wurde, jedoch der Databox-Status nicht bekannt ist. Starten Sie das Auslesen der Databox oder kontrollieren Sie direkt in FinanzOnline, welcher Databox-Status retour gekommen ist und stellen Sie den Status im E-Government manuell auf OK um.
	Paket wurde erstellt - Databox Ok.
	Paket wurde erstellt - Databox nicht Ok.
	Paket wurde erstellt - Databox Ok - Fehler beim Archivieren.
	Paket wurde erstellt - Einreichstatus unbekannt - Paket wurde nicht gesendet.

 

6.5. Steuerumbuchungen

Es werden nur die Steuerkonten umgebucht, die unter Stammdaten → "Steuerkonten" als Steuerkonten hinterlegt sind. Wird z. B. eine Direktsteuer gebucht, wird dieses Steuerkonto nur dann automatisch umgebucht, wenn es in den Steuerkonten für den jeweiligen Steuercode und Prozentsatz hinterlegt ist. Mit diesem Parameter werden auch für die Filialen (sofern das Steuerkonto und Zahllastkonto (Fixkonten) hinterlegt ist) die Steuerumbuchungen gestartet.

Wird Im Feld "Monat" mit F8 das ganze Jahr ausgewählt (Steuern werden für das ganze Jahr umgebucht), erscheint folgender Hinweis:

Hinweis 

Bei Erstellung einer konsolidierten UVA werden die Steuern auf das in den Fixkonten hinterlegte Zahllastkonto umgebucht! Zusätzlich werden auch die Buchungskreise in den einzelnen Buchhaltungen geschlossen.

In welchen Buchhaltungen die Steuerumbuchungen erfolgen sollen, kann mit dem Parameter "Steuerumbuchungen" definiert werden:

Wird der Parameter auf der Konsolidierungsbuchhaltung auf "Nein" gesetzt, und bei den zu konsolidierenden Buchhaltungen auf "Ja", dann werden die Steuerumbuchungen nur auf den zu konsolidierenden Buchhaltungen durchgeführt. Wird der Parameter auf der Konsolidierungsbuchhaltung auf "Ja" gesetzt, dann werden die Steuerumbuchungen in allen Buchhaltungen durchgeführt, welche der Konsolidierung zugeordnet sind.

Firma	Eingabe der Firma, für die die Steuerumbuchungen durchgeführt werden sollen.
FIBU	Eingabe der FIBU, für die die Steuerumbuchungen durchgeführt werden sollen.
Monat	Die Umbuchungen können monatlich oder mit F8 für das gesamte Jahr durchgeführt werden. Die Umbuchungen für das gesamte Jahr werden mit der Buchungsart 2001 = Bilanzbuchung durchgeführt. Achtung! Sind die Steuern mittels F8 bereits für das gesamte Jahr umgebucht worden, darf keine weitere Umbuchung der Steuern für einen bestimmten Monat (z. B. Monat 1) durchgeführt werden, da sonst die Buchungen doppelt verbucht werden.
Buchungssymbol	Buchungssymbol, mit dem die Steuerumbuchungen verbucht werden sollen,  z. B. UB
Filiale	Filiale, für welche die Steuerumbuchungen durchgeführt werden sollen.

Achtung! 

Ist die Periodensperre für diesen Monat bereits gesetzt, erscheint folgender Hinweis. Eine Umbuchung der Steuern kann mit F8 für das gesamte Jahr durchgeführt werden. Die Verbuchung erfolgt korrekt im letzten Monat des Wirtschaftsjahres einschließlich der Steuern aus der gesperrten Periode.

Hinweis 

Können Umbuchungen wegen fehlerhafter Hinterlegungen nicht durchgeführt werden, erscheint folgende Meldung: Bitte kontrollieren Sie in den Stammdaten die Steuerkonten. Eventuell ist ein verwendetes Steuerkonto auch bei den "noch nicht fälligen" Steuerkonten hinterlegt. Diese Doppelhinterlegung führt dazu, dass die Steuer dieses Kontos nicht umgebucht werden kann. In diesem Beispiel ist das Konto 2520 bei dem Steuercode 9 20 % hinterlegt und fälschlicherweise auch bei dem Steuercode 2 20 % in der Spalte "VSt nicht fällig".

