Anmeldung mit ID Austria
Falls Sie diese Anmeldungsvariante benutzen möchten, können Sie die für die Identifikation benötigten Zugangsdaten (Benutzername/Mobiltelefonnummer und Signatur-Passwort) in den CRM Parametern hinterlegen.
Anmeldung mit Teilnehmer-Identifikation (inkl. 2-Faktor-Authentifizierung)
Bei dieser Variante werden die Zugangsdaten im Programm hinterlegt, die beim Aufruf der FinanzOnline-Seite für einen direkten Einstieg geladen werden. Bitte beachten Sie, dass für diese Anmeldungsvariante die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) benötigt wird. Die 2-Faktor-Authentifizierung kann entweder über eine Authenticator-App oder die Einbindung der NTCS erfolgen. Bei der Einbindung der NTCS wird das Programm als eigenständiges Gerät für die 2FA registriert.
Eine detaillierte Beschreibung dazu erfolgt im Kapitel Einrichtung 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den Einstieg in FinanzOnline.

Folgende Abbildung liefert einen einfachen Überblick, in welcher Form die Verknüpfung zwischen einzelnen FAO-Benutzern und NTCS-Usern aussehen kann:

Erklärung der Abbildung:
Der Supervisor (Admin-Benutzer) legt in FinanzOnline für jeden einzelnen Mitarbeiter neue FinanzOnline-Teilnehmer (Benutzer) an, für die wiederum benutzerbezogene Einstellungen (Zugangsdaten) in den CRM Parametern in NTCS hinterlegt werden. Für den Einstieg in FinanzOnline über NTCS werden diese Einstellungen je User geladen und um die Überprüfung mittels 2FA bzw. PIN ergänzt.
Jeder Mitarbeiter verfügt so über einen eigenen FinanzOnline-Benutzer. Diese Vorgehensweise ergibt eine klare Struktur und Übersicht der Benutzerverwaltung und wird auch von BMD empfohlen.

Bitte beachten Sie, dass Privatpersonen und Unternehmen ohne Umsatzsteuerpflicht keine Adminfunktion in FinanzOnline zur Benutzerverwaltung besitzen.

1.2. Hinterlegung der Zugangsdaten im Detail

Damit beim Starten von FinanzOnline nicht jedes Mal die Zugangsdaten eingegeben werden müssen, kann man diese in den CRM Parametern hinterlegen:

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten

Hier besteht nun die Möglichkeit, zwischen den unterschiedlichen Einstellungsvarianten zu wählen:

Benutzerbezogene Einstellungen: Die hinterlegten Zugangsdaten gelten nur für diesen Benutzer. Jeder NTCS User hat einen eigenen FinanzOnline-Benutzer → empfohlene Einstellung.
Firmenbezogene Einstellungen: Hinterlegung je Firma. Mehrere NTCS User nutzen gemeinsam einen FinanzOnline-Benutzer → wird von uns nicht empfohlen!
Allgemeine Einstellungen: Die Hinterlegung gilt für alle Benutzer. Bitte beachten Sie hier die folgenden beschrieben Risiken dazu.

Achtung!

Bei Verwendung der Parameter innerhalb einer Kanzlei

Bitte beachten Sie, dass es riskant sein kann, die FinanzOnline-Zugangsdaten der Kanzlei firmenbezogen oder allgemein zu hinterlegen!

Damit würden sämtliche Benutzer, für die keine eigenen Zugangsdaten (als eigene Einstellung!) in den Parametern hinterlegt worden sind, automatisch auf die firmenbezogenen bzw. allgemeinen FinanzOnline-Zugangsdaten der Kanzlei zurückfallen.

Cloud-Betrieb
Um ein unerwünschtes automatisiertes Einsteigen zu verhindern, empfehlen wir daher vor allem bei Cloud-Betrieb (Mandanten arbeiten auf der Mandantenfirma in der STB-Datenbank), diese Zugangsdaten keinesfalls allgemein zu hinterlegen.

Eingrenzung von Berechtigungen
Um das Risiko einer unerwünschten Nutzung der FinanzOnline-Zugangsdaten zu minimieren, werden diese Daten in der NTCS bestmöglich geschützt.

So hat ein Benutzer keinen Zugriff darauf, wenn:

keine Berechtigung für die Funktion "Start FinanzOnline“" vorhanden ist,
die Firma einen Datenbesitzer für Ansehen enthält und der Benutzer nicht in der betreffenden Datenbesitzergruppe enthalten ist,
der Benutzer in der Benutzergruppe *ASP_LCK01 enthalten ist und damit als Cloud-User erkannt wird.

Sämtliche auftretende Sperren werden zudem im BMD.Err.log vermerkt, um die Ursache eines erfolglosen Einstieges leichter feststellen zu können.

Unter dem Punkt "Zugangsdaten" finden Sie folgende Parameter für FinanzOnline-Zugangsdaten, die Sie hinterlegen können:

Teilnehmer-ID für FinanzOnline
Benutzer-ID für FinanzOnline
PIN für FinanzOnline

Oder alternativ:
Benutzer FinanzOnline
Passwort für FinanzOnline

Hinweis

Privatpersonen und Benutzer ohne UID-Nummer bekommen von FinanzOnline nur mehr Benutzername (Feld "Benutzer FinanzOnline") und Passwort (Feld "Passwort FinanzOnline") ausgestellt.

Wenn Sie diese hinterlegt haben, werden die Daten beim Einstieg über die NTCS in FinanzOnline vorgeschlagen und müssen nicht immer von Ihnen eingegeben werden.

Als selbständiger Bilanzbuchhalter können Sie die Zugangsdaten Ihrer Klienten firmenbezogen hinterlegen.