6.5.1. Steuererumbuchungen Filialen mit Fremdwährung

Hinweis 

Die Umbuchung der Steuern erfolgt grundsätzlich immer in der Grundwährung der Buchhaltung. Wurden die Steuerkonten mit gemischter Währung bebucht, wird pro Währung und Konto eine eigene Buchung erstellt. Der Kurs der Umbuchung wird aus den Umbuchungsbeträgen errechnet und stimmt somit nicht mit dem Kurs der ursprünglichen Buchungen überein!

Der Kurs der Umbuchung wird aus den Umbuchungsbeträgen errechnet und stimmt daher nicht mit dem Kurs der ursprünglichen Buchungen überein.

6.6. Rückmeldung Finanzamt

1 - die Steuernummer im Feld "IDENTIFIKATIONSBEGRIFF" - diese muss den Zugangsdaten, mit denen die XML-Datei übermittelt wird, zugeordnet sein. Bei Wirtschaftskunden ist dies die eigene Steuernummer. Bei Steuerberatern ist es die der Kanzlei, da beim Finanzamt eine Vollmacht für den Klienten gelegt wurde (Ausnahmen - Selbsteinreicher).

2 - die Steuernummer im Feld "FASTNR" - diese Steuernummer ist dem Unternehmen (Firmenstamm) zugeordnet. Bei Wirtschaftskunden sind somit die im Feld 1 und im Feld 2 angegebenen Steuernummern gleich. Beim Steuerberater ist im Feld 2 jedenfalls die Steuernummer des Unternehmens (Firmenstamm) eingetragen. 

Über die Schaltfläche Test FinanzOnline in der UVA ist schnell ersichtlich, welche Zugangsdaten für die Übermittlung verwendet wurden. Weiters werden alle Daten der zu kontrollierenden Punkte (siehe Auflistung unten) angezeigt.

Stimmt nun die im Feld Identifikationsbegriff übermittelte Steuernummer nicht mit den verwendeten Zugangsdaten überein, sind folgende Punkte zu kontrollieren:

• Im Firmenstamm muss die eigene Steuernummer des Unternehmens eingetragen sein.
  
  
• Im Firmenstamm muss im Feld "STB-Firma" die Firmennummer des Steuerberaters eingetragen sein (nicht bei Wirtschaftskunden - betrifft Steuerberater).
  
  
• Im CRM muss in der STB-Firma auf dem Kunden das Feld entspricht Firma befüllt sein. Hier wird die Firmennummer des Klienten eingetragen (nur bei Steuerberater).
  
  
• Im CRM muss in der STB-Firma auf dem Kunden das Feld Selbsteinreicher kontrolliert werden. Dieses sollte nur dann auf "ja" gesetzt sein, wenn die Zugangsdaten des Klienten bei der Übermittlung verwendet werden (nur bei Steuerberater).
  
  
• Sind alle Punkte richtig hinterlegt, muss beim Finanzamt ermittelt werden, ob eine Vollmacht für das Unternehmen zu den verwendeten Zugangsdaten aufliegt.

Alle Grundeinstellungen finden Sie auch unter dem Kapitel Vorbereitungen für die Übermittlung.

 

Hinweis 

Tritt beim Übermitteln des Paketes ein Problem auf und ist der Einreichstatus der Databox unbekannt (), so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis:

6.7. Berichtigung UVA

Ist eine UVA zu korrigieren, schicken Sie die XML-Datei nochmalig an das Finanzamt. Die Übermittlung wird automatisch als Berichtigung anerkannt. Ist eine XML-Datei schon zweimal abgegeben worden, kann eine Korrektur nur mehr schriftlich beim Finanzamt erfolgen.

Eine XML-Datei kann in jedem Fall neu erstellt werden, hierfür braucht es keine Änderungen beim Databox-Status! Bei nochmaliger Erstellung erscheint ein Hinweis:

 

Ein bereits eingereichtes Paket kann nur dann nochmals aus den E-Government-Zentrale → Pakete gesendet werden, wenn der Databox-Status noch nicht auf "ok" gesetzt ist.

Nachdem der Status "ok" ist, reicht es nicht, den Databox-Status auf "nicht ok" zu setzen, es muss eine neue XML-Datei erzeugt werden und diese muss nochmals paketiert werden. 