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2. Einrichtung 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den Einstieg in FinanzOnline

2.1. Allgemeine Infos zur 2FA

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für FinanzOnline ist eine obligatorische Sicherheitsmaßnahme, die seit dem 1. Oktober 2025 erforderlich ist, um auf FinanzOnline zuzugreifen. Anstelle des bisherigen Passworts benötigen Sie neben Ihren Zugangsdaten einen zweiten Nachweis. Dies kann entweder die ID Austria oder eine Authenticator-App (wie Google Authenticator) sein, die einen zeitlich begrenzten Code für den Login generiert. Dadurch wird der Zugang zu den sensiblen Daten in FinanzOnline, wie persönlichen Einkommensinformationen, sicherer.

Die Umstellung ist notwendig, weil die 2FA auch bei bekanntem Passwort unbefugten Zugriff verhindert und so die Sicherheit erhöht.

Achtung!

Seit dem 1. Oktober 2025 ist die 2FA für alle Nutzer verpflichtend, die sich NICHT mit der ID Austria anmelden.

Dabei ist eine Einrichtung der 2-Faktor-Authentifizierung für den Einstieg in FinanzOnline über NTCS nicht zwingend notwendig. Unsere Empfehlung lautet:

In all jenen Fällen, wie z. B. in einer Steuerkanzlei, in denen der Aufruf von FinanzOnline über das Programm oft genutzt wird, ist eine Einrichtung der 2FA über NTCS sinnvoll. Damit wird der Zugang erleichtert, indem der Einstieg über eine persönliche PIN erfolgt.
Für jene Anwender (in der Regel Wirtschaftskunden), die den Einstieg selten nutzen, empfehlen wir die Nutzung von FinanzOnline über einen Webbrowser bzw. den NTCS Internetbrowser in Kombination mit ID Austria oder einer Authenticator-App Ihrer Wahl. Die Einrichtung der 2FA für NTCS ist in solchen Fällen nicht erforderlich.

2.2. Einbindung von NTCS zur 2FA

Bei der 2-Faktor-Authentifizierung muss jedes Gerät einzeln registriert werden, mit dem eine Anmeldung bei FinanzOnline benötigt wird.

Hier kann je FinanzOnline-Benutzer des jeweiligen FinanzOnline-Teilnehmers die NTCS als Gerät registriert werden.

Anschließend wird je NTCS User bei Anmeldung zu einem der registrierten FinanzOnline-Benutzer eine PIN erfragt, die dann je NTCS Sitzung einmalig für den FinanzOnline-Einstieg eingegeben werden muss. Nach jedem Neustart des Programms und anschließendem Einstieg ins FinanzOnline wird die PIN wieder abgefragt.

Hinweis

Die Übermittlung von Steuererklärungen ist von der 2FA nicht betroffen, diese erfolgt weiterhin über den FinanzOnline-Werbservice.

Ebenso ist die Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA) von der 2FA in solchen Fällen nicht betroffen, in denen die Übermittlung ebenfalls über den FinanzOnline-Webservice erfolgt. (BMD Empfehlung).

Nutzen Sie jedoch FinanzOnline, um die XML-Dateien der UVAs manuell hochzuladen, benötigen Sie die 2-Faktor-Authentifizierung.

2.3. Registrierung starten und durchführen

Beim Start von FinanzOnline über BMD NTCS wird Ihnen die 2-Faktor-Authentifizierung vorgeschlagen.

Starten Sie die Registrierung der 2-Faktor-Authentifizierung für FinanzOnline mit der Schaltfläche "Registrierung starten" wie auf dem Screenshot abgebildet:

Sollte dieser Schritt mit "Vorerst überspringen" abgebrochen worden sein, besteht die Möglichkeit, die Registrierung über die FinanzOnline-Seite zu starten über den Punkt "2-Faktor-Authentifizierung":

2.3.1. 2-Faktor-Authentifizierung in BMD einrichten

Überspringen Sie Schritt 1 der Beschreibung laut Screenshot und klicken Sie auf die Schaltfläche "2FA in BMD einrichten", um die Einrichtung innerhalb BMD NTCS zu starten. Bitte beachten Sie, dass diese Schaltfläche Ihnen lediglich angezeigt wird, wenn FinanzOnline aus BMD NTCS gestartet wird.

Das Secret (der Einrichtungsschlüssel) wird automatisch für den jeweiligen FinanzOnline-Benutzer in der Datenbank gespeichert. Sie erhalten eine entsprechende Meldung diesbezüglich: "Das Secret wurde erfolgreich für den Benutzer [Kürzel] gespeichert".

Hinweis

Mit der Registrierung von NTCS wird dieses Gerät für den zukünftigen Login unter FinanzOnline gespeichert. Dieser Zugang wird in der Regel von der steuerlichen Vertretung genutzt.

Wenn die steuerpflichtige Person zusätzlich den Einstieg ins FinanzOnline mit demselben, bereits zur 2FA umgestellten Benutzer über eigene Geräte (PC, Handy etc.) beabsichtigt, so kann diese entweder über eine Anmeldung mit ID Austria erfolgen, oder indem betroffene Geräte der steuerpflichtigen Person in FinanzOnline als weitere Geräte hinzugefügt werden.

2.3.2. Eingabe einer persönlichen PIN

Um die Sicherheit zu erhöhen und Missbrauch zu verhindern, erfolgt nach der Speicherung des Secrets ein entsprechender Hinweis bzw. die Abfrage nach einer persönlichen 4-stelligen PIN. Diese PIN wird je Benutzer (NTCS User) benötig und entsprechend in der Datenbank gespeichert.

Dieser PIN wird nach jedem Programmstart beim erstmaligen Login des jeweiligen NTCS Users in FinanzOnline abgefragt.

Geben Sie einen vierstelligen PIN ein bzw. wiederholen Sie die Eingabe und bestätigen Sie diese anschließend mit "OK".