 

Ist bereits eine XML-Datei erstellt worden, kommt beim neuerlichen Buchen in dem betreffenden Monat jedenfalls folgender Hinweis (bei jeder Buchung):

 

 

Achtung! 

Sind die Buchungskreise bereits abgeschlossen worden und es müssen noch Korrekturbuchungen durchgeführt werden, dann werden diese in einem neuen Kreis gebucht. Die UVA ist danach neu zu berechnen bzw. zu erstellen.   Ist die UVA erstellt bzw. eingereicht worden und im Zuge dessen bereits die Periode geschlossen, müssen die Korrekturbuchungen im nächsten Monat erfolgen. Sie könnten die Korrektur auch in der Bilanzperiode vornehmen und mit der Jahressteuererklärung melden.

6.7.1. Nochmalige XML Erstellung - noch nicht eingereicht

6.7.2. Nochmalige XML Erstellung - bereits eingereicht

6.7.2.1. Eingereicht - Databox Status noch nicht bekannt

6.7.2.2. Eingereicht - Databox Status ok

Bei einer weiteren Korrektur ist eine schriftliche Korrespondenz mit dem Finanzamt notwendig.

Um das UVA-Formular nochmals ohne den Vermerk "Kontrollausdruck" zu drucken, entfernen Sie hierfür vor dem Druck das Häkchen bei "Kontrollausdruck":

7. Ausdruck Telebanking/Zahlschein

7.1. Ausdruck UVA

Über die Schaltfläche  kann das UVA-Formular inkl. Werte ausgedruckt werden. Der Ausdruck erfolgt ausschließlich auf weißem A4-Papier im Querformat auf 4 Seiten lt. Vorgabe vom Finanzamt. Originalformulare werden nicht unterstützt. Zusätzlich kann auf dem UVA-Formular eine Infozeile angedruckt werden.

Hinweis Andruck Infozeile 

Unter Einstellungen für UVA/Meldungen → Ausdruck kann hinterlegt werden, welche Daten in der Infozeile angedruckt werden sollen. Damit die Infozeile auf dem UVA-Formular angedruckt wird, muss der Parameter " Infozeile drucken" auf "Ja" gesetzt werden. Folgende Daten können in der Infozeile angedruckt werden: Klienten-Nr Datum User Fixtext

Seitenanfang 

Hinweis 

Ist für einen Zeitraum die XML-Datei bereits erstellt worden und wird dann nochmalig die UVA ausgedruckt, erscheint im Feld "Finanzamt" der Hinweis auf "Kontrollausdruck": Soll das Finanzamt wieder angedruckt werden, müssen Sie das Häkchen bei "Kontrollausdruck" wieder entfernen.

Hinweis 

VJ-Umsatz unter 100.000,00   Sollte der Vorjahresumsatz unter EUR 100.000,00 liegen, erscheint bei der XML-Erstellung ein Hinweis:     Bei einem Vorjahresumsatz von mehr als 100.000 Euro sind monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Unternehmer/innen, deren Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr 30.000 Euro, aber nicht 100.000 Euro überstiegen haben, sind verpflichtet, vierteljährlich Umsatzsteuervoranmeldungen einzureichen. Es handelt sich hierbei um eine Hinweismeldung. Die XML-Datei kann erstellt und versendet werden.   Am FIBU-Stamm befindet sich das Feld VJ-Umsatz, welches automatisch mit dem Vorjahresumsatz (Summe Erlöse/Umsatz aus dem VJ) befüllt wird:     Bei Datenübernahmen kann es vorkommen, dass dieser Wert nicht richtig berechnet werden kann. In diesem Fall kann das Feld manuell mit dem richtigen Wert befüttert werden. Ist der Wert 0,00 oder wird ein Minusbetrag eingegeben, wird automatisch von eine VJ-Umsatz unter 100.000,00 ausgegangen.

7.2. Ausdruck Zahlschein

Hinweis 

Für den Zahlscheinausdruck kann ein bestimmtes Formular oder eine gesamte Druckereinstellung hinterlegt werden. Druckereinstellungen werden zum Beispiel dafür benötigt, um den Zahlschein auf einem anderen Drucker auszudrucken. Diese Einstellungen finden Sie unter den FIBU Parametern → UVA/Meldungen → Zahlschein/Telebanking. Zahlschein mit Passwort Sie haben die Möglichkeit, den Zahlschein, wenn dieser per Mail versendet wird, mit einem Passwort zu versehen. Dazu muss auf den Kundenstammdaten ein Lesepasswort hinterlegt werden: Ist dieses Passwort hinterlegt, werden beim Erstellen der Telebanking-E-Mail die Anhänge (Telebankingdatei + Protokoll) gezippt und das Zipfile mit Passwort versehen. Beim Öffnen der Zipdatei erfolgt dann die Abfrage des Passworts: Weiters haben Sie die Möglichkeit einer Passwortvergabe pro Paket. Mehr dazu erfahren Sie unter: Erstellen Telebankingdatei Die Mail für den Zahlschein kann nur im Vordergrund versendet werden!

Hinweis 

Druck der Abgaben am Zahlschein Sind für den Zeitraum, für den der Zahlschein gedruckt wird, bereits Abgaben am Reiter "U31" (Beilage zur Umsatzsteuererklärung) erfasst worden, werden diese NICHT mehr am Zahlschein gesondert angedruckt! Sollen diese trotzdem angedruckt werden, muss dies im Parameter umgestellt werden: FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → UVA/Meldungen → Zahlschein/Telebanking → Abgaben Telebanking/Zahlschein

Achtung! 

Wurde für die Selbstbemessungsabgaben (U31) bereits eine XML-Datei erstellt, werden diese Abgaben NICHT mehr am Zahlschein mitangedruckt, um eine Doppelmeldung zu verhindern.

7.3. Erstellung Telebankingdatei

Hinweis 

Der Name der Telebankingdatei ist fixiert und kann nicht verändert werden.

• UVA-Parameter Telebankingverzeichnis
• CRM Parameter Zugangsdaten XML-Verzeichnis
• Sollte kein Parameter befüllt sein, wird der Pfad aus der eigenen Bankverbindung (Firma) "Telebanking Inland/EU FIBU" verwendet:

• Als letzte Rückfallsebene für das Speichern der Datei wird das Installationsverzeichnis der NTCS herangezogen.

Hinweis 

Wird beim Erstellen der Datei das Standard SEPA-Format geändert, kommt folgende Abfrage: "Firmenbezogen" würde bedeuten, dass die Änderung nur für diese Firma gilt, "Global" würde alle Firmen betreffen.

Achtung! 

Ist auf der eigenen Zahlungsbank bereits ein Telebankingformat fixiert worden, dann wird das hinterlegte Format beim Erstellen der Datei angezeigt und kann nicht umgestellt werden. Um das Format zu ändern, muss die Hinterlegung auf der Zahlungsbank bearbeitet/entfernt werden. Dazu stehen auf der eigenen Bankverbindung die Felder "Telebankingformat ...." zur Verfügung:

Hinweis 

Ein vollständiger QR-Code auf dem Finanzamtszahlschein ist nicht möglich. Es wird der Verwendungszeck eingefügt, das allerdings nur, wenn keine Zahlungsreferenz mitgegeben wird. Da am Finanzamtszahlschein aber beides bekannt gegeben werden muss, würde der QR-Code zu groß werden.

7.3.1. Telebankingdatei per Mail versenden

Hinweis 

Für die HTML-Vorlagen können eigene Berechtigungen vergeben werden (Finanzbuchhaltung → Weitere FIBU-Funktionen → UVA/Meldungen → FIBU HTML-Vorlagen).

 

 

Ist dieses Passwort hinterlegt, werden beim Erstellen der Telebanking-E-Mail die Anhänge (Telebankingdatei + Protokoll) gezippt und der Zipfile mit Passwort versehen.