Die Hinterlegung der PIN wird durch folgende Meldung bestätigt: "Die PIN 'xxxx' wurde erfolgreich gespeichert".

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2.3.3. Gerät speichern

Nach der Bestätigung bzw. dem erfolgreichen Speichern der PIN wird der 6-stellige Code in Schritt 2 automatisch vom Programm eingetragen. Zusätzlich wird in Schritt 3 der Name der BMD Datenbank (Alias) automatisch eingetragen. Abschließend müssen Sie noch auf die Schaltfläche "Gerät speichern" klicken, um die Registrierung abzuschließen.

Hinweis

Der 6-stellige Code in Schritt 2 ist maximal 30 Sekunden gültig. Das bedeutet, dass zwischen der Generierung des Codes in Schritt 2 und dem Speichern des Geräts höchstens 30 Sekunden liegen dürfen.

Wird der vorgeschlagene Code von FinanzOnline abgelehnt, muss über die Schaltfläche "Code erneuern" ein neuer Code angefordert werden.

2.3.4. Wiederherstellungscode

Laden Sie im nächsten Schritt die PDF-Datei über die entsprechende Schaltfläche "PDF mit Wiederherstellungscode herunterladen" und bewahren Sie dieses Dokument sorgfältig auf (digital oder ausgedruckt).

Der Code wird benötigt, falls Sie Ihr Gerät für die 2-Faktor-Authentifizierung verloren haben oder es nicht mehr funktioniert.

Der Speicherort der Datei wird unten links in einer gelb markierten Zeile angezeigt. Zudem können Sie die Datei direkt mit der entsprechenden Schaltfläche "Datei anzeigen" öffnen, die am rechten Ende der gelben Zeile angezeigt wird.

Tragen Sie im Feld "Bestätigungscode" den im PDF vorhandenen Code ein und klicken Sie auf "Weiter.

Achtung!

Beachten Sie bitte, dass der Dateiname immer gleichlautend ist = "FinanzOnline_Wiederherstellungscode".

Für den Fall, dass Sie im gleichen Zug verschiedene FinanzOnline-Teilnehmer registrieren und Sie damit den Wiederherstellungscode mehrmals herunterladen, stellen Sie unbedingt sicher, dass die Datei je Teilnehmer umbenannt und damit sichergestellt wird. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die gleichlautende Datei je Vorgang überschrieben wird.

2.3.5. E-Mail-Adresse

Im letzten Schritt können Sie noch die vorgeschlagene E-Mail-Adresse bestätigen bzw. ggf. eine abweichende erfassen. Sollte das Feld leer sein, empfehlen wir bei dieser Gelegenheit, die Mailadresse zu hinterlegen.

Im Anschluss erhalten Sie einen Verifizierungscode an die von Ihnen zuvor bestätigte Mailadresse gesendet.

Dieser Code ist in das Feld "Verifizierungscode eingeben" zu übertragen und anschließend durch das Anklicken der Schaltfläche "E-Mail Adresse bestätigen" zu bestätigen.

Abschließend erscheint in der Anzeige, dass die Registrierung zur 2-Faktor-Authentifizierung erfolgreich war.

2.3.6. Login in FinanzOnline mit eingerichteter 2FA

Nachdem Sie die Registrierung der 2-Faktor-Authentifizierung für FinanzOnline erfolgreich durchgeführt haben, erfolgt künftig nach jedem Programmstart beim erstmaligen Login in FinanzOnline die Abfrage nach Ihrer persönlichen 4-stelligen PIN (diese bezieht sich auf den jeweiligen NTCS User).

2.4. Weitere Hilfestellungen und Problemlösungen

2.4.1. FinanzOnline-Benutzer wird von mehreren NTCS Usern verwendet

Grundsätzlich ist unsere klare Empfehlung, dass für jeden NTCS User ein eigener FinanzOnline-Benutzer besteht bzw. angelegt wird und die Zugangsdaten in der NTCS benutzerbezogen hinterlegt werden.

Nutzen jedoch mehrere NTCS User denselben FinanzOnline-Benutzer, muss die Registrierung nur einmal durchgeführt werden. Die PIN-Erfassung für die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) erfolgt jedoch individuell für jeden NTCS User, der eine persönliche PIN hinterlegen muss.

Die diesbezügliche Abfrage zur PIN-Hinterlegung erhält der NTCS User beim erstmaligen FinanzOnline-Start zu einem bereits registrierten FinanzOnline-Benutzer.

Ein klarer Nachteil bei der Nutzung desselben FinanzOnline-Benutzer durch mehrere NTCS User ist:

Wenn ein NTCS User durch einen fehlerhaften Einstieg den FinanzOnline-Benutzer sperrt, so kann auch kein anderer NTCS User mehr in FinanzOnline einsteigen.

2.4.2. Vorgehensweise, wenn Zugangsdaten für FinanzOnline bisher firmenbezogen hinterlegt wurden

Mit der 2-Faktor-Authentifizierung bleibt die firmenbezogene Nutzung von FinanzOnline bestehen, erforderlich ist lediglich eine einmalige Registrierung pro Firma.

Registrierung

Für jede Firma ist die 2FA-Registrierung in FinanzOnline einmal durchzuführen. Die Vorgehensweise ist ident wie bereits im Kapitel Registrierung starten und durchführen beschrieben.

PIN

Beim ersten Einstieg wird für den jeweiligen NTCS Benutzer eine 4-stellige PIN vergeben und gespeichert.

Führt derselbe Benutzer die Registrierung für weitere Firmen (FinanzOnline-Teilnehmer) durch, wird die PIN nicht erneut abgefragt, da bereits bei der ersten Registrierung die persönliche PIN vergeben wurde.