 

Beim Öffnen der Zipdatei erfolgt dann die Abfrage des Passworts:

 

 

Hinweis 

Passwortvergabe pro Paket Sie haben die Möglichkeit, Passwörter für jedes Paket einzeln zu erfassen. Der Einstieg erfolgt über CRM → Stammdaten → Personen →  Kunde → Funktionen → Weitere Stammdaten → Kundenpasswörter. Hier kann nun mit F5 pro Paket ein Kundenpasswort hinterlegt werden:

8. Archivierung

1 - Allgemein

Automatisch archivieren	Wird dieser Parameter aktiviert (1), können die UVA/Meldungen archiviert werden.
Nummer des Archivs	Hier erfolgt die Hinterlegung der Nummer des Archivs, in welches die UVA/Meldungen abgelegt werden soll. Bei Steuerberatern wird die UVA/Meldungen standardmäßig ins STB-Archiv abgelegt und nicht ins Mandantenarchiv. Hinweis  Werden die E-Government-Parameter für das Archivieren der Erklärungen sowohl auf der STB-Firma als auch auf der Klientenfirma gesetzt, jedoch mit unterschiedlichen Einstellungen, dann wird beim Archivieren immer auf die Einstellungen der STB-Firma zugegriffen.
Archiveinstellungen	1 - Nur Erklärungen 2 - Erklärungen mit Standard-Berechnungsblätter (= BB) 3 - Erklärungen mit Detail-Berechnungsblätter ( = DBB) 4 - Erklärungen mit Standard- und Detail-Berechnungsblätter ( = BB + DBB) BB: Berechnungsblätter = Steuernachweis + KU Hinweis  Der Betreff wird vom E-Government-Detail übernommen + dem Wort Berechnungsblätter.

Hinweis 

Sobald eine Firma mit dem Feld entspricht Firma mit dem CRM verbunden ist, kommt keine Archivabfrage mehr. Soll die Archivauswahl trotzdem geöffnet werden, ist dies über DMS-Vorschlagswerte lösbar. Bei der Archivierung im Hintergrund werden nur die Parametereinstellungen aus dem CRM Parameter E-Government herangezogen.

UVA / U31 / ZM / ADL u. a.

Folgende Parameter sind für alle oben genannten Punkte gleich:

Automatisches Archivieren	Wird dieser Parameter aktiviert (1), erfolgt eine Archivierung der Meldung. Es kann aber auch eingestellt werden (9), dass die Archivierung je nach Einstellung im Pkt. 1 – Allgemein (siehe oben) erfolgt.
Nummer des Archivs	Wird hier nichts eingetragen, wird das Archiv aus dem Pkt. "1 - Allgemein" für die Archivierung herangezogen.
Standardkategorie	Hier muss die Kategorie für die Archivierung bekannt gegeben werden. Achtung!  Die hier hinterlegten Kategorien müssen auch unter den Dokumentenkategorien für das Archiv angelegt werden.   Bei der manuellen Archivierung des Steuernachweises werden die DMS-Vorschlagswerte für den Steuernachweis berücksichtigt: Gibt es keine Vorschlagswerte für den Steuernachweis, werden jene für die UVA herangezogen.
Betreff	Hier kann der Betreff für die Archivierung hinterlegt werden, sofern die UVAs/Meldungen einzeln in der NTCS erzeugt werden. Folgende Formeln sind möglich: $KurzBez → Kurzbezeichnung der Steuererklärung z. B. U $LangBez → Bezeichnung der Steuererklärung z. B. Umsatzsteuererklärung $ErklJahr → Steuererklärungsjahr $ErklMonat → Abgabemonat oder Quartal $SteuerNr → Finanzamt und Steuernummer Hinweis  In besonderen Fällen können die Felder "ErklJahr" und "ErklMonat" auf den Betreff ins Archiv nicht übernommen werden: Wenn die XML-Datei für die UVA/Meldungen in der BMD 5.5 abgegeben wurde, kann die NTCS beim UVA-Protokoll den Zeitraum nicht auslesen. Wenn im Paket, welches eingereicht wurde, mehrere UVAs/Meldungen mit unterschiedlichen Perioden zusammengefasst wurden, kann am UVA-Protokoll keine Periode ins Archiv übergeben werden.   Alle anderen Zeichen/Texte werden fix in den Betreff übernommen. Beispiel  1. Eingabe im Parameter: Betreff im Archiv: 2. Eingabe im Parameter: Betreff im Archiv:

Hinweis 

Wird eine Erklärung als Paket gesendet und durch das Setzen des Status "Databox Ok" automatisch archiviert, so ist dies in der XML-Steuererklärungsliste im Feld "Dokument" als Symbol ersichtlich. Mit einem Doppelklick kann das Dokument geöffnet und angesehen werden. Bei der Archivierung werden alle Ausdrucke (UVA, Berechnungsblätter, u.a.) auf ein PDF zusammengefasst.

8.1. Versionierung

Soll bei neuerlicher Übermittlung der UVA-Meldung das Original nicht überschrieben, sondern eine Version der übermittelten UVA archiviert werden, ist folgende Einstellung notwendig: 

Unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen → ist der Parameter Dokumentenzugriff auf "Arbeitskopie mit Versionierung" (Standardausprägung!) zu setzen. Diese Parametereinstellung gilt für das gesamte Archiv! 

Weiters kann noch eine eigene Einstellung direkt auf der Dokumentenkategorie getroffen werden:

9. Konsolidierung

9.1. UVA-Konsolidierung

Führen Sie einzelne Teilbereiche als selbstständige Buchhaltungen, können diese für die UVA-Erstellung konsolidiert werden. Die zu konsolidierenden Buchhaltungen können auch unterschiedliche Steuernummern haben (z. B. bei Organschaften). 

Hinweis 

Für die UVA-Konsolidierung ist kein eigenes Paket notwendig (ist im FIBU-Basis-Paket dabei). Anders als bei der FIBU-Konsolidierung! Weiters kann die UVA-Konsolidierung nicht nach Monaten eingeschränkt werden, wie bei der FIBU-Konsolidierung.

Im Fall unterschiedlicher Steuernummern können Sie eine neue leere Firma anlegen. In dieser wird die Steuernummer hinterlegt, mit denen die UVA abgegeben werden soll. Danach müssen Sie eine neue Buchhaltung in dieser Firma anlegen, in der Sie das Konsolidierungskennzeichen setzen (siehe weiter unten).

Oder Sie erstellen in einer bestehenden Firma eine neue Buchhaltung mit dem Konsolidierungskennzeichen. Hier ist zu beachten, dass die Steuernummer von der ersten Fibu genommen wird, die in die Konsolidierung zugeordnet wird.

Es können auch Buchhaltungen mit verschiedenen Besteuerungsarten konsolidiert werden (z. B. USt- und Ist-Versteuerer gemischt).

Um eine konsolidierte UVA erzeugen zu können, müssen Sie in einer bestehenden oder neuen Firma eine "leere" (nicht bebuchte) FIBU anlegen (die Anlage entnehmen Sie bitte der Dokumentation Firmen- und FIBU-Stammdaten).

In dieser FIBU muss das Feld "Konsolidierungs-Kz" auf "UVA-Konsolidierung" gestellt werden:

Anschließend können über Funktionen → FIBU → FIBU-FIBU Zuordnung (in den Firmen- und FIBU-Stammdaten) die entsprechenden Buchhaltungen der konsolidierten FIBU zugeordnet werden. Bei abweichenden Wirtschaftsjahren ist es nicht notwendig, das Vorjahr zu hinterlegen. Bei der Berechnung werden die entsprechenden Monate aus dem Vorjahr automatisch miteingerechnet.

Hinweis 

Bei Erstellung einer konsolidierten UVA werden in den einzelnen hinterlegten Buchhaltungen die Steuern auf das in den Fixkonten hinterlegte Zahllastkonto umgebucht! Zusätzlich werden auch die Buchungskreise in den einzelnen Buchhaltungen geschlossen.

Für die konsolidierte Buchhaltung steht Ihnen neben der UVA-Erstellung nur der Steuernachweis (kein Einzelsteuernachweis) zur Verfügung!

 

Hinweis 

Konsolidierung bei GEMISCHTER VERSTEUERUNG Die Berechnung der fälligen/nicht fälligen Steuer erfolgt nur beim Einstieg einer zur Konsolidierung zugeordneten FIBU, nicht aber unter der Hauptfirma.

Beispiel 

FIBU "A" ist mit einem Konsolidierungskennzeichen angelegt. FIBU "B" Buchhaltung mit SOLL-Versteuerung FIBU "C" Buchhaltung mit IST-Versteuerung Die Berechnung der fälligen/nicht fälligen Steuer wird nur bei der Firma "C" am Steuernachweis angedruckt.