Meldet sich im Anschluss ein anderer NTCS Benutzer erstmals über NTCS in FinanzOnline einer bereits registrierten Firma (FinanzOnline-Teilnehmer) an, wird dieser erneut aufgerufen seine eigene 4-stellige PIN zu vergeben.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass in solchen Fällen das Programm NTCS als ein Gerät registriert wird. Im Anschluss kann sich der Klient ab 1. Oktober 2025 in FinanzOnline entweder mit Austria ID einloggen oder indem sichergestellt wurde, dass die benötigten Geräte des Klienten ebenfalls als weitere Geräte registriert sind.

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2.4.3. Weiteres Gerät (z. B. Authenticator) hinzufügen

Im Benutzermenü von FinanzOnline besteht unter dem Punkt "2-Faktor-Authentifizieurng" die Möglichkeit, bei Bedarf ein weiteres Gerät hinzuzufügen. Nutzen Sie dazu die unter "Registrierte Geräte" angeführte Option mit "Weiteres Gerät hinzufügen", indem Sie auf das Plus "+" daneben klicken.

Alle hier angeführten Geräte können dann jeweils einzeln genutzt und bei Bedarf auch einzeln zurückgesetzt werden.

2.4.4. Wiederherstellung der Zwei-Faktor-Authentifizierung

Wenn Sie keinen Zugriff mehr auf das für die Zwei-Faktor-Authentifizierung registrierte Gerät haben, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung - je nachdem, ob der Wiederherstellungscode noch vorhanden ist:

Wiederherstellungscode vorhanden
Bei der ursprünglichen Registrierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung haben Sie ein PDF mit Ihrem persönlichen Wiederherstellungscode heruntergeladen. Melden Sie sich wie gewohnt bei FinanzOnline an und klicken Sie auf „Ich habe keinen Zugriff auf mein registriertes Gerät“. Geben Sie dort den Wiederherstellungscode ein. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung wird zurückgesetzt und Sie können ein neues Gerät registrieren.
Zurücksetzen als Administrator über FinanzOnline
Ist ein Login als Administrator auf der FinanzOnline Seite möglich, kann dieser die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Login zurücksetzen, damit im Anschluss ein neues Gerät registriert werden kann.
Wiederherstellungscode verloren und Login auf FinanzOnline nicht möglich
Rufen Sie die Login-Seite von FinanzOnline auf. Wählen Sie dort „Passwort vergessen oder gesperrt“ - je nach Anmeldemethode. Geben Sie Ihre Sozialversicherungsnummer, einen amtlichen Lichtbildausweis sowie Ihren Benutzernamen oder Ihre Teilnehmeridentifikation ein. Nach der Zurücksetzung erhalten Sie ein Anfangspasswort. Dieses wird je nach hinterlegten Kontaktdaten entweder per Mail oder Post versendet. Anschließend können Sie sich einloggen und die Zwei-Faktor-Authentifizierung neu einrichten.

Siehe auch Infos vom BMF unter Wiederherstellung der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

2.4.5. Registrierung zur 2-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen

Bei Bedarf kann eine bereits durchgeführte Registrierung in FinanzOnline vom Administrator jederzeit in der Verwaltung der Benutzerdaten je Benutzer zurückgesetzt werden. Eine entsprechende Schaltfläche "zurücksetzen" finden Sie in der Zeile "2-Faktor Authentifizierung für Login", die unter Benutzerkennung zu finden ist.

2.4.6. PIN des NTCS Users wurde vergessen

Sollten Sie die hinterlegte PIN des eigenen Users in NTCS vergessen haben, die für die Anmeldung in FinanzOnline benötigt wird, kann diese mit Hilfestellung des Supports in einem kurzen Termin wieder zurückgesetzt und neu vergeben werden.

Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

2.4.7. Fehlermeldungen in Verbindung mit dem TOTP-Code

Allgemeine Info:

TOTP steht für Time-based One-Time Password. Es handelt sich dabei um ein einmal gültiges Passwort, das sich alle 30 Sekunden neu ändert. Die Zahl wird in einer App (z. B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator) erzeugt und basiert auf einem geheimen Schlüssel sowie der aktuellen Uhrzeit. TOTP wird u.a. für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) genutzt, um Logins sicherer zu machen.

Fehlerbedeutung:

Der Fehler bedeutet, dass der 6-stellige Code, der von der NTCS errechnet wird, nicht mit dem von FinanzOnline errechneten "Soll-Code" übereinstimmt.

Fehler im Zusammenhang mit dem TOTP-Code können in folgenden Situationen entstehen:

Der Fehler tritt bei der Registrierung auf:
Beim Schritt 2 scheint der Hinweis "Der TOTP-Code konnte nicht validiert werden" in roter Farbe auf.
Der Fehler tritt beim Login auf, nach einer erfolgreichen Registrierung:
Folgender Hinweis erscheint in roter Schrift: "Verarbeitung konnte nicht durchgeführt werden, folgender Fehler ist aufgetreten: Der TOTP-Code ist falsch".

Ursachen

In beiden Fällen wird für die Berechnung des Codes die korrekte Uhrzeit benötigt sowie beim Login der korrekte PIN, der vom User vergeben wurde.

Geht beispielsweise am Server die eingestellte Uhrzeit um einige Sekunden falsch, so wird bereits ein falscher Code berechnet.

Zusätzlich kann es vorkommen, dass das Programm ein anderes Secret als die Finanz verwendet. Das kann durch überschreibende Registrierungen zustande kommen.

Lösungsansatz

Schritt 1:

Überprüfen bzw. stimmen Sie aus diesem Grund sämtliche Uhrzeiten ab, die auf dem verwendeten Betriebssystem (z.B. Windows) am Server bzw. (lokalen) PC und Webbrowser eingestellt sind. Die Uhrzeit sollte richtig sein, d.h. exakt gleich.

Tipp: suchen Sie im Webbrowser nach "Uhrzeit" und kontrollieren Sie diese:

Schritt 2:

Nachdem sichergestellt wurde, dass die Uhrzeit korrekt ist, und der Fehler weiterhin aufscheint, sollte die bestehende Registrierung zurückgesetzt und anschließend eine neue Registrierung durchgeführt werden.

Sie können für das Zurücksetzen auch den Link "Ich habe keinen Zugriff auf mein registriertes Gerät" nutzen.

Sollte auch dieser Schritt nicht zu einer erfolgreichen Anmeldung führen, bitten wir Sie den Support für weitere Hilfestellung zu kontaktieren.

Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

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3. Anlage und Hinterlegung User für FinanzOnline-Webservice

Mit folgenden Einstellungen können Sie die Steuererklärungen automatisch im XML-Format uploaden. Das heißt, der manuelle Start der Homepage www.finanzonline.at, das Login mit Teilnehmernummer usw., die Suche der richtigen XML-Datei und das anschließende Senden sind nicht mehr notwendig!

Folgende Einstellungen sind einmalig notwendig:

Anlage eines neuen "Users" als Benutzer für Webservice unter www.finanzonline.at
Hinterlegung in der NTCS

In diesem Kapitel werden die notwendigen Einstellungen Schritt für Schritt erklärt.

Alternativ können Sie sich auch folgendes Lernvideo ansehen: Webuser

3.1. Anlage eines neuen Users in FinanzOnline

Achtung!

Für die Anlage eines Webusers MUSS immer ein neuer Benutzer angelegt werden. Bestehende Benutzer können nicht umgestellt werden. Die Daten eines Benutzers für Webservice dürfen nur von einem Supervisor angelegt oder geändert werden.

Schritt 1

Einstieg in FinanzOnline, dort wählen Sie die Menüleiste "Admin" und dann "Benutzer Einzel".

Schritt 2

In diesem Menü vergeben Sie die Benutzeridentifikation, also den Namen des neuen Benutzers. BMD empfiehlt die Bezeichnung "Webservice1".

Hinweis

Benutzeridentifikation ist eine beliebige Benutzerbezeichnung mit 8-12 Stellen, die jedoch mindestens einen Buchstaben UND eine Ziffer enthalten muss, jedoch keine Sonderzeichen oder Umlaute.

Beispiele, die nicht möglich sind: NameWort (keine Ziffer) oder 753951222 (kein Buchstabe) oder Wort444 (zu wenig Stellen).

Anschließend markieren Sie die Auswahlbox "Ich möchte einen neuen Benutzer hinzufügen" und bestätigen mit "Anfordern":

Schritt 3

In der nächsten Maske klicken Sie auf "Benutzerkennung/Benutzerarten":

Schritt 4
In der nächsten Maske müssen nun Daten eingetragen werden. Für die neue Benutzeridentifikation im Eingabefeld "Name neu" geben Sie einen Benutzernamen an. Dieser ist unabhängig von der Benutzeridentifikation und kann bis zu 40 Stellen lang sein, es kann auch der gleiche sein, den man in der vorherigen Maske eingetragen hat.

In den Eingabefeldern darunter ("Start-PIN" und "Start-PIN - Wiederholung") vergeben Sie ein Passwort – beachten Sie bitte die im nächsten Screenshot eingerahmten Anforderungen.

In der gleichen Maske im Bereich "Benutzerarten" setzen Sie ein Häkchen bei "Benutzer für WebService" und schließen den Dialog mit "Weiter" ab:

Achtung!

Es sind keine Umlaute zulässig!

Hinweis

Wir empfehlen als "Name neu" die Bezeichnung "Webservice1" zu verwenden. Die Teilnehmer-ID und PIN können gleich wie die Zugangsdaten zu FinanzOnline sein.

Schritt 5

In der nächsten Maske klicken Sie am Ende der Seite auf "Daten prüfen".

Kontrollieren Sie bitte folgende Werte:

"Name neu": vergebener Name neu muss ersichtlich sein
"Start-PIN" und "Start-PIN - Wiederholung": Hier muss "Eingegeben" angezeigt werden
"Benutzer sperren (durch Teilnehmer)": Nein
"Ich möchte die Benutzerrechte eines bestehenden Benutzers kopieren": Nein
"Supervisor": Nein
"Benutzer für WebService": Ja
"Benutzer für Registrierkassen-WebService": Nein

Bei nicht korrekten Werten verlassen Sie die Seite mit dem Button "zur Übersicht" und wiederholen die Schritte wie oben angegeben.
Werden die Daten richtig angezeigt, bestätigen Sie die Maske mit "Speichern".

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3.2. Hinterlegung Zugangsdaten FinanzOnline-Webservice in NTCS

Die Hinterlegung der Zugangsdaten für den Webservice erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten.

Hinweis

Bei einem Kanzleiverbund können die Zugangsdaten unter "Firmenbezogene Einstellungen" pro WT erfasst werden.

Achtung!

Bei Verwendung der Parameter innerhalb einer Kanzlei
Bitte beachten Sie, dass es riskant sein kann, die FinanzOnline-Zugangsdaten der Kanzlei firmenbezogen oder allgemein zu hinterlegen!
Damit würden sämtliche Benutzer, für die keine eigenen Zugangsdaten (als eigene Einstellung!) in den Parametern hinterlegt worden sind, automatisch auf die firmenbezogenen bzw. allgemeinen FinanzOnline-Zugangsdaten der Kanzlei zurückfallen.

Cloud-Betrieb
Um ein unerwünschtes automatisiertes Einsteigen zu verhindern, empfehlen wir daher vor allem bei Cloud-Betrieb (Mandanten arbeiten auf der Mandantenfirma in der STB-Datenbank), diese Zugangsdaten keinesfalls allgemein zu hinterlegen.