Hinweis 

Konsolidierung bei abweichenden Wirtschaftsjahren Für die Konsolidierung mit unterschiedlichem Wirtschaftsjahrbeginn dürfen die Vorjahre nicht mitkonsolidiert werden!

Beispiel 

FIBU A 2021/1 Wirtschaftsjahr 1.1.2021 - 31.12.2021 FIBU B 2021/1 Wirtschaftsjahr 01.03.2020 - 01.02.2021 FIBU B 2022/1 Wirtschaftsjahr 01.03.2021 - 01.02.2022 Die FIBU A wird mit der FIBU B WJ 2022 konsolidiert. Die UVA kann auch für die Monate 1-2 2021 gedruckt und konsolidiert werden. Die FIBU B WJ 2021 darf bei der FIBU-FIBU-Zuordnung NICHT mitgenommen werden.

Achtung! 

Hinweis beim Buchen, dass die UVA schon eingereicht wurde! Bei der Erstellung der UVA wird am FIBU-Stamm das Feld "letzter UVA-Monat" befüllt. Wird in unserem Beispiel die UVA für das Monat 2 erstellt, wird dieser Monat in beide FIBUs A und B 2022/1 geschrieben. Da aber in der FIBU B das Wirtschaftsjahr mit Monat 2/2022 endet, kommt beim Einstieg in das Buchen (z. B. Monat 3/2021) der Hinweis, dass die UVA bereits abgegeben wurde. In diesem Fall stimmt der Hinweis natürlich nicht. Korrigieren Sie in diesem Fall das Feld "FIBU-Stamm" manuell.

Wird der Steuernachweis bei einer FIBU mit UVA-Konsolidierung gedruckt, dann werden zusätzlich die Firma und die FIBU angeführt, aus der die jeweiligen Werte übernommen worden sind:

Weiters ist es über eine Parametereinstellung möglich, auch die Zahllasten getrennt am Summenblatt anzudrucken. Dazu muss der Parameter unter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → UVA und Meldungen → Ausdruck → Zahllast UVA-Konsolidierung einzeln auf "Ja" gesetzt werden. 

Achtung! 

Bei Gutschriften wird der Ausweis der Zahllast nicht getrennt gedruckt. Es muss vor dem Druck die UVA für die Konsolidierungs-Fibu aufbereitet werden, damit die Werte richtig geladen werden können. Der Druck kann nur für Österreich und Deutschland getrennt werden.

 

Der Einzelsteuernachweis muss für die jeweilig gebuchte FIBU separat ausgedruckt werden, da dieser nur aufgrund von Buchungen funktioniert und in der konsolidierten FIBU nur die Werte für die UVA zusammengerechnet werden.

Ein Ausdruck des Einzelsteuernachweises für die Konsolidierung ist nur mit einer FIBU-Konsolidierung (mit Buchungen) möglich.

Die Kammerumlagenberechnung sowie die Zusammenfassende Meldung sind auch bei der konsolidierten Buchhaltung möglich.      

Achtung! 

Manuell erfasste Werte auf der UVA werden bei der Konsolidierung NICHT berücksichtigt!

Achtung! 

In Ausnahmefällen kann es sein, dass unterschiedliche Steuernummern konsolidiert werden müssen (z. B. Organschaften). Es wird für die UVA immer jene Steuernummer herangezogen, die als erstes in die FIBU-FIBU Zuordnung eingefügt wurde.

Hinweis 

Sobald die XML-Datei erstellt wird, werden die automatischen Steuerumbuchungen in allen einzelnen Firmen gestartet und es werden alle Kreise der einzelnen Firmen geschlossen.

9.3. Jahresübernahme UVA-Konsolidierung

10. FAQ

Seitenanfang 

Siehe auch: E-Government-Detail  Kontrolle Steuerdifferenzen Steuerberechnung Steuerausdrucke Zusammenfassende Meldung Auslandsdienstleistungen Anlage und Hinterlegung WebUser UVA-Ausfüllhilfe Österreich Klientenzahlungen und Abgabenarten Übernahme der UVAs aus BMD 5.5 in die NTCS Steuerumbuchungen  Webuser  UVA-Konsolidierung   GoB-Parameter WebAkademie: Grundlagen der Umsatzsteuer  WebAkademie: Tipps & Tricks zur Umsatzsteuervoranmeldung

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