Eingrenzung von Berechtigungen

Um das Risiko einer unerwünschten Nutzung der FinanzOnline-Zugangsdaten zu minimieren, werden diese Daten in der NTCS bestmöglich geschützt.

So hat ein Benutzer keinen Zugriff darauf, wenn:

keine Berechtigung für die Funktion "Start FinanzOnline" vorhanden ist.
die Firma einen Datenbesitzer für Ansehen enthält und der Benutzer nicht in der betreffenden Datenbesitzergruppe enthalten ist.
der Benutzer in der Benutzergruppe *ASP_LCK01 enthalten ist und damit als Cloud-User erkannt wird.

Sämtliche auftretende Sperren werden zudem im BMD.Err.log vermerkt, um die Ursache eines erfolglosen Einstiegs leichter feststellen zu können.

Die Hinterlegung eines XML-Verzeichnisses ist bei Verwendung der Webservices nicht notwendig, da die Daten in der Datenbank gespeichert bleiben.

Hinweis

Nutzen Sie die Funktion Test FinanzOnline, um die hinterlegten Zugangsdaten zu überprüfen:

Starten Sie im Paket Bilanzierung und Steuererklärungen → E-Government → E-Government-Zentrale → Extras die Funktion "Test FinanzOnline". Hier wird geprüft, ob für die Übermittlung der XML-Datei alle notwendigen Daten hinterlegt sind.

Auch in dem Fall, dass die Übermittlung als Selbsteinreicher erfolgt, wird geprüft, ob entsprechende Zugangsdaten hinterlegt worden sind.

Die einzelnen Punkte werden als "richtig" mit

(Häkchen im grünen Kreis), "falsch" mit

(Rufzeichen im roten Kreis), als "Information" mit

("i" im blauen Kreis) oder als "Achtung" mit

(Rufzeichen im gelben Dreieck) gekennzeichnet.

4. Logindaten für ID Austria

In den CRM-Parameter gibt es im Bereich Zugangsdaten zwei neue Parameter für die Identifikation über ID Austria:

Benutzername/Mobiltelefonnummer für ID Austria
Signatur-Passwort für ID Austria

Inhalt dieser Parameter wird vorgeschlagen beim

Hinweis

Wenn man die Login-Anmeldung für FinanzOnline bzw. Unternehmensserviceportal mittels ID Austria in der BMD NTCS startet, können die Zugangsdaten direkt über die Schaltfläche "Login-Daten speichern" in den benutzerbezogenen Zugangsdaten gespeichert werden:

5. Unternehmensserviceportal (USP)

5.1. Allgemein

Das Unternehmensserviceportal (USP) ist die zentrale Onlineplattform für Unternehmen. Es verbindet Unternehmerinnen und Unternehmer mit der österreichischen Verwaltung online. Das USP ist das zentrale Internetportal der österreichischen Bundesregierung www.usp.gv.at.

Über die Seite von USP sind folgende Loginmöglichkeiten vorgesehen:

Anmelden mit ID Austria
Eine Anmeldung mit ID Austria ist grundsätzlich nicht verpflichtend, wird jedoch in bestimmten Fällen empfohlen.
Manche Anbieter von Services (z. B. SVS), die über Mein USP aufrufbar sind, verlangen für den vollen Funktionsumfang eine Anmeldung mit ID Austria. Sie können zum Beispiel Mein Postkorb (elektronische Zustellung) ohne ID Austria verwenden, für den Empfang von nachweislichen Zustellstücken (z. B. RSa-Brief) wird jedoch die Anmeldung mit ID Austria benötigt. Die Entscheidung darüber liegt nicht beim USP, sondern beim jeweiligen Anbieter.
Anmeldung mit USP-Kennung
Wird die Variante des Logins mit einer USP-Kennung gewählt, erfolgt der Einstieg über eine Teilnehmer-Identifikation, Benutzer-Identifikation und PIN. Diese Zugangsdaten können in den CRM Parametern hinterlegt werden. Wird der Login lediglich auf diese Weise genutzt, kann auch mittels Parameter ein Login-Vorschlag seitens des Programms eingestellt werden.
Anmeldung mit FinanzOnline-Zugangsdaten
Bislang konnten für den USP-Login ebenso die FinanzOnline-Zugangsdaten verwendet werden. Die neuen gesetzlichen Vorgaben für den Zugang zu FinanzOnline ab 1. Oktober 2025 wirken sich nun auf diese Loginvariante aus.

Wenn Sie aktuell nur eine FinanzOnline-Zugangskennung für die Anmeldung in Mein USP verwenden, wird seitens USP der Umstieg auf ID Austria oder auf eine USP-Zugangskennung empfohlen, da der Login mit FinanzOnline-Kennung in Zukunft nicht mehr möglich sein wird.
Weitere Infos dazu finden Sie auch unter https://www.usp.gv.at/hilfe-und-support/anmeldung/umstieg-fon-auf-usp.html

5.2. Aufruf von USP über BMD NTCS

Für den Start dieser Plattform aus BMD NTCS stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Variante 1 über Menüleiste:

BIL → E-Government → Unternehmensserviceportal

Variante 2 über den Steuer-Navigator:

BIL → Steuererklärungen → Steuer-Navigator → Online → Unternehmensserviceportal

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5.3. Einstellungen und Parameter für Zugangsdaten Unternehmensserviceportal (USP)

Die Zugangsdaten für den Einstieg in das Unternehmensserviceportal sind zu hinterlegen in den Parametern unter:

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter Allgemeine, Firmenbezogene bzw. Benutzerbezogene Einstellungen befinden (je nachdem wie Sie diese hinterlegen möchten), um hier folgende Einstellungen vorzunehmen:

Teilnehmer-ID für USP
Benutzer-ID für USP
PIN für USP

5.4. Einstieg mit Login-Vorschlag beim Aufruf des Unternehmensserviceportals (USP)

Beim Aufruf des Unternehmensserviceportals aus dem Hauptmenü der BMD NTCS wird kein Vorschlag für die Anmeldung mit USP-Kennung gemacht. Damit ist folgender Einstieg gemeint:

BIL → E-Government → Unternehmensserviceportal.

Eine Änderung dieser Einstellung kann erfolgen unter

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten.

Sie benötigen dazu den Parameter "Login beim USP vorschlagen", der mit "Ja" oder "Nein" eingestellt werden kann.

Zusätzlich kann auch eine Abfrage auf die Firma mit dem Parameter "Login beim USP mit Abfrage auf Firma" eingestellt werden. Bitte beachten Sie, dass beim Einstieg ins USP mit Abfrage auf die Firma immer das Browserfenster geschlossen werden muss, bevor die nächste Firma ausgewählt wird.

Hinweis

Bei der Weiterleitung aus FinanzOnline (eigener Button direkt auf der Homepage von FinanzOnline) in das Unternehmensserviceportal die Einstellung bezüglich Login-Vorschlag nicht betroffen. Diese Einstiegsvariante erfolgt mit der normalen USP-Kennung und ohne zusätzliche Eingabe der USP-Zugangsdaten.

5.5. Aufruf von FinanzOnline über Mein USP

Beim Aufruf von FinanzOnline über Mein USP ist ab 1. Oktober 2025 eine Anmeldung mit digitaler Signatur (ID Austria oder EU-Login) im USP unbedingt erforderlich. Sollten Sie keine digitale Signatur zur Verfügung haben, können Sie andere Loginmöglichkeiten (2-Faktor-Authentifizierung) direkt auf FinanzOnline nutzen, aber der Einstieg über das USP ist nicht mehr möglich.

5.6. Einstellungen USP-Webservice für die Databox in der E-Government-Zentrale

E-Zustellungen im Unternehmensserviceportal können in die Databox der E-Government-Zentrale übernommen werden. Es können unter anderem Schriftstücke vom Firmenbuchgericht, von der ÖGK und vom Magistrat abgeholt werden.

Dazu müssen die Zugangsdaten für das USP-Webservice und das Zertifikat für E-Zustellungen USP hinterlegt werden unter

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter Allgemeine, Firmenbezogene bzw. Benutzerbezogene Einstellungen befinden (je nachdem wie Sie diese hinterlegen möchten), um hier folgende Einstellungen unter dem Punkt "Zugangsdaten" vorzunehmen:

Benutzername für USP-Webservice
Passwort für USP-Webservice
Zertifikat für E-Zustellung USP
Passwort für Zertifikat E-Zustellung USP

Hinweis

Im Unternehmensserviceportal können die notwendigen Zugangsdaten bzw. das Zertifikat für die elektronische Zustellung angefordert werden unter:

Administratorverwaltung → Webservice Kontenverwaltung
Mein Postkorb → Einstellungen → Automatische Abholung → Zertifikatsverwaltung

Achtung!

Bei neu ausgestellten USP-Zertifikaten dauert die Freischaltung durch das Unternehmensserviceportal ein bis zwei Tage.

Wenn Sie in NTCS das neue Zertifikat hinterlegen und dieses von USP noch nicht freigeschaltet worden ist, so erhalten Sie beim Auslesen der Databox die Fehlermeldung "(12175) Es ist ein Sicherheitsfehler aufgetreten". In diesem Fall müssen Sie noch einen Tag abwarten und danach die Databox erneut auslesen.

Das Zertifikat hat zudem auch ein Ablaufdatum. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie vor Ablauf ein neues Zertifikat anfordern und dieses in NTCS neu hinterlegen. Beachten Sie auch hier wieder die Freischaltungszeit von ein bis zwei Tagen.

Wenn Sie das Zertifikat vor Ablauf der Gültigkeit noch nicht erneuert haben, dann kommt es beim Auslesen der Databox zu folgender Programmfehlermeldung:

"Fehler beim Empfangen der Daten: (-2146893016) Das empfangene Zertifikat ist abgelaufen".

In diesem Fall bitte gleich ein neues Zertifikat im USP anfordern und in der NTCS hinterlegen.

Nach dem Auslesen der Databox können die E-Zustellungen in der E-Government-Databox im Reiter "Databox" angesehen werden. Der Start erfolgt unter

BIL → E-Government → E-Government-Zentrale.

Alternativ kann die E-Government-Zentrale auch über den Steuer-Navigator unter "Online" geöffnet werden.

Im Reiter "Databox" können Sie auf der linken Seite im Filterbaum den Eintrag "USP" mit dem Untereintrag "E-Zustellung" auswählen. Im rechten Fensterbereich unter "Einträge" sehen Sie grundsätzlich alle "Nicht gelesenen" Einträge. Sie können aber mit der Combobox auf "Alle" oder "Gelesen" umschalten.

Damit Sie bei den USP-Zustellungen in der E-Government-Databox sehen können, von wem das Schriftstück zugestellt worden ist, können Sie die Spalte "Absender" einblenden. Dazu bitte in die Überschriftenzeile der Liste klicken, mit rechter Maustaste "Spalte hinzufügen" auswählen und das Feld "Absender" anhaken und übernehmen.

Natürlich gibt es auch für diese Einträge in der E-Government-Databox die Möglichkeit, den Workflow einzustellen. Das heißt, hier kann definiert werden, ob und wie das eingehende Dokument archiviert werden soll und ob ein Posteingang erstellt, eine Aufgabe angelegt, eine Frist erzeugt werden soll.

Der Aufruf dieser Parameter erfolgt im

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → E-Government.

Im nächsten Fenster "CRM Parameter" gibt es den Punkt "E-Government" mit mehreren Unterpunkten für USP-Parameter.

Für Dokumente und Begleitschreiben, die vom Unternehmensserviceportal kommen, stehen folgende Punkte zur Verfügung:

Dokumente (USP)
Begleitschreiben (USP)
Dokumente der ÖGK (USP)
Begleitschreiben der ÖGK (USP)

Hinweis

Bei den USP-Zustellungen kann leider nicht bei jedem Schriftstück eine Person ermittelt werden. Daher empfehlen wir Ihnen, in den Parametern

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → E-Government für die USP-Einträge im Parameter "Datenbesitzer Ansehen Vorschlag" eine Datenbesitzergruppe zu hinterlegen, die auch vertrauliche Dokumente ansehen darf.

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6. Hinterlegung der Zugangsdaten für weitere Drittanbieter

Im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten besteht unter anderem die Möglichkeit, die Zugangsdaten für weitere Websites von verschiedenen Drittanbietern zu hinterlegen wie:

KSW Mitgliederservice
LexisNexis Online
MANZ SteuerExpress
Linde Verlag
Sozialversicherung
Bundesanzeiger
Bundesanzeiger-Webservice
ERPEL
E-Rechnungen an den Bund
Statistik Austria
BUAK
beck-online
SIS-Datenbank
GmbHR/ottoschmidt.de
NWB.de
LEIReg.de
NAV Online-Rechnungssystem
Seminar Oberlaa
Vorlagenportal
ASW Lernwelt
ÖGSW
akv.at
Transparenzregister
eAMS
wtwiki
Dataxo
PV-Forum usw.

Wenn Sie diese Seiten anschließend über den NTCS Internetbrowser starten, werden die hinterlegten Zugangsdaten automatisch vorgeschlagen.

6.1. Manz Rechtsdatenbank Anbindung in Steuererklärung

Ein Aufruf der Manz Rechtsdatenbank ist aktuell aus der BMD NTCS aus technischen Gründen nicht möglich, auch nicht in Form einer Anbindung in der Steuererklärung.

6.2. LinDa (ehemals LindeDigital) Anbindung in Steuererklärung

Die Hinterlegung der Zugangsdaten für den Linde Verlag zur Nutzung der Linde Datenbank "LinDa" (vormals "LindeDigital") erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter. Hier finden Sie unter dem Punkt "CRM" eine Gruppe für Zugangsdaten.

Tragen Sie in den Zeilen "Benutzername für Linde Verlag" und "Passwort für Lindeverlag" die entsprechenden Daten ein.

Wenn Zugangsdaten für den Linde Verlag in den CRM Parametern hinterlegt sind, dann steht im Infofeld der Steuererklärung ein zusätzlicher Reiter "Linde Datenbank" (LinDa) zur Verfügung.

Um das Infofeld einzublenden, nutzen Sie die Funktion "Infofeld anzeigen", die in der Steuererklärung über die Menüleiste unter "Ansicht" zu finden ist.

Sobald das Infofeld im rechten Fensterbereich angezeigt wird, finden Sie einen eigenen Reiter für die Linde Datenbank.

Wenn ein Formular neu geöffnet wird, wird als Suchbegriff der Titel des Formulars übergeben, zum Beispiel U1 → "Umsatzsteuererklärung".

Sobald Sie in ein Feld dieser Erklärung klicken, wird als neuer Suchbegriff die Bezeichnung des Feldes an die Linde Datenbank "LindDa" übergeben.

Hinweis

Für die Nutzung der Linde Datenbank "LinDa" vom Linde Verlag ist das Lizenzpaket "Anbindung Linde Verlag" erforderlich.

6.3. Hinterlegung der Zugangsdaten eAMS

Die Homepage von eAMS kann auch mit dem Browser im NTCS geöffnet werden. Damit dort nicht jedes Mail die Zugangsdaten händisch erfasst werden müssen, können diese im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten hinterlegt werden.

Tragen Sie in den Zeilen "Login eAMS" und "Passwort eAMS" die entsprechenden Daten ein.

Achtung!

Bei der Verwendung der Einstellung innerhalb einer Kanzlei bedenken Sie bitte, dass allgemein hinterlegte Zugangsdaten von allen Benutzern verwendet werden können.

6.4. NWB-Anbindung in Steuererklärung (DE)

Die NWB-Anbindung in die Steuererklärung betrifft nur

Deutschland.

Die Hinterlegung der NWB-Zugangsdaten erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten.

Tragen Sie in den Zeilen "Benutzername für NWB.de" und "Passwort für NWB.de" die entsprechenden Daten ein.

Wenn NWB-Zugangsdaten in den CRM Parametern hinterlegt sind, dann steht im Infofeld der Steuererklärung ein zusätzlicher Reiter "nwb Datenbank" zur Verfügung. Zur korrekten Anzeige der NWB-Datenbank muss eine Verbindung zum Internet bestehen.

Wenn ein Formular neu eröffnet wird, wird NWB als Suchbegriff den Titel des Formulars übergeben, z. B. KSt1 → "Körperschaftsteuererklärung".

Sobald Sie in ein Feld dieser Erklärung klicken, wird als neuer Suchbegriff die Bezeichnung des Feldes an NWB übergeben.

Hinweis

Für die Nutzung der NWB-Datenbank ist eine eigene Lizenz erforderlich.

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Siehe auch:

Elektronische Einreichung von Steuererklärungen, Firmenbuch und E-Bilanz

E-Government-Databox

Funktionen in den Steuererklärungen

Test FinanzOnline

Webuser

Hinterlegung von Zugangsdaten (FinanzOnline, USP, Statistik Austria etc.